tìm hiểu tổng quan erp áp dụng mã nguồn mở openerp xây dựng hệ thống quản lý mua - bán hàng

Báo cáo khóa luận tốt nghiệp gồm những nội dung sau: Phần 1: TỔNG QUAN VỀ ERP • Chương 1: GIỚI THIỆU ERP • Chương 2: ERP VÀ CÁC PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁC • Chương 3: THỰC TẾ VIỆC SỬ DỤNG ERP

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP

TÌM HIỂU TỔNG QUAN ERP

ÁP DỤNG MÃ NGUỒN MỞ OPENERP

XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ MUA - BÁN HÀNG

Ngành : CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Chuyên ngành: HỆ THỐNG THÔNG TIN

Giảng viên hướng dẫn : Th.s NGUYỄN VĂN DIÊU

Sinh viên thực hiện : HÀ THỊ THANH MSSV: 0951120063 Lớp: CN09A

Những nội dung trong bài báo cáo này là do em thực hiện dưới sự hướng dẫn trựctiếp của thầy Nguyễn Văn Diêu.

Mọi tham khảo dùng trong bài báo cáo đều được trích dẫn rõ ràng tên tác giả, têncông trình, thời gian và địa điểm công bố

Mọi sao chép không hợp lệ, vi phạm quy chế đào tạo hay gian trá, em xin chịuhoàn toàn trách nhiệm

Sinh viên thực hiện:

Hà Thị Thanh

Giao Thông Vận Tải TP HCM, cùng quý thầy cô bộ môn trong suốt quá trình học tập tạitrường, em đã được các thầy cô cung cấp, truyền đạt và chỉ bảo nhiệt tình tất cả kiến thứcnền tảng quý giá Đặc biệt là thầy Nguyễn Văn Diêu, thầy đã không ngừng giúp đỡ emtrong quá trình hoàn thiện khóa luận tốt nghiệp này.

Nhân đây, con cũng xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến ba mẹ và gia đình đã nuôi dạy connên người Xin cảm ơn ba mẹ đã luôn tin tưởng, luôn là chỗ dựa tinh thần vững chắc, giúpcon vượt qua mọi khó khăn thử thách trong cuộc sống cũng như trong đợt thực tập này.Bên cạnh đó, trong thời gian hoàn thành khóa luận này, em cũng đã nhận được nhiều sựgiúp đỡ cùng những lời động viên chân thành và quý báu của bạn bè, em xin hết lòng biếtơn

Mặc dù đã nỗ lực hết sức mình, nhưng do thời gian có hạn, nên khóa luận khó tránh khỏinhững thiếu sót Em rất mong nhận được sự thông cảm và chỉ bảo tận tình của các thầy

cô, anh chị và các bạn

Xin chân thành cảm ơn!

MỞ ĐẦU 1

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ ERP 2

Hình 1.1 : Thành phần của ERP 3

PHẦN 2 : TÌM HIỂU OPENERP 15

Hình 1.1: Cấu trúc hệ thống của OpenERP 17

Hình 2.1 :Các thành phần của mô -đun khách hàng 19

Hình 2.2: Các thành phần của mô-đun Dự Án 19

Hình 2.3: Các thành phần của Mô đun Quản Trị Nhân Lực 20

Hình 2.4: Các thành phần của mô-đun sản phẩm 21

Hình 2.5: Các thành phần của mô-đun Quản lý kho 21

Hình 2.6 :Các thành phần của mô-đun Quản lý mua hàng 22

Hình 2.7 : Các thành phần của mô-đun quản lý bán hàng 23

Hình 2.8: các thành phần của mô- đun kế toán và tài chính 23

Hình 3.1 : Cài đặt OpenERP - Chọn ngôn ngữ sử dụng 25

Hình 3.2 : Cài đặt OpenERP : Chọn gói cần cài đặt 25

Hình 3.3: Cài đặt OpenERP : Nhập các thông tin cho CSDL 26

Hình 3.4 : Cài đặt OpenERP : Chọn thư mục cài đặt 26

Hình 3.5 : Giao diện OpenERP 27

Hình 1.1 : Quy trình mua hàng 28

Hình 1.2 : Quy trình bán hàng 30

Hình 2.1 : Bản đồ chức năng của nhân viên kinh doanh 33

Hình 2.2 : Bản đồ chức năng của nhân viên kho 34

Hình 2.3 : Bản đồ chức năng của nhân viên kế toán 34

Hình 2.4 : Bản đồ hoạt động của chức năng tạo đơn hàng bán hàng 35

Hình 2.5 : Bản đồ hoạt động của chức năng giao hàng 36

Hình 2.6 : Bản đồ hoạt động của chức năng thanh toán hóa đơn bán hàng 36

Hình 2.7 : Biểu đồ lớp dữ liệu 40

Hình 3.2 : Đơn hàng mua hàng 44

Hình 3.3 : Nhận sản phẩm 45

Hình 3.4 : Thông tin sản phẩm 45

Hình 3.5 : Hóa đơn mua hàng 46

Hình 3.6 : Thanh toán tiền cho nhà cung cấp 47

Hình 3.7 : hoạch đồ kế toán mua hàng 47

Hình 3.8 : Đơn hàng bán hàng đã được tạo 48

Hình 3.9 : Lệnh giao hàng 49

Hình 3.10 : Kho hàng theo địa điểm 50

Hình 3.11 : Thanh toán hóa đơn 51

Hình 3.12: Nhật ký bán hàng 51

Hình 3.13: Hoạch đồ kế toán 52

PHỤ LỤC 55

DANH SÁCH HÌNH VẼ Hình 1.1 : Thành phần của ERP 3

Hình 1.1: Cấu trúc hệ thống của OpenERP 17

Hình 2.1 :Các thành phần của mô -đun khách hàng 19

Hình 2.6 :Các thành phần của mô-đun Quản lý mua hàng 22

Hình 2.7 : Các thành phần của mô-đun quản lý bán hàng 23

Hình 2.8: các thành phần của mô- đun kế toán và tài chính 23

Hình 3.1 : Cài đặt OpenERP - Chọn ngôn ngữ sử dụng 25

Hình 3.2 : Cài đặt OpenERP : Chọn gói cần cài đặt 25

Hình 3.3: Cài đặt OpenERP : Nhập các thông tin cho CSDL 26

Hình 3.4 : Cài đặt OpenERP : Chọn thư mục cài đặt 26

Hình 3.5 : Giao diện OpenERP 27

Hình 1.1 : Quy trình mua hàng 28

Hình 1.2 : Quy trình bán hàng 30

Hình 2.1 : Bản đồ chức năng của nhân viên kinh doanh 33

Hình 2.2 : Bản đồ chức năng của nhân viên kho 34

Hình 2.3 : Bản đồ chức năng của nhân viên kế toán 34

Hình 2.4 : Bản đồ hoạt động của chức năng tạo đơn hàng bán hàng 35

Hình 2.5 : Bản đồ hoạt động của chức năng giao hàng 36

Hình 2.6 : Bản đồ hoạt động của chức năng thanh toán hóa đơn bán hàng 36

Hình 2.7 : Biểu đồ lớp dữ liệu 40

Hình 2.8 : Bản đồ tương tác tuần tự của chức năng tạo đơn hàng bán hàng 41

Hình 2.10 : Bản đồ tương tác tuần tự của chức năng thanh toán hóa đơn bán hàng 42

Hình 3.1: Chọn nhà cung cấp 43

Hình 3.2 : Đơn hàng mua hàng 44

Hình 3.3 : Nhận sản phẩm 45

Hình 3.4 : Thông tin sản phẩm 45

Hình 3.5 : Hóa đơn mua hàng 46

Hình 3.6 : Thanh toán tiền cho nhà cung cấp 47

Hình 3.7 : hoạch đồ kế toán mua hàng 47

Hình 3.8 : Đơn hàng bán hàng đã được tạo 48

Hình 3.12: Nhật ký bán hàng 51 Hình 3.13: Hoạch đồ kế toán 52

KÝ HIỆU

Cụm từ, thuật ngữ viết tắt Cụm từ, thuật ngữ đầy đủ

CNTT Công nghệ thông tin

CRM Customer Relationship ManagementCSDL Cơ sở dữ liệu

ERP Enterprise Resource Planning

HRM Human Resource Management

KTV Kỹ thuật viên

PMKT Phần mềm kế toán

• Tìm hiểu tổng quan về ERP

• Tìm hiểu hệ thống mã nguồn mở OpenERP

• Áp dụng xây dựng ứng dụng quản lý quy trình mua- bán hàng của một của hàng bán lẻ các thiết bị điện tử

Báo cáo khóa luận tốt nghiệp gồm những nội dung sau:

Phần 1: TỔNG QUAN VỀ ERP

• Chương 1: GIỚI THIỆU ERP

• Chương 2: ERP VÀ CÁC PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁC

• Chương 3: THỰC TẾ VIỆC SỬ DỤNG ERP Ở VIỆT NAM

Phần 2: TÌM HIỂU OPENERP

• Chương 1: GIỚI THIỆU OPENERP

• Chương 2: CÁC MODULE CHÍNH TRONG OPENERP

• Chương 3: CÀI ĐẶT OPENERP

Phần 3: CÀI ĐẶT MODULE QUẢN LÝ MUA HÀNG – BÁN HÀNG

• Chương 1: KHẢO SÁT QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ

• Chương 2: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

• Chương 3: CÀI ĐẶT

• Chương 4: KẾT LUẬN

PHỤ LỤC

Với sự trợ giúp của công nghệ thông tin, doanh nghiệp đã có công cụ hữu hiệu là các hệthống phần mềm quản trị doanh nghiệp Việc áp dụng các phần mềm này ngày càng trởnên phổ biến và thiết yếu với doanh nghiệp.

Một ứng dụng của công nghệ thông tin rất được nhiều nhà quản lý quan tâm trongviệc điều hành công ty mà cho đến nay không ít doanh nghiệp vận dụng Đó chính là ERP(Enterprise Resource Planning) – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Đây là phươngtiện hiện đại, sử dụng công nghệ thông tin để quản lý tất cả các nguồn lực của doanhnghiệp (nhân lực, tài chính, phương tiện và tư liệu sản xuất ) Ngoài chức năng quản lý,ERP còn đảm nhận luôn nhiệm vụ phân tích, kiểm tra thực trạng sử dụng nguồn lực vớimọi mức độ cập nhật phù hợp theo yêu cầu của nhà quản lý

Từ những phân tích trên nhóm đã chọn đề tài “Tìm hiểu hệ thống ERP , áp dụng mãnguồn mở OpenERP xây dựng hệ thống quản lý Mua - Bán hàng” Với mong muốnđược tìm hiểu sâu hơn về lỉnh vực phần mềm đang ngày càng phổ biến này , và có địnhhướng cho công việc trong tương lai

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ ERP CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU ERP

1.1 Khái niệm về ERP

Ý nghĩa của E, R và P trong thuật ngữ ERP

• E: Enterprise (Doanh nghiệp)

• R: Resource (Tài nguyên) Trong CNTT, tài nguyên là bất kỳ phần mềm, phầncứng hay dữ liệu thuộc hệ thống mà có thể truy cập và sử dụng được Ứng dụngERP vào quản trị doanh nghiệp đòi hỏi doanh nghiệp phải biến nguồn lực thànhtài nguyên

• P: Planning (Hoạch định), là kế hoạch là một khái niệm quen thuộc trong quản trịkinh doanh

Tóm lại : ERP “Enterprise Resource Planning”, có nghĩa là “Hệ thống hoạch định nguồnlực doanh nghiệp” Có thể nói một cách đơn giản hơn, ERP chính là Hệ thống thông tinquản lý doanh nghiệp

ERP là một thuật ngữ được dùng liên quan đến mọi hoạt động của doanh nghiệp, do phầnmềm máy tính hỗ trợ và thực hiện các qui trình xử lý một cách tự động hoá, để giúp chocác doanh nghiệp quản lý các hoạt động then chốt

Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanhnghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằngcách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch.Phần mềm ERP là một phần mềmmáy tính cho phép công ty cung cấp và tổng hợp số liệu của nhiều hoạt động riêng rẽ khácnhau để đạt được mục tiêu trên

Đặt điểm nổi bật của ERP là một hệ thống phần mềm mở có thể mở rộng và phát triểntheo thời gian theo từng loại hình doanh nghiệp mà không làm ảnh hưởng đến cấu trúccủa chương trình

1.2 Thành phần của ERP

Hình 1.1 : Thành phần của ERP

Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ (module) Phần mềm có cấu trúcphân hệ là một tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm có một chức năngriêng Từng phân hệ có thể hoạt động độc lập nhưng do bản chất của hệ thống ERP,chúng kết nối với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhằm tạo nênmột hệ thống mạnh hơn Những phân hệ chức năng chính được chia thích hợp với nhữnghoạt động kinh doanh chuyên biệt như tài chính kế toán, sản xuất và phân phối Nhữngphân hệ khác có thể được thêm vào hệ thống lõi

Về cơ bản một ERP tiêu chuẩn gồm các phân hệ sau:

• Kế toán tài chính - Financials

Cung cấp cho doanh nghiệp toàn bộ bức tranh về tình hình tài chính của mình và chophép kiểm soát tòan bộ các giao dịch nghiệp vụ, giúp tăng tốc độ khai thác thông tin vàtính minh bạch trong các báo cáo tài chính từ đó tăng hiệu quả hoạt động của doanhnghiệp Doanh nghiệp có thể đóng sổ cuối kì nhanh hơn, ra quyết định chính xác hơn dựatrên số liệu tức thì do hệ thống cung cấp, góp phần làm giảm chi phí vận hành doanhnghiệp.

Phân hệ này cũng có thể chia thành nhiều phân hệ nữa như : sổ cái, công nợ phải thu,công nợ phải trả, tài sản cố định, quản lý tiền mặt, danh mục vật tư, v.v

Các phân hệ kế toán là nền tảng của một phần mềm ERP

• Quản lý mua hàng - Procurement

Gồm các phân hệ được thiết kế nhằm quản lí hiệu quả việc mua sắm hàng hóa, dịch vụ đadạng và phức tạp Các phân hệ quản lí mua sắm cho phép doanh nghiệp quản lý các yêucầu mua sắm toàn doanh nghiệp, công tác mua sắm, quản lý và lựa chọn nhà cung cấp

• Quản lý bán hàng - Fulfillment

Cho phép quản lý các quy trình bán hàng rất mềm dẻo, cung cấp số liệu kịp thời, gópphần tăng khả năng thực hiện đúng hạn các đơn hàng của khách hàng, tự động hóa quytrình từ bán hàng đến thu tiền, góp phần làm giảm các chi phí bán hàng

• Cung ứng – Logistics

Hỗ trợ quản lý toàn bộ quy trình cung ứng, từ quản lý kho đến vận chuyển và trả lại hàngcho các phân hệ Inventory Management, Mobile Supply Chain, Supply ChainIntelligence, Transportation, Warehouse Management,…

• Quản lý sản xuất - Manufacturing

Giúp tối ưu hóa năng lực sản xuất, từ khâu nguyên liệu đến thành phẩm cuối cùng Hỗ trợ

cả môi trường sản xuất lắp ráp giản đơn (Discrete Manufacturing) và cả môi trường sảnxuất chế biến phức tạp (Process Manufacturing), giúp cải tiến và kiểm soát quy trình sảnxuất tốt hơn

• Quản Trị nhân sự - Human Resources

Các phân hệ Quản trị nhân sự sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả nguồn nhân lực củamình Cung cấp các công cụ để gắn người lao động với các mục tiêu của tổ chức, hỗ trợtất cả các nghiệp vụ quản lý nhân viên, tuyển dụng, đào tạo, lương…

• Quản lý dự án - Project

Giúp cải tiến công tác quản lý dự án, cung cấp thông tin phù hợp cho những người liênquan, từ đó doanh nghiệp có thể điều phối dự án nhịp nhàng, tối ưu hóa việc sự dụngnguồn lực, ra quyết định kịp thời

• Lập kế hoạch - Planning & Schedule

Gồm các phân hệ hỗ trợ việc lập kế hoạch cung ứng cũng như kế hoạch sản xuất

• Báo Cáo Phân Tích - Intelligence

Bộ các ứng dụng lập báo cáo phân tích nhằm đem lại những thông tin kịp thời, chính xáccho các cấp lãnh đạo, các cán bộ quản lý vá tác nghiệp

• Quản lý bảo dưỡng - Maintenance Management

Hỗ trợ doanh nghiệp chủ động trong việc lên kế hoạch và thực hiện duy tu, bảo dưỡngthiết bị, nhà xưởng, máy móc, xe cộ…Công tác duy tu, bảo dưỡng được thực hiện tốt hơn

sẽ giúp tăng tuổi thọ của tài sản, đãm bảo tính an toàn và độ tin cậy cảu máy móc, thiết bị

1.3 Chức năng của ERP

Chức năng của một hệ thống ERP thường được hiểu là những quy trình kinh doanh thôngthường Một vài chức năng chính của hệ thống ERP là tính lương, mua sắm, phải thu vàphải trả, sổ cái, kiểm soát hàng tồn kho, quản trị nhân sự,

• ERP tính toán và dự báo các khả năng sẽ phát sinh trong quá trình điều hành sảnxuất kinh doanh của DN Chẳng hạn, ERP giúp nhà máy tính chính xác kế hoạchcung ứng nguyên vật liệu (NVL) cho mỗi đơn hàng dựa trên tổng nhu cầu NVL,tiến độ, năng suất, khả năng cung ứng Cách này cho phép DN có đủ vật tư sảnxuất nhưng vẫn không để lượng tồn kho quá lớn gây đọng vốn

• ERP hỗ trợ lên kế hoạch trước các nội dung công việc, nghiệp vụ cần trong sảnxuất kinh doanh Chẳng hạn, hoạch định chính sách giá, chiết khấu, các kiểu mua

hàng giúp tính toán ra phương án mua nguyên liệu, tính được mô hình sản xuất tốiưu Cách này giảm thiểu sai sót trong xử lý nghiệp vụ.

• ERP tạo ra liên kết văn phòng công ty-đơn vị thành viên, phòng ban-phòng ban vàtrong nội bộ các phòng ban, hình thành quy trình, trình tự xử lý nghiệp vụ để thànhviên trong công ty tuân theo

1.4 Phân loại ERP

• Phần mềm đặt hàng do một nhóm lập trình viên trong nước viết

Phù hợp với những dự án nhỏ

• Phần mềm đặt hàng do một công ty trong nước viết

• Phần mềm kế toán/ERP thiết kế sẵn do các công ty trong nước phát triển

Ví dụ như LacViet’s AccNet 2000, MISA-AD 5.0, Fast Accounting 2003, VSDC’sACsoft 2004, BSC’s Effect, Scitec’s KTV 2000, Gen Pacific’s CAM, CSC’s IAS3.0, DigiNet’s Lemon 3, AZ Company’s Esoft 2000, và Kha Thi Software Center’s

KT VAS

• Phần mềm kế toán/ERP nước ngoài cấp thấp

Ví dụ về các phần mềm này bao gồm QuickBooks, PeachTree và MYOB với mứcgiá phổ biến là một vài trăm đô-la Mỹ Các phần mềm này thường không có nhiềudịch vụ hỗ trợ ở Việt Nam

• Phần mềm kế toán/ERP nước ngoài cấp trung bình

Các phần mềm này hỗ trợ hầu hết các quy trình hoạt động kinh doanh, ví dụ như:hậu cần, sản xuất, kế toán và nhân sự Ví dụ bao gồm: SunSystems, Exact Globe

2000, MS Solomon, Navision, Scala, Accpac, Intuitive ERP, và Marcam Các phầnmềm này thường có giá từ 20.000 đôla Mỹ đến 150.000 đôla Mỹ kể cả chi phí triểnkhai, và tùy theo số phân hệ

• Phần mềm kế toán/ERP nước ngoài cấp cao

Các phần mềm được thiết kế dành cho các công ty đa quốc gia có nhiều địa điểmhoạt động, nhiều chi nhánh và nhiều người sử dụng cùng lúc Ví dụ bao gồm:Oracle Financials, SAP, và PeopleSoft Chi phí cho các phần mềm này ít nhất làvài trăm ngàn đôla Mỹ, đặt biệt là khi cộng cả chi phí triển khai

CHƯƠNG 2 : ERP VÀ CÁC PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁC

2.1 Sự khác biệt giữa ERP với kế toán truyền thống

• Ghi nhận bằng bút toán hạch toán

Mỗi thao tác nghiệp vụ trong quy trình sản xuất kinh doanh đều được ghi nhận bằng mộtbút toán hạch toán trên hệ thống Cùng với quy trình nghiệp vụ được chia thành nhiềucông đoạn khác nhau, các nghiệp vụ KT cũng được chia thành nhiều cặp bút toán khácnhau.Để quản lý các cặp bút toán liên quan trong cùng một nghiệp vụ, hệ thống ERP địnhnghĩa các tài khoản liên kết trong từng cặp bút toán và các quy tắc hạch toán ngầm định

để đảm bảo các cặp bút toán này thống nhất với nhau

• Thiết lập tài khoản trung gian

Để đảm bảo cho bảng cân đối KT của DN không phát sinh thêm nhiều so với cách hạchtoán cũ, DN VN có thể sử dụng các tài khoản không thuộc hệ thống tài khoản chính thứccủa mình và xem đó là các tài khoản trung gian

• Hạch toán tự động

Điểm khác biệt rất lớn giữa ERP và các PM KT là bút toán được sinh ra một cách tự động

và được kiểm soát nhiều tầng thông qua quá trình phê duyệt, vì thế những sai sót về địnhkhoản hầu như không xảy ra

• Bút toán đảo

Hệ thống ERP không cho phép người dùng xóa bất kỳ một bút toán nào đã hạch toán vào

hệ thống Tất cả những gì mà người sử dụng có thể làm là thực hiện bút toán đảo

• Tác nghiệp hoàn chỉnh

Vì hệ thống được thiết kế để quản lý theo một quy trình, nếu chúng ta cắt đứt một trongcác công đoạn của một quy trình nào đó, chức năng kiểm soát của hệ thống sẽ không còn

ý nghĩa Kéo theo đó, việc kiểm soát số liệu KT cũng sẽ khó khăn.Tuy nhiên, trongtrường hợp buộc phải cắt rời một số quy trình, để giữ được kiểm soát, cần phải tạo ra cácđối tượng liên kết cũng như đặt ra các quy tắc thực hiện bên ngoài, buộc người dùng phảituân thủ theo

• Cấu trúc hệ thống tài khoản linh hoạt

Ngoài hệ thống tài khoản mà Bộ Tài Chính VN ban hành, chúng ta có thể xây dựng một

hệ thống tài khoản với nhiều chiều thông tin theo yêu cầu của đơn vị quản lý

• Hợp nhất báo cáo từ các đơn vị thành viên

Cơ chế dữ liệu tập trung của hầu hết ERP cho phép hợp nhất số liệu của các DN có nhiềuchi nhánh thuận tiện và dễ dàng Việc duy nhất mà họ phải làm là truy vấn dữ liệu đã cósẵn bằng các công cụ mà hệ thống cung cấp

• Hệ thống số liệu KT luôn phản ánh kịp thời và trung thực các hoạt động sản xuất kinh doanh ở từng khâu trên hệ thống.

Hệ thống số liệu KT luôn phản ánh kịp thời và trung thực các hoạt động sản xuất kinhdoanh ở từng khâu trên hệ thống Trên hệ thống ERP, KT giữ vai trò kiểm soát hoạt độngsản xuất kinh doanh thông qua các số liệu mà hệ thống phản ánh

2.2 Ưu – Nhược điểm của ERP

Muốn triển khai ERP, doanh nghiệp cần có đủ cán bộ có năng lực, dám chấp nhận và biếtcách thay đổi

2.3 Lợi ích khi sử dụng ERP

• Đối với bản thân doanh nghiệp

Theo ông Hoàng Minh Châu - Giám đốc Công ty FPT TP.HCM, có nhiều lợi ích đối vớidoanh nghiệp khi ứng dụng ERP Năng suất lao động sẽ tăng do các dữ liệu đầu vào chỉphải nhập một lần cho mọi giao dịch có liên quan, đồng thời các báo cáo được thực hiệnvới tốc độ nhanh hơn, chính xác hơn Doanh nghiệp có khả năng kiểm soát tốt hơn cáchạn mức về tồn kho, công nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận đồng thời có khả năng tối ưuhóa các nguồn lực như nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thi công vừa đủ để sản xuất,kinh doanh "Đã đến thời điểm chúng ta tìm đường đưa CNTT vào doanh nghiệp và biếnviệc ứng dụng công nghệ trở thành thế mạnh chứ không phải gánh nặng", ông nói Vì vậyviệc ứng dụng ERP vào hoạt động kinh doanh sản xuất là vô cùng quan trọng, Đặc biệt làcác doanh nghiệp của Việt Nam trong nền kinh tế trên đà tăng trưởng như hiện nay Chuẩn hóa quy trình quản lý doanh nghiệp, áp dụng công cụ CNTT trong quản lý giúpcác doanh nghiệp chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ, đưa các quy trình đó vào sản xuất –kinh doanh

Tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp, song song với các yếu tố nêu trên việc cungcấp và sử dụng thông tin kịp thời, chính xác là một trong các yếu tố quan trọng trong nềnkinh tế đầy cạnh tranh hiện nay

Tạo khả năng hòa nhập với nền kinh tế thế giới, đặc biệt trong giai đoạn toàn cầu hóakinh tế hiện nay

Việc ứng dụng CNTT, các giải pháp ERP chuẩn thế giới, cung cấp các thông tin tài chính

rõ ràng luôn tạo niềm tin cho các đối tác nước ngoài/trong nước trong việc hợp tác làm

ăn, các nhà đầu tư chứng khoán của doanh nghiệp

Tạo tiền đề và nâng cao khả năng cung cấp các dịch vụ gia tăng Việc sử dụng các thànhtựu CNTT trong quản lý giúp các doanh nghiệp tăng khả năng thích nghi với thị trường,sẵn sàng mở rộng các loại hình dịch vụ cho khách hàng, tăng khả năng tiếp cận với thịtrường và khách hàng

• Đối với nhà quản lý

Tăng cường khả năng quản lý, giám sát, điều hành doanh nghiệp, sử dụng các công cụhiện đại, mở rộng khả năng truy cập thông tin giúp cho các nhà quản lý thực hiện côngviệc của mình một cách nhanh chóng, thuận tiện và dễ dàng

Nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, giảm giá thành

Sử dụng tối ưu nguồn lực bao gồm nhân lực, vật lực, tài lực trong sản xuất kinh doanh.Giải quyết bài toán Spend less – Know more – Get more Giải quyết vấn đề tăng hiệu quảdoanh nghiệp với chi phí ít nhất và khối lượng công việc phải thực hiện ít nhất

• Đối với các nhà phân tích - nhân viên

Phân tích đánh giá thông tin chính xác, kịp thời thông qua hệ thống các giải pháp lưu trữthông tin, hỗ trợ thông tin, ra quyết định vv

Thực hiện các tác nghiệp theo quy trình thống nhất và chuẩn hóa

Giảm thiểu khối lượng công việc giấy tờ, tăng năng suất lao động

Nâng cao tính kỷ luật, tạo thói quen làm việc theo quy trình, chuẩn tắc trong công việc.Tăng cường khả năng làm việc nhóm, mỗi cá nhân trong một quy trình công việc, theophân công và sự phối hợp nhịp nhàng giữa các cá nhân trong công việc là rất cần thiết

2.4 Khó khăn khi áp dụng ERP

• Nguồn nhân lực

Khó khăn lớn nhất và bao trùm đối với doanh nghiệp vận dụng ERP là vấn đề con người.Làm thế nào để nhân lực trong công ty hòa nhiệp được với môi trường mới, quy trìnhmới Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp có đội ngũ lao động "già" thì khó khăn càng tănglên

Khó khăn không chỉ dừng lại ở độ tuổi lao động mà còn ở số lượng công việc Quá trìnhtriển khai ERP đòi hỏi công đoạn chạy thử, kiểm tra và sau đó đưa vào áp dụng Vì vậy,mặc nhiên công việc của nhân viên sẽ tăng lên Nếu chính sách đãi ngộ không phù hợp

thì sẽ dẫn đến hiện tượng chống lại dự án

Một nguyên tắc cơ bản của hệ thống ERP chính là CSDL tập trung, nghĩa là CSDL đượctập trung tại một địa điểm Các PM ERP tiên tiến hiện nay đều sử dụng công nghệ web.Điều đó đồng nghĩa với việc các máy trạm không cần thiết phải cài đặt ứng dụng nào của

PM ERP mà chỉ cần sử dụng một trình duyệt như Internet Explorer, Google chrome hoặcFirefox là có thể truy cập vào chương trình sử dụng Chính vì vậy, việc triển khai cho cáccông ty thành viên sẽ gặp khó khăn hơn nếu hệ thống mạng máy tính không đồng bộ

• Chi phí

Việc đầu tư hệ thống ERP rất khác so với phần mềm hoạt động đơn lẻ Chi phí ước tínhđầu tư cho hệ thống ERP bao gồm: chi phí đầu tư phần cứng, cơ sở hạ tầng, truyền thông(như máy tính, hệ thống mạng, đường truyền, máy chủ…); chi phí bản quyền (gồm việcmua cho các máy tính, máy chủ, các phần mềm nhà cung cấp ERP yêu cầu, thường là hệquản trị dữ liệu); chi phí trả cho nhà cung cấp phần mềm ERP Ngoài ra, doanh nghiệp cóthể phải trả một số chi phí như chi phí tư vấn ban đầu nếu thuê tư vấn hệ thống riêng, chiphí đào tạo phát sinh khi có sự thay đổi nhân sự trong quá trình triển khai, chi phí phátsinh thêm trong quá trình vận hành

CHƯƠNG 3 : THỰC TẾ VIỆC SỬ DỤNG ERP Ở VIỆT NAM

3.1 Thực trạng của các doanh nghiệp hiện nay

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp lựa chọn cách tổ chức theo nhiều phòng ban khác nhau.Mỗi phòng ban có chức năng độc lập đến nỗi có thể xem là ốc đảo

Nếu áp dụng các phần mềm quản lý rời rạc và do mỗi phòng ban có thể sử dụng các phầnmềm quản lý khác nhau, khi cần chuyển dữ liệu giữa các phòng ban, người sử dụng phảithực hiện một cách thủ công Điều này dẫn đến năng suất làm việc thấp, dữ liệu khôngđồng bộ, có thể bị thất thoát và khó kiểm soát do các phần mềm không hiểu nhau

Đa số doanh nghiệp Việt Nam hiện vay vốn quen với cách quản lý thủ công theo các quytrình cục bộ Chúng ta vẫn chưa quen với các tiêu chuẩn quản lý đồng nhất của thế giới.Bên cạnh đó, "rẻ, liệu cơm gắp mắm” là tư tưởng chi phối mỗi khi bàn về ERP.

3.2 Băn khoăn của các doanh nghiệp

Rất nhiều câu hỏi thể hiện sự băn khoăn của các doanh nghiệp trước ngưỡng cửa “tin họchoá quản lý DN”, mà cụ thể là có nên triển khai hệ thống ERP hay không? Và nếu triểnkhai thì phải lựa chọn giải pháp như thế nào? Một khi DN chưa hiểu được bản chất của hệthống ERP, cũng như DN sẽ được gì khi trang bị hệ thống ERP thì DN chưa thể quyếtđịnh được về việc triển khai ERP Rất nhiều DN chỉ mơ hồ “cần phải tin học hóa DN naymai”, hoặc trước trào lưu hội nhập và gia nhập WTO, DN rất sốt sắng nâng cấp hệ thốngquản lý bằng việc “mua PM ERP càng nhanh càng tốt!”

Nhưng ERP thực sự là một hệ thống phức tạp, có nhiều khái niệm trừu tượng không dễ gì

có thể hiểu được nhanh và quyết định triển khai Thực tế, các DN VN hiện nay đang cónhu cầu về dịch vụ tư vấn nhiều hơn so với việc triển khai ngay hệ thống ERP Tuy nhiên,

“cung” đang thấp hơn nhiều so với “cầu” vì hiện không có nhiều công ty hoạt độngchuyên nghiệp trong lĩnh vực tư vấn này Tuy vậy, DN có thể tham khảo tư vấn trực tiếp

từ chính các công ty cung cấp giải pháp ERP

Một điều nữa làm cho các DN rất băn khoăn là hiện nay ở VN chưa có nhiều DN triểnkhai thành công ERP để các DN khác lấy làm “gương” và “noi theo” Họ chỉ nghe rằngERP là cái gì đó “rất phức tạp” và có nhiều dự án triển khai ERP thất bại hơn là thànhcông Vì vậy tại thời điểm hiện nay, DN VN nào quyết định tiến hành triển khai ERP sẽ là

DN thực sự đi tiên phong và rất “dũng cảm” Điều này cũng đã xảy ra với PM kế toántrước đây Và các DN đi tiên phong trong việc áp dụng PM kế toán đều là các DN thànhcông

3.3 Các doanh nghiệp sử dụng ERP

• Kinh nghiệm triển khai ERP tại FPT

Là một công ty cổ phần, quản lý theo mô hình tập đoàn, bao gồm nhiều công ty thànhviên và chi nhánh, vấn đề quản trị doanh nghiệp (DN) trở thành yêu cầu hàng đầu củacông ty Cổ Phần Phát Triển Đầu Tư Công Nghệ FPT nhằm nâng cao hiệu quả hoạt độngsản xuất, kinh doanh của đơn vị

ERP được FPT triển khai trước tiên tới bộ phận kinh doanh Những năm tiếp theo được

áp dụng cho hệ thống sản xuất và lắp ráp máy tính FPT-Elead, các bộ phận quản lý (QL)như: quản trị nhân sự và tiền lương, QL cổ đông, QL hệ thống chất lượng, QL sản xuất dự

án PM, QL bảo hành, QL đơn đặt hàng và giao nhận hàng xuất nhập khẩu

Tại FPT, ERP đã giúp cải thiện rất nhiều quá trình kiểm soát tài chính về hàng tồn (linhkiện lắp ráp), công nợ qua các chỉ tiêu, đồng thời cung cấp nhanh chóng và chính xác cácđơn hàng và số liệu hạch toán Quan trọng nhất là ERP hỗ trợ rất nhiều cho việc lập kếhoạch kinh doanh và ra quyết định

Một ví dụ cụ thể: sau khi áp dụng phân hệ QL sản xuất cho hệ thống sản xuất lắp ráp máytính, tỷ lệ giao hàng đúng hạn trong 6 tháng đầu năm 2004 là 94,9% (tăng 18,5% so vớinăm 2003); số ngày trung bình tồn linh kiện lắp ráp là 43% (giảm 25% so với năm 2003).Việc áp dụng ERP trên thực tế đã có tác động sâu rộng tới bộ máy điều hành và từng đơn

vị tác nghiệp của FPT ERP đã làm thay đổi cách thức tác nghiệp, QL, tạo nên thói quendùng số liệu để điều hành và ra quyết định ở tất cả các cấp trong công ty

Điểm cuối cùng liên quan đến thành công của ERP chính là vấn đề chọn đối tác DN luôntrong trạng thái phát triển và để ERP có thể đồng hành mãi với DN thì giải pháp đã lựachọn cần nhận được cam kết hỗ trợ lâu dài và luôn luôn cập nhật mới theo chuẩn thế giớicủa nhà cung cấp

• Kinh nghiệm triển khai ERP của SAVIMEX

Savimex là một tổng công ty gồm 4 thành viên và một văn phòng với 28 phòng, ban và 12xưởng sản xuất, chuyên sản xuất đồ gỗ xuất khẩu và kinh doanh địa ốc, tổng doanh thunăm đạt trên 300 tỷ đồng

Từ 1997, Savimex đã triển khai đầu tư ERP với mục đích tăng cường quản lý, điều hành

lần lượt mời 4 đơn vị trong và ngoài nước triển khai ERP, chi phí tổng cộng 1 tỷ đồngnhưng đều thất bại.

Nguyên nhân thất bại là lực lượng triển khai quá mỏng, đội ngũ tư vấn thiếu kiến thứcquản trị, thời gian khảo sát DN quá ngắn, chỉ chú trọng đầu tư thiết bị, đi thẳng vào càiđặt chương trình mà không xây dựng kế hoạch tổng thể; sự cả nể, chiều theo ý DN củachuyên gia tư vấn trong quá trình phân tích… Ngoài ra, qui trình mới khi triển khai ERPlại gặp sự phản đối từ các đơn vị cơ sở khi họ buộc phải thay đổi hàng loạt các qui trình

đã làm lâu nay, số liệu theo ERP lại không khớp với số liệu của cách làm cũ

Bốn lần thất bại của Savimex đưa đến bài học: Đầu tư ERP không phải là áp đặt quy trình

cũ vào ERP mà phải cải tiến để hội nhập theo chuẩn quản lý quốc tế

3.4 Nhận xét , giải pháp

Qua phân tích, chúng ta có thể hiểu sâu sắc hơn về hệ thống ERP trong quản lý doanhnghiệp cũng như việc vận dụng đúng cách để có thể mang lại hiểu quả Một bài học đượcrút ra là việc vận dụng ERP vào quản lý không thể là chuyện một sớm một chiều mà nênvận dụng một cách hợp lý cho từng loại hình doanh nghiệp, tùy vào từng hoàn cảnh cụ thể

mà mỗi doanh nghiệp có những chiến lược và bước đi hợp lý

Ứng dụng ERP là xu thế tất yếu, là công cụ quan trọng để DN nâng cao năng lực cạnhtranh, đồng thời nó cũng giúp DN tiếp cận tốt hơn với các tiêu chuẩn quốc tế Một DNnếu ứng dụng ngay từ khi quy mô còn nhỏ sẽ có thuận lợi là dễ triển khai và DN sớm đivào nề nếp

Thành công của các dự án ERP lại phụ thuộc phần lớn vào chiến lược và hành động củađội triển khai dự án Dưới đây là một số nhân tố thành công chính được rút ra từ cácdoanh nghiệp triển khai ERP thành công:

1 Trước hết tập trung vào các quy trình kinh doanh và xác định yêu cầu, không nên quá

để ý vào vấn đề giải pháp, kỹ thuật

2 Tập trung đạt được một tỷ lệ hoàn vốn đầu tư (ROI) hợp lý, xác định các thước đo hiệunăng triển khai và hiệu năng hoạt động sau khi go-live.

3 Cam kết việc quản lý sát sao dự án và các nguồn lực cho dự án

4 Cam kết của Ban lãnh đạo

5 Dành thời gian lập kế hoạch

6 Tập trung vào các dữ liệu (số liệu sản xuất, kinh doanh…)

7 Đào tạo đầy đủ và quản lý chuyển đổi

PHẦN 2 : TÌM HIỂU OPENERP CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU OPENERP

1.1 Khái niệm về OpenERP

OpenERP (thường gọi là Tiny ERP) là một phần mềm hoạch định nguồn lực doanhnghiệp và quản lý quan hệ khách hàng mã nguồn mở, được thiết kế với mục tiêu có đápứng nhanh theo các nhu cầu khác nhau của từng doanh nghiệp

1.2 Đặc điểm chính của OpenERP

Dễ cài đặt, sử dụng, đầy đủ tài liệu hướng dẫn, hỗ trợ nhiều ngôn ngữ

• Cài đặt tự động chỉ với 5 lần nhấp chuột

• Có thể thao tác qua Web hoặc qua ứng dụng Windows

• Tài liệu hướng dẫn sử dụng cho người dùng

• Tài liệu kỹ thuật cho lập trình viên

• Hỗ trợ hơn 20 ngôn ngữ (hiện tại chưa hỗ trợ đầy đủ tiếng Việt)

Toàn diện

• Có đầy đủ các mô đun cần thiết của một doanh nghiệp (hiện tại có hơn 500 môđun) : Quản lý bán hàng, quản lý khách hàng, quản lý mua, quản lý sản xuất, kếtoán, tài chính, dịch vụ, quản lý dự án,

Mạnh mẽ

• Tự động thu thập thông tin doanh nghiệp

• Có thể tự thiết kế báo cáo của riêng bạn trong vòng 5 phút

Linh hoạt

• Thay đổi mà không cần phải lập trình

• Quản lý các module một cách linh hoạt (có thể thêm mới, sửa đổi, hoặc xoámodule một cách nhanh chóng)

• Dễ dàng khi nâng cấp hoặc di chuyển hệ thống

Hệ thống theo chuẩn

• Tương tác qua dịch vụ Web

• Có thể tương tác với các phần mềm đã có như Joomla, ezPublish, SAP,OSCommerce, LDAP, OpenOffice.org, Microsoft Office,

Hình 1.1: Cấu trúc hệ thống của OpenERP

Một hệ thống OpenERP gồm có 3 thành phần chính :

PostgreSQL Database Server : Chứa dữ liệu của toàn bộ hệ thống OpenERP

Open ERP Application Server : Chứa các thành phần logic đảm bảo hệ thống sẻ hoạt

động tối ưu nhất

Web Server : Cho phép máy Client kết nối đến hệ thống OpenERP từ các trình duyệt

web mà không cần phải cài đặt GTK client

CHƯƠNG 2: CÁC MODULE CHÍNH TRONG OPENERP

2.1 Tổng quan các Module chính của OpenERP

• Hệ thống Module đa dạng linh hoạt là sức mạnh của OpenERP

• Hiện có hơn 500 Module đã được phát triển

• Thống kê có khoảng 20 Module mới được tạo ra mỗi tháng

• Cập nhật, kiểm tra, sửa lỗi và công bố phiên bản ổn định với nhiều tính năng mới hàng tháng

2.1.1 Mô- đun Khách Hàng

Chức năng của mô-đun Khách Hàng là quản lý thông tin của đối tác: khách hàng và

nhà cung cấp.Trong OpenERP một đối tác là một công ty (doanh nghiệp) có thể là trong nước hay quốc tế

Hình 2.1 :Các thành phần của mô -đun khách hàng

2.1.2 Mô-đun Quản Trị Dự Án

Chức năng của mô-đun Quản Trị Dự Án: chức năng quản lý dự án (project) giúp tổ chức các nhiệm vụ (task) và kế hoạch cho công việc cần hoàn thành Trong OpenERP một dự án là một tập hợp các nhiệm vụ cần được hoàn thành Trong OpenERP một dự

án được tổ chức dưới dạng phân cấp, theo nhiệm vụ chính và nhiệm vụ phụ

Hình 2.2: Các thành phần của mô-đun Dự Án

2.1.3 Mô-đun Quản Trị Nhân Lực

Chức năng của mô-đun Quản Trị Nhân Lực: quản lý nhân viên, quản lý hợp đồng laođộng, quản lý các ngày nghỉ, quản lý tính lương, quản lý các kỹ năng và năng lực, quản

lý thời gian làm việc, quản lý chấm công

Hình 2.3: Các thành phần của Mô đun Quản Trị Nhân Lực

2.1.4 Mô-đun Sản Phẩm

Chức năng của mô-đun sản phẩm bao gồm: quản lý danh mục sản phẩm – dịch vụ theoloại, tên, mã… Phân loại sản phẩm – dịch vụ có thể mua, bán, hoặc cho thuê Lập cácbảng giá theo nhiều tiêu chí khác nhau như giá vốn, giá bán mặc định, giá bán theochiến dịch, theo khách hàng ưu đãi, giá có chiết khấu,v.v

Hình 2.4: Các thành phần của mô-đun sản phẩm

2.1.5 Mô-đun Quản Lý Kho

Chức năng của mô-đun quản lý kho bao gồm: quản lý sản phẩm theo vị trí, theo lô,theo mã, số seri, cho phép chuyển đổi nhiều đơn vị tính Quản lý nhập hàng, xuất hàng,tình trạng giao hàng, chuyển kho nội bộ, tra cứu tồn kho thực tế Số lượng tồn nhưng

đã được khách hàng đặt mua, số lượng hàng đặt mua sắp về, giá trị tồn kho

Hình 2.5: Các thành phần của mô-đun Quản lý kho

2.1.6 Mô-đun Quản Lý Mua Hàng

Chức năng của mô-đun quản lý mua hàng bao gồm: quản lý việc mua hàng, theo dõicác bảng báo giá của nhà cung cấp, tạo các đơn đặt hàng, quản lý hoá đơn và theo dõiviệc nhận hàng theo đơn mua hàng,… OpenERP cho phép bổ sung quy tắc để hệ thống

tự tạo ra các yêu cầu mua hàng hoặc cấu hình để chạy một quy trình ngắn gọn hoàntoàn theo nhu cầu cung ứng

Hình 2.6 :Các thành phần của mô-đun Quản lý mua hàng

2.1.7 Mô-đun Quản Lý Bán Hàng

Chức năng của mô-đun quản lý bán hàng bao gồm: quản lý và phân loại đơn đặt hàngthành một hệ thống có cấu trúc với các trạng thái xử lý – phê duyệt khác nhau Cungcấp khả năng tạo các đơn đặt hàng mới và theo dõi các đơn đặt hàng hiện tại theo cáctrạng thái khác nhau Việc xác nhận đơn đặt hàng sẽ kích hoạt tiến trình bán hàng từnghiệp vụ kho, kế toán, giao nhận, theo quy trình được thiết lập sẵn

Hình 2.7 : Các thành phần của mô-đun quản lý bán hàng

2.1.8 Mô- đun Kế Toán và Tài Chính

Mô-đun kế toán và tài chính là cốt lõi của tất cả các phân hệ quản lý trong Open ERP

Nó được tích hợp hoàn toàn với tất cả các phân hệ có hoạt động liên quan (trực tiếp hoặcgián tiếp) đến chi phí hoặc doanh thu của doanh nghiệp Với các công cụ được tích hợp,OpenERP cho phép bạn kiểm soát hoàn toàn các hoạt động của doanh nghiệp 1 cách tựđộng

Hình 2.8: các thành phần của mô- đun kế toán và tài chính