Hình 2.10 : Bản đồ tương tác tuần tự của chức năng thanh toán hóa đơn bán hàng
CHƯƠNG 3 : DEMO QUY TRÌNH MUA - BÁN HÀNG 3.1 Mua hàng (Purchase)
Để tạo một đơn đặt hàng với Nhà cung cấp, bạn sử dụng menu Mua hàng/Mua hàng/Báo giá (Quotation) và kích vào nút Create. Chọn đối tác là Cty công nghệ và truyền thông Minh Thư
Hình 3.1: Chọn nhà cung cấp
Sau khi chọn đối tác, hệ thống sẽ tự động điền thông tin Địa chỉ và Bảng giá (nếu có) vào form Báo giá. Trong form Báo giá nhập các thông tin sau:
• Sản phẩm: Gõ một phần tên của sản phẩm và ấn phím tab hoặc kích vào nút Tìm kiếm thêm ở phần cuối của ô tìm kiếm.
• Số lượng: trong ví dụ này, bạn nhập số 5.
Khi bạn chọn một sản phẩm, hệ thống sẽ tự động điền các thông tin sau (các thông tin mà bạn đã cấu hình sẵn trong lúc tạo sản phẩm):
• Miêu tả: miêu tả chi tiết của sản phẩm.
• Scheduled Date: dựa trên thời gian giao hàng của sản phẩm.
• Thuế (Tax): thuế của đối tác + thuế của sản phẩm (nếu có).
Các thông tin trên bạn đều có thể sửa lại nếu muốn.Lưu Báo giá, lúc này Báo giá (Quotation) có dạng Bản nháp (Draft), bạn có thể xác nhận Báo giá bằng cách kích vào nút Xác nhận đơn hàng (Confirm Order), việc này tương ứng với một sự chấp thuận của quản lý hoặc kế toán, lúc này tình trạng đơn hàng được chuyển thành Đơn hàng (Purchase Order).
Hình 3.2 : Đơn hàng mua hàng
3.1.2 Nhận hàng
Sau khi xác nhận Đơn hàng (Purchase Order), bạn sẽ chờ nhận hàng từ Nhà cung cấp. Thông thường việc này sẽ được thực hiện bởi một người quản lý Kho. Người này sẽ làm:
1. Vào menu Kho hàng/Hợp đồng giao nhận/Hàng sắp về (Incoming Shipment).
Lưu ý, bạn cũng có thể xem Hàng sắp về bằng cách kích vào nút Hàng sắp về tại vị trí trên cùng của mỗi Đơn hàng.
2. Kích vào tên của một Đơn hàng sắp về (PO00007) để xem thông tin hàng hóa sắp về. Bạn có thể sử dụng chức năng tìm kiếm theo Nhà cung cấp, số Đơn hàng,... Sau đó, kích vào nút Nhận để nhận sản phẩm với số lượng là 5.
Hình 3.3 : Nhận sản phẩm
Sử dụng menu Mua hàng/Sản phẩm/Sản phẩm bạn có thể nhìn thấy sản phẩm Lumia 920 với số lượng On hand (số lượng thực tế) và Dự báo (số lượng dự kiến) là 5.
3.1.3 Thanh toán hóa đơn mua hàng
Từ menu Kế toán/Khách hàng/Hóa đơn nhà cung cấp, kích vào tên Hóa đơn mà bạn muốn thanh toán
Hình 3.5 : Hóa đơn mua hàng
Nhấn vào nút trả , hệ thống sẽ mở ra một cửa sổ Thanh toán hóa đơn với các thông tin mô tả cho việc thanh toán.
Một số thông tin đã được tự động điền, bạn chỉ việc chọn Phương thức thanh toán và
Hình 3.6 : Thanh toán tiền cho nhà cung cấp
3.1.4 Kiểm tra lại hệ thống kế toán
Bạn có thể vào menu Kế toán/Hệ thống tài khoản/Hoạch đồ kế toán, kích vào nút Open Charts để xem giá trị của các tài khoản.
Hình 3.7 : hoạch đồ kế toán mua hàng
3.2 Bán hàng (Sales)
3.2.1 Tạo đơn hàng bán hàng
Trong phân hệ Bán hàng của hệ thống OPENERP. Để tạo một Bản chào giá, bạn vào menu Bán hàng/Bán hàng/Báo giá, kích vào nút Create để tạo một Báo giá dưới dạng
Bản nháp (Draft) và thực hiện các bước sau:
1. Chọn khách hàng Đình Phúc. Một vài thông tin như Địa chỉ sẽ được điền tự động.
3. Chọn sản phẩm Lumia 920. Hệ thống sẽ tự động điền các trường liên quan như
Mô tả, Thuế, Đơn giá. Các trường này chỉ là giá trị mặc định, bạn hoàn toàn có thể sửa nó sao cho phù hợp với nhu cầu của mình.
4. Thay đổi Số lượng thành 6.
5. Trên tab Thông tin khác, chọn Chính sách vận chuyển là Giao tất cả sản phẩm cùng lúc, tạo hóa đơn là Trên lệnh giao hàng. Bạn cũng có thể thiết lập phương pháp tạo hóa đơn bằng cách vào menu Thiết lập/Cấu hình/Bán hàng, bên dưới
Chờ xử lý hóa đơn, tích vào ô Generate invoices after and based on delivery orders.
6. Quay lại Báo giá vừa tạo và kích vào nút Xác nhận đơn hàng để tính toán giá trị Đơn hàng và thay đổi tình trạng Đơn hàng từ Báo giá dự thảo thành Đơn hàng 7. Bằng cách kích vào nút View Delivery Order bạn sẽ nhìn thấy danh sách hàng hóa
đã được tại cũng như hóa đơn liên quan đến đơn hàng này.
Giờ bạn vào menu Bán hàng/Sản phẩm/Sản phẩm, bạn sẽ nhìn thấy sản phẩm Lumia 920 với thông tin On hand (Số lượng thực tế) là 91, trong khi đó số lượng Dự báo (Số lượng dự kiến) là 85. Điều này có nghĩa, bạn chuẩn bị bán 6 cái.
3.2.2 Giao hàng
Người quản lý kho sẽ truy cập vào menu Kho hàng/Hợp đồng giao nhận/Lệnh giao hàng (Delivery Order) để nhận một danh sách các Lệnh giao hàng. Trong ví dụ này, bạn sẽ tìm đến Lệnh giao hàng liên quan đến Đơn hàng vừa tạo.
Mặc dù, OPENERP tự động tạo Lệnh giao hàng với các hạng mục cần thiết. Nhưng nó không chỉ ra hạng mục nào được lấy từ Kho nào. Hệ thống mặc định sẽ chuyển hàng từ Địa điểm lưu trữ tới Địa điểm khách hàng. Do vậy, để bắt đầu xử lý, bạn kích vào nút
Check Availability. Lúc này các hạng mục trong Lệnh giao hàng sẽ có trạng thái là Có sẵn, trong khi đó Lệnh giao hàng sẽ chuyển thành trạng thái Sẵn sàng giao hàng.
Để phân tích các dịch chuyển kho trong các hoạt động vừa rồi, bạn vào menu Kho hàng/Sản phẩm/Sản phẩm, tìm đến sản phẩm Lumia 920, từ menu Mở rộng, chọn
Kho hàng theo địa điểm.
Hình 3.10. : Kho hàng theo địa điểm
Lúc này bạn sẽ nhìn thấy Địa điểm Stock (lưu kho) của bạn còn 85 sản phẩm, trong khi Địa điểm khách hàng tăng từ 12 lên 18 sản phẩm.
3.2.3 Khách hàng thanh toán
Từ menu Kế toán/Khách hàng/Hóa đơn khách hàng, kích vào tên Hóa đơn mà bạn muốn thanh toán
1. Sử dụng nút đăng ký thanh toán để mở ra một cửa sổ Thanh toán hóa đơn 2. Chọn Phương thức thanh toán, ví dụ Ngân hàng và trả
Hình 3.11 : Thanh toán hóa đơn
3.2.4 Kế toán kiểm tra lại hệ thống tài khoản
Kiểm tra lại hệ thống tài khoản để xem sự thay đổi so với trước đây. Lưu ý, nếu chưa có sự thay đổi, nghĩa là bạn chưa Vào sổ cho các bút toán Thanh toán vừa rồi. Để thực hiện việc đó bạn vào menu Kế toán/Bút toán sổ nhật ký/Bút toán sổ nhật ký, kích vào bút toán thanh toán vừa rồi và vào sổ
Vào hoạch đồ kế toán để xem hệ thống kết chuyền các tài khoản .Các bút toán sẽ tác động lên hệ thống tài khoản của bạn. Bạn có thể vào menu Kế toán/Hệ thống tài khoản/Hoạch đồ kế toán, kích vào nút Open Charts để xem giá trị của các tài khoản.
Hình 3.13: Hoạch đồ kế toán
CHƯƠNG 4 : KẾT LUẬN
4.1 Kết quả đạt được
Về mặt công nghệ, nhóm đã cài đặt là gói phần mềm mã nguồn mở OpenERP Kết quả cụ thể mà nhóm thực hiện đạt được là:
Tìm hiểu phần mềm mã nguồn mở quản lý doanh nghiệp OpenERP
Phân tích và thiết kế được module Quản lý mua hàng- bán hàng
Phân quyền người dùng
Thêm xóa sửa field trên form có sẵn
Tạo và xuất báo cáo (report)
Sử dụng Tiếng Việt cho form, report
Thao tác trên cơ sở dữ liệu, thay đổi cấu trúc của database (thêm, sửa, xóa bảng, trường (field))
Những nội dung kỹ thuật nêu trên đã được trình bày trong nội dung đề tài
Về mặt triển khai ứng dụng, đề tài không chỉ dừng lại ở mức độ lý thuyết, mà đã tiến hành các bước khảo sát, phân tích và thiết kế dữ liệu của ứng dụng. Qua đó có thêm kiến thức về quy trình quản lý mua – bán hàng trong doanh nghiệp. Tuy đề tài chưa thực sự hoàn thiện nhưng cũng cho thấy khả năng thay đổi linh hoạt của phần mềm OpenERP có thể thích ứng cho các doanh nghiệp ở Việt Nam.
Cũng qua đề tài này, em đã có điều kiện xây dựng hệ thống trong một hệ thống thông tin quản lý tổng thể, mà dữ liệu hay thông tin được chia sẻ và luân chuyển giữa các thành phần, phòng ban khác nhau.
4.2 Những mặt hạn chế
Đầu tiên do mặt hạn chế về thời gian cho nên đề tài mới dừng lại ở mức độ cài đặt thử nghiệm để minh họa cho tính mềm dẻo linh hoạt của phần mềm mã nguồn mở OpenERP. Do đó vẫn cần phải có thêm sự đầu tư về mặt lập trình. Chính vì thế mà đề tài vẫn còn tồn tại một số mặt hạn chế:
Chưa thực sự làm giảm công tác nhập liệu cho nhân viên
Một số thao tác tính toán, cập nhật chưa thật sự linh hoạt
Nghiệp vụ quản lý chưa đầy đủ, mới chỉ chú trọng đến một số hoạt động chính trong quy trình mua hàng- bán hàng.
HƯỚNG PHÁT TRIỂN
Phương pháp đề xuất để triển khai ứng dụng ERP trong đề tài này sẽ tập trung chính vào thành phần dữ liệu trong khi một hệ thống thông tin được xây dựng dựa vào sự kết hợp của ba thành phần chính: dữ liệu, xử lý và truyền thông. Việc đánh giá cao vai trò của thành phần dữ liệu và lấy đó làm cơ sở để triển khai ứng dụng ERP là hợp lý vì đó là
thành phần, nền tảng để tiếp tục thực hiện cho các thành phần xử lý và truyền thông.Vì vậy cần tập trung hoàn thiện phân tích và thiết kế dữ liệu. Mặc khác, việc tập trung chính vào thành phần dữ liệu sẽ dẫn đến việc chưa đáp ứng thật đầy đủ các chức năng cho thành phần xử lý và truyền thông. Đó cũng là vấn đề mà đề tài sẽ phải tiếp tục nghiên cứu và phát triển thêm để xây dựng một phương pháp triển khai ứng dụng ERP hoàn chỉnh. Tiếp tục hoàn chỉnh trong việc triển khai module quản lý quy trình mua- bán hàng. Cải tiến việc nhập liệu, hoàn chỉnh nghiệp vụ quản lý. Qua đó tìm điều kiện để module quản lý có thể đem ra triển khai ngoài thực tế.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Giáo trình
• Enterprise Resource Planning (ERP): The Dynamics of Operations Management_Abraham Shtub
• ERP A-Z Implementer’s Guide for success_Travis Anderegg • Openerp-book
• Openobject-developer
Các trang web tham khảo
• http://terp.vn/ • https://www.erponline.vn • http://www.fast.com.vn • http://openerpviet.com • http://erpvietnam.wordpress.com • http://www.doanhnhan360.com • http://pcworld.com.vn • http://www.misa.com.vn • http://www.erpsolution.com • http://www.erpwire.com
• http://Openerp.com
PHỤ LỤC
Ứng dụng ERP là xu thế tất yếu, là công cụ quan trọng để DN nâng cao năng lực cạnh tranh, đồng thời nó cũng giúp DN tiếp cận tốt hơn với các tiêu chuẩn quốc tế. Một DN nếu ứng dụng ngay từ khi quy mô còn nhỏ sẽ có thuận lợi là dễ triển khai và DN sớm đi vào nề nếp. DN nào chậm trễ ứng dụng ERP, DN đó sẽ tự gây khó khăn cho mình và tạo lợi thế cho đối thủ. Tuy nhiên, ứng dụng ERP không phải dễ, cần hội tụ nhiều điều kiện để có thể ứng dụng thành công như: nhận thức và quyết tâm cao của ban lãnh đạo DN; cần xác định đúng đắn mục tiêu, phạm vi và các bước triển khai; lựa chọn giải pháp phù hợp .
Thành công của các dự án ERP lại phụ thuộc phần lớn vào chiến lược và hành động của đội triển khai dự án. Dưới đây là một số nhân tố thành công chính được rút ra từ các doanh nghiệp triển khai ERP thành công:
1. Trước hết tập trung vào các quy trình kinh doanh và xác định yêu cầu, không nên quá để ý vào vấn đề giải pháp, kỹ thuật
2. Tập trung đạt được một tỷ lệ hoàn vốn đầu tư (ROI) hợp lý, xác định các thước đo hiệu năng triển khai và hiệu năng hoạt động sau khi go-live.
3. Cam kết việc quản lý sát sao dự án và các nguồn lực cho dự án. 4. Cam kết của Ban lãnh đạo
5. Dành thời gian lập kế hoạch
6. Tập trung vào các dữ liệu (số liệu sản xuất, kinh doanh…) 7. Đào tạo đầy đủ và quản lý chuyển đổi
Giải pháp cho các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay
Phân tích doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, điểm yếu nằm ở quy trình quản trị quá chi tiết. Vì thiếu một lộ trình rõ ràng nên các doanh nghiệp chưa nhìn thấy rõ những tiện ích ERP mang lại sẽ tác động trực tiếp vào công việc gì hoặc nên đưa vào như thế nào.
Doanh nghiệp ứng dụng ERP cần theo lộ trình ba bước: doanh nghiệp cần xác định dự án ERP sẽ tác động mình đến đâu, mục tiêu của nó là gì; đầu tư cơ sở hạ tầng; sau đó thiết lập nhóm cải tiến quy trình, chịu trách nhiệm ghi chép, nghiê cứu và cải tiến quy trình sản xuất kinh doanh của mình.
Theo các chuyên gia, nếu như doanh nghiệp không thực hiện được 3 bước trên, quá trình triển khai phần mềm sẽ vẫn còn manh mún, rời rạc, các yêu cầu dự án lại chỉ được nêu ra từ các phòng ban hoạt động cách biệt, không hướng đến một trục chuyển động chung.