Xã hội ngày càng phát triển hoạt động giao tiếp giữa con người với con người cũng ngày càng phát triển theo hướng, thuận tiện, nhanh chóng, chính xác và khoa học và hiệu quả. Hoạt động giao tiếp giữa con người với con người được thực hiện bằng rất nhiều phương tiện. Trong các phương tiện giao tiếp ấy thì giao tiếp bằng văn bản là phương tiện chính thống và có vai trò trung tâm. Xuất phát từ vai trò chính thống, chủ đạo và yêu cầu ngày càng cao về chất lượng, hiệu quả trong hoạt động giao tiếp của con người gồm có giao tiếp giữa cá nhân với cá nhân, cá nhân với tổ chức, tổ chức với tổ chức nên công tác Soạn thảo văn bản ngày càng được chú trọng và quan tâm.
Trang 1KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN
Lời nói đầu
Xã hội ngày càng phát triển hoạt động giao tiếp giữa con người với con ngườicũng ngày càng phát triển theo hướng, thuận tiện, nhanh chóng, chính xác và khoa học
và hiệu quả
Hoạt động giao tiếp giữa con người với con người được thực hiện bằng rấtnhiều phương tiện Trong các phương tiện giao tiếp ấy thì giao tiếp bằng văn bản làphương tiện chính thống và có vai trò trung tâm
Xuất phát từ vai trò chính thống, chủ đạo và yêu cầu ngày càng cao về chấtlượng, hiệu quả trong hoạt động giao tiếp của con người gồm có giao tiếp giữa cá nhânvới cá nhân, cá nhân với tổ chức, tổ chức với tổ chức nên công tác Soạn thảo văn bảnngày càng được chú trọng và quan tâm
Nhận biết rõ được tầm quan trọng của công tác soạn thảo văn bản trong xã hộihiện đại Từ năm 2005-2006 Bộ Giáo dục và Đào tạo đã yêu cầu các trường Đại học
và Cao đẳng tổ chức giảng dạy học phần kỹ thuật soạn thảo văn bản Đây là môn họcmới đối với sinh viên tất cả các ngành đào tạo, nhằm giúp sinh viên hiểu đặc trưng một
số loại văn bản: Văn bản hành chính, Văn bản quản lý Nhà nước, Văn bản hợp đồng
và quá trình xây dựng một văn bản nói chung Từ đó rèn luyện cho sinh viên những kỹnăng tạo lập một văn bản theo quy định, giúp sinh viên sau khi ra trường có thể đápứng yêu cầu soạn thảo văn bản trong quá trình công tác
Xuất phát từ vai trò của công tác Soạn thảo văn bản, từ yêu cầu của Bộ giáo dụcđào tạo, từ sự chỉ đạo của Ban giám hiệu Trường Cao đẳng Xây dựng Số 1 Tổ mônSoạn thảo văn bản đã tổ chức biên soạn Bài giảng Soạn thảo văn bản dành cho họcsinh, sinh viên đang theo học tại trường
Bài giảng đã được các thầy cô trong tổ môn phối hợp xây dựng và được sự góp
ý, nghiệm thu và thông qua của Khoa kế toán – Tài chính và Ban giám hiệu nhàtrường
Bài giảng được thống nhất áp dụng giảng dạy cho học sinh, sinh viên chuyênngành Kế toán, Quản trị kinh doanh, Tài chính ngân hàng
Trong quá trình xây dựng các thầy cô đã cố gắng rất nhiều, song bài giảng chắcchắn không thể chánh khỏi những khiếm khuyết Vì vậy các thầy cô trong tổ môn rấtmong nhận được sự góp ý từ bạn đọc và các đồng nghiệp để bài giảng ngày càng hoànthiện hơn Xin chân thành cảm ơn./
Trang 2I MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA MÔN HỌC
Từ năm 2005-2006 Bộ Giáo dục và Đào tạo đã yêu cầu các trường Đại học vàCao đẳng tổ chức giảng dạy học tập học phần kỹ thuật soạn thảo văn bản Đây là mônhọc mới đối với sinh viên tất cả các ngành đào tạo, nhằm giúp sinh viên hiểu đặc trưngmột số loại văn bản: Văn bản hành chính, Văn bản quản lý Nhà nước, Văn bản hợpđồng và quá trình xây dựng một văn bản nói chung Từ đó rèn luyện cho sinh viênnhững kỹ năng tạo lập một văn bản theo quy định, giúp sinh viên sau khi ra trường cóthể đáp ứng yêu cầu soạn thảo văn bản trong quá trình công tác
II VỊ TRÍ VÀ TÍNH CHẤT MÔN HỌC
1 Vị trí
Là học phần thuộc khối kiến thức cơ sở
2 Tính chất
Là môn học lý thuyết có tính ứng dụng cao
III CHƯƠNG TRÌNH MÔN HỌC VÀ TÀI LIỆU THAM KHẢO
1 Chương trình môn học: 4 chương
Chương 1: Khái quát chung về văn bản và kỹ thuật tạo lập văn bản
Chương 2: Văn bản hành chính – kỹ thuật soạn thảo một số văn bản hành chínhthông dụng
Chương 3: Hợp đồng – kỹ thuật soạn thảo
Chương 4: Khái quát về văn bản quy phạm pháp luật
2 Tài liệu chính:
[1] Tổ môn Soạn thảo văn bản, Bài giảng Soạn thảo văn bản, Trường Cao đẳngXây dựng số 1, 2013
3 Tài liệu tham khảo:
[2] Học viện Hành chính Quốc Gia, Giáo trình Kỹ thuật Xây dựng và ban hànhvăn bản, Nhà Xuất bản Khoa học và Kỹ thuật, 2008;
[3] Giáo trình soạn thảo văn bản,Nhà xuất bản Xây dựng, 2004;
[4] Thông tư số 01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19 tháng 01 năm 2011 của
Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
[5] Luật Thương mại số 36/2005/QH11 ban hành ngày 14 tháng 6 năm 2005của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
[6] Bộ luật Dân sự số 33/2005/QH11 ban hành ngày 28 tháng 6 năm 2005 củaQuốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
[7] Website:http://mof.gov.vn, http://www.caicachhanhchinh.gov.vn, …
Trang 3CHƯƠNG 1
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN
VÀ KỸ THUẬT TẠO LẬP VĂN BẢN
I.KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN
Ngoài ra, văn bản còn được hiểu theo nhiều cách khác:
Văn bản có những đặc điểm cơ bản sau:
- Văn bản phải được thể hiện bằng ngôn ngữ viết thông qua hệ thống kí hiệu, kí
Trang 4- Văn bản có nội dung và hình thức khác nhau tuỳ thuộc vào lĩnh vực của đờisống xã hội mà nó phản ánh.
1.3.Vai trò và tác dụng của văn bản
Hiện nay có nhiều cách thức, phương tiện khác nhau để đáp ứng nhu cầu truyềnđạt thông tin song văn bản vẫn được coi là phương tiện thông tin hữu hiệu nhất bởitính chính xác, cụ thể và khả năng lưu giữ thông tin lâu dài của nó Vì vậy VB vẫn làhình thức thông tin chính thống, bởi chỉ có trên văn bản mới có thể thể hiện được condấu và chữ ký của cơ quan ban hành VB VD để hợp thức hóa Công điện cơ quan gửicông điện phải gửi công văn kèm theo tới nơi nhận
- VB luôn là phương tiện thông tin chính thức của cơ quan Nhà nước, các tổchức và của cá nhân
- VB được sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực KHKT, PL, VHNT và trong đờisống hàng ngày
- VB có khả năng thúc đẩy hoặc kìm hãm sự phát triển của xã hội, xây dựng,giữ gìn hay phá vỡ các chế định xã hội khác nhau
- Trong hoạt động quản lý NN, quản lý XH thì VB là phương tiện không thểthiếu
2 Văn bản Quản lý Nhà nước
2.1 Khái niệm
Văn bản quản lí Nhà nước là loại văn bản hình thành trong hoạt động quản lí
do các chủ thể quản lí Nhà nước ban hành theo thẩm quyền, hình thức, thủ tục pháp luật quy định và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ theo định hướng xã hội chủ nghĩa.
2.2 Đặc điểm
- Chủ thể ban hành : Các cơ quan quản lí Nhà nước
Văn bản quản lý Nhà nước là các văn bản luật, dưới luật, và các văn bản khác
do các cơ quan trong hệ thống tổ chức bộ máy Nhà nước (Bộ máy nhà nước cộng hoàXHCNVN theo hiến pháp 1992 gồm: Quốc hội, Uỷ ban thường vụ quốc hội; chủ tịchnước; Chính phủ; và các cơ quan trung ương của chính phủ; Toà án nhân dân; Việnkiểm sát nhân dân và Hội đồng nhân dân, UBND) ban hành để thực hiện chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn của mình được Nhà nước giao
- Cơ chế ban hành: Văn bản quản lí Nhà nước được ban hành theo hình thức,thủ tục pháp luật quy định
Trong cơ quan nhà nước, văn bản được sử dụng như một phương tiện để ghi lại
và truyền các quyết định quản lý hoặc thông tin cần thiết hình thành trong quản lý.Đảm bảo cho sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành, phản ánh kết quả hoạt động quản lý của
cơ quan, tổ chức nhà nước Nó phải đảm bảo các qui định của Nhà nước về thẩmquyền ban hành, về hình thức, thể thức văn bản và việc sửa đổi, đình chỉ, bãi bỏ theoluật định
VD: Khi lập biên bản phải có ít nhất hai người kí; Kỉ luật người lao động phải
có mặt đương sự, có sự tham gia của đại diện ban chấp hành công đoàn cơ sở, việcxem xét xử lí kỉ luật phải được ghi thành biên bản
Trang 5- Nội dung: Văn bản quản lí Nhà nước có nội dung là ý chí nhà nước, các thôngtin cần truyền đạt, các sự kiện cần ghi nhận để phục vụ cho hoạt động quản lí của bộmáy Nhà nước.
Văn bản quản lý nhà nước thể hiện ý chí, mệnh lệnh mang tính quyền lực Nhànước, là phương tiện để điều chỉnh những quan hệ xã hội thuộc phạm vi của Nhà nước.Văn bản là những tài liệu để ghi lại các quy phạm pháp luật, các quan hệ tồn tại trong
xã hội được điều chỉnh bằng luật
Các văn bản quy phạm pháp luật là cơ sở pháp lý, hành lang pháp lý, giúp cho mọi cấp, mọi ngành, mọi tổ chức, mọi cá nhân điều chỉnh các hành vi của mình, tổ chức các hoạt động của mình
Các văn bản thuộc nhóm văn bản hành chính và các văn bản chuyên mônnghiệp vụ… là nguồn thông tin, là công cụ thể hiện quyền điều hành, chấp hành và tácnghiệp của các cơ quan quản lý Nhà nước
- Mục đích ban hành: Nhằm điều chỉnh các mối quan hệ trong hoạt động quản línhà nước ( giữa các cơ quan nhà nước với nhau, giữa cơ quan nhà nước với các tổchức khác và với nhân dân )
2.3 Phân loại văn bản quản lý Nhà nước
Phân loại văn văn bản quản lý Nhà nước có thể dựa trên các tiêu chí khác nhau:Chủ thể ban hành; Tên loại văn bản; Hiệu lực pháp lí; Thời gian và địa điểm ban hànhvăn bản; Hướng chu chuyển: Văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ; Lĩnh vực phảnánh: Chính trị, giáo dục, kinh tế, ngoại giao; Kỹ thuật chế tác: Giấy, điện tử…
* Hệ thống văn bản quản lí Nhà nước bao gồm những loại văn bản chủ yếu sau:
Văn bản quy phạm pháp luật
Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định trong đó chứa đựng các quy tắc xử sự chung, được áp dụng nhiều lần và được nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh mối quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa
- Văn bản cá biệt :
Là những văn bản áp dụng pháp luật do các chủ thể có thẩm quyền ban hànhnhằm giải quyết những nhiệm vụ cụ thể, thể hiện một nội dung cá biệt, được áp dụngđối với những đối tượng được chỉ định rõ
Chủ thể ban hành loại văn bản này là các cơ quan có tư cách pháp nhân ( có quyết định thành lập, có con dấu riêng, có tổ chức văn thư riêng), đối tượng điều chỉnh là những đối tượng thi hành được chỉ định đích danh.
Các văn bản áp dụng quy phạm pháp luật: Quyết định cá biệt, Lệnh ( lệnh ân sá),Bản án, Nội quy, Quy chế, Quy định, Điều lệ ( là những văn bản đi kèm với một loại văn bản khác )
- Văn bản hành chính thông thường:
Là văn bản dùng để giải quyết các công việc cụ thể có tính sự vụ trong hoạtđộng hành chính ( chỉ có tính thông tin điều hành và không đưa ra các quyết định quảnlý)
Trang 6* Văn bản hành chính thông thường không đưa ra các quyết định quản lí, do đó không được dùng để thay thế cho VBQPPL hoặc văn bản cá biệt: Công văn, Công điện,Thông báo, Thông cáo, Báo cáo, Tờ trình, Biên bản, kế hoạch, chương trình, đề
án, Phương án, diến văn.
* Các loại giấy: Giấy mời, đi đường, uỷ nhiệm, giới thiệu, chứng nhận, nghỉ phép, biên nhận hồ sơ.
* Các loại phiếu: Phiếu gửi, phiếu chuyển,
- Văn bản chuyên ngành:
Là những văn bản mang tính đặc thù về chuyên môn nghiệp vụ, được hìnhthành trong các lĩnh vực QLNN cụ thể, nhằm giúp cho cơ quan chuyên môn thực hiệnmột số chức năng được nhà nước uỷ quyền
* Văn bản chuyên môn trong lĩnh vực: Tài chính, Tư pháp, Ngoại giao…VD:
- Bản kê khai hàng hoá xuất, nhập khẩu – ngành Hải quan
- Học bạ, sổ điểm, sổ liên lạc… ngành Giáo dục
- Giấy chứng sinh, Giấy nhập viện, xuất viện, sổ y bạ… ngành Y tế
- Hoá đơn, phiếu thu, phiếu chi, bảng thống kê… Ngành Tài chính
* Văn bản kỹ thuật trong lĩnh vực: Xây dựng, Kiến trúc, Trắc địa, Bản đồ, Khítượng
VD: Đồ án, bản vẽ thiết kế, quy trình công nghệ…
Đặc điểm:
- Về nội dung: Mang tính đặc thù nghiệp vụ, chuyên môn sâu
- Về hình thức: Có tính khuôn mẫu cao ( thường được in sẵn )
2.4 Chức năng của văn bản Quản lý Nhà nước
2.4.1 Chức năng thông tin
Văn bản được sản sinh ra trước hết do nhu cầu giao tiếp, như vậy chức năngthông tin có ở tất cả các loại văn bản Đây là chức năng được nói đến đầu tiên, trướcnhất và cũng là chức năng quan trọng nhất bởi vì thông qua chức năng này các chứcnăng khác mới được thể hiện
Thông tin chứa trong văn bản quản lí Nhà nước khác với mọi dạng thông tinkhác: Nó là thông tin mang tính chính thống, bền vững và độ chính xác cao, nó hướngmọi người đến hành động do Nhà nước đặt ra
Chức năng thông tin của văn bản thể hiện qua mấy mặt sau:
+ Ghi lại các thông tin quản lý;
+ Truyền đạt các thông tin quản lý từ nơi này đến nơi khác trong hệ thông quản
lý hay từ cơ quan đến cá nhân;
+ Giúp cơ quan thu nhận thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý;
+ Giúp các cơ quan đánh giá các thông tin thu được qua các hệ thông truyềnđạt thông tin khác nhau;
Thông tin chứa đựng trong văn bản thể hiện dưới dạng : Thông tin quá khứ;
Trang 7thông tin hiện hành; thông tin dự báo.
Thông tin trong văn bản phải thoả mãn yêu cầu đầy đủ, chính xác, kịp thời
2.4.2.Chức năng pháp lý
Chức năng này chỉ có ở văn bản Quản lí Nhà nước, điều đó phản ánh nội dungvăn bản Quản lí Nhà nước ( đặc biệt là văn bản Quy phạm pháp luật ); nó chứa đựngcác quy phạm, các quy định, các tiêu chuẩn, các chế độ chính sách Tất cả các điều ấylàm cơ sở cho các cơ quan Nhà nước thực thi công vụ
Chức năng pháp lí của văn bản nó cho phép trong trật tự pháp lí của nó thì côngdân được làm tất cả những gì mà pháp luật không cấm, đồng thời nêu các quyền vànghĩa vụ của công dân Mặt khác chức năng này làm cơ sở để tổ chức bộ máy Nhànước, đề xây dựng biên chế, quy định chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan trong bộmáy
Có thể hiểu một cách ngắn gọn chức năng pháp lí của văn bản là:
- Nó làm căn cứ cho hoạt động quản lý, đồng thời làm sợi dây ràng buộc tráchnhiệm của cơ quan Nhà nước về những vấn đề xã hội mà các cơ quan Nhà nước với tưcách là chủ thể quản lí lĩnh vực ấy
- Nó là cơ sở pháp lí để công dân thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình
Chức năng này được thể hiện ở những phương diện dưới đây:
- Ghi lại các quy phạm pháp luật và các quan hệ về mặt luật pháp tồn tại trong
xã hội
- Là cơ sở pháp lý cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức, đoàn thể…
- Là sản phẩm của sự vận dụng các quy phạm pháp luật vào đời sống thực tế,vào quản lý NN và quản lý xã hội, phản ánh quá trình giải quyết các nhiệm vụ trênphương diện pháp lý theo quy định của pháp luật hiện hành
2.4.3.Chức năng quản lý và điều hành
Đây là chức năng có ở những văn bản được sản sinh ra trong môi trường quản
lí Chức năng quản lí của văn bản được thể hiện ở việc chúng tham gia vào tất cả cácgiai đoạn của quá trình quản lí Quản lí là một quá trình gồm nhiều khâu từ: hoạchđịnh, xây dựng tổ chức, xây dựng biên chế, ra quyêt định, tổ chức thực hiện quyếtđịnh, kiểm tra đánh giá Trong tất cả các khâu nói trên khâu nào cũng cần có sự thamgia của văn bản Trong hoạt động quản lí của xã hội hiện đại thì mọi quyết định quản líđều phải thể hiện bằng văn bản Như vậy văn bản là một công cụ đầy hiệu lực trongmột quá trình quản lí
Văn bản là yếu tố tạo nên quan hệ giữa các cơ quan thuộc bộ máy quản lý NN,
là yếu tố hợp thức hóa các hoạt động quản lý của các cơ quan này
2.4.4.Chức năng văn hoá xã hội
Văn bản cũng là sản phẩm sáng tạo của con người, góp phần quan trọng trongviệc ghi lại và truyền bá những truyền thống văn hóa giữa các thế hệ, giữa các quốcgia
Trang 8Văn bản quản lý nhà nước là phương tiện, đồng thời cũng là sản phẩm của quátrình quản lý và cải tạo xã hội, văn bản quản lý nhà nước có tính chất xã hội và biểuđạt tính giai cấp sâu sắc.
Văn bản cho thấy một cách trực tiếp nhiều vấn đề xã hội khác nhau và cáchthức đề cập, giải quyết những vấn đề đó trong từng phạm vi thời điểm cụ thể
2.4.5.Chức năng thống kê
Văn bản quản lý Nhà nước khi được sử dụng vào mục đích thống kê thì nhữngthông tin thống kê, các số liệu thống kê có ý nhgiã to lớn giúp các nhà lãnh đạo nắmbắt, phân tích tình hình, kiểm tra chất lượng và hiệu quả công việc trong quá trìnhquản lý Văn bản là công cụ để nói lên tiếng nói của những con số, những sự kiện,những vấn đề xã hội…
2.4.6.Chức năng sử liệu
Văn bản là một công cụ để ghi lại lịch sử của một dân tộc, quốc gia, một thờiđại, một cơ quan tổ chức Có thể nói văn bản là một công cụ khách quan để nghiên cứu
về quá trình lịch sử phát triển của một tổ chức, một quốc gia
Văn bản phản ánh những biến cố xã hội, những sự kiện lịch sử đã hoặc đangxảy ra Mọi biến cố lịch sử, mọi biến cố của cuộc sống xã hội đương đại đều đượcphản ánh trong nội dung của hệ thống văn bản Thông qua hệ thống văn bản người ta
có thể nhận biết được những biến cố, những sự kiện, những vấn đề kinh tế, chính trị,
xã hội của thời điểm ban hành văn bản Chúng như những bức tranh lịch sử phán ánhthực tại xã hội Những văn bản chứa đựng chúng được lưu giữ qua thời gian, trở thànhnhững vật chứng sử liệu quan trọng
3 Quy trình soạn thảo văn bản
3.1 Khái niệm
Quy trình soạn thảo văn bản là các bước đi phù hợp và bố trí chúng sao cho hợp
lí đối với từng loại văn bản
3.2 Các bước cụ thể
Bước 1: Xác định tính chất, nội dung của vấn đề cần ban hành văn bản.
- Thu thập thông tin
- Phân tích lựa chọn các TT
- Lựa chọn phương án
Bước 2: Viết dự thảo văn bản trên cơ sở các thông tin đã thu thập Soạn thảo phải phù
hợp với thể thức, hình thức theo quy định của nhà nước
Bước 3: Lãnh đạo phụ trách trực tiếp (Trưởng, phó) duyệt bản thảo trước khi trình lên
lãnh đạo cơ quan
Nếu văn bản có tính chất quan trọng, nội dung phức tạp có nhiều vấn đề cầntham khảo ý kiến các bộ phận có liên quan và ý kiến của cán bộ pháp chế trước khitrình lãnh đạo cơ quan ký
Bước 4: Hoàn chỉnh dự thảo lần cuối, đánh máy ( hoặc in), soát lại văn bản và trình ký
chính thức
Bước 5: Nhân bản, ghi số, ngày, tháng và thủ tục văn thư phát hành và lưu văn bản.
Trang 9II.THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN
1 Thể thức của văn bản
1.1 Khái niệm về thể thức văn bản
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm nhữngthành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trongnhững trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định theo quy định( Thông tư số: 01/2011/BNV )
Hiện nay thể thức văn bản được thống nhất theo quy định tại các văn bản như:Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật thông qua tại kỳ họp thứ 10, Quốc hộikhoá IX, ngày 12 tháng 11 năm 1996; Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật củaHội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân số 31/2004/QH11 ngày 03/12/2004; Thông tư số01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản và Nghi định số 91/ 2006/NĐ-CP của Chính phủ ngày 06/9/2006 về việc quyđịnh chi tiết thi hành một số điều của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật củaHội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004của Chính phủ về công tác văn thư
1.2 Các thành phần thể thức văn bản
- Quốc hiệu
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
- Số, ký hiệu của văn bản
- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
- Trích yếu nội dung công văn hành chính
- Nội dung văn bản
- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
- Dấu của cơ quan, tổ chức
- Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành
- Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail; địa chỉ Website; số điện thoại, số Telex, số Fax
2 Kỹ thuật trình bày văn bản
Kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV bao gồmkhổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức,
Trang 10phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với vănbản soạn thảo trên máy vi tính và in ra giấy; văn bản được soạn thảo bằng các phươngpháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn;không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấnphẩm khác.
2.1 Phông chữ, khổ giấy, kiểu trình bày, định lề và đánh số trang văn bản
- Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việtcủa bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001
- Khổ giấy
Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm).Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyểnđược trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổA5)
- Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)
Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm;
Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm;
Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm;
Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm
- Đánh số trang: Số trang được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy bằng chữ
số Ả-rập, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, không đánh số trang thứ nhất, số trang phụ lụcđược đánh số riêng theo từng phụ lục
- Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4được thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản kèm theo Thông tư
số 01/2011 (Phụ lục II) Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một tranggiấy khổ A5 được áp dụng tương tự theo sơ đồ tại Phụ lục trên
Trang 11Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được
trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in
thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ chữ 13;nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm; đượcđặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa cáccụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dàibằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline), cụ thể:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
1 Thể thức
Đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Văn phòng Quốchội; Hội đồng dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội hoặc Hội đồng nhân dân và Ủy bannhân dân các cấp; Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Tậpđoàn Kinh tế nhà nước, Tổng công ty 91 không ghi cơ quan chủ quản
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức chủquản trực tiếp (nếu có) (đối với các tổ chức kinh tế có thể là công ty mẹ) và tên của cơquan, tổ chức ban hành văn bản
a) Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc được viết tắttheo quy định tại văn bản thành lập, quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổchức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc công nhận tư cách pháp nhân của cơquan, tổ chức có thẩm quyền, ví dụ:
HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN
TỈNH NGHỆ AN TỈNH THÁI NGUYÊN ỦY BAN NHÂN DÂN
b) Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ thông dụngnhư Ủy ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND), Việt Nam (VN), ví dụ:
Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cùng
cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng Nếu tên cơ quan, tổ chức chủ quảndài, có thể trình bày thành nhiều dòng
Trang 12Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữnhư cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan,
tổ chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2
độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ Trường hợp tên cơ quan, tổ chứcban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng, ví dụ:
BỘ NỘI VỤ
CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ
NHÀ NƯỚC
Các dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn
- Số, ký hiệu của văn bản
1 Thể thức
a) Số của văn bản
Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ chức Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm
b) Ký hiệu của văn bản
- Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theobảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Thông tư này (Phụ lục I) và chữviết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước (áp dụng đối với chức danh Chủtịch nước và Thủ tướng Chính phủ) ban hành văn bản, ví dụ:
Nghị quyết của Chính phủ ban hành được ghi như sau: Số: …/NQ-CP
Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ ban hành được ghi như sau: Số: …/CT-TTg.Quyết định của Thường trực Hội đồng nhân dân ban hành được ghi như sau:Số: …/QĐ-HĐND
Báo cáo của các ban của Hội đồng nhân dân được ghi như sau: Số HĐND
…/BC Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chứcdanh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị (vụ, phòng, ban, bộ phận)soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có), ví dụ:
Công văn của Chính phủ do Vụ Hành chính Văn phòng Chính phủ soạn thảo:Số: …/CP-HC
Công văn của Bộ Nội vụ do Vụ Tổ chức Cán bộ Bộ Nội vụ soạn thảo: Số:
Trang 13văn bản thì phải lấy số của Hội đồng, Ban, ví dụ Quyết định số 01 của Hội đồng thituyển công chức Bộ Nội vụ được trình bày như sau:
BỘ NỘI VỤ
HỘI ĐỒNG THI TUYỂN CÔNG CHỨC
Số: 01/QĐ-HĐTTCCViệc ghi ký hiệu công văn do UBND cấp huyện, cấp xã ban hành bao gồm chữviết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành công văn và chữ viết tắt tên lĩnh vực (các lĩnhvực được quy định tại Mục 2, Mục 3, Chương IV, Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và
Ủy ban nhân dân năm 2003) được giải quyết trong công văn
Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặclĩnh vực (đối với UBND cấp huyện, cấp xã) do cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảođảm ngắn gọn, dễ hiểu
2 Kỹ thuật trình bày
Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3, được đặt canh giữa dưới tên
cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ
13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10 phải ghithêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhómchữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ, ví dụ:
Số: 15/QĐ-HĐND (Quyết định của Thường trực Hội đồng nhân dân);
Số: 19/HĐND-KTNS (Công văn của Thường trực Hội đồng nhân dân do BanKinh tế ngân sách soạn thảo);
Số: 23/BC-BNV (Báo cáo của Bộ Nội vụ);
Số: 234/SYT-VP (Công văn của Sở Y tế do Văn phòng soạn thảo)
*Đối với văn bản QPPL
Số:… /Năm BHVB/Tên loại VB-Tên cơ quan BHVB
Ví dụ: Số : 60/2006/QĐ-BXD
Số : 367 /2006/NĐ-CP
*Đối với văn bản cá biệt, hành chính thông thường (VB có tên loại.)
Số:……./Tên loại văn bản- Tên cơ quan BHVB
Ví dụ: Quyết định khen thưởng của Trường A
Số: 10/QĐ-A
*Đối với văn bản hành chính thông thường (VB không có tên loại)
Số:………./Tên cơ quan BHVB- Tên đơn vị soạn thảo
Ví dụ:
- Công văn của Cục Quản lý nhà trực thuộc Bộ Xây dựng soạn thảo
Số: 01 / BXD-QLN.
Trang 14- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
1 Thể thức
a) Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tênriêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộctỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối với những đơn vị hànhchính được đặt tên theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọiđầy đủ của đơn vị hành chính đó, cụ thể như sau:
- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức Trung ương là tên củatỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ:
Văn bản của Bộ Công Thương, của Công ty Điện lực 1 thuộc Tập đoàn Điện
lực Việt Nam (có trụ sở tại thành phố Hà Nội): Hà Nội,
Văn bản của Trường Cao đẳng Quản trị kinh doanh thuộc Bộ Tài chính (có trụ
sở tại thị trấn Như Quỳnh, huyện Mỹ Văn, tỉnh Hưng Yên): Hưng Yên,
Văn bản của Viện Hải dương học thuộc Viện Khoa học và Công nghệ Việt
Nam (có trụ sở tại thành phố Nha Trang, tỉnh Khánh Hòa): Khánh Hòa,
Văn bản của Cục Thuế tỉnh Bình Dương thuộc Tổng cục Thuế (có trụ sở tại thị
xã Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương): Bình Dương,
- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh:
+ Đối với các thành phố trực thuộc Trung ương: là tên của thành phố trực thuộcTrung ương, ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội và của các sở, ban, ngành
thuộc thành phố: Hà Nội, của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh và của các sở, ban, ngành thuộc thành phố: Thành phố Hồ Chí Minh,
+ Đối với các tỉnh là tên của tỉnh, ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh Hải Dương và của các sở, ban, ngành thuộc
tỉnh (có trụ sở tại thành phố Hải Dương, tỉnh Hải Dương): Hải Dương, của Ủy ban
nhân dân tỉnh Quảng Ninh và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố
Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh): Quảng Ninh, của Ủy ban nhân dân tỉnh Lâm Đồng và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Đà Lạt, tỉnh Lâm Đồng): Lâm Đồng,
Trường hợp địa danh ghi trên văn bản của cơ quan thành phố thuộc tỉnh mà tênthành phố trùng với tên tỉnh thì ghi thêm hai chữ thành phố (TP.), ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Tĩnh (tỉnh Hà Tĩnh) và của các
phòng, ban thuộc thành phố: TP Hà Tĩnh,
- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp huyện là tên củahuyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn (thành phố Hà Nội) và của các
phòng, ban thuộc huyện: Sóc Sơn,
Văn bản của Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp (thành phố Hồ Chí Minh), của các
phòng, ban thuộc quận: Gò Vấp,
Trang 15Văn bản của Ủy ban nhân dân thị xã Bà Rịa (tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu) và của các
phòng, ban thuộc thị xã: Bà Rịa,
- Địa danh ghi trên văn bản của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và củacác tổ chức cấp xã là tên của xã, phường, thị trấn đó, ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân xã Kim Liên (huyện Nam Đàn, tỉnh Nghệ An):
Kim Liên,
Văn bản của Ủy ban nhân dân phường Điện Biên Phủ (quận Ba Đình, TP Hà
Nội): Phường Điện Biên Phủ,
- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức và đơn vị vũ trang nhândân thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng được thực hiện theo quyđịnh của pháp luật và quy định cụ thể của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng
b) Ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được banhành
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày,tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2phải ghi thêm số 0 ở trước, cụ thể:
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 02 năm 2009
Quận 1, ngày 10 tháng 02 năm 2010
2 Kỹ thuật trình bày
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng mộtdòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểuchữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địadanh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu
- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
QUYẾT ĐỊNH
Về việc điều động cán bộ
Trang 16Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ “V/v” bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản, ví dụ:
Số: 72/VTLTNN-NVĐPV/v kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2009
- Nội dung văn bản
1 Thể thức
a) Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của văn bản
Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau:
- Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;
- Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quyđịnh của pháp luật;
- Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;
- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;
- Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương và từngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết) Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xácđịnh rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản;
- Chỉ được viết tắt những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn ngữ tiếngViệt dễ hiểu Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì cóthể viết tắt, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong dấungoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó;
- Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, kýhiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành vănbản, trích yếu nội dung văn bản (đối với luật và pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên củaluật, pháp lệnh), ví dụ: “… được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư”; trong các lần viện dẫn tiếptheo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó;
- Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo Phụ lục VI - Quy địnhviết hoa trong văn bản hành chính
b) Bố cục của văn bản
Tùy theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để banhành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểmhoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định,
cụ thể:
- Nghị quyết (cá biệt): theo điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm;
- Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hànhkèm theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;
- Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm;
Trang 17- Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm hoặctheo khoản, điểm.
Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều thìphần, chương, mục, điều phải có tiêu đề
2 Kỹ thuật trình bày
Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6
Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều cảhai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn bản phải dùngcùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm(1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảngcách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn(single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đagiữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines)
Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứphải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằngdấu “phẩy”
Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều,khoản, điểm thì trình bày như sau:
- Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương đượctrình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14,kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã Tiêu đề (tên) củaphần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến
14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Mục: Từ “Mục” và số thứ tự của mục được trình bày trên một dòng riêng,canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tựcủa mục dùng chữ số Ả - rập Tiêu đề của mục được trình bày ngay dưới, canh giữa,bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
- Điều: Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ inthường, cách lề trái 1 default tab, số thứ tự của điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự
có dấu chấm; cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm;
- Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự
có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; nếukhoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng,bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng;
- Điểm: Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ
tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phầnlời văn (13-14), kiểu chữ đứng
Trường hợp nội dung văn bản được phân chia thành các phần, mục, khoản,điểm thì trình bày như sau:
- Phần (nếu có): Từ “Phần” và số thứ tự của phần được trình bày trên một dòngriêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; số thứ
tự của phần dùng chữ số La Mã Tiêu đề của phần được trình bày ngay dưới, canhgiữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
Trang 18- Mục: Số thứ tự các mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm và được trìnhbày cách lề trái 1 default tab; tiêu đề của mục được trình bày cùng một hàng với số thứ
tự, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự
có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; nếukhoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng,bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng,đậm;
- Điểm trình bày như trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần,chương, mục, điều, khoản, điểm
- Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
1 Thể thức
a) Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:
- Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trướctên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức, ví dụ:
- Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.”(ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu, ví dụ:
KT CHỦ TỊCH
Trường hợp cấp phó được giao phụ trách thì thực hiện như cấp phó ký thay cấptrưởng;
- Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức
vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:
b) Chức vụ của người ký
Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bảntrong cơ quan, tổ chức; chỉ ghi chức vụ như Bộ trưởng (Bộ trưởng, Chủ nhiệm), Thứtrưởng, Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Giám đốc, Phó Giám đốc, Q Giám đốc (Quyền Giámđốc) v.v…, không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định như: cấp phóthường trực, cấp phó phụ trách, v.v…; không ghi lại tên cơ quan, tổ chức, trừ các vănbản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan, tổ chức ban hành; việc ký thừa lệnh,
ký thừa ủy quyền do các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể bằng văn bản
Chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn (không thuộc cơ cấu tổ chứccủa cơ quan được quy định tại quyết định thành lập; quyết định quy định chức năng,nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan) ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký
Trang 19văn bản trong ban hoặc hội đồng Đối với những ban, hội đồng không được phép sửdụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trongban hoặc hội đồng, không được ghi chức vụ trong cơ quan, tổ chức.
Chức vụ (Chức danh) của người ký văn bản do hội đồng hoặc ban chỉ đạo của Nhànước ban hành mà lãnh đạo Bộ Xây dựng làm Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban, Chủ tịchhoặc Phó Chủ tịch Hội đồng được ghi như sau, ví dụ:
TM HỘI ĐỒNG CHỦ TỊCH
(Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng)
BỘ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNG
Nguyễn Văn A
KT TRƯỞNG BAN PHÓ TRƯỞNG BAN
(Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng)
THỨ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNG
Trần Văn B
Chức vụ (Chức danh) của người ký văn bản do hội đồng hoặc ban của Bộ Xây dựngban hành mà Thứ trưởng Bộ Xây dựng làm Chủ tịch Hội đồng hoặc Trưởng ban, lãnh đạo cácCục, Vụ thuộc Bộ Xây dựng làm Phó Chủ tịch Hội đồng hoặc Phó Trưởng ban được ghi nhưsau, ví dụ:
(Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng)
VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ
Lê Văn C
c) Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản
Đối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học
vị và các danh hiệu danh dự khác Đối với văn bản giao dịch; văn bản của các tổ chức
sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học hoặc lực lượng vũ trang được ghi thêm học hàm,học vị, quân hàm
Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c
- Dấu của cơ quan, tổ chức
1 Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 vàKhoản 3 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chínhphủ về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan; việc đóng dấu giáp lai
Trang 20đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quyđịnh tại Khoản 4 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP.
2 Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai được đóngvào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờgiấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản
- Nơi nhận
1 Thể thức
Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản và
có trách nhiệm như để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm tra, giám sát; để báocáo; để trao đổi công việc; để biết và để lưu
Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản Căn cứ quy định của phápluật; căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức và quan hệ côngtác; căn cứ yêu cầu giải quyết công việc, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trìsoạn thảo có trách nhiệm đề xuất những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận vănbản trình người ký văn bản quyết định
Đối với văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên từng cơquan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; đối với văn bản được gửi cho một hoặc một sốnhóm đối tượng nhất định thì nơi nhận được ghi chung, ví dụ:
- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;
- Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
Đối với những văn bản có ghi tên loại, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” vàphần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản
Đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần:
- Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặcđơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc;
- Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo làtên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản
2 Kỹ thuật trình bày
Nơi nhận được trình bày tại ô số 9a và 9b
Phần nơi nhận tại ô số 9a được trình bày như sau:
- Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản đượctrình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng;
- Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan, tổchức hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân đượctrình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc
cá nhân trở lên thì xuống dòng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơquan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầudòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm; các gạch đầudòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm
Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung đối với công văn hành chính và cácloại văn bản khác) được trình bày như sau:
Trang 21- Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ
“quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm, bằng chữ inthường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm;
- Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trìnhbày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và
cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên mộtdòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩu; riêngdòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt
“VT” (Văn thư cơ quan, tổ chức), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận)soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong trường hợp cần thiết), cuối cùng làdấu chấm
d) Đối với công văn, ngoài các thành phần được quy định có thể bổ sung địa chỉ
cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉtrang thông tin điện tử (Website)
đ) Đối với những văn bản cần được quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát hànhphải có ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành
e) Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn
về phụ lục đó Phụ lục văn bản phải có tiêu đề; văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì cácphụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã
g) Văn bản có hai trang trở lên thì phải đánh số trang bằng chữ số Ả-rập
Trang 22Con dấu các độ khẩn được khắc sẵn hình chữ nhật có kích thước 30mm x 8mm,40mm x 8mm và 20mm x 8mm, trên đó các từ “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HỎATỐC” và “HỎA TỐC HẸN GIỜ” trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ Times NewRoman cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và đặt cân đối trong khung hình chữnhật viền đơn Dấu độ khẩn được đóng vào ô số 10b Mực để đóng dấu độ khẩn dùngmàu đỏ tươi.
c) Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành trình bày tại ô số 11; các cụm từ “TRẢ LẠISAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ”trình bày cân đối trong một khung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa, phông chữTimes New Roman, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm
d) Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, sốTelex, số Fax; địa chỉ Trang thông tin điện tử (Website)
Các thành phần này được trình bày tại ô số 14 trang thứ nhất của văn bản, bằngchữ in thường, cỡ chữ từ 11 đến 12, kiểu chữ đứng, dưới một đường kẻ nét liền kéodài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản
đ) Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành
Được trình bày tại ô số 13; ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng bản bằng chữ sốẢ-rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng
e) Phụ lục văn bản
Phụ lục văn bản được trình bày trên các trang riêng; từ “Phụ lục” và số thứ tựcủa phụ lục được trình bày thành một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡchữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tên phụ lục được trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡchữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm
SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN
(Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)
Trang 231 4 5a
9a 12
9b 13
20-25 mm
Trang 24Ghi chú:
2 : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
3 : Số, ký hiệu của văn bản
4 : Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
5a : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
5b : Trích yếu nội dung công văn hành chính
6 : Nội dung văn bản
7a, 7b, 7c : Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
8 : Dấu của cơ quan, tổ chức
13 : Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành
14 : Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail; địa chỉ Website;
số điện thoại, số Telex, số Fax
* NHỮNG YÊU CẦU CHUNG ĐỐI VỚI VIỆC SOẠN THẢO VĂN BẢN
- Nắm vững đường lối chính sách của Đảng để thể chế hoá chính sách thànhpháp luật
- Văn bản được ban hành phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm
vi tác động
- Nắm vững nội dung, phương thức giải quyết công việc đưa ra phải rõ ràng,phù hợp với pháp lệnh hiện hành, thiết thực và đáp ứng nhu cầu thực tế và có tính khảthi
1 Yêu cầu về nội dung
a, Đúng đắn về mặt chính trị
- Đúng với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và pháp lụât Nhà nước
- Phục vụ cho nhiệm vụ chính trị của cơ quan, tổ chức
b, Đảm bảo tính chính xác về mặt pháp lý
- Đúng thẩm quyền ban hành
- Phải đảm bảo tính thống nhất và tính chính xác của pháp luật
- Không làm thiệt hại đến lợi ích của dân
Trang 25- Dẫn chứng, trích dẫn phải rõ ràng, cụ thể, sự kiện nêu ra phải đầy đủ, thiếtthực, đáp ứng yêu cầu của cuộc sống.
- Tôn trọng điều ước quốc tế mà nhà nước đã ký kết hoặc tham gia
c, Đảm bảo tính đại chúng.
- Phù hợp với người đọc, người nghe
- Nội dung thiết thực, lời lẽ giản đơn, dễ nhớ, dễ hiểu
2 Yêu cầu về hình thức
- Đúng với thể thức quy định ( đầy đủ các yếu tố thể thức bắt buộc và bổ sung nếu có, thiết lập và bố trí các yếu tố đúng theo quy định hiện hành )
- Bố cục cân đối, hài hoà
- Đánh máy, sao in sạch sẽ không sai sót về lỗi chính tả
3 Yêu cầu về thời gian
Văn bản được ban hành phải đúng thời điểm, phải đúng thời gian Văn bản màban hành sớm quá, hay muộn quá không làm phát huy tính giá trị của văn bản
4 Yêu cầu về ngôn ngữ văn phong
+ Dùng ngôn ngữ chính thức của cả nước là chủ yếu ( tiếng việt)
+ Không dùng tiếng địa phương, từ lóng, từ cổ
+ Dùng từ nước ngoài, ngôn ngữ dân tộc chỉ khi từ ấy chưa phiên âm ra tiếngviệt
+ Dùng từ chuyên môn khi đối tượng thi hành là các nhà chuyên môn Còn vănbản được ban hành rộng rãi phải được giải thích, trích dẫn rõ ràng
Trang 26+ Viết câu đủ thành phần nội dung
+ Diễn đạt chính xác
+ Đảm bảo logic
+ Đánh dấu câu đúng quy đinh về chức năng ngữ pháp
Câu hỏi ôn tập:
Câu 1: văn bản là gì? Hãy nêu các đặc điểm của văn bản
Câu 2: Hãy trình bày vai trò và tác dụng của văn bản
Câu 3: Văn bản quản lý Nhà nước là gì? Hãy trình bày cách phân loại văn bản quản lý Nhà nước
Câu 4: Hãy nêu đặc điểm, vai trò và tác dụng của văn bản quản lý Nhà nước
Câu 5: Hãy nêu các loại văn bản thường được dùng trong xã hội, trong công tác kế toán loại văn bản nào được sử dụng nhiều nhất?
Câu 6: Thể thức của văn bản là gì? Hãy trình bày các yếu tố trong phần thể thức của văn bản Tại sao phải ban hành văn bản theo đúng thể thức?
Câu7: Chữa các lỗi sai về thể thức của văn bản
Chương II VĂN BẢN HÀNH CHÍNH - KỸ THUẬT SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN
VBHC dùng để giải quyết các công việc cụ thể có tính sự vụ trong hoạt độnghành chính (VBHC không đưa ra các quyết định quản lý mà chỉ mang tính thông tinđiều hành)
Là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn bảnquy phạm pháp luật hoặc dùng để giải quyết các vấn đề cụ thể:
Trang 27- Nội dung truyền đạt: Các thông tin quản lý, giải quyết các công việc cụ thể tuỳtheo chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
- Có hình thức, trình tự, thủ tục theo pháp luật quy định
Trang 28Căn cứ vào mục đích sử dụng có thể chia văn bản hành chính thành 2 nhóm:
+ Nhóm VBHC dùng để thông tin giao dịch: Gồm có công văn, báo cáo, tờ
trình, thông báo, công điện, giấy giới thiệu Loại văn bản này để trao đổi thông tin,hướng dẫn công tác, tổng kết hoạt động, phản ánh tình hình, đề xuất ý kiến
+ Văn bản hành chính dùng để ghi nhận một sự kiện: Biên bản, văn bằng
chứng chỉ, hóa đơn, giấy chứng nhận Loại văn bản này ghi lại các sự kiện đã hoặcđang xảy ra nhằm cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý
VBHC chiếm khối lượng lớn trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, làphương tiện không thể thiếu trong các hoạt động tác nghiệp cụ thể Nó vừa có ý nghĩapháp lí vừa có ý nghĩa thực tiễn trong hoạt động quản lý NN, quản lí XH
II KỸ THUẬT SOẠN THẢO MỘT SỐ VBHC THÔNG DỤNG
1 Công văn
1.1 Khái niệm
Công văn là loại văn bản hành chính không có tên loại cụ thể, được sử dụng rộng rãi trong các cơ quan nhà nước, các tổ chức, doanh nghiệp, công văn là phương tiện để giao dịch, trao đổi giải quyết công việc của cơ quan Nhà nước cấp trên với cơ quan Nhà nước cấp dưới, cơ quan ngang cấp và với quần chúng nhân dân.
Công văn là loại văn bản hành chính thông dụng nhất, được sử dụng phổ biếnhàng ngày trong các cơ quan Nhà nước, thậm chí trong các tổ chức xã hội và doanhnghiệp trong hoạt động hàng ngày cũng phải soạn thảo và sử dụng công văn để thựchiện các hoạt độn thông tin và giao dịch nhằm thực hiện các chức năng và nhiệm vụcủa mình
Công văn là loại văn bản mang tính chất trao đổi thông tin như một loại thư từbình thường nhưng là đại diện cơ quan để giải quyết công việc chung
- Nhận và chuyển công văn được tuân thủ theo một quy trình thủ tục nhất định
- Công văn có thể là văn bản nội bộ, văn bản đến hoặc đi với nhiều nội dungkhác nhau
1.3 Phạm vi sử dụng
Căn cứ vào nội dung công văn được chia thành:
+ Công văn đề nghị, yêu cầu
+ Công văn hướng dẫn
Trang 29+ Công văn giải thích
+ Công văn đôn đốc, nhắc nhở
+ Công văn trả lời ( phúc đáp )
+ Công văn trao đổi xin ý kiến
+ Công văn thăm hỏi
+ Công văn mời họp
+ Công văn cảm ơn
+ Công văn chỉ đạo
1.4 Kỹ thuật soạn thảo
1.4.1 Thể thức và kỹ thuật trình bày
TÊN CQ, TC CẤP TRÊN (1)
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
(2)Sè: / (3) - (4)
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có)
(2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành côngvăn
Trang 30(4) Chữ viết tắt tên đơn vị (Vụ, phòng, ban, tổ, bộ phận chức năng) soạn thảocông văn.
(5) Địa danh
(6) Trích yếu nội dung công văn
(7) Nội dung công văn
(8) Ghi quyền hạn, chức vụ của người ký như Bộ trưởng, Cục trưởng, Giámđốc, Viện trưởng v.v…; trường hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo thì ghi chữ viết tắt
“TM” trước tên cơ quan, tổ chức hoặc tên tập thể lãnh đạo, ví dụ: TM Ủy ban nhândân, TM Ban Thường vụ, TM Hội đồng…; nếu người ký công văn là cấp phó củangười đứng đầu cơ quan, tổ chức thì ghi chữ viết tắt “KT” vào trước chức vụ củangười đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ của người ký công văn; các trường hợp khácthực hiện theo hướng dẫn tại Khoản 1, Điều 12 của Thông tư này
(9) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần)
(10) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần)(11) Địa chỉ cơ quan, tổ chức; số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ E-Mail;Website (nếu cần)
* Nếu nơi nhận (kính gửi) là những chức danh, chức vụ cao cấp của Nhà nước,thì phần nơi nhận không ghi “như trên” mà ghi trực tiếp những chức danh, chức vụ ấyvào
1.4.2 Kỹ thuật soạn thảo nội dung
*Phần đặt vấn đề:
Nêu lý do mục đích viết công văn hay dựa vào cơ sở nào để viết công văn Cóthể giới thiệu tổng quát nội dung vấn đề đưa ra, làm rõ mục đích, yêu cầu của vấn đềđưa ra
Ví dụ: Phần đặt vấn đề của một công văn hướng dẫn (nói rõ lý do vì sao phảihướng dẫn và hướng dẫn vấn đề gì)
“ Thực hiện Quyết định số: 09/2010/QĐ-UB của UB nhân dân thành phố Hà nội về mức giá đất đền bù cho các hộ dân trong diện giải toả để xây dựng các công trình trọng điểm, trước các vướng mắc nảy sinh trong quá trình thực hiện, UBND thành phố Hà nội hướng dẫn cụ thể một số việc phải làm trong quá trình thực hiện văn bản
đó như sau:”
Ví dụ: Một công văn hướng dẫn của cấp trên có thể mở đầu như sau
Vừa qua Bộ… đã có chỉ thị về tổng kết kỳ thi tuyển sinh vào đại học năm 2005-2006 Trường xin hướng dẫn để các khoa thực hiện tốt chỉ thị của Bộ theo các yêu cầu dưới đây….
Ví dụ: Trong trường hợp công văn trả lời một cơ quan nào đó gửi để xin ý kiếnthì cơ quan trả lời thường mở đầu bằng cụm từ :
Trả lời công văn số… ngày… tháng…năm … của … về việc ….cơ quan xin có ý kiến như sau…
Ví dụ: Một công văn cảm ơn (trình bày lý do cảm ơn: tóm tắt nội dung sự kiện,hoặc các hoạt động vừa diễn ra: sự đóng góp của đơn vị cần cám ơn đối với hoạt động
Trang 31đó; kết quả đạt được )
Cơ quan chúng tôi đã nhận được quà tặng của … Gửi cho đồng bào của tỉnh
… bị bão lụt trong tháng 5 vừa qua.
Ví dụ: Một công văn hỏi ý kiến có thể mở đầu như sau
“Cơ quan … chúng tôi dự định sẽ tổ chức xây dựng công trình “Nhà văn hoá
và truyền thống” của… theo mẫu thiết kế kèm theo đây….
+ Nếu là công văn đôn đốc: Đảm bảo tính nghiêm túc, nêu được hậu quả củacông việc, nếu chậm trễ, quan liêu
+ Nếu công văn từ chối : Nên có tính động viên, an ủi song phải làm bật tínhnguyên tác của công việc
+ Nếu là công văn thăm hỏi: Cần phải thể hiện tình cảm ân cần, chân thật,không sáo mòn
+ Công văn đề xuất: Cần phải viết thật logic, chặt chẽ, có lập luận xác đáng
*Phần kết thúc
Đây là phần kết thúc của văn bản Vậy cần viết ngắn ngọn để làm cho nội dungnêu trong công văn được khẳng định thêm, hoặc làm sáng tỏ hơn yêu cầu thực hiện vàlời cảm ơn
VD: Công văn đề nghị phần kết thúc được viết như sau:
- Đề nghị Bộ sớm có ý kiến chỉ đạo để giúp đơn vị kịp thời tháo gỡ những khókhăn trên
- Chúng tôi rất mong sớm nhận được văn bản Của quý cơ quan góp ý kiến chobản đề án đã được gửi tới cơ quan ngày…
Xin trân trọng cảm ơn!
VD: Công văn thăm hỏi phần kết thúc được ghi như sau:
Chúc các cán bộ công nhân viên chức sớm khắc phục được khó khăn này để xínghiệp tiếp tục vươn lên Xin gửi tới các cán bộ lời chào thân ái
VD: Công văn cảm ơn phần kết thúc được viết như sau:
Xí nghiệp chúng tôi một lần nữa xin bày tỏ lòng biết ơn của mình đối với toàsoạn báo Lao động chủ nhật Chúc sự hợp tác giữa hai cơ quan tiếp tục phát triển
KẾT CẤU MỘT SỐ LOẠI CÔNG VĂN
Trang 32Công văn mời họp
+ Phần mở đầu: Nêu lí do, mục đích của cuộc họp, hội nghị
+ Phần nội dung: - Tóm tắt nội dung chính của cuộc họp, hội nghị ( nếu có )
- Thành phần tham dự
- Thời gian
- Địa điểm
- Ghi chú ( nếu có )+ Phần kết thúc: Lời yêu cầu, đề nghị đại biểu đến dự đúng giờ, hoặc mong sự
có mặt của đại biểu
Công văn đề nghị, yêu cầu:
Là văn bản của cơ quan cấp dưới gửi cho cơ quan cấp trên, hoặc các cơ quanngang cấp, ngang quyền giao dịch với nhau để đề nghị, yêu cầu giải quyết những côngviệc nào đó có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan đó.(Nếu là đề nghị những bức xúc của mình cho đối phương giải quyết thì gọi là công văn
đề nghị Nếu có những chế độ chính sách liên quan đến đơn vị mình nhưng chưa đượcthực hiện hay giải quyết thì gọi là công văn yêu cầu)
Bố cục của công văn đề nghị, yêu cầu được trình bày như sau:
+ Phần mở đầu: Nêu lí do của việc đề nghị, chất vấn, yêu cầu Có thể giới thiệukhái quát nội dung vấn đề đưa ra
+ Phần nội dung: Nêu thực trạng tình hình dẫn đến việc phải yêu cầu đề nghị
Nêu cụ thể nội dung của việc yêu cầu đề nghị Thời gian, cách thức giải quyết vấn đề
+ Phần kết thúc: Thể hiện việc mong mỏi được quan tâm, giúp đỡ, giải quyết vàphải thể hiện lời cảm ơn
Công văn trả lời: là công văn để đáp lại một văn bản đã hỏi nào đó về những vấn đề
mà các cơ quan, tổ chức, cá nhân có yêu cầu liên quan đến chức năng nhiệm vụ của cơquan ban hành văn bản
- Bố cục của công văn trả lời được trình bày như sau:
+ Phần mở đầu: Ghi rõ trả lời, phúc đáp công văn số….ngày ….tháng
… năm… của về vấn đề
+ Phần nội dung chính: Trả lời từng vấn đề mà cơ quan, đương sự yêu cầu Nếu phần nào, vấn đề nào chưa trả lời được thì phải giải thích rõ vì sao và hẹnthời gian trả lời
+ Phần kết thúc: Thường bằng một câu mang tính xã giao, lịch sự thể hiện sựquan tâm của người trả lời đối với người hỏi
Công văn hướng dẫn: là công văn dùng để hướng dẫn thực hiện một văn bản đã ban
hành nào đó cho phù hợp với tình hình cụ thể của tổ chức
- Bố cục của công văn hướng dẫn được trình bày như sau:
Trang 33+ Phần mở đầu: nêu khái quát vấn đề đặt ra cần được hướng dẫn, giải thích + Phần nội dung: Nêu rõ nguồn gốc, xuất xứ cảu chủ trương, chính sách, quyết
định cần được giải thích, hướng dẫn
Mục đích của chủ trương, chính sách
Phân tích ý nghĩa, tác dụng của chủ trương chính sách đó về mặt kinh tế, chínhtrị, xã hội
Cách thức tổ chức thực hiện
+ Phần kết luận: Yêu cầu phổ biến cho các cơ sở biết và tổ chức thực hiện đúng
tinh thần, chủ trương, chính sách, quyết định
Công văn đôn đốc, nhắc nhở: là văn bản của các cơ quan cấp trên gửi cho các cơ
quan cấp dưới nhằm đốc thùc hoặc nhắc nhở, chấn chỉnh hoạt động của cấp dưới khi
họ thực hiện chậm tiến độ hoặc thực hiện không chính xác nhiệm vụ đã giao cho
Bố cục của công văn đôn đốc, nhắc nhở được trình bày như sau:
- Phần mở đầu: Nhắc lại một chủ trương, kế hoạch, quyết định hoặc một vănbản đã được chỉ đạo, tổ chức thực hiện
- Phần nội dung: Tóm tắt tình hình thực hiện ( công việc đã làm được, ưukhuyết điểm, nguyên nhân )
+ Đề ra biện pháp tiếp tục thực hiện những vấn đề còn tồn tại
+ Giao trách nhiệm cho cơ quan, đơn vị trực tiếp tổ chức thực hiện và thựchiện
- Phần kết thúc: Yêu cầu cơ quan, đơn vị khẩn truơng triển khai và báo cáo kếtquả cho ban chỉ đạo, cho cấp trên
LƯU Ý:
- Công văn của cấp trên gửi xuống cấp dưới: Công văn chỉ đạo, yêu cầu, đôn đốc, nhắc nhở, trả lời, hướng dẫn, chấp thuận, cho phép
- Công văn cấp dưới gửi lên cấp trên: Công văn đề nghị, xin ý kiến, hỏi
- Công văn ngang cấp: Công văn đề nghị phối hợp, trao đổi, giao dịch
- Công văn Nhà nước gửi cho công dân: Hướng dẫn, giải thích, trả lời
MẪU MỘT SỐ LOẠI CÔNG VĂN
Trang 34UBND QUẬN X CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
UBND quận biểu dương các đơn vị đã chấp hành nghiêm túc chế độ báo cáo, đồngthời phê bình, nhắc nhở đối với đơn vị chưa thực hiện chế độ báo cáo đúng quy định./
- …
1.2) Công văn yêu cầu, đề nghị
Mẫu 1: công văn đề nghị thanh toán
… tháng … năm …
Theo điều khoản Thanh toán hợp đồng (điều …), bên Mua sẽ thanh toáncho bên Bán …% giá trị hợp đồng trong vòng …ngày kể từ ngày ký Biên bản bàngiao và nghiệm thu hàng hóa
Vậy, chúng tôi kính đề nghị quý cơ quan thanh toán …% giá trị hợp đồngtương đương số tiền: … đồng (…) theo đúng qui định trong hợp đồng
Tên tài khoản: Công ty
Số tài khoản: tại Ngân hàng – Chi nhánh
Rất mong nhận được sự hợp tác từ quý cơ quan
Trang 35Chúng tôi xin trân trọng cảm ơn!
Để nâng cao trình độ nghiệp vụ, đáp ứng kịp thời công việc hiện nay.Căn cứ vào từng chức danh cụ thể của cán bộ, công chức cấp xã, UBND xã Z
đã cử 10 đồng chí cán bộ, công chức tham gia các lớp học theo chuyên ngànhđang đảm nhiệm
Để tạo điều kiện cho cán bộ, công chức cấp xã theo học các lớp chuyênmôn nghiệp vụ UBND xã đề nghị UBND huyện, Phòng tài chính huyện Xquan tâm giúp đỡ, hỗ trợ kinh phí học tập (có danh sách kèm theo)
Xin chân thành cảm ơn!
Trang 36V/v yêu cầu làm tốt công tác phòng
chống tệ nạn xã hội Địa danh, ngày… tháng….năm….Kính gửi: Bí thư chi đoàn các lớp
Trong những năm gần đây, tệ nạn xã hội có nhu cầu gia tăng trong học sinh sinh viên Để làm tốt công tác phòng chống tệ nạn xã hội, Đoàn Trường yêu cầu các chi đoàn thực hiện nghiêm túc các nội dung sau:
1- Phải tuyên truyền giáo dục sinh viên không tham gia dùng thử các chất gây nghiện như: rượu, thuốc lá, ma túy và các chất gây nghiện khác
2- Không tham gia đánh bạc và các hình thức tương tự…
3- Phải đẩy mạnh công tác đoàn trường, hướng sinh viên tham gia vào các sinhhoạt lành mạnh có ích
Trong quá trình thực hiện có gì vướng mắc yêu cầu các chi đoàn phán ánh về văn phòng đoàn Trường Đại học X
- ……;
Câu hỏi ôn tập
Câu 1: Văn bản hành chính là gì? Hãy nêu đặc điểm của văn bản hành chính
Câu 2: Công văn là gì? Nêu các trường hợp sử dụng của công văn
Câu 3: Tình hình sử dụng thời gian làm việc của cán bộ công nhân viên Công ty Ađang rất lãng phí Tình trạng đi muộn, về sớm, bỏ giờ làm diễn ra rất phổ biến Đểchấn chỉnh tình hình trên và đưa hoạt động của Công ty đi vào nề nếp, Công ty A cầnphải soạn thảo công văn gì? đặt cương vị công tác thích hợp hãy soạn thảo hoàn chỉnhcông văn đó
Câu 4: Căn cứ vào hợp đồng mua bán hàng hóa số:12/HĐMB/2013 ký ngày15/02/2013 giữa Công ty A và Công ty B về việc cung cấp 500 bộ bàn ghế học sinh;
200 bộ bàn ghế giáo viên và 100 bảng viết Tổng giá trị hợp đồng là 350 triệu đồng.Theo quy định của hợp đồng sau khi Công ty A bàn giao hết hàng hóa cho Công ty B(vào ngày 22/012013) thì Công ty B phải có nghĩa vụ thanh toán hết tổng số tiền choCông ty A Tuy nhiên trên thực tế tính đến thời điểm này (ngày 15/3/2013) Công ty Bmới chỉ thanh toán được số tiền là 200 triệu đồng Vậy muốn Công ty B thanh toánnốt số tiền còn lại Công ty A phải soạn thảo công văn gì? đặt cương vị công tác thíchhợp hãy soạn thảo hoàn chỉnh công văn đó
2 THÔNG BÁO
2.1 Khái niệm
Trang 37Thông báo là loại văn bản hành chính dùng để thông tin về các hoạt động củacác cơ quan Nhà nước, các tổ chức doanh nghiệp Thông tin nhanh về những quyếtđịnh của các cấp lãnh đạo khi chưa được thể chế hoá bằng văn bản và thông tin nhữngtin tức khác cho đối tượng có liên quan cần biết.
Thông báo là một hình thức văn bản tác nghiệp hành chính dùng để truyền đạt nội dung một mệnh lệnh, một kết quả hoạt động của một cơ quan, nội dung kết quả của một cuộc họp quan trọng, một văn bản pháp quy quan trọng, một tin tức, một sự việc xảy ra… cho đối tượng có liên quan biết.
VD: Thông báo về kết quả kỳ thi tuyển sinh năm học…
VD: Thông báo kết quả cuộc họp bình xét danh hiệu thi đua năm học………của Trường A
VD: Thông báo về việc thành lập một cơ quan mới
VD: Thông báo kết luận của Thủ tướng Chính phủ tại phiên họp thường kỳ của
chính phủ ngày 24 tháng 10 năm 2010 ( không thể thay thế cho văn bản quy phạm pháp luật thuộc thẩm quyền Thủ tướng ban hành như Quyết định, Chỉ thị)
Trong một số trường hợp thông báo dùng để giới thiệu các chủ trương chính sách của các cấp lãnh đạo nhưng chưa được thể chế hoá bằng văn bản nhằm mục đích định hướng hoạt động cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan.Trong các trường hợp này thông báo chỉ là phương tiện đưa tin chính thức nhưng không thể thay thế được văn bản quy phạm pháp luật.
2.2 Đặc điểm
- Là loại văn bản hành chính có tên gọi chính thức
- Có đầy đủ các thành phần của thể thức của một văn bản do nhà nước quy định
- Một số trường hợp thông báo còn được dùng để giới thiệu các chủ trương,chính sách của các cấp lãnh đạo khi chưa được thể chế hoá bằng văn bản, nhằm địnhhướng hoạt động cho các cơ quan, đơn vị trực thuộc hoặc phối hợp công tác với các cơquan khác có liên quan
VD: Việc thay đổi cơ quan chủ quản, Thay đổi địa giới hành chính, xát nhập,chia tách phòng ban
- Thẩm quyền kí thông báo không nhất thiết là thủ trưởng các cơ quan màthường là cấp dưới thủ trưởng một cấp với danh nghĩa là thừa lệnh ( T/L)
VD: ở cấp cơ sở: Trưởng phòng hoặc Phó trưởng phòng
TL GIÁM ĐỐC TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH
ở cấp Bộ: Chánh văn phòng hoặc phó chánh văn phòng, vụ trưởng hoặc phó vụ trưởng
TL BỘ TRƯỞNG
KT VỤ TRƯỞNG
2.3 Các trường hợp sử dụng thông báo
Trang 38- Thông báo một tin tức, một sự việc Vd: Thông báo một cuộc họp, hội nghị,tuyển nhân viên
- Thông báo về một văn bản mới được ban hành, một chế độ mới được phêchuẩn hay giới thiệu một chủ trương, một đạo luật
- Thông báo về các mối quan hệ mới trong hoạt động quản lí: thay đổi địa điểm,thay đổi phạm vi hoạt động, thay đổi cơ quan chủ quản…
( Phân biệt thông báo với công văn dùng để thông báo )
- Thông báo được dùng khi mối quan tâm hướng vào thông tin cần truyền đạt,
- Phạm vi phổ biến thông tin rộng.không nhằm vào đối tượng cụ thể.
- Không hoặc rất ít quan tâm tới việc duy trì mối quan hệ giữa người thông báo và người được thông báo.
Công văn dùng với mục đích thông báo khi người thông báo rất quan tâm đến đối tượng được thông báo.
2.4 Kỹ thuật soạn thảo
(8) /.
Trang 392.4.2 Kỹ thuật soạn thảo phần nội dung
- Phần mở đầu: Thông thường không trình bày lí do, căn cứ viết thông báo hoặc
mô tả tình hình chung như các văn bản khác mà giới thiệu trực tiếp vào nội dung thôngbáo
- Phần nội dung: Trình bày thông tin cần truyền đạt một cách ngắn gọn, rõ ràng,
dễ hiểu, đầy đủ thông tin, không bắt buộc phải lập luận hay biểu lộ tình cảm
Đối với thông báo dài có nhiều vấn đề, cần được chia thành các mục, các phần
và đều có tiêu đề riêng mục đích giúp người đọc dễ nắm bắt vấn đề và chấp hành đầy
đủ Nếu thông báo dùng để giới thiệu nội dung của một văn bản pháp quy thì phải nêu
rõ tên văn bản, số, kí hiệu, ngày tháng ban hành, tên cơ quan ban hành, trích yếu nộidung văn bản đó trước khi trình bày khái quát nội dung cần giới thiệu
- Phần kết thúc: Tóm tắt lại mục đích và đối tượng cần thông báo
Ví dụ:Thông báo danh sách tập thể và cá nhân đạt danh hiệu thi đua trong học kỳ I củaTrường A:
Căn cứ kết quả cuộc họp bình xét danh hiệu thi đua học kì I của các tập thểlớp và cá nhân đã có thành tích cao trong học tập của Trường… A, tổ chức ngày29/12/2010 Phòng Công tác Học sinh – Sinh viên Trường Cao đẳng A thông báodanh sách các tập thể và cá nhân có tên sau đây được Nhà trường khen thưởng:
1
2
Việc khen thưởng sẽ được tổ chức kết hợp với lễ tổng kết học kì I dự kiếnvào ngày … tháng … năm,…
Vậy Trường …… A thông báo để các tập thể và cá nhân có tên trên được biết.