Xã hội ngày càng phát triển hoạt động giao tiếp giữa con người với con người cũng ngày càng phát triển theo hướng, thuận tiện, nhanh chóng, chính xác và khoa học và hiệu quả. Hoạt động giao tiếp giữa con người với con người được thực hiện bằng rất nhiều phương tiện. Trong các phương tiện giao tiếp ấy thì giao tiếp bằng văn bản là phương tiện chính thống và có vai trò trung tâm. Xuất phát từ vai trò chính thống, chủ đạo và yêu cầu ngày càng cao về chất lượng, hiệu quả trong hoạt động giao tiếp của con người gồm có giao tiếp giữa cá nhân với cá nhân, cá nhân với tổ chức, tổ chức với tổ chức nên công tác Soạn thảo văn bản ngày càng được chú trọng và quan tâm.
KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN Lời nói đầu Xã hội ngày càng phát triển hoạt động giao tiếp giữa con người với con người cũng ngày càng phát triển theo hướng, thuận tiện, nhanh chóng, chính xác và khoa học và hiệu quả. Hoạt động giao tiếp giữa con người với con người được thực hiện bằng rất nhiều phương tiện. Trong các phương tiện giao tiếp ấy thì giao tiếp bằng văn bản là phương tiện chính thống và có vai trò trung tâm. Xuất phát từ vai trò chính thống, chủ đạo và yêu cầu ngày càng cao về chất lượng, hiệu quả trong hoạt động giao tiếp của con người gồm có giao tiếp giữa cá nhân với cá nhân, cá nhân với tổ chức, tổ chức với tổ chức nên công tác Soạn thảo văn bản ngày càng được chú trọng và quan tâm. Nhận biết rõ được tầm quan trọng của công tác soạn thảo văn bản trong xã hội hiện đại. Từ năm 2005-2006 Bộ Giáo dục và Đào tạo đã yêu cầu các trường Đại học và Cao đẳng tổ chức giảng dạy học phần kỹ thuật soạn thảo văn bản. Đây là môn học mới đối với sinh viên tất cả các ngành đào tạo, nhằm giúp sinh viên hiểu đặc trưng một số loại văn bản: Văn bản hành chính, Văn bản quản lý Nhà nước, Văn bản hợp đồng và quá trình xây dựng một văn bản nói chung. Từ đó rèn luyện cho sinh viên những kỹ năng tạo lập một văn bản theo quy định, giúp sinh viên sau khi ra trường có thể đáp ứng yêu cầu soạn thảo văn bản trong quá trình công tác. Xuất phát từ vai trò của công tác Soạn thảo văn bản, từ yêu cầu của Bộ giáo dục đào tạo, từ sự chỉ đạo của Ban giám hiệu Trường Cao đẳng Xây dựng Số 1. Tổ môn Soạn thảo văn bản đã tổ chức biên soạn Bài giảng Soạn thảo văn bản dành cho học sinh, sinh viên đang theo học tại trường. Bài giảng đã được các thầy cô trong tổ môn phối hợp xây dựng và được sự góp ý, nghiệm thu và thông qua của Khoa kế toán – Tài chính và Ban giám hiệu nhà trường. Bài giảng được thống nhất áp dụng giảng dạy cho học sinh, sinh viên chuyên ngành Kế toán, Quản trị kinh doanh, Tài chính ngân hàng. Trong quá trình xây dựng các thầy cô đã cố gắng rất nhiều, song bài giảng chắc chắn không thể chánh khỏi những khiếm khuyết. Vì vậy các thầy cô trong tổ môn rất mong nhận được sự góp ý từ bạn đọc và các đồng nghiệp để bài giảng ngày càng hoàn thiện hơn. Xin chân thành cảm ơn./. 1 I. MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA MÔN HỌC Từ năm 2005-2006 Bộ Giáo dục và Đào tạo đã yêu cầu các trường Đại học và Cao đẳng tổ chức giảng dạy học tập học phần kỹ thuật soạn thảo văn bản. Đây là môn học mới đối với sinh viên tất cả các ngành đào tạo, nhằm giúp sinh viên hiểu đặc trưng một số loại văn bản: Văn bản hành chính, Văn bản quản lý Nhà nước, Văn bản hợp đồng và quá trình xây dựng một văn bản nói chung. Từ đó rèn luyện cho sinh viên những kỹ năng tạo lập một văn bản theo quy định, giúp sinh viên sau khi ra trường có thể đáp ứng yêu cầu soạn thảo văn bản trong quá trình công tác. II. VỊ TRÍ VÀ TÍNH CHẤT MÔN HỌC 1. Vị trí Là học phần thuộc khối kiến thức cơ sở. 2. Tính chất Là môn học lý thuyết có tính ứng dụng cao. III. CHƯƠNG TRÌNH MÔN HỌC VÀ TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Chương trình môn học: 4 chương Chương 1: Khái quát chung về văn bản và kỹ thuật tạo lập văn bản. Chương 2: Văn bản hành chính – kỹ thuật soạn thảo một số văn bản hành chính thông dụng. Chương 3: Hợp đồng – kỹ thuật soạn thảo. Chương 4: Khái quát về văn bản quy phạm pháp luật. 2. Tài liệu chính: [1]. Tổ môn Soạn thảo văn bản, Bài giảng Soạn thảo văn bản, Trường Cao đẳng Xây dựng số 1, 2013. 3. Tài liệu tham khảo: [2]. Học viện Hành chính Quốc Gia, Giáo trình Kỹ thuật Xây dựng và ban hành văn bản, Nhà Xuất bản Khoa học và Kỹ thuật, 2008; [3]. Giáo trình soạn thảo văn bản,Nhà xuất bản Xây dựng, 2004; [4]. Thông tư số 01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; [5]. Luật Thương mại số 36/2005/QH11 ban hành ngày 14 tháng 6 năm 2005 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; [6]. Bộ luật Dân sự số 33/2005/QH11 ban hành ngày 28 tháng 6 năm 2005 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam . [7]. Website:http://mof.gov.vn, http://www.caicachhanhchinh.gov.vn, … 2 CHƯƠNG 1 CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN VÀ KỸ THUẬT TẠO LẬP VĂN BẢN I.KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN 1.Văn bản 1.1. Khái niệm - Nguyên nghĩa: Văn bản là bản viết hoặc in, mang nội dung là những gì cần được lưu lại làm bằng, hoặc đó là những chuỗi ký hiệu thuộc một hệ thống nào đó, tạo thành một chỉnh thể mang nội dung, ý nghĩa trọn vẹn. Ngoài ra, văn bản còn được hiểu theo nhiều cách khác: - Theo nghĩa rộng: Văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng các ký hiệu hay ngôn ngữ nhất định ( ngôn ngữ được ghi lại dưới dạng chữ chữ viết ). Với cách hiểu rộng như vậy, văn bản còn có thể gọi là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ ( chủ yếu là chỉ chữ viết ) - Theo nghĩa hẹp: Văn bản là khái niệm dùng để chỉ công văn giấy tờ, tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. + Công văn dùng để chỉ các văn bản do các cơ quan, xí nghiệp ban hành theo một thể thức nhất định ( tức là phải tuân theo những quy định nhất định về hình thức và nội dung của văn bản ): Quốc hiệu, cơ quan ban hành,số, kí hiệu, địa danh, ngày tháng ban hành, chữ kí, con dấu cơ quan… + Giấy tờ là những văn bản hình thành trong các cơ quan, xí nghiệp nhưng nó không phải là công văn ( tức là nó không theo thể thức chung ) như: đơn từ của cá nhân, những loại sổ sách… - Nghĩa chung nhất: Văn bản là một phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ hay kí hiệu nhất định. Tuỳ theo lĩnh vực cụ thể của đời sống xã hội và quản lý nhà nước mà văn bản có những nội dung và hình thức khác nhau. 1.2.Đặc điểm Văn bản có những đặc điểm cơ bản sau: - Văn bản phải được thể hiện bằng ngôn ngữ viết thông qua hệ thống kí hiệu, kí tự nhất định. - Ngôn ngữ viết, các kí hiệu, kí tự phải được thể hiện trên một chất liệu chuyên môn nhất định (vật liệu ghi tin ) - Thể hiện ý chí của chủ thể ban hành hướng tới chủ thể tiếp nhận. 3 - Văn bản có nội dung và hình thức khác nhau tuỳ thuộc vào lĩnh vực của đời sống xã hội mà nó phản ánh. 1.3.Vai trò và tác dụng của văn bản Hiện nay có nhiều cách thức, phương tiện khác nhau để đáp ứng nhu cầu truyền đạt thông tin song văn bản vẫn được coi là phương tiện thông tin hữu hiệu nhất bởi tính chính xác, cụ thể và khả năng lưu giữ thông tin lâu dài của nó. Vì vậy VB vẫn là hình thức thông tin chính thống, bởi chỉ có trên văn bản mới có thể thể hiện được con dấu và chữ ký của cơ quan ban hành VB. VD để hợp thức hóa Công điện cơ quan gửi công điện phải gửi công văn kèm theo tới nơi nhận. - VB luôn là phương tiện thông tin chính thức của cơ quan Nhà nước, các tổ chức và của cá nhân. - VB được sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực KHKT, PL, VHNT và trong đời sống hàng ngày. - VB có khả năng thúc đẩy hoặc kìm hãm sự phát triển của xã hội, xây dựng, giữ gìn hay phá vỡ các chế định xã hội khác nhau. - Trong hoạt động quản lý NN, quản lý XH thì VB là phương tiện không thể thiếu. 2. Văn bản Quản lý Nhà nước 2.1. Khái niệm Văn bản quản lí Nhà nước là loại văn bản hình thành trong hoạt động quản lí do các chủ thể quản lí Nhà nước ban hành theo thẩm quyền, hình thức, thủ tục pháp luật quy định và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ theo định hướng xã hội chủ nghĩa. 2.2. Đặc điểm - Chủ thể ban hành : Các cơ quan quản lí Nhà nước. Văn bản quản lý Nhà nước là các văn bản luật, dưới luật, và các văn bản khác do các cơ quan trong hệ thống tổ chức bộ máy Nhà nước (Bộ máy nhà nước cộng hoà XHCNVN theo hiến pháp 1992 gồm: Quốc hội, Uỷ ban thường vụ quốc hội; chủ tịch nước; Chính phủ; và các cơ quan trung ương của chính phủ; Toà án nhân dân; Viện kiểm sát nhân dân và Hội đồng nhân dân, UBND) ban hành để thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình được Nhà nước giao. - Cơ chế ban hành: Văn bản quản lí Nhà nước được ban hành theo hình thức, thủ tục pháp luật quy định. Trong cơ quan nhà nước, văn bản được sử dụng như một phương tiện để ghi lại và truyền các quyết định quản lý hoặc thông tin cần thiết hình thành trong quản lý. Đảm bảo cho sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành, phản ánh kết quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức nhà nước. Nó phải đảm bảo các qui định của Nhà nước về thẩm quyền ban hành, về hình thức, thể thức văn bản và việc sửa đổi, đình chỉ, bãi bỏ theo luật định. VD: Khi lập biên bản phải có ít nhất hai người kí; Kỉ luật người lao động phải có mặt đương sự, có sự tham gia của đại diện ban chấp hành công đoàn cơ sở, việc xem xét xử lí kỉ luật phải được ghi thành biên bản. 4 - Nội dung: Văn bản quản lí Nhà nước có nội dung là ý chí nhà nước, các thông tin cần truyền đạt, các sự kiện cần ghi nhận để phục vụ cho hoạt động quản lí của bộ máy Nhà nước. Văn bản quản lý nhà nước thể hiện ý chí, mệnh lệnh mang tính quyền lực Nhà nước, là phương tiện để điều chỉnh những quan hệ xã hội thuộc phạm vi của Nhà nước. Văn bản là những tài liệu để ghi lại các quy phạm pháp luật, các quan hệ tồn tại trong xã hội được điều chỉnh bằng luật. Các văn bản quy phạm pháp luật là cơ sở pháp lý, hành lang pháp lý, giúp cho mọi cấp, mọi ngành, mọi tổ chức, mọi cá nhân điều chỉnh các hành vi của mình, tổ chức các hoạt động của mình. Các văn bản thuộc nhóm văn bản hành chính và các văn bản chuyên môn nghiệp vụ… là nguồn thông tin, là công cụ thể hiện quyền điều hành, chấp hành và tác nghiệp của các cơ quan quản lý Nhà nước. - Mục đích ban hành: Nhằm điều chỉnh các mối quan hệ trong hoạt động quản lí nhà nước ( giữa các cơ quan nhà nước với nhau, giữa cơ quan nhà nước với các tổ chức khác và với nhân dân ). 2.3. Phân loại văn bản quản lý Nhà nước Phân loại văn văn bản quản lý Nhà nước có thể dựa trên các tiêu chí khác nhau: Chủ thể ban hành; Tên loại văn bản; Hiệu lực pháp lí; Thời gian và địa điểm ban hành văn bản; Hướng chu chuyển: Văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ; Lĩnh vực phản ánh: Chính trị, giáo dục, kinh tế, ngoại giao; Kỹ thuật chế tác: Giấy, điện tử… * Hệ thống văn bản quản lí Nhà nước bao gồm những loại văn bản chủ yếu sau: Văn bản quy phạm pháp luật Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định trong đó chứa đựng các quy tắc xử sự chung, được áp dụng nhiều lần và được nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh mối quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa - Văn bản cá biệt : Là những văn bản áp dụng pháp luật do các chủ thể có thẩm quyền ban hành nhằm giải quyết những nhiệm vụ cụ thể, thể hiện một nội dung cá biệt, được áp dụng đối với những đối tượng được chỉ định rõ. Chủ thể ban hành loại văn bản này là các cơ quan có tư cách pháp nhân ( có quyết định thành lập, có con dấu riêng, có tổ chức văn thư riêng), đối tượng điều chỉnh là những đối tượng thi hành được chỉ định đích danh. Các văn bản áp dụng quy phạm pháp luật: Quyết định cá biệt, Lệnh ( lệnh ân sá),Bản án, Nội quy, Quy chế, Quy định, Điều lệ ( là những văn bản đi kèm với một loại văn bản khác ) - Văn bản hành chính thông thường: Là văn bản dùng để giải quyết các công việc cụ thể có tính sự vụ trong hoạt động hành chính ( chỉ có tính thông tin điều hành và không đưa ra các quyết định quản lý) 5 * Văn bản hành chính thông thường không đưa ra các quyết định quản lí, do đó không được dùng để thay thế cho VBQPPL hoặc văn bản cá biệt: Công văn, Công điện,Thông báo, Thông cáo, Báo cáo, Tờ trình, Biên bản, kế hoạch, chương trình, đề án, Phương án, diến văn. * Các loại giấy: Giấy mời, đi đường, uỷ nhiệm, giới thiệu, chứng nhận, nghỉ phép, biên nhận hồ sơ. * Các loại phiếu: Phiếu gửi, phiếu chuyển, - Văn bản chuyên ngành: Là những văn bản mang tính đặc thù về chuyên môn nghiệp vụ, được hình thành trong các lĩnh vực QLNN cụ thể, nhằm giúp cho cơ quan chuyên môn thực hiện một số chức năng được nhà nước uỷ quyền. * Văn bản chuyên môn trong lĩnh vực: Tài chính, Tư pháp, Ngoại giao…VD: - Bản kê khai hàng hoá xuất, nhập khẩu – ngành Hải quan - Học bạ, sổ điểm, sổ liên lạc… ngành Giáo dục - Giấy chứng sinh, Giấy nhập viện, xuất viện, sổ y bạ… ngành Y tế - Hoá đơn, phiếu thu, phiếu chi, bảng thống kê…. Ngành Tài chính * Văn bản kỹ thuật trong lĩnh vực: Xây dựng, Kiến trúc, Trắc địa, Bản đồ, Khí tượng VD: Đồ án, bản vẽ thiết kế, quy trình công nghệ… Đặc điểm: - Về nội dung: Mang tính đặc thù nghiệp vụ, chuyên môn sâu - Về hình thức: Có tính khuôn mẫu cao ( thường được in sẵn ) 2.4. Chức năng của văn bản Quản lý Nhà nước 2.4.1. Chức năng thông tin Văn bản được sản sinh ra trước hết do nhu cầu giao tiếp, như vậy chức năng thông tin có ở tất cả các loại văn bản. Đây là chức năng được nói đến đầu tiên, trước nhất và cũng là chức năng quan trọng nhất bởi vì thông qua chức năng này các chức năng khác mới được thể hiện. Thông tin chứa trong văn bản quản lí Nhà nước khác với mọi dạng thông tin khác: Nó là thông tin mang tính chính thống, bền vững và độ chính xác cao, nó hướng mọi người đến hành động do Nhà nước đặt ra. Chức năng thông tin của văn bản thể hiện qua mấy mặt sau: + Ghi lại các thông tin quản lý; + Truyền đạt các thông tin quản lý từ nơi này đến nơi khác trong hệ thông quản lý hay từ cơ quan đến cá nhân; + Giúp cơ quan thu nhận thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý; + Giúp các cơ quan đánh giá các thông tin thu được qua các hệ thông truyền đạt thông tin khác nhau; Thông tin chứa đựng trong văn bản thể hiện dưới dạng : Thông tin quá khứ; 6 thông tin hiện hành; thông tin dự báo. Thông tin trong văn bản phải thoả mãn yêu cầu đầy đủ, chính xác, kịp thời. 2.4.2.Chức năng pháp lý Chức năng này chỉ có ở văn bản Quản lí Nhà nước, điều đó phản ánh nội dung văn bản Quản lí Nhà nước ( đặc biệt là văn bản Quy phạm pháp luật ); nó chứa đựng các quy phạm, các quy định, các tiêu chuẩn, các chế độ chính sách. Tất cả các điều ấy làm cơ sở cho các cơ quan Nhà nước thực thi công vụ. Chức năng pháp lí của văn bản nó cho phép trong trật tự pháp lí của nó thì công dân được làm tất cả những gì mà pháp luật không cấm, đồng thời nêu các quyền và nghĩa vụ của công dân. Mặt khác chức năng này làm cơ sở để tổ chức bộ máy Nhà nước, đề xây dựng biên chế, quy định chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan trong bộ máy. Có thể hiểu một cách ngắn gọn chức năng pháp lí của văn bản là: - Nó làm căn cứ cho hoạt động quản lý, đồng thời làm sợi dây ràng buộc trách nhiệm của cơ quan Nhà nước về những vấn đề xã hội mà các cơ quan Nhà nước với tư cách là chủ thể quản lí lĩnh vực ấy. - Nó là cơ sở pháp lí để công dân thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình Chức năng này được thể hiện ở những phương diện dưới đây: - Ghi lại các quy phạm pháp luật và các quan hệ về mặt luật pháp tồn tại trong xã hội - Là cơ sở pháp lý cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức, đoàn thể… - Là sản phẩm của sự vận dụng các quy phạm pháp luật vào đời sống thực tế, vào quản lý NN và quản lý xã hội, phản ánh quá trình giải quyết các nhiệm vụ trên phương diện pháp lý theo quy định của pháp luật hiện hành. 2.4.3.Chức năng quản lý và điều hành Đây là chức năng có ở những văn bản được sản sinh ra trong môi trường quản lí. Chức năng quản lí của văn bản được thể hiện ở việc chúng tham gia vào tất cả các giai đoạn của quá trình quản lí. Quản lí là một quá trình gồm nhiều khâu từ: hoạch định, xây dựng tổ chức, xây dựng biên chế, ra quyêt định, tổ chức thực hiện quyết định, kiểm tra đánh giá. Trong tất cả các khâu nói trên khâu nào cũng cần có sự tham gia của văn bản. Trong hoạt động quản lí của xã hội hiện đại thì mọi quyết định quản lí đều phải thể hiện bằng văn bản. Như vậy văn bản là một công cụ đầy hiệu lực trong một quá trình quản lí. Văn bản là yếu tố tạo nên quan hệ giữa các cơ quan thuộc bộ máy quản lý NN, là yếu tố hợp thức hóa các hoạt động quản lý của các cơ quan này. 2.4.4.Chức năng văn hoá xã hội Văn bản cũng là sản phẩm sáng tạo của con người, góp phần quan trọng trong việc ghi lại và truyền bá những truyền thống văn hóa giữa các thế hệ, giữa các quốc gia. 7 Văn bản quản lý nhà nước là phương tiện, đồng thời cũng là sản phẩm của quá trình quản lý và cải tạo xã hội, văn bản quản lý nhà nước có tính chất xã hội và biểu đạt tính giai cấp sâu sắc. Văn bản cho thấy một cách trực tiếp nhiều vấn đề xã hội khác nhau và cách thức đề cập, giải quyết những vấn đề đó trong từng phạm vi thời điểm cụ thể. 2.4.5.Chức năng thống kê Văn bản quản lý Nhà nước khi được sử dụng vào mục đích thống kê thì những thông tin thống kê, các số liệu thống kê có ý nhgiã to lớn giúp các nhà lãnh đạo nắm bắt, phân tích tình hình, kiểm tra chất lượng và hiệu quả công việc trong quá trình quản lý. Văn bản là công cụ để nói lên tiếng nói của những con số, những sự kiện, những vấn đề xã hội…. 2.4.6.Chức năng sử liệu Văn bản là một công cụ để ghi lại lịch sử của một dân tộc, quốc gia, một thời đại, một cơ quan tổ chức. Có thể nói văn bản là một công cụ khách quan để nghiên cứu về quá trình lịch sử phát triển của một tổ chức, một quốc gia. Văn bản phản ánh những biến cố xã hội, những sự kiện lịch sử đã hoặc đang xảy ra. Mọi biến cố lịch sử, mọi biến cố của cuộc sống xã hội đương đại đều được phản ánh trong nội dung của hệ thống văn bản. Thông qua hệ thống văn bản người ta có thể nhận biết được những biến cố, những sự kiện, những vấn đề kinh tế, chính trị, xã hội của thời điểm ban hành văn bản. Chúng như những bức tranh lịch sử phán ánh thực tại xã hội. Những văn bản chứa đựng chúng được lưu giữ qua thời gian, trở thành những vật chứng sử liệu quan trọng. 3. Quy trình soạn thảo văn bản 3.1. Khái niệm Quy trình soạn thảo văn bản là các bước đi phù hợp và bố trí chúng sao cho hợp lí đối với từng loại văn bản. 3.2. Các bước cụ thể Bước 1: Xác định tính chất, nội dung của vấn đề cần ban hành văn bản. - Thu thập thông tin. - Phân tích lựa chọn các TT. - Lựa chọn phương án Bước 2: Viết dự thảo văn bản trên cơ sở các thông tin đã thu thập. Soạn thảo phải phù hợp với thể thức, hình thức theo quy định của nhà nước. Bước 3: Lãnh đạo phụ trách trực tiếp (Trưởng, phó) duyệt bản thảo trước khi trình lên lãnh đạo cơ quan. Nếu văn bản có tính chất quan trọng, nội dung phức tạp có nhiều vấn đề cần tham khảo ý kiến các bộ phận có liên quan và ý kiến của cán bộ pháp chế trước khi trình lãnh đạo cơ quan ký. Bước 4: Hoàn chỉnh dự thảo lần cuối, đánh máy ( hoặc in), soát lại văn bản và trình ký chính thức. Bước 5: Nhân bản, ghi số, ngày, tháng và thủ tục văn thư phát hành và lưu văn bản. 8 II.THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN 1. Thể thức của văn bản 1.1. Khái niệm về thể thức văn bản Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định theo quy định ( Thông tư số: 01/2011/BNV ). Hiện nay thể thức văn bản được thống nhất theo quy định tại các văn bản như: Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật thông qua tại kỳ họp thứ 10, Quốc hội khoá IX, ngày 12 tháng 11 năm 1996; Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân số 31/2004/QH11 ngày 03/12/2004; Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản và Nghi định số 91/ 2006/NĐ-CP của Chính phủ ngày 06/9/2006 về việc quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư. 1.2. Các thành phần thể thức văn bản - Quốc hiệu - Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản - Số, ký hiệu của văn bản - Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản - Tên loại và trích yếu nội dung văn bản - Trích yếu nội dung công văn hành chính - Nội dung văn bản - Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền - Dấu của cơ quan, tổ chức - Nơi nhận - Dấu chỉ mức độ mật - Dấu chỉ mức độ khẩn - Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành - Chỉ dẫn về dự thảo văn bản - Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành - Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail; địa chỉ Website; số điện thoại, số Telex, số Fax 2. Kỹ thuật trình bày văn bản Kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, 9 phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản soạn thảo trên máy vi tính và in ra giấy; văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn; không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác. 2.1. Phông chữ, khổ giấy, kiểu trình bày, định lề và đánh số trang văn bản - Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001. - Khổ giấy Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm). Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5). - Kiểu trình bày Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài). Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng). - Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4) Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm; Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm; Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm; Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm. - Đánh số trang: Số trang được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, không đánh số trang thứ nhất, số trang phụ lục được đánh số riêng theo từng phụ lục. - Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 được thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản kèm theo Thông tư số 01/2011 (Phụ lục II). Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A5 được áp dụng tương tự theo sơ đồ tại Phụ lục trên. 2.2. Các thành phần thể thức văn bản - Quốc hiệu ( BiÓu thÞ tªn níc, chÕ ®é chÝnh trÞ cña nhµ nớc ®ã). 1. Thể thức Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”. 2. Kỹ thuật trình bày Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên phải. 10 [...]... nhất? Câu 6: Thể thức của văn bản là gì? Hãy trình bày các yếu tố trong phần thể thức của văn bản Tại sao phải ban hành văn bản theo đúng thể thức? Câu7: Chữa các lỗi sai về thể thức của văn bản Chương II VĂN BẢN HÀNH CHÍNH - KỸ THUẬT SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 1 Khái niệm Văn bản hành chính thông thường là loại văn bản được sử dụng rộng rãi... văn có thể là văn bản nội bộ, văn bản đến hoặc đi với nhiều nội dung khác nhau 1.3 Phạm vi sử dụng Căn cứ vào nội dung công văn được chia thành: 28 + Công văn đề nghị, yêu cầu + Công văn hướng dẫn + Công văn giải thích + Công văn đôn đốc, nhắc nhở + Công văn trả lời ( phúc đáp ) + Công văn trao đổi xin ý kiến + Công văn thăm hỏi + Công văn mời họp + Công văn cảm ơn + Công văn chỉ đạo 1.4 Kỹ thuật soạn. .. hỏi ôn tập: Câu 1: văn bản là gì? Hãy nêu các đặc điểm của văn bản Câu 2: Hãy trình bày vai trò và tác dụng của văn bản Câu 3: Văn bản quản lý Nhà nước là gì? Hãy trình bày cách phân loại văn bản quản lý Nhà nước Câu 4: Hãy nêu đặc điểm, vai trò và tác dụng của văn bản quản lý Nhà nước Câu 5: Hãy nêu các loại văn bản thường được dùng trong xã hội, trong công tác kế toán loại văn bản nào được sử dụng... chữ đứng; được đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản, ví dụ: Số: 72/VTLTNN-NVĐP V/v kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2009 - Nội dung văn bản 1 Thể thức a) Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của văn bản Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau: - Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng; - Phù hợp với đường lối, chủ trương,... Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị (vụ, phòng, ban, bộ phận) soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có), ví dụ: Công văn của Chính phủ do Vụ Hành chính Văn phòng Chính phủ soạn thảo: Số: …/CP-HC Công văn của Bộ Nội vụ do Vụ Tổ chức Cán bộ Bộ Nội vụ soạn thảo: Số: …/BNV-TCCB Công văn của Hội đồng... tử (Website) đ) Đối với những văn bản cần được quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát hành phải có ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành e) Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về phụ lục đó Phụ lục văn bản phải có tiêu đề; văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì các phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã g) Văn bản có hai trang trở lên thì phải... Ngân sách soạn thảo: Số: …./HĐND-KTNS Công văn của Ủy ban nhân dân tỉnh do tổ chuyên viên (hoặc thư ký) theo dõi lĩnh vực văn hóa - xã hội soạn thảo: Số: …/UBND-VX 12 Công văn của Sở Nội vụ tỉnh do Văn phòng Sở soạn thảo: Số: …/SNV-VP Trường hợp các Hội đồng, các Ban tư vấn của cơ quan được sử dụng con dấu của cơ quan để ban hành văn bản và Hội đồng, Ban được ghi là “cơ quan” ban hành văn bản thì phải... so với dòng chữ Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng, ví dụ: BỘ NỘI VỤ CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC Các dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn - Số, ký hiệu của văn bản 1 Thể thức a) Số của văn bản Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ chức Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày... công tác; căn cứ yêu cầu giải quyết công việc, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản trình người ký văn bản quyết định Đối với văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên từng cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; đối với văn bản được gửi cho một hoặc một số nhóm đối tượng nhất định thì nơi... của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản 2 Kỹ thuật trình bày Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được trình bày tại ô số 5a; tên loại văn bản (nghị quyết, quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản . văn bản và kỹ thuật tạo lập văn bản. Chương 2: Văn bản hành chính – kỹ thuật soạn thảo một số văn bản hành chính thông dụng. Chương 3: Hợp đồng – kỹ thuật soạn thảo. Chương 4: Khái quát về văn. 2 CHƯƠNG 1 CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN VÀ KỸ THUẬT TẠO LẬP VĂN BẢN I.KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN 1 .Văn bản 1.1. Khái niệm - Nguyên nghĩa: Văn bản là bản viết hoặc in, mang nội dung là những. VĂN BẢN 1. Thể thức của văn bản 1.1. Khái niệm về thể thức văn bản Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản