Một số thực đơn trong Word giúp soạn thảo văn bản, bảng biểu,...nhanh

MỘT SỐ THỰC ĐƠN TRONG MICROSOFT WORD GIÚP SOẠN THẢO VĂN BẢN, BẢNG BIỂU,... NHANH Chương trình dùng cho máy vi tính cài Windows XP và microsoft word 2003 Sau đây chỉ là 1 số thao tác ở các thực đơn: FileEditViewInsertFormatToolsTable. Còn các thực đơn WindowHelpVietkey Tools không có gì. Có thể MVT của bạn có thêm thực đơn khác do bạn cài thêm phần mềm vào, hãy tự tìm hiểu để sử dụng cho tiện. Có nhiều cách làm khác nhau, tôi chỉ giới thiệu 1 cáchviệc, hướng dẫn sau đây có thể có sai sót hãy thông tin cho tôi chỉnh sửa để tài liệu thực sự có ích cho các bạn, có thể MVT của bạn các thao tác 1 chút, hãy làm thử sẽ biết. Chúc các bạn sử dụng chương trình Microsoft word 2003 thành thạo

MỘT SỐ THỰC ĐƠN TRONG MICROSOFT WORD GIÚP SOẠN THẢO VĂN BẢN, BẢNG BIỂU, NHANH Chương trình dùng cho máy vi tính cài Windows XP và microsoft word 2003

(Tài liệu dùng cho Cán bộ - Giáo viên trường tiểu học Hua La - xã Hua La - TP Sơn La)

Kí hiệu trong tài liệu: * là ấn chuột trái 1 lần, ** là ấn chuột trái 2 lần, @ là ấn chuột phải

1 lần,  là ấn Enter, MH là màn hình, CC là công cụ, MVT là máy vi tính,…

Trong thời gian qua các đ/c CB-GV trường tiểu học Hua La đã có ý thức rất tốt trong việc học sử dụng MVT, CB-GV toàn trường đã sử dụng được MVT ở mức độ tối thiểu trong chương trình Microsoft word 2003 Đây là một kết quả cực kỳ xuất sắc Tuy nhiên còn 1 số đ/c khi sử dụng MVT chưa biết làm nhanh, còn vất vả trong quá trình nhập, chỉnh sửa, cắt, copy

VB, bảng biểu, Trong chương trình Microsoft word 2003 có rất nhiều thực đơn (nút CC) có chức năng giúp ta soạn thảo nhanh, hoặc thực hiện nhanh một lệnh nào đó

Để nâng cao trình độ sử dụng MVT, rút ngắn thời gian trong soạn thảo, có nhiều thời gian học tập hoặc nghỉ ngơi, giúp đỡ gia đình,… tôi lại tiếp tục ghi chép ra 1 số thao tác để các đ/c tham khảo sử dụng trong quá trình soạn thảo VB

Sau đây chỉ là 1 số thao tác ở các thực đơn: File-Edit-View-Insert-Format-Tools-Table Còn các thực đơn Window-Help-Vietkey Tools không có gì Có thể MVT của bạn có thêm thực đơn khác do bạn cài thêm phần mềm vào, hãy tự tìm hiểu để sử dụng cho tiện Có nhiều cách làm khác nhau, tôi chỉ giới thiệu 1 cách/việc, hướng dẫn sau đây có thể có sai sót hãy thông tin cho tôi chỉnh sửa để tài liệu thực sự có ích cho các bạn, có thể MVT của bạn các thao tác # 1 chút, hãy làm thử sẽ biết

Chúc các bạn sử dụng chương trình Microsoft word 2003 thành thạo !

Hua La, ngày 5 tháng 6 năm 2009

NGƯỜI VIẾT

Đặng Thị Bình

1 Thực đơn File (tệp, tệp tin, tập tin):

- Thực đơn Save As hoặc ấn phím F12 (lưu TT với tên khác):

- Khi đang mở 1 TT bất kỳ, muốn copy ra một TT mới nhanh hãy làm như sau:

2 Thực đơn Edit (soạn thảo/hiệu chỉnh):

2.1 Office Clipboard (phòng chứa các vật liệu được cắt hoặc sao ra/bảng ghi tạm):

Muốn cắt dán/copy dán liên tục ở những đoạn văn bản không liền nhau, bạn phải làm rất nhiều

thao tác, muốn nhanh làm như sau (việc này có thể áp dụng để cắt dán giáo án khi thời khóa biểu thay đổi):

2.1.1 Bôi đen vùng thứ nhất định cắt dán/copy dán * Edit * Office Clipboard bên phải MH xuất hiện HT ghi tạm các lệnh cắt dán/copy dán liên tục của bạn, ấn Ctrl + X (cắt dán)/ấn Ctrl +

C (copy dán)

2.1.2 Bôi đen vùng thứ 2 định cắt dán/copy dán, ấn Ctrl + X (cắt dán)/ấn Ctrl + C (copy dán)

- Tiếp tục làm như bước 2.1.2 đối với những đoạn cần cắt dán/copy dán liên tục tiếp theo

2.1.3 Đặt trỏ vào vị trí muốn dán các đoạn VB, vừa cắt/copy * Paste All (chữ này hiện ở trên cùng bên trái của HT bên phải MH) Các đoạn VB, vừa cắt/copy sẽ hiện đầy đủ theo thứ tự cắt dán/copy dán vào vị trí con trỏ đang đứng

2.2 Paste Special (dán đặc biệt):

2.2.1 Trường hợp copy 1 VB hoặc 1 đoạn VB, nào đó để dán vào 1 VB bất kỳ theo ý nhưng VB/đoạn VB dán vào thay đổi định dạng (VB gốc là chữ đậm, đứng, khi dán vào VB mới nó lại thành chữ không đậm, nghiêng, ), nếu là 1 VB dài thì việc chỉnh sửa giống như VB gốc mất rất nhiều công sức, muốn dán nguyên thủy như VB gốc hãy làm như sau:

1 * thực đơn File * Save As

2 Đặt tên cho tệp tin mới

3 * tìm ổ đĩa, tìm thư mục muốn để TT ấn

 hoặc * Save

- Copy TT ra USB, bước 3 tìm ổ USB

- Copy VB bình thường, đặt trỏ vào chỗ muốn dán VB * Edit * Paste Special * Paste * Formatted Text (RTF) * OK

2.2.2 Trường hợp muốn chuyển 1 tập tin VB cho 1 ai đó nhưng không cho phép họ sửa chữa

VB của mình hãy làm như sau:

- Copy toàn bộ VB * đặt trỏ vào chỗ muốn dán VB * Edit * Paste Special * Paste * Microsoft Office Word Document Object * OK, lưu TT rồi cho người # TT này đọc được nhưng không chỉnh sửa được

2.3 Find (tìm kiếm): Muốn tìm kiếm 1 từ/1 tiếng/1 câu, theo ý trong 1 VB dài thì thật là

khó khăn và mất nhiều thời gian, nhiều từ/tiếng/câu,… giống nhau khi tìm lại còn bị sót không thấy hết, muốn tìm nhanh và tìm được tất cả hãy làm như sau:

- Khi làm bước 4 xong muốn đánh dấu từ/tiếng/câu,… vừa tìm được thì giữ nguyên lệnh đang bôi đen các từ/tiếng/câu, đổi màu chữ hoặc tô màu nền cho chữ là được

2.4 Replace (thay thế/thay chỗ): Trong 1 VB dài nếu muốn thay thế tất cả các từ trùng nhau

mà phải dò tìm từng từ rồi thay thế thì kiểu gì cũng hay bị sót 1 vài từ không được thay, hơn nữa mất rất nhiều thời gian và công sức Chẳng hạn bạn lấy báo cáo năm trước làm báo cáo năm nay (2007-2008 sửa thành 2008-2009), hoặc sửa từ Tô Hiệu thành Hua La, chỗ thì sửa chỗ thì không, những sai sót này đôi khi phải trả giá khá đắt, muốn tránh được hậu họa này hãy làm như sau:

1 * Edit * Find Hoặc ấn phím Ctrl + F

2 * gõ từ/tiếng/câu cần tìm theo ý

3 * vào chữ Find All, sẽ hiện ra từ cần tìm kiếm đầu tiên trong VB, cứ tiếp tục * Find All các từ lần lượt được bôi đen

4 * rồi * Find All, tất cả các từ cần tìm trong VB đều được bôi đen

5 Tìm trong 1 đoạn VB thì bôi đen đoạn VB đó rồi làm như bước 1&2

6 * rồi * rồi *

Chú ý: Tuyệt đối không được thay tiếng, VD: xuân = hè thì tất cả các từ có tiếng xuân trong

VB đều được thay bằng tiếng hè (mùa xuân = mùa hè; Phạm Thị Xuân = Phạm Thị Hè, thanh xuân = thanh hè, ) Khi thay thế xong cũng phải đọc qua lại VB tránh những trường hợp sai sót nguy hiểm, ví dụ: trong 1 VB tôi thay thế toàn bộ từ Tô Hiệu = Hua La, nhưng không ngờ

có 1 số câu trong VB lại là: anh hùng Tô Hiệu, thay thế xong thành: anh hùng Hua La (1 sai sót chết người), cách khắc phục: gõ vào ô thứ nhất cụm từ: anh hùng Hua La, gõ vào ô thứ 2 cụm từ: anh hùng Tô Hiệu * Replace All thế là lại trả lại tên cho anh

2.5 Go To (đi tới): Trong 1 văn bản dài, có nhiều trang, nhiều dòng, nhiều đoạn, khi muốn

về 1 trang/1 đoạn/1 dòng, theo ý mà cuộn chuột hay kéo thanh trượt dọc thì rất lâu mà nhiều khi tìm mãi không thấy, VB dài hàng 100 trang thì thật là khốn khổ khốn nạn, đời khổ như con Đừng bi quan thế hãy tự tin lên có cách này nháy mắt là xong:

Chú ý: Mục 2.3; 2.4; 2.5 cùng 1 HT (HT này có 3 phiếu thực hiện các lệnh đã nêu trên)

3 Thực đơn View (xem):

- Header and Foter (tiêu đề trên dưới): Muốn biết TT của ai đó đang mở trên MT để ở đâu, để

sau này vắng mặt họ mình chôm cho tiện (vì xin họ không cho), hãy làm như sau:

1 * Edit * Replace Hoặc ấn phím Ctrl + H

2 * gõ từ/câu cần thay (bỏ đi)

3 * gõ từ/câu cần thay thế vào

4 * thay thế 1 từ/câu (đầu tiên); * thay thế toàn bộ các từ/câu trong VB

1 * Edit * Go To Hoặc ấn phím Ctrl + G

2 * vào 1 trong các thực đơn theo ý, VD: Page (trang); Section (đoạn); Line (dòng),

3 * gõ trang/đoạn/dòng, cần đi tới ngay

4 *

- Có nhiều người chỉ biết lưu TT, không biết TT nó nằm ở đâu, tắt máy đi lúc mở lại tìm mãi chẳng thấy TT, nếu có nhiều người sử dụng chung MT đó thì nghi ngờ thằng nọ, con kia chơi đểu xóa TT của mình đi rồi, đúng là loại vô lương tâm, giết người không gươm không giáo, Nếu là dân tin học thì không bao giờ nó bẩn tính như thế đâu, nếu là mấy mẹ mìn trình độ dân trí kém vô tình lôi TT đó nhét vào thư mục nào đó chăng

Nếu bạn chưa biết lưu TT của mình vào đúng ổ đĩa, thư mục của mình thì trước khi tắt máy vi tính hãy kiểm tra đường dẫn đến TT của mình bằng cách trên để biết đường mà tìm

4 Insert (chèn vào):

4.1 Break (ngắt/dừng): Cùng trong 1 TT chỗ đánh VB thì muốn khổ giấy dọc, chỗ kẻ bảng

biểu thì muốn khổ giấy ngang, nhưng MT thì dốt như con xoay ngang thì ngang hết, dọc thì dọc hết, bực hết chỗ nói Thực ra thì MT rất thông minh, chẳng qua bạn quen chỉ tay 5 ngón nên MT chẳng biết đường nào mà chiều thôi, thử làm thế này xem nhé !

Đặt con trỏ vào cuối trang liền trước trang muốn xoay giấy kiểu #

4.2 Bookmark (dấu/dấu định vị): Khi đang chỉnh sửa 1 TT dài có nhiều trang, muốn tắt máy

để nghỉ/ăn cơm, bạn phải lưu vào trong đầu 1 thông tin không cần thiết là đã sửa đến trang bao nhiêu, khi mở máy để làm việc tìm được đến trang rồi lại căng mắt dò tìm 1 lúc mới thấy

1 * view * Header and Foter

2 * (nút thả của thanh CC vừa xuất hiện trên MH)

3 *

4 Tiêu đề trên xuất hiện ngay đường dẫn đến TT

Hãy lườm nhanh đường dẫn của TT này rồi bôi đen đường dẫn TT trên, ấn phím Delete (tắt đường dẫn của TT) * Close (tắt thanh CC) - Thao tác này chỉ được làm trong 5 giây không nó bắt được quả tang thì toi đời !

1 * insert * Break

2 *

3 * OK

4 Đặt trỏ vào trang vừa được ngắt, xoay giấy, chỉnh lề,… theo ý Các hàng còn lại là các kiểu ngắt (ngắt cột/ngắt trang chẵn/ngắt trang lẻ, làm thử sẽ biết)

chỗ mình đang chỉnh sửa, thật là mệt và lãng phí bộ nhớ của mình Hãy tìm nhanh chỗ mình đang sửa như sau:

4.3 Hyperlink (siêu liên kết): Khi soạn thảo VB cần copy 1 vài số liệu ở VB cũ sang VB

mới, thông thường bạn phải mở VB cũ bằng rất nhiều thao tác, muốn mở TT nhanh, cần liên kết các TT có liên quan với nhau như sau:

5 Format (định dạng):

5.1 Paragraph (đoạn): Khi soạn VB nhiều người cứ ấn Tab để các đầu đoạn lui vào 1 Tab,

ấn Enter để các đoạn cách nhau 1 dòng, Vừa không đẹp, vừa mất thời gian, hãy làm như sau: Soạn thảo VB bình thường, nhập VB sát lề trái, chỉ  khi cần chuyển sang đoạn khác

1 Để con trỏ vào chỗ muốn đánh dấu

2 * Insert * Bookmark…

3 Gõ kí hiệu theo ý

4 *

1 Bôi đen 1 chữ bất kỳ ở đầu VB đang mở

2 * Insert * Hyperlink

3 * tên TT muốn liên kết

4 Nhìn thấy tên TT cần liên kết hiện

ra đây thì * OK

5 Lúc này chữ vừa bôi đen chuyển thành màu xanh/nâu, muốn mở nhanh VB vừa được liên kết chỉ việc

ấn phím Ctrl và * vào chữ màu xanh/nâu

6 Hủy liên kết: @ vào chữ màu xanh/nâu * Remove Hyperlink

7 Có thể liên kết TT này  TT kia

- Khi mở lại TT, * Insert * Bookmark… * Go To *

Closse, con trỏ sẽ xuất hiện đúng chỗ đã đánh dấu Đặt dấu định vị lần sau trong TT này cũng làm tương tự (không cần đặt lại kí hiệu, chỉ cần đặt con trỏ vào đúng chỗ mới mình muốn đánh dấu là được)

5.2 Change Case (đổi kiểu chữ): Khi nhập VB sau dấu chấm cứ phải ấn Shift để gõ chữ cái

in hoa, nhập danh sách họ và tên người, cứ gõ 1 tiếng lại phải ấn Shift, nhiều lúc lại ấn nhầm phím Ctrl/Caps Lock máy tính sinh bệnh thật khổ vả lại làm chậm tốc độ gõ chữ Hãy làm nhanh như sau: Gõ VB bình thường không cần ấn Shift

6 Tools (công cụ):

6.1 Word Count (đếm từ ): Khi ra đề kiểm tra đọc/viết môn Tiếng Việt cho HS tiểu học

phải biết được đoạn VB đó chứa bao nhiêu chữ/tiếng/câu, hoặc làm 1 bài thi mà họ quy định chỉ được viết bằng này bằng kia từ, thì thật quá mệt (có người còn không phân biệt được từ vì

có phải cứ 1 tiếng là 1 từ đâu, ) Không sao trời sinh voi thì trời phải sinh cỏ, nếu không sinh

cỏ thì voi sẽ ăn đặc sản, Hãy làm như sau để đếm theo ý cực kỳ nhanh chóng:

1 Bôi đen toàn bộ VB

2 * Format * Paragraph

3 * để giữa các đoạn cách nhau 1 khoảng rộng hơn

4 *

5 *

6 * OK

7 Tìm các dòng muốn chỉnh vào giữa, bôi đen dòng đó căn sát lề trái rồi căn giữa là được

1 Bôi đen toàn bộ VB

2 * Format * Change Case

3 * rồi * OK, tất cả các tiếng sau dấu chấm đều đổi

chữ cái đầu tiếng là in hoa

4 * rồi * OK, tất cả các tiếng đều đổi chữ cái là in

hoa (dùng khi nhập DS họ và tên, )

Các dòng chữ còn lại hãy thử sẽ biết tác dụng của nó

6.2 AutoCorrect Option (tùy chọn tự động): Khi soạn VB có 1 số tiêu đề/từ/câu, thường

xuyên phải gõ đến, lần nào cũng phải làm 1 việc giống nhau hơi chán mà mất rất nhiều thao tác, đôi lúc gõ sai phải sửa mất cả thời gian, hãy làm như sau:

6.3 Customize…(tùy chỉnh): Do nhu cầu công việc, nên sử dụng MT của mỗi người khác

nhau, nếu cho hiện tất cả các thanh CC, nút CC ra MH soạn thảo thì rất chật và không cần thiết, nên lấy ra 1 số nút CC cần thiết cho việc của mình lên MH soạn thảo để dùng cho tiện

1 Gõ 1 đoạn VB theo ý

2 * Tools * Word Count thông báo các dòng bên là:

3 Số trang của VB

4 Số từ của VB

5 Số ký tự không có ký tự trắng (dấu cách) của VB

6 Số ký tự có ký tự trắng của VB

7 Số đoạn của VB

8 Số dòng của VB

1 Gõ từ/câu/đoạn văn,… theo ý (chỉnh sửa theo ý), bôi đen từ/câu/đoạn văn,… đó

2 * Tools * AutoCorrect Option

3 * gõ kí hiệu theo ý (VD tôi gõ t1)

4 * Add * OK

5 Cách gọi từ tự động: gõ t1 và ấn dấu cách chữ (dòng chữ tiểu học Hua La hiện ra ngay)

Chú ý:

- Khi bôi đen không được bôi quá chữ 1 tí nào, nếu quá khi

gọi từ/câu/đoạn văn, con trỏ xẽ tự nhảy xuống dòng dưới

* vào đây nếu không gọi được VB tự động

- Cách làm này có thể áp dụng để gọi cả 1 VB dài vài chục trang/gọi QĐ,…

- Không được đặt ký hiệu trùng với các nhà lập trình MT (VD: Ctrl+A,…khi gọi sẽ không ra VB tự động của mình)

* Không gọi VB tự động: Nhập VB nhiều khi trùng với kí hiệu gọi VB tự động, từ/câu,… sẽ tự chạy ra rất nguy hiểm (VD: bạn định gõ t1 vào góc hình chữ nhật thì nó lại thành chữ: tiểu học Hua La

- Hủy VB tự động: Làm như bước 2 & 3

* gõ đúng kí hiệu mình đã đặt * Delete * OK

7 Table (bảng biểu):

7.1 Insert (thêm): Khi kẻ bảng biểu nhiều người cứ phải căng mắt ra đếm dòng, đếm ô theo ý,

kẻ thừa ra thì không biết đường mà cắt, kẻ thiếu thì không biết đường mà thêm,… Hãy làm như sau để có số cột số dòng theo ý:

7.1 AutoFit (từ động làm cho vừa): Khi nhập giữa liệu vào bảng biểu, nhiều người chỉnh sửa

dòng cột rất vất vả, kéo bên này nó chạy bên kia, kéo bảng biểu lên, xuống lại còn bị lỗi không thể chỉnh sửa được, lập 1 DS có vài chục học sinh mà cả ngày chẳng xong, mồ hôi nhễ nhại, tóc

1 * Tools * Customize…

2 *

3 Tìm thanh CC có chứa nút CC cần lấy lên MH

4 Tìm nút CC muốn lấy lên MH

5 * lì đưa lên khu vực các nút CC, muốn đặt ở đâu thì thả * Nút CC này dùng cộng trừ nhân chia cho tiện

6 Muốn hủy nút CC bất kì trên MH: ấn lì phím Alt rồi * lì vào nút CC muốn hủy kéo xuống MH soạn thảo thả *

1 * Table * Insert * Table…

2 * nhập số cột

3 * nhập số dòng

4 * OK hoặc 

tai bù xù,… Lớp trẻ nhìn thấy thì thề không bao giờ làm nghề giáo, nhìn khủng quá,… Hãy chỉnh dòng tự động như sau:

7.2 Convert (chuyển đổi): Lúc đầu thì bảo không lập bảng, sau lại bảo phải nhập dữ liệu vào

bảng hoặc ngược lại, đúng là cái loại chập cheng, một VB dài như thế chuyển từ VB sang bảng hoặc ngược lại đến đời nào cho xong, lại còn bảo phải làm xong ngay để còn kịp nộp cấp trên, nếu cãi thì ăn đòn ngay, mà làm thì sống không bằng chết,… Đừng lo chức năng chuyển đổi VB bảng biểu sẽ giúp bạn, làm như sau:

- Từ VB  bảng biểu:

- Từ bảng biểu  VB:

1 Nhập dữ liệu vào bảng, không ấn  nếu chưa muốn xuống dòng

2 Bôi đen cả bảng

3 *

4 *

5 * tất cả các cột tự điều chỉnh để vừa với dữ liệu

1 Bôi đen đoạn VB muốn chuyển đổi thành bảng biểu

2 * Table * Convert

3 * Gõ số cột của bảng theo ý

4 * (hiện tích ở đây, nếu đã có tích rồi thì đừng ấn nữa)

5 * OK

1 Bôi đen bảng biểu muốn

chuyển đổi thành VB

2 * Table * Convert

3 *

4 *