xây dựng phần mềm quản lý bán hàng vật liệu xây dựng tại công ty cổ phần tư vấn đầu tư và xây dựng số 2 hà nội

I.1.2.Mục tiêu của đề tài Thống nhất và tin học hóa các quy trình hoạt động tác nghiệp, cáchình thức tiếp nhận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông tin,mang đến cho người

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN KINH TẾ

- -BÁO CÁO THỰC TẬP

Đề tài:

XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG VẬT LIỆU XÂY DỰNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN

ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG SỐ 2 HÀ NỘI

Họ và tên sinh viên : Nguyễn Thị Thanh Thảo

Giáo viên hướng dẫn

: ThS Tống Thị Minh Ngọc

HÀ NỘI - 05/2012

I.1.2.Mục tiêu của đề tài 3

I.1.3 Phát biểu bài toán 4

I.1.4 Phương pháp nghiên cứu: 4

I.1.5 Lựa chọn ngôn ngữ phát triển 5

I.2 Giới thiệu Công ty cổ phần tư vấn đầu tư và xây dựng số 2 Hà Nội 5

I.2.1 Giới thiệu chung về công ty 5

I.2.2 Sơ đồ tổ chức tại một đại lý của công ty 6

I.2.3 Ban giám đốc: 6

I.2.4 Phó giám đốc 7

I.2.5 Bộ phận bán hàng: 7

I.2.6 Bộ phận kinh doanh 8

I.2.7 Bộ phận quản lý kho: 8

I.3 Xác định yêu cầu nghiệp vụ của công ty. 15

I.3.1 Xác định yêu cầu của nhân viên nhập vật tư 15

I.3.2 Xác định yêu cầu của nhân viên xuất vật tư 16

I.3.3 Xác định yêu cầu của nhân viên quản lý kho 16

I.3.4 Xác định yêu cầu của người quản trị 16

I.4 Một số mẫu biểu 17

CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 19

II.1 Xác định các dữ liệu đầu vào đầu ra.19

II.1.1 Các dữ liệu đầu vào 19

II.1.2 Các dữ liệu đầu ra 19

II.2 Biểu đồ phân cấp chức năng 20

II.2.1 Biểu đồ 20

II.2.2.Đặc tả chức năng20

II.2.2.1 Chức năng quản trị hệ thống. 20

II.2.2.2 Chức năng Lập hóa đơn 21

II.2.2.3 Chức năng báo cáo thống kê 22

II.2 Biểu đồ luồng dữ liệu 23

II.2.1 Ký hiệu 23

II.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh 23

II.2.3 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 24

II.2.4 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 25

II.2.4.1 Chức năng quản trị hệ thống 25

II.2.4.2 Chức năng lập hóa đơn 26

II.2.4.3 Chức năng báo cáo thống kê 27

CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU 28

III.1 Lý thuyết thiết kế CSDL 28

III.2 Xác định thực thể và thuộc tính 29

III.3 Phân tích thực thể30

III.4 Mô hình thực thể E-R 32

III.5 Thiết kế chi tiết các bảng dữ liệu trong mô hình quan hệ 32

IV.1 Công cụ sử dụng trong bài toán 36

IV.1.1 Sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL 2005 Express 36

IV.1.2 Ngôn ngữ sử dụng C# 40

IV.1.3 Báo cáo sử dụng Crystal Report 42

IV.2 Thiết kế giao diện và hướng dẫn sử dụng 43

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay, khi mà nghành công nghệ thông tin đang ngày càng phát triểnthì cùng với nó nhu cầu thông tin cho các cán bộ quản lý đã trở nên vô cùngkhó khăn và phức tạp Họ đòi hỏi mức độ chi tiết và báo cáo nhanh hơn, chínhxác hơn Điều này là một khó khăn, trở ngại lớn cho các đơn vị vẫn duy trìnhững biện pháp lưu trữ, thống kê báo cáo theo phương pháp thủ công Trongcác lĩnh vực như : quản lý kế toán, tài chính, quản lý lương, quản lý bán hàng,quản lý nhân sự luôn đòi hỏi báo cáo với mức độ chi tiết, chính xác và cậpnhật thường xuyên Vì thế, đối với các hoạt động này giải pháp tối ưu nhất là

sử dụng phần mềm tin học, ứng dụng thông tin vào quản lý dữ liệu

Hiện nay, công tác quản lý bán hàng tại các công ty mới chỉ áp dụng ởcấp độ lưu trữ và xử lý thông tin một cách đơn thuần Chính vì vậy, việc ápdụng tin học vào công tác quản lý bán hàng là vấn đề vô cùng quan trọng vàcần thiết bởi nó liên quan đến sự phát triển của các công ty Vì vậy em chọn

đề tài "Xây dựng và thiết kế bài toán Quản lý bán hàng vật liệu xây dựng tạiCông ty cổ phần tư vấn đầu tư và xây dựng số 2 Hà Nội” làm đề tài chochuyờn đề tốt nghiệp của mình với mục đích giúp cho việc quản lý bán hàngcủa công ty một cách có khoa học và đạt hiệu quả cao nhất trong quá trìnhhoạt động kinh doanh

Nội dung báo cáo gồm 4 chương:

- Chương I: Khảo sát thực tế

- Chương II: Phân tích thiết kế hệ thống

- Chương III: Phân tích thiết kế cơ sở dữ liệu

- Chương IV: Môi trường cài đặt và thiết kế giao diện

Bản chuyờn đề được hoàn thành, ngoài sự cố gắng của bản thân, em cũnnhận được sự giúp đỡ của các thầy cô trong bộ môn công nghệ thông tinthuộc viện Công nghệ thông tin kinh tế Trường Đại học Kinh tế Quốc dõn,đặc biệt là sự chỉ bảo tận tình của giáo viờn hướng dẫn ThS Tống Thị MinhNgọc – Bộ môn CNTT thuộc viện công nghệ thông tin kinh tế Trường Đạihọc Kinh tế Quốc dân đã giúp đỡ em để em hoàn thành chuyờn đề thực tập.Được thực hiện trong thời gian ngắn, mặc dù đã cố gắng hoàn thành vớitất cả nỗ lực và khả năng của bản thân nhưng không tránh khỏi những thiếuxót Kớnh mong sự cảm thông và sự đóng góp vô cùng quý báu của các thầy

cô nhằm tạo tiền đề cho việc phát triển đề tài trong tương lai

Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn cô giáo ThS Tống Thị Minh Ngọccùng các thầy cô giảng dạy trong bộ môn CNTT thuộc viện công nghệ thôngtin kinh tế đã tạo điều kiện cho em hoàn thành chuyờn đề này

Hà Nội, ngày tháng nămSinh viờn thực hiện

Nguyễn Thị Thanh Thảo

I.1.2.Mục tiêu của đề tài

 Thống nhất và tin học hóa các quy trình hoạt động tác nghiệp, cáchình thức tiếp nhận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông tin,mang đến cho người sử dụng hầu hết các tiện ích của mạng máy tính, củaquan, nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác điều hành của lãnh đạo cơquan, các hoạt động tác nghiệp của cán bộ và chuyên viên trong cơ quan

 Xây dựng hệ thống các kho tài liệu điện tử tập trung, khắc phục tìnhtrạng tản mạn, thất lạc, sai lệch thông tin, cung cấp thông tin về văn bản và hồ

sơ công việc phục vụ yêu cầu của lãnh đạo, cán bộ quản lý và cán bộ chuyênmôn nhanh chóng, chính xác, đầy đủ và kịp thời

 Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ CNTT, tạo tácphong làm việc hiện đại, hiệu quả trong môi trường mạng và sử dụng thôngtin điện tử, tạo sự thay đổi tích cực trong các quy trình xử lý thông tin, xử lýcông việc của lãnh đạo, cán bộ chuyên viên trong cơ quan, góp phần thực hiệncải cách hành chính

 Cung cấp cho người dùng khả năng làm việc từ xa, xoá bỏ khoảngcách địa lý: Chỉ cần kết nối Internet là người dùng có thể tham gia vào hệ thống

và làm việc như tại cơ quan của mình cho dù họ đang đi công tác nước ngoài

 Hệ thống sau khi hoàn thành phải đáp ứng được các yêu cầu sau: Dễ

sử dụng, giao diện thân thiện, độ bảo mật cao, hệ thống chạy được trên mạng

phân quyền quản trị và truy cập rõ ràng chính xác, có cơ chế sao lưu backup

dữ liệu để đảm bảo an toàn cho dữ liệu khi có sự có không may xảy ra, hệthống phải là hệ thống mở có thể cải tiến, nâng cấp,…

I.1.3 Phát biểu bài toán

Với các đặc điểm về nghiệp vụ, các yêu cầu đưa ra, bài toán “Quản lýbán hàng vật liệu xây dựng tại Công ty cổ phần tư vấn đầu tư và xây dựng số

2 Hà Nội” có thể được phát biểu như sau:

Nghiên cứu xây dựng triển khai hệ thống thông tin thống nhất và tin họchóa các quy trình hoạt động tác nghiệp, các hình thức tiếp nhận, lưu trữ, phổcập, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông tin trên mạng máy tính, nhằm giải quyếtcông việc tại cơ quan, nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác điềuhành của lãnh đạo cơ quan, các hoạt động tác nghiệp của lãnh đạo và nhânviên trong cơ quan

Như vậy, để mang lại hiệu quả và thuận tiện trong việc tin học hoá quản

lý cần thiết kế xây dựng sẽ được phân chia thành các module riêng cho từngđối tượng và phân theo các khối chức năng Việc phân chia này sẽ đảm bảocho việc tìm kiếm các thông tin liên quan và sẵn sàng đáp ứng được mọi yêucầu khi cần thiết

I.1.4 Phương pháp nghiên cứu:

+ Nghiên cứu các quy trình liên quan đến nhóm công việc chính, đánh

giá những hệ thống đã được tin học hóa liên quan Bước này nhằm xác định

rõ tiến trình giải quyết công việc trong thực tế và hiểu rõ những ưu nhượcđiểm của các quy trình thủ công để thiết kế hệ thống

+ Thu thập các số liệu và thống kê về giải quyết các công việc, đánh giá

khối lượng công việc phải giải quyết trên thực tế để xác định quy mô cụ thểcủa hệ thống

+ Phân tích yêu cầu quản lý, xác định rõ yêu cầu đối với từng loại công

việc cần được đưa vào chương trình, làm cơ sở cho việc đáp ứng đúng yêucầu của người dùng

+ Tổng hợp yêu cầu, các thông tin khảo sát thực tế, phân tích và thiết kế

hệ thống, phân luồng dữ liệu, nhằm tránh tranh chấp dữ liệu và tiết kiệm tàinguyên bộ nhớ cũng như đảm bảo tốc độ khi cập nhật và khai thác dữ liệu

+ Nghiên cứu công nghệ phù hợp với môi trường CNTT hiện tại, xác

định những công nghệ tiên tiến sẽ áp dụng để phát triển chương trình Nhữngcông nghệ mới phải đảm bảo hoạt động tốt trên môi trường hiện tại, có khảnăng tạo ra sản phẩm thân thiện với người sử dụng

+ Thử nghiệm những chương trình mẫu, hoàn chỉnh và cài đặt thành hệ

thống thông tin

+ Tổng kết, báo cáo kết quả thực hiện đề tài.

I.1.5 Lựa chọn ngôn ngữ phát triển

Xây dựng dự án sử dụng C# và hệ quản trị CSDL SQL Server

I.2 Giới thiệu Công ty cổ phần tư vấn đầu tư và xây dựng số 2 Hà Nội I.2.1 Giới thiệu chung về công ty

Tên công ty: Công ty cổ phần tư vấn đầu tư và xây dựng số 2 Hà NộiĐịa chỉ: Số 3/65 Phỳc Xỏ- Ba Đình- Hà Nội

Công ty cổ phần tư vấn đầu tư và xây dựng số 2 Hà Nội là một công tychuyên kinh doanh nhập khẩu và cung cấp hàng về vật liệu xây dựng cho cáccửa hàng và đại lý

Hệ thống bán hàng ở công ty: Công ty có một hệ thống các cửa hàng bán

lẻ là các đại lý, các đại lý thuộc sự quản lý của công ty Các đại lý có nhiệm

vụ bán hàng và giới thiệu sản phẩm cho công ty, và có báo cáo định kỳ lêntổng công ty theo từng tháng

I.2.2 Sơ đồ tổ chức tại một đại lý của công ty

Công ty cổ phần tư vấn đầu tư và xây dựng số 2 Hà Nội có hệ thống cácđại lý bán lẻ, các đại lý cú cỏc bộ phận riêng biệt có sự hỗ trợ chặt chẽ lẫnnhau bao gồm là: Ban giám đốc, phó giám đốc và các bộ phận dưới quyền là:

Bộ phận bán hàng, bộ phận kinh doanh, bộ phận tài chính và các bộ phận liênquan khác

I.2.3 Ban giám đốc:

Ban giám đốc là người đứng đầu công ty có quyền hành cao nhất, làngười đại diện của công ty trước pháp luật và chịu trách nhiệm trước phápluật về mọi hoạt động kinh doanh của công ty

- Quản lý các hoạt động của đơn vị kinh doanh đưa ra các chiến lượckinh doanh và phương hướng hoạt động kinh doanh

- Đưa ra giá bán cho các mặt hàng và các thay đổi về giỏ, cỏc mặt hàng

có thể thường xuyên thay đổi giỏ nờn ban giám đốc phải thường xuyên cậpnhập thông tin từ hệ thống cũng như các bộ phận khác để đưa ra những thay

Giám đốc

Phó Giám đốc

Bộ Phận Tài Chính

Bộ Phận Liên Quan Khác

Bộ Phận Kinh Doanh

Bộ

Phận

Bán

Hàng

I.2.4 Phó giám đốc

Phụ trách công tác điều hoà mọi hoạt động của công ty như hoạt độngnhập và tiêu thụ sản phẩm, đời sống tinh thần cho toàn bộ bộ phận nhân viêncủa công ty

I.2.5 Bộ phận bán hàng:

Các loại nguyên vật liệu được trưng bày tại cửa hàng khách hàng có thểxem, tham khảo và chọn loại nào cho phù hợp

- Nhõn viờn bỏn hàng có nhiệm vụ hướng dẫn và giới thiệu các thông tin

về mặt hàng nếu khách hàng cần, khi khách hàng đã chọn xong các mặt hàngcần mua nhân viên bán hàng lập hoá đơn bán hàng gồm các thông tin như mãhàng, tên hàng, số lượng, thành tiền, đơn giá

- Nhân viên bán hàng phải tìm kiếm thông tin trong hệ thống để đảmbảo: lượng hàng bán không lớn hơn lượng hàng hiện có trong cửa hàng Hàngsau khi được nhập vào sẽ được nhân viên nhập vào kho hàng bán để theo dõitình hình nhập và bán hàng trên thực tế của cửa hàng

- Khách hàng cung cấp những thông tin với bộ phận bán hàng để bộphận bán hàng lưu vào cơ sở dữ liệu để hệ thống có thể thống kê được nhữngmặt hàng quen thuộc và khách hàng có thể đặt hàng cho công ty qua nhữngthông tin của khách hàng đó Cuối ngày nhân viên bán hàng có nhiệm vụthống kê các loại mặt hàng đó bỏn, cỏc thông tin này sẽ được thống kê đầy đủ

để cung cấp cho người quản lý để người quản lý có thể đưa ra các chiến lượckinh doanh sắp tới cho cửa hàng

- Trường hợp khách hàng có yêu cầu đặt mua hàng với số lượng lớn thì

sẽ được giảm phần trăm theo mức quy định của công ty

- Đối với nhân viên bán hàng: Theo dõi hàng hoá trong kho để khi cầnthiết có thể thông báo các thông tin với các bộ phận khác để xử lý Nhân viên

bán hàng nhập các thông tin, các mặt hàng để hệ thống xử lý thông tin va lưuvào cơ sở dữ liệu.

I.2.6 Bộ phận kinh doanh

Tìm hiểu thị trường đưa ra chiến lược kinh doanh, giới thiệu sản phẩm,tham gia trực tiếp quá trình bán và nhập hàng của công ty Đồng thời có tráchnhiệm phải thông báo thường xuyên cho giám đốc biết về tình hình hàng hoákhi giám đốc yêu cầu để giám đốc cú cỏch xử lý

Các kế hoạch kinh doanh trong quản lý bán hàng bao gồm các phần chính:+ Kế hoạch bán hàng: ghi nhận thông tin quy định về doanh thu theo khuvực, theo thời gian và theo mặt hàng

+Kế hoạch tiếp thị: chiến lược tiếp thị và chi phí tiếp thị trên từng mặthàng, cho phép đăng ký chỉ tiêu bán hàng cho nhân viên bán hàng và kháchhàng, quy định mức hoa hồng bán hàng và các khoản thưởng

+Kế hoạch phân bổ chi phí: Dựa trên ngân sách được cấp cho bộ phậnbán hàng

+Cập nhập thông tin thực hiện kế hoạch

+So sánh các kế hoạch với thực tế

+Xây dựng kế hoạch kinh doanh

Bộ phận tài chính: kế toán sổ sách, lập hoá đơn chứng từ thu chi tất cả cáckhoản của công ty như tiền nhập hàng, thu tiền bán hàng …chi trả các khoảntiền cố định khác và kiểm tra việc thực hiện tài chính kế toán của công ty

I.2.7 Bộ phận quản lý kho:

Các mặt hàng mới nhập sẽ được nhân viên của của hàng kiểm định chấtlượng, nếu các mặt hàng đủ tiêu chí chất lượng do công ty đặt ra thì mặt hàng

đó sẽ được lưu tạm thời vào kho hàng sau đó sẽ xuất cho các cửa hàng Cácmặt hàng mới nhập sẽ được nhập các thông tin vào cơ sở dữ liệu

Bộ phận kho quản lý việc nhập hàng từ nhà cung cấp và xuất hàng chocửa hàng, nhân viên của bộ phận quản lý kho theo dõi số lượng hàng tồn kho,quản lý cỏc hoỏ đơn xuất và nhập hàng.

Nhân viên quản lý kho phải thường xuyên kiểm tra kho hàng đẻ biếtđược số lượng hàng hàng sắp bị hư hỏng để có thể kịp thời xử lý

Các mặt hàng sẽ được nhân viên kho hàng kiểm tra, thống kê thườngxuyên để nắm được các thông tin như mặt hàng nào sắp hết trong kho để đềxuất với ban giám đốc những mặt hàng cần nhập để ban giám đốc xem xét các

đề xuất và quyết định có nhập thêm hàng nữa hay không

Quá trình nhập hàng vào kho:

+ Nhập kho hàng do dặt hàng với nhà cung cấp

+ Các mặt hàng nhập lại từ cửa hàng:

Công ty sẽ đặt hàng với nhà cung cấp thông qua điện thoại hay cỏc hoỏđơn hàng tới nhà cung cấp, nhà cung cấp sẽ giao hàng cho công ty có kèmtheo hoá đơn hay bản kê chi tiết các loại mặt hàng của từng loại Nhân viênquản lý kho sẽ kiểm tra các mặt hàngcủa nhà cung cấp nếu các mặt hàng kémchất lượng hoặc không đúng yêu cầu thì nhân viên kho có thể quyết định trảlại nhà cung cấp và yêu cầu cấp lại các mặt hàng trên

Nhân viên kho phải kiểm tra giấy tờ cỏc hoỏ đơn nhập kho các chứng từgiao hàng Các mặt hàng sẽ dược nhập vào kho hàngcỏc mặt hàng đã có mãtrong cơ sở dữ liệu thì khách hàng chỉ cần chọn mã có sẵn đó và nhập các

Tính số lượng tồn kho:

Quá trình xuất hàng:

Quá trình xuất hàng có nhiều hình thức sau:

Trường hợp trả lại hàng cho nhà cung cấp khi các mặt hàng không đạtyêu cầu của công ty và các giấy tờ liên quan

Các mặt hàng được xuất ra để trưng bày ở cửa hàng

I.2.8 Bộ phận kế toán

Ý nghĩa của kế toán kiểm toán trong doanh nghiệp

Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc giám sát hoạt động sản xuấtkinh doanh của bất kỳ một doanh nghiệp nào, như:

Theo dõi tình hình biến động (tăng, giảm) của lượng tiền mặt, tiền gửicủa doanh nghiệp

Theo dõi biến động của tài sản cố định

Theo dõi lượng vật tư hàng hoá

Theo dõi tình hình sản xuất qua các con số kế toán

Theo dõi kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh thu, lợi nhuậnsau một chu kỳ kinh doanh

Kế toán kiểm toán còn là công cụ hữu hiệu giúp cho doanh nghiệp hoạtđộng đúng nguyên tắc và pháp luật của nhà nước

Kế toán phải tổng kết lượng hàng bán được, tổng tiền đưa ra báo cáodoanh thu theo định kỳ, bộ phận bán hàng dựa vào hoá đơn bán hàng đưathống kê lượng hàng còn ở cửa hàng

Bộ phận kế toán thống kê các loại giấy tờ như hoá đơn bán hàng, cácphiếu nhập kho, phiếu xuất kho, các đơn đặt hàng và doanh thu của cửa hàng

SL tồn = TK đầu kì + SL nhập – SL xuất

Thống kê được số lượng hàng hoá trong kho và tổng giá trị của các loạihàng hoá.

Thống kê doanh thu bán hàng của từng nhân viên để trên cơ sở đú tớnhlương cho từng nhân viên dựa vào doanh thu bán hàng

Giá nhập hàng = giá mua hàng + chi phí phát sinh

Doanh thu = Giá trị hợp lý từ các khoản thu được hoặc sẽ thu được –

Chiết khấu thương mại – giảm giá hàng bán – Doanh thuhàng bán trả lại

Giá bán = giá nhập + chi phí khác

Doanh thu hoạt động tài chính: Phát sinh từ các giao dịch mà doanhnghiệp tiến hành thuộc hoạt động tài chính như tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức vàlợi nhuận được chia, các khoản liên quan đến hoạt động đầu tư tài chính khác.

Chi phí hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ: là những khoản chiphí phát sinh liên quan đến giá vốn của lượng sản phẩm tiêu thụ và lượng dịch

vụ đã cung cấp cùng chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phân

bổ cho lượng sản phẩm, dịch vụ, hàng hoỏ đó tiêu thụ trong kỳ

Chi phí hoạt động tài chính: là những khoản chi phí phát sinh từ cácgiao dịch mà doanh nghiệp tiến hành thuộc hoạt động tài chính như lãi tiềnvay, chi phí sử dụng bản quyền, số lỗ đầu tư chứng khoán và đầu tư tài chínhkhác và các khoản chi phí liên quan

Chi phí khác: là những chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động xảy rakhông thường xuyên, ngoài các hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ, hoạtđộng tài chính Ví dụ: chi phí thanh lý tài sản cố định, chi phí môi giới, dịchvụ…

Phù hợp với doanh thu, thu nhập và chi phí là kết quả hoạt động sảnxuất kinh doanh

Kết quả bán hàng = DT thuần về BH và CC DV – Giá vốn hàng tiêu thụ

- CP BH, QLDN

KQ HĐ tài chính = DT HĐ tài chính – CP HĐ tài chính

KQ khác = Thu nhập khác – Chi phí khác

I.2.10 Quá trình mua bán hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh

Hàng hoá là đối tượng kinh doanh của các doanh nghiệp thương mại, nóicách khác đó là đối tượng mà doanh nghiệp thương mại mua về bán ra vớimục đích kiếm lời

Hàng hoá nhập kho được phản ánh theo giá mua thực tế (kể cả thuế nhập khẩu phải nộp), các khoản chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng được tổ chức theo dõi riêng và cuối kỳ mới phân bổ cho hàng bán ra để xác định giá vốn hàng bán.

Giá vốn hàng bán = Giá xuất kho của hàng bán + Chi phí mua hàng phân bổ

I.2.11 Quá trình phân phối lợi nhuận

Khái niệm: Khoản còn lại sau khi lấy doanh thu trừ các khoản chi phí tạonên doanh thu đú, chớnh là kết quả của quá trình hoạt động kinh doanh trong

kỳ của doanh nghiệp Lãi là chỉ tiêu rất quan trọng để đánh giá kết quả hoạtđộng dịch vụ sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp

Tiền lãi do doanh nghiệp tạo ra phải được phân phối phù hợp với quyđịnh của nhà nước Tuỳ theo hình thức sở hữu vốn của doanh nghiệp mà việcphân phối lợi tức sau thuế giữa các doanh nghiệp có khác nhau Tuy nhiên cácđối tượng được phân phối bao gồm:

Nhà nước được phân phối thông qua việc thu thuế thu nhập doanh nghiệp

Doanh nghiệp được phân phối thông qua việc trích lập các quỹ chuyêndùng

Chi cho các bên tham gia liên doanh, cổ đông

Cụ thể thường gồm các nội dung sau đây:

Bù lỗ năm trước theo luật thuế (nếu có)

Nộp thuế thu nhập doanh nghiệp

Lợi nhuận sau thuế được phân phối tuỳ vào loại hình doanh nghiệp khácnhau thì có thể khác nhau Tuy nhiên, việc phân phối lợi nhuận sau thuế ở cácdoanh nghiệp thường gồm các nội dung sau:

Trừ các khoản chi không được tính vào chi phí

Chia lãi cho các cổ đông hay liên doanh

Chi lãi và trích lập các quỹ

Nếu bị lỗ thì giả quyết theo trình tự sau:

Trước hết lấy lãi kỳ sau để bù

Trừ vào các quỹ

Giảm vốn

Hạch toán lói cú nhiệm vụ sau:

Tính toán, phản ánh chính xác tổng số lãi hoặc lỗ của từng dịch vụ sảnxuất kinh doanh

Thực hiện tốt chế độ phân phối lãi chính xác rõ ràng theo đúng quyđịnh của chế độ tài chính hiện hành

Phương thức phân phối lợi tức của doanh nghiệp: Trên cơ sở báo cáo tàichính định kỳ (tháng, quý) về số lợi tức thực hiện, doanh nghiệp nộp thuế lợitức theo luật định Lợi tức còn lại được phân phối cho các cổ đông hay liêndoanh và tạm trích vào các quỹ xí nghiệp theo quy định nhưng không vượtquá 70% tổng số lợi tức sau thuế của từng kỳ kế toán Doanh nghiệp chỉ đượctạm trớch cỏc quỹ tương ứng với số thuế lợi tức đã nộp Mức trích lập các quỹcủa doanh nghiệp được quy định như sau:

Lợi nhuận trước thuế = Doanh thu – Tổng chi phí

Lợi nhuận sau thuế = Lợi nhuận trước thuế - Thuế thu nhập

Quỹ đầu tư và phát triển: Trích 50% trở lên, không hạn chế mức tối đa.

Quỹ dự phòng tài chính: Trích 10% số dư của quỹ này không vượt quá25% vốn điều lệ của doanh nghiệp

Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm: Trích 5% số dư của quỹ nàykhông vượt quá 6 tháng lương thực hiện của doanh nghiệp

Quỹ khen thưởng và phúc lợi: Được trích từ 2 đến 3 tháng lương thựchiện của doanh nghiệp tuỳ theo tỉ suất lợi nhuận của năm nay thấp hơn haycao hơn năm trước

Trường hợp số dư các quỹ dự phòng tài chính, dự phòng trợ cấp mất việclàm đã đạt được mức khống chế, quỹ khen thưởng phúc lợi đó trớch đủ theoquy định thì chuyển số lợi tức còn lại vào quỹ đầu tư và phát triển

I.3 Xác định yêu cầu nghiệp vụ của công ty.

I.3.1 Xác định yêu cầu của nhân viên nhập vật tư.

Nhân viên nhập vật tư yêu cầu hệ thống được xây dựng đáp ứng đượcviệc nhập vật tư mới nhập về của công ty một cách nhanh chóng và thuậntiện, cho biết thông tin chi tiết của vật tư Giao diện phải thân thiện, gần gũi rễtiếp cận hệ thống, phải có hỗ trợ phím tắt để thao tác nhập dữ liệu đượcnhanh Hệ thống phải đáp ứng được việc đưa ra phiếu nhập vật tư và ghi chitiết vật tư khi vật tư được đáp ứng yêu cầu nhập Phải báo cáo được chi tiếtcác hóa đơn nhập vật tư của các nhà phân phối theo thời gian lựa chọn

I.3.2 Xác định yêu cầu của nhân viên xuất vật tư.

Nhân viên xuất vật tư yêu cầu hệ thống cho biết thông tin chi tiết về vật

tư, cho phép cập nhập vật tư xuất ra, đồng thời ghi phiếu xuất vật tư khi vật tưđược xuất kho, báo cáo chi tiết các hóa đơn xuất vật tư của khách hàng

I.3.3 Xác định yêu cầu của nhân viên quản lý kho.

Nhân viên quản lý kho yêu cầu hệ thống cung cấp đầy đủ thông tin vềvật tư, thông tin xuất, nhập, thanh lý, thu hồi vật tư, cho biết được thông tincông nợ phải trả khách hàng (các nhà phân phối) và công nợ phải thu củakhách hàng Để từ đó tổng hợp về vật tư tồn kho, công nợ xuất ra báo cáo đểbáo cáo lên ban lãnh đạo

I.3.4 Xác định yêu cầu của người quản trị.

Người quản trị của hệ thống yêu cầu được xem tất cả các thông tin vềnghiệp vụ của hệ thống Người quản trị yêu cầu được đăng nhập hệ thống,quản lý thông tin người dùng, thêm người dùng mới, cấp quyền đăng nhậpcho người dùng khi truy xuất hệ thống

I.4 Một số mẫu biểu

2

Ngày tháng năm

PHIẾU XUẤT

Mã phiếu:

Họ tên khách hàng Địa chỉ

CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

II.1 Xác định thông tin đầu vào đầu ra.

II.1.1 Các thông tin đầu vào.

 Thông tin về vật tư, về nhóm vật tư, số lượng đơn giá của vật tư, tìnhtrạng của chúng

 Thông tin về khách hàng, về nhà phân phối cụ thể là tên, địa chỉ, đơn

vị đại diện, mã số tài khoản, ngân hàng

 Thông tin về công nợ đầu vào, số lượng hàng tồn kho

 Thông tin về công ty, về nhân viên, về những người quản lý, chứcdanh và nhiệm vụ của họ, quyền truy cập hệ thống của họ

II.1.2 Các dữ thông tin đầu ra.

 Báo cáo chi tiết vật tư, số lượng tồn kho, đã nhập và xuất bao nhiêu,doanh thu của chúng

 Báo cáo chi tiết về khách hàng, danh sách các nhà phân phối, công

nợ phải trả họ, đã nhập của họ những loại vật tư nào, số lượng, tổng chi, danhsách chi tiết các khách hàng đã mua vật tư của công ty, mua những loại vật tưnào, số lượng bao nhiêu, tổng tiền là bao nhiêu, công nợ phải trả của họ

 Thống kê, báo cáo lương hàng tồn kho, công nợ phải trả, phải thu

 Báo cáo đơn giá vật tư

II.2 Biểu đồ phân cấp chức năng

II.2.1 Biểu đồ

II.2.2.Đặc tả chức năng

II.2.2.1 Chức năng quản trị hệ thống.

Người dùng muốn truy cập vào hệ thống Quản lý vật liệu xây dựng thì

phải được cấp một tên truy, một mật khẩu, và quyền truy cõp hệ thống têntruy cập, mật khẩu và quyền truy cập hệ thống này được người quản trị cấpcho mỗi người dùng, người dùng sẽ dựng nú để truy cập hệ thống Ngườiquản trị là người có quyền cao nhất, quyền quản trị hệ thống, khi đăng nhậpvào hệ thống, người quản trị có quyền thêm người dùng, thay đổi thông tinngười dùng, cập nhật thông tin danh mục (danh mục vật liệu xây dựng, danhmục nhà cung cấp, danh sách phòng ban) Còn những người dùng khác tùythuộc vào quyền được cấp để thao tác với hệ thống, những user này khôngđược cập nhập người dùng, không được thay đổi thông tin người dùng

Quản lý vật liệu xây dựng

Quản trị hệ thống Lập hóa đơn Báo cáo, Thống kê

Thống kê hàng nhậpThống kê hàng xuấtThống kê hàng tồn

Danh mục loại VLXD

Thống kê VLXDThống kê thời gianHóa đơn tồn

Cập nhập danh mục hệ thống.

Chức năng này cho phép người dùng cập nhập danh mục vật tư, danhmục loại vật tư, danh mục khách hàng, danh mục nhóm khách hàng và danhmục đơn vị tính

Cập nhập danh mục vật tư cho phép người dùng tương tác với bảng cơ

sở dữ liệu dm_vattu, them, sửa, xóa thông tin về vật tư.

Cập nhập danh mục loại vật tư cho phép người dùng tương tác với

bảng phân dm_nhomvt, cập nhập, them, sửa, xúa cỏc nhúm vật tư.

Cập nhập danh mục khách hàng cho phép người dùng tương tác với

bảng dm_khachhang, cập nhập, thêm, sửa, xúa cỏc khách hàng.

Cập nhập danh mục nhóm khách hàng cho phép người dùng tương tác

với bảng dm_nhomkh, cập nhập, thêm, sửa, xúa cỏc khách hàng.

Cập nhập danh mục đơn vị tính cho phép người dùng tương tác với

bảng dm_donvitinh, cập nhập, thêm, sửa, xúa cỏc khách hàng.

II.2.2.2 Chức năng Lập hóa đơn

Hóa đơn nhập: Nhân viên quản lý kho vật tư thường xuyên thống kê

lượng vật tư trong kho để cân đối lượng vật tư có trong kho để yêu cầu nhậpvật tư Nhân viên quản lý kho gửi yêu cầu xin nhập vật tư lên ban lãnh đạo,ban lãnh đạo ký phê duyệt và lập kế hoạch nhập vật tư về Khi vật tư đượcnhập về và chuyển vào kho, thì nhân viên nhập tiến hành nhập vật tư về, ghicác thông tin nhập vật tư vào hóa đơn nhập Quá trình này gọi là cập nhập hóađơn nhập

Hóa đơn xuất: Khi các đơn vị, các cơ sở có yêu cầu về vật tư Quản lý

kho lên kế hoạch xuất vật tư, kiểm tra số lượng hàng có trong kho, chất lượng

có đủ để đáp ứng yêu cầu của các đơn vị không Quá trình xuất vật tư đượcdiễn ra Số vật tư xuất ra được cập nhập vào hệ thống, quá trình này gọi là cập

Hóa đơn tồn: Căn cứ vào lượng hàng xuất, nhập, số hàng thanh lý mà

nhà quản lý biết được lượng hàng tồn kho là bao nhiêu Tất cả các dữ liệuđược cập nhập các bảng dữ liệu tương ứng, bảng vật tư, bảng xuất vật tư,bảng nhập vật tư, bảng thanh lý vật tư Điều quan trọng của quản lý vật tư tồnkho là xác định số lượng vật tư tồn kho là bao nhiêu, lượng tồn kho cũ vàlượng tồn kho mới

II.2.2.3 Chức năng báo cáo thống kê

Tìm kiếm vật tư: Thực hiện việc tìm kiếm vật tư theo yêu cầu của người

dùng, xây dựng phần mềm tìm kiếm thông tin về vật tư phải linh hoạt, thuậntiện Người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin về vật tư như xuất, nhập,thu hồi, thanh lý…Chương trình cho phép tìm kiếm vật tư theo:

Tìm kiếm theo mã: Người dùng nhập mã bất kỳ vào và tìm kiếm thông

tin vật tư theo mó đó nhập

Tìm kiếm theo tên: Người dùng sẽ nhập tên vật tư cần tìm kiếm, hệ

thống sẽ tra cứu từ bảng nhập, xuất, thanh lý, thu hồi để đưa ra thông tin cầntìm kiếm cho người dùng

Tìm kiếm khách hàng: Mỗi khi muốn tìm hiểu rõ thông tin khách hàng

đang giao dịch, người dùng có thể tìm thông tin khách hàng đó một cánhnhanh chóng, đầy đủ và chính xác thông tin khách hàng đó Việc tìm kiếmkhách hàng đó có thể theo tờn, mó khách hàng

II.2 Biểu đồ luồng dữ liệu

II.2.1 Ký hiệu

Tên chức năngLuồng dữ liệuKho dữ liệuTác nhân ngoàiTác nhân trong

II.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

II.2.3 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

QUẢN LÝ BÁN HÀNG VẬT LIỆU

XÂY

Quản trị hệ thốngKhách hàng

Y/C báo cáo thống kê K/Q báo cáo thống kê

Y/C báo cáo thống kê

K/Q báo cáo thống kê Báo cáo,

thống kê

II.2.4 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

II.2.4.1 Chức năng quản trị hệ thống

<Sơ đồ Luồng dữ liệu mức dưới đỉnh- Phõn dó chức năng Quản trị hệ thống>

Cập nhật người dùng

Cập nhật danh mục

Danh mụcNgười dùng