quản lý bán hàng điện tử

Mỗi nhà doanh nghiệp phải biết nắm bắt được một nguồn cung ứng hàng hoá và sự biến động của nó, phải năng động, thích hợp, mềm dẻo… Và trong quá trình kinh doanh phát triển của các công

BỘ GIÁO DỤC

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆPChuyên ngành Công Nghệ Thông Tin

Hà Nội tháng 3 Năm 2014

MỤC LỤC

A LỜI MỞ ĐẦU

Một đất nước được coi là phát triển khi đất nước đó có một nền khinh tế vững mạnh và hiệu quả Xét ở phạm vi một doanh nghiệp trong cơ chế thị trường hiện nay thì quá trình bán hàng có vai trò rất lớn,quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp

Trong những năm gần đây,sự chuyển hướng đổi mới của cơ chế thị trường nền kinh tế nước ta có nhiều biến động Hoạt động kinh doanh nói chung hầu hết các doanh nghiệp đều đổi mới, bước đầu đã hoà nhập với nền kinh tế khu vực và cả thế giới Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp thương mại nói riêng vấn đề tiêu thụ là một trong những yếu tố quan trọng trong việc tiêu thụ hàng hoá, là một nghệ thuật kinh doanh của từng doanh nghiệp Mỗi nhà doanh nghiệp phải biết nắm bắt được một nguồn cung ứng hàng hoá và sự biến động của nó, phải năng động, thích hợp, mềm dẻo…

Và trong quá trình kinh doanh phát triển của các công ty, tổ chức, doanh nghiệp thì một lượng lớn các thông tin về giao dịch (mua bán, trao đổi) các loại hàng hoá giữa các bên liên quan như nhà cung cấp, nhà buôn bán và khách hàng đều cần được quản lí, theo dõi hàng ngày Quy mô và số lượng của giao dịch càng lớn, càng nhiều người thì số lượng thông tin càng nhiều, càng quan trọng và phức tạp Chính vì thế sẽ mất nhiều thời gian, công sức để quản lí để dẫn đến những sai sót đáng tiếc khi quản lí, khai thác và xử lí các thông tin trên

Với một thực trạng như vậy thì việc ứng dụng tin học vào công tác quản lí sẽ làm cho quá trình tác nghiệp đạt được những hiệu quả lớn, nhanh chóng và chính xác hơn

1 Mục đích

Thúc đẩy quá trình bán hàng một cách nhanh chóng với số lượng nhiều thì phải cân nhắc, tính toán, sử dụng một phương sách tiêu thụ đúng đắn, vững chắc chứ không thể vô tư trước sự biến thiên vạn hoá của thị trường Điều này đòi hỏi kế toán cần phải có khả năng cung cấp, kiểm soát số lượng thông tin một cách đầy đủ, chính xác nhất

2 Lí do

Hoạt động kế toán trong một của hàng nói riêng hay công ty nói chung là một chuỗi công việc rất vất vả và tốn nhiều công sức Nếu không có sự cần mẫn,chăm chỉ

và sáng suốt thì sự sai sót là không tránh khỏi.Hệ thống thông tin quản lý bán hàng

sẽ giúp cho quá trình mua bán diễn ra mau lẹ hợp lý

Đề tài được thực hiện tại công ty THHH Rhythm Precion Việt Nam Là công

ty chuyên kinh doanh về đồ điện tử, điện thoại di động,tivi.,máy nghe nhạc ,máy vi tính…đây là công ty có quy mô vừa và nhỏ ,đặc biệt là chưa sử dụng phần mềm kế toán ,các hoạt động bán hàng diễn ra chủ yếu bằng thủ công nên tốn kém nhiều thời gian và chi phí.Vì thế trở ngại trong việc bán hàng là không tránh khỏi

B NỘI DUNG ĐỀ TÀI

I Phân tích và thiết kế hệ thống

1 Sơ đồ phân cấp chức năng hệ thống

Trong qúa trình quản lí bán hàng thì hệ thống sẽ cập nhập đựoc các danh mục hàng hoá,nhóm hàng hóa để có thể nắm bắt các thông tin và sửa chữa các thông tin hàng hoá đó

Bên cạnh đó ,hệ thống sẽ thống kê số lượng hàng còn tồn hay số lượng hàng đã xuất thông qua các báo cáo về tình hình xuất nhập

Quản lí bán hàng

Báo cáo

Nhập HH Sửa HH Xóa HH

Tra cứu

Hàng tồn kho Hàng đã xuất

Tình hình nhập HH Tình hình xuất HH

Cnhật DMHH dddddđddddd ddddDDDDM HHDMHH

C Nhật DMHH Sửa nhóm hàng Xóa nhóm hàng Cập nhật DMNHH

2.Biểu đồ luồng dữ liệu DFD

Bộ phận quản lí bán hàng trình duyệt bấo cáo về việc nhập hàng hoá bằng các văn bản yêu cầu.Sau đó Nhà cung cấp tiếp nhận đơn đặt hàng của bộ phận Quản lí bán hàng và đáp ứng đủ số lưọng hàng yêu cầu.Và sau cùng là phục vụ yêu cầu của khách hàng thông qua danh sách mua hàng,và xuất các hoá đơn bán hàng

D Sách mua HH

Yêu cầu báo cáo

V

ăn bả

n bá

o cá o

II.THIẾT KẾ MÔ HÌNH BẢNG DỮ LIỆU

1.NHAN VIEN(logID,hoten,bophan,logpw,logyes)

Field

name Data Type Field size Index Description

LogID Text 30 Khóa chính Mã nhân viên để truy cập quản lí

Hoten Text 20 Họ tên nhân viên

Bophan Text 50 Phòng ban mà người đó làm việc

Logpw Text 8 Password truy cập của nhân viên

Logyes Yes/No Cho phép nhân viên đó truy cập hay

không

2.HANG HOA(MaHH,groupID,TenHH,DVT,quicach,baohanh,gianhap,giaxuat)

Field

name Data Type Field size Index Description

MaHH Text 10 Khóa chính Là mã được gắn cho từng loại hàng hóaGroup ID Numberic Khóa ngoại Thuộc tính khóa ngoại

TenHH Text 50 Tên loại hàng hóa tương ứng với mã hàngĐVT Text 10 Tương ứng với loại HH

Quicach Text 20 Các đặc điển vật lí

Baohanh Numberic Thời gian bảo hành của 1 loại HH đó

Gianhap Numberic Giá ban đầu của 1 loại HH được nhập

Giaban Numberic Là giá sau khi đã tính tất cả mọi loại thuế

VAT

3.NHOM HANG(GroupID,tennhom,VAT-N,VAT-X,phiBQ)

Field

name Data Type Field size Index Description

GroupID Numberic 10 Khóa chính Là mã được gắn cho từng loại hàng hóaTennhom Text 50 Tên của một nhóm hàng nào đó

VAT_N Numberic Thuế VAT lúc ban đầu nhập 1 loại hàng nào

đóVAT_X Numberic Thuế VAT sau khi xuất hàng

PHIBQ Numberic Là loại phí dùng để bảo quản hàng hóa

4.NHAP XUAT(thekho,ctnhap,ctxuat,maHH,soluong,diengiai)

Field

name

Data Type

Field size

Index Description

Thekho Text 30 Khóa chính Là mã được gắn cho phiếu nhập xuất

Ctnhap Text 20 Khóa ngoại Thuộc tính khóa ngoại-mã quan hệ

Ctxuat Text 20 Thuộc tính khóa ngoại-mã quan hệ

MaHH Text 10 Thuộc tính khóa ngoại-mã quan hệ

So luong Numberic Số lượng hàng mà khách mua

Diengiai Text 225 Ghi chú về nhập xuất

5.CHUNG TU(SoCT,doitac,NXflag,NVgiaodich,ketoan,thukho,ngayct)

Field name Data Type Field

size Index DescriptionSoCT Text 20 Khóa chính Là mã được gắn cho phiếu chứng từ để

phân biệt với các phiếu khácDoitac Text 50 Là khách hàng ,cty mua bán ,trao đổi với

nhauNXFlag Yes/No Cho phép nhân viên nhập hay xuất hàng

hóaNVgiaodic

h Text 30 Khóa ngoại Nhân viên giao dịch

Ketoan Text 50 Nhân viên kế toán

Thukho Text 50 Nhân viên thủ kho

Ngayct Date/Time Ngày in chứng từ

III.Thiết kế thuật toán sử dụng

A.KHI ĐĂNG NHẬP :

-Nhập thông tin cần thiết khi đăng nhâp như hoten và password yêu cầu mà mỗi nhân viên ở bọ phận được cấp rieng biệt.

-Khi pasword chính xác thì cửa sổ chương tình mở để cập nhật thông tin

b.THUẬT TOÁN TẠO USER MỚI

-Khi đăng nhập hệ thóng bằng cách trả lời các yêu cầu cần thiết

User name &

-Hệ thống sẽ báo lỗi khi thông tin cập nhập chưa chính xác mã sử dụng của hệ thống thì USER đó không tồn tại trong hệ thống.

-Nếu muôn truy cập bạn phải cập nhật lại thông tin chính xác hoặc thiêt lập một USER mới với điều kiện hệ thống thông tin chủ cho phép.

-Sau đó tiếp tục tiến hành công việc.

Tạo 1 user mới

Kết thúc

c.THUẬT TOÁN CẬP NHẬP DANH MỤC HÀNG HÓA

Tiếp tục nhập thông tin

và lưu

d.THUẬT TOÁN CẬP NHẬP DANH MỤC NHÓM HÀNG HÓA

Đ

- Bắt đầu đăng nhập

- Nhập thông tin về nhóm hàng hoá

- Hệ thống sẽ đối chiếu mã hàng có tồn tại hay ko

- Nếu Đúng bạn được tiếp tục cập nhập và lưu thông tin

Kết thúc

TT nhóm hàng

Bắt đâù

Mã nhóm Hàng tồn tại ?

Tiếp tục nhập

thông tin và lưu

e.THUẬT TOÁN NHẬP LIỆU (NHẬP THÔNG TIN VỀ CHỨNG TỪ)

Đ

Kết thúc

-Bắt đầu đăng nhập hệ thống -Cung cấp thông tin về chứng từ xuất nhập hàng hoá hay nhóm hàng hoá -Nhập mã chứng từ

-Đối chiếu qua hệ thống xem mã đó

có phù hợp và chính xác hay không -Nếu Đúng hệ thống sẽ chô bạn tiếp tục nhâp,in và sao lưu chứng từ.

-Thoát khỏi hệ thống.

TT chứng từ

Bắt đầu

Mã CT tồn tại?

Tiếp tục nhập

thông tin và lưu

IV.THIẾT KẾ 1 SỐ GIAO DIỆN CHƯƠNG TRÌNH

1.ĐĂNG NHẬP

2 CẬP NHẬP THÔNG TIN NHÂN VIÊN

3 CẬP NHẬP THÔNG TIN KHÁCH HÀNG

4 QUẢN LÝ THÔNG TIN HÀNG HÓA

5 HÓA ĐƠN THANH TÓA

6.TÌM KIẾM THÔNG TIN KHÁCH HÀNG

7.THIẾKẾ CÁC BÁO CÁO

Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt NamĐộc lập-Tự do-Hạnh phúc

Số lượng Đơn giá Thành

tiền Thực

xuất

Yêu cầu

01 Máy Fax panasonic

Một mặt hàng

8.THIẾT KẾ CÁC MẪU THỬ

HÓA ĐƠN Mẫu số :01 GTKT-311

GIÁ TRỊ GIA TĂNG BX/2006NLiên 3:Nội bộ No:0070689Ngày 14 tháng 1 năm 2014

Đơn vị bán hàng : THHH Rhythm Precion Việt Nam

Địa chỉ :

Số tài khoản :

Điện thoại: MS:

Họ và tên người mua hàng :Văn Thị Ánh Nga

Tên đơn vị : Đại hoc HUBT

Địa chỉ :124 Minh khai ,Hà Nội

Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 305.900

Mẫu phiếu thu tiền hàng

Lý do: Rút TGNH về nhập quỹ tiền mặt

Viết bằng chữ: Ba mươi triệu đồng y

Kèm theo 1 chứng từ gốc

Giám đốc Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nộp tiền

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Đã nhận đủ số tiền: ba mươi triệu đồng y

Ngày 02 tháng 1 năm 2014

Thủ quỹ

(Ký, họ tên)

BẢNG KÊ BÁN LẺ HÀNG HOÁ DỊCH VỤ

(Ngày ….Tháng…Năm…)

Tên cơ sỏ kinh doanh:

Địa chỉ:

Họ tên người bán hàng;

Địa chỉ nơi bán:

STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Doanh thu có thuế suất Thuế suất VAT A B C 1 2 3 4 Tổng cộng tiền: Tổng số tiền bằng chữ:

Ngày …Tháng…Năm…

Người bán (Ký,họ tên)

Địa chỉ:………… (Ban hành theo quyết định số

15/2006/QĐ-BTC)

BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH

(Ban hành kèm theo thông tư)

BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ DỊCH VỤ BÁN RA

(Kèm theo tờ khai thuế GTGT theo mẫu số 01/GTGT)

Người nộp thuế:

Mã số thuế:

Đơn vị tiền : đồng Việt Nam

STT Hoá đơn chứng từ

bán

Tên người

Mã số thuế

Mã hàng

Doanh

số bán

Thuế suất

Thuế VAT

Ghi chú

Ngày tháng năm phát hành

1.Hàng hoá dịch vụ không chịu thuế :

2.Hàng hoá dịch vụ chịu thuế 0%:

3.Hàng hoá dịch vụ chịu thuế 5%:

4.Hàng hoá dịch vụ chịu thuế 10%:

Tổng :

Tổng doanh thu hàng hoá dịch vụ bán ra : Tổng thuế GTGT của hàng hoá dịch vụ bán ra:

V.Một số code của các chức năng sử dụng trong chương trình

1.Code quản lý hàng hóa

Option Explicit

Private flag As String

'khoi tao luoi gom 3 cot,20 dong

Public Sub khoitaoluoi()

msds.Cols = 6

msds.Rows = 20

msds.Font.Size = 10

msds.Row = 0

msds.Col = 0 'nhay den cot so 0

msds.ColWidth(0) = 600 'do rong cot 0 =600

msds.CellAlignment = 3 'canh bien tieu de cot 0 vao giua

msds.ColAlignment(0) = 3 'canh bien du lieu cot 0 vao giua

msds.Text = "STT" 'dat tieu de la so thu tu

msds.Col = 1 'nhay den cot so 0

msds.ColWidth(1) = 1200 'do rong cot 0

msds.ColAlignment(1) = 3 'canh bien du lieu cot 1 vao giua

msds.CellAlignment = 3 'canh bien tieu de cot 1 vao giua

msds.Text = "Ma Hang"

msds.Col = 2 'nhay den cot so 0

msds.ColWidth(2) = 3500 'do rong cot 0

msds.ColAlignment(2) = 3 'canh bien du lieu cot 2 vao giua

msds.CellAlignment = 3 'canh bien tieu de cot 2 vao giua

msds.Text = "Ten Hang"

msds.Col = 3 'nhay den cot so 0

msds.ColWidth(3) = 1500 'do rong cot 0

msds.ColAlignment(3) = 3 'canh bien du lieu cot 2 vao giua

msds.CellAlignment = 3 'canh bien tieu de cot 2 vao giua

msds.Text = "Gia Ban"

msds.Col = 4 'nhay den cot so 0

msds.ColWidth(4) = 1500 'do rong cot 0

msds.ColAlignment(4) = 3 'canh bien du lieu cot 2 vao giua

msds.CellAlignment = 3 'canh bien tieu de cot 2 vao giua

msds.Text = "Chi Phi"

msds.Col = 5 'nhay den cot so 0

msds.ColWidth(5) = 1500 'do rong cot 0

msds.ColAlignment(5) = 3 'canh bien du lieu cot 2 vao giua

msds.CellAlignment = 3 'canh bien tieu de cot 2 vao giua

msds.Text = "Don Vi Tinh"

Private Sub Display() ' hien thi noi dung trong luoi

Dim rs As New ADODB.Recordset

Dim str, i

str = "select * from HangHoa"

rs.Open str, cn 'mo tat ca cac ban ghi trong bang HS va gan cho bien rs

If rs.EOF = False Then 'neu co

Private Sub Form_Load()

ketnoi 'ket noi du lieu

khoitaoluoi ' tao luoi du lieu

Display ' hien thi du lieu ra luoi

lock_text ' khoa cac dieu khien

End Sub

Private Sub cmdxoa_Click()

Dim str, s, tmp

s = Trim(txtma.Text)

'hien thi thong bao khang dinh xoa hay khong?

tmp = MsgBox("Ban co muon xoa thong tin nay khong? " & "" & s & "?", vbYesNo, "Thong bao")

Private Sub cmdluu_Click()

If flag <> "update" Then 'neu o che do them moi thi dat co flag="save" flag = "save"

End If

lock_text

End Sub

Private Sub luudulieu()

Dim rs As New ADODB.Recordset

Dim str

'neu ma hoac ten trong thi khong luu

If Trim(txtma) = "" Or Trim(txttenhang) = "" Or Trim(txtgiaban) = "" Or Trim(txtchiphi) = "" Or Trim(txtdvt) = "" Then

MsgBox "Phai nhap du lieu day du truoc khi luu!", vbOKOnly +

vbExclamation, "thong bao"

Exit Sub

End If

'tim xem da ton tai ma trong bang nay chua

str = "select * from HangHoa where MaHang='" & Trim(txtma) & "'" rs.Open str, cn

If rs.EOF = True Then 'neu chua ton tai

str = " insert into HangHoa values('" & Trim(txtma) & "','" &

Trim(txttenhang) & "','" & Trim(txtgiaban) & "','" & Trim(txtchiphi) & "','" & Trim(txtdvt) & "')"

cn.Execute (str) ' them mot record moi vao bang ncc

lock_text

Else

If flag = "save" Then

MsgBox "Ma thong tin nay da ton tai Vui long kiem tra lai!",

vbOKOnly + vbExclamation, "Thong Bao"

Me.MousePointer = 0

txtma.SetFocus

Exit Sub

End If

End If

'neu da ton tai va o che do sua

str = "update HangHoa set TenHang='" & Trim(txttenhang) &

"',GiaBan='" & Trim(txtgiaban) & "',ChiPhi='" & Trim(txtchiphi) &

"',DonViTinh='" & Trim(txtdvt) & "' where MaHang='" & Trim(txtma) & "'" cn.Execute (str)

lock_text

Display

End Sub

2.Code from tìm kiếm hàng hóa

MsgBox "Khong tim thay ma hang nhu tren!", vbOKOnly + vbExclamation, "Thong bao"

If rs.EOF = True Then

MsgBox "Khong tim thay ten hang nhu tren!", vbOKOnly + vbExclamation,

Để có độ chính xác cao,thông tin kịp thời thực sự trở thành tài sản của công ty,cần có sự hổ trợ của máy tính điện tử ,và cần thiết nhất là hệ thống quản lí bán hàng để quản lí bán hàng diễn ra mau chóng ,kịp thời và chính xác nhất.

Và bộ môn hệ thống thông tin kế đã góp phần xây dựng nên được hệ thống thiết thực cho các kế toán kiểm toán viên tương lai.Thông qua đó công việc không chỉ dừng lại ở công việc là theo dõi và ghi chép sổ sách một cách máy móc nữa mà

có thể tham gia vào qua trình phân tích và thiết kế hệ thông thông tin kế toán ứng dụng trong doanh nghiệp nhằm giảm thiểu tối đa các chi phí không cần thiết cho doanh nghiệp ,giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển

Hướng mở của đề tài :

Quản lí bán hàng tại công ty THHH Rhythm Precion Việt Nam còn sử dụng các phương pháp thủ công,nếu áp dụng hệ thông thông tin quản lí này chạy trên máy đơn sẽ khắc phục đươc những thủ tuc thủ công,thì công việc sẽ được tiến hành nhanh

và chính xác hơn và góp phần thúc đẩy việc bán hàng diễn ra mau lẹ ,đem lại hiệu quả cao

TÀI LIỆU THAM KHẢO