Quản lý cửa hàng điện tử

Trường Đại học Kinh doanh và Công nghệ Hà Nội Đ TRƯỜNG ẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI VIỆN TOÁN ỨNG DỤNG VÀ TIN HỌC ——————– * ——————— QUẢN LÝ CỬA HÀNG THIẾT BỊ ĐIỆN TỬ BKCOMPUTER ĐỒ ÁN I Chuyên ngành: Toán tin ứng dụng Giáo viên hướng dẫn: Thầy Trần Ngọc Thăng Sinh viên: Trần Tuấn Vinh MSSV: 20102787 Lớp: Toán tin 1 - K55 Hà Nội-2013 NHẬN XÉT CỦA THẦY HƯỚNG DẪN 1. Mục đích và nội dung của đồ án: 2. Kết quả đạt được: 3. Ý thức làm việc của sinh viên: Hà Nội, ngày tháng năm 201 Thầy hướng dẫn (Ký và ghi rõ họ tên) MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU………………………………………………………………. I. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG………………………………………………. II. THÔNG TIN VỀ ĐỀ TÀI (PROJECT) ………………………………… III. PHÂN TÍCH VỀ CHỨC NĂNG VÀ BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG a. BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG……………… …………… b. PHÂN TÍCH VỀ BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG…………. IV. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC……………………………………………………… IV. YÊU CẦU HỆ THỐNG ………………………………………………… V. KHẢO SÁT CHI TIẾT HỆ THỐNG…………………………………. VI. BIỂU ĐỒ THỰC THỂ LIÊN KẾT(E-R)…………………… ……………. VII. BIỂU ĐỒ DỮ LIỆU QUAN HỆ…………………………………………. VIII. THIẾT KẾ GIAO DIỆN CHO PHẦN MỀM………………………………… BẢNG ĐẶC TẢ PROJECT QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CỬA HÀNG ĐỒ ĐIỆN TỬ BKCOMPUTER PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG. A. Mở đầu: I. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG Sau khi đi khảo sát ở một số cửa hàng bán thiết bị máy tính, chúng em thấy việc quản lý thiết bị của đa số các cửa hàng này vẫn còn mang nặng tính thủ công truyền thống. Hệ thống quản lý việc bán thiết bị máy tính có thể được mô tả khái quát bao gồm các chức năng chính sau:  Quản lý khách hàng.  Quản lý thiết bị  Tra cứu  Thống kê, in ấn 1. Tổng quan về hệ thống cũ Mục đích khảo sát hiện trạng: - Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống - Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cung cách hoạt động của hệ thống - Chỉ ra các chỗ hợp lý của hệ thống cần được thừa kế và những chỗ bất hợp lý của hệ thống cần được khắc phục thay đổi để hệ thống được hoàn thiện hơn và đáp ứng yêu cầu công việc đặt ra Nội dung khảo sát và đánh giá hiện trạng: - Khảo sát và tìm hiểu hệ thống hiện tại mà khách hàng đang làm việc - Các quy tắc quản lý của cửa hàng: 1.1. Quản lý thiết bị: Cửa hàng sẽ nhập thiết bị mới theo từng đợt. Khi nhập thiết bị nhân viên cửa hàng sẽ nhận thiết bị và điền thông tin vào phiếu nhập gồm các thông tin: mã thiết bị, tên thiết bị, mã nhà cung cấp, số lượng, đơn giá, thuế VAT, ngày nhập, bảo hành, thành giá tiền, mã nhân viên. Khi xuất hàng nhân viên sẽ điền thông tin vào phiếu xuất gồm các thông tin: mã thiết bị, tên thiết bị, mã nhà cung cấp, số lượng, đơn giá, ngày xuất, thành tiền, tên khách hàng, mã nhân viên. Một bản phiếu xuất sẽ được giao cho khách hàng và một bản sẽ được cửa hàng giữ lại Mọi công việc nhập, xuất, sửa và xoá thông tin về thiết bị đều được tiến hành trên giấy tờ Tìm kiếm thông tin: Nhân viên có thể tra cứu nội dung thông tin của các thiết bị, của việc nhập và xuất thiết bị. Có thể cần tra cứu theo tên thiết bị, theo mã thiết bị, theo ngày nhập… Muốn làm được điều này nhân viên phải tìm trên những giấy tờ đã lưu của kho tài liệu. Mọi thông tin đều chỉ có ở trên giấy tờ. 1.2. Tình hình bán thiết bị: Cửa hàng sẽ cập nhật và in ra những bản báo giá thiết bị bằng bản word để khách hàng biết thông tin về thiết bị. Khi nhập hay xuất thiết bị cũng có ghi những phiếu xuất và phiếu nhập. Dựa vào phiếu xuất nhập có thể tổng kết tình hình bán thiết bị của cửa hàng theo từng ngày, tháng, quý. 2. Đánh giá hệ thống cũ: Trên đây là mô tả hoạt động của hệ thống, ta thấy việc quản lý bán thiết bị của cửa hàng máy tính đó có những ưu, nhược điểm như sau: Ưu điểm: - Cơ cấu quản lý của cửa hàng chặt chẽ và logic, nếu thực hiện đúng các nguyên tắc của quy trình quản lý thì công việc được tiến hành chính xác đảm bảo yêu cầu. - Bên cạnh đó phương tiện để quản lý là giấy tờ sổ sách nên có thể lấy và xem, tra cứu sửa chữa được tiến hành không cần những điều kiện cầu kỳ như máy móc, trang thiết bị hiện đại… Nhược điểm: - Việc lưu trữ thông tin thiết bị cũng như các thông tin khác trong việc quản lý hệ thống đều được tiến hành thủ công bằng sổ sách và các chứng từ với một số lượng lớn, chính vì vậy gây ra nhiều khó khăn cho công tác quản lý, tốn nhiều thời gian và công sức cho nhân viên quản lý với những công việc kiểm tra, tra cứu, kiểm kê phức tạp - Khi lưu trữ thông tin bằng phương pháp này nếu có sai sót thì việc sửa đổi gặp nhiều khó khăn.Chẳng hạn muốn sửa thông tin trong hồ sơ thiết bị thì phải gạch đi rồi sửa lại bên cạnh, sẽ rất không hay nếu phải sửa đổi nhiều lần - Việc thống kê tình hình bán thiết bị cũng phức tạp. - II . T HÔNG T IN VỀ ĐỀ T ÀI Yêu cầu đối với hệ thống mới: Dựa trên quy trình làm việc của cửa hàng bán thiết bị máy tính, từ nhược điểm nói trên chúng em thấy có một phần mềm quản lý là rất cần thiết. Với một cửa hàng cần quản lý về việc mua bán thiết bị, quản lý tài chính. Phần mềm nhóm em làm là phần mềm quản lý việc bán thiết bị máy tính của một cửa hàng. Phạm vi bán thiết bị trong một cửa hàng và với người sử dụng hệ thống là nhân viên quản lý của cửa hàng. Các yêu cầu người dùng: - Phần mềm có giao diện phù hợp, sử dụng tiện lợi, nhanh chóng cho người sử dụng. - Có khả năng nhập, xuất dữ liệu cho mỗi lần nhập, xuất thiết bị kèm các bản in phiếu xuất, nhập - Xử lý được việc sửa dữ liệu nếu trong quá trình nhập có sai sót - Khi người sử dụng có nhu cầu xem thông tin thì có thể xem bằng chương trình tìm kiếm thông tin giúp việc tra cứu thông tin dễ dàng - Có thể cho biết tình hình bán hàng ( thống kê được danh sách các mặt hàng hiện có, đã hết, còn tồn hay bán chạy nhất…) qua việc thống kê các phiếu nhập, xuất theo tháng, quý, năm. Chiến lược điều tra: - Các nguồn thông tin điều tra: tham khảo từ sách báo, tài liệu và tham khảo các phần mềm download từ mạng. - Quan sát hoạt động của hệ thống cũ - Phỏng vấn trực tiếp các chủ cửa hàng ( chúng em chỉ khảo sát được với những chủ cửa hàng chưa sử dụng hệ thống, nhưng họ đang có nhu cầu sử dụng hệ thống) - Đặt vị trí vai trò của khách hàng( người sử dụng hệ thống) để thấy được rõ những yêu cầu thực tế mà hệ thống cần thực hiện. Trong khi đang nhập (hay xuất )một loại mặt hàng điện tử nào đó thì nhân viên kho yêu cầu biết được ngay số lượng tồn kho thực tế hiện có của mặt hàng điện tử này . III. PHÂN T ÍCH VỀ CH Ứ C NĂ N G VÀ BI Ể U ĐỒ PHÂN CẤP CH Ứ C NĂNG Các công việc trong quản lý kho hàng: -Kiểm tra kho hàng. -Nhập hàng. -Phiếu đặt hàng -Xuất hàng. -Báo cáo hàng tồn. • Khi đơn hàng được kiểm tra thì số hàng còn lại trong kho cũng được kiểm tra để nhân viên xử lý các nghiệp vụ. • Nhập hàng: kiểm tra các mặt hàng có đúng theo đơn đặt hàng do bộ phận mua hàng gởi tới. • Xuất hàng: nhanh chóng chuyển hàng có trong phiếu xuất kho cho khách hàng. IV . S ơ đ ồ tổ c h ứ c . Chủ cửa hàng :  Nhân viên kỹ thuật.  Nhân viên bán hàng.  Nhân viên giao dịch khách hàng. V. Yêu cầu hệ thống. V. 1 Yêu cần chứ c năng a. Lưu trữ • Danh sách khách hàng. • Danh sách nhà cung cấp. • Các loại mặt hàng. • Giá. • Phiếu yêu cầu, đơn đặt hàng. • Phiếu nhập. • Phiếu xuất. • Phiếu chi. • Phiếu thu. • Tồn kho. b. Tra cứu. • Xem khách hàng, nhà cung cấp trong năm hiện hành cũng như năm cũ. • Xem các loại mặt hàng cũng như số lượng tồn của nó. • Xem phiếu nhập xuất theo tháng năm ,… c. Thống kê. • Xem khách hàng, nhà cung cấp trong năm hiện hành cũng như năm cũ. • Mặt hàng, • Thống kê theo ngày, giai đoạn trong năm các loại mặt hàng đã nhập hay xuất kho cũng như tổng hợp nhập, xuất . d. Báo cáo. • Các khách hàng đã có giao dịch mua bán với cửa hàng trong năm hiện hành . • Trong một thời gian, giai đoạn, loại cửa hàng nào đã được nhập xuất với số lượng, đơn giá, trị giá hay số lượng tồn là bao nhiêu ,…. e. Tính toán. • Số lượng tồn = số lượng nhập - số lượng xuất . • Trị giá = số lượng * đơn giá . • Tổng trị giá. V. 2 Yêu cầu tính ổ n định. • Khả năng bảo mật để đảm bảo độ tin cậy và sự ổn định của chương trình. • Khả năng truyền dữ liệu trong thời gian cao điểm. 1. Nộ i dung chư ơng trình : • Tên chương trình: Quản lý cửa hàng. • Tên trung tâm : Cửa hàng thiết bị điện tử BKcomputer. • Mục tiêu : Quản lý, kiểm sóat hàng hóa xuất, nhập, báo cáo, thống kê một cách thuận tiện và hiệu quả. VI. Khảo sát chi tiết hệ thống. I. Phân tích bài to án. • Trung tâm điện thoại muốn quản lý kho, khi kho được lệnh nhập/xuất từ phòng kế hoạch, thì thủ kho làm phiếu nhập/xuất, căn cứ trong chứng từ của lệnh yêu cầu nhập/xuất, có ghi đầy đủ số lượng nhập/xuất giao cho kho hàng. • Trong quá trình nhập/xuất thì có sự thay đổi về số lượng, do vậy thủ kho phải ghi lại số lượng khi nhập/xuất. • Tuy nhiên kho chứa nhiều loại vật tư khác nhau, do đó phải phải thống nhất cách mã hoá để quản lý vật tư cho dễ dàng. • Nhu cầu về phát triển vật tư cho nên luôn quản lý được số lượng tồn kho của vật tư tại mỗi thời điểm và căn cứ định kỳ thì làm báo cáo số lượng tồn kho cũng như giá cả cho phòng kế hoạch. II. Các chức năng chính của hệ thống: • Nhận yêu cầu nhập xuất hàng. • Quản lý vật tư tồn kho. • Nhận phiếu đặt hàng • Lập hoá đơn cho khách hàng. • Lập báo cáo. Phương thức hoạt động của các chức năng chính: II.1 Nhận yêu cầu nhập/xuất hàng: a. Quản lý việc nhập hàng: • Khi có yêu cầu nhập hàng từ nhà cung cấp vào kho thì nhân viên kho kiểm tra trước khi đưa vào kho. • Mỗi khi có yêu cầu nhập hàng thì nhân viên kho phải kiểm tra xem nhà cung cấp có chưa, nếu chưa có thì cập nhật mới. Và loại mặt hàng mới nhập vào thì phải cập nhật vào danh mục mặt hàng. • Trong quá trình đối chiếu thủ kho thấy lượng hàng được giao không đúng với yêu cầu thì phải báo cáo cho phòng kế hoạch để giải quyết. b. Quản lý xuất hàng: • Một khi có yêu cầu xuất hàng thì lượng hàng trong kho cũng phải được kiểm tra. Nhân viên kho phải tra cứu trong sổ chính của kho. • Trước khi xuất kho thì thủ kho phải xem còn đủ mặt hàng theo yêu cầu hay không. • Thường xuyên kiểm tra xem số hàng tồn kho có đạt yêu cầu hay không? Hoặc bất ngờ có đơn hàng với số lượng lớn, số hàng tồn kho không đủ đáp ứng hoặc không đủ so với số lượng hàng tồn kho yêu cầu thì gọi lệnh đặt đơn hàng. Lệnh này được chuyển đến phòng quản lý, và phòng kế họach để điều chỉnh kịp thời. c. Cập nhật giá của nhà cung cấp: • Vào đầu ngày là phải cập nhật giá của nhà cung cấp để kịp thời chỉ sửa lại giá bán. II.2. Quản lý vật tư tồn kho: • Khi báo cáo kết quả tồn kho thì nhân viên kho phải tổng hợp tất cả phiếu nhập và phiếu xuất. Dựa vào số hàng nhập từ phiếu nhập và số hàng xuất từ phiếu xuất, để cập nhật lại về số lượng hàng tồn cho chính xác. Đồng thời bổ sung lượng hàng cho kịp thời. II.3. Lập hóa đơn: • Khi có yêu cầu in hóa đơn thì nhân viên kho phải tổng hợp tất cả phiếu nhập và phiếu xuất. Rồi sau đó in hóa đơn cho khách hàng. II.4.Lập báo cáo: • Mỗi định kỳ thì lập báo cáo, tổng kết hoạt động trong tháng qua của trung tâm. II.5 Sơ đồ cấu trúc chức năng của chương trình. [...]...Chương trình quản lý bán thiết bị điện tử Cập nhật Quảng lý Thống kê Khách hàng Mặt hàng Mặt hàng Mặt hàng Nhập kho Xuất-nhập-Tồn Nhà cung cấp Xuất kho In báo cáo Hóa đơn nhập hàng Hóa đơn xuất hàng Phiếu đặt hàng Tồn kho II.6 Các qui định ràng buộc a Khách hàng có nhóm khách hàng, phân nhóm khách hàng có: đại lý, người bán sĩ, người bán lẻ, khách vản lai, khách hàng thân thiết mỗi khách hàng hay tổ... khách hàng có nhiều đơn hàng, mỗi đơn hàng có 1 hợp đồng, mỗi hợp đồng được thanh tóan nhiều lần, mỗi lần là 1 phiếu thu • Nhóm khách hàng có các thông tin như: Mã nhóm, tên nhóm, quyền lợi của nhóm khách hàng, … • Khách hàng có các thông tin như: Mã Khách hàng, Họ, tên, địa chỉ, số ĐT, mail • Hợp đồng có các thông tin như: số hợp đồng, giá trị hợp đồng, ngày ký, ngày hết hạn, ngày thanh lý • Đơn hàng. .. lý • Đơn hàng có các thông tin như: mã đơn hàng, số lượng, loại Hphone, tên Hphone, giá, ngày nhận đơn hàng, ngày hòang thành đơn hàng, người nhận… • Phiếu thu có các thông tin như: số phiếu, người nộp, tiền nhận, ngày nộp b Mặt hàng có lọai (Simen, Nokia, SamSung…) 1 mặt hàng chỉ có thể ở 1 lọai mặt hàng, mỗi mặt hàng co thể có nhiều khách hàng, mỗi mặt hàng có 1 giá, giá này gồm có giá mua và giá... ứng, số điện thọai địa chỉ, mail, Ghi chú… 12 Loại nhà cung ứng: MaLoại, Tên loại hàng, Tên nhà cung ứng, hệ số giá 13 Phiếu đánh giá: SoPhieu, mã khách hàng, ngày lập phiếu, đánh giá của khách hàng 14 Chi tiết phiếu đánh giá hàng: SoPhieu, Mã Khách hàng, 15 Chi tiết Hợp đồng Cung ứng: SoHDongCungUng, Mã nhà cung ứng, số lượng của từng món hàng, trị giá, hệ số giảm, Tổng Giá 16 Chi tiết đơn hàng: SoHDongBan,... Mua: Nhà cung cấp “NCCA” có hợp đồng “HD03” gồm có loại mặt hàng nào, số lượng Hợp đồng “HD03” có loại sản phẩm “SP02” lấy của nhà cung cấp nào? II.9 Quan hệ cơ sở 1 Loại khách hàng: MaNhomKhachHang, Tên Nhóm, ghi chú 2 Khách hàng: MaKhachHang, MaLoaiKhachHang, Tên khách hàng, số điện thọai địa chỉ, mail 3 Hợp đồng bán: MaHopDongBan, mã khách hàng, giá trị hợp đồng, người nhập, ngày ký… 4 Phiếu thu:... ngày nộp… 5 Mặt hàng: MaHang, Tên hàng, Mã loại, số lượng, Giá, số lượng tồn, 6 Loại hàng: MaLoaiHang, Tên hang, loại, đặc tính, đời, hảng sản xuất, 7 Hảng sản xuất: MaHangSX, Tên hang, loại, địa chỉ 8 Giá: M hàng, ngày cập nhật, Mã nhà cung cấp, giá bán, giá mua, tên hàng, tiền 9 Hợp đồng Cung ứng: SoHopDongCungUng, Mã nhà cung ứng, giá trị hợp đồng, ngày ký, ngày hết hạn, ngày thanh lý 10 Phiếu chi:... Đơn hàng nhà cung cấp có các thông tin như: mã đơn hàng, số lượng, loại mặt hàng, tên sản phẩm, giá, ngày nhận đơn hàng, ngày hòang thành đơn hàng, người nhận… • Hợp đồng có các thông tin như: số hợp đồng, giá trị hợp đồng, ngày ký, ngày hết hạn, ngày thanh lý • Phiếu thanh toán có các thông tin như: số phiếu, người nộp, tiền nhận, ngày nộp d Kho hàng có các thông tin như: mã loại, tên loại, mã Hphone,... user và thông tin của hệ thống quản trị Các uers chỉ có quyền đổi mật khẩu g Next II.7 Các câu hỏi phải trả lời Bán: • Hợp đồng “HD01” có mã khách hàng “KH02” có bao nhiêu loại sản phẩm, số lượng? • Khách hàng “KH01” mua loại sản phẩm “SamSung” có những hợp đồng nào? • Tháng 6 Năm 2013 Khách hàng “Kh02” có bao nhiêu hợp đồng, chi tiết hợp đồng • Hợp đồng “HD01” bán cho khách hàng “KH02” tiền lời là bao... loại, tên loại,… • Mặt hàng có các thông tin như: mã sản phẩm, tên sản phẩm, đời, giá… c Một nhà cung cấp thì cung cấp nhiều loại sản phẩm Đối với 1 nhà cung cấp thì có nhiều đơn hàng, mỗi đơn hàng là một hợp đồng, mỗi hợp đồng được thanh tóan nhiều lần mỗi lần là một phiếu thu • Nhà cung cấp có các thông tin như: mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, địa chỉ, điện thoại, mail • Đơn hàng nhà cung cấp có... HDongCungUng n (9) 1 HangSanXuat (7) n PhieuChi (10) VII n ChieTietHDongCungUng (15) BIỂU ĐỒ DỮ LIỆU QUAN HỆ………………………………………… Xác định thực thể • Khách hàng • • Nhóm Khách hàng o • Nhà cung ứng o • Hợp đồng cung ứng o • Hợp đồng bán o • Hàng hóa o • Giá mặt hàng o • Chi tiết hợp đồng cung ứng o • Chi tiết hợp đồng bán • • Phiếu thu • • Phiếu chi • VIII THIẾT KẾ G IAO DIỆN CHO P HẦN MỀM