TRUONG DAI HQC SU PHAM HA NỘI 2 KHOA CONG NGHE THONG TIN
OAS 2S 2S 2 2S 2 2s 2 2s 2s 2s 2 ok oe
NGUYEN THI VAN ANH
TAO LAP VA KHAI THAC TAI LIEU DIEN TU TAI THU VIEN TRUONG DAI
HOC SU PHAM THAI NGUYEN
KHOA LUAN TOT NGHIEP DAI HOC
Chuyên ngành: Thư viện — Thông tin
HÀ NỘI - 2012
Trang 2
TRUONG DAI HQC SU PHAM HA NỘI 2 KHOA CONG NGHE THONG TIN
OAS 2S 2S 2 2S 2 2s 2 2s 2s 2s 2 ok oe
NGUYEN THI VAN ANH
TAO LAP VA KHAI THAC TAI LIEU
DIEN TU TAI THU VIEN TRUONG DAI HOC SU PHAM THAI NGUYEN
KHOA LUAN TOT NGHIEP DAI HOC
Chuyên nganh: Thu vién — Thong tin
Người hướng dẫn khoa học:
T.S LÊ VĂN VIẾT
HÀ NỘI - 2012
Trang 3LOI CAM ON
Trước hết, em chân thành cảm ơn và biết ơn sâu sắc tới Thầy giáo hướng dẫn: T.§ Lê Văn Viết - người đã hướng dẫn, tạo điều kiện để em nghiên cứu hồn thành khóa luận tốt nghiệp này
Em xin gửi lời cảm ơn tới quý Thầy Cô trong khoa Công nghệ thông
tin —- Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2, cùng các Thầy Cô trong bộ môn Thư viện — Thông tin đã tạo điều kiện cho em học tập, tận tình chỉ bảo, truyền
đạt tri thức, kĩ năng, kinh nghiệm quý báu cho em trong suốt thời gian em học tập tại trường
Em xin trân trọng cảm ơn tập thể cán bộ phòng Công nghệ Thông tin — Thư viện trường Đại học Sư phạm Thái Nguyên đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong quá trình thực hiện đề tài này tại thư viện
Mặc dù đã hết sức nỗ lực và cố gắng nhưng đề tài chắc không tránh khỏi thiếu sót, em mong nhận được sự thông cảm, góp ý và tận tình chỉ bảo của quý Thầy Cô và các bạn
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, Ngày 05 tháng 05 năm 2012 Tác giả
Trang 4LOI CAM DOAN Tén t6i la: Nguyén Thi Van Anh
Sinh viên khoa: Công nghệ Thông tin; Lớp Thư viện — Thông tin 34A
Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2
Tôi xin cam đoan:
1 Dé tài “Tạo lập và khai thác tài liệu điên tư tai Thư viện trường Đai học Sư pham Thái Nguyên ” là kết quả nghiên cứu của riêng tôi, dưới sự hướng dẫn của thầy giáo T.S Lê Văn Viết
2 Khóa luận chưa từng được công bố trong bất kỳ cơng trình khoa học
nào khác
Nêu sai tơi xin hồn toàn chịu trách nhiệm
Hà Nội, Ngày 05 tháng 05 năm 2012 Người cam đoan
Trang 5STT Chir viét tat â ơỡ nn fF WN = —— —— ¬ — Dn nn FF WN KS CO UNESCO DHSP DHTN CNTT TV CD - ROM DVD CSDL GD&DT DDC AACR2 MACR2I TT-TV TLDT CBTV NDT
DANH MUC CAC TU VIET TAT
Chữ viết thường
United Nations Educational Scientific and
Cultural Organization
Dai hoc Su pham
Dai hoc Thai Nguyén Công nghệ Thông tin
Thư viện
Compact Disc Read Only Memory
Digital Video Disc Cơ sở dữ liệu
Giáo dục và Đào tạo
Dewey Decimal Classification
Anglo — American Cataloguing Rules
Machine Readable Cataloguing
Thông tin — Thu vién Tài liệu điện tử
Cán bộ thư viện
Trang 6MUC LUC
MO DAU
Chuong 1: THU VIEN TRUONG DAI HQC SU PHAM THAI NGUYEN VỚI VIỆC TẠO LẬP VÀ KHAI THÁC TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ
1.1 Khái quát về trường Đại học Sư phạm Thái Nguyên
1.2 Khái quát về Thư viện trường Đại học Sư phạm Thái Nguyên 1.2.1 Chức năng của Thư viện
1.2.2 Nhiệm vụ của Thư viện
1.3 Tài liệu điện tử trong việc nâng cao chất lượng đào tạo trong nhà trường
1.3.1 Khái niệm tài liệu điện tử
1.3.2 Vai trò của tài liệu điện tử trong công tác đảo tạo
1.4 Người dùng tin và nhu cầu tin tại trường Đại học Sư phạm Thái Nguyên
1.4.1 Đặc điểm người dùng tin
1.4.2 Nhu cầu của người dùng tin đối với tài liệu điện tử
Chương 2: THỰC TRẠNG VIỆC TẠO LẬP VÀ KHAI THÁC TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM THÁI
NGUYÊN
2.1 Tạo lập, xứ lý, tổ chức và bảo quản tài liệu điện tử tại thư viện trường Đại học Sư phạm Thái Nguyên
2.1.1 Sự hình thành và phát triển tài liệu điện tử tại Thư viện trường Đại học Sư phạm Thái Nguyên
Trang 72.1.4 Kinh phí cho việc xây dựng tài liệu điện tử 2.2 Xử lý, tổ chức, và bảo quản tài liệu điện tử
2.2.1 Xử lý
2.2.2 Tổ chức
2.2.3 Bảo quản
2.3 Phương thức khai thác tài liệu điện tử tại Thư viện trường Đại học Sư phạm Thái Nguyên
2.3.1 Sử dụng tại chỗ
2.3.2 Truy cập từ xa thông qua mạng máy tính Internet
2.4 Nhận xét và đánh giá về tạo lập và khai thác tài liệu điện tử tại Thư viện trường Đại học Sư phạm Thái Nguyên
2.4.1 Những điểm mạnh
2.4.2 Những hạn chế
Chương 3: MỘT SÓ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHÁT LƯỢNG, HIỆU QUÁ TẠO LẬP VÀ KHAI THÁC TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TẠI THƯ VIEN TRUONG DAI HQC SU PHAM THÁI NGUYÊN
3.1 Tiếp tục phát triển tài liệu điện tử tại Thư viện trường
3.2 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động Thông tin — Thư viện
3.3 Nâng cao trình độ cán bộ trong Thư viện 3.4 Tăng kinh phí phát triển tài liệu điện tứ
3.5 Nâng cao chất lượng phục vụ người dùng fin trong trường 3.6 Hiện đại hóa cơ sở vật chất và trang thiết bị Thư viện KET LUAN
Trang 8MO DAU 1 Ly do chon dé tai
Chúng ta dang s6ng trong m6 t thoi dai ma nén kinh té thé gioi dang chuyên biên từ môt nền kinh tê chủ yêu đưa vao nguồn tai nguyên han hep của thiên nhiên sang một nền kinh tế của thơng tin và trí tuệ Ngày nay cùng
vơi sư phat triên cua xa hôi, nhu cầu thông tin phuc vu cho cuôc sông cua con
ngươi ngay cang gia tăng
Giáo dục là hoạt động xã hội nhằm thực hiện chức năng chuyên giao
thông tin giữa cac thê hê_ Do đo giao duc la nhân tô hang đầu cua sư phat triền Các hoạt động giáng dạy, học tập, tư đao tao ngoài quan hê giữa thầy va trị, ln cần đên cac kho tai liêu, các hoạt động khai thác và phổ biến tri thức
của các Thư viện và Trung tâm thông tin Ở các trường Đại học , Thư viên
đong vai tro quan trong thư hai sau ngươi thầy Các Thư viện này phục vụ cho hoạt động nghiên cứu, giảng dạy, học tập của các cán bộ, giảng viên, học viên
cao hoc và sinh viên
Năm 1970, UNESCO (Tô chức giao duc , khoa hoc, văn hoa Liên Hơp
Quôc) đưa ra định nghĩa: * Thư viên, không phu thuôc vao tên goi cua no, là
bat cư bô sưu tap co tô chưc nao cua sach , ấn phẩm định kỳ hoặc các tài liệu
nào khác, kề ca đồ họa , nghe nhìn va nh ân viên phuc vu co trach nhiêm tô chuc cho ban doc su dung cac tai liêu đo nhằm mục đích thơngtin , nghiên cưu khoa hoc, giáo dục và giải trí” [6]
Trường Đại học sư phạm Việt Bắc (nay là Trường Đại học Sư phạm
Trang 9ban hành Nghị định số 31/CP thành lập Đại học Thái Nguyên Trường Đại
học Sư phạm Việt Bắc trở thành Trường Đại học Sư phạm thuộc Đại học
Thái Nguyên
Sứ mệnh: “Trường Đại học Sư phạm thuộc Đại học Thái Nguyên là cơ Sở giáo dục đại học có nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng giáo viên và cán bộ quản ly giao duc có trình độ Cao dang, Đại học, Sau đại học có chất lượng cao; triển khai hoạt động nghiên cứu khoa học thuộc các lĩnh vực: Khoa học Tự nhiên, Khoa học Xã hội - Nhân văn, Khoa học Giáo dục; phục vụ đắc lực sự
nghiệp giáo dục của cả nước, đặc biệt là khu vực miền núi phía Bắc Việt Nam” [14]
Qua 45 năm xây dựng và phát triển, Trường đã khăng định được uy tín và vị thế của mình ở khu vực trung đu, miền núi phía Bắc và trong cả nước
Thư viện trương ĐHSP Thai Nguyên là nơi cung cấp thông tin_, tạo điều kiện cho người dung tin (Cán bộ, giảng viên, sinh viên, học viên cao học ) phát triển toàn điện, đặc biệt là tư duy sáng tạo, góp phần giúp nhà trường hoàn thành sự nghiệp đào tạo nguồn nhân lực, bồi dưỡng nhân tài cho đất
nước Để Thư viện trường thật sự là nơi đảm bảo chất lượng và hiệu quả giáo
Trang 10Vi vay, bén canh tai liêu truyền thông ; viéc tao lap và khai thac tai liêu điên tư la vân đề đt ra nhằm nâng cao hiêu qua cho hoat đông cua Thư viên
Trong những năm vừa qua, Thư viện trường ĐHSP Thái Nguyên đã tạo lập và đưa ra khai thác tài liệu điện tử khá lớn Vơi mong muôn nghiên cứu sâu về ly
luân va thưc tiền của viêc tao lâp va khai thac tai liệu điên tư trong Thư viên trương đại học, từ đó đưa ra những đề xuất nhằm nâng cao chất lượng và hiệu
quả của hoạt động này trong thời gian tới , tôi đa chon vấn đề “ Tao Jap va khai thác ti liệu điên trai — Thư viện trường Đai hoc Sư pham Thái Nguyên” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình
2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cưu 2.1 Mục đích nghiên cứu
Trên cơ sơ khao sat hiên trang về tai liệu điên từ cua Thư viên trương
ĐHSP Thai Nguyên, nghiên cưu nhằm nâng cao viéc tao lap va khai thac tai liệu dién tu cua Thu vién , dap ung nhu cầu tinng ày càng cao của cán bộ , giảng viên, sinh viên va hoc viên cao hoc trong trương
2.2 Nhiém yu nghiên cưu
- Nghiên cưu chức năng và nhiêm vu cua Thư viên trương - Nghiên cưu đăc điềm tài liệu điên từ trong Thư viên
- Nghiên cưu đăc điềm, nhu cầu ngươi dung tin trương ĐHSP Thai
Nguyên
- Khảo sát thực trạng việc tạo lập và khai thác tài liệu điện tử tại Thư
viên trương ĐHSP Thai Nguyên
- Đề xuât giai phap nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả viêc tao Jap va khai thac tai liệu điên tư tai Thư viên trương ĐHSP Thai Nguyên
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3.1 Đối tượng nghiên cứu
Trang 113.2 Pham vỉ nghiên cứu
- Phạm vi không gian: Tại Thư viên trương ĐHSP Thai Nguyên; - Phạm vi thời gian: từ năm 2010 đến nay
4 Cơ sơ phương phâp luân va phương phap nghiên cưu 4.1 Cơ sở phương pháp luân
Dưa trên nhưng ly luân khoa hoc : căn cư vao chủ trương, chính sách
của Đảng và Nhà nước về phát triển thông tin để khảo sát và điều tra nghiên cưu đề tai
4.2 Phương pháp nghiên cứu - Phương phap nghiên cưu tai liêu
- Phương phap điều tra, khảo sát thực tế tại Thư viện trường ĐHSP Thái Nguyên
- Phương phap phong vân, trao đôi trưc tiép vơi ngươi dung tin - Phương phap phân tích, tong hop tai liêu
5 Y nghĩa của khoá luận
- Khoá luận góp phần khẳng định vai trị _, vị trí trong việc tạo lập và
khai thac tai liệu điên tư tai Thư viên trương ĐHSP Thai Nguyên
- Đề ra nhưng giai phap trong viéc tao |âp va khai thac tai liệu điên tư tại Thư viện trường ĐHSP Thái Nguyên ; đáp ứng nhu cầu tin cua can bô _, giảng viên, học viên cao học và sinh viên trong trư ờng ngày càng phong phú và đa dạng
6 Bồ cuc cua khoa luân
Ngoài phần mở đầu , kêt luân, phụ lục và danh mục tài liệu tham khảo ,
nôi dung chỉnh cua khoa luân gồm 3 chương:
Trang 12Chương 2: Tạo lập, xử lý, tô chức và bảo quản tài liệu điện tử tại Thư
viện trường Đại học Sư phạm Thái Nguyên
Chương 3: Môt số giai phap nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả tao
Trang 13Chương 1
THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM THÁI NGUYÊN VỚI VIỆC TẠO LẬP VÀ KHAI THÁC TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ 1.1 Khái quát về trường Đại học Sư phạm Thái Nguyên
Đại học Thái Nguyên được thành lập ngày 04 tháng 04 năm 1994 theo Nghị định số 31 CP của Chính phủ ĐHTN là một trong số 5 đại học theo mơ
hình đại học hai cấp, Đại học được giao trọng trách là trung tâm đảo tạo
nguồn nhân lực cho các tỉnh, các trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên
nghiệp và dạy nghề trên địa bàn, đồng thời thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu
khoa học, chuyển giao cơng nghệ, góp phần quan trọng trong việc phát triển kinh tế - xã hội của vùng trung du, miền núi phía Bắc - vùng có nhiều đồng bào các dân tộc sinh sống, có truyền thống đấu tranh cách mạng, giàu tiềm
năng phát triển và có địa bàn chiến lược đặc biệt quan trọng về kinh tế - xã
hội, quốc phòng — an ninh và đối ngoại của cả nước
Trên cơ sở tổ chức, sắp xếp lại các trường Đại học trên địa bàn tỉnh
Thái Nguyên, từ chỗ ban đầu Đại học chỉ có 05 trường thành viên và 01 trung tâm nghiên cứu khoa học và chuyền giao công nghệ vùng Đông Bắc, đến nay, sau 17 năm xây dựng và phát triển, Đại học Thái Nguyên đã không ngừng phát triển và hoàn thiện theo mơ hình đầy đủ của một Đại học vùng, bao gồm:
Các đơn vị quản lý, các đơn vị đào tạo, các đơn vị nghiên cứu và các đơn vị phục vụ đảo tạo Hiện nay, Đại học Thái Nguyên có tổng số 20 đơn vị thành viên, trong đó có 7 Trường dai hoc, 01 Truong cao đẳng; 02 khoa trực thuộc va 11 don vị nghiên cứu khoa học và phục vụ đảo tạo
Trường Đại học Sư phạm Thái Nguyên tiền thân là Trường Đại học Sư phạm Việt Bắc, được thành lập ngày 18 tháng 07 năm 1966 theo Nghị định số
Trang 14Thái Nguyên Hiện nay, trường Đại học Sư phạm là một thành viên trực thuộc Đại học Thái Nguyên và được đổi tên thành Trường Đại học Sư phạm Thái
Nguyên
Trường Đại học Sư phạm — Đại học Thái Nguyên là một trung tâm đào tạo đại học, sau đại học, nghiên cứu và ứng dụng khoa học giáo dục, là một trong
các trường trọng điểm trong hệ thống giáo dục đại học các tỉnh trung du, miền núi phía Bắc Việt Nam
Trong lịch sử phát triển của mình, Trường Đại học Sư phạm Thái
Nguyên được trao tặng 2 Huân chương Lao động hạng ba, 2 Huân chương Lao động hạng nhì, I Huân chương Lao động hạng nhất và 1 Huân chương Độc lập hạng ba Ngày 30 tháng 10 năm 2006, nhân dịp kỷ niệm 40 năm ngày thành lập, Trường Đại học Sư phạm Thái Nguyên đã được Đảng và Nhà nước
Việt Nam trao tặng Huân chương Độc lập hạng Nhì
Các tên gọi cũ:
1966-1994: Truong Dai học Sư phạm Việt Bắc
Từ 1994 đến nay: Trường Đại học Sư phạm Thái Nguyên thuộc Đại học
Thái Nguyên, tên thường dùng là Trường Đại học Sư phạm Thái Nguyên Nhà trường có nhiệm vụ đào tạo giáo viên, cán bộ quản lý giáo dục có
trình độ Cao dang, Đại học và Sau đại học; bồi dưỡng chuẩn hoá và bồi
dưỡng thường xuyên cho giáo viên các cấp; nghiên cứu khoa học và chuyên
giao công nghệ trên các lĩnh vực khoa học giáo dục và khoa học cơ bản Trải
qua hơn 45 năm xây dựng và phát triển, Trường đã có nhiều đóng góp to lớn cho sự nghiệp giáo dục, trong cơng cuộc cơng nghiệp hố - hiện đại hoá đất nước Ngành giáo dục đang đứng trước nhiều khó khăn thách thức, nhiệm vụ
trước mắt của các trường Đại học là phải đào tạo được đội ngũ cán bộ có đủ
tư cách đạo đức, đủ trình độ chun mơn, nghiệp vụ đáp ứng yêu cầu phát
Trang 15càng lớn hơn, bởi đây là những “cái nơi” giữ vai trị quan trọng trong sự nghiệp giáo dục của cả nước
Để giáo đục và đào tạo góp phần quan trọng phát triển nguồn nhân lực, Đại hội XI của Đảng đề ra quan điểm: “Đổi mới căn bản, toàn diện nền giáo
dục Việt Nam theo hướng chuẩn hóa, hiện đại hóa, xã hội hóa và hội nhập
quốc tế, trong đó đổi mới cơ chế quản lý giáo dục và đào tạo, phát triển đội ngũ giáo viên và cán bộ quản lý là khâu then chốt Tập trung nâng cao chất
lượng giáo dục, đào tạo, coi trọng giáo dục đạo đức, lối sống, năng lực sáng
tạo, kỹ năng thực hành, khả năng lập nghiệp Đổi mới cơ chế tài chính giáo dục Đổi mới mạnh mẽ nội dung, chương trình, phương pháp dạy và học”
[15]
Mục tiêu đến năm 2020, Trường Đại học sư phạm - ĐHTN là trường Đại học Sư phạm trọng điểm của khu vực trung du, miền núi phía Bắc Việt
Nam - một trung tâm đảo tạo, bồi dưỡng và nghiên cứu khoa học có uy tín, ngang tầm với các trường Đại học lớn trong nước, vững vàng tiếp cận, hoà nhập với các trường Đại học trong khu vực và trên thế giới Trường cung cấp
cho người học môi trường giáo dục Đại học và nghiên cứu khoa học tốt nhất,
có tính chun nghiệp cao, đảm bảo cho người học sau khi tốt nghiệp có đủ năng lực cạnh tranh và thích ứng với nền giáo dục phát triển
Hiện nay, cấp đào tạo và cơ cấu ngành nghề của trường ĐHSP Thái Nguyên bao gồm:
* Đào tạo Đại học: gồm 15 ngành với 27 chương trình đào tạo: Sư phạm Ngữ văn ( Ngữ văn, Văn — Su, Van — Địa); Sư phạm Toán học ( Sinh
học, Sinh — Kỹ thuật Nông nghiệp, Sinh — Hóa, Sinh — Địa); Sư phạm Tin
học; Sư phạm Hóa học; Sư phạm Lịch sử; Sư phạm Địa lý; Sư phạm Mỹ thuật; Sư phạm Âm nhạc; Sư phạm Tâm lý — Giáo dục; Giáo dục Chính trị (
Trang 16Quốc phòng); Giáo dục tiểu học ( Tiểu học, Tiểu học — Tiếng Anh); Giáo dục Mam non
* Đào tạo Cao đẳng: gồm các chuyên ngành như: Sinh — Hóa; Tốn — Lý; Lý - Hóa; Văn — Sử; Văn — Địa; Thể đục Thể thao
* Đào tạo Sau Đại học:
Tiển sĩ: 7 chuyên ngành: Di truyền học, Sinh thái học, Toán giải tích,
Lý luận và lịch sử giáo dục, Văn học Việt Nam, Lý luận và phương pháp dạy học bộ môn: Vật lý, Sinh học Trong đó có 5 chuyên ngành đào tạo theo đề án
911 ( phối hợp với nước ngoài): Di truyền học, Sinh thái học, Toán giải tích,
Lý luận và lịch sử giáo dục, Văn học Việt Nam
Thạc sĩ: 19 chuyên ngành: Tốn giải tích, Đại số và Lý thuyết số, Hóa
hữu cơ, Hố phân tích, Hóa vơ cơ, Sinh thái học, Di truyền học, Sinh học thực
nghiệm, Văn học Việt Nam, Ngôn ngữ học, Lịch sử Việt Nam, Địa lý, Giáo
dục học, Quản lý giáo dục, Lý luận và phương pháp dạy học bộ mơn: Tốn, Vật lý, Sinh học, Văn — Tiếng việt, Địa lý
1.2 Khái quát về Thư viện trường Đại học Sư phạm Thái Nguyên
Lịch sử 45 năm phát triển của nhà trường với nhiệm vụ chính trị trung
tâm là đào tạo và nghiên cứu khoa học, cũng là 45 năm xây dựng và trưởng thành của Thư viện; một đơn vị giúp Ban giám hiệu xây dựng đường lối phát
triển nhà trường, xây dựng chủ trương và tổ chức thực hiện kế hoạch đảo tạo,
nghiên cứu khoa học Ghi chép lại quá trình xây dựng, phát triển của Thư viện cũng là góp phần xây dựng truyền thống, ghi nhớ công lao của các thế hệ cán bộ, công nhân viên đã từng tham gia xây dựng nhà trường và đơn vị, ghi lại những bài học kinh nghiệm để cho các thế hệ tiếp nối thêm vững tin trong nhiệm vụ xây dựng nhà trường và đơn vị ngày càng vững mạnh
Trang 17+ Phong Dao tao — Nghién ctu khoa hoc — Quan hé quéc té: 1994 — 2006
+ Phong Dao tao: 2006 — 2009
+ Phịng Cơng nghệ Thông tin — Thư viện: Thành lập từ 01/07/2009 1.2.1 Chức năng của Thư viện
Phòng CNTT - TV gồm 2 bộ phận chính:
-_ Bộ phận Công nghệ thông tin chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ Ban lãnh đạo đơn vị và sự chỉ đạo chuyên môn của Ban CNTT - DHTN
-_ Bộ phận Thư viện chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ Ban lãnh đạo đơn vị và sự chỉ đạo chuyên môn của Trung tâm học liệu - ĐHTN
-_ Là cơ quan tổ chức chương trình mục tiêu về CNTT và TV của đơn
vị, tham mưu cho Ban Giám hiệu về chiến lược phát triển CNTT và hệ thống
Thư Viện cua don vi
1.2.2 Nhiệm vụ của Thư viện
- Nghiên cứu, đề xuất quy hoạch, kế hoạch dài hạn, ngắn hạn ứng dụng
và phát triển CNTT, hệ thống TV của đơn vị: tổ chức thực hiện quy hoạch, kế
hoạch, các chương trình quản lý ứng dụng và phát triển CNTT - TV sau khi được phê duyệt
- Quản lý, bảo dưỡng và vận hành hoạt động toàn bộ hệ thống hạ tầng CNTT cua don vi
- Quan lý, bảo dưỡng và vận hành hoạt động toàn bộ hệ thống TV của đơn vi
- Hỗ trợ về mặt kỹ thuật cho các phòng chức năng của đơn vị trong khai thác ứng dụng CNTT - TV phục vụ công tác quản lý
- Xây dựng và quan lý cơ sở dữ liệu các văn ban quan trọng của don vi - Tổ chức và quản lý tốt hoạt động TV nhằm phục vụ có hiệu quá cho
việc khai thác và sử dụng thông tin - tư liệu của cán bộ, sinh viên
Trang 18- Quản trị và tổ chức khai thác có hiệu quả hệ thống mạng Intranet/
Internet cua don vi, cung cap dịch vụ thông tin - tư liệu điện tử
- Quản trị Website của đơn vị, quan trị kỹ thuật các phần mềm quan ly khác phục vụ đắc lực trong công tác điều hành quán lý chung và công tác đối
nội, đối ngoại của đơn vị
- Đáp ứng mọi nhu cầu về giáo trình bài giảng và các ấn phẩm khác
phục vụ cho công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học và công tác quản lý của
đơn vị, đồng thời đóng góp tài chính cho don vi chu quan
- Không ngừng mở rộng quan hệ trao đổi, hợp tác chia sẻ tài nguyên với các đối tác trong và ngoài nước Đặc biệt chú trọng việc trao đổi thông tin tư
liệu với các cơ quan trong Đại học, với liên hiệp thư viện các trường Đại học
và Trung tâm Thông tin - Tư liệu và các bộ ngành hữu quan, các Trung tâm
học liệu của các trường bạn
- Quản lý tốt cơ sở vật chất hiện có, từng bước có kế hoạch nâng cấp, tăng cường năng lực phục vụ dao tạo, nghiên cứu khoa học và quản ly của
đơn vị
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do thủ trưởng đơn vi giao * Cơ cấu của Thư viện
Gồm: + I Trưởng phịng
+ 1 Phó phịng
+ Tổ Công nghệ thông tin
+ Tổ Thư viện
* Cơ sở vật chất — kỹ thuật của Thư viện:
Thư viện ĐHSP Thái nguyên có tổng diện tích 2.000 m’ , gdm 5 tang: Các phòng làm việc tại Thư viện:
Tang 1: Là phòng mượn sách giáo trình Tang 2: + Phịng hành chính (201)
Trang 19+ Phòng xử lý sách (202) + Kho sách mới ( 203) + Kho sách tham khảo (204)
+ Phòng mượn sách tham khảo ( 205)
Tầng 3: + Kho sách phòng đọc (301) + Phòng sách tự chọn (302)
+ Kho
Tang 4: + Phong mang (401)
+ Kho (402)
+ Phong doc sinh vién( 403 va 404)
+ Phòng máy tính
Tang 5: + Phong doc hoc vién sau Dai hoc (501) + Phong doc sinh vién (502)
+ Phòng Báo, tạp chí, luận văn,luận an (503)
+ Kho lưu (504)
+ Phòng bảo vệ luận văn (505) + Phòng họp (506)
* Số lượng vốn tài liệu tại Thư viện:
+ Sách: hơn 13.530 đầu sách, 262.420 bản
Sách giáo trình: 145.012 bản Sách khác: 117.408 bản
+ Báo, tạp chí: gồm 82 tên báo, tạp chí + Luận văn, luận án: 5.350 cuốn
+ Đề tài, báo cáo khoa học: hơn 1.300
+ Ngoài ra Thư viện cịn có các Cơ sở dữ liệu (CSDL) như: CSDL sách
giáo trình; CSDL bài trích; CSDL luận án, luận văn, Bài giảng điện tử
Trang 201.3 Tài liệu điện tử trong việc nâng cao chất lượng dao tao trong nhà trường
1.3.1 Khái niệm tài liệu điện tử
Sự phát triển mau lẹ của công nghệ thông tin và viễn thông đã làm thay đổi căn bản phương thức xuất bản tài liệu, rút ngắn đáng kế thời gian cung cấp thông tin đến tay người đọc, và tạo tiền đề hình thành một loại tài liệu mới là tài liệu điện tử Có thê nói, hiện nay, hầu hết các nhà xuất bản lớn, các tờ báo, tạp chí khoa học lớn đều phát hành một phiên bản sách, báo, tạp chí
dưới dạng điện tử song song với bản ¡In trên giấy, các loại sách, báo, tạp chí
điện tử này thường được gọi la e — book, e — joural, e — magazine cing voi các CSDL đã tạo ra một nguồn tin được gọi là nguồn tin điện tử rất phong phú, được lưu trữ trên đĩa CD — ROM, DVD — ROM hay lưu hành trên các
mạng cục bộ và mạng Internet và đã trở thành nguồn thơng tin chính của các thư viện điện tử hiện nay
Tài liệu điện tử có thể được khái quát là tập hợp có tổ chức những bộ sưu tập thông tin kiến thức của các đối tượng số (digitized objects) hoặc đã
được số hóa, được lưu trữ theo các công nghệ đặc biệt mà có thể truy cập,
chia sẻ, khai thác theo các giao thức và thủ tục tiêu chuẩn xác định trong môi
trường điện tử Nghĩa là những cái gì có thê đọc được, truy cập được thông
qua máy tính hay mạng máy tính điện tử với các dạng tài liệu như sách, báo, tạp chí,
Bên cạnh đó, chúng ta cũng cần phải hiểu rõ thêm một số khái niệm như:
Tài liệu số: Bộ sưu tập số là một tập hợp có tổ chức nhiều tài liệu đã
được số hoá đưới nhiều hình thức khác nhau (văn bản, hình ảnh, Audio, Video ) về một chủ đề Mặc dù mỗi loại hình tài liệu có sự khác nhau về
Trang 21cách thể hiện, nhưng nó đều cung cấp một giao điện đồng nhất mà qua đó các tài liệu có thể truy cập, tìm kiếm dé dang
Khai thác tài liệu điện tử: Với sự phát triển của khoa học công nghệ,
đặc biệt là công nghệ thông tin và nhu cầu ứng dụng CNTT trong thực tiễn đã
sản sinh ra một loại hình tài liệu mới, đó là tài liệu điện tử Nội dung thông tin
mà TLĐT phán ánh rất đa dạng và phong phú Cũng giống như tài liệu ghi trên chất liệu giấy, TLĐT chứa đựng thông tin rất đa dạng như thông tin về hoạt động quản lý Nhà nước, thông tin về hoạt động nghiên cứu, thông tin về
hoạt động sản xuất, hoạt động kinh doanh Tuy nhiên, khác với loại tài liệu
truyền thống là thông tin được ghi trên giấy và đọc được bằng mắt thường: thì
đối với TLĐT, thông tin được ghi trên é cung, dia mém, bang tu, dia CD,
thiết bị lưu trữ và chỉ có thé khai thác, sử dụng được thông qua máy tính có chứa phần mềm tương thích
1.3.2 Vai trị của tài liệu điện tử trong công tác đào tạo
Ngày nay, thông tin đã trở thành nguồn lực đặc biệt thúc đây sự phát triển của xã hội, là nguồn tài nguyên, nhân tô quan trọng cho sự phát triển của mỗi quốc gia Thông tin đóng vai trị hàng đầu trong sự phát triển của khoa học, là yếu tố quan trọng nhất trong quá trình quản lý và tô chức xã hội
Trong quá trình giáo dục thông tin là sản phẩm đặc biệt, là kết quả kế thừa tri
thức có tính lịch sử của nhân loại Hiện nay, chúng ta đang sống trong một xã hội thông tin, số lượng những người làm công tác nghiên cứu khoa học đang tăng lên theo cấp số nhân, sản phẩm của họ tạo ra ngày càng trở nên phong
phú hơn về nội dung, đa dạng hơn về hình thức Tất cả đã tạo nên một khối
lượng thông tin khổng lồ và không ngừng phát triển, dẫn đến hiện tượng “bùng nổ thông tin” Vậy câu hỏi đặt ra đối với người dùng tin la : Làm thế nào để có được nguồn tin phù hợp trong số vô vàn các nguồn tin khác nhau?
Trang 22Lam thé nao dé tìm kiếm được nguồn tin đáp ứng nhu cầu của người dùng tin nhanh chóng, chính xác, phù hợp, và cập nhật nhất?
Câu hỏi đặt ra đồng thời cũng là bải toán lớn dành cho những người làm công
tác Thư viện là làm sao khẳng định vai trò của cán bộ dịch vụ Thư viện trong
quá trình định hướng, khai thác nguồn tin để phục vụ nguời dùng tin một cách
tốt nhất?
Nhu cầu của người dùng tin về sán phẩm và dịch vụ thông tin ngày một tăng theo chiều hướng phát triển của nguồn lực thơng tin Vì thé, bên cạnh sản phẩm thông tin truyền thống như: hệ thống mục lục, các bản thư mực Thư viện phải cần phải có kế hoạch xây dựng các sản phẩm thông tin như: CSDL, ấn phẩm tóm tắt, tổng quan cũng như dịch vụ thông tin mới như: phục vụ theo chế độ hỏi đáp, theo chế độ thơng tin có chọn lọc, hội tháo khoa học, nói chuyện chuyên đề, dịch vụ tra cứu thông tin qua mạng Các sản phẩm và dịch vụ này sẽ giúp người dùng tin tìm và chọn lọc thông tin phù hợp với nhu
cầu của mình một cách dễ dàng, thuật tiện và nhanh chóng
Cơng tác đào tạo theo tín chỉ là một chủ trương lớn cua BO GD&DT
Xu hướng chuyên đổi từ đào tạo truyền thống (theo niên chế) sang đào tạo theo tín chỉ là tất yêu, hợp lý và cần thiết Việc chuyên đổi sang đào tạo theo
tín chỉ ở các bậc trong các trường Đại học có thể được coi là bước đi quan trọng trong tiễn trình cải cách hệ đào tạo tại các trường Đại học ở Việt Nam
trong điều kiện hội nhập kinh tế quốc tế ngày càng sâu rộng hiện nay
Trong thực tế, việc chuyên đổi theo học chế tín chỉ đòi hỏi một trường Đại học cần phải chuẩn bị thật tốt từ cơ sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị,
nguồn nhân lực, nguồn tài chính Một trong những yếu tố quan trọng có ảnh
hưởng lớn tới chất lượng đào tạo theo học chế tín chỉ là hiệu quả hoạt động
Thông tin - Thu viện trong nhà trường Trường ĐHSP Thái Nguyên đã có
một Thư viện hiện đại cung cấp sách và tài liệu tham khảo cho sinh viên học
Trang 23tập, nguồn tài liệu học tập điện tử đa dạng và phong phú theo nhiều định dạng giúp sinh viên có thê khai thác tài liệu trong thư viện bất kỳ lúc nao và bất cứ nơi đâu Điều đó sẽ giúp sinh viên tích cực tìm kiếm thông tin, tự nâng cao trình độ, khả năng phân tích và đánh giá các vấn đề nêu ra trong quá trình học
tập
TLĐT đóng một vai trị quan trọng trong công tác đào tạo, nhất là trong quá trình đổi mới phương pháp giảng dạy và học tập tại Việt Nam nói chung, đặc biệt ở trường ĐHSP Thái nguyên nói riêng Nó cung cấp tài liệu, công cụ
và những dịch vụ để tạo nên hình thức học tập dựa trên các nguồn tài liệu sẵn
có tại thư viện, đáp ứng nhu cầu sử dụng nguồn tài nguyên thông tin của người dùng tin trong trường Trong môi trường đảo tạo, người làm công tác Thư viện, sinh viên và người tham gia giảng dạy tương tác qua lại trên mạng để chia sẻ tài liệu điện tử Tài liệu điện tử cung cấp phương thức xây dựng kiến thức, hỗ trợ quá trình học tập, nghiên cứu và chuyển giao những sản phẩm tri thức vượt qua sự giới hạn của không gian và thời gian cho tất cả cán bộ, giảng viên, sinh viên và học viên cao học trong trường
Trong môi trường đào tạo Sư phạm, giảng viên và sinh viên phải truy cập được những tài liệu và nguồn tài nguyên thông tin cần thiết và chia sẻ
chúng “mọi lúc, mọi nơi” Chính vì vậy, TLĐT được hình thành, xây dựng và
phát triển; với chức năng chủ yếu là đáp ứng những yêu cầu thông tin và nhu cầu sử dụng thông tin của người dùng tin trong trường Có thể khẳng định rằng, TLĐT đã có vai trị vơ cùng quan trọng trong công tác đào tạo của trường ĐHSP Thái Nguyên; đặc biệt là phái tăng cường nguồn tài nguyên tri thức sẵn sàng đáp ứng được mọi nhu cầu kiểm sốt, khai thác thơng tin phục
vụ việc đảo tạo và nghiên cứu khoa học, đồng thoi dap ứng sự đổi mới
phương thức đào tạo của Nhà trường
Trang 24TLĐT có những đặc tính nổi trội, ưu việt mà dịch vụ Thư viện truyền thống chưa đạt được :
+ Tài liệu điện tử kết hợp với phương thức Thư viện truyền thống sẽ
phục vụ có hiệu quả hơn cho việc đào tạo theo học chế tín chỉ, đào tạo trực tuyến của nhà trường TLUĐT tạo ra một môi trường thuận lợi tất cả người
dùng đều có cơ hội sử dụng, không bị giới hạn về không gian và thời gian Giúp cho người học chủ động trong việc sắp xếp thời gian học tập, họ không phải đến thư viện cũng có thê lấy được tài liệu qua hệ thống mạng thông tin ở
mọi lúc, mọi nơi
+ Tính linh hoạt và khả năng đáp ứng của TLĐT trong đào tạo thê hiện ở chỗ một bản tài liệu số có thê cùng lúc phục vụ cho nhiều đối tượng khác nhau, không phụ thuộc vào số lượng người dùng, thời gian và vị trí địa lý của
người học Tạo điều kiện mở rộng đối tượng, phạm vi phục vụ của Thư viện
không bị bó hẹp trong khn viên của nhà trường
+ Tài liệu điện tử là lựa chọn tối ưu để bảo tồn được lâu dai các tài liệu quý hiếm, ngăn chặn những rủi ro hủy hoại do thời gian, thiên tai, khí hậu và tần suất sử dụng
Xây dựng TLĐT chính là một xu thế tất yếu vì mục đích sao lưu, bảo
quản tài liệu, mở rộng đối tượng phục vụ và chia sẻ tài nguyên, tận dụng tối đa và có hiệu quả hệ thống cơ sở vật chất và trang thiết bị hiện đại Sự phát
triển của công nghệ thông tin và các TLĐT đã tác động mạnh mẽ đến môi trường học tập, tác động tích cực để đổi mới phương pháp phục vụ nhằm góp phần nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu trong trường ĐHSP Thái Nguyên
Trang 251.4 Người dùng tin và nhu cầu tin tại trường Đại học Sư phạm Thái Nguyên
1.4.1 Đặc điễm người dùng tin
Tại trường ĐHSP Thái Nguyên, số lượng người dùng tin của Thư viện không ngừng gia tăng về số lượng
Trên cơ sở tính chất cơng việc, có thể phân chia một cách tương đối người dùng tin thành các nhóm sau:
+ Nhóm cán bộ lãnh đạo, quản lý
+ Nhóm giảng viên và cán bộ nghiên cứu
+ Nhóm sinh viên và học viên cao học
Số lượng người dùng tin cụ thể trong từng nhóm được thể hiện qua
bảng sau:
Bảng 1: Khảo sát số lượng người dùng tin tại Thư viện trường ĐHSP Thái Nguyên
Nhóm người dùng tin Số lượng Tỉ lệ ( %)
Can bộ lãnh đạo, quản lý
85 0.4 %
Giảng viên và cán bộ nghiên cứu
680 3.2 %
Sinh viên và học viên cao học 20.653 96.4%
Tổng số 21.418 100 %
Mỗi nhóm người dùng tin trong trường có đặc điểm riêng về giới tính,
lứa tuổi, trình độ học vấn và hoàn cảnh kinh tế
Trang 26+ Nhóm cán bộ lãnh đạo, quản lý: bao gồm Ban giám hiệu, trưởng phó các phịng ban chức năng, trưởng phó các khoa, tổ bộ môn Đây là những
người có vai trò quan trọng trong việc điều hành các hoạt động của nhà trường Công việc của nhóm này là: Tổ chức, điều hành hoạt động của bộ
phận do mình phụ trách Họ thường ra các quyết định để hoàn thành phần việc của mình Đây là những người rất năng động, tự tin, có khá năng tơ chức, điều hành, có uy tín Đối với họ thông tin là công cụ để quản lý; thông tin càng đầy đủ thì quá trình quản lý càng đạt kết quả cao Nhu cầu thơng tin của nhóm này rất phong phú; ngồi cơng tác lãnh đạo quản lý họ cịn tham gia cơng tác giáng dạy và nghiên cứu khoa học; nên thông tin được cung cấp phải cô đọng, súc tích
+ Giảng viên và cán bộ nghiên cứu: Đây là lực lượng nòng cốt của nhà trường; họ là những người trực tiếp tham gia giảng dạy Chính vì vậy, những thông tin về chuyên ngành là rất cần thiết; Nhiều cán bộ, giảng viên, nhân viên trong nhà trường cũng còn khá trẻ, đa số ở độ tuôi thanh niên, trẻ trung, sôi nổi và có tinh thần hăng say học tập, công tác
+ Nhóm sinh viên và học viên cao học: bao gồm sinh viên chính quy,
tại chức, dự bị và liên kết; các học viên cao học đang học tập tại các khoa đào tạo của trường Nhóm đối tượng này thực sự đơng đảo và có nhiều biến động;
Nhóm này có ti đời cịn rất trẻ, ham thích tìm tịi, khám phá và mong muốn trải nghiệm cuộc sống Bên cạnh những giờ học trên lớp, thì phương pháp tự học, tự nghiên cứu đang được chú trọng và quan tâm rất lớn của hầu hết sinh viên trong trường
Trường ĐHSP Thái Nguyên, là một trường đào tạo nghiệp vụ Sư phạm
cho các tinh vùng Đông Bắc, nơi có thu nhập bình quân thấp, đa số sinh viên
theo học thuộc các dân tộc ít người Họ sinh sống chủ yếu ở các tỉnh miền núi
Trang 27số đó có cả cán bộ, giảng viên và nhân viên của trường Số lượng người dùng
tin có hồn cảnh kinh tế khó khăn chiếm tỉ lệ khá cao; bên cạnh đó cịn có các đối tượng người dùng tin khác còn sống phụ thuộc vào sự chu cấp của gia
đình Nhiều sinh viên của trường đã làm thêm ngoài giờ học dé có thé trang trai chi phi trong học tập và các chi phi khác Với đời sống kinh tế chưa được đảm bảo, nên cũng đã hạn chế cơ hội đến thư viện của người dùng tin để phát triển nhu cầu tin của mình
1.4.2 Nhu cầu của người dùng tin đối với tài liệu điện tử
Trường ĐHSP Thái Nguyên là trung tâm lớn về đảo tạo giáo viên,
nghiên cứu khoa học, đặc biệt là khoa học giáo dục phục vụ đắc lực sự nghiệp giáo dục của khu vực miền núi phía Bắc Việt Nam
Người dùng tin của trường chủ yếu là những người hoạt động trong lĩnh vực Sư phạm, bao gồm nhiều chuyên ngành khác nhau: Sư phạm Ngữ văn; Sư
phạm Toán học; Sư phạm Tin học; Sư phạm Hóa học; Sư phạm Lịch sử; Sư
phạm Địa lý; Sư phạm Mỹ thuật; Sư phạm Âm nhạc; Sư phạm Tâm lý — Giáo dục; Giáo dục Chính trị; Giáo dục Thể chất; Giáo dục tiểu học; Giáo dục Mầm non Có thể khái quát nhu cầu tin của từng nhóm người dùng tin như Sau:
+ Cán bộ lãnh đạo, quan ly: do qua bận rộn và có thé thuong xuyén
phải đi công tác, nhóm người này có rất ít thời gian để tìm kiếm các thông tin và phương tiện trợ giúp Thông tin họ cần thường phải đầy đủ, và có độ chính xác cao, đồng thời phải cơ đọng, súc tích và thường họ đánh giá cao các nguồn tin có tóm tắt hay tổng quan, dự báo Nhu cầu tin của họ khơng chỉ cao
mà cịn rất rộng: thông tin về khoa học quản lý, lãnh đạo, khoa học giáo dục,
thông tin mới về tình hình chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội trong và ngồi
nước Chính vì vậy, nhu cầu về tài liệu điện tử đối với nhóm người dùng tin
này là cao và rất cần thiết
Trang 28+ Giảng viên và cán bộ nghiên cứu: Nhu cầu của đội ngũ giảng viên chủ yếu là những thông tin chuyên sâu về các lĩnh vực đào tạo của nhà trường, về các môn khoa học do họ trực tiếp giảng dạy để phục vụ cho nghiên
cứu khoa học, biên soạn giáo trình, giáo án, bài giảng và nâng cao trình độ
chun mơn của mình Một số giảng viên cũng đồng thời là người quản lý hay cán bộ của các phòng ban, khoa, tổ bộ mơn Vì vậy, họ cũng cần có những thơng tin khác để tham mưu cho Ban giám hiệu và giúp việc trực tiếp cho những người quản lý, lãnh đạo khác Do đó, nhu cầu tin của họ cũng rất
cao, địi hỏi những thơng tin đó phải chính xác, ngắn gọn và súc tích; đặc biệt
phải được truy cập ở mọi nơi thông qua mạng Internet
+ Nhóm sinh viên và học viên cao học: Với nhóm này, ngồi những thông tin chuyên ngành đang học, sinh viên và các học viên cao học cần có những thơng tin khác trên nhiều lĩnh vực để mở mang sự hiểu biết và nâng cao trình độ Nhìn chung, họ cần những thông tin chỉ tiết, cụ thể và đầy đủ
Bảng 2: Khảo sát nhu cầu tin của người dùng tin về TLĐT tại Thư viện
trường ĐHSP Thái Nguyên
Nhóm người dùng tin Tỉ lệ ( %)
Can bộ lãnh đạo, quản lý 93.3 %
Giảng viên và cán bộ nghiên cứu 96.7 %
Sinh viên và học viên cao học 83.3 %
Trang 29
Nhu vay, qua bang 2 cho chúng ta thấy rằng: nhu cầu tin của người dùng tin về TLĐT tại Thư viện trường ĐHSP Thái Nguyên là rất cao, cụ thê nhóm giảng viên và cán bộ nghiên cứu có tỉ lệ nhu cầu cao nhất (96.7%); tiếp đến là
nhóm cán bộ lãnh đạo (93.3%); và nhóm sinh viên và học viên cao học
(83.3%)
Trang 30Chuong 2
THUC TRẠNG VIỆC TẠO LẬP VÀ KHAI THÁC TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM THÁI NGUYÊN
2.1 Tạo lập, xử lý, tổ chức và báo quản tài liệu điện tử tại Thư viện trường Đại học Sư phạm Thái Nguyên
2.1.1 Sự hình thành và phát triển tài liệu điện tử tại Thư viện trường DHSP Thai Nguyên
Là một trong 7 phòng chức năng, Thư viện ĐHSP Thái Nguyên đã lớn mạnh cùng với sự trưởng thành và phát triển của nhà trường Với bề dày những đóng góp trong sự nghiệp giáo đục, TV càng ngày càng khẳng định được vai trò và chức năng của mình trong việc đáp ứng nhu cầu thông tin cho bạn đọc trong trường
Bên cạnh tài liệu truyền thống, hiện nay Thư viện đã có thêm một
nguồn lực thơng tin nữa, đó là “tài liệu điện tứ” Với nhiều ưu điểm như: TLĐT có khá năng truy cập từ xa, không giới hạn về không gian, thời gian; cùng một thời điểm có thê nhiều người truy cập tạo cho bạn đọc hứng thú khi tra tìm tài liệu, thơng tin mà mình cần
Ngay từ khi bắt đầu xây dựng TLĐT, thư viện đã xây dựng được CSDL bài tạp chí của Khoa học và Công nghệ Đại học Thái Nguyên ( của giảng viên
và học viên cao học tại ĐHSP) Đến nay, TLĐT tại Thư viện không ngừng tăng cả về số lượng và chất lượng; thư viện có thêm 2 bộ CSDL nữa, đó là: CSDL sách giáo trình và CSDL luận án, luận văn
+ CSDL sách giáo trình: Tập hợp những cuốn sách là giáo trình về các chuyên ngành phục vụ công tác đào tạo trong trường
+ CSDL luận án, luận văn: Tập hợp các luận án, luận văn của trường ĐHSP và liên tục được cập nhật
Trang 312.1.2 Chính sách bỗ sung
Chính sách phát triển nguồn tin là công cụ hỗ trợ cho việc lập kế hoạch
và làm việc hàng ngày của cán bộ bê sung, nó là kim chỉ nam để xây dựng nguồn thông tin trong hoạt động tư liệu Thư viện Từ việc xác định mục tiêu trước mắt và mục tiêu lâu đài để xây dựng chính sách phát triển nguồn tin cho người dùng tin và đặt ra những ưu tiên trong sự phân bố kinh phí để đáp ứng được nhu cầu của của người dùng tin Chính sách phát triển nguồn tin của
Thư viện được xây dựng nên nhằm mục đích đảm bảo tính liên tục, nhất quán
của bộ sưu tập khi có sự luân chuyên ban quản lý và cán bộ bổ sung của Thư
viện
Có thê nói, chính sách bổ sung là một văn bản quan trọng nhất của mỗi Thư viện Tầm quan trọng của chính sách bổ sung thê hiện ở những điểm sau:
+ Chính sách bổ sung giới thiệu, giải trình với các cơ quan quản lý và
cộng đồng người sử dụng về sứ mệnh, chức năng, nhiệm vụ của Thư viện; mục tiêu và vai trò của vốn tài liệu
+ Là cơ sở dé cơ quan quản lý cấp trên đánh giá công việc Thư viện và xem xét quá trình phân giải ngân sách cho Thư viện và cơ quan thông tin
+ Là kim chỉ nam cho hoạt động xây dựng nguồn lực thông tin
+ Chính sách bổ sung xác định những nhu cầu trước mắt và lâu dài của người dùng tin
+ Chính sách bổ sung thiết lập những tiêu chuẩn chất lượng cho việc
thanh lọc tài liệu
+ Chính sách bổ sung làm giảm tính chủ quan khi lựa chọn tài liệu + Bên cạnh đó, chính sách bổ sung cịn là cơng cụ hợp tác và chia sẻ nguồn tin với các thư viện trên địa bàn
Hiện nay, với sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin, đặc
biệt đó là sự ra đời của các loại tài liệu điện tử; Thư viện trường ĐHSP Thái
Trang 32Nguyên luôn nhận thức rõ vai trò và tầm quan trọng của chính sách bồ sung (
đặc biệt đối với tài liệu điện tử) Thư viện ưu tiên cho việc số hóa các tài liệu
là giáo trình thuộc các chuyên ngành; tăng cường việc trao đổi tài liệu với các
Thư viện ( đặc biệt là Trung tâm Học liệu - ĐHTN)
Cơ sở bổ sung tài liệu
1 Dựa vào các tài liệu bắt buộc và tài liệu yêu cầu đọc thêm trong đề
cương bài giảng của Cán bộ - Giảng viên, Thư Viện lập danh mục đặt sách và
xin ý kiến Trưởng phòng trước khi gởi nhà cung cấp (thực hiện theo quy trình bổ sung tài liệu của Thư viện)
Trong từng đề cương bài giảng theo tín chỉ, cán bộ - giảng viên đã đưa ra danh mục tài liệu bắt buộc sinh viên đọc và đanh mục tài liệu yêu cầu đọc thêm Đây là căn cứ rất quan trọng cho Thư Viện xây dựng kế hoạch bổ sung
theo đề tài / theo môn học Do đó, nhà trường cần có kế hoạch cụ thé: đối với
các môn học và các cán bộ - giảng viên giáng dạy môn học cần thiết phải đưa đề cương bài giảng lên mạng Từ đó Thư Viện có cơ sở lên kế hoạch bổ sung tài liệu thích hợp
2 Căn cứ vào “Phiếu Yêu Cầu tài liệu” của cán bộ, giảng viên, sinh viên; điều chỉnh số lượng cho phù hợp với tình hình thực tế và theo chính sách bổ sung của Thư Viện
3 Để đáp ứng kịp thời nhu cầu sử dụng tài liệu phục vụ cho công tác giảng dạy — nghiên cứu của mình, Cán bộ - Giảng viên cũng có thể trực tiếp
bổ sung các loại sách tham khảo cần thiết cho Thư viện chỉ khi biết chắc chắn loại tài liệu này chưa có trong Thư Viện
4 Đối với ấn phẩm định kỳ (báo và tạp chí), đặc biệt là các tạp chí khoa
học, tạp chí chuyên ngành thuộc các lĩnh vực Trường đào tạo, Thư viện có chính sách đặt mua dài hạn để đảm bảo tính liên tục
Trang 33Ngoài ra, nhằm đáp ứng nhu cầu nâng cao kiến thức và cập nhật thông tin của bạn đọc, Thư viện cũng thường xuyên bổ sung các báo và tạp chí phổ thơng tiêu biểu Cán bộ - giáng viên có thể gửi yêu cầu bổ sung loại tài liệu
này nếu ở thời điểm hiện tại, Thư viện chưa có
5 Đối với tài nguyên nội sinh: Thư viện có chính sách xây dựng nguồn
tài liệu nội sinh chất lượng khoa học, đặc biệt là luận án tiễn sĩ, luận văn cao
học và khóa luận tốt nghiệp vì đây là nguồn tài nguyên rất quan trọng đối với
một thư viện Đại học
2.1.3 Các hình thức bỗ sung
Nhu cầu thông tin của người dùng tin ngày càng tăng, sự phát triển tài liệu điện tử của Thư viện trường là rất cần thiết Đề tăng thêm tài liệu điện tử, Thư viện có nhiều hình thức bổ sung:
* Bồ sung bằng ngân quỹ
- Lập ngân quỹ và duy trì ngân quỹ
- Mua trực tiếp hoặc mua dài hạn xuất bản phẩm
Thư viện có thể tham khảo theo sơ đồ đưới đây:
Trang 34
Tra tién cho dit liéu thué bao
Dữ liệu được dat
Ỷ
Đặt sản phâm vào server của bạn
J
Tiến hành phân chia tài nguyên và
y
Nếu được thì lưu trữ dữ liệu
‡ Thông báo đã sẵn sàng }
Xét xem đây là hình thức trả tiền một
lân hav hình thức thuê bao
Với một khoảng thời gian khơng
thay đổi, ví dụ như hàng năm
wam lai até nA eA
Tại “ Giai đoạn cảnh báo sự đôi mới”, xem lại cách dùng, chính sách,
hẳn mivền đãi th nơân sách eủa tA Vv Tu xa cục bộ hay từ xa Cục bộ Tra tid mot 1a ——>- Ì Thuê bao
Sai Thông báo cho
——>
Sản phẩm sẽ được tiếp tục
Đúng
Ỷ biết Hủy bỏ thuê người sử dụng
Lins tA A Am
Thay đổi đơn đặt nếu là một thuê
hao hav duv tri triv cAn đôi với loai
v
Khấu trừ chi phí vào ngân quỹ
27
Trang 35* Bồ sung qua con đường trao đổi, tặng biểu
Trao đổi, chia sẻ nguồn học liệu với thư viện các trường Đại học, các tổ
chức xã hội nhằm mục đích phát triển nguồn học liệu, đáp ứng yêu cầu đào
tạo tín chỉ
Sách tặng là những ấn phẩm được xuất bản, tài trợ hay trao tặng bởi các tổ chức, cá nhân như Ngân hàng thế giới (WB), Tổ chức Nông lương thế giới (FAO), Quỹ Châu Á (AF): 5000 cuốn, Quỹ SABRE: 2000 cuốn , sách hội văn học dân gian: 400 cuốn, .Nguồn tài liệu này bao gồm tài liệu tiếng Anh,
tiếng Việt có giá trị sử dụng, có tính khoa học, hữu ích đối với bạn đọc * BG sung bang cách số hóa tài liệu: đưa lên mạng cho bạn đọc sử dụng
các tài liệu quý hiếm, các giáo trình có số lượng sinh viên sử dụng nhiều, nhưng ít bản, nguồn tin nội sinh của Trường như luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học các cấp, kỷ yếu các hội nghị, hội thảo (thực hiện đúng Luật bản quyền) Chẳng hạn như: Từ năm 2010 đến nay TV đã số hóa được
1203 giáo trình phục vụ học tập và giảng dạy
* BO sung qua tìm kiếm các nguồn CSDL miễn phí khác trên Internet Ngồi ra, thư viện còn quan tâm bổ sung các tài liệu điện tử gồm đĩa CD-ROM có nội dung phù hợp với các chuyên ngành đào tạo của Trường
2.1.4 Kinh phí cho việc xây dựng tài liệu điện tử
Kinh phí dành cho Thư viện Đại học là một mục xác định trong kinh
phí hoạt động của Nhà trường và phải đạt tiêu chuẩn quy định của nhà nước Kinh phí cho việc xây dựng và bố sung nguồn tin tại Thư viện; trong đó có tài liệu điện tử, được cấp từ nguồn kinh phí của nhà trường: khoảng 200.000.000 đ/năm Và từ những nguồn thu từ các hoạt động dịch vụ Thư viện phù hợp pháp luật và chức năng, nhiệm vụ được giao: sao chụp tài liệu ( khoảng 10.000.000 đ/ năm) sử dụng mạng thông tin thư viện, sử dụng Internet, lệ phí thẻ đọc (khoảng 60.000.000 đ/năm); thẻ mượn (khoảng
Trang 36100.000.000 đ/năm), đào tạo người dùng tin, tiền đền bù sách mất hay làm hỏng tài liệu tại thư viện ( khoảng 15.000.000 đ/năm)
2.2 Xử lý, Tổ chức và Báo quản tài liệu điện tử 2.2.1 Xử lý
Đề biến những văn bản, tài liệu trên giấy thành những file lưu vào máy tính cho gọn và dễ tìm; giải pháp khả thi cho công việc số hóa tài liệu này là quét thành những file pdf
Số hóa tài liệu
- Tạo file PDF: Thư viện dùng phần mềm Softi Scan to PDF, bam chon chuẩn scan ở ô Select Scanner, chọn 200 ở ô DPI và chọn Color ngay sau 6
DPI, đánh dấu chọn trước hàng chữ Show Scanner Dialog, bam nút Scan, bam nut Preview, quét chọn hoặc điều chỉnh vùng tài liệu scan, bam nut Scan,
bam nut dé xoay tài liệu về hướng thắng đứng (đọc từ trên xuống), thực hiện scan trang tài liệu tiếp theo hoặc cùng chủ đề, hoặc bấm nút Save PDF để lưu file
- Tao file hinh: Déi véi tai liéu hinh anh CBTV cé thé scan tạo file hình bằng chương trình Photoshop, hoặc chia theo từng chủ đề rồi scan để lưu chúng trong một file PDF theo cách trên Khi chạy Photoshop, CBTV bấm menu File > Import > WIA , chọn chế độ scan màu, giữ nguyên độ phân giải 200 hoặc tăng lên
- Tạo file văn bản: Nếu là văn bản tiếng Anh, Thư viện cài và chạy
phần mềm FreeOCR.net (www.softi.co uk/freeocr24.exe); bam nut Scan dé
scan tai liệu cần thực hiện hoặc bấm nút Open để mở file tài liệu đã scan và lưu ở dạng file hình, bam nit OCR; noi dung van ban cua tai ligu sẽ hiện
trong khung bên trái, chúng ta có thể lưu thành file text hoặc copy vào các chương trình khác Xong, bắm nút Clear Text Windows xóa nội dung và bắt đầu cho tài liệu khác Còn để scan và lưu thành file văn bản tiếng Việt từ các
Trang 37tài liệu tiếng Việt, thư viện cài phần mềm VnDOCR (www.vndocr.com) Cửa
số làm việc của chương trình này cho phép chúng ta scan file tài liệu hoặc mở file tài liệu đã scan và lưu ở dạng file hình Tuy nhiên chương trình này còn khá nhiều hạn chế (chẳng hạn, chỉ làm việc với file hình đen trắng nhưng lại khơng có chức năng chuyền file hình màu về dạng đen trắng theo chuẩn của
chương trình ) nên việc thực hiện cực kỳ khó nhọc
Tạo siêu dữ liệu liên kết
Mục đích đầu tiên và yêu cầu cốt lỗi nhất của siêu dữ liệu là góp phần
mơ tả và tìm lại các tài liệu điện tử trên mạng Internet Sự phát triển mạnh mẽ của Internet đã tạo ra sự bùng nổ của các loại dữ liệu đa dạng ở dạng số, văn
bản, âm thanh, hình ảnh, tài liệu đa phương tiện Những tài liệu này có thê truy cập được trên mạng Internet song việc tìm kiếm chúng một cách hiệu quá và khoa học như với các hệ thống thông tin trực tuyến là hết sức khó khăn Để góp phần tăng cường chất lượng tìm kiếm các tài liệu số trên mạng Internet, người ta đã đưa ra giải pháp sử dụng siêu dữ liệu
Trước đây với tài liệu truyền thống, các mô tá đữ liệu nằm ngồi đối tượng mơ ta (được đưa vào các bộ thẻ hoặc biểu ghi CSDL), như vậy siêu dữ
liệu được lưu trữ một cách tách biệt bên ngồi đối tượng mơ tả
Với tài liệu điện tử, siêu dữ liệu của chúng được nhúng trong bản thân
tài nguyên hoặc liên kết với tài nguyên mà nó mô tả như trong trường hợp các
thẻ meta của tài liệu HTML trong tài liệu điện tử
Trong thực tế có nhiều chuẩn mơ tả biên mục mang tính chất metadata khá thông dụng đang được áp dụng như: MARC21/UNIMARC, ISO-2709, Dublin Core các đữ liệu metadata này thường được gắn vào phần đầu cho
mỗi tài liệu điện tử được đưa vào máy chủ hoặc trên mạng internet nhằm hỗ trợ các cơng cụ tìm kiếm lọc ra các thông tin metadata để tổ chức thành các
Trang 38* Metadata: La đữ liệu về các đữ liệu hay còn gọi là siêu dữ liệu; là những
thông tin chuyên tải ý nghĩa của các thông tin khác Metadata bao gồm một tập hợp các phần tử thiết yếu để mô tả nguồn thông tin
Một biểu ghi metadada bao gồm một hệ thống các thành tô hay cịn gọi là các yếu tơ cần thiết để mô tả nguồn thông tin Siêu dữ liệu metadata trong
thư viện - hệ thống mục lục thư viện — bao gồm một tập hợp các biểu ghi với các yếu tố mô tả của một cuốn sách hay một tài liệu thư viện như: Tác giả,
nhan đề, xuất bản, đề mục, ký hiệu xếp giá
* Các yếu tô của Dublin Core và cách mô tả theo Dublin Core:
Chuẩn Dublin Core là chuẩn dùng đề mô tả dữ liệu trong cdc Metadata nhằm khai thác các tài liệu trong thư viện và trên các website thông qua mạng
Internet
Chuẩn Dublin Core bao gồm 15 yếu tố; các yếu tố cơ bản của Dublin Core đều mang thuộc tính lựa chọn và có thể lặp lại Mỗi yếu tố cũng có một giới hạn những hạn định, thuộc tính nhằm diễn giải chính xác ý nghĩa của các
yếu tố
+ Nhan đề (Title): Tên của nguồn thông tin thường đo tác giả hoặc nhà xuất bán đặt cho tài liệu
+ Tác giả (Creator): Người hoặc cơ quan chịu trách nhiệm chính về nội
dung trí tuệ của nguồn thông tin
+ Đề mục (Subject): Chủ đề của nguồn thông tin và được thể hiện bằng từ vựng có kiểm sốt gồm tiêu đề đề mục, số phân loại
+ Mô tá (Description): Phần thể hiện nội dung của nguồn thông tin bao
gồm cả phần tóm tắt của tư liệu văn bản hoặc nội dung của tư liệu nghe nhìn + Xuất bản (Publisher): Cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm tạo lập xuất
Trang 39+ Tác giả phụ (Contributor): Cá nhân hay tổ chức có những đóng góp về mặt trí tuệ cho tư liệu nhưng không phái là tác giả chính
+ Ngày tháng (Date): Ngày tháng có liên quan đến việc tạo lập, xuất
bán hay công bố tư liệu
+ Loại hình (Type): Hình thức vật chứa nội dung tư liệu
+ Mô tả vật lý (Format): Định dạng vật lý và kích thước của tư liệu như kích cỡ, thời lượng, định dạng cũng còn được dùng để chỉ rõ phần mềm và phần cứng cần thiết để sử đụng tư liệu
+ Định danh tư liệu (Indentifier): Là một dãy ký tự hoặc số nhằm thể hiện tính đơn nhất của tư liệu như: ISBN, ISSN
+ Nguồn gốc (Source): Nguồn gốc mà tư liệu được tạo thành, yếu tố này có thể bao gồm siêu dữ liệu về nguồn thông tin thứ hai nhằm khai thác tư liệu hiện hành
+ Ngôn ngữ (Language): Ngôn ngữ của nội dung tư liệu, được thành lập
theo quy tắc RFC 1766
+ Liên kết (Relation): Một định đanh cho nguồn thứ hai và những mối quan hệ của nó với tư liệu hiện hành Yếu tố nay thé hiện những kết nối giữa những nguồn tư liệu có liên quan
+ Nơi chứa (Coverage): Những đặc tính về/ hoặc khơng gian của tư liệu Không gian nơi chứa chỉ ra một vùng sử dụng địa danh hoặc tọa độ Đặc
tính thời gian trong yếu tố này chỉ ra khoảng thời gian mà tư liệu đề cập tới và thường sử dụng tên thời kỳ như Thời kỳ đồ đá
Trang 40Bang 3: Số lượng tài liệu điện tử trong các CSDL tại thư viện
ĐHSP Thái Nguyên tạo lập từ 2010 đến nay
STT Tên CSDL Số lượng 1 CSDL, giáo trình 1203 giáo trình 2 CSDL luận án, luận văn 1150 luận văn
3 CSDL bài trích 2450 biêu ghi
4 Bài giảng điện tử 268 bài
Bảng 4: Tài liệu điện tử thuộc các lĩnh vực(chủú yếu là giáo trình và bài giảng
điện tử) tại thư viện ĐHSP Thái Nguyên tạo lập từ 2010 đến nay
STT Lĩnh vực Số lượng tên tài liệu
1 Khoa học cơ bản 145 2 Khoa học tự nhiên 523 3 Khoa học xã hội 803 2.2.2 Tổ chức
Hiện nay, thư viện đã có hơn 70 máy tính có nối mạng được đặt tại tầng 4 nhằm phục vụ nhu cầu bạn đọc tra tìm tải liệu và các thông tin khác trong
học tập và nghiên cứu
Sau khi những tài liệu đã được xử lý, ngoài việc lưu trữ file tài liệu
trên đĩa cứng, các CBTV có thê ghi chúng lên đĩa CD/DVD để tạo thêm bản dự phòng Thiết kế, xây dựng được hệ thống quản lý tài nguyên số (eLIB) gồm các chức năng:
e_ Hỗ trợ chuẩn biên mục Dublin Core