Phân tích công việc là một hoạt động cơ bản trong công tác quản trị nguồn nhân lực, tuy nhiên lại chưa được thực hiện tốt trong nhiều tổ chức

Phân tích công việc là một hoạt động cơ bản trong công tác quản trị nguồn nhân lực, tuy nhiên lại chưa được thực hiện tốt trong nhiều tổ chức. Hãy nêu những thuận lợi và khó khăn khi thực hiện hoạt động này

PHẦN MỞ ĐẦU

Trong thời đại Công nghiệp hóa – Hiện đại hóa đất nước, nguồn lực con người đóng vai trò rất quan trọng và là trung tâm quyết định đến sự tăng trưởng và phát triển của nền kinh tế Con người được xem là một nguồn lực quý báu, một tổ chức dù có máy móc hiện đại, tài chính dồi dào, ban Giám đốc đề ra chiến lược cạnh tranh năng động, nhưng nhân viên của công ty không có năng lực, không được

bố trí vào những công việc phù hợp với khả năng thì công ty đó cũng khó thành công Vì thế mà công tác quản trị nhân lực đã thực sự là vấn đề mà các doanh nghiệp đều rất quan tâm Quản Trị Nhân Lực là một hoạt động không thể thiếu đối với mỗi doanh nghiệp, tổ chức Nó quyết định sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp, tổ chức đó Đây chính là thước đo, là nhân tố quyết định, thúc đẩy sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp

Trong các nội dung của quản trị nhân lực thì phân tích công việc (PTCV) được coi là một công cụ quan trọng nhất, là một hoạt động cơ bản trong công tác quản trị nguồn nhân lực Phân tích công việc giúp cho các tổ chức có được hướng giải quyết đúng đắn trong mọi vấn đề liên quan đến quản trị nhân lực:

kế hoạch hóa nguồn nhân lực, đánh giá thực hiện công việc, định hướng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, trả công lao động…Thực tế trong các doanh nghiệp hiện nay, người lao động thường không nắm rõ được mình phải làm những công việc gì, phải có trách nhiệm và quyền hạn ra sao? Liệu mình có khả năng đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của công việc và công việc đó có phù hợp với mình hay không? Ngoài ra việc trả lương hay tuyển dụng cũng không nằm ngoài phạm vi của phân tích công việc

Cho nên phân tích công việc là không thể thiếu trong bất kỳ tổ chức nào.có thể nói là đây chính là vấn đề then chốt, là kim chỉ nam soi đường cho các hoạt động khác của doanh nghiệp bởi PTCV tác động và có ảnh hưởng sâu sắc đến các vấn đề khác của hoạt động quản trị nhân lực Hay nói cách khác nó chính là cơ sở

cho mọi vấn đề của quản trị nhân lực Một doanh nghiệp có một chương trình PTCV tốt nghĩa là đã nắm trong tay chìa khóa thành công của doanh nghiệp

Vì vậy Nhóm 7 xin chọn đề 2: “Phân tích công việc là một hoạt động cơ bản trong công tác quản trị nguồn nhân lực, tuy nhiên lại chưa được thực hiện tốt trong nhiều tổ chức Hãy nêu những thuận lợi và khó khăn khi thực hiện hoạt động này và thông qua đó đánh giá thực tế công tác này tại tổ chức của anh/chị.” làm bài tập nhóm.

Trong bài tập nhóm của mình chắc hẳn còn nhiều thiếu sót, Các thành viên trong nhóm rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô để bài tập nhóm được hoàn thiện hơn

Đề tài gồm có: 3 chương

Chương I: Cơ sở lý luận và nội dung về Phân tích công việc

Chương II: Những thuận lợi và khó khăn khi thực hiện phân tích công việc trong các tổ chức.

Chương III: Đánh giá thực tế tại tổ chức công tác của nhóm mình

CHƯƠNG I

CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ NỘI DUNG VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

Trong môi trường kinh doanh đầy biến động, với sự cạnh tranh khốc liệt, những thay đổi diễn ra từng ngày, với sự bùng nổ của tri thức và công nghệ thông tin, để tồn tại và phát triển tổ chức cần phải hội tụ đầy đủ mọi nguồn lực Ngày nay, nguồn nhân lực trở thành lợi thế cạnh tranh quan trọng nhất, quản trị nhân lực là hoạt động không thể thiếu của mọi tổ chức Công tác phân tích công việc ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả của quản trị nhân lực, nên các tổ chức cần hiểu rõ về bản chất, vai trò của phân tích công việc

I Nội dung và tầm quan trọng của phân tích công việc

1.1 Một số khái niệm

Trong tổ chức do chuyên môn hóa lao động mà các nghề được chia ra thành các công việc Mỗi một công việc lại được tạo thành từ nhiều nhiệm vụ cụ thể và được thực hiện bởi một hoặc một số người lao động tại một hoặc một số vị trí việc làm Nghề, công việc, vị trí việc làm và nhiệm vụ được định nghĩa như sau:

- Nhiệm vụ: Biểu thị từng hoạt động lao động riêng biệt với tính mục đích cụ

thể mà mỗi người lao động phải thực hiện ví dụ như soạn thảo văn bản trên máy tính, trả lời điện thoại

- Vị trí(vị trí việc làm): Biểu thị tất cả các nhiệm vụ được thực hiện bởi cùng

một người lao động Ví dụ: Tất cả các nhiệm vụ được thực hiện bởi một nhân viên thao tác máy tính hoặc một thư ký…

- Công việc: Là tất cả những nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao

động hoặc tất cả những nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi một số người lao động Chẳng hạn, các nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi các nhân viên đánh máy thuộc bộ phận đánh máy

- Nghề: là tập hợp những công việc tương tự về nội dung và có quan hệ gắn

kết với nhau ở một mức độ nhất định với những đặc tính riêng, vốn có, đòi hỏi người lao động phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có kỹ năng, kinh nghiệm cần thiết để thực hiện

Ví dụ: nghề quản trị nhân lực có công việc như sau: “ nhân viên tiền lương”,

“ nhân viên tuyển dụng lao động”, “ nhân viên đào tạo và phát triển nhân lưc”…

Như vậy, công việc là kết quả của quá trình phân công lao động trong tổ chức, thông qua sự thực hiện công việc của từng người lao động mà tổ chức hoàn thành mục tiêu đề ra

- Phân tích công việc: Là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách

có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc

Phân tích công việc xác định rõ tên công việc, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, mối quan hệ trong công việc, các máy móc, phương tiện sử dụng, điều kiện làm việc, yêu cầu đối với người lao động, tiêu chuẩn hoàn thành công việc Phân tích công việc đóng vai trò quan trọng vì nó tác động đến cả người quản lý và người lao động Khi phân tích công việc người quản lý sẽ hiểu rõ hơn về công việc mà các nhân viên của mình phải làm để có hướng quản lý và biết người nhân viên đó cần có yêu cầu gì để làm được công việc đó từ đó xác định các kỳ vọng của mình với người lao động, làm cho họ hiểu các kỳ vọng đó Người lao động một mặt cũng hiểu rõ hơn các công việc mình cần làm, mặt khác hiểu được các nghĩa vụ, quyền hạn và trách nhiệm của mình khi làm việc trong một tổ chức Ngoài ra tất cả các hoạt động quản lý nhân sự khác cũng sẽ được thực hiện tốt hơn khi tổ chức xây dựng được các văn bản làm rõ bản chất các công việc

1.2 Nội dung của phân tích công việc

Những người quản lý nhân sự sẽ cộng tác với những người cán bộ quản lý bộ phận khác,các nhân viên khác để thu thập các thông tin về các công việc có liên quan đến công tác phân tích công việc

Các cán bộ phân tích công việc sẽ tiến hành xử lý thông tin thu thập được, sau đó tiến hành viết các văn bản của phân tích công việc bao gồm mô tả công việc, bản yêu cầu công việc với người thực hiện

- Bản mô tả công việc:

Bản mô tả công việc là một văn bản viết giải thích về những nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến công việc cụ thể Thực

tế bản mô tả công việc không có mẫu thống nhất cho mọi tổ chức, tùy các tổ chức

mà mục đích phân tích công việc mà bản mô tả công việc được trình bày khác nhau, nhưng nó gồm các nội dung:

+ Xác định công việc: Tên công việc(chức danh công việc), mã số công việc,

tên bộ phận hay địa điểm thực hiện công việc, chức danh lãnh đạo trực tiếp, số người lãnh đạo dưới quyền, mức lương… Phần này thường bao gồm một hoặc vài câu vắn tắt về mục đích hoặc chức năng của công việc

Nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, mối quan hệ: Phần này xác định chính xác người

lao động phải thực hiện những nhiệm vụ, trách nhiệm gì, mô tả ngắn gọn thực hiện như thế nào, nêu ra phạm vi quyền hạn, các mối quan hệ trong công việc Phần này bao gồm các câu mô tả chính xác, nêu rõ người lao động phải làm gì, thực hiện các nhiệm vụ và trách nhiệm như thế nào, tại sao phải thực hiện những nhiệm vụ đó

+ Điều kiện làm việc: Gồm các điều kiện về môi trường, vật chất( các máy

móc, công cụ, trang bị cần phải sử dụng), thời gian làm việc, điều kiện về vệ sinh,

an toàn lao động, các phương tiện đi lại để phục vụ công việc và các điều kiện khác

có liên quan

- Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện: là bản liệt kê các đòi

hỏi của công việc đối với người thực hiện về các kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm

cần phải có, trình độ giáo dục, đào tạo cần thiết, các đặc trưng về tinh thần và thể lực, các yêu cầu cụ thể khác

- Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc: Là một hệ thống các chỉ tiêu, tiêu

phí phản ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ được quy định trong bản mô tả công việc

Ở các doanh nghiệp khác nhau, tiêu chuẩn thực hiện công việc có thể được thực hiện dưới dạng khác nhau Có doanh nghiệp xây dựng một cách có hệ thống các bản tiêu chuẩn thực hiện công việc cho từng công việc có nơi chỉ giao hạn bằng miệng hoặc bằng các điều khoản nhất thời giữa lãnh đạo và cấp dưới

- Các điều kiện đảm bảo hiệu quả các phân tích công việc: Các văn bản

phân tích công việc là công cụ trực tiếp để quản lý nhân sự, là tài liệu cung cấp những thông tin cơ bản giúp tổ chức thực hiện các hoạt động quản lý nhân sự khác

vì vậy chúng ta cần đảm bảo sự chính xác

Hiệu quả của công tác phân tích công việc thể hiện ở việc tổ chức xây dựng được hệ thống văn bản phân tích công việc chính xác,đầy đủ và đưa các văn bản này vào sử dụng Các điều kiện đảm bảo hiệu quả của phân tích công việc gồm:

+ Cơ cấu tổ chức: cơ cấu tổ chức phải rõ ràng, phản ánh được cơ cấu quyền

hạn và mối quan hệ trong tổ chức, thể hiện sự nhất quán trong hệ thống báo cáo Cơ cấu tổ chức cho biết mối quan hệ giữa các phòng, ban trong tổ chức, các công việc khác nhau có liên quan với nhau như thế nào, đó là cơ sở để phân công lao động trong tổ chức, phân chia chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tới từng phòng ban, từng công việc… Công việc là kết quả của quá trình phân công lao động, phân tích công việc hiệu quả phải dựa trên phân công lao động hợp lý

+ Quan điểm, sự quan tâm của các cấp quản lý và người lao động: Có rất

nhiều nhà quản lý, nhà lãnh đạo của các tổ chức coi phân tích công việc là công tác rườm rà, phức tạp, tốn kém thời gian và tiền bạc, không có tác dụng nhiều trong thực tế nên quyết định không đầu tư nhiều cho công tác này Người lao động thường nghi ngờ về mục đích của phân tích công việc, họ cho rằng phân tích công

việc nhằm đặt ra những nhiệm vụ, trách nhiệm mới, đặt ra yêu cầu đối với người lao động và tiêu chuẩn thực hiện công việc cao hơn nên họ có thái độ bất hợp tác trong quá trình phân tích công việc

Nếu cấp độ quản lý và từng người lao động hiểu biết, nhận thức được vai trò và nắm được mục đích của phân tích công việc thì họ có thái độ ủng hộ, quan tâm đến phân tích công việc, người lao động sẽ hợp tác để cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ…

Đó là điều kiện đảm bảo hiệu quả phân tích công viêc

+ Các yếu tố thuộc về cán bộ phân tích công việc:

Cán bộ phân tích công việc là một người chịu trách nhiệm, là người có vai trò chính trong công tác phân tích công việc Do đó cán bộ phân tích công việc có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của phân tích công việc Cán bộ phân tích công việc phải là người

am hiểu về các công việc trong tổ chức, có hiểu biết, kiến thức, kỹ năng về phân tích công việc

Sơ đồ phân tích công việc

Công việc

Cụ thể

hóa NNL

Định hướng

Đánh giá thực hiện công việc

Đào tạo

và phát triển

Thù lao lao động

Quan hệ lao động

Mô tả công việc

Mô tả tiêu chuẩn công việc

Phân

tích

công

việc

1 3 Tầm quan trọng của phân tích công việc

Phân tích công việc có ý nghĩa quan trọng, đem lại nhiều lợi ích cho tổ chức Phân tích công việc cung cấp những thông tin quan trọng về công việc để sử dụng trong các hoạt động quản lý nhân sự, là cơ sở để đưa ra quyết định nhân sự đúng đắn

+ Trong kế hoạch hóa nguồn nhân lực: được sử dụng để đưa ra các loại công

việc, được sử dụng để mô tả các công việc đang cần tuyển người và quảng cáo về các vị trí làm việc mới

+ Định hướng: được sử dụng để giúp người lao động biết các hoạt động mà

họ cần phải làm

+ Đánh giá thực hiện công việc: Được sử dụng để xác định các tiêu thức và

mục đích thực hiện công việc mà căn cứ vào đó người lao động được đánh giá

+ Đào tạo và phát triển: Được sử dụng để tiến hành đánh giá nhu cầu đào tạo

thông qua việc xác định các hoạt động mà người lao động cần phải có khả năng để thực hiện

+ Thù lao lao động: Được sử dụng để đánh giá giá trị các công việc và là cơ

sở cho việc đưa ra cơ sở cơ cấu tiền lương

Quan hệ lao động, an toàn lao động: Được sử dụng để xác định các quy trình

làm việc an toàn để nhằm thay đổi hoặc chấm dứt các hoạt động không an toàn

+ Thiết kế lại công việc: Được sử đụng để phân tích các đặc trưng của công

việc cần phải thay đổi trong các chương trình thiết kế lại công việc

II Vai trò của bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực trong công tác phân tích công việc

Phòng quản trị nhân lực là phòng phải nắm rõ về số lượng công nhân viên, các hoạt động cần làm và sẽ làm với phân tích công việc thì phòng quản trị nhân lực càng phải làm tốt hơn thông qua việc đưa nhân viên xuống nơi làm việc, giám sát

tình hình thực hiện công việc, các công việc cần phải thực hiện một cách chặt chẽ tạo ra bầu không khí làm việc cho người lao động yên tâm làm việc các công việc nếu thực hiện khó đối với người lao động hay những công việc có nhiều thiếu sót thì cần phải thiết kế lại công việc để loại bỏ thiếu sót Tổ chức nhân viên của phòng phối hợp với các bộ phận trong và ngoài doanh nghiệp, các chuyên gia để có thể nghiên cứu phổ biến thể hiện các vấn đề về quản trị nhân lực như phân tích công việc Thu thập các thông tin, tài liệu của phân tích công việc từ các bộ phận nhằm tìm ra được các nhược điểm và đưa ra một phương án về tổ chức lao động nhằm tạo cho người lao động thực hiện công việc một cách tốt hơn Phòng quản trị nhân lực cần phải cố gắng tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất để người lao động có được nơi làm việc tốt nhất đảm bảo vệ sinh an toàn lao động và các phương tiện phục vụ cho công việc cần phải trang bị sao cho công việc mang lại hiệu quả cao nhất

CHƯƠNG II NHỮNG THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN KHI THỰC HIỆN HOẠT ĐỘNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

2.1 Quy trình phân tích.

Quy trình phân tích công việc thông thường được tiến hành theo 6 bước như sau: Bước 1: Xác định mục đích sử dụng thông tin và phân tích công việc

Bước 2: Thu thập thông tin cơ bản, người phân tích xem lại thông tin cơ bản

Bước 3: Lựa chọn các công việc tiêu biểu, đây là việc cần thiết khi có nhiều công việc tương tự nhau

Bước 4: Thu thập thông tin phân tích công việc, thu thập thông tin liên quan đến các hoạt động, thái độ điều kiện làm việc, khả năng

Bước 5: Kiểm tra thông tin với các thành viên

Bước 6: Triển khai bản mô tả tiêu chuẩn công việc và bảng tiêu chuẩn công việc Sau khi hoàn thành bảng phân tích công việc, nhà quản trị phải soạn thảo lại tài liệu cơ bản, đó là bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc

2.2 Phương pháp thực hiện.

Song song với 6 bước phân tích công việc thì có các phương pháp hỗ trợ phân tích công việc mà người ta thường sử dụng 4 phương pháp sau: Phương pháp phỏng vấn; Phương pháp đặt câu hỏi: Phương pháp quan sát nơi làm việc; Phương pháp nhật ký làm việc

Trong quá trình thực hiện 6 bước phân tích công việc và 4 phương pháp thực hiện thì hầu hết nhà quản trị đều nhận thấy những thuận lợi và gặp phải một số khó khăn sau: