1Mục lục Phần 1 .Giới thiệu khái quát về công ty TNHH Star Fun Trang 3 6 Phần 2 .Tìm hiểu về công tác bố trí văn phòng và nhân sự trong công ty Trang 7 9 Phần 3 .Tìm hiểu về trang thiết bị văn phòng và quy trình lưu trữ văn bản Trang 10 14 của công ty Phần 4 .Đánh giá và kiến nghị Trang 15 16
[...]... 1.9.Vật dụng văn phòng (văn phòng phẩm) Văn phòng phẩm bao gồm: cặp ba dây, hộp đựng hồ sơ, bìa trình ký, lịch, kẹp giấy, dụng cụ dập ghim, đục lỗ, các lọai phong bì, giấy, bút, mực in phải đầy đủ, có sẵn tại nơi làm việc tạo nên uy tín trong công việc Văn phòng phẩm không nên mua lọai xấu, rẻ tiền vì chúng có thể làm hư hỏng các trang thiết bị, mất thời gian, gây bực mình và làm mất vẻ thẩm mỹ của văn bản... tiêu chuẩn của ngành lưu trữ; bố trí phòng kho lưu trữ có đủ điều kiện các trang thiết bị, vật dụng để bảo quản tài liệu an toàn và dễ dàng tra cứu sử dụng - Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư như phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến, quản lý văn bản và lập hồ sơ trong môi trường mạng nhằm tiết kiệm được thời gian, công sức và hạn chế khối lượng văn bản giấy ngày càng gia tăng Từng... CHỨC BẢO QUẢN TRANG THIẾT BỊ BẢO QUẢN 1 Phương tiện bảo quản · Phương tiện chủ yếu được dùng trong kho lưu trữ là hộp, giá để bảo quản tài liệu Các hộp, giá cần áp dụng theo tiêu chuẩn mới nhất do Cục Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn · Kho lưu trữ chuyên dùng xây mới, nên sử dụng giá com-pắc 2 Dụng cụ đo nhiệt độ-độ ẩm · Mỗi phòng kho phải đặt một bộ dụng cụ đo nhiệt độ-độ ẩm tại trung tâm của phòng · Ngoài... Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp; đ) Bản cáo bạch để phát hành chứng khoán; e) Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán độc lập; g) Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hàng năm; h) Các tài liệu khác theo quy định của pháp luật B Tình hình tổ chức sử dụng và bảo quản tài liệu * TỔ CHỨC SỬ DỤNG Truy cập mở : đối với những... IV Đánh giá và kiến nghị 1 Hiệu quả và hạn chế của hoạt động quản trị của doanh nghiệp : A Việc bố trí sơ đồ mở văn phòng đã tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả cho nhân viên Hiệu quả : • Tận dụng tốt hơn mặt bằng sẵn có • Linh động hơn trong công việc • Di chuyển và giao tiếp của nhân viên dễ dàng hơn • Dễ kiểm soát hơn • Môi trường văn phòng tốt hơn đặc biệt là thông gió Hạn chế : Ồn ào, khó tập... gắn tường · Số lượng và công suất của quạt bố trí cho mỗi phòng tùy thuộc vào diện tích và yêu cầu chế độ bảo quản tài liệu tại phòng đó 4 Máy hút ẩm, máy điều hòa không khí · Số lượng và công suất của máy hút ẩm, máy điều hòa không khí tùy thuộc vào diện tích, độ kín của kho vàg vào yêu cầu duy trì chế độ nhiệt độ-độ ẩm để bảo quản tài liệu tại phòng đó · Cần trang bị đủ máy và các phương tiện đi kèm... ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông; 11 b) Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm; các giấy phép và giấy chứng nhận khác; c) Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty; d) Biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết... công ty Đảm bảo đủ số lượng , chất lượng , quyền lợi cho các nhân viên làm trong công ty Hạn chế : • • Dễ gây tranh cãi nếu nhà quản lý không có sự phân công công việc phù hợp Dễ phát sinh một số vấn đề trong doanh nghiệp như văn hóa giữa nhân viên với nhau … C Trang thiết bị văn phòng Hiệu quả : • • Đáp ứng đầy đủ các trang thiết bị cần thiết cho nhân viên làm việc thuận lợi Mang đến một môi trường làm... sẽ trở lên lạc hậu Phải có thời gian đào tạo , sử dụng trang thiết bị văn phòng cho nhân viên D Lưu trữ hồ sơ theo số Hiệu quả : 16 • • Cho phép mở rộng vô hạn Cho phép sự bảo mật khi cần thiết Hạn chế : Tốn thời gian và công sức để tạo các mục con trong mỗi hồ sơ 1.1 Đề xuất khắc phục Giải quyết các hạn chế của viện bố trí văn phòng mở • • • • Ra các quy định chung cho toàn công ty trong giờ làm việc... quy định rõ ràng về quyền hạn và trách nhiệm của từng nhân viên Xác định rõ công việc phải làm cho từng người Nên có các buổi giao lưu giữa các nhân viên Trang thiết bị văn phòng • • Cần mở các lớp đào tạo sử dụng các thiết bị trong văn phòng Cập nhật thông tin về các loại phương tiên , máy móc mới để có thay đổi phù hợp Lưu trữ hồ sơ điện tử • • • Mua phần mềm lưu trữ hồ sơ điện tử hay lập một trang . năng sau: -Chức năng giúp việc điều hành. -Chức năng tham mưu tổng hợp. -Chức năng hậu cần, quản trị. Nhiệm vụ - Xây dựng kế hoạch tuyển dụng lao động; kế hoạch tiền lương hàng năm; - Quản lý. Ty - Quản lý toàn bộ tài sản, trang thiết bị văn phòng của Công ty; - Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ theo quy định. - Xây dựng chương trình và tổ chức thực hiện chương trình 3 - Thu. quản lý và sử dụng thông tin. - Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng. - Xây dựng, củng cố tổ chức bộ máy văn phòng. - Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngọai. - Duy trì họat động thường