Nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản lý văn bản hành chính đối với hoạt động quản lý hành chính, trong những năm qua Trung tâm huấn luyện thể dục thể thao tỉnh Thanh Hóa đã tập trung hoàn thành công tác quản lý văn bản hành chính ngày càng có nề nếp; hệ thống tổ chức văn thư, lưu trữ của Trung tâm tiếp tục được hoàn thiện. Đối với các cơ quan đơn vị hành chính sự nghiệp nói chung và với Trung tâm huấn luyện thể dục thể thao tỉnh Thanh Hóa nói riêng trong công tác quản lý văn bản thì thường xuyên phải đối mặt với rất nhiều bảng tổng hợp thống kê số liệu từ đơn giản đến phức tạp, khi công nghệ thông tin còn chưa phát triển, việc thống kê số liệu của các cấp các ngành hầu hết được sử dụng bằng văn bản viết tay nên còn gặp rất nhiều khó khăn trong công tác thống kê. Đến nay, khi công nghệ thông tin đã trở thành một công cụ lao động Trí tuệ giúp cho con người rất nhiều trong công việc và trong công tác thống kê số liệu; hơn nữa, con người đã tạo ra được rất nhiều phần mềm, công cụ, tiện ích để hỗ trợ trong từng công việc cụ thể, đặc biệt là bảng tính Excel một giải pháp tối ưu cho từng con số và thuận tiện hơn cho việc thống kê số liệu. Mặc dù Ms. Excel hữu dụng đến thế, song để làm chủ được phần mềm này đòi hỏi chúng ta phải biết cách khai thác thế mạnh của những công cụ mang tính chuyên nghiệp, cũng như sự kết hợp giữa các hàm một cách uyển chuyển và tinh tế làm thế nào phát huy hết được những tính năng độc đáo và ưu việt của MS. Excel để giải quyết được nhiều công việc trong thực tiễn một cách hiệu quả và đặc biệt hơn nữa là sẽ giảm bớt gánh nặng cho những người làm công tác thống kế và tổng hợp. Với những nguyên do trên và qua những lần làm việc nhiều trên bảng tính Excel, tôi đã mạnh dạn chọn đề tài. Ứng dụng Microsoft Excel trong quản lý văn bản tại trung tâm huấn luyện thể dục thể thao tỉnh Thanh Hóa làm đề tài cho chuyên đề báo cáo tốt nghiệp của mình. Ngoài mở đầu và kết luận, phần nội dung của báo cáo được kết cấu thành 3 chương: Chương 1: Giới thiệu về Trung tâm huấn luyện thể dục thể thao tỉnh Thanh Hóa Chương 2: Thực trạng ứng dụng Microsoft Excel trong quản lý văn bản tại Trung tâm huấn luyện thể dục thể thao tỉnh Thanh Hóa. Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả sửa dụng Microsoft Excel trong quản lý văn bản tại Trung tâm huấn luyện thể dục thể thao tỉnh Thanh Hóa
MỤC LỤC DANH MỤC CÁC CỤM TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt Diễn giải NSNN Ngân sách nhà nước TX Thị xã KBNN Kho bạc nhà nước SNCL Sự nghiệp công lập TT-BTC Thông tư – Bộ tài QĐ Quyết định BHXH Bảo hiểm xã hội KPCĐ Kinh phí công đoàn BHYT Bảo hiểm y tế BHTN Bảo hiểm thất nghiệp DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ Nội dung 2.1 Tổ chức máy trung tâm Trang 37 DANH MỤC BIỂU ĐỒ Biểu đồ Nội dung Trang 2.1 Thực trạng khoản chi 50 2.2 Cơ cấu chi năm 2012 51 2.3 Cơ cấu chi 2013 52 2.4 Cơ cấu chi 2014 52 DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1 Nội dung Trang 40 2.2 Nội dung chi thường xuyên trung tâm Dự toán kinh phí chi thường xuyên trung tâm 2.3 Thực trạng chi thường xuyên trung tâm 49 2.4 Quyết toán chi thường xuyên trung tâm 54 44 LỜI MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Công tác quản lý văn hành chiếm vị trí vai trò quan trọng hoạt động quản lý hành nhà nước quan Có thể hiểu, công tác văn thư công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành quan, tổ chức; công tác lưu trữ nhiệm vụ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức cách khoa học hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng quan xã hội Công tác quản lý văn hành góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hoá, xã hội; cung cấp thông tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý quan; giúp cho cán bộ, công chức quan nâng cao hiệu suất công việc giải xử lý nhanh chóng đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân; tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực quan, tổ chức, cá nhân; góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ việc kiểm tra, tra giám sát, bảo vệ bí mật thông tin có liên quan đến quan, tổ chức, doanh nghiệp bí mật quốc gia,… Nhận thức tầm quan trọng công tác quản lý văn hành hoạt động quản lý hành chính, năm qua Trung tâm huấn luyện thể dục thể thao tỉnh Thanh Hóa tập trung hoàn thành công tác quản lý văn hành ngày có nề nếp; hệ thống tổ chức văn thư, lưu trữ Trung tâm tiếp tục hoàn thiện Đối với quan đơn vị hành nghiệp nói chung với Trung tâm huấn luyện thể dục thể thao tỉnh Thanh Hóa nói riêng công tác quản lý văn thường xuyên phải đối mặt với nhiều bảng tổng hợp thống kê số liệu từ đơn giản đến phức tạp, công nghệ thông tin chưa phát triển, việc thống kê số liệu cấp ngành hầu hết sử dụng văn viết tay nên gặp nhiều khó khăn công tác thống kê Đến nay, công nghệ thông tin trở thành công cụ lao động "Trí tuệ" giúp cho người nhiều công việc công tác thống kê số liệu; nữa, người tạo nhiều phần mềm, công cụ, tiện ích để hỗ trợ công việc cụ thể, đặc biệt bảng tính Excel giải pháp tối ưu cho số thuận tiện cho việc thống kê số liệu Mặc dù Ms Excel hữu dụng đến thế, song để làm chủ phần mềm đòi hỏi phải biết cách khai thác mạnh công cụ mang tính chuyên nghiệp, kết hợp hàm cách uyển chuyển tinh tế làm phát huy hết tính độc đáo ưu việt MS Excel để giải nhiều công việc thực tiễn cách hiệu đặc biệt giảm bớt gánh nặng cho người làm công tác thống kế tổng hợp Với nguyên qua lần làm việc nhiều bảng tính Excel, mạnh dạn chọn đề tài "Ứng dụng Microsoft Excel quản lý văn trung tâm huấn luyện thể dục thể thao tỉnh Thanh Hóa" làm đề tài cho chuyên đề báo cáo tốt nghiệp Ngoài mở đầu kết luận, phần nội dung báo cáo kết cấu thành chương: Chương 1: Giới thiệu Trung tâm huấn luyện thể dục thể thao tỉnh Thanh Hóa Chương 2: Thực trạng ứng dụng Microsoft Excel quản lý văn Trung tâm huấn luyện thể dục thể thao tỉnh Thanh Hóa Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu sửa dụng Microsoft Excel quản lý văn Trung tâm huấn luyện thể dục thể thao tỉnh Thanh Hóa CHƯƠNG GIỚI THIỆU VỀ TRUNG TÂM HUẤN LUYỆN THỂ DỤC THỂ THAO TỈNH THANH HÓA 2.1 Khái quát trung tâm bồi dưỡng trị thị xã Sầm Sơn 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển trung tâm bồi dưỡng trị thị xã Sầm Sơn 2.1.1.1 Giới thiệu chung trung tâm bồi dưỡng trị thị xã Sầm Sơn Tên giao dịch: Trung tâm bồi dưỡng trị Mã số thuế: 2801260130 Địa chỉ: Thành ngọc – Trường Sơn- Thị Xã Sầm Sơn Điện thoại: 03733821599 Giám đốc trung tâm: Đào Thị Lý Lĩnh vực hoạt động: Hoạt động Đảng cộng sản, tổ chức trị - xã hội, hoạt động quản lý nhà nước nói chung kinh tế tổng hợp 2.1.1.2 Quá trình hình thành phát triển Trung tâm bồi dưỡng trị Thị xã Sầm Sơn, tiền thân trung tâm giáo dục trị thị xã Sầm Sơn Được thành lập theo định số 100 ban bí thư Trung ương Hướng dẫn số 08 TC-TCVH/ TW ban tổ chức - tư tưởng văn hóa Trung ương định số 752 QĐ/TU ngày 07-12-1995 ban thường vụ Tỉnh ủy Hơn hai mươi năm qua, quan tâm lãnh đạo Ban Thường vụ Thị ủy; trung tâm bồi dưỡng trị thị xã Sầm Sơn mở 838 lớp học với 105.045 lượt học viên dự học, đó: Đào tạo bồi dưỡng 537 lớp với gần 60 ngàn cán dự học Bồi dưỡng đối tượng kết nạp Đảng 49 lớp, 5.404 học viên Bồi dưỡng lý luận tri đảng viên 25 lớp, 2.745 học viên Bồi dưỡng lý luận trị nghiệp vụ công tác Đảng cho bí thư, cấp ủy chi 28 lớp, 2.613 lượt học viên dự học Ngoài trung tâm phối hợp mở 100 lớp bồi dưỡng lý luận trị nghiệp vụ cho Mặt trận, đoàn thể ngành, có 15 ngàn lượt học viên tham dự Các lớp chuyên đề, triển khai nghị quyết, thời sự, sách…cũng tổ chức hàng trăm lớp với số lượng đông Qua khảo sát thực tế công tác cán sở Thị xã Sầm Sơn nhận xét rằng: hầu hết cán qua lớp bồi dưỡng trung tâm sau địa phương công tác, đồng chí biết vận dụng kiến thức học vào thực tiễn để giải công việc cụ thể, góp phần làm chuyển biến tình hình kinh tế xã hội sở, cấp lãnh đạo đánh giá tốt Với khối lượng công việc lớn, đòi hỏi phải có đội ngũ cán có lực, nhiệt tình, trách nhiệm với công việc Từ ban đầu thành lập, trung tâm có ba đồng chí, đến bố trí đủ năm đồng chí, tất có trình độ đại học chuyên ngành, ba đồng chí có trình độ trị cao cấp, đồng chí học cao cấp học trung cấp lý luận trị Có hai đồng chí giảng viên chính, đồng chí giảng viên Các đồng chí giảng viên dành thời gian để nghiên cứu học tập nâng cao trình độ, lực, giảng dạy tốt, đảm đương nhiều nội dung chương trình bồi dưỡng nên giữ vững thành tích nhiều năm liền Bên cạnh Trung tâm quan tâm xây dựng đội ngũ giáo viên kiêm chức, trì chế độ sinh hoạt chuyên môn bố trí nội dung giảng dạy phù hợp làm sinh động nội dung chương trình Trên sở tham mưu đề xuất quan tâm lãnh đạo Thị xã đầu tư xây dựng sở vật chất trang thiết bị phục vụ cho việc dạy học Từ chỗ ban đầu phải mượn nhà khách Thị ủy làm văn phòng, mượn hội trường để mở lớp, đến trung tâm có hệ thống sở vật chất khang trang gồm: nhà làm việc; phòng truyền thống; phòng chờ giáo viên; hội trường; phòng học … Tổng diện tích xây dựng gần 2000m2 Trung tâm tiết kiệm kinh phí từ nguồn thu nghiệp, đầu tư mua sắm nhiều tài sản trang bị có giá trị lên đến hàng chục triệu đồng Để đạt kết nêu phải nói đến vai trò lãnh đạo chi bộ, đề chủ trương, biện pháp để thực nhiệm vụ trị đơn vị, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ giao, liên tục đạt danh hiệu chi vững mạnh xuất sắc Cơ quan liên tục đạt danh hiệu quan có đời sống văn hóa tốt, tổ công đoàn đạt tổ công đoàn xuất sắc công đoàn khối Đảng Với nỗ lực phấn đấu cán công nhân viên chức trung tâm bồi dưỡng trị Thị xã Sầm Sơn 20 năm qua Đơn vị cấp đánh giá có nhiều phong trào xuất sắc tiêu biểu, cờ đầu phong trào thi đua thị xã Sầm Sơn 2.1.1.3 Vị trí, chức trung tâm bồi dưỡng trị thị xã Sầm Sơn Trung tâm bồi dưỡng trị Thị xã Sầm Sơn đơn vị nghiệp trực thuộc cấp uỷ Uỷ ban nhân dân Thị xã, đặt lãnh đạo trực tiếp thường xuyên Ban Thường vụ Thị ủy Sầm Sơn Trung tâm bồi dưỡng trị Thị xã Sầm Sơn có chức tổ chức đào tạo, bồi dưỡng lý luận trị - hành chính; Nghị quyết, thị Đảng, sách, pháp luật Nhà nước; kiến thức, kỹ chuyên môn, nghiệp vụ công tác xây dựng đảng, quyền, Mặt trận Tổ quốc đoàn thể trị - xã hội, kiến thức quản lý Nhà nước cho cán bộ, đảng viên hệ thống trị sở địa bàn thị xã không thuộc đối tượng đào tạo, bồi dưỡng trường trị Tỉnh 2.1.1.4 Nhiệm vụ trung tâm bồi dưỡng trị thị xã Sầm Sơn Đào tạo sơ cấp lý luận trị - hành chính; bồi dưỡng chương trình lý luận trị cho đối tượng theo quy định; nghị quyết, thị Đảng, sách pháp luật Nhà nước cho cán bộ, đảng viên địa bàn thị xã Sầm Sơn Bồi dưỡng, cập nhật kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ công tác xây dựng Đảng, quản lý Nhà nước.Mặt trận Tổ quốc đoàn thể trị - xã hội số lĩnh vực khác cho cán đảng (là cấp uỷ viên sở), cán quyền, Mặt trận Tổ quốc đoàn thể sở Bồi dưỡng trị cho đối tượng phát triển đảng; lý luận trị cho đảng viên mới; nghiệp vụ công tác đảng cho cấp uỷ viên sở Tổ chức thông tin tình hình thời sự, sách cho đội ngũ báo cáo viên, tuyên truyền viên sở Thực số nhiệm vụ khác theo yêu cầu tình hình thực tế đạo cấp uỷ, quyền thị xã 2.1.2 Đặc điểm tổ chức máy hoạt động trung tâm bồi dưỡng trị thị xã Sầm Sơn 2.1.2.1 Mô hình tổ chức máy trung tâm Giám đốc Phó giám đốc Giảng viên Kế toán – TC Bảo vệ Sơ đồ 2.1: Tổ chức máy trung tâm ( Nguồn: theo tài liệu trung tâm bồi dưỡng trị thị xã Sầm Sơn) 2.1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ phận - Giám đốc : Là người Chịu trách nhiệm trước cấp ủy, UBND Thị ủy việc xây dựng tổ chức thực kế hoạch bồi dưỡng trị hàng năm, hàng 10 Về cấu chi có hợp lý hơn, chi cho người chi nghiệp vụ chuyên môn chiếm tỷ lệ cao, chi khác chi mua sắm, sửa chữa ngày nhỏ sử dụng tiết kiệm hiệu nguồn kinh phí cấp Đơn vị ưu tiên hàng đầu người, đặc biệt đội ngũ cán quản lý cán làm công tác tài chính-kế toán Đơn vị mạnh dạn áp dụng tin học vào quản lý Đơn vị thực quản lý chi hoạt động phần mềm, giúp cho việc quản lý sử dụng kinh phí đơn vị hiệu hơn, tránh sai sót, thất thoát kinh phí Nhờ làm tốt công tác mà trình thực chu trình ngân sách đơn vị diễn hợp lý, định mức, chế độ, song không mà lơ là, buông lỏng công tác quản lý để nhằm nâng cao hiệu sử dụng nguồn vốn đơn vị 2.3.2 Hạn chế nguyên nhân Qua phân tích trên, nói quản lý sử dụng kinh phí cho hoạt động nghiệp đơn vị thời gian qua bám sát chủ trương, sách chế độ Đảng Nhà nước, khắc phục khó khăn tài để thực hoàn thành nhiệm vụ mà Nhà nước giao phó Tuy nhiên bên cạnh mặt đạt bộc lộ không hạn chế cần sớm khắc phục Các khoản chi tiêu hành điện tiêu dùng, bưu phí, điện thoại, xăng dầu ô tô, hội nghị, công tác phí lãng phí Đơn vị trì chế độ bao cấp trả tiền điện tiêu dùng sinh hoạt thay cho CBCNV khu nhà tập thể Dùng tiền công quỹ để chi tiếp khách, quà biếu, tổ chức hội thảo, nghiệm thu đề tài khoa học mức, mang nhiều tính chất phô trương hình thức, không tính toán hiệu thiết thực Để sử dụng kinh phí nhóm chi cho quản lý hành ngày tiết kiệm hiệu hơn, nay, khoán chi hành chủ trương mới, bước sử dụng rộng rãi phát huy hiệu quả, đơn vị cần xem xét có biện pháp để áp dụng thực sách 29 Mặc dù đơn vị thành lập ban tra để thực công tác kiểm tra tài nội bộ, chưa tạo chế giám sát thường xuyên, liên tục để khắc phục sửa chữa kịp thời thiếu sót hoạt động tài khâu chu trình quản lý chi hoạt ðộng ðõn vị Mặt khác công tác kiểm tra, kiểm soát việc sử dụng khoản vốn cấp cho ðõn vị chýa ðýợc tiến hành ðều ðặn, thýờng xuyên ðảm bảo sử dụng mục đích, tiết kiệm, hiệu Về trình độ cán làm công tác quản lý tài chính-kế toán, nhìn chung, đội ngũ cán tài chính-kế toán đơn vị nắm vững chuyên môn Tuy nhiên, trình độ cán không đồng đều, bên cạnh số cán lâu năm có trình độ nghiệp vụ chuyên môn cao, nhiều cán trẻ kế cận thiếu kinh nghiệm làm việc Mặt khác, sau đơn vị sử dụng hệ thống máy tính nội bộ, sử dụng phần mềm máy tính để đại hóa công tác quản lý chi đơn vị, lớp trẻ lại tiếp thu thích ứng nhanh, số cán lâu năm lại tiếp thu thích ứng chậm Con người có vai trò quan trọng hàng đầu hoạt động đơn vị, đặc biệt phận làm công tác Hoạt động máy kế toán đơn vị thiếu đồng bộ, công tác thu thập số liệu thiếu tính chuyên nghiệp, tốn nhiều thòi gian Không thực đầy đủ chế độ hạch toán kế toán, có tình trạng hạch toán thiếu trung thực, không xác; không chấp hành nghiêm chỉnh chế độ báo cáo toán theo quy định hành Điều chưa có phối hợp nhịp nhàng phận làm công tác tài chính-kế toán với phận, phòng ban khác Việc ứng dụng tin học vào trình làm việc mang tính hình thức, nhiều cán chưa quen làm việc với máy tính mà quen với công việc làm hoàn toàn sổ sách, khiến cho việc hoàn thành báo cáo thường bị chậm tiến độ thời gian quy định Ngoài ra, chế độ chứng từ kế toán: trường hợp sảy mặt hạn chế chung hầu hết đơn vị kinh tế Đó có đơn vị chưa sử dụng đầy đủ loại chứng từ theo chế độ quy định, có nhiều chứng từ hợp pháp 30 sử dụng lại không đảm bảo tính hợp lệ như: ghi chép chưa đầy đủ nội dung, thiếu chữ ký,…Vì vậy, đơn vị cần thực xếp, hoàn thiện máy tài chính-kế toán mình, nhằm mang lại hiệu cao việc quản lý chi hoạt động cho đơn vị Hiện nay, số chế độ, định mức không phù hợp với điều kiện thực tiễn xã hội đơn vị, gây nên tình trạng chi thiếu mục này, lại thừa mục Trong trình chấp hành, thủ tục rườm rà không cần thiết quản lý gây trở ngại thời gian công việc Cần phải có hệ thống quy chế chi tiêu nội thống nhất, hợp lý với tình hình nguồn kinh phí yêu cầu tất yếu đơn vị Như vậy, kết đạt được, tồn số hạn chế công tác quản lý chi hoạt động đơn vị Trong thời gian tới, đơn vị cần thực biện pháp khắc phục hạn chế cách triệt để, đặc biệt, cần thực đồng giải pháp để công tác quản lý chi hoạt động đơn vị ngày hoàn thiện mang lại hiệu tốt 31 CHƯƠNG GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN LÝ CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI TRUNG TÂM BỒI DƯỠNG CHÍNH TRỊ THỊ XÃ SẦM SƠN 3.1 Định hướng phát triển đơn vị thời gian tới Công tác quản lý khoản chi thường xuyên bước đầu đạt kết đáng kể Lập dự toán bám sát tình hình thực tế đơn vị nên tiêu đưa ngày phù hợp với nhu cầu chi Quá trình cấp phát vốn đảm bảo cấp theo dự toán duyệt, tiến độ kế hoạch vốn đảm bảo tuân thủ đầy đủ điều kiện quy định cấp phát để đáp ứng kịp thời nhu cầu chi tiêu phận đơn vị Trong khâu toán tuân thủ theo nguyên tắc trình tự xét duyệt theo luật ngân sách ban hành, đảm bảo xét duyệt nội dung khoản dự toán duyệt Bên cạnh kết mà đơn vị đạt thời gian qua, tồn cần phải khắc phục thời gian tới, công tác quản lý chi thường xuyên đơn vị ngày tốt hơn, mang lại hiệu Đứng trước thực trạng đó, Ban lãnh đạo đơn vị có số định hướng quản lý chi hoạt động đơn vị thời gian tới, nhằm phát huy kết mà đơn vị đạt đồng thời khắc phục hạn chế tồn Nghiên cứu, sửa đổi chế độ tiền lương công nhân viên chức cho phù hợp, đảm bảo đời sống cho cán công nhân viên Con người nguồn lực lớn nhất, nguồn vốn quý nhất, người chủ thể sáng tạo Trong điều kiện nay, tiền lương thu nhập linh hoạt, mềm dẻo gắn liền với hiệu công việc thực trở thành đòn bẩy kinh tế quan trọng kích thích sáng tạo người lao động Chính sách tiền lương đắn góp phần tích cực chống quan liêu, tham nhũng Chính sách tiền lương cho cán công nhân viên đơn vị thời gian vừa qua, mức lương tối thiểu nâng lên mức độ tăng giá hàng hóa tăng gấp nhiều lần Do đó, thu 32 nhập có tăng lạm phát giá tăng kéo lùi tiền lương thực tế Để giải vấn đề này, việc bù đủ trượt giá vào lương cần phải ưu tiên trước hết bố trí ngân sách hàng năm, để nâng cao thu nhập cho cán công chức, tạo điều kiện để cán phát huy hết khả mình, nâng cao hiệu chất lượng công việc Tăng cường đầu tư nâng cấp sở vật chất, trang thiết bị đơn vị, hoàn thiện, nâng câp xây trang thiết bị phục vụ công tác đào tạo cán bộ.Trên sở tham mưu quan tâm lãnh đạo Thị xã, mở rộng diện tích trung tâm, xây thêm phòng học, nhà ăn cho học viên Chú trọng đào tạo bồi dưỡng cán bộ, đặc biệt tập trung đào tạo, đào tạo lại, đào tạo liên tục, đào tạo nâng cao chuyên môn cho cán bộ, từ góp phần nâng cao chất lượng chuyên môn đơn vị Từng bước quy hoạch tổng thể đơn vị với tầm nhìn năm 2020, xếp củng cố máy đơn vị ngày gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả, nâng cao khả quản lý chuyên môn nghiệp vụ Những phương hướng nhiệm vụ góp phần phục vụ cho hoạt động chuyên môn đơn vị tốt Đồng thời tập trung kinh phí đầu tư nâng cấp đơn vị, đưa sở vật chất đơn vị ngày khang trang, đẹp hơn, đáp ứng tốt nhu cầu điện, nước, trang thiết bị phục vụ công tác giảng dạy đơn vị Để biến định hướng thành thực, đơn vị phải có lượng vốn không nhỏ Việc huy động tối đa nguồn vốn việc quản lý, sử dụng có hiệu nguồn vốn trở thành vấn đề quan trọng hàng đầu đơn vị Chính vậy, việc cấp thiết đơn vị phải đề biện pháp thiết thực để khai thác triệt để nguồn thu việc quản lý sử dụng kinh phí cho vừa tiết kiệm, vừa hiệu 33 3.2 Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý chi thường xuyêntại trung tâm bồi dưỡng trị thị xã Sầm Sơn 3.2.1 Thực khoán biên chế khoán chi hành Ở nước ta, khoán chi hành chủ trương mới, thực tế việc Nhà nước chuyển dần từ việc quản lý đầu vào biên chế việc quản lý theo sản phẩm đầu đơn vị, việc giao khoán trọn gọi kinh phí số khoản chi, sau đơn vị tự xếp, phân bổ nguồn kinh phí cho mục chi cách hợp lý với đòi hỏi thực tế Hiện nay, theo quy định việc phân bổ kinh phí ngân sách nhà nước cho đơn vị nghiệp có thu mang tính chất bình quân vào đầu biên chế định mức kinh phí xác định cho đơn vị Chính chế dẫn đến nhiều đơn vị chất lượng lập dự toán không lường hết biến động xảy dẫn đến tượng thừa dự toán kinh phí mục lại thiếu mục khác Nhiều đơn vị phải cố gắng sử dụng hết năm gây tình trạng lãng phí, không hiệu ngân sách nhà nước mà tạo tâm lý muốn xin thêm biên chế để tăng kinh phí cấp Bên cạnh nhiều tiêu chuẩn, định mức, tiêu không phù hợp với tình hình thực tế đơn vị Điều dẫn đến lập dự toán chi không đáp ứng đủ nhu cầu chi Bởi thực khoán chi nâng cao chất lượng việc quản lý sử dụng nguồn kinh phí đơn vị Trung tâm bồi dưỡng trị thị xã Sầm Sơn đơn vị nghiệp, có chức năng, nhiệm vụ rõ ràng, quan Nhà nước có thẩm quyền định Vì vây, đơn vị thuộc đối tượng khoán chi Để thực tốt việc khoán chi hành cần phải hội tụ đầy đủ điều kiện sau: - Phải có chức năng, nhiệm vụ ổn định, xây dựng tiêu chuẩn chức danh cán công chức giao duyệt tiêu biên chế ổn định Mặt khác, phải đồng tình ủng hộ cán công chức đơn vị chủ trương khoán chi 34 Mục đích việc thực khoán chi là: - Thúc đẩy việc xếp, tổ chức máy tinh gọn để nâng cao chất lượng công việc đơn vị - Thực hành tiết kiệm, chống lãng phí việc sử dụng kinh phí quản lý hành - Nâng cao hiệu lao động, sử dụng kinh phí đơn vị , tăng thu nhập cho cán công nhân viên - Tạo động lực thúc đẩy đấu tranh nội trước tượng tham ô, lãng phí trình sử dụng kinh phí đơn vị Quá trình thực khoán chi đường hiệu thiết thực để đơn vị tự xác định tìm số biên chế cần có Nội dung khoán chi: Khoán chi thực với khoản chi thường xuyên đơn vị, không thực khoán chi khoản chi đầu tư xây dựng bản, chi mua sắm tài sản cố định, chi đoàn ra, đoàn vào chi đào tạo cán công chức Đối với khoản chi thường xuyên, thực khoán chi lương, khoản có tính chất lương, khoản chi cho công tác nghiệp vụ chuyên môn khoản chi quản lý hành Riêng khoản chi sửa chữa lớn tài sản cố định phục vụ chuyên môn sở hạ tầng không tiến hành khoán chi nhu cầu chi thuộc khoản không giống đơn vị Tuy nhiên, khoán chi phải đôi với việc tăng cường công tác tra, kiểm tra, giám sát quan chức CBCNV đơn vị, thực tốt công khai hóa trình sử dụng kinh phí Đồng thời chuẩn bị giải pháp sử lý cách đồng vấn đề diễn trình khoán chi có thay đổi theo tổ chức biên chế Như vậy, khoán chi đơn vị góp phần khắc phục hạn chế chế cấp phát, quản lý sử dụng kinh phí hành, tăng tính tự chủ cho đơn vị Nhờ mà nguồn kinh phí cấp phát sử dụng tiết kiệm, hiệu Nhưng khoán chi hành vấn đề mới, 35 nhiều phức tạp cần giải quyết, vậy, cần có chuẩn bị chu đáo có bước thích hợp 3.2.2 Tăng cường kiểm tra, kiểm soát tất khâu sử dụng nguồn kinh phí đơn vị *Khâu lập dự toán chi thường xuyên Lập dự toán chi thường xuyên đơn vị cần tiết mục chi theo mục lục NSNN hành, tránh tình trạng bỏ sót bỏ qua số mục chi làm ảnh hưởng tới trình chấp hành, làm thời gian phải điều chỉnh dự toán Dự toán phải xác tình hình biến động xảy để điều chỉnh kịp thời cần phải có cán chuyên môn việc lập dự toán, đảm bảo thời gian cho công tác lập dự toán đơn vị Tổng dự toán chi phải bố trí cách phù hợp đầy đủ Mức chi năm trước bước vào năm ngân sách phải ghi chép báo cáo lệnh chuẩn chi cách thống *Khâu chấp hành dự toán chi thường xuyên quản lý sử dụng kinh phí theo dự toán duyệt, kiên không cấp bổ sung dự toán trừ trường hợp theo quy định luật NSNN Trong trình sử dụng phải đảm bảo sử dụng đúng, sử dụng đủ, thủ tục nhanh gọn phải đảm bảo nguyên tắc tài *Khâu toán chi Báo cáo toán năm đơn vị thường chậm so với dự kiến Mà nguyên nhân phận kế toán không tổng hợp kịp số liệu Đây khối lượng công việc nhiều Để khắc phục điều cần phải có kế hoạch tổng hợp sớm dự kiến, không đủ số liệu dựa vào thực tế để dự toán mức chi cuối năm để báo cáo cho kịp thời gian theo quy định Thông qua việc kiểm tra chấp hành định mức chi tiêu, kiểm tra tính mục đích việc sử dụng khoản chi Tăng cường kiểm tra giám sát khâu 36 lập dự toán, khâu thực khâu toán đơn vị Tăng cường kiểm tra giám sát việc mua sắm loại trang thiết bị chuyên dùng có giá trị cao để đảm bảo chất lượng giá thích hợp cho thiết bị mua sắm, tránh tình trạng mua bán lại thiết bị cũ, tân trang chất lượng kém, đơn giá cao, gây lãng phí nguồn vốn đơn vị, đồng thời ảnh hưởng xấu đến chất lượng chuyên môn Để đảm bảo tính hiệu việc quản lý sử dụng kinh phí, Ban tra đơn vị cần tăng cường kiểm tra công tác lập, chấp hành toán ngân sách Đảm bảo thực theo kế hoạch, cân đối tỷ trọng nhóm mục chi Kiểm tra, tra thường xuyên kết hợp với kiểm tra đột xuất để đảm bảo tình hình kiểm tra trung thực khách quan Tăng cường quyền hạn trách nhiệm Ban tra, đồng thời phải có biện pháp xử lý thích hợp trường hợp sử dụng sai kinh phí 3.2.3 Xây dựng đội ngũ cán tài chính-kế toán chuyên trách có tinh thần trách nhiệm, có nghiệp vụ chuyên môn cao Có thể nói, nhân tố quan trọng hàng đầu, ảnh hưởng tới công tác quản lý chung công tác quản lý chi hoạt động đơn vị nói riêng đội ngũ cán làm công tác tài chính-kế toán Việc xây dựng đội ngũ cán làm công tác tài chính-kế toán chuyên trách, có tinh thần trách nhiệm, có nghiệp vụ chuyên môn cao xem khâu then chốt việc hoàn thiện quản lý chi hoạt động đơn vị Năng lực làm việc đội ngũ cán định chất lượng, hiệu công tác hạch toán kế toán quản lý chi hoạt động đơn vị Để thực giải pháp cần bước thực bước sau: - Xây dựng tiêu chuẩn cán bộ, tiêu chuẩn nghiệp vụ đội ngũ cán tài chính-kế toán Từ làm để tuyển dụng cán Tạo điều kiện cho cán trẻ tuyển dụng nhằm phát huy lực cán bộ, nâng cao kinh nghiệm công tác chuyên môn 37 - Rà soát, đánh giá lại cán bộ, nhân viên làm công tác quản lý tài chính-kế toán lực, trình độ, phẩm chất đạo đức Trên sở tiến hành xếp lại tổ chức, kiện toàn lại máy quản lý tài chính-kế toán theo hướng tinh gọn, chuyên trách, hoạt động có hiệu - Tăng cường công tác đào tạo bồi dưỡng cán nhiều hình thức như: tham gia lớp đào tạo trung, cao cấp, tham dự lớp tập huấn để nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cập nhật văn chế độ, kiến thức quản lý - Cán làm công tác tài chính-kế toán phải người trung thực, phải có nghiệp vụ chuyên môn giỏi Do đó, việc đào tạo, bồi dưỡng cán phải toàn diện lý luận trị, phẩm chất đạo đức, trình độ chuyên môn lực thực tiễn - Ngoài ra, cần có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cho cán ngoại ngữ, tin học nhằm trang bị kỹ cần thiết phục công việc chuyên môn, phù hợp với xu hướng phát triển xã hội 3.2.4 Sắp xếp hoàn thiện máy tài chính-kế toán Quản lý chi thường xuyên tách rời hoạt động công tác tài chính-kế toán Trong hạch toán kế toán công cụ đắc lực phục vụ quản lý chi thông qua việc thu thập, xử lý cung cấp thông tin cách liên tục, toàn diện cho nhà quản lý Để thực tốt vai trò chức trên, máy tài chính-kế toán đơn vị phải tổ chức cách khoa học, hợp lý Với thực trạng nay, Trung tâm cần phải có giải pháp hoàn thiện tổ chức máy tài chính-kế toán góp phần nâng cao chất lượng, hiệu công tác quản lý chi hoạt động đơn vị Các giải pháp cần thực hiện: - Kiện toàn lại máy tài chính-kế toán Trong trình hoạt động cần có phối hợp với phòng, ban, phận có liên quan việc thu thập, xử lý cung cấp thông tin phục vụ quản lý 38 - Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin tin học hóa quản lý chi hoạt động Cuộc cách mạng khoa học-kỹ thuật công nghệ, đặc biệt tin học với tốc độ phát triển mạnh mẽ có tác động sâu rộng đến tất lĩnh vực hoạt động đời sống kinh tế-xã hội Quá trình thu nhận, xử lý thông tin định quản lý thuận tiện, nhanh chóng, xác mang lại hiệu cao áp dụng thành tựu khoa học-kỹ thuật, công nghệ thông tin có vai trò quan trọng - Đẩy mạnh việc xây dựng hệ thống mạng nội có sẵn phục vụ công tác quản lý chi, tăng cýờng ứng dụng phần mềm quan lý tài như: chương trình kế toán máy, chương trình quản lý tài sản công, chương trình lương… - Đi đôi với việc trang bị máy móc, thiết bị tin học phục vụ quản lý cần có kế hoạch đào tạo trình độ tin học cho đội ngũ cán làm công tác tài chính-kế toán đơn vị, nhằm mang lại hiệu lâu dài việc quản lý chi hoạt động đơn vị Ứng dụng tin học hóa nội dung quan trọng chương trình cải cách hành công Nhà nước 3.2.5 Xây dựng quy chế chi tiêu nội hợp lý Đơn vị cần phải xây dựng quy chế chi tiêu nội đảm bảo khách quan công khai Nếu quy chế chi tiêu nội thống toàn đơn vị góp phần thúc đẩy nhanh trình tự chủ tài Nhà nước Đồng thời quy chế chi tiêu nôi tạo quyền chủ động cho Thủ trưởng đơn vị việc quản lý chi tiêu hoạt động đơn vị, làm để quản lý, toán khoản chi đơn vị, sử dụng tài sản mục đích, có hiệu quả, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí Tuy nhiên, việc xây dựng quy chế chi tiêu nội không đơn giản, đòi hỏi ban lãnh đạo phòng ban liên quan phải cố gắng để phối hợp thực Khi xây dựng quy chế chi tiêu nội cần đảm bảo nguyên tắc sau: Thứ nhất, quy chế chi tiêu nội phải đảm bảo cho đơn vị hoàn thành nhiệm vụ trị, thực hoạt động thường xuyên phù hợp với tính đặc thù 39 công việc đơn vị, đảm bảo sử dụng kinh phí có hiệu tăng cường công tác quản lý chi Thứ hai, quy chế chi tiêu nôi công khai thảo luận đơn vị, có ý kiến tổ chức công đoàn Nguyên tắc xây dựng quy chế chi tiêu nội ưu tiên chi nghiệp vụ để đảm bảo chất lượng chuyên môn; tăng thu, tiết kiệm chi hành chính; tổ chức phân công lao động cho hợp lý có hiệu Để đảm bảo nguyên tắc trên, trình xây dựng quy chế chi tiêu nội đơn vị thực theo bước sau: - Xác định nhu cầu chi cho nhóm chi Việc xác định chi cho nhóm chi dựa trên: Định mức tiêu hao loại vật tư, dụng cụ cho hoạt động theo quy chế chi tiêu nội quy định hành Nhà nước - Cân đối khả nhu cầu chi để định mức chi cho nhóm Đây bước khó khăn phức tạp đòi hỏi phải xác lập thứ tự ưu tiên khoản chi Đồng thời phải dành khoản “Quỹ dự phòng” để đảm bảo chi tiêu trường hợp có biến động: lạm phát, quy định Nhà nước thay đổi… 3.2.6 Một số biện pháp khác Ngoài giải pháp trên, thời gian tới, để tăng cường công tác quản lý chi thường xuyên đơn vị, cần phải thực tốt hoạt động sau: - Khai thác sử dụng có hiệu nguồn thu, đặc biệt nguồn thu từ NSNN cấp, đồng thời không buông lỏng quản lý nguồn thu khác Quản lý có hiệu nguồn thu, giúp cho công tác chi hoạt động diễn thuận tiện có sở thực tốt, phù hợp với điều kiện đơn vị hơn, tránh tình trạng thiếu kinh phí thực hiện, buộc đơn vị phải cắt giảm dàn trải kinh phí có khoản chi phát sinh - Thực tiêu chuẩn hóa phương tiện trang thiết bị làm việc, văn phòng phẩm, điện thoại… tránh sử dụng tùy tiện 40 - Tăng cường quản lý chi hội nghị, hội thảo, kiên cắt giảm hội nghị không cần thiết, hạn chế việc mời thành phần đại biểu đông, không đối tượng, không toán khoản chi hội nghị vượt mức dự toán duyệt - Về khoản tiền thưởng, phải thưởng người việc, thực tế đơn vị tình trạng thưởng theo tổ, mang tính chất chung chung, người làm nhiều người làm ít, không khuyến khích người công việc - Như vậy, công tác quản lý chi thường xuyên đơn vị có ý nghĩa quan trọng tồn phát triển đơn vị Để công tác chi thường xuyên đơn vị thực mang lại hiệu cao, đơn vị phải thực đồng giải pháp trên, đồng thời không ngừng sáng tạo, tìm tòi giải pháp mới, đáp ứng điều kiện thực tế đơn vị thời gian tới 41 KẾT LUẬN Chi hoạt động thường xuyên khoản chi có ý nghĩa vô quan trọng toàn hoạt động đơn vị Trung tâm bồi dưỡng trị thị xã Sầm Sơn đơn vị nghiệp, nguồn kinh phí đơn vị chủ yếu từ NSNN Trong thời gian qua, việc quản lý chi hoạt động thường xuyên đơn vị mang lại cho đơn vị nhiều kết đáng khích lệ, điều nhờ vào quản lý chặt chẽ, có tinh thần trách nhiệm toàn thể Ban lãnh đạo cán đơn vị Tuy nhiên, trình quản lý tồn số hạn chế, điều không tránh khỏi Vì vậy, với giải pháp nhằm tăng cường công tác quản lý chi hoạt động thường xuyên mà em đưa ra, mong Ban lãnh đạo ghi nhận xem xét, từ khắc phục hạn chế tồn trên, giúp cho công tác chi thường xuyên đơn vị mang lại hiệu cao hơn, tránh thất thoát, lãng phí không cần thiết, thực chi đúng, chi đủ, chi hợp lý, góp phần đưa đơn vị ngày phát triển vững mạnh, hoàn thành tốt nhiệm vụ Đảng Nhân dân giao phó Trong suốt trình thực tập, em có hội so sánh kiến thức học sách với thực tế, từ đó, có nhìn toàn diện vấn đề Được giúp đỡ bảo tận tình bác lãnh đạo cô, phận tài chính-kế toán đơn vị, đặc biệt hướng dẫn cô giáo Trịnh Thị Thu Huyền giúp em hoàn thành tốt đợt thực tập Từ kiến thức tìm hiểu được, em hoàn thành khóa luận mình, nhiên, thiếu kinh nghiệm chuyên môn phương pháp nghiên cứu nên sai sót điều tránh khỏi, em mong nhận góp ý cô để em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! 42 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật ngân sách nhà nước năm 2002 văn hướng dẫn thi hành chi ngân sách nhà nước– Nhà xuất tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh Hệ thống mục lục ngân sách – nhà xuất Tài Chính Thông tư liên tịch số 90/2009/TTLT-BTC-BNV Bộ Nội vụ-Bộ Tài : Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan chuyên môn lĩnh vực tài thuộc Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, cấp trung tâm Các văn hướng dẫn việc chi ngân sách nhà nước Bộ Tài Chính Báo cáo toán chi thường xuyên NSNN năm 2013 -2015 trung tâm Giáo trình: Tài công – nhà xuất Tài Chính Giáo trình: Tài tiền tệ GS.TS Nguyễn Văn Tiến- trường ĐH Hồng Đức Giáo trình: Lý thuyết tài chính- trường học viện Tàì Chính Luật NSNN năm 1997 luật sửa đổi bổ sung số điều Luật ngân sách nhà nước 1999 10 Luật ngân sách nhà nước số: 01/2002/QH 11 Quốc hội khoá XI thông qua kỳ họp thứ từ ngày 12/11/2002 đến ngày 16/12/2002 có hiệu lực thực từ năm ngân sách 2004 Nghị định số 60/2005/NĐ-CP ngày 2007 phủ quy định chi tiết hướng dẫn thi hành luật Ngân sách nhà nước 43