377 Qui trình kiểm toán chu trình mua hàng - thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty Hợp danh Kiểm toán Quốc gia Việt Nam - VNFC

377 Qui trình kiểm toán chu trình mua hàng - thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty Hợp danh Kiểm toán Quốc gia Việt Nam - VNFC

Trường Đại học Kinh tế Quốc dân - Khoa Kế tốn Chun đề tốt nghiệp LỜI NĨI ĐẦU Dịch vụ kiểm tốn ln xem dịch vụ địi hỏi người thực phải có tính chun nghiệp đồng thời góp phần tạo dựng mơi trường kinh doanh có hiệu Tuy dịch vụ kiểm toán xuất từ lâu giới xuất Việt Nam từ sau Việt Nam chuyển đổi kinh tế kế hoạch hoá tập trung sang kinh tế thị trường Kể từ đó, ngành kiểm tốn Việt Nam liên tục phát triển lý luận thực tiễn phát nhiều gian lận làm thiệt hại cho Nhà nước nhiều tỷ đồng giúp Nhà nước củng cố lại nề nếp tài chính, đồng thời tư vấn cho doanh nghiệp việc quản lý tài đơn vị Hoạt động dịch vụ kiểm tốn nhu cầu cần thiết cho tồn xã hội cung cấp thơng tin tài chính xác Các quan Nhà nước cần có thơng tin trung thực để điều tiết vĩ mô kinh tế, nhà đầu tư cần thông tin trung thực để đưa định đầu tư đắn, nhà quản trị doanh nghiệp cần thông tin trung thực để đạo hoạt động doanh nghiệp Do hoạt động kiểm tốn đóng vai trị quan trọng nên việc khơng ngừng hồn thiện kiểm tốn Báo cáo tài cần thiết Trong đó, chất lượng kiểm tốn chu trình mua hàng- tốn có ảnh hưởng lớn đến chất lượng toàn kiểm tốn Báo cáo tài Xuất phát từ lý trên, thời gian thực tập Công ty Hợp danh Kiểm toán Quốc gia Việt Nam (VNFC) em lựa chọn đề tài “Qui trình kiểm tốn chu trình mua hàng - tốn kiểm tốn báo cáo tài Cơng ty Hợp danh Kiểm tốn Quốc gia Việt Nam - VNFC thực hiện” cho chuyên đề tốt nghiệp Trong viết này, ngồi phần mở đầu phần kết luận nội dung viết bao gồm ba phần: Chương I: Những vấn đề lý luận chung quy kiểm toán chu trình mua hàng tốn kiểm tốn Báo cáo tài Bùi Thị Hương Lớp: Kiểm tốn 44 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân - Khoa Kế toán Chuyên đề tốt nghiệp Chương II: Thực kiểm tốn chu trình mua hàng tốn kiểm tốn Báo cáo tài Cơng ty Hợp danh Kiểm toán Quốc gia Việt Nam - VNFC thực Chương III: Hồn thiện quy trình kiểm tốn chu trình mua hàng tốn kiểm tốn Báo cáo tài Cơng ty Hợp danh Kiểm tốn Quốc gia Việt Nam - VNFC thực Trong viết này, giới hạn trình độ nên khơng tránh khỏi hạn chế sai sót Em mong bảo thầy, cô, anh chị kiểm toán viên để viết hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Bùi Thị Hương Lớp: Kiểm toán 44 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân - Khoa Kế toán Chuyên đề tốt nghiệp CHƯƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM TỐN CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TRONG KIỂM TỐN BÁO CÁO TÀI CHÍNH I CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN ĐỐI VỚI VẤN ĐỀ KIỂM TOÁN Ý nghĩa chu trình mua hàng toán Các doanh nghiệp dù doanh nghiệp tiến hành hoạt động sản xuất hay kinh doanh thương mại q trình mua vào tốn cho hàng hố dịch vụ nhà cung cấp (gọi tắt chu trình mua hàng tốn) khơng thể thiếu Nó giai đoạn khởi đầu cho q trình sản xuất, kinh doanh doanh nghiệp Nhờ mà yếu tố đầu vào cho hoạt động sản xuất, kinh doanh doanh nghiệp cung ứng kịp thời đầy đủ Chúng ta biết rằng, doanh nghiệp thực hoạt động sản xuất, kinh doanh hướng tới mục đích cuối tối đa hố lợi nhuận ngược lại lợi nhuận tiêu chí để đánh giá hiệu hoạt động doanh nghiệp Để đạt mục đích doanh nghiệp phải thiết kế cho kế hoạch sản xuất kinh doanh có hiệu Q trình kinh doanh q trình diễn liên tục, giai đoạn tiến hành có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, phản ánh tuần hoàn vốn doanh nghiệp, đầu giai đoạn trước đầu vào giai đoạn sau Chu trình mua hàng tốn mắt xích quan trọng trình sản xuất kinh doanh, thực tốt chu trình kế hoạch sản xuất, kinh doanh hồn thành tạo điều kiện thuận lợi cho tiêu thụ kết tiêu thụ lại định hướng cho kế hoạch sản xuất chu trình mua hàng tốn Có thể nói, chu trình mua hàng tốn đóng vai trị quan trọng hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Khơng Bùi Thị Hương Lớp: Kiểm tốn 44 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân - Khoa Kế tốn Chun đề tốt nghiệp kiểm tốn chu trình mua hàng tốn phận khơng thể thiếu kiểm tốn Báo cáo tài Bản chất chức chu trình mua hàng tốn 2.1 Bản chất chu trình mua hàng tốn Chu trình mua vào tốn gồm định trình cần thiết để có hàng hố, dịch vụ cho q trình hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Chu trình thường bắt đầu việc lập đơn đặt mua người có trách nhiệm phận cần hàng hoá hay dịch vụ kết thúc việc toán cho nhà cung cấp hàng hoá hay dịch vụ nhận Quá trình mua vào hàng hoá hay dịch vụ bao gồm khoản mục nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, vật tư, điện nước, sửa chữa bảo trì… Chu trình khơng bao gồm q trình mua tốn dịch vụ lao động chuyển nhượng phân bổ chi phí bên tổ chức Việc mua hàng hố, dịch vụ tiến hành theo phương thức sau: Phương thức mua hàng trực tiếp: doanh nghiệp mua hàng trực tiếp kho phân xưởng sản xuất người bán Phương thức mua hàng theo hợp đồng: doanh nghiệp mua hàng theo hợp đồng ký kết, số hàng thuộc phần sở hữu doanh nghiệp doanh nghiệp toán chấp nhận toán phần tồn Phương thức mua hàng trả góp: số tiền mua hàng hố trả góp kỳ 2.2 Chức chu trình mua hàng tốn Chu trình mua vào tốn bao gồm chức sau: Xử lý đơn đặt hàng hoá hay dịch vụ; Nhận hàng hoá hay dịch vụ; Ghi nhận khoản nợ người bán; Xử lý ghi sổ khoản toán cho người bán; Bùi Thị Hương Lớp: Kiểm toán 44 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân - Khoa Kế toán Chuyên đề tốt nghiệp 2.2.1 Xử lý đơn đặt hàng hoá dịch vụ Đơn đặt hàng yêu cầu hàng hoá, dịch vụ thời điểm khởi đầu chu trình mua hàng tốn cơng ty khách lập Khi phận có nhu cầu sử dụng hàng hoá hay dịch vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh doanh nghiệp phải tiến hành lập phiếu yêu cầu hàng hoá dịch vụ Phiếu yêu cầu sau phê duyệt trưởng phận chuyển lên cho người có thẩm quyền xem xét phê duyệt để đảm bảo hàng hoá, dịch vụ mua theo mục đích tránh tình trạng mua q q nhiều mua mặt hàng không cần thiết Thông thường công ty đề định mức dự trữ hàng tồn kho để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh hoạt động bình thường Sau phiếu yêu cầu phê duyệt phận mua hàng tiến hành lựa chọn nhà cung cấp lập đơn đặt hàng - có ghi rõ hàng hoá mua, giá cả, quy cách, thời gian nhận hàng gửi cho nhà cung cấp lựa chọn Đơn đặt hàng chứng từ hợp pháp xem đề nghị để mua hàng hố dịch vụ thức Trong số trường hợp khác, người mua người bán có quan hệ giao dịch thực giao dịch lớn phức tạp địi hỏi phải ký kết hợp đồng cung ứng hàng hoá dịch vụ nhằm đảm bảo quyền lợi nghĩa vụ bên tham gia hợp đồng Mỗi công ty tự xây dựng cho quy định việc phê duyệt nghiệp vụ mua hàng Do vậy, kiểm toán vấn đề kiểm toán viên phải vào quy định nội thẩm quyền phê duyệt nghiệp vụ mua hàng áp dụng doanh nghiệp để đánh giá việc mua hàng có hợp lý hay khơng 2.2.2 Nhận hàng hố hay dịch vụ Việc nhận hàng hoá hay dịch vụ từ nhà cung cấp điểm định chu trình mua hàng tốn thời điểm để bên mua thừa nhận khoản nợ liên quan bên bán sổ sách kế tốn Khi nhận hàng hoá, dịch vụ phận mua hàng cơng ty tiến hành q trình Bùi Thị Hương Lớp: Kiểm toán 44 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân - Khoa Kế toán Chuyên đề tốt nghiệp kiểm sốt thích hợp mẫu mã, chất lượng, số lượng, đơn giá, thời gian giao hàng điều kiện khác vào đơn đặt hàng Nếu điều kiện đơn đặt hàng thực tốt phận mua hàng ký nhận phiếu giao hàng người bán lập báo cáo nhận hàng chứng nhận hàng kiểm tra hàng hoá Một thường gửi cho thủ kho khác gửi cho kế tốn khoản phải trả để thơng báo Hàng hố phải kiểm soát cách chặt chẽ từ lúc nhận chuyển đi, nhân viên phòng tiếp nhận phải độc lập với thủ kho phòng kế toán Cuối cùng, sổ sách kế toán (kế toán vật tư kế tốn chi phí) phản ánh việc chuyển giao trách nhiệm hàng hoá hàng hố chuyển từ phịng tiếp nhận qua kho từ kho vào trình sản xuất hay đưa tiêu thụ 2.2.3 Ghi nhận khoản nợ người bán Việc ghi nhận đắn khoản nợ người bán hàng hoá hay dịch vụ nhận quan trọng nên địi hỏi việc ghi sổ xác, nhanh chóng có sở hợp lý Do vậy, kế toán khoản phải trả nhận hoá đơn người bán phải so sánh mẫu mã, giá, số lượng, phương thức chi phí vận chuyển ghi hóa đơn với thơng tin đơn đặt mua (hoặc hợp đồng) báo cáo nhận hàng (nếu hàng về) Sau đó, kế tốn khoản phải trả cần tính tốn lại phép nhân phép cộng tổng hoá đơn số tiền chuyển vào sổ hạch toán chi tiết khoản phải trả 2.2.4 Xử lý ghi sổ khoản toán cho người bán Việc xét duyệt chi quỹ để toán cho người bán phận tài vụ thực Thanh toán thường thực chứng từ uỷ nhiệm chi, séc phiếu chi, chứng từ phải có phê chuẩn Giám đốc người uỷ quyền Các chứng từ làm nhiều mà gốc gửi cho người toán, lưu lại hồ sơ theo người toán Bùi Thị Hương Lớp: Kiểm toán 44 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân - Khoa Kế toán Chuyên đề tốt nghiệp Các q trình kiểm sốt quan trọng chức việc ký phiếu chi cá nhân có trách nhiệm, việc tách biệt cơng việc người ký phiếu chi với người chi tiền Các phiếu chi phải đánh số thứ tự từ trước in sẵn loại giấy đặc biệt để tránh hành vi gian lận Cần phải thận trọng kiểm soát phiếu chi ký, phiếu chi trắng phiếu chi khơng có hiệu lực Kế tốn chu trình mua hàng tốn 3.1 Chứng từ sổ sách liên quan đến chu trình mua hàng tốn Trong chu trình doanh nghiệp sử dụng loại chứng từ, sổ sách sau: * Chứng từ: Yêu cầu mua: lập phận sản xuất để đề nghị mua hàng hoá dịch vụ Trong số trường hợp, phận kinh doanh trực tiếp lập đơn đặt hàng, trình phê duyệt gửi cho nhà cung cấp Đơn đặt hàng: đơn đặt hàng phải ghi rõ chủng loại, số lượng thông tin liên quan hàng hố dịch vụ mà cơng ty có ý định mua Phiếu giao hàng (Biên giao nhận hàng hoá nghiệm thu dịch vụ): tài liệu chuẩn bị nhà cung cấp Phiếu giao nhận phải ký nhận khách hàng để chứng minh chuyển giao hàng hoá (hay dịch vụ) thực tế Báo cáo nhận hàng: lập phận nhận hàng chứng việc nhận hàng kiểm tra hàng hoá (dấu hiệu thủ tục kiểm soát) Hoá đơn người bán: chứng từ nhận từ nhà cung cấp hàng, đề nghị toán cho hàng hoá dịch vụ chuyển giao * Sổ sách: Nhật ký mua hàng: ghi chép hệ thống kế toán để ghi lại khoản mua Nhật ký phải liệt kê danh sách hoá đơn (từng một), với việc tên nhà cung cấp hàng, ngày hoá đơn khoản tiền hố đơn Bùi Thị Hương Lớp: Kiểm tốn 44 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân - Khoa Kế toán Chuyên đề tốt nghiệp Sổ hạch toán chi tiết nợ phải trả nhà cung cấp: ghi chép khoản tiền phải trả cho nhà cung cấp hàng Tổng số tài khoản nhà cung cấp sổ hạch toán chi tiết phải trả người bán khoản tiền ghi khoản mục phải trả người bán Bảng đối chiếu nhà cung cấp (Bảng đối chiếu công nợ): báo cáo nhận nhà cung cấp hàng (thường hàng tháng) hoá đơn chưa toán vào ngày đối chiếu định 3.2 Tài khoản liên quan đến chu trình mua hàng tốn Thơng tin, số liệu vận động từ chứng từ vào sổ sách kế tốn thơng qua hệ thống tài khoản kế tốn Trong chu trình mua hàng toán tài khoản sử dụng chủ yếu là: Vốn tiền: TK 111, TK 112, TK 113,… Hàng tồn kho: TK 151, TK 152, TK 153, TK 156… Nợ phải trả: TK 331… Các tài khoản khác: TK 133, TK 515, TK 611… Bùi Thị Hương Lớp: Kiểm toán 44 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân - Khoa Kế toán Chuyên đề tốt nghiệp Sơ đồ 01: Hạch tốn nghiệp vụ phát sinh chu trình mua hàng - tốn (thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ) TK 111, 112… TK 331 Thanh toán tiền TK 111, 112 Người bán hoàn lại tiền TK 511 TK 131 Thanh toán hh, sp, dv TK 151, 152, 153… Mua chịu hàng hoá, dịch vụ Thanh tốn bù trừ cơng nợ TK 133 TK 152, 153, 211… Thuế GTGT đầu vào Giảm giá hh mua, trả lại hh cho người bán TK 133 Thuế GTGT hàng chiết khấu, hàng giảm giá TK 627, 641, 642 Mua vật tư, hh, dv không nhập kho Mục tiêu kiểm tốn chu trình mua hàng toán Để kiểm toán thực cách nhanh chóng có hiệu KTV phải xác định mục tiêu kiểm toán sở mối quan hệ vốn có đối tượng khách thể kiểm tốn Trong chu trình mua hàng tốn chu trình quan trọng, tạo đầy đủ yếu tố đầu vào cho hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Vì vậy, tiến hành kiểm tốn chu trình mua hàng - toán, KTV phải xác định đầy đủ hệ thống mục tiêu kiểm tốn chu trình Mục tiêu chung kiểm tốn chu trình mua hàng toán đánh giá xem liệu số dư tài khoản có liên quan có trình bày trung thực phù Bùi Thị Hương Lớp: Kiểm toán 44 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân - Khoa Kế toán Chuyên đề tốt nghiệp hợp với nguyên tắc kế toán hành thừa nhận hay khơng? Từ mục tiêu chung cụ thể hố thành mục tiêu đặc thù chu trình mua hàng toán Mục tiêu kiểm toán chu trình (chung cho nghiệp vụ mua hàng toán) bao gồm mục tiêu sau: Một là: Tính có thực hàng hố hay dịch vụ mua vào khoản phải trả nhà cung cấp với ý nghĩa thông tin phản ánh tài sản công nợ phải trả bảo đảm tồn tài sản công nợ Hai là: Tính đầy đủ việc ghi nhận hàng hoá dịch vụ mua vào khoản phải trả người bán với ý nghĩa thông tin phản ánh sổ sách, tài khoản kế tốn khơng bị bỏ sót q trình xử lý Ba là: Tính đắn việc tính giá thực tế hàng nhập kho tính theo chi phí thực tế thực nghiệp vụ, việc tính tốn khoản phải trả người bán phù hợp với hợp đồng mua bán, phù hợp với hoá đơn người bán biên giao nhận hàng hố hay dịch vụ Bốn là: Tính đắn việc phân loại trình bày tài sản mua vào khoản phải trả người bán với ý nghĩa tuân thủ quy định việc phân loại tài sản công nợ việc thể chúng qua hệ thống tài khoản tổng hợp chi tiết Năm là: Tính đắn việc phản ánh quyền nghĩa vụ với ý nghĩa tài sản mua vào phản ánh báo cáo tài phải thuộc quyền sở hữu đơn vị nợ phải trả người bán thể nghĩa vụ đơn vị Sáu là: Tính xác học việc tính tốn, cộng dồn, chuyển sổ nghiệp vụ mua hàng toán Các mục tiêu kiểm tốn nêu khung tham chiếu cho việc xác định thủ tục kiểm tốn chu trình mua hàng tốn để thu thập chứng kiểm toán Căn vào mục tiêu đó, kiểm tốn viên phải thiết kế thử nghiệm tuân thủ để nhận diện cấu, q trình kiểm sốt có Bùi Thị Hương Lớp: Kiểm toán 44 ... VỀ KIỂM TỐN CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TRONG KIỂM TỐN BÁO CÁO TÀI CHÍNH I CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN ĐỐI VỚI VẤN ĐỀ KIỂM TOÁN Ý nghĩa chu trình mua hàng toán Các doanh nghiệp dù doanh... Đại học Kinh tế Quốc dân - Khoa Kế toán Chuyên đề tốt nghiệp Chương II: Thực kiểm tốn chu trình mua hàng tốn kiểm tốn Báo cáo tài Cơng ty Hợp danh Kiểm toán Quốc gia Việt Nam - VNFC thực Chương... Chương III: Hồn thiện quy trình kiểm tốn chu trình mua hàng tốn kiểm tốn Báo cáo tài Cơng ty Hợp danh Kiểm tốn Quốc gia Việt Nam - VNFC thực Trong viết này, giới hạn trình độ nên khơng tránh khỏi