II. QUY TRÌNH THỰC HIỆN KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ
2. Thực hiện kế hoạch kiểm toán
2.2. Thực hiện các thử nghiệm cơ bản đối với chu trình mua hàng và thanh
sơ đồ tài khoản, kiểm tra dấu hiệu của kiểm soát nội bộ.
* Các nghiệp vụ thanh toán đều được ghi sổ đúng lúc
Để thực hiện được mục tiêu này hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng phải có quy định việc ghi sổ phải được thực hiện ngay sau khi các phiếu chi và chứng từ thanh toán được thực hiện. Do đó, KTV phải tiến hành kiểm tra các thủ tục vào sổ, quan sát việc ghi sổ các nghiệp vụ thanh toán và kiểm tra dấu hiệu của kiểm soát nội bộ.
*Các khoản thanh toán được phản ánh đúng đắn vào sổ hạch toán chi tiết và được tổng hợp đúng đắn vào sổ tổng hợp
Để thực hiện được mục tiêu này hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng phải được thiết kế quá trình kiểm tra tổng hợp và chuyển sổ đúng đắn trong các sổ chi tiết liên quan. Do đó, KTV phải tiến hành kiểm tra dấu hiệu của kiểm soát nội bộ.
2.2. Thực hiện các thử nghiệm cơ bản đối với chu trình mua hàng và thanh toán toán
2.2.1. Thực hiện thủ tục phân tích
Chu trình mua hàng và thanh toán được đánh giá là trọng yếu do vậy KTV cần thực hiện thủ tục phân tích đối với chu trình này. Khi tiến hành thủ tục phân tích KTV có thể nhận định khả năng sai sót có thể xẩy ra đối với số dư tài khoản và tổng phát sinh, thủ tục phân tích là căn cứ quan trọng để xác định nội dung các trắc nghiệm trực tiếp số dư. Khi thực hiện thủ tục phân tích đối với chu trình mua hàng và thanh toán, KTV phải tiến hành:
So sánh chi phí mua hàng của kỳ này với kỳ trước, giữa thực tế với kế hoạch, giữa thực tế với ước tính của kiểm toán viên hay giữa thực tế của đơn vị với các đơn vị cùng ngành, cùng quy mô để xem xét xu thế biến động.
Phân tích xu thế tăng hoặc giảm hoặc kiểm tra tính hợp lý của các yếu tố chi phí giữa các kỳ để phát hiện những biến động bất thường.
Phân tích tỷ lệ của chi phí mua hàng của từng tháng với nợ phải trả được ghi nhận trong tháng và các khoản thực tế đã trả trong tháng.
Kiểm toán viên cần cân nhắc xem tính thường xuyên của việc phân tích như phân tích biến động theo tháng, theo quý, hay theo năm là có hiệu quả. Nếu có biến động xảy ra đối với chu trình thì kiểm toán viên phải xem tính biến động này là tất yếu hay bất thường. Sau đó phân tích nguyên nhân của sự chênh lệch đó.
2.2.2. Thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết số dư.
Chu trình mua hàng và thanh toán có liên quan đến nhiều các khoản mục quan trọng trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp, tuy nhiên nhiều khoản mục trong số đó có liên quan đến các chu trình kiểm toán khác như kiểm toán vốn bằng tiền, kiểm toán hàng tồn kho…Do đó nội dung kiểm tra chi tiết các số dư và nghiệp vụ của chu trình này chỉ tập trung tới nợ phải trả người bán (Bảng 01).
Nợ phải trả người bán là những món nợ chưa thanh toán về hàng hoá và dịch vụ nhận được trong quá trình sản xuất kinh doanh. Nợ phải trả người bán bao gồm các món nợ của việc mua vào nguyên vật liệu, thiết bị điện nước, sửa chữa và rất nhiều sản phẩm dịch vụ khác doanh nghiệp nhận được trước ngày kết thúc năm.
Các rủi ro cơ bản liên quan đến nợ phải trả người bán:
Nợ phải trả nói chung và nợ phải trả người bán nói riêng là khoản mục trọng yếu trên Báo cáo tài chính của doanh nghiệp vì chúng thường được coi là nguồn tài trợ cho sản xuất kinh doanh và ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng thanh toán của doanh nghiệp. Nợ phải trả được quản lý một cách đúng đắn sẽ mang lại nhiều lợi ích cho đơn vị trong việc huy động và sử dụng vốn. Tuy nhiên, nếu nợ phải trả không được quản lý chặt chẽ sẽ góp phần làm doanh nghiệp mất cân đối về tài chính và mất khả năng thanh toán.
Phản ánh nợ phải trả người bán không đầy đủ do cố tình ghi giảm nợ phải trả người bán hoặc nhận hàng hoá hay dịch vụ mà không phản ánh nợ phải trả người bán. Sai phạm này xảy ra do không tuân thủ các nguyên tắc kế toán cơ
bản và thường dẫn tới sai lệch trên báo cáo tài chính, ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh (do chi phí phản ánh không đúng kỳ) và làm tăng một cách giả tạo khả năng thanh toán của doanh nghiệp.
Phản ánh nợ phải trả người bán không có thật (phản ánh khống) cũng làm thay đổi các tỷ suất tài chính cơ bản và là dấu hiệu về một hành vi gian lận, rút tiền công quỹ đang thực hiện.
Không phân loại và trình bày đúng nợ phải trả hay nợ phải thu khi lập báo cáo tài chính: sai sót này không gây ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của kỳ kế toán nhưng làm người sử dụng báo cáo tài chính hiểu sai khả năng thanh toán thực tế của đơn vị được kiểm toán.
Bảng 01: Các thủ tục kiểm tra chi tiết số dư nợ phải trả người bán
MỤC TIÊU KIỂM TOÁN KIỂM TRA CHI TIẾT SỐ DƯ NỢ PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN
-Tính hợp lý chung:
Số dư tài khoản nợ phải trả người bán, các số dư chi tiết trong sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả, các tài khoản phản ánh tài sản và chi phí liên quan đều hợp lý.
- So sánh với tổng chi phí mua hàng năm trước.
- Xem xét các khoản phải trả nhằm phát hiện những khoản bất hợp lý như không có bên bán và các khoản phải trả có chịu lãi.
- Đối chiếu các khoản phải trả trong sổ hạch toán chi tiết với các năm trước (theo từng khách hàng) để phát hiện các biến động.
Các mục tiêu đặc thù
Các khoản phải trả trong danh sách (Bảng kê) thống nhất với sổ hạch toán chi tiết Các khoản phải trả. Số tổng cộng được cộng đúng và thống nhất với Sổ cái tổng hợp.
- Cộng tổng danh sách (Bảng kê) các khoản phải trả. - Đối chiếu số tổng cộng với Sổ cái tổng hợp.
- Đối chiếu các hoá đơn của từng người bán với sổ hạch toán chi tiết nhằm kiểm tra tên người bán và số tiền.
Các khoản phải trả trong sổ hạch toán chi tiết phải có căn cứ hợp lý.
- Đối chiếu danh sách các khoản phải trả với các hoá đơn và các bảng kê (nếu có) của người bán.
- Lấy xác nhận các khoản phải trả, chú trọng các khoản phải trả lớn và bất thường.
trong danh sách (Bảng kê) Các khoản phải trả (tính đầy đủ).
Các khoản phải trả trong danh sách (Bảng kê) được đánh giá đúng đắn
- Thực hiện các thủ tục tương tự như đối với các khoản nợ quá hạn và đối với tính có căn cứ hợp lý.
Các khoản phải trả trong danh sách được phân loại đúng đắn
- Kiểm tra sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả Việc phản ánh nợ phải trả người
bán trong chu kỳ mua hàng và thanh toán được vào sổ đúng kỳ
- Thực hiện việc kiểm tra công nợ quá hạn
- Đối chiếu với số liệu kiểm toán chu trình Hàng tồn kho, xem xét hồ sơ mua hàng đi đường
Tài khoản nợ phải trả người bán trong chu trình mua hàng và thanh toán được trình bày đúng đắn.
- Kiểm tra các khoản phải trả để đảm bảo nợ phải trả người bán, nợ ngắn hạn và dài hạn (chịu lãi) được tách riêng
Tuỳ thuộc quy mô cuộc kiểm toán cũng như việc đối chiếu số liệu giữa các phần hành kiểm toán, việc kiểm tra chi tiết các số dư liên quan trong chu trình có thể mở rộng sang kiểm toán Hàng tồn kho, kiểm toán vốn bằng tiền, kiểm toán thuế và các khoản phải nộp Nhà nước. Các thử nghiệm cơ bản nhằm phát hiện các sai sót về mặt tiền tệ liên quan tới các tài khoản trên sẽ được thiết kế trên cơ sở của việc đánh giá rủi ro kiểm soát tương ứng đối với chu trình nghiệp vụ. Cũng như các chu trình khác, sự chú trọng trong phương pháp luận ở chu trình mua hàng và thanh toán là nhằm vào việc xác định các thủ tục kiểm toán, quy mô mẫu, các khoản mục được chọn và thời gian thích hợp.