Đề cương quản trị học

Chức năng đảm bảo : Quyết định quản trị thực hiện chức năng quản trị khi nó xác định các nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện mục tiêu đã định của tổ chức.. Tầm quan trọng các yêu cầu

Tiêu đề: ĐỀ CƯƠNG ÔN THI MÔN QUẢN TRỊ HỌC

Câu 1: Trình bày trường phái cổ điển về quản trị và rút ra nhũng nhận xét về mặt ưu điểm và hạn chế

Trả lời: Các lý thuyết cổ điển là những lý thuyết quản trị đầu tiên, ra đời vào cuối thế kỉ 19 đầu thế kỉ

20 Thời điểm thịnh hành của nền công ngiệp đại cơ khí với sự điều hành doanh nghiệp của các kĩ

sư Với 3 lý thuyết chính: Quản trị kiểu thư lại, quản trị khoa học và quản trị hành chính:

1.Quản trị kiểu thư lại:

a.Đặc điểm:

-Lý thuyết quản trị kiểu thư lại đưa ra một quy trình cách thức điều hành một tổ chức Trọng tâm của

lý thuyết này là toàn bộ tổ chức

- Hệ thống các nguyên tắc chính thức đối với các thành viên của tổ chức là sự tôn trọng triệt để các nguyên tắc đảm bảo tính đồng bộ các thủ tục qui trình hoạt động và duy trì sự ổn định của tổ chức

- Đảm bảo tính khách quan, đem lại sự công bằng cho tất cả các thành viên trong tổ chức, bởi nó không cho phép bất cứ cấp trên nào để những định kiến cá nhân ảnh hưởng đén việc đánh giá cấp dưới

- Phân công lao động hợp lý, phân chia nhiệm vụ thành những công việc cụ thể hơn, cho phép tổ chức có thể sử dụng để huấn luyện công việc và giao cho nhân viên thực hiện một cách hiệu quả hơn

- Cơ cấu hệ thống thứ bậc giúp kiểm soát hữu hiệu cấp dưới do xác định rõ rang vị trí của các nhà quản trị

- Cơ cấu quyền lực chi tiết xác định ai là người có quyền, đưa ra những quyết định quan trọng tại mọi cấp quản trị trong tổ chức

- Sự cam kết làm việc lâu dài đem lại sự an toàn cho nhân viên, giúp tích lũy kinh nghiệm và nâng cao khả năng chuyên môn, tổ chức cũng không bị xáo trộn về nhân sự

- Tính hợp lý trong phân chia những mục tiêu chung thành những mục tiêu cụ thể Do đó, nếu tất cả các bộ phận hoàn thành mục tiêu của mình thì mục tiêu chung của tổ chức sẽ được thực hiện.

b Ưu điểm:

- Tính hiệu quả và ổn định của tổ chức

- Công việc của nhân viên trở nên đơn giản, kết quả công việc được tiêu chuẩn hóa về chất lượng và mức độ cần thiết để đáp ứng mục tiêu của tổ chức

- Lựa chọn và huấn luyện công nhân một cách khoa học, mỗi công nhân chuyên về một thao tác Có

hệ thống giám sát theo chức năng, hệ thống được thiết kế với các đốc công phụ trách một lĩnh vực chuyên môn nhất định

- Động lực thúc đẩy công nhân tuân theo mệnh lệnh của các nhà quản trị, sản xuất ngày càng nhiều sản phẩm là sử dụng biện pháp khuyến khích bằng cách trả lương theo mức độ hoàn thành công việc

- Trọng tâm của lý thuyết này là người thừa hành

b Ưu điểm

- Nâng cao năng suất và hiệu quả công việc, cắt giảm hao phí thời gian, tiền bạc và sức lưc, làm ra

sản phẩm nhanh và rẻ hơn.

c Hạn chế

- Phạm vi ứng dụng chỉ giới hạn trong tổ sản xuất cho đến phân xưởng

- Tính nhân bản thấp, ít quan tâm đến khía cạnh con người

-Quan niệm chưa đầy đủ về con người

3 Quản trị hành chính

a Đặc điểm

- Định rõ các chức năng quản trị cơ bản như hoạch định, điều khiển, kiểm tra và áp dụng những nguyên tắc quản trị nhất định Tiến trình quản trị cho phép làm giảm bớt những chức năng riêng lẻ

và những nguyên tắc liên quan đến các chức năng đó

- Phân công lao động rõ ràng, sự chuyên môn hóa giúp người công nhân đạt được hiệu quả cao hơn trong công việc

- Hệ thống cấp bậc: Quyền lực của nhà quản trị gắn liền với nghĩa vụ, phạm vi quyền lực xuất phát

từ ban lãnh đạo cấp cao xuống tới những người công nhân cấp thấp nhất trong tổ chức Mỗi công nhân chỉ nhận được mệnh lệnh từ một cấp trên để tránh sự mâu thuẫn giữa các mệnh lệnh gây khó khăn cho người thừa hành

- Công bằng: Các nhà quản trị cần đối xử công bằng và than thiện đối với cấp dưới của mình

- Trọng tâm của lý thuyết này là nhà quản trị

- Không đề cập đến tác động của môi trường

- Không chú trọng đến tính hợp lý trong hành động của nhà quản trị

Câu 2: So với trường phái khoa học của Taylo thì trường phái quản trị tổng quát của Henryfaylo có điểm ?

Giống và khác nhau như thế nào?

Trả lời :

• Giống nhau

Cả hai trường phái quản trị cổ điển đều nhấn mạnh đến những nguyên tắc chính thức của tổ chức và đều đề cập đến các mối quan hệ chính thức giữa các bộ phận, nhiệm vụ và các yếu tố cơ cấu của tổ chức Các nhà nghiên cứu quản trị còn nhấn mạnh vai trò của nhà quản trị trong hệ thống thứ bậc của

tổ chức Cả hai tư tưởng quản trị cổ điển đều là những thành tựu nổi bật trong điều kiện kinh tế xã hội tại thời điểm đó và những nguyên lý tổ chức, điều hành của những tư tưởng này vẫn đang được

áp dụng trong các tổ chức hiện đại

• Khác nhau

Câu 3: Hãy nêu các nguyên tắc truyền thông và những kĩ năng?

Trả lời:

Nguyên tắc truyền thông:

- Ý tưởng hình thành lên nguồn thông tin phải rõ ràng

- Xác định mục đích truyền thông đúng đắn

- Xem xét điều kiện mà sự truyền thông phải thực hiện

- Tham khảo ý kiến người khác nếu thời gian cho phép

- Sử dụng nhũng ngôn ngữ truyền thông phù hợp với khả năng của mạch chuyển và người nhận tìm

cơ hội người nhận tin

- Theo đuổi công việc cho đến khi hoàn thành.

- Lời nói đi đôi với việc làm

Kỹ năng truyền thông:

- Nói: chuẩn bị kĩ trước khi nói, nói phải mạch lạc, rõ ràng, kết hợi nhiều ngôn ngữ khác nhau, chú ý đến ngôn ngữ không lời

- Làm giảm nhẹ sự căng thẳng khi mệt mỏi

- Lắng nghe người nói bao gồm các kĩ năng như kiên nhẫn, lắng nghe, khuyến khích lời nói thể hiện cảm xúc khi nghe chế nguje thành kiến, định kiến của bản thân tránh sự phán quyết vội

- Viết: ngắn gọn, sử dụng từ ngữ đơn giản ý rõ ràng, viết đúng chính tả

Câu 22 : Chức Năng Và Yêu Cầu Đối Với Quyết Định Quản trị ?

Tầm Quan Trọng Các Yêu Cầu Có Thay Đổi Theo Loại Quyết Định Quản trị ?

Bài làm :

1 Chức năng :

a Chức năng định hướng : Quyết định quản trị thực hiện chức năng định

hướng khi nó quyết định phương hướng phát triển trong tương lai của tổ chức

b Chức năng đảm bảo : Quyết định quản trị thực hiện chức năng quản trị khi nó

xác định các nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện mục tiêu đã định của tổ chức

c Chức năng phối hợp : Quyết định quản trị thực hiện chức năng phối hợp khi nó ràng buộc các bộ phận trong tổ chức về mặt thời gian và không gian

2 Yêu cầu :

_ Quyết định quản trị phải có căn cứ khoa học, tức là phải đáp ứng các yêu cầu của các qui luật

khách quan và có 1 lượng thông tin đầy đủ, chính xác

_ Quyết định quản trị phải đảm bảo tính thống nhất để tránh tình trạng mâu thuẫn hoặc triệt tiêu nhaucủa các quyết định

_ Quyết định phải đúng thẩm quyền, tức là quyền hạn đến đâu phải ra quyết định ở trong giới hạn của quyền hành.

_ Các quyết định phải có định hướng

_ Các quyết định quản trị phải thật cụ thể về thời gian, đặc biệt là các quyết định có tính chất dây chuyền công nghệ

_ Quyết định quản trị phải kịp thời

3 Tầm quan trọng các yêu cầu có thay đổi theo loại quyết định quản trị :

Câu 23: Cho Biết Tác Dụng Của Công Tác Tổ Chức Và Mối Liên Hệ Của Chức Năng Này Đối Với Công Tác Hoạch Định ?

Bài làm :

* Tác dụng của công tác tổ chức :

_ Là chức năng quản trị có liên quan đến các hoạt động nhằm cụ thể hoá

mục tiêu nhiệm vụ thành những công việc được chuyên môn hoá, tạo

dựng nên các bộ phận chức năng để thực hiện những công việc này

_ Xây dựng mối quan hệ, mối liên hệ và quyền hạn, trách nhiệm và

quyền lợi giữa các bộ phận này để tạo nên 1 môi trường nội bộ thuận lợi

cho việc thực hiện mục tiêu chung của tổ chức, nghĩa là mỗi cá nhân, mỗi

bộ phận phát huy được năng lực và nhiệt tình của mình, đóng góp tốt nhất

vào việc hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức

_ Khi công tác tổ chức được thực hiện tốt thì hoạt động sản xuất kinh

doanh mới thuận lợi và đạt hiệu quả cao

* Mối liên hệ với công tác hoạch định :

_ Công tác hoạch định tạo tiền đề cho chức năng tổ chức thực hiện Công

tác tổ chức cụ thể hoá các mục tiêu đã được đề ra trong hoạch định thành

những công việc chuyên môn hoá, từ đó xây dựng các bộ phận chức năng

thực hiện những công việc này.

_ Bộ máy của doanh nghiệp phải luôn phù hợp với mục tiêu Bộ máy chỉ

được xây dựng khi tổ chức đã có nhiệm vụ rõ ràng, nghĩa là công tác

hoạch định phải được thực hiện tốt thì mới có thể thực hiện tốt chức năng

tổ chức

_ Công tác tổ chức ngược lại ảnh hưởng rất nhiều đến công tác hoạch

định Nếu công tác tổ chức không thực hiện tốt, việc thực hiện mục tiêu

của tổ chức, có thể gặp khó khăn trong việc đề ra chiến lược và các kế

hoạch tác nghiệp, kết quả thực hiện mục tiêu không đạt như mong muốn

Câu 24 : Nêu Và Phân Tích Các Bước Của Quá Trình Ra Quyết Định.Cho Ví Dụ

Qua Ví Dụ Cho Biết Bước Nào Quan Trọng Nhất Anh Hưởng Đến Chất Lượng Quyết Định.Bài làm :

* Bước 1 : Nhận diện và xác định vấn đề :

Nếu người ra quyết định không nhận thức về vấn đề và nguyên nhân

của chúng 1 cách đúng đắn thì không thể đưa ra những quyết định đúng

đắn Có 3 kỹ năng nhận thức :

_ Nhận diện : theo dõi và ghi chép về tất cả mọi ảnh hưởng của nội bộ và

môi trường bên ngoài, để quyết định lực lượng nào là vấn đề cần giải

quyết

_ Làm sáng tỏ : đánh giá tác lực đã được nhận biết và xác định rõ nguyên

nhân thực sự của vấn đề

_ Hợp nhất : liên kết những hiểu biết của mình với mục tiêu hiện tại hay

tương lai của tổ chức

Nếu 3 kỹ năng này không được thực hiện 1 cách đúng đắn khi nhận

diện vấn đề, thì người giải quyết sẽ chọn sai giải pháp.

* Bước 2 : Xác định mục tiêu :

Đặt ra những mục tiêu cụ thể để loại bỏ vấn đề Trong tình trạng khôngchắc chắn việc thiết lập những mục tiêu chính xác là rất khó khăn Do đó,người ra quyết định phải đưa ra nhiều mục tiêu khác nhau để đánh giá và

so sánh, chọn ra mục tiêu hợp lý nhất

* Bước 3 : Đề xuất các giải pháp khác nhau :

Phải đề xuất nhiều giải pháp khác nhau để thực hiện 1 mục tiêu thu thậpthêm thông tin, tư duy sáng tạo, tham khảo ý kiến các chuyên gia, tiếnhành hoạt động nghiên cứu…

* Bước 4 : So sánh và đánh giá các giải pháp

Tiến hành so sánh và đánh giá: tập trung xem xét những kết quả mongđợi và những chi phí liên quan của 1 giải pháp

* Bước 5 : Lựa chọn giải pháp thích hợp

Ra quyết định thường gắn liền với việc đưa ra sự chọn lựa cuối cùng Tuynhiên, đây chỉ là 1 bước trong toàn bộ quá trình ra quyết định Song thực

tế cho thấy, nhiều nhà quản trị thường chỉ đưa ra 1 giải pháp cho mỗiphương án kinh doanh hay dự án , do đó, chỉ có thể chấp nhận hay từ chối

sự lựa chọn được đưa ra

* Bước 6 : Tổ chức thực hiện giải pháp đã được chọn

Chọn được giải pháp thích hợp không phải đã đảm bảo thành công màcòn đòi hỏi tổ chức thực hiện chu đáo giải pháp đã được chọn

* Bước 7 : Đánh giá, kiểm tra

Phải tiến hành kiểm tra trong suốt quá trình thực hiện giải pháp để sosánh kết quả đạt được với mục tiêu mong muốn Nếu việc thực hiện

không đạt kết quả chờ đợi, thì cần có những tác động cần thiết Đồng

thời, các yếu tố của môi trường luôn tác động không ngừng, do đó các

nhà quản trị phải luôn đánh giá lại vấn đề Nếu tình hình có thay đổi so

với ban đầu thì cần tiếp tục tiến hành 1 quá trình mới

Câu 19: Hãy phân tích các vai trò của nhà quản trị trong hoạt động tổ chức Tầm quan trọng này có thay đổi theo cấp bậc hay không? Trong bối cảnh hoạt động ngày nay chúng ta cần nhấn mạnh

những vai trò nào?

Trả lời:

 Các vai trò của nhà quản trị:

 Vai trò quan hệ: được chia ra làm ba vai trò nhỏ

+ vai trò đại diện: vai trò đại diện, hay tượng trưng , có tính chất nghi lễ trong tổ chức

+ vai trò của người lãnh đạo đòi hỏi nhà quản trị phải phối hợp và kiểm tra công việc với nhân viên dưới quyền

+ vai trò liên lạc quan hệ với người khác ở trong hay ngoài tổ chức, để nhằm hoàn thành công việc đươc giao trong đơn vị của họ

 Vai trò thông tin:

Trước hết, nhà quản trị có vai trò thu thập và tiếp nhận các thông tin liên quan đến tổ chức và đến hoạt động của đơn vị

Vai trò thông tin thứ hai là nhà quản trị phổ biến những thông tin liên hệ đến người có liên quan, có thể là người thuộc cấp, đồng cấp hay cao cấp

Vai trò thông tin sau cùng là nhà quản trị phải đảm nhiệm vai trò của người thay mặt tổ chức để cungcấp thôngt tin cho các bộ phận trong cùng một đơn vị hay các cơ quan bên ngoài Mục tiêu của sự thay mặt phát biểu này có thể để giải thích, bảo vệ hay tranh thủ thêm sự ủng hộ cho tổ chức

 Các vai trò quyết định: là loại vai trò cuối cùng và gồm có 4 vai trò sau:

+ Vai trò doanh nhân: vai trò này xuất hiện khi nhà quản trị tìm cách cải tiến hoạt động của tổ chức

+ Vai trò giải quyết xáo trộn: nhà quản trị là người phải kịp thời đối phó với những biến cố bất ngờ nhằm đưa tổ chức trở lại sự ổn định.

+ Vai trò người phân phối tài nguyên: là lúc nhà quản trị ở trong tình huống phải quyết định nên phân phối tài nguyên cho ai va với số lượng như thế nào Các nguồn lực đó có thể là tiền bạc, thời gian, nguồn lực dồi dào, mọi nhà quản trị điều có thể thực hiện vai trò này một cách dể dàng Nhưng khi các vai trò nguồn lực khan hiếm thì vấn đề này sẽ khó khăn hơn

+ Vai trò thương thuyết: cơ sở môn học quản trị là một số thừa nhận: nhất định có sự khác nhau giữanhà quản trị giỏi và nhà quản trị tồi phẩm chất của những nhà quản trị của công ty quyết định phẩm chất của công ty đó Đó la dựa vào khả năng thuyết phục, thương thuyết của các nhà quản trị

 Tầm quan trọng này thay đổi theo từng cấp bậc trong tổ chức Tại vì mỗi cấp bậc trong tổ chức quản trị đảm nhiệm những vai trò khác nhau Các cấp bậc của quản trị được phân chia như sau:

Quản trị viên cao cấp

Là nhà quản trị hoạt động ở bậc cao nhất trong tổ chức, là người chịu trách nhiệm về những thành quả cuối cùng của tổ chức

 Nhiệm vụ: đưa ra các quyết định chiến lược, tổ chức thực hiện chiến lược để duy trì và phát triển

tổ chức

 Chức danh: chủ tịch hội đồng quản trị, phó chủ tịch hội đồng quản trị, ủy viên hội đồng quản trị, tổng giám đốc, phó tổng giám đốc, giám đốc, phó giám đốc

Quản trị viên cấp trung gian

Là nhà quản trị hoạt động ở dưới các quản trị viên lãnh đạo (quản trị viên cao cấp) nhưng ở trên các quản trị viên cấp cơ sở

 Nhiệm vụ: đưa ra các quyết định chiến thuật, thực hiện các kế hoạch và chính sách của doanh nghiệp, phối hợp các hoạt động, các công việc để hoàn thành mục tiêu chung

 Chức danh: trưởng phòng, phó phòng, chánh quản đốc, phó quản đốc

Quản trị viên cấp cơ sở

Là nhà quản trị hoạt động ở cấp bậc cuối cùng trong hệ thống cấp bậc của các nhà quản trị trong cùng một tổ chức.

 Nhiệm vụ: Đưa ra các quyết định tác nghiệp nhằm đốc thúc, hướng dẫn, đièu khiển các công nhânviên trong các công việc sản xuất kinh doanh cụ thể hàng ngày, nhằm thực hiện mục tiêu chung

 Chức danh: tổ trưởng sản xuất, tổ trưởng các tổ bán hàng, đốc công, trưởng ca

 Trong bối cảnh hoạt động ngày nay chúng ta cần nhấn mạnh các vai trò quyết định

Câu 20: Anh (chị) hãy phân tích các kỹ năng cần thiết đối với nhà quản trị ? Ý nghĩa của cấc chức năng này?

Trả lời:

 Các kỹ năng cần thiết của nhà quản trị:

 Kỹ năng nhận thức: là chức năng quan trọng nhất của nhà quản trị, nó đòi hỏi nhà quản trị phải amhiểu trên nhiều lỉnh vực kinh tế, chính trị, xã hội; thấu hiểu mức độ phức tạp và biết giảm thiểu mức

độ phức tạp; nhận biết phán đoán chính xác những sự vật và hiện tượng và phản ứng một cách nhanhnhạy các tình huống phát sinh Đây có thể nói là một kỹ năng quan trọng, nhất là trong thời đại ngày nay, thời đại của nền kinh tế tri thức Chúng ta có thể nói một cách dể hiểu là dung đầu óc của mình

để phân tích và giải quyết công việc một cách hợp lý và hiệu quả cao Có thể nói cách khác nhà quảntrị phải biết “nhìn xa trong rộng”

 Kỹ năng quan hệ: là kỹ năng có liên quan đến quan hệ con người, tạo thuận lợi và thúc đẩy con người hoàn thành các công việc chung Kỹ năng này thể hiện thong quan các hình thức, phương thứctác động tới con người như lời nói, chữ viết, thái độ ứng xử,… có sức thuyết phục, tập hợp dược những người sống chung quanh mình hoàn thành tốt những mục tiêu đã đề ra với hiệu quả cao nhất Tất nhiên, muốn làm được như vậy còn đòi hỏi ở nhà quản trị phải có năng lực và uy tín nhất định Người có năng lực và uy tín cao trong tập thể sẽ dễ dàng tập hợp các thành viên trong tổ chức; và ngược lại

 Kỹ năng chuyên môn: là khả năng cần thiết để thực hiện một công việc cụ thể; biểu hiện trình độ chuyen môn nghiệp vụ của nhà quản trị Mặc khác kỹ năng này còn đòi hỏi nhà quản trị phải hiểu biết chuyên môn của đơn vị mình phụ trách như nhà quản trị phải biết soạn thảo hợp đồng phát lý, thiết kế máy móc, đề ra kế hoạch và phân công công việc cụ thể Ngoài ra nhà quản trị cần phải có kinh nghiệm làm việc.

 Ý nghĩa: các nhà quản trị đều phải có đầy đủ ba loại kỹ năng trên, nhưng tầm quan trọng của mỗi loại kỹ năng này tùy theo cấp bậc của nhà quản trị trong tổ chức Nói chung, kỹ năng kỹ thuật giảm dần sự quan trọng khi lên cao dần trong hệ thống cấp bậc của các nhà quản trị Ở cấp càng cao, các nhà quản trị càng cần phải có nhiều kỹ năng tư duy chiến lược hơn Ở cấp quản trị thấp, kỹ năng quản trị là cần thiết vì ở cấp này nhà quản trị làm việc làm việc chặt chẽ với tiến trình sản xuất là nơi

mà tài năng kỹ thuật đặc biệt quan trọng Kỹ năng tư duy chiến lược rất cần thiết đối với cấc nhà quản trị cấp cao bởi vì những kế hoạch, chính sách và quyết định ở cấp này đòi hỏi nhà quản trị phải

có năng lực hiểu biết mức độ ảnh hưởng của sự thay đổi trong lĩnh vực này với lĩnh vực khác trong

Môi trường là tất cả những yếu tố ở ngoài tổ chức nhưng có khả năng ảnh hưởng mạnh đến tổ chức

mà không có liên quan rõ rệt

 Người ta chia môi trường làm hai nhóm

- Môi trường vĩ mô ( môi trường tổng quát)

Môi trường vĩ mô bao gồm các yếu tố, các lực lượng bên ngoài tổ chức thường tác động một cách gián tiếp đến tất cả các tổ chức hoạt động ở các hoạt động khác nhau

Các yếu tố của môi trường vĩ mô còn có đặc điểm là chúng có mối quan hệ tương hỗ để cùng tác động đến tổ chức

Môi trường vĩ mô thường bao gồm các yếu tố sau đây:

- Môi trường vi mô ( môi trường đặc thù)

Bao gồm các yếu tố trong nghành và là yếu tố ngoại cảnh đối với hang, quyết định tính chất và mức

độ cạnh tranh trong nghành sản xuất kinh doanh đó

Môi trường vi mô có 5 yế tố cơ bản: