Ra quyết định là một nghệ thuật vì nó chứa đựng và đòi hỏi tính sáng tạo của những nhà quản trị rất lớn. Nghệ thuật ra quyết định đóng vai trò rất quan trọng trong việc sáng tạo ra các quyết định độc đáo, tạo nên hiệu lực và hiệu quả của các quyết định.
Trang 1Nghệ thuật ra quyết định quản trị
Ra quyết định là một nghệ thuật vì nó chứa đựng và đòi hỏi tính sáng tạo của những nhà quản trị rất lớn Nghệ thuật ra quyết định đóng vai trò rất quan trọng trong việc sáng tạo ra các quyết định độc đáo, tạo nên hiệu lực và hiệu quả của các quyết định Nghệ thuật ra quyết định thể hiện ở những mặt sau:
(1) Tính sáng tạo
Cùng một vấn đề cần giải quyết, những người có nghệ thuật điêu luyện là những người luôn sáng tạo được các quyết định giải quyết vấn đề độc đáo chưa từng gặp, ít ngờ tới hay hết sức đơn giản mà hiệu quả lại cao… Thông thường cạnh tranh về giá, người ta hay hạ giá sản phẩm của mình, nhưng người sáng tạo có thể không làm như thế mà hiệu quả lại cao hơn Để tăng khả năng sáng tạo cần tránh những điều có thể làm cản trở khả năng sáng tạo Những rào cản đối với tính sáng tạo bao gồm:
* Đừng cố tìm một câu trả lời đúng: Tùy theo tầm nhìn và sự hiểu biết cá nhân, mỗi
vấn đề có thể có nhiều câu trả lời đúng, nên đừng cố tìm một câu trả lời duy nhất đúng
* Đừng cố gắng tuân theo logíc: Sự hợp lý không phải luôn chiếm ưu thế, mà có thể
có rất nhiều sự trái ngược giữa tình cảm của con người và nguyên tắc của tổ chức
* Đừng tuân theo các nguyên tắc một cách cứng nhắc: Nếu muốn đổi mới và cải
tiến thì cần biết nghi ngờ và xem xét những giới hạn không rõ ràng đối với tư duy
* Đừng quá lệ thuộc vào hiện thực: Có nhiều ý tưởng ‘không tưởng’ có thể trở thành
những bàn đạp cho sự sáng tạo
* Đừng cố tránh những sự không rõ ràng: Sự sáng tạo có thể bị cản trở bởi sj quá
khách quan hay quá cá biệt hóa
* Đừng quá lo sợ và cố tránh thất bại: Sự lo sợ thất bại có thể làm tê liệt quyết tâm
thực hiện những ý tưởng hay Luôn nhớ câu: ‘thất bại là mẹ thành công’
* Đừng để mất khả năng hồi tưởng: Nhiều trò chơi khôi hài thời thơ ấu có thể là
những gợi ý hay cho thực tại Nhưng rất tiếc có một số người đã quên đi thời thơ ấu của họ
* Tránh tình trạng biệt lập thái quá: Sự kết hợi chéo giữa các lĩnh vực chuyên môn
khác nhau thường rất hữu hiệu trong việc xác định vấn đề và tìm kiếm giải pháp
* Đừng quá quan trọng vấn đề : Sự hài hước có thể làm giảm trạng thái căng thẳng
và tạo ra năng lực cho sự sáng tạo Những câu hỏi ‘ngờ nghệch’ có thể có câu trả lời
‘sáng giá’
* Đừng nghĩ rằng mình không biết sáng tạo: Luôn nuôi dưỡng những ý tưởng tưởng
chừng như tầm thường và nhỏ bé, đến một lúc nào đó chúng ta sẽ trở thành người sáng tạo
(2) Tính cân đối
Trang 2Tính cân đối thể hiện ở năng lực và quyết tâm cần đạt, cân đối ở người ra quyết định
và người thực hiện quyết định
(3) Tính hài hòa
Thể hiện ở sự hài hòa quyền lợi và trách nhiệm, hài hòa giữa hoàn cảnh và quyết tâm, hài hòa giữa cấp trên và cấp dưới …
(4) Tính hiệu quả
Đạt được hiệu quả cao không phải là một việc dễ dàng Tuy nhiên nghệ thuật ra quyết định càng cao thì cũng đồng nghĩa với khả năng đạt hiệu suất (hay hiệu quả) càng cao của các quyết định
Các yếu tố ảnh hưởng:
* Phẩm chất cá nhân: Đạo đức, tài năng, óc sáng tạo, kinh nghiệm, quan hệ…
* Môi trường làm việc
* Cơ sở vật chất kỹ thuật
* Chế độ đãi ngộ
Phương pháp hoàn thiện
* Nâng cao trình độ nhận thức, kinh nghiệm và hiểu biết của người ra quyết định
* Học tập kinh nghiệm tiên tiến
* Cải thiện môi trường làm việc
* Hoàn thiện hệ thống đãi ngộ
Trang 3Tiến trình ra quyết định quản trị
Stephen P Robbins và Mary Coulter đề xuất tiến trình ra quyết định bao gồm 8 bước như được chỉ ra trong Hình 5.2 Tiến trình này bắt đầu bằng việc xác định vấn đề, đưa ra các tiêu chuẩn của quyết định, lượng hóa các tiêu chuẩn, xây dựng các phương án, đánh giá và lựa chọn phương án tối ưu, tổ chức thực hiện phương án đã lựa chọn và cuối cùng là đánh giá tính hiệu quả của quyết định
Trang 5Bước 1: Xác định vấn đề
Trước hết cần phải xác định có cần phải quyết định hay không hay có nghĩa là có một vấn đề thực sự không Việc tìm ra vấn đề là một bước quan trọng trong tiến trình
ra quyết định, vì không thể sửa sai khi không biết cái sai là gì Xác định cái sai và mô
tả cái sai chính là công việc liên tục tìm và xử lý thông tin, do đó phải có hệ thống thu thập thông tin hiệu quả Đây là bước đầu tiên của tiến trình ra quyết định nhưng lại rất quan trọng như một nhà quản trị nổi tiếng đã nói: ‘Xác định đúng vấn đề là thành công được một nửa công việc’
Để đơn giản, với ví dụ được chỉ ra trong tiến trình ra quyết định (Hình 5.2), chúng ta thấy rằng vấn đề mà nhà quản trị đang đối mặt là cần có một máy tính mới tốc độ xử
lý nhanh hơn, có thể lưu giữ nhiều hơn các dữ liệu Tuy nhiên, ‘vấn đề’ trong thực tiễn quản trị thường không xuất hiện rõ ràng, cần phải chẩn đoán để tìm ra nguyên nhân, giống như trường hợp các bác sĩ phải chẩn đoán để xác định bệnh chính xác vậy Ví dụ như việc giảm doanh số bán có phải là ‘vấn đề’? Hay nó chỉ là hiện tượng
và nguyên nhân hay ‘vấn đề’ là do chất lượng sản phẩm kém!
Trang 6Bước 2: Xác định các tiêu chuẩn của quyết định
Một khi vấn đề đã được xác định để hướng sự nỗ lực của nhà quản trị vào việc giải quyết nó, xác định các tiêu chuẩn của quyết định là bước tiếp theo cần phải làm Tiêu chuẩn của quyết định nghĩa là những căn cứ được xem xét để đi đến sự chọn lựa quyết định Ví dụ như việc mua máy tính, những tiêu chuẩn này bao gồm giá cả, dịch vụ, thời gian bảo hành, độ tin cậy, mẫu mã Trong bước này, việc xác định không đầy đủ những tiêu chuẩn (đặc biệt những tiêu chuẩn ảnh hưởng nhiều đến quyết định) sẽ có thể dẫn đến tính kém hiệu quả của quyết định
Bước 3: Lượng hóa các tiêu chuẩn
Các tiêu chuẩn được liệt kê ở bước 2 thường có mức độ quan trọng khác nhau đối với quyết định, vì vậy chúng ta cần phải đo lường mức độ quan trọng của các tiêu chuẩn này để có thứ tự ưu tiên chính xác khi chọn lựa quyết định Lượng hóa các tiêu chuẩn như thế nào? Một cách đơn giản là chúng ta sẽ sử dụng hệ số 10 cho tiêu chuẩn có ảnh hưởng quan trọng nhất đến quyết định và sử dụng hệ số thấp hơn cho những tiêu chuẩn kém quan trọng Ví dụ cho hệ số 5 đối với tiêu chuẩn có mức độ quan trọng chỉ bằng ½ của tiêu chuẩn quan trọng nhất
Bước 4: Xây dựng các phương án
Bước này đòi hỏi nhà quản trị phải đưa ra được các phương án mà những phương án này có thể giải quyết được vấn đề Một quyết định quản trị chỉ có thể có hiệu quả cao khi nhà quản trị dành nhiều nỗ lực để tìm kiếm nhiều phương án khác nhau Trong ví
Trang 7dụ về vấn đề mua máy tính, các phương án được đề xuất, đơn giản đó là những máy tính khác nhau như Acer TravelMate 290, IBM ValuePoint P/60D …
Bước 5: Đánh giá các phương án
Những phương án đã được đề xuất ở bước trên cần được phân tích thận trọng Những điểm mạnh và những hạn chế/điểm yếu của từng phương án sẽ được đánh giá dựa trên các tiêu chuẩn đã được xây dựng ở bước 2 Bảng 5.1 chỉ ra việc phân tích các phương án – các máy tính nhãn hiệu Acer, IBM, Dell …
◉ Lựa chọn phương án tối ưu
Bước này đòi hỏi nhà quản trị phải thực hiện hành động có tính then chốt đó là quyết định phương án nào được chấp nhận giữa các giải pháp đã được phân tính, đánh giá Trong ví dụ đơn giản của chúng ta, phương án tốt nhất được chấp nhận là phương án
có tổng số điểm tối đa – Chọn mua máy Acer TravelMate 290 vì phương án này có điểm cao nhất là 272 điểm Lưu ý tổng điểm được tính bằng cách lấy điểm của mỗi phương án theo từng tiêu chuẩn nhân tương ứng với hệ số lượng hóa của tiêu chuẩn
đó, và sau đó cộng các điểm lại (Bảng 5.2) Tuy nhiên, trong thực tiễn quản trị, việc chọn lựa giải pháp tối ưu là khá khó khăn vì không phải mọi phương án đều có thể định lượng được
Trang 8Bước 6: Tổ chức thực hiện quyết định
Một quyết định đúng được chọn lựa ở bước trên vẫn có thể không đạt được kết quả tốt nếu việc tổ chức thực hiện quyết định kém Để thực hiện quyết định đúng cần phải lập kế hoạch cụ thể trong đó cần nêu rõ:
- Ai thực hiện?
- Bao giờ bắt đầu? Bao giờ kết thúc? Tiến độ thực hiện như thế nào?
- Thực hiện bằng phương tiện nào?
® Đánh giá tính hiệu quả của quyết định
Khi đánh giá kết quả thực hiện quyết định cần phải cẩn thận về các mặt như:
- Kết quả thực hiện mục tiêu của quyết định
- Các sai lệch và nguyên nhân của các sai lệch
- Các tiềm năng chưa được sử dụng trong quá trình thực hiện quyết định
- Các kinh nghiệm và bài học thu được
Tiến trình ra quyết định còn được đề xuất là một qui trình gồm 6 bước Các bước này
với 6 chữ đầu mỗi bước ghép thành từ tiếng Anh là DECIDE, nghĩa là Quyết Định
(1) Define the Problem (xác định vấn đề); (2) Enumerate the decision factors (Liệt
kê các yếu tố ảnh hưởng đến quyết định); (3) Collect relevant information (Thu thập thông tin có liên quan); (4) Identify the Solution (Quyết định giải pháp: gồm 3 bước
Trang 9nhỏ là đưa ra nhiều phương án khác nhau để lựa chọn, so sánh/đánh giá các phương
án và lựa chọn phương án tốt nhất); (5) Develop and Implement the solution (Tổ chức thực hiện quyết định); và (6) Evaluate the results (Đánh giá kết quả thực hiện
quyết định) Tiến trình này được trình bày trong Hình 5.4 dưới đây