Hoàn thiện công tác quản trị tại Công ty TNHH Quang Quân

Trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH Quang Quân, em thấy rằng công ty là một đơn vị hoạt động có hiệu quả cho dù phải đơng đầu với rất nhiều khó khăn và thử thách của nền kinh tế th

-˜&™ -B¸o c¸o tèt nghiÖp:

Nghiªn cøu tæ chøc qu¶n lý vµ

TNHH Quang Qu©n

Gi¸o viªn híng dÉn: NguyÔn ThÞ Nga.

Sinh viªn thùc hiÖn: Ng« ThÞ Thu Hµ.

Líp: C§ §H KT42-K5

MSV: 0547073502

Ha noi, 2013

MUC LUC ̣ ̣

Lời cảm ơn 3

Danh mục các sơ đồ bảng biểu 4

Chơng 1: Tổng quan về công ty TNHH Quang Quân 5

1.1 Khái quát chung về Công ty TNHH Quang Quân 5

1.1.1 Nội quy, quy chế của công ty TNHH Quang Quân 5

1.1.1.1 Quy định về thời gian làm việc 5

1.1.1.2 Quy định về trật tự trong công ty TNHH Quang Quân 6

1.1.1.3 Nội quy về an toàn lao động và vệ sinh lao động 7

1.1.1.4 Khen thởng và kỷ luật 8

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển công ty TNHH Quang Quân 9

1.1.2.1 Thông tin về công ty 9

1.1.2.2 Biểu tợng (Logo) của Công ty 9

1.1.2.3 Quá trình phát triển 10

1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty .12

1.2 Công tác tổ chức quản lý, tổ chức sản xuất kinh doanh, tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Quang Quân 14

1.2.1 Quy trình kinh doanh của Công ty 14

1.2.2 Công tác tổ chức bộ máy quản lý 16

1.2.2.1 Tổ chức bộ máy quản lý 16

1.2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng bộ phận: 17

1.2.3 Công tác tổ chức bộ máy kế toán 21

1.2.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán 21

1.2.3.2 Chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn của từng bộ phận 22

1.2.4.1 Trình tự ghi sổ kế toán 29

1.2.4.2 Chế độ kế toán Công ty đang áp dụng 30

1.2.4.3 Hệ thống sổ sách kế toán 30

1.2.4.4 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán 31

1.2.4.5 Hệ thống Tài khoản kế toán 32

1.2.4.6 Tổ chức công tác tiền lơng ở công ty .33

1.2.4.7 Tổ chức công tác marketing và giới thiệu sản phẩm 34

1.2.4.8 Tổ chức phơng thức bán hàng 35

1.2.5 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH Quang Quân 36

1.3. Đánh giá chung vờ̀ các mặt quản trị của Cụng Ty TNHH Quang Quõn……….…

….39 1.3.1 Hoạt động quản trị nhân lực……… ……… .39

1.3.1.1 Ưu điểm……… …… 39

1.3.1.2 Nhược điểm……….… 39

1.3.1.3 Kiến nghị………39

1.3.2 Tình hình quản trị chiến lợc của Công ty……….39

1.3.3 Hoạt động quản trị sản xuất kinh doanh ……… 40

1.3.4 Kiến nghị chung trong công tác quản trị của công ty………40

1.3.5 Định hớng chuyên đề tốt nghiệp……… … 41

Lời cảm ơn

Trong thời gian thực tập vừa qua em xin chân thành cảm ơn sự hớng dẫn nhiệt tình của cô giáo Nguyễn Thị Nga và các thầy, cô giáo trong khoa Kế toán – Kiểm toán - trờng Đại học Công Nghiệp Hà Nội, cùng các anh chị trong Công ty TNHH Quang Quân đã tạo điều kiện giúp em hoàn thiện báo cáo này

Trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH Quang Quân, em thấy rằng công

ty là một đơn vị hoạt động có hiệu quả cho dù phải đơng đầu với rất nhiều khó khăn và thử thách của nền kinh tế thị trờng thời kỳ nhiều biến động về kinh tế Hạn chế tối đa những ảnh hởng của từ thị trờng suy thoái Làm cho doanh thu và lợi nhuận tăng lên đáp ứng nhu cầu hoạt động, và tạo điều kiện, đảm bảo thu nhập cho ngời lao động

Do trình độ hiểu biết của em còn hạn chế nên báo cáo của em sẽ không tránh khỏi những khiếm khuyết nhất định Vì vậy, em rất mong nhận đợc ý kiến nhận xét, đóng góp của các thầy, cô giáo để báo cáo của em đợc hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Danh mục các sơ đồ, bảng biểu

Sơ đồ 1.1: Quy trình kinh doanh của Công ty

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty

Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung

Danh mục chữ viết tắt

TNHH: Trách nhiệm hữu hạn

KQHDD: Kết quả hoạt động kinh doanhBCTC: Báo cáo tài chính

Chơng 1: tổng quan về công ty tnhh

Quang Quân

1.1 Khái quát chung về Công ty TNHH Quang Quân.

1.1.1 Nội quy, quy chế của công ty TNHH Quang Quân.

Để tồn tại và duy trì có hệ thống, chặt chẽ thống nhất các doanh nghiệp đều tự

đề ra cho mình những nội quy, quy chế để cán bộ công nhân viên trong công ty thực hiện

Cũng nh mọi doanh nghiệp, công ty TNHH Quang Quân cũng đa ra những nội quy và quy định trong công ty, dựa trên các quy định của nhà nớc để toàn công ty thực hiện và duy trì Dới đây là những quy định cụ thể của Công ty

- Nội quy lao động.

1.1.1.1 Quy định về thời gian làm việc:

1 Ngời lao động trong công ty làm việc 8 giờ/ngày, trong trờng hợp công việc gấp rút ngời sử dụng lao động có quyền yêu cầu ngời lao động làm thêm giờ

2 Ngời lao động làm việc ở các phòng ban và các bộ phận phục vụ khác theo chức năng nhiệm vụ đợc giao làm việc theo giờ hành chính Các bộ phận phân xởng

và bộ phận sản xuất tuỳ từng thời kỳ mà Giám đốc công ty quyết định việc mà bố trí các đơn vị làm việc theo ca hay giờ hành chính cho phù hợp

3 Thời gian làm việc hành chính quy định nh sau:

Ca sáng : Bắt đầu từ 7 giờ 30 phút đến 11 giờ 30 phút

Ca chiều: Bắt đầu từ 13 giờ 00 phút đến 17 giờ

4 Thời gian làm việc theo ca quy định nh sau:

Ca sáng: Bắt đầu từ 6 giờ đến 14 giờ

Ca chiều : Bắt đầu từ 14 giờ đến 22 giờ

5 Giám đốc công ty có quyền quy định thời gian làm việc theo ngày hoặc theo tuần và làm việc theo giờ phù hợp với điều kiện kinh doanh của công ty

6 Phòng bảo vệ sẽ làm việc theo 03 ca

Chú ý: Khi có sự cố xảy ra nh thiên tai, hoả hoạn hoặc sự cố trong sản xuất cần giải quyết cấp bách thì Giám đốc công ty có thể huy động mọi lực lợng để ứng cứu bất kể thời gian nào.

1.1.1.2 Quy định về trật tự trong công ty TNHH Quang Quân.

1 Mọi ngời lao động trong Công ty khi đến nơi làm việc phải chấp hành đầy mọi nội quy vào nơi làm việc, phải tuân theo sự chỉ huy của ngời phụ trách trực tiếp

và của lãnh đạo cấp trên

2 Ngời lao động khi ra, vào cổng Công ty phải chịu sự kiểm soát chặt chẽ của nhân viên bảo vệ

3 Mọi ngời lao động không đợc mang theo chất nổ, chất cháy, vũ khí, chất có mùi hôi tanh vào công ty, trừ trờng hợp đợc phép của giám đốc

4 Ngời lao động khi đến công ty phải mang theo thẻ Ngời nào không mang theo thẻ không đợc vào cổng công ty, trờng hợp mất thẻ phải báo ngay cho tổ Bảo

vệ, Phòng Tổ Chức – Hành Chính biết

5 Mọi ngời lao động phải đi làm việc đúng giờ, chỉ đợc nghỉ giữa ca hoặc hết

ca khi có lệnh của thủ trởng trực tiếp

6 Ngời lao động đến nơi làm việc không đợc trong tình trạng có uống rợu, bia, nghiện ma tuý Trong giờ làm việc không đợc uống rợu bia, cờ bạc dới mọi hình thức và tệ nạn xã hội khác

7 Trong giờ làm việc ngời lao động đợc phân công việc gì phải cố gắng hoàn thành công việc đó, không đợc làm công việc không thuộc nhiệm vụ đợc giao, không đợc làm việc riêng, không đợc nói chuyện, không đợc tự ý rời khỏi vị trí làm việc

8 Nghiêm cấm mọi ngời lao động hút thuốc bừa bãi trong Công ty, chỉ đợc phép hút thuốc tại nơi cho phép ngời lao động hút thuốc

9 Trong giờ làm việc mọi ngời lao động trong muốn ra khỏi Công ty vì việc riêng hoặc cử đi công tác đều phải có giấy ra cổng do phòng tổ chức hành chính cấp Trờng hợp trong giờ làm việc công nhân muốn ra khỏi phân xởng, nhng không ra khỏi công ty phải xin phép tổ trởng, quản đốc phân xởng trực tiếp quản lý

10 Ngoài giờ làm việc không ai đợc ở lại công ty nếu không đợc sự đồng ý của giám đốc công ty Nghiêm cấm mọi hành vi gây mất trật tự, đánh nhau trong khu vực Công ty và tại nơi làm việc.

11 Khi ngời lao động thôi việc hoặc đợc điều động đến làm việc tại bộ phận khác phải bàn giao lại tất cả thiết bị, dụng cụ và tài sản khác mà trớc đó Công ty giao cho quản lý, sử dụng, nếu để h hỏng, mất phải bồi thờng cho Công ty theo giá thực tế

1.1.1.3 Nội quy về an toàn lao động và vệ sinh lao động.

1 Ngời lao động đến nơi làm việc phải để các phơng tiện đi lại và đồ dùng cá nhân đúng nơi quy định Không đợc đi xe máy, xe đạp trong khu vực Công ty và tại nơi làm việc

2 Công ty có trách nhiệm tổ chức tập huấn kiến thức về an toàn, vệ sinh lao

động và phòng chống cháy nổ, trang bị các phơng tiện BHLĐ, đủ số lợng và đảm bảo chất lợng Từng bớc cải thiện điều kiện làm việc, đảm bảo sức khoẻ của ngời lao động

3 Tại nơi làm việc tuỳ theo tính chất công việc phải có đủ nội quy, quy định nhằm đảm bảo an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ

4 Mọi ngời lao động làm việc trong các phân xởng, các bộ phận sản xuất , phải mang đầy đủ trang bị bảo hộ lao động mà ngời sử dụng lao động trang cấp, ngời không mang đầy đủ trang bị bảo hộ lao động không đợc bố trí làm việc

5 Mọi ngời lao động đều phải học tập các nội quy, quy trình, quy phạm an toàn lao động, phòng chống cháy nổ Trong quá trình làm việc phải thực hiện nghiêm chỉnh các nội quy, quy định đó

6 Ngời lao động đợc giao vận hành và sử dụng máy móc thiết bị phải đợc qua

đào tạo, bồi dỡng kiểm tra Nếu đã đầy đủ điều kiện mới đợc giao vận hành sử dụng Trong quá trình làm việc phải thực hiện nghiêm chỉnh các nội quy, quy định vận hành đó

7 Ngời lao động làm việc ở bộ phận nào, phải giữ vệ sinh công nghiệp tại bộ phận, khu vực có trách nhiệm giữ gìn, bảo quản máy móc, thiết bị tài sản đợc giao

8 Khi phát hiện có nguy cơ xảy ra tai nạn lao động, nguy cơ xảy ra cháy nổ hoặc h hỏng thiết bị, ngời lao động phải báo cáo ngay cho thủ trởng trực tiếp biết

và phải thực hiện ngay các biện pháp khắc phục Khi cha khắc phục xong không

đ-ợc bố trí ngời lao động vào làm việc Ngời lao động có quyền từ làm việc hoặc rời

bỏ nơi làm việc khi thấy rõ nguy cơ xảy ra tai nạn lao động đe dạo nghiêm trọng tới tính mạng, sức khoẻ của mình

9 Trách nhiệm của công ty nh sau:

- Hàng năm lập kế hoạch biện pháp an toàn lao động, vệ sinh lao động

- Trang bị đầy đủ các phơng tiện bảo vệ cá nhân cho ngời lao động khi làm

việc theo yêu cầu công việc, nh: áo bảo hộ lao động, khẩu trang, găng tay, nút tai, kính…

- Thờng xuyên giám sát, kiểm tra việc thực hiện các quy định, nội quy về an toàn vệ sinh lao động

- Xây dựng nội quy, quy trình an toàn, vệ sinh lao động phù hợp với từng loại máy, thiết bị

- Tổ chức, hớng dẫn, tập huấn cho ngời lao động về việc thực hiện các quy

định về an toàn, vệ sinh lao động

- Khám sức khoẻ định kỳ cho ngời lao động hàng năm vào ngày 08 tháng 12

- Chấp hành nghiêm chỉnh việc khai báo và đăng ký, xin giấy phép sử dụng các máy móc, thiết bị có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động theo quy định của Nhà nớc

1.1.1.4 Khen thởng và kỷ luật

1 Tất cả các nhân viên trong công ty phải nghiêm túc thực hiện nội quy đã đề ra

2 Nhân viên công ty chấp hành tốt sẽ đợc tuyên dơng khen thởng

3 Nhân viên công ty vi phạm nội quy lần đầu sẽ bị khiểm trách

4 Nhân viên công ty vi phạm nhiều lần và đã đợc lãnh đạo côgn ty nhắc nhở nhiều lần nhng vẫn cố tình vi phạm thì tuỳ theo mức độ nặng nhẹ mà xử lý

5 Những nhân viên vi phạm mang tính chất nghiêm trọng gây thiệt hại về vất chất của công ty, của khách hàng và làm ảnh hởng đến uy tín chung của tập thể,

ngoài việc phải bồi thờng khắc phục hậu quả thực tế Công ty buộc phải dùng hình thức buộc thôi việc

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển công ty TNHH Quang Quân.

1.1.2.1 Thông tin về công ty.

Công ty TNHH Quang Quân là một doanh nghiệp kinh doanh độc lập đợc thành lập ngày 16 tháng 12 năm 2009 theo giấy phép kinh doanh số 0104008878

do Sở Kế hoạch và đầu t Thành phố Hà Nội cấp

Công ty có đầy đủ t cách pháp nhân, hạch toán độc lập, có tài khoản giao dịch tại Ngân hàng Thơng mại cổ phần á Châu – Chi Nhánh Thăng Long – Hà Nội, công ty có con dấu riêng và có trụ sở giao dịch ổn định

- Tên Công ty: Công ty TNHH Quang Quân

- Trụ sở giao dịch: P5 – C2 – Tập thể Nam Đồng - Đống Đa – Hà Nội

1.1.2.2 Biểu tợng (Logo) của Công ty

Logo Cụng ty được cấu tạo bởi 2 phần:

+ Phần hỡnh: Mầu đỏ tượng trưng cho Dương (trong quan niệm triết học phương đụng) tượng trưng cho sinh khớ, sức phấn đấu vươn lờn của Cụng ty Xuất phỏt điểm lấy tờn của hai người con của người khai lập ra cụng ty, Quang và Quõn Chớnh vỡ thế hỡnh ảnh chữ hai chứ Q lồng vào nhau là biểu tượng gắn liền với tờn cụng ty “Quang Quõn”, vương miện đặt trờn hai chữ QQ là biểu tượng cho sự duy nhất, mạnh mẽ…

+ Phần chữ: Q & Q Co., LTd là tờn viết tắt của Cụng Ty TNHH Quang Quõn Phần chữ được tạo bởi hệ thống Font chữ chắc khoẻ, vững chói với ý tưởng tạo một nền múng vững chắc cho sự nghiệp phỏt triển trường tồn của Cụng ty

1.1.2.3 Quỏ trỡnh phỏt triển

Thời gian đầu mới thành lập việc tổ chức hoạt động của Công ty cha thực sự

ổn định, còn nhiều hạn chế trong quản lý Đặc biệt là khó khăn về tài chính, quy mô hoạt động còn hẹp, phơng tiện vận tải còn thiếu thốn, nhân viên còn có nhiều thiếu sót Sau một thời gian hoạt động hiệu quả của việc đầu t… vốn, kinh nghiệm kinh doanh ít nhiều đợc tích luỹ, nhờ vậy đã mang lại hiệu quả cao cho Công ty, thị trờng kinh doanh ngày càng rộng lớn và số lợng hàng hoá bán ra ngày càng nhiều Việc kinh doanh đã tạo công ăn việc làm cho hơn 70 lao động với mức thu nhập bình quân từ 1.800.000 đồng đến 2.000.000 đồng, số lợng hàng hoá bán ra ngày càng nhiều đáp ứng đợc thị hiếu ngày càng cao của khách hàng

Qua hơn 4 năm thành lập và phát triển, với sự lãnh đạo năng động, sáng tạo của lãnh đạo Công ty, với sự đoàn kết, nhất trí, thống nhất và sự quyết tâm của toàn thể cán bộ, công nhân viên trong Công ty, Công ty luôn hoàn thành tốt chỉ tiêu đặt

ra, nâng cao đời sống vật chất cho cán bộ công nhân viên trong Công ty và tạo ra nguồn thu không nhỏ cho Ngân Sách Nhà Nớc Công ty đã từng bớc tháo gỡ đợc mọi khó khăn, trở ngại, phấn đấu vơn lên để có chỗ đứng vững chắc trong cơ chế thị trờng hiện nay, góp phần nhỏ bé vào công cuộc công nghiệp hoá, hiên đại hoá,

đổi mới đất nớc hiên nay

Với sự nỗ lực không ngừng của toàn thể công nhân viên, Công ty TNHH Quang Quân ngày càng phát triển ổn định và tạo đợc vị thế trên thị trờng, mở rộng

và phát triển thị trờng ra các tỉnh lân cận Kết quả kinh doanh hiệu quả đó thể hiện qua kết quả sau đây.

Bảng 1.1:Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

1 Doanh thu BH và cung cấp dịch vụ 1 9,635,600,000 12,906,400,000

2 Các khoản giảm trừ doanh thu 2 10,530,000 12,825,0003

Doanh thu thuần về BH và cung

cấp dịch vụ

109,625,070,000 12,893,575,000

4 Giá vốn hàng bán 11 7,421,200,000 9,928,000,0005

Lợi nhuận gộp về bán hàng và

cung cấp dịch vụ

202,203,870,000 2,965,575,000

6 Doanh thu hoạt động tài chính 21 18,250,000 35,500,000

16 Lợi nhuận sau thuế TNDN 60 1,305,639,000 1,799,610,750

1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.

Đối với doanh nghiệp thương mại núi chung và đối với Cụng ty TNHH Quang Quõn khõu bỏn hàng là khõu quan trọng quyết định sự tồn tại và phỏt triển của Cụng ty Vỡ thế, cụng ty luụn tỡm mọi cỏch để nõng cao khả năng đỏp ứng nhu

cầu khỏch hàng một cỏch tối đa nhất nhằm nõng cao chất lượng bỏn hàng và uy tớn của mỡnh trờn thị trường.

Với tính chất là một doanh nghiệp thơng mại Công ty kinh doanh các ngành nghề sau:

Ngành nghề kinh doanh

+ Mua bán đồ gỗ gia dụng

+ Mua bán vật liệu xây dựng

+ Mua bán vật t nông nghiệp

+ Xây dựng công trình dân dụng

+ Xây dựng công trình thuỷ lợi

+ Xây dựng công trình giao thông

+ Vận tải hàng hoá bằng đờng bộ

Công ty TNHH Quang Quân hoạt động theo phơng thức mua vào bán ra nhằm đem lại lợi nhuận Là Công ty bán buôn và bán lẻ hàng hoá nên mặt hàng của Công ty rất phong phú và đa dạng Công ty có chức năng chính là kinh doanh Th-

ơng mại với ngành hàng chủ yếu là các mặt hàng nội thất để phục vụ đông đảo nhu cầu ngời tiêu dùng Do vậy, sản phẩm của công ty là sản phẩm hoàn chỉnh

Công ty TNHH Quang Quân chuyên cung cấp, thiết kế, lắp đặt thiết bị nội thất với các mặt hàng đa dạng nh:

+ Nội thất văn phòng:

- Bàn ghế văn phòng bằng gỗ MDF chất lợng cao có sơn phủ PU

- Ghế bọc nỉ

- Ghế lng cao - trung - thấp

+ Nội thất gia đình:

- Cửa Pano

- Ghế Sofa, ghế tựa

- Vách ngăn gỗ

- Gi¸ s¸ch

- Bµn vi tÝnh, bµn ¨n, bµn häc

- KÖ tivi, m¸y giÆt, kÖ bÕp

- Tñ ng¨n kÐo, tñ quÇn ¸o

+ Néi thÊt c«ng nghiÖp:

Để đạt được điều đó công ty đã đề ra cho mình nhiệm vụ sau:

1- Việc chăm sóc khách hàng trước và sau bán hàng luôn được Công ty ưu tiên hàng đầu Với chính sách bán hàng, bảo hành, bảo dưỡng sản phẩm hàng hoá tốt doanh nghiệp luôn dành được sự ưu ái của bạn hàng trong quá trình giao dịch

4- Thực hiện đầy đủ cam kết với khỏch hàng về sản phẩm theo nguyờn tắc đụi bờn cựng cú lợi

5- Cú chớnh sỏch tốt đối với nhõn viờn trong Cụng ty

6- Chấp hành tốt cỏc nghĩa vụ đối với nhà nước về thuế và cỏc khoản đúng gúp

Công ty đã có rất nhiều những thuận lợi trong việc kinh doanh của mình nh

đội ngũ cán bộ công nhân viên giàu kinh nghiệm, nhiệt tình, đoàn kết thống nhất để vợt những khó khăn do cơ chế thị trờng gây ra, hơn nữa địa điểm kinh doanh nằm ở trung tâm là nơi có số lợng dân c đông và thuận tiện cho đi lại

Tuy nhiên bên cạnh những thuận lợi là những khó khăn mà công ty còn gặp phải đó là nền kinh tế thị trờng phát triển sâu rộng nên các đối thủ cạnh tranh của công ty là rất đa dạng và phức tạp Đây là khó khăn cơ bản mà Công ty bắt buộc phải tham gia cạnh tranh để tồn tại và phát triển

1.2 Công tác tổ chức quản lý, tổ chức sản xuất kinh doanh, tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Quang Quân.

1.2.1 Quy trình kinh doanh của Công ty.

Công ty TNHH Quang Quân là doanh nghiệp chuyên cung cấp cho thị trờng các sản phẩm từ gỗ nh: bàn ghế, tủ, giờng, két sắt Công ty hoạt động theo ph… ơng thức mua vào bán ra nhằm thu lợi nhuận

Với quy trình kinh doanh dới đây Công ty TNHH Quang Quân luôn hớng tới mục tiêu không ngừng phát triển các hoạt động kinh doanh thu lợi nhuận tối đa, tạo việc làm ổn định, cải thiện điều kiện làm việc, năng cao thu nhập và đời sống của nhân viên và làm tròn nghĩa vụ với Nhà nớc theo luật định, thực hiện chủ trơng phát triển kinh tế nhiều thành phần của Đảng, Nhà nớc và của địa phơng, góp phần tạo

ra sản phẩm cho xã hội và thực hiện các mục tiêu kinh tế - xã hội khác

Sơ đồ 1.1: Quy trình kinh doanh của Công ty.

Thu thập thông tin từ khách hàng Thu thập thông tin từ khách hàng

Các đơn hàng đợc đặt hàng qua hệ thống bán hàng của công ty Các đơn hàng

đợc xử lý có hệ thống từ trên xuống dới, là một quy trình khép kín

Sản phẩm đợc nhập về luôn đợc đảm bảo về chất lợng lẫn mẫu mã, lu trữ ở trong kho hàng của công ty, dới sự giám sát của bộ phận chuyên trách kho

Lên phương án kinh doanh Lên phương án kinh doanh

Quảng cáo sản phẩm Nhập hàng

Xem xét khả năng thanh toán

Thanh toán

Mua chịu

Mua chịu Thanh toán

ngay

Thanh toán ngay

Ghi nhận nợ

Đơn hàng đợc kiểm tra tính chính xác và xác thực sẽ đợc xử lý, đa lên phơng

án nhập sản phẩm về kho Liên hệ với khách hàng để thuận lợi cho việc giao sản phẩm đúng thời gian yêu cầu của đơn đặt hàng Tuỳ theo từng đơn đặt hàng với số lợng nhiều hay ít, yêu cầu của khách hàng mà thời gian giao hàng nhanh hay chậm Công ty cũng kiểm tra việc thanh toán của các đơn hàng Các đơn hàng đều đ-

ợc thanh toán ngay sau khi giao hàng, nhng có những trờng hợp: nếu khách hàng có

đơn đặt hàng đã nợ quá nhiều thì công ty yêu cầu thanh toán hết số đã nợ rồi sẽ tiếp tục giao hàng tiếp

Khách hàng có thể thanh toán tiền hàng bằng cách chuyển khoản hoặc thanh toán bằng tiền mặt ngay sau khi giao hàng

Công ty rất khéo léo trong việc bán hàng, tiếp thị mà còn kết hợp chính sách chăm sóc khách hàng Đa ra các chơng trình khuyến mại giảm giá hấp dẫn cho khách hàng vào dịp: đầu năm học, chào mừng quốc khánh Chính vì thế mà thị tr… -ờng của công ty ngày càng đợc mở rộng, đáp ứng đợc thị hiếu của ngời tiêu dùng từ

hộ gia đình cho đến công ty, văn phòng, trờng học

1.2.2 Công tác tổ chức bộ máy quản lý.

1.2.2.1 Tổ chức bộ máy quản lý.

Công ty TNHH Quang Quân là một đơn vị hạch toán độc lập dới sự quản lý của nhà nớc, nên về cơ bản việc tổ chức bộ máy quản lý cũng giống nh các đơn vị khác Mối quan hệ của tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Quang Quân đ-

ợc thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty.

BAN GIáM

ĐốC

Ghi chú: Quản lý trực tuyến:

Mối quan hệ tơng tác:

1.2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng bộ phận:

* Ban Giám đốc: Bao gồm một Giám đốc và hai Phó giám đốc có nhiệm vụ

chỉ đạo, điều hành toàn bộ hoạt động của Công ty và chịu trách nhiệm toàn bộ công việc kinh doanh của Công ty trớc Nhà nớc và Pháp luật

Ban giám đốc quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của công ty

Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phơng án đầu t của công ty

Ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty

Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty Ký kết hợp

đồng nhân danh công ty

Các quyền và nhiệm vụ khác đợc quy định tại điều lệ công ty, hợp đồng lao

động mà giám đốc và phó giám đốc ký với công ty

Giỏm đốc do người quyết định thành lập Cụng ty tuyển chọn, bổ nhiệm, miễn nhiệm hoặc ký hợp đồng Giỏm đốc là người cú năng lực kinh doanh và tổ chức quản lý Cụng ty; cú trỡnh độ đại học; cú chuyờn mụn thuộc lĩnh vực sản xuất kinh doanh của Cụng ty; cú ớt nhất 3 năm kinh nghiệm tham gia quản lý, điều hành lĩnh vực kinh doanh chớnh của Cụng ty, hiểu biết Phỏp luật và cú ý thức chấp hành Phỏp luật Nhiệm vụ và quyền hạn của Giỏm đốc Cụng ty được quy định như sau:

PHòNG KINH DOANH

PHòNG

Kế TOáN

Xõy dựng chiến lược phỏt triển, kế hoạch dài hạn của Cụng ty, dự ỏn đầu tư liờn doanh, đề ỏn tổ chức quản lý của Cụng ty.

- Quyết định cỏc dự ỏn đầu tư, cỏc hợp đồng bỏn Tài sản cú giỏ trị đến 30% tổng giỏ trị cũn lại trờn sổ sỏch kế toỏn của Cụng ty hoặc tỷ lệ nhỏ hơn quy định tại điều lệ của Cụng ty; cỏc hợp đồng vay, cho vay, thuờ, cho thuờ và hợp đồng kinh tế khỏc do điều lệ Cụng ty quy định nhưng khụng vượt quỏ mức vốn điều lệ của Cụng ty

- Điều hành hoạt động của Cụng ty; tổ chức thực hiện chiến lược phỏt triển,

kế hoạch kinh doanh, cỏc dự ỏn đầu tư, cỏc quyết định của chủ sở hữu quy định tại Luật Doanh nghiệp Nhà nước; đại diện Cụng ty ký kết và chỉ đạo thực hiện cỏc hợp đồng kinh tế dõn sự

- Ban hành cỏc định mức kinh tế - kỹ thuật, tiờu chuẩn sản phẩm, đơn giỏ tiền lương ỏp dụng trong nội bộ Cụng ty phự hợp với quy định của Nhà nước

- Tuyển chọn, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật Phú giỏm đốc, Kế toỏn trưởng sau khi cú sự phờ duyệt của người cú thẩm quyền

- Quyết định tuyển chọn, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng hoặc bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật trưởng phũng, phú phũng và cỏc chức danh tương đương trong Cụng ty

- Giỏm đốc cú nghĩa vụ thực hiện trung thực; cú trỏch nhiệm cỏc quyền và nhiệm vụ được giao vỡ lợi ớch của Cụng ty

+ Các nhiệm vụ khác khi đợc giám đốc phân công

Giúp Giám đốc ra quyết định, quy chế, nội quy, thủ tục về tổ chức nhân sự lao động tiền lơng và chính sách xã hội Liên hệ với các cơ quan, làm thủ tục giải

quyết chế độ chính sách cho mọi đối tợng trong công ty và giải quyết những vấn đề xã hội khác theo quy định Dự thảo các văn bản về tổ chức nhân sự, quy chế lao

động tiền lơng, tuyển dụng, điều động, đào tạo, miễn nhiệm, bổ nhiệm, các hình thức trả lơng, phơng pháp tính lơng, định mức tiền lơng cho phù hợp Thực hiện công tác tổ chức nhân sự đảm bảo yêu cầu, chiến lợc của công ty Việc xây dựng quy chế lơng thởng, các bộ phận khuyến khích kích thích ngời lao động làm việc thực hiện đầy đủ các chế độ cho ngời lao động

* Phòng kế hoạch:

Căn cứ vào các chỉ tiêu sản xuất kinh doanh của công ty đề ra theo phơng

h-ớng phát triển ngắn hạn và dài hạn; Căn cứ vào khă năng kỹ thuật, tài chính, lao

động, thiết bị nhà xởng lập các kế hoạch phơng án tổ chức thực hiện về hợp đồng kinh tế, cung ứng vật t, phân bổ kế hoạch đơn hàng cho các đội theo thời gian, từng yêu cầu cụ thể của hợp đồng

- Lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm

- Thực hiện chế độ xuất nhập, cấp phát thanh toán hàng hoá, vật t theo đúng chế độ và định mức kỹ thuật mà hợp đồng quy định Tổ chức tốt hệ thống kho tàng vật t hàng hoá

- Điều độ sản xuất, kiểm tra kiểm soát các định mức lao động, đơn giá sản phẩm, tiền lơng ở các đơn vị với kết quả hợp đồng đã ký kết Chấn chỉnh điều phối,

đảm bảo công bằng về lao động, việc làm thu nhập ở các đơn vị

Tiếp nhận và điều động các công nhân viên, lập các chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh của công ty, giúp cho Giám đốc nắm rõ thêm tình hình của Công ty Nghiên cứu và phát triển thị trờng, đề ra những chính sách kinh doanh phù hợp nhằm đẩy mạnh công tác tiêu thụ sản phẩm

* Phòng kinh doanh:

- Tiêu thụ sản phẩm hàng hoá

- Công tác kế hoạch ngắn hạn, dài hạn

- Điều độ hàng hoá kịp thời, cung ứng vật t, nguyên nhiên vật liệu, phụ tùng phục vụ cho quá trình hoạt động của công ty.

- Tiếp thị và tiêu thụ các mặt hàng của công ty

- Kinh doanh thơng mại theo giấy phép đăng ký kinh doanh của công ty

- Thực hiện thu đòi công nợ với khách hàng

- Quản lý, sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực của công ty giao cho

- Tạo mẫu mã sản phẩm mới cho khách hàng có yêu cầu

- Chấp hành Điều lệ công ty, pháp luật hiện hành, thực hiện đầy đủ chế độ báo cáo theo quy định

Tìm kiếm thị trờng đầu vào và đầu ra, nghiên cứu về các loại kế hoạch, dự

án, đa ra các phơng án lập, phơng án điều hành Ngoài ra, phòng kinh doanh tham

mu cho Giám đốc ký kết các hợp đồng Là nơi diễn ra quá trình mua bán, thực hiện các hợp đồng của công ty Ngoài ra còn có nhiệm vụ marketing và quảng cáo sản phẩm trên thị trờng

* Phòng kế toán:

Tổ chức triển khai các công việc quản lý tài chính của Công ty theo phân cấp

để phục vụ sản xuất kinh doanh của Công ty

Chỉ đạo thực hiện các công việc về lĩnh vực kế toán, thống kê theo quy chế tài chính đảm bảo chính xác, kịp thời, trung thực

Thực hiện kiểm tra các hợp đồng kinh tế

Thực hiện quản lý chế độ chính sách tài chính của Công ty và chế độ chính sách với ngời lao động trong Công ty theo quy định hiện hành

Tổng hợp số liệu báo cáo tài chính hàng tháng, quý, năm của Công ty theo quy

định của Công ty và chế độ báo cáo tài chính theo quy định của Bộ tài chính

Tổ chức thực hiện các thủ tục quản lý thanh toán nội bộ, thanh quyết toán các hợp đồng kinh tế thuộc phạm vi Công ty đợc phân cấp quản lý …