ÔN TẬP TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN DOANH NGHIỆP

Câu 1: AnhChị hãy nhận diện và mô tả chất lượng của thông tin trong quản lý thông qua đặc tính của thông tin. Cho 1 ví dụ cụ thể. Trả lời: Thông tin được đánh giá thông qua các thuộc tính liên quan đến đặc điểm của thông tin , các thuộc tính của thông tin được đưa ra để nhận biết được một thông tin có chất lượng tốt hay không tốt. các thuộc tính của thông tin là một nhóm các đặc điểm qua đó chất lượng thông tin được đánh giá Thông thường các đặc điểm đánh giá được xếp thành các nhóm đặc biệt như thời gian, nội dung, hình thức và các đặc điểm khác.

TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN DOANH NGHIỆP Câu 1: Anh/Chị nhận diện mô tả chất lượng thơng tin quản lý thơng qua đặc tính thơng tin Cho ví dụ cụ thể Trả lời: Thơng tin đánh giá thơng qua thuộc tính liên quan đến đặc điểm thông tin , thuộc tính thơng tin đưa để nhận biết thơng tin có chất lượng tốt hay khơng tốt thuộc tính thơng tin nhóm đặc điểm qua chất lượng thơng tin đánh giá Thông thường đặc điểm đánh giá xếp thành nhóm đặc biệt thời gian, nội dung, hình thức đặc điểm khác - Các thuộc tính thời gian: đặc điểm thời gian thể tính chất thời gian thơng tin thu thập • Tính lúc: thông tin cần phải đáp ứng cần Nếu thông tin đáp ứng sớm trễ khơng có giá trị sử dụng • Tính cập nhật: thông tin cần cập nhật phù hợp với hoàn cảnh chuyển đến người nhận • Tính thường xun: cần thơng tin theo chu kỳ thời gian đó, ví dụ cần thơng tin hàng ngày, tuần, hay tháng • Tính thời đoạn: thông tin thời đoạn đó, ví dụ dự báo doanh số tháng - Các thuộc tính nội dung: đặc điểm nội dung mô tả nội dung thơng tin để có thơng tin chất lượng tốt • Chính xác: thơng tin chứa lỗi khơng có có giá trị sử dụng • Thích hợp: thơng tin cung cấp cần phải phù hợp liên quan tới hoàn cảnh cần phải với mà người nhận thông tin cần Thơng tin khơng thích hợp nhiều lúc cịn gây nhiều vi phạm thuộc tính chất lượng khác súc tích • Đầy đủ: phải cung cấp tất thông tin cần thiết để đáp ứng nhu cầu thông tin người nhận Thông tin không đầy đủ dẫn đến vi phạm thuộc tính khác phạm vi xác • Súc tích: thơng tin nên cung cấp ngắn gọn dạng tóm tắt đơn giản đủ để người tiếp nhận hiểu Ví dụ biểu diễn thơng tin tình hình doanh số thị trường biểu diễn hình thức biểu đồ bảng không diễn dịch thành lời • Đúng phạm vi: phạm vi thông tin cung cấp phải phù hợp với nhu cầu thông tin người nhận Thông tin cung cấp cho người nhận cần xác định xem có liên quan đến tổ chức hay hồn cảnh khơng tập trung vào vần đề chi tiết vấn đề tổng quát - Các thuộc tính hình thức: mơ tả hình thức thông tin đưa đến người nhận • Rõ ràng: thơng tin nên trình bày với hình thức phù hợp với người nhận Những chi tiết thơng tin làm bật lên để người nhận dễ dàng hiểu • Chi tiết: thơng tin nên trình bày cách chi tiết dễ hiểu Nhưng nên làm rút gọn thông tin lại để trường hợp khác họ lại cần tóm tắt • Có thứ tự: thơng tin cần trình bày có thứ tự phù hợp Ví dự báo cáo quản trị thường bắt đầu tóm tắt để nhà quản trị hiểu vấn đề tổng quan trước nghiên cứu chi tiết • Trình bày phù hợp: có nhiều phương thức giúp cho thơng tin rõ ràng ví dụ trình bày thơng tin dạng số đồ thị 1/15 • Phương tiện truyền thơng phù hợp: thơng tin cần đucợ trình bày qua phương tiện nghe nhìn phù hợp, ví dụ báo cáo trình bày dạng giấy in, khi thuyết trình thường sử dụng cách trình bày máy chiếu - Các thuộc tính khác: ngồi đặc điểm trên, để đánh giá thơng tin cịn có đặc điểm khác • Bảo mật: tính bí mật nguồn thơng tin người nhận Người nhận thông tin cần chứng thực để biết xác có người nhận hay khơng Khi thơng tin mang tính bí mật bị lộ giá trị bị ảnh hưởng • Tin cậy: nguồn tin nhận thông tin phải nguồn tin cậy xác thực khứ • Phù hợp: người phép nhận thơng tin nhận ví dụ người nhận thông tin phải với vai trị • Đúng người nhận: thơng tin khơng có giá trị đucợ truyền đến sai người cần nhận thơng tin • Truyền kênh: tổ chức thường có sách hay thủ tục truyền thơng tin tình cụ thể Ví dự có góp ý với nhân viên phỉa truyền thơng tin dạng viết đơn từ hay văn để truyền lên cấp theo hệ thống cấp bậc, truyền theo dạng truyền miệng bị thất đường Câu 2: Anh/Chị nhận diện mơ tả tính chất việc đề định cấp độ quản trị tính chất thơng tin cần thiết tương ứng với cấp Cho ví dụ cụ thể Trả lời: Các đặc điểm định ban hành tổ chức thay đổi cấp độ Chiến lược Chiến thuật Tác nghiệp quản trị người định - - - Chiến lược: quản lý kế hoạch dà hạn tổ chức Các định thường khơng có cấu trúc khơng thường xun Quyết định cấp quản lý có ảnh hưởng rộng lên tổ chức khó thay đổi Ví dụ: định chọn lựa thị trường để xâm nhập Chiến thuật: quản lý kế hoạch trung hạn tổ chức Thường theo dõi hiệu suất làm việc tổ chức, kiểm soát ngân quỹ, đặt nguồn lực thiết lập sách định cấp thường hướng đến mục tiêu trung hạn, góp phần hồn thành mục tiêu chất lượng dài hạn tổ chức Ví dụ: thiết lập ngân quỹ cho phịng ban Tác nghiệp: quản lý kế hoạch ngắn hạn, dạng theo ngày hay tuần, kiểm soát hoạt động tổ chức Các định cấp thường nhằm vào mục tiêu trung hạn, tuân theo ngân quỹ, sách, thủ tục thiết lập cấp chiến thuật Các định tác nghiệp có tính cấu trúc cao ảnh hưởng đến tồn tổ chức Ví dụ: Quyêt định thiết lập sản lượng cho ngày tuần  Đặc điểm loại định cấp quản trị Cấp Quản Trị Loại Thời gian Ảnh hưởng Tần suất định đến tổ chức định 2/15 Chiến lược Dài hạn Lớn Chiến Thuật Khơng có cấu trúc  Trung hạn Vừa Khơng thường xun  Tác nghiệm Có cấu trúc Ngắn hạn Nhỏ Thường xuyên  Ví dụ loại định - - - Có cấu trúc: lập kế hoạch tác nghiệp • Xử lý đơn đặt hàng nào? • Chiết khấu cho khách hàng nào? Bán cấu trúc: lập kế hoạch chiến thuật • Làm để nhắm tới khách hàng có khả mang lại lợi nhuận cao nhất, đặc điểm họ • Giá tốt cho sản phẩm Khơng có cấu trúc: lập kế hoạch chiến lược • Doanh nghiệp nên kinh doanh lĩnh vực nào? • Cấu trúc tổ chức doanh nghiệp nào? • Nên sử dụng kênh phân phối nào?  Đặc điểm thông tin định cấp quản trị Cấp Quản Thời Tần suất Nguồn Tính Phạm chi tiết Trị gian chắn vi Chiến lược Dài hạn Khơng Ngồi Khơng Rộng Tổng thường chắn quát xuyên       Chiến Thuật Tác nghiệm Ngắn hạn Thường Trong Chắc chắn Hẹp Chi tiết xuyên Câu 3: Anh/Chị giới thiệu mô hình hệ thống, nhận diện mơ tả q trình xử lý để tạo bảng cân đối kế toán theo khái niệm hệ thống bao gồm: đầu vào, quy trình xử lý, phản hồi điều chỉnh Anh/Chị phải định nghĩa liệu, thông tin quy tắc nghiệp vụ cần thiết cách rõ ràng ngắn gọn Trả lời:  Mơ hình hệ thống - Với mơ hình này, liệu sử dụng làm đầu vào cho q trình tạo thơng tin đầu Đầu vào Xử lý Đầu Tuy nhiên mơ hình hệ thống tĩnh Với thiết kế hiệu suất hệ thống điều chỉnh khơng có kiểm tra để đảm bảo hệ thống hoạt động xác  Mơ hình chung hệ thống 3/15 Để đảm bảo hiệu suất hoạt động hệ thống, tiếp nhận ý kiến phản hồi từ phía người sử dụng chất lượng đầu ra, kịp thời sửa chữa vấn đề xảy nhằm đảm bảo hệ thống thực theo mục đích hệ thống phải thiết kế dựa mơ hình chung sau: Điều khiển Phản hồi Đầu vào Xử lý Đầu Các hệ thống thiết kế theo mơ hình gọi hệ thống thích nghi, có nghĩa hệ thống cho phép theo dõi điều chỉnh vấn để phát sinh trình hoạt động cách kịp thời Các thành phần hệ thống - Đầu vào(Input): nguyên vật liệu dùng cho trình tạo sản phẩm cụ thể - Xử lý(Process): trình chuyển đổi có mục đích đầu vào tạo thành đầu - Đầu ra(Output): sản phẩm hoàn tất hệ thống tạo Đầu tồn nhiều dạng: sản phẩm, dịch vụ, thơng tin… Xét mơn học này, đầu thơng tin có giá trị, hiểu theo ngữ cảnh cụ thể, phục vụ cho trình định nhà quản trị - Phản hồi(Feedback): cung cấp thông tin hiệu suất hoạt động, chất lượng đầu vào, đầu hay vấn đề trục trặc q trình xử lý để kịp thời điều chỉnh hành vi hệ thống Ví dụ chế phản hồi như: thực phép đo dây chuyền sản xuất, thông tin phản hồi khách hàng trang web cơng ty - Điều khiển(Control): chế kiểm sốt, để thực thay đổi cần thiết hệ thống, đảm bảo hệ thống làm việc hướng tới hoàn thành mục tiêu(thường tạo sản phẩm cụ thể) Kiểm soát thường thực cách điều chỉnh quy trình thành phần đầu vào hệ thống đạt đầu yêu cầu - Ví dụ: hệ thống kế tốn doanh nghiệp • Đầu vào: phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn, hợp đồng… • Xử lý: phần mềm kế tốn, Bảng tính excel, Quy trình hạch tốn… • Đầu ra: Các báo cáo tài • Phản hồi: giả sử báo cáo cuối ngày lượng tiền mặt tồn quỹ nhiều số tiền thực tế quỹ -> chế phản hồi giúp ta kiểm tra xem ngun nhân có sai lệch • Điều khiển: thực hiện, sửa chữa để kết lượng tiền mặt tồn quỹ báo cáo thực tế khớp Câu 4: Anh/Chị nhận diện mô tả tính chất hệ thống Cho ví dụ cụ thể (Giống tài liệu) Câu 5: Anh/Chị giới thiệu mô tả nguồn lực tạo thành hệ thống thông tin cho biệt thuận lợi hạn chế việc thực hệ thống thông tin máy tính? Trả lời: Các nguồn lực hệ thống thông tin: 4/15 a Con người: nguồn lực người bao gồm người thiết kế, người phát triển, trì, vận hành người sử dụng hệ thống thơng tin Ví dụ: nhà quản trị, nhân viên nập liệu, nhân viên kỹ thuật b Phần cứng: tài nguyên phần cứng không giới hạn phần cứng máy tính mà cịn bao gồm tất phương tiện, cơng cụ, máy móc Ví dụ: điện thoại, máy fax, giấy in c Phần mềm: tài nguyên phần mềm khơng chương trình máy tính cơng cụ lưu trữ thơng tin mà cịn bao gồm quy trình, thủ tục sử dụng người dùng Ví dụ: tài liệu hướng dẫn sách doanh nghiệp, quy trình nghiệp vụ cho vay tiêu dùng ngân hàng d Truyền thông: tài nguyên truyền thông phương tiện cho phép truyền nhận liệu hệ thống khác Bao gồm: hệ thống mạng internet, mạng nội bộ, mạng điện thoại… e Dữ liệu: tài nguyên liệu bao gồm tất liệu có tổ chức, tồn dạng nào: sở liệu máy tính, hồ sơ giấy tờ, tài liệu lưu trữ, đĩa CD… ví dụ: hóa đơn, hợp đồng, báo cáo, số liệu Hệ thống thông tin (IS) công nghệ thôn tin (IT) Thuật ngữ hệ thống thông tin (IS) công nghệ thông tin (IT) hai khái niệm hoàn toàn khác IT thường đặt nặng vấn đề công nghệ IS không đề cập đến cơng nghệ mà cịn nghiên cứu việc kết hợp áp dụng quản lý, để đem lại lợi ích cho doanh nghiệp Trong tổ chức phát triển đại, hệ thống thông tin triển khai rộng rãi sở hỗ trợ công nghệ thông tin Điều có nghĩa IS giúp nhà quản trị làm cách để quản lý vận hành doanh nghiệp cách hiệu IT công cụ hỗ trợ họ thực điều Hệ thống thơng tin dựa cơng nghệ (máy tính) Thuận lợi: a Tốc độ: máy tính xử lý liệu gấp nhiều lần người, giúp hồn thành cơng việc thời gian ngắn b Độ xác: kết tính tốn thực máy tính hồn tồn xác Ngồi ra,có thể loại bỏ sai sót xảy người thực c Độ tin cậy: nhiều tổ chức, hệ thống thông tin dựa cơng nghệ máy tính thường hoạt động 24 ngày dừng lại sửa chữa bảo dưỡng định kỳ d Lập trình: hầu hết hệ thống thơng tin dựa máy tính tạo để thực chức cụ thể, lập trình để tùy biến chương trình linh hoạt theo người dùng e Công việc lặp lặp lại: hệ thống thông tin dựa công nghệ máy tính phù hợp với cơng việc lặp lặp lại, giúp tránh nhàm chán công việc Việc sử dụng cơng nghệ giúp giảm thiểu lỗi phát sinh tạo thời gian cho nhân viên thực nhiệm vụ khác doanh nghiệp Hạn chế: a Phán xét/kinh nghiệm: có tiến trí tuệ nhân tạo, hệ thống chun gia, hệ thống thơng tin máy tính khơng có khả giải vấn đề dựa vào kinh nghiệm b Tính ứng biến/linh hoạt: hệ thống thơng tin máy tính khơng thể phản ứng với tình huống, kiện bất ngờ ngồi ra, hầu hết hệ thống tạo để thực chức cụ thể, nên khó thay đổi để đáp ứng thay đổi yêu cầu sử dụng yêu cầu c Tính sáng tạo: hệ thống thiếu tính sáng tạo người, hệ thống xử lý vấn đề trừu tượng hay tìm cách thức để cải thiện quy trình d Trực giác: trực giác người đóng phần quan trọng tình định Ví dụ: người ta co1 thể sử dụng trực giác để đo lường tình trạng cảm xúc người 5/15 trước định có hay không họ tin xấu Hệ thống máy tính khơng thể sử dụng trực giác để phán đốn, khơng thích hợp số tính e Định tính thơng tin: nhà quản trị thường phải đưa định dựa thông tin phát sinh, cịn hệ thống khơng thể phân tích chất lượng thông tin để đưa cách xử lý vấn đề Câu 6: Anh/Chị giới thiệu mô tả hệ thống thông tin điều hành EIS cho biết hệ thống đucợ sử dụng cấp độ nào: chiến lược(strategic), cấp trung(tactical) hay tác nghiệp(operational) Cho ví dụ cụ thể Trả lời: EIS hệ thống dùng để trợ giúp cho nhà quản trị cấp cao thực định chiến lược chiến thuật Mục đích hệ thống cung cấp chức để phân tích, so sánh nêu bật xu hướng để giúp định hướng chiến lược cơng ty Một ứng dụng điển hình cho loại hệ thống theo dõi hiệu hoạt động tổ chức thay đổi mơi trường bên ngồi hoạt động đối thủ cạnh tranh EIS nhắc đến công cụ hỗ trợ cho nhà quản lý cấp cao Bởi định chiến lược có dựa sở thông tin đầu vào rộng, chúng cần phải tích hợp với hệ thống tác nghiệp kinh doanh Sự tích hợp khó khăn số cơng ty có nhiều hệ thống khơng tương thích Một số đặc tính quan trọng EIS: - Nó cung cấp thơng tin tóm tắt phép theo dõi hiệu kinh doanh Vấn đề đạt thông qua việc lường “các yếu tố thành công then chốt” (CSFs – Critical success factors) “các số đánh giá hiệu hoạt động chủ chốt (KPIs – Key performance indicators) Ở hiển thị cách đơn giản dễ hiểu biểu diễn đồ thị theo thời gian Nếu KPI giảm xuống đến giá trị định nghĩa sẵn hệ thống cảnh báo đến nhà quản trị - Nó thường sử dụng chủ yếu cho cấp chiến lược định cung cấp số tính cho cấp chiến thuật định - Nó cung cấp tính gọi drill-down, tính cho phép nhà quản trị tìm kiếm thêm nhiều thông tin cần thiết để định khám phá nguồn gốc vấn đề - Nó phải tích hợp với thành phần khác để giúp giải vấn đề Các thành phần Email, lập thời biểu thời biểu - Nó tích hợp liệu rộng từ nhiều nguồn thông tin khác bao gồm cơng ty, nguồn bên ngồi thơng tin thị trường đối thủ cạnh tranh Những nguồn cung cấp từ web - Nó thiết kế theo nhu cầu nàh quản lý thường người không thường xuyên sử dụng máy tính Nó phải dễ thao tác học Dashboard hay gọi digital dashboard dạng giao tiếp đồ họa (graphical interface) trợ giúp cho người không chuyên kỹ thuật hiểu thông tin tổ chức - Dashboard kết hợp chặt chẽ với khả drill-down phép xem thông tin từ tổng quát đến mức chi tiết cần - Dashboard thiết kế khơng nhằm thể khía cạnh tài mà thể vấn đề liên quan đến khía cạnh khách hàng, quy trình nghiệp vụ hoạc tập phát triển bảng điểm cân (balanced scorecard) Câu 7: Anh/Chị giới thiệu mô tả hệ thống hỗ trợ định DSS (Decision support Systems) cho biết hệ thống sử dụng cấp độ nào: cấp cao(strategic), cấp trung(tactical) hay tác nghiệp(operational) Cho ví dụ cụ thể 6/15 Trả lời: Hệ thống hỗ trợ định cung cấp thông tin nhằm hỗ trợ cho việc đề định cấp chiến lược chiến thuật thuận tiện dễ dàng Chúng hệ thống thông tin hỗ trợ cho nhà quản trị định cách tích hợp - Dữ liệu hiệu hoạt động công ty - Quy tắc nghiệp vụ dựa bảng định - Công cụ mơ hình phân tích cho hoạt động tiên đốn hoạch định - Giao diện đồ họa người dùng dễ sử dụng DSS thường sử dụng truy vấn kết nối báo cáo thông thường hệ thống thường xuyên sử dụng công cụ tiếp thị với ứng dụng như: - Tiên đoán việc bán hàng thơng qua phân tích số liệu dân cư - Tối ưu hóa mạng lưới phân phối, dùng mơ hình để chọn lựa vị trí tốt - Tối ưu hóa việc phối hợp hàng hóa Những mục tiêu DSS: - DSS phải hỗ trợ việc định định khơng có cấu trúc cấu trúc - DSS không nên tập trung hỗ trợ định cấp quản trị đơn lẻ mà tốt phải tích hợp để có trùng lắp định cấp quản trị tác nghiệp chiến thuật chiến lược - DSS nên hỗ trợ tất giai đoạn trình định - DSS nên dễ sử dụng Các thánh phần hệ thống hỗ trợ định: - Tương tác hội thoại (Dialogue): Cho phép người sử dụng thực truy vấn mơ hình hóa xem xét kết - Dữ liệu (Data): Nguồn liệu cần thiết để tạo thơng tin Ví dụ: sở liệu hệ thống bán hàng, hệ thống kế tốn - Mơ hình (Model): Cung cấp khả phân tích cho DSS Ví dụ: mơ hình tài chính… Câu 8: Anh/Chị giới thiệu mô tả hệ thống xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing Systems) cho biết hệ thống sử dụng cấp độ nào: cấp cao (strategic), cấp trung(tactical) hay tác nghiệp(operational) Cho ví dụ cụ thể Trả lời: TPS xử lý giao dịch thường xuyên bên bên doanh nghiệp đặt hàng sản phẩm hay dịch vụ phục vụ cho hoạt động cấp độ tác nghiệp TPS quản lý việc giao dịch thông tin tiền bạc doanh nghiệp với đối tác thứ ba khách hàng, nàh cung cấp, nhà phân phối Một số ví dụ hệ thống xử lý giao dịch: - Hệ thống đặt vé máy bay - Hệ thống tính tiền bán hàng siêu thị - Rút tiền từ máy ATM Như chức hệ thống TPS quyen thuộc thường xuyên Chúng thực thi chức quan trọng tổ chức Dữ liệu đucợ đưa vào hệ thống nhiều cách thức khác nhập trực tiếp từ bàn phím máy tính, thơng qua thiết bị đọc mã vạch, thẻ từ 7/15 Các giao dịch thực thi mạng nội (LAN) chi nhánh bán lẻ phòng giao dịch ngân hàng, giai đoạn giao dịch xử ký thời gian thực sau liệu truyền thơng qua mạng diện rộng (WAN) đến máy tính trung tâm Đơi liệu gia dịch, chẳng hạn đơn hàng khách hàng trung thành lưu trữ máy chủ cục siêu thị thời gian thực sau truyền đến trung tâm thơng qua hệ thống lơ (Batch system) siêu thị đóng cửa Có kiểu hệ thống giao dịch vận hành hệ thống xử lý theo lô (Batch system) hệ thống xử lý theo thời gian thực (Realtime system) a Hệ thống xử lý theo lô: tập hợp thông tin giao dịch vào lô xử lý vào thời điểm có mật độ giao dịch thấp b Hệ thống xử lý theo thời gian thực: xử lý thông tin cách tức thời giao dịch xảy Thông tin từ hệ thống xử lý giao dịch đucợ truy xuất từ chi nhánh trụ sở cách sử dụng báo cáo trực tuyến để biết hàng tồn kho sử dụng báo cáo ngoại tuyến thơng tin thường lưu trữ hệ thống tách biệt để phục vụ cho q trình phân tích chi tiết Vì hệ thống TPS đóng vai trị liên hệ trực tiếp với khách hàng nhà cung cấp nên hệ thống bị lỗi ảnh hưởng lớn đến hoạt động tổ chức Bạn tưởng tượng điều xảy hệ thống đặt vé máy bay gặp cố Vì mà phải hệ thống tin cậy an toàn, phải nói thêm liệu đucợ ghi nhận hệ thống TPS thường đucợ dùng để theo dõi hiệu hoạt động tổ chức Câu 9: Anh/Chị giới thiệu mô tả hệ thống làm việc theo nhóm (Groupware) cho biết hệ thống đucợ sử dụng cấp độ nào: chiến lược(strategic), cấp trung(tactical) hay tác nghiệp(operational) Cho ví dụ cụ thể Trả lời: Quản lý làm việc theo nhóm(Groupware) hệ thống cho phép thông tin việc đề định chia sẻ người làm việc công tác với việc giải vấn đề Hệ thống bao gồm hoạt động lập lịch điều phối họp, chia sẻ tài liệu truyền thông từ xa Groupware hỗ trợ nhóm làm việc cung cấp ba chế: - Truyền thông giao tiếp (communication): đặc tính cốt lõi Groupware cho phép thơng tin chi7a sẻ gửi đến người khác thông qua thư điện tử - Làm việc cộng tác (collaboration): hoạt động phối hợp để giải vấn đề kinh doanh để hiểu nhiệm vụ 8/15 Phối hợp làm việc (coordination): hoạt động để đảm bảo chắn nhóm làm việc hiệu đạt mục đích Cơ chế bao gồm việc phân phối nhiệm vụ đến thành viên, xem xét qua hiệu làm việc điều phối họp điện tử Các hình thức làm việc theo nhóm Đồng (synchronous) Bất đồng (asynchronous) Cùng địa điểm Cùng thời gian, nơi chốn Khác thời gian, nơi chốn (same location) Ví dụ: Phần mềm hỗ trợ hội Ví dụ: hệ thống quản lý luồng họp công việc Khác địa điểm Cùng thời gian, khác nơi chốn Khác thời gian, khác nơi chốn (Different location) Ví dụ: hội thảo trực tuyến Ví dụ: hệ thống email thảo luận theo nhóm - Trao đổi đồng bộ: Khi người trao đổi thông tin với như: chat thời gian thực trao đổi giao tiếp với qua điện thoại - Trao đổi bất đồng bộ: Khi người cộng tác gửi thơng điệp cho người nhận truy xuất đến chúng sau Hình thức thường sử dụng email thảo luận nhóm Các chức hệ thống GroupWare Chức Groupware Ứng dụng Email tin nhắn Email, xử lý biểu mẫu điện tử Quản lý nhóm làm việc hỗ trợ Giám sát từ xa, phân phối quyền truy xuất định Luồng công việc đặc biệt Quan hệ công tác linh hoạt Luồng công việc theo cấu trúc Quản lý cơng việc theo cấu trúc Thơng thường ứng dụng lịch điện tử thư điện tử mua từ gói phần mềm riêng biệt Tuy nhiên vài phần mềm cung cấp gói sản phẩm có chức Groupware Một sản phẩm Lotus Notes, ứng dụng sử dụng sở liệu phép chia sẻ liệu dạng văn bản, đồ họa, âm thanh, video Hệ thống hoạt động mạng cục mạng diện rộng cho phép thông tin chia sẻ nơi cách xa Những gói sản phẩm Groupware có tính tích hợp khác Novell Group Microsoft Exchange - Câu 10: Anh/Chị giới thiệu hệ thống thông tin doanh nghiệp (Enterprise System) Giới thiệu mơ tả vai trị hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp (ERP) Trả lời: Hệ thống thông tin doanh nghiệp (Enterprise System) nhắm đến việc hỗ trợ hoạt động tổ chức thông qua chức bên tổ chức Các hệ thống dùng cơng nghệ thơng tin để tích hợp thơng tin doanh nghiệp với người có liên quan bên khách hàng, nhà cung cấp, đối tác - Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp (ERP – Enterprise resource planning) - Hệ thống quản trị quan hệ khách hàng (CRM – Customer relationship management) - Hệ thống quản trị quan hệ nhà cung cấp (SRM – Supplier relationship management) - Hệ thống quản trị chuỗi cung ứng (SCM – Supply chain management) Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp hệ thống cung cấp giải pháp tổng thể từ nhà cung cấp hệ thống cách tích hợp chức kinh doanh thuộc chuỗi giá trị sản xuất, phân phối, bán hàng, tài nguồn nhân lực Nó thường triển khai với phương pháp mua phần mềm có sẵn (off the shelf) có chỉnh sửa tùy biến Những lợi ich từ hệ thống ERP 9/15 Tích hợp tất hoạt động bên bên để làm tăng hiệu chất lượng dịch vụ khách hàng - Chia sẻ thông tin tổ chức tốt - Công việc hỗ trợ bảo trì hệ thống đơn giản so với mơ hình hệ thống cũ - ứng dụng giải pháp ERP tốt từ công ty khác điểm không thuận lợi hệ thống ERP - Chi phí cao để chi trả cho nàh cung cấp triển khai hệ thống lớn, phức tạp - Yêu cầu phải có thay đổi lớn tổ chức thực Các hệ thống ERP cho phép số tùy biến (chứ khơng phải toàn hệ thống) cách sử dụng giao diện lập trình ứng dụng (APIs – Application Programming interfaces) API cung cấp phương thức chuẩn để trao đổi liệu phần mềm cho phép lập trình viên truy xuất đến số thành phần hệ thống ERP - Câu 11: Anh/Chị giới thiệu hệ thống thông tin doanh nghiệp (Enterprise Systems) Giới thiệu mơ tả vai trị hệ thống quản trị quan hệ khách hàng (CRM) Trả lời: Hệ thống thông tin doanh nghiệp (Enterprise System) nhắm đến việc hỗ trợ hoạt động tổ chức thông qua chức bên tổ chức Các hệ thống dùng cơng nghệ thơng tin để tích hợp thơng tin doanh nghiệp với người có liên quan bên khách hàng, nhà cung cấp, đối tác - Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp (ERP – Enterprise resource planning) - Hệ thống quản trị quan hệ khách hàng (CRM – Customer relationship management) - Hệ thống quản trị quan hệ nhà cung cấp (SRM – Supplier relationship management) - Hệ thống quản trị chuỗi cung ứng (SCM – Supply chain management) CRM bao hàm tất hoạt động để tạo mối quan hệ với khách hàng, mục đích để xây dựng trì mối quan hệ với khách hàng Hệ thống CRM hệ thống thiết kế để tích hợp nhóm hệ thống thơng tin có chứa thơng tin khách hàng Nó bao gồm ứng dụng sở liệu chi tiết khách hàng thói quen khách hàng, ứng dụng xử lý hóa đơn bán hàng tự động bán hàng Quan điểm nhằm thu hút khách hàng, giữ khách hàng tăng gắn bó khách hàng với tổ chức Các hệ thống CRM xây dựng “xoay quanh” sở liệu sở liệu truy xuất nhân viên khách hàng thơng qua website thường đề cập e-CRM Những ứng dụng thường tích hợp vào hệ thống CRM là: - Tập hợp liệu khách hàng: bao gồm thơng tin cá nhân chi tiết tuổi, giới tính, địa liên lạc, gồm ghi liệu giao dịch thiết lập địa điểm, ngày tháng, số lượng giá Thông tin đucợ dùng nhân viên call center để làm tăng hiệu tùy biến dịch vụ họ khách hàng riêng lẻ - Phân tích liệu khách hàng: Nắm bắt thông tin khách hàng để tổ chức định vị nhóm khách hàng mục tiêu dựa tiêu chí then chốt doanh nghiệp Những thông tin sử dụng để làm tăng hiệu chiến dịch quảng cáo - Tự động cho phận bán hàng: chu kỳ từ kế hoạch ban đầu đến kết thúc trình bán hàng dịch vụ sau bán hàng thuận lợi với hỗ trợ hệ thống CRM Công nghệ phải hỗ trợ tất ứng dụng thông qua kênh truyền thông sử dụng nhân viên khách hàng Các kênh truyền thông bao gồm gặp mặt trực tiếp, gửi thư, gọi điện thoại thư điện tử phải tốt cách thức tương tác qua web Những công nghệ để thực CRM chọn lựa cách tích hợp hệ thống cũ có sẵn (như hệ thống xử ký hóa đơn bán hàng) chọn 10/15 nhà cung cấp đơn lẻ ERP Những hệ thống từ nhà cung cấp đơn lẻ SAP Oracle cung cấp tốt cho việc tích hợp thể có dịch vụ khách hàng tiềm Tuy nhiên giải pháp tương đối đắt để cài đặt cơng ty dường khơng thể cung cấp tốt ứng dụng tất khía cạnh việc triển khai CRM Câu 12: Anh/Chị giới thiệu hệ thống thông tin doanh nghiệp (Enterprise Systems) Giới thiệu mơ tả vai trị hệ thống quản trị quan hệ nhà cung cấp (SRM) Trả lời: Hệ thống thông tin doanh nghiệp (Enterprise System) nhắm đến việc hỗ trợ hoạt động tổ chức thông qua chức bên tổ chức Các hệ thống dùng công nghệ thông tin để tích hợp thơng tin doanh nghiệp với người có liên quan bên ngồi khách hàng, nhà cung cấp, đối tác - Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp (ERP – Enterprise resource planning) - Hệ thống quản trị quan hệ khách hàng (CRM – Customer relationship management) - Hệ thống quản trị quan hệ nhà cung cấp (SRM – Supplier relationship management) - Hệ thống quản trị chuỗi cung ứng (SCM – Supply chain management) SRM đề cập đến tất hoạt động bao hàm thành phần từ nhà cung cấp thu mua, bao hàm hoạt động hậu cần đầu vào vận chuyển kho hàng Thu mua thành phần quan trọng SRM chi phí nguyên liệu chiếm phần đáng kể tổng chi phí để tạo sản phẩm dịch vụ Một vấn đề khác tăng tầm quan trọng hoạt động thu mua việc sử dụng hiệu hệ thống tự động địi hỏi phải có chất lượng cao nguồn đáng tin cậy nguyên liệu có sẵn Đây trường hợp theo cách hệ thống hoạch định sản xuất JET, đòi hỏi việc phân phối ngun liệu có chất lượng hồn hảo, vào thời điểm số lượng Một khía cạnh SRM việc chọn lựa nhà cung cấp, trước chọn lựa nhà cung cấp, tổ chức phải định xem có khả thi đáp ứng mong đợi việc sản xuất sản phẩm dịch vụ nội Những người thu mua phận thu mua phân tích nên làm mua để xác định nguồn cung cấp Thường hàng hóa có nguồn từ bên có chi phí thấp với chất lượng cao chuyển giao nhanh so với từ nàh cung cấp bên SRM bao hàm yếu tố kho hàng Khi sản xuất hàng hóa hữu hình phải cung cấp vùng đệm cung cầu cách giữ kho hàng hóa Nhiều tổ chức có vị trí cụ thể để lưu giữ hàng hóa, thường gọi kho hàng trung tâm phân phối Hầu hết kho hàng dùng để lưu giữ nguyên liệu thô phục vụ cho hoạt động sản xuất thành phẩm sẵn sàng để phân phối cho khách hàng SRM giúp đạt việc tiết kiệm kể, lợi ích khác, vấn đề có tác động trực tiếp đến khách hàng bao gồm chu kỳ mua hàng nhanh dẫn đến nhu cầu nguyên liệu tồn kho nhân viên tiêu tốn thời gian để tìm kiếm đặt hàng hài hịa với việc giao hóa đơn SRM giúp tiết kiệm việc tự động kiểm tra hợp lệ trước đồng ý sử dụng ngân sách cá nhân hay phịng ban, dẫn đến cần người để xử lý hóa đơn tốn thời gian SRM giúp có linh hoạt tốt việc chọn lựa đặt hàng từ nhiều nhà cung cấp khác tùy thuộc vào nhà cung cấp có giá tốt Một lợi ích SRM việc tích hợp với nhiều hệ thống thơng tin, dùng để xem xét tổng thể thành phần khác hoạt động SRM Rào cản việc sử dụng SRM khó khăn việc liên kết với hệ thống nhà cung cấp hệ thống nhà cung cấp khơng tương thích khơng tồn 11/15 Câu 13: Anh/Chị giới thiệu hệ thống thông tin doanh nghiệp (Enterprise Systems) Giới thiệu mơ tả vai trị hệ thống quản trị chuỗi cung ứng (SCM) Trả lời: Hệ thống thông tin doanh nghiệp (Enterprise System) nhắm đến việc hỗ trợ hoạt động tổ chức thông qua chức bên tổ chức Các hệ thống dùng cơng nghệ thơng tin để tích hợp thơng tin doanh nghiệp với người có liên quan bên khách hàng, nhà cung cấp, đối tác - Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp (ERP – Enterprise resource planning) - Hệ thống quản trị quan hệ khách hàng (CRM – Customer relationship management) - Hệ thống quản trị quan hệ nhà cung cấp (SRM – Supplier relationship management) - Hệ thống quản trị chuỗi cung ứng (SCM – Supply chain management) Chuỗi cung ứng bao gồm chuỗi hoạt động di chuyển nguyên vật liệu từ nhà cung cấp qua trình xử lý để đến khách hàng Mỗi hàng hóa dịch vụ có chuỗi cung ứng nó, bao gồm nhiều tổ chức hoạt động xử lý, vận chuyển kho hàng bán lẻ Bên ngược dòng/Cung cấp Nhà cung cấp Thu mua Hậu cần bên Bên xi dịng/u cầu Các hoạt động Quản lí phân phối vật lí Quản trị nguyên liệu Khách hàng Hậu cần bên ngồi Quản lí chuỗi cung ứng hậu cần Những hoạt động bên phía đầu vào tổ chức đucợ gọi với thuật ngữ “xi dịng” (upstream) “bên cung cấp” (supply side) đưa vào lớp nhà cung cấp Các nhà cung cấp xi dịng (upstream suppliers) mà cung cấp cho tổ chức cách trực tiếp gọi “lớp đầu tiên” (first-tier) nhà cung cấp cho tổ chức “lớp đầu tiên” gọi “lớp thứ hai” (second-tier) Những hoạt động bên phía đầu tổ chức thưởng đề cập với thuật ngữ “ngược dòng” (downstream) haoc85 “bên đề nghị” (demand side) “bên cung cấp” (supply side) đưa vào lớp khách hàng Ví dụ khách hàng xi dịng nhà bán sỉ bán lẻ Quản trị chuỗi cung ứng hậu cần thuật ngữ đucợ dùng để việc quản lý dòng ngun liệu thơng qua tồn chuỗi cung ứng - Hậu cần bên (inbound logistics): mô tả hoạt động di chuyển nguyên liệu vào bên từ nhà cung cấp - Hậu cần bên (outbound logistics): mô tả hoạt động di chuyển nguyên liệu bên đến khách hàng - Quản trị nguyên liệu (Materials management): mô tả di chuyển nguyên liệu bên tổ chức - Các nhà cung cấp xuôi dòng(Upstream suppliers): nhà cung cấp cho tổ chức hàng hóa dịch vụ 12/15 - Các khách hàng ngược dòng(Downstream supplier): khách hàng tổ chức nhà bán sỉ nhà bán lẻ Câu 14: Anh/Chị giới thiệu mô tả việc triển khai ứng dụng hệ thống thông tin quản lý nhân (HRM IS) doanh nghiệp Trả lời: Quản trị nguồn nhân lực (Human resource managerment) vấn đề quản trị để đảm bảo nhân viên tổ chức có kỹ cơng cụ cần thiết nhằm đáp ứng mục tiêu chiến lược tổ chức Việc quản lý nguồn nhân lực tổ chức vấn đề then chốt góp phần vào thành cơng Việc phát triển nguồn nhân lực tổ chức đặc biệt quan trọng công ty dịch vụ, nơi nhân viên nhiều khả đươc yêu cầu làm công tác liên hệ với khách hàng Các định nguồn nhân lực hỗ trợ hệ thống thông tin yêu cầu từ hai phía, trung tâm chức năng, nguồn nhân lực nhà quản lý lĩnh vực kinh doanh Các tổ chức cần nguồn cung cấp nhân lực đào tạo đủ điều kiện để đạt mục tiêu họ Các mục tiêu phần mềm HRM: Nguyên tác phần mềm HRM để hoạt động hệ thống lưu trữ truy xuất khối lượng lớn liệu đặc tả nhân viên cơng việc Ở liệu u cầu cho ứng dụng điều phối báo cáo cho quan phủ, thơng tin cho việc tuyển dụng chọn lựa, đưa mô hình dự báo phức tạp cho kế hoạch tồn người lao động - Phân tích thiết kế công việc (Job analysis and design): đặc tả công việc bao gồm mục đích, cơng việc trách nhiệm, đưa yêu cầu kỹ năng, kiến thức yêu cầu khác - Quản lý công việc (Job management): bao gồm việc ghi nhận tiến ứng viên thông qua đánh giá phẩm chất, đào tạo, tiền lương lập kế hoạch lợi ích Việc quản trị yêu cầu thông tin nguồn nhân lực có sẵn từ tất tổ chức tuân thủ pháp luật ý tế, pháp luật an tồn, quy định hội bình đẳng lịch sử bệnh tất nhân viên - Tuyển dụng (Recruitment): lên kế hoạch tuyển dụng, vấn, gửi thư liên hệ đến ứng viên Ứng dụng phần mềm HRM - HRM cần có sở liệu để lưu trữ liệu nhân viên tổ chức như: họ tên, địa chỉ, chức vụ, cấp, thâm niên làm việc… thông tin liệu cần thiết để xây dựng đặc tả công việc, yêu cầu ứng viên, xác định nhu cầu đào tạo… Ngoài hệ thống cịn cần chức trợ giúp tìm kiếm ứng viên phù hợp với công việc, giao tiếp với hệ thống tiền lương, chấm công… - Các doanh nghiệp nhỏ tự xây dựng đucợ sở liệu chức cần thiết, doanh nghiệp lớn phải thuê đối tác bên để thực phải mua giải pháp phần mềm từ nhà cung cấp chuyên nghiệp Câu 15: Anh/Chị giới thiệu mô tả việc triển khai ứng dụng hệ thống thông tin tiếp thị (Marketing IS) doanh nghiệp Trả lời Hệ thống thông tin tiếp thị cung cấp thông tin hỗ trợ cho việc đề định từ cấp tác nghiệp đến cấp chiến thuật, chiến lược vấn đề liên quan đến tiếp thị Một số dạng ứng dụng hệ thống thông tin tiếp thị: - Phần mềm tiếp thị từ xa (Telemarketing) - Hệ thống quản trị quan hệ khách hàng (CRM) 13/15 Hệ thống thông tin địa lý (GIS – Geographical information systems) Phần mềm tiếp thị từ xa (Telemarketing): Phần mềm thiết kế để thực việc tự động gọi vào số điện thoại khách hàng tiềm dựa thông tin liệu khách hàng chứa sở liệu Phần mềm cho phép lưu trữ yêu cầu khách hàng, làm thư chào hàng hiển thị thông tin thu thập từ khách hàng để tham chiếu gọi thực Các phận kinh doanh bảo hiểm, tài cá nhân, tư vấn trợ giúp khách hàng thường sử dụng dạng phần mềm Ví dụ: hệ thống CIT (computer integrated telephony) Phần mềm tích hợp với hệ thống Workflow để tự động hóa quy trình thực Hệ thống quản trị quan hệ khách hàng (CRM) CRM bao hàm tất hoạt động để tạo mối quan hệ với khách hàng, mục đích để xây dựng trì mối quan hệ với khách hàng Hệ thống CRM hệ thống thiết kế để tích hợp nhóm hệ thống thơng tin có chứa thơng tin khách hàng Nó bao gồm ứng dụng sở dự liệu chi tiết khách hàng thói quen khách hàng, ứng dụng xử lý hóa đơn bán hàng tự động bán hàng Quan điểm nhằm thu hút khách hàng, giữ khách hàng tăng gắn bó khách hàng với tổ chức Hệ thống thông tin địa lý (GIS) GIS sử dụng đổ để hiển thị thông tin vị trí địa lý khác dạng đồ họa trực quan phục vụ cho hoạt động kinh doanh tiếp thị khu vực, mật độ dân cư, hệ thống chi nhánh, vị trí đặt điểm bán hàng hay đặt máy ATM GIS thường nhân viên phận tiếp thị bán hàng sử dụng để thực phân tích nhu cầu thị trường - Câu 16: Anh/Chị giới thiệu mô tả việc triển khai ứng dụng hệ thống thơng tin kế tốn (AIS) doanh nghiệp Trả lời Hệ thống thông tin kế toán (AIS – Accounting information system) dùng hoạt động tài kế tốn doanh nghiệp như: xử lý bán hàng, tiền lương, ngân sách báo cáo tình hình tài Những chức khác bao gồm quản lý đầu tư quản lý đóng tiền nói chung Có loại hệ thống thơng tin kế toán là: - Hệ thống kế toán tác nghiệp (operational accounting systems): ghi nhận hoạt động giao dịch hàng ngày cấp tác nghiệp xử lý bán hàng, quản lý kho - Hệ thống kế toán quản trị (management accounting systems): gọi hệ thống thơng tin tài (financial information systems) cho phép lập kế hoạch kiểm toán hoạt động tài doanh nghiệp có liên kết đến hệ thống EIS Các chức AIS - Xử lý bán hàng (SOP – sales order processing): thành phần đặc biệt quan trọng ghi nhận lại giao dịch bán hàng cung cấp tài liệu cho thành phần khác kiểm soát kho hàng sản xuất Nó liên kết với chức quản lý tiền lương để tính phần thưởng cho người bán dựa biên lai đơn đặt hàng khách hàng - Quản lý kho (inventory): hệ thống dùng để cập nhật số lượng hàng hóa cách ghi nhận lại hàng hóa sử dụng cho hóa đơn bán hàng - Tiền lương (Payroll): Thành phần xử lý khoản phải toán cho nhân viên, bao gồm việc khấu trừ bảo hiểm thuế - Lập ngân sách (Budgeting systems): thành phần quan trọng việc quản trị Một khoản ngân sách định trước định kỳ so sánh với chi phí thực tế khác biệt 14/15 ghi nhận mâu thuẫn Sự so sánh việc phân bổ ngân sách thực (bỏ nhận về) báo cáo để quản lý - Báo cáo dòng tiền (Cashflow reporting): nguyên nhân việc kinh doanh thất bại dự trữ tiền mặt không đủ để giữ cho chức tổ chức hoạt động Báo cáo đóng tiền cần thiết để theo dõi dự trữ tiền mặt tổ chức Báo cáo sử dụng công cụ lập kế hoạch cách kết hợp kịch chi phí kịch doanh thu khác nghiên cứu kết ứng dụng phần mềm cho AIS - Bảng tính: tình tốn, xử lý nghiệp vụ theo nguyên lý kế toán thực báo cáo tài theo nhu cầu Ví dụ: MS Excel - Các gói phần mềm kế tốn: sử dụng hệ thống kế toán tác nghiệp Những yêu cầu cho hệ thống thơng tin kế tốn khác theo loại hình hệ thống vấn đề dễ sử dụng hiệu suất thường coi quan trọng Trong hệ thống kế tốn, tính xác độ tin cậy tối thượng - Các gói phần mềm cho việc lập mơ hình tài chính: sử dụng hệ thống kế toán quản trị hay hệ thống thơng tin tài 15/15 ... số liệu Hệ thống thông tin (IS) công nghệ thôn tin (IT) Thuật ngữ hệ thống thông tin (IS) công nghệ thơng tin (IT) hai khái niệm hồn tồn khác IT thường đặt nặng vấn đề công nghệ IS không đề cập... thống thông tin doanh nghiệp (Enterprise System) nhắm đến việc hỗ trợ hoạt động tổ chức thông qua chức bên tổ chức Các hệ thống dùng công nghệ thông tin để tích hợp thơng tin doanh nghiệp với người... quan hệ nhà cung cấp (SRM) Trả lời: Hệ thống thông tin doanh nghiệp (Enterprise System) nhắm đến việc hỗ trợ hoạt động tổ chức thông qua chức bên tổ chức Các hệ thống dùng cơng nghệ thơng tin