Câu 1: AnhChị hãy nhận diện và mô tả chất lượng của thông tin trong quản lý thông qua đặc tính của thông tin. Cho 1 ví dụ cụ thể. Trả lời: Thông tin được đánh giá thông qua các thuộc tính liên quan đến đặc điểm của thông tin , các thuộc tính của thông tin được đưa ra để nhận biết được một thông tin có chất lượng tốt hay không tốt. các thuộc tính của thông tin là một nhóm các đặc điểm qua đó chất lượng thông tin được đánh giá Thông thường các đặc điểm đánh giá được xếp thành các nhóm đặc biệt như thời gian, nội dung, hình thức và các đặc điểm khác.
Trang 1TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN DOANH NGHIỆP
Câu 1: Anh/Chị hãy nhận diện và mô tả chất lượng của thông tin trong quản lý thông qua đặc tính của
thông tin Cho 1 ví dụ cụ thể
Trả lời:
Thông tin được đánh giá thông qua các thuộc tính liên quan đến đặc điểm của thông tin , các thuộc tính của thông tin được đưa ra để nhận biết được một thông tin có chất lượng tốt hay không tốt các thuộc tính của thông tin là một nhóm các đặc điểm qua đó chất lượng thông tin được đánh giá
Thông thường các đặc điểm đánh giá được xếp thành các nhóm đặc biệt như thời gian, nội dung, hình thức
và các đặc điểm khác
- Các thuộc tính về thời gian: các đặc điểm về thời gian thể hiện các tính chất về thời gian của thông tin khi thu thập
Tính đúng lúc: thông tin cần phải được đáp ứng khi cần Nếu thông tin được đáp ứng sớm quá hoặc trễ quá thì sẽ không có giá trị sử dụng
Tính cập nhật: thông tin cần được cập nhật phù hợp với hoàn cảnh hiện tại khi chuyển đến người nhận
Tính thường xuyên: cần một thông tin theo một chu kỳ thời gian nào đó, ví dụ như cần thông tin
đó hàng ngày, tuần, hay tháng
Tính thời đoạn: thông tin chỉ đúng trong một thời đoạn nào đó, ví dụ như dự báo doanh số trong một tháng tiếp theo
- Các thuộc tính về nội dung: các đặc điểm về nội dung mô tả nội dung của thông tin để có được thông tin chất lượng tốt
Chính xác: thông tin chứa lỗi sẽ không có hoặc ít có giá trị sử dụng
Thích hợp: thông tin được cung cấp cần phải phù hợp hoặc liên quan tới hoàn cảnh và cần phải đúng với cái mà người nhận thông tin đang cần Thông tin không thích hợp nhiều lúc còn gây ra nhiều vi phạm các thuộc tính chất lượng khác như súc tích
Đầy đủ: phải cung cấp tất cả những thông tin cần thiết để đáp ứng nhu cầu thông tin của người nhận Thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến vi phạm các thuộc tính khác như phạm vi hoặc chính xác
Súc tích: thông tin nên được cung cấp ngắn gọn hoặc dưới dạng tóm tắt đơn giản đủ để người tiếp nhận hiểu Ví dụ khi biểu diễn các thông tin về tình hình doanh số thị trường biểu diễn dưới hình thức biểu đồ hoặc bảng chứ không diễn dịch thành lời
Đúng phạm vi: phạm vi của thông tin được cung cấp phải phù hợp với nhu cầu thông tin của người nhận Thông tin cung cấp cho người nhận cần được xác định xem có liên quan đến tổ chức hay hoàn cảnh không và nó tập trung vào vần đề chi tiết hay là vấn đề tổng quát
- Các thuộc tính về hình thức: mô tả hình thức của thông tin được đưa đến người nhận như thế nào
Rõ ràng: thông tin nên được trình bày với hình thức phù hợp với người nhận Những chi tiết của thông tin có thể được làm nổi bật lên để người nhận dễ dàng hiểu được
Chi tiết: thông tin nên được trình bày một cách chi tiết dễ hiểu Nhưng cũng nên làm một bản rút gọn thông tin lại để trong các trường hợp khác họ lại cần một bản tóm tắt
Có thứ tự: thông tin cần được trình bày có thứ tự phù hợp Ví dự như báo cáo quản trị thường bắt đầu bằng một tóm tắt để nhà quản trị có thể hiểu được vấn đề tổng quan trước khi nghiên cứu chi tiết
Trang 2 Trình bày phù hợp: có nhiều phương thức giúp cho thông tin rõ ràng hơn ví dụ như trình bày thông tin dưới dạng số của đồ thị
Phương tiện truyền thông phù hợp: thông tin cần đucợ trình bày qua các phương tiện nghe nhìn phù hợp, ví dụ như các bản báo cáo được trình bày dưới dạng giấy in, trong khi đó khi thuyết trình thường sử dụng cách trình bày bằng máy chiếu
- Các thuộc tính khác: ngoài các đặc điểm ở trên, để đánh giá thông tin còn có các đặc điểm khác
Bảo mật: tính bí mật của nguồn thông tin của người nhận Người nhận thông tin cần được chứng thực để biết chính xác có đúng người nhận hay không Khi thông tin mang tính bí mật bị
lộ ra giá trị của nó sẽ bị ảnh hưởng
Tin cậy: nguồn tin nhận thông tin phải là nguồn tin cậy được xác thực trong quá khứ
Phù hợp: chỉ những người được phép nhận thông tin mới được nhận ví dụ như người nhận thông tin phải đúng với vai trò của mình
Đúng người nhận: thông tin sẽ không có giá trị khi đucợ truyền đến sai người cần nhận thông tin
Truyền đúng kênh: các tổ chức thường có những chính sách hay thủ tục truyền thông tin đối với những tình huống cụ thể Ví dự như khi có góp ý với một nhân viên thì phỉa truyền thông tin dưới dạng viết đơn từ hay văn bản để truyền lên cấp trên theo hệ thống cấp bậc, còn nếu truyền theo dạng truyền miệng có thể bị thất thoát giữa đường
Câu 2: Anh/Chị hãy nhận diện và mô tả tính chất của việc đề ra quyết định ở các cấp độ quản trị và tính
chất của thông tin cần thiết tương ứng với từng cấp Cho 1 ví dụ cụ thể
Trả lời:
Các đặc điểm của các quyết định được ban hành trong tổ chức thay đổi cấp độ quản trị của người ra quyết định
- Chiến lược: quản lý những kế hoạch dà hạn của tổ chức Các quyết định thường là không có cấu trúc và không thường xuyên Quyết định của cấp quản lý này có ảnh hưởng rộng lên tổ chức và khó thay đổi Ví dụ: quyết định chọn lựa thị trường mới để xâm nhập
- Chiến thuật: quản lý những kế hoạch trung hạn của tổ chức Thường theo dõi hiệu suất làm việc của tổ chức, kiểm soát ngân quỹ, sắp đặt các nguồn lực và thiết lập chính sách quyết định ở cấp này thường hướng đến mục tiêu trung hạn, góp phần hoàn thành mục tiêu chất lượng dài hạn của
tổ chức Ví dụ: thiết lập ngân quỹ cho các phòng ban
- Tác nghiệp: quản lý các kế hoạch ngắn hạn, dạng theo từng ngày hay tuần, kiểm soát các hoạt động của tổ chức Các quyết định ở cấp này thường nhằm vào mục tiêu trung hạn, tuân theo ngân quỹ, chính sách, thủ tục được thiết lập ở cấp chiến thuật Các quyết định tác nghiệp có tính cấu trúc
Chi ến lư ợc
Chiến thuật Tác nghiệp
Trang 3cao và ít ảnh hưởng đến toàn bộ tổ chức Ví dụ: Quyêt định thiết lập sản lượng cho từng ngày hoặc từng tuần
Đặc điểm về các loại quyết định của cấp quản trị
Cấp Quản Trị Loại quyết
định
Thời gian Ảnh hưởng
đến tổ chức
Tần suất ra quyết định Chiến lược Không có cấu
trúc
xuyên
Ví dụ về các loại quyết định
- Có cấu trúc: lập kế hoạch tác nghiệp
Xử lý đơn đặt hàng như thế nào?
Chiết khấu cho khách hàng như thế nào?
- Bán cấu trúc: lập kế hoạch chiến thuật
Làm thế nào để nhắm tới khách hàng có khả năng mang lại lợi nhuận cao nhất, các đặc điểm của họ
Giá nào là tốt nhất cho sản phẩm
- Không có cấu trúc: lập kế hoạch chiến lược
Doanh nghiệp nên kinh doanh trong lĩnh vực nào?
Cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp sẽ như thế nào?
Nên sử dụng kênh phân phối nào?
Đặc điểm thông tin trong quyết định của từng cấp quản trị
Cấp Quản
Trị
Thời gian
Tần suất Nguồn Tính chắc
chắn
Phạm vi
chi tiết
Chiến lược Dài hạn Không
thường xuyên
chắc chắn
quát
Chiến Thuật
Tác nghiệm Ngắn hạn Thường
xuyên
Trong Chắc chắn Hẹp Chi tiết
Câu 3: Anh/Chị hãy giới thiệu các mô hình của hệ thống, nhận diện và mô tả quá trình xử lý để tạo ra
bảng cân đối kế toán theo khái niệm hệ thống bao gồm: đầu vào, quy trình xử lý, phản hồi và điều chỉnh Anh/Chị phải định nghĩa các dữ liệu, thông tin và quy tắc nghiệp vụ cần thiết một cách rõ ràng và ngắn gọn
Trả lời:
Mô hình cơ bản của hệ thống
- Với mô hình cơ bản này, các dữ liệu được sử dụng làm đầu vào cho một quá trình tạo ra các thông tin đầu ra
Đầu vào Xử lý Đầu ra
Trang 4Tuy nhiên đây chỉ là mô hình của hệ thống tĩnh Với thiết kế này hiệu suất của hệ thống không thể điều chỉnh được và không có kiểm tra để đảm bảo rằng hệ thống hoạt động chính xác
Mô hình chung của hệ thống
Để đảm bảo hiệu suất hoạt động của hệ thống, tiếp nhận các ý kiến phản hồi từ phía người sử dụng về chất lượng đầu ra, kịp thời sửa chữa các vấn đề xảy ra nhằm đảm bảo hệ thống thực hiện theo đúng mục đích thì hệ thống phải được thiết kế dựa trên mô hình chung như sau:
Các hệ thống được thiết kế theo mô hình này được gọi là hệ thống thích nghi, có nghĩa là hệ thống cho phép chúng ta theo dõi và điều chỉnh các vấn để phát sinh trong quá trình hoạt động một cách kịp thời Các thành phần cơ bản của hệ thống
- Đầu vào(Input): là các nguyên vật liệu dùng cho quá trình tạo ra một sản phẩm cụ thể
- Xử lý(Process): quá trình chuyển đổi có mục đích các đầu vào tạo thành đầu ra
- Đầu ra(Output): là sản phẩm hoàn tất do hệ thống tạo ra Đầu ra cũng có thể tồn tại dưới nhiều dạng: sản phẩm, dịch vụ, thông tin… Xét trong môn học này, thì đầu ra là những thông tin có giá trị, được hiểu theo từng ngữ cảnh cụ thể, phục vụ cho quá trình ra quyết định của nhà quản trị
- Phản hồi(Feedback): cung cấp thông tin về hiệu suất hoạt động, chất lượng đầu vào, đầu ra hay các vấn đề trục trặc trong quá trình xử lý để có thể kịp thời điều chỉnh hành vi của hệ thống Ví dụ về
cơ chế phản hồi như: thực hiện các phép đo trên một dây chuyền sản xuất, hoặc thông tin phản hồi của khách hàng trên một trang web của công ty
- Điều khiển(Control): cơ chế kiểm soát, để thực hiện những thay đổi cần thiết trên hệ thống, đảm bảo rằng hệ thống làm việc luôn hướng tới hoàn thành mục tiêu(thường là tạo ra một sản phẩm cụ thể) Kiểm soát thường được thực hiện bằng cách điều chỉnh các quy trình và các thành phần đầu vào của hệ thống cho đến khi đạt được đầu ra đúng yêu cầu
- Ví dụ: hệ thống kế toán của doanh nghiệp
Đầu vào: phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn, hợp đồng…
Xử lý: phần mềm kế toán, Bảng tính bằng excel, Quy trình hạch toán…
Đầu ra: Các báo cáo tài chính
Phản hồi: giả sử báo cáo cuối ngày lượng tiền mặt tồn quỹ nhiều hơn số tiền thực tế tại quỹ -> cơ chế phản hồi giúp ta kiểm tra xem nguyên nhân vì sao có sự sai lệch
Điều khiển: thực hiện, sửa chữa để kết quả lượng tiền mặt tồn quỹ trên báo cáo và trên thực
tế khớp nhau
Đầu vào Xử lý Đầu ra
Phản hồi Điều khiển
Trang 5Câu 4: Anh/Chị hãy nhận diện và mô tả 6 tính chất của hệ thống Cho 1 ví dụ cụ thể
(Giống tài liệu)
Câu 5: Anh/Chị hãy giới thiệu và mô tả về các nguồn lực tạo thành hệ thống thông tin và cho biệt thuận
lợi và hạn chế của việc thực hiện hệ thống thông tin trên máy tính?
Trả lời:
Các nguồn lực của hệ thống thông tin:
a Con người: nguồn lực con người bao gồm những người thiết kế, người phát triển, duy trì, vận hành
và người sử dụng hệ thống thông tin Ví dụ: nhà quản trị, nhân viên nập dữ liệu, nhân viên kỹ thuật
b Phần cứng: tài nguyên phần cứng không giới hạn ở phần cứng máy tính mà còn bao gồm tất cả mọi phương tiện, công cụ, máy móc Ví dụ: điện thoại, máy fax, giấy in
c Phần mềm: tài nguyên phần mềm không chỉ là những chương trình máy tính và các công cụ lưu trữ thông tin mà nó còn bao gồm các quy trình, thủ tục được sử dụng bởi người dùng Ví dụ: tài liệu hướng dẫn về chính sách của doanh nghiệp, quy trình nghiệp vụ cho vay tiêu dùng của ngân hàng
d Truyền thông: tài nguyên truyền thông là phương tiện cho phép truyền nhận dữ liệu giữa các hệ thống khác nhau Bao gồm: hệ thống mạng internet, mạng nội bộ, mạng điện thoại…
e Dữ liệu: tài nguyên dữ liệu bao gồm tất cả các dữ liệu có trong một tổ chức, bất kể nó tồn tại dưới dạng nào: cơ sở dữ liệu trên máy tính, các hồ sơ giấy tờ, tài liệu lưu trữ, đĩa CD… ví dụ: hóa đơn, hợp đồng, báo cáo, số liệu
Hệ thống thông tin (IS) và công nghệ thôn tin (IT)
Thuật ngữ hệ thống thông tin (IS) và công nghệ thông tin (IT) là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau
IT thường đặt nặng vấn đề về công nghệ trong khi IS không chỉ đề cập đến công nghệ mà còn nghiên cứu việc kết hợp như thế nào trong áp dụng và quản lý, để đem lại lợi ích cho doanh nghiệp Trong các
tổ chức phát triển và hiện đại, hệ thống thông tin được triển khai rộng rãi trên cơ sở sự hỗ trợ của công nghệ thông tin Điều này có nghĩa IS giúp nhà quản trị làm cách nào để quản lý và vận hành doanh nghiệp một cách hiệu quả và IT là công cụ hỗ trợ họ hiện thực điều đó
Hệ thống thông tin dựa trên công nghệ (máy tính)
1 Thuận lợi:
a Tốc độ: máy tính có thể xử lý dữ liệu gấp nhiều lần con người, giúp hoàn thành công việc trong thời gian ngắn
b Độ chính xác: kết quả tính toán được thực hiện bởi máy tính là hoàn toàn chính xác Ngoài ra,có thể loại bỏ những sai sót có thể xảy ra khi con người thực hiện
c Độ tin cậy: trong nhiều tổ chức, hệ thống thông tin dựa trên công nghệ máy tính thường hoạt động 24 giờ một ngày và chỉ dừng lại khi sửa chữa hoặc bảo dưỡng định kỳ
d Lập trình: hầu hết hệ thống thông tin dựa trên máy tính được tạo ra để thực hiện một chức năng
cụ thể, và có thể lập trình để tùy biến chương trình linh hoạt theo người dùng
e Công việc lặp đi lặp lại: hệ thống thông tin dựa trên công nghệ máy tính phù hợp với công việc lặp đi lặp lại, giúp tránh đi sự nhàm chán trong công việc Việc sử dụng các công nghệ có thể giúp giảm thiểu lỗi phát sinh và tạo thời gian cho nhân viên thực hiện các nhiệm vụ khác trong doanh nghiệp
2 Hạn chế:
a Phán xét/kinh nghiệm: mặc dù có những tiến bộ trong trí tuệ nhân tạo, các hệ thống chuyên gia, hệ thống thông tin trên máy tính vẫn không có khả năng giải quyết vấn đề dựa vào kinh nghiệm
Trang 6b Tính ứng biến/linh hoạt: hệ thống thông tin trên máy tính không thể phản ứng với những tình huống, sự kiện bất ngờ ngoài ra, vì hầu hết các hệ thống được tạo ra để thực hiện một chức năng cụ thể, nên khó thay đổi nó để đáp ứng sự thay đổi yêu cầu sử dụng hoặc do các yêu cầu mới
c Tính sáng tạo: hệ thống thiếu tính sáng tạo của con người, do hệ thống không thể xử lý các vấn
đề trừu tượng hay tìm ra cách thức mới để cải thiện quy trình
d Trực giác: trực giác của con người có thể đóng một phần quan trọng trong các tình huống nhất định Ví dụ: người ta co1 thể sử dụng trực giác để đo lường tình trạng cảm xúc của một người trước khi quyết định có hay không để cho họ tin xấu Hệ thống trên máy tính không thể sử dụng trực giác để phán đoán, do đó không thích hợp trong một số tính huống
e Định tính thông tin: nhà quản trị thường phải đưa ra những quyết định dựa trên thông tin phát sinh, còn một hệ thống không thể phân tích chất lượng thông tin để đưa ra cách xử lý vấn đề
Câu 6: Anh/Chị hãy giới thiệu và mô tả hệ thống thông tin điều hành EIS và cho biết hệ thống này đucợ
sử dụng ở cấp độ nào: chiến lược(strategic), cấp trung(tactical) hay tác nghiệp(operational) Cho 1 ví dụ
cụ thể
Trả lời:
EIS là hệ thống dùng để trợ giúp cho các nhà quản trị cấp cao thực hiện các quyết định chiến lược hoặc chiến thuật Mục đích của hệ thống này là cung cấp các chức năng để phân tích, so sánh và nêu bật những
xu hướng để giúp định hướng chiến lược của một công ty Một ứng dụng điển hình cho loại hệ thống này
là theo dõi hiệu quả hoạt động của tổ chức đối với những thay đổi ở môi trường bên ngoài như các hoạt động của đối thủ cạnh tranh EIS được nhắc đến như là những công cụ hỗ trợ cho nhà quản lý cấp cao Bởi
vì các quyết định chiến lược có được là dựa trên cơ sở thông tin đầu vào rất rộng, chúng cần phải được tích hợp với những hệ thống tác nghiệp trong kinh doanh Sự tích hợp này có thể khó khăn trong một số công ty có nhiều hệ thống không tương thích nhau
Một số đặc tính quan trọng của EIS:
- Nó cung cấp thông tin tóm tắt để cho phép theo dõi hiệu quả kinh doanh Vấn đề này đạt được thông qua việc do lường như “các yếu tố thành công then chốt” (CSFs – Critical success factors) hoặc “các chỉ số đánh giá hiệu quả hoạt động chủ chốt (KPIs – Key performance indicators) Ở đây sẽ hiển thị một cách đơn giản dễ hiểu như biểu diễn bằng đồ thị theo thời gian Nếu một KPI giảm xuống đến một giá trị đã được định nghĩa sẵn hệ thống sẽ cảnh báo đến nhà quản trị
- Nó thường được sử dụng chủ yếu cho cấp chiến lược ra quyết định nhưng cũng có thể cung cấp một số tính năng cho cấp chiến thuật ra quyết định
- Nó cung cấp 1 tính năng gọi là drill-down, đây là tính năng cho phép nhà quản trị có thể tìm kiếm thêm nhiều thông tin cần thiết để ra quyết định hoặc khám phá nguồn gốc của vấn đề
- Nó phải tích hợp với các thành phần khác để giúp giải quyết vấn đề Các thành phần đó như Email, lập thời biểu và thời biểu
- Nó tích hợp dữ liệu rộng từ nhiều nguồn thông tin khác nhau bao gồm trong công ty, các nguồn bên ngoài như thông tin về thị trường và đối thủ cạnh tranh Những nguồn này có thể cung cấp từ web
- Nó được thiết kế theo nhu cầu của nàh quản lý thường là những người không thường xuyên sử dụng máy tính Nó phải dễ thao tác và học
Dashboard hay còn gọi là digital dashboard là dạng giao tiếp đồ họa (graphical interface) trợ giúp cho những người không chuyên về kỹ thuật hiểu được thông tin của tổ chức
Trang 7- Dashboard kết hợp chặt chẽ với khả năng drill-down để cho phép xem thông tin từ tổng quát đến mức chi tiết khi cần
- Dashboard được thiết kế không chỉ nhằm thể hiện các khía cạnh tài chính mà còn thể hiện được các vấn đề liên quan đến khía cạnh khách hàng, quy trình nghiệp vụ hoạc tập và phát triển trong bảng điểm cân bằng (balanced scorecard)
Câu 7: Anh/Chị hãy giới thiệu và mô tả hệ thống hỗ trợ ra quyết định DSS (Decision support Systems) và
cho biết hệ thống này được sử dụng ở cấp độ nào: cấp cao(strategic), cấp trung(tactical) hay tác
nghiệp(operational) Cho 1 ví dụ cụ thể
Trả lời:
Hệ thống hỗ trợ ra quyết định cung cấp các thông tin nhằm hỗ trợ cho việc đề ra quyết định ở cấp chiến lược và chiến thuật thuận tiện và dễ dàng hơn Chúng là những hệ thống thông tin hỗ trợ cho các nhà quản trị ra quyết định bằng cách tích hợp
- Dữ liệu về hiệu quả hoạt động trong công ty
- Quy tắc nghiệp vụ dựa trên bảng quyết định
- Công cụ và mô hình phân tích cho hoạt động tiên đoán và hoạch định
- Giao diện đồ họa người dùng dễ sử dụng
DSS thường sử dụng các truy vấn kết nối hơn là các báo cáo thông thường hệ thống này thường xuyên được sử dụng như là công cụ tiếp thị với những ứng dụng như:
- Tiên đoán việc bán hàng thông qua phân tích số liệu về dân cư
- Tối ưu hóa mạng lưới phân phối, dùng mô hình để chọn lựa các vị trí tốt nhất
- Tối ưu hóa trong việc phối hợp các hàng hóa
Những mục tiêu chính của DSS:
- DSS phải hỗ trợ việc ra quyết định nhưng trong các quyết định không có cấu trúc và bản cấu trúc
- DSS không nên tập trung hỗ trợ ra quyết định ở một cấp quản trị đơn lẻ mà tốt hơn là phải tích hợp để
có sự trùng lắp các quyết định của các cấp quản trị tác nghiệp chiến thuật và chiến lược
- DSS nên hỗ trợ tất cả các giai đoạn của quá trình ra quyết định
- DSS nên dễ sử dụng
Các thánh phần của hệ thống hỗ trợ ra quyết định:
- Tương tác hội thoại (Dialogue): Cho phép người sử dụng thực hiện truy vấn mô hình hóa và xem xét kết quả
- Dữ liệu (Data): Nguồn dữ liệu cần thiết để tạo ra các thông tin Ví dụ: các cơ sở dữ liệu của hệ thống bán hàng, hệ thống kế toán
- Mô hình (Model): Cung cấp khả năng phân tích cho DSS Ví dụ: mô hình tài chính…
Câu 8: Anh/Chị hãy giới thiệu và mô tả hệ thống xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing
Systems) và cho biết hệ thống này được sử dụng ở cấp độ nào: cấp cao (strategic), cấp trung(tactical) hay tác nghiệp(operational) Cho 1 ví dụ cụ thể
Trả lời:
TPS xử lý các giao dịch thường xuyên bên trong và bên ngoài doanh nghiệp như đặt hàng sản phẩm hay dịch vụ phục vụ cho hoạt động ở cấp độ tác nghiệp TPS quản lý việc giao dịch thông tin và tiền bạc giữa một doanh nghiệp với đối tác thứ ba như khách hàng, nàh cung cấp, nhà phân phối Một số ví
dụ trên hệ thống xử lý giao dịch:
Trang 8- Hệ thống đặt vé máy bay
- Hệ thống tính tiền bán hàng trong siêu thị
- Rút tiền từ máy ATM
Như vậy chức năng của hệ thống TPS là quyen thuộc và thường xuyên Chúng thực thi những chức năng quan trọng của tổ chức Dữ liệu đucợ đưa vào hệ thống bằng nhiều cách thức khác nhau như nhập trực tiếp từ bàn phím máy tính, thông qua thiết bị đọc mã vạch, thẻ từ
Các giao dịch sẽ được thực thi trong mạng nội bộ (LAN) ở các chi nhánh bán lẻ hoặc phòng giao dịch của ngân hàng, ở giai đoạn này giao dịch được xử ký trong thời gian thực và sau đó dữ liệu được truyền thông qua mạng diện rộng (WAN) đến máy tính trung tâm Đôi khi dữ liệu gia dịch, chẳng hạn như các đơn hàng của khách hàng trung thành được lưu trữ tại máy chủ cục bộ của siêu thị trong thời gian thực và sau
đó được truyền đến trung tâm chính thông qua hệ thống lô (Batch system) khi siêu thị đóng cửa
Có 2 kiểu hệ thống giao dịch chính trong vận hành là hệ thống xử lý theo lô (Batch system) và hệ thống xử lý theo thời gian thực (Realtime system)
a Hệ thống xử lý theo lô: tập hợp thông tin của các giao dịch vào các lô và sẽ được xử lý vào thời điểm có mật độ giao dịch thấp
b Hệ thống xử lý theo thời gian thực: xử lý thông tin một cách tức thời khi giao dịch xảy ra
Thông tin từ hệ thống xử lý giao dịch đucợ truy xuất từ các chi nhánh hoặc tại trụ sở bằng cách sử dụng các báo cáo trực tuyến như để biết hàng tồn kho hoặc sử dụng báo cáo ngoại tuyến khi đó thông tin thường được lưu trữ trên một hệ thống tách biệt để phục vụ cho quá trình phân tích chi tiết Vì hệ thống TPS đóng vai trò liên hệ trực tiếp với khách hàng và nhà cung cấp nên nếu hệ thống này bị lỗi sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động của tổ chức Bạn có thể tưởng tượng điều gì xảy ra nếu hệ thống đặt vé máy bay gặp sự cố Vì thế mà nó phải là hệ thống tin cậy và an toàn, cũng phải nói thêm rằng các dữ liệu đucợ ghi nhận bởi hệ thống TPS thường đucợ dùng để theo dõi hiệu quả hoạt động của tổ chức
Câu 9: Anh/Chị hãy giới thiệu và mô tả hệ thống làm việc theo nhóm (Groupware) và cho biết hệ thống
này đucợ sử dụng ở cấp độ nào: chiến lược(strategic), cấp trung(tactical) hay tác nghiệp(operational) Cho
1 ví dụ cụ thể
Trả lời:
Quản lý làm việc theo nhóm(Groupware) là hệ thống cho phép thông tin và việc đề ra quyết định được chia sẻ bởi những con người cùng làm việc công tác với nhau trong việc giải quyết các vấn đề Hệ thống này cũng có thể bao gồm các hoạt động như lập lịch và điều phối cuộc họp, chia sẻ tài liệu và truyền thông
từ xa Groupware hỗ trợ nhóm làm việc vì nó cung cấp ba cơ chế:
Trang 9- Truyền thông giao tiếp (communication): đây là đặc tính cốt lõi của Groupware nó cho phép thông tin được chi7a sẻ và gửi đến những người khác thông qua thư điện tử
- Làm việc cộng tác (collaboration): là hoạt động cùng phối hợp để giải quyết một vấn đề kinh doanh hoặc để hiểu về các nhiệm vụ
- Phối hợp làm việc (coordination): là hoạt động để đảm bảo chắc chắn rằng nhóm làm việc hiệu quả
và đạt được mục đích Cơ chế này bao gồm việc phân phối nhiệm vụ đến các thành viên, xem xét qua hiệu quả làm việc và có thể điều phối các cuộc họp điện tử
Các hình thức làm việc theo nhóm
Đồng bộ (synchronous) Bất đồng bộ (asynchronous) Cùng địa điểm
(same location)
Cùng thời gian, cùng nơi chốn
Ví dụ: Phần mềm hỗ trợ hội họp
Khác thời gian, cùng nơi chốn
Ví dụ: hệ thống quản lý luồng công việc
Khác địa điểm
(Different location)
Cùng thời gian, khác nơi chốn
Ví dụ: hội thảo trực tuyến
Khác thời gian, khác nơi chốn
Ví dụ: hệ thống email và thảo luận theo nhóm
- Trao đổi đồng bộ: Khi mọi người trao đổi thông tin với nhau như: chat thời gian thực hoặc trao đổi giao tiếp với nhau qua điện thoại
- Trao đổi bất đồng bộ: Khi những người cộng tác gửi thông điệp cho nhau và người nhận có thể truy xuất đến chúng sau đó Hình thức này thường sử dụng email và thảo luận nhóm
Các chức năng của hệ thống GroupWare
Quản lý nhóm làm việc và hỗ trợ ra quyết
định
Giám sát từ xa, phân phối quyền truy xuất
Luồng công việc đặc biệt Quan hệ công tác linh hoạt
Luồng công việc theo cấu trúc Quản lý các công việc theo cấu trúc
Thông thường thì những ứng dụng như lịch điện tử hoặc thư điện tử được mua từ các gói phần mềm riêng biệt Tuy nhiên một vài phần mềm cung cấp một gói sản phẩm có các chức năng của Groupware Một sản phẩm như thế là Lotus Notes, ứng dụng này sử dụng cơ sở dữ liệu để cho phép chia sẻ dữ liệu ở dạng văn bản, đồ họa, âm thanh, video Hệ thống này có thể hoạt động trên mạng cục bộ hoặc mạng diện rộng và cũng cho phép thông tin được chia sẻ ở những nơi cách xa nhau Những gói sản phẩm Groupware có tính tích hợp khác như Novell Group và Microsoft Exchange
Câu 10: Anh/Chị hãy giới thiệu hệ thống thông tin doanh nghiệp (Enterprise System) Giới thiệu và mô tả
vai trò của hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp (ERP)
Trả lời:
Hệ thống thông tin doanh nghiệp (Enterprise System) nhắm đến việc hỗ trợ các hoạt động của tổ chức thông qua các chức năng bên trong của tổ chức Các hệ thống này dùng công nghệ thông tin để tích hợp thông tin trong doanh nghiệp với các người có liên quan bên ngoài như khách hàng, nhà cung cấp, đối tác
- Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp (ERP – Enterprise resource planning)
- Hệ thống quản trị quan hệ khách hàng (CRM – Customer relationship management)
- Hệ thống quản trị quan hệ nhà cung cấp (SRM – Supplier relationship management)
Trang 10- Hệ thống quản trị chuỗi cung ứng (SCM – Supply chain management)
Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp là hệ thống cung cấp một giải pháp tổng thể từ một nhà cung cấp hệ thống bằng cách tích hợp những chức năng kinh doanh chính thuộc chuỗi giá trị như sản xuất, phân phối, bán hàng, tài chính và nguồn nhân lực Nó thường được triển khai với phương pháp mua phần mềm có sẵn (off the shelf) và có chỉnh sửa tùy biến
Những lợi ich từ hệ thống ERP
- Tích hợp tất cả những hoạt động bên trong và bên ngoài để làm tăng hiệu quả và chất lượng của dịch vụ khách hàng
- Chia sẻ thông tin trong tổ chức tốt hơn
- Công việc hỗ trợ và bảo trì hệ thống sẽ đơn giản hơn so với mô hình hệ thống cũ
- ứng dụng được giải pháp ERP tốt từ các công ty khác
những điểm không thuận lợi của hệ thống ERP
- Chi phí cao để chi trả cho các nàh cung cấp khi triển khai các hệ thống lớn, phức tạp
- Yêu cầu phải có sự thay đổi lớn trong tổ chức khi thực hiện
Các hệ thống ERP có thể cho phép một số tùy biến (chứ không phải trên toàn hệ thống) bằng cách sử dụng các giao diện lập trình ứng dụng (APIs – Application Programming interfaces) API cung cấp phương thức chuẩn để trao đổi dữ liệu trong phần mềm và cho phép lập trình viên có thể truy xuất đến một số thành phần của hệ thống ERP
Câu 11: Anh/Chị hãy giới thiệu hệ thống thông tin doanh nghiệp (Enterprise Systems) Giới thiệu và mô
tả vai trò của hệ thống quản trị quan hệ khách hàng (CRM)
Trả lời:
Hệ thống thông tin doanh nghiệp (Enterprise System) nhắm đến việc hỗ trợ các hoạt động của tổ chức thông qua các chức năng bên trong của tổ chức Các hệ thống này dùng công nghệ thông tin để tích hợp thông tin trong doanh nghiệp với các người có liên quan bên ngoài như khách hàng, nhà cung cấp, đối tác
- Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp (ERP – Enterprise resource planning)
- Hệ thống quản trị quan hệ khách hàng (CRM – Customer relationship management)
- Hệ thống quản trị quan hệ nhà cung cấp (SRM – Supplier relationship management)
- Hệ thống quản trị chuỗi cung ứng (SCM – Supply chain management)
CRM bao hàm tất cả các hoạt động để tạo mối quan hệ với khách hàng, mục đích là để xây dựng và duy trì mối quan hệ với khách hàng Hệ thống CRM là hệ thống được thiết kế để tích hợp nhóm các hệ thống thông tin có chứa thông tin về khách hàng Nó bao gồm các ứng dụng như cơ sở dữ liệu chi tiết về khách hàng và những thói quen của khách hàng, các ứng dụng xử lý các hóa đơn bán hàng và tự động bán hàng Quan điểm ở đây là nhằm thu hút khách hàng, giữ khách hàng và tăng sự gắn bó của khách hàng với tổ chức
Các hệ thống CRM được xây dựng “xoay quanh” một cơ sở dữ liệu và khi cơ sở dữ liệu này được truy xuất bởi nhân viên và khách hàng thông qua website thì nó thường được đề cập như là e-CRM Những ứng dụng thường được tích hợp vào trong hệ thống CRM là:
- Tập hợp dữ liệu khách hàng: bao gồm những thông tin cá nhân chi tiết như tuổi, giới tính, địa chỉ liên lạc, cũng có thể gồm một bản ghi dữ liệu giao dịch đã được thiết lập như địa điểm, ngày tháng,
số lượng giá Thông tin này sẽ đucợ dùng bởi nhân viên call center để làm tăng hiệu quả và tùy biến dịch vụ của họ đối với từng khách hàng riêng lẻ
