quy trình luân chuyển chứng từ trong chu trình chi phí theo phương pháp thủ công

Đây là chứng từ được lập bởi các bộ phận trong doanh nghiệp khi có nhucầu về hàng hóa hoặc dịch vụ, bao gồm trình bày về chủng loại, mặt hàng, sốlượng hàng, yêu cầu về thời gian nhận hàn

MỤC LỤC

I Giới thiệu về chu trình chi phí theo phương pháp thủ công 3

1 Khái niệm 3

2 Mục đích và chức năng 4

3 Đối tượng cung cấp thông tin 4

4 Các chứng từ sử dụng trong chu trình chi phí theo phương pháp thủ công 4

II Quy trình luân chuyển chứng từ trong chu trình chi phí theo phương pháp thủ công 5

1 Đặt mua hàng hóa và dịch vụ (sau đây sẽ gọi tắt là “Đặt hàng”) 7

Yêu cầu mua hàng 7

Nguy cơ 1: Thiếu hàng hoặc tồn kho quá mức 8

Nguy cơ 2: Đặt những món hàng không cần thiết 8

Nguy cơ 3: 9

Lập đơn đặt hàng 9

Đơn đặt hàng 10

Nguy cơ 4: Mua hàng giá cao (bị thổi phồng) 12

2 Nhận và lưu trữ hàng hóa 12

Nguy cơ 5: mua hàng hóa kém chất lượng 15

Nguy cơ 6: nhận hàng hóa không đúng yêu cầu 16

Nguy cơ 7: mắc sai sót khi kiểm đếm hàng nhập về 16

Nguy cơ 8: mất mát hàng tồn kho 17

3 Duyệt và thanh toán hóa đơn cho người bán 17

Nguy cơ 9: những sai sót trong các hóa đơn mua hàng 20

Nguy cơ 10: thanh toán cho những hàng hóa chưa nhập về 21

Nguy cơ 11: chiết khấu mua hàng 21

Nguy cơ 12: chi trả hai lần cho cùng một hóa đơn 21

Nguy cơ 13: lỗi ghi nhận và công bố tài khoản nợ phải trả 22

III Quy trình luân chuyển chứng từ trong chu trình chi phí thực hiện theo phương pháp thủ công 22

1 Quy trình luân chuyển chứng từ trong chu trình chi phí tại Công ty trách nhiệm hữu hạn đầu tư thương mại Verap 22

a) Một vài thông tin về doanh nghiệp 22

b) Quy trình lưu chuyển chứng từ trong doanh nghiệp 23

2 Quy trình luân chuyển chứng từ trong chu trình chi phí tại công ty cổ phần năng lượng tái tạo Châu Á 26

a) Một vài thông tin về doanh nghiệp 26

b) Quy trình lưu chuyển chứng từ trong doanh nghiệp 27

Kết luận 30

I Giới thiệu về chu trình chi phí theo phương pháp thủ công.

1 Khái niệm

Chu trình chi phí bao gồm một chuỗi những sự kiện liên quan tới hoạt động mua và thanh toán cho hàng hóa hay dịch vụ.

Chu trình chi phí thực hiện theo phương pháp thủ công là chu trình chi phí

trong đó thực hiện việc ghi sổ và xử lý các nghiệp vụ do con người thực hiện trực

tiếp, không có sự trợ giúp của phần mềm kế toán

Có 4 sự kiện kinh tế được ghi chép và xử lý trong chu trình chi phí đó là

1 Doanh nghiệp đặt hàng hay dịch vụ cần thiết

2 Nhận hàng hay dịch vụ yêu cầu

3 Xác định nghĩa vụ thanh toán

4 Thanh toán tiền

2 Mục đích và chức năng

Mục đích chính của chu trình chi phí là tối thiểu hóa tổng chi phí thu mua vàduy trì hàng tồn kho, nguồn tồn trữ và dịch vụ cho nhu cầu thực hiện chức năngcủa tổ chức Để đạt được mục đích, nhà quản trị phải thực hiện những quyết địnhsau:

 Mức hàng tồn kho và nguồn dự trữ tối ưu là bao nhiêu?

 Nhà cung cấp nào có hàng hóa, dịch vụ đạt chất lượng và giá cả tốtnhất?

 Bảo quản hàng tồn kho ở đâu?

 Làm thế nào để củng cố việc mua hàng để đạt được mức giá tối ưu?

 Có cần phải sẵn tiền mặt trả cho nhà cung cấp để được hưởng chiếtkhấu?

 Quản lý việc thanh toán cho nhà cung cấp như thế nào để tối đa hóadòng tiền?

Hơn nữa, việc quản lý phải đạt được chức năng giám sát và đánh giá tác dụng

và hiệu quả của chu trình chi phí Điều đó yêu cầu sự truy cập dễ dàng vào dữ

liệu chi tiết về các nguồn lực được sử dụng trong chu trình chi phí, các sự kiện ảnhhưởng đến nguồn lực và những đối tượng tham gia vào những sự kiện này Ngoài

ra, để giúp ích thích đáng cho việc ra quyết định thì dữ liệu phải chính xác, đáng tin cậy và kịp thời.

Ba chức năng cơ bản của hệ thống thông tin kế toán trong chu trình chi phí:

 Ghi nhận và xử lý dữ liệu về các hoạt động kinh doanh

 Lưu trữ và tổ chức dữ liệu để trợ giúp việc ra quyết định

 Kiểm soát để chắc chắn tính đáng tin cậy của dữ liệu và bảo

vệ các nguồn lực của tổ chức

3 Đối tượng cung cấp thông tin

- Đối với chu trình chi phí, đối tượng bên ngoài cung cấp thông tin đầu vào chochu trình là nhà cung cấp

- Trong nội bộ, chu trình chi phí nhận thông tin từ chu trình doanh thu và chutrình sản xuất, bộ phận quản lý hàng tồn kho và nhiều bộ phận khác về nhu cầumua hàng hóa và nguyên vật liệu Một khi hàng hóa và dịch vụ về đến, sự khai báo

về biên nhận hàng hóa và dịch vụ từ chu trình chi phí chuyển ngược về các nguồnlực Dữ liệu về chi phí cũng đi từ chu trình chi phí đến sổ kế toán tổng hợp và thểhiện trên báo cáo tài chính cũng như nhiều báo cáo quản trị khác

4 Các chứng từ sử dụng trong chu trình chi phí theo phương pháp thủ công.

Trong chu trình chi phí thực hiện theo phương pháp thủ công, người ta thường

sử dụng một số chứng từ như sau:

 Phiếu yêu cầu mua hàng (purchase requisition)

Đây là chứng từ được lập bởi các bộ phận trong doanh nghiệp khi có nhucầu về hàng hóa hoặc dịch vụ, bao gồm trình bày về chủng loại, mặt hàng, sốlượng hàng, yêu cầu về thời gian nhận hàng Yêu cầu mua hàng này đượcgửi về bộ phận mua hàng và phải được chấp thuận bởi người quản lý bộphận yêu cầu.

 Đơn đặt hàng (purchase order)

Chứng từ này được lập bởi bộ phận mua hàng, xác định yêu cầu của doanhnghiệp với nhà cung cấp về mặt hàng, giá cả, chất lượng, số lượng hàng, thờigian, địa điểm, phương tiện giao hàng; các yêu cầu về thanh toán… Nếu đặthàng được người cung cấp chấp thuận thì nó trở thành hợp đồng pháp lýràng buộc giữa đôi bên

 Phiếu nhập kho (receiving report)

Hay còn được gọi là báo cáo nhận hàng; chứng từ này được bộ phận nhậnhàng lập căn cứ số lượng, chất lượng, quy cách hàng thực nhận Số liệu thựcnhập được dùng làm căn cứ ghi tăng Tài khoản hàng tồn kho Thông tinhàng nhận được chuyển đến các bộ phận liên quan như kế toán mua hàng,kho hàng…

 Phiếu đóng gói (packing list)

Phiếu đóng gói hàng hóa là một chứng từ liệt kê các mặt hàng, loại hàng,những loại hàng được đóng gói trong một kiện hàng nhất định Phiếu đónggói được nhà cung cấp lập ra khi đóng gói hàng hóa Phiếu đóng gói hànghóa này có tác dụng tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm đếm hàng hóa

 Hóa đơn mua hàng (invoice)

Đây là chứng từ xác định quyền sở hữu hàng được chuyển cho người mua vànghĩa vụ thanh toán tiền của người mua đối với người bán

 Chứng từ thanh toán (voucher)

Đây là chứng từ được sử dụng trong hệ thống thanh toán theo chứng từnhằm ghi nhận thông tin liên quan tới khoản cần thanh toán cho một hóa đơnnào đó

 Chứng từ trả lại hàng mua (debit memo)

Chứng từ này được bộ phận mua hàng lập khi hàng mua không đúng yêucầu, cần trả lại cho người bán Chứng từ này ghi đầy đủ mặt hàng, số lượng,giá đơn vị, số tiền của hàng bị trả lại

 Check hoặc phiếu chi

Đây là chứng từ được lập ra khi tiến hành thanh toán tiền cho nhà cung cấp.Trên thực tế, khi doanh nghiệp tiến hành nhập khẩu nguyên vật liệu, hànghóa trực tiếp từ nước ngoài thì loại chứng từ và số lượng chứng từ tham giavào chu trình chi phí này cũng trở nên đa dạng và phức tạp hơn nhiều Bộchứng từ nhập khẩu thường bao gồm các loại chứng từ như sau:

Các chứng từ tài chính: được sử dụng trong thanh toán, bao gồm: hối

phiếu, lệnh phiếu, séc và các phương tiện thanh toán tương tự

Các chứng từ thương mại:

 Hóa đơn thương mại (commercial invoice)

 Chứng từ vận tải (transport document)

 Chứng từ bảo hiểm (insurance policy)

 Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O)

 Giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa (certificate of quality)

 Giấy chứng nhận số lượng hàng hóa (certificate of quantity)

 Giấy chứng nhận trọng lượng (certificate of weight)

 Phiếu đóng gói hàng hóa (packing list)

 Giấy chứng nhận vệ sinh (sanitary certificate)

 Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (phytosanitory certificate)

 Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật (vetecrinary certificate)

 Giấy chứng nhận khử trùng (fumigation certificate)

1 Đặt mua hàng hóa và dịch vụ (sau đây sẽ gọi tắt là “Đặt hàng”)

Hoạt động kinh doanh quan trọng đầu tiên trong chu trình chi phí là đặt muahàng Quyết định chủ chốt được đưa ra trong bước đầu tiên là phải xác định muamặt hàng nào, mua khi nào, và mua bao nhiêu, cũng như quyết định mua hàng từ

nhà cung cấp nào Những yếu kém trong chức năng quản lý hàng tồn kho có thểtạo ra những vấn đề đáng lưu ý, như việc ghi nhận thông tin đặt hàng không chínhxác gây ra việc thiếu nguyên liệu dự trữ dẫn đến đình trệ sản xuất.

Trong hoạt động đầu tiên của chu trình chi phí “Đặt hàng” sẽ được khởi đầu từ

“Phiếu yêu cầu”:

Yêu cầu mua hàng

Yêu cầu mua hàng hoá hoặc vật tư được kích hoạt bởi chức năng kiểm soáthàng tồn kho hoặc bởi những nhân viên, khi những nhân viên này nhận thấy thiếuhụt nguyên liệu, công cụ, vật liệu… trong quá trình sản xuất Trong những công tynhỏ, những nhân viên sử dụng những mặt hàng này phải chú ý khi hàng tồn trữđang ở mức thấp và đòi hỏi cần đặt thêm hàng Hơn nữa, kể cả trong các công tylớn, việc yêu cầu cung cấp văn phòng phẩm như là giấy photo và bút chì thường donhững nhân viên sử dụng những mặt hàng này khi họ nhận thấy dự trữ đang ở mứcthấp Nhu cầu mua hàng hoá hoặc vật tư đưa đến việc tạo ra Phiếu yêu cầu Như

vậy, Phiếu yêu cầu là chứng từ:

 Được lập bởi các bộ phận trong DN khi có nhu cầu về hàng hóa hoặcdịch vụ

 Nội dung của phiếu yêu cầu trình bày về chủng loại, mặt hàng, số lượnghàng, yêu cầu về thời gian nhận hàng, địa điểm và phải được sự chấp thuận củangười quản lý bộ phận yêu cầu

 Phiếu yêu cầu được gửi về:

 Kế toán phải trả

 Người chấp nhận đơn đặt hàng này chỉ ra mã phòng ban và số hiệu tàikhoản để tính chi phí

Trong quá trình yêu cầu mua hàng có thể xảy ra những nguy cơ sau:

Nguy cơ 1: Thiếu hàng hoặc tồn kho quá mức

Thiếu hàng dẫn đến mất doanh thu; tồn kho quá mức dẫn đến chi phí tồn trữ caohơn cần thiết Để đề phòng những nguy cơ trên, các công ty cần thiết lập hệ thốngkiểm soát hàng tồn kho một cách chặt chẽ Nên sử dụng phương pháp kiểm kêthường xuyên để đảm bảo luôn đủ hàng trong kho Các công ty nên chọn nhữngnhà cung cấp có uy tín để đặt hàng Các báo cáo về nhà cung cấp cho biết chấtlượng sản phẩm, giá cả và việc giao hàng nên được trình lên đều đặn Những bảngbáo cáo này nên được xem xét định kỳ và những nhà cung cấp mới sẽ được chọnnếu các nhà cung cấp hiện tại sa sút dưới mức có thể chấp nhận

Nguy cơ 2: Đặt những món hàng không cần thiết

Các công ty cũng phải cẩn thận đối với các món hàng hiện tại không có nhucầu Ghi chép chính xác hàng tồn kho thường xuyên bảo đảm tính hiệu lực của cácyêu cầu mua hàng do hệ thống kiểm soát hàng tồn kho tự động đưa ra Nhữngngười giám sát nên xem xét và phê chuẩn các yêu cầu mua hàng để đề xướng riêngcho mỗi nhân viên

Một vấn đề liên quan là các đơn vị phân cấp khác nhau trong doanh nghiệp muacùng một mặt hàng giống nhau Kết quả là doanh nghiệp tồn trữ một lượng hàngtồn kho lớn hơn nhu cầu và cũng không nhận được chiết khấu trên tổng số lượng

do không đặt mua cùng lúc Điều này thường xuyên xảy ra bởi vì các đơn vị phâncấp khác nhau đánh số cùng một mặt hàng thep cách khác nhau Để vượt qua tháchthức này, hệ thống thông tin kế toán phải được thiết kế theo cách thức có thể tổnghợp dữ liệu chung Khi đó, ta có thể đánh số các mặt hàng dựa trên các bảng báocáo liên kết các chủng loại mặt hàng có được

Nguy cơ 3: lựa chọn nhà cung cấp không phù hợp

Chi phí ngầm là quà cáp từ nhà cung cấp cho các nhân viên mua hàng với mụcđích gây ảnh hưởng đến sự lựa chọn nhà cung cấp của các nhân viên này

Do chi phí ngầm có ý nghĩa về kinh tế nên các nhà cung cấp phải tìm nhiềucách để kiếm lại được món tiền chi ra cho việc đút lót đó Việc này thường đượcthực hiện thông qua thổi phồng giá cả của đợt hàng mua tiếp theo hoặc thay thếbằng hàng hóa kém chất lượng

Nếu không có vấn đề gì xảy ra, chi phí ngầm làm giảm tính khách quan củangười mua Hơn nữa, các nhân viên cũng không nên kiếm lợi từ quyền hạn trongcông việc của mình

Để ngăn chặn chi phí ngầm này, công ty phải ngăn cấm nhân viên mua hàngnhận bất cứ quà tặng nào từ nhà cung cấp hiện tại (cả những nhà cung cấp tiềmnăng); (những vật rẻ tiền, không đáng giá thì có thể nhận)

Huấn luyện nhân viên cách ứng xử với với “quà” từ nhà cung cấp cũng quantrọng, bởi vì nhiều loại chi phí ngầm mà nhà cung cấp đưa ra không có khuôn mẫunào cả, thường dưới hình thức tiền mặt, để lôi kéo các nhân viên Một khi nhân

viên nhận quà, nhà cung cấp sẽ đe dọa tố cáo lên người giám sát nếu họ không giatăng số lượng hàng đặt Sự luân chuyển công việc cũng quan trọng không kém,nhân viên mua hàng không nên làm việc lâu dài với cùng một nhà cung cấp Bởi vìđiều đó sẽ làm tăng rủi ro khi họ không vượt qua được sự cám dỗ từ những nhàcung cấp không ngay thẳng Nếu tổ chức quá nhỏ không thể luân phiên công việccho tất cả các nhân viên khác nhau, nên thực hiện kiểm soát chi tiết định kì tất cảcác hoạt động của nhân viên mua hàng Nên yêu cầu nhân viên mua hàng thực hiệnnghỉ phép theo lịch phân phối hàng năm, bởi vì nhiều vụ gian lận có thể bị pháthiện ra được khi thủ phạm vắng mặt và không thể tiếp tục hoạt động gian dối đónữa Rất khó ngăn chặn hoạt động hối lộ này, do đó cần phải kiểm soát để pháthiện.

Lập đơn đặt hàng

Đây là quá trình được thực hiện bởi bộ phận mua hàng Quyết định quản lý cốtyếu trong hoạt động mua hàng là chọn những nhà cung cấp các mặt hàng tồn khotheo yêu cầu Nhiều yếu tố nên được cân nhắc đến khi thực hiện quyết định này,như là:

- Giá cả

- Chất lượng hàng hóa

- Uy tín trong việc bán hàng, giao hàng

Về vấn đề uy tín trong việc giao hàng, một khi nhà cung cấp được chọn để cungcấp một sản phẩm nào đó, những thông tin xác minh nhà cung cấp là một phần củanội dung giấy tờ xác nhận hàng tồn kho để tránh lặp lại tiến trình lựa chọn nhàcung cấp cho mỗi đơn hàng sau này (Tuy nhiên, trong vài trường hợp như việcmua những mặt hàng giá cao nhưng chất lượng thấp, quản lý dứt khoát phải đánhgiá lại toàn bộ những nhà cung cấp tiềm năng mỗi khi đặt hàng) Danh sách nhữngnhà cung cấp tiềm năng khác nhau cho mỗi mặt hàng cũng nên được duy trì, trongtrường hợp nhà cung cấp chính hết hàng mà công ty đang cần Việc theo dõi vàđánh giá định kì việc thực hiện của nhà cung cấp rất quan trọng Việc đánh giáthích hợp các nhà cung cấp đòi hỏi nhiều hơn là chỉ duy trì dữ liệu về giá mua.Nhiều công ty cũng phải gánh chịu nhiều chi phí như gia công lại hay bỏ đi liênquan đến chất lượng của sản phẩm mua về Cũng có nhiều chi phí liên quan đếnviệc giao hàng của nhà cung cấp Hệ thống thông tin kế toán được thiết kế nhằmthu thập và theo dõi thông tin này Ví dụ:

 Đo lường được chất lượng sản phẩm của nhà cung cấp thông qua việc theo dõinhững mặt hàng của nhà cung cấp đó có thường xuyên không đủ tiêu chuẩn khikiểm tra ở bộ phận nhận hàng hay không

 Đo lường độ tin cậy của nhà cung cấp bằng việc theo dõi và so sánh ngày giaohàng với ngày đã giao kết

Để chắc chắn rằng các nhân viên mua hàng xem xét tất cá những yếu tố này, bộphận mua hàng nên được đánh giá và tưởng thưởng dựa trên việc tối thiểu tổng chiphí tốt như thế nào, không chỉ dựa trên giá mua các mặt hàng yêu cầu

Sau quá trình xét duyệt Phiếu yêu cầu được gửi từ các bộ phận có yêu cầu(phiếu yêu cầu có hợp lệ: đặt các mặt hàng cần thiết, theo yêu cầu sản xuất hay sửdụng), cùng với quá trình lựa chọn nhà cung cấp – có thể là nhà cung cấp truyềnthống hoặc một trong những nhà cung cấp tiềm năng – đảm bảo về giá cả hợp lý,chất lượng hàng hóa đạt yêu cầu, có uy tín trong việc bán, giao hàng, bộ phận Muahàng sẽ tiến hành lập Đơn đặt hàng

- Liên 2: lưu tại bộ phận Mua hàng

- Liên 3: bộ phận có yêu cầu

- Liên 4: bộ phận Nhận hàng

- Liên 5: kế toán Phải trả

 Nội dung của Đơn đặt hàng bao gồm tên của các nhà cung cấp và cácđại lý

mua bán, các mặt hàng, giá cả, chất lượng, số lượng và yêu cầu ngày giao hàng, địađiểm giao hàng và phương thức vận chuyển và các yêu cầu về thanh toán…

Thông thường, nhiều đơn đặt hàng được lập nhằm thỏa mãn một phiếu yêu cầumua hàng duy nhất, bởi vì nhiều mặt hàng được yêu cầu cùng lúc lại được cungcấp bởi nhiều nhà cung cấp khác nhau Tuy nhiên, số lượng hàng đặt trong các đơnđặt hàng cũng có thể khác với số lượng ghi trong phiếu yêu cầu mua hàng nhằmtận dụng lợi thế giảm giá khi mua với số lượng lớn Nhiều công ty mua duy trì việcsắp đặt mua bán đặc biệt với những nhà cung cấp quan trọng Một trong những sắpđặt đó là việc sử dụng đơn đặt hàng trọn gói Một đơn đặt hàng trọn gói là một camkết mua những mặt hàng nhất định ở mức giá được định trước từ một nhà cung cấpnhất định trong một thời kỳ thường là một năm Đơn đặt hàng trọn gói giúp đảmbảo cho người mua có được nguồn nguyên liệu ổn định cho quá trình sản xuất.Khi nhà cung cấp nhận được đơn đặt hàng sẽ tiến hành xem xét Nếu chấp nhận

đơn đặt hàng sẽ gửi thông báo (lệnh bán hàng) của nhà cung cấp đến bộ phận mua

hàng và được lưu chung vào hồ sơ theo dõi đơn hàng tương ứng đây chính là hợpđồng pháp lý ràng buộc giữa hai bên người bán và người mua.

Như vậy, trong quá trình đặt mua hàng hóa tại bộ phận mua hàng, các nhân viên

mua hàng nhận chứng từ đầu vào là phiếu yêu cầu mua hàng do các bộ phận có

trách nhiệm quản lý hàng tồn kho hoặc các bộ phận có nhu cầu sử dụng hàng hóalập ra Dựa trên phiếu yêu cầu mua hàng này, bộ phận mua hàng sẽ xét duyệt các

yêu cầu mua hàng này, lưu lại chứng từ và lập đơn đặt hàng để gửi cho các nhà

cung cấp Trong đơn đặt hàng ghi rõ số lượng, chủng loại… để làm cở sở cho bộphận Nhận hàng đối chiếu với hàng hóa mua về

Nguy cơ 4: Mua hàng giá cao (bị thổi phồng)

Chi phí của phần hợp thành hàng hóa tạo nên 1 phần đáng kể trong tổng chi phícủa các sản phẩm sản xuất ra Vì vậy, nhiều công ty cố gắng đảm bảo giá tốt nhấtcho các mặt hàng mà họ mua về Một vài thủ tục trong kinh doanh có thể đảm bảorằng công ty đó không phải trả quá nhiều cho những mặt hàng riêng biệt

Danh sách liệt kê giá cả của những món hàng mua thường xuyên nên được lưu trữlại và tham khảo khi giao hàng Mức giá của những mặt hàng giá thấp có thể dễdàng xác định từ danh mục này Giá mua cạnh tranh đưa ra nên được chú ý đối vớinhững sản phẩm đặc biệt và có chi phí cao Phiếu đặt hàng nên được xem lại để

đảm bảo rằng những điều khoản này được thực hiện đúng Kiểm soát ngân sáchcũng có ích trong việc kiểm soát phí tổn Chi phí hàng mua cần được tập hợp vàotài khoản của bộ phận yêu cầu mua hàng Chi phí thực tế nên được so sánh định kỳvới tiền còn lại trong ngân sách

2 Nhận và lưu trữ hàng hóa.

Hoạt động quan trọng thứ hai trong chu trình chi phí là việc nhận và lưu trữhàng hoá đã được đặt mua

Bộ phận Nhận hàng có trách nhiệm đảm nhận hàng phân phối từ nhà cung cấp

Bộ phận nhận hàng thường xuyên báo cho thủ kho và thủ kho tiếp tục cáo cho phógiám đốc sản xuất Bộ phận lưu trữ hàng tồn kho, nơi cũng báo cáo cho thủ kho, cótrách nhiệm lưu trữ hàng hoá Thông tin về biên nhận hàng hóa đã đặt mua phảiđược chuyển tới bộ phận chức năng quản lý hàng tồn kho để cập nhật dữ liệu

Bộ phận nhận hàng có 2 trách nhiệm chính:

- Quyết định có chấp nhận nhận hàng hay không;

- Kiểm lại số lượng, chất lượng hàng được giao

Phiếu đặt hàng hợp lệ cho thấy hàng hóa giao đến cần được thông qua Việcchấp nhận những hàng hóa không được đặt sẽ dẫn đến kết quả phí phạm thời gian

và không gian kho chứa trong việc xử lý và lưu trữ những mặt hàng đó; cho đếnkhi chúng được trả lại

Kiểm kê số lượng hàng hóa chuyển tới nhằm bảo đảm công ty chỉ chi trả cholượng hàng hóa thực nhận và dữ liệu hàng tồn kho được cập nhật một cách chínhxác

 Phiếu nhập kho được lập làm 4 liên, được đánh số thứ tự, được luân chuyểnnhư

sau:

- Liên 1: lưu lại tại bộ phận Nhân hàng

- Liên 2: bộ phận Yêu cầu

- Liên 3,4: bộ phân Kho

Báo cáo nhận hàng có thể xem là một dạng Phiếu nhập kho không được dùng

để chứng minh cho biên nhận dịch vụ, như là dịch vụ quảng cáo hay dọn vệ sinh

Thay vào đó, biên nhận của những dịch vụ như vậy thường được chứng minh bởi

sự chứng thực có giám sát trên hóa đơn của nhà cung cấp

Khi hàng hóa giao đến, nhân viên nhận hàng so sánh mã số đơn đặt mua hàngghi trên giấy căn cứ đóng gói hàng với tài liệu đặt mua hàng của nhà cung cấp đểkiểm chứng là hàng đã được đặt mua Sau đó nhân viên nhận hàng đếm số lượnghàng chuyển tới Trước khi chuyển hàng vào kho hay xí nghiệp, nhân viên nhậnhàng cũng kiểm tra từng lô hàng để nhận ra những thiệt hại trước mắt Ba điềungoại lệ có thể có trong quá trình này:

1 Nhận lượng hàng hóa không khớp với lượng hàng đã đặt

2 Nhận phải hàng bị lỗi

3 Nhận hàng kém chất lượng do lỗi ở khâu kiểm hàng

Trong cả 3 trường hợp, bộ phận mua hàng phải làm việc lại với nhà cungcấp.Thường thì nhà cung cấp cho phép người mua sửa hóa đơn vì bất kì sự chênh

lệch nào về số lượng Trong trường hợp hàng hỏng hay kém chất lượng, chứng từ

trả lại hàng mua được lập ngay sau khi nhà cung cấp đồng ý nhận lại hàng hoặc

giảm giá hàng bán Chứng từ trả lại hàng mua ghi nhận sự điểu chỉnh sẽ được yêu

cầu Một bản photo được gởi tới nhà cung cấp, sau đó nhà cung cấp tạo ra và hoàntrả một khoản ghi có đã được thừa nhận Phòng kế toán nợ phải trả ghi nhận vàđiều chỉnh cân bằng tài khoản nợ cho nhà cung cấp đó Một bản photo chứng từ trảlại hàng mua cùng với hàng đến bộ phận vận chuyển để được phép chuyển trả nhàcung cấp

Sau khi hàng hóa được bộ phận Nhận hàng kiểm tra, đối chiếu với đơn đặt hàng

và phiếu đóng gói, chấp nhận nhập hàng, hàng được chuyển tới bộ phận Kho Bộphận kho đối chiếu phiếu nhập kho, nhận hàng và ký xác nhận vào phiếu nhập kho:

- Liên 2: lưu tại bộ phận kho

- Liên 3: kế toán phải trả

Trong quá trình nhận và lưu trữ hàng hóa, bộ phận nhận hàng hóa và thủ kho cótrách nhiệm kiểm kê hàng hóa nhận về về mặt số lượng, chủng loại, đối chiếu cácthông tin trên với số liệu trên đơn đặt hàng, phiếu gửi hàng, hóa đơn mua hàng donhà cung cấp chuyển đến cùng với hàng hóa Số lượng thực nhập được ghi nhận lại

vào báo cáo nhập hàng hay còn gọi là phiếu nhập kho do thủ kho lập ra Trong

trường hợp hàng hóa không đáp ứng đúng đơn đặt hàng cũng như các chứng từ gửi

kèm, bộ phận nhận hàng có trách nhiệm lập chứng từ trả lại hàng mua để làm căn

cứ chuyển trả nhà cung cấp

Nguy cơ 5: mua hàng hóa kém chất lượng.

Nỗ lực để đạt được giá hợp lý thấp nhất, các công ty phải cẩn thận với các sảnphẩm kém chất lượng Sản phẩm dưới tiêu chuẩn có thể dẫn đến kết quả đình trệsản xuất Hơn nữa, chi phí cho những hư tổn và gia công lại thường làm tổng chiphí sản xuất cao hơn, hơn là nếu chất lượng cao, nguyên liệu đắt hơn được mua về