CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG.DOC

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG

mục lục

Lời mở đầu:

Phần 1: Cơ sở lý luận về tiền lơng và các khoản trích theo lơng

A Bản chất và những vấn đề liên quan đến tiền lơng trong doanh nghiệp

I Một số khái niệm về tiền lơng II Các khoản trích theo lơng

III Các hình thức tiền lơng và quĩ tiền lơng của doanh nghiệp 1 Hình thức tiền lơng theo thời gian

I Vai trò và nhiệm vụ kế toán tiền lơng II Hệ thống chứng từ ban đầu

III Hệ thống tài khoản ứng dụng I Tạo nguồn tiền lơng

II Xây dựng và thực hiện các hình thức trả lơng hợp lý III.Hạch toán tiền lơng hợp lý và kịp thời hơn nữa IV Tăng cờng quản lý quĩ lơng

kết luận:

Lời mở đầu

Trong định hớng phát triển kinh tế-xã hội, Đảng ta đã nhận định: Vấn đề đầu t cho con ngời là vấn đề quan trọng nhất.

Qua nghiên cứu, chúng ta cũng nhận thấy trong quản lý kinh tế, quản lý con ngời là vấn đề cốt lõi nhất, dồng thời là vấn đề tinh tế và phức tạp nhất Việc quản lý và khai thác đợc những tiềm năng của nguồn lực con ngời chính là chìa khoá để mỗi doanh nghiệp đạt đợc thành công trong sản xuất kinh doanh Muốn vậy, ngoài vấn đề đầu t vào giáo dục và đào tạo, doanh nghiệp phải có chính sách hợp lý về đãi ngộ vật chất cho ngời lao động Những lợi ích vật chất đó đợc thể hiện ở thu nhập của họ.

Thu nhập và tiền lơng của ngời lao động là hai phạm trù kinh tế khác nhau, trong đó tiền lơng là biều hiện bằng tiền của hao phí lao động sống cần thiết mà doanh nghiệp trả cho ngời lao động theo thời gian, khối lợng công việc mà ngời lao động đã hoàn thành cho doanh nghiệp Còn thu nhập bao gồm cả khoản tiền lơng, tiền thởng, và các khoản khác mà tuỳ từng doanh nghiệp phân phối cho ngời lao động, hay nói cách khác tiền lơng là nguồn thu nhập chính của ngời lao động, là nhân tố khuyến khích tinh thần lao động và thúc đẩy tăng năng suất lao động Còn đối với doanh nghiệp, tiền lơng của ngời lao động là một yếu tố cấu thành nên giá trị sản phẩm, dịch vụ do doanh nghiệp tạo ra, do đó nó có một vị trí quan trọng đặc biệt trong quản lý sản xuất kinh doanh đối với mọi doanh nghiệp.

Trong phạm vi đề án môn học, tôi chỉ xin đi sâu nghiên cứu về tiền lơng, việc tổ chức hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng hiện nay trong các doanh nghiệp với mong muốn: trớc hết là làm sáng tỏ thêm những kiến thức đã tiếp thu đợc trên lớp học, ngoài ra có thể đóng góp một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán lao động tiền lơng giúp tạo cơ sở cho việc tính lơng theo đúng nguyên tắc phân phối theo lao động, đồng thời giúp cho doanh nghiệp quản lý tốt quỹ tiền lơng, bảo đảm cho việc phân bổ chi phí nhân công vào giá thành sản phẩm đợc chính xác, từ đó hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh của mình

Phần một: Cơ sở lý luận về tiền lơng và các khoản trích theo lơng

A- Bản chất và những vấn đề liên quan đến tiền lơng trong doanh nghiệp:

Xét về mặt quản lý vĩ mô thì tiền lơng nằm trong lĩnh vực quan hệ sản xuất: tiền lơng là nội dung cơ bản của chế độ phân phối - một trong ba bộ phận cấu thành quan hệ sản xuất (chế độ sở hữu, tổ chức sản xuất, chế độ phân phối) Vì vậy tiền lơng hợp lý góp phần tạo điều kiện cho quan hệ sản xuất phù hợp với tính chất và trình độ phát triển của lực lợng sản xuất, ngợc lại sẽ nảy sinh mâu thuẫn và tác động kìm hãm sản xuất.

Xét về mặt kinh tế thuần túy, tiền lơng là phần thu nhập lớn của gia đình, nó góp phần ổn định đời sống và phát triển kinh tế gia đình Nếu tiền lơng đảm bảo đủ trang trải và có tích luỹ theo xu hớng ngày càng tăng lên, nó sẽ tạo ra động lực kích thích sản xuất phát triển.

Xét về mặt chính trị xã hội, tiền lơng hợp lý góp phần quan trọng vào việc củng cố lòng tin của mọi ngời đối với xã hội, đối với doanh nghiệp và từ đó họ sẽ cống hiến hết khả năng sức lực của mình với doanh nghiệp Có thể nói tiền lơng là một nhân tố động nhất, cách mạng nhất.

Trớc đây trong cơ chế bao cấp, chúng ta quan niệm tiền lơng là một phần thu nhập quốc dân biểu hiện dới hình thức tiền tệ đợc nhà nớc phân phối một cách có tổ chức, có kế hoạch cho ngời lao động căn cứ vào số lợng và chất lợng lao động mà mỗi ngời đã cống hiến Quan niệm này có những nhợc điểm là :

-Tiền lơng đợc hiểu trong một phạm vi hẹp, chỉ những ngời trong cơ quan xí nghiệp nhà nớc mới đợc coi là có việc làm và đợc trả lơng, theo đó chỉ có thể kiểm tra giám sát đợc việc hạch toán tiền lơng và chi trả cho ngời lao động ở các cơ quan đó.

-Tiền lơng mang tính chất bình quân, dàn đều trong nền kinh tế quốc dân, cha xét đến tính chất của từng đơn vị sản xuất từng ngành.Việc chi trả lơng hoàn toàn đợc tiến hành theo khung bậc có sẵn của Nhà nớc, không linh hoạt, không thật gắn với năng suất hiệu quả lao động của ngời lao động, nên không tạo ra động lực để kích thích, không trở thành công cụ sắc bén để điều phối kế hoạch doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp.

Hiện nay, chúng ta đã chuyển đổi cơ chế quản lý từ hành chính tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trờng có sự quản lý của Nhà nớc và chủ trơng phát triển nền kinh tế sản xuất hàng hóa nhiều thành phần Khái niệm hàng hoá đợc mở rộng không chỉ là hàng tiêu dùng mà còn bao gồm cả hàng t liệu sản xuất, trong đó sức lao động, một yếu tố liên quan đến quá trình tái sản xuất, đã đợc thừa nhận là hàng hoá Vì vậy cần phải nhận thức lại đúng đắn hơn bản chất

tiền lơng, phải sử dụng tiền lơng nh một động lực thúc đẩy ngời lao động hăng say làm việc nhng không mang tính chất bình quân đồng đều

Tiền lơng phải thực hiện đợc các chức năng sau:

- Tiền lơng phải đảm bảo đủ chi phí để tái sản xuất mở rộng sức lao động.

- Tiền lơng phải đảm bảo vai trò kích thích của mình: Vì sự thúc ép của tiền lơng khiến ngời lao động tự thấy phải không ngừng bồi dỡng nâng cao trình độ về mọi mặt để đáp ứng đợc công việc, lĩnh đợc đồng lơng xứng đáng.

- Tiền lơng phải bảo đảm vai trò điều phối lao động.

- Tiền lơng giúp cho quản lý lao động: vì tiền lơng mà ngời ta chấp hành tốt nội quy, quy chế của Nhà nớc, doanh nghiệp.

Nói tóm lại, theo quan điểm đổi mới của nớc ta, tiền lơng của ngời lao động là do hai bên thoả thuận khi ký hợp đồng lao động, nó không đợc thấp hơn mức lơng tối thiểu do Nhà nớc qui định và đợc trả theo năng suất lao động và hiệu quả công việc Mức lơng tối thiểu ở đây, theo qui định tại điều 56 bộ luật lao động của nớc ta, phải đảm bảo cho ngời lao động làm công việc giản đơn nhất trong điều kiện lao động bình thờng đủ để tái sản xuất sức lao động giản đơn, một phần tích luỹ để tái sản xuất sức lao động mở rộng và làm căn cứ để tính mức lơng cho các loại lao động khác.

Tuy nhiên hiện nay tại rất nhiều doanh nghiệp, ngời lao động sống chủ yếu không phải bằng tiền lơng mà bằng các khoản thu nhập khác từ doanh nghiệp và ngoài phạm vi doanh nghiệp, hoặc có những trờng hợp tiền thởng lớn hơn tiền lơng, thu nhập ngoài doanh nghiệp lớn hơn trong doanh nghiệp Đó là những bất hợp lý mà trong thời gian tới chúng ta cần phải khắc phục để đảm bảo cho ngời lao động sống chủ yếu bằng tiền lơng

Mọi ngời lao động đều quan tâm đến tiền lơng mà họ đợc ngời sử dụng lao động trả cho Tuy nhiên, ngoài tiền lơng đợc trả còn có những quyền lợi và trách nhiệm khác thu hút sự quan tâm của ngời lao động đó là: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn mà thờng đợc gọi chung là các khoản trích theo lơng.

Quỹ bảo hiểm xã hội dùng để trợ cấp cho ngời lao động có tham gia đóng góp quỹ trong các trờng hợp họ mất khả năng lao động.

Quỹ bảo hiểm y tế dùng để đài thọ cho những ngời lao động có tham gia đóng góp quỹ trong các hoạt động khám chữa bệnh.

Kinh phí công đoàn dùng để tài trợ cho các hoạt động công đoàn ở các cấp.

Bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng đều phải theo dõi việc hình thành các quỹ này và việc hạch toán sử dụng chúng.

Theo chế độ tài chính hiện hành, quỹ BHXH đợc hình thành từ doanh nghiệp đóng bằng 15% trên tổng quỹ lơng và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, còn ngời lao động đóng bằng 5% tiền lơng của họ Quỹ BHYT đợc doanh nghiệp thực hiện trích quỹ bằng 3% trên số thu nhập tạm tính của ngời lao động, trong đó doanh nghiệp chịu 2% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh còn ngời lao động trực tiếp nộp 1% tiền lơng Về kinh phí công đoàn thì doanh nghiệp phải chịu toàn bộ, đợc trích theo tỷ lệ 2% trên tổng số tiền lơng phải trả ngời lao động và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh.

III Các hình thức tiền lơng và quỹ tiền lơng của doanh nghiệp:

1 - Hình thức tiền lơng theo thời gian:

Đây là hình thức thực hiện trả lơng cho ngời lao động căn cứ vào hai yếu tố: số lợng thời gian lao động thực tế và trình độ thành thạo nghề nghiệp của ngời lao động Tuỳ theo tính chất lao động khác nhau mà mỗi ngành nghề có một thang lơng riêng Đơn vị để tính tiền lơng thời gian là lơng tháng, lơng ngày hoặc lơng giờ Hình thức này có u điểm là đơn giản, dễ tính toán, nhng nh-ợc điểm là chỉ mới xem xét đến mặt số lợng, cha quan tâm đến chất lợng, nên vai trò kích thích sản xuất của tiền lơng còn hạn chế.

Những năm vừa qua, hình thức này có xu hớng thu hẹp dần, nhng xét về lâu dài, khi trình độ khoa học phát triển cao, thì hình thức trả lơng theo thời gian lại đợc mở rộng vì lúc đó các công việc chủ yếu là do máy móc thực hiện, việc tăng năng suất lao động là rất khó.

Trong thực tế hình thức trả lơng này vẫn đợc áp dụng đối với đối tợng ng-ời lao động mà cha xây dựng đợc định mức lao động công việc cho họ, hoặc cho công việc xét thấy trả lơng theo hình thức khác không hiệu quả Và để khắc phục nhợc điểm của cách trả lơng này ngời ta áp dụng trả lơng theo thời gian có thởng.

2 - Hình thức tiền lơng theo sản phẩm:

Đây là hình thức tính lơng căn cứ theo hai yếu tố: số lợng, chất lợng sản phẩm hoặc công việc đã hoàn thành và đơn giá tiền công cho một sản phẩm.

Số lợng sản phẩm làm ra do thống kê ghi chép, đơn giá tiền công thì phụ thuộc vào cấp bậc công việc và các định mức kinh tế - kỹ thuật Có thể nói hiệu quả của hình thức này phụ thuộc rất nhiều vào công tác xây dựng định mức Hình thức tiền lơng theo sản phẩm có u điểm là mang tính khoa học, kích thích mạnh mẽ ngời lao động, là cơ sở để xác định trách nhiệm của tập thể và cá nhân ngời lao động, thúc đẩy doanh nghiệp cải tiến tổ chức sản xuất và quản lý Nh-ng nó cũNh-ng có nhợc điểm là: các doanh Nh-nghiệp phải hoàn thiện hệ thốNh-ng các điều kiện đảm bảo thực hiện có hiệu quả chế độ tiền lơng này, khối lợng công

tác tính toán lớn, phức tạp đòi hỏi nhân viên làm công tác tiền lơng phải có trình độ nghiệp vụ cao.

Hình thức tiền lơng theo sản phẩm có thể phân ra những hình thức cụ thể sau:

- Hình thức tiền lơng theo sản phẩm cá nhân trực tiếp không hạn chế: Với hình thức này tiền lơng đợc tính trực tiếp theo số lợng sản phẩm hoàn thành đúng qui cách phẩm chất và đơn giá tiền lơng sản phẩm đã quy định, không chịu bất cứ sự hạn chế nào

Có hai cách tính: theo định mức thời gian và theo định mức số lợng * Hình thức tiền lơng theo sản phẩm gián tiếp:

Thờng áp dụng để trả cho lao động gián tiếp ở các bộ phận Nó có hai tác dụng lớn:

Thắt chặt mối quan hệ giữa cán bộ quản lý, công nhân phục vụ với công nhân trực tiếp sản xuất và tạo điều kiện cho cán bộ quản lý phải quan tâm tới việc thúc đẩy sản xuất phát triển.

* Hình thức tiền lơng theo sản phẩm tập thể: áp dụng cho những công việc nặng nhọc có định mức thời gian dài hay những công việc mà cá nhân từng ngời không làm đợc, đòi hỏi phải làm thành nhóm và khó xác định kết quả cho từng cá nhân Khi tính lơng theo cách này phải chú ý tới tình hình thực tế của từng cá nhân về sức khoẻ, về sự cố gắng trong lao động và đảm bảo công bằng hợp lý.

* Hình thức lơng theo sản phẩm lũy tiến:

Thực chất là ngời ta sử dụng nhiều đơn giá khác nhau để trả cho công nhân hoàn thành sản lợng ở các mức độ khác nhau theo nguyên tắc: Những sản phẩm trong định mức thì trả theo đơn giá chung thống nhất, còn những sản phẩm vợt định mức thì trả theo đơn giá luỹ tiến (lớn hơn đơn giá chung) Chế độ lơng này chỉ áp dụng hạn chế ở những khâu trọng yếu của dây chuyền sản xuất, vào thời điểm cần động viên hoàn thành sớm thời hạn hợp đồng kinh tế mà thôi Song song với hình thức này còn có hình thức lơng sản phẩm lũy lùi, áp dụng với trờng hợp nguy cơ thị trờng bị thu hẹp, không có khả năng tiêu thụ sản phẩm sản xuất ra nhằm hạn chế sản xuất và kìm hãm nó.

* Hình thức tiền lơng theo sản phẩm có thởng, có phạt:

Cũng nh trả lơng theo sản phẩm trực tiếp nhng có thêm tiền thởng do tăng năng suất, đạt chất lợng sản phẩm cao và trừ tiền phạt trong trờng hợp làm ra sản phẩm hỏng, hay không đảm bảo đủ ngày công qui định

* Hình thức khoán khoán khối lợng hoặc khoán từng việc:

Đợc áp dụng cho những công việc giản đơn, có tính đột xuất Doanh nghiệp xác định mức tiền lơng trả cho từng công việc mà ngời lao động phải hoàn thành.

* Hình thức khoán quỹ lơng: Đây là dạng đặc biệt của tiền lơng theo sản phẩm đợc sử dụng để trả lơng cho ngời lao động làm việc tại các phòng ban của doanh nghiệp Theo hình thức này doanh nghiệp tiến hành khoán quỹ lơng

nhân phụ thuộc vào quỹ lơng thực tế của phòng ban và số lợng nhân viên của phòng ban đó cũng nh mức độ hoàn thành công việc.

Trong giai đoạn hiện nay, hình thức tiền lơng theo sản phẩm đang là hình thức tiền lơng chủ yếu đợc áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp, nhng việc áp dụng hình thức cụ thể nào lại tuỳ thuộc tình hình cụ thể mỗi doanh nghiệp Tuy nhiên để đảm bảo hình thức tiền lơng này có hiệu quả nói chung cần các điều kiện sau:

• Có hệ thống định mức chính xác.

• Phải thờng xuyên củng cố hoàn thiện công tác tổ chức sản xuất để đảm bảo dây chuyền sản xuất luôn cân đối.

• Phải tổ chức tốt công tác phục vụ cho sản xuất nh: cung cấp nguyên liệu, bán thành phẩm, tổ chức sửa chữa kịp thời thiết bị khi h hỏng và tổ chức nghiệm thu sản phẩm kịp thời.

• Hoàn thiện công tác thống kê kế toán đặc biệt là công tác thống kê theo dõi tình hình mức để làm cơ sở cho việc điều chỉnh mức.

3 - Hình thức khoán thu nhập:

Đối với hình thức này tiền lơng phải trả cho ngời lao động không tính vào chi phí sản xuất kinh doanh mà là nội dung phân phối thu nhập của doanh nghiệp Trong trờng hợp này, thời gian và kết quả của từng ngời lao động chỉ là căn cứ phân chia tổng quỹ lơng cho từng ngời lao động

4 - Quỹ tiền lơng:

Quỹ tiền lơng trong doanh nghiệp là toàn bộ số tiền lơng phải trả cho tất cả các loại lao động đang thuộc doanh nghiệp quản lý và sử dụng.

Quỹ lơng của doanh nghiệp đợc hình thành khác nhau qua từng thời kỳ theo các phơng pháp sau:

4.1 Thời kỳ trớc năm 1980:

Trong cơ chế quản lý tập trung, việc xây dựng và thực hiện kế hoạch quỹ lơng thờng mang tính hình thức vì Nhà nớc trực tiếp quản lý tổng quỹ lơng của doanh nghiệp

Đại bộ phận các doanh nghiệp xác định quỹ lơng căn cứ vào tiền lơng bình quân cấp bậc hay chức vụ thực tế của kỳ báo cáo và số lợng bình quân trong năm theo công thức sau:

QTLn = L x T x 12 tháng

Trong đó: QTLn : Quỹ tiền lơng năm.

L : Tiền lơng bình quân 1 ngời/tháng T : Lao động bình quân năm.

Cách xác định này có u điểm là đơn giản dễ tính toán, nhng lại có những nhợc điểm sau: không gắn liền giữa kết quả sản xuất với thu nhập cuả mỗi ngời cho nên vai trò kích thích bị hạn chế, vì nó không quan tâm đến số lợng sản phẩm mà công nhân làm ra nhiều hay ít, không khuyến khích các cán bộ phải học hỏi nâng cao năng lực trình độ Vì dựa trên số ngời để tính quỹ lơng nên nó không khuyến khích các doanh nghiệp tinh giản biên chế, và đây là mô hình quỹ lơng bao cấp.

4.2 Thời kỳ từ 1980 đến 1990:

Đại bộ phận doanh nghiệp xác định quỹ lơng căn cứ vào số lợng sản phẩm làm ra hoặc căn cứ vào khối lợng công việc đợc tiến hành trong thời kỳ kế hoạch, theo công thức sau:

- Gắn liền giữa thu nhập với kết quả sản xuất, sản xuất cao thì thu nhập nhiều và ngợc lại, vì thế nó tạo ra động lực kích thích sản xuất.

-Mở rộng quyền chủ động của doanh nghiệp trên lĩnh vực sản xuất và tiền lơng.

-Khuyến khích các doanh nghiệp tinh giản biên chế

Tuy nhiên phơng pháp này cũng bộc lộ nhợc điểm là cha gắn kết quả sản xuất với kinh doanh, mà mới chỉ gắn đến kết quả sản phẩm nhập kho

4.3 Thời kỳ từ 1990 trở lại đây:

Từ những năm 1990, với cơ chế mới, các doanh nghiệp đợc quyền chủ động trong phân phối thu nhập Mức thu nhập của mỗi ngời trong doanh nghiệp phụ thuộc vào kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn doanh nghiệp và phụ thuộc vào năng suất, chất lợng, hiệu quả công tác của từng ngời Nhà nớc không can thiệp vào công việc xây dựng quỹ lơng của doanh nghiệp, không quản lý kế hoạch hoá quỹ tiền lơng nh trớc mà chỉ giám sát việc sử dụng quỹ l-ơng Nhà nớc không cho phép các doanh nghiệp trả lơng cho ngời lao động thấp hơn mức tiền lơng tối thiểu, nhng cũng có chính sách điều tiết đối với những ngời có thu nhập cao.

Hiện nay đại bộ phận doanh nghiệp xác định quỹ lơng căn cứ vào tỉ lệ % so với doanh thu Tỷ lệ % đó là bao nhiêu do doanh nghiệp tự xây dựng trình cơ quan chủ quản duyệt Nếu là doanh nghiệp t nhân thì Giám đốc duyệt

Công thức tính nh sau:

QTLn = Tổng doanh thu x % tiền lơng so với doanh thu

Trong đó cơ sở để tính % tiền lơng so với doanh thu là:

- Dựa vào tỉ lệ tiền lơng trong quá trình sản xuất, lao động thủ công nhiều thì tỷ trọng lớn và ngợc lại Tính công nghệ của sản xuất cao thì % tiền lơng giảm.

- Dựa vào doanh thu và nhịp độ tăng doanh thu, doanh thu có xu hớng giảm thì % tiền lơng giảm Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô sản xuất, nhịp độ tăng cao thì phải điều chỉnh giảm % tiền lơng.

- Sản xuất phải có lãi, chênh lệch giữa giá thành và giá bán càng xa càng tốt.

- Căn cứ vào mức thu nhập bình quân của các xí nghiệp cùng ngành - Căn cứ vào nhịp độ tăng thu nhập bình quân của doanh nghiệp.

Những khoản chi trả cho ngời lao động sau đây đợc hạch toán vào quỹ l-ơng của doanh nghiệp:

- Tiền lơng trả cho ngời lao động trong thời gian thực tế làm việc.

- Tiền lơng trả cho ngời lao động trong thời gian ngừng việc, học tập, hội họp, lễ tết

- Tiền thởng trong sản xuất (những khoản tiền thởng có tính chất lơng) - Các khoản phụ cấp thờng xuyên ( phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại, phụ cấp làm đêm , phụ cấp thâm niên, )

Còn trong quan hệ với sản xuất kinh doanh, kế toán phân loại quỹ lơng của doanh nghiệp thành 2 loại cơ bản :

- Tiền lơng chính: là tiền lơng trả cho ngời lao động trong thời gian làm nhiệm vụ chính đã đợc qui định

- Tiền lơng phụ: là tiền lơng phải trả cho ngời lao động trong thời gian không làm nhiệm vụ chính nhng vẫn đợc hởng lơng theo chế độ qui định.

Việc phân chia này có ý nghĩa nhất định trong công tác hạch toán, phân bổ tiền lơng theo đúng đối tợng và trong công tác phân tích tình hình sử dụng quỹ lơng ở các doanh nghiệp.

B - Tổ chức hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo l-ơng trong doanh nghiệp.

Tiền lơng và các khoản trích theo lơng của ngời lao động không chỉ là vấn đề quan tâm của họ mà còn là vấn đề doanh nghiệp đặc biệt chú ý vì liên

quan đến chi phí hoạt động của doanh nghiệp nói chung và giá thành sản phẩm của doanh nghiệp nói riêng.

Kế toán chính xác chi phí tiền lơng có vai trò quan trọng vì tiền lơng không chỉ với mục đích tạo điều kiện vật chất cho ngời lao động mà thông qua việc trả lơng kế toán kiểm tra theo dõi giám sát ngời lao động làm việc, đảm bảo tiền lơng chi ra phải đem lại kết quả và hiệu quả rõ rệt.

Để đáp ứng đợc vai trò trên, kế toán tiền lơng trong các doanh nghiệp cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Ghi chép, phản ảnh chính xác, trung thực, kịp thời ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ BHXH của ngời lao động để có căn cứ tính trả lơng, BHXH trả thay lơng, tiền thởng cho từng ngời và quản lý lao động trong doanh nghiệp.

- Theo dõi, ghi chép việc hình thành quỹ lơng, tình hình chi trả quỹ lơng của doanh nghiệp, việc trích lập và chi trả các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ.

- Cung cấp những số liệu cần thiết cho việc hạch toán chi phí sản xuất, tính gía thành sản phẩm, hạch toán thu nhập và một số nội dung khác có liên quan.

- Lập báo cáo về lao động tiền lơng, BHXH, BHYT, KPCĐ Đề xuất biện pháp để khai thác có hiệu quả tiềm năng lao động, tăng năng suất lao động, ngăn chặn những vi phạm kỷ luật lao động, vi phạm chính sách chế độ về lao động tiền lơng và BHXH, BHYT, KPCĐ.

II - Hệ thống chứng từ ban đầu:

Cũng nh việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, việc hạch toán tiền lơng yêu cầu phải có chứng từ kế toán lập một cách chính xác, đầy đủ, theo đúng chế độ ghi chép quy định Những chứng từ ban đầu là cơ sở để tính toán tiền lơng và chi trả lơng cho công nhân viên.

Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính, chứng từ kế toán lao động tiền lơng bao gồm các loại sau:

-Bảng chấm công: Mẫu số 01- LĐTL -Bảng thanh toán tiền lơng: Mẫu số 02 - LĐTL -Phiếu nghỉ hởng BHXH: Mẫu số 03 - LĐTL -Bảng thanh toán BHXH: Mẫu số 04 - LĐTL -Bảng thanh toán tiền thởng: Mẫu số 05 - LĐTL

-Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc đã hoàn thành : Mẫu số 06 - LĐTL

-Phiếu báo làm thêm giờ : Mẫu số 07 - LĐTL -Hợp đồng giao khoán : Mẫu số 08 - LĐTL -Biên bản điều tra tai nạn lao động : Mẫu số 09 - LĐTL III - Hệ thống tài khoản sử dụng :

Nh bất kỳ đối tợng nào, tổ chức hạch toán tiền lơng xuất phát từ các đặc điểm riêng biệt của tiền lơng, đó là :

-Tiền lơng là một bộ phận của chi phí -Tiền lơng thể hiện mối quan hệ phân phối.

Đặc điểm thứ nhất đòi hỏi việc hạch toán phải thể hiện đợc quan hệ chi phí - tiền công Đặc điểm thứ hai làm nảy sinh quan hệ thanh toán giữa ngời lao động và ngời sử dụng lao động Cụ thể là khi ngời lao động thực hiện một công việc hoặc dịch vụ theo yêu cầu của ngời sử dụng lao động thì ngời sử dụng lao động phải trả cho ngời lao động một số tiền nhất định tơng tự nh một khoản nợ của ngời sử dụng lao động.

1- Để thể hiện quan hệ chi phí - tiền công, kế toán sử dụng các tài khoản sau:

* Nhóm tài khoản phản ánh chi phí sử dụng nhân công trong hoạt động sản xuất kinh doanh, bao gồm :

- Tài khoản chi phí nhân công trực tiếp 622: dùng để tập hợp và kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp vào giá thành.

- Tài khoản chi phí nhân viên quản lý phân xởng 6271: dùng để tập hợp chi phí tiền lơng và các khoản trích theo lơng của nhân viên quản lý phân xởng và kết chuyển vào giá thành.

- Tài khoản chi phí nhân viên bán hàng 6411: dùng để tập hợp chi phí tiền lơng và các khoản trích theo lơng của nhân viên bán hàng và kết chuyển vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh

- Tài khoản chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp 6421: dùng để tập hợp chi phí tiền lơng và các khoản trích theo lơng của nhân viên quản lý doanh nghiệp và kết chuyển xác định kết quả kinh doanh.

* Nhóm tài khoản phản ánh chi phí sử dụng nhân công trong hoạt động khác:

- Tài khoản 241: Xây dựng cơ bản dở dang Dùng để tập hợp chi phí xây dựng cơ bản và kết chuyển vào giá trị tài sản.

- Tài khoản 811: Chi phí hoạt động tài chính Dùng để tập hợp chi phí hoạt động tài chính, trong đó có cả tiền lơng và kết chuyển vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh.

- Tài khoản 821: Chi phí bất thờng Dùng để tập hợp chi phí hoạt động bất thờng, trong đó có cả tiền lơng và kết chuyển vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh.

2 - Để thể hiện quan hệ thanh toán, kế toán sử dụng các tài khoản sau: - Tài khoản 111 : Tiền mặt.

- Tài khoản 112 : Tiền gửi ngân hàng - Tài khoản 1388 : Các khoản phải thu khác.

- Tài khoản 338 : Các khoản phải trả phải nộp khác

- Tài khoản 142 : Tạm ứng.

- Tài khoản 334 : Phải trả công nhân viên - Một số tài khoản khác.

Trong đó tài khoản quan trọng nhất dùng để theo dõi việc hạch toán tiền lơng và thanh toán với công nhân viên là tài khoản 334.

Tài khoản 334 là một tài khoản hỗn hợp mang tính chất nguồn vốn, cá biệt mang tính chất tài sản:

+ Bên nợ : các khoản khấu trừ vào tiền lơng của công nhân viên: Tiền l-ơng, tiền thởng, BHXH và các khoản khác đã trả, ứng trớc cho công nhân viên.

+ Bên có : tiền lơng, tiền thởng, BHXH và các khoản phải trả công nhân viên.

+ Số d : phổ biến là d có ( các khoản còn phải trả công nhân viên) Cá biệt có khi d nợ ( các khoản đã trả > các khoản phải trả)

Tài khoản 334 đợc chi tiết theo hai nội dung: - Thanh toán lơng.

- Thanh toán các khoản khác với công nhân viên.

Để theo dõi việc hạch toán các khoản trích theo lơng, kế toán sử dụng tài khoản 338 " Phải trả phải nộp khác" Tài khoản 338 đợc chi tiết nh sau :

- 3381 : Tài sản thừa chờ giải quyết.

Theo chế độ kế toán hiện hành, việc tổ chức hệ thống sổ kế toán do doanh nghiệp tự xây dựng dựa trên 4 hình thức sổ do Bộ Tài chính qui định, đồng thời căn cứ vào đặc điểm, qui mô hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị Việc tổ chức hạch toán tiền lơng tiến hành theo các hình thức nh sau:

1- Hình thức Nhật ký - Sổ cái:

Đây là hình thức ghi chép kết hợp việc ghi chép theo thời gian và theo hệ thống vào trong một quyển sổ gọi là nhật ký sổ cái Trên sổ này gồm phần nhật ký phản ánh trình tự phát sinh các nghiệp vụ qua phần chứng từ và phần sổ cái phản ánh cả hai bên Nợ và Có của tài khoản Hình thức này chỉ thờng áp dụng ở các đơn vị nhỏ có ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Sơ đồ hình thức ghi sổ nhật ký - sổ cái:

2 - Hình thức nhật ký chung:

Đây là hình thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian vào một quyển sổ nhật ký gọi là Nhật ký chung Sau đó, căn cứ vào Nhật ký chung lấy số liệu để ghi vào Sổ cái Ngoài ra để thuận tiện cho việc ghi chép Nhật ký chung có thể cho các nhật ký phụ cho các tài khoản chủ yếu Định kỳ cộng các nhật ký phụ lấy số liệu vào nhật ký chung rồi vào sổ cái Đối với các đối tợng cần theo dõi chi tiết thì kế toán mở các sổ, thẻ chi tiết, lấy số liệu so sánh đối chiếu với sổ nhật ký chung và sổ cái.

Phần hành kế toán tiền lơng theo hình thức sổ này đợc tổ chức nh mọi phần hành khác nghĩa là khi nghiệp vụ phát sinh, kế toán sẽ ghi vào sổ nhật ký chung, cuối tháng hay định kỳ kế toán sẽ căn cứ vào nhật ký chung, loại bỏ các

số hiệu trùng rồi phản ánh vào sổ cái Nếu cần thiết ghi sổ kế toán chi ở tiết về tiền lơng Cuối kỳ lập các báo cáo.

Hình thức nhật ký chung đơn giản, phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp nhng lại có nhợc điểm hay ghi trùng, mỗi chứng từ thờng đợc vào ít nhất 2 số nhật ký trở lên Bởi vậy, cuối tháng sau khi cộng số liệu từ các sổ nhật ký, kế toán phải loại bỏ các số liệu trùng lặp rồi mới ghi vào sổ cái.

Sơ đồ ghi sổ theo hình thức nhật ký chung

Hình thức chứng từ ghi sổ:

Hình thức này rất đơn giản, dễ áp dụng Theo hình thức này thì việc ghi sổ kế toán tổng hợp đợc chia thành 2 quá trình riêng biệt: ghi theo trình tự thời gian, ghi theo hệ thống đợc ghi ở sổ cái Việc ghi chép đợc tiến hành theo trình tự sau:

Hàng ngày, khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế, căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán lập bảng tổng hợp chứng từ gốc của các nghiệp vụ về tiền lơng, lập chứng từ ghi sổ, sau đó chứng từ ghi sổ này đợc chuyển cho kế toán trởng kiểm tra, ký duyệt rồi chuyển cho kế toán tổng hợp tiến hành ghi sổ cái tài khoản