Chương 4. Kế Toán Nghiệp Vụ Ngân Quỹ và Các Hình Thức Thanh Toán Không Dùng Tiền Mặt pps

Căn cứ phiếu chi, ghi: Nợ: TK 1019 "TM đang vận chuyển"/ tên người đại diện Có: TK 1011 "tiền mặt tại đơn vị" Khi nhận được chứng từ thanh toán vốn từ ngân hàng nhận vốn tiền mặt gửiđến,

I CHƯƠNG IV

II KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ NGÂN QUỸ VÀIII CÁC HÌNH THỨC THANH TOÁN KHÔNG DÙNG TIỀN MẶT

1 KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ NGÂN QUỸ

1.1 Những vấn đề chung về nghiệp vụ ngân quỹ

1.1.1 Nội dung nghiệp vụ ngân quỹ

Nghiệp vụ ngân quỹ của tổ chức tín dụng bao gồm các nghiệp vụ thu, chi vàđiều chuyển tiền mặt

Mức tồn quỹ tiền mặt ở mỗi tổ chức tín dụng phụ thuộc vào qui mô hoạt động,vào tính chất thường xuyên hay thời vụ của các khoản thu, chi tiền mặt qua quỹnghiệp vụ của tổ chức tín dụng đó Các tổ chức tín dụng luôn phải cân nhắc các yếu

tố trên để tự xác định mức tồn quỹ tiền mặt tối ưu cho mình để một mặt đảm bảothực hiện nhu cầu thu, chi tiền mặt bất cứ lúc nào, mặt khác không để tồn quỹ tiềnmặt quá cao làm ảnh hưởng đến khả năng sinh lời của ngân hàng

Quỹ tiền mặt do bộ phận ngân quỹ (hay phòng ngân quỹ) thực hiện và bảo quảntrong kho, két tuyệt đối an toàn Tại bộ phận ngân quỹ bố trí thủ quỹ và các nhânviên kiểm ngân, thủ quỹ chịu trách nhiệm về số tài sản trong kho, két

Việc tổ chức công tác quỹ phụ thuộc vào mô hình giao dịch mà ngân hàng lựachọn: mô hình giao dịch nhiều cửa hay mô hình giao dịch một cửa

Trong mô hình giao dịch nhiều cửa: quỹ là một bộ phận trực tiếp giao dịch với

khách hàng trong các nghiệp vụ liên quan đến việc thu (chi) tiền mặt từ (cho) khách hàng

Với mô hình giao dịch một cửa: đầu ngày, cuối ngày quỹ chính thực hiện việc

giao (nhận) tiền mặt cho các giao dịch viên (Teller) phù hợp với hạn mức quỹ mà cácgiao dịch viên được nắm giữ Như vậy, khi có nghiệp vụ tiền mặt phát sinh, quỹkhông phải trực tiếp thu - chi tiền mặt cho khách hàng (trừ các giao dịch vượt hạnmức giao dịch của các giao dịch viên)

1.1.2 Tài khoản, chứng từ và sổ sách sử dụng

1.1.2.1 Tài khoản

TK “Tiền mặt tại đơn vị” - 1011

Tài khoản này dùng để hạch toán số tiền mặt tại quỹ nghiệp vụ của các Tổ chứctín dụng.

Số dư Nợ: Số tiền mặt hiện có tại quỹ nghiệp vụ của TCTD

Hạch toán chi tiết: Mở 1 tài khoản chi tiết.

TK “Tiền mặt đang vận chuyển” - 1019

Tài khoản này dùng để hạch toán số tiền mặt xuất từ quỹ tiền mặt tại đơn vịchuyển cho các đơn vị khác đang trên đường đi

Bên Nợ ghi: Số tiền xuất quỹ để vận chuyển đến đơn vị nhận tiền

Bên Có ghi: Số tiền đã vận chuyển đến đơn vị nhận

Số dư Nợ: Số TM thuộc quỹ nghiệp vụ ở đơn vị đang trên đường vận chuyển Hạch toán chi tiết: Mở tài khoản chi tiết theo từng đơn vị nhận tiền vận chuyển đến.

TK “Tiền mặt ngoại tệ tại đơn vị” - 1031

Tài khoản này dùng để hạch toán giá trị ngoại tệ tại quỹ của Tổ chức tín dụng

Hạch toán chi tiết: Mở 1 tài khoản chi tiết.

TK “Ngoại tệ đang vận chuyển” - 1039

Tài khoản này dùng để hạch toán giá trị ngoại tệ chuyển cho các đơn vị khácđang trên đường đi

Hạch toán chi tiết: Mở tài khoản chi tiết theo từng đơn vị nhận ngoại tệ vận chuyển

đến

TK “Tham ô, thiếu mất tiền, tài sản chờ xử lý” - 3614

TK này dùng để phản ảnh các khoản nợ phải thu phát sinh trong hoạt động nội

bộ của TCTD

Hạch toán chi tiết: Mở tài khoản chi tiết cho từng đơn vị, cá nhân có quan hệ thanh

toán

TK “Thừa quỹ, tài sản thừa chờ xử lý” – 461

TK này dùng để phản ảnh các khoản phải trả phát sinh trong quá trình hoạt độngnội bộ của TCTD

Hạch toán chi tiết: Mở tài khoản chi tiết cho từng đơn vị, cá nhân có quan hệ thanh

toán

1.1.2.2 Chứng từ

- Nếu thu tiền mặt:

+ Giấy nộp tiền (dùng cho khách hàng nộp tiền vào NH)

+ Phiếu thu (dùng cho nội bộ NH)

- Nếu chi tiền mặt:

+ Séc lĩnh tiền mặt (dùng cho khách hàng lĩnh tiền từ TKTG)

+ Giấy lĩnh tiền mặt (dùng trong trường hợp cho vay)

+ Phiếu chi (dùng cho nội bộ NH)

1.1.2.3 Sổ sách

 Tại bộ phận kế toán mở các loại sổ sau:

- Sổ nhật ký quỹ (sổ tờ rời): Do kiểm soát tiền mặt giữ để ghi chép tất cả các khoản

thu, chi tiền mặt trong ngày theo các chứng từ tiền mặt phát sinh Dùng làm căn cứlập nhật ký chứng từ và hạch toán tổng hợp trong ngày Cuối ngày khoá sổ tìm tổng

tiền mặt thu vào, tổng tiền mặt chi ra trong ngày và tồn quỹ cuối ngày => Đối chiếu với thủ quĩ

MẪU SỔ NHẬT KÝ QUỸ Ngân hàng

NHẬT KỸ QUỸ

Ng y tháng n m ày tháng năm ăm

Số chứng từ Số tiểu khoản Ký hiệu thống kê Số tiền Thu Chi Thu Chi

.

Cộng ngày Tồn quỹ hôm trước Tồn quỹ hôm nay

.

.

Kiểm soát Kế toán trưởng Giám đốc Ngân hàng

(kế toán) (ký tên) (ký tên)

- Sổ kế toán chi tiết tiền mặt: Sổ này dùng để ghi tổng số tiền mặt thu, chi trong

ngày và tồn quỹ tiền mặt cuối ngày (mỗi ngày một dòng) Sổ này dùng làm cơ sở cho việc lập báo cáo kế toán hàng tháng

Căn cứ để lập sổ kế toán chi tiết tiền mặt là nhật ký quỹ Cuối ngày cộng sổ nhật

ký quỹ để có tổng thu tiền mặt, tổng chi tiền mặt trong ngày Căn cứ vào số tổng thu

để vào cột phát sinh bên Nợ, số tổng chi vào cột phát sinh bên Có Sau khi vào số phát sinh bên Nợ và bên Có sẽ rút số dư cuối ngày của tài khoản tiền mặt, số dư Nợ tài khoản tiền mặt cuối ngày phải bằng tồn quỹ tiền mặt cuối ngày trên sổ sách và tồn quỹ thực tế do thủ quỹ quản lý

 Tại bộ phận quỹ nghiệp vụ mở các loại sổ sau:

- Sổ quỹ: Được đóng thành quyển (đánh số trang liên tục, đóng dấu giáp lai): Do

thủ quỹ giữ để ghi chép các khoản thu, chi tiền mặt trong ngày theo các chứng từ thu

chi tiền mặt Hàng ngày, thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế để đốichiếu với kế toán và tiền mặt tồn quỹ bảo quản trong kho, két Nếu thực hiện giaodịch một cửa thì sổ này do nhân viên giao dịch (Teller) trực tiếp giữ.

- Các loại sổ khác: Sổ theo dõi các loại tiền thu, chi để phục vụ thống kê các loại

tiền

1.2 Kế toán nghiệp vụ thu, chi tiền mặt

1.2.1 Kế toán thu tiền mặt

Nghiệp vụ thu tiền mặt của ngân hàng thương mại phát sinh khi:

- Khách hàng nộp tiền mặt vào tài khoản tiền gửi; hoặc trả nợ, trả lãi vay, nộp

lệ phí cho ngân hàng bằng tiền mặt

- Ngân hàng nhận tiền mặt từ ngân hàng khác điều chuyển đến

- Nhận từ Ngân hàng Nhà nước thông qua vay Ngân hàng Nhà nước hay rút từtài khoản tiền gửi tại Ngân hàng Nhà nước

- v.v

Khi khách hàng có nhu cầu nộp tiền mặt vào quỹ nghiệp vụ của Ngân hàng thìtuỳ theo nội dung cụ thể sẽ lập giấy nộp tiền và nộp trực tiếp tiền mặt cho thủ quỹngân hàng để kiểm đếm Trường hợp thực hiện giao dịch một cửa thì nhân viên giaodịch (Teller) trực tiếp nhận tiền mặt

Quy trình luân chuyển chứng từ thu tiền mặt được thực hiện đúng nguyên tắc:Thu trước - Ghi sổ sau

Căn cứ vào giấy nộp tiền đã được xác nhận thu đủ tiền của thủ quỹ, kế toán hạchtoán:

+ Nếu nộp vào tài khoản tiền gửi hay trả nợ ngân hàng, ghi:

Nợ: TK tiền mặt tại đơn vị (1011)

Có: TK tiền gửi (nếu nộp vào TK tiền gửi)

TK cho vay (nếu nộp tiền mặt để trả Nợ ngân hàng)

+ Nếu nộp tiền mặt để chuyển đi ngân hàng khác, ghi:

Nợ: TK 1011

Có: TK thanh toán vốn giữa các Ngân hàng

1.2.2 Kế toán chi tiền mặt

Tiền mặt chi từ quỹ nghiệp vụ ngân hàng theo các nội dung:

- Chi trả tiền gửi và trả lãi cho khách hàng bằng tiền mặt

- Cho khách hàng vay bằng tiền mặt

- Điều chuyển tiền mặt đi ngân hàng khác cùng hệ thống

- Nộp vào Ngân hàng Nhà nước

- Chi trong nội bộ ngân hàng như chi lương cán bộ, chi khác

- v.v

Khi khách hàng có nhu cầu lĩnh tiền mặt từ tài khoản tiền gửi thanh toán thì viếtSéc lĩnh tiền mặt gửi tới ngân hàng để được lĩnh tiền mặt theo séc Trường hợp ngânhàng cho vay bằng tiền mặt hay chi tiền mặt từ tài khoản tiền gửi tiết kiệm, kỳ phiếu,trái phiếu thì lập giấy lĩnh tiền mặt

Đối với nghiệp vụ chi tiền mặt thì ngoài việc kiểm soát chặt chẽ tính chất hợppháp, hợp lệ các chứng từ (Séc lĩnh tiền mặt, giấy lĩnh tiền ), kế toán còn phải kiểmtra số dư TKTG, hạn mức tín dụng, nếu đủ khả năng chi trả kế toán hạch toán vào sổsách kế toán, sau đó mới chuyển chứng từ cho thủ quỹ chi tiền cho khách hàng hoặcmới trực tiếp chi tiền cho khách hàng (trong mô hình giao dịch một cửa) - Đảm bảođúng nguyên tắc: Ghi sổ trước - Chi sau

+ Chi từ tài khoản tiền gửi, ghi:

Nợ: TK tiền gửi của khách hàng

Có: TK tiền mặt tại đơn vị (1011)

+ Cho vay bằng tiền mặt, ghi:

Nợ: TK cho vay của khách hàng

Có: TK 1011

+ Nếu cán bộ NH lĩnh tiền để chi nội bộ, kế toán lập phiếu chi và hạch toán: Nợ: TK chi lương, tạm ứng

Có: TK 1011

Phản ánh bút toán thu, chi tiền mặt trên sơ đồ tài khoản chữ T

1 - Nộp tiền mặt vào tài khoản tiền gửi

2 - Chi tiền mặt từ tài khoản tiền gửi

3 - Cho khách hàng vay bằng tiền mặt

4 - Khách hàng trả nợ ngân hàng bằng tiền mặt

5 - Khách hàng nộp tiền mặt để chuyển đi ngân hàng khác

1.3 Kế toán nghiệp vụ điều chuyển tiền mặt

Điều chuyển vốn tiền mặt giữa các chi nhánh ngân hàng thương mại với Hội

sở chính, hoặc giữa các chi nhánh với nhau thuộc nghiệp vụ điều hoà vốn nên chỉđiều chuyển tiền mặt trong phạm vi một hệ thống ngân hàng Đơn vị điều chuyển tiềnmặt được nhận phí và đơn vị nhận tiền mặt phải trả phí Việc điều chuyển này chỉđược thực hiện khi có lệnh của NH cấp chủ quản

Có hai cách giao nhận tiền mặt, theo đó có hai cách hạch toán:

Cách 1: Ngân hàng nhận vốn tiền mặt cử người và phương tiện đến nhận tiền

trực tiếp tại ngân hàng điều tiền mặt đi Trường hợp này không phải hạch toán qua tàikhoản 1019

Việc xử lý chứng từ và hạch toán được thực hiện như sau:

- Tại Ngân hàng điều tiền mặt đi:

Lập biên bản giao nhận tiền, kế toán lập phiếu chi và chứng từ thanh toán vốnghi:

Nợ: TK thanh toán vốn giữa các ngân hàng thích hợp

Có: TK 1011 "tiền mặt tại đơn vị"

- Tại ngân hàng nhận vốn tiền mặt:

Sau khi làm thủ tục nhận tiền mặt nhập kho; kế toán lập phiếu thu và căn cứ vàochứng từ thanh toán vốn của Ngân hàng điều vốn đi gửi kèm tiền mặt, kế toán ghi:

Nợ: TK 1011 "tiền mặt tại đơn vị"

Có: TK thanh toán vốn giữa các ngân hàng thích hợp

Cách 2: Ngân hàng điều tiền mặt đi cử người đại diện mang tiền mặt giao tại

ngân hàng nhận vốn tiền mặt điều đến Trường hợp này tại ngân hàng điều đi phảihạch toán qua TK 1019 "tiền mặt đang vận chuyển"

Việc xử lý chứng từ và hạch toán được thực hiện như sau:

- Tại Ngân hàng điều vốn tiền mặt đi:

Kế toán lập phiếu chi để chi tiền mặt khỏi quỹ nghiệp vụ giao cho người đạidiện Căn cứ phiếu chi, ghi:

Nợ: TK 1019 "TM đang vận chuyển"/ tên người đại diện

Có: TK 1011 "tiền mặt tại đơn vị"

Khi nhận được chứng từ thanh toán vốn từ ngân hàng nhận vốn tiền mặt gửiđến, kế toán hạch toán để tất toán tài khoản 1019 "tiền mặt đang vận chuyển":

Nợ: TK thanh toán vốn giữa các ngân hàng thích hợp

Có: TK 1019 "tiền mặt đang vận chuyển"

- Tại Ngân hàng nhận vốn tiền mặt:

Sau khi nhận đủ tiền mặt và nhập kho, két; thủ quỹ ký vào biên bản giao nhậntiền kế toán căn cứ biên bản giao nhận tiền lập phiếu thu và chứng từ thanh toán vốn.Căn cứ chứng từ hạch toán:

Nợ: TK 1011 "tiền mặt tại đơn vị".

Có: TK chuyển tiền đi, hay TK điều chuyển vốn

Phản ảnh các bút toán điều chuyển vốn tiền mặt trên sơ đồ tài khoản chữ T

Ngân hàng điều chuyển vốn TM đi Ngân hàng nhận vốn tiền mặt

1.4 Kế toán nghiệp vụ đối chiếu số liệu tiền mặt cuối ngày

Theo quy định, hàng ngày kết thúc giờ giao dịch với khách hàng, bộ phận quỹ tiếnhành khoá sổ quỹ, bộ phận kế toán khoá sổ nhật ký quỹ, cộng số phát sinh và rút số dưtrên sổ kế toán chi tiết tiền mặt rồi đối chiếu số liệu tiền mặt với nhau để đảm bảo:

- Tổng thu tiền mặt, tổng chi tiền mặt, tồn quỹ trên Sổ quỹ của bộ phận quỹ phảibằng tổng số phát sinh bên Nợ, tổng số phát sinh bên Có và dư Nợ trên sổ nhật kýquỹ của bộ phận kế toán

- Tồn quỹ tiền mặt trên sổ sách phải bằng tồn quỹ tiền mặt thực tế trong kho, két

Việc đối chiếu được thực hiện theo nguyên tắc: Thủ quỹ công bố số liệu trước

để kiểm soát tiền mặt (thuộc phòng kế toán) đối chiếu theo Khi đối chiếu khớp đúng

theo các tiêu thức trên thủ quỹ, kế toán trưởng (hoặc kiểm soát tiền mặt), Giám đốcngân hàng cùng ký trên sổ quỹ và nhật ký quỹ Trường hợp thực hiện giao dịch mộtcửa thì nhân viên giao dịch tự cân đối sổ sách và tiền mặt tồn quỹ của mình trước khinộp lại tiền mặt cho Quỹ chính

Trong quá trình thực hiện nghiệp vụ tiền mặt do nhiều lý do khác nhau có thểxảy ra thừa, thiếu tiền mặt (phát hiện khi đối chiếu số liệu tiền mặt cuối ngày), phải

xử lý theo đúng chế độ

Xử lý đối với trường hợp thừa, thiếu quỹ khi đối chiếu cuối ngày:

 Đối với trường hợp thừa quỹ:

Tồn quỹ thực tế > Tồn quỹ trên sổ sách kế toán (Dư Nợ TK Tiền mặt)

- Sau khi kiểm tra lại một lần nữa sổ sách, kế toán và thủ quỹ cùng lập biên bản xácđịnh thừa quỹ chờ xử lý Trong biên bản phải ghi rõ nội dung và người chịu tráchnhiệm về số tiền thừa quỹ, biên bản phải có chữ ký của thủ quỹ, kế toán trưởng vàgiám đốc ngân hàng

- Số tiền thừa, chưa xác minh được nguồn gốc nguyên nhân (không thể hiện trênbảng kê) phải lập biên bản, căn cứ vào đó kế toán lập phiếu thu và ghi vào TK

“Thừa quỹ, tài sản thừa chờ xử lý” - 461 để xem xét xử lý sau:

Nợ TK 1011

Có TK Thừa quỹ, tài sản thừa chờ xử lý - 461

- Định kỳ, ngân hàng thành lập Hội đồng xử lý thừa thiếu tài sản Căn cứ vào biênbản kết luận của Hội đồng, kế toán lập chứng từ để chuyển số tiền thừa quỹ vàotài khoản thích hợp

 Nếu không tìm ra nguyên nhân và cũng không có khách hàng nào khiếu nạithì Hội đồng sẽ quyết định lập phiếu chuyển khoản để hạch toán:

Nợ TK 461

Có TK thu nhập khác từ hoạt động ngân quỹ – 719

 Nếu tìm ra nguyên nhân do KH X nộp thừa thì số tiền thừa đó sẽ trả lại choKHX, kế toán lập chứng từ để hạch toán:

Nợ: TK 461Có: - TK tiền gửi KH X (nếu trả bằng CK)

- Hoặc TK 1011 (nếu trả bằng tiền mặt )

 Đối với trường hợp thiếu quỹ:

Tồn quỹ thực tế < Tồn quỹ trên sổ sách kế toán (Dư Nợ TK Tiền mặt)

- Tương tự như trên, lập biên bản xác định thiếu quỹ chờ xử lý

- Căn cứ vào biên bản, kế toán lập phiếu chi để hạch toán số tiền thiếu quỹ vào Tàikhoản tham ô, thiếu mất tiền, tài sản chờ xử lý - 3614/tiểu khoản đứng tên ngườigây ra thiếu quỹ:

Nợ TK 3614/ người gây thiếu quỹ

Có TK 1011

- Thành lập Hội đồng xử lý để quy trách nhiệm:

+ Nếu người gây thiếu quỹ bồi hoàn ngay 100% số tiền thiếu, lập giấy nộp tiềnmặt:

Nợ TK 1011

Có TK 3614/người gây thiếu quỹ+ Nếu bồi thường bằng cách trừ lương hàng tháng:

Nợ TK Chi phí trả lương

Có TK 3614/người gây thiếu quỹ

2 KẾ TOÁN CÁC HÌNH THỨC THANH TOÁN KHÔNG DÙNG TIỀN MẶT

2.1 Một số vấn đề chung về thanh toán không dùng tiền mặt

2.1.1 Sự cần thiết, khái niệm của thanh toán không dùng tiền mặt

Tiền tệ đi vào lưu thông thực hiện chức năng phương tiện thanh toán diễn radưới hai hình thức là thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không dùng tiền mặt(hay thanh toán qua tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán)

Thanh toán bằng tiền mặt là phương thức thanh toán đơn giản và tiện dụng nhấtđược sử dụng để mua bán hàng hoá một cách dễ dàng Tuy nhiên, nó chỉ phù hợp vớinền kinh tế có quy mô sản xuất nhỏ, sản xuất chưa phát triển, việc trao đổi thanh toánhàng hoá diễn ra với số lượng nhỏ, trong phạm vi hẹp Vì vậy, khi nền kinh tế ngàymột phát triển với tốc độ cao cả về chất lượng và số lượng thì việc thanh toán bằngtiền mặt không còn đủ khả năng đáp ứng được những nhu cầu thanh toán của toàn

bộ nền kinh tế Việc thanh toán bằng tiền mặt đã bộc lộ một số hạn chế nhất định.Trước hết là việc thanh toán bằng tiền mặt có độ an toàn không cao Với khối lượng

hàng hóa, dịch vụ giao dịch lớn thì việc thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt sẽ không

an toàn, thuận tiện cho cả người chi trả và người thụ hưởng Thứ hai là Ngân hàngNhà nước phải bỏ ra chi phí rất lớn để in ấn vận chuyển và bảo quản tiền mặt Ngoài

ra, một hạn chế quan trọng của việc thanh toán bằng tiền mặt nữa là thanh toán bằngtiền mặt làm giảm khả năng tạo tiền của NHTM, trong khi nền kinh tế luôn có nhucầu về tiền mặt để thanh toán chi tiêu gây sức ép giả tạo về sự khan hiếm tiền mặttrong nền kinh tế, làm cho giá cả có khả năng tăng cao gây khó khăn cho Ngân hàngNhà nước trong việc điều tiết chính sách tiền tệ Từ thực tế khách quan trên đòi hỏiphải có sự ra đời của một phương thức thanh toán khác tiên tiến hơn, hiện đại hơn đó

là phương thức thanh toán không dùng tiền mặt (KDTM)

Thanh toán không dùng tiền mặt là cách thức thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ không có sự xuất hiện của tiền mặt mà được tiến hành bằng cách trích tiền từ tài khoản của người chi trả chuyển vào tài khoản của người thụ hưởng hoặc bằng cách

bù trừ lẫn nhau thông qua vai trò trung gian của các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán.

Như vậy, xét về góc độ kế toán, kế toán nghiệp vụ thanh toán KDTM là thựchiện các bút toán bằng đồng tiền ghi sổ hay bút tệ

Tham gia vào hoạt động thanh toán có các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán

và tổ chức, cá nhân sử dụng dịch vụ thanh toán:

- Tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán gồm các ngân hàng thương mại, các tổchức tín dụng khác và tổ chức khác khi được NHNN cấp phép

- Tổ chức, cá nhân được sử dụng dịch vụ thanh toán là các tổ chức kinh tế, cácdoanh nghiệp, các cá nhân trong nền kinh tế có nhu cầu sử dụng dịch vụ thanh toán

để thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ trong quan hệ thương mại

2.1.2 Các quy định mang tính nguyên tắc trong thanh toán không dùng tiền mặt

Thanh toán KDTM phản ánh mối quan hệ kinh tế pháp lý trong giao nhận vàthanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ nên trong quá trình thực hiện thanh toán các bêntham gia phải tuân thủ những quy định mang tính nguyên tắc sau:

Thứ nhất: Các chủ thể tham gia thanh toán (kể cả pháp nhân và thể nhân) đều

phải mở tài khoản thanh toán tại tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán và được quyền

lựa chọn tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán để mở tài khoản Khi tiến hành thanhtoán phải thực hiện thanh toán thông qua tài khoản đã mở theo đúng chế độ quy định

và phải trả phí thanh toán theo quy định của ngân hàng và tổ chức làm dịch vụ thanhtoán Trường hợp đồng tiền thanh toán là ngoại tệ thì phải tuân thủ quy chế quản lýngoại hối của nhà nước

Thứ hai: Số tiền thanh toán giữa người chi trả và người thụ hưởng phải dựa trên

cơ sở lượng hàng hoá, dịch vụ đã giao giữa người mua và người bán Người muaphải chuẩn bị đầy đủ phương tiện thanh toán (số dư trên tài khoản tiền gửi thanh toántại tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán hoặc hạn mức thấu chi nếu có) để đáp ứngyêu cầu thanh toán đầy đủ, kịp thời khi xuất hiện yêu cầu thanh toán

Nếu người mua chậm trễ thanh toán; hoặc vi phạm chế độ thanh toán thì phảichịu phạt theo chế độ thanh toán hiện hành

Thứ ba: Người bán hay cung cấp dịch vụ là người được hưởng số tiền do người

chi trả chuyển vào tài khoản của mình nên phải có trách nhiệm giao hàng hay cungcấp dịch vụ kịp thời và đúng với lượng giá trị mà người mua đã thanh toán; đồng thờiphải kiểm soát kỹ càng các chứng từ phát sinh trong quá trình thanh toán

Thứ tư: Là trung gian thanh toán giữa người mua và người bán, các tổ chức

cung ứng dịch vụ thanh toán phải thực hiện đúng vai trò trung gian thanh toán:

- Chỉ trích tiền từ tài khoản của người chi trả chuyển vào tài khoản của ngườithụ hưởng khi có lệnh của người chi trả (thể hiện trên các chứng từ thanh toán).Trường hợp không cần có lệnh của người chi trả (không cần có chữ ký của chủ tàikhoản trên chứng từ) chỉ áp dụng đối với một số hình thức thanh toán như uỷ nhiệmthu, hay lệnh của Toà án kinh tế

- Các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phải có trách nhiệm hướng dẫn, giúp

đỡ khách hàng mở tài khoản, sử dụng các công cụ thanh toán phù hợp với đặc điểmsản xuất, kinh doanh, phương thức giao nhận, vận chuyển hàng hoá Cung cấp đầy đủcác chứng từ sử dụng trong quá trình thanh toán cho khách hàng

- Tổ chức hạch toán, chuyển chứng từ thanh toán một cách nhanh chóng, chínhxác, an toàn tài sản Nếu để chậm trễ hay hạch toán thiếu chính xác gây thiệt hại cho

khách hàng trong quá trình thanh toán thì phải chịu phạt để bồi thường cho kháchhàng theo chế tài chung.

2.1.3 Cơ sở pháp lý của hệ thống các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt ở Việt Nam

Để hoạt động thanh toán không dùng tiền mặt ngày càng hoàn thiện hơn, Chínhphủ và Ngân hàng Nhà nước Việt Nam không ngừng nghiên cứu và đưa ra các vănbản có tính pháp lý, tạo hành lang pháp lý cho hoạt động thanh toán KDTM nóichung và các hình thức thanh toán KDTM phát huy tác dụng Hệ thống các văn bảnpháp quy đó bao gồm:

- Luật NHNN và luật các tổ chức tín dụng ban hành năm 1997, trong đó có đề cậpđến vấn đề thanh toán qua ngân hàng

- Quyết định 371/QĐ-NHNN của Thống đốc NHNN ban hành ngày 19/10/1999 vềquy chế phát hành và thanh toán thẻ ngân hàng

- Nghị định 64/2001/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 20/09/2001 về hoạtđộng thanh toán qua tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán

- Quyết định 226/2002/QĐ-NHNN của Thống đốc NHNN ban hành ngày26/03/2002 về việc ban hành quy chế hoạt động thanh toán qua các tổ chức cungứng dịch vụ thanh toán

- Quyết định 235/2002/QĐ-NHNN của Thống đốc NHNN ban hành ngày01/04/2002 về việc chấm dứt phát hành Ngân phiếu thanh toán

- Quyết định 1092/2002/QĐ-NHNN của Thống đốc NHNN ban hành ngày 08/10/2002quy định thủ tục thanh toán qua các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán

- Nghị định 159/2003/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 10/12/2003 về cungứng và sử dụng Séc có hiệu lực thi hành ngày 01/04/2004

Theo các văn bản pháp quy này thì hiện nay có 5 hình thức thanh toán khôngdùng tiền mặt được sử dụng để thanh toán giữa các tổ chức kinh tế, cá nhân trong nềnkinh tế, đó là:

+ Séc thanh toán: Séc chuyển khoản, Séc được bảo chi, Séc được bảo lãnh

+ Ủy nhiệm thu – nhờ thu

+ Ủy nhiệm chi – lệnh chi

+ Thẻ thanh toán

+ Thư tín dụng nội địa

2.1.4 Tài khoản và chứng từ dùng trong kế toán thanh toán không dùng tiền mặt

2.1.4.1 Tài khoản

 Tài khoản tiền gửi không kỳ hạn bằng VNĐ/ngoại tệ (TK 4211/4221)

Dùng để phản ánh số tiền đồng Việt Nam/ngoại tệ của khách hàng trong nướcgửi không kỳ hạn (chủ yếu phục vụ cho mục đích thanh toán qua ngân hàng)

Hạch toán chi tiết: mở TK chi tiết theo từng KH gửi tiền

Tài khoản này có thể có số Dư Nợ trong điều kiện KH được NH cho phép thấuchi, mức dư Nợ cao nhất bằng Hạn mức thấu chi

 TK Tiền ký quỹ bằng đồng Việt Nam/ngoại tệ

Trong đó:

Dùng để phản ánh số tiền đồng Việt Nam/ngoại tệ mà Tổ chức tín dụng nhận kýquỹ, ký cược của khách hàng để đảm bảo cho các hoạt động cung ứng dịch vụ thanhtoán được thực hiện theo hợp đồng đã ký

Số tiền ký gửi sử dụng còn thừa trả lại cho khách hàng

Hạch toán chi tiết: mở TK chi tiết theo từng KH

 TK Cho vay ngắn hạn bằng đồng Việt Nam/ngoại tệ (TK 2111/2141)

Dùng trong trường hợp khách hàng được ngân hàng cho vay để thực hiện nghiệp

vụ thanh toán với đối tác

Số tiền chuyển sang nợ quá hạn

Hạch toán chi tiết: mở TK chi tiết theo từng KH

 Sổ theo dõi các chứng từ dưới hình thức ngoại bảng

+ STD UNT gửi đi

+ STD UNT gửi đến chưa thanh toán (quá hạn)

+ STD thư tín dụng đến

1.4.2 Chứng từ

Chứng từ dùng trong nghiệp vụ thanh toán có thể là chứng từ bằng giấy hoặcchứng từ điện tử Thích ứng với mỗi hình thức thanh toán có các chứng từ phù hợp Chứng từ giấy dùng trong kế toán dịch vụ thanh toán gồm:

+ Séc thanh toán: Séc chuyển khoản và séc bảo chi

+ Giấy uỷ nhiệm chi (UNC)

+ Giấy uỷ nhiệm thu (UNT)

2.2 Kế toán các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt

2.2.1 Kế toán nghiệp vụ thanh toán bằng Séc

2.2.1.1 Những vấn đề cơ bản về Séc thanh toán

a Khái niệm: Séc là phương tiện thanh toán do người kí phát lập dưới hình thức

chứng từ theo mẫu in sẵn lệnh cho người thực hiện thanh toán trả không điều kiệnmột số tiền nhất định cho người thụ hưởng có tên trên séc hoặc người cầm séc

b Một số quy định cơ bản về séc:

- Các chủ thể tham gia thanh toán séc:

+ Người ký phát: là người lập và ký tên trên Séc để ra lệnh cho người thực hiện

thanh toán thay mặt mình trả số tiền ghi trên Séc

+ Người được trả tiền: là người mà người ký phát chỉ định có quyền hưởng hoặc

chuyển nhượng quyền hưởng đối với số tiền ghi trên tờ séc

+ Người thụ hưởng: là người cầm tờ séc mà tờ séc đó:

 Có ghi tên người được trả tiền là chính mình; hoặc

 Không ghi tên người được trả tiền hoặc ghi cụm từ “Trả cho người cầm séc”;hoặc:

 Đã được chuyển nhượng bằng ký hậu cho mình thông qua dãy chữ ký chuyểnnhượng liên tục

+ Đơn vị thực hiện thanh toán: là tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán nơi người

ký phát được sử dụng tài khoản thanh toán với một khoản tiền để ký phát séc theothoả thuận giữa người ký phát với tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán đó

+ Đơn vị thu hộ: là tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán làm dịch vụ thu hộ séc + Trung tâm thanh toán bù trừ séc: là NHNN hoặc TCTD cung ứng dịch vụ thanh

toán được NHNN cấp phép để tổ chức, chủ trì việc trao đổi, thanh toán bù trừ séc vàquyết toán các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ việc thanh toán séc cho các tổ chứccung ứng dịch vụ thanh toán là thành viên

- Ngày ký phát: là ngày mà người ký phát ghi trên Séc để làm căn cứ tính thời hạn

xuất trình của tờ séc

- Thời hạn xuất trình: là 30 ngày theo lịch, kể từ ngày ký phát đến ngày tờ Séc đó

được xuất trình tại địa điểm thanh toán (địa chỉ của người thực hiện thanh toán,trụ sở chính của người thực hiện thanh toán hoặc tại Trung tâm TTBT Séc) Trongthời hạn này, tờ Séc được thanh toán vô điều kiện khi xuất trình

- Thời hạn thanh toán của Séc: là 06 tháng kể từ ngày ký phát, nếu sau thời hạn

xuất trình (30 ngày) người thực hiện thanh toán không nhận được thông báo đìnhchỉ thanh toán đối với tờ séc đó và người ký phát đang có khoản tiền được sửdụng đủ để chi trả cho tờ séc đó

- Đình chỉ thanh toán: Là việc sau thời hạn xuất trình, người kí phát thông báo

bằng văn bản yêu cầu người thực hiện thanh toán không thanh toán tờ séc domình đã kí phát

- Séc trả tiền vào tài khoản và séc trả tiền mặt:

+ Séc chỉ trả vào tài khoản, không được rút tiền mặt là tờ séc được ghi cụm từ

“trả vào tài khoản”

+ Séc không ghi cụm từ “trả vào tài khoản” thì người thụ hưởng có thể được trảbằng tiền mặt

- Chuyển nhượng Séc:

+Nếu là Séc có ghi tên người được trả tiền (Séc ký danh): Người được trả tiền có

quyền chuyển nhượng tờ séc cho người khác bằng cách ghi tên người được chuyểnnhượng, ngày tháng chuyển nhượng, ký và ghi rõ họ tên, địa chỉ của mình vào nơiquy định cho việc chuyển nhượng ở mặt sau tờ séc Người chuyển nhượng séc cóquyền chấm dứt việc chuyển nhượng séc tiếp bằng cách ghi trước chữ ký của mìnhcụm từ “không tiếp tục chuyển nhượng”

+Nếu tờ Séc được ký phát không ghi tên người được trả tiền hoặc ghi “trả cho người cầm séc”(Séc vô danh): thì người thụ hưởng có thể chuyển nhượng bằng cách

chuyển giao tờ séc đó cho người được chuyển nhượng mà không cần ký hậu

- Séc phát hành quá số dư: là tờ Séc khi xuất trình trong thời hạn xuất trình mà số

tiền trên tài khoản của người ký phát không đủ để thanh toán toàn bộ số tiền trên

tờ Séc đó

- Phạt vi phạm phát hành séc quá số dư:

+ Nếu vi phạm lần thứ nhất: người thực hiện thanh toán gửi thông báo cảnh cáo

đến người ký phát

+ Nếu tái phạm lần thứ hai: người thực hiện thanh toán có trách nhiệm đình chỉ

tạm thời quyền ký phát Séc của người tái phạm trong vòng 03 tháng, không cung ứngSéc trắng cho người đó trong thời hạn nói trên đồng thời thu hồi toàn bộ số séc trắng

đã cung ứng cho người đó

+ Nếu tái phạm lần thứ 3: đình chỉ vĩnh viễn quyền ký phát séc của người tái

phạm, thu hồi toàn bộ số Séc trắng đã cung ứng, đồng thời thông báo mọi thông tin

về người này cho NHNN

2.2.1.2 Kế toán phát hành và thanh toán Séc chuyển khoản

Séc chuyển khoản là tờ séc do chủ tài khoản ký phát hành và trực tiếp giao cho

người thụ hưởng để thực hiện nghĩa vụ thanh toán của mình

Như vậy, khi nhận Séc, người thụ hưởng không biết chắc chắn khả năng thanhtoán của người ký phát đối với tờ Séc đó Do đó, Séc chuyển khoản thường dùngtrong trường hợp 2 bên tín nhiệm nhau trong thanh toán Và cũng vì sự không chắcchắn này nên trong thanh toán Séc chuyển khoản, đơn vị thanh toán phải tuân thủnguyên tắc hạch toán: ghi Nợ trước, ghi Có sau

Người thụ hưởng Séc có thể nộp séc vào đơn vị thanh toán theo 1 trong 3 trườnghợp sau:

- Người ký phát và người thụ hưởng cùng mở tài khoản tại một tổ chức cung ứngdịch vụ thanh toán thì người thụ hưởng trực tiếp xuất trình Séc tại địa điểm thanhtoán xin thụ hưởng số tiền trên séc

- Nếu người ký phát và người thụ hưởng không cùng mở tài khoản tại một tổ chứccung ứng dịch vụ thanh toán, người thụ hưởng có thể trực tiếp nộp hoặc uỷ quyềncho tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ mình thay mặt mình xuất trình

và thu hộ số tiền trên tờ Séc với điều kiện đơn vị thanh toán và đơn vị thu hộ đã

có sự thoả thuận trước về việc tổ chức thanh toán séc cho các khách hàng của haibên

- Trường hợp tờ Séc được thanh toán qua Trung tâm thanh toán bù trừ Séc sẽ đượcđơn vị thu hộ xuất trình tại Trung tâm thanh toán bù trừ Séc Cuối phiên giaodịch, sau khi đã tiếp nhận và thực hiện bù trừ séc từ các đơn vị thành viên, Trungtâm sẽ thanh toán số phải thu (phải trả) về Séc cho các đơn vị thành viên.

a) Kế toán thanh toán Séc chuyển khoản cùng tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán

- Quy trình thanh toán:

(1) Người bán giao hàng hoá, dịch vụ cho người mua

(2) Người mua ký phát hành séc chuyển khoản (SCK) và giao trực tiếp cho người

bán

(3) Người bán (người thụ hưởng) lập bảng kê nộp séc (BKNS) cùng với các tờ

SCK gửi đến NH đề nghị thanh toán (một BKNS có thể gồm nhiều tờ séc cùngđến một NH phát hành)

(4) Tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán thực hiện kiểm soát chứng từ, hạch toán

ghi Nợ cho người ký phát

(5) ghi Có cho người thụ hưởng

- Quy trình kế toán:

Khi tiếp nhận BKNS cùng các tờ SCK, kế toán phải kiểm soát tính chất hợppháp hợp lệ của tờ séc, kiểm tra số dư TKTG của người phát hành

Tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán Người FH Séc

+ Nếu thấy tờ séc không đảm bảo tính hợp pháp sẽ loại khỏi bảng kê nộp séc, trảlại cho người nộp séc, yêu cầu lập BKNS khác phù hợp.

+ Nếu đủ điều kiện thì ghi ngày, tháng, năm thanh toán trên tờ séc và ký nhậnrồi trả lại một liên BKNS cho người nộp séc làm biên lai nhận séc

Sau đó hạch toán:

Nợ TK tiền gửi thanh toán/người phát hành séc

Có TK tiền gửi thanh toán/người thụ hưởng

Nếu người thụ hưởng yêu cầu thanh toán một phần số tiền ghi trên Séc thì đơn

vị thanh toán có nghĩa vụ thanh toán theo yêu cầu của người thụ hưởng trong phạm

vi khoản tiền mà người ký phát hiện có và được sử dụng để thanh toán Séc Khithanh toán, đơn vị thanh toán phải ghi rõ số tiền đã thanh toán trên tờ Séc và trả lại tờséc cho người thụ hưởng Người thụ hưởng phải lập chứng từ biên nhận về việcthanh toán đó và giao cho đơn vị thanh toán

Kế toán căn cứ vào các chứng từ hạch toán:

Nợ TK tiền gửi thanh toán /người ký phát

Số tiền đã thanh toán

Có TK tiền gửi thanh toán /người thụ hưởng

Đến khi người ký phát đủ khả năng thanh toán số tiền còn lại trên tờ séc, đơn vịthanh toán thực hiện thanh toán nốt số tiền còn lại đồng thời tính phạt chậm trả trên số tiềnchưa thanh toán.

Số tiền phạt = Số tiền chậm trả * ngày chậm trả * lãi suất phạt

30

Trong đó:

 Số tiền chậm trả = Số tiền ghi trên séc – Số tiền đã thanh toán (nếu có)

 Ngày chậm trả: tính từ ngày tờ séc đó được xuất trình đến ngày được thanh toán

 Lãi suất phạt: do NHNN quy định tại thời điểm xuất trình tờ séc

Kế toán căn cứ vào các chứng từ hạch toán:

Nợ TK tiền gửi thanh toán /người ký phát

Số tiền chậm trả + Số tiền phạt

Có TK tiền gửi thanh toán /người thụ hưởng

b) Kế toán thanh toán séc chuyển khoản giữa hai tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán có thanh toán trực tiếp với nhau

- Trường hợp Séc chuyển khoản không có uỷ quyền chuyển Nợ

+ Quy trình thanh toán:

(1) Người bán giao hàng hoá, dịch vụ cho người mua

(2) Người mua ký phát hành séc chuyển khoản (SCK) và giao trực tiếp cho người bán (3) Người bán (người thụ hưởng) lập bảng kê nộp séc (BKNS) cùng với các tờ

SCK gửi đến NH đề nghị thanh toán (một BKNS có thể gồm nhiều tờ séccùng đến một NH phát hành)

(4) Chuyển BKNS kèm (các) tờ séc chuyển khoản sang đơn vị thanh toán

(5) Đơn vị thanh toán thực hiện kiểm soát, hạch toán và ghi Nợ cho người phát

hành séc

(6) Truyền Lệnh chuyển Có tới địa điểm đơn vị thu hộ.

(7) Căn cứ vào Lệnh chuyển Có nhận được, đơn vị thu hộ ghi Có cho người thụ hưởng

 Tại đơn vị thu hộ:

 Giai đoạn nhận thu hộ:

Khi tiếp nhận BKNS cùng các tờ SCK, phải kiểm soát tính chất hợp pháp hợp lệcủa tờ séc, kiểm tra thời hạn xuất trình, thời hạn thanh toán của tờ séc:

 Nếu thấy tờ séc không đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp sẽ loại khỏi bảng kênộp séc, trả lại cho người nộp séc, yêu cầu lập BKNS khác phù hợp

 Nếu đủ điều kiện thì ký nhận rồi giao một liên BKNS lại làm biên lai nhậnséc cho người nộp séc, chuyển 2 liên BKNS kèm tờ séc chuyển khoản sangngân hàng thanh toán

Trường hợp tờ séc đã quá thời hạn xuất trình nhưng chưa quá 6 tháng (kể từngày ký phát), ngân hàng thu hộ vẫn có thể nhận thu hộ

Ngân hàng thu hộ thu phí dịch vụ thu hộ Séc theo quy định Trong trường hợp

tờ séc bị từ chối thanh toán, đơn vị thu hộ không có nghĩa vụ phải hoàn trả phí thu hộcho người thụ hưởng

Kế toán phí dịch vụ thu hộ:

Nợ TK thích hợp (Tiền mặt, TKTG/người thụ hưởng) : Số tiền KH phải nộp

Có TK Thu từ dịch vụ thanh toán : Phí thu hộ

Sau đó chuyển BKNS và (các) tờ séc chuyển khoản sang đơn vị thanh toán đểthực hiện ghi Nợ người ký phát trước

 Giai đoạn thanh toán cho người thụ hưởng:

Khi nhận được Lệnh chuyển Có từ đơn vị thanh toán, kế toán thực hiện kiểmsoát Lệnh và trả tiền cho khách hàng, hạch toán:

Nợ TK thanh toán vốn giữa các ngân hàng

Có TK tiền gửi thanh toán/ người thụ hưởng

Khi tiếp nhận BKNS kèm (các) tờ séc chuyển khoản từ đơn vị thu hộ, kế toánthực hiện kiểm soát bộ chứng từ, kiểm tra thời hạn xuất trình, thời hạn thanh toánséc, kiểm tra số dư tài khoản của người phát hành séc

 Nếu tờ séc đã quá thời hạn thanh toán, ngân hàng thanh toán được quyền từchối thanh toán séc

 Nếu vẫn trong thời hạn thanh toán, nhưng quá thời hạn xuất trình séc và ngânhàng cũng đã nhận được thông báo đình chỉ thanh toán đối với tờ séc đó, thìngân hàng thanh toán được quyền từ chối thanh toán séc

 Nếu vẫn trong thời hạn thanh toán, nhưng quá thời hạn xuất trình séc, ngânhàng thanh toán vẫn có thể thanh toán nếu không nhận được thông báo đìnhchỉ thanh toán đối với tờ séc đó và tài khoản của người ký phát đủ khả năngchi trả

 Nếu tờ séc hợp lệ được xuất trình trong thời hạn xuất trình, ngân hàng thanhtoán phải thực hiện thanh toán vô điều kiện cho tờ séc đó nếu người ký phát

có khoản tiền được sử dụng đủ để chi trả cho tờ séc đó

Đơn vị thanh toán thực hiện thanh toán Séc bằng cách trích tài khoản của người

ký phát và lập Lệnh chuyển Có truyền tới đơn vị thu hộ để trả số tiền trên séc Tuỳthuộc vào mối quan hệ, sự thoả thuận giữa hai ngân hàng thanh toán và thu hộ để lựachọn phương thức thanh toán vốn phù hợp

Kế toán căn cứ vào các chứng từ hạch toán:

Nợ TK tiền gửi thanh toán / người phát hành séc

Có TK thanh toán vốn giữa các ngân hàng

Trường hợp Séc bị phát hành quá số dư được thực hiện tương tự như trên

- Trường hợp Séc chuyển khoản có uỷ quyền chuyển Nợ

Uỷ quyền chuyển Nợ: Là cam kết giữa hai khách hàng (người thụ hưởng và người chi trả) về việc người thụ hưởng được quyền báo Nợ sang đòi tiền người chi trả hay ngân hàng phục vụ người thụ hưởng được quyền lập Lệnh chuyển Nợ sang ngân hàng phục vụ người chi trả để đòi tiền nếu người thụ hưởng có chứng từ thanh toán hợp lệ.

Nếu tờ Séc chuyển khoản có kèm theo Uỷ quyền chuyển Nợ trước giữa haikhách hàng và thông báo cho hai tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán biết thì saukhi nhận và kiểm soát tờ séc đó, đơn vị thu hộ được quyền lập và gửi Lệnh chuyển

Nợ có uỷ quyền đến đơn vị thanh toán yêu cầu thanh toán số tiền trên séc

Tuy nhiên, trong khoảng thời gian chờ đợi người chi trả chấp nhận thanh toán,đơn vị thu hộ không trả tiền ngay cho đơn vị thụ hưởng mà phải tạm giữ vào tàikhoản “Các khoản chờ thanh toán khác”, hoặc trả vào tài khoản tiền gửi của ngườithụ hưởng thì phải phong toả số tiền đó chưa cho người thụ hưởng sử dụng Đến khinhận được thông báo “Chấp nhận Lệnh chuyển Nợ” từ ngân hàng thanh toán, ngânhàng thu hộ mới hạch toán tất toán tài khoản “Các khoản chờ thanh toán khác” (hoặcxoá bỏ quyết định phong toả) trả tiền cho người thụ hưởng

+ Quy trình thanh toán:

(1) Người bán giao hàng hoá, dịch vụ cho người mua

(2) Người mua ký phát hành séc chuyển khoản (SCK) và giao trực tiếp cho người bán (3) Người bán (người thụ hưởng) lập bảng kê nộp séc (BKNS) cùng với tờ SCK

gửi đến NH đề nghị thanh toán

(4) Sau khi kiểm soát và hạch toán, đơn vị thu hộ lập và gửi Lệnh chuyển Nợ có

ủy quyền tới đơn vị thanh toán

(5) Đơn vị thanh toán ghi Nợ cho người phát hành séc.

(6) Gửi thông báo “Chấp nhận Lệnh chuyển Nợ” tới đơn vị thu hộ

(7) Đơn vị thu hộ ghi Có cho người thụ hưởng

+ Quy trình kế toán:

 Giai đoạn nhận thu hộ:

Khi tiếp nhận BKNS cùng các tờ SCK, phải kiểm soát tính chất hợp pháp hợp lệcủa tờ séc, kiểm tra thời hạn xuất trình, thời hạn thanh toán của tờ séc:

 Nếu thấy tờ séc không đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp sẽ loại khỏi bảng kênộp séc, trả lại cho người nộp séc, yêu cầu lập BKNS khác phù hợp

 Nếu đủ điều kiện thì ký nhận rồi giao một liên BKNS lại làm biên lai nhậnséc cho người nộp séc Lập Lệnh chuyển Nợ có uỷ quyền truyền tới địađiểm đơn vị thanh toán yêu cầu thanh toán tờ séc

Căn cứ vào Lệnh chuyển Nợ, kế toán hạch toán:

Nợ TK thanh toán vốn giữa các ngân hàng

Có TK Các khoản chờ thanh toán khác/người thụ hưởng

(hoặc) Có TK tiền gửi thanh toán /người thụ hưởng

Phong toả số tiền thanh toán séc trên TK tiền gửi thanh toán /người phát hànhséc (trường hợp hạch toán vào tài khoản này)

Thu phí dịch vụ thu hộ:

Nợ TK thích hợp (1011, TKTG/người thụ hưởng) : Số tiền KH phải nộp

Có TK Thu từ dịch vụ thanh toán : Phí thu hộ

 Giai đoạn thanh toán cho người thụ hưởng:

Nhận được thông báo “Chấp nhận Lệnh chuyển Nợ” từ đơn vị thanh toán, đơn

vị thu hộ tất toán tài khoản “Các khoản chờ thanh toán khác”, trả tiền cho người thụhưởng

Kế toán hạch toán:

Nợ TK Các khoản chờ thanh toán khác/người thụ hưởng

Có TK tiền gửi thanh toán / người thụ hưởng

Hoặc bỏ quyết định phong toả số tiền thanh toán séc trên TK TG của người thụhưởng (trường hợp đã hạch toán vào tài khoản này)

Nhận được Lệnh chuyển Nợ từ đơn vị thu hộ, thực hiện kiểm soát lệnh, kiểm tra

số dư tài khoản người ký phát séc

Nếu đủ điều kiện thanh toán, ngân hàng thanh toán thực hiện thu tiền từ người

ký phát và gửi thông báo “Chấp nhận Lệnh chuyển Nợ” truyền lại cho ngân hàng thuhộ

Căn cứ vào các chứng từ, kế toán hạch toán:

Nợ TK tiền gửi thanh toán /người ký phát

Có TK thanh toán vốn giữa các ngân hàng

2.2.1.3 Kế toán phát hành và thanh toán Séc bảo chi

Séc bảo chi là séc đã được tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán xác nhận khả

năng thanh toán trước khi người chi trả trao Séc cho người thụ hưởng để nhận hànghoá và dịch vụ

Như vậy, Séc bảo chi là tờ Séc đã được đảm bảo khả năng chi trả, do đó nó đượcdùng trong trường hợp 2 bên mua, bán không tín nhiệm nhau về thanh toán

Trước khi muốn phát hành Séc bảo chi cho người thụ hưởng, người ký phát phảiđến tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ mình (đơn vị thanh toán) để làmthủ tục bảo chi cho tờ séc Sau khi séc được đóng dấu “Bảo chi”, ghi ký hiệu mật lên

tờ séc, người ký phát mới có thể sử dụng tờ Séc đó để trao cho người thụ hưởng

Do tính chất chắc chắn về khả năng chi trả và kiểm soát được ký hiệu mật nênthanh toán Séc bảo chi, giữa hai tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán cùng hệ thốngđược coi là có uỷ quyền chuyển Nợ đương nhiên, do đó có thể cho phép đơn vị thu

hộ ghi Có cho người thụ hưởng trước rồi báo Nợ sang đơn vị thanh toán để ghi Nợngười ký phát sau Trường hợp thanh toán séc bảo chi giữa hai tổ chức cung ứng dịch

vụ thanh toán khác hệ thống, do không thể kiểm soát và giải mã được ký hiệu mậtnên phải thực hiện đúng nguyên tắc và quy trình luân chuyển chứng từ như thanhtoán Séc chuyển khoản

a Kế toán giai đoạn bảo chi Séc

Khi có nhu cầu bảo chi séc, người phát hành séc lập 2 liên “Giấy yêu cầu bảochi séc” để gửi tới tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ mình kèm tờ séc

Tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán kiểm soát các yếu tố cần thiết trên giấyyêu cầu bảo chi séc và tờ séc, kiểm tra số dư tài khoản tiền gửi thanh toán của kháchhàng xin bảo chi séc, nếu đủ điều kiện thì làm thủ tục bảo chi séc bằng cách tríchTKTG thanh toán của khách hàng lưu ký vào TKTG đảm bảo thanh toán Séc hoặcphong toả số tiền ký phát séc trên tài khoản tiền gửi thanh toán, sau đó đóng dấu

“Bảo chi”, tính và ghi ký hiệu mật lên tờ séc

Trường hợp lưu ký tiền, kế toán hạch toán:

Nợ TK tiền gửi thanh toán /người FH séc

Có TKTG đảm bảo thanh toán Séc/SBC/người FH SécSau đó giao cho khách hàng tờ séc đã bảo chi

b Kế toán giai đoạn thanh toán séc bảo chi

- Kế toán thanh toán séc bảo chi cùng tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán

+ Quy trình thanh toán:

(1) Để có tờ séc bảo chi đi mua hàng, người mua (người ký phát) phải đến NH xin

bảo chi Séc

(2) Người bán giao hàng hoá, dịch vụ cho người mua.

(3) Người mua giao tờ Séc đã được bảo chi cho người bán.

(4) Người bán lập Bảng kê nộp Séc (BKNS) kèm tờ Séc bảo chi đến tổ chức cung

ứng dịch vụ thanh toán phục vụ mình (đồng thời là đơn vị thanh toán) xin thụhưởng số tiền trên tờ Séc

(5) Sau khi kiểm soát chứng từ và hạch toán, tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán

ghi Nợ cho người ký phát Séc

(6) Báo Có cho người thụ hưởng Séc

+ Quy trình kế toán:

Nhận được BKNS và tờ séc do NH mình bảo chi, kế toán kiểm tra các yếu tốtrên tờ séc với bảng kê, nếu khớp đúng sẽ hạch toán:

Nợ TKTG đảm bảo thanh toán Séc/SBC/người FH Séc

Có TK tiền gửi thanh toán /người thụ hưởng

- Kế toán thanh toán séc bảo chi giữa hai tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán

Đơn vị thanh toán

(TCCƯDVTT phục vụ

người ký phát séc)