bài giảng kế toán nghiệp vụ ngân quỹ và thanh toán không dùng tiền mặt

KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ NGÂN QUỸ Tiền mặt tại qũy là TSCó có tính thanh khoản cao nhất nhưng lại là TSCó không sinh lời nên luôn cần phải xác định mức tồn quỹ hợp lý Khi TTCK phát triển các

KẾ Ế TO TOÁ ÁN N NGHI NGHIỆP ỆP V VỤ Ụ NG NGÂ ÂN N QU QUỸ Ỹ

V

VÀ À TTKDTM TTKDTM

2

A KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ NGÂN QUỸ

Tiền mặt tại qũy là TSCó có tính thanh khoản cao nhất

nhưng lại là TSCó không sinh lời nên luôn cần phải xác

định mức tồn quỹ hợp lý

Khi TTCK phát triển các NHTM có thể duy trì tiền mặt ở

mức thấp phần còn lại đầu tư vào TSCó sinh lời có thanh

khoản cao

Quỹ tiền mặt do bộ phận ngân quỹ quản lý

Trường hợp thực hiện mô hình giao dịch một cửa theo

chương trình ngân hàng bán lẻ thì quỹ tiền mặt còn bao

gồm cả quỹ do các nhân viên giao dịch (Tellers) trực tiếp

thu, chi tiền mặt theo hạn mức quy định

3

KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ NGÂN QUỸ

NHỮNG VĐC KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ NGÂN QUỸ

Nội dung nghiệp vụ ngân quỹ

Thu chi tiền mặt

Điều chuyển tiền mặt

Đối chiếu tiền mặt

Tài khoản và chứng từ sử dụng

Tài khoản

Tài khoản tiền mặt tại đơn vị - TK1011/ 1031

Tài khoản tiền mặt đang vận chuyển – TK 1019

Tài khoản thừa quỹ, tài sản chờ xử lý – TK 461

Tài khoản tham ô, thiếu mất tiền, tài sản chờ xử lý – TK 361

Tài khoản tiền mặt tại quỹ

Tài khoản tiền mặt tại quỹ TK 1011/ 1031 TK 1011/ 1031

Nội dung: Phản ánh các khoản thu, chi từ quỹ tiền mặt

HTCT: Mở một tài khoản chi tiết

Kết cấu:

SốTM chi ra

SốTM thu vào

TK 1011/ 1031

DN: Sốtiền

mặt hiện có

5

Tài khoản tiền mặt đang vận chuyển

Tài khoản tiền mặt đang vận chuyển TK TK 1019 1019// 1039 1039

Nội dung: Phản ánh số TM xuất khỏi quỹ nghiệp vụ của đơn vị để

chuyển cho đơn vị khác

HTCT: Mở tài khoản chi tiết theo từng đơn vị nhận tiền

Kết cấu:

Số TM đã vận chuyển đến đơn vị nhận

Số TM xuất quỹ để

chuyển đến đơn vị

nhận

TK 1019/ 1039

DN: Số TM đang

trên đường vận

chuyển

Tài khoản thừa quỹ, tài sản chờ xử lý

Tài khoản thừa quỹ, tài sản chờ xử lý – – TK 461 TK 461

Nội dung: Phản ánh các khoản phải trả nội bộ khi thừa quỹ trong

quá trình thực hiện nghiệp vụ ngân quỹ

HTCT: Mở tài khoản chi tiết theo từng đơn vị, cá nhân có quan

hệ thanh toán

Kết cấu:

Số tiền phải trả

Số tiền phải trả đã

được xử lý

TK 461

DC: Số tiền còn

phải trả

Tài khoản tham ô, thiếu mất tiền, tài sản chờ xử lý

Tài khoản tham ô, thiếu mất tiền, tài sản chờ xử lý – – TK 361 TK 361

Nội dung: Phản ánh các khoản phải thu nội bộ khi thiếu quỹ trong quá

trình thực hiện nghiệp vụ ngân quỹ

HTCT: Mở tài khoản chi tiết theo từng đơn vị, cá nhân có quan hệ thanh

toán

Kết cấu:

Số tiền phải thu

đã được xử lý

Số tiền phải thu

TK 361

DN: Số tiền còn

phải thu

8

Chứng từ và sổ sách tiền mặt

Chứng từ kế toán tiền mặt

- Chi tiền mặt:

 Lệnh điều chuyển, phiếu chi (giao dịch nội bộ)

 Séc tiền mặt, giấy lĩnh tiền mặt (giao dịch với KH)

- Thu tiền mặt:

 Biên bản nộp tiền, phiếu thu (giao dịch nội bộ)

 Giấy nộp tiền (giao dịch với KH)

Sổ sách kế toán tiền mặt

- Bộ phận kế toán

 Nhật ký quỹ

 Sổ tài khoản chi tiết tiền mặt

- Bộ phận ngân quỹ

 Sổ quỹ

 Sổ khác: Sổ theo dõi các loại tiền thu chi, sổ nháp…

9

KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ THU CHI TIỀN MẶT

Kế toán nghiệp vụ thu tiền mặt

- Nguyên tắc: Thu tiền trước – Ghi sổ sau

- Nội dụng thu tiền mặt:

 Thu từ KH: KH nộp tiền gửi; trả nợ vay + lãi vay; trả phí

 Nhận điều chuyển tiền mặt từ đơn vị khác

 Nhận từ NHNN: Rút tiền gửi; vay NHNN

Kế toán nghiệp vụ chi tiền mặt

- Nguyên tắc: Ghi sổ trước – Chi tiền sau

- Nội dung chi tiền mặt:

 Chi cho KH: KH rút tiền gửi; vay bằng tiền mặt + lấy lãi

 Điều chuyển tiền mặt cho đơn vị khác

 Nộp vào NHNN: Nộp tiền gửi; trả nợ vay NHNN

 Chi nội bộ: lương, thưởng cho cán bộ, công nhân viên

Quy trình kế toán

TK TG/KH

TK 5191

TK 1113

TK TG/KH

TK 5191

TK 1113

KH nộp tiền gửi

Nhận điều

chuyển TM

Rút tiền gửi tại

NHNN

Nộp tiền gửi tại

NHNN

Điều chuyển TM

đi đv khác

KH rút tiền gửi

11

KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ ĐIỀU CHUYỂN TIỀN MẶT

C1:NH điều chuyển vận chuyển & bàn giao tại NH nhận điều chuyển

C2:NH nhận điều chuyển đến nhận tại NH điều chuyển

KẾ TOÁN KIỂM KÊ, ĐỐI CHIẾU TIỀN MẶT

Nội dung: Bộ phận Quỹ và bộ phận Kế toán thực hiện đối chiếu

với nhau để đảm bảo

Tổng thu = Tổng phát sinh Nợ TK TMặt

Tổng chi = Tổng phát sinh Có TK TMặt

Tồn quỹ = Dư Nợ TK TMặt = TM thực tế trong két

Trình tự đối chiếu:

Thủ quỹ đọc trước - Kế toán đối chiếu theo

Trường hợp thừa quỹ tiền mặt:

Trường hợp thừa quỹ tiền mặt: tồn quỹ thực tế > tồn quỹ trên sổ sách

-> lập phiếu thu hạch toán số tiền thừa quỹ vào TK Thừa quỹ, TS chờ

xử lý (TK461)

TK 719

Số tiền thừa quỹ

(1)

Thu thừa KH phải trả

(2)

Tiền lẻ/ không xác

định được nguyên nhân

14

Trường hợp thiếu quỹ tiền mặt:

Trường hợp thiếu quỹ tiền mặt: tồn quỹ thực tế < tồn quỹ trên sổ sách

-> Lập phiếu chi hạch toán số tiền thiếu quỹ vào TK Tham ô, thiếu mất

tiền tài sản chờ xử lý (TK361/ người gây sai)

TK 851

Phiếu chi TM

(1)

(2)

Bồi hoàn 100%

bằng TM

Bồi hoàn bằng lương

15

KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ TTKDTM

MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TTKDTM

- Sự cần thiết của TTKDTM

- Ý nghĩa của TTKDTM

- Các quy định có tính nguyên tắc trong TTKDTM

Đối với chủ thể tham gia thanh toán

Đối với tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán

- Các tài khoản dùng trong kế toán TTKDTM

Tài khoản tiền gửi thanh toán/ không kỳ hạn (TK 4211)

Tài khoản ký quỹ đảm bảo thanh toán (TK 427)

Tài khoản cho vay

Tài khoản ngoại bảng và sổ theo dõi

- Các hình thức TTKDTM

Uỷ nhiệm thu (nhờ thu)

Uỷ nhiệm chi (Lệnh chi)

Séc thanh toán

Thư tín dụng

Thẻ thanh toán

17

QUY TRÌNH KẾ TOÁN CÁC HÌNH THỨC TTKDTM

KẾ TOÁN THANH TOÁN UỶ NHIỆM CHI

KẾ TOÁN THANH TOÁN UỶ NHIỆM CHI LỆNH CHI LỆNH CHI

- Khái niệm:

UNC là lệnh của chủ TK uỷ nhiệm cho TCCƯDVTT phục vụ mình

trích một số tiền nhất định từ TKTG của mình để thanh toán cho

người thụ hưởng có TK tại cùng hoặc khác TCCƯDVTT

- Phạm vi thanh toán UNC:

Cùng hệ thống, cùng địa bàn; Khác hệ thống, cùng địa bàn; Cùng hệ

thống, khác địa bàn; Khác hệ thống, khác địa bàn

- Đối tượng áp dụng:

Thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ, công nợ và chuyển tiền -> hai bên

tín nhiệm nhau hoặc người bán ở vị thế yếu hơn

Thanh toán UNC cùng một TCCƯDVTT

TCCƯDVTT

Hàng hoá (1)

(2) UNC

(3)

Báo

Nợ

(3) Báo Có

TK 4211/ người thụ hưởng TK 4211/ người chi trả

(3)

Thanh toán UNC khác TCCƯDVTT

Hàng hoá (1)

(2) UNC

(3)

Báo

Nợ

(4) Báo Có

TCCƯDVTT phục

vụ người mua

TCCƯDVTT phục

vụ người bán

LCC (3)

TK 4211 TK TTVGCNH

(3)

TK 4211 TK TTVGCNH

TK 454

TK 1011/4211

(4)

Nếu có TKTG

(4)

Nếu không có TKTG

(4)

Trả tiền

20

KẾ TOÁN THANH TOÁN UỶ NHIỆM THU

- Khái niệm:

UNT là chứng từ đòi tiền do người bán lập và nộp vào TCCƯDVTT

phục vụ mình yêu cầu thu hộ số tiền từ người mua giá trị hàng hoá đã

giao hay dịch vụ đã cung cấp có mở TK tại cùng hoặc khác

TCCƯDVTT

- Phạm vi thanh toán:

Cùng hệ thống, cùng địa bàn; Khác hệ thống, cùng địa bàn; Cùng hệ

thống, khác địa bàn; Khác hệ thống, khác địa bàn

- Đối tượng áp dụng:

Thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ -> áp dụng những khoản thanh toán

có tính chất cố định và có căn cứ rõ ràng hay có dụng cụ đo chính xác

- Thời hạn thanh toán

Không quy định thời hạn hiệu lực đối với UNT -> UNT đến TK của

người mua không có tiền bị phạt chậm trả

Số tiền phạt chậm trả = Số tiền chậm trả * Số ngày chậm trả * Tỷ lệ

phạt(Tỷ lệ phạt: 150% LS nợ quá hạn cho vay ngắn hạn theo ngày)

21

Thanh toán UNT cùng một TCCƯDVTT

TCCƯDVTT

Hàng hoá (1)

(2) UNT

(3)

Báo

Có

(3) Báo

Nợ

TK 4211/ người bán TK 4211/ người mua

(3)

Thanh toán UNT khác TCCƯDVTT, không có UQCNợ

Hàng hoá (1)

(2) UNT

(5)

Báo

Có

(4) Báo

Nợ

TCCƯDVTT phục

vụ người bán

TCCƯDVTT phục

vụ người mua

UNT (3)

LCC (4)

STD “UNT

gửi đi” TK 4211 TK TTVGCNH TK TTVGCNH TK 4211

LCC (3) (5)

23

Thanh toán UNT khác TCCƯDVTT, có UQCNợ

Hàng hoá (1)

(2) UNT

(5)

Báo

Có

(4) Báo

Nợ

TCCƯDVTT phục

vụ người bán

TCCƯDVTT phục

vụ người mua

LCN (3)

TB “CNLCN”

(4)

TK 4211 TK 4599 TK TTVGCNH TK TTVGCNH TK 4211

LCN (5)

KẾ TOÁN THANH TOÁN SÉC

Khái niệm:

Lệnh trả tiền của chủ TK được lập trên mẫu in sẵn yêu cầu

TCCƯDVTT trích một số tiền từ TKTG của mình trả cho người

thụ hưởng có tên trên Séc hoặc người cầm Séc

Phân loại:Theo tính chất đảm bảo thanh toán:

Séc chuyển khoản

Séc bảo chi

Séc bảo lãnh

Chủ thể tham gia thanh toán Séc

Người ký phát

Người được trả tiền

Người thụ hưởng

Thời hạn Séc:

Ngày ký phát: ghi trên Séc

Thời hạn xuất trình: 30 theo lịch từ ngày ký phát

Thời hạn thanh toán: 6 tháng theo lịch từ ngày ký phát

Đình chỉ thanh toán:Người ký phát thông báo bằng VB yêu

cầu người thực hiện thanh toán không thanh toán tờ Séc do

mình đã ký phát

Séc phát hành quá số dư:

Xuất trình trong thời hạn xuất trình mà số tiền trong TK của

người ký phát không đủ tiền thanh toán toàn bộ số tiền trên tờ

Séc

26

Quy trình kế toán thanh toán Séc

Kế toán thanh toán Séc chuyển khoản (SCK)

Khái niệm

-> Vốn trong thanh toán là tiền gửi tại NH

-> Không chắc chắn về khả năng chi trả -> Dùng trong trường hợp 2

bên tín nhiệm nhau và người thanh toán phải tuân thủ nguyên tắc

ghi Nợ trước, ghi Có sau

Kế toán thanh toán SCK trong cùng một TCCƯDVTT

TCCƯDVTT

Hàng hoá

(1)

(3)

Báo

Nợ

(3) Báo Có

SCK

(2) SCK

27

Kế toán thanh toán SCK khác TCCƯDVTT, không có UQCNợ

(4)

Người ký phát Hàng hoá Người thụ hưởng

(1)

(4)

Báo

Nợ

(2) SCK

TCCƯDVTT

thanh toán

TCCƯDVTT thu hộ

LCC

SCK

(3) SCK

(5) Báo Có

LCC

Kế toán thanh toán SCK khác TCCƯDVTT, có UQCNợ

Người ký phát Hàng hoá Người thụ hưởng

(1)

(4)

Báo

Nợ

(2) SCK

TCCƯDVTT

thanh toán

TCCƯDVTT thu hộ

TB “CNLCN”

SCK

(3) LCN

(5) Báo Có (4)

(4)

LCN

TK TTVGCNH (3)

(5)

29

Kế toán thanh toán Séc bảo chi (SBC)

Khái niệm

-> Vốn trong thanh toán là số tiền ký gửi trên TK TG đảm bảo TT Séc.

-> Được đảm bảo về khả năng chi trả -> dùng trong trường hợp hai bên không tín

nhiệm nhau trong quan hệ TT.

-> TT SBC cùng hệ thống -> có ký hiệu mật -> có UQCNợ đương nhiên -> được

quyền lập LCN (ghi Có trước, ghi Nợ sau)

-> TT SBC khác hệ thống -> không có ký hiệu mật -> phải tuân thủ nguyên tắc

ghi Nợ trước, ghi Có sau (giống như SCK)

Thủ tục phát hành SBC

KH phải lập “Giấy yêu cầu bảo chi Séc” kèm tờ Séc đến TCCƯDVTT phục vụ

mình -> kiểm tra Giấy yêu cầu bảo chi Séc và tờ Séc cùng số dư TKTGTT ->

đủ điều kiện thì làm thủ tục bảo chi Séc: Trích TKTGTT lưu ký vào TKTG

đảm bảo TT Séc hoặc phong toả số tiền ký phát Séc trên TKTGTT.

Nếu KH lưu ký tiền vào TKTG đảm bảo TT Séc, hạch toán:

Nợ: TK Tiền mặt hoặc TKTGTT

Có: TK TG đảm bảo TT Séc – TK 4271

Sau đó, ký bảo chi Séc và giao Séc cho KH

Kế toán thanh toán SBC trong cùng một TCCƯDVTT

(2)

TCCƯDVTT

Hàng hoá

(4)

Báo

Nợ

(4) Báo Có

SBC

(3) SBC (1)

SBC

TK 4211/người

thụ hưởng

TK 4271/người

phát hành

TK 4211/người

phát hành (1)

Ký quỹ

(4)

Có ký quỹ

Kế toán thanh toán SBC khác TCCƯDVTT cùng hệ thống

hoặc có UQCNợ

Người ký phát Hàng hoá Người thụ hưởng

(2)

(5)

Báo

Nợ

(3) SBC

TCCƯDVTT

thanh toán

TCCƯDVTT thu hộ

TB “CNLCN”

SBC

(4) LCN

(6) Báo Có

(5)

(1) SBC

32

Kế toán thanh toán SBC khác TCCƯDVTT không có UQCNợ

(5)

Người ký phát Hàng hoá Người thụ hưởng

(2)

(5)

Báo

Nợ

(3) SCK

TCCƯDVTT

thanh toán

TCCƯDVTT thu hộ

LCC

SBC

(4) SBC

(6) Báo Có (1)

SBC

33

4

4 KẾ TOÁN THANH TOÁN THẺ KẾ TOÁN THANH TOÁN THẺ

Thẻ NH là phương tiện do tổ chức phát hành thẻ phát hành để

thực hiện giao dịch thẻ theo các điều kiện và điều khoản do các

bên thoả thuận

- Phân loại thẻ:Theo nguồn vốn đảm bảo thanh toán:

 Thẻ ghi nợ (Loại A) – Debit Card

 Thẻ trả trước (Loại B) – Prepaid Card

 Thẻ tín dụng (Loại C) – Credit Card

- Chủ thể tham gia thanh toán thẻ:

 NH phát hành thẻ

 Chủ thẻ

 Cơ sở chấp nhận thẻ

 NH thanh toán thẻ

Kế toán giai đoạn phát hành thẻ:

+Thẻ trả trước (loại B): Trích TKTG hoặc nộp tiền mặt lưu ký

TKTG đảm bảo TT thẻ

Nợ: TK Thích hợp/ KH

Có: TK Tiền gửi đảm bảo thanh toán thẻ (TK 4273/KH)

+ Thẻ tín dụng (Loại C): Nguồn vốn thanh toán là vốn vay ->

tuân thủ chế độ tín dụng

+ Thẻ ghi nợ (Loại A): Nguồn vốn thanh toán là số dư trên

TKTG tại NH

35

Kế toán giai đoạn thanh toán thẻ:

Sử dụng thẻ rút tiền mặt:

Rút tại máy ATM:

Nợ: TK Thích hợp/ Chủ thẻ

Có: TK Tiền mặt tại ATM

Rút tại các điểm rút tiền:

 Trh1: Thẻ cùng hệ thống NH

NH thanh toán trả tiền ngay cho CSCNT:

Nợ: TK Điều chuyển vốn

Có: TKTG/ CSCNT

Căn cứ biên lai, NH phát hành thẻ:

Nợ: TK Thích hợp/ chủ thẻ

Có: TK Điều chuyển vốn

 Trh2: Thẻ khác hệ thống NH, không có uỷ quyền chuyển nợ

NH phát hành thẻ: Nợ: TK Thích hợp/ chủ thẻ

Có: TK TTVGCNH

NH thanh toán: Nợ: TK TTVGCNH

Có: TKTG/ CSCNT

 Trh3: Thẻ khác hệ thống NH, có uỷ quyền chuyển nợ:

NH thanh toán căn cứ biên lai:

Nợ: TK TTVGCNH

Có: TK Các khoản chờ thanh toán khác

Khi nhận được TB chấp nhận LCN từ NH phát hành:

Nợ: TK Các khoản chờ thanh toán khác

Có: TK TG/ CSCNT

NH phát hành nhận LCN từ NH thanh toán:

Sử dụng thẻ thanh toán chuyển khoản:

Thanh toán tự động qua EDC (máy đọc thẻ):

NH phát hành: Nợ: TK Thích hợp/ chủ thẻ

Có: TK TTVGCNH

NH thanh toán: Nợ: TK TTVGCNH

Có: TKTG/ CSCNT

Thanh toán bằng bàn cà thẻ in biên lai:

Nhờ thu: NH thanh toán chuyển biên lai đến NH phát hành

NH phát hành: Nợ: TK Thích hợp/ chủ thẻ

Có: TK TTVGCNH

NH thanh toán: Nợ: TK TTVGCNH

Có: TKTG/ CSCNT

38

NH thanh toán được tạm ứng trả cho CSCNT:

Nợ: TK Tạm ứng cho KH

Có: TKTG/ CSCNT

Gửi chứng từ đến NH phát hành, NH phát hành hạch toán:

Nợ: TK Thích hợp/ Chủ thẻ

Có: TK TTVGCNH

Nhận LCN, NH thanh toán hạch toán:

Nợ: TK TTVGCNH

Có: TK Tạm ứng cho KH