Tổng hợp các thủ thuật cơ bản và nâng cao trong microsoft word

Khi chữ trong Microsoft Word bị nhảy cách Khi sử dụng Microsoft Word với bộ mã Unicode, đôi khi các chữ có dấu bị nhảy cách làm bạn rất khó chịu. Khắc phục tình trạng này rất dễ.Bạn chỉ cần vào Tools > Options >Edit. Tại thẻ Edit, bạn bỏ dấu tích ở bảng Use smart copy and paste, sau đó nhấn OK. Lỗi cách chữ khó chịu sẽ lập tức biến mất.Tính toán trên bảngWord không phải là một ứng dụng bảng tính chuyên nghiệp như Excel nhưng Word vẫn có khả năng thực hiện được những tính toán cơ bản trên bảng. Để tính toán trên bảng trong Word bạn hãy vào Table | Formula rồi lựa chọn một hàm tính toán. Tuy nhiên, số lượng các hàm tính toán trong Word là rất hạn chế, nhiều khi có thể sẽ làm bạn thất vọng.

Khi chữ trong Microsoft Word bị nhảy cách

Khi sử dụng Microsoft Word với bộ mã Unicode, đôi khi các chữ có dấu bị nhảy cách làm bạn rất khó chịu Khắc phục tình trạng này rất dễ.

Bạn chỉ cần vào Tools > Options >Edit Tại thẻ Edit, bạn bỏ dấu tích ở bảng Use smart copy and paste, sau đó nhấn OK Lỗi cách chữ khó chịu sẽ lập tức biến mất.

Bạn cũng có thể nhập các công thức tính toán đơn giản như kiểu trong Excel, ví dụ

=A1*B2 Mặc dù tên của hàng và cột trong Word không hiện ra nhưng bạn yên tâmđịnh dạng vẫn giống hệt như trong Excel

Để cập nhật kết quả tính toán khi có thay đổi bạn hãy lựa chọn ôchứa kết quả rồi ấn phím F9 Hoặc để cập nhật kết quả tính toántrong phạm vi toàn bảng, bạn hãy lựa chọn cả bảng rồi ấn phímF9

Tạo bảng nhanh chóng

Để có thể tạo bảng nhanh chóng bạn chỉ cần kí tự dấu cộng (+) và kí tự dấu gạchngang (-) Bạn chỉ cần nhập các kí tự này theo kiểu định dạng sau rồi ấn Enter, Word

sẽ tự động tạo bảng ngay cho bạn

+ -+ -+ -+

Khoảng cách giữa hai dấu cộng (+) sẽ quyết định đến độ rộng của cột được tạo ra

Tắt tính năng tự động định dạng chỉ số trên-chỉ số dưới

Nhiều khi bạn gặp rắc rối với tính năng tự động định dạng chỉ số trên (superscript)hoặc chỉ số dưới (subscript) của Word, nhất là bạn thường xuyên sử dụng tiếng nướcngoài với các kiểu kí tự như “1st, 2nd, 3rd,…” Bạn không thích tính năng này thì hãytắt nó đi bằng cách vào Tools | AutoCorrect Options rồi chuyển sang mục AutoFormat

As You Type và bỏ đánh dấu trước mục Ordinals (1st) là ok

Tạo mẫu văn bản có ảnh xem trước

Template - mẫu văn bản - là một chức năng vô cùng hữuích trong Word Chức năng này cho phép bạn tạo các vănbản định dạng theo một kiểu mẫu nhất định và có thể sửdụng lại nhiều lần

Lấy ví dụ bạn tạo ra một kiểu giấy mời của riêng bạn rồi lưu lại thành mẫu văn bảntrong Word Lần sử dụng sau bạn chỉ cần mở template đó ra rồi điền các thông tin cầnthiết là được

Để tạo ra mẫu văn bản của riêng mình, trước tiên bạn hãy tạo một văn bản thôngthường định dạng theo đúng mẫu văn bản cần thiết của bạn Khi lưu văn bản bằng File

| Save, bạn hãy chọn Document Template (*.dot) trong mục Save as type của cửa sổlưu văn bản Để mẫu văn bản của bạn có hình ảnh xem trước thì trước khi lưu thànhđịnh dạng template bạn hãy vào File | Properties rồi đánh dấu vào Save PreviewPicture

Để sử dụng template bạn vừa tạo ra, hãy vào File | New chờ khi bảng nhiệm vụ (Taskpane) hiện ra bên tay phải bạn chọn General Templates trong mục New from template

và nhớ đánh dấu vào mục Document và lựa chọn template của bạn đã tạo ra – hình ảnh

xem trước của mẫu văn bản sẽ hiện ra trong khung Preview

Giấu tên văn bản trong Recently Used Files

Thông thường Word lưu lại tên và đường dẫn các văn bảnđược sử dụng gần đây tại danh sách Recently used file Đểtruy cập đến danh sách này bạn chỉ cần vào menu File sẽthấy danh sách các tệp tin văn bản được liệt kê theo thứ tự 1,2,3,4 Mặc định số tệptin văn bản được lưu tại danh sách này là 4 Bạn có thể chỉnh con số này lên hoặc giấukhông cho hiện tên những văn bản này bằng cách sau đây

Bạn vào Tools | Options và chuyển sang mục General Trong mục này bạn để ý đếndòng Recently used file list Để tăng số văn bản trong danh sách Recently used filesbạn chỉ cần thay đổi con số trong ô ngay bên cạnh Còn để không cho hiện danh sáchnày bạn hãy bỏ đánh dấu chọn mục này, nhắp OK.

Tạo phím tắt tùy chọn trong Word

Đối với Word , bạn dễ dàng tạo cho mình những tổ hợp phím nóng giúp thực hiện nhanh tác vụ hơn là dùng chuột Tính năng này rất hữu ích cho bạn tiết kiệm thời gian và chỉ có thể thực hiện đối với Word, không thể thực hiện trong PowerPoint hay Excel

Để thực hiện , bạn chọn vào menu Tools > Customize Sau đó, chọn vào thẻCommands Click vào menu KeyBoard dưới góc phải để hiển thị hộp thoại CustomizeKeyboard

Trong phần Categories là các menu chính, và phần Commands là các menu phụ

xổ xuống Ví dụ muốn chọn tổ hợp phím cho tác vụ File > Save All thì bạn phải chọnphần categories là File và phần commands là FileSaveAll

Nếu hiện tại tác vụ đó đã có phím tắt thì tổ hộp phím đó sẽ hiển thị trong phần CurrentKeys Còn nếu như tại phần Current Keys trống thì bạn có thể tự tạo tổ hợp phím tắtcho tác vụ tại Press New Shortcut Key Lưu ý, bạn cũng có thể Replace tổ hợp phímcho phù hợp với nhu cầu sử dụng phím của mình bằng các tổ hợp phím trong phầnPress New Shortcut Key Sau đó nhấn vào Assign để hoàn tất việc thiết lập NhấnClose để hoàn tất Từ bây giờ , bạn hoàn toàn có thể sử dụng tổ hợp phím hữu ích củariêng mình trong Word được rồi đấy

Tìm từ đồng nghĩa trong Microsoft Word

Microsoft Word là một chương trình nằm trong bộ Office dùng để soạn thảo văn bản rất phổ biến hiện nay bởi những ưu điểm của nó Kỳ này, xin giới thiệu với bạn chức năng “Tìm từ đồng nghĩa” của Microsoft Word Chức năng này rất hữu ích với các bạn thường hay làm việc với các tài liệu văn bản bằng tiếng Anh

Để sử dụng cộng cụ này thì từ cửa sổ làm việc của Microsoft Word, bạn bấm chọn vàomenu Tools > Language > Thesaurus hoặc bấm tổ hợp phím Shift + F7 để mở ra hộpthoại “Thesaurus…”

Bây giờ, bạn muốn tìm từ đồng nghĩa của từ nào đó thì bạn nhập từ đó vào ô “Replacewith Synonym”, nếu từ này có từ đồng nghĩa thì các từ đồng nghĩa sẽ xuất hiện ở

chọn nút “Look Up” Nếu tìm thấy đồng nghĩa thì các từ đồng nghĩa này cũng sẽ xuấthiện ở khung dưới

Chèn âm thanh vào văn bản Word

Nếu bạn muốn liên kết tập tin âm thanh vào văn bản để thêm phần hấp dẫn hay muốn làm rõ hơn ý minh họa trong các bài báo cáo, bạn có thể dùng Word để chèn âm thanh

Bước 1: Bạn chọn vào menu Insert > Object

Bước 2: Bạn chọn tiếp vào thẻ Create From File Sau đó, nhấn Browse để chọn file.Trong phần tùy chọn cho bạn 3 lựa chọn: - Link To File: liên kết với file theo đườngdẫn; - Display as Icon: hiển thị dạng icon của tập tin; - Float Over Text: xuất hiện cùngvới text

Cách trên thường dùng trong trường hợp bạn không có headphone để thu giọng nói.Nếu như bạn đã có một Microphone có khả năng thu giọng nói thì bạn có thể thêm âmthanh từ chính giọng nói của mình Tương tự như cách thực hiện trên, tuy nhiên bạnchọn vào thể Create New Sau đó, rê thanh trượt đến phần Wave Sound

Nhấn OK Bấy giờ, chương trình Sound recoder xuất hiện và cho bạn thu âm giọng nóicủa mình để chèn vào văn bản rồi đấy Rất thú vị với văn bản vừa nghe nhìn này phảikhông bạn

Chuyển đổi PDF sang Word hiệu quả hơn

Hoạt động hiệu quả hơn chương trình PDF2Word, PDF2Office Personal của Recosoft Corporation cho phép bạn chuyển đổi nhanh chóng từ các định dạng PDF sang định dạng tài liệu văn bản Word thông thường chỉ với vài cú click chuột đơn giản.

Nhờ khả năng phân tích và nhận dạng được từng dạng dữ liệu của tập tin gốc như: cột,paragraph, bảng, Style, ảnh nên kết quả đạt được sẽ rất chính xác

Không giống như các chương trình khác thường được chạy độc lập, PDF2OfficePersonal được thiết kế như là một Plug-in trong Microsoft Word nên về mặt dunglượng file cài đặt sẽ nhỏ hơn nhiều Tuy nhiên, người dùng phải cài đặt thêm chươngtrình QuickTime từ phiên bản 4 trở đi thì chương trình mới có thể làm việc

Về mặt sử dụng thì rất đơn giản Đầu tiên bạn hãy khởi động chương trình MicrosoftWord lên Sau đó nhấn vào menu File và chọn dòng Open PDF File Một hộp thọai sẽxuất hiện để yêu cầu bạn chọn dữ liệu mang định dạng PDF cần chuyển đổi Kế đếnbạn hãy nhấn nút Options để hiệu chỉnh một chút

Tùy theo văn bản PDF cần chuyển đổi mang những đặc tính gì như: bao gồm cột, bảngtính, thì bạn đánh dấu vào các mục tương ứng bên trong mục Option này Bên cạnh

đó PDF2Office Personal còn cung cấp cho bạn khả năng chuyển đổi một số trang tùy

chọn ở mục Page Chọn nơi lưu trữ kết quả trong mục Destination Folder Sau đó nhấn

Ok để quay lại hộp thoại Open PDF files

Nhấn nút Open thì ngay lập tức PDF2Office Personal sẽ tiến hành công việc chuyểnđổi của mình Khi hoàn tất chương trình sẽ hiện thị kết quả ngay Tuy nhiên bạn nênlưu ý là ở phiên bản dùng thử chương trình chỉ cho phép bạn chuyển đổi cao nhất là 5trang mà thôi Cùng với nhiều hạn chế khác Vì thế bạn nên đăng ký sử dụng để đạtđược kết quả cao hơn

Chương trình được cung cấp tại website: http://www.recosoft.com/ với dung lượngkhoảng 4,02 MB, tương thích tốt với hệ điều hành Windows Bản thương mại giá 49 USD

Xử lý văn bản tốt hơn với AutoCorrect

Microsoft ví chức năng AutoCorrect trong bộ phần mềm Office từ phiên bản

2000 trở về sau là “Người sửa văn bản qua vai bạn” Thông thường, tính năng tiện lợi này sẽ tự động chỉnh sửa từ ngữ, lỗi chính tả nhanh chóng tuy nhiên đôi lúc chúng thường chèn vào hay thay thế những từ mà bạn không muốn thay đổi như tên riêng chẳng hạn

Khi đó, tính năng ấy lại trở thành kẻ quấy nhiễu đầy phiền phức Mặt khác, bạn cũng

có thể dùng tính năng này để tự động bổ sung một đoạn văn bản vào tài liệu

Trước hết, hãy điểm sáng một cụm từ, một câu, một đoạn hay toàn bộ nội dung mà bạnthường xuyên cần đưa vào tập tin Word rồi chọn trình đơn Tools.AutoCorrect Options.Trong nhãn AutoCorrect, bạn sẽ nhìn thấy tất cả hoặc một phần nội dung được điểmsáng trước đó Tiếp đến nhập vào các thao tác phím mà bạn sẽ dùng để kích hoạt khảnăng tự động chèn thêm đoạn văn bản Chẳng hạn như tạo từ khóa addr dùng cho địachỉ hồi đáp của bạn, từ này sẽ xuất hiện ở bên trái đoạn văn bản đã được điểm sáng vàbên dưới mục ”Replace” Tiếp đến, đánh dấu tùy chọn Plain text hoặc Formatted textbên trên văn bản (nếu có sẵn) để xác lập định dạng cho nội dung văn bản được chènvào tài liệu, sau đó nhấn Add Tính năng AutoCorrect sẽ đặt từ khóa kích hoạt theo thứ

tự bảng chữ cái giữa các mục hiện hành được liệt kê Cuối cùng nhấn OK hoặc Close

Để chèn đoạn văn bản này vào tài liệu Word, bạn gõ vào từ khóa và kích hoạt tínhnăng AutoCorrect bằng cách nhấn Spacebar hoặc Enter, hoặc gõ thêm một dấu chấm(dấu này sẽ được thêm vào văn bản gốc) Lưu ý, nếu được nhắc nhở để chấp nhận cácthay đổi trên định dạng chung (normal.dot) trước khi thoát khỏi Word thì bạn hãy chọnYes, nếu không thì tất cả các thao tác vừa tạo trong AutoCorrect sẽ mất sạch

AutoCorrect cũng hoạt động trong Excel, Outlook và PowerPoint, mặc dù bạn khôngthể chọn trước văn bản trong các ứng dụng này và làm cho nó tự động xuất hiện trong

TẬN DỤNG MACRO

Nếu bạn đang tìm phương pháp chèn nhanh một đoạn văn bản để xem có bao nhiêu từ

ở một kiểu font chữ cho trước sẽ lấp đầy một khoảng nhất định thì sử dụng macro rấttiện lợi Sức mạnh đằng sau macro là ngôn ngữ lập trình VBA Ngay cả trong trườnghợp bạn dùng tính năng tạo marco tự động trong Word và Excel bằng cách nhấnTools.Macro.Record New Macro thì chi tiết mã nguồn VBA cũng có thể được giấukín Bộ tạo macro tự động hoạt động như một bộ đệm (buffer), giấu kín mã VisualBasic ngay cả trong và sau quá trình tạo macro Nếu không sử dụng tổ hợp phím

<Alt>-<F11> hoặc chọn Tool.Macro.Visual Basic Editor thì bạn sẽ không bao giờnhìn thấy được những đoạn mã này mặc dù thực tế nó luôn chạy ở chế độ nền

Ví dụ sau đây là một lệnh tiện lợi trong Word để tạo văn bản “vô nghĩa” Trước hếthãy mở một tài liệu Word mới, gõ vào nội dung =rand(1) và nhấn Enter Ngay lập tức,một đoạn văn bản 45 từ lặp đi lặp lại nội dung “The quick brown fox jumps over thelazy dog” sẽ xuất hiện Chỉ cần thay đổi con số bên trong dấu ngoặc thì đoạn văn này

sẽ lặp lại với số lần chính là con số bạn vừa nhập vào

Công cụ ẩn trong Microsoft Office

Nếu máy tính của bạn có cài đặt và sử dụng bộ Microsoft Office XP hoặc 2003, bạn sẽ tìm thấy thêm một số công cụ hữu ích khác mà bộ phần mềm này cung cấp cho bạn Những công cụ này có thể tìm thấy khi bạn vào: Trình đơn Start | Microsoft Office Tools đối với MS Office XP và Start | Microsoft Office | Microsoft Office Tools với MS OFfice 2003.

Nếu bạn giữ nguyên các thiết lập mặc định trong khi cài đặt Microsoft Office, bạn sẽ có được 8 đến 9 công cụ bổ sung trong Microsoft Office Tools – riêng Microsoft Office Access Snapshot Viewer chỉ xuất hiện khi bạn có cài đặt Microsoft Access Trong số các công cụ bổ sung thêm có một số công cụ là các phần mềm nhỏ của Microsoft Office, một số lại chỉ được cài đặt sử dụng một lần (Installed on First Use - một tính năng mới của bộ Microsoft Office) Đối với những công cụ kiểu này bạn phải luôn sẵn sàng bộ cài đặt Microsoft Office bên mình.

Microsoft Office Picture Manager

Microsoft Office Picture Manager chỉ có trong phiên bản Microsoft Office 2003.

Có thể nói đây là công cụ thay thế tuyệt vời cho tiện ích Photo Editor trong các phiên bản Office trước đây Đây thực sự là một công cụ rất hữu ích trong việc quản lý và duyệt ảnh số Bên cạnh chức năng đó, công cụ cũng có tính năng chỉnh sửa ảnh nhưng ở mức độ rất cơ bản Công cụ này tương thích với các định dạng ảnh như BMP, EMF, GIF, JPEG, PNG, TIFF, và WMF Bạn cũng hoàn toàn có thể tiến hành nén hay chuyển đổi định dạng các ảnh số bằng Microsoft Office Picture Manager.

Giao diện của công cụ rất đơn giản, gần tương tự như Windows Explorer được thiết lập ở chế độ View | Thumbnails Tuy nhiên, bên khung hiển thị đường dẫn của thư mục có ảnh Microsoft Office Picture Manager chỉ cho hiển thị những shortcut đến các thư mục chứa ảnh Bạn hoàn toàn có thể tạo ra shortcut riêng cho mình tại đây bằng cách vào File | Add Picture Shortcut và trỏ đến thư mục chứa ảnh của bạn Hoặc bạn có thể dùng tính năng thêm shortcut tự động bằng

cách vào File | Locate Pictures Để gỡ bỏ một shortcut, bạn hãy sử dụng click chuột phải lên shortcut cần xoá vào chọn Remove Shortcut, nhớ đừng chọn Delete nếu không cả thư mục chứa ảnh của bạn cũng đi vào Recycle Bin đấy Còn

để chuyển đổi định dạng tệp tin ảnh bạn hãy vào File | Export sau đó là chọn định dạng tệp tin mà bạn muốn chuyển đổi sang.

Microsoft Office Picture Manager cũng cho phép bạn cắt, xoay, điều chỉnh độ sáng tối và tương phản của bức ảnh hoặc gỡ bỏ hiệu ứng con mắt đỏ (red-eye), định lại kích cỡ hay nén các bức ảnh Nhưng nhớ phải lưu lại bức ảnh bằng File | Save trước khi thoát khỏi chương trình Còn nếu không bằng lòng với những gì

Microsoft Office Document Scanning và Microsoft Office Document Imaging

Microsoft Office Document Scanning giúp bạn quét các văn bản thông qua các máy quét còn Microsoft Office Document Imaging là công cụ giúp bạn xử lý các văn bản đã được quét vào máy tính.

Để sử dụng được MS Document Scanning, bạn cần phải có máy quét Trước khi tiến hành quét văn bản bạn hoàn toàn có thể thay đổi các thiết lập trong MS Document Scanning bằng cách đánh dấu vào mục Show Scanner Driver Dialog Before Scanning, sau đó mỗi lần quét bạn hãy nhấn vào Preset Options | Edit Selected Preset để thay đổi các thiết lập quét Bạn cũng có thể tạo

ra những bộ thiết lập riêng cho mình bằng cách chọn Create New Presets.

Trong Preset Options > Edit Selected Preset | Advanced, bạn đặc biệt chú ý đến 2 mục quan trọng đó là General > Create Shortcut Mục này cho phép tạo một shortcut đến những thiết lập riêng của bạn đối với mỗi loại tài liệu cần quét thường xuyên, giúp công việc quét trở nên nhanh hơn và tiện lợi hơn Mục thứ 2 cần phải chú ý đó là Processing Trong mục này bạn sẽ thấy các lựa chọn hay thiết lập đối với OCR phục vụ cho công việc nhận dạng văn bản trong MS Document Imaging (chú ý chỉ có thể nhận dạng tiếng Anh, chưa hỗ trợ nhận dạng tiếng Việt).

Đã quét được tài liệu thành định dạng ảnh, bạn hãy dùng MS Document Imaging để xử lý.

Với MS Document Imaging, bạn có thể nhận dạng và chuyển tài liệu đã được quét thành dạng ảnh sang định đạng MS Word bằng cách Tools | Send Text

to Word (chú ý nếu bạn vẫn chưa nhận dạng khi quét văn bản bạn có thể nhận dạng lại bằng cách Tools | Recognize Text Using OCR).

MS Document Imaging hỗ trợ 2 định dạng tệp tin hình ảnh quét TIFF và MDI (Microsoft Document Imaging) Để chia sẻ tệp tin hình ảnh quét bạn nên dùng định dạng TIFF Tuy nhiên định dạng TIFF sẽ chiếm dung lượng lớn hơn rất nhiều so với MDI Thử nghiệm cho thấy 1 tệp tin định dạng TIFF có dung lượng lên tới 1.2MB, nhưng cũng là tệp tin đó nếu lưu dưới dạng MDI chỉ có 333KB.

chọn File | Add Clips To Organizer, chương trình sẽ giúp bạn hoàn tất công đoạn còn lại.

Microsoft Office 2003 Save My Settings Wizard

Microsoft Office 2003 Save My Settings Wizard chỉ có trong Microsoft Office 2003.

Đây là công cụ giúp bạn lưu trữ những thiết lập của riêng bạn đối với mỗi ứng dụng trong bộ MS Office Như vậy bạn hoàn toàn có thể khôi phục lại toàn bộ những thiết lập của bạn nếu có bất kì sự thay đổi hay mất mát nào xảy ra Hoặc bạn có thể dùng những định dạng đã lưu đó để ứng dụng với các bộ MS Office trên các máy tính khác.

Microsoft Office Application Recovery

Đây là công cụ giúp bạn đóng bất kì một ứng dụng MS Office nào đã bị treo và khôi phục lại công việc trước đó của bạn.

Microsoft Office Language Settings

Đây là công cụ cho phép bạn thiết lập các lựa chọn ngôn ngữ đối với các ứng dụng trong bộ Microsoft Office Bạn có thể thêm vào hay gỡ bỏ các ngôn ngữ khác nhau trên danh sách Enabled hoặc thay đổi ngôn ngữ mặc định cho các ứng dụng trong bộ MS Office.

Microsoft Office Access Snapshot Viewer

Microsoft Office Access Snapshot Viewer chỉ xuất hiện khi bạn lựa chọn có cài đặt Microsoft Access Đây là công cụ giúp bạn xem qua thông tin về tệp tin Access thông qua các snapshots Bạn có thể tạo ra các snapshots và chia sẻ với người sử dụng khác nếu họ không có Microsoft Access bằng cách gửi cho họ một bản copy chương trình snapshots của bạn Theo mặc định chương trình này được lưu tại thư mục sau C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Snapshot Viewer hoặc có thể tải về trên trang web của Microsoft.

Digital Certificate for VBA Projects

Đây là ứng dụng giúp bạn tạo ra chữ kí điện tử (digital certificate) cho các

dự án macro viết bằng VBA của bạn.

Tổng quan, Microsoft Office Tools thực sự là những công cụ cũng tương đối hữu ích Bạn hãy khai thác thêm bằng cách ứng dụng thực tế Có thể nói, hãy sử dụng các công cụ của bộ MS Office để quản lý bộ phần mềm này hiệu quả hơn.

ADX Toys 2: Công cụ soạn thảo lập trình cho Word

Việc lập trình đòi hỏi bạn cần có chương trình thích hợp và môi trường cụ thể, thêmvào đó là một chương trình dịch để dịch chương trình nguồn Tuy nhiên, khi muốndiễn giải một nội dung ý nghĩa nào đó trong ngôn ngữ thì bạn cần soạn thảo thành vănbản để có thể diễn đạt ý nghĩa câu lệnh Tuy nhiên, khi bạn copy hay paste một đoạnchương trình qua word sẽ gặp những trở ngại sau:

• Đoạn chương trình copy không còn nguyên mẫu nữa

• Cú pháp không ổn định do định dạng khác nhau

• Nhược điểm lớn nhất là bạn rất mất thời gian để hiệu chỉnh màu sắc riêng biệt củacâu lệnh Đây là vấn đề cần tránh khi copy và paste qua word

Để khắc phục nhược điểm trên,Add-in ADX Toys 2 sẽ giúp bạn thực hiện việc định dạng theo cú pháp ngôn ngữ lập

Add-in này sẽ hiển thị khi bạn soạn thảo Bạn chỉ cần chọn đoạn text cần địnhdạng, nhấn rê chuột để chọn loại ngôn ngữ ( hỗ trợ 9 ngôn ngữ là VB, C, Java, C# )

Và nhấn vào là văn bản chọn đã theo định dạng ngôn ngữ thích hợp Rất nhanh chóng

và tiện lợi

Add-in trên hoàn toàn miễn phí, dung lượng 702KB Tương thích cho Word 2000 trởlên Download tại http://www.add-in-express.com

Các phím tắt hữu dụng trong ứng dụng Office

Trong quá trình sử dụng máy tính, chức năng của các phím tắt rất hữu ích trong việc giúp chúng ta thực hiện các thao tác mà không cần rời tay khỏi bàn phím Dưới đây là một số phím tắt cơ bản mà không phải người nào cũng biết:

Microsoft Office

- Ctrl+Z, Ctrl+Y: tương đương với chức năng Undo và Redo trong Word nhưng cũnghiệu quả trong các phần mềm khác như Photoshop, Exel

- Ctrl+B, Ctrl+I, Ctrl+U: in đậm, in nghiêng, gạch chân các chữ đã bôi đen

- Ctrl+P: in những gì hiển thị trên cửa sổ

- Ctrl+Backspace: xóa cả từ thay vì từng chữ cái

- Ctrl+Shif+mũi tên "lên", "xuống": chọn và bôi đen từng đoạn văn bản

- Ctrl+Enter: chèn trang vào Word

- Chèn biểu tượng: Alt+Ctrl+C để có kí hiệu ©, Alt+Ctrl+R để có ®, Alt+Ctrl+T cho

ký hiệu ™

Microsoft Outlook

- Ctrl+Shift+C: tạo liên lạc (Contact) mới.

- Ctrl+N: soạn tin nhắn mới.- Ctrl+R: trả lời tin nhắn

Internet Explorer (IE) và Firefox

- Ctrl+D: thêm trang web đang hiển thị vào Favorites/ Bookmarks

- Alt+Home: trở về trang chủ

- Phím Tab: chạy con trỏ sang những phần khác nhau của trang web

- Ctrl+F: hiển thị mục tìm kiếm (Find) trên web

- F11: thay đổi màn hình to nhỏ của cửa sổ

- F5 hoặc Ctrl+R: làm mới web đang chạy

- ESC: ngừng tải trang web

- Ctrl+T: tạo tab mới và đưa con trỏ vào URL trong Firefox

- Ctrl+L (sử dụng trong Firefox), Ctrl+Tab (trong IE): đưa con trỏ vào URL và bôi đenvăn bản hiện hành

- Ctrl+W: đóng 1 tab trong Firefox hoặc cửa sổ hiển thị trong IE

- Ctrl ++ hoặc Ctrl +-: tăng hoặc giảm kích thước văn bản trong Firefox

10 thao tác nhanh với MS Office

Office là một bộ phần mềm văn phòng nổi tiếng, đã làm rạng danh tên tuổi cho Microsoft Bộ phần mềm này rất lớn, người sử dụng Office chỉ sử dụng ít hơn 15% tính của bộ phần mềm chiếm tới 245 MB này Thậm chí, với 15% đó, chúng ta

cũng không biết rõ những tính năng bên trong, phím tắt, thủ thuật thao tác nhanh, cáctài liệu về mánh khóe được công bố hay không công bố của Word, Excel, Outlook

Bạn có thể mua được hàng tấn sách đủ loại về các thủ thuật cho Office Tuy nhiên,

chúng sẽ là quá lớn và khó nhớ chúng tôi xin cung cấp với bạn đọc một số thao tác cơ

bản, giúp bạn tăng tốc trong công việc với Office 2003, XP và 2000

Tính năng phóng to, thu nhỏ của Office

Nếu như chuột của bạn có nút cuộn, bạn có sử dụng nút cuộn để phóng to, thu nhỏ tài

liệu Bạn giữ <Ctrl> và cuộn chuột lên để phóng to, cuộn chuột xuống để thu nhỏ Để

cho các công cụ như Word và Excel làm việc tốt với tính năng này, bạn cần vào

Tools-> Options, chọn thẻ General , và đánh dấu vào hộp chọn "Zoom on Roll with Intellimouse box"

Lối tắt tới lối tắt

Nếu bạn không nhớ phím tắt, bạn muốn học và xem lại chúng? Quá đơn giản, Office

sẽ giúp bạn nhanh chóng "thuộc lòng" với những phím tắt này Bạn hãy chọn Tools

->Customize, chọn vào thẻ Options, đánh dấu vào hộp chọn "Show shortcut keys in ScreenTips" Bây giờ, mỗi lần bạn trỏ chuột qua một biểu tượng nào đó trong thanh

công cụ, nó sẽ mô tả không chỉ chức năng của các biểu tượng đó mà còn hiện cả phímtắt cho bạn

Thao tác với Word

Tự động với AutoText

Word cung cấp tính tự động thay thế một cụm từ chỉ với một nhấn chuột thay vì phải

gõ bằng tay Để truy cập nhanh vào AutoText, bạn chỉ cần nhấn phải chuột vào bất cứchỗ nào trên thanh công cụ, chọn AutoText Bạn sẽ tìm thấy menu cho phép bạn chọncác cụm từ cũng như các cụm văn bản mà bạn tự thêm vào

Quay trở lại vị trí bạn vừa rời khỏi

Bạn đang soạn thảo một văn bản dài, bạn chuyển sang ứng dụng khác vì một lý do nào

đó Nhưng khi quay lại văn bản đó thì bạn không biết chỗ đang gõ tiếp ở đâu, hoặc dichuyển tới chỗ đó khá mất thời gian Bạn không biết phím tắt nào có thể giúp bạn đếnđúng chỗ? Rất đơn giản, bạn chỉ cần giữ - Thực ra, bạn có thể nhấn liên tiếp tổ hợpphím này để đến 3 nơi cuối cùng mà bạn đã tạo ra thay đổi

Hai cửa sổ trên một màn hình

Khi bạn đang soạn thảo tài liệu, hoặc chỉ so sánh các đoạn khác nhau của một văn bản.Điều này thật hấp dẫn khi bạn có hai khung văn bản có thể trượt độc lập với nhau củacùng một văn bản Bạn chọn Window -> Split Một thanh split sẽ xuất hiện, bạn sửdụng chuột để di chuyển đường thẳng mà bạn muốn chia màn ra thành 2 phần và nhấnchuột Bất kì thay đổi nào của một trong 2 khung nhìn này cũng sẽ thay đổi khungnhìn kia Bạn muốn chuyển về chế độ một cửa sổ đơn như trước, bạn hãy nhấn đúp

chuộtvàothanhsplit

Thao tác với Excel

Thay đổi hướng Enter

Bạn có một bản tính có rất nhiều ô (cell), di chuyển giữa các ô nhanh nhất sẽ là rất cóhiệu quả trong công việc Một cách đơn giản nhất là bạn nhấn phím Enter Mặc định,

Để di chuyển từ bảng tính này sang bảng tính khác, bạn chỉ cần nhấn vào thẻ Sheet ởcuối màn hình Nếu bạn muốn nhanh hơn, bạn chỉ cần nhấn tổ hợp - và - để chuyển đổiqua lại giữa các bảng tính

Sang trang với page break

Nếu bạn đã từng in các bảng tính mà chỉ có vài cột và vài hàng sang trang một trangkhác Trông chúng thật xấu ! Phải làm cách nào để tránh vấn đề này ? Để xem khi nàobảng tính sẽ bị tách trang, bạn chọn View -> Page Break Preview Nếu đây là lần đầutiên bạn dùng chức năng này, bạn sẽ thấy màn hình "chào hỏi" - màn hình này khôngthực sự hữu ích Bạn hãy đánh dấu chọn vào hộp Do not to show it again để tắt mànhình này vào lần sử dụng sau Bạn sử dụng thanh cuộn ngang và dọc để xem Exceltách trang như thế nào Các trang sẽ được đánh dấu bằng một nhãn lớn và dòng kẻpage break sẽ được in đậm Bạn có thể chỉnh dòng kẻ page break này bằng chuột

Để đặt page break bằng tay, bạn chọn ô sẽ ô đầu tiên của trang Sau đó bạn chọn Insert-> Page Break Sau này, muốn loại bỏ page break, bạn chọn Insert -> Remove PageBreak

Sử dụng tính năng AutoFill

Excel có thể tạo một dãy số tuần tự , ngày tháng, ngày trong tuần, tháng, năm Để làmđược điều này, bạn chỉ cần điền giá trị của 1 hoặc 2 giá trị của dãy tuần tự đó vào các ô

và AutoFill sẽ tự động điền tiếp cho bạn

- Điền một dãy số : Để điền được một dãy số, bạn điền giá trị 1 vào một ô, giá trị 2 vào

ô bên cạnh, và tiếp đó, bạn lựa chọn cả 2 ô Bây giờ con trỏ của bạn sẽ là một biểutượng hình dấu cộng (không phải dấu cộng với các mũi tên), bạn chỉ cần kéo từ đó chođến chỗ bạn muốn Bạn sẽ thấy các ô có giá trị tăng dần (3,4,5, ) Nếu bạn nhập vào

100, 200 bạn cũng sẽ có các giá trị 300, 400, 500

- Điền ngày tháng: Cũng tương tự, nếu bạn điền một ngày trong tuần, hoặc một tháng

trong năm, Excel có thể tự động điền giá trị bằng AutoFill Nếu bạn nhập vào ngàycuối của tháng, AutoFill sẽ chuyển sang ngày đầu của tháng tiếp theo Excel có thểđiền một dãy các năm hoặc quý như 2004, 2005,2006, hoặc Q1,Q2,Q3,Q4 Theo mặc định, AutoFill sẽ sao chép cả giá trị và định dạng của các ô mà bạn chọn Đểlựa chọn một trong hai, bạn hãy nhấn chuột phải khi kéo Khi bạn thả chuột bạn sẽthấy lựa chọn Fill Formatting Only hoặc Fill Without Formatting Nếu bạn không thíchcách mà AutoFill điền dữ liệu, bạn có thể chọn lựa mục AutoFill Smart Tag để cóthêm nhiều tuỳ chọn hơn

Thao tác với Outlook

Liên hệ nhanh hơn nhờ nickname

Tất cả các thông tin về đối tác trong Outlook luôn bao gồm một trường gọi làNickname Trong khi bạn có thể đưa tên nickname các bạn của bạn vào, nhưng đócũng làm một cách rất nhanh và chính xác khi điền địa chỉ thư khi gửi thư

Để sử dụng trường này, bạn tới thông tin đối tác, chọn thẻ Details, và đặt tên mà bạnmuốn sử dụng như lối tắt dẫn tới thông tin của đối tác Bạn không nhất thiết phải nhậpđầy đủ họ tên của từng người vào Nickname, mục đích là bạn dễ phân biệt được ngườinày với người khác và bạn có thể lấy thông tin một cách nhanh nhất Khi bạn gửi thưcho người nào đó, bạn chỉ cần gõ nickname vào trường "To:" là đủ

Tạo thêm không gian

Outlook 2003 được thiết kế với 3 khung, trong đó khung đọc ở bên phải, cho phép dễdàng để đọc thư mà không phải mở từng thư để đọc Tuy nhiên, trong một trường hợpnào đó, bạn cần nhiều không gian hơn để đọc Bạn hãy nhấn Alt-F1 để bật/tắt khungduyệt, tắt khung duyệt sẽ cho bạn nhiều không gian để đọc thư Sau khi thử dùng cáchnày, bạn sẽ cảm thấy thú vị hơn nhiều - không phải cuộn trái hay cuộn phải nữa

Thủ thuật nâng cao trong MS Word

Là người thường xuyên phải làm việc với Word, chắc hẳn bạn sẽ sử dụng rất nhiều những thao tác phải lặp đi lặp lại hàng ngày Rất nhàm chán mà lại mất thời gian Tại sao không sử dụng những tính năng tự động hấp dẫn và mạnh mẽ của Word làm giúp bạn?

Những thủ thuật dưới đây sẽ giảm bớt thao tác cũng như thời gian thao tác trongWord:

Tự động cài đặt thiết lập ưa thích hàng ngày

Word không khởi động và nạp những thiết lập mà bạn thích, hãy ép chúng làm việcvới macro mỗi khi mở tài liệu mới hoặc tạo tài liệu mới

Để sử dụng macro, hãy nhấn chuột vào Tools ->Macros -> Record new macro và sau

đó đặt tên macro này là AutoOpen, hãy chú ý trường Store In field luôn nằm trong Normal.dot Hãy bỏ qua các lựa chọn để gán macro này cho các phím tắt và menu, bởi macro AutoOpen sẽ được thiết kế để chạy tự động khi mở một tập tin mới.

Lúc này chế độ ghi macro đang kích hoạt , hãy làm những với những thao tác lặp lại

khi mở một tài liệu mới.Sau khi đã hoàn thành xong, hãy nhấn nút dừng (Stop) Bây giờ, sử dụng Tools->Macro-> Visual Basic Editor, sao chép toàn bộ AutoOpen và dán

nó vào dòng cao nhất trong cửa sổ code ở bên tay phải, và đổi tên bản sao chép này thành AutoNew, lúc đó các thiết lập sẽ tự động chạy khi tạo tài liệu mới.

Sửa đổi định dạng tài liệu

hạn: C:\Documents and ettings\yourusername\Application Data\Microsoft\Templates.

Tên đường dẫn này có thể khác phụ thuộc vào đường dẫn và ổ đĩa cài đặt Windows

Tránh cảnh báo phiền phức

Sau khi đã tạo được các macro mà bạn lưu

trong các tài liệu hoặc các template, Word

sẽ luôn đưa ra lời cảnh báo mỗi lần mở tài

liệu Để loại bỏ cảnh báo phiền phức, hãy

tạo một chữ kí số (digital signature) sẽ

giúp Word "tin tưởng" macro này hơn

Sử dụng Start ->Run và nhập vào đường

dẫn nơi cài đặt bộ Office Ví dụ: C:\

Program Files\Microsoft Office\Office11

(Office10 nếu sử dụng Office XP) Tiếp

đó, hãy tìm tới tập tin Selfcert hoặc

Selfcert.exe (tuỳ thuộc vào cách hiển thị

tập tin mở rộng) và nhấn đúp vào tập tin

này Nếu không tìm thấy tập tin Selftcert,

hãy thêm tính năng này trong bộ cài đặt

Office Khi sử dụng, làm theo những chỉ

dẫn và nhập tên riêng cho certificate khi

được hỏi Sau đó, trong Word, mở tài liệu sử dụng macro này Chọn Tools> Macros

-> Visual Basic Editor Trong khung Project ở phía bên trái, điểm sáng tài liệu, chọn Tools -> Digital Signature, nhấn Choose , và lựa chọn certificate vừa tạo Bây giờ, hãy đóng và mở lại tài liệu Nếu hộp cảnh báo về bảo mật xuất hiện, chọn Always Trust Macros From This Source, và lựa chọn Enalbe Macros Lặp lại những bước này cho bất cứ tài liệu hoặc template muốn nhúng macro này.

Một điểm cần lưu ý là những certificate tự tạo này chỉ được "tin tưởng" trên máy của bạn, hãy lựa chọn Always Trust Macros From This Source sẽ tạo được "niềm tin" khi

sử dụng trên máy khác

Dán văn bản không chứa định dạng

Khi người sử dụng dán các đoạn văn bản từ trang Web vào trong tài liệu Word, có lẽngười sử dụng sẽ không muốn giữ lại định dạng và phông chữ Đặc biệt là những hình

ảnh quảng cáo và những thành phần khác Bạn có thể sử dụng Edit -> Paste Special và

sử dụng Unformatted Text mỗi lần cắt dán từ trang Web Nhưng cũng có một cách khác khá hấp dẫn và thú vị hơn rất nhiều là sử dụng macro Vào Tools ->Macros-> Visual Basic Editor và gõ vào đoạn mã sau:

kí tự nào đó đượcbiểu diễn cho mộtdanh sách các lệnh,hoặc các hoạt động

và phím tắt Rấtnhiều chương trình

sử dụng macro vàtạo ra các macronhằm loại bỏ nhữnghoạt động, thao táclặp lại trong quátrình sử dụng

Macro được hỗ trợrất tốt từ trong bộ

Microsoft, đặc biệt

là Word

Sau đó, sử dụng Tools->Cusomize ->Keyboard , rồi kéo xuống danh sách Categories trong Macros, lựa chọn PasteUnformated từ danh sách Command, đưa con trỏ tới Press New Shortcut Key, nhấn Shift-Alt-V (bạn có thể lựa phím tắt khác theo ý mình), và nhấn vào Assign và Close Từ bây giờ bạn chỉ cần nhấn Shift-Alt-V dán để

dán đoạn văn bản chưa định dạng vào Word nhanh chóng và đơn giản

Loại bỏ những kí lạ, dấu xuống dòng trong văn bản

Đoạn văn bản được dán vào trong Word từ email hoặc trang Web có dấu ngắt dòng(hoặc các kí tự như ^, >> ), dĩ nhiên là bạn muốn loại bỏ những kí tự, này khỏi văn

bản Hãy sử dụng Edit ->Replace, để loại bỏ bằng cách gõ ^l ( gõ dấu ^ và chữ 'L' thường) trong trường Find What, và gõ dấu cách (spacebar) vào trường Replace.

Tiếp đó, chọn Replace All Cuối cùng, khi Word hỏi có muốn tiếp tục thay thế toàn bộ

văn bản không thì chọn No

Bạn cũng có thể ghi lại những bước trên thành một macro Sau khi đã ghi lại, hãychỉnh sửa đoạn macro này để Word sẽ không hỏi lại nếu bạn có muốn thay thế toàn bộtài liệu hay không Tìm dòng Warp=wdFind-Ask và thay đổi thành.Warp=wdFindStop

Sử dụng menu Work

Sử dụng danh sách các tài liệu thường dùng (recent documents) trong menu File của

Word sẽ nhanh hơn rất nhiều Tuy nhiên, những danh sách này chỉ liệt kê 9 tập tinthường sử dụng mới gần nhất (mặc định chỉ có 4) Để chỉnh sửa con số này hãy lựa

Tools ->Options, ở trong thẻ General Nhưng điều này cũng không đảm bảo là tập tin

thường mở có thuộc danh sách này hay không Hãy sử dụng thêm menu Work từ

Tools-> Customize, lựa chọn thẻ Command, và tới mục Categories và tới danh sách Buitl-In Menus Trong danh sách Command, hãy kéo thanh Work lên hàng có các menu và nhấn OK.

Lúc này những tài liệu cần thiết muốn mở lại nhanh chóng chỉ cần nhấn vào menuWork và chọn Add to Work Menu Để loại bỏ tài liệu khỏi danh sách trong tài liệu,hãy nhấn Ctrl +Alt + "-" và chọn tài liệu muốn loại bỏ Khi muốn mở tài liệu chỉ cầntới Work và chọn tài liệu

Vẽ hình trong MS-Word

Ngoài chức năng chính là soạn thảo văn bản, trong MS-Word cũng hỗ trợ chức năng vẽ hình tương đối tốt Một số hình vẽ đơn giản có thể vẽ trực tiếp trong MS- Word mà không cần vẽ từ các phần mềm khác rồi phải chèn vào vừa mất thời gian, lại làm tăng dung lượng của tập tin.

Trên thanh công cụ bao gồm khá đầy đủ các chức năng vẽ, tô

màu, chọn bề dày nét vẽ, kiểu nét vẽ, vẽ các hình khối, các mẫu

hình chuẩn

Khi cần vẽ đoạn thẳng, click vào biểu tượng vẽ đường thẳng,

ấn và giữ phím Shift, khi đó con trỏ chuột sẽ di chuyển theo

đường thẳng

Khi cần copy một đối tượng nào đó, bạn ấn và giữ phím Ctrl,

đưa con trỏ đến đối tượng, click & drag đến nơi cần copy

Khi cần vẽ một đường cong phức tạp, bạn vào: AutoShapes >

Lines > Curve trên thanh công cụ Drawing, tương tự, vào

AutoShapes > Lines > FreeForm để vẽ các đường gãy khúc

Nếu đường cong, gãy khúc chưa như ý muốn, bạn click phải chuột vào đối tượng rồichọn "Edit Points", lúc này các điểm neo trên đường sẽ hiện lên, bạn có thể tự do điềuchỉnh theo ý muốn, hoặc bạn có thể thêm điểm vào (add points), xóa bớt điểm (deletepoints) để điều chỉnh đường nét mềm mại hơn

Muốn tô màu toàn bộ đối tượng thì đòi hỏi đối tượng đó phải

được tạo nên từ một đường khép kín, để làm được điều này bạn

chỉ việc click phải chuột vào đối tượng và chọn "Close Patch"

Đồng thời ngoài những màu cơ bản, bạn có thể lót bên dưới hình

vẽ bằng các mẫu tô sẵn có, hình vẽ (Fill Color\Fill Effects)

Ngoài ra, để tiện lợi trong khi vẽ, MS-Word có chức năng hiển thị

lưới trên trang văn bản để bạn dễ cân chỉnh hình vẽ, chức năng

bắt điểm giữa các đối tượng với nhau, giữa đối tượng với

lưới cách thực hiện như sau:

Trên thanh công cụ Drawing, click Draw\Grid, lúc này hộp thoại

tùy chọn sẽ hiện lên Bạn click chọn "Display gridlines on screen"

để hiển thị mạng lưới, định bề rộng, chiều cao của các mắt lưới ở box Vertical spacing,Horizontal spacing

Định khoảng giữa các mắt lưới theo chiều ngang và chiều dọc ở box Vertical every,Horizontal every (cách nhau 2 mắt lưới, 3 mắt lưới )

Để bắt một đối tượng đến lưới, bạn chọn Snap objects to grid (nghĩa là khi bạn vẽ, đầumút của đối tượng sẽ tự động liên kết đến vị trí các mắc lưới một cách nhanh chóng vàchính xác mà bạn không cần phải canh chỉnh).Tương tự,

khi cần sự liên kết giữa các đối tượng bạn hãy click chọn

"Snap objects to other objects"

Sau khi hoàn tất hình vẽ, để tránh trong quá trình chỉnh

sửa, dàn trang văn bản, các đối tượng sẽ nhảy lung tung

Giữ Ctrl + click &drag đối tượng để

copy (hình trái), click

phải chuột lên đốitượng, chọn Edit

Points (Phải)

Hộp tùy chọn mạnglưới

làm hình vẽ của bạn bị sai, biến mất trên văn bản bạn hãy liên kết (Group) chúng lạinhư sau:

Giữ Shift và click chọn các đối tượng hoặc nhanh hơn bạn có thể vào biểu tượngSelect object trên thanh công cụ Drawing, sau đó click & drag để chọn các đối tượng.Vào Draw\Group để liên kết các đối tượng lại với nhau, lúc này tất cả hình vẽ là mộtkhối thống nhất, bạn có thể yên tâm chỉnh sửa văn bản

Tự in phím tắt trong MS Word

Để bạn đọc ngày càng sử dụng những công cụ trong bộ Microsoft Office một cáchhiệu quả nhất, Quản Trị Mạng sẽ cung cấp loạt bài hướng dẫn những thủ thuật đơngiản nhưng lại hiệu quả về tính năng của 2 chương trình phổ biến nhất trong bộ Officethông dụng này: MS Word và MS Excel

Tuần 1 số thứ nhất: Bài 1: Tự in danh sách phím tắt trong Microsoft Word

Sử dụng phím tắt làm cho tốc độ xử lý văn bản đem lại hiệu quả và rất nhanh chóngtrong việc soạn thảo văn bản nhưng bạn chưa biết nhiều về các phím tắt đó và muốntìm danh sách những phím tắt, thật đơn giản, chương trình Microsoft Word sẽ tự liệt

1 Vào Tools\Macro\Macro… (Hoặc dùng phím Alt+F8)

Xuất hiện hộp thoại Macro:

2 Chọn Word Commands trong Macro in bạn sẽ có hộp thoại Macros:

3 Tại đây bạn tìm mục List Commands (hoặc nhập chữ List Commands) vào ô Macroname

4 Chọn nút Run hoặc Step Into

Xuất hiện hộp thoại List Commands để bạn lựa chọn việc liệt kê danh sách lệnh phímtắt

5 Chọn Current menu and keyboard settings: Liệt kê các lệnh đã được cài đặt phím tắt

(có thể sử dụng) trong List Commands

Hoặc chọn All word commands: Liệt kê tất cả các lệnh đã được cài đặt lẫn chưa cài đặt

phím tắt (bạn sẽ có thể tự cài đặt thêm) trong Microsoft Word

6 Chọn nút OK -> Kết quả sẽ in cho bạn một danh sách các phím tắt sử dụng trongchương trình Microsoft Word:

Vậy là không cần phải tìm kiếm đâu xa mà bạn có thể có ngay danh sách tất cả cácphím tắt cần dùng trong MS Word Bạn hoàn toàn có thể tự cài đặt thêm hoặc chỉnhsửa các phím tắt này cho thuận tiện trong việc sử dụng Nếu chưa biết thủ thuật này thìbạn có thể tiếp tục theo dõi tiếp các bài sau

Các định dạng đặc biệt trên chữ

Chuyển đổi chữ in sang chữ thường và ngược lại

Nếu lỡ gõ nhầm chữ in sang chữ thường hoặc ngược lại, thay vì xoá và gõ lại, bạn quétchọn vùng văn bản, bấm menu Format > Change case Ở cửa sổ hiện ra,bấm chọn mộtlựa chọn: Sentence case (Chữ in đầu câu), lowercase (chuyển sang chữ thường),UPPERCASE (chuyển sang chữ in), Title Case (Chữ in đầu mỗi từ),tOGGLE cASE(chữ thường đầu mỗi từ).Có thể làm nhanh ba thao tác Sentence case, lower case,

UPPERCASE bằng cách bấm nhiều lần tổ hợp phím Shift + F3 sau khi quét chọn vùngvăn bản.

Tuy nhiên đối với văn bản dùng font Unicode(Arial, Times New Roman, Tahoma )thì không sử dụng được thao tác trên mà phải dùng thêm chương trình Unikey3.6.Quét chọn vùng văn bản, bấm tổ hợp phím Ctrl+C (hoặc bấm menu Edit > Copyhoặc nút Copy trên thanh công cụ Standard) Chạy chương trình Unikey, bấm chuộtphải lên biểu tượng chương trình (chữ V màu đỏ nằm ở khay đồng hồ),chọn Công cụ(hoặc bấm Ctrl + Shift + F6), ở cửa sổ hiện ra, bấm chọn Unicode ở hai ô Đích, Nguồntrong khung Bảng mã, đánh dấu chọn mục Chuyển mã Clipboard, đánh dấu chọn mụcchọn Sang chữ hoa hoặc Sang chữ thường, bấm nút Chuyển mã Trở lại cửa sổ soạnthảo, bấm tổ hợp phím Ctrl+V (hoặc bấm menu Edit > Paste, hoặc bấm nút Paste trênthanh công cụ)

Định dạng chỉ số

Để viết công thức của nước H2O Bạn gõ H2O, quét chọn chữ số 2, bấm menu Format

> Font Đánh dấu chọn mục Subscript ở cửa sổ hiện ra, bấm OK Hoặc sử dụng phímtắt gõ chữ H, bấm tổ hợp phím Ctrl + dấu =, gõ số 2, sau đó lại bấm tổ hợp phím Ctrl +dấu =, rồi gõ chữ O

Định dạng chỉ số mũ

Để soạn thảo A 2: Gõ A2, quét chọn số 2, bấm menu Format > Font, đánh dấu chọnmục Superscript, bấm OK Hoặc sử dụng phím tắt: Gõ A, bấm tổ hợp 3 phím Ctrl,Shift và dấu =, gõ số 2, bấm Ctrl, Shift và dấu =/

Các định dạng đặc biệt khác

Quét chọn vùng văn bản, bấm menu Format Trong cửa sổ hiện ra,vừa đánh dấu chọncác mục trong phần Effects, vừa quan sát trong khung Preview bên dưới để tìm cácloại hiệu ứng cần dùng, bấm OK

Những thủ thuật sau đây sẽ giúp bạn tùy biến môi trường Microsoft Word nhằm mục đích tăng tính hữu dụng của các thanh công cụ và tăng tốc công việc của bạn.

Các thanh công cụ của Microsoft Word có những phím chức năng giúp tăngtốc quá trình xử lý văn bản hàng ngày bạn vẫn thực thi lên rất nhiều Tuynhiên, bạn vẫn có thể tùy biến những thanh công cụ đó để khiến chúng càngtrở nên thiết thực và hữu dụng hơn nữa Lấy ví dụ như việc bạn thường xuyên

sử dụng một “biểu tượng” (symbol) nhất định thì bạn có thể tạo ra một nútbấm trên thanh công cụ để chèn biểu tượng này một cách hoàn toàn tự động.Bạn cũng có thể bổ sung thêm các đối tượng menu vào menu tắt hay thậm trítạo ra một menu riêng cho MS Word Nào chúng ta hay điểm lại xem chúng ta

có thể làm được những gì để khiến cho các thanh công cụ của MS Wordtrởnênhữuíchhơnnữa

Để tạo ra một nút bấm trên thanh công cụ giúp chèn một biểu tượngvào văn bản một cách hoàn toàn tự động và dễ dàng hơn bạn hãy vào Tools |Customize Trong cửa sổ Customize bạn hãy chuyển sang mục Commandsrồi tìm đến lựa chọn All Commands trong danh sách liệt kê Categories bênphía tay trái Trong cửa sổ liệt kê All Commands bên trái bạn hãy tìm đến lệnSymbol Hãy nhắp chuột trái vào lệnh Symbol rồi kéo và thả nó lên thanh công

cụ nào mà bạn muốn nút bấm Symbol nằm ở đó Khi hộp thoại Symbol hiện rabạn hãy lựa chọn một biểu tượng muốn chèn Nhắp OK

Sau khi bạn tạo ra phím bấm theo cách trên thì nút bấm sẽ mang tên của biểutượng đó Để làm cho nút bấm trở nên thân thiện hơn bạn hãy một lần nữa mở hộpthoại Customize rồi nhắp chuột phải vào nút bấm bạn vừa tạo ra đó Giờ đây bạn hãyxem trong menu ngữ cảnh chuột phải bạn có thể đổi tên hay đổi cả biểu tượng chophím bấm đó

Tương tự sử dụng cách trên bạn có thể bổ sung thêm một nút bấm trên thanhcông cụ cho phép bạn chèn một bức ảnh vào trong văn bản hoàn toàn tự động Bạnhãy tìm đến lệnh InsertPicture trong danh sách All commands rồi kéo và thả nó lênthanh công cụ nào thuận tiện với bạn nhất Sau đó bạn hãy nhắp chuột phải vào nútbấm bạn vừa tạo ra đó và lựa chọn một bức ảnh liên kết với phím bấm đó bằng cáchchọn Assign Hyperlink | Insert Picture Hãy nhớ là bạn phải để hộp thoại Customize

vẫn mở trong khi nhắp chuột phải vào nút bấm đó nếu không thì sẽ không có tác dụngđâu.

Bạn có thể tạo ra những bức ảnh cho các nút bấm trên thanh công cụ của bạn từbất cứ bức ảnh nào có kích cỡ 16 x 16-pixel Sau đó bạn sao chép bức ảnh đó vàotrong clipboard của hệ điều hành và dán nó thay thế cho nút bấm trên thanh công cụbằng cách nhắp chuột phải vào nút bấm muốn thay đổi và chọn Paste Button Image.Một lần nữa hay nhớ là phải mở hộp thoại Customize trước khi nhắp chuột phải vàonút bấm thanh công cụ nhé

Để chuyển nút bấm chèn một bức ảnh sang các ứng dụng khác của bộ MicrosoftOffice bạn hãy mở ứng dụng MS Office muốn chuyển sang và hộp thoại Customizetrong MS Word, nhắp chuột phải vào nút bấm muốn chuyển và chọn lệnh Copy ButtonImage Bạn chuyển sang ứng dụng muốn chuyển nút bấm qua và mở hộp thoạiCustomize bằng cách tương tự như trong MS Word rồi dùng lệnh Paste Button Imagenhư bình thường

Danh sách All Commands chứa một loạt các lệnh trong Word có chức năng tương tựnhư lệnh Symbol kể trên như Color, Column, Condensed, Expanded, Lowered, Raised,FontSize, and FileOpenFile… cũng chỉ bằng những bước thực hiện đơn giản như trên.Bằng cách này chúng tôi bảo đảm công việc xử lý các văn bản của bạn sẽ được tăngtốc lên rất nhiều

Bạn cũng có thể tùy biến MS Word bằng cách bổ sung thêm các lệnh vào menu tắt(Shortcut Menus) Để thực hiện công việc này bạn hãy mở hộp thoại Customizechuyển sang mục Toolbar Trong danh sách các thanh công cụ của Word bạn hãy đánhdấu lựa chọn Shortcut Menus Khi thanh công cụ này xuất hiện bạn hãy lựa chọn Text,Table, hay Draw tùy thuộc theo sở thích của bạn Với menu mới còn đang mở bạn hãychuyển sang mục Commands trong hộp thoại Customize rồi kéo và thả các lệnh cầnthiết vào menu tắt này

Một cách khác để tùy biến Word là bổ sung một trong số những menu được xây dựngsẵn trong ứng dụng như menu Work chẳng hạn Các thanh công cụ được xây dựng sẵntrong Word cũng nằm trong hộp thoại Tool | Customize Bạn hãy chọn Built-in menutrong danh sách Categories bên tay trái của cửa sổ rồi kéo và thả menu Work trongdanh sách Commands bên tay trái để thả vào bất kỳ một thanh công cụ nào hay thanhmenu hệ thống của Word

Thanh menu Work có chứa các đường dẫn đến các tệp tin cho phép bạn mở các tệp tinmột cách nhanh chóng – một chức năng rất tiện dụng cho nếu như bạn phải làm việcvới rất nhiều văn bản khác nhau Để vận hành chức năng này bạn hãy mở hộp thoạiCustomize và mở một tệp tin mà bạn muốn bổ sung vào menu Word Với tệp tin bạnvăn bản đang mở bạn hãy lựa chọn menu Word | Add To Work Menu, giờ đây đườngdẫn của tệp tin đó đã được lưu trong menu Work và bạn hoàn toàn có thể mở nó mộtcách rất nhanh chóng.

Để loại bỏ đường dẫn của một tệp tin nào đó trong thanh menu Work bạn hãy bấm tổhợp phím Ctrl + Alt + _ (phím gạch dưới) lúc này con trỏ đã chuyển thành một dấu trừlớn Bạn hãy nhắp chuột vào menu Work rồi nhắp chuột lên tệp tin mà bạn muốn xóakhỏi danh sách Chú ý không những tệp tin bị xóa khỏi thanh menu Work mà cả trên ổcứng của bạn do vậy bạn hãy thật sự thận trọng mỗi khi xóa một tệp tin nào đó Đểtránh tình trạng bạn thường xuyên phải xóa tệp tin nào đó khỏi danh sách và mất luôntệp tin đó thì bạn hãy tạo một bản back-up của tệp tin đó ở một thư mục khác rồi hãytiến hành xóa nó khỏi danh sách của Work menu bởi vì bạn không được Word cảnhbáo mỗi khi xóa một tệp tin nào đó trên Work menu

Bạn đã có đầy đủ mọi thứ giúp cho công việc của bạn trở nên tiện lợi và nhanh chónghơn bao giờ hết Nhưng nếu bạn muốn đưa mọi thứ trở về trạng thái ban đầu thì sao?Bạn hãy mở hộp thoại Customize ra rồi nhắp vào nút Reset và chọn Yes Mọi thứ lại

về trạng thái ban đầu

In ấn file văn bản

Hướng dẫn cài đặt máy in nối trực tiếp với máy tính hiện tại, cách in ấn trong

MS word và hủy bỏ lệnh in.

v Cài đặt máy in nối trực tiếp với máy tính hiện tại

1 Kích chuột trái vào nút Start

2 Chọn Settings \ Printers and Faxes

ð Xuất hiện cửa sổ Printers and Faxes

3.Chọn Add a printer : Xuất hiện hộp thoại Add Printer Wizard

4 Chọn nút Next : Xuất hiện màn hình:

Lựa chọn kiểu kết nối với máy in

ü ž Local printer attached to this computer: Máy in được nối trực tiếp với

máy tính

ü ž A network printer, or a printer attached to another computer: Máy in

được nối qua mạng nội bộ hoặc kết nối với một máy tính khác đã được càimáy in

5 Chọn nút Next : Xuất hiện màn hình:

6.Chọn nút Next : Xuất hiện màn hình:

Chọn cổng cắm kết nối với máy in, mặc định là cổng LPT1

7 Chọn nút Next : Xuất hiện màn hình:

- Chọn tên hãng sản xuất máy in ở bên cột Manufacturer

- Sau đó chọn Tên loại máy tin bên cột Printers

- Trường hợp có đĩa của đúng loại máy in thì bạn cho đĩa vào ổ CD và chọnnút Have Disk… => Xuất hiện hộp thoại Install From Disk, chọn đường dẫntới ổ chứa phần mềm cài đặt máy in:

- Chọn nút OK

8 Chọn nút Next :Xuất hiện màn hình:

Bạn có muốn lựa chọn máy in này là mặc định khi in?

ü ž Yes: Đồng ý

ü ž No: Không

9. Chọn nút Next : Xuất hiện màn hình:

Bạn có muốn in luôn thử một trang?

ü ž Yes: Đồng ý

ü ž No: Không

10 Chọn nút Next : Xuất hiện màn hình hiển thị thông số đã thiết lập khi cài máy

in:

11 Chọn nút Finish để hoàn thành việc cài đặt máy in

12 Có trường hợp bạn không thể thực hiện lệnh Xem trước khi in (Pre Preview)

vì lý do chưa cài máy in Lúc đó bạn cũng chỉ cần thực hiện lần lượt thao táctrên để cài máy in, bạn cũng không cần phải lo lắng không có đĩa cài hay cầnphải cài đúng loại máy in mới được vì bạn chỉ cần xem hình ảnh file văn bảntrước khi in chứ không phải cài để in

v In ấn trong MS word

2 Printer: Máy in Nếu máy tính của bạn cài đặt nhiều loại máy in cùng sử dụngthì lưu ý lựa chọn loại máy in phù hợp Nếu máy tính chỉ cài một loại máy in thìbạn không cần quan tâm đến phần này

ü Name: Tên loại máy in

ü Status: Trạng thái

ü Type: Loại máy in

ü Where: Cổng kết nối với máy tính

3 Page range: Vùng in

ü € All: In tất cả các trang trong file

ü € Current page: In tại trang con trỏ định vị

ü € Pages: In những trang được chỉ định rõ:

4 Number of copies: In ra bao nhiêu bản

5 Mục Print: Mặc định ở chế độ All pages in range

ü All pages in range: In toàn bộ trang

ü Odd pages: Chỉ in những trang lẻ

ü Even pages: Chỉ in những trang chẵn

6 R Collate: In lần lượt từ trang 1 đến hết, quay lại in tiếp từ trang 1 đến hết.

£ Collate: In hết trang 1, trang 2,… đến hết trang cuối cùng

7 Properties: Chọn chi tiết loại giấy in

Lưu ý: Nếu file của bạn đã đặt số trang (ví dụ số trang bắt đầu đánh từ số 10 trở

đi), nhưng bạn đặt lệnh in trang số 8 thì máy in sẽ không thực hiện được lệnh innày

8 OK

v Hủy bỏ lệnh in

Trường hợp bạn đã thực hiện lệnh in nhưng lại muốn hủy bỏ luôn lệnh in này, bạnkhông nên thực hiện luôn thao tác xóa bỏ lệnh in vì khi máy in đang in nếu bỏ luônlệnh in rất dễ xảy ra trường hợp bị kẹt giấy Trước hết cần bỏ giấy ra khỏi máy insau đó thực hiện lần lượt các bước sau:

1 Kích chuột phải vào biểu tượng máy in trên thanh Taskbar, chọn Open All Active Printers and Faxes

Hoặc:

- Kích chuột Start \ Settings \ Printers and Faxes

ð Xuất hiện cửa sổ Printers and Faxes

Kích chuột phải vào biểu tượng máy in, chọn Open (Hoặc kích đúp chuột trái vào biểutượng máy in) Xuất hiện cửa sổ mới

Định dạng file văn bản

Nhiều khi bạn loay hoay không biết làm thế nào để quay được 1 trang ngang trong cả đống trang văn bản Hoặc cứ mỗi lần tạo một file mới bạn lại phải định dạng lại lề văn bản cho trang mặc dù kích thước lề lần trước và sau không thay đổi,… Quản Trị Mạng sẽ hướng dẫn bạn cách định dạng lề trang, quay trang ngang, trang dọc

v Căn lề văn bản

1 Vào File\chọn Page Setup… (Alt + F \ U)- Xuất hiện hộp thoại Page Setup

 Header: Tiêu đề trang

 Footer: Chân trang

Thông thường Header và Footer sẽ không thay đổi, mặc định để kích thước là 1,27cmđối với định dạng là trang A4

4 R Mirror margins: Nếu bạn muốn in 2 mặt có lề đối xứng nhau trên 1 tờ giấy

R 2 pages per sheet: Nếu bạn muốn in 1 trang thành 2 tờ giấy

5 Apply to: Áp dụng cho:

 Whole document: Toàn bộ file văn bản

 This point forward: Áp dung cho trang sau kể từ vị trí con trỏ định vị

6 Sau khi đặt lại các thông số cùa lề, nếu bạn muốn thiết lập định dạng lề này chocác file văn bản sau này thì kích vào nút Default… và trả lời OK

7 OK

v Quay trang dọc, trang ngang

1 Vào File\chọn Page Setup… (Alt+F \ U) - Xuất hiện hộp thoại Page Setup

2 Chọn thẻ Paper Size (Alt + S)

3 Với phần Paper Size, Width và Height bạn nên để mặc định, 2 kích thướcWidth – Height bạn có thể thay đổi được, nhưng nếu thay đổi quá nhiều khi in

sẽ phải chọn đúng loại và kích thước giấy, nếu không đúng văn bản in ra sẽ bịmất chữ

4 Orientation: Định hướng kiểu trang

 € Portrait: Quay dọc

 € Landscape: Quay ngang

5 Apply to: Áp dụng cho:

 Whole document: Toàn bộ file văn bản

 This point forward: Áp dung cho trang sau kể từ vị trí con trỏ định vị

6 Sau khi đặt lại các thông số cùa lề, nếu bạn muốn thiết lập định dạng lề này chocác file văn bản sau này thì kích vào nút Default… và trả lời OK

7 OK

Mẹo: Trong file văn bản có nhiều trang, bạn chỉ muốn quay ngang trang 1 hoặc 1 sốtrang ở giữa file văn bản:

 Đặt dấu định vị con trỏ ở điểm cuối cùng ở trang trước muốn quay ngang,

 Thực hiện thao tác quay ngang trang giấy lần lượt từng bước trên Chú ý: PhầnApply to bạn cần chọn là This Point forward Kết quả: Toàn bộ những trang sau

vị trí con trỏ định vị sẽ được quay ngang

 Tiếp theo để quay dọc lại các trang sau, bạn cũng cần đặt con trỏ ở vị trí cuốicùng của trang ngang (trước trang muốn quay dọc) Thực hiện thao tác quaydọc trang giấy và Phần Apply to cũng chọn là This Point forward

 Sử dụng phím Ctrl + F2 (File \ Print Preview) để xem hình ảnh file văn bảntrước khi in

v Thiết lập tiêu đề trang, chân trang (header, footer) của trang chẵn riêng, trang

lẻ riêng.

1 Vào File\chọn Page Setup… (Alt+F \ U) - Xuất hiện hộp thoại Page Setup

2 Chọn thẻ Layout (Alt + L)

3 Chọn R Different odd and even (Cách đặt tiêu đề trang và chân trang chúng tôi

sẽ hướng dẫn tiếp trong các phần sau)

4 OK

v Muốn không có header, Footer ở trang đầu tiên của file văn bản

1 Vào File\chọn Page Setup… (Alt+F \ U)- Xuất hiện hộp thoại Page Setup

2 Chọn thẻ Layout (Alt + L)

3 Chọn R Different first page

4 OK

MS Word: Tạo tiêu đề trang (Header) và chân trang (Footer)

1 Vào View \ Header and Footer

=> Xuất hiện thanh cộng cụ Header and Footer

2 Nhập nội dung tiêu đề trang & chân trang Chi tiết chức năng về thanh công cụ

Header và Footer như sau:

Insert Auto text: Chèn nội dung tự động

- - PAGE - : - Chèn số trang –

- Author, Page #, Date: Chèn tên máy tính, số trang, ngày tháng năm (lấy theo ngàyhiển thị trên máy tính)

- Confidential, Page#, Date: Chèn Confidential, số trang, ngày tháng năm

- Created by: Hiển thị “Created by: tên máy tính”

- Created on: Hiển thị “Created on: ngày, tháng, năm, giờ” (ngày thiết lập máy tính)

- Filename: Tên file

- Filename and path: Đường dẫn của file và tên file

- Last Printed: Hiển thị “Last printed ngày, tháng, năm, giờ” (ngày thiết lập máy in)

- Last saved by: Hiển thị “Last saved by tên đặt khi cài windows”,

- Page x of y: Trang thứ x trên tổng số y trang của file

- Chèn số trang

- Chèn tổng số trang của file

- Tự đánh số trang bắt đầu tùy thích

- Chèn ngày, tháng, năm (tính theo ngày hiện tại trên máy tính)

- Chèn giờ hiện tại trên máy tính

- Định dạng lại kích thước header & footer và lề trang

- Ẩn / hiện nội dung file khi tạo nội dung header & footer

- Same as previous: Hiển thị nội dung header & footer giống file trước

- Di chuyển giữa Header với Footer

- Quay lên trang trước trang hiện tại

- Hiển thị trang sau trang hiện tại

- Thiết lập một số tính năng khác cho thanh công cụ Header and Footer

Trường hợp muốn có đường gạch ngang cùng với nội dung Header & Footer, bạn hãydùng thanh vẽ của MS Word là Drawing như bình thường, vẽ một đường ngang ở vị tríphù hợp (ví dụ):

Close: Thoát khỏi màn hình tạo header & footer Sau khi tạo xong nội dung header &

footer bạn có thể kích đúp chuột ra màn hình nội dung trang để thoát

* Trường hợp bạn muốn nhập nội dung Header & Footer của trang chẵn, trang

lẻ khác nhau:

1 Vào File \ Page Setup => Xuất hiện hộp thoại Page Setup \ chọn thẻ Layout:

2 Tại mục Headers and Footers:

þDifferent odd and even: Lựa chọn việc nhập nội dung Header & Footer của trangchẵn, trang lẻ khác nhau

þDifferent first page: Lựa chọn việc nhập nội dung Header & Footer trang đầu tiêncủa file khác với mọi trang

3 Sau đó bạn nhập lại nội dung Header & Footer của trang chẵn, trang lẻ riêng.

Một số thủ thuật khi in văn bản trong MS Word

MS Word: Trong thư liên hệ gửi về ban quản trị QuanTriMang.com có một số bạn hỏi

về cách in tài liệu trong Word như: Làm thế nào để in được 4 trang văn bản trên cùng

1 mặt giấy? Làm thế nào để khi in 2 trang văn bản ở 2 mặt của tờ giấy có lề bên tráicùng kích thước để khi đóng gáy không bị mất chữ Sau đây QuanTriMang.com sẽ

Trong trường hợp tài liệu của bạn có rất nhiều trang văn bản và bạn muốn in 2 trangvăn bản vào 2 mặt tờ giấy Khi đóng gáy tài liệu thành quyển thì lề của cả quyển sẽkhông bị to nhỏ lệch nhau Lấy ví dụ trang văn bản đặt lề là:

- Top: 1.5 cm

- Bottom: 1.5 cm

- Left: 2.5 cm

- Right: 1.5 cm

1 Vào File / Page Setup… 2 Xuất hiện hộp thoại Page Setup, chọn thẻ Margins:

Hãy đánh dấu þ Mirror margins – Đặt lề cho trang chẵn, trang lẻ ngược nhau (Nó không khác gì khi bạn goi gương.)

3 Kết quả là trang văn bản của bạn sẽ có lề như sau:

Trang 1 có lề:

Top: 1.5 cm Bottom: 1.5 cm

Left: 2.5 cm Right: 1.5 cm

Trang 2 có lề:

Top: 1.5 cm Bottom: 1.5 cm

Left: 1.5 cm Right: 2.5 cm

In 2 trang văn bản trên cùng một mặt giấy

1 Vào File / Page Setup… 2 Xuất hiện hộp thoại Page Setup, chọn thẻ Margins:

Bạn hãy đánh dấu lựa chọn þ 2 pages per sheet – In 2 trang trên cùng 1 sheet

3 Sau đó bạn in bình thường

4 Kết quả in sẽ gộp 2 trang trên màn hình word vào 1 mặt giấy đặt dọc:

Với cách làm này thực chất vẫn chưa đem lại lợi ích gì cho bạn

In 2 trang văn bản trên cùng một mặt giấy (quay ngang & áp dụng cho Office 2003)

1 Vào File / Page Setup… 2 Xuất hiện hộp thoại Page Setup, chọn thẻ Margins:

Bạn hãy lựa chọn Book fold

3 Sau đó bạn in bình thường

In nhiều trang văn bản trên cùng một mặt giấy

1 Bạn vẫn soạn thảo văn bản bình thường,

2 Vào File / Print (hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl + P): Bắt đầu in tài liệu

3 Xuất hiện hộp thoại Print:

Trong hộp thoại này, bạn cần chọn ở mục Pages per sheet – In n trang vào cùng

một mặt giấy (n =1, 2, 4, 6, 8, 16 trang) Trên hình minh họa là: In 4 trang trên cùng

1 mặt giấy

4 Kết quả bạn sẽ in được nhiều trang trên cùng 1 tờ giấy như sau:

Với cách làm này bạn có thể in được tối đa 16 trang văn bản trên cùng 1 mặt giấy vàtất nhiên kích thước chữ sẽ bị nhỏ lại

Tìm kiếm – Thay thế - Di chuyển nhanh

MS World:Bạn có một văn bản nhưng lại bị sai cùng một lỗi chính tả ở rất nhiều vị tríkhác nhau, bạn muốn sửa lại mà không mất quá nhiều thời gian tìm kiếm cũng như

không bị bỏ sót? Quản Trị Mạng sẽ giúp bạn làm việc đó một cách dễ dàng đồng thờibạn có thể di chuyển nhanh đến một vị trí nào đó trên file văn bản mà không cần dùngđến thanh cuộn hay chuột để tìm kiếm

Muốn tìm kiếm chữ, từ ngữ trong file

Vào Edit \ Find… (Ctrl + F)- Xuất hiện hộp thoại Find and Replace

2 Nhập từ cần tìm kiếm vào ô box (ví dụ từ “tìm kiếm”)

3 Chọn nút Find Next (hoặc ấn phím enter): Nếu trong nội dung file văn bản có

từ “tìm kiếm” cứ mỗi lần enter sẽ hiển thị cho bạn kết quả đúng từ “tìm kiếm”

được bôi đen, sau khi tìm kiếm hết trong cả file sẽ xuất hiện thông báo “Đã hoàn thành việc tìm kiếm trong file word”

4 Nếu từ tìm kiếm không có trong nội dung file sẽ xuất hiện thông báo “Đã hoàn thành việc tìm kiếm trong file word Không tìm thấy một đối tượng nào”.

Muốn thay thế từ ngữ trong nội dung file văn bản

1. Vào Edit \ Replace… (Ctrl + H)

2. Xuất hiện hộp thoại Find and Replace

3.

5 Nếu từ tìm kiếm để thay thế không có trong nội dung file sẽ xuất hiện thông báo

“Đã hoàn thành việc tìm kiếm trong file word Không tìm thấy một đối tượng nào”.

6 Chú ý: Trong quá trình thay thế từ ngữ nếu bạn thay thế toàn bộ nội dung văn

bản bằng nút Replace All thì bạn cần chắc chắn rằng từ ngữ đó trong toàn bộ

văn bản sẽ được thay bằng từ ngữ mới

Di chuyển nhanh đến các vị trí cần thiết

Vào Edit \ Go to… (Ctrl + G) - Xuất hiện hộp thoại Find and Replace

2 Chọn đối tượng để di chuyển:

5 Kết quả thu được sẽ mở ra cho bạn đúng vị trí vừa chọn xong

6 Ấn phím Ecs hoặc nút Close để trở lại màn hình word làm việc

Thay đổi biểu tượng của nút nhấn trên thanh công cụ

MS Word: Giao diện tương tác của Microsoft Word đã đạt chuẩn GUI với hệ thốngcác nút nhấn có biểu tượng giúp bạn dễ dàng liên tưởng đến chức năng tương ứng Tuynhiên, nếu muốn thay đổi biểu tượng mặc định của những chiếc nút nhấn này bằngnhững biểu tượng khác đẹp hơn mà bạn thích thú, QuảnTrịMạng.com sẽ hướng dẫnbạn

1 Vào Tools / Customize… (Hoặc click chuột phải lên biểu tượng nút nhấn trên thanh

công cụ và chọn Customize…)

2 Xuất hiện hộp thoại Customize / chọn thẻ Commands

Click vào nút Rearrange Command…

3 Xuất hiện hộp thoại Rearrange Commands

- 8 Menu Bar: Chọn tên menu thuộc thanh công cụ

- ¡ Toolbar: Chọn thanh công cụ khác

- Controls: Chọn nút nhấn muốn thay đổi biểu tượng (Ví dụ ở đây chọn thay đổi biểutượng của nút nhấn Columns – chia cột báo, thuộc menu Format)

- Add: Thêm mới công cụ

- Delete: Xóa công cụ

- Reset: Hủy bỏ tất cả những thay đổi, trở về định dạng mặc định của MS Word

- Delete: Xóa công cụ

- Name: Thay đổi tên của công cụ

- Copy Button Image: Sao chép ảnh nút nhấn

- Paste Button Image: Dán ảnh nút nhấn

- Reset Button Image: Hủy bỏ tất cả những thay đổi về ảnh của nút nhấn

- Edit Button Image…: Chỉnh sửa hình ảnh của nút nhấn

- Change Button Image: Bạn hãy chọn ảnh sẽ làm biểu tượng thay thế cho biểu tượng của nút nhấn đang hiện hành

- Default Style: Hiển thị kiểu định dạng mặc định

- Text Only (Always): Chỉ hiển thị chữ công cụ (ở mọi nơi)

- Text Only (in Menus): Chỉ hiển thị chữ công cụ (trong menu)

- Image and Text: Hiển thị cả ảnh và chữ

- Begin a Group: Hiển thị ở vị trí đầu tiên của nhóm dưới

- Assign Hyperlink: Đặt liên kết cho công cụ

4 Kết quả sẽ hiển thị ngay trên thanh công cụ: Biểu tượng của nút công cụ Columns

đã được thay đổi