Điền số thứ tự, ký tự đầu dòng tự động MS Word
CẢI TIẾN OUTLOOK
Nâng cấp Microsoft Office bằng cách tải các bản sửa lỗi mới nhất tại trang chủ Microsoft.
Nếu như bạn đã cài đặt phiên bản Service Pack 2 cho bộ ứng dụng văn phòng Office 2003 hay bất kỳ bản cập nhật Junk E-mail Filter nào gần đây cho tiện ích gửi nhận thư điện tử Outlook 2003, thì Outlook sẽ có khả năng kiểm tra từng email được gửi đến và gán cho email đó một con số Fishing Confidence Level - FCL. Giá trị FCL càng cao khẳng định email đó gần như chắc chắn xuất phát từ một địa chỉ mạo danh (hay còn được gọi là các địa chỉ lừa đảo) và sẽ chuyển email đó vào thư mục Junk E-mail trong Outlook (thư mục chứa thư rác). Nơi đây chỉ hiển thị email dưới dạng văn bản thuần túy vì thế sẽ không có liên kết (link) nào có thể hoạt động hay hình ảnh nào được hiển thị khi bạn xem email này. Để khôi phục lại các liên kết và hình ảnh, bạn phải di chuyển email này sang một thư mục khác.
Thật đáng tiếc, công nghệ chống giả mạo của Outlook hoạt động chưa thật sự hiệu quả. Trong vài trường hợp (rất hiếm khi xảy ra), Outlook có thể chặn "nhầm" các thư quảng cáo được yêu cầu từ phía người dùng do vậy tốt nhất là bạn cần tắt tính năng này: chọn Tools > Options > Preferences > Junk E-mail và sau đó ở nhãn Options, bỏ đánh dấu mục "Dont turn on links ...".
TẠO DẤU RIÊNG CHO POWERPOINT
Đặt một tập tin ảnh, một hình vẽ hay một dòng văn bản lên tất cả slide trong tập tin thuyết trình PowerPoint chỉ là công việc dễ dàng khi bạn sử dụng tính năng Slide Master. Rất đơn giản, bạn hãy mở tập tin PowerPoint và chọn View > Master > Slide Master. Để đặt cùng một hình vào tất cả các slide, bạn chọn Insert > Picture > From file, duyệt qua và chọn hình cần bổ sung, rồi nhấn Insert. Nếu muốn chèn vào một dòng văn bản, bạn nhập nội dung vào một trong các hộp thoại văn bản (textbox) có tên Date Area, Footer Area, hoặc Number Area, hoặc sử dụng các công cụ vẽ của PowerPoint để tạo một textbox tùy ý và cuối cùng là chọn View > Normal. Khi này, tất cả slide (trừ slide đầu tiên) sẽ hiển thị những hình ảnh và văn bản mà bạn vừa nhập
vào.
Ngoài ra, nếu muốn PowerPoint tự động đặt hình hoặc văn bản lên tất cả tập tin trình diễn mới, bạn nhấn File > New và chọn một mẫu được thiết kế sẵn (template) bằng cách nhấn vào mục From design template ở khung cửa sổ bên phải. Sau đó thực hiện theo các bước được hướng dẫn ở phần trên, và chọn File > Save để kết thúc. Trong trình đơn thả xuống Save as Type, bạn chọn Design Template. Trong hộp File Name, bạn gõ Blank, rồi sau đó nhấn Save. Từ đây trở đi, tất cả tập tin trình diễn được tạo mới sẽ được chèn sẵn hình ảnh và văn bản. Để loại bỏ chúng, bạn chỉ cần thực hiện xóa template có tên Blank.
Sao lưu AutoCorrect trong Microsoft Office
Trước hết chúng ta tìm hiểu chức năng AutoCorrect trong Microsoft Word. Chức năng ban đầu của AutoCorrect là dùng để sửa lỗi gõ sai trên bàn phím, ví dụ từ "teh" thì sẽ tự động sửa lại thành từ "the", "(c)" thành "©",... Sau đó người ta vận dụng chức năng AutoCorrect trong việc soạn thảo văn bản như cài thêm các cụm từ thường gặp để gõ tắt như: vn thay bằng Việt Nam, pl thay bằng pháp luật,...
Để thêm một từ cho AutoCorrect, từ trình đơn Tools chọn AutoCorrect Options để gọi hộp thoại AutoCorrect. Trong khung Replace gõ cụm từ tương ứng (VD: vn), trong khung With gõ cụm từ thay thế (VD: Việt Nam) rồi nhấn vào nút Add. Nhấn OK để đóng hộp thoại. Từ đây về sau, khi soạn thảo văn bản ta chỉ cần gõ vn thì MS Word sẽ tự sửa thành "Việt Nam". Nội dung AutoCorrect chứa nhiều cụm từ thường gặp sẽ giúp cho việc soạn thảo văn bản nhanh hơn.
Với Microsoft Office 2000/2003 chạy trên máy tính dùng HĐH Windows 2000/2003/XP, dữ liệu của AutoCorrect được lưu giữ trong file MSO1033.acl tại vị trí
C:\Documents and Settings\<Account Name>\Application Data\Microsoft\Office.
Ngoài ra, bạn còn có thể liệt kê toàn bộ nội dung của AutoCorrect thành một file văn bản bằng cách dùng tập tin tài liệu mẫu SUPPORT.DOT của Office 2003 nằm trong thư mục C:\Program Files\Microsoft Office\OFFICE11\MACROS (bạn có thể copy file này vào máy tính dùng Office 2000). Ghi chú: SUPPORT.DOT chỉ có khi cài đặt đầy đủ, tham khảo hướng dẫn cài đặt ở trang support.microsoft.com ("How to
Install the Support.dot Template", KB: 289506).
Mở file này trực tiếp từ cửa sổ Windows Explorer, có thể Microsoft Word sẽ đưa ra hộp thoại Security Warning cảnh báo macro chứa virus, bạn nhấn vào nút Enable Macros để tiếp tục, file này sẽ tự động tạo một tài liệu mới trong Word, lúc này bạn nhấn nút AutoCorrect Backup thì hộp thoại AuCorrect Utility xuất hiện. Bạn nhấn nút Backup, Word sẽ liệt kê nội dung file MSO1033.acl vào tài liệu có tên mặc định là AutoCorrect Backup Document. Bạn có thể xem nội dung AutoCorrect hoặc in ra giấy.
Tạo dòng dấu chấm (………) nhanh - Tabs
1. Vào Format\Tabs… 2. Xuất hiện hộp thoại Tabs
• Tab stop position: Độ dài tính từ đầu dòng của tab đến vị trí điểm cuối dòng.
• Default tab stops: Chế độ mặc định của tab (thường là 1,27cm) • Alignment: Căn lề dòng tab.
o Left: Lề trái
o Center: Giữa dòng
o Right: Lề phải.
• Leader: Lựa chọn kiểu đường tab (………, ____, ---) • Nút Set: Thiết lập
3. Kích vào nút OK để hoàn thành việc tạo tabs.
Trong cùng 1 dòng có thể tạo được nhiều tab khác nhau.
* Nếu muốn bỏ đường Tab:
2. Chọn nút Clear: Xóa 1 tab đã chọn
3. Chọn nút Clear All: Xóa toàn bộ các đường tab. 4. Chọn nút OK để hoàn thành.
Đổ màu nền cho file. (khi in lại không có)
1. Vào Format \ Background
2. Lựa chọn màu sổ ra, hoặc vào More Colors… và Fill Effects… để mở rộng thêm nhiều loại màu muốn chọn.
Sau khi chọn màu nền xong, file văn bản sẽ chuyển sang chế độ hiển thị là Web Layout:
3. Nếu muốn trở lại chế độ hiển thị file bình thường (không có màu nền): Vào View\Print Layout
Đặt file văn bản có tiêu đề, màu nền… trình diễn giống chương trình MS- PowerPoint.
• Choose a Theme: Lựa chọn kiểu trình diễn có sẵn trong bộ Office. Trên vùng Sample of Theme: là nơi hiển thị hình ảnh minh họa cho việc lựa chọn.
Nếu có dòng thông báo: “To install the selected theme and see its preview, click Install” thì cần click vào nút Install và đường dẫn tới bộ cài Office để cài đặt bổ sung.
• Ρ Vivid Colors: Đặt màu sắc sống động • Ρ Active Graphics: Đặt hiệu ứng đồ họa • Ρ Background Image: Đặt ảnh nền
• Nút Set Default…: Thiết lập chế độ mặc định.
• Nút Style Gallery: Thiết lập file hiện hành thành một kiểu trình diễn mới.
3. Kích nút OK để hoàn thành.
Sau khi chọn xong, file văn bản sẽ chuyển sang chế độ hiển thị là Web Layout:
4. Nếu muốn trở lại chế độ hiển thị file bình thường: Vào View\Print Layout.
Tạo mục lục tự động
* Một số tổ hợp phím tắt thường dùng:
- Alt + Ctrl + 1: Heading 1 (Đề mục 1)
Từ Heading 4 trở đi sẽ không dùng tiếp được phím tắt như trên. Tuy nhiên có thể dùng tổ hợp phím Ctrl + Shift + S để vào hộp Style trên thanh Formatting, sau đó cùng phím mũi tên lựa chọn loại Heading.
* Cách tạo Heading: