Quản trị sự thay đổi và nguyên nhân dẫn đến thay đổi thất bại.

MỤC LỤC Lời mở đầu 3 PHẦN I. MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI 5 1. Hiểu biết về sự thay đổi 5 1.1 Sự thay đổi trong doanh nghiệp là gì? 5 1.2 Các hình thức của sự thay đổi 5 1.3 Nguyên nhân của sự thay đổi. 7 1.4 Quy trình thực hiện sự thay đổi 11 2. Quản trị sự thay đổi 13 2.1 Chủ thể quản trị sự thay đổi 13 2.2 Chức năng, nhiệm vụ của chủ thể quản trị sự thay đổi: 15 2.3 Phẩm chất và kỹ năng của chủ thể quản trị sự thay đổi 16 2.4 Hoạch định sự thay đổi 17 2.5 Các giai đoạn quản trị sự thay đổi 19 2.6 Các rào cản trong quá trình thay đổi 21 PHẦN II. NGUYÊN NHÂN DẪN ĐẾN THAY ĐỔI THẤT BẠI 26 1. Các nguyên nhân dẫn đến sự thay đổi thất bại 26 2. Phân tích nguyên nhân thay đổi thất bại của Công ty Kodak và PSA 31 PHẦN III. MỘT SỐ KINH NGHIỆM VỀ QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI CHO CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM HIỆN NAY 41 KẾT LUẬN 43 Tài liệu tham khảo 44 LỜI MỞ ĐẦU Trong những năm qua, chúng ta có thể quan sát được nền kinh tế thế giới có nhiều biến động thay đổi rất lớn như khủng hoảng tài chính ở Mỹ, khủng hoảng nợ công khu vực Châu Âu, công nghệ thông tin viễn thông phát triển nhanh chóng, cạnh tranh trong kinh doanh ngày càng gay gắt….Việt Nam cũng không nằm ngoài hoặc cũng ít nhiều bị tác động bởi các thay đổi của nền kinh tế thế giới. Đứng trước những vấn đề thay đổi lớn như vậy, các nhà lãnh đạo đất nước và các nhà quản lý doanh nghiệp phải có những chiến lược phù hợp để giúp cho đất nước và doanh nghiệp ngày càng phát triển. Như câu nói của John F.Kennedy: “thay đổi là quy luật của cuộc sống và những người chỉ nhìn thấy quá khứ và hiện tại thì chắc sẽ bỏ lỡ những cơ hội trong tương lai”, câu nói trên rất đúng cho các nhà quản lý trong thời đại ngày nay, các nhà quản lý phải luôn nhận biết các thay đổi và có những phương pháp quản lý thích hợp để giúp cho tổ chức thay đổi theo chiều hướng tốt hơn, tích cực hơn góp phần nâng cao giá trị của doanh nghiệp. Như chúng ta thấy vấn đề thay đổi quan trọng như vậy, nên nhóm 7 lớp đêm 4 – k22 quyết định chọn đề tài “Quản trị sự thay đổi và những nguyên nhân dẫn đến thất bại khi thay đổi” nhằm góp phần làm rõ thêm về các thay đổi trong tổ chức, cách thức tiến hành thay đổi và nguyên nhân gì dẫn đến thất bại khi thay đổi. Xin chân thành cám ơn TS. Đặng Ngọc Đại đã dành thời gian quý báu của thầy để hướng dẫn cho nhóm. Do hạn chế về kiến thức và thời gian nên nhóm cũng mong nhận được sự góp ý của thầy và các bạn học viên trong lớp đêm 4 – k22 để nhóm có thể hoàn thiện thêm. PHẦN I. MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI 1. Hiểu biết về sự thay đổi 1.1 Sự thay đổi trong doanh nghiệp là gì? Sự thay đổi trong doanh nghiệp là tất cả quá trình cải tổ một cách chủ động nhằm mục đích tạo sự cạnh tranh lớn hơn cho doanh nghiệp, từ việc áp dụng công nghệ mới, những bước dịch chuyển có tính chất chiến lược, tổ chức lại dây chuyền sản xuất, liên kết hoặc hợp nhất với doanh nghiệp khác, tái cơ cấu các bộ phận sản xuất kinh doanh, đến nỗ lực tối ưu hóa phong cách doanh nghiệp. 1.2 Các hình thức của sự thay đổi Những thay đổi trong bản thân doanh nghiệp thường rơi vào các hình thức sau: thay đổi trong cơ cấu, thay đổi quy trình, thay đổi nhân sự, cắt giảm chi phí và thay đổi văn hóa. 1.2.1 Thay đổi cơ cấu: Tái cơ cấu là việc xem xét và cấu trúc lại một phần, một số phần hay toàn bộ một tổ chức. Ngoài việc tổ chức cho một công ty về các mảng chức năng (như là sản xuất, kế toán, tiếp thị, v.v...) và xem xét các nhiệm vụ mà mỗi chức năng thực hiện, theo lý thuyết tái cơ cấu, còn phải chú ý tới các quy trình hoàn thiện từ khâu tìm kiếm các nguyên liệu, cho tới các khâu sản xuất, tiếp thị và phân phối. Công ty cần được tái cơ cấu qua một loạt các quy trình. Với các chương trình thay đổi cơ cấu, công ty được xem như một nhóm các bộ phận chức năng theo mô hình một cỗ máy, trong suốt quá trình thay đổi này, với sự hỗ trợ của các chuyên viên tư vấn, ban quản lý cấp cao cố gắng định hình lại những bộ phận này nhằm đạt được hiệu suất tổng thể cao hơn.

Nhận xét của Giảng viên

Môn: Quản Trị Học

Đề tài:

Quản trị sự thay đổi và nguyên nhân dẫn đến thay đổi thất bại.

GVHD: TS ĐẶNG NGỌC ĐẠI NTH: Nhóm 7.

Lớp đêm 4 – Khóa 22.

Danh sách nhóm

1 Cao Nữ Nguyệt Anh

2 Trần Quốc Huy

3 Trần Hà Minh Nguyệt

4 Nguyễn Văn Phương

5 Trịnh Thị Thu Phương

6 Lê Trung Quốc (Nhóm trưởng) 0902738786

7 Lê Thị Phương Thảo

8 Đặng Thị Phương Trang

9 Mai Nguyễn Huyền Trang

10 Lê Hoài Khánh Vi

TPHCM, tháng 01 năm 2013.

Nhận xét của Giảng viên.

MỤC LỤC

Lời mở đầu 3

PHẦN I MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI 5

1 Hiểu biết về sự thay đổi 5

1.1 Sự thay đổi trong doanh nghiệp là gì? 5

1.2 Các hình thức của sự thay đổi 5

1.3 Nguyên nhân của sự thay đổi 7

1.4 Quy trình thực hiện sự thay đổi 11

2 Quản trị sự thay đổi 13

2.1 Chủ thể quản trị sự thay đổi 13

2.2 Chức năng, nhiệm vụ của chủ thể quản trị sự thay đổi: 15

2.3 Phẩm chất và kỹ năng của chủ thể quản trị sự thay đổi 16

2.4 Hoạch định sự thay đổi 17

2.5 Các giai đoạn quản trị sự thay đổi 19

2.6 Các rào cản trong quá trình thay đổi 21

PHẦN II NGUYÊN NHÂN DẪN ĐẾN THAY ĐỔI THẤT BẠI 26

1 Các nguyên nhân dẫn đến sự thay đổi thất bại 26

2 Phân tích nguyên nhân thay đổi thất bại của Công ty Kodak và PSA 31

PHẦN III MỘT SỐ KINH NGHIỆM VỀ QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI CHO CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM HIỆN NAY 41

KẾT LUẬN 43

Tài liệu tham khảo 44

LỜI MỞ ĐẦU

Trong những năm qua, chúng ta có thể quan sát được nền kinh tế thế giới cónhiều biến động thay đổi rất lớn như khủng hoảng tài chính ở Mỹ, khủng hoảng nợcông khu vực Châu Âu, công nghệ thông tin viễn thông phát triển nhanh chóng, cạnhtranh trong kinh doanh ngày càng gay gắt….Việt Nam cũng không nằm ngoài hoặccũng ít nhiều bị tác động bởi các thay đổi của nền kinh tế thế giới

Đứng trước những vấn đề thay đổi lớn như vậy, các nhà lãnh đạo đất nước và cácnhà quản lý doanh nghiệp phải có những chiến lược phù hợp để giúp cho đất nước vàdoanh nghiệp ngày càng phát triển Như câu nói của John F.Kennedy: “thay đổi là quyluật của cuộc sống và những người chỉ nhìn thấy quá khứ và hiện tại thì chắc sẽ bỏ lỡnhững cơ hội trong tương lai”, câu nói trên rất đúng cho các nhà quản lý trong thời đạingày nay, các nhà quản lý phải luôn nhận biết các thay đổi và có những phương phápquản lý thích hợp để giúp cho tổ chức thay đổi theo chiều hướng tốt hơn, tích cực hơngóp phần nâng cao giá trị của doanh nghiệp

Như chúng ta thấy vấn đề thay đổi quan trọng như vậy, nên nhóm 7 lớp đêm 4 –

k22 quyết định chọn đề tài “Quản trị sự thay đổi và những nguyên nhân dẫn đến thất bại khi thay đổi” nhằm góp phần làm rõ thêm về các thay đổi trong tổ chức, cách

thức tiến hành thay đổi và nguyên nhân gì dẫn đến thất bại khi thay đổi

Xin chân thành cám ơn TS Đặng Ngọc Đại đã dành thời gian quý báu của thầy

để hướng dẫn cho nhóm Do hạn chế về kiến thức và thời gian nên nhóm cũng mongnhận được sự góp ý của thầy và các bạn học viên trong lớp đêm 4 – k22 để nhóm cóthể hoàn thiện thêm

PHẦN I MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI

1 Hiểu biết về sự thay đổi

1.1 Sự thay đổi trong doanh nghiệp là gì?

Sự thay đổi trong doanh nghiệp là tất cả quá trình cải tổ một cách chủ động nhằmmục đích tạo sự cạnh tranh lớn hơn cho doanh nghiệp, từ việc áp dụng công nghệ mới,những bước dịch chuyển có tính chất chiến lược, tổ chức lại dây chuyền sản xuất, liênkết hoặc hợp nhất với doanh nghiệp khác, tái cơ cấu các bộ phận sản xuất kinh doanh,đến nỗ lực tối ưu hóa phong cách doanh nghiệp

1.2 Các hình thức của sự thay đổi

Những thay đổi trong bản thân doanh nghiệp thường rơi vào các hình thức sau:thay đổi trong cơ cấu, thay đổi quy trình, thay đổi nhân sự, cắt giảm chi phí và thayđổi văn hóa

1.2.1 Thay đổi cơ cấu:

Tái cơ cấu là việc xem xét và cấu trúc lại một phần, một số phần hay toàn bộ một

tổ chức Ngoài việc tổ chức cho một công ty về các mảng chức năng (như là sản xuất,

kế toán, tiếp thị, v.v ) và xem xét các nhiệm vụ mà mỗi chức năng thực hiện, theo lýthuyết tái cơ cấu, còn phải chú ý tới các quy trình hoàn thiện từ khâu tìm kiếm cácnguyên liệu, cho tới các khâu sản xuất, tiếp thị và phân phối Công ty cần được tái cơcấu qua một loạt các quy trình

Với các chương trình thay đổi cơ cấu, công ty được xem như một nhóm các bộphận chức năng- theo mô hình "một cỗ máy", trong suốt quá trình thay đổi này, với sự

hỗ trợ của các chuyên viên tư vấn, ban quản lý cấp cao cố gắng định hình lại những bộphận này nhằm đạt được hiệu suất tổng thể cao hơn

1.2.2 Thay đổi quy trình

Các chương trình này tập trung vào việc thay đổi cách thức hiệu quả công việc

Có thể bạn đã từng trải qua một vài lần thay đổi kiểu này, chẳng hạn như xây dựng lạiquy trình phê duyệt các khoản vay, cách tiếp cận xử lý yêu cầu bảo hành từ kháchhàng, hoặc thậm chí cách đưa ra quyết định

Thay đổi quy trình thường nhằm thúc đẩy công việc thực hiện nhanh hơn, hiệuquả hơn, đáng tin cậy hơn và ít tốn kém hơn

1.2.3 Thay đổi nhân sự:

Thay đổi nhân sự được thực hiện thông qua các quá trình: tuyển dụng, thuyênchuyển hay đề bạt trong tổ chức Để sự thay đổi đạt được thành công thì tổ chức cầnnhững nhân viên có kỹ năng khác nhau

Thay đổi nhân sự có thể mang lại kết quả tốt ngoài mong đợi như năng suất vàhiệu quả cao Tuy nhiên, sự thay đổi nhân sự còn nhiều thách thức như: nhân sự mớikhông có năng lực chuyên môn phù hợp, việc sắp xếp nhân lực của nhà quản trị khôngkhoa học dẫn đến kết quả không như mong đợi Sự bất bình trong đội ngũ lao động, kếtquả công việc thực hiện không cao

Để việc thay đội nhân sự đạt hiệu quả cao cần có sự hợp tác giữa người quản lý

và nhân viên Người quản lý cần khích lệ nhân viên mới, đánh giá đúng năng lực củanhân viên

1.2.4 Thay đổi văn hóa:

Thay đổi văn hóa tức là việc người đứng đầu tổ chức thực thi việc chiết ghép và

tổ chức lại về văn hóa, thực hiện rộng rãi các quan niệm về giá trị và các nhân tố vănhóa thích hợp, tạo ra tác dụng tập hợp và khích lệ đối với nhân viên, từ đó thực hiệnmục tiêu của tổ chức

Văn hóa doanh nghiệp là yếu tố có khuynh hướng chống lại sự thay đổi nên thayđổi văn hóa của tổ chức là một thách thức lớn.

1.2.5 Cắt giảm chi phí:

Các chương trình này chủ yếu tập trung vào việc cắt giảm những hoạt độngkhông cần thiết hoặc thực hiện những phương pháp thu hẹp tối đa chi phí hoạt động.Những hoạt động ít được xem xét trong những năm có lãi sẽ thu hút sự chú ý của cácchuyên gia cắt giảm chi phí thời kỳ khó khăn xuất hiện

1.3 Nguyên nhân của sự thay đổi.

Dẫn đến sự thay đổi trong doanh nghiệp có rất nhiều nguyên nhân tác động từ cácyếu tố bên ngoài đến các yếu tố trong nội bộ doanh nghiệp Các nhà quản lý cần xemxét, nhìn nhận các nguyên nhân này để có cái nhìn khách quan về sự thay đổi

1.3.1 Các yếu tố bên ngoài

 Khoa học, công nghệ

Cách mạng công nghệ thông tin với tốc độ ngày càng gia tăng ảnh hưởng mạnh

mẽ đến phương pháp quản lý, sản xuất, dịch vụ, mua bán, thúc đẩy doanh nghiệp phảithay đổi để tồn tại và tăng khả năng cạnh tranh

Trong xã hội ngày nay, thì công nghệ cùng với nguồn nhân lực là 2 yếu tố sốngcòn đối với sự phát triển của công ty

V

í dụ :

- Sự khan hiếm các nguồn nhiên liệu hoá thạch cộng với nhu cầu năng lượng củathế giới tăng cao nên giá nhiên liệu ngày càng tăng Người tiêu dùng bắt đầuchú ý hơn tính năng tiết kiệm nhiên liệu cũng như nhỏ gọn của ô tô, nên cáchãng xe hơi bắt đầu chú ý hơn đến các dòng xe nhỏ, nhẹ, tiết kiệm nhiên liệu

và có thể sử dụng nhiên liệu thay thế xăng, dầu Năm 2008, hãng SX xe hơi

lớn nhất thế giới lúc bấy giờ là GM đã phải nộp đơn xin phá sản lên chính phủ

Mỹ vì chậm trong việc thay đổi công nghệ, không chú trọng đến các dòng xeHybrid, hay các dòng xe gọn nhẹ, tiết kiệm nhiên liệu Tuy nhiên, sau khi thayđổi nhân sự cấp cao, đổi mới công nghệ thì năm 2011, GM đã gượng dậyngoạn mục và lấy lại vị trí nhà SX ô tô số 1 thế giới

- Nokia đánh mất vị trí dẫn đầu cho chậm đổi mới công nghệ, trong việc chậmnghiên cứu công nghệ điện thoại cảm ứng…

- Ngược lại, khi nền kinh tế rơi vào đình đốn, trì trệ, lạm phát, doanh nghiệpbuộc phải thu hẹp phạm vi sản xuất, có thể cắt giảm nhân công, tái cấu trúc bộmáy nhân sự để thích nghi, tồn tại và vượt qua khủng hoảng

Ví dụ: Hãng điện tử Sony Nhật Bản ngày 20/10/2012 công bố kế hoạch cắt giảmlên đến 2.000 nhân viên vào cuối năm nay, trong đó bao gồm khoảng 20% nhân viêntại tổng hành dinh ở thủ đô Tokyo và 20% nhân viên tại bộ phận giải trí HomeEntertainment & Sound Business Group

 Chính trị, pháp luật

Khi một doanh nghiệp, tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh tại một quốc giahay vùng lãnh thổ thì yếu tố chính trị, pháp luật là yếu tố cực kỳ quan trọng mà nhàquản trị phải luôn quan tâm nếu không muốn doanh nghiệp mình bị loại khỏi cuộc

chơi Chỉ cần một sự thay đổi chính sách thuế, hay lớn hơn là sự thay đổi cả một thểchế chính trị đều ảnh hưởng trực tiếp đến lợi ích của doanh nghiệp Vì vậy, Doanhnghiệp phải thay đổi để thích ứng kịp thời với sự thay đổi quan trọng đó.

- Việc chính phủ đưa vào thu “phí bảo trì đường bộ” làm cho sản lượng xetrong nước bán ra sụt giảm nghiêm trọng, các nhà sản xuất ô tô trong nướcphải cắt giảm sản lượng, cắt giảm nhân công kể cả thay đổi mục tiêu kinhdoanh của năm, sản lượng toàn thị trường ước tính giảm khoảng 33% trong 8tháng đầu năm 2012

 Xã hội

Những xu hướng chung trong xã hội không những ảnh hưởng đến con người màcòn ảnh hưởng đến hoạt động của các công ty Nó gây ảnh hưởng đến nhu cầu tiêu thụ,mức độ cung ứng nguyên liệu đầu vào và các yếu tố kinh tế khác Điều đó cho thấy yếu

tố văn hoá xã hội cũng ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động của doanh nghiệp, mà yếu

tố quan trọng nhất là hành vi và thói quen người tiêu dùng

Ví dụ: với nhu cầu phát triển của xã hội ngày nay thì người tiêu dùng thường cóthói quen đi siêu thị nhiều hơn, chú trọng đến các mặt hàng an toàn vệ sinh thực phẩm,

có chứng nhận chất lượng, hay chú trọng đển bảo vệ môi trường….vì vậy doanhnghiệp cũng phải đổi mới phương thức sản xuất để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của

xã hội

1.3.2 Các yếu tố bên trong

Những biến động trong nội bộ doanh nghiệp, tổ chức rất quan trọng Nó tác độngtrực tiếp đến cơ cấu tổ chức và phương thức sản xuất cũng như chiến lược công ty, vìvậy, muốn duy trì và phát triển tốt công ty, Nhà quản trị cần phải thay đổi để thích ứngvới những thay đổi đang diễn ra trong nội tại doanh nghiệp, tổ chức của mình

 Chiến lược:

Chiến lược của doanh nghiệp ảnh hưởng rất lớn đến cơ cấu tổ chức của doanhnghiệp Chiến lược thường được đặt ra từ trước nhưng vì lý do khách quan, Doanhnghiệp buộc phải thay đổi thì cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp cũng cần thay đổi theo

để kịp thời thích ứng Ví dụ: một công ty đang kinh doanh một mặt hàng nhất địnhnhưng có chiến lược kinh doanh đa mặt hàng có sự khác biệt lớn sẽ dẫn đến thay đổi cơcấu tổ chức cho phù hợp với tình hình kinh doanh mới

 Nguồn nhân lực:

Nguồn nhân lực là một yếu tố quan trọng, cần được đánh giá cẩn thận Khi có sựbiến động nguồn nhân lực, đặc biệt là nhân sự cấp cao có thể sẽ dẫn tới sự thay đổi tổchức để kịp thời thích nghi với sự thay đổi đó Ví dụ: khi một công ty có lãnh đạo cấpcao mới sẽ dẫn đến thay đổi một số yếu tố về văn hóa làm việc do bị ảnh hưởng bởi vịlãnh đạo đó

 Công việc:

Công việc hay lĩnh vực kinh doanh đương nhiên là rất quan trọng đối với doanhnghiệp Khi một doanh nghiệp muốn thay đổi công việc đang sản xuất kinh doanh hiệntại sang một công việc khác thì cần có sự thay đổi cả về tổ chức, nhân lực, công nghệ

 Văn hoá trong công ty:

Văn hoá trong công ty có tác dụng định hướng kết quả và hành vi của người laođộng trong một tổ chức Văn hoá trong công ty thường thay đổi khi có sự biến độngnhân sự, nội quy công ty

1.4 Quy trình thực hiện sự thay đổi

Quy trình thực hiện sự thay đổi bao gồm 7 bước:

Bước 1 : Huy động năng lực và cam kết thông qua việc cùng xác định những vấn đề nan giải trong kinh doanh và các giải pháp đề xuất

- Định nghĩa rõ ràng các vấn đề nan giải đang tồn tại là gì để từ đó có câu trả lờicho câu hỏi “ tại sao chúng ta phải làm điều này ? “ Nếu tìm ra được câu trảlời thuyết phục thì câu trả lời đó cũng chính là động lực để thay đổi

- Trả lời câu hỏi “ tại sao chúng ta phải làm điều này ? “ còn có ý nghĩa khẩncấp, nghĩa là mọi người đều hiểu rằng “ chúng ta cần phải làm, dù muốn haykhông “ Một câu hỏi đặt ra là : mức độ khẩn cấp như thế nào là cần thiết ? Câutrả lời điển hình là phải đạt 75% số nhân viên ở vị trí quản lý đều thừa nhậnrằng nếu không thay đổi thì tình trạng sẽ nguy hiểm

- Bước tiếp theo là cách xác định vấn đề sao cho đúng Thông thường chỉ những

ai luôn kề cận với tình huống đó mới xác định được vấn đề, còn những ngườiđiều hành cao cấp và nhân viên khác thường không đánh giá đúng Về tâm lý

mà nói thì những thay đổi bắt nguồn từ bên trên tạo ra cảm giác bị áp đặt bởinhững cá nhân thiếu sự thân thuộc với hoạt động hàng ngày, do vậy hay có tìnhtrạng kháng cự xảy ra Để tránh tình trạng này cần có sự hỗ trợ bởi liên minhcác cá nhân quan trọng, trong đó có giám đốc điều hành, quản lý phòng ban vàcác nhà lãnh đạo khác, và có thể có cả khách hàng chính hoặc viên chức côngđoàn

Bước 2 : Phát triển tầm nhìn chung về cách tổ chức và quản lý khả năng cạnh tranh Một tầm nhìn hiệu quả có thể khiến mọi người muốn thay đổi Nên

đặt câu hỏi “ tầm nhìn này cụ thể nên tạo ra điều gì ?” và khi xác định tầm nhìn phảilàm cho nó tương thích với những giá trị cốt lõi của công ty nếu không sẽ gặp nhiềumâu thuẫn trong quá trình thực hiện Một tầm nhìn hiệu quả có những đặc điểm sau :

- Mô tả tương lai đày triển vọng - điều mà mọi người mong muốn ngay nếu cóthể

- Có sức thuyết phục – nghĩa là phải tốt hơn tình trạng hiện tại, điều này làm cho

họ sẵn sàng nỗ lực và hy sinh những điều cần thiết để đạt được nó

- Tầm nhìn đưa ra phải được nhận thức bởi nhóm người làm việc cật lực

- Tập trung, ví dụ phải giới hạn một số mục tiêu có liên kết với nhau và có thểquản lý được

- Linh hoạt - tức là có khả năng thích ứng với hoàn cảnh thay đổi

- Dễ truyền đạt cho nhiều cấp khác nhau

Bước 3 : Xác định quyền lãnh đạo Phải tìm được người phù hợp nhất cho vị

trí lãnh đạo trong giai đoạn thay đổi này Việc tìm người lãnh đạo sự thay đổi có thểkhông cần nhờ đến phòng nhân sự mà hãy tìm, trao trách nhiệm trong số những quản lýcác bộ phận thực hiện thay đổi

Người lãnh đạo đó cần đáp ứng 3 đặc điểm sau :

- Có niềm tin kiên định rằng sự hồi sinh là chìa khóa dẫn đến khả năng cạnhtranh

- Có khả năng thuyết phục mọi người bằng cách đưa ra tầm nhìn đáng tin cậy,hấp dẫn,và truyền đạt nó hết sức thuyết phục

- Có những kỹ năng về con người và kiến thức tổ chức để thực hiện mục tiêucủa mình

Bước 4: Tập trung vào kết quả chứ không phải vào hoạt động

Thông thường nhiều công ty dễ mắc sai lầm khi quá lo việc triển khai việc huấnluyện, tổ chức sáng tạo theo nhóm …nhằm mang lại kết quả mong đợi Hiệu quảcủa những việc đó mang lại rất ít hoặc thậm chí là không có Thay vào đó là đặtmục tiêu cải thiện công tác ngắn hạn nhưng có thể đánh giá được ví dụ như

“trong vòng 90 ngày chúng ta sẽ huy động thêm 20 tỷ từ tiền gửi dân cư ”

Bước 5 : Bắt đầu thay đổi vòng ngoài, sau đó tiếp tục sang các bộ phận khác mà không cần thúc đẩy từ bên trên.

Việc thay đổi hoàn toàn và cùng lúc cho cả công ty luôn khó hơn và ít khả năngthành công hơn so với việc thay đổi trên quy mô nhỏ trước, bởi lẽ sự thành công

Bước 7: Kiểm soát và điều chỉnh chiến lược nhằm đáp ứng các vấn đề trong quá trình thay đổi.

Trong quá trình thực hiện thay đổi sẽ có nhiều biến đổi phát sinh Do vậy, ngườiquản lý phải linh động, biết thích ứng, những kế hoạch của họ phải thật vững để

có thể tồn tại khi lịch trình, thứ tự và nhân sự bị thay đổi

2 Quản trị sự thay đổi

2.1 Chủ thể quản trị sự thay đổi

Trong tổ chức, nhà quản trị là người đứng đầu, điều hành mọi hoạt động Vì thế,chủ thể quản trị sự thay đổi là các nhà quản trị Do vậy, vai trò của nhà quản trị làngười đề xuất, cổ vũ, xúc tác, kích thích sự thay đổi; là người liên kết các nguồn lựccho sự thay đổi; đồng thời, là người duy trì sự ổn định trong tổ chức Nhà quản trị giỏiluôn dự đoán trước những thay đổi, nhận biết sự thay đổi sớm hơn các nhân viên của

họ Họ phải tính toán chi phí cho việc thực hiện sự thay đổi; xác định mức độ khả thi;tìm cách tốt nhất cập nhật thông tin đầy đủ, kịp thời cho nhân viên; chuẩn bị tinh thầncho nhân viên của mình, giúp họ phối hợp thực hiện tốt sự thay đổi; tổ chức hậu cần vàđảm bảo các công việc khác vẫn diễn ra bình thường Chủ thể quản trị sự thay đổi còn

có một vai trò rất quan trọng là kiểm soát, điều chỉnh quá trình thực hiện sự thay đổi vàtiến hành rút kinh nghiệm, đưa ra bài học cho lần thực hiện tiếp theo

Để thực hiện tốt nhiệm vụ của chủ thể quản trị sự thay đổi, cần phân loại chủ thểquản trị theo các cấp:

- Các nhà quản trị cấp cao: Là những người bao quát, điều hành, lãnh đạo mọi

hoạt động của tất cả các bộ phận, các lĩnh vực của tổ chức Họ cũng là những người cóvai trò chính và quan trọng nhất trong việc quản trị sự thay đổi của tổ chức

- Các nhà quản trị cấp trung: Họ là những người có vai trò trung gian Vai trò của

họ là nắm bắt những thay đổi của các bộ phận phía dưới, từ đó có những biện pháp đểđiều chỉnh kịp thời đối với những thay đổi thuộc phạm vi quản lý của mình và hỗ trợcấp trên trong quản lý sự thay đổi của cả tổ chức

- Các nhà quản trị cấp cơ sở: Tuy họ là những người quản lý cấp thấp nhưng

không thể phủ nhận vai trò rất quan trọng của họ Đây là những người trực tiếp nắm bắtnhững thay đổi xuất hiện trong lòng tổ chức, để có được sự điều chỉnh hay thông báocho cấp trên và kịp thời đưa ra những biện pháp điều chỉnh phù hợp, đồng thời vừa làcấp trực tiếp tổ chức thực hiện mọi nhu cầu của tổ chức

Như vậy, chủ thể quản lý sự thay đổi, có vai trò hết sức quan trọng, nó có thể làm thayđổi diện mạo của một tổ chức

2.2 Chức năng, nhiệm vụ của chủ thể quản trị sự thay đổi:

 Chức năng của chủ thể quản trị sự thay đổi:

- Chức năng dự báo: Việc dự báo trước sự thay đổi sẽ giúp cho các chủ thể quản

trị chủ động trước mọi tình huống, có thời gian chuẩn bị và đối phó kịp thời với mọi sựthay đổi Đây là một chức năng rất quan trọng đối với chủ thể quản trị sự thay đổi nóichung và các nhà quản trị cấp cao nói riêng

- Chức năng lập kế hoạch: Lập kế hoạch là quá trình mà chủ thể quản trị xem xét

sự thay đổi của môi trường bên trong, môi trường bên ngoài; đánh giá các nguồn lựcvốn có để xây dựng những kế hoạch mới phù hợp với điều kiện hiện tại, ứng phó kịpthời với sự thay đổi nhằm đạt được những mục tiêu mà tổ chức cũng như cá nhân chủthể quản trị đã đề ra

- Chức năng tổ chức: Giúp cho chủ thể quản trị tạo ra được chuỗi các hoạt động

có tính tối ưu nhất, thích ứng với sự thay đổi một cách nhanh chóng, tổ chức hoạt độnghiệu quả sẽ tạo ra được êkíp làm việc có năng suất, chất lượng cao Việc sắp xếp lạicấu trúc tổ chức thường chỉ diễn ra trong giai đoạn quá độ, nhưng lại chiếm một vị tríquan trọng trong cả quá trình và thường được xem như là một cách thức tạo bầu khôngkhí tiếp nhận sự thay đổi Chức năng này được thể hiện thông qua các hoạt động như:phân công, điều hành, giao quyền, thiết kế bộ máy làm việc

- Chức năng đánh giá: Khi có sự thay đổi, chủ thể quản trị phải đánh giá xu

hướng và môi trường diễn ra sự thay đổi Việc đánh giá lựa chọn phương án hợp lýnhất cho từng sự thay đổi dựa vào tình hình, đặc điểm của tổ chức là rất cần thiết

- Chức năng điều chỉnh: Sự thay đổi luôn diễn ra một cách liên tục, nên các kế

hoạch cũng như phương án đưa ra không bao giờ là tối ưu, hay luôn đúng với mọi hoàncảnh vì không ai có thể dự báo được chính xác hoàn toàn sự thay đổi diễn ra trongtương lai Chủ thể quản trị cần phải cập nhật các thông tin liên quan tới sự thay đổi để

có những điều chỉnh hợp lý, phù hợp với từng hoàn cảnh, thời điểm diễn ra sự thay đổi

 Nhiệm vụ của chủ thể quản trị sự thay đổi

- Chủ thể quản trị phải kiểm soát liên tục sự thay đổi từ bên ngoài Đây là công

việc nhằm giúp cho nhà quản trị “đón đầu sự thay đổi”, thực hiện chức năng phân tíchthông tin và dự báo kịp thời

- Chủ thể quản trị phải đối phó được với mọi tình huống của sự thay đổi, xây

dựng các kế hoạch, mục tiêu,phương án cho quá trình thay đổi Huy động các nguồnlực, tổ chức, bố trí, sắp xếp lại nhân sự cho phù hợp với hoàn cảnh cụ thể

- Chủ thể quản trị phải kiểm soát liên tục sự thay đổi từ bên trong nhằm xem hoạt

động thay đổi có hiệu quả không

2.3 Phẩm chất và kỹ năng của chủ thể quản trị sự thay đổi

 Phẩm chất của chủ thể quản trị sự thay đổi

- Hiểu rõ tổ chức: Nhà quản trị phải hiểu rõ tổ chức của mình Đây là cơ sở cho

nhà quản trị lãnh đạo tổ chức đi đúng hướng, đúng mục tiêu đề ra vàkịp thời điều chỉnh

để thích ứng với những thay đổi trong tố chức

- Năng lực dùng người và quản người: Thể hiện ở phong cách quản lý, sự khéo

léo tài tình trong việc dùng người, quản người Để thành công, nhà quản trị cần phảihiểu nhân viên, quan tâm đến họ, giao quyền, nhiệm vụ và giám sát họ

 Kỹ năng của chủ thể quản trị sự thay đổi

- Kỹ năng truyền đạt thông tin: Thông tin trong quản trị sự thay đổi phải luôn đảm

bảo sự thông suốt thống nhất từ cấp cao đến các cấp cơ sở Nhà quản trị phải truyền đạtnhững ý tưởng của mình một cách rõ ràng dễ hiểu, có sức thuyết phục cao và nhanhchóng nhất cho người khác hiểu, để cùng nhau thựchiện tốt những ý tưởng đó Do đó,

sự thành thạo trong khả năng giao tiếp bằng lời nói luôn là phẩm chất cần có của mộtngười lãnh đạo giỏi

- Kỹ năng giao tiếp: Giao tiếp là một nghệ thuật, nó thể hiện sự chinh phục khối

óc và trái tim Lời nói mà nhà quản trị lựa chọn có thể quyết định sự chấp nhận hay từchối thay đổi của nhân viên Do vậy, lời nói khi giao tiếp phải khẳng định, quyết đoán

và có trách nhiệm để bày tỏ sự hợp tác, đem lại lòng tin cho người nghe

- Kỹ năng lập kế hoạch: là một nhiệm vụ và cũng là một kỹ năng đặc biệt trong

nghệ thuật lãnh đạo của nhà quản trị Lập kế hoạch là một quá trình đòi hỏi sự chuyêntâmvà trình độ chuyên môn cao, nhà quản trị tầm cỡ thường đưa ra những chiến lượcthay đổi mang tính tầm cỡ, giúp tổ chức ngày càng phát triển

- Kỹ năng làm việc theo nhóm: Nhà quản trị là người điều hành một tổ chức nên

khả năng làm việc theo nhóm là một kỹ năng bắt buộcđối với họ Một nhà quản trị sựthay đổi thành công không chỉ nhờ năng lực của bản thân mà phần lớn làn hờ sự hợptác của nhân viên

- Kỹ năng giải quyết tình huống: Có thể nói kỹ năng này là biệt tài của nhà quản

trị trong công tác quản lý Sự nhanh nhẹn, linh hoạt khi xử lý tình huống quản lý sẽgiúp cho sự thay đổi được diễn ra suôn sẻ và đạt kết quả như mong muốn

2.4 Hoạch định sự thay đổi

Thay đổi là một quá trình không phải là một sự kiện Để quá trình thay đổi tiếnhành thuận lợi, chúng ta cần có khả năng và những nguồn lực (tài lực và nhân lực)nhằm phát triển cũng như truyền tải một cách hiệu quả các kế hoạch thiết kế/tái thiết kế

và lịch trình diễn ra trên thực tế, trong khi vẫn duy trì sự cân bằng giữa một tầm nhìnbao quát và các hoạt động kinh doanh thường nhật

Trong trường hợp tái thiết kế, cấu trúc phòng ban hiện tại là yếu tố có ảnh hưởngquyết định đến thành công của kế hoạch thay đổi nói chung, vì nó phản ánh phần lớnnăng lực lãnh đạo của bạn, giúp bạn uỷ thác trách nhiệm trong khi vẫn tiếp tục giám sát

và kiểm soát các kết quả Việc sắp xếp lại cấu trúc tổ chức thường chỉ diễn ra trong giaiđoạn quá độ, nhưng lại chiếm một vị trí quan trọng trong cả quá trình và thường đượcxem như một thách thức trong bầu không khí của sự thay đổi

Cần có một kế hoạch được lập ra với tiêu chí là hiệu quả & khả thi

Thay đổi nên được thực hiện theo chiến lược sau đây:

 Mục tiêu chiến lược rõ ràng: Quy trình thay đổi nên được bắt đầu với những

tuyên bố rõ ràng và chi tiết về các mục tiêu mà bạn muốn vươn tới Các mục tiêunày nên được trình bày trong bối cảnh tình hình thực tế và liên quan với mục đíchchung của công ty Điều này yêu cầu hoạt động thông tin và giao tiếp nội bộ phảiđược đảm bảo thông suốt để toàn bộ nhân viên đều chắc chắn rằng tập thể củabạn đang đi đúng hướng, đồng thời các mục tiêu lớn của công ty không mâuthuẫn với nhu cầu của nhân viên

 Có sự hỗ trợ từ cấp cao nhất: Cấp cao nhất sẽ đóng vai trò là người giám sát

sự thay đồi, huy động nguồn lực để thực hiện sự thay đổi  góp phần thúc đẩynhanh sự thay đổi

 Quản lý dự án thay đổi: Do việc thay đổi sẽ diễn ra trong 1 thời gian dài nên

rất cần có kỹ năng quản lý dự án Sự thay đổi này không chỉ diễn ra ở 1 bộ phận

mà là toàn bộ các bộ phận có liên quan trong 1 đơn vị

 Cần có thời gian & kết hoạch cho sự thay đổi:

- Nhân viên có liên quan cần được huấn luyện những thay đổi, nhằm đảm bảorằng toàn bộ nhân viên trong công ty đã nắm bắt và hiểu rõ những gì mà bạnmuốn truyền tải đến họ và mau chóng dẫn đến hành động hơn

- Lập kế hoạch để bảo đảm thay đổi đạt được mục tiêu trong khung thời gianđược xác định cụ thể

 Thay đổi phải có tính thực tế & linh hoạt

 Sử dụng hệ thống hiện có

 Hợp tác giữa các bộ phận trong tổ chức

 Xác định các thước đo mục tiêu rõ ràng :

- Một kế hoạch chi tiết rất cần thiết để hướng mọi thành viên đi đúng hướng

- Các mục tiêu và kế hoạch chi tiết làm cho quá trình thay đổi trở nên dễ dàng

- Các kế hoạch phải tính đến cả sự kháng cự và đối lập

- Các mục tiêu phải gắn kết mọi người

- Các mục tiêu phải động viên, khuyến khích mọi người hành động

2.5 Các giai đoạn quản trị sự thay đổi

2.5.1 Thiết lập các mục tiêu cụ thể

Quy trình thay đổi nên được bắt đầu với những tuyên bố rõ ràng và chi tiết về cácmục tiêu mà tổ chức muốn đạt được Các mục tiêu này nên được trình bày trong bốicảnh tình hình thực tế và liên quan với mục đích chung của công ty Điều này yêu cầuhoạt động thông tin và giao tiếp nội bộ phải được đảm bảo thông suốt để toàn bộ nhânviên đều chắc chắn rằng tập thể đang đi đúng hướng, đồng thời các mục tiêu lớn củacông ty không mâu thuẫn với nhu cầu của nhân viên

2.5.3 Giao tiếp

Việc cung cấp được lượng thông tin đầy đủ và kịp thời về các nội dung khác nhaurất cần thiết trong giai đoạn thay đổi Các nhà quản trị cần đảm bảo rằng toàn bộ nhânviên trong công ty đã nắm bắt và hiểu rõ những gì mà họ muốn truyền tải Các kênhthông tin càng đa dạng thì nguồn thông tin càng được tiếp cận nhanh hơn, có độ tin cậycao hơn và nhanh chóng dẫn đến hành động hơn

2.5.5 Phát triển nhân viên

Phát triển con người nên được coi là mục tiêu hàng đầu của các công ty vì nó sẽảnh hưởng lâu dài đến tương lai và lợi ích của công ty Các nhà lãnh đạo của chươngtrình thay đổi cần có đủ năng lực và quyền hành để tạo ra môi trường và cơ hội chonhân viên thể hiện chính mình, khuyến khích mọi người tự thân phát triển

Đặt nhân viên vào những ví trí thích hợp với khả năng của họ là một khâu quantrọng trong quá trình thay đổi, nhằm đảm bảo rằng chính đội ngũ nhân viên sẽ là nhữngngười góp phần vào thành công chung của công ty Một nhà lãnh đạo có kinh nghiệmluôn hiểu rằng nhận thức rõ về sự phù hợp của mỗi cá nhân cho từng vị trí công tác là

cơ sở của tất cả những nỗ lực trong hiện tại và trong tương lai Sự thiếu quan tâm haythiếu hiểu biết về việc này có thể khiến bạn tốn kém cả về thời gian và tiền bạc trongsuốt thời gian diễn ra sự thay đổi

2.5.6 Đánh giá và phân tích

Các nhà quản trị không chỉ có trách nhiệm theo dõi, đánh giá và phân tích cả cácquy trình diễn ra sự thay đổi, mà còn phải kiểm tra từng cá nhân trong công ty Mỗinhân viên đều phải biết rõ về những thay đổi trong công việc hiện tại của họ, đồng thời

họ cũng cần được hướng dẫn để có thể thực thi các công việc, nhiệm vụ mới Các tiêu

chí đánh giá và phân tích nên được thiết kế phù hợp mục tiêu của công ty, trong khivẫn động viên và khơi mở tính tự giác trong công việc của mỗi nhân viên.

2.6 Các rào cản trong quá trình thay đổi

2.6.1 Lãnh đạo cấp cao dẫn dắt sự thay đổi không hiệu quả:

Đây là một trong những thách thức lớn trong quá trình thay đổi của DN Nhữngvấn đề thường gặp bao gồm:

- Thiếu sự kết nối chặt chẽ giữa định hướng của DN và mục tiêu của việc thayđổi

- Lãnh đạo thiếu cam kết trong việc quản lý quá trình thay đổi

- Lãnh đạo có những ưu tiên khác thậm chí mâu thuẫn với dự án thay đổi

- Sự thay đổi lãnh đạo không đủ

- Thiếu lãnh đạo quyết liệt hoặc tầm ảnh hưởng của người chủ trì quá trình thayđổi

- Thiếu hoặc không có sự gắn kết với lãnh đạo cấp trung

Những hạn chế trong quản lý sự thay đổi của lãnh đạo cấp cao được đánh giá làrào cản lớn nhất khi thực hiện thay đổi Đối với dự án tái cơ cấu, có một lãnh đạo có đủnăng lực và tầm ảnh hướng đến toàn bộ DN là nhu cầu cấp bách Người lãnh đạo cầnthể hiện sự cam kết quyết liệt, giữ đúng định hướng và động viên nhân viên trong quátrình thực hiện dự án tái cơ cấu

2.6.2 Không được người khác ủng hộ

Vấn đề gặp phải với đội ngũ quản lý cấp trung là miễn cưỡng ủng hộ hay miễncưỡng dẫn dắt nhân viên dưới quyền đi theo sự thay đổi đó Phản kháng từ quản lý cấptrung sẽ dẫn đến thiếu sự nhất quán và truyền thông không chính xác về sự thay đổi tớingười lao động Nguyên nhân chủ yếu là: