Đang tải... (xem toàn văn)
Thông thường các bạn đều biết cách lưu trữ các tập tin văn bản trên các thư mục có sẵn ở ổ cứng. Vậy làm thế nào để tạo mới thư mục lưu trữ các tập tin Word ngay khi ta đang làm việc với chúng? Các thủ thuật dưới đây sẽ giúp bạn thực hiện điều này khi đang thao tác trên một văn bản Word cụ thể. Và bạn có thể chọn lại đường dẫn lưu thư mục mới tùy ý, chúng ta cùng tìm hiểu tính năng thú vị này trong mỗi phiên bản Office nhé
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - ĐHQGHN CHI ĐOÀN CÁN BỘ ******* TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN TRỘN THƯ CHO WORD 2007-2010 (MAIL MERGE) Trình bày: Ths Trần Thị Hồng Yến Hà Nội tháng 1/2013 MỤC LỤC GIỚI THIỆU PHẦN 1: HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH TRỘN THƯ Bước 1: Lựa chọn văn Bước 2: Lựa chọn liệu kết nối Bước 3: Chèn liệu vào văn Bước 4: Xem lại văn trước hoàn thiện trình trộn thư Bước 5: Hồn thiện q trình trộn thư (mail merge) PHẦN 2: HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN TRỘN THƯ (MERGING LETTERs) Bước 1: Chọn văn (ví dụ thư cảm ơn đối tác tài trợ) Bước 2: Chọn liệu kết nối (ví dụ danh sách đối tác tham dự Lễ kỷ niệm) Bước 3: Chèn liệu vào văn (ví dụ chèn họ tên; Chức danh) Bước 4: Xem lại văn trước in Bước 5: In văn PHẦN 3: HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN TRỘN BÌ THƯ (MERGING ENVELOPES) 10 Bước 1: Chọn văn 10 Bước 2: Chọn liệu kết nối (ví dụ danh sách đối tác tham dự Lễ kỷ niệm) 11 Bước 3: Chèn liệu vào văn (ví dụ chèn họ tên; địa người nhận, gửi) 11 Bước 4: Xem lại văn trước in 12 Bước 5: In văn 12 PHẦN 4: HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN TRỘN NHÃN (MAILING LABELS) 12 Bước 1: Chọn văn 12 Bước 2: Chọn liệu kết nối (ví dụ danh sách đối tác tham dự Lễ kỷ niệm) 14 Bước 3: Chèn liệu vào văn (ví dụ chèn họ tên; địa người nhận, gửi) 15 Bước 4: Xem lại văn trước in 16 Bước 5: In văn 16 PHẦN 5: HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN TRỘN EMAIL (EMAIL MERGE) KHƠNG CĨ FILE ĐÍNH KÈM 16 Bước 1: Chọn văn 16 Bước 2: Chọn liệu kết nối (ví dụ danh sách email gửi lịch tuần) 17 Bước 3: Chèn liệu vào văn (ví dụ chèn danh xưng, tên) 17 Bước 4: Xem lại văn trước in 18 Bước 5: Gửi thư 18 PHẦN 6: HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN TRỘN EMAIL (EMAIL MERGE) CĨ FILE ĐÍNH KÈM (Cần dùng cơng cụ Mail Merge Toolkit sử dụng Word 2010) 18 Bước 1: Chọn văn 18 Bước 2: Chọn liệu kết nối (ví dụ danh sách email gửi lịch tuần) 19 Bước 3: Chèn liệu vào văn (ví dụ chèn danh xưng, tên) 20 Bước 4: Xem lại văn trước in 20 Bước 5: Gửi thư file đính kèm 20 GIỚI THIỆU Chào mừng bạn đến với lớp chia sẻ kỹ tin học nâng cao Chi đoàn cán Trường Đại học Kinh tế tổ chức Bản hướng dẫn trộn thư cho word 2007 hướng dẫn bạn để trộn thư (mail merge) word 2007 Thông qua bước q trình mail merge mơ tả chi tiết kèm theo hình ảnh, bạn dễ dàng hiểu triển khai thực mail merge cách dễ dàng Như bạn biết trộn thư (mail merge) chức có sẵn hữu dụng Word 2007 Mail merge thường dùng để trộn nội dung soạn thảo với sở liệu thông tin thay đổi việc kết hợp Word Excel Hãy tưởng tượng xem bạn cần gửi hàng ngàn thư cho cựu sinh viên để kêu gọi tài trợ hay thư mời, thư cảm ơn tới đối tác tham dự kiện Trường tổ chức, bạn gõ thủ công người, người một, bạn cần thời gian để làm việc đó? Tơi dám bạn cần ngày lao động để hoàn thành việc gửi 1000 email cho 1000 địa email khác Do vậy, sử dụng công cụ trộn thư word 2007 giúp bạn tiết kiệm hàng trăm làm việc thay làm thủ công trước với văn như: gửi bảng lương hàng tháng, thông báo mời họp, thư cảm ơn Bản tài liệu hướng dẫn trộn thư (mail merge) Word 2007 chia làm hai phần chính: - Hướng dẫn quy trình trộn thư (mail merge) - Hướng dẫn trộn thư với trường hợp cụ thể Chương trình thiết kế dựa hiểu biết tác giả ứng dụng phần mềm giảng điện tử Microsoft Office 2007 Chương trình mong nhận chia sẻ thầy cô anh chị thủ thuật khác word excel để nâng cao hiệu làm việc cán trường Đại học Kinh tế PHẦN 1: HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH TRỘN THƯ Để hồn thành quy trình trộn thư bạn cần phải có 02 file tài liệu sau: - Văn gốc (Main document): Nội dung văn soạn thảo sẵn bỏ trống thông tin cần điền khác biệt cá nhân, đơn vị gửi Ví dụ: thư mời, thư cảm ơn, giấy báo trúng tuyển, không trúng tuyển, thư mời vấn, thư báo thầu….bỏ trống tên người nhận, đơn vị nhận, địa chỉ, điện thoại, ngày tháng năm sinh… - Dữ liệu gốc (Data source): Bộ sở thông tin liệu cho cá nhân, đơn vị để điền vào ô trống văn soạn sẵn Lưu ý: cần lưu liệu vào My Documents/My data sources không để merge cell file liệu Trong Word 2007, công cụ Mailing dùng cho tất loại trộn thư bao gồm email, thư, nhãn, phịng bì Bạn nhìn hình minh họa bên Quy trình trộn thư (mail merge) bao gồm bước sau: - Thiết kế file văn gốc word - Kết nối văn với file liệu gốc excel - Chèn liệu vào văn - Sửa đổi format, chỉnh font chữ - Kiểm tra hoàn thiện việc trộn thư Bước 1: Lựa chọn văn Mở file word Click vào công cụ Mailings Click vào nút Start Mail Merge Danh sách hình thức trộn thư xuất hình, lựa chọn loại hình bạn muốn trộn thư Lưu ý: Ở Word 2007 người ta hay sử dụng trực tiếp cơng cụ Mailings để hồn thành q trình trộn thư Tuy nhiên, bạn dùng Word 2003 bạn lựa chọn nút “Step by Step Mail Merge Wizard” bước để giao diện hình tương thích với Word 2003 Bước 2: Lựa chọn liệu kết nối Mặc dù Word 2007 cho phép bạn khởi tạo file liệu trực tiếp trình trộn thư, nhiên gợi ý bạn khởi tạo sẵn file liệu gốc excel word file liệu gốc bạn kết nối lúc bạn cần Ví dụ, danh sách gửi thư mời giảng viên tham dự Hội thảo, bạn dùng nguyên danh sách để tạo thẻ đeo tham dự Hội thảo hay gửi thư cảm ơn tham dự góp ý cho Hội thảo… Lựa chọn nút Select Recipients Sau chọn lựa chọn sau: a Type a new list: Lựa chọn cho phép người sử dụng nhập thông tin tay b Use Existing List (Gợi ý nên dùng nút này): Lựa chọn cho phép người sử dụng lựa chọn tệp file liệu sẵn có thơng tin cần sử dụng c Select from Outlook Contacts: Lựa chọn sử dụng hiệu bạn bắt đầu trình trộn thư Mail Merge Outlook Lựa chọn nút Edit Recipients Cửa sổ Mail Merge Recipients xuất Tùy chỉnh danh sách người nhận cần thiết a Checkboxs: Những cá nhân tích hộp checkboxs người gửi trộn thư (mail merge) Nếu bạn không muốn gửi cho cá nhân danh sách bỏ nút tích checkboxs b Sort (Sắp xếp): Nhấp chuột vào tùy chọn xếp để xếp người nhận theo thứ tự mong muốn ví dụ theo thứ tự A,B,C tên ngày tháng năm sinh… c Filter (Lọc): Nhấp chuột vào Filter để truy cập vào hộp thoại lọc lựa chọn cột lọc theo mong muốn d Find Duplicates (Tìm trùng lắp): Nhấp chuột vào Find Duplicates, hộp thoại mở với danh sách cá nhân xuất nhiều lần Bạn bỏ cá nhân bị trùng để tránh gửi lặp thông tin e Find Recipient: Tùy chọn cho phép bạn tìm thơng tin cá nhân cụ thể cách dễ dàng f Validate Addressees (Xác nhận địa chỉ): Tùy chọn áp dụng cho máy tính có cài đặt phần mềm xác nhận địa tồn (Các máy tính Việt Nam chưa cài đặt phần mềm này) Bước 3: Chèn liệu vào văn Lựa chọn thông tin, liệu excel cần chèn vào văn Word 2007 cung cấp số định dạng sẵn có thường sử dụng trộn thư (mail merge) Khi nhấp chuột vào hộp thoại cho phép người sử dụng xác định xác vị trí thơng tin chèn a Address Block (Định dạng địa chỉ): Định dạng áp dụng trộn bì thư Tuy nhiên, bì thư Trường ĐHKT có địa in sẵn b Greeting Line (Dòng chào hỏi): Nhập lời chào hỏi bạn muốn Tuy nhiên, lựa chọn áp dụng cho văn tiếng anh phù hợp c Insert Merge Field (Chèn liệu cần vào văn bản): Nhấp chuột vào Insert Merge Field chọn liệu cần chèn vào văn Lưu ý: Bạn format lại font chữ, cỡ chữ, cách dòng bước d Match Fields (Đồng liệu): Tính sử dụng văn khoogn kết nối xác với liệu Bước 4: Xem lại văn trước hồn thiện q trình trộn thư Q trình trộn thư gần hoàn tất Bây thời gian để sửa đổi, rà soát cần thiết Click vào nút Preview Results để xem kết trộn thư Sử dụng mũi tên nhóm kết từ Preview để kiểm tra tính xác trường liệu chèn vào văn phát lỗi font chữ, cỡ chữ… Bước 5: Hồn thiện q trình trộn thư (mail merge) Sau xem lại văn hợp nhất, liệu chèn vào văn xác q trình trộn thư xem hoàn tất Click vào nút Finish and Merge a Edit Individual Documents: Lựa chọn tạo văn với đầy đủ thông tin văn vửa hợp hay nói đơn giản tạo copy văn vừa tạo b Print Documents: Hộp thoại in mở cho phép bạn lựa chọn in tất cả, từ trang đến trang trang c Send E-mail Messages: Hộp thoại trộn email mở cho phép bạn gửi email merge tới địa email bạn muốn Lưu ý: Chỉ áp dụng chức cho việc gửi email PHẦN 2: HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN TRỘN THƯ (MERGING LETTERs) Bước 1: Chọn văn (ví dụ thư cảm ơn đối tác tài trợ) Mở file thư cảm ơn đối tác Click vào công cụ Mailings Click vào nút Start Mail Merge Danh sách hình thức trộn thư xuất hình, lựa chọn Letters Bước 2: Chọn liệu kết nối (ví dụ danh sách đối tác tham dự Lễ kỷ niệm) Lựa chọn nút Select Recipients Click vào nút Use Existing List Chọn file excel liệu “ví dụ: Danh sách nhà tài trợ” My Documents/My Data Sources Chọn sheet excel có thơng tin liệu cần chèn Click OK Bước 3: Chèn liệu vào văn (ví dụ chèn họ tên; Chức danh) Click vào Insert Merge Field chọn liệu cần chèn Chèn liệu vào văn (ví dụ gồm Họ tên dịng 1; Chức danh dịng 2) 10 Bơi đen liệu chèn format lại muốn Bước 4: Xem lại văn trước in 11 Click vào nút Preview Results để xem kết trộn thư cảm ơn 12 Click vào mũi tên để rà soát Bước 5: In văn 13 Click vào nút Finish and Merge 14 Click vào Print Document lựa chọn 15 Click All - Hoàn thiện trình Mail merge PHẦN 3: HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN TRỘN BÌ THƯ (MERGING ENVELOPES) Bước 1: Chọn văn Mở file word Click vào công cụ Mailings Click vào nút Start Mail Merge Danh sách hình thức trộn thư xuất hình, lựa chọn Envelopes Cửa sổ lựa chọn bì thư xuất Lựa chọn Preview để xem định dạng bì thư in a Envelope Size: Lựa chọn kích cỡ bì thư sử dụng b Delivery Address: Click vào Font để sửa cỡ chữ, font chữ in địa người nhận c Return Address: Click vào Font để sửa cỡ chữ, font chữ in địa người gửi Lựa chọn OK Bước 2: Chọn liệu kết nối (ví dụ danh sách đối tác tham dự Lễ kỷ niệm) Lựa chọn nút Select Recipients Click vào nút Use Existing List 10 Chọn file excel liệu “ví dụ: Danh sách nhà tài trợ” My Documents/My Data Sources 11 Chọn sheet excel có thơng tin liệu cần chèn Click OK Bước 3: Chèn liệu vào văn (ví dụ chèn họ tên; địa người nhận, gửi) 12 Click vào Insert Merge Field chọn liệu cần chèn 13 Đánh chữ “FROM TO hay NGƯỜI GỬI/ NGƯỜI NHẬN” Bước 4: Xem lại văn trước in 14 Click vào nút Preview Results để xem kết trộn bì thư 15 Click vào mũi tên để rà soát Bước 5: In văn 16 Click vào nút Finish and Merge 17 Click vào Print Document lựa chọn 18 Click All - Hồn thiện q trình trộn bì thư Mail merge PHẦN 4: HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN TRỘN NHÃN (MAILING LABELS) Bước 1: Chọn văn Mở file word Click vào công cụ Mailings Click vào nút Start Mail Merge Danh sách hình thức trộn thư xuất hình, lựa chọn Labels Cửa sổ lựa chọn label xuất Lựa chọn mục sau để label cần chọn: a Printer Information: Lựa chọn loại khay in sử dụng (điều phụ thuộc vào máy tính bạn) Chúng tơi gợi ý bạn nên để định Default tray b Label Information: Lựa chọn nhà cung cấp giấy Ở Việt Nam nhà cung cấp nhãn có danh sách Word 2007 Do bạn chọn loại kích cỡ giấy phù hợp với nhãn bạn in Chúng gợi ý bạn nên sử dụng A-ONE c Product Number: Lựa chọn mã sản phẩm nhà cung cấp giấy Tuy nhiên, Việt Nam dùng mã sau: A-ONE 28787 cho loại 30 nhãn với tùy chỉnh size đây: (Ngoài Việt Nam dùng giấy nhãn Tommy khổ A5, Label vendor bạn chọn nhà cung cấp KOKUYO PRODUCT NUMBER KJ 8165 Lựa chọn OK Bước 2: Chọn liệu kết nối (ví dụ danh sách đối tác tham dự Lễ kỷ niệm) Lựa chọn nút Select Recipients Click vào nút Use Existing List 10 Chọn file excel liệu “ví dụ: Danh sách nhà tài trợ” My Documents/My Data Sources 11 Chọn sheet excel có thơng tin liệu cần chèn Click OK Bước 3: Chèn liệu vào văn (ví dụ chèn họ tên; địa người nhận, gửi) 12 Click vào Insert Merge Field chọn liệu cần chèn 13 Đánh chữ “FROM TO hay NGƯỜI GỬI/ NGƯỜI NHẬN” Bước 4: Xem lại văn trước in 14 Click vào nút Preview Results để xem kết trộn bì thư 15 Click vào mũi tên để rà soát Bước 5: In văn 19 Click vào nút Finish and Merge 20 Click vào Print Document lựa chọn Click All - Hồn thiện q trình trộn PHẦN 5: HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN TRỘN EMAIL (EMAIL MERGE) KHƠNG CĨ FILE ĐÍNH KÈM Bước 1: Chọn văn Tạo email mẫu gửi cho người nhận Word 2007 Click vào công cụ Mailings Click vào nút Start Mail Merge Danh sách hình thức trộn thư xuất hình, lựa chọn Email Messages Bước 2: Chọn liệu kết nối (ví dụ danh sách email gửi lịch tuần) Lựa chọn nút Select Recipients Click vào nút Use Existing List Chọn file excel liệu “ví dụ: Email lịch tuần” My Documents/My Data Sources Chọn sheet excel có thơng tin liệu cần chèn Click OK Bước 3: Chèn liệu vào văn (ví dụ chèn danh xưng, tên) Click vào Insert Merge Field chọn liệu cần chèn 10 Format dòng chèn cho chuẩn với format thư soạn sẵn Bước 4: Xem lại văn trước in 11 Click vào nút Preview Results để xem kết trộn bì thư 12 Click vào mũi tên để rà soát Bước 5: Gửi thư 13 Click vào nút Finish and Merge 14 Click vào Send Email Message lựa chọn 15 Hồn tất q trình gửi email sau click OK PHẦN 6: HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN TRỘN EMAIL (EMAIL MERGE) CĨ FILE ĐÍNH KÈM (Cần dùng cơng cụ Mail Merge Toolkit sử dụng Word 2010) Mail Merge Toolkit chương trình bổ trợ cho chức Mail Merge Microsoft Office nói với tính như: - Mỗi email gửi cc, bcc cho người khác - Mỗi email đính kèm attachment giống và/hoặc khác - Mỗi email có chủ đề (subject) khác Dữ liệu người nhận email liệu dùng phần Mail Merge Chỉ hoạt động với chương trình Microsoft Outlook, khơng tương thích với Outlook Express File đính kèm chủ đề thư nên để tiếng Việt không dấu để tránh lỗi font trình Mail merge Bước 1: Chọn văn Tạo email mẫu gửi cho người nhận Word 2007 Click vào công cụ Mailings Click vào nút Start Mail Merge Danh sách hình thức trộn thư xuất hình, lựa chọn Email Messages Bước 2: Chọn liệu kết nối (ví dụ danh sách email gửi lịch tuần) Lựa chọn nút Select Recipients Click vào nút Use Existing List Chọn file excel liệu “ví dụ: Email lịch tuần” My Documents/My Data Sources Chọn sheet excel có thơng tin liệu cần chèn Click OK Bước 3: Chèn liệu vào văn (ví dụ chèn danh xưng, tên) Click vào Insert Merge Field chọn liệu cần chèn 10 Format dòng chèn cho chuẩn với format thư soạn sẵn Bước 4: Xem lại văn trước in 11 Click vào nút Preview Results để xem kết trộn bì thư 12 Click vào mũi tên để rà soát Bước 5: Gửi thư file đính kèm 13 Click vào nút Mail Merge Toolkit 14 Click vào To để chọn danh sách email người nhận thư 15 Click vào Cc Bcc muốn gửi CC BCC 16 Đánh vào dòng Subject Line tiêu đề thư (Lưu ý: Sử dụng tiếng Việt không dấu để đảm bảo không bị lỗi font chữ) 17 Click vào dòng Attach chèn file cần gửi 18 Click OK để hoàn tất việc gửi email ... trộn thư Bước 1: Lựa chọn văn Mở file word Click vào công cụ Mailings Click vào nút Start Mail Merge Danh sách hình thức trộn thư xuất hình, lựa chọn loại hình bạn muốn trộn thư Lưu ý: Ở Word. .. trường liệu chèn vào văn phát lỗi font chữ, cỡ chữ… Bước 5: Hồn thiện q trình trộn thư (mail merge) Sau xem lại văn hợp nhất, liệu chèn vào văn xác q trình trộn thư xem hoàn tất Click vào nút Finish... này) Bước 3: Chèn liệu vào văn Lựa chọn thông tin, liệu excel cần chèn vào văn Word 2007 cung cấp số định dạng sẵn có thư? ??ng sử dụng trộn thư (mail merge) Khi nhấp chuột vào hộp thoại cho phép