154 Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty TNHH Hương Thuỷ

154 Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty TNHH Hương Thuỷ

LỜI NÓI ĐẦU

Những năm vừa qua, cùng với quá trình phát triển nền kinh tế và với sựđổi mới sâu sắc của cơ chế kinh tế từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang

cơ chế thị trường đã tạo điều kiện cho ngành thương mại - dịch vụ nước tatrưởng thành và phát triển, góp phần tích cực vào việc thoả mãn ngày càng tốthơn nhu cầu tiêu dùng xã hội, nâng cao chất lượng cuộc sống

Trong điều kiện hiện nay, với xu hướng toàn cầu hoá, quan hệ buônbán thương mại giữa nước ta với các nước bạn ngày càng được mở rộng vềmọi mặt Do vậy, vai trò của ngành thương mại đã trở nên rất quan trọng,không chỉ là cầu nối giữa sản xuất với kinh doanh trong nước mà còn mởrộng sang các nước trên thế giới Điều này đã góp phần làm cho sản xuấttrong nước phát triển sâu rộng, hàng hoá ngày càng phong phú đa dạng vếchủng loại, mẫu mã, chất lượng hàng hoá ngày càng được đảm bảo

Quá trình kinh doanh của doanh nghiệp thương mại có thể hiểu là việc

dự trữ - bán ra các loại hàng hoá thành phẩm, lao vụ, dịch vụ Trong đó bánhàng là khâu cuối cùng và có tính quyết định đến hiệu quả của cả quá trìnhkinh doanh Bởi vì, chỉ khi bán được hàng thì mới bảo toàn và tăng nhanh tốc

độ luân chuyển vốn, giữ uy tín với bạn hàng, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ vớiNhà nước, cải thiện đời sống và tinh thần của cán bộ công nhân viên, doanhnghiệp đảm bảo có lợi nhuận để tích luỹ mở rộng phát triển sản xuất kinhdoanh Đó chính là lí do mà các nhà quản lý dn phải luôn nghiên cứu hoànthiện các phương pháp quản lý nhằm thúc đẩy quá trình tiêu thụ hàng hoá.Trong đó, kế toán là một công cụ sắc bén và quan trọng trong doanh nghiệpkhông thể thiếu để tiến hành quản lý các hoạt động kinh tế, kiểm tra việc sửdụng, quản ký tài sản, hàng hoá nhằm đảm tính năng động, sáng tạo và tự chủtrong sản xuất kinh doanh Tính toán và xác định hiệu quả của tiừng hoạtđộng sản xuất kinh doanh, làm cơ sở vạch ra chiến lược kinh doanh Đối vớidoanh nghiệp thương mại thì kế toán tiêu thụ hàng hoá là một bộ phận công

việc phức tạp và chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ công việc kế toán Việc tổchức hợp lý quá trình hạch toán kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá là yêucầu hết sức cần thiết không riêng với bất cứ doanh nghiệp thương mại nào.

Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề đó, cùng với những kiếnthức đã học ở trường, qua thời gian tìm hiểu thực tế hoạt động kinh doanhcũng như bộ máy kế toán tại công ty TNHH Hương Thuỷ, em đã đi sâu tìm

hiểu công tác kế toán của công ty với đề tài “Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty TNHH Hương Thuỷ”.

Phạm vi của chuyên đề là những kiến thức về lý luận kế toán nói chung

và kế toán bán hàng nói riêng, cùng với những kiến thức đã học về kinh tếthương mại, phân tích các hoạt động kinh tế , mà em đã được học tạitrường Đại học Thương mại Số liệu minh họa được lấy từ công ty TNHHHương Thuỷ, phố Phan Phù Tiên - Hà nội

Kết cấu của chuyên đề gồm ba chương:

Chương 1: Lý luận chung về kế toán nghiệp vụ bán hàng ở các DNTM

Chương 2: Thực trạng kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty TNHH Hương

Thuỷ

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tại

công ty TNHH Hương Thuỷ

Trong quá trình thực tập, em được sự chỉ dẫn, giúp đỡ của các thầy côtrong bộ môn kế toán - tài chính doanh nghiệp thương mại mà trực tiếp làthầy giáo:Thạc sỹ Vũ Mạnh Chiến cùng các bác, các cô và các cán bộ kế toánphòng kế toán công ty TNHH Hương Thuỷ Tuy nhiên, do phạm vi đề tàirộng, thời gian thực tế và hạn chế của bản thân nên khó tránh khỏi những

thiếu sót Em kính mong được sự chỉ bảo của các thầy, các cô, các bác, vàphòng kế toán công ty để chuyên đề được hoàn thiện hơn.

Em xin chân thành cảm ơn !

CHƯƠNG I

LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG

Ở CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI

I ĐẶC ĐIỂM NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG

1 Khái niệm

Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanhnghiệp Thông qua bán hàng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá được thựchiện; vốn của doanh nghiệp được chuyển từ hình thái hiện vật (hàng hoá)sang hình thái giá trị (tiền tệ), doanh nghiệp thu hồi vốn bỏ ra, bù đắp đượcchi phí và có nguồn tích luỹ để mở rộng kinh doanh v.v

2.Đặc điểm

2.1Đối tượng phục vụ

Về đối tượng phục vụ của doanh nghiệp thương mại là người tiêu dùng ,baogồm các cá nhân, các đơn vị sản xuất, kinh doanh khác và các cơ quan, tổchức xã hội

2.2 Các phương thức và hình thức bán hàng

Các doanh nghiệp kinh doanh thương mại có thể bán hàng theo nhiều phươngthức khác nhau như bán buôn, bán lẻ hàng hoá, ký gửi, đại lý Trong mỗiphương thức bán hàng lại có thể thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau(trực tiếp, chuyển hàng, chờ chấp nhận, )

2.2.1 Phương thức bán buôn:

Là phương thức bán hàng cho các đơn vị thương mại, các doanh nghiệp sảnxuất , để thực hiện bán ra hoặc để gia công, chế biến bán ra Đặc điểm củahàng hoá bán buôn là hàng hoá vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông chưa đi vào

lĩnh vực tiêu dùng, do vậy, giá trị và giá trị dụng của hàng hoá chưa đượcthực hiện Hàng thường được bán theo lô hàng hoặc bán với số lượng lớn Giábán biến động tuỳ thuộc vào khối lượng hàng bán và phương thức thanh toán.Trong bán buôn thường bao gồm hai phương thức:

a Phương thức bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng: Theo phươngthức này, doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng, nhận hàng mua, khôngđưa hàng về nhập kho mà chuyển bán thẳng cho bên mua Phương thức này

có thể thực hiện theo hai hình thức :

- Hình thức bán giao tay ba: Theo hình thức này, căn cứ vào hợp đồngkinh tế đã ký kêt với nhà cung cấp và khách hàng, doanh nghiệp cử cán bộnghiệp vụ cùng khách hàng đến nhận hàng do nhà cung cấp giao Hành vimua và bán hàng đồng thời được thực hiện

- Hình thức gửi hàng chuyển bán thẳng: Theo hình thức này doanhnghiệp thương mại say khi mua hàng, nhận hàng mua, dùng phương tiệm vậntải của mình hoặc thuê ngoài vận chuyển hàng đến giao cho bên mua ở địađiểm đã được thoả thuận Hàng hoá chuyển bán trong trường hợp này vẫnthuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thương mại Khi nhận được tiền củabên mua thanh toán hoặc giấy báo của bên mua đã nhận được hàng và chấpnhận thanh toán thì hàng hoá chuyển đi mới được xác định là tiêu thụ

b Phương thức bán buôn hàng hoá qua kho: Là phương thức bán buônhàng hoá mà trong đó, hàng bán phải được xuất từ kho bảo quản của doanhnghiệp Bán buôn hàng hoá qua kho có thể thực hiện dưới hai hình thức

- Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: Theohình thức này, bên mua cử đại diện đến kho của doanh nghiệp thương mại đểnhận hàng Doanh nghiệp thương mại xuât kho hàng hoá giao trực tiếp chođại diện bên mua Sau khi đại diện bên mua nhận đủ hàng, thanh toán tiềnhoặc chấp nhận nợ, hàng hoá được xác định là tiêu thụ Chứng từ bán hàng làhoá đơn kiêm phiếu xuất kho Một liên của chứng từ giao cho người nhậnhàng (bên mua), hai liên gửi về phòng kế toán làm thủ tục thanh toán tiền bánhàng Số hàng đã giao nhận xong được coi là tiêu thụ

- Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức chuyển hàng: Theo hìnhthức này, căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, hoặc theo đơn đặt hàng doanhnghiệp thương mại xuất kho hàng hoá, dùng phương tiện vận tải của mìnhhoặc đi thuê ngoài, chuyển hàng đến kho của bên mua hoặc một địa điểm nào

đó bên mua quy định trong hợp đồng Hàng hoá chuyển bán vẫn thuộc quyền

sở hữu của doanh nghiệp thương mại, chỉ khi nào được bên mua kiểm nhận,thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì số hàng chuyển giao mới được coi

là tiêu thụ Chí phí vận chuyển do doanh nghiệp thương mại chịu hay bênmua chịu là do sự thoả thuận từ trước giữa hai bên Nếu doanh nghiệp thươngmại chịu chi phí vận chuyển, phải thu tiền của bên mua

2.2.2 Bán lẻ hàng hoá

Bán lẻ hàng hoá là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùnghoặc các tổ chức kinh tế hoặc các đơn vị kinh tế tập thể mua về mang tínhchất tiêu dùng nội bộ Bán hàng theo phương thức này cóđặc điểm là hànghoá đã ra khỏi lĩnh vực lưu thông và đi vào lĩnh vực tiêu dùng Giá trị và giátrị sử dụng của hàng hoá đã được thực hiện Bán lẻ thường bán đơn chiếchoặc số lượng nhỏ, giá bán thường ổn định Phương thức bán lẻ có thể thựchiện dưới các hình thức sau:

- Hình thức bán lẻ thu tiền tập trung: Là hình thức bán hàng mà trong

đó, tách rời nghiệp vụ thu tiền của người mua và nghiệp vụ giao hàng chongười mua Mỗi quầy hàng có một nhân viên thu tiền làm nhiệm vụ thu tiềncủa khách, viết hoá đơn hoặc tích kê cho khách để khách đến nhận hàng ởquầy hàng do nhân viên bán hàng giao Hết ca bán hàng, nhân viên bán hàngcăn cứ vào hoá đơn và tích kê giao hàng cho khách hoặc kiểm kê hàng hoátồn quầy để xác định số lượng hàng đã bán trong ngày, trong ca và lập báocáo bán hàng Nhân viên thu tiền làm giấy nộp tiền và nộp tiền bán hàng chothủ quỹ

- Hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp: Là hình thức bán hàng trực tiếp thutiền và giao hàng cho khách Hết ca, hết ngày bán hàng, nhân viên bán hànglàm giấy nộp tiền và nộp tiền cho thủ quỹ Đồng thời, kiểm kê hàng hoá tồnquầy để xác định số lượng hàng đã bán trong ca, trong ngày và lập báo cáobán hàng Theo hình thức bán hàng này, khách hàng không mất thời gian chờ

thanh toán nhưng đòi hỏi nhân viên bán hàng phải có nghiệp vụ vữngvàng ,nhanh nhẹn hoạt bát, có trách nhiệm cao để tránh tình trạng nhầm lẫn,mất mát khi đông khách.

- Hình thức bán hàng trả góp : Theo hình thức này, người mua được trảtiền mua hàng thành nhiều lần Doanh nghiệp thương mại, ngoài số tiền thutheo giá bán thường còn thu thêm người mua một khoản lãi do trả chậm Vềthực chất, người bán chỉ mất quyền sở hữu khi người mua thanh toán hết tiềnhàng Tuy nhiên, về mặt hạch toán, khi giao hàng cho người mua, hàng hoábán trả góp được coi là tiêu thụ, bên bán ghi nhân doanh thu

- Hình thức bán hàng tự động: Bán hàng tự động là hình thức bán lẻhàng hoá mà trong đó, các doanh nghiệp thương mại sử dụng các máy bánhàng tự động chuyên dùng cho một hoặc nột vài loại hàng hoá nào đó đặt ởcác nơi công cộng, sau khi người mua bỏ tiền bào máy, máy sẽ tự động đẩyhàng ra cho người mua

2.2.3 Phương thức bán hàng đại lý:

- Hình thức gửi hàng đại lý bán hay ký gửi hàng hoá: Theo hình thứcnày doanh nghiệp thương mại giao hàng cho cở đại lý, ký gửi để cơ sở nàytrực tiếp bán hàng Bên nhận làm đại lý ,ký gửi sẽ trực tiếp bán hàng, thanhtoán tiền hàng và được hưởng hoa hồng đại lý Số hàng chuyển giao cho các

cơ sở đại lý, ký gửi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thương mại chođến khi doanh nghiệp thương mại được cơ sở đại lý ký gửi thanh toán tiền haychấp nhận thanh toán hoặc thông báo về số hàng đã bán được, doanh nghiệpmới mất quyền sở hữu về số hàng này

- Hình thức bán hàng nhận đại lý: Theo hình thức này doanh nghiệp sẽnhận bán hàng cho doanh nghiệp khác Doanh nghiệp có trách nhiệm về sốhàng đã nhận, tổ chức bán hàng và thanh toán kịp thời, đầy đủ tiền hàng chongười giao đại lý khi hàng hoá đã được tiêu thụ Hình thức bán hàng này cóđặc điểm là hàng hoá không thuộc sở hữu bán của doanh nghiệp và khi bánđược hàng thì doanh nghiệp được hưởng hoa hồng tính trên giá bán

Tuỳ thuộc vào nhiều yếu tố như trị giá lô hàng bán, mức độ thường xuyên trong quan hệ mua bán, mức độ tín nhiệm lẫn nhau, mà doanh nghiệp thương mại và người mua có thể thoả thuận lựa chọn sử dụng các phương thức, hình thức thanh toán khác nhau.

2.3.1 Phương thức thanh toán trực tiếp: Là quá trình bán hàng và thu tiền

phát sinh cùng một thời điểm Theo phương thức thanh toán này, có các hìnhthức sau :

- Hình thức thanh toán bằng tiền mặt, ngân phiếu: Là hình thức thanhtoán trực tiếp giữa người mua và người bán Khi bên bán chuyển giao hànghóa, dịch vụ thì bên mua xuất tiền, ngân phiếu để trả trực tiếp tương ứng vớigiá cả mà hai bên đã thỏa thuận Thanh toán theo hình thức này đảm bảo khảnăng thu tiền nhanh, tránh được rủi ro trong thanh toán nhưng thường chỉ ápdụng trong trường hợp hàng hóa có giá trị không lớn

- Hình thức trao đổi hàng: Theo hình thức này, khi bên bán chuyểngiao hàng hóa cho bên mua thì bên mua xuất giao cho bên bán một lô hàng cógiá trị tương ứng với giá trị lô hàng đã nhận được từ bên bán Trong trườnghợp này người bán đồng thời là người mua, mục đích không phải là thu tiền

mà là mua một hàng khác tương ứng Việc giao hàng diễn ra hầu như là đồngthời Hiện nay, đôi lúc có thể dùng tiền để thanh toán một phần thiếu hụt

2.3.2 Phương thức thanh toán không trực tiếp

Thanh toán không trực tiếp là phương thức thanh toán được thực hiệnbằng cáchh trích chuyển ở tài khoản của doang nghiệp hoặc bù trừ giữa haibên thông qua các tổ chức kinh tế trung gian thường là Ngân hàng Ngân hàng

là tổ chức trung gian thanh toán, nó giúp cho việc thanh toán giữa người mua

và người bán được thực hiện đầy đủ, nhanh chóng và đúng luật, tuỳ thuộc vàotừng thương vụ, từng đối tượng khách hàng mà việc thanh toán không trựctiếp có thể được thực hiện theo một số hình thức sau:

- Hình thức thanh toán bằng uỷ nhiệm chi: Uỷ nhiệm chi là giấy uỷnhiệm của chủ tài khoản mà Ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiềnnhất định để trả cho người cung cấp hàng hóa lao vụ

- Hình thức thanh toán bằng uỷ nhiệm thu: Là hình thức thanh toántrong đó người bán sau khi hoàn thành nhiệm vụ giao hàng hoặc cung ứngdịch vụ cho người mua thì sẽ lập uỷ thác thu yêu cầu Ngân hàng thu hộ sốtiền từ người mua.

Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm thường áp dụng đối với cácdoanh nghiệp có quan hệlàm ăn thường xuyên và tín nhiệm lẫn nhau hay dướihình thức k inh doanh công ty mẹ - công ty con

- Hình thức thanh toán bằng séc: Séc là tờ lệnh trả tiền của chủ tàikhoản được lập theo mẫu do Ngân hàng Nhà nước quy định yêu cầu đơn vịthanh toán trích một số tiền nhất định từ “Tài khoản tiền gửi thanh toán” củamình để trả cho người thụ hưởng có tên trên tờ lệnh đó hoặc cho người cầm tờlệnh đó

- Hình thức thanh toán trả bằng thư: Là hình thức thanh toán trong đóbên mua yêu cầu Ngân hàng mở thư tín dụng tiến hành trả tiền cho bên bánnếu bên bán xuất trình được bộ chứng từ thanh toán phù hợp với các nội dung

đã ghi trong thư tín dụng Hình thức thanh toán này, được áp dụng rất phổbiến, đặc biệt là trong kinh doanh xuất nhập khẩu, trong trường hợp bên mua

và bên bán chưa có mối quan hệ tín nhiệm lẫn nhau vì theo phương thức này

nó bảo đảm cả quyền lợi cho người mua và người bán

- Phương thức thanh toán nhờ thu

Là phương thức thanh toán mà trong đó người bán sau khi đã hoànthành nghĩa vu giao hàng hoặc cung ứng dịch vụ cho người mua sẽ tiếnhànhuỷ thác cho Ngân hàng của mình thu nợ số tiền ở người mua trên cơ sởhối phiếu của người bán lập ra

Ngày nay, trong hoạt động kinh doanh thương mại việc thanh toánkhông trực tiệp được áp dụng phổ biến là trong hoạt động kinh doanh xuấtnhập khẩu Theo phương thức này, nó tiết kiệm mà đảm bảo sự an toàn vềvốn cho cả người mua và người bán, chống lạm phát ổn định giá cả và thúcđẩy sự phát triển của hệ thống liên Ngân hàng Quá trình thanh toán trở lên

nền kinh tế nhiều thành phần, sản xuất vừa và nhỏ là chủ yếu trong đó các hộkinh tế các thể chiếm tỷ trọng lớn mà hầu hết họ không mở tài khoản riêng tạiNgân hàng nên việc thanh toán trực tiếp còn nhiều hạn chế.

2.3.3 Phương thức thanh toán chậm

Theo phương thức này, khi người bán giao hàng cho người mua thìngười mua không thanh toán ngay mà ký chấp nhận nợ từ đó hình thànhkhoản công nợ phải thu của người mua Hết thời hạn tín dụng, theo thoả thuậnbên mua có nghĩa vụ phải thanh toán hết số tiền hàng cho bên bán Việc thanhtoán có thể được thực hiện dưới nhiều hình thức: tiền mặt, ngân phiếu,séc Phương thức thanh toán này, thường áp dụng trong trường hợp hai bên

có mối quan hệ mua bán thường xuyên và có tín nhiệm lẫn nhau

2.4 Giá bán của hàng hóa

Giá cả là một yếu tố rất quan trọng, có tính quyết định đếnviệc tiêu thụhàng hóa Giá của hàng hóa phải thể hiện được giá trị, chất lượng của hànghoá, giá cả có hợp lý thì khách hàng mới chấp nhận có nghĩa là hàng hoáđược tiêu thụ Vậy trong doanh nghiệp thương mại thì giá bán được xác địnhnhư thế nào ?

Giá bán hàng hoá của doanh nghiệp thương mại được xác định là giáthỏa thuận giữa người mua và người bán, được ghi trên hóa đơn hoặc hợpđồng và có thể được tính theo công thức:

Giá bán = Giá mua thực tế + Thặng số thương mại

Thặng số thương mại = Giá mua thực tế * Tỷ lệ % thặng số thương mạiTrong đó, thặng số thương mại là khoản chênh lệch giữa bán và giámua hàng hoá nhằm bù đắp chi phí và hình thành thu nhập cho doanh nghiệp

Theo chế độ kế toán mới áp dụng, 01/11/1999 thì nếu doanh nghiệp ápdụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì giá muatrong công thức trên là giá bao gồm cả thuế GTGT Còn nếu doanh nghiệp

tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá mua trong công thức trên

là giá không bao gồm thuế GTGT

Bên cạnh việc tính toán được mức giá bán hợp lý của hàng hóa bán radoanh nghiệp còn phải quan tâm đến việc xác định chính xác trị giá vốn củahàng hóa vì nó ảnh hưởng rất lớn tới việc xác định đúng đắn kết quả kinhdoanh của doanh nghiệp Trị giá vốn hàng bán là toàn bộ chi phí kinh doanhliên quan đến quá trình bán hàng bao gồm: giá vốn hàng xuất kho, chi phí bánhàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho số hàng đã bán

Đối với doanh nghiệp thương mại, trị giá vốn hàng xuất kho để bán baogồm trị giá mua thực tế và chi phí mua của một số hàng hóa đã xuất kho Trị giá mua thực tế của hàng hóa xuất kho được xác định theo một trong số các phương pháp sau:

- Phương pháp tính theo giá đích danh

- Phương pháp bình quân gia quyền

- Phương pháp nhập trước, xuất trước

- Phương pháp nhập sau, xuất trước

Trong một thị trường ổn định, khi giá cả không thay đổi thì việc tính trịgiá mua của hàng hóa xuất kho theo bất cứ phương pháp nào là không quantrọng vì khi đó tất cả các phương pháp đều cho một kết quả tương tự nhau.Tuy nhiên, nếu giá cả thay đổi ở các kỳ khác nhau thì các phương pháp khácnhau sẽ cho kết quả khác nhau Vì vậy, việc lựa chọn một phương pháp tínhgiá mua thực tế của hàng hóa xuất kho đòi hỏi doanh nghiệp phải nhất quánqua các kỳ hách toán, nó đảm bảo nguyên tắc nhất quán trong kế toán

Giá ghi trên HĐ (chưa thuế VAT)

Thuế phảinộp ở khâu mua (nếu có)

+

Các khoản giảm trừ (nếu có)

Trị giá vốn của hàng xuất kho còn bao gồm cả chi phí mua nên ta cầnphải phân bổ chi phí mua cho hàng hóa đã xuất kho bán, theo công thức sau:

Trên cở sở trị giá mua thực tế và chi phí mua của hàng xuất kho đã tínhđược, kế toán tổng hợp lại để xác định trị giá vốn thực tế của hàng đã xuấtkho Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được coi là chi phíthời kỳ, trong kỳ tập hợp được bao nhiêu sẽ kết chuyển cho hàng đã bán Tuynhiên, để xác định chính xác kết quả bán hàng thì các doanh nghiệp có chu kỳsản xuất kinh doanh dài, doanh thu bán hàng trong kỳ thấp có thể phân bổ cácchi phí này cho hàng đã bán theo công thức:

Sau khi tính được trị giá vốn hàng xuất kho để bán và chi phí bán hàng, chiphí quản lý doanh nghiệp của số hàng đã bán, kế toán tổng hợp lại để tính trịgiá vốn hàng đã bán

2.5 Phạm vi, thời điểm xác định hàng bán và ghi chép

= + Chi phí bán h ng v chi àng àng

phí QLDN của số h ng àng đã

bán

Trị giá mua của hàng

Trị giá vốn của

h ng àng bán ra trong kỳ

Chi phí bán h ng (chi àng phí QLDN) phân bổ cho h ng àng đầu kỳ

nhất định Theo quy định hiện hành, được coi là hàng báh phải thoả mãn cácđiều kiện sau:

- Hàng hoá phải thông qua quá trình mua, bán và thanh toán theo mộtphương thức thanh toán nhất định

- Doanh nghiệp thương mại mất quyền sở hữu về hàng hóa và nắmđược quyền sở ữu về tiền tệ hoặc có quyền được đòi tiền ở khách hàng

- Hàng hóa bán ra phải thuộc diện kinh doanh của doanh nghiệp, dodoanh nghiệp mua vào hoặc gia công chế biến hay nhận góp vốn, nhận cấpphát, tặng thưởng,

Ngoài ra, trong một số trường hợp sau cũng được coi là hàng bán:

+ Hàng hóa xuất để đổi lấy hàng hóa khác, còn được gọi là hàng đốilưu hay hàng đổi hàng

+ Hàng hóa xuất để thanh toán tiền lương, tiền thưởng cho công nhânviên thanh toán thu nhập cho các thành viên của doanh nghiệp

+ Hàng hóa xuất để làm quà biếu tặng, quảng cáo, chào hàng

+ Hàng hóa xuất dùng trong nội bộ, phục vụ cho hoạt động kinh doanhcủa doanh nghiệp

+ Hàng hóa hao hụt, tổn thất trong quá trình vận chuyển bán ra theohợp đồng bên bán chịu

+ Hàng xuất là nguyên liệu để sản xuất chế biến sản phẩm rồi bán ra + Hàng xuất để tham gia hội chợ triển lãm

+ Hàng xuât để góp vốn liên doanh,

2.5.2 Thời điểm xác định hàng bán và ghi chép (Thời điểm ghi nhận doanh thu)

Theo hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam quyết định số149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính thì doanhthu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thoả mãn 5 điều kiện sau:

- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền vớiquyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua;

- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người

sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa ;

- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn;

- Doanh nghiệp đã thu được hoặc đã thu được lợi ích kinh tế từ giaodịch bán hàng

Nhưng trên thực tế do sự vận động của hàng bán có sự khác nhau, cócác trường hợp xác định sau:

+ Trường hợp 1: doanh nghiệp mất quyền sở hữu về hàng hóa trước khinắm được quyền sở hữu về tiền tệ Thời điểm xác định và ghi chép hàng bán

là khi khách hàng đã nhận hàng và ký nhận trên hoá đơn bán hàng

+ Trường hợp 2: doanh nghiệp nắm được quyền sở hữu về tiền tệ trướckhi mất quyền sở hữu về hàng hóa, thời điểm xác định và ghi chép hàng bán

là khi doanh nghiệp đã thu tiền (phiếu thu hoặc giấy báo có)

+ Trường hợp 3: doanh nghiệp mất quyền sở hữu về hàng hóa đồngthời nắm được quyền sở hữu về tiền tệ, thời điểm xác định và ghi chéo hàngbán là khi khách hàng đã nhận hàng và ký nhận trên chứng từ

3 Nội dung, yêu cầu quản lý ghi chép nghiệp vụ bán hàng

Trong các doanh nghiệp thương mại, nghiệp vụ bán hàng mang tínhthường xuyên, liên tục và chiếm một tỷ trọng lớn, vì thế công tác quản lýnghiệp vụ bán hàng cũng mang tính thường xuyên liên tục

Quản lý nghiệp vụ bán hàng đòi hỏi phải quản lý về các chỉ tiêu, sốlượng và chất lượng, giá cả hàng hóa, thu hồi tiền bán hàng và xác định kếtquả Cụ thể:

- Quản lý về số lượng, chất lượng và giá trị của hàng gửi bán Hàng hoáđem gửi bán cho bên mua đang trên đường đi hoặc bên mua đã nhận đượchàng nhưng chưa thanh toán thì số hàng đó vẫn thuộc quyến sở hữu củadoanh nghiệp Bởi vậy, doanh nghiệp cần phải quản lý, theo dõi lô hàng đó

- Quản lý về giá cả hàng hóa: Giá cả là một trong những yếu tố cạnhtranh, vì vậy đòi hỏi nhà quản lý phải định giá cho thật hợp lý, phải xây dựngbiểu giá cho từng mặt hàng, nhóm hàng, từng phương thức bán phù hợp chotừng địa điểm kinh doanh và quản lý việc thực hiện giá bán hàng mà chútrọng giám sát việc thi hành giá của nhân viên bán hàng tránh những biểu hiệntiêu cực như tuỳ ý nâng giá Để quản lý tốt thì doanh nghiệp sử dụng kế toánnhư một công cụ đắc lực và sắc bén nhất Kế toán nghiệp vụ bán hàng là một

bộ phận trực tiếp về giá cả hàng hóa, việc phản ánh giá cả hàng hóa vào sổ kếtoán căn cứ vào các chứng từ xuất nhập kho hàng hóa, chứng từ về bán hàng

có xác nhận của cả hai bên: bên mua và bên bán

- Quản lý việc thu hồi tiền hàng và xác định kết quả: Để đảm bảo đượcviệc thu hồi tiền bán hàng một cách nhanh chóng và đầy đủ, xác định kết quả,người quản lý phải tính đúng, đủ và theo dõi tình hình thanh toán của từngkhách hàng Thực hiệnđược công việc này sẽ tạo điều kiện cho vốn được quayvòng nhanh, và có thể được kịp thời huy động vốn khi cần thiết Vì vậy, kếtoán cần theo dõi chặt chẽ thời hạn thanh toán tiền hàng của khách hàng, cóthể đôn đốc khách hàng để kịp thời thu hồi tiền ngay khi đến hạn, tránh bịchiếm dụng vốn kinh doanh

Bên cạnh đó việc quản lý nghiệp vụ bán hàng cũng cần bám sát một sốyêu cầu như: quản lý sự vận động của từng loại hàng hóa trong quá trình xuấtnhập tồn kho trên các chỉ tiêu số lượng, chất lượng và giá trị Nắm bắt theodõi chặt chẽ từng phương thức bán hàng, từng thể thức thanh toán, từng kháchhàng và từng loại hàng hóa tiêu thụ Tính toán xác định từng loại hoạt động

của doanh nghiệp Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước theo chế độ quyđịnh.

4 Nhiệm vụ của kế toán nghiệp vụ bán hàng

- Trong hệ thống quản lý kinh doanh của doanh nghiệp thì hạch toán

kế toán có vai trò quan trọng, nó là công cụ để phục vụ cho công tác điềuhành và quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, quản lý vốn cho các doanhnghiệp Đồng thời nó là nguồn thông tin số liệu tin cậy để Nhà nước điềuhành vĩ mô nền kinh tế quốc dân, kiểm tra kiểm soát hoạt động của cácngành, các lĩnh vực Đối với các doanh nghiệp thương mại thì kế toán nghiệp

vụ bán hàng cung cấp thông quan trọng hơn cả Hạch toán nghiệp vụ bánhàng trong doanh nghiệp thương mại có các nghiệp vụ cơ bản sau:

- Ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác tình hình bán hàngcủa doanh nghiệp trong kỳ cả về số lượng hàng bán trên tổng số và trên từngmặt hàng, từng địa điểm bán hàng, từng phương thức bán hàng

- Tính toán và phản ánh chính xác tổng giá thanh toán của từng hàngbán rabao gồm cả doanh thu bán hàng, thuế GTGT đầu ra của từng nhóm mặthàng, từng hoá đơn, từng khách hàng, từng đơn vị trực thuộc (theo các cửahàng, quầy hàng, .)

- Xác định chính xác giá vốn thực tế của lượng hàng đã tiêu thụ, đồngthời phân bổ phí thu mua cho hàng tiêu thụ nhằm xác định kết quả bán hàng

- Kiểm tra, đôn đốc tình thu hồi và quản lý tiền hàng, quản lý kháchnợ; theo dõi chi tiết theo từng khách hàng, lô hàng, số tiền khách nợ, thời hạn

và tình hình trả nợ,

- Tập hợp đầy đủ,chính xác, kịp thời các khoản chi phí bán hàng thực

tế phát sinh và kết chuyển (hay phân bổ) chi phí bán hàng cho hàng tiêu thụ,làm căn cứ xác định kết quả kinh doanh

- Cung cấp thông tin cần thiết về tình hình bán hàng, phục vụ cho việcchỉ đạo, điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

- Tham mưu cho ban lãnh đạo về các giải pháp để thúc đẩy quá trìnhbán hàng

II Phương pháp kế toán nghiệp vụ bán hàng

1.Chứng từ sử dụng

Chứng toán kế toán bao gồm 2 hệ thống:

- Hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc: là các chứng từ mang bản chấtphản ánh mối quan hệ giữa các pháp nhân có yêu cầu quản lý chặt chẽ, mangtính phổ biến rộng rãi

- Hệ thống chứng kế toán hướng dẫn: chủ yếu là các loại chứng từ sửdụng trong nội bộ doanh nghiệp, Nhà nước chỉ giữ vai trò hướng dẫn nộidung để các ngành, các thành phần kinh tế tham khảo để từ đó xây dựng hệthống chứng từ cho phù hợp với điều kiện thực tế của doanh nghiệp

Đối với quá trình tiêu thụ hàng hóa, một số chứng từ mang tính chất bătbuộc:

+ Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho

+ Hoá đơn giá trị gia tăng, hoá đơn bán hàng

+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

+ Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý

+ Các chứng từ khác có liên quan (hoá đơn, chứng từ đặc thù, .) Đốivới hàng xuất khẩu phải có hoá đơn thương mại và các giấy tờ của hải quan.

2.Tài khoản sử dụng

Để phản ánh các khoản liên quan đến giá bán, doanh thu và các khoảnghi giảm doanh thu về bán hàng cùng với doanh thu thuần về bán hàng kếtoán sử dụng các tài khoản sau:

* Tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng”:Tài khoản này dùng để phảnánh tổng số doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp cùng các khoảngiảm trừ doanh thu Từ đó, xác định doanh thu thuần trong kỳ của doanhnghiệp Kết cấu tài khoản 511 như sau:

Tài khoản 511 cuối kỳ không có số dư và chi tiết làm 4 tài khoản cấp 2dưới đây:

- Tài khoản 5111 “ Doanh thu bán hàng hoá”: được sử dụng chủ yếutrong các doanh nghiệp kinh doanh thương mại

- Tài khoản 5112 “Doanh thu bán các thành phẩm”: Tài khoản nàyđược sử dụng chủ yếu trong các DNSX vật chất như công nghiệp, nôngnghiệp, xây lắp,

- Tài khoản 5113 “Doanh thu cung cấp dịch vụ”:Tài khoản này được

sử dụng chủ yếu trong các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ như du lịch,vậntải, bưu điện, dịch vụ khoa học kỹ thuật, dịch vụ may đo,

TK511

- Tài khoản 5114 “Doanh thu trợ cấp, trợ giá”: Tài khoản này phản ánhkhoản mà Nhà nước nước cấp, trợ gía cho Doanh nghiệp trong trường hợpdoanh nghiệp thực hiện nhiệm vụ theo yêu cầu của Nhà nước

Nguyên tắc hạch toán: Kế toán chỉ phản ánh vào tài khoản 511 khốilượng hàng hóa, sản phẩm, lao vụ, dịch vụ giao cho khách hàng đã xác địnhthực sự tiêu thụ Giá bán đơn vị hàng hóa dùng làm căn cứ tính doanh thuthực hiện trong kỳ hạch toán là giá bán thực tế tức là ghi trong hoá đơn bánhàng và các chứng từ có liên quan đến bán hàng Không được phản ánh vàotài khoản 511, những khoản sau:

- Trị giá hàng hóa, dịch vụ cung cấp trong nội bộ doanh nghiệp

- Trị giá hàng hóa vật tư, bán thành phẩm xuất giao cho bên ngoài giacông, chế biến

- Số tiền thu được về nhượng bán thanh lý TSCĐ

- Trị giá hàng hóa gửi bán chưa xác định tiêu thụ

- Các khoản thu nhập về cho thuê TSCĐ, thu nhập hoạt động tài chính,thu nhập bất thường khác

Đối với hàng hóa nhận bán đại lý thì doanh thu chính là hoa hồng đượchưởng về số hàng đã bán do bên giao đại lý trả

Đối với hàng bán trả góp, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng theogiá bán thực tế còn phần lãi khách hàng phải trả do trả chậm được hạch toánnhư một khoản thu nhập hoạt động tài chính

Trường hợp nhận gia công thì doanh thu là số tiền gia công đượchưởng

Trường hợp doanh nghiệp đã thu được tiền bán hàng mà cuối kỳ vẫnchưa giao hàng cho khách hàng thì số tiền đó không được hạch toán vàodoanh thu bán hàng mà hạch toán vào bên có tài khoản 131, chỉ khi nào thực

sự giao hàng thì doanh nghiệp mới hạch toán vào tài khoản 511

Đối với doanh nghiệp kinh doanh ngoại tệ thì doanh thu bán hàng chính

là khoản chênh lệch giữa trị giá mua và trị giá bán của số ngoại tệ đó

* Tài khoản 512 “Doanh thu bán hàng nội bộ”:Tài khoản này dùng đểphản ánh doanh thu do bán hàng hóa, dịch vụ trong nội bộ, giữa các đơn vịtrực thuộc trong cùng một công ty hoặc Tổng công ty v.v

Kết cấu tài khoản của 512 tương tự kết cấu tài khoản 511 đã được đềcập ở trên Tài khoản 512 cuối kỳ không có số dư và gồm 3 tài khoản cấp 2:

*Tài khoản 531 “Hàng bán bị trả lại”: Tài khoản này dùng để phản ánhdoanh thu của số hàng hóa, dịch vụ đã tiêu thụ, bị khách hàng trả lại do khôngđúng quy cách, phẩm chất hoặc do vi phạm hợp động kinh tế

Tài khoản 531 không có số dư cuối kỳ

* Tài khoản 532 “Giảm giá hàng bán” :Tài khoản này dùng để phảnánh khoản giảm giá cho khách hàng với giá bán thỏa thuận

Kết chuyển số giảm trừ doanh thu cuối kỳ

TK532

Khoản giảm giá đã chấp nhận với người mua

Kết chuyển số giảm giá để xác địn doanh thu thuần

Tài khoản 532 cuối kỳ không có số dư

* Tài khoản 157 “Hàng gửi bán”: Tài khoản này dùng để phản ánh trịgiá mua của hàng hóa chuyển bán, gửi bán đại lý, ký gửi, dịch vụ đã hoànthành nhưng chưa xác định là tiêu thụ, chi tiết theo từng loại hàng hóa, từnglần gửi hàng từ khi gửi đi cho đến khi được chấp nhận thanh toán

Kết cấu tài khoản 157 như sau:

* Tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”: Tài khoản này dùng để xác địnhgiá trị vốn của hàng hóa, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ Tài khoản 632 không

có số dư và có thể được mở chi tiết theo từng mặt hàng, từng dịch vụ, từngthương vụ, Tuỳ theo yêu cầu cung cấp thông tin và trình độ cán bộ kế toáncũng như phương tiện tính toán của từng doanh nghiệp

Kết cấu của tài khoản 632 như sau:

- Trị giá h ng hóa gàng ửi bán

- Trị giá thực tế của

h ng hóa không bán àng được đã thu hồi

Dư nơ: Trị giá của h ng hóa àng

gửi bán hiện còn cuối kỳ

- Tập hợp trị giá mua của h ngàng

hóa, giá th nh thàng ực tế của dịch

- Trị giá mua của h ng hóa àng

đã bán bị người mua trả lại

- Kết chuyển trị giá vốn của

h ng àng đã tiêu thụ trong kỳ

* Tài khoản 131 “Phải thu của khách hàng”: Tài khoản này dùng đểphản ánh tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của khách hàng về tiềnbán hàng hóa, thành phẩm, dịch vụ

Nguyên tắc hạch toán: Cuối kỳ, khi tổng hợp số liệu để cân đối bảng,

kế toán không được bù trừ giữa các khoản phải thu với các khoản phải trảkhách hàng Phải xác định số dư nợ, các khoản phải thu của khách hàng đểghi bên tài sản và số dư có các khoản phải trả khách hàng để ghi vào bênnguồn vốn

Kết cấu của tài khoản 131 như sau:

* Tài khoản 3331 “Thuế GTGT phải nộp”: Tài khoản này dùng để phảnánh số thuế GTGT đầu ra, số thuế GTGT phải nộp, đã nộp, còn phải nộp vàongân sách Nhà nước

Tài khoản 3331 được áp dụng chung cho đối tượng nộp thuế cho cảphương pháp khấu trừ và phương pháp trực tiếp Nội dung ghi chép của tàikhoản 3331 như sau:

- Số tiền phải thu của khách h ng tàng ăng trong kỳ

- Số tiền đã thanh toán với khách h ng trong kàng ỳ

TK131

- Số tiền khách h ng àng đã thanh toán trong kỳ

- Số tiền khách h ng àng ứng trước hoặc trả thừa trong kỳ

Dư nơ: số phải thu của khách h ng hiàng ện còn cuối kỳ

Dư có: Số phải trả khách h ng hiàng ện còn cuối kỳ

Số thuế GTGT đầu ra đã khấu

Dư có: số thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ bán ra hiện còn cuối kỳ

Ngoài các tài khoản trên, trong quá trình hạch toán, kế toán bán hàngcòn sử dụng một số các tài khoản khác có liên quan như tài khoản 111, 112,

156, 138, 911,

3.Trình tự hạch toán

3.1 Hạch toán nghiệp vụ bán hàng ở các doanh nghiệp thương mại kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên

SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN HÀNG THEO PHƯƠNG THỨC TRẢ GÓP

SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TẠI ĐƠN VỊ NHẬN ĐẠI LÝ

3.2 Hạch toán bán hàng ở các doanh nghiệp thương mại kế toán hàng tồn

kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ

a Hạch toán doanh thu bán hàng và xác định doanh thu thuần ở cácdoanh nghiệp thương mại hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kêđịnh kỳ được phản ánh trên tài khoản 511”Doanh thu bán hàng” (5111) và tàikhoản 512”Doanh thu bán hàng nội bộ (5121) Trình tự và phương pháp hạchtoán tương tự như hạch toán bán hàng ở các doanh nghiệp thương mại kế toánhàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên

TK131TK3331

TK711

Số tiền còn phải thu ở người mua

Lãi do bán trả góp

Thuế GTGT nếu có

b Hạch toán trị giá mua thực tế của hàng hóa đã tiêu thụ

Trình tự hạch toán như sau:

+Đầu kỳ kinh doanh tiến hành kết chuyển trị giá vốn thựctế của hàngtồn kho, tồn quầy, hàng gửi bán, hàng mua đang đi đường chưa tiêu thụ:

Nợ TK611

Có TK151,156,157 + Cuối kỳ kinh doanh, căn cứ vào kết quả kiểm kê hàng hóa còn lạichưa tiêu thụ, ghi các bút toán kết chuyển sau:

- Kết chuyền trị giá vốn hàng hóa tồn kho, tồn quầy

Nợ TK632

Có TK611(6112)

4 Sổ kế toán

Sổ kế toán bao gồm sổ chi tiết và sổ tổng hợp được mở, ghi chép quản

lý lưu trữ và bảo quản theo chế độ kế toán hiện hành

Trị giá vốn h ng chàng ưa tiêu thụ đầu kỳ

Tổ chức hệ thống sổ kế toán là việc xây dựng nên các mẫu sổ cần thiết,

có thể liên hệ chặt chẽ với nhau, quy định việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tếtheo đúng phương pháp kế toán trên cơ sở số liệu chứng từ kế toán Tổ chức

sổ kế toán phải đảm bảo nguyên tắc: mỗi doanh nghiệp chỉ có một hệ thống

sổ kế toán chính thức; kết cấu, phương pháp ghi sổ phải phù hợp với trình độnhân viên kế toán, nhân viên quản lý, Nếu như tổ chức chứng từ kế toánnhằm cung cấp các thông tin riêng rẽ về nghiệp vụ kinh tế phat sinh và làm cơ

sở hoạt động tổng hợp và chi tiết thì tổ chức sổ sách kế toán sẽ là khâu côngviệc tiếp theo để xử lý các thông tin ban dầu nhằm cung cấp các thông tin mộtcách tổng hợp, có hệ thống theo từng thời điểm không gian và thời gian về đốitượng quản lý Vì vậy có thể nói rằng tổ chức hợp lý hệ thống sổ kế toán làkhâu công việc quan trọng Một hệ thống sổ kế toán khoa học là một hệ thống

sổ đơn giản, gọn nhẹ, tiện lời cho công việc ghi chép, giảm tới mức thấp nhấtcông việc ghi chép của kế toán nhưng vẫn đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ

về các mặt đáp ứng tốt nhất yêu cầu quản lý

Căn cứ vào quy mô và điều kiện hoạt động của doanh nghiệp và vàocác hình thức tổ chức sổ kế toán, từng DN sẽ lựa chọn cho mình một hìnhthức tổ chức sổ kế toán cho phù hợp Theo quy định các doanh nghiệp có thểlựa chọn áp dụng một trong những hình thức tổ chức sổ kế toán sau:

4.1 Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ là: căn cứ trựctiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ kế toán tổnghợp gồm ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghitheo nội dung kinh tế trên sổ cái

Sổ kế toán chủ yếu gồm: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ; sổ cái; các sổ thẻ

kế toán chi tiết

Theo hình thức này thích hợp với mọi loại hình đơn vị, đơn giản, dễ ghichép, dễ làm, thuận tiện cho việc áp dụng máy tính Tuy nhiên, việc ghi chép

bị trùng lặp nhiều nên việc lập báo cáo dễ bị chậm trễ nhất là trong điều kiệnthủ công

SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN

CHỨNG TỪ GHI SỔ

4.2 Hình thức kế toán nhật ký chứng từ

Hình thức này có đặc điểm kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống các nghiệp vụtheo nội dung kinh tế Kết hợp việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiếttrên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép Sử dụng cácmẫu sổ in sẵn các quản hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế tài chính

và lập báo cáo tài chính

Sổ sách trong hình thức này gồm: Nhật ký chứng từ; sổ cái; bảng kê;bảng phân bổ; sổ chi tiết

Hình thức nhật ký chứng từ thích hợp với doanh nghiệp lớn, số lượngnghiệp vụ nhiều và điều kiện kế toán thủ công, dễ chuyên môn hoá cán bộ kếtoán Tuy nhiên, đòi hỏi trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán phải cao Mặtkhác không phù hợp với việc kế toán bằng máy

gốc

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chứng từ gốc

Sổ đăng

ký CTGS

Chứng từ ghi sổ

Sổ cái

Bảng cân đối

số phát sinh

Báo cáo t i àng chính

Bảng tổng hợp chi tiết

Ghi chú: ghi h ng ng yàng àng

Ghi cuối tháng

Quan hệ đối

chiếu

SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHỨNG TỪ

4.3 Hình thức nhật ký - sổ cái

Đặc trưng cơ bản của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánhvào một quyển sổ gọi là Nhật ký - sổ cái Sổ này là sổ hạch toán tổng hợp duynhất, trong đó kết hợp phản ánh theo thời gian và theo hệ thống Tất cả các tàikhoản mà doanh nghiệp sử dụng được phản ánh cả hai bên Nợ - có trên cùngmột vài trang sổ Căn cứ ghivào sổ là chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng

từ gốc, mỗi chứng từ ghi một dòng vào Nhật ký - sổ cái

Ghi chú: Ghi h ng ng yàng àng

Ghi cuối tháng

Quan hệ đối chiếu

Chứng từ gốc v àng các bảng phân bổ

chi tiết

Sổ cáiBáo cáo t i chínhàng

Bảng tổng hợp chi tiết

TRÌNH TỰ HẠCH TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ - SỔ CÁI

4.4 Hình thức kế toán nhật ký chung

Hình thức kế toán nhât ký chung là hình thức phản ánh các nghiệp vụkinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian vào một quyển sổ gọi là Nhật ký chung.Sau đó, căn cứ vào Nhật ký chung, lấy số liệu để ghi vào sổ cái Mỗi bút toánphản ánh trong sổ Nhật ký được chuyển vào sổ cái ít nhất cho hai tài khoản cóliên quan Đối với các tài khoản chủ yếu, phát sinh nhiều nghiêp vụ, có thể

mở các nhật ký phụ Cuối tháng (hoặc định kỳ), cộng các nhật ký phụ, lấy sốliệu ghi vào thẳng sổ cái

Ưu điểm: kết hợp các ưu điểm của hai hình thức Nhật ký - sổ cái vàchứng từ ghi sổ, với hình thức này, các mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, thuậnlợi cho hiện đại hoá công tác kế toán Nhưng nhược điểm là việc kiểm tra đốichiếu phải dồn đến cuối kỳ nên thông tin kế toán có thể không đưọc kịp thời

Sổ thẻ hạch toán chi tiếtBảng tổng hợp

chứng từ gốc

Nhật ký sổ cái

Báo cáo t i àng chính

Sổ thẻ hạch toán chi tiết

Sổ quỹ

SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG

C

Chứng từ gốc

Sổ nhật ký chung

Bảng cân đối số phát sinh

CHƯƠNG II:THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ BÁN

HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH HƯƠNG THUỶ

I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH HƯƠNG THUỶ

1 Sự ra đời của công ty

Công ty TNHH Hương Thủy được thành lập vào tháng 10 năm 1999với đăng ký kinh doanh số 0102000845 do Uỷ ban nhân dân Thành phố HàNội cấp Công ty có trụ sở tại 34 Phan Phù Tiên - HN

Công ty TNHH Hương Thủy ra đời và hoạt động trong nền kinh tế thịtrường nên bước đầu Công ty cũng gặp không ít khó khăn trong hoạt độngkinh doanh Vì vậy, Doanh nghiệp luôn đề ra những biện pháp để thực hiện,

đó là: nâng cao tổng mức doanh thu, giảm tối đa tổng chi phí kinh doanh, sửasang cơ sở vật chất Công ty, phục vụ công tác bảo quản dự trữ hàng hoá, cảithiện đời sống vật chất tinh thần cho CBCNV trong đơn vị

Mặt khác Doanh nghiệp cũng đi sâu nghiên cứu nhu cầu tiêu dùng củanhân dân nhằm đa dạng hoá mặt hàng, cùng với các nhà sản xuất hàng hoá,nghiên cứu thay đổi mẫu mã các mặt hàng kinh doanh sao cho phù hợp với thịhiếu của người tiêu dùng

Công ty TNHH Hương Thủy là một đơn vị hạch toán kinh doanh độclập Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay đòi hỏi Doanh nghiệpphải tự chủ trong hạch toán kinh doanh, lấy thu bù chi và có lãi

Để thực hiện được yêu cầu đó, Ban Giám đốc và CBCNV công ty đã cốgắng vượt mọi khó khăn để đẩy mạnh hoạt động kinh doanh của mình, dầndần tiến tới thành lập và mở rộng mạng lưới bán hàng, tạo sự thuận tiện vàdần đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng

2.Chức năng và nhiệm vụ Công ty TNHH Hương Thủy

Công ty TNHH Hương Thủy là một Doanh nghiệp tư nhân Chức năngchính của Công ty là buôn bán các loại sữa , bên cạnh đó công ty còn kinhdoanh thêm nước tăng lực, cà fê

Do vậy, công ty phải có trách nhiệm sử dụng vốn có hiệu quả, bảo đảm

và phát triển vốn

3 Đặc điểm kinh doanh, tổ chức bộ máy trong công ty

Do mặt hàng kinh doanh chính của Công ty là sản phẩm sữa một mặthàng mà không ít các cá nhân cần dùng Bên cạnh đó Công ty cũng có thuận

Công ty dễ dàng tiếp cận được với khách hàng Tuy nhiên Công ty cũng gặpnhững khó khăn nhất định như việc tìm kiếm những nguồn hàng với giá rẻ,chất lượng tốt Và để có những khách hàng tiềm năng có những lúc Công typhải bán hàng lỗ.

Tổ chức bộ máy quản lý trong Công ty:

Bộ máy quản lý của công ty gọn nhẹ theo cơ cấu quản lý 1 cấp Công tác tổchức quản lý của Công ty được tổ chức như sau:

- Đứng đầu công ty là Giám đốc: Người có quyền lực cao nhất, chịumọi trách nhiệm với nhà nước cũng như với tập thể trong lĩnh vực kinhdoanh, giám sát, điều hành các hoạt động của Công ty

- Phó Giám đốc kỹ thuật và kinh doanh: giúp Giám đốc phụ trách kỹthuật sản xuất, tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty

- Phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng

- Phòng Marketing: Nghiên cứu thị trường đầu vào và đầu ra của Công

ty, từ đó xây dựng chiến lược cạnh tranh cho Doanh nghiệp trong từng giaiđoạn, từng thời kỳ phát triển của Doanh nghiệp

- Nghiên cứu, xác lập nhu cầu tiêu dùng của nhân dân theo thời vụ,theo thời điểm, để xây dựng kế hoạch mua vào, dự trữ và bán ra hợp lý

- Nghiên cứu, tổ chức các khâu mua vào, bán ra hàng hoá cũng như công tác lưu kho sao cho hợp lý, đạt hiệu quả tối ưu

- Phòng tài vụ: Chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về việc quản lý các mặt kế toán tài chính Giám sát và phát hiện kịp thời việc thực hiện chế độ chính sách ở Công ty.

- Phòng tiêu thụ: Có nhiệm vụ theo dõi mặt hàng của Công ty trên thị trường so với sản phẩm của các đơn vị khác

- Đội xe vận tải và bốc xếp: Vận chuyển hàng hoá từ nơi mua về kho bảo quản, tới quầy hàng cũng như vận chuyển hàng hoá tới tận tay người tiêu dùng khi cần thiết

4 Đặc điểm về tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Hương Thuỷ

Bộ máy kế toán của Công ty: Để thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất và trực tiếp của kế toán trưởng, đồng thời căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý ở Công ty

mà bộ máy kế toán được tổ chức như sau:

*01 kế toán trưởng: đứng đầu phòng kế toán, chịu trách nhiệm chung vềviệc tổ chức và chỉ đạo toàn diện công tác kế toán của Công ty đồng thời làngười giúp Giám đốc trong việc tổ chức thông tin kinh tế và tổ chức phân tíchhoạt động kinh tế trong Công ty Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức bộ máycông tác kế toán gọn nhẹ, khoa học, hợp l ý, hướng dẫn toàn bộ công việc kếtoán trong phòng, đảm bảo cho từng nhân viên phát huy hết khả năng chuyênmôn của mình, kiểm tra việc chấp hành chế độ kế toán và chế độ quản lý kinh

tế theo phát luật nhà nước

*01 kế toán mua hàng: Theo dõi tình hình mua các mặt hàng nhằm đảmbảo đầy đủ, thường xuyên và kịp thời cho công tác dự trữ, bảo quản và bán ra

Thủ quỹ

*01 kế toán thanh toán: Theo dõi các khoản tiền gửi, tiền vay ngân hàng,các khoản thanh toán với CBCNV, các khoản thanh toán với khách hàng.

*01kế toán bảo hiểm: Theo dõi các khoản bảo hiểm đặc biệt là bảo hiểmhàng hoá, tránh rủi ro trong kinh doanh

*01kế toán tổng hợp: Theo dõi và tập hợp các chi phí kinh doanh, tínhtoán và xác định kết quả kinh doanh, số liệu do các thành phần có liên quancung cấp

Cuối tháng, quý lập báo các tháng, báo cáo quí, cuối năm lập báo cáotài chính và các mẫu biểu báo cáo khác có liên quan theo đúng chế độ tàichính của nhà nước

*01 thủ quỹ: Thu giữ các loại tiền của Công ty

Phòng kế toán được đặt dưới sự lãnh đạo của Ban Giám đốc Công ty Bộmáy kế toán của Công ty có trách nhiệm tổ chức thực hiện và kiểm tra thựchiện toàn bộ công tác kế toán trong phạm vi Công ty, giúp Giám đốc tổ chứccông tác thông tin kinh tế và phân tích hoạt động kinh tế, thực hiện đầy đủ cácchế độ ghi chép ban đầu, chế độ hạch toán và chế độ quản lý kinh tế tài chính

Hình thức sổ kế toán

Phòng tài chính kế toán của Công ty TNHH Hương Thủy áp dụng phươngpháp hạch toán “nhật ký chung”

Sau đây là sơ đồ hạch toán kế toán.

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Quan hệ đối chiếu

Do các đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên tất cả các nghiệp vụtài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ nhật ký mà trọng tâm là sổ nhật

ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp

vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụkinh tế phát sinh Hàng ngày căn cứ từ các chứng từ gốc như: báo cáo bánhàng của nhân viên bán hàng, phiếu nộp tiền kế toán lập định khoản và ghivào nhật ký chung theo trình tự thời gian

Đối với các đối tượng đã được mở sổ nhật ký đặc biệt thì căn cứ chứng

từ kế toán ghi vào nhật ký đặc biệt mà không ghi vào nhật ký chung

Đối với các đối tượng cần quản lý chỉ tiêu chi tiết như công nợ, TSCĐ,chi phí thì căn cứ chứng từ kế toán ghi vào sổ chi tiết hoặc thẻ có liên quan

Định kỳ 3, 5, 10 ngày hoặc cuối tháng tuỳ khối lượng nghiệp vụ phátsinh, tổng hợp từng sổ nhật ký đặc biệt, nhật ký chung để chuyển số liệu vào

sổ cái các tài khoản tương ứng hàng ngày hoặc định kỳ

Đối chiếu số liệu trên sổ cái của các tài khoản với bảng tổng hợp số liệuchi tiết Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cânđối số phát sinh

BÁO CÁO TÀI