MỘT SỐ THAO TÁC VỀ BẢNG TÍNH VÀ MỘT SỐ HÀM THƯỜNG DÙNG TRONG EXCEL KẾ TOÁN docx

Cột TKGHINO, TKGHICO: nhập tài khoản ghi nợ và ghi có của một bút toán nhập dạng chỗiCột số lượng: ghi nhận số lượng phát sinh nhập, xuất, những nghiệp vụ không có số lượngthì bỏ trống n

Bài giảng EXCEL KẾ TOÁN

PHẦN I:

MỘT SỐ THAO TÁC VỀ BẢNG TÍNH VÀ MỘT SỐ HÀM THƯỜNG DÙNG TRONG

EXCEL KẾ TOÁN CHƯƠNG I: ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU

I Định dạng lại các thông số thể hiện số trong excel bằng chương trình control panel.

Khởi động Windows:

- Chọn menu start/setting/Control Panel

(Hoặc chọn Start/Run, gõ tên file thi hành Control.exe vào, chọn OK)

- Định dạng cho tiền tệ với quy ước sử dụng:

Trong Control Panel chọn Regional and language options, chọn customize, chọn Currency,định dạng các thông sô như sau:

+ Negative number format: “-“ (dấu “-“ biểu diễn dấu âm)

+ Currency Symbol: “Đồng”

+ Decimal Symbol: “,” (dấu phân cách thập phân là dấu “,”)

+ Digit grouping symbol: “.” (dấu phân cách hàng nghìn là dấu “.”)

+ Number of digits in group: 3 (số lượng phân cách nhóm hàng nghìn là 3 số)

- Định dạng số (Number) với quy ước sử dụng:

Trong Control Panel chọn Regional and language options, chọn customize, chọn number,định dạng các thông số như sau:

+ Negative number format: “-“ (dấu “-“ biểu diễn dấu âm)

+ Decimal Symbol: “,” (dấu phân cách thập phân là dấu “,”)

+ Digit grouping symbol: “.” (dấu phân cách hàng nghìn là dấu “.”)

+ No of digits after group: 2 (số chữ thập phân là 2 chữ số)

+ Number of digits in group: 3 (số lượng phân cách nhóm hàng nghìn là 3 số)

+ List Separator: “,” (dấu phân cách trong công thức toán học)

II Định dạng khi nhập dữ liệu

Có thể định dạng dữ liệu ngay khi nhập dữ liệu vào bảng tính hoặc có thể nhập xong dữ liệuvào bảng tính rồi mới định dạng lại dữ liệu

1 Dữ liệu kiểu số:

Nếu bắt đầu nhập một số với dấu cộng (+), Excel bỏ dấu cộng khi đưa dữ liệu vào bảng tính.Nhưng nếu nhập một số với dấu trừ (-), Excel diễn giải mụcnhập như là một số âm và giữ dấu nàytrên bảng tính Có thể sử dụng các ký hiệu E hay e để nhập một số theo dạng khoa học

Ví dụ: Khi muốn nhập số 30.000.000, có thể nhập 3E07 (tức là 3 x 107)

Excel diễn giải các số được đặt trong ngoặc đơn như là các số âm Điều này thường áp dụngtrong nghiệp vụ kế toán

Ví dụ: Khi nhập (1000) thì Excel hiểu rằng đó là số -1000

Khi nhập dữ liệu kiểu số, có thể dùng dấu phẩy để tách ra hàng nghìn, triệu cũng như có thể

sử dụng dấu chấm (.) để phân cách với hàng thập phân

Nếu bắt đầu nhập mộ số với dấu đô la ($), Excel chia phần định dạng cho ô

Ví dụ: khi nhập số $1234567 Excel hiển thị: $1,234,567 Trong trường hợp này, excel tựđộng thêm dấu phẩy vào các vị trí hàng triệu và hàng nghìn vì đây là phần định dạng ngầm định vềtiền tệ của Excel

Khi nhập vào một số mà độ dài của nó nhiều hơn độ rộng của một ô thì Excel đành chuyển nósang dạng khoa học như ví dụ trên Nhưng nếu ngay cả trong trường hợp này cũng không đủ vị trí,Excel sẽ đưa các dấu sao (*) vào trong các ô Nếu mở rộng độ rộng của ô, các giá trị thực tế của nó

sẽ trở lại

2 Các chuỗi văn bản

Khi nhập một chuỗi văn bản có dạng số

Ví dụ như một mã vật tư có mã số là 0123, cần tiến hành theo hai cáh sau:

=”123”

‘0123

Giá trị 0123 được đưa vào trong ô tương ứng và được hiểu là dạng ký tự Nếu nhập theodạng số thì số không (0) đầu tiên sẽ bị loại bỏ vì nó hoàn toàn vô nghĩa và như vậy thì không giữđúng được mã số của vật tư tương ứng.

Để chỉnh dữ liệu nhập vào sang trái, thêm một dấu nháy (‘) ở trước dữ liệu nhập vào Đểchỉnh dữ liệu sang phải, thêm hai nháy (“) và để chỉnh giữa dữ liệu nhập vào, thêm dấu mũ (^) ởtrước dữ liệu nhập vào

III Định dạng dữ liệu kiểu số

Sau khi nhập dữ liệu và tính toán để đưa ra các thông tin cần thiết, cần phải trình bày cácbảng tính (dữ liệu và kết quả) sao cho phù hợp với yêu cầu Đối với dữ liệu kiểu số, phải lựa chọcách thể hiện số liệu, chọn đơn vị tính, thay đổi kiểu chữ, nhấn mạnh những vị trí quan trọng (chẳnghạn như các kết quả thì in đậm, hay in nghiêng) …

Để thực hiện các nội dung trên, cần tiến hành các phương pháp sau:

1 Dùng bảng chọn

Một số khi nhập vào một ô được tự động chỉnh phải và được hiển thị phụ thuộc vào hai thànhphần: nhóm và dạng

Ví dụ: các nhóm gồm Number, Date, Time…

Trong nhóm date lại có dạng: MM/DD/YY, DD/MM/YY…

Để định dạng hiển thị dữ liệu kiểu số khi dùng bảng chọn, tiến hành các bước như sau:

- Chọn vùng dữ liệu cần định dạng dữ liệu kiểu số

- Vào bảng chọn Format

- Chọn cells

Khi này một bảng chọn hiện ra, chọn Number Hộp thoại Format Cells xuất hiện như sau:

Sau đó hãy chọn dạng dữ liệu cần thể hiện trong khung Negative Numbers Chọn số chữ sốthập phân trong khung Decimal Places Chọn nút Use 100 Separator (,) để có dấu phẩy phân cáchhàng nghìn, triệu…

2 Dùng biểu tượng trên Formating Toolbar

Chọn biểu tượng dấu đô la ($) để biểu diễn số kiểu tiền tệ

Ví dụ: 1,234.56 chuyển thành: $1,234.00

Chọn biểu tượng phần trăm (%) để biểu diễn dữ liệu kiểu phần trăm (%)

Ví dụ: 123456

Chuyển thành 12345600%

Chọn biểu tượng dấu phẩy (,) để biểu diễn dữ liệu kiểu phân nhóm giữa hàng nghìn, hàngtriệu bằng dấu phẩy.

1,234.56 Nếu nhấn chuột ở biểu tượng tăng, sẽ được kết quả: 1,234.560

Nếu nhấn biểu tượng giảm, sẽ được kết quả: 1,234.56 Nếu nhấn biểu tượng giảm một lầnnữa, kết quả sẽ là: 1,234.6 (đã làm tròn số theo đúng nguyên tắc làm tròn số

CHƯƠNG II: ĐỊNH DẠNG WORKSHEET

I Định dạng Font chữ

Cách 1:

- Chọn vùng muốn định dạng

- Vào menu Format, chọn Font Hộp hội thoại Format cells xuất hiện, chọn tab Font

- Chọn các thuộc tính Font cần thiết

 Font: danh sách tên các font

 Font style: kiểu font

 Normal, Regular: kiểu chuẩn

 Italic: kiểu nghiêng

 Bold: kiểu đậm

 Bold – Italic: kiểu vừ nghiêng vửa đậm

 Size: kích thước font chữ

 Underline

 None: xóa chọn gạch dưới

 Single: gạch dưới nét đơn

 Double: gạch dưới nét đôi

 Single Accounting: tác động lên toàn bộ ô nếu ô chứa văn bản, chỉ gạch dưới (nét đơn) sốnếu ô chứa số Nếu ô có dấu $ sẽ không gạch dưới dấu $

 Double Accounting: tác động lên toàn bộ ô nếu ô chứa văn bản, chỉ gạch dưới (nét đôi) sốnếu ô chứa số Nếu ô có dấu $ sẽ không gạch dưới dấu $

 Color: bảng màu được mở ra để bạn chọn màu cho màu của ký tự trong cả ô

 Effects:

 Strikethrough: gạch ngang giữa chữ

 Superscript: chỉ số trên

 Subscript: chỉ số dưới

 Normal Font: lấy các thuộc tính của Font chữ mặc nhiên

 Preview Window: cho thấy hình mẫu của các thuộc tính được chọn

- Chọn OK

Cách 2: Chọn vùng muốn định dạng

- Click vào nút Font để chọn font chữ

- Click vào Font size để chọn kích thước font chữ

- Click vào nút Bold để chọn kiểu đậm Click trở lại vào nút Bold để bỏ chọn kiểu đậm

- Click vào nút Italic để chọn kiểu nghiêng Click trở lại vào nút Italic để bỏ chọn kiểu nghiêng

- Click vào nút Underline để chọn kiểu gạch dưới Click trở lại vào nút Underline để bỏ chọn kiểugạch dưới

- Click vào nút Font Color để chọn màu của ký tự Click trở lại vào nút Font Color, chọnAutomatic để bỏ chọn màu của ký tự

II Kẻ khung

Cách 1

- CHọn vùng cần kẻ khung

- Vào menu Format, chọn Cells, Chọn tab Border.

- Style: Chọn hình thức của các đường kẻ.

- Color: Chọn màu của các đường kẻ.

- Border: chọn các kiểu border cần tạo.

- Preset

 None: Xoá border

 Inside: tạo đường chung quanh vùng được chọn

 Outline: tạo đường giữa các ô

- Vào menu Format, chọn Cells, chọn Alignment.

- Horizontal: canh ký tự trong ô theo chiều ngang.

 General: theo mặc định, văn bản canh trái, số canh phải

 Left: canh dữ liệu trong ô sang trái

 Right: canh dữ liệu trong ô sang phải

 Fill: điền đầy các ô được chọn

 Justify: dàn điều theo chiều ngang của ô (tự động xuống dòng)

 Center Acrss Selection: canh giữa nhóm ô đã chọn.

- Vertical: canh ký tự trong ô theo chiều dọc.

 Top: nội dung trong ô nằm sát vào phía đỉnh của ô

 Center: canh giữa theo chiều dọc

 Bottom: nội dung trong ô nằm sát vào phía đáy của ô

 Justify: dàn đều theo chiều đứng của ô và tự động xuống dòng

- Wrap text: cắt ngắn các dòng chữ dài cho phù hợp với độ rộng cột Một dòng có thể được cắt

thành nhiều dòng ngắn hơn vừa với độ rộng của cột Chiều cao của dòng tự động điều chỉnh để phùhợp với nhiều dòng chữ.Shrink to fit: làm thay đổi size của font, co kéo chữ cho vừa ô

- Merge cells: ghép nhiều ô thành 1 ô, mà không làm thay đổi chiều cao dòng hay độ rộng cột.

- Orientation: xoay văn bản trong ô Bạn có thể làm thay đổi hướng của văn bản từ -900 đến+900 so với hướng nằm ngang Chọn 1 trong 2 cách sau:

 Click chuột và kéo kim chỉ hướng

Chọn chỉ số góc trong Degrees

Cách 2:

- Chọn vùng muốn định dạng

- Click vào nút Left để canh trái

- Click vào nút Center để canh giữa

- Click vào nút right để canh phải

- Click vào nút Merge and center để ghép nhiều ô thành 1 ô

CHƯƠNG III: MỘT SỐ THAO TÁC VỚI BẢNG TÍNH

I Các thao tác liên quan đến dòng cột, worksheet

1 Chèn thêm column vào bảng tính

+ Đặt con trỏ vào cột muốn chèn

+ Ra lệnh Insert / Column

Kết quả: Cột chèn thêm sẽ chèn vào vị trí trước cột hiện tại

2 Chọn thêm Row vào bảng tính

+ Đặt con trỏ vào dòng muốn chèn

+ Ra lệnh Insert / Row

Kết quả: dòng chèn thêm sẽ chèn vào vị trí trước dòng hiện tại

3 Chèn thêm Sheet mới vào work book

+ Ra lệnh Insert / WorkSheet

4 Đặt tên cho Work Sheet

+ Chọn sheet muốn đặt tên là sheet hiện hành

+ Format/Rename (hoặc double click tại phần tên sheet)

+ Gõ tên worksheet vào

5 Dấu hoặc hiện Column, Row, Worksheet

Chọn Row hay Column, Worksheet muốn dấu đi

+ Ra lệnh Format / (Row, Column ahy sheet tương ứng)

+ Chọn Hide

Chọn Row hay Column, Worksheet muốn hiện ra

+ Ra lệnh Format / Row hay Column

+ Chọn Unhide

6 Copy công thức và giá trị

Chọn vùng chứa công thức hay giá trị cần copy

+ Ra lệnh : Ctrl + C hay Edit / Copy

+ Chọn địa chỉ cần Copy đến

+ Ra lệnh: Ctrl + V hay Edit / Paste

7 Copy kết quả công thức hay giá trị

Chọn vùng chứa công thức hay giá trị cần copy

+ Ra lệnh : Ctrl + C hay Edit / Copy

+ Chọn địa chỉ cần Copy đến

+ Ra lệnh Edit / Paste Special / Value

Hay Click phải chuột chọn Paste Special / Value

8 Mặc định Font VNI-TIMES cho toàn bảng tính

+ Ra lệnh Tools/Options/General

+ Chọn font VNI-TIMES, size 12 trong khung Standard Font

+ Thoát khỏi excel, sau đó khởi động lại

II

CHƯƠNG IV: LẬP CÔNG THỨC VÀ HÀM

I Tham chiếu

Tham chiếu tuyệt đối: chỉ đến 1 ô hay các ô cụ thể Tham chiếu tuyệt đối không thay đổi khi

được sao chép sáng các ô khác Công thức: $CỘT$DÒNG

Tham chiếu tương đối: chỉ đến 1 ô hay các ô trong sự so sánh với 1 vị trí nào đó Công thức

CỘTDÒNG.

Tham chiếu hỗn hợp: Một thành phần là tham chiếu tuyệt đối, thành phần kia là tham chiếu

tương đối Công thức $CỘTDÒNG,CỘT$DÒNG.

II Các toán tử số học trong công thức

+ (cộng), - (trừ), * (nhân), / (chia), ^ (luỹ thừa), % (phép lấy phần trăm khi đặt sau 1 con số)

III Hàm trong Worksheet

1 Cú pháp chung các hàm: = TÊN HÀM(CÁC THAM BIẾN)

Công thức trong Excel có các tính chất cơ bản sau:

- Mọi công thức bắt đầu bằng dấu =

- Nhập xong công thức, trong ô sẽ xuất hiện trị kết quả

- Khi chọn ô có chứa công thức, thanh công thức sẽ xuất hiện bản thân công thức đó

2 Các hàm số thường dùng trong kế toán excel.

a Nhóm hàm số (Abs, Int, Mod, Round, Sqrt, Power)

Abs(number): trả ra giá trị tuyệt đối một số number.

Ví dụ: =ABS(2)  2, ABS(-2)  2, ABS(-9)  9

Int(number): trả ra phần nguyên của một số

Tại ô B1 =Left (A1,3)  Van

Tại ô B2 =left (A2,6)  SV0092

b2 Hàm Right ( )

- Cú pháp: Right ( Chuổi, n )

+ Chuổi là chuổi một văn bản hoặc một địa chỉ ô chứa giá trị chuổi.+ n: số ký tự bên phải được lấy ra từ chuổi

Ví dụ: lấy lại ví dụ 1 ở trên

Tại ô B1 =Righ (A1,4)  Lang

Ví dụ: lấy lại ví dụ 1 ở trên

Tại ô C1 = Mid(A1,5,3)  Lan

=> Công dụng: Dùng để đếm các ô chứa giá trị.

Ví dụ: Lấy lại ví dụ trên

Tại ô A1 = Count(A2:C2)  3

c3 Hàm Average()

- Cú pháp Average(n1,n2, )

=> Công dụng: Dùng để tính giá trị trung bình

Ví dụ: Lấy lại ví dụ trên

Tại ô A1 = Average(A2:C2)  300

c4 Hàm Max()

- Cú pháp Max(n1,n2, )

=> Công dụng : Dùng để lấy ra giá trị lớn nhất

Ví dụ: Lấy lại ví dụ trên

Tại ô A1 = Max(A2:C2)  500

c5 Hàm Min()

- Cú pháp Min(n1,n2, )

=> Công dụng: Dùng để lấy ra giá trị nhỏ nhất

Ví dụ: Lấy lại ví dụ trên

Tại ô A1 =Min(A2:C2)  150

c6 Hàm Sumif()

- Cú pháp: Sumif(Khối chứa ĐK,Điều kiện,Khối tính tổng )

=> Công dụng: Dùng để tính tổng có điều kiện

Ví dụ: Tình hình bán hàng trong kỳ của một của hàng điện tử có số liệu như sau:Sheet 1:

Tại ô B2 =Sumif($A$2:$A$6,A2,$D2:$D$6)  131

Tại ô B3 =Sumif($A$2:$A$6,A3,$D2:$D$6)  57

c7 Hàm Countif()

- Cú pháp: Countif (Khối ĐK, ĐK)

=> Công dụng: Dùng để đếm các ô chứa giá trị thỏa điều kiện

Ví dụ: Lấy lại ví dụ trên

Tại ô C2 = Countif(($A$2:$A$6,A2)  2

= Countif(($A$2:$A$6,A3)  3

c8 Hàm Rank()

- Cú pháp: Rank(Giá trị sắp hạng,Khối dữ liệu, mã sắp hạng)

=> Công dụng: Trả về giá trị thứ hạng trong khối dữ liệu

c9 Hàm Round()

- Cú pháp: Round(n, m)

n: là số lẽ

m: là số nguyên (âm hoặc dương)

=> Công dụng : làm tròn số, nếu m âm thì làm tròn sang phần nguyên, nếu m dương thì hàmlàm tròn sang phần thập phân

- Công dụng: Hàm trả về giá trị kiểu ngày, là ngày của hệ thống máy (ngày / tháng / năm)

Ví dụ : Hôm nay là ngày 10/10/2004, thì hàm :

- Cú pháp: IF(Điều kiện,Giá trị 1, Giá trị 2)

=> Công dụng: Nếu điều kiện đúng thì hàm sẽ về giá trị 1, Ngược lại hàm trả về giá trị 2

1 Dò tìm các giá trị gần đúng (Tương đối)

0 Dò tìm giá trị chính xác (Tuyệt đối)

1 Mã hàng Tên hàng Đơn giá

1 Dò tìm các giá trị gần đúng (Tương đối)

0 Dò tìm giá trị chính xác (Tuyệt đối)

1 Dò tìm các giá trị gần đúng (Tương đối)

0 Dò tìm giá trị chính xác (Tuyệt đối)

=> Tác dụng: Hàm trả về thứ tự của trị dò trong bảng dò, nếu tìm không thấy hàm trả về #NA

Ví dụ:

=Match(“M”,$A$1:$C$1,0)  Hàm sẽ cho ta biết vị trí của “M” nằm ở vị trí thứ 1 ở trong bảng

=Match(“L”, $A$1:$C$1,0)  Hàm sẽ cho ta biết vị trí của “L” nằm ở vị trí thứ 3 ở trong bảng

g4 Hàm Index ()

- Cú pháp: Index(Bảng chứa giá trị, dòng, cột)

=> Tác dụng: Hàm trả về giá trị là ô giao nhau giữa dòng và cột

Hãy lấy giá trị ở dòng 3, cột 2 Như vậy ta thực hiện lệnh Index như sau:

=Index($A$1:$C$3,3,2)  Cho ra giá trị là 3

Hãy lấy giá trị ở dòng 2, cột 3

=Index($A$1:$C$3,2,3)  Cho ra giá trị là 10

g5 Hàm Dsum ()

- Cú pháp: Dsum(Bảng dữ liệu, Cột tính tổng, Bảng điều kiện)

=> Tác dụng: Hàm sẽ tính tổng các giá trị ứng với dòng chứa điều kiện

Yêu cầu: tính tổng số tiền bên nợ hoặc bên có của tải khoản 111 bằng bao nhiêu?

Ta phải tạo dùng điều kiện trước

B1: Click con trỏ chuột tại dòng tiêu đề

B2: Data / Filter / Auto Filter

B3: Chọn điều kiện lọc để lọc ra mẫu tin cần thiết

h2 Lọc cao cấp Advance Filter : Cho phép lọc tại chổ hoặc sao chép các mẫu tin đến nơi

khác với điều kiện lọc phức tạp

B1: Chuẩn bị vùng tiêu chuẩn chứa điều kiện lọc

+ Dòng đầu tiên : Là tiêu đề của điều kiện lọc

+ Dòng thứ 2: trở đi chứa các điều kiện lọc

B2: Data / Filter / Advance Filter : Khi chọn lệnh này máy sẽ xuất hiện hộp thoại

B3: Trả lời hộp thoại:

+ Chọn Copy tao another locatioan : Cho lọc dử liệu đến 1 sheet khác

+ List range: Nhập khối dử liệu cần lọc

+ Criteria range: Nhập khối điều kiện lọc

+ Copy: Nhập địa chỉ nơi muốn copy tới

PHẦN II: THỰC HÀNH ỨNG DỤNG EXCEL TRONG KẾ TOÁN

CHƯƠNG I: TỔ CHỨC CƠ SỞ DỮ LIỆU KẾ TOÁN TRÊN EXCEL

Hệ thống bài tập kế tóan ứng dụng dùng để minh họa ở đây được xây dựng trên cơ sở nhữngđặc điểm sau đây:

Doanh nghiệp có 2 phân xưởng một chính, một phụ Phân xưởng sản xuất chính sản xuấtchính (PX1) sản xuất sản phẩm F01, F02, giá trị lao vụ (sản phẩm B) của phân xưởng sản xuất phụdược dùng cho phân xưởng sản xuất chính và bộ phận quản lý doanh nghiệp theo tỷ lệ 25% choQLDN và 75% cho QL phân xưởng 1 Phân bổ chi phí sản xuất chung phân xưởng 1 cho sản phẩmF01, F02 theo tỷ lệ 40% và 60% Cuối kỳ đánh giá sản phẩm dở dang F01=0, F02=0

Giá các lọai vật tư, công cụ, thành phẩm nhập kho trong kỳ được tính theo giá thực tế Giáxuất kho tính theo phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn

Giá thành kế hoạch tạm nhập kho của sản phẩm F01 và F02 là F01= 4.600, F02 = 5.600

Kế toán thực hiện theo các hình thức sổ: Nhật ký chung

Tình hình họat động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được thể hiện qua các nghiệp vụkinh tế phát sinh (Xem nội dụng ở sheet SOKTMAY)

I Hướng dẫn mở tài khoản và số dư đầu kỳ

Tất cả các tài khoản doanh nghiệp sử dụng để định khoản kế toán đầu phải đăng ký sẵn và phản ánh số dư đầu kỳ của các tài khoản trong bảng Danh mục tài khoản

Vào sheet 1, đặt tên sheet là BDMTK (Bảng danh mục tài khoản), sau đó lập cấu trúc bảng như sau:

II Hướng dẫn định khoản kế toán trên excel

1.Cấu trúc sổ kế toán máy

Giải thích thêm các cột trong bảng:

Cột số XERI: phản ánh số xêri của hóa đơn thuế GTGT, những chứng từ không có xêri thì cột

số xêri bỏ trống (nhập dạng chuỗi)

Cột ngày ghi sổ: là ngày định khoản kế toán (nhập dạng chuỗi)

Cột số chứng từ: lưu trữ số chứng từ (nhập dạng chuỗi)

Cột ngày chứng từ: lưu trữ ngày chứng từ (có thể nhập dạng chuỗi)

Cột tên cơ sở kinh doanh: Tên người mua, người bán (nhập dạng chuỗi)

Cột mã số thuế: Mã số thuế của người mua, người bán (nhập dạng chuỗi)

Cột diễn giải: ghi trích yếu nội dung nghiệp vụ (nhập dạng chuỗi)

Cột TKGHINO, TKGHICO: nhập tài khoản ghi nợ và ghi có của một bút toán (nhập dạng chỗi)Cột số lượng: ghi nhận số lượng phát sinh (nhập, xuất), những nghiệp vụ không có số lượngthì bỏ trống (nhập dạng số).

Cột số tiền phát sinh: phản ánh số tiền phát sinh của từng tài khoản trong các bút toán (nhậpdạng số)

Cột thuế GTGT: phản ánh thuế GTGT của từng mặt hàng mua vào (hay mặt hàng bán ra)tương ứng, thuế GTGT được tính tương ứng mức thuế suất thuế GTGT của từng loại hàng, nhữngđịnh khoản không có thuế GTGT thì cột này bỏ trống (nhập dạng số)

Cột thuế suất thuế GTGT: phản ánh thuế suất của từng mặt hàng mua vào hay bán ra theoquy định (0%, 5%, 10%) Riêng HHDV mua vào, bán ra không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT thìthuế suất qui ước là K Thuế suất thuế GTGT của hàng mua nhập khẩu thì thêm ký tự N vào sauthuế suất (10%N, 5%N, 0%N, KN)

Cột kiểm tra tài khoản ghi nợ và cột kiểm tra tài khoản ghi có: dùng để kiểm tra tài khoản sửdụng đã được mở và đăng ký trong bảng danh mục tài khoản chưa

- Các bút toán phát sinh của cùng một chứng từ thì các thông tin chung như: số xêri, ngày ghi

sổ, số chứng từ, ngày chứng từ, diễn giải, mã số thuế, tê cơ sở kinh doanh,… sẽ có chung nộidung

- Một tài khoản đã mở tài khoản chi tiết thì tài khoản đó sẽ không được sử dụng để định khoản(VD: tài khoản 111 có mở tài khoản chi tiết 1111, 111 & 1113 thì khi định khoản không đượcdùng tài khoản 111 để định khoản mà phải dùng các tài khoản chi tiết đã mở để định khoản)

- Trong sổ kế toán máy dữ liệu trên các cột có thể nhập theo dạng mặc định, riêng các cộtTKGHINO, TKGHICO và thuế suất thuế GTGT phải nhập dữ liệu dạng chuỗi để thuận tiện choviệc tính toán & tổng hợp sau này

- Các trường hợp đặc biệt: khi gặp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau đây thì phải định khoản lại theohướng dẫn

1 Nghiệp vụ hoàn thuế GTGT

Khi lập và gửi hồ sơ đề nghị hoàn

thuế: Không định khoản

Khi gửi bộ hồ sơ đề nghị hoàn thuế, chuyển sốthuế đề nghị hoàn từ 1331, 1332 sang tàikhoản 1333 “thuế GTGT đã đề nghị hoàn”

Số thuế đề nghị hoàn ghi:

Nợ TK 1333

Có TK 1331, 1332Khi nhận quyết định hoàn thuế của

cơ quan thuế: Không định khoản

Khi nhận được quyết định hòan thuế, xử lýnhư sau:

Phần không được hoàn do cơ quan thuế loại

ra thì tính vào chi phí, ghi:

Nợ TK 621, 62 7, 632, 641, 642, 142…

Có TK 1333Phần được hoàn thuế chuyển thành khoảnphải thu khác

Nợ TK 13883 (thuế GTGT được hoàn lại phảithu)

Có TK 1333Phần không được hoàn tính vào Khi nhận được tiền hoàn thuế

Nhận được quyết định: Không

định khoản Khi nhận quyết định được miễn (giảm) thuếcăn cứ vào thực tế của doanh nghiệp đã nộp

thuế chưa hay chỉ mới tính thuế phải nộp.Nếu mới tính thuế (ghi có 333xx) mà chưa nộpthì trừ ngay vào số thuế phải nộp, ghi:

Nợ TK 333xx (giảm thuế phải nộp)

Có TK 7112 (tăng thu nhập không chịuthuế thu nhập)

Nếu đã nộp thuế vào ngân sách thì ghi tăngthu nhập và ghi tăng phải thu khác

Nợ TK 13881x (chi tiết theo từng loại thuếđược miễn giảm phải thu)

Có TK 7112 (tăng thu nhập không chịuthuế thu nhập)

Khi doanh nghiệp nhận được tiền, ghi

Nợ TK 111, 112

Có TK 13881xTrường hợp doanh nghiệp không thoái thu mà

để số thuế đã nộp nhưng được miễn giảm nàysang kỳ phải nộp thuế tiếp theo thì khi tính ra

số thuế phải nộp, ghi:

Nợ TK 333xx

Có TK 13881xx

Trừ vào số thuế phải nộp, ghi:

Nợ TK 333xx (chi tiết theo loại

không chịu thuế thu nhập)

4 Thuế GTGT của hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán và chiết khấu bán hàngBán hàng, ghi:

giá, chiết khấu bán hàng, ghi:

Có TK 111, 112, 131, 136Cuối kỳ, kết chuyển số thuế GTGT của hàngbán bị trả lại, giảm giá hay chiết khấu từ TK

33313 sang TK 33311 để tính ra thuế GTGT

đầu ra phát sinh thuần, ghi:

Nợ TK 33311

Có TK 33313Cuối mỗi năm tài chính, tính toán các khoản phải thu, phải trả dài hạn đến hạn thu, hạn trả vàchuyển thành phải thu, phải trả ngắn hạn, ghi

Để thuận tiện cho việc tổng hợp số liệu sau này cần đặt tên một số vùng tham chiếu đến SOKTMAYtương ứng như sau:

Đặt trên cho sheet chứa sổ kế toán máy vừa nhập nội dung trên là SOKTMAY

Từ A2:P65536 là SOKTMAY (sổ kế toán máy)

Từ H3:H65536 là TKGHINO (tài khoản ghi nợ)

Từ I3:I65536 là TKGHICO (tài khoản ghi có)

Từ J3:J65536 là SOLUONGPS (số lượng phát sinh)

Từ K3: K65536 là SOTIENPS (số tiền phát sinh)

Trong phần đặt tên các khối ở trên, ta phải đặt đến dòng 65536 để dự trữ khi có nhu cầu sửdụng ta không phải đặt lại các khối nữa

III.Tổng hợp số phát sinh các tài khoản chi tiết từ SOKTMAY vào BDMTK

Trên BDMTK ta thấy các cột còn bỏ trống là [1]?, [2]?, [3]?, [4]? và đây chính là các cột phải

sử dụng công thức để tổng hợp

[1] Tổng số phát sinh nợ

[2] Tổng số phát sinh có

[3] Tính số lượng tồn cuối các tài khoản:

[4] Tính số dư cuối kỳ của các tài khoản:.

IV Định khoản các bút toán kết chuyển doanh thu, chi phí

Trong phần III đã thực hiện công việc tổng hợp số phát sinh Nợ - Có và tính số dư cuối kỳ củacác tài khoản vào BDMTK vì thế khi thực hiện bút toán kết chuyển ta chỉ việc đọc số dư cuối kỳ củacác tài khoản trong BDMTK để định khoản vào các bút toán kết chuyển tương ứng trong SOKTMAY.Công việc này thực hiện theo từng kỳ

Chú ý: trước khi kết chuyển doanh thu (chi phí) thuần, phải kết chuyển các khỏan giảm trừdoanh thu (chi phí) (nếu có) trước VD: trước khi kết chuyển doanh thu từ TK 5112 sang 911, phảikết chuyển các khoản chiết khấu bán hàng, hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán từ 521, 531, 532sang 5112 trước

Ví dụ 1: Trước khi kết chuyển doanh thu thuần từ TK 5112 sang TK 911 để xác định kết quảkinh doanh, ta phải kết chuyển các khoản giảm trừ vào doanh thu trước

Kết chuyển các khoản giảm trừ (nợ TK 5112, có TK 532), đọc số dư cuối kỳ tại thời điểm củatài khoản 532 trong BDMTK và gõ vào (=174.000);

Sau đó kết chuyển doanh thu thuần (nợ TK 5112, có TK 911), đọc số dư cuối kỳ TK 5112trong BDMTK tại thời điểm và gõ vào (=12.093.500)

Khi định khoản xong nghiệp vụ này ta thấy số dư của TK 532 và TK 5112 bằng 0

Ví dụ 2: Kết chuyển chi phí bán hàng từ TK 641 sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh,đọc số dư cuối kỳ của TK 641 trong BDMTK và lấy số đ1 định khoản vào bút toán kết chuyển), tương tự như vậy thực hiện định khoản tất cả các bút toán kết chuyển trong kỳ còn để trống trongSOKTMAY

Kiểm tra sơ bộ kết quả: Sau khi thực hiện các phần trên, tiến hành kiểm tra xem kết quả

tổng hợp đã cân đối giữa các chỉ tiêu chưa, cần chú ý phương trình:

Tổng số tiền phát sinh trong SOKTMAY phải bằng tổng số phát sinh nợ và bằng tổng số phát sinh có trong BDMTK.

CHƯƠNG II: THỰC HÀNH LẬP SỔ KẾ TOÁN VÀ BÁO CÁO TÀI CHÍNH THEO HÌNH THỨC “NHẬT KÝ CHUNG”

I Sơ đồ truyền thông tin của kế toán excel theo hình thức nhật ký chung

Nhật ký thu tiền

5 Nhật ký

Nhật ký chi tiềnNhật ký mua hàng chịuNhật ký bán hàng chịuNhật ký chung

Sổ cái các tài khoản Sổ cái tổng hợp

Sổ quỹ tiền mặt

Các sổ chi tiết

Sổ tiền gửi ngân hàng

Sổ chi tiết thanh toán

Sổ chi tiết bán hàng

Sổ chi tiết hàng tồn kho

Sổ chi tiết các tài khoản khác

Bảng tổng hợp chi tiết TK 131

Bảng tổng hợp chi

tiết

Bảng tổng hợp chi tiết TK 331Bảng tổng hợp chi tiết TK 15…

Sổ chi phí sản xuất kinh doanh (154,

Phiếu tính giá thành sản phẩmBảng cân đối số phát sinh

Báo cáo tài chính

Bảng cân đối kế toánBáo cáo kết quả kinh doanhBáo cáo lưu chuyểnt iền tệBảng kê HĐ, CT HHDV mua vào

Báo cáo thuế GTGTBảng kê HĐ, CT HHDV bán ra

Tờ khai thuế GTGTQua sơ đồ ta thấy tất cả các sổ kế toán, báo cáo thuế và báo cáo tài chính đều nhận thông tin

II Lập 5 sổ nhật ký:

SƠ ĐỒ TRUYỀN THÔNG TIN TỪ SỔ KẾ TOÁN MÁY SANG CÁC SỔ NHẬT KÝ

SỔ KẾ TOÁN MÁY SỐ NK THU

TIỀN

SỔ NK CHI TIỀN

SỔ NK MUA HÀNG CHỊU

SỔ NK BÁN HÀNG CHỊU

1.1 Tạo một cấu trúc sổ: chèn vào sheet mới, đặt tên là SONKTHU, tạo cấu

trúc sổ như sau (các ô chứa tài khoản đều nhập dạng chuỗi)

1.2 Truy xuất dữ liệu

[1]? Tổng phát sinh Nợ của tài khoản 111

[2]? Tổng phát sinh có của tài khoản 112 đối ứng TK 111

[3]? Tổng phát sinh có của tài khoản 141 đối ứng với tài khoản 111:

[4]? Tổng phát sinh có của tài khoản 131 đối ứng với TK 111:

[5]? Tổng phát sinh có của tài khoản 138 đối ứng với tài khoản 111:

[6]? Tổng phát sinh có của tài khoản 3331 đối ứng với tài khoản 111:

[7]? Tổng phát sinh có của tài khoản khác đối ứng với TK 111:

[13]? Ghi có TK 112 đối ứng với TK 111

[14]? Ghi có TK 141 đối ứng với TK 111

[15]? Ghi có TK 131 đối ứng với TK 111:

[16]? Ghi có TK 138 đối ứng với TK 111

[17]? Ghi có TK 3331 đối ứng với TK 111

[18]? Số tiền ghi có tài khoản khác đối ứng với 111

[19]? Số hiệu tài khoản ghi có khác đối ứng với 111

Copy công thức xuống hết bảng tính: chọn đồng thời tất cả các công thức

từ [8] cho đến [19] sau đó copy đến dòng 300, chú ý nếu trong SOKTMAY có 500dòng thì các công thức này phải copy xuống dòng lớn hơn 510 (số dòng có côngthức trong sổ nhật ký thu tiền phải bao gồm tất cả những dòng chi tiết trongSOKTMAY)

Sau khi copy xong công thức: quan sát sổ nhật ký thu tiền thì thấy có dòng

có dữ liệu nhưng cũng rất nhiều dòng bị bỏ trống Nếu để ý kỹ thì sẽ thấy nhữngdòng có số liệu là những dòng tương ứng với các dòng chi tiết thu tiền mặt trongSOKTMAY và những dòng bị bỏ trống là những dòng ứng với các bút toán khôngphải là thu tiền mặt

Làm thế nào để che (dấu) đi những dòng rỗng một cách nhanh nhất, tự động nhất? Cần thực hiện các bước sau:

Cài bộ lọc tự động Auto filter vào cột có đầy đủ thông tin (cột 4-cột diễn giải):

- Chọn từ ô D7 đến D65536 (dùng tổ hợp phím Shift +Ctrl+mũi tên để chọn chonhanh)

- Ra lệnh Data/Filtre/Autofilter thì bộ lọc autofilter đã cài vào vùng dữ liệu D7đến D65536

Lọc để che những dòng rỗng

- Chọn cột 4

- Chọn NonBlanks

2 Lập sổ nhật ký thu tiền

2.1 Tạo một cấu trúc sổ: chèn vào sheet mới, đặt tên là SONKCHI, tạo cấu

trúc sổ như sau (các ô chứa tài khoản đều nhập dạng chuỗi)

2.2 Truy xuất dữ liệu

[1]? Tổng phát sinh Có của tài khoản 111:

[2]? Tổng phát sinh nợ của tài khoản 642 đối ứng TK 111:

[3]? Tổng phát sinh nợ của tài khoản 141 đối ứng với tài khoản 111

[4]? Tổng phát sinh nợ của tài khoản 152 đối ứng với tài khoản 111

[5]? Tổng phát sinh nợ của tài khoản 133 đối ứng với tài khoản 111

[6]? Tổng phát sinh nợ của tài khoản 112 đối ứng với tài khoản 111

[7]? Tổng phát sinh nợ của tài khoản khác đối ứng với TK 111

[13]? Ghi nợ TK 6422 đối ứng với TK 111

[14]? Ghi nợ TK 141 đối ứng với TK 111

[15]? Ghi nợ TK 152 đối ứng với TK 111

[16]? Ghi nợ TK 133 đối ứng với TK 111

[17]? Ghi nợ TK 112 đối ứng với TK 111

[18]? Số tiền ghi nợ tài khoản khác đối ứng với 111

[19]? Số hiệu tài khoản ghi nợ khác đối ứng với 111

3 Lập sổ nhật ký mua hàng chịu

3.1 Tạo một cấu trúc sổ: chèn vào sheet mới, đặt tên là SONKMH, tạo cấu

trúc sổ như sau (các ô chứa tài khoản đều nhập dạng chuỗi)

Những chứng từ có tài khoản ghi có bằng “331” và tài khoản ghi nợ khác

“331” đều là những chứng từ mua hàng chịu ta dùng những công thức để chuyểnvào sổ nhật ký mua hàng chịu Những bút toán có tài khoản ghi có bằng “331” và ghi

nợ cũng bằng “331” là những bút toán chuyển từ nợ dài hạn thành nợ ngắn hạn(hay là những bút toán trả trước cho người bán, ghi nợ “331”, ghi có “11*”) khôngphải chuyển vào sổ nhật ký mua hàng chịu

3.2 Truy xuất dữ liệu

[1]? Tổng phát sinh Có của tài khoản 331: tổng cột ghi có TK 331 từ ô E8

đến ô E65536, dùng hàm sum(…)

[2]? Tổng phát sinh nợ của tài khoản 1521 đối ứng TK 331

[3]? Tổng phát sinh nợ của tài khoản 1522 đối ứng với TK 331

[4]? Tổng phát sinh nợ của tài khoản 1523 đối ứng với TK 331

[5]? Tổng phát sinh nợ của tài khoản 1524 đối ứng với TK 331

SỔ KẾ TOÁN MÁY SỔ NHẬT KÝ MUA HÀNG CHỊU

[6]? Tổng phát sinh nợ của tài khoản 133 đối ứng với TK 331

[7]? Tổng phát sinh nợ của tài khoản khác đối ứng với TK 331

[13]? Ghi nợ TK 1521 đối ứng với TK 331

[14]? Ghi nợ TK 1522 đối ứng với TK 331

[15]? Ghi nợ TK 1523 đối ứng với TK 331

[16]? Ghi nợ TK 1524 đối ứng với TK 331

[17]? Ghi nợ TK 133 đối ứng với TK 331

[18]? Số tiền ghi nợ tài khoản khác đối ứng với 331

[19]? Số hiệu tài khoản ghi nợ khác đối ứng với 331

4 Lập sổ nhật ký bán hàng chịu

SỔ KẾ TOÁN MÁY SỔ NHẬT KÝ BÁN HÀNG CHỊU

4.1 Tạo một cấu trúc sổ: chèn vào sheet mới, đặt tên là SONKBH, tạo cấu

trúc sổ như sau (các ô chứa tài khoản đều nhập dạng chuỗi)

Những chứng từ có tài khoản ghi nợ (J3) bằng “131” và tài khoản ghi có (K3)khác “131” đều là những chứng từ bán hàng chịu ta dùng những công thức đểchuyển vào sổ nhật ký bán hàng chịu Những bút toán có tài khoản ghi nợ bằng

“131” và ghi có cũng bằng “131” là những bút toán chuyển từ nợ dài hạn thành nợngắn hạn (hay là những bút toán người mua trả tiền trước, ghi có “131”, ghi nợ

“11*”) không phải chuyển vào sổ nhật ký bán hàng chịu

4.2 Truy xuất dữ liệu

[1]? Tổng phát sinh nợ của tài khoản 131:

[2]? Tổng phát sinh có của tài khoản 5111 đối ứng TK 131

[3]? Tổng phát sinh có của tài khoản 5112 đối ứng với TK 131

[4]? Tổng phát sinh có của tài khoản 5113 đối ứng với TK 131

[5]? Tổng phát sinh có của tài khoản 3331 đối ứng với TK 131

[6]? Tổng phát sinh có của tài khoản khác đối ứng với TK 131

[7]? Ngày ghi sổ

[8]? Số chứng từ:

[9]? Ngày chứng từ:

[10]? Diễn giải

[11]? Ghi nợ TK 131

[12]? Ghi có TK 5111 đối ứng với TK 131

[13]? Ghi có TK 5112 đối ứng với TK 131:

[14]? Ghi có TK 5113 đối ứng với TK 131

[15]? Ghi có TK 3331 đối ứng với TK 131

[16]? Số tiền ghi có tài khoản khác đối ứng với 131

[17]? Số hiệu tài khoản ghi có khác đối ứng với 131

[1]? Tổng số tiền phát sinh trong kỳ:

[2]? Ngày ghi sổ

[3]? Số chứng từ:

[4]? Ngày chứng từ:

[5]? Diễn giải

[6]? Tài khoản ghi nợ

[7]? Tài khoản ghi có:

[8]? Số tiền phát sinh

III Lập sổ cái các tài khoản

Để lập được các sổ cái cần lập bảng cân đối số phát sinh trước

(Bảng danh mục tài khoản cung cấp số dư đầu kỳ, sổ kế toán máy cung cấp sốphát sinh và thông tin chi tiết (nhật ký) cho sổ cái tài khoản)

1 Xây dựng công thức

Vào sheet mới, đặt tên là SOCAI, tạo cấu trúc một sổ cái như sau:

BCDSPS

(Bảng cân đối số phát sinh)

SỔ CÁI TÀI KHOẢN

SỔ KẾ TOÁN MÁY

[1]? Nhập số hiệu tài khoản:

2 In sổ cái các tài khoản

Khi muốn in Sổ cái của một tài khoản bất kỳ, chỉ việc thực hiện hai bước saucho mỗi tài khoản:

Bước 1: Nhập số hiệu tài khoản vào ô E2 VD:’133

Bước 2: Lọc để che những dòng rỗng

Lần lượt thực hiện hai bước trên cho tất cả các tài khoản, kết qua cuối cùngtrả về:

IV Lập sổ quỹ tiền mặt – sổ tiền gửi ngân hàng

Tương tự cách lập sổ cái tài khoản, ta có thể lập sổ quỹ và sổ tiền gửi thông qua các bước sau:

(Bảng danh mục tài khoản cung cấp số dư đầu kỳ, sổ kế toán máy cung cấp số phát sinh và thông tin chi tiết (nhật ký) cho sổ quỹ tiền mặt)

1 Sổ quỹ tiền mặt

Vào sheet mới tạo cấu trúc sổ Quỹ như sau:

Đặt tên sheet la SOQUY

[1]? Tồn quỹ đầu kỳ:

BDMTK

SỔ QUỸ TIỀN MẶT

SỔ KẾ TOÁN MÁY

[2]? Tính tổng số tiền thu trong kỳ:

[3]? Tính tổng số tiền chi trong kỳ:

[4]? Tính tiền tồn quỹ cuối kỳ:

2 Sổ tiền gửi ngân hàng

(Bảng danh mục tài khoản cung cấp số dư đầu kỳ, sổ kế toán máy cung cấp số phát sinh và thông tin chi tiết (nhật ký) cho sổ tiền gửi ngân hàng)

BDMTK

Sổ tiền gửi ngân hàng

SỔ KẾ TOÁN MÁY

Vào sheet mới tạo cấu trúc sổ tiền gửi ngân hàng như sau:

Đặt tên sheet là SOTGNH

Nhập số hiệu tài khoản: tại ô E2 nhập vào tài khoản ‘112

[12]? Tồn quỹ cuối kỳ:

V Lập sổ chi tiết và bảng tổng hợp chi tiết tài khoản nguyên vật liệu, thành phẩm, hàng hoá

1 Bảng tổng hợp số dư và số phát sinh tài khoản 152

Vào sheet mới, đặt tên sheet là THCT152 sau đó tạo cấu trúc bảng tổng hợp chi tiếtnhư sau:

Cột mã hàng: ngay từ đầu đã mở tài khoản chi tiết cho từng nguyên vật liệu,

vì vậy có thể sử dụng tài khoản chi tiết thay cho mã hàng

SỔ KẾ TOÁN MÁY

[8]? Trị giá tồn cuối kỳ:

[9]? Đơn giá tồn cuối kỳ:

Copy công thức từ [1]? đến [9]? xuống hết dòng cuối cùng của bảng tổng hợpkết quả trả về như sau:

2 Bảng tổng hợp số dư và số phát sinh tài khoản 153

Vào sheet mới, đặt tên Sheet là THCT153 sau đó tạo cấu trúc bảng tổng hợpchi tiết như sau:

SỔ KẾ TOÁN MÁY

[7]? Số lượng tồn cuối kỳ:

[8]? Trị giá tồn cuối kỳ:

[9]? Đơn giá tồn cuối kỳ:

Copy công thức từ [1]? đến [9]? xuống hết dòng cuối cùng của bảng tổng hợpkết quả trả về như sau:

3 Bảng tổng hợp số dư và số phát sinh tài khoản 155

Vào sheet mới, đặt tên Sheet là THCT155 sau đó tạo cấu trúc bảng tổng hợpchi tiết như sau:

SỔ KẾ TOÁN MÁY

[6]? Trị giá xuất

[7]? Số lượng tồn cuối kỳ:

[8]? Trị giá tồn cuối kỳ:

[9]? Đơn giá tồn cuối kỳ:

4 Bảng tổng hợp số dư và số phát sinh tài khoản 156

Vào sheet mới, đặt tên Sheet là THCT156 sau đó tạo cấu trúc bảng tổng hợpchi tiết như sau:

SỔ KẾ TOÁN MÁY

[7]? Số lượng tồn cuối kỳ:

[8]? Trị giá tồn cuối kỳ:

[9]? Đơn giá tồn cuối kỳ:

5 Lập sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu (thành phẩm – hàng hóa)

Vào sheet mới, đặt tên Sheet là SOCTHTKsau đó tạo cấu trúc sổ như sau:

[1]? Số hiệu tài khoản (mã hàng)