MỘT SỐ HÀM THÔNG DỤNG TRONG EXCEL

MỘT SỐ HÀM THÔNG DỤNG TRONG EXCEL

1 Hàm LEFT trong EXCEL

+ Cú pháp :

LEFT(text,[number_chars]) hoặc LEFT(text, n)

Trong đó:

Text: chuỗi ký tự

n: Số ký tự cần trích ra từ chuỗi ký tự (Tham số này có thể có hoặc không Nếu

không có tham số, Excel sẽ mặc định giá trị là 1).

+ Chức năng: Trích ra n ký tự từ chuỗi Text kể từ phía bên trái.

Ví dụ 1: Trích ra 3 ký tự từ chuỗi “HocExcel.Org” từ phía bên trái Công thức sẽ

là:

LEFT(“HocExcel.Org”,3) = Hoc

Các tham số trong hàm LEFT ở công thức này:

Text=”HocExcel.Org” (Vì ở dạng Text nên chuỗi phải đặt trong dấu ngoặc kép)

n = 3: Số ký tự sẽ trích ra

Ví dụ 2: Dựa vào bảng Danh sách nhân viên của Công ty X, yêu cầu điền kết quả

vào cột “Phân loại theo chức vụ” biết rằng cột này nhận 2 ký tự đầu của Mã số

Nhân Viên.

Áp dụng hàm LEFT trong Excel để điền vào cột “Phân loại theo Chức vụ”

Vì cột Phân loại theo Chức vụ nhận 2 chữ cái đầu của Mã số Nhân viên, nên áp dụng hàm xử lý chuỗi LEFT trong EXCEL, kết quả cho ô D3 như sau: D3

=LEFT(C3,2)Sao chép công thức xuống các ô còn lại, ta thu được kết quả như sau:

Kết quả cột “Phân Loại theo Chức vụ” khi áp dụng hàm RIGHT trong EXCEL

2 Hàm RIGHT trong Excel

Hàm RIGHT trong EXCEL có cấu trúc tương tự như hàm LEFT trong EXCEL

Chỉ khác hàm LEFT ở chức năng: HàmRIGHT sẽ trích ra số ký tự từ phía bên

phải của chuỗi.

+ Cú pháp :

RIGHT(text,[number_chars]) hoặc RIGHT(text, n)

Trong đó:

Text: chuỗi ký tự

n: Số ký tự cần trích ra từ chuỗi ký tự (Tham số này có thể có hoặc không Nếu

không có tham số, Excel sẽ mặc định giá trị là 1).

+ Chức năng: Trích ra n ký tự từ chuỗi Text kể từ phía bên PHẢI.

Ví dụ 1: Trích ra 3 ký tự từ chuỗi “HocExcel.Org” từ phía bên phải Công thức sẽ

là:

RIGHT(“HocExcel.Org”,3) = Org

Các tham số trong hàm RIGHT ở công thức này:

Text=”HocExcel.Org”

n = 3: Số ký tự sẽ trích ra

Ví dụ 2: Dựa vào bảng Danh sách nhân viên của Công ty X, yêu cầu điền kết quả

vào cột “Phân loại theo số hiệu” biết rằng cột này nhận 3 ký tự cuối của Mã số

Nhân Viên.

Khác với cột Phân loại theo Chức vụ, vì cột phân loại theo Số hiệu nhận 3 ký tự cuối của Mã Số Nhân viên, nên ta áp dụnghàm RIGHT trong trường hợp này Công thức cho ô kết quả E3 như sau: E3 =RIGHT(C3,3)

Sao chép công thức bằng cách kéo xuống các ô còn lại, ta thu được kết quả như sau:

Kết quả cột “Phân loại theo Số hiệu” khi áp dụng hàm RIGHT trong EXCEL

3 Hàm MID trong Excel

Để trích ra số ký tự trong chuỗi từ phía trái và phía phải của chuỗi Text, ta dùng hàm Left, Right Nhưng để trích ra số ký tự từ một vị trí bất kỳ trong chuỗi, ta làm

thế nào Hàm MID sẽ giúp các bạn thực hiện điều đó.

+ Cú pháp:

MID(Text, start_num, num_chars) hoặc MID(Text, m,n) + Chức năng: Trích ra n ký tự của chuỗi Text từ vị trí thứ n.

Ví dụ 1: Trích ra 5 ký tự từ vị trí thứ 4 trong chuỗi “HocExcel.Org” Áp dụng cú

pháp của hàm MID, công thức cho trường hợp này như sau:

MID(“HocExcel.Org, 4,5) = Excel

Ví dụ 2: Dựa vào bảng Danh sách nhân viên của Công ty X, yêu cầu điền kết quả

vào cột “Phân loại theo bậc lương” biết rằng cột này lấy ký tự thứ 3 và 4 của Mã

số Nhân Viên.

4 Hàm LOWER trong Excel

Cú pháp: LOWER(text)

Chức năng: Chuyển tất các các ký tự trong chuỗi text sang chữ thường.

Ví dụ: LOWER(“HOCEXCEL.ORG”)=hocexcel.org

5 Hàm UPPER trong Excel

Cú pháp: UPPER(text)

Chức năng: Chuyển tất cả các ký tự trong chuỗi text sang chữ hoa.

Ví dụ: UPPER(“HocExcel.Org”)= HOCEXCEL.ORG

6 Hàm PROPER trong Excel

Cú pháp: PROPER(text)

Chức năng: Chuyển tất cả các ký tự đầu của mỗi từ trong chuỗi text sang chữ

hoa và các ký tự còn lại sang chữ thường.

ví dụ: PROPER(“MiCROsoFt ExCel”)= Microsoft Excel

7 Hàm LEN trong Excel

Cú pháp: LEN(text)

Chức năng: Trả về giá trị là chiều dài của chuỗi text (Số ký tự trong chuỗi)

Ví dụ: LEN(“HocExcel)=8

8 Hàm TRIM trong Excel

Cú pháp: TRIM(text)

Chức năng: Trả về chuỗi text sau khi đã cắt bỏ các ký tự trống ở hai đầu

chuỗi.

Ví dụ: TRIM(“ EXCEL “)=EXCEL

9 Công thức hàm Countifs

COUNTIFS(criteria_range1, criterial1,[criterial_range2, criterial2],…)

Chú thích: Các đối số trong hàm Countifs

criterial_range1, criterial_range2: Phạm vi 1, phạm vi 2,…

criterial1, criterial 2: Điều kiện 1, Điều kiện 2,…

10 Chức năng hàm Countifs

Hàm Countifs trong Excel dùng để đếm số ô trong phạm vi thỏa mãn nhiều điều kiện khác nhau

11 Ví dụ về hàm Countifs

Cho bảng Dữ liệu dưới đây Yêu cầu:

a Đếm số nhân viên thuộc phòng Kế hoạch và có mức lương từ 5.500.000 trở lên

b Đếm số Nhân viên phòng Kinh doanh có tên bắt đầu bằng chữ “M” và có lương trên

4 triệu

Với hàm Countif ta chỉ có thể đếm số ô trong phạm vi thỏa mãn 1 điều kiện.

Nhưng với hàm Countifs sẽ đếm được số ô trong phạm vi thỏa mãn nhiều điều kiện Với yêu cầu a) ta thấy có 2 điều kiện đó là: Nhân viên thuộc phòng Kế hoạch & có

lương từ 5.500.000 trở lên

Công thức của hàm Countifs trong trường hợp này:

F15 = COUNTIFS(E5:E12,”Kế hoạch”,F5:F12,”>=5500000″)

Với yêu cầu b, những ô nào trong Phạm vi thỏa mãn cả 3 điều kiện: Thuộc phòng Kinh doanh, Có tên bắt đầu bằng chữ “M” và có lương > 4 triệu mới sẽ được tính

Công thức hàm COUNTIFS cho trường hợp b sẽ là:

F16 = COUNTIFS(E5:E12,”Kinh doanh”,D5:D12,”M*”,F5:F12,”>4000000″)

**Chú ý: Trong Excel, bạn có thể dùng các ký tự đại diện dấu hỏi (?) và dấu sao (*)

trong điều kiện với chuỗi

 Dấu (?) sẽ thay thế thế cho 1 ký tự bất kỳ

 Dấu (*) sẽ thay thế cho 1 chuỗi ký tự bất kỳ

Kết quả như sau:

12 Công thức hàm COUNTA trong Excel

COUNTA(value1,[value2],…)

Chú thích:

Value1, value2,… là các đối số hoặc vùng dữ liệu

13 Chức năng của hàm COUNTA trong Excel

Đếm số ô có chứa dữ liệu trong phạm vi (Bao gồm dữ liệu số và dữ liệu dạng chuỗi

(Text))

14 Ví dụ về hàm COUNTA trong Excel

Ví dụ 1: COUNTA(2,”HocTinVanPhong.Net”) = 2

Ví dụ 2: Cho bảng Dữ liệu sau đây Yêu cầu: Đếm số ô có chứa Dữ liệu trong Bảng đã

cho

Như ở bài viết trước, tôi đã trình bày cách sử dụng hàm COUNT trong Excel để đếm

số ô có chứa dữ liệu dạng Số Bảng dữ liệu này tương tự như bảng dữ liệu đã cho ở

Ví dụ về hàm COUNT

Để đếm số ô có chứa có chứa Dữ liệu (Giá trị) ta không thể áp dụng hàm COUNT, mà

phải áp dụng công thức của hàm COUNTA để đếm.

Công thức tại ô Kết quả như sau: E12=COUNTA(A4:E10)

(Chú ý: A4:E10 – là vùng dữ liệu)

15 Công thức của hàm MIN trong Excel

MIN(number1,[number2],…)

Trong đó: number1, number2 là các đối số hoặc vùng dữ liệu

Tương tự nhưng các đối số ở hàm Max, Average.

16 Chức năng của hàm MIN trong Excel

Hàm trả về giá trị nhỏ nhất của các đối số number1, number2, hoặc giá trị nhỏ nhất

trong một vùng dữ liệu

3 Ví dụ về hàm MIN trong Excel

Ví dụ 1: MIN(100,200,-20)= -20

Ví dụ 2: Cho bảng Dữ liệu sau Yêu cầu Tìm Điểm Trung bình thấp nhất và Điểm môn

điều kiện thấp nhất

Áp dụng Công thức

hàm MIN trong trường hợp này, ta có:

Điểm trung bình thấp nhất được tính như sau: D16=MIN(C5:C14)

Điểm môn Điều kiện thấp nhất: D17=MIN(D5:D14)

Kết quả:

17 Công thức của hàm Max trong Excel

MAX(number1,[number2],…)

Chú thích: number1, number2,… là các đối số hoặc vùng dữ liệu.

18 Chức năng của hàm Max trong Excel

Trả về giá trị lớn nhất của các đối số number1, number2, hoặc giá trị lớn nhất trong 1

vùng dữ liệu

3 Ví dụ về hàm Max trong Excel

Ví dụ 1: MAX(100,200,-20)=200

Ở ví dụ này: number1 chính là giá trị 100, number2 là 200, number3 là -20.

Ví dụ 2: Cho bảng Dữ liệu sau Yêu cầu: Tìm ra mức Tiền lương cao nhất và Thâm niên cao nhất

Công thức cho hàm MAX trong trường hợp này sẽ là như thế nào?

Áp dụng Cấu trúc của hàm MAX đã được trình bày ở phần 1 cho trường hợp này, ta có

Công thức cho ô kết quả E11 như sau: E11=MAX(E4:E9) (E4:E9 là vùng dữ liệu Tiền lương của tất cả nhân viên trong Công ty).

Tương tự, để tìm ra Thâm niên cao nhất, ta cũng sử dụng hàm Max, công thức tại ô Kết quả E12 như sau:

E12=MAX(D4:D9)