giải pháp hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty tnhh tuệ lâm

Với khoảng 60 trang viết về đề tài quy trình nhập khẩu, em đã cố gắng đề cập tới mọi vấn đề của quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng những kiến thức được tích luỹ tại trường và kinh nghiệm

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ TP HCM

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI

GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC

THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU

TẠI CÔNG TY TNHH TUỆ LÂM

Ngành: Quản Trị Kinh Doanh

Chuyên ngành: Quản Trị Kinh Doanh

Giảng viên hướng dẫn: ThS TRẦN THỊ TRANG

TP Hồ Chí Minh, tháng 09 năm 2013

LỜI CAM ĐOAN

Em cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của em thực hiện dưới sự hướng dẫn trực tiếp của giảng viên ThS Nguyễn Thị Trang Những kết quả và các số liệu trong khóa luận tốt nghiệp được thực hiện tại công ty TNHH Tuệ Lâm, không sao chép bất kỳ nguồn nào khác Em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước nhà trường về sự cam đoan này

TP.Hồ Chí Minh, tháng 09 năm 2013

Các thầy cô trong khoa Quản Trị Kinh Doanh của trường HUTECH, đặc biệt

là cô ThS.Trần Thị Trang đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt quá trình thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp này Bên cạnh đó, em cũng chân thành ghi nhớ công ơn của cô ThS Nguyễn Thị Thu Hòa – người đã giúp em có được nền tảng vững chắc cho chuyên đề này từ kỳ báo cáo thực tập

Em cũng xin chân thành cảm ơn Ban giám đốc, cũng như toàn thể các anh chị

và các bạn đồng nghiệp Phòng Xuất Nhập Khẩu và các phòng ban khác của công ty TNHH Tuệ Lâm đã luôn tạo mọi điều kiện thuận lợi về mọi mặt để em có thể hoàn thành đề tài

Với khoảng 60 trang viết về đề tài quy trình nhập khẩu, em đã cố gắng đề cập tới mọi vấn đề của quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng những kiến thức được tích luỹ tại trường và kinh nghiệm thực tế từ quá trình thực tập tại công ty Tuy nhiên do kiến thức và kinh nghiệm còn hạn chế nên bài viết không tránh khỏi những khuyết điềm và sai sót, em rất mong được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô và bạn đọc

để bài viết được hoàn thiện hơn

Lời cuối c ng, em kính chúc các thầy cô trường HUTECH, các anh chị và các bạn đồng nghiệp công ty TNHH Tuệ Lâm sẽ gặt hái thành công hơn nữa trong công việc

Em xin chân thành cảm ơn

Trân trọng,

N ẬN T CỦA IẢN VI N Ƣ N DẪN

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

Th nh h Hồ Chí Minh, g Tháng ăm 2013 ả v ƣ ẫ

T S Trầ T ị Tra

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

1 Tí cấp t ết của đề tà .1

2 Mục t u cứu 2

3 Đố tƣợ và p ạm v cứu 2

4 P ƣơ p áp cứu 2

5 Kết cấu của đề tà .2

C ƢƠN 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN 3

1.1 K á ệm, c ức ă , va trò của ập k ẩu 3

1.1.1 Khái niệm về nhập khẩu 3

1.1.2 Chức năng của nhập khẩu 3

1.1.3 Vai trò của nhập khẩu .3

1.2 Quy trì ập k ẩu à óa tạ các oa ệp 4

1.2.1 Nghiên cứu thị trường 5

1.2.1.1 Nghiên cứu thị trường trong nước 5

1.2.1.2 Nghiên cứu thị trường quốc tế 6

1.2.2 Lập phương án kinh doanh hàng nhập khẩu 6

1.2.3 Giao dịch, đàm phán, và ký kết hợp đồng ngoại thương 6

1.2.3.1 Giao dịch 6

1.2.3.2 Đàm phán 9

1.2.3.3 Ký kết hợp đồng ngoại thương 10

1.2.4 Tổ chức thực hiện hợp đồng ngoại thương 11

1.2.4.1 Xin giấy phép nhập khẩu và mở L/C 11

1.2.4.2 Thuê phương tiện vận tải 12

1.2.4.3 Mua bảo hiểm cho hàng hóa 13

1.2.4.4 Làm thủ t c Hải quan 14

1.2.4.5 Nhận hàng từ cảng nhập khẩu 16

1.2.4.6 Kiểm tra hàng hóa nhập khẩu 17

1.2.4.7 Làm thủ t c thanh toán 17

1.2.4.8 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại 18

KẾT LUẬN C ƢƠN 1 19

C ƢƠN 2: T ỰC TRẠN QUY TRÌN TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CÔN TY TN TUỆ LÂM 20

2.1 Tổ qua về cô ty TN Tuệ Lâm 20

2.1.1 Giới thiệu chung 20

2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển 21

2.1.3 Lĩnh vực và ngành nghề kinh doanh của công ty 22

2.1.4 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty 22

2.1.5 Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Tuệ Lâm 24

2.1.6 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ 2010-2012 27

2.2 Quy trì tổ c ức t ực ệ ợp đồ ập k ẩu tạ cô ty TN Tuệ Lâm 29

2.2.1 Xin giấy phép nhập khẩu 30

2.2.2 Mở L/C 33

2.2.3 Thuê phương tiện vận tải 35

2.2.4 Mua bảo hiểm hàng hoá 38

2.2.5 Làm thủ t c Hải quan 39

2.2.6 Nhận hàng 42

2.2.7 Kiểm tra hàng hóa nhập khẩu 43

2.2.8 Làm thủ t c thanh toán 43

2.2.9 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại 45

2.2.10.Nhận xét về quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty

TNHH Tuệ Lâm 46

KẾT LUẬN C ƢƠN 2 48

C ƢƠN 3: IẢI P ÁP VÀ KIẾN N Ị ĐỂ OÀN T IỆN QUY TRÌN TỔ C ỨC T ỰC IỆN ỢP ĐỒN N ẬP K ẨU TẠI CÔN TY TN TUỆ LÂM 49

3.1 Đị ƣ p át tr ể của cô ty tro t ờ a t 49

3.2 Một số ả p áp ằm oà t ệ quy trì tổ c ức t ực ệ ợp đồ ập k ẩu tạ cô ty 51

3.2.1 Giải pháp 1: Hoàn thiện quá trình đàm phán, ký kết hợp đồng ngoại thương 51

3.2.2 Giải pháp 2: Hoàn thiện quá trình giao nhận hàng hóa 52

3.2.3 Giải pháp 3: Hoàn thiện quá trình làm thủ t c khai báo Hải quan 53

3.2.4 Giải pháp 4: Hoàn thiện khâu thanh toán và thủ t c thanh toán 54

3.2.5 Giải pháp 5: Đào tạo, nâng cao nghiệp v đội ngũ nhân viên 55

3.2.6 Giải pháp 6: Nâng cao hiệu quả sử d ng vốn của công ty 56

3.3 Một số k ế ị ằm oà t ệ quy trì tổ c ức t ực ệ ợp đồ ập k ẩu tạ cô ty 57

3.3.1 Kiến nghị đối với nhà nước về tài chính 57

3.3.2 Kiến nghị đối với nhà nước về chính sách thuế 57

3.3.3 Kiến nghị đối với Tổng c c Hải quan 58

KẾT LUẬN 59

TÀI LIỆU T AM K ẢO 60

DAN MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

DAN MỤC CÁC BIỂU ĐỒ, SƠ ĐỒ

 B ểu đồ

2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2010-2012 28

2.2 Cơ cấu phương tiện vận tải hợp đồng nhập khẩu năm

2.1 Cơ cấu tổ chức công ty TNHH Tuệ Lâm 24

2.2 Quy trình nhập khẩu hàng hóa tại công ty TNHH Tuệ Lâm 30

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Ngày nay, toàn cầu hóa kinh tế và hội nhập kinh tế quốc tế là đặc trưng và xu hướng phát triển phổ biến của nền kinh tế thế giới, bất luận đó là nền kinh tế có quy

mô và trình độ phát triển ra sao và thuộc chế độ chính trị - xã hội thế nào Và nền kinh tế Việt Nam cũng đang nỗ lực hết mình để hội nhập với nền kinh tế khu vực và thế giới Chính vì vậy, hoạt động thương mại quốc tế trong thời điểm hiện nay đóng vai trò hết sức to lớn trong sự phát triển kinh tế, xã hội của đất nước và sự lớn mạnh của các doanh nghiệp hoạt động ngoại thương Xuất khẩu cùng với nhập khẩu chính

là hai mặt cấu thành của hoạt động thương mại quốc tế này

Hoạt động XNK từ lâu đã khẳng định vị trí và vai trò trong nền kinh tế thế giới, và với xu thế hiện nay càng khẳng định hơn nữa sức mạnh của mình Muốn kinh doanh hàng hóa XNK, đòi hỏi các doanh nghiệp phải nắm vững kỹ thuật kinh doanh XNK, bên cạnh đó cần có phải có năng lực quản lý và điều hành hoạt động XNK có hiệu quả, am hiểu các quy trình nghiệp vụ XNK… để đảm bảo yêu cầu và quyền lợi của các bên Đồng thời, để đảm bảo các doanh nghiệp có thể đứng vững trong nền kinh tế cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, đòi hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng học hỏi và nâng cao năng lực cạnh tranh của mình Là một công ty chuyên kinh doanh các mặt hàng nhập khẩu, việc tổ chức thực hiện nhập khẩu là một hoạt động diễn ra hàng ngày tại công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) Tuệ Lâm

và cũng là hoạt động chiếm tỷ trọng lớn cả về nhân lực lẫn tài chính của công ty Thế nên, việc thiết lập quy trình nhập khẩu và hoàn thiện quy trình này có thể góp phần giảm chi phí cho doanh nghiệp, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho các nhân viên XNK để đáp ứng yêu cầu hội nhập và mang lại lợi thế cạnh tranh hơn cho công ty trong thời điểm hiện nay Hơn thế nữa, việc nhập khẩu được thực hiện trình tự theo quy trình có thể đảm bảo hàng hóa được cung ứng kịp thời và đầy đủ phục vụ nhu cầu kinh doanh của công ty trong mọi thời điểm

Thế nên, trong suốt quá trình thực tập cũng như làm việc tại bộ phận XNK của công ty, bằng những kiến thức được trang bị trong những ngày nơi giảng đường cùng với những trải nghiệm thực tế ở công ty, em đã quyết định chọn đề tài “GIẢI

PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH TUỆ LÂM” làm đề tài cho khóa luận tốt nghiệp của mình

2 Mục tiêu nghiên cứu

 Phân tích khái quát về quy trình nhập khẩu được áp dụng cho các doanh nghiệp kinh doanh XNK hiện nay

 Phân tích thực trạng quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty TNHH Tuệ Lâm Từ đó, đề ra những giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện mang lại hiệu quả cao hơn cho công ty

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: tập trung nghiên cứu về quy trình nhập khẩu hàng hóa tại các doanh nghiệp nói chung và thực trạng quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty TNHH Tuệ Lâm nói riêng

Phạm vi nghiên cứu: Phòng XNK công ty TNHH Tuệ Lâm

4 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài sử dụng hai phương pháp nghiên cứu chủ yếu là phương pháp tìm kiếm thu thập thông tin, số liệu sơ cấp và thứ cấp cùng với phương pháp phân tích tổng hợp trong quá trình phân tích và đánh giá

5 Kết cấu của đề tài

Ngoài phần mở đầu và kết luận, danh mục các bảng, biểu đồ, tài liệu tham khảo, phụ lục, đề tài được trình bày theo 3 chương:

 Chương 1: Cơ sở lý luận

 Chương 2: Thực trạng quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu

tại công ty tại công ty TNHH Tuệ Lâm

 Chương 3: Giải pháp và kiến nghị để hoàn thiện quy trình tổ chức thực

hiện hợp hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty TNHH Tuệ Lâm

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN

1.1 Khái niệm, chức năng, và vai trò của nhập khẩu

1.1.1 Khái niệm về nhập khẩu

Trong xu thế ngày nay đã thúc đẩy hoạt động thương mại quốc tế diễn ra mạnh mẽ Nếu nói rằng thương mại quốc tế là sự trao đổi mua bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ nhằm mục tiêu lợi nhuận giữa các thương nhân có trụ sở kinh doanh tại các quốc gia khác nhau và xuất khẩu là một hình thức tất yếu của các công ty khi bước vào thị trường quốc tế thì nhập khẩu cũng đóng vai trò không kém phần quan trọng bởi vì xuất khẩu của nước này sẽ là nhập khẩu của nước kia và ngược lại, nó

là một mặt không thể tách rời của nghiệp vụ ngoại thương

Có nhiều định nghĩa về nhập khẩu, nhưng định nghĩa đơn giản và dễ hiểu nhất chính là nhập khẩu được hiểu như việc quốc gia này mua hàng hóa và dịch vụ từ quốc gia khác Nói cách khác, đây chính là việc nhà sản xuất nước ngoài cung cấp hàng hóa và dịch vụ cho những công ty kinh doanh và sản xuất trong nước

1.1.2 Chức năng của nhập khẩu

 Góp phần nâng cao hiệu quả nền kinh tế thông qua việc trao đổi hàng hoá và dịch vụ giữa các quốc gia trên thế giới

 Khai thác năng lực và thế mạnh về hàng hoá, công nghệ, vốn, lao động… của các nước trong khu vực và trên thế giới nhằm thúc đẩy quá trình sản xuất, tiêu dùng trong nước phát triển

 Thúc đẩy quá trình phát triển kinh tế, mở rộng thị trường; góp phần vào sự ổn định nền kinh tế và chính trị trong nước

 Tác động giúp cho các hoạt động kinh tế đối ngoại khác như: thông tin liên lạc quốc tế, tài chính, tín dụng quốc tế, du lịch… được mở rộng, các chính sách hợp tác và đầu tư quốc tế theo đó cũng phát triển

1.1.3 Vai trò của nhập khẩu

 Đối với nền kinh tế thế giới:

+ Thông qua hoạt động nhập khẩu, việc sản xuất và tiêu dùng quốc nội sẽ được kích thích phát triển hơn Đồng thời làm cho khối lượng hàng hoá và nhu cầu trong nền kinh tế thế giới tăng lên, từ đó mức sống của người dân được nâng cao

+ Từ hoạt động nhập khẩu sẽ giúp cho các nước kém và đang phát triển có cơ hội học hỏi được nhiều kinh nghiệm trong quản lý, tiếp thu được các thành tựu khoa học kỹ thuật phục vụ cho công cuộc hiện đại hoá, công nghiệp hoá đất nước

+ Hoạt động nhập khẩu sẽ giúp cho quá trình liên kết kinh tế giữa các quốc gia, các khu vực được đẩy mạnh hơn Các hoạt động đối ngoại khác như bảo hiểm, du lịch, dịch vụ, thương mại cũng phát triển nhanh chóng

 Đối với nền kinh tế Việt Nam:

+ Nhập khẩu các thiết bị xây dựng sẽ giúp cho quá trình xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật được rút ngắn thời gian và công sức Tạo điều kiện phát triển nền kinh tế với các dây chuyền trang thiết bị hiện đại, và cũng giúp cho đội ngũ lao động và quản lý của nước ta có điều kiện nâng cao tay nghề; trau dồi kiến thức, công tác quản lý

+ Nhập khẩu hàng hoá sẽ làm đa dạng các mặt hàng và chủng loại hàng hoá, người tiêu dùng sẽ lựa chọn được những hàng hoá phù hợp với thu nhập của mình Qua đó

sẽ góp phần cải thiện và nâng cao đời sống người dân Thông qua hoạt động nhập khẩu cũng sẽ bổ sung kịp thời những hàng hoá thiếu hụt trong nước do sản xuất trong nước không đáp ứng đủ hoặc chưa sản xuất được

+ Nhờ nhập khẩu mà ngành sản xuất trong nước sẽ đào thải được các đơn vị có năng lực sản xuất yếu kém không có sức cạnh tranh Thông qua đó sẽ giúp cho các doanh nghiệp trong nước phải đổi mới cả công nghệ và cách quản lý để nâng cao sức cạnh tranh của hàng hoá sản xuất ra, tạo điều kiện cho việc chiếm lĩnh thị trường trong nước và dần dần tiến tới xuất khẩu

1.2 Quy trình nhập khẩu hàng hóa tại các doanh nghiệp

Nhập khẩu là việc mua hàng hoá của nước ngoài nhằm phục vụ sản xuất hoặc tiêu thụ trong nước Tuy nhiên, việc mua bán ở đây lại rất phức tạp khác hẳn với thương mại trong nước thế nên khi thực hiện một hợp đồng nhập khẩu đòi hỏi phải

có một quy trình nhất định, rõ ràng Chính điều này giúp cho các doanh nghiệp tránh được các rủi ro không đáng có

Sau đây là quy trình nhập khẩu thường được các doanh nghiệp kinh doanh XNK sử dụng để tiến hành hoạt động nhập khẩu:

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ quy trình nhập khẩu hàng hóa

1.2.1 Nghiên cứu thị trường

1.2.1.1 Nghiên cứu thị trường trong nước

Nghiên cứu thị trường trong nước là bước đầu tiên mà doanh nghiệp tức nhà nhập khẩu cần phải làm trước tiến hành hoạt động nhập khẩu hàng hóa Việc nghiên cứu thị trường trong nước giúp cho doanh nghiệp xác định nhu cầu thị trường, giá

cả, mức độ cạnh tranh trong việc cung ứng hàng hoá mà doanh nghiệp muốn nhập khẩu

Khi nghiên cứu thị trường trong nước, doanh nghiệp cần căn cứ vào: tình hình tiêu thụ, giá cả, và sản xuất mặt hàng đó ở trong nước; khả năng của doanh nghiệp trong việc đáp ứng nhu cầu

Giao dịch, đàm phán, và ký kết hợp đồng ngoại thươngNghiên cứu thị trường

Làm thủ tục Hải quan

Nhận hàng

từ cảng nhập khẩu

Kiểm tra hàng hóa nhập khẩu

Làm thủ tục thanh toán

Khiếu nại và giải quyết khiếu nại

Thuê phương tiện vận tải

Lập phương án kinh doanh

1.2.1.2 Nghiên cứu thị trường quốc tế

Nghiên cứu thị trường quốc tế phải bắt đầu từ việc nghiên cứu các chính sách của chính phủ nước xuất khẩu để từ đó đưa ra những thuận lợi cũng như khó khăn đối với doanh nghiệp khi tiến hành nhập khẩu hàng hóa

Mặt khác, giá cả trên thị trường quốc tế là không ngừng biến đổi Vì thế, doanh nghiệp nhập khẩu phải hiểu biết và kinh nghiệm để dự báo được xu thế biến động của quy luật thị trường Doanh nghiệp đánh giá trên nhiều thị trường khác nhau với các nhà cung cấp khác nhau Từ đó tiến hành so sánh và chọn ra nhà cung cấp đem lại thuận lợi tối ưu nhất cho mình

Sau khi nghiên cứu kỹ thị trường và đưa ra được những thông tin chính xác, doanh nghiệp sẽ tiến hành lựa chọn đối tác quốc tế trên cơ sở thị trường đã nghiên cứu nhưng vẫn phải đảm bảo được các tiêu chuẩn: giá cả cạnh tranh nhất, chất lượng và chi phí phù hợp, đảm bảo đúng với mục tiêu của doanh nghiệp và phù hợp với hệ thống pháp lý hiện hành của hai nước

1.2.2 Lập phương án kinh doanh hàng nhập khẩu

Phương án kinh doanh thực chất là một chương trình hành động hướng tới việc thực hiện những mục đích cụ thể của doanh nghiệp trong kinh doanh Trong sự biến đổi nhanh chóng của thị trường thì khâu lập phương án kinh doanh gặp nhiều khó khăn trở ngại, nhiều doanh nghiệp đã bỏ qua bước này hoặc thực hiện một cách

sơ sài đã mang lại hiệu quả hoạt động kinh doanh không như mong muốn

Để lập được phương án kinh doanh tốt, doanh nghiệp cần tiến hành:

 Phân tích để lựa chọn thị trường và mặt hàng kinh doanh,

 Xác định mục tiêu của doanh nghiệp,

 Phác thảo các phương án kinh doanh,

 Lựa chọn phương án kinh doanh tối ưu nhất,

bên tham gia

Quá trình giao dịch được thực hiện gồm các bước sau:

Sơ đồ 1.2: Quy trình giao dịch

 Hỏi giá (Inquiry):

Đây là bước khởi đầu giao dịch Hỏi giá là việc người mua đề nghị người bán cho biết giá cả và các điều kiện thương mại cần thiết khác để mua hàng Hỏi giá không ràng buộc về trách nhiệm pháp lý, cho nên người hỏi giá có thể hỏi nhiều nơi nhằm nhận được nhiều bản chào hàng cạnh tranh nhau để so sánh lựa chọn bản chào hàng thích hợp nhất là nguồn cung cấp cho mình

Nội dung cơ bản của một thư hỏi giá là yêu cầu người nhận cho biết các thông tin chi tiết về hàng hóa, chất lượng, số lượng, quy cách đóng gói, điều kiện giao hàng, thời gian giao hàng, giá cả, điều kiện thanh toán và các điều kiện thương mại khác

 Chào hàng (Offer):

Đây là một đề nghị kí kết hợp đồng mua bán hàng hoá được chuyển cho một hay nhiều người xác định

Hỏi giá (Inquiry)

Chào hàng (Offer)

Đặt hàng (Order)

Hoàn giá (Counter-Offer)

Chấp nhận (Acceptance)

Xác nhận (Confirmation)

Chào hàng có thể do người bán hoặc người mua đưa ra, khi người bán đưa ra thì gọi là chào bán hàng, khi người mua đưa ra thì gọi là chào mua hàng Có hai loại chào hàng là chào hàng cố định (firm offer) và chào hàng tự do (free offer)

Nội dung cơ bản của một chào hàng bao gồm: Tên hàng, số lượng, quy cách, phẩm chất, giá cả, phương thức thanh toán, địa điểm và thời hạn giao hàng

 Đặt hàng (Order):

Đặt hàng là lời đề nghị ký kết hợp đồng ngoại thương xuất phát từ phía người mua Trong đặt hàng người mua nêu cụ thể về hàng hoá yêu cầu và tất cả những nội dung cần thiết cho việc ký kết hợp đồng

Trong thực tế người mua chỉ đặt hàng với các nhà cung cấp có quan hệ thường xuyên, hoặc hai bên đã ký những hợp đồng dài hạn và thoả thuận giao hàng theo nhiều lần thì nội dung đặt hàng chỉ nêu những điều kiện riêng biệt đối với lần đặt hàng đó Còn những điều kiện khác, hai bên áp dụng theo những hợp đồng đã ký kết trong lần giao dịch trước

 Hoàn giá (Counter-Offer):

Theo Khoản 1 Điều 19 Công Ước Viên 1980 của Liên Hợp Quốc về hợp đồng

mua bán hàng hóa quốc tế quy định “Một sự phúc đáp có khuynh hướng chấp nhận

chào hàng nhưng có chứa đựng những điểm bổ sung, bớt đi, hay sửa đổi khác thì được coi là từ chối chào hàng và cấu thành một hoàn giá”

Nếu xét theo phương diện thương mại thì hoàn giá là sự mặc cả về giá cả và các điều kiện thương mại khác Khi có hoàn giá, bản chào hàng lúc đầu xem như mất hiệu lực

 Chấp nhận (Acceptance):

Theo Khoản 2 Điều 19 Công Ước Viên 1980 của Liên Hợp Quốc về hợp đồng

mua bán hàng hóa quốc tế quy định “ một sự phúc đáp có khuynh hướng chấp

nhận chào hàng nhưng có chứa đựng các điều khoản bổ sung hay những điều khoản khác mà không làm biến đổi một cách cơ bản nội dung của chào hàng thì được coi là chấp nhận chào hàng ”

Như vậy, chấp nhận là sự đồng ý hoàn toàn tất cả mọi điều kiện của hoàn giá, chào hàng, đặt hàng để kết thúc quá trình hoàn giá

Một chấp nhận có hiệu lực về mặt pháp lý khi có ba điều kiện sau:

 Chấp nhận phải do chính người nhận giá chấp nhận một cách vô điều kiện;

 Chấp nhận phải trong thời gian hiệu lực của bản chào giá, đặt hàng hoặc hoàn giá;

 Chấp nhận phải được chuyển tới người chào hàng hoặc đặt hàng

Thông thường người ta sử dụng ba hình thức sau để đàm phán:

+ Đàm phán qua thư tín: Đây là hình thức đàm phán chủ yếu để giao dịch

giữa các nhà kinh doanh XNK trong điều kiện hiện nay So với việc gặp gỡ trực tiếp thì giao dịch qua thư tín tiết kiệm được nhiều chi phí Tuy nhiên, việc giao dịch qua thư tín đòi hỏi nhiều thời gian chờ đợi, có thể cơ hội mua bán tốt sẽ trôi qua

+ Đàm phán qua điện thoại: Hình thức này giúp cho việc đàm phán diễn ra

nhanh chóng ngay khi có vấn đề nảy sinh Tuy nhiên thời gian dành cho đàm phán không nhiều do phí tổn điện thoại quốc tế khá cao Ngoài ra, đàm phán bằng điện thoại thực chất chỉ thỏa thuận bằng miệng, không có gì ghi nhận lại để làm bằng chứng cho những thỏa thuận quyết định trao đổi Bởi vậy, điện thoại chỉ nên được dùng những trường hợp rất cần thiết, khẩn trương

+ Đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp: Đây là hình thức đàm phán khó

khăn nhất trong ba hình thức đàm phán, để đạt được kết quả tốt trong đàm phán thì đòi hỏi người đàm phán phải nắm chắc nghiệp vụ và ngoại ngữ, có khả năng ứng xử nhạy bén, linh hoạt trong mọi tình huống để có thể tỉnh táo, bình tĩnh nhận xét, nắm

được ý đồ, sách lược của đối phương, nhanh chóng có biện pháp đối phó kịp thời Hơn thế nữa, chi phí cho đàm phán bằng hình thức này là hết sức tốn kém

1.2.3.3 Ký kết hợp đồng ngoại thương

Hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế (hay còn gọi là hợp đồng ngoại thương)

là sự thỏa thuận giữa các bên, bên bán có nhiệm vụ giao hàng và chuyển quyền sở hữu cho bên mua và bên mua có nghĩa vụ phải thanh toán toàn bộ số tiền theo hợp đồng đã được ký kết trước đó

Hợp đồng ngoại thương trong giao dịch quốc tế có vai trò rất quan trọng vì đó chính là bằng chứng để đảm bảo quyền lợi cho các bên tham gia ký kết hợp đồng một khi có phát sinh xảy ra

Trong giao dịch mua bán hàng hóa quốc tế, các bên có thể áp dụng những phương thức ký kết hợp đồng sau:

+ Hai bên cùng ký vào bản hợp đồng

+ Người mua xác nhận bằng văn bản là người mua đã đồng ý với các điều kiện và điều khoản của một thư chào hàng

+ Người bán xác nhận bằng văn bản đơn đặt hàng của người mua trong thời hạn hiệu lực của đơn đặt hàng

+ Trao đổi bằng thư xác nhận đạt được những thoả thuận trong đơn đặt hàng trước đây của hai bên (Nếu như có điều kiện được thoả thuận) Hợp đồng chỉ có thể coi là ký kết chỉ trong trường hợp có chữ ký người đại diện pháp luật của cả hai bên

Nội dung của hợp đồng nhập khẩu thường bao gồm các điều khoản: Tên hàng; Số lượng và cách xác định; Quy cách phẩm chất; Đóng gói, bao bì ký mã hiệu; Thời hạn, phương tiện và địa điểm giao hàng; Giá cả, giá trị, điều kiện giao hàng; Phương thức thanh toán và chứng từ thanh toán; Bảo hiểm; Phạt và bồi thường thiệt hại; Tranh chấp và giải quyết tranh chấp; Kiểm tra và giám định hàng hoá nhập khẩu; Trường hợp bất khả kháng

Ngoài các điều khoản trên, tuỳ trường hợp cụ thể mà cần có các điều khoản khác cho phù hợp nhằm đảm bảo tính chất và tính rõ ràng của hợp đồng

1.2.4 Tổ chức thực hiện hợp đồng ngoại thương

Sau khi hợp đồng nhập khẩu được kí kết, doanh nghiệp kinh doanh XNK – với tư cách một bên ký kết – phải tổ chức thực hiện hợp đồng đó Trong quá trình thực hiện các khâu công việc để thực hiện hợp đồng, doanh nghiệp kinh doanh XNK phải cố gắng tiết kiệm chi phí, nâng cao doanh lợi và hiệu quả toàn bộ hoạt động giao dịch

Để thực hiện hợp đồng nhập khẩu, doanh nghiệp kinh doanh phải tiến hành theo trình tự các công việc sau:

1.2.4.1 Xin giấy phép nhập khẩu và mở L/C

 Xin giấy phép nhập khẩu

Giấy phép nhập khẩu là vấn đề quan trọng hàng đầu về mặt pháp lý để tiến hành các khâu kế tiếp trong quá trình nhập khẩu hàng hóa Theo nghị định số 57/1998/NĐ-CP ngày 31/07/1998 quy định quyền nhập khẩu hàng hóa theo ngành nghề đã đăng ký của các doanh nghiệp được thành lập hợp pháp khi có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

Đồng thời, cũng theo nghị định 12/2006/NĐ-CP ngày 23/01/2006, đối với những mặt hàng nhập khẩu phải xin giấy phép thì đơn vị nhập khẩu phải xin giấy phép của Bộ Thương Mại hoặc các Bộ quản lý chuyên ngành Còn các hàng hoá khác ngoài các hàng hoá cấm nhập, tạm ngừng nhập và các hàng hoá không thuộc quy định tại các khoản mục riêng thì chỉ phải làm thủ tục thông quan tại cửa khẩu Đối với hàng hoá thuộc danh mục quản lý theo hạn ngạch, Bộ Thương mại sẽ công bố lượng hạn ngạch và dưới sự chỉ đạo của Bộ Tài chính, phối hợp với các bộ

và cơ quan quản lý sản xuất xác định mức thuế nhập khẩu trong hạn ngạch và ngoài hạn ngạch

 Mở L/C

Nếu là phương thức thanh toán tín dụng chứng từ thì bên nhà nhập khẩu tức bên mua phải làm thủ tục mở thư tín dụng (Letter of Credit – L/C) Thông thường L/C thường được mở ngay sau khi hợp đồng ngoại thương được ký kết và trước 20 đến 25 ngày so với thời hạn giao hàng

Việc đầu tiên của người nhập khẩu cần phải thực hiện nếu như thanh toán với

phương thức này là điền vào đơn xin mở L/C và nộp tại ngân hàng một số giấy tờ cần thiết để tiến hành mở L/C

Tuỳ từng trường hợp mà ngân hàng yêu cầu mức ký quỹ để mở L/C khác nhau (5% hoặc 10%)

Sau khi ngân hàng phát hành L/C, doanh nghiệp sẽ nhận được một bản sao L/C đó Doanh nghiệp là nhà nhập khẩu nên xem xét đối chiếu giữa nội dung L/C với đơn yêu cầu để đảm bảo rằng L/C hoàn toàn phù hợp với hợp đồng và với yêu cầu của mình, đồng thời thông báo cho ngân hàng ngay những sai lệch nếu có Nếu người nhập khẩu có nhu cầu sửa đổi L/C, doanh nghiệp cần xuất trình thư yêu cầu sửa đổi L/C (theo mẫu) kèm văn bản thoả thuận giữa người mua và người bán (nếu có)

1.2.4.2 Thuê phương tiện vận tải

Việc thuê phương tiện vận tải phục vụ quá trình nhập khẩu hàng hoá trước tiên phụ thuộc vào tính chất hàng hoá, điều kiện cơ sở giao hàng, và sự tính toán chi phí của bên có nghĩa vụ thuê phương tiện vận tải mà doanh nghiệp lựa chọn phương tiện cho phù hợp Nếu điều kiện cơ sở giao hàng thỏa thuận trong hợp đồng là điều kiện nhóm E, F thì người mua phải tiến hành thuê phương tiện vận tải, và ngược lại nếu hợp đồng được ký kết vận chuyển theo điều kiện nhóm C, D thì trách nhiệm thuê phương tiện vận tải thuộc về người bán

Hiện nay, phương thức vận tải phổ biến và thường được các doanh nghiệp lựa chọn nhiều nhất là vận tải đường biển do chi phí khi sử dụng phương thức này ít tốn kém hơn các phương thức vận tải còn lại

Đối với vận tải đường biển có 2 loại thuê tàu là thuê tàu chợ và thuê tàu chuyến Tùy thuộc vào hàng hóa của mình mà doanh nghiệp lựa chọn thuê tàu cho phù hợp

+ Thuê tàu chợ hay còn gọi là lưu cước tàu chợ (Liner Booking Space) là phương thức thuê tàu trong đó người chủ hàng trực tiếp hay thông qua người môi giới liên

hệ với chủ tàu hoặc đại lý của chủ tàu để thuê một phần chiếc tàu để chở hàng từ cảng này đến một hay nhiều cảng khác và trả cước phí theo một biểu cước định sẵn

+ Thuê tàu chuyến là người chủ tàu cho người chủ hàng thuê toàn bộ chiếc tàu để

chuyên chở một khối lượng hàng hóa nhất định giữa hai hay nhiều cảng và được hưởng tiền cước thuê tàu do hai bên thỏa thuận

Thông thường, để quá trình nhập hàng hiệu quả nhất, người thuê phương tiện vận tải thường uỷ thác cho một doanh nghiệp chuyên kinh doanh dịch vụ giao nhận Các doanh nghiệp này chuyên môn trong lĩnh vực giao nhận có kỹ năng nghiệp vụ hơn và ít tốn kém về chi phí hơn và doanh nghiệp nhập khẩu sẽ giảm bớt được các bước trong quá trình nhận hàng như lưu kho, kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hoá…

1.2.4.3 Mua bảo hiểm hàng hóa

Bảo hiểm là một sự cam kết bồi thường về mặt kinh tế, trong đó người được bảo hiểm có trách nhiệm phải đóng một khoản tiền gọi là phí bảo hiểm cho đối tượng được bảo hiểm theo các điều kiện bảo hiểm đã được quy định Ngược lại, người bảo hiểm có trách nhiệm bồi thường tổn thất của đối tượng bảo hiểm do các rủi ro đã bảo hiểm gây nên

Hiện nay, hầu hết các nước trên thế giới đã vận dụng tinh thần các điều kiện bảo hiểm hàng hóa (Institue Cargo Clause – ICC) ICC 2009 của Hiệp hội Bảo hiềm London ICC 2009 bao gồm các điều kiện bảo hiểm chủ yếu sau:

 Điều kiện bảo hiểm A (ICC-A)

 Điều kiện bảo hiểm B (ICC-B)

 Điều kiện bảo hiểm C (ICC-C)

Người mua bảo hiểm phải dựa vào điều khoản hợp đồng, tính chất hàng hoá, tính chất bao bì và phương tiện vận tải, loại tàu chuyên chở để lựa chọn điều kiện bảo hiểm cho phù hợp Trong điều kiện giao hàng chỉ có hai điều kiện là người bán phải có nghĩa vụ mua bảo hiểm cho hàng hoá là CIF đối với hàng hoá vận chuyển bằng đường biển, và CIP đối với hàng hoá vận chuyển đa phương thức và đường hàng không Thường nếu trong hợp đồng không thoả thuận về điều kiện bảo hiểm, người bán sẽ mua bảo hiểm theo điều kiện C (điều kiện tối thiểu để tiết kiệm chi phí) Nhưng khi hàng hoá vận chuyển gặp phải rất nhiều rủi ro không lường trước được, nhất là hàng hoá chuyên chở bằng đường biển như gặp bão lũ, chiến tranh, cướp biển thế nên đôi khi người nhập khẩu vẫn mua mặc dù không có trách nhiệm phải mua bảo hiểm cho hàng hoá chuyên chở, để phòng tránh rủi ro cho mình Ví

dụ: nhập khẩu theo FOB hay CFR người mua không có trách nhiệm (đối với người bán) phải ký hợp đồng bảo hiểm, nhưng vì người mua có thể sẽ phải chịu rủi ro về mất mát hoặc hư hỏng hàng hoá kể từ thời điểm giao hàng qua lan can tàu, nên thường người mua vẫn ký hợp đồng bảo hiểm hàng hoá để phòng các rủi ro đã nói ở trên xảy ra sẽ được công ty bảo hiểm bồi thường một phần tổn thất

1.2.4.4 Làm thủ tục Hải quan

Thủ tục Hải quan là biện pháp một quốc gia cần tiến hành để kiểm soát hàng hoá ra vào biên giới nước mình Trước khi có quyết định số 50/2005/QĐ-BTC ngày 19/07/2005 thì cả nước đang áp dụng hình thức khai báo Hải quan từ xa, nhưng sau khi quyết định này có hiệu lực thì đến nay hầu hết các cửa khẩu đều áp dụng hình thức thủ tục Hải quan điện tử

Thủ tục Hải quan cho hàng nhập khẩu được quy định tại chương 2 điều 16 Luật Hải Quan 2005 sửa đổi, bổ sung năm 2001 bao gồm:

 Khai và gửi hồ sơ thông qua hệ thống khai điện tử của Hải quan

+ Khai báo, nộp hồ sơ Hải quan được xem như là khâu thủ tục quan trọng nhất trong 3 khâu thủ tục Hải quan mà chủ hàng tức nhà nhập khẩu phải thực hiện Vì vậy trong khâu này người nhập khẩu phải thật cẩn thận để tránh sai sót ảnh hưởng đến tiến độ hoàn thành thủ tục Hải quan thông quan hàng hóa nhập khẩu

+ Theo quyết định số 56/2003/QĐ-BTC ngày 16/04/2003 của Bộ Tài Chính quy định về hồ sơ Hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu, doanh nghiệp cần phải nộp các chứng từ sau:

 Tờ khai Hải quan điện tử hàng nhập khẩu: 2 bản chính;

 Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract) hoặc giấy tờ có giá trị tương đương hợp đồng: 1 bản sao;

 Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice – C/I): 1 bản chính;

 Vận đơn đường biển (Bill of Lading - B/L): 1 bản sao từ các bản gốc hoặc bản surrendered hoặc bản chính của các bản vận đơn có ghi chữ copy

Ngoài ra tùy theo từng trường hợp cụ thể mà các chứng từ phải nộp thêm là:

 Bản kê chi tiết hàng hóa (Packing List – P/L): 1 bản chính và 1 bản sao;

 Tờ khai trị giá hàng nhập khẩu: 2 bản chính;

 Giấy phép nhập khẩu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền (đối với hàng hoá thuộc diện cấm nhập khẩu hoặc nhập khẩu có điều kiện): 1 bản chính (nếu nhập một lần) Đối với trường hợp nhập nhiều lần thì doanh nghiệp nộp bản sao, và xuất trình bản chính;

 Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin - C/O) (đối với trường hợp quy định phải nộp): 1 bản chính;

 Giấy đăng ký kiểm tra chất lượng hàng hóa (đối với hàng hóa nhập khẩu thuộc danh mục phải kiểm tra Nhà nước về chất lượng): 1 bản chính;

 Giấy đăng ký kiểm dịch do cơ quan kiểm dịch cấp (đối với hàng hoá nhập khẩu thuộc diện phải kiểm dịch): 1 bản chính

Thêm vào đó, khi khai báo Hải quan thì doanh nghiệp phải xuất trình một số giấy tờ cần thiết như:

 Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: 1 bản sao hoặc 1 bản chính;

 Giấy chứng nhận đăng ký mã số kinh doanh XNK: 1 bản sao hoặc 1 bản chính

 Đưa hàng hóa đến địa điểm được quy định cho việc kiểm tra thực tế hàng hóa

+ Hàng hóa kiểm tra phải được sắp xếp trật tự, thuận tiện cho việc kiểm soát

+ Nhà nhập khẩu phải chịu chi phí và nhân công về việc mở, đóng các kiện hàng

+ Mục đích của việc xuất trình hàng hóa là để kiểm tra tính trung thực trên tờ khai Hải quan của chủ hàng

 Nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật

+ Khi bắt đầu làm thủ tục Hải quan, nhà nhập khẩu cần phải nộp tại Chi cục Hải quan một khoản phí gọi là lệ phí Hải quan Lệ phí này hiện nay được quy định là 20,000VND/tờ khai

+ Sau khi kiểm soát giấy tờ và hàng hóa, Hải quan sẽ ra những quyết định như: cho hàng được thông quan, hoặc như cho hàng hóa sẽ được thông quan nhưng kèm theo điều kiện (như phải sửa chữa, phải bao bì lại ) nghĩa vụ của doanh nghiệp là phải nghiêm chỉnh thực hiện các quyết định đó

+ Ngoài ra, doanh nghiệp có nghĩa vụ phải nộp đầy đủ các loại thuế cho mỗi tờ khai theo đúng thời gian quy định để tránh tình trạng bị cưỡng chế, ảnh hưởng đến quá trình thông quan của các tờ khai phát sinh sau này

1.2.4.5 Nhận hàng từ cảng nhập khẩu

 Trường hợp hàng lưu kho, lưu bãi tại cảng:

+ Nhận Giấy báo tàu đến (Arrival Notice), mang vận đơn gốc đến hãng tàu để đổi lấy Lệnh giao hàng (Delivery Order - D/O) (3 bản)

+ Xuất trình biên lai nộp lệ phí, D/O, C/I, P/L tại văn phòng quản lý tàu tại cảng

để ký xác nhận D/O và tìm vị trí hàng; nộp 01 bản D/O tại đây

+ Xuất trình tiếp 02 bản D/O tại bộ phận kho vận để làm phiếu xuất kho

+ Hoàn thành các thủ tục Hải quan và đem hàng ra khỏi cảng

 Trường hợp hàng không phải lưu kho, bãi:

+ Hoàn tất các thủ tục Hải quan trước khi dỡ hàng ra khỏi tàu

+ Trao vận đơn, và D/O cho cảng

+ Nhận hàng tại tàu sau khi đã nhận được hoá đơn thanh toán cước phí bốc xếp, Lệnh giao thẳng do cảng cấp

+ Cùng với cảng ký biên bản kết toán nhận hàng với tàu và xác nhận số lượng hàng hoá thực giao nhận Khi có thừa thiếu, tổn thất thì lập bảng kê hàng hóa thiếu hoặc thừa so với lược khai của tàu

 Trường hợp hàng được chuyên chở bằng container:

+ Mang vận đơn đến hãng tàu để đổi lấy 3 bản D/O

+ Đến phòng điều độ của cảng nộp phí lưu kho, phí xếp dỡ container; nộp biên lai thanh toán các phí này cùng với D/O để đổi lấy phiếu xuất kho cho phép hàng ra khỏi cảng

+ Nộp hồ sơ xin đăng ký kiểm hoá Hải quan (nếu là luồng đỏ)

+ Hoàn tất việc nhận hàng

1.2.4.6 Kiểm tra hàng hóa nhập khẩu

Khi nhận hàng, doanh nghiệp phải tiến hành kiểm tra, giám định nếu phát hiện thiếu thụt, mất mát, tổn thất thì kịp thời có biện pháp xử lý

Doanh nghiệp nhập khẩu, với tư cách pháp lý là một trong hai bên đứng tên trên vận đơn, trong vòng ba ngày kể từ ngày nhận hàng và trước khi mang hàng về phải lập thư dự kháng (Letter of Reservation, Notice of Claim) trao cho thuyền trưởng hoặc đại diện người chuyên chở nếu nghi ngờ hoặc thực sự thấy hàng có tổn thất Tiếp theo sau đó, phải yêu cầu công ty bảo hiểm lập biên bản giám định nếu như là những rủi ro đã được mua bảo hiểm Trong một vài trường hợp nhà nhập khẩu phải yêu cầu công ty giám định (Vinacontrol) tiến hành kiểm tra hàng hóa và lập chứng thư giám định

1.2.4.7 Làm thủ tục thanh toán

Sau khi nhận được hàng hoá, bên nhập khẩu phải làm thủ tục thanh toán cho bên xuất khẩu Do đặc điểm của hình thức thanh toán quốc tế rất phức tạp nên nhà nhập khẩu cần phải thận trọng, tránh để xảy ra tổn thất

Trong thanh toán quốc tế hiện nay có rất nhiều phương thức thanh toán để các bên đối tác lựa chọn, và hai trong số các phương thức thanh toán thông dụng nhất là phương thức thanh toán tín dụng chứng từ và phương thức thanh toán chuyển tiền + Phương thức thanh toán tín dụng chứng từ: bao gồm các bước sau:

 Bước 1: Người nhập khẩu viết đơn xin mở L/C và gửi đến ngân hàng yêu cầu

mở L/C cho người xuất khẩu thụ hưởng

 Bước 2: Căn cứ vào yêu cầu và nội dung của đơn xin mở L/C, ngân hàng mở thư tín dụng sẽ lập một bức thư tín dụng và qua ngân hàng đại lý của mình để thông báo và chuyển L/C cho người xuất khẩu

 Bước 3: Ngân hàng thông báo sẽ báo cho người xuất khẩu toàn bộ nội dung cuả thông báo về L/C và chuyển L/C nhận được đến người xuất khẩu

 Bước 4: Người xuất khẩu tiến hành giao hàng nếu chấp nhận L/C còn nếu không thì yêu cầu sửa đổi bổ sung

 Bước 5: Sau khi giao hàng, người xuất khẩu lập bộ chứng từ thanh toán theo

yêu cầu của L/C và thông qua ngân hàng thông báo xuất trình cho ngân hàng

mở L/C để yêu cầu thanh toán

 Bước 6: Ngân hàng mở thư tín dụng kiểm tra toàn bộ chứng từ nếu thấy phù hợp thì trả tiền cho người xuất khẩu còn nếu không phù hợp thì từ chối thanh toán và gửi lại bộ chứng từ

 Bước 7: Ngân hàng mở L/C đòi tiền người nhập khẩu và chuyển toàn bộ chứng từ cho người nhập khẩu

 Bước 8: Người nhập khẩu tiến hành kiểm tra chứng từ nếu thấy phù hợp thì trả tiền cho ngân hàng, nếu không phù hợp thì sẽ từ chối trả tiền

 Bước 9: Ngân hàng thông báo L/C ghi có vào tài khoản của người xuất khẩu hoặc gửi hối phiếu đã chấp nhận cho người xuất khẩu

+ Phương thức thanh toán chuyển tiền: bao gồm các bước sau:

 Bước 1: Người xuất khẩu chuyển giao hàng và bộ chứng từ hàng hoá cho người nhập khẩu

 Bước 2: Người nhập khẩu sau khi kiểm tra hàng hoá (hoặc bộ chứng từ hàng hoá), nếu thấy phù hợp yêu cầu theo thoả thuận đôi bên, lập thủ tục chuyển tiền gửi ngân hàng phục vụ mình

 Bước 3: Ngân hàng chuyển tiền lập thủ tục chuyển tiền qua ngân hàng đại lý (hoặc chi nhánh) tức ngân hàng trả tiền

 Bước 4: Ngân hàng trả tiền thanh toán tiền cho người thụ hưởng

1.2.4.8 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại

Khiếu nại là phương pháp giải quyết phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng, bằng cách các bên trực tiếp thương lượng nhằm đưa ra các giải pháp mang tính pháp lý thoả mãn hay không thoả mãn các yêu cầu của các bên khiếu nại Đối tượng khiếu nại có thể là bên bán, người chuyên chở hoặc công ty bảo hiểm tùy thuộc vào tính chất tổn thất

Cách giải quyết khiếu nại tùy vào nội dung đơn khiếu nại Trường hợp không

tự giải quyết được thì làm đơn gửi trọng tài kinh tế như quy định trong hợp đồng

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Thương mại quốc tế đóng một vai trò hết sức quan trọng trong xu thế toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế như hiện nay và xuất khẩu cùng với nhập khẩu chính là hai mặt cấu thành nên thương mại quốc tế Nếu như nói rằng xuất khẩu là bước khởi đầu tất yếu của các doanh nghiệp khi bước chân vào thị trường quốc tế thì nhập khẩu cũng chiếm một phần quan trọng không thể tách rời, bởi vì phải có cầu thì mới có cung, đó gần như là quy luật trong tình hình kinh tế thị trường ngày nay Và

ở đây nhập khẩu chính là cầu và xuất khẩu chính là cung Chính vì thế, hoạt động nhập khẩu tại các doanh nghiệp hiện nay cũng được quan tâm, chú trọng không kém

Nội dung ở chương này sẽ giúp chúng ta hiểu một cách tổng quát hơn về nhập khẩu từ khái niệm cho đến chức năng cũng như vai trò của nhập khẩu Thêm vào

đó, hoạt động nhập khẩu được thực hiện trên phạm vi quốc tế, đa quốc gia; khác hẳn hoàn toàn với thương mại trong nước với những đặc điểm như: Các bên thuộc các quốc tịch khác nhau, đồng tiền thanh toán thường là ngoại tệ đối với một hoặc hai bên hoặc bên nước thứ ba, chịu sự ảnh hưởng của nhiều thông lệ, luật pháp của các nước, việc vận chuyển rất khó khăn phải qua biên giới các quốc gia nên thủ tục rất phức tạp Thế nên, đòi hỏi các doanh nghiệp khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu cần phải có quy trình nhất định, rõ ràng và quản lý chặt chẽ; sẽ có thể giúp các doanh nghiệp hạn chế được các rủi ro không đáng có Và, quy trình nhập khẩu vì lẽ

đó đã hình thành, bao gồm 4 bước chính: Nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước; Lập phương án kinh doanh hàng nhập khẩu; Giao dịch, đàm phán, và ký kết hợp đồng ngoại thương; Tổ chức thực hiện hợp đồng ngoại thương

Việc phân tích quy trình khái quát này giúp chúng ta hình dung trước được trình tự cần thực hiện khi nhập khẩu một lô hàng mà đồng thời còn là nền tảng cho việc đi vào phân tích thực tế tại một doanh nghiệp thực tế ở chương sau

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH TUỆ

LÂM

2.1 Tổng quan về công ty TNHH Tuệ Lâm

2.1.1 Giới thiệu chung

Công ty TNHH Tuệ Lâm được thành lập vào ngày 19/11/2009 theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0309541893 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư thành phố Hồ Chí Minh cấp và bắt đầu đi vào hoạt động vào ngày 01/12/2009

 Tên công ty viết bằng tiếng Việt: CÔNG TY TNHH TUỆ LÂM

 Tên công ty viết bằng tiếng nước ngoài: TUE LAM COMPANY LIMITED

Thông tin chi nhánh:

 Công ty TNHH Tuệ Lâm-Chi nhánh Bình Dương

Địa chỉ chi nhánh: Đường Lê Hồng Phong, Khu phố Tân Phước, Phường Tân Bình, Thị xã Dĩ An, Tỉnh Bình Dương

Mã chi nhánh: 0309.541.893-001

 Công ty TNHH Tuệ Lâm-Chi nhánh Cần Thơ

Địa chỉ chi nhánh: 91/6 Cách Mạng Tháng 8, Phường An Thới, Quận Bình Thủy, Thành phố Cần Thơ

Mã chi nhánh: 0309.541.893-003

 Công ty TNHH Tuệ Lâm - Chi Nhánh Hà Nội

Địa chỉ: Kho Phú Lãm, Phường Phú Lãm, Quận Hà Đông, Thành phố Hà Nội

Mã chi nhánh: 0309.541.893-002

 Công ty TNHH Tuệ Lâm – Chi nhánh Đà Nẵng

Địa chỉ: 40 Hoàng Văn Thái, Phường Hòa Minh, Quận Liên Chiểu, Thành phố Đà Nẵng

Mã chi nhánh: 0309.541.893-004

2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển

Tập đoàn Gannon là nhà đầu tư tư nhân hàng đầu của Mỹ tại Việt Nam, là một trong những công ty lâu đời với những hoạt động kinh doanh khác nhau bao gồm nhà máy đóng gói sản phẩm đồ uống sử dụng công nghệ tiệt trùng UHT, các dịch vụ cho thuê kho bãi, dịch vụ quản lý tài sản trọn gói bao gồm nhập khẩu, kho ngoại quan, giao hàng, và vận đơn, phân phối các sản phẩm như mỹ phẩm cao cấp L'Oreal, Maybelline, các loại rượu của tập đoàn Diageo, bia Budweiser

Được thành lập tại Việt Nam từ năm 1994, công ty có văn phòng chính tại TP.HCM, nhà máy tại Đồng Nai, dịch vụ cho thuê kho bãi và hậu cần tại cảng Sài Gòn, chi nhánh tại thủ đô Hà Nội

Gannon là một đối tác liên doanh tại nhiều khu công nghiệp trong vùng kinh

tế trọng điểm phía Nam Những thuận lợi trong môi trường hỗ trợ Gannon tiếp cận thị trường một cách nhanh chóng ở Việt Nam và kết quả chiếm ưu thế chi phối lâu dài trong nền kinh tế

Tập đoàn Gannon bao gồm các công ty con có mặt tại Việt Nam :

 Công ty TNHH Gannon Việt Nam

 Công ty TNHH Nhân Việt

 Công ty TNHH Cửu Bảo Châu

 Công ty TNHH Tân Châu Bình Vina

 Công ty TNHH TM & DV Linh Gia

 Công ty TNHH Tuệ Lâm

Công Ty TNHH Tuệ Lâm là một công ty con thuộc tập đoàn Gannon, chủ yếu kinh doanh nhập khẩu, phân phối hóa chất và thuốc từ các nhà sản xuất đến tay nhà

bản lẻ và người tiêu dùng, đảm bảo cung cấp các sản phẩm chất lượng cao được Bộ

Y Tế kiểm nghiệm đến khách hàng tại thị trường Việt Nam Hiện nay, Tuệ Lâm là nhà phân phối độc quyền của công ty United International Pharma (UIP)

Với phương châm đó, công ty đã xây dựng một hệ thống kho vận đạt tiêu chuẩn GDP/GSP tại 05 tỉnh thành lớn ở Việt Nam và đội ngũ giao hàng bao phủ toàn quốc, kèm theo những ngành hàng kinh doanh chủ lực như dược phẩm, mỹ phẩm, hàng tiêu dùng nhanh, công nghệ thông tin, hóa chất,

2.1.3 Lĩnh vực và ngành nghề kinh doanh của công ty

Ngành nghề kinh doanh của công ty vô cùng đa dạng, bao gồm như bán buôn nước hoa, hóa chất, thức uống, hàng mỹ phẩm, và chế phẩm vệ sinh, đồ dùng nội thất Ngoài ra, còn có dịch vụ bán buôn, bảo quản thuốc và thực phẩm chức năng

Trong các ngành nghề kinh doanh của công ty thì hiện nay công ty TNHH Tuệ Lâm chủ yếu là kinh doanh nhập khẩu và phân phối hóa chất, thuốc, và thực phẩm chức năng cùng với việc phân phối các mặt hàng mỹ phẩm trong nước

2.1.4 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty

Việt Nam là một trong số ít các nước được thiên nhiên ưu đãi để trở thành một quốc gia kinh tế phát triển, nằm ở vùng trung tâm của biển Thái Bình Dương, nơi hội tụ các luồng vận tải biển quốc tế, nơi giao thoa của các dòng chảy thương mại Âu - Á, Mỹ - Á, Đại Dương - Á và Phi - Á Đồng thời, sau khi Việt Nam chính thức trở thành thành viên WTO, môi trường quốc tế đã thuận lợi hơn cho Việt Nam phát triển Bên cạnh đó, thị trường trong nước nói chung và thị trường tiêu dùng của Việt Nam nói riêng không ngừng mở rộng và tạo điều kiện thuận lợi thu hút các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh, các công ty nước ngoài đầu tư vào Việt Nam Tập đoàn Gannon có điều kiện thuận lợi hơn trong hoạt động cũng như mở rộng hoạt động kinh doanh của mình khi Gannon đã có mặt tại Việt Nam từ lâu nay Công ty TNHH Tuệ Lâm chuyên lĩnh vực thương mại, hiện đang nắm phân phối độc quyền thương hiệu dược phẩm nổi tiếng, nên không cần phải mất nhiều thời gian, chi phí để xây dựng thương hiệu Công ty hiện có mạng lưới phân phối rộng khắp các thành phố lớn cùng với đội ngũ nhân viên năng động, nhiệt huyết với

công ty và dịch vụ vận chuyển tận nơi, nhiệt tình, nhanh chóng, hiệu quả đã mang lại lợi thế cạnh tranh hơn cho công ty trên thị trường khốc liệt như hiện nay

Ngoài ra, tình hình chính trị xã hội ổn định trong suốt thời gian dài vừa qua đã đảm bảo an toàn với vốn đầu tư quốc tế

Tuy nhiên, bên cạnh đó, khi Việt Nam gia nhập WTO, các công ty nước ngoài

ồ ạt đổ vào Việt Nam làm thị trường cạnh tranh khốc liệt hơn, đối mặt với tình trạng sản xuất hàng giả, hàng nhái, ăn cắp mẫu mã

Tình hình tỷ giá biến động dẫn đến lỗ tỷ giá, đây là nguyên nhân khách quan

mà công ty luôn gặp phải

Khóa luận tốt nghiệp -24- GVHD: ThS Trần Thị Trang

2.1.5 Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Tuệ Lâm

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức công ty TNHH Tuệ Lâm

+ Điều hành mọi hoạt động của công ty;

+ Chịu kết quả cuối cùng về kết quả hoạt động của công ty Tuệ Lâm trước tổng giám đốc tập đoàn Gannon;

+ Đại diện cho công ty trước pháp luật;

Tổng Giám Đốc

Giám Đốc Điều Hành

Phòng kế toán

Phòng ngân quỹ

Phòng pháp lý

Trưởng phòng Kho vận

Kho

Vận chuyển

Điều phối

Trưởng phòng Nhân sự

Phòng hành chính - nhân sự

Trưởng phòng Hệ thống mạng lưới kinh doanh

Phòng IT

Khóa luận tốt nghiệp -25- GVHD: ThS Trần Thị Trang+ Ra các quyết định cho hoạt động kinh doanh của công ty và chịu trách nhiệm các vấn đề đã đề ra

 Phó giám đốc

+ Chịu trách nhiệm về công tác đối ngoại của công ty;

+ Tham mưu cho Giám đốc trong việc ra các kế hoạch, chiến lược kinh doanh;

+ Tạo ra mạng lưới phân phối cho các sản phẩm, dịch vụ đã, đang, và sắp đưa ra thị trường

 Phòng Kế toán

+ Phòng Kế toán bao gồm các bộ phận nhỏ có trách nhiệm tổng hợp các chứng từ

từ các chi nhánh, dựa trên số liệu đó hạch toán chi phí, các khoản phải thu, phải trả, lợi nhuận và các khoản phải nộp ngân sách;

+ Lập các báo cáo theo quy định;

+ Tham mưu cho ban lãnh đạo công ty thực hiên đúng các quy định, thông tư, chuẩn mực kế toán

 Phòng Hành chính - Nhân sự

+ Quản lý hồ sơ cán bộ nhân viên toàn hệ thống, giải quyết thủ tục và chế độ chính sách liên quan đến vấn đề nhân sự - lao động – tiền lương (tuyển dụng, hợp đồng lao động, nghỉ việc, bổ nhiệm, bãi nhiệm, điều động, thi đua khen thưởng, kỷ luật, nghỉ hưu v.v…);

Khóa luận tốt nghiệp -26- GVHD: ThS Trần Thị Trang+ Xây dựng chương trình, nội dung tổ chức các sự kiện cho tập đoàn như: sơ kết, tổng kết công tác, lễ kỷ niệm ngày thành lập của công ty, meeting họp mặt nhân các ngày lễ lớn trong năm, hội nghị khách hàng…;

+ Quản lý công văn, giấy tờ sổ sách hành chính, con dấu và quản lý tài sản Thực hiện công tác lưu trữ các loại hồ sơ tài liệu

Khóa luận tốt nghiệp -27- GVHD: ThS Trần Thị Trang

2.1.6 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2010-2012

Bảng 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm 2010, 2011, và 2012

Tuyệt đối

Tương đối (%)

Biểu đồ 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2010-2012

(Nguồn: Phòng Kế toán)

Qua bảng số liệu 2.1 và biều đồ 2.1, ta có thể nhận thấy doanh thu của công

ty trong 3 năm 2010, 2011 và 2012 không ngừng biến động (118,271,401,062 đồng năm 2010; 108,919,911,888 đồng năm 2011; và 133,924,691,167 đồng năm 2012)

So với năm 2010 thì năm 2011 doanh thu của công ty giảm 7.91% tương ứng 9,351,489,174 đồng Tuy nhiên, sang năm 2012 thì doanh thu của công ty đã tăng trở lại 22.96% tương ứng 25,004,779,279 đồng so với năm 2011 Nguyên nhân dẫn đến tình trạng này là do năm 2011 công ty phải chịu ảnh hưởng từ cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu Khủng khoảng kinh tế dẫn đến việc đời sống và thu nhập của người dân không ổn định, gây nên tình trạng cầu lớn hơn cung nên các doanh nghiệp cũng hạn chế sản xuất và nhập khẩu Do đó, đã dẫn đến việc doanh thu 2011 không khả quan Thế nhưng, sang năm 2012, nhờ Ban lãnh đạo công ty thiết lập các chiến lược kinh doanh hiệu quả, tìm kiếm được nhiều nguồn khách hàng mới, phát triển thị trường mới cũng như công sức của toàn bộ tập thể cán bộ - công nhân viên công ty dần dần doanh thu của công ty đã được cải thiện, tăng vượt trội so với những năm trước đó Đồng thời, cũng thêm một nguyên nhân là do kinh tế Việt Nam trong năm 2012 cũng tăng trưởng hơn năm 2011 dẫn theo việc doanh thu của công ty cũng tăng trưởng theo

0 20,000,000,000

Chi phí hoạt động của công ty trong 3 năm 2010, 2011 và 2012 cũng có sự tăng giảm đáng kể (91,331,702,919 đồng năm 2010; 83,686,481,577 đồng năm 2011; và 100,225,798,183 đồng năm 2012) Cụ thể là chi phí năm 2011 giảm 8.37% tương ứng 7,645,221,342 đồng so với năm 2010 và năm 2012 tăng 19.76% tương ứng 16,539,316,606 đồng Có sự gia tăng chi phí lớn như vậy là do trong năm 2012 công ty đã đầu tư một khoản chi phí lớn để mở rộng và nâng cấp hệ thống quản lý

và kho bãi

Cuối cùng, xét về chỉ tiêu lợi nhuận sau thuế của công ty trong 3 năm (20,204,773,607 đồng năm 2010; 18,925,072,733 đồng năm 2011; và 25,274,169,738 đồng năm 2012) cũng biến động cùng với doanh thu và chi phí hoạt động Lợi nhuận sau thuế năm 2011 so với 2010 giảm 6.33% tương ứng 1,279,700,874 đồng và năm 2012 tăng 33.55% tương ứng 6,349,097,005 đồng so với 2011 Điều này chứng tỏ tuy khủng hoảng kinh tế đã ảnh hưởng nặng nề đến công ty trong năm 2011 nhưng năm 2012 công ty đã khắc phục được tình trạng trên

và tăng doanh thu cũng như lợi nhuận sau thuế một cách đáng kể Điều này chứng

tỏ các chiến lược kinh doanh của Ban lãnh đạo đề ra trong năm là hoàn toàn đúng đắn

2.2 Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty

TNHH Tuệ Lâm

Về lĩnh vực kinh doanh các mặt hàng nhập khẩu, riêng mặt hàng thuốc thành phẩm công ty TNHH Tuệ Lâm hoạt động theo hình thức là một công ty 3PL (Third Party Logistics) nên công ty sẽ không phải thực hiện giao dịch, đàm phán hợp đồng ngoại thương mà chỉ thực hiện ký kết hợp đồng ngoại thương cùng các đối tác nước ngoài Còn các mặt hàng kinh doanh còn lại thì phòng XNK sẽ nhận được hợp đồng nhập khẩu từ phía Phòng Kinh doanh chuyển sang Và sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu hàng hoá, Tuệ Lâm với tư cách là một bên ký kết - phải tổ chức thực hiện hợp đồng đó Ðây là một công việc rất phức tạp, đòi hỏi công ty phải am hiểu luật quốc gia và quốc tế, tiết kiệm chi phí lưu thông, nâng cao tính doanh lợi và hiệu quả của toàn bộ nghiệp vụ giao dịch, đảm bảo uy tín của doanh nghiệp cũng như nâng tầm doanh nghiệp Việt Nam lên tầm quốc tế

Quy trình nhập khẩu gồm các bước sau:

Sơ đồ 2.2: Quy trình nhập khẩu hàng hóa tại công ty TNHH Tuệ Lâm

2.2.1 Xin giấy phép nhập khẩu

 Mặt hàng hóa chất:

Theo Phụ lục 5 Nghị định số 26/2011/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2011 của Chính Phủ thì đối với những mặt hàng nằm trong danh mục hóa chất nguy hiểm phải khai báo thì công ty cần phải tiến hành làm thủ tục khai báo hóa chất với Cục Hóa Chất trước khi tiến hành làm thủ tục nhập khẩu

Và theo Thông tư số 40/2011/TT-BCT ngày 14/11/2011 của Bộ Công Thương quy định có hai hình thức khai báo hóa chất để doanh nghiệp lựa chọn là

Nhận hàng

Kiểm tra hàng hóa

Làm thủ tục thanh toán

Khiếu nại và giải quyết KN

Xin giấy phép nhập khẩu

Mở L/C

Thuê phương tiện vận tải

Mua bảo hiểm hàng hóa

Làm thủ tục Hải quan