SOẠN THẢO VĂN BẢN VỚI MICROSOF WORD 2007

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO DỰ ÁN PHÁT TRIỂN GIÁO VIÊN THPT&TCCN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM - ĐẠI HỌC HUẾ TÀI LIỆU BỒI DƯỠNG CHO SINH VIÊN SƯ PHẠM VỀ ỨNG DỤNG CNTT TRONG GIẢNG DẠY CHUYÊN ĐỀ 2: SON THO VĂN BN VI MICROSOF WORD 2007 HÀ NỘI, THÁNG 8-2011 MỤC LỤC 1. BỘ GÕ VÀ PHÔNG TIẾNG VIỆT 4 1.1. Bộ gõ 4 1.2. Các thao tác trên UniKey 4 2. TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT WORD 2007 6 2.1. Giới thiệu Microsoft Word 6 2.2. Màn hình làm việc của Word 6 3. QUẢN LÝ VĂN BẢN 8 3.1. Mở tập tin 8 3.2. Đóng tập tin (Close) 9 3.3. Lưu tập tin 9 4. ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN 10 4.1. Một số phím thường dùng khi thực hiện định dạng 10 4.2. Các thao tác cơ bản khi định dạng văn bản 10 4.3. Định dạng đoạn - Paragraph 12 4.4. Định dạng kí tự, font chữ: 13 4.5. Định dạng Bullets và Numbering Error: Reference source not found 4.6. Điểm dừng (Tab Stops) Error: Reference source not found 4.7. Định dạng kiểu (Style) 17 5. CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG ĐỒ HỌA VÀO VĂN BẢN 19 5.1. Chèn kí hiệu (Symbol), công thức toán (Equation) 19 5.2. Chèn hình ảnh (Pictures) và các đối tượng minh họa khác. 20 5.3. Chèn tiêu đề đầu và cuối trang 20 5.4. Chèn bảng biểu (Table) 21 5.5. Tạo chữ nghệ thuật, TextBox, chữ cái lớn đầu đoạn 27 5.6. Chèn ngắt trang, tạo trang bìa. 27 6. TẠO MỤC LỤC TỰ ĐỘNG 28 6.1. Mục đích 28 6.2. Cách tạo mục lục 28 7. TRỘN THƯ (MAILINGS) 29 7.1. Chuẩn bị trước khi thực hiện trộn văn bản 29 7.2. Các bước trộn văn bản. Error: Reference source not found 8. MỘT SỐ CHỨC NĂNG KHÁC Error: Reference source not found 8.1. Tìm kiếm và thay thế Error: Reference source not found 2 8.2. Tạo các văn bản sửa lỗi tự động - AutoCorrect Error: Reference source not found 8.3. Thiết đặt các tham số cho Word Error: Reference source not found 8.4. Trình bày trang Error: Reference source not found 8.5. Cách chụp màn hình đưa vào Word. Error: Reference source not found 8.6. Xén hình Error: Reference source not found 8.7. In ấn Error: Reference source not found 3 1. BỘ GÕ VÀ PHÔNG TIẾNG VIỆT 1.1. Bộ gõ Do bàn phím máy vi tính không có dấu tiếng Việt, nên người dùng máy tính sử dụng hệ điều hành Windows thường sử dụng nhiều bộ gõ khác nhau như UniKey, Vietkey, VietSpell theo thói quen. Dưới đây chỉ giới thiệu bộ gõ Unikey vì đó là chương trình Việt cho môi trường Windows với các đặc điểm chính: - UniKey là chương trình miễn phí, có mã nguồn mở theo các điều khoản của The GNU General Public License, - Chạy trên tất cả các môi trường Windows, bao gồm: Windows 9x/ME, Windows NT, Windows 2000, Windows XP, Windows Vista, Windows 7, - Hỗ trợ các kiểu gõ tiếng Việt thông dụng nhất: Telex, VNI và VIQR, - Hỗ trợ các bảng mã tiếng Việt thông dụng nhất hiện nay, bao gồm: TCVN3, VNI, Unicode), VIQR, VPS, VISCII, BK HCM 1, BK HCM 2, Vietware X, - Cho phép chuyển mã tiếng Việt một cách tiện lợi trong Clipboard và tệp văn bản, - Kích thước nhỏ gọn, dễ dùng, chỉ có duy nhất một tệp EXE và không cần thêm thư viện nào khác, không cần cài đặt. Khác với nhiều chương trình bàn phím tiếng Việt khác, UniKey hoạt động trong môi trường Windows NT/2000/XP không cần sử dụng đến Clipboard cho bảng mã Unicode, vì vậy sẽ không bị mất nội dung Clipboard khi gõ tiếng Việt với bảng mã này. 1.2. Các thao tác trên UniKey - Khởi động và kết thúc UniKey Để khởi động, chỉ cần cho chạy tập tin UniKey.exe. Muốn kết thúc, nháy vào nút Kết thúc trong bảng điều khiển. Có thể tạo biểu tượng (shortcut) trên màn hình nền hoặc trên thanh công việc của Windows để tiện cho việc khởi động UniKey. - Bật/tắt chế độ tiếng Việt trong UniKey 4 Hình 2.1. Giao diện UniKey Trạng thái bật/tắt chế độ tiếng Việt của UniKey được thể hiện trên biểu tượng của UniKey nằm ở góc dưới bên phải màn hình nền. Chỉ gõ được tiếng Việt khi UniKey ở trạng thái bật chế độ tiếng Việt. Có 2 cách để bật/tắt chế độ tiếng Việt trong UniKey: nháy chuột trái vào biểu tượng hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl + Shift hoặc Alt+Z. Nếu muốn UniKey tự động kích hoạt mỗi khi bật máy, hãy chọn mục Khởi động cùng Windows trong bảng điều khiển. Lưu ý: Nếu không nhìn thấy mục khởi động cùng Windows trong bảng điều khiển, hãy nháy chuột vào nút Mở rộng để mở rộng bảng điều khiển. Để chọn kiểu gõ tiếng Việt là TELEX, VNI hay VIQR, hãy mở bảng điều khiển, sau đó chọn Kiểu gõ phím. Để chọn bảng mã tiếng Việt, hãy mở bảng điều khiển sau đó chọn bảng mã. Bảng mã thông dụng nhất hiện nay là Unicode. Trong tương lai Unicode sẽ thay thế cho hầu hết các bảng mã tiếng Việt khác. - Phông chữ tiếng Việt Từ trước đến nay người dùng hệ điều hành Windows sử dụng các bảng mã tiếng Việt khác nhau tuỳ thuộc theo từng vùng, miền, vì vậy mỗi bảng mã có kèm theo bộ phông tương ứng của bảng mã đó. Bảng mã - chọn trên bộ gõ Ví dụ: Chọn bảng mã trên bộ gõ UniKey. Phông- chọn trên trình ứng dụng Ví dụ: Chọn phông trên Microsoft Word. TCVN3-ABC Các phông tương ứng bắt đầu bởi .Vn<tên phông>. Ví dụ: .Vntime, .VntimeH VIETWARE-X Các phông tương ứng bắt đầu bởi VN<tên phông>. Ví dụ: VNtime New Roman VNI Các phông tương ứng bắt đầu bởi VNI - <tên phông>. Ví dụ: VNI - Time UNICODE Các phông như Times New Roman, Arial, Tohoma, 5 - Chuyển đổi font chữ với UniKey + Bước 1. Chọn Công cụ (Toolkit) từ biểu tượng UniKey trên khay hệ thống + Bước 2. Xác định bảng mã Nguồn (Bảng mã ở văn bản đang có) và mã Đích (văn bản muốn có được sau khi chuyển mã) + Bước 3. Bấm chọn toàn bộ văn bản nguồn, bấm phải chuột, chọn Copy + Bước 4. Bấm phải chuột lên biểu tượng UniKey trên khay hệ thống, chọn Chuyển mã nhanh. + Bước 5. Tạo 1 cửa sổ mới (hoặc dán chồng lên văn bản cũ), bấm chuột phải chọn Paste. 2. TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT WORD 2007 2.1. Giới thiệu Microsoft Word 2.1.1. Chức năng của Word Microsoft Word là một chương trình xử lý văn bản đáp ứng được nhu cầu soạn thảo phong phú và đa dạng. Nó còn là một chương trình mang tính phổ cập rộng rãi do có ưu điểm dễ sử dụng và có hệ thống bảng chọn thân thiện. Ngoài chức năng soạn thảo văn bản, Word còn có khả năng đồ hoạ đáp ứng được những nhu cầu đa dạng hiện nay. 2.1.2. Khởi động và kết thúc Word Có thể khởi khởi động Word bằng một trong các cách sau: - Chọn Start\All Programs\MicrosoftOffice\ Microsoft Word 2007, - Hoặc nháy đúp vào biểu tượng của Word trên màn hình nền, - Hoặc nháy đúp vào tên tài liệu trong màn hình Windows Explorer. Để kết thúc Word, có thể dùng một trong các cách sau: - Nháy chuột vào nút Close ( ) ở góc trên bên phải màn hình Word, - Chọn File\Exit, - Nhấn tổ hợp phím Alt + F4. 2.2. Màn hình làm việc của Word - Thanh bảng chọn được thiết kế theo dạng biểu tượng và theo nhóm chức năng - gọi là thanh Ribbon (đây là sự tích hợp của thanh menu và thanh công cụ lại thành một so với các phiên bản trước đây của word), cụ thể: 6 Hình 2.2. Cửa sổ ứng dụng Word 2007 + Home: Chứa các chức năng định dạng cơ bản (thao tác soạn thảo, định dạng font, định dạng đoạn, tạo văn bản mẫu, hỗ trợ tìm kiếm, thay thế trong soạn thảo, ) + Insert: Chứa các thao tác chèn các đối tượng vào VB (chèn tranh, chèn bảng biểu, chèn các ngắt, chèn tiêu đề đầu cuối trang, chèn ký hiệu đặc biệt, chèn film, …) + Page Layout: Định dạng trang in. + References: Các chức năng liên quan đến tham chiếu: lập chỉ mục, tạo mục lục tự động, Tạo chú thích, + Mailings: Trộn thư (trộn và kết xuất văn bản) + Review: Hiển thị thông tin hỗ trợ chỉnh sửa văn bản (kiểm tra cú pháp câu, Tạo văn bản đánh dấu, Thiết lập các comment, cho phép so sánh nội dung văn bản và chế độ bảo mật văn bản). + View: Thiết lập chế độ hiển thị trong soạn thảo, phongd to, thu nhỏ, hiện/ẩn các văn bản và quản lý hệ thống cửa sổ. + Add-Ins: Hỗ trợ chức năng nhúng các ứng dụng vào word. Thanh trạng thái (Status) cung cấp thông tin về tài liệu đang mở như số trang, vị trí con trỏ trong trang 7 Thanh Ribbon Thanh Ribbon Thanh cu n (scroll)ộ Thanh cu n (scroll)ộ Thanh Tr ng tháiạ Thanh Tr ng tháiạ Ch phóng to/thu nhếđộ ỏ Ch phóng to/thu nhếđộ ỏ Th c d c/Th c ngangướ ọ ướ Th c d c/Th c ngangướ ọ ướ + Vùng soạn thảo là vùng trống của cửa sổ để nhập văn. Thước ngang - Ruler cho phép tạo nhanh các thông số định dạng của đoạn văn bản (Paragraph) như: tạo các điểm dừng tab; tăng giảm các dấu canh biên cho văn bản (trái, phải) cũng như các dấu thụt vào đầu dòng (First line) và định lề trang cho tài liệu Các dấu canh biên (Indent) gồm: + First Line Indent (canh đầu dòng): sẽ tạo khoảng thụt vào đầu dòng cho dòng đầu tiên của mỗi đoạn. +Hanging Indent (hình tam giác trên hình vuông): Nếu kéo hình tam giác này, sẽ chỉ chỉnh lề trái của đoạn văn bản mà không thay đổi vị trí của dòng đầu tiên của đoạn này. + Left Indent (hình vuông ở dưới): Khi rê chuột ở đây, sẽ chỉnh biên trái của đoạn văn bản, kể cả dòng đầu tiên. + Right Indent: Chỉnh biên lề bên phải của văn bản được chọn. + Left Margin (Lề trái): đường ranh giữa phần xám và trắng trên thước. Khi thay đổi vị trí đường ranh này sẽ thay đổi lề trang của toàn bộ tài liệu (khác với các dấu Indent là chỉ tác động lên từng đoạn văn bản). + Right Margin: tương tự Left Margin, sẽ chỉnh lề bên phải của toàn bộ tài liệu. Tương tự, có hai lề trang nữa là Top Margin và Bottom Margin để thay đổi lề trang trên và dưới của tài liệu. +Lưu ý: + Để làm xuất hiện menu như các phiên bản trước của word, nháy vào biểu tượng ở góc phải dưới của các thanh công cụ. + Để ẩn các công cụ trên thanh Ribbon (để có không gian làm việc lớn hơn), hãy nháy đúp chuột trái lên nhãn của một menu đang mở. + Nút OfficeButton: + Thanh công cụ Quick Access: 3. QUẢN LÝ VĂN BẢN 3.1. Mở tập tin Muốn mở tập tin mới (New) để nhập văn bản, nhấn chuột vào OfficeButton\New (Ctrl+N) hoặc nháy nút lệnh New trên thanh công cụ Quick Access, xuất hiện hộp thoại New, sau đó nháy nút OK. Muốn mở tập tin có sẵn (Open) để nhập tiếp hoặc sửa chữa văn bản, dùng Office Button\Open (Ctrl+O) hoặc nháy nút lệnh Open, xuất hiện hộp thoại Open: 8 Hình 2.3. Hộp thoại Open - Chọn ổ đĩa hoặc thư mục chứa tập tin - Chọn tập tin - Nháy Open. 3.2. Đóng tập tin (Close) Muốn đóng tập tin đang mở, dùng OfficeButton\Close để đóng tập tin đang mở, hoặc nháy nút Close trên cửa sổ hoặc nhấn tổ hợp phím Alt+F4. 3.3. Lưu tập tin Có hai cách lưu trữ tập tin, đó là Save và Save as. - Save dùng để lưu một tập tin lên đĩa. Trong trường hợp tập tin chưa được lưu lần nào thì dùng OfficeButton\Save (Ctrl+S) hoặc nháy nút lệnh Save, xuất hiện hộp thoại Save as. Chọn ổ đĩa và thư mục cần lưu trữ. Nhập tên cho tập tin cần lưu (ngầm định Word có phần mở rộng là .DOCX), sau đó nháy nút Save. - Save as có hai chức năng: để lưu trữ tập tin lần đầu tiên như trên hoặc tạo một bản sao cho một tập tin đã có sẵn đang mở. 4. ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN Định dạng (Format) tức là thiết đặt, thay đổi đối tượng văn bản theo một khuôn 9 mẫu cho sẵn. Một đối tượng có thể mang trên nó nhiều kiểu định dạng khác nhau. Trước khi thực hiện một thao tác định dạng nào đó, người sử dụng luôn phải chọn đối tượng cần định dạng cho nó. 4.1. Một số phím thường dùng khi thực hiện định dạng - Delete: Xoá khối văn bản đang chọn hoặc xoá ký tự bên phải con trỏ - Back Space: Xoá khối đang chọn hoặc xoá ký tự phía bên trái của con trỏ - Space Bar: Dùng để tạo một khoảng trắng (ký tự trống) - Home: Đưa con trỏ về đầu dòng - End: Đưa con trỏ về cuối dòng - Page Up: Đưa con trỏ lên một trang màn hình - Page Down: Đưa con trỏ xuống một trang màn hình - Caps Lock: gõ các ký tự chữ cái hoa (đèn Caps Lock sáng) - Ctrl, Alt: là những phím kết hợp, tức là những phím không sử dụng riêng lẻ mà sử dụng kết hợp với nhiều phím khác - Shift: [Shift] + [phím một ký tự]: viết hoa ký tự đó [Shift] + [phím hai ký tự]: hiển thị ký tự ở trên - Tab: Đưa con trỏ đến một điểm dừng gần nhất đã được người dùng thiết lập hoặc mặc định bởi word - Esc: Phím để huỷ lệnh đang thực hiện - Num Lock: Bật/tắt khối phím số - Các phím mũi tên: Dùng để di chuyển lên/xuống, qua trái/qua phải. 4.2. Các thao tác cơ bản khi định dạng văn bản 4.2.1. Chọn văn bản 10 [...]... 5.4.4 Chuyển văn bản thành bảng biểu Hình 2.11 Chuyển văn bản thành bảng - Chuyển văn bản thành bảng biểu: + Chọn khối văn bản + Vào Insert chọn Tables chọn Convert Text To Table xuất hiện hộp thoại, 23 + Trong Table size: Number of columns: ấn định số cột Number of rows: ấn định số hàng + Trong Separate text at: Chọn ký tự phân cách trong văn bản Word sẽ dựa vào các dấu hiệu này để chia phần văn bản chuyển... chữ nghệ thuật (WordArt), hộp văn bản (TextBox) và chữ cái lớn đầu đoạn, vào nhóm Text từ menu Insert và thao tác theo các biểu tượng sau: Chữ ký Ngày giờ Hỗ trợ liên kế nhúng các đối tượng vào word Tạo hộp văn bản Tạo chữ nghệ thuật Tạo chữ cái lớn đầu đoạn Tạo dạng văn bản nhanh (tương tự AutoText) 5.6 Chèn ngắt trang, tạo trang bìa Để thực hiện tạo chữ nghệ thuật (WordArt), hộp văn bản (TextBox)... đặt gọi là điểm dừng cục bộ Trong văn bản, điểm dừng cục bộ được ưu tiên hơn điểm dừng ngầm định 4.6.2 Các loại Tab - Left Tab (Tab trái): về phía phải Canh trái văn bản tại vị trí thiết đặt tab, văn bản dồn - Center Tab (Tab giữa): - Right Tab (Tab phải): dồn về phía trái Văn bản sẽ đối xứng nhau qua vị trí thiết đặt tab Canh phải văn bản tại vị trí thiết đặt tab, văn bản - Decimal Tab (Tab thập phân):... trái văn bản Ctrl+L Căn giữa Căn giữa văn bản Ctrl+E Căn phải Căn phải văn bản Ctrl+R Căn đều 2 bên Căn văn bản đều hai biên Ctrl+J Căn thụt vào Tăng cặp dấu căn biên vào một khoảng tab Ctrl+M Căn thụt ra Đưa cặp dấu căn biên lùi một khoảng tab Ctrl+Shift+M Chỉ số trên Tạo chỉ số trên Ctrl+Shift+”=” Chỉ số dưới Tạo chỉ số dưới Ctrl+”=” 11 4.3 Định dạng đoạn - Paragraph 4.3.1 Khái niệm về đoạn Đoạn văn. .. liên tiếp Toàn bộ văn bản Nhấn tổ hợp phím Ctrl+A 4.2.2 Sử dụng thanh công cụ và phím tắt để định dạng văn bản Định dạng Phông chữ Cỡ chữ Biểu tượng trên thanh công cụ và ý nghĩa Phím tắt Chọn phông cần đổi Ctrl+Shift+F Chọn cỡ chữ (Hoặc gõ vào giá trị số) Ctrl+[: giảm một pt Ctrl+]: tăng một pt Chữ đậm In đậm văn bản Ctrl+B Chữ nghiêng In nghiêng văn bản Ctrl+I Chữ gạch dưới Gạch dưới văn bản Ctrl+U... có thể xuất ra file hoặc in ra giấy Có nhiều cách để thao tác, dưới đây là cách thao tác đơn giản 7.1 Chuẩn bị trước khi thực hiện trộn văn bản Để thực hiện việc trộn văn bản cần: 1 Tạo văn bản mẫu (mẫu giấy mời, mẫu giấy báo, ) gọi là văn bản chính (Main Document), văn bản này chứa những nội dung không thay đổi 2 Tạo nguồn dữ liệu (Lập danh sách những người được mời, được thông báo) là 1 bảng biểu... - Trong Find what: gõ văn bản cần tìm (như trên) - Trong Replace with: gõ vào văn bản mới sẽ thay thế 32 - Nháy Replace để thay thế từng lần một - Nháy Replace All để thay thế tất cả 8.2 Tạo các văn bản sửa lỗi tự động - AutoCorrect Trong quá trình soạn thảo văn bản, để tăng tốc quá trình đánh máy và tránh những sai sót, có thể tạo những từ viết tắt hoặc những từ mà người nhập văn bản hay mắc lỗi để... biểu tượng sau: Thực hiện chức năng tạo trang bìa cho văn bản Ví dụ: Tạo bìa như hình bên Chèn vào 1 trang trống Chèn ngắt trang (Sang trang mới) 27 Hình 2.14 Chèn ngắt, tạo bìa cho văn bản 6 TẠO MỤC LỤC TỰ ĐỘNG 6.1 Mục đích Để tạo mục lục cho văn bản, có thể cắt/dán các để mục rồi tập hợp chúng lại và ghi số trang Tuy nhiên, nếu cần chỉnh sửa lại văn bản (thay đổi số trang, thêm mục mới,…) thì cần phải... dạng trong đoạn gồm có: Hình 2.4 Hộp thoại Paragraph Alignment - Canh hàng đoạn văn bản: - Left: Căn trái (Ctrl+L) - Right: Căn phải (Ctrl+R) - Centered: Căn giữa (Ctrl+E) - Justified: Căn đều hai bên (Ctrl+J) 12 Indentation - Căn biên đoạn văn: - Left: Văn bản thụt vào một khoảng so với lề trái là bao nhiêu (gõ vào) - Right: Văn bản thụt vào một khoảng so với lề phải là bao nhiêu (gõ vào) Special: - None:... soạn thảo văn bản 4.7.2 Cách tạo một kiểu Dựa vào các định dạng phù hợp của một đoạn văn bản nào đó bao gồm: phông chữ, cỡ chữ, căn lề, đóng khung (Border) tự động xung quanh văn bản, nền màu (Shading color) để tạo cho mình một kiểu mới Muốn tạo mới một kiểu, hãy nhấn tổ hợp phím Alt_Ctrl_Shift_S  xuất hiện hộp thoại kiểu: Hình 2.8 Hình ảnh tạo style 17 4.7.3 Sử dụng kiểu có sẵn Bản thân Winword đã . ĐỀ 2: SON THO VĂN BN VI MICROSOF WORD 20 07 HÀ NỘI, THÁNG 8 -20 11 MỤC LỤC 1. BỘ GÕ VÀ PHÔNG TIẾNG VIỆT 4 1.1. Bộ gõ 4 1 .2. Các thao tác trên UniKey 4 2. TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT WORD 20 07 6 2. 1 lên văn bản cũ), bấm chuột phải chọn Paste. 2. TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT WORD 20 07 2. 1. Giới thiệu Microsoft Word 2. 1.1. Chức năng của Word Microsoft Word là một chương trình xử lý văn bản đáp ứng. trang, tạo trang bìa. 27 6. TẠO MỤC LỤC TỰ ĐỘNG 28 6.1. Mục đích 28 6 .2. Cách tạo mục lục 28 7. TRỘN THƯ (MAILINGS) 29 7.1. Chuẩn bị trước khi thực hiện trộn văn bản 29 7 .2. Các bước trộn văn