SOẠN THẢO VĂN BẢN VỚI MICROSOF WORD 2007

Cửa sổ ứng dụng Word 2007+ Home: Chứa các chức năng định dạng cơ bản thao tác soạn thảo, định dạng font, định dạng đoạn, tạo văn bản mẫu, hỗ trợ tìm kiếm, thay thế trong soạn thảo, ... M

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

DỰ ÁN PHÁT TRIỂN GIÁO VIÊN THPT&TCCN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM - ĐẠI HỌC HUẾ

TÀI LIỆU BỒI DƯỠNG CHO SINH VIÊN SƯ PHẠM

VỀ ỨNG DỤNG CNTT TRONG GIẢNG DẠY

CHUYÊN ĐỀ 2:

SOẠN THẢO VĂN BẢN VỚI MICROSOF WORD 2007

HÀ NỘI, THÁNG 8-2011

MỤC LỤC

1 BỘ GÕ VÀ PHÔNG TIẾNG VIỆT 4

1.1 Bộ gõ 4

1.2 Các thao tác trên UniKey 4

2 TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT WORD 2007 6

2.1 Giới thiệu Microsoft Word 6

2.2 Màn hình làm việc của Word 6

3 QUẢN LÝ VĂN BẢN 8

3.1 Mở tập tin 8

3.2 Đóng tập tin (Close) 9

3.3 Lưu tập tin 9

4 ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN 10

4.1 Một số phím thường dùng khi thực hiện định dạng 10

4.2 Các thao tác cơ bản khi định dạng văn bản 10

4.3 Định dạng đoạn - Paragraph 12

4.4 Định dạng kí tự, font chữ: 13

4.5 Định dạng Bullets và Numbering 13

4.6 Điểm dừng (Tab Stops) 15

4.7 Định dạng kiểu (Style) 17

5 CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG ĐỒ HỌA VÀO VĂN BẢN 19

5.1 Chèn kí hiệu (Symbol), công thức toán (Equation) 19

5.2 Chèn hình ảnh (Pictures) và các đối tượng minh họa khác 20

5.3 Chèn tiêu đề đầu và cuối trang 20

5.4 Chèn bảng biểu (Table) 21

5.5 Tạo chữ nghệ thuật, TextBox, chữ cái lớn đầu đoạn 27

5.6 Chèn ngắt trang, tạo trang bìa 27

6 TẠO MỤC LỤC TỰ ĐỘNG 28

6.1 Mục đích 28

6.2 Cách tạo mục lục 28

7 TRỘN THƯ (MAILINGS) 29

7.1 Chuẩn bị trước khi thực hiện trộn văn bản 29

7.2 Các bước trộn văn bản 29

8 MỘT SỐ CHỨC NĂNG KHÁC 31

8.1 Tìm kiếm và thay thế 31

8.2 Tạo các văn bản sửa lỗi tự động - AutoCorrect 31

8.3 Thiết đặt các tham số cho Word 33

8.4 Trình bày trang 34

8.5 Cách chụp màn hình đưa vào Word 34

8.6 Xén hình 36

8.7 In ấn 36

1 BỘ GÕ VÀ PHÔNG TIẾNG VIỆT

1.1 Bộ gõ

Do bàn phím máy vi tính không có dấu tiếng Việt, nên người dùng máy tính sửdụng hệ điều hành Windows thường sử dụng nhiều bộ gõ khác nhau như UniKey,Vietkey, VietSpell theo thói quen

Dưới đây chỉ giới thiệu bộ gõ Unikey vì đó là chương trình Việt cho môi trườngWindows với các đặc điểm chính:

- UniKey là chương trình miễn phí, có mã nguồn mở theo các điều khoản củaThe GNU General Public License,

- Chạy trên tất cả các môi trường Windows, bao gồm: Windows 9x/ME,Windows NT, Windows 2000, Windows XP, Windows Vista, Windows 7,

- Hỗ trợ các kiểu gõ tiếng Việt thông dụng nhất: Telex, VNI và VIQR,

- Hỗ trợ các bảng mã tiếng Việt thông dụng nhất hiện nay, bao gồm: TCVN3,VNI, Unicode), VIQR, VPS, VISCII, BK HCM 1, BK HCM 2, Vietware X,

- Cho phép chuyển mã tiếng Việt một cách tiện lợi trong Clipboard và tệp văn bản,

- Kích thước nhỏ gọn, dễ dùng, chỉ có duy nhất một tệp EXE và không cầnthêm thư viện nào khác, không cần cài đặt

Khác với nhiều chương trình bàn phím tiếng Việt khác, UniKey hoạt độngtrong môi trường Windows NT/2000/XP không cần sử dụng đến Clipboard cho bảng

mã Unicode, vì vậy sẽ không bị mất nội dung Clipboard khi gõ tiếng Việt với bảng mã này

1.2 Các thao tác trên UniKey

- Khởi động và kết thúc UniKey

Để khởi động, chỉ cần cho chạy tập tin UniKey.exe Muốn kết thúc, nháy vàonút Kết thúc trong bảng điều khiển Có thể tạo biểu tượng (shortcut) trên màn hình nềnhoặc trên thanh công việc của Windows để tiện cho việc khởi động UniKey

- Bật/tắt chế độ tiếng Việt trong UniKey

Hình 2.1 Giao diện UniKeyTrạng thái bật/tắt chế độ tiếng Việt của UniKey được thể hiện trên biểu tượngcủa UniKey nằm ở góc dưới bên phải màn hình nền Chỉ gõ được tiếng Việt khiUniKey ở trạng thái bật chế độ tiếng Việt.

Có 2 cách để bật/tắt chế độ tiếng Việt trong UniKey: nháy chuột trái vào biểutượng hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl + Shift hoặc Alt+Z

Nếu muốn UniKey tự động kích hoạt mỗi khi bật máy, hãy chọn mục Khởiđộng cùng Windows trong bảng điều khiển

Lưu ý: Nếu không nhìn thấy mục khởi động cùng Windows trong bảng điềukhiển, hãy nháy chuột vào nút Mở rộng để mở rộng bảng điều khiển

Để chọn kiểu gõ tiếng Việt là TELEX, VNI hay VIQR, hãy mở bảng điềukhiển, sau đó chọn Kiểu gõ phím

Để chọn bảng mã tiếng Việt, hãy mở bảng điều khiển sau đó chọn bảng mã.Bảng mã thông dụng nhất hiện nay là Unicode Trong tương lai Unicode sẽ thay thếcho hầu hết các bảng mã tiếng Việt khác

- Phông chữ tiếng Việt

Từ trước đến nay người dùng hệ điều hành Windows sử dụng các bảng mãtiếng Việt khác nhau tuỳ thuộc theo từng vùng, miền, vì vậy mỗi bảng mã có kèm theo

bộ phông tương ứng của bảng mã đó

Bảng mã - chọn trên bộ gõ

Ví dụ: Chọn bảng mã trên bộ

gõ UniKey

Phông- chọn trên trình ứng dụng

Ví dụ: Chọn phông trên Microsoft Word

TCVN3-ABC Các phông tương ứng bắt đầu bởi .Vn<tên

phông> Ví dụ: Vntime, VntimeHVIETWARE-X Các phông tương ứng bắt đầu bởi VN<tên

phông> Ví dụ: VNtime New RomanVNI Các phông tương ứng bắt đầu bởi VNI - <tên

phông> Ví dụ: VNI - TimeUNICODE Các phông như Times New Roman, Arial,

- Chuyển đổi font chữ với UniKey

+ Bước 1 Chọn Công cụ (Toolkit) từ biểu tượng UniKey trên khay hệ thống+ Bước 2 Xác định bảng mã Nguồn (Bảng mã ở văn bản đang có) và mã Đích(văn bản muốn có được sau khi chuyển mã)

+ Bước 3 Bấm chọn toàn bộ văn bản nguồn, bấm phải chuột, chọn Copy

+ Bước 4 Bấm phải chuột lên biểu tượng UniKey trên khay hệ thống, chọnChuyển mã nhanh

+ Bước 5 Tạo 1 cửa sổ mới (hoặc dán chồng lên văn bản cũ), bấm chuột phảichọn Paste

2 TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT WORD 2007

2.1 Giới thiệu Microsoft Word

2.1.1 Chức năng của Word

Microsoft Word là một chương trình xử lý văn bản đáp ứng được nhu cầu soạnthảo phong phú và đa dạng Nó còn là một chương trình mang tính phổ cập rộng rãi do

có ưu điểm dễ sử dụng và có hệ thống bảng chọn thân thiện Ngoài chức năng soạnthảo văn bản, Word còn có khả năng đồ hoạ đáp ứng được những nhu cầu đa dạnghiện nay

2.1.2 Khởi động và kết thúc Word

Có thể khởi khởi động Word bằng một trong các cách sau:

- Chọn Start\All Programs\MicrosoftOffice\ Microsoft Word 2007,

- Hoặc nháy đúp vào biểu tượng của Word trên màn hình nền,

- Hoặc nháy đúp vào tên tài liệu trong màn hình Windows Explorer

Để kết thúc Word, có thể dùng một trong các cách sau:

- Nháy chuột vào nút Close ( ) ở góc trên bên phải màn hình Word,

- Chọn File\Exit,

- Nhấn tổ hợp phím Alt + F4

2.2 Màn hình làm việc của Word

- Thanh bảng chọn được thiết kế theo dạng biểu tượng và theo nhóm chức năng

- gọi là thanh Ribbon (đây là sự tích hợp của thanh menu và thanh công cụ lại thànhmột so với các phiên bản trước đây của word), cụ thể:

Hình 2.2 Cửa sổ ứng dụng Word 2007

+ Home: Chứa các chức năng định dạng cơ bản (thao tác soạn thảo, định dạng

font, định dạng đoạn, tạo văn bản mẫu, hỗ trợ tìm kiếm, thay thế trong soạn thảo, )

+ Insert: Chứa các thao tác chèn các đối tượng vào VB (chèn tranh, chèn bảng

biểu, chèn các ngắt, chèn tiêu đề đầu cuối trang, chèn ký hiệu đặc biệt, chèn film, …)

+ Page Layout: Định dạng trang in.

+ References: Các chức năng liên quan đến tham chiếu: lập chỉ mục, tạo mục

lục tự động, Tạo chú thích,

+ Mailings: Trộn thư (trộn và kết xuất văn bản)

+ Review: Hiển thị thông tin hỗ trợ chỉnh sửa văn bản (kiểm tra cú pháp câu,

Tạo văn bản đánh dấu, Thiết lập các comment, cho phép so sánh nội dung văn bản vàchế độ bảo mật văn bản)

+ View: Thiết lập chế độ hiển thị trong soạn thảo, phongd to, thu nhỏ, hiện/ẩn

các văn bản và quản lý hệ thống cửa sổ

+ Add-Ins: Hỗ trợ chức năng nhúng các ứng dụng vào word.

Thanh trạng thái (Status) cung cấp thông tin về tài liệu đang mở như số trang, vị

Thanh Ribbon Thanh cu n (scroll)Thanh cu n (scroll)ộn (scroll) ộn (scroll)

Thanh Tr ng thái ạng thái

Thanh Tr ng thái ạng thái Ch Ch ế độ phóng to/thu nhỏ độn (scroll)ế độ phóng to/thu nhỏ độn (scroll) phóng to/thu nh phóng to/thu nhỏỏ

Th ước dọc/Thước ngang c d c/Th ọc/Thước ngang ước dọc/Thước ngang c ngang

Th ước dọc/Thước ngang c d c/Th ọc/Thước ngang ước dọc/Thước ngang c ngang

trí con trỏ trong trang

+ Vùng soạn thảo là vùng trống của cửa sổ để nhập văn

Thước ngang - Ruler cho phép tạo nhanh các thông số định dạng của đoạn vănbản (Paragraph) như: tạo các điểm dừng tab; tăng giảm các dấu canh biên cho văn bản(trái, phải) cũng như các dấu thụt vào đầu dòng (First line) và định lề trang cho tàiliệu

Các dấu canh biên (Indent) gồm:

+ First Line Indent (canh đầu dòng): sẽ tạo khoảng thụt vào đầu dòng cho dòngđầu tiên của mỗi đoạn

+Hanging Indent (hình tam giác trên hình vuông): Nếu kéo hình tam giác này,

sẽ chỉ chỉnh lề trái của đoạn văn bản mà không thay đổi vị trí của dòng đầu tiên củađoạn này

+ Left Indent (hình vuông ở dưới): Khi rê chuột ở đây, sẽ chỉnh biên trái củađoạn văn bản, kể cả dòng đầu tiên

+ Right Indent: Chỉnh biên lề bên phải của văn bản được chọn

+ Left Margin (Lề trái): đường ranh giữa phần xám và trắng trên thước Khithay đổi vị trí đường ranh này sẽ thay đổi lề trang của toàn bộ tài liệu (khác với cácdấu Indent là chỉ tác động lên từng đoạn văn bản)

+ Right Margin: tương tự Left Margin, sẽ chỉnh lề bên phải của toàn bộ tài liệu.Tương tự, có hai lề trang nữa là Top Margin và Bottom Margin để thay đổi lềtrang trên và dưới của tài liệu

vào biểu tượng ở góc phải dưới của các thanh công cụ

+ Để ẩn các công cụ trên thanh Ribbon (để có không gian làmviệc lớn hơn), hãy nháy đúp chuột trái lên nhãn của một menu đang mở

Muốn mở tập tin có sẵn (Open) để nhập tiếp hoặc sửa chữa văn bản, dùng

Office Button\Open (Ctrl+O) hoặc nháy nút lệnh Open, xuất hiện hộp thoại Open:

Có hai cách lưu trữ tập tin, đó là Save và Save as

- Save dùng để lưu một tập tin lên đĩa Trong trường hợp tập tin chưa được lưulần nào thì dùng OfficeButton\Save (Ctrl+S) hoặc nháy nút lệnh Save, xuất hiện hộpthoại Save as Chọn ổ đĩa và thư mục cần lưu trữ Nhập tên cho tập tin cần lưu (ngầmđịnh Word có phần mở rộng là DOCX), sau đó nháy nút Save

- Save as có hai chức năng: để lưu trữ tập tin lần đầu tiên như trên hoặc tạo mộtbản sao cho một tập tin đã có sẵn đang mở

4 ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

Định dạng (Format) tức là thiết đặt, thay đổi đối tượng văn bản theo một khuônmẫu cho sẵn Một đối tượng có thể mang trên nó nhiều kiểu định dạng khác nhau.Trước khi thực hiện một thao tác định dạng nào đó, người sử dụng luôn phải chọn đốitượng cần định dạng cho nó

4.1 Một số phím thường dùng khi thực hiện định dạng

- Delete: Xoá khối văn bản đang chọn hoặc xoá ký tự bên phải con trỏ

- Back Space: Xoá khối đang chọn hoặc xoá ký tự phía bên trái của con trỏ

- Space Bar: Dùng để tạo một khoảng trắng (ký tự trống)

- Home: Đưa con trỏ về đầu dòng

- End: Đưa con trỏ về cuối dòng

- Page Up: Đưa con trỏ lên một trang màn hình

- Page Down: Đưa con trỏ xuống một trang màn hình

- Caps Lock: gõ các ký tự chữ cái hoa (đèn Caps Lock sáng)

- Ctrl, Alt: là những phím kết hợp, tức là những phím không sử dụng riêng lẻ

mà sử dụng kết hợp với nhiều phím khác

- Shift: [Shift] + [phím một ký tự]: viết hoa ký tự đó

[Shift] + [phím hai ký tự]: hiển thị ký tự ở trên

- Tab: Đưa con trỏ đến một điểm dừng gần nhất đã được người dùng thiết lậphoặc mặc định bởi word

- Esc: Phím để huỷ lệnh đang thực hiện

- Num Lock: Bật/tắt khối phím số

- Các phím mũi tên: Dùng để di chuyển lên/xuống, qua trái/qua phải

4.2 Các thao tác cơ bản khi định dạng văn bản

4.2.1 Chọn văn bản

Đối tượng chọn Sử dụng chuột Sử dụng phím

Một từ Nháy đúp vào từ đó Ctrl+Shift+: chọn từ bên phải con trỏ

Ctrl+Shift+: chọn từ bên trái con trỏ

Một dòng Nháy chuột ở đầu

Một đoạn Nháy chuột ba lần

liên tiếp Tương tự trên

4.2.2 Sử dụng thanh công cụ và phím tắt để định dạng văn bản

Định dạng Biểu tượng trên thanh công cụ và ý nghĩa Phím tắt

Cỡ chữ Chọn cỡ chữ (Hoặc gõ vào giá trị số) Ctrl+[: giảm một pt

Ctrl+]: tăng một pt

Căn đều 2 bên Căn văn bản đều hai biên Ctrl+J

Căn thụt vào Tăng cặp dấu căn biên vào một khoảng tab Ctrl+M

Căn thụt ra Đưa cặp dấu căn biên lùi một khoảng tab Ctrl+Shift+M

4.3 Định dạng đoạn - Paragraph

4.3.1 Khái niệm về đoạn

Đoạn văn bản gồm một hoặc nhiều dòng văn bản được kết thúc bởi dấu Enter.Đoạn có hai phần: phần đầu chính là dòng đầu tiên (first line), phần thứ hai: gồm cácdòng còn lại (hanging)

Một văn bản có thể gồm rất nhiều đoạn Trong xử lý văn bản, nếu định dạngđoạn thành thạo thì tài liệu được tạo nên sẽ mang tính chuyên nghiệp và đẹp mắt

Tính chất quan trọng của đoạn là tính kế thừa định dạng (như phông chữ, cỡchữ, điểm dừng…) của đoạn ngay trước đó Khi nhấn Enter để bắt đầu đoạn mới thìđoạn này sẽ có đầy đủ các định dạng của đoạn đứng ngay trước nó

4.3.2 Các kiểu định dạng đoạn

Một cách đầy đủ về các lệnh định dạng đoạn là vào bảng chọn Format\Paragraph… xuất hiện hộp thoại Paragraph, chọn trang Indents and Spacing Các mụcđịnh dạng trong đoạn gồm có:

Hình 2.4 Hộp thoại Paragraph

Alignment - Canh hàng đoạn văn bản:

- Left: Căn trái (Ctrl+L)

- Right: Căn phải (Ctrl+R)

- Centered: Căn giữa (Ctrl+E)

- Justified: Căn đều hai bên (Ctrl+J)

Indentation - Căn biên đoạn văn:

- Left: Văn bản thụt vào một khoảng so với lề trái là bao nhiêu (gõ vào)

- Right: Văn bản thụt vào một khoảng so với lề phải là bao nhiêu (gõ vào)

Special:

- None: không thụt vào đầu dòng

- First line:Thụt vào đầu dòng; là bao nhiêu thì gõ vào By đơn vị

- Hanging: Canh biên cho các dòng còn lại của đoạn (trừ dòng đầu tiên)

Spacing - khoảng cách giữa các đoạn:

- Before: muốn đoạn hiện tại cách đoạn đứng trước nó là bao nhiêu

- After: muốn đoạn hiện tại cách đoạn đứng sau nó là bao nhiêu

Line spacing - khoảng cách các dòng trong đoạn, có các chế độ:

- Single: Dòng đơn

- 1.5 Line: Cách một dòng rưỡi

- Double: Cách hai dòng

- At least: Khoảng cách dòng tối thiểu là bao nhiêu

- Exactly: khoảng cách giữa các dòng chính xác theo giá trị (pt) trong ô At…

- Multiple: khoảng cách tính theo đơn vị dòng

4.4 Định dạng kí tự, font chữ

- Để định dạng Font chữ ngoài các thao tác định dạng đơn giản: Đậm, nghiêng,

gạch dưới, đổi màu, đổi kích thước,… ở nhóm công cụ Font

Có thể thiết lập định dạng chi tiết bằng cách nháy vào biểu tượng hoặc vào

menu Font (Ctr_D), hộp thoại Font xuất hiện.

Hình 2.6 Hộp thoại font

- Trang Font (thiết lập font chữ)

+ Ở mục Font, chọn tên font bằng cách bấm mũi tên lên/xuống để duyệt tên các

font có trong danh sách, khi chọn font cần nhớ bảng mã mình đang soạn thảo là gì đểchọn được font chữ tiếng Việt phù hợp

+ Ở mục FontStyle, chọn kiểu font: Có các kiểu sau: Regular (thường); Italic

(nghiêng); Bold (đậm); Bold Italic (Nghiêng + Đậm), .

+ Ở mục Size, chọn kích cỡ: Đơn vị kích thước font, bình thường thì chọn size 13.+ Ở mục Font Color: Chọn màu cho Font chữ: Black: Đen

+ Ở mục Underline: Chọn các kiểu gạch chân:

(none): không gạch chân

! Quan sát kết quả lựa chọn ở mục Preview

- Trang Character Spacing (Điều chỉnh khoảng cách giữa các ký tự)

Hình 2.6 Hộp thoại font

Để điều chỉnh vị trí văn bản so với đường chân cơ sở và khoảng cách giữa các ký

tự, chọn trang Character Spacing.

+ Mục Scale: Điều chình tỉ lệ giữa chiều cao và chiều rộng cho các ký tự,

+ Mục Spacing: Điều chỉnh khoảng cách giữa các ký tự, gồm có: Normal: bình

thường, Expanded: tăng khoảng cách giữa các ký tự, làm cho chúng cách xa nhau ra Condensed: nén khoảng cách và làm cho các ký tự sát nhau hơn

Có thế đặt thông số điều chỉnh vào ô By

+ Mục Position: Điều chỉnh vị trí ký tự so với đường chân cơ sở, gồm có:

Normal: bình thường; Raised: nâng ký tự lên cao hơn đường chân cơ sở và Lowered: hạ thấp vị trí ký tự xuống dưới.

4.5 Định dạng Bullets và Numbering

Để đánh dấu hạt đậu (bullets) hoặc đánh số thứ tự (numbering) cho từng đoạn(đầu dòng) văn bản, cần vào Home\Bullets hoặc Home\Numbering để chèn các dấuBullet hoặc kiểu số thứ tự yêu thích

Muốn tắt chế độ này ở đoạn nào chỉ việc Nháy chuột vào biểu tượng lệnhBullets trên thanh công cụ

4.6 Điểm dừng (Tab Stops)

4.6.1 Khái niệm về điểm dừng

Mỗi lần nhấn phím Tab điểm chèn sẽ dừng lại với một khoảng nhất định, gọi là

các điểm dừng ngầm định Tab mặc định di chuyển điểm chèn đến một khoảng cáchkhông đổi, phụ thuộc vào việc thiết đặt ở mục Default tab stops và giá trị này là1.27cm (tham khảo hộp thoại Tabs) Do nhu cầu sử dụng rất đa dạng và phong phúnên có những điểm dừng do người sử dụng thiết đặt gọi là điểm dừng cục bộ Trongvăn bản, điểm dừng cục bộ được ưu tiên hơn điểm dừng ngầm định.

4.6.2 Các loại Tab

- Left Tab (Tab trái): Canh trái văn bản tại vị trí thiết đặt tab, văn bản dồn

về phía phải

- Center Tab (Tab giữa): Văn bản sẽ đối xứng nhau qua vị trí thiết đặt tab

- Right Tab (Tab phải): Canh phải văn bản tại vị trí thiết đặt tab, văn bảndồn về phía trái

- Decimal Tab (Tab thập phân): Canh theo dấu chấm thập phân tại vị tríthiết đặt tab

2.4.6.3 Thiết đặt Tab nhanh trên thước

Nháy chuột liên tiếp vào hộp chứa Tab (nơi giao nhau của hai thước) cho đếnkhi xuất hiện loại tab muốn thiết đặt Nháy chuột vào vị trí muốn thiết đặt tab trênthước

4.6.4 Thiết đặt Tab từ hộp thoại

Hình 2.7 Hộp thoại Tab

Để tạo một tab chính xác thì hãy nháy đúp chuột lên thanh thước ngang, xuấthiện hộp thoại Tabs để đăng ký chính xác các thuộc tính cho Tab đó

Lưu ý, một Tab stop có 3 thuộc tính cần xác định như sau:

- Tab stop position - vị trí Tab: Gõ vào vị trí Tab muốn thiết đặt

- Alignment - Kiểu tab: Chọn loại Tab Left, Right, Decimal,

- Leader: Chọn loại đường dẫn theo Tab (None: không có ký tự dẫn, hoặcdấu , hoặc dấu )

Sau khi chọn đầy đủ các thuộc tính trên cho vị trí tab thứ nhất, nháy nút Set rồitiếp tục đăng ký cho tab thứ hai, thứ ba Cuối cùng chọn OK.

Clear: Để xoá một Tab đang chọn trong hộp thoại Clear All: Xoá tất cả các tabđang có

Nếu trong tài liệu có nhiều đoạn văn bản với cách định dạng khác nhau nhưnghay lặp lại thì phải tạo ra các kiểu và đặt cho nó một cái tên Mỗi lần gặp một đoạn cầnđịnh dạng (phông chữ, cỡ chữ, căn lề, khoảng cách dòng, khoảng cách đoạn…) nhưđoạn trước đó thì chỉ việc gọi nó ra hoặc gõ một phím tắt (do người sử dụng đặt) thì sẽtiện lợi và nhanh chóng hơn nhiều Đó là lý do tại sao nên sử dụng kiểu trong quá trìnhsoạn thảo văn bản

4.7.2 Cách tạo một kiểu

Dựa vào các định dạng phù hợp của một đoạn văn bản nào đó bao gồm: phôngchữ, cỡ chữ, căn lề, đóng khung (Border) tự động xung quanh văn bản, nền màu(Shading color) để tạo cho mình một kiểu mới Muốn tạo mới một kiểu, hãy nhấn tổhợp phím Alt_Ctrl_Shift_S  xuất hiện hộp thoại kiểu:

Hình 2.8 Hình ảnh tạo style

4.7.3 Sử dụng kiểu có sẵn

Bản thân Winword đã tạo sẵn một số kiểu để sử dụng trong các tình huống cầnthiết Tuy nhiên nó sẽ không hoàn toàn phù hợp với người sử dụng Các kiểu đó là:Heading 1; Heading 2; Heading 3 và Normal Muốn áp dụng kiểu cho đoạn văn bảnnào cần thực hiện như sau:

- Đưa con trỏ vào vị trí bất kì trong đoạn văn bản cần đặt kiểu

- Nháy chuột vào các kiểu trên thanh công cụ định dạng (styles)

- Chọn kiểu thích hợp (hoặc gõ phím tắt của tên kiểu đó.)…

Lúc đó, đoạn văn này sẽ có kiểu định dạng của kiểu vừa chọn Nếu chưa vừa ý,

có thể tạo cho riêng mình các kiểu khác nhau để sử dụng

Sau này, khi để con trỏ ở vị trí bất kỳ trong một đoạn văn bản, gõ tổ hợp ba phímnày thì đoạn văn bản mà con trỏ chuột đang trỏ tới sẽ có định dạng theo kiểu này

4.7.4 Hiệu chỉnh kiểu - Modify Style

Nếu muốn thay đổi một vài định dạng của kiểu nào đó thì phải hiệu chỉnh kiểu

đó Khi đó, mọi sự thay đổi trên kiểu này sẽ được cập nhật cho mọi đoạn văn bản đã sửdụng kiểu đó Cách thực hiện:

- Nhấn chuột phải lên kiểu cần hiệu chỉnh,

-Chọn Modify sẽ thấy xuất hiện hộp thoại Modify Style

- Thay đổi các mục như tạo kiểu mới (như đổi tên kiểu; vào format để địnhdạng cho kiểu này )

Hình 2.9 Hiệu chỉnh styleNháy OK và nháy Apply để lưu những thay đổi vừa thực hiện