Bài giảng Kỹ năng soạn thảo văn bản

Bài giảng Kỹ năng soạn thảo văn bản là tài liệu cung cấp thông tin cơ sở về văn bản pháp quy và văn bản hành chính thông thường từ đó hướng dẫn cho học viên kỹ năng soạn thảo văn bản. Nội dung chính của tài liệu được trình bày như sau: Khái niệm văn bản, các loại văn bản thường được sử dụng, phương pháp soạn thảo một số văn bản thường dùng, hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trong hệ thống NHCSXH.

BÀI 4: KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN (Thời lượng: 0,5 ngày) MỤC ĐÍCH YÊU CẦU - Cung cấp cho học viên số thông tin về văn pháp qui văn hàng thơng thương; phương pháp soạn thỏa số văn hành thơng thường - Hướng dẫn số kỹ cớ soạn thảo số văn thông thường - Sau học xong, học viên nắm kỹ năng, yêu cầu soạn thảo báo cáo, cơng văn, tờ trình, biên bản… NỘI DUNG CHÍNH I KHÁI NIỆM VĂN BẢN Văn phương tiện ghi tin truyền đạt thông tin ngôn ngữ (hay ký hiệu) định Tùy theo lĩnh vực hoạt động quản lý mặt đời sống xã hội mà văn sản sinh với nội dung hình thức khác Văn NHCSXH phương tiện cần thiết để triển khai mặt hoạt động; công bố chủ trương, sách, giải cơng việc cụ thể giao dịch hàng ngày, phương tiện quan trọng trình lãnh đạo, đạo công tác II CÁC LOẠI VĂN BẢN THƯỜNG ĐƯỢC SỬ DỤNG Các văn có tính pháp quy a Nghị quyết: Là hình thức văn dùng để ghi lại cách xác kết luận định hội nghị tập thể, thông qua họp đường lối, chủ trương, sách, kế hoạch vấn đề cụ thể Nghị loại văn có tính lãnh đạo, đạo, viết không chia thành điều khoản b Quyết định: Là hình thức văn để quan nhà nước nhà chức trách thực thẩm quyền việc quy định vấn đề chế độ, sách, tổ chức máy, nhân công việc khác (văn hành cá biệt) Quyết định có tính lãnh đạo, đạo nghị thể thành điều khoản cụ thể dùng để ban hành bãi bỏ quy chế, quy định chủ trương, sách, tổ chức máy, nhân thuộc phạm vi quyền hạn tổ chức; ban hành chế độ, điều lệ, quy chế kèm theo c Quy định: Là văn xác định nguyên tắc, tiêu chuẩn, thủ tục chế độ cụ thể lĩnh vực công tác định d Quy chế: Là văn xác định nguyên tắc, trách nhiệm, quyền hạn, chế độ lề lối làm việc tổ chức e Thể lệ: Là văn quy định chế độ, quyền hạn, nghĩa vụ, phương thức tổ chức phận tổ chức thường ban hành độc lập kèm theo sau định sau thỏa thuận, thống Các văn hành thơng thường a Khái niệm phân loại văn hành thơng thường - Khái niệm: Văn hành thơng thường văn mang tính chất thơng tin điều hành nhằm thực thi văn quy phạm pháp luật dùng để giải công việc cụ thể, phản ánh tình hình giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc quan - Phân loại: Văn hành thơng thường gồm: + Văn khơng có tên loại: công văn (công văn hướng dẫn, công văn giải thích, cơng văn đơn đốc nhắc nhở, cơng văn đề nghị yêu cầu, công văn giao dịch, công văn phúc đáp, ) + Văn có tên loại: Thơng báo, báo cáo, kế hoạch, định, tờ trình, biên bản, hợp đồng, công điện, loại giấy, loại phiếu, b Một số loại văn hành thông thường - Thông báo: Là văn để thông tin hoạt động, thông tin nhanh định cho đối tượng quản lý biết thi hành thông tin tin tức khác mà người có liên quan cần biết - Báo cáo: Là loại văn thuật lại, kể lại, đánh giá việc phản ánh toàn hoạt động kiến nghị tường trình vấn đề, cơng việc cụ thể đó, từ đề phương hướng, biện pháp giải vấn đề nêu - Kế hoạch: Là văn dùng để xác định mục đích yêu cầu, tiêu nhiệm vụ cần hoàn thành khoảng thời gian định biện pháp tổ chức, nhân sự, sở vật chất cần thiết để thực nhiệm vụ - Tờ trình: Là văn đề xuất với cấp vấn đề mới, xin cấp phê duyệt chủ trương, phương án công tác, đề án, vấn đề, dự thảo văn bản, để cấp xem xét, định - Đề án: Là văn dùng để trình bày có hệ thống kế hoạch, giải pháp, giải nhiệm vụ, vấn đề định để cấp có thẩm quyền phê duyệt - Công văn: Là loại văn tên loại dùng để thơng tin hoạt động giao dịch, trao đổi công tác hàng ngày quan giao dịch, nhắc nhở, trả lời, đề nghị, mời họp, hướng dẫn thực văn cấp trên, xin ý kiến, thăm hỏi, cảm ơn, phúc đáp, - Biên bản: Là loại văn hành ghi lại diễn biến việc xảy xảy người chứng kiến ghi lại Biên hội nghị loại văn hành ghi lại, chép lại, phản ánh lại ý kiến thảo luận hội nghị, kết luận, định hội nghị Biên hội nghị sở làm văn hành nghị quyết, định, thị, công văn thông báo Biên hội nghị sở để kiểm tra việc thực định hội nghị Các loại giấy tờ hành Giấy tờ hành loại giấy tờ mang nội dung có giá trị định Ví dụ: giấy đề nghị vay vốn kiêm khế ước nhận nợ, Giấy gia hạn nợ, Giấy lĩnh tiền mặt, giấy biên nhận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền III PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN THƯỜNG DÙNG Những yêu cầu chung soạn thảo văn Trong trình soạn thảo văn bản, người soạn thảo cần đảm bảo thực yêu cầu chung sau đây: - Nắm vững chủ trương, đường lối Đảng, sách, pháp luật Nhà nước - Văn ban hành phải thẩm quyền, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phạm vi hoạt động quan - Nắm vững nội dung cần soạn thảo, phương thức giải công việc đưa phải rõ ràng, phù hợp - Văn phải trình bày yêu cầu mặt thể thức theo quy định Nhà nước - Người soạn thảo văn cần nắm vững nghiệp vụ kỹ thuật soạn thảo văn dựa kiến thức quản lý hành Nhà nước pháp luật Quy định chung kết cấu nội dung văn Về nội dung: văn thường có phần: (1) Dẫn dắt vấn đề; (2) Giải vấn đề; (3) Kết luận vấn đề a Cách viết phần dẫn dắt vấn đề: Phần phải nêu rõ lý viết văn hay sở để viết văn bản: giới thiệu tổng quát nội dung vấn đề đưa làm rõ mục đích, yêu cầu vấn đề nêu Ví dụ: "… để chuẩn bị cho tổng kết 10 năm hoạt động NHCSXH, Chi nhánh hướng dẫn phòng giao dịch báo cáo tổng kết theo nội dung sau …" b Cách viết phần giải vấn đề: Tùy theo loại chủ đề văn mà lựa chọn cách viết, cần phải: (i) Xin ý kiến lãnh đạo quan hướng giải quyết; (ii) Sắp xếp ý cần viết trước, ý cần viết sau để làm bật chủ đề cần giải Phải sử dụng văn phong phù hợp với thể loại văn bản, có lập luận chặt chẽ cho quan điểm đưa theo nguyên tắc: - Văn đề xuất phải nêu rõ lý xác đáng, lời văn chặt chẽ, cầu thị - Văn tiếp thu ý kiến phê bình, dù hay sai phải mềm dẻo, khiêm tốn, cần minh phải có dẫn chứng kiện thật khách quan, có đề nghị xác minh kiểm tra qua chủ thể khác - Văn từ chối phải dùng từ ngữ lịch có động viên, an ủi - Văn có tính đơn đốc phải dùng lời lẽ nghiêm khắc, nêu lý kích thích nhiệt tình, nêu khả xảy hậu công việc khơng hồn thành kịp thời - Văn có tính thăm hỏi ngơn ngữ phải thể quan tâm chân tình, khơng chiếu lệ, sáo rỗng - Văn có tính thơng báo hay đề nghị, phải cụ thể, rõ ràng c Cách viết phần kết thúc vấn đề: Phần cần viết ngắn gọn, chủ yếu nhấn mạnh chủ đề xác định trách nhiệm thực yêu cầu (nếu có) lưu ý: Viết lời chào chân thành, lịch trước kết thúc (có thể lời cám ơn có nhu cầu nhờ họ việc gì) Phương pháp soạn thảo cụ thể số văn thông thường a Soạn thảo báo cáo hoạt động - Những yêu cầu soạn thảo báo cáo: Đảm bảo trung thực, xác, đầy đủ Nội dung báo cáo phải cụ thể, có trọng tâm, trọng điểm Báo cáo phải kịp thời - Các loại báo cáo: Báo cáo tháng, quý, tháng, năm, giai đoạn, nhiệm kỳ…;Báo cáo bất thường, đột xuất; Báo cáo chuyên đề; Báo cáo hội nghị - Phương pháp viết báo cáo + Công tác chuẩn bị: (i) Xác định mục đích, yêu cầu loại báo cáo (báo cáo sơ kết, tổng kết, ) (ii) Xây dựng đề cương khái quát (như khung sườn) để thu thập tài liệu, xếp, phân tích, tổng hợp Đề cương thường có phần sau: Phần 1: Nêu thực trạng tình hình mơ tả việc, tượng xảy Phần 2: Phân tích nguyên nhân, điều kiện việc, tượng, đánh giá tình hình, xác định công việc cần tiếp tục giải Phần 3: Nêu phương hướng nhiệm vụ, biện pháp để tiếp tục giải quyết, cách tổ chức thực Thu thập thông tin, tư liệu để đưa vào báo cáo Chọn lọc tài liệu, tổng hợp kiện số liệu phục vụ yêu cầu trọng tâm báo cáo Đánh giá tình hình qua tài liệu, số liệu cách khái quát Dự kiến đề xuất kiến nghị với cấp + Xây dựng dàn ý chi tiết: (i) Mở đầu: Nêu điểm nhiệm vụ, chức tổ chức mình, chủ trương cơng tác cấp hướng dẫn việc thực kế hoạch cơng tác đơn vị Đồng thời, nêu điều kiện, hồn cảnh có ảnh hưởng lớn đến việc thực chủ trương công tác nêu (ii) Nội dung chính: Kiểm điểm việc làm, việc chưa hồn thành Những ưu, khuyết điểm q trình thực Xác định nguyên nhân chủ quan, khách quan Đánh giá kết quả, rút học kinh nghiệm (iii) Kết luận báo cáo: Phương hướng, nhiệm vụ thời gian tới Các giải pháp để khắc phục khuyết, nhược điểm Các biện pháp tổ chức thực Những kiến nghị với cấp + Viết dự thảo báo cáo: Báo cáo nên viết ngôn ngữ tiếng Việt phổ cập, nêu kiện, nhận định, đánh giá, dùng số liệu để minh họa, trình bày theo lối biểu mẫu, theo sơ đồ đối chiếu xét thấy dễ hiểu ngắn gọn Không vận dụng lối hành văn cầu kỳ Những báo cáo chuyên đề dùng bảng phụ lục để tổng hợp số liệu liên quan đến nội dung báo cáo, lập bảng thống kê biểu mẫu so sánh, tài liệu tham khảo + Đối với báo cáo quan trọng: Cần tổ chức họp hội nghị để lấy ý kiến đóng góp bổ sung, sửa đổi dự thảo báo cáo cho thống khách quan (ví dụ: báo cáo tổng kết 10 năm hoạt động NHCSXH, báo cáo tổng kết năm ) + Trình lãnh đạo duyệt: Đối với báo cáo gửi lên cấp trên, báo cáo hội nghị, báo cáo chuyên đề, phải có xét duyệt lãnh đạo trước gửi đi, nhằm thống với định quản lý thông tin khác mà người lãnh đạo chủ chốt cung cấp cho cấp hội nghị b Soạn thảo công văn - Những yêu cầu soạn thảo công văn: + Mỗi công văn chứa đựng chủ đề, nêu rõ ràng thống vụ để tạo điều kiện cho việc nghiên cứu, giải Viết ngắn gọn, xúc tích, rõ ràng, ý tưởng sát với chủ đề + Công văn tiếng nói chung quan khơng phải riêng cá nhân nào, dù thủ trưởng Vì vậy, nội dung nói đến cơng vụ, ngơn ngữ chuẩn xác, nghiêm túc, có sức thuyết phục cao, khơng dùng ngôn ngữ mang màu sắc cá nhân, trao đổi việc mang tính riêng cơng văn - Xây dựng bố cục cơng văn: Cơng văn thường có yếu tố sau: (1) địa danh thời gian gửi công văn; (2) tên quan chủ quản quan ban hành công văn; (3) chủ thể nhận công văn; (4) số ký hiệu công văn; (5) trích yếu nội dung cơng văn; (6) chữ ký, đóng dấu (7) nơi nhận c Soạn thảo tờ trình - Những u cầu soạn thảo tờ trình: Phân tích thực tế làm bật nhu cầu thiết vấn đề cần trình duyệt Nêu nội dung đề nghị phê chuẩn phải rõ ràng, cụ thể Các ý kiến phải hợp lý, dự đoán, phân tích phản ứng xảy xoay quanh đề nghị Phân tích khả trình bày khái quát phương án phát triển mạnh, khắc phục khó khăn - Xây dựng bố cục tờ trình: gồm phần: Phần 1: Nêu lý đưa nội dung trình duyệt Phần 2: Nội dung vấn đề cần đề xuất (trong có trình phương án, phân tích chứng minh phương án khả thi) Phần 3: Đề xuất, kiến nghị cấp (hỗ trợ, bảo đảm điều kiện vật chất, tinh thần) Yêu cầu phê chuẩn Chẳng hạn, đề nghị lựa chọn phương án để cấp phê duyệt, phương án xếp theo thứ tự, hồn cảnh thay đổi chuyển phương án từ thức sang dự phịng Trong phần nêu lý do, cứ, dùng hành văn để thể nhu cầu khách quan hoàn cảnh thực tế địi hỏi (i) Phần đề xuất: Dùng ngơn ngữ cách hành văn có sức thuyết phục cao, cụ thể, rõ ràng, tránh phân tích chung chung, khó hiểu Các luận phải lựa chọn điển hình từ tài liệu có độ tin cậy cao, cần phải xác minh để đảm bảo kiện số liệu xác Nêu rõ thuận lợi, khó khăn việc thực thi phương án, tránh nhận xét chủ quan, thiên vị, phiến diện (ii) Các kiến nghị: Phải xác đáng, văn phong phải lịch sự, nhã nhặn, lý lẽ phải chặt chẽ, nội dung kiến nghị phải bảo đảm tính khả thi tạo niềm tin cho cấp phê duyệt Tờ trình phải đính kèm phụ lục để minh hoạ thêm cho phương án đề xuất, kiến nghị tờ trình d Soạn thảo thông báo - Xây dựng bố cục thông báo: Bản thơng báo cần có yếu tố: (1) địa danh, ngày, tháng, năm thông báo; (2) tên quan thông báo; (3) số, ký hiệu công văn; (4) tên văn (thơng báo) trích yếu nội dung thành mục, điều cho dễ nhớ - Trong thông báo: Đề cập vào nội dung cần thông tin không cần nêu lý do, cứ, nêu tình hình chung văn khác Loại thơng báo cần giới thiệu chủ trương, sách, phải nêu rõ tên, số ngày tháng ban hành văn đó, trước nêu nội dung khái quát Trong thông báo, dùng cách hành văn phải rõ ràng, dễ hiểu mang tính đại chúng cao, cần viết ngắn gọn, đủ thông tin, không bắt buộc phải lập luận hay biểu lộ tình cảm công văn, phần kết thúc cần tóm tắt lại mục đích đối tượng cần thơng báo Ngồi ra, phần kết thúc khơng u cầu lời lẽ xã giao công văn xác định trách nhiệm thi hành văn pháp quy Phần đại diện ký thông báo: Không bắt buộc phải thủ trưởng quan, mà người giúp việc có trách nhiệm lĩnh vực phân công hay uỷ quyền ký trực tiếp thông báo danh nghĩa thừa lệnh thủ trưởng quan e Soạn thảo biên - Yêu cầu biên bản: Số liệu, kiện xác, cụ thể Ghi chép trung thực, đầy đủ, không suy diễn chủ quan Nội dung phải có trọng tâm, trọng điểm Thủ tục chặt chẽ, thơng tin có độ tin cậy cao (nếu có tang vật, chứng cứ, phụ lục diễn giải gửi kèm biên bản) Đòi hỏi trách nhiệm cao người lập người có trách nhiệm ký chứng thực biên Thơng tin muốn xác, có độ tin cậy cao phải đọc lại cho người có mặt nghe, sửa chữa lại cho khách quan, đắn tự giác (không cưỡng bức) ký vào biên để chịu trách nhiệm - Cách xây dựng bố cục: Trong biên phải có yếu tố sau: (1) Quốc hiệu tiêu ngữ; (2) Tên biên trích yếu nội dung; (3) Ngày, tháng, năm, (ghi cụ thể thời gian lập biên bản); (4) Thành phần tham dự (kiểm tra, xác nhận kiện thực tế, dự họp hội, (5) Diễn biến kiện thực tế (phần nội dung); (6) Phần kết thúc (ghi thời gian lý do); (7) Thủ tục ký xác nhận - Phương pháp ghi chép biên bản: Các kiện thực tế có tầm quan trọng xảy như: Đại hội, việc xác nhận kiện pháp lý, việc kiểm tra hành chính, khám xét, khám nghiệm, ghi lời khai báo, lời tố cáo khiếu nại, biên bàn giao công tác, bàn giao tài sản,v.v phải ghi đầy đủ, xác chi tiết nội dung tình tiết phải ý vào vấn đề trọng tâm kiện Nếu lời nói họp, hội nghị quan trọng, lời cung, lời khai phải ghi nguyên văn, đầy đủ yêu cầu người nghe lại xác nhận trang Trong kiện thông thường khác biên họp định kỳ, họp thảo luận nhiều phương án, biện pháp để lựa chọn, họp tổng kết, bình xét v.v áp dụng loại biên tổng hợp, tức cần ghi nội dung quan trọng cách đầy đủ, ngun văn, cịn nội dung thơng thường khác ghi tóm tắt ý chính, ln phải quán triệt nguyên tắc trung thực, không suy diễn chủ quan Phần kết thúc biên bản: Phải ghi thời gian chấm dứt kiện thực tế như: Bàn giao xong, hội nghị kết thúc, kiểm tra, khám nghiệm kết thúc lúc ngày biên đọc lại cho người nghe (có bổ sung sửa chữa có yêu cầu) xác nhận biên phản ánh việc ký xác nhận Trong biên cần lưu ý việc ký xác nhận (phải có tối thiểu hai người ký) thơng tin biên có độ tin cậy cao Thơng thường, họp, hội nghị, biên phải có thư ký chủ tọa ký xác nhận Tuy nhiên có số biên quan trọng theo quy định NHCSXH cần phải có đầy đủ chữ ký thành viên dự họp (ví dụ: biên họp xét nâng bậc lương, ngạch lương NHCSXH; biên họp hội đồng thi đua; biên xác nhận mức độ thiệt hại vốn tài sản để làm xử lý nợ bị rủi ro ) g Soạn thảo nghị - Yêu cầu: Căn vào biên họp, hội nghị để nghị quyết, ý vào kết luận biểu thông qua Đây phần nội dung định mà nghị thông qua Sau dự thảo xong, phải trình cho hội nghị góp ý kiến thông qua hội nghị chờ thông qua hội nghị - Cách trình bày: Nghị chia thành điều khoản, mà chia thành phần I, II, III 1,2,3 - Cách xây dựng bố cục: Phần 1:Căn để nghị quyết: mục đích làm cho người đọc, người thực nhận thức phải ban hành nghị Phần 2: Nội dung nghị quyết: Mục đích giúp cho người nghiên cứu thực nắm định nghị vấn đề gì? Yêu cầu người ta phải giải phải thực gì? Phương hướng phương châm, bước Cách trình bày theo tính chất vấn đề, vấn đề lớn, phức tạp viết thành mục, mục có 01 tiêu đề riêng Nếu vấn đề khơng phức tạp thẳng vào vấn đề Phần 3: Biện pháp thực nội dung nghị đề ra: Mục đích giúp cho người thực nắm biện pháp nhằm làm cho nghị thực có hiệu quả, yêu cầu nêu biện pháp cần cụ thể, phải quy định nhiệm vụ trách nhiệm cấp, đơn vị - Soạn thảo Nghị Ban đại diện HĐQT NHCSXH Nghị Ban đại diện HĐQT NHCSXH văn lãnh đạo, đạo Ban đại diện, ghi lại định thông qua kỳ họp Ban đại diện chủ trương, đường lối, sách, kế hoạch vấn đề cụ thể Nghị trích từ Biên họp Ban đại diện - Bố cục Nghị gồm: (1) Thời gian, địa điểm, thành phần tham dự họp; (2) Các nội dung thống họp; (3) Tổ chức thực Nghị quyết; (4) Nơi nhận lưu Nghị IV HƯỚNG DẪN VỀ THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN TRONG HỆ THỐNG NHCSXH Thực theo văn 1375/NHCS-VP ngày tháng năm 2011 Tổng giám đốc NHCSXH Kỹ thuật trình bày văn quy định văn bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ chi tiết trình bày khác, áp dụng văn soạn thảo máy vi tính in giấy; không áp dụng văn in thành sách, in báo, tạp chí loại ấn phẩm khác NHCSXH Hướng dẫn cụ thể Phụ lục I, II , III, IV V văn Một số nội dung thể thức văn cần lưu ý: a Phông chữ (font) trình bày văn Phơng chữ sử dụng trình bày văn máy vi tính phơng chữ tiếng Việt mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 b Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn vị trí trình bày - Khổ giấy: Văn trình bày khổ giấy khổ A4 - Kiểu trình bày: Văn trình bày theo chiều dài trang giấy khổ A4 (định hướng in theo chiều dài) Trường hợp nội dung văn có bảng, biểu khơng làm thành phụ lục riêng văn trình bày theo chiều rộng trang giấy (định hướng in theo chiều rộng) - Định lề trang văn (đối với khổ giấy A4) + Lề trên: cách mép từ 20 - 25 mm + Lề dưới: cách mép từ 20 - 25 mm + Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm + Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm V MỘT SỐ LỖI CẦN TRÁNH KHI SOẠN THẢO VĂN BẢN Các dấu ngắt câu chấm (.); phẩy (,); hai chấm (:); chấm phảy (;); chấm than (!); hỏi chấm (?) phải gõ sát vào từ đứng trước nó, dấu cách sau cịn nội dung Các dấu mở ngoặc đơn mở kép phải hiểu ký tự đầu từ, ký tự phải viết sát vào bên phải dấu Tương tự, dấu đóng ngoặc đơn, kép phải hiểu ký tự cuối từ viết sát vào bên phải ký tự cuối từ bên trái VI THỰC HÀNH SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN THEO MẪU Soạn thảo báo cáo hoạt động NHCSXH (theo mẫu) CHI NHÁNH NGÂN HÀNG CHÍNH SÁCH XÃ HỘI TỈNH……… PHÒNG GIAO DỊCH:…(1)……… Số: /BC… CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc … , ngày … tháng … năm 20… BÁO CÁO V/v: (2) Nội dung báo cáo (3): - Mở đầu: Nêu tình hình chung, chủ trương, kế hoạch,…làm sở cho việc đạo thực nhiệm vụ,… - Kết thực nhiệm vụ (tín dụng, số nhiệm vụ khác, kết hoạt động ủy thác tổ chức Hội,…) - Kế hoạch triển khai nhiệm vụ cho thời gian (tín dụng,…) - Đề xuất, kiến nghị,… Nơi nhận: GIÁM ĐỐC - ………; - …… ; - Lưu: VT, … Ghi chú: (1): Ghi rõ tên PGD; (2):Nêu rõ báo cáo việc gì, thời gian từ bao giờ; (3) Nội dung văn bản: Tùy theo loại báo cáo để bố cục cho hợp lý Soạn thảo công văn hướng dẫn nghiệp vụ (theo mẫu) CHI NHÁNH NGÂN HÀNG CHÍNH SÁCH XÃ HỘI TỈNH… PHỊNG GIAO DỊCH………… ‾‾‾‾‾‾‾‾‾‾‾‾‾‾‾‾‾‾‾‾‾‾ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc …… , ngày … tháng … năm 20… Số: …/…… V/v …… ……… Kính gửi: - ……………………………… ; - ……………………………… ; - Mở đầu: Nêu khái quát vấn đề đặt cần hướng dẫn, giải thích - Nội dung chính: + Nêu rõ nguồn gốc, xuất xứ chủ trương, sách, định cần hướng dẫn, giải thích + Mục đích chủ trương, sách + Phân tích ý nghĩa tác dụng chủ trương … + Cách tổ chức thực - Kết luận: Yêu cầu tổ chức thực theo hướng dẫn Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ - Như trên; - ……………; - Lưu: VT, … (Chữ ký, dấu) Họ tên Soạn Tờ trình (theo mẫu) CHI NHÁNH NGÂN HÀNG CHÍNH SÁCH XÃ HỘI TỈNH… PHÒNG GIAO DỊCH … Số: /TTr - …… CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc , ngày tháng năm 20 TỜ TRÌNH V/v .(1) Kính trình: -(2) - Mở đầu: Nhận định tình hình (thực trạng) làm sở cho việc đề xuất - Phần nội dung: Tóm tắt nội dung việc đề nghị mới, ý tưởng mới, ảnh hưởng xảy xoay quanh đề nghị áp dụng, khó khăn thuận lợi triển khai thực hiện,… - Kết luận: Phân tích ý nghĩa tác dụng đề nghị hoạt động Những kiến nghị, đề nghị cấp xem xét chấp thuận nêu để sớm triển khai thực Nơi nhận: THẨM QUYỀN KÝ - …………; - ……………; - Lưu: VT, … (Chữ ký, dấu) Họ tên Ghi chú: (1) Trích yếu nội dung cần trình (2) Tên, chức danh cá nhân cần trình Soạn thảo thông báo kết họp (theo mẫu) CHI NHÁNH NGÂN HÀNG CHÍNH SÁCH XÃ HỘI TỈNH… PHỊNG GIAO DỊCH …… Số: CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc ……., ngày /TB - …… tháng năm 20 THÔNG BÁO Kết luận họp (1) Nêu ngày họp, thành phần, chủ trì họp - Tóm tắt nội dung họp - Tóm tắt định họp - Nêu nghị họp Nơi nhận: THẨM QUYỀN KÝ - …………; - ……………; - Lưu: VT, … (Chữ ký, dấu) Họ tên Ghi chú: (1) Trích yếu nội dung thông báo - Phần mở đầu thông báo không cần nêu lý do, trực tiếp vào vấn đề - Phần kết thúc nhắc lại nội dung chính, trọng tâm cần lưu ý - Nếu thơng báo dài có nhiều vấn đề cần chia thành mục, phần có tiêu đề Soạn thảo biên Hội nghị (theo mẫu) CHI NHÁNH NGÂN HÀNG CHÍNH SÁCH XÃ HỘI TỈNH… PHÒNG GIAO DỊCH … CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc BIÊN BẢN ………… (1) ………… 10 Thời gian bắt đầu Địa điểm Thành phần tham dự Chủ trì (chủ tọa): Thư ký (người ghi biên bản): Nội dung (theo diễn biến họp/hội nghị/hội thảo): Cuộc họp (hội nghị, hội thảo) kết thúc vào … … , ngày … tháng … năm …… / THƯ KÝ CHỦ TỌA (Chữ ký) (Chữ ký, dấu (nếu có)) (2) Họ tên Họ tên Nơi nhận: - ……….; - Lưu: VT,… Ghi chú:(1) Tên họp hội nghị, hội thảo (2) Ghi chức vụ quyền (nếu cần) Soạn thảo Nghị kỳ họp Ban đại diện Hội đồng quản trị NHCSXH (theo mẫu) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM UBND HUYỆN……… BAN ĐẠI DIỆN HĐQT NHCSXH Số: /NQ-BĐD Độc lập – Tự – Hạnh phúc Địa danh , ngày … tháng … năm 20… NGHỊ QUYẾT …………………(1) ………………… BAN ĐẠI DIỆN HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ NHCSXH HUYỆN … Căn ; Căn ; Căn , QUYẾT NGHỊ: (2) 3.……………………………………………………………………… / 11 Nơi nhận: TM BAN ĐẠI DIỆN TRƯỞNG BAN - Như Điểm …; - …… ; - Lưu: VT, … A.xx (Chữ ký, dấu) Nguyễn Văn A Phó Chủ tịch UBND huyện Ghi chú:(1) Trích yếu nội dung nghị quyết, (2) Nội dung nghị Soạn thảo Quyết định (văn hành cá biệt) CHI NHÁNH NGÂN HÀNG CHÍNH SÁCH XÃ HỘI TỈNH… PHỊNG GIAO DỊCH HUYỆN… Số: /QĐ-………… CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc … , ngày … tháng … năm 20… QUYẾT ĐỊNH Về việc ……… ……………… GIÁM ĐỐC PHÒNG GIAO DỊCH NHCSXH HUYỆN… Căn ; Căn …………………………………… ; Xét đề nghị , QUYẾT ĐỊNH: Điều Điều / Nơi nhận: - Như Điều …; - …… ; - Lưu: VT, … GIÁM ĐỐC (Chữ ký, dấu) Họ tên TÀI LIỆU THAM KHẢO Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ “Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính” Văn số 1375/NHCS-VP ngày tháng năm 2011 “Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hệ thống Ngân hàng Chính sách xã hội”./ 12 ... loại: Văn hành thơng thường gồm: + Văn khơng có tên loại: cơng văn (cơng văn hướng dẫn, cơng văn giải thích, cơng văn đôn đốc nhắc nhở, công văn đề nghị yêu cầu, công văn giao dịch, công văn phúc... riêng cơng văn - Xây dựng bố cục cơng văn: Cơng văn thường có yếu tố sau: (1) địa danh thời gian gửi công văn; (2) tên quan chủ quản quan ban hành công văn; (3) chủ thể nhận công văn; (4) số... BÀY VĂN BẢN TRONG HỆ THỐNG NHCSXH Thực theo văn 1375/NHCS-VP ngày tháng năm 2011 Tổng giám đốc NHCSXH Kỹ thuật trình bày văn quy định văn bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản,