Bài giảng kỹ năng làm việc nhóm

Tóm tắt nội dung môn học:Phần 1 – Lý thuyết  Chương 1: Những vấn đề chung về nhóm và làm việc nhóm  Chương 2: Các yếu tố tạo nên thành công khi làm việc nhóm  Chương 3: Kỹ năng lãnh đ

BÀI GIẢNG SLIDE

KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

GIỚI THIỆU ĐỀ CƯƠNG MÔN HỌC

GIỚI THIỆU ĐỀ CƯƠNG MÔN HỌC

Tóm tắt nội dung môn học:

Phần 1 – Lý thuyết

 Chương 1: Những vấn đề chung về nhóm và làm việc nhóm

 Chương 2: Các yếu tố tạo nên thành công khi làm việc nhóm

 Chương 3: Kỹ năng lãnh đạo nhóm hiệu quả

Phần 2 – Thực hành lý thuyết vừa học trong học

GIỚI THIỆU ĐỀ CƯƠNG MÔN HỌC

Nhiệm vụ của sinh viên:

 Đi học đủ buổi, đúng giờ;

 Nghiên cứu trước đề cương, tài liệu, bài giảng;

 Chuẩn bị tốt các bài tập;

 Tích cực thảo luận, trao đổi trên lớp;

 Tham dự đầy đủ các bài kiểm tra, thi kết thúc;

Sách và tài liệu tham khảo:

 Bài giảng kỹ năng làm việc nhóm của Học viện;

 Tập bài giảng KNLVN - ĐH KHXHNV- ĐHQG;

 Tập bài giảng KNLVN hiệu quả - ĐH KTQD;

 Tập bài giảng KNLVN của Tâm Việt;

 Trang giáo dục kỹ năng: www.kynang.edu.vn

GIỚI THIỆU ĐỀ CƯƠNG MÔN HỌC

Tổ chức học tập:

 Sinh viên nghiên cứu tài liệu, làm bài tập trước (trừ buổi

đầu);

 Sinh viên trình bày

 Giảng viên hướng dẫn sinh viên trao đổi;

 Giảng viên hướng dẫn lý thuyết;

Kiểm tra, đánh giá:

 Tham gia học tập trên lớp (chuyên cần): 10%

 Thực hiện các bài tập/làm việc nhóm (LVN):

Viết/báo cáo nhóm: 20%

 Tiểu luận giữa kỳ: Viết/báo cáo nhóm : 10%

 Kiểm tra kết thúc môn học: Viết/báo cáo tiểu luận: 60%

GIỚI THIỆU ĐỀ CƯƠNG MÔN HỌC

A CÁC VẤN ĐỀ VỀ NHÓM

 Khái niệm nhóm

 Phân loại nhóm

 Đặc điểm tâm lý của nhóm.

 Vai trò của cá nhân trong nhóm

B SỰ CẦN THIẾT CỦA LÀM VIỆC THEO NHÓM

 Nhận diện về làm việc nhóm

 Các hình thức cơ bản của làm việc nhóm

 Điều chỉnh hoạt động giao tiếp của nhóm;

 Giải quyết mâu thuẫn trong nhóm;

 Những điểm khác biệt tạo nên thành công của nhóm;

 Tăng cường động lực làm việc của nhóm.

Chương 2: Các yếu tố tạo nên thành công

khi làm việc nhóm

 Dẫn nhập/Khởi động/Giới thiệu;

 Những tố chất cần thiết của người lãnh đạo nhóm

 Tập trung vào kết quả;

 Xây dựng cơ cấu tổ chức

 Xây dựng nhóm làm việc

Chương 3: Kỹ năng lãnh đạo nhóm hiệu quả

Nội dung chương 1:

A CÁC VẤN ĐỀ VỀ NHÓM

 Khái niệm nhóm

 Phân loại nhóm

 Đặc điểm tâm lý của nhóm.

 Vai trò của cá nhân trong nhóm

B SỰ CẦN THIẾT CỦA LÀM VIỆC THEO NHÓM

 Nhận diện về làm việc nhóm

 Các hình thức cơ bản của làm việc nhóm

CHƯƠNG 1

A CÁC VẤN ĐỀ VỀ LÀM VIỆC NHÓM

1 Khái niệm nhóm

KHÁI NIỆM NHÓM ?

Nói một cách đơn giản, nhóm làm việc tạo ra một tinh thần hợp tác, phối hợp,

những thủ tục được hiểu biết chung và nhiều hơn nữa Nếu điều này diễn ra

trong một nhóm người, hoạt động của họ sẽ được cải thiện bởi sự hỗ trợ chung

Thảo luận: KHÁC BIỆT GIỮA NHÓM VÀ ĐÁM ĐÔNG ?

Khái niệm nhóm

Nhóm là tập hợp những người:

Cùng theo đuổi 1 triết lý, các tư tưởng và giá trị;

Cùng cam kết giải quyết vấn đề đang gặp;

Cùng nhau chia sẻ trách nhiệm và hỗ trợ nhau

nhằm đạt được nhiệm vụ chung;

Giao tiếp một cách cởi mở và trung thực;

2 Phân loại nhóm

2.1 Các nhóm chính thức

 Các nhóm chính thức là những nhóm có tổ chức

Chúng thường cố định, thực hiện công việc có tính thi

đua, và có phân công rõ ràng Họ có cùng chung tay

nghề chuyên môn để giải quyết các vấn đề và điều hành các đề án

 Các nhóm ở mọi cấp độ được tổ chức theo chuyên môn

và mang tính chất lâu dài để đảm đương các mục tiêu

chuyên biệt Các nhóm chức năng chính thức thường

2.2 Các nhóm không chính thức

Những nhóm người nhóm lại với nhau thất thường

để làm việc theo vụ việc có tính chất đặc biệt nhằm

giải quyết nhiều nhu cầu, như:

Các nhóm thực hiện theo dự án theo thời vụ,

Các nhóm linh động bàn thảo chiến lược hay cần dàn xếp

từng vụ việc,

Các nhóm nóng cần vận dụng trí tuệ cho những đề án cần

nhiều sáng tạo,

Những lực lượng đặc nhiệm tạm thời giải quyết gấp rút

những vấn đề đặc biệt trong thời gian ngắn

Ví dụ

Nhóm sản xuất Nhóm quản lý Nhóm đặc nhiệm Công việc vất vả

2.3 So sánh các nhóm chính thức và

không chính thức

Nhóm càng chính thức càng cần được huấn luyện về khả năng lãnh

đạo của nó về các mặt như: các quy tắc của công ty và các quy trình phải tuân theo, thực hiện các báo cáo, ghi chép tiến độ, và các kết quả đạt được trên cơ sở thông lệ

Cũng thế, các nhóm không chính thức tuân theo những quy trình

thất thường Những ý kiến và những giải pháp có thể được phát sinh trên cơ sở tùy thời và các quy trình lý nghiêm ngặt hơn

Tuy nhiên, dù chính thức hay không chính thức, việc lãnh đạo

nhóm luôn phải hướng về các thành quả và có sự phối hợp giữa các

2.4 Phân loại Nhóm theo mục tiêu

công việc:

 Nhóm giải pháp - hình thành nhằm nghiên cứu

những vấn đề nan giải cụ thể và đưa ra các biện

2.5 Phân loại Nhóm theo chức năng:

Nhóm quan hệ hàng dọc - bao gồm 1 người quản lý

và các thành viên, thường gọi là nhóm hoạt động

theo mệnh lệnh

Nhóm quan hệ hàng ngang - bao gồm các thành viên

có vị trí ngang hàng nhưng khác biệt về chuyên môn

Nhóm phục vụ cho mục đích đặc biệt - hình thành

bên ngoài tổ chức để phục vụ dự án đặc biệt và tự

giải tán khi dự án hoàn thành

Nhóm theo dự án - liên kết các thành viên ở những

bộ phận khác nhau

Phân loại Nhóm theo chức năng:

Nhóm theo công việc - có trách nhiệm hoàn toàn tiến

trình công việc Tổ chức công việc và hỗ trợ các thành

viên hoàn thành nhiệm vụ

Nhóm hoàn thiện chất lượng - có mục tiêu quan trong là

hoàn thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ, nâng cao

mức độ thỏa mãn của khách hàng, hoàn thiện hoạt động của nhóm, và giảm chi phí Nhóm thuộc thể loại thường thực thi nhiệm vụ sang tạo những phát minh và ý tưởng mới.

2.6 Phân loại nhóm trong môi trường làm việc

mới

Nhóm làm việc qua mạng (Virtual teams) - bao gồm

thành viên ở vị trí địa lý hoặc tổ chức bị phân tán

nhưng có thể liên hệ với nhau thông qua sự trợ

giúp của công nghệ thông tin

Nhóm toàn cầu - thành viên nhóm từ nhiều quốc

gia khác

3 Đặc điểm tâm lý của nhóm

Mối quan hệ tương tác giữa các thành viên.

Chia sẻ mục tiêu chung: Mục tiêu càng rõ thì mối

tương tác càng mạnh.

Hệ thống các quy tắc: được thống nhất đề ra và đòi

hỏi tất cả mọi thành viên đều phải tuân thủ.

Cơ cấu chính thức, phi chính thức (cơ cấu ngầm)

4 Vai trò của cá nhân trong

nhóm

Đảm nhiệm vai trò chuyên môn: tốn nhiều thời gian và

sức lực để giúp nhóm đạt được mục tiêu Các thành

viên sẽ làm tròn trách nhiện của mình như:

 Tham gia đề xuất các ý tưởng khởi đầu; đưa các quan điểm; tìm thông tin;

tóm lược; tiếp sức

 Đảm nhiệm vai trò động viên: động viên các thành viên khi cần thiết Nhiệm

vụ chủ yếu là của thành viên là làm sao: khích lệ các thành viên khác làm việc hiệu quả; sống hài hòa; giảm căng thẳng; đồng hành với các thành viên khác để hoàn thành nhiệm vụ của nhóm; có thể thỏa hiệp với các nhóm khác nhằm đạt được mục tiêu của nhóm

Vai trò của cá nhân trong nhóm

1 Người lãnh đạo nhóm: Tìm kiếm các thành viên mới và nâng cao tinh thần làm việc

2 Người góp ý: Giám sát và phân tích sự hiệu quả lâu dài của nhóm.

3 Người bổ sung: Đảm bảo nhóm hoạt động trôi chảy

4 Người giao dịch: Tạo mối quan hệ bên ngoài cho nhóm

5 Người điều phối: Lôi kéo mọi người làm việc chung với nhau theo phương

án liên kết

6 Người tham gia ý kiến: Giữ vững và khích lệ sinh lực đổi mới của toàn

nhóm

 Nhiệm vụ: Tìm kiếm các thành viên mới và nâng cao tinh thần làm việc

 Khả năng phán đoán tuyệt vời những năng lực

và cá tính của các thành viên trong nhóm.

 Giỏi tìm ra các cách vượt qua những điểm yếu.

 Có khả năng thông tin hai chiều.

 Biết tạo bầu không khí hưng phấn và lạc quan

trong nhóm.

 Chuyên viên phân tích các giải pháp để thấy

được các mặt yếu trong đó.

 Luôn đòi hỏi sự chỉnh lý các khuyết điểm.

 Tạo phương sách chỉnh lý khả thi

 Nhiệm vụ: Đảm bảo nhóm hoạt động trôi chảy

 Suy nghĩ có phương pháp nhằm thiết lập biểu thời gian.

 Lường trước những trì trệ nguy hại trong lịch trình làm việc nhằm tránh chúng đi.

 Có trí lực và mong muốn việc chỉnh đốn các sự việc.

 Có khả năng hỗ trợ và thắng vượt tính chủ bại.

d Người giao dịch

Nhiệm vụ: Tạo mối quan hệ bên ngoài cho nhóm

Người có ngoại giao và phán đoán đúng các nhu

cầu của người khác.

Gây được sự an tâm và am hiểu.

Nắm bắt đúng mức toàn cảnh hoạt động của

nhóm.

Chín chắn khi xử lý thông tin, đáng tin cậy.

 Nhiệm vụ: Lôi kéo mọi người làm việc chung với

nhau theo phương án liên kết

 Hiểu những nhiệm vụ khó khăn liên quan tới nội bộ.

 Cảm nhận được những ưu tiên.

 Có khả năng nắm bắt các vấn đề cùng lúc.

 Có tài giải quyết những rắc rối.

f Người tham gia ý kiến

 Nhiệm vụ: Giữ vững và khích lệ sinh lực đổi mới

của toàn nhóm

 Luôn có những ý kiến lạc quan, sinh động, thú vị.

 Mong muốn được lắng nghe ý kiến của những

người khác.

 Nhìn các vấn đề như những cơ hội cách tân đầy

triển vọng chứ không là những tai hoạ.

 Nhiệm vụ: Bảo đảm giữ vững và theo đuổi các tiêu chuẩn

cao

 Luôn hy vọng vào những gợi ý đầy hứa hẹn.

 Nghiêm túc, đôi khi còn cần tỏ ra mô phạm, chuẩn mực.

 Phán đoán tốt về kết quả công việc của mọi người.

 Không chần chừ đưa vấn đề ra.

 Có khả năng tìm ra sai sót

B SỰ CẦN THIẾT CỦA LÀM VIỆC NHÓM

Các nhóm làm việc hiệu quả là nhân tố quan

trọng góp phần vào sự thành công của tổ

chức, của doanh nghiệp.

Xác định mục tiêu quan trọng hơn vai trò

Nếu bạn nghĩ bạn đại điện cho toàn bộ bức tranh, bạn sẽ không giờ thấy được bức

tranh lớn hơn.

Không có ai trong số chúng ta là quan

trọng hơn người khác

 Mục tiêu của nhóm phải rõ ràng, phù hợp

với mục tiêu chung của công ty.

Mục tiêu phải được cụ thể hóa và mang tính khả thi

Mục tiêu của nhóm phải tính đến sự đóng

góp và trách nhiệm của tất cả cá nhân

trong nhóm - “Alone we can do so little;

together we can do so much”, Helen Keller.

Xác định mục tiêu theo nguyên tắc

S.M.A.R.T

Xây dựng mục tiêu hoạt động của nhóm

theo nguyên tắc SMART

Những nhân tố thuận lợi khi làm việc theo nhóm

Thỏa mãn nhu cầu của khách hàng

Nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ

Phát triển sản phẩm nhanh chóng và hiệu

quả

Các nhân viên hài long với công việc

Tìm phương án tối ưu

Phát huy sức mạnh tập thể

trong thực tế

Những nguyên nhân sau đây có thể làm cho

nhiều thành viên không nỗ lực tham gia vào

công việc chung của nhóm:

a Sự hiện diện của một người quá nổi trội

b Trình bày một việc gây tranh cãi

c Thiếu tự tin về khả năng đóng góp của mình

d Ra quyết định không quan trọng hay vô nghĩa

e Đưa ra quyết định thiếu cơ sở

Lập bản Phân công trách nhiệm và xây

dựng nguyên tắc làm việc của nhóm mình

Đặc điểm cơ bản của nhóm làm việc

Các tiêu chuẩn quy định hành vi nhóm Chúng

có ảnh hưởng mạnh mẽ đến hành vi làm

việc và điều tiết hành vi hàng ngày của các

nhóm

b Đoàn kết

Càng đoàn kết, nhóm càng thu hút được

nhiều thành viên và các thành viên này có

Biện pháp đẩy mạnh đoàn kết trong nhóm

Hãy chắc chắn rằng tất cả các thành viên

trong nhóm có mặt tại các buổi họp nhóm

Tạo thêm cơ hội cho các thành viên nhóm

CHƯƠNG II CÁC YẾU TỐ TẠO NÊN THÀNH CÔNG

KHI LÀM VIỆC NHÓM

1 Giao tiếp hiệu quả:

Giao tiếp là quá trình trao đổi thông tin, ý

tưởng, cảm xúc thông qua các phương tiện giao tiếp khác nhau nhằm đạt được mục

tiêu nhất định.

 Tầm quan trọng:

 Là một nhu cầu cao cấp của con người

 Là cầu nối dẫn đến sự thành công trong cuộc sống hoặc một sự thất bại

thảm hại.

2 Nguyªn nh©n cña viÖc giao tiÕp

kÐm hiÖu qu¶:

??????

NGUYÊN NHÂN

Suy diễn sai

Nhầm lẫn nghĩa của từ

Nhận thức khác nhau

Thời gian không phù hợp

Quá tải thông tin

M« h×nh giao tiÕp:

a M« h×nh giao tiÕp:

* M« h×nh giao tiÕp kh¸i qu¸t:

Ng êi göi tin/

Ng êi nhËn tin Ng êi nhËn tin/ Ng êi göi tin

Th«ng tin ®i

Th«ng tin ph¶n håi

* M« h×nh giao tiÕp chi tiÕt:

M· ho¸

TruyÒn ®i NhËn

Gi¶i m·

NhiÔu

Ph¶n håi ng îc

* Người gửi :

là người cung cấp thông tin đầu tiên, và sau

đó tiếp nhận thông tin phản hồi.

* Người nhận:

Là người ban đầu tiếp nhận thông tin nhưng sau đó cũng gửi thông tin phản hồi trở lại

* Thông tin phản hồi:

Thể hiện thái độ, phản ứng của người nhận

khi tiếp nhận thông tin từ người gửi.

* Mã hoá:

Là việc chuyển thông tin cần gửi thành lời

nói, chữ viết, các hình tượng, ngôn ngữ

không lời,

* Giải mã:

Là quá trình hiểu những tín hiệu nhận được

từ người gửi tin Giải mã sai sẽ dẫn tới hiểu

nhầm thông tin.

* Nhiễu:

Là các yếu tố tác động làm cho thông tin bị

méo mó, sai lệch.

* Là cách biểu đạt nội dung thông tin thông qua cách nói, cử chỉ,

tư thế, nét mặt, dáng điệu, trang phục,

* Tầm quan trọng:

- Bổ sung thông tin cho lời nói: nội dung lời nói cung cấp 10%, cách nói cung cấp 45% và ngôn ngữ cơ thể cung cấp 45%

lượng thông tin giao tiếp.

- Thể hiện ý nghĩa thực của nội dung lời nói, qua đó hiểu được tâm trạng của người đối thoại.

- Nhiều khi thay thế hoàn toàn cho lời nói trong hoàn cảnh giao tiếp quá bận bịu.

- Thông qua ngôn ngữ không lời, tình cảm thực, tâm trạng thực mong muốn thực của người đối thoại được hiểu đúng, giúp hai bên có thể tự điều chỉnh hành vi cho phù hợp với đối tượng giao

* Các biểu hiện cụ thể của ngôn ngữ không lời:

 Tiếp xúc: Bắt tay, ôm hôn, ôm eo, vỗ vai, xoa đầu

 Khoảng cách hai bên: Đứng xa thì quan hệ xã giao, gần thì thân thiện Ngoại lệ: Người Mỹ La tinh thích đứng gần, người Châu Âu thích đứng xa.

 Hướng nhìn: Phải nhìn thấy mặt người đối thoại.

 Tư thế: Chống nạnh thể hiện sự ra oai; khoanh tay trước ngực thể hiện

sự thách thức, khép kín không muốn giao tiếp; Chắp tay sau lưng thể hiện tư thế ông chủ; ngồi cúi phía trước, tay chống cằm là đang chăm chú; ngả ra sau lưng thể hiện mệt mỏi hoặc sự thoải mải,

 Cử chỉ: nhìn đồng hồ là sốt ruột; gãi sau gáy, ngậm bút là đang bối rối;

đi qua đi lại, tay chắp sau lưng là đang suy nghĩ,

 Nét mặt: Là nơi biểu hiện sinh động nhất mọi sắc thái tình cảm của

con người (vui buồn, giận dữ, )

mở to, trong sáng thể hiện sự hồn nhiên, chân thực; Mở rất to thể hiện sự ngạc nhiên; Nhìn xuống đất thể hiện sự bối rối; Nhíu mày thể hiện sự không hài lòng,

 Ánh mắt nhìn vào người đối thoại thể hiện sự quan tâm, lo

lắng; Cái nhìn lạnh lùng là người có óc thực dụng, nhìn thẳng

là người trung thực,

 Nụ cười cũng thể hiện những sắc thái tình cảm, thái độ khác

nhau Có nụ cười tươi tắn, có nụ cười gượng gạo, có nụ cười mỉa mai, có nụ cười thông cảm, đồng tình, Mỉm cười thể hiện sự thân thiện chào đón, thiện ý tốt; có thể thay cho lời chào gặp gỡ hoặc tạm biệt,

 Vẻ bên ngoài: Đầu tóc, quần áo, đồ trang sức, nước hoa, son phấn đều có thể nói lên đó là người cẩn thận, kỹ tính hay xuề xoà, giản dị, Vẻ ngoài thường gây ấn tượng lớn trong lần gặp đầu tiên.

 Nơi làm việc: Cách sắp xếp đồ dùng, phương tiện làm việc,

cách trang trí nội thất, tranh ảnh, cây cảnh, cũng thể hiện quan điểm hay tính cách, sở thích của chủ nhân.

 * Tóm lại, có thể dùng công thức SOFTEN để hướng dẫn cách

sử dụng ngôn ngữ không lời trong giao tiếp:

 Smile: mỉm cười, là niềm nở, thân thiện,

 Open: mở, nghĩa là cởi mở, sẵn sàng hợp tác,

 Forward: cúi về phía trước, là chăm chú, tôn trọng,

 Touch: tiếp xúc, là bắt tay, ôn hôn,

 Eye-contact: giao tiếp bằng mắt

Lắng nghe là để hiểu ró ý kiến và thể hiện sự

tôn trọng người đối thoại Điều đó kích thích

người đối thoại cung cấp thêm nhiều thông tin

hơn Do vậy, nên nghe nhiều hơn nói!

* Nghe bằng nhiều giác quan !

Tai nghe nội dung thông tin và cách nói, mắt

quan sát ngôn ngữ không lời, mũi ghi nhận

thông tin về mùi vị, tay để cảm nhận thân hay

sơ qua bắt tay.

Nhờ đó sẽ nắm bắt được nhu cầu thực sự của

khách hàng.