7. TRỘN THƯ (MAILINGS)
7.1. Chuẩn bị trước khi thực hiện trộn văn bản
Để thực hiện việc trộn văn bản cần:
1. Tạo văn bản mẫu (mẫu giấy mời, mẫu giấy báo, ..) gọi là văn bản chính (Main Document), văn bản này chứa những nội dung không thay đổi.
2. Tạo nguồn dữ liệu (Lập danh sách những người được mời, được thông báo) là 1 bảng biểu mà mỗi hàng là thông tin của 1 đối tượng, mỗi cột là một thuộc tính của đối tượng ấy. Đặc biệt, bảng danh sách này được lập ở 1 file riêng và đặt ở trang đầu tiên của file, trước nó không được chứa bất kì 1 đối tượng nào kể cả ký tự rỗng.
Hình 2.17. Mô hình thư trộn
Ví dụ: Tạo file mẫu lưu với tên GIAYMOI.DOC với nội dung sau:
Trong mẫu giấy mời được nêu trên, những vị trí có dãy dấu chấm là những phần thông tin còn thiếu mà những thông tin đó được thiết lập trong danh sách (được gọi là nguồn dữ liệu) đặt ở 1 file khác. Các thông tin cần thiết lập trong danh sách bao gồm: Tên, Lớp, Điểm học tập và Kết quả rèn luyện.
Với mẫu giấy mời trên, danh sách được lập được lưu với tên DSKT.DOC như sau:
Họ tên sinh viên Lớp Điểm KQ Rèn luyện
Nguyễn Văn Anh Tin 3A 9.0 Xuất sắc
Lê Thế Tài Tin 4A 8.9 Tốt
Hoàng Hồng Hải Tin 4B 8.5 Xuất sắc
Trần Kiên Trung Tin 3B 10 Xuất sắc
TRƯỜNG ĐHSP HUẾ Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam KHOA TIN HỌC Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-o0o- ======<+>=====
GIẤY MỜI
Kýnh gửi: Anh (chị) ... , sinh viên lớp ....
Khoa Tin học, trường ĐHSP Huế xin thông báo đến anh (chị) ... để biết trong học kỳ I vừa qua anh (chị) đã đạt thành tích cao trong học tập và trong các phong trào hoạt động. Cụ thể: Về học tập, điểm TB học kỳ đạt: ...
Về rèn luyện, được xếp loại: ...
Vậy khoa xin thông báo và trân trọng kýnh mời anh (chị) đúng vào lúc 9 giờ 00 ngày 09/01/2010 đến tại Giảng đường I để nhận phần thưởng “Sao Tháng Giêng” do khoa tổ chức.
Huế, ngày 30 tháng 12 năm 2009
7.2. Các bước trộn văn bản
Bước 1. Thực hiện tạo 2 file như đã nêu ở mục chuẩn bị
Bước 2. Mở văn bản mẫu (file GIAYMOI.DOC) và thực hiện các lệnh trộn ở đây + Vào menu Mailings chọn nhóm công cụ Start Mail Merge, chọn biểu tượng
Select Recipients như hình bên, rồi chọn tiếp mục Use Existing List…
+ Hộp thoại Select Data Source xuất hiện, hãy tìm file DSKT.DOC (đã lưu) rồi nhấn nút Open.
Bước 3: Nhấn vào để kiểm tra danh sách, nhấn OK để kết thúc bước 3. Bước 4. Đặt con trỏ vào các vị trí (…) cần điền thông tin, nhấn vào Insert Merge Field để chọn trường phù hợp điền vào vị trí (…).
Bước 6. Nhấn Finish&Merge, chọn:
Trộn thư kết xuất ra file Trộn thư kết xuất ra máy in Trộn và gửi qua Email
8. MỘT SỐ CHỨC NĂNG KHÁC 8.1. Tìm kiếm và thay thế
Lệnh này giúp người dùng có thể tìm kiếm nhanh một từ (cụm từ) để thay thế hoặc sửa chữa.
Cách thực hiện:
- Vào Home, chọn Find/Replace ở nhóm Editing... sẽ xuất hiện hộp thoại Find
and Replace.
- Find what: gõ văn bản cần tìm - Nháy Find Next để bắt đấu tìm kiếm
Hình 2.18. Hộp thoại tìm kiếm, thay thế - Khung Search: phạm vi tìm kiếm, có 3 mục chọn:
• All: tìm kiếm trên toàn tài liệu • Up: Tìm từ vị trí con trỏ lên trên • Down: Tìm từ vị trí con trỏ trở đi Các hộp chọn (ô vuông):
• Match case: Nếu chọn, việc tìm kiếm sẽ phân biệt ký tự hoa và ký tự thường
• Find whole words only: Nếu chọn, word chỉ tìm chính xác các từ độc lập Use wildcards: Dùng ký tự đại diện trong quá trình tìm kiếm.
Có hai loại ký tự đại diện:
- Dấu “?”: đại diện cho một ký tự bất kì. Ví dụ, t?n thì có thể là tan, tin, ten, ton... - Dấu “*”: đại diện cho một hoặc nhiều ký tự. Ví dụ: t*n thì có thể là: than, thin, tin, thuon...
Chọn thẻ Replace (thay thế):
Để thay thế văn bản được tìm thấy, chọn thẻ Replace: - Trong Find what: gõ văn bản cần tìm (như trên) - Trong Replace with: gõ vào văn bản mới sẽ thay thế
- Nháy Replace để thay thế từng lần một - Nháy Replace All để thay thế tất cả.
8.2. Tạo các văn bản sửa lỗi tự động - AutoCorrect
Trong quá trình soạn thảo văn bản, để tăng tốc quá trình đánh máy và tránh những sai sót, có thể tạo những từ viết tắt hoặc những từ mà người nhập văn bản hay mắc lỗi để máy tính có thể tự động thay thế, tự động hiệu chỉnh (Auto Correct), thực hiện theo các thao tác sau:
- Xác định các từ hay mắc lỗi hoặc muốn khai thác tự động sửa lỗi theo ý đồ của người dùng.
- Nhấn vào nút OfficeButton và chọn chức năng Word Option, hộp thoại xuất hiện, chọn chức năng Proofing rồi nhấn vào nút AutoCorrectOption. Xuất hiện thêm hộp thoại mới và thao tác tiếp theo:
Nhập nội dung gõ tắt hoặc từ thường gõ sai vào ô Replace, nhập nội dung đầy đủ hoặc từ gõ đúng vào ô With.
Nháy chuột vào nút Add để lưu.
Trường hợp cần xóa một AutoCorrect đã có sẵn hãy chọn ở danh sách và bấm nút Delete để xóa chúng đi.
8.3. Thiết đặt các tham số cho Word
Nhấn vào nút OfficeButton và chọn chức năng Word Option, hộp thoại xuất hiện, sau đó thiết lập một số tùy chọn như ở bảng sau:
Mục Popular: Thiết lập một số thông tin phổ biến trong word Mục Display: Thiết lập một số chế độ hiển thị
Mục Customize: Cho phép người dùng tạo bổ sung các công cụ, đặt phím nóng cho các chức năng, …
Hình 2.20. Hộp thoại Word Option
8.4. Trình bày trang
8.4.1. Định dạng trang giấy (Page setup)
Để định dạng các thông số liên quan đến trang giấy, nháy đúp chuột trái lên thanh thước đứng (bên lề trái), xuất hiện hộp thoại Page Setup.
lập chế độ hiển thị ở phần Layout.
8.4.2. Lề giấy (Margin)
Có 4 lề như sau:
- Top: Tính từ mép trên của trang giấy đến dòng văn bản đầu tiên
- Bottom: Tính từ mép dưới của trang giấy đến dòng văn bản cuối cùng in được - Left: Tính từ mép giấy phía phải đến phần in được của trang giấy
- Right: Tính từ bên trái - Gutter: chừa lề để đóng gáy Hướng giấy - Orientation
- Portrait: xoay đứng trang giấy (dọc) - Landscape: Xoay ngang trang giấy
8.4.3. Kích cỡ giấy (Paper)
Hình 2.21. Hộp thoại định dạng trang
Có nhiều cỡ giấy khác nhau, mỗi kích cỡ giấy được dùng một thuật ngữ để thống nhất cách gọi. Ví dụ, cỡ thông dụng 210x297mm gọi là A4; cỡ gấp đôi A4 gọi là A3 .. Ngoài cỡ A4, A3 còn có cỡ B4, B5, Letter (215,9x297,4cm)...
Nếu nháy chuột vào Default mọi sự thiết đặt có hiệu lực mặc định trong tất cả các loại tài liệu khi được mở.
- Apply to: Phạm vi có hiệu lực của việc thiết đặt
8.5. Cách chụp màn hình đưa vào Word
- Chụp toàn bộ màn hình: Nhấn nút Print Screen - Chụp cửa sổ hộp thoại: Nhấn Alt+ Print Screen Vào Microsoft Word, nhấn phím Ctrl+V (paste)
8.6. Xén hình
Có thể cắt viền ngoài các hình ảnh bằng chức năng Crop như sau: - Nháy chuột phải vào hình ảnh, chọn Show Picture Toolbar - Chọn chức năng Crop (biểu tượng )
- Dùng chuột dịch chuyển các điểm nút trên ảnh vào bên trong ảnh để cắt.
8.7. In ấn
Để in nội dung một tập tin đang mở: - Nhấn Ctrl+P, xuất hiện hộp thoại Print:
Hình 2.22. Hộp thoại in ấn - Chọn tên máy in trong khung Name
- Trong Page range: chọn các thông số của trang in, gồm: • All: In toàn bộ.
• Current page: In trang hiện hành (con trỏ đang đứng).
• Pages: Nhập vào số trang hoặc khoảng trang phân cách bởi dấu phẩy. Ví dụ: 1,3,5-12 sẽ in các trang 1, trang 3 và từ trang 5 đến trang 12.
Trong khung Copies
• Number of copies: Số bản tài liệu sẽ được in.