QUẢN TRỊ TRONG CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC.DOC

QUẢN TRỊ TRONG CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

3.Hệ thống các cơ quan hành chính ở nước ta

B CHỨC NĂNG CỦA QUẢN TRỊ TRONG CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

I CHỨC NĂNG LẬP KẾ HOẠCH

1 Vai trò của lập kế hoạch trong cơ quan hành chính

2 Kế hoạch và quá trình xây dựng kế hoạch trong cơ quan hành chính

3 So sánh chức năng lập kế hoạch giữa cơ quan hành chính và các tổ chức khác

4 Thực trạng thực hiện chức năng lập kế hoạch trong cơ quan hành chính

5 Đề xuất hình thức lập kế hoạch theo mục tiêu

II CHỨC NĂNG TỔ CHỨC TRONG CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

1) Đặc điểm cơ cấu tổ chức của cơ quan hành chính

2)So sánh chức năng tổ chức trong cơ quan hành chính với các cơ quan, tổ chức khác

3.Cải cách cơ cấu tổ chức các cơ quan hành chính ở Việt Nam

III.CHỨC NĂNG LÃNH ĐẠO CỦA CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

1 Các đặc điểm về sự lãnh đạo trong cơ quan hành chính

2.So sánh với các tổ chức khác

3.Thực trạng hiện nay và giải pháp về vấn đề lãnh đạo trong các cơ quan hành chính

IV CHỨC NĂNG KIỂM TRA

1 Đặc điểm của chức kiểm tra

2 So sánh với các tổ chức có tư cách pháp nhân khác

3.Thực trạng và giải pháp của công tác kiểm tra

KẾT LUẬN

C.TRẢ LỜI MỘT SỐ CÂU HỎI CỦA THẦY GIÁO

Câu 1.phân biệt cơ quan hành chính nhà nước với đơn vị sự nghiệp có thu

Câu 2.Cơ cấu trực tuyến chức năng là gì

Câu 3.Cơ quan kiểm tra độc lập với các cơ quan khác, đi kiểm tra các cơ quan khác của nhà nước là cơ quan nào.Giải pháp để cơ quan đó hoạt động hiệu quả hơn

QUẢN TRỊ TRONG CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

Lời mở đầu.

1. Tầm quan trong của đề tài

Quản lý trong cơ quan hành chính nhà nước là vấn đề được rất nhiều người quan

tâm Đây là vấn đề của mọi thời đại và mọi đất nước Nó liên quan tới cuộc sống hàng

ngày của mỗi người trong xã hội, quyết định trực tiếp đến sự phát triển của đất nước và

ảnh hưởng tới sự tiến lên của thế giới Hiện nay, Việt Nam là một nước đang phát triển và

chúng ta đang hội nhập với thế giới, cho nên chúng ta không chỉ cần một đường lối đúng

đắn, một hệ thống pháp lý và quy định đúng đắn mà chúng ta phải tổ chức thực hiện quyền

lực nhà nước một cách có hiệu quả Vì vậy nghiên cứu quản trị trong cơ quan hành chính

nhà nước có ý nghĩa thực tiễn rất lớn

2. Tình hình nghiên cứu

Có thể thấy rằng vấn đề này không chỉ được nghiên cứu bởi các chuyên gia mà còn

luôn được người dân trao đổi, thảo luận hàng ngày trong cuộc sống của họ Những người

quan tâm xem xét trên rất nhiều phương diện và quan tâm tới rất nhiều biểu hiện của nó,

mà dễ nhận thấy nhất là sụ quan tâm của họ về vấn đề phòng chống tham nhũng

3. Mục đích nghiên cứu

Nghiên cứu đề tài này nhầm xem xét sự thể hiện của các chức năng quản trị trong

công tác quản lý trong cơ quan hành chính Qua đó có cái nhìn tổng quát và toàn diện về hệ

thống tổ chức cơ quan hành chính dưới góc độ chức năng quản trị Nó có thể là những kiến

thức cơ bản cần có đối với bất cứ công dân nào sống trong một đất nước đang phát triển và

đang hội nhập

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Bài nghiên cứu chỉ đi sâu vào tìm hiểu khái niệm, đặc điểm và các chức năng cơ

bản của công tác quản trị trong cơ quan hành chính nhà nước Bên cạnh đó có những so

sánh nhỏ và đóng góp ý kiến về thực trạng quản lý trong cơ quan hành chính nước ta

5. Phương pháp nghiên cứu

Để đạt được mục đích, bài nghiên cứu có sử dụng tổng hợp các phương pháp

nghiên cứu khác nhau: tổng hợp, phân tích, so sánh…

6. Kết cấu bài nghiên cứu

Bài nghiên cứu gồm có các phần:

A,KHÁI NIỆM VÀ ĐẶC ĐIỂM VỀ CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

B CHỨC NĂNG CỦA QUẢN TRỊ TRONG CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

A.KHÁI NIỆM VÀ ĐẶC ĐIỂM VỀ CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

- Một là, Cơ quan hành chính nhà nước hoạt động mang tính quyền lực nhà nước, được tổ chức và hoạt động trên nguyên tắc tập trung dân chủ Tính quyền lực nhà nước thể hiện ở chổ: Cơ quan hành chính nhà nước là một bộ phận của bộ máy nhà nước; Cơ quan hành chính nhà nước nhân danh nhà nước khi tham gia vào các quan hệ pháp luật nhằm thực hiện các quyền và nghĩa vụ pháp lý

- Hai là, Mỗi cơ quan hành chính nhà nước đều hoạt động dựa trên những quy định của pháp luật, có chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền nhất định và có những mối quan hệ phối hợp trong thực thi công việc được giao

- Hệ thống cơ quan hành chính nhà nước có cơ cấu, tổ chức phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn do pháp luật quy định

Chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền của cơ quan hành chính nhà nước do pháp luật quy định, đó là tổng thể những quyền và nghĩa vụ cụ thể mang tính quyền lực, được nhà nước trao cho để thực hiện nhiệm vụ, chức năng của mình, cụ thể: Các cơ quan nhà nước tổ chức và hoạt động trên cơ sở pháp luật và để thực hiện pháp luật; Trong quá trình hoạt động

có quyền ban hành các quyết định hành chính thể hiện dưới hình thức là các văn bản pháp quy và các văn bản cá biệt; được thành lập theo quy định của Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh hoặc theo quyết định của cơ quan hành chính nhà nước cấp trên; được đặt dưới sự kiểm tra, giám sát của cơ quan quyền lực nhà nước cùng cấp và báo cáo hoạt động trước cơ quan quyền lực nhà nước cùng cấp; Có tính độc lập và sáng tạo trong tác nghiệp điều hành nhưng theo nguyên tắc tập trung dân chủ, nguyên tắc quyền lực phục tùng

-Ba là, Về mặt thẩm quyền thì cơ quan hành chính nhà nước được quyền đơn phương ban hành văn bản quy phạm pháp luật hành chính và văn bản đó có hiệu lực bắt buộc đối với các đối tượng có liên quan; cơ quan hành chính nhà nước có quyền áp dụng các biện pháp cưỡng chế đối với các đối tượng chịu sự tác động, quản lý của cơ quan hành chính nhà nước

- Ngoài những đặc điểm chung nói trên, cơ quan hành chính nhà nước còn có những đặc điểm riêng như sau:

+Một là, Cơ quan hành chính nhà nước có chức năng quản lý hành chính nhà nước, thực hiện hoạt động chấp hành và điều hành trên mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, trong khi

đó các cơ quan nhà nước khác chỉ tham gia vào hoạt động quản lý trong phạm vi, lĩnh vực nhất định Ví dụ: quốc hội có chức năng chủ yếu trong hoạt động lập pháp; Toà án có chức năng xét xử; Viện kiểm sát nhân dân có chức năng kiểm sát Chỉ các cơ quan hành chính nhà nước thực hiện hoạt động quản lý nhà nước trên tất cả các lĩnh vực: quản lý nhà nước về kinh tế, quản lý nhà nước về văn hoá, quản lý nhà nước về trật tự an toàn xã hội, quản lý xã hội, Đó là hệ thống các đơn vị cơ sở như công ty, tổng công ty, nhà máy, xí nghiệp thuộc lĩnh vực kinh tế; trong lĩnh vực giáo dục có trường học; trong lĩnh vực y tế có bệnh viện

+Hai là, Cơ quan hành chính nhà nước nói chung là cơ quan chấp hành, điều hành

Thẩm quyền của các cơ quan hành chính nhà nước chỉ giới hạn trong phạm vi hoạt động chấp hành, điều hành Hoạt động chấp hành - điều hành hay còn gọi là hoạt động quản lý hành chính nhà nước là phương diện hoạt động chủ yếu của cơ quan hành chính nhà nước Điều đó có nghĩa là cơ quan hành chính nhà nước chỉ tiến hành các hoạt động để chấp hành Hiến pháp, luật, pháp lệnh, nghị quyết của cơ quan quyền lực nhà nước trong phạm vi hoạt

Các cơ quan hành chính nhà nước đều trực tiếp hoặc gián tiếp phụ thuộc vào cơ quan quyền lực nhà nước, chịu sự lãnh đạo, giám sát, kiểm tra của các cơ quan quyền lực nhà nước cấp tương ứng và chịu trách nhiệm báo cáo trước cơ quan đó

Các cơ quan hành chính nhà nước có quyền thành lập ra các cơ quan chuyên môn để giúp cho cơ quan hành chính nhà nước hoàn thành nhiệm vụ

+Ba là, Cơ quan hành chính nhà nước là hệ thống cơ quan có mối liên hệ chặt chẽ,

Cơ quan hành chính nhà nước là một hệ thống cơ quan được thành lập từ trung ương đến cơ

sở, đứng đầu là chính phủ, tạo thành một chỉnh thể thống nhất, được tổ chức theo hệ thống thứ bậc, có mối quan hệ mật thiết phụ thuộc nhau về tổ chức và hoạt động nhằm thực thi

Hầu hết các cơ quan hành chính nhà nước đều có hệ thống các đơn vị cơ sở trực thuộc Các đơn vị, cơ sở của bộ máy hành chính nhà nước là nơi trực tiếp tạo ra của cải vật chất và tinh thần cho xã hội Ví dụ Bộ Công an có các đơn vị, Bộ Giáo dục- đào tạo có các đơn vị, các trường Đại học trực thuộc,

+Bốn là, Hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước mang tính thường xuyên, liên tục và tương đối ổn định, là cầu nối đưa đường lối, chính sách pháp luật vào cuộc sống

Tất cả các cơ quan hành chính nhà nước có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, đó là mối quan

hệ trực thuộc trên-dưới, trực thuộc ngang-dọc, quan hệ chéo tạo thành một hệ thống thống nhất mà trung tâm chỉ đạo là Chính phủ

+Năm là, Cơ quan hành chính nhà nước có chức năng quản lý nhà nước dưới hai hình thức là ban hành các văn bản quy phạm và văn bản cá biệt trên cơ sở hiến pháp, luật, pháp lệnh và các văn bản của các cơ quan hành chính nhà nước cấp trên nhằm chấp hành, thực hiện các văn bản đó Mặt khác trực tiếp chỉ đạo, điều hành, kiểm tra hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước dưới quyền và các đơn vị cơ sở trực thuộc của mình

Cơ quan hành chính nhà nước là chủ thể cơ bản, quan trọng nhất của Luật hành chính

Tóm lại, cơ quan hành chính nhà nước là bộ phận cấu thành của bộ máy nhà nước, trực thuộc cơ quan quyền lực nhà nước một cách trực tiếp hoặc gián tiếp, trong phạm vi thẩm quyền của mình thưc hiện hoạt động chấp hành - điều hành và tham gia chính yếu vào hoạt động quản lý nhà nước, có cơ c ấ u tổ chức và phạm vi theo luật định

3.Hệ thống các cơ quan hành chính ở nước ta

Với chức năng quản lý hành chính nhà nước, thực hiện hoạt động chấp hành và điều hành trên mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, các cơ quan hành chính được tổ chức thành một

bộ máy thống nhất từ trung ương đến cơ sở, bao gồm nhiều cấp, nhiều ngành, và các đơn vị với chức năng, nhiệm vụ riêng Nhìn chung, bộ máy hành chính nước ta được chia làm 2 cấp

cơ bản là cơ quan hành chính cấp trung ương và cơ quan hành chính cấp địa phương

3.1 Cơ quan hành chính Trung ương :

Cơ quan hành chính Trung ương bao gồm Chính phủ, Bộ và Cơ quan ngang Bộ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước trên phạm vi toàn quốc, trong đó:

•) Chính phủ là cơ quan hành chính nhà nước cao nhất của nước Cộng hoà xã hội chũ nghĩa Việt Nam Chính phủ thống nhất việc quản lý việc thực hiện các nhiệm vị chính trị, kinh tế văn hoá, xã hội, quốc phòng, an ninh và đối ngoại của Nhà nước trong phạm vi toàn quốc; đảm bảo hiệu lực của bộ máy nhà nước trung ương trung ương đến cơ sở Như vậy:

- Là cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền chung

- Thực hiện chức năng quản lý trên phạm vi toàn quốc

•) Bộ và cơ quan ngang Bộ:

*)Bộ: Là cơ quan quản lý nhà nước về ngành hoặc lĩnh vực công tác trong phạm vi toàn quốc.Trong đó: Bộ quản lý lĩnh vực (Bộ có chức năng cơ bản) thực hiện sự quản lý nhà nước theo lĩnh vực lớn, liên quan đến hoạt động của tất cả các bộ, các cấp quản lý của nhà nước, tổ chức xã hội… như: Bộ Kế hoạch và đầu tư; Bộ Tài chính, Bộ khoa học công nghệ,

Bộ Lao động…;Bộ quản lý ngành thực hiện sự quản lý nhà nước theo ngành cụ thể, như: Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Bộ Công thương, Bộ Giao thông vận tải…

*) Cơ quan ngang Bộ: Bao gồm Thanh tra nhà nước, Ngân hàng nhà nước, Uỷ ban thể dục và thể thao, uỷ ban dân tộc, Uỷ ban dân số gia đình và trẻ em, Văn phòng Chính phủ Đây là những cơ quan thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực và thực hiện nhiệm vụ cụ thể về đại diện sỡ hữu phần vốn của nhà nước tại doanh nghiệp có vốn của nhà nước

Tuy khác nhau về chức năng nhưng các Bộ và cơ quan ngang Bộ đều có đặc điểm chung:

+) Là cơ quan hành chính cấp trung ương, thực hiên hoạt động quản lý nhà nước trên phạm vi toàn quốc

+) Là cơ quan có thẩm quyền chuyên môn

Hiện nay, cả nước ta có tất cả 23 Bộ và cơ quan ngang Bộ và 13 cơ quan thuộc Chính phủ

3.2 Cơ quan hành chính địa phương:

Cơ quan hành chính địa phương bao gồm UBND các cấp và các Sở, Phòng, Ban thuộc UBND Có 3 cấp được phân theo đơn vị hành chính như sau:

Cấp tỉnh: Bao gồm tỉnh và thành phố trực thuộc trung ương

Cấp huyện: Bao gồm quận,huyện, thị xã và thành phố trực thuộc tỉnh

1 Vai trò của lập kế hoạch trong cơ quan hành chính

Để thực hiện sứ mệnh của mình,đạt được những thành tích ngắn hạn và dài hạn,tồn tại và phát triển không ngừng thì yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất đối với mọi cơ quan và

tổ chức đó là yếu tố quản trị, quản trị cần thiết với mọi lĩnh vực hoạt động trong xã hội Muốn quản trị tốt thì phải thực hiện tốt bốn chức năng của quản trị trong đó lập kế hoạch là chức năng khởi đầu và trọng yếu đối với nhà quản trị Chúng ta có thể hình dung lập kế hoạch bắt đầu từ rễ cái của một cái cây đồ sộ rồi từ đó mọc lên các “nhánh” tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra

Lập kế hoạch là xác định mục tiêu và lựa chọn các phương thức để đạt được mục tiêu đó “Mục tiêu mà không có kế hoạch thì chỉ là một mơ uớc” Antoine de Saint - Exupéry đã từng nói

Đặc biệt trong cơ quan hành chính vai trò của lập kế hoạch càng được khẳng định hơn nữa Như chúng ta đã biết , cơ quan hành chính là một loại cơ quan nhà nước thực hiện quyền hành pháp, bao gồm chức năng lập quy và chức năng hành chính Hoạt động của các

cơ quan hành chính nhà nước nhằm duy trì trật tự xã hội, thúc đẩy phát triển và đáp ứng các nhu cầu hợp pháp của mọi tổ chức, công dân Vì lẽ đó , lập kế hoạch không chỉ là yếu tố sống còn của một chương trình bộ môn hay tổ chức mà nó có ý nghĩa quyết định tới sự phát triển của toàn bộ nền kinh tế , chính trị , xã hội Việt Nam

Vai trò của lập kế hoạch được thể hiện thông qua :

- Đề ra định hướng công việc cho các bộ ngành , các uỷ ban nhân dân các cấp (UBND) trong công cuộc phát triển kinh tế , ổn định đời sống nhân dân

- Từ quá trình phân tích những ưu, nhược điểm đạt được , những mục tiêu chính của mình cơ quan hành chính xác định phương án thực hiện phù hợp với tình hình đất nước, tình hình thế giới

- Hướng dẫn quá trình triển khai và đánh giá , giúp phân bổ nguồn lực (ngân sách, nguồn lực con người ) một cách hợp lý

- Theo dõi việc thực hiện các chính sách Nhà nước đề ra để từ đó phân công công việc giữa các bộ, ngành ; giữa Thủ tướng chính phủ và các Phó Thủ tướng :

- Bố trí thời hạn thực hiện cuả các mục tiêu trên cơ sở xem xét những mục tiêu trước mắt , mục tiêu lâu dài

Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên , quan trọng của quản trị trong mọi tổ chức nói chung của cơ quan hành chính nói riêng , là chức năng mở đầu cho các chức năng khác của quản trị

2 Kế hoạch và quá trình xây dựng kế hoạch trong cơ quan hành chính

2.1 Hệ thống kế hoạch

Kế hoạch là cách thức tổ chức thiết lập và xem xét lại các mục đích và định hướng, hoài bão, mục tiêu ngắn hạn , dài hạn và các chiến lược hoạt động cụ thể để đạt được mục tiêu Mục đich cơ bản của quá trình xây dựng kế hoạch là chuyển dịch được sứ mệnh , tầm nhìn và các định hướng chiến lược ra thành các mục tiêu và chương trình hành động rõ ràng

Một kế hoạch mang tính chiến lược bắt đầu với một sứ mệnh đã được xác định một cách rõ ràng Mintzberg định nghĩa về sứ mệnh như sau: “Một sứ mệnh cho biết chức năng

cơ bản của một tổ chức trong xã hội ” Sứ mệnh của cơ quan hành chính được xác định trên cơ sở vị trí , hoạt động của nó trong môi trường Cơ quan hành chính có vị trí như một

cơ quan hành pháp Vì vậy sứ mệnh của cơ quan hành chính là nhân danh nhà nước tham gia vào các quan hệ pháp luật nhằm thực hiện các quyền về nghĩa vụ pháp lý ;quản lý việc thực hiện các nhiệm vụ chính trị , kinh tế , văn hoá , xã hội , quốc phòng , an ninh đối ngoại; quản lý hoạt động của các ngành , lĩnh vực cụ thể ; cung cấp các công cụ hành chính cho người dân Sứ mệnh này là cơ sở để xác định các ưu tiên lập kế hoạch trong tương lai, đánh giá các nỗ lực của Chính phủ , các bộ ngành

•Kế hoạch chiến lược : như là một kế hoạch tổng thể , có thể được phân chia theo ba cấp độ :

- Chiến lược cấp tổ chức : do Thủ tướng chính phủ , các Phó thủ tướng, các Bộ trưởng , Thủ trưởng, Chủ tịch UBND vạch ra và phải trả lời cho các câu hỏi : Nên chú trọng phát triển đến lĩnh vực nào ? Mục tiêu và kỳ vọng trong lĩnh vực đó ? Phân bổ các nguồn lực như thế nào để đạt được mục tiêu đó? Để đưa ra các chiến lược này các đơn vị có thể dựa trên mô hình "Năm lực lượng" của M.Porter ; Mô hình Portfolio của Nhóm tư vấn Boston (BCG - ma trận BCG)

- Chiến lược cấp ngành : vị trí của các ngành trong toàn bộ nền kinh tế , trên thế giới

; tổ chức hoạt động ra sao Các chiến lược có thể được xây dựng trên cơ sở mô hình điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và đe doạ (SWOT)

- Chiến lược cấp chức năng : chiến lược nhân sự như nhân viên trong các cơ quan,

bộ ngành ; tài chính như phân bổ nguồn tài chính giữa các địa phương

•Kế hoạch tác nghiệp : bao gồm những chi tiết cụ thể hoá của kế hoạch chiến lược thành những hoạt đọng cụ thể Chẳng hạn như để đạt được tốc độ tăng trưởng GDP tăng 8,2

- 8,5% từng bộ ngành phải có chiến lược cụ thể trong từng tháng , từng quý như : sử dụng nhân công sao cho hiệu quả ; làm cách nào để tăng nhanh tiến độ ; kế hoạch sử dụng nguồn nguyên nhiên liệu như thế nào

Một số hình thức thể hiện khác của kế hoạch trong cơ quan hành chính:

Chính sách : là quan điểm , phương hướng và cách thức chung để cơ quan hành chính ra quyết định Chính sách của cơ quan hành chính là chính sách chung cho tất cả các lĩnh vực của nền kinh tế , chính trị Việt Nam bao gồm : chính sách phát triển kinh tế , chính sách ổn định an ninh quốc phòng , chính sách tạo thu nhập , chính sách về quyền sử dụng đất (cấp sổ đỏ, giá đất ) , chính sách đối nội , đối ngoại Chính sách là tài liệu chỉ dẫn cho việc ra quyết định, là công cụ để cơ quan hành chính hướng dẫn các đơn vị trực thuộc thực hiện theo mục tiêu chung

• Thủ tục : là một chuỗi các hoạt động cần thiết theo thứ tự thời gian , theo cấp bậc quản trị Chính phủ các bộ ngành liên quan trực tiếp quy định các thủ tục hành chính trong đầu tư (cấp giấy phép đầu tư trong nước , ngoài nước) , thủ tục thuế (thủ tục cấp mã số thuế , quyết toán thuế)

• Quy tắc : giải thích rõ những hành động nào không được phép và được phép làm , là những quy định cần tuân thủ không có sự lựa chọn: quy chế pháp lý hành chính đối với cán bộ công nhân viên chức , các tổ chức xá hội , công dân

• Chương trình : là sự cụ thể hoá các chính sách, chiến lược nhiệm vụ , các thủ tục , quy tắc được sử dụng để đạt kết quả Chẳng hạn như Chương trình 135 của Chính phủ

về giao đất giao rừng , chương trình hỗ trợ tài chính , chương trình xóa đói, giảm nghèo,các chương trình của Chính phủ để đổi mới công nghệ, chuyển giao công nghệ , chương trình sử dụng tiết kiện nguồn năng lượng

• Ngân quỹ có thể coi là chương trình được "số hoá", là các con số mà kinh tế Việt Nam mong muốn như GDP năm 2007,giá trị đầu tư nước ngoài vào Việt Nam , tốc độ phát triển nền kinh tế , số lượng lao động có trình độ cao , số máy móc thiết bị

Ngoài ra kế hoạch của các cơ quan hành chính còn bao gồm :

• Kế hoạch dài hạn

• Kế hoạch trung hạn

• Kế hoạch ngắn hạn

2.2 Qúa trình lập kế hoạch trong cơ quan hành chính

Qúa trình lập kế hoạch trong cơ quan hành chính nói riêng và các tổ chức nói chung bao gồm các bước cơ bản :

Bước 1 : Nghiên cứu và dự báo

Nghiên cứu và dự báo là điểm khởi đầu của việc lập kế hoạch Tuy nhiên khác với các đơn vị khác nghiên cứu, dự báo trong cơ quan hành chính không dừng lại ở những hiểu biết về thị trường, sự cạnh tranh mà phải nghiên cứu những điểm mạnh yếu của toàn bộ nền kinh Việt Nam cũng như dự báo tình hình phát triển của nền kinh tế thế giới Để có được những kế hoạch đúng đắn đòi hỏi phải có những dự đoán thiết thực gần đúng với thực tế về

cơ hội từ đó đưa ra các chiến lược ưu tiên thực hiện trước Chẳng hạn như, những dự đoán

về nền kinh tế Việt Nam trong cuối năm 2007 về tình trạng lạm phát tăng nhanh đã giúp các nhà hoạch đinh chiến lược đưa ra những biện pháp trước mắt để bình ổn giá cả như : giảm một số loại thuế ; hay như đoán trước việc Việt Nam gia nhập tổ chức WTO sẽ giúp cho quá trình đầu tư từ nước ngoài vào Việt Nam tăng mạnh, chính phủ , các bộ cơ quan ngang

bộ đã đổi mới một số loại thuế phù hợp với luật pháp các nước trên thế giới

Bước 2 : Thiết lập các mục tiêu

Các mục tiêu đưa ra cần xác định rõ thời hạn thực hiện và được lượng hoá đến mức cao nhất Mục tiêu của Chính phủ, Bộ ngành, UBND có ý nghĩa quan trọng

• Mục tiêu định tính : mục tiêu không lượng hoá cụ thể được

Ví dụ

- Mục tiêu định tính của chính phủ là : Thực hiện các nhiệm vụ kinh tế , chính trị , văn hoá , xã hội , quốc phòng, an ninh và đối ngoại của Nhà nước : phát triển nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa ; bảo đảm an ninh quốc phòng , trật tự an toàn

xã hội ; phát triển xuất khẩu ; mở cửa nền kinh tế

- Mục tiêu định tính của UBND các cấp : thực hiện kế hoạch do Chính phủ đề ra trong một phạm vi lãnh thổ nhất định

• Mục tiêu định lượng : mục tiêu có thể lượng hoá được Yêu cầu của mục tiêu định lường (SMART) là phải cụ thể , có thể đo lường được, tương thích, có khả năng đạt được và thời gian thực hiện mục tiêu phải cụ thể

Bước 3 : Phát triển các tiền đề

Khi có các dự báo , các chính sách cụ thể việc áp dụng trên địa bàn nào , quy mô, các bước triển khai , mức chi phí các ảnh hưởng khác tới kế hoạch cũng cần được các tổ chức - cơ quan hành chính quan tâm xem xét.

Lấy ví dụ như khi xây dựng kế hoạch phát triển các ngành công nghiệp chủ chốt chúng ta có thể dựa trên tiền đề là đặc điểm nền kinh tế Việt Nam , trình độ dân trí và yêu cầu đối với đất nước trong thời gian tới

Bước 4 : Xây dựng các phương án

Để thực hiện kế hoạch có rất nhiều phương án được đưa ra Điều quan trọng là phải lựa chọn phương án những phương án có triển vọng nhất trên cơ sở phân tích

Bước 5 : Đánh giá các phương án

Đánh giá các phương án trên cơ sở tiêu chuẩn phù hợp với mục tiêu và tiền để đặt

ra Điều dó còn phụ thuộc vào mục tiêu trước mắt , mục tiêu lâu dài của Nhà nước ta

Bước 6 : Lựa chọn các phương án và ra quyết định

Sau bước đánh giá một vài phương án được lựa chọn Lúc này , cần phân bổ các nguồn lực : nhân lực , tài chính để thực hiện kế hoạch đặt ra

Công việc cụ thể cho các loại kế hoạch như sau:

a Lập kế hoạch chiến lược

Cũng giống như những tổ chức khác, việc lập kế hoạch chiến lược của các cơ quan hành chính là quá trình xác định làm sao đạt được những mục tiêu dài hạn với các nguồn lực

có thể huy động được, xây dựng chiến lược và không ngừng hoàn thiện, bổ sung chiến lược khi cần thiết

Việc lập kế hoạch chiến lược của cơ quan hành chính cũng gồm hai bước, đó là xác định mục tiêu và hình thành chiến lược

• Xác định mục tiêu :

Mục đích của việc xác định mục tiêu là chuyển hoá sứ mệnh và định hướng của tổ chức thành cái cụ thể hơn, để đo lường được kết quả hoạt động của tổ chức trong thời kì ngắn hạn và dài hạn Khi xác định mục tiêu phải căn cứ vào nguồn lực hiện tại và những nguồn lực có thể huy động được trong tương lai

Với chức năng quản lí hành chính nhà nước trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội, mục tiêu của các cơ quan hành chính không là những mục tiêu về phúc lợi xã hội trong những phạm vi lĩnh vực nhất định của các tổ chức chính trị hay mục tiêu về lợi nhuận, thị phần, chất lượng sản phẩm dịch vụ… của các doanh nghiệp mà nó hướng tới các mục tiêu tổng thể bao quát toàn xã hội về kinh tế, văn hoá chính trị, làm sao để đất nước ngày càng phát triển sánh vai với bạn bè quốc tế

Trong năm năm tới các cơ quan hành chính mà đứng đầu là chính phủ xác định mục tiêu tổng quát về phát triển kinh tế xã hội là: đẩy nhanh tốc độ tăng trưởng kinh tế,nâng cao hiệu quả và tính bền vững của sự phát triển,sớm đưa nước ta ra khỏi tình trạng kém phát triển Cải thiện rõ rệt đời sống vật chất,văn hoá và tinh thần của nhân dân đẩy mạnh công nghiệp hoá, hiện đại hoá và phát triển kinh tế tri thức tạo nền tảng đưa nước ta cơ bản trở thành một nước công nghiệp theo hướng hiện đại vào năm 2020, giữ vững ổn định chính trị

và trật tự và an toàn xã hội bảo vệ vững chắc độc lập chủ quyền,toàn vẹn lãnh thổ và an ninh quốc gia.tiếp tục củng cố và mở rộng quan hệ đối ngoại,nâng cao vị thế của việt nam trong khu vực và trên trường quốc tế

Một số chiến lược cụ thể của Chính phủ :

* Chiến lược Phát triển Nông thôn

Chương trình lớn của Chính phủ cho phát triển nông nghiệp và nông thôn được quán triệt một cách cô đọng trong năm chiến lược chính đã được Nghiên cứu Chương trình Ngành Nông nghiệp của ADB xác định sau đây:

Chiến lược 1: tăng năng suất và tính cạnh tranh của hệ thống nông nghiệp,

Chiến lược 2: giảm đói nghèo và khả năng bị tổn thương

Chiến lược 3: cải cách thể chế và hệ thống pháp luật

Chiến lược 4: cải thiện quản lý tài nguyên thiên nhiên

Chiến lược 5: tăng cường sự tham gia của các chủ thể liên quan

b Lập kế hoạch tác nghiệp

Kế hoạch tác nghiệp bao gồm những chi tiết của kế hoạch chiến lược thành những hoạt động hàng năm, hàng quý hàng tháng…Nó ảnh hưởng đến việc thiết kế những hệ thống hoạt động của tổ chức, sau khi thiết kế được các hệ thống hoạt động của tổ chức và đưa nó vào vận hành, những nhà quản trị phải đối mặt với những vấn đề mới phát sinh từ quá trình hoạt động vì thế làm nảy sinh cần có công tác lập kế hoạch tác nghiệp

Lập kế hoạch tác nghiệp trong các doanh nghiệp dựa trên các dự đoán về nhu cầu trong tương lai cho những sản phẩm và dịch vụ của hệ thống liên quan đến việc quản trị tất

cả các nguồn lực của tổ chức là con người, máy móc thiết bi, và nguyên vật liệu Nó có thể mang tính chiến lược và dài hạn hoặc chiến thuật và ngắn hạn

Đối với các cơ quan hành chính, kế hoạch tác nghiệp được lập dựa trên nguồn lực của đất nước về tài nguyên thiên nhiên, nhân lực, trí lực

3 So sánh chức năng lập kế hoạch giữa cơ quan hành chính và các tổ chức khác

3.1 Đơn vị sự nghiệp có thu

Đơn vị sự nghiệp có thu là đơn vị do nhà nước thành lập, hoạt động có thu trong các lĩnh vực giáo dục đào tạo, y tế, khoa học công nghệ và môi trường, văn hóa thông tin, thể dục thể thao, sự nghiệp kinh tế, dịch vụ, việc làm, kể cả các đơn vị sự nghiệp có thu trực thuộc các tổng công ty đang thực hiện chế độ hành chính sự nghiệp Các cơ quan hành chính

và những cơ quan sự nghiệp có thu nói riêng đều là các cơ quan được nhà nước sáng lập ra

phục vụ cho những mục tiêu quản lý xã hội của nhà nước, và lĩnh vực hoạt động chủ yếu là các lĩnh vực công như y tế, giáo dục, khoa học công nghệ, văn hóa thông tin…Vì vậy , các mục tiêu chung trong quá trình lập kế hoạch giữa hai đơn vị này là tương đối giống nhau hoạt động không vì mục tiêu lợi nhuận , vì mục tiêu cung cấp các dịch vụ hành chính công cho người dân

Tuy nhiên, vì đơn vị còn có cả những hoạt động sản xuất kinh doanh và cung ứng dịch vụ đem lại doanh thu cho đơn vị, nên mục tiêu đặt ra của những tổ chức này còn gắn liền với cả việc phải phát triển đơn vị và làm tăng số thu cho đơn vị, góp phần tự chủ hóa dần việc thu chi của đơn vị, không phụ thuộc vào ngân sách nhà nước quá nhiều Nguồn kinh phí hoạt động dựa trên nguồn tự thu và phần cấp phát của ngân sách nếu phần thu của đơn vị vẫn không đủ đảm bảo cho toàn bộ hoạt động của đợn vị Về nguồn nhân lực thì chủ yếu là các cán bộ công nhân viên chức có trình độ về chuyên môn thuộc lĩnh vực hoạt động của tổ chức, thường gắn bó lâu dài với tổ chức, làm việc cho những phòng ban cụ thể Các đơn vị hành chính sự nghiệp có thu hoạt động chủ yêu trên các lĩnh vực dịch vụ công luôn

nỗ lực để phát triển và tạo vị thế cho mình trong lĩnh vực đơn vị hoạt động, để vừa cung cấp được những dịch vụ tốt nhất cho xã hội, đảm bảo sự phát triển của xã hội, vừa đạt được mức thu ngày càng cao để đảm bảo cho chi hoạt động của đơn vị và giúp giảm bớt gánh nặng cho ngân sách nhà nước

Với mục tiêu như trên, nhà quản trị của những đơn vị này phải đưa ra kế hoạch hoạt động như thế nào để đảm bảo được những yêu cầu đặt ra

Về kế hoạch chiến lược, nhà quản trị của những đơn vị này sẽ lập ra những kế hoạch dựa trên những chủ trương chính sách của nhà nước về lĩnh vực có liên quan Nhà quản trị phải nắm được chủ trương chính sách và những yêu cầu cụ thể của những cơ quan cấp trên

để từ đó có kế hoạch thích hợp Ngoài ra, với yêu cầu của một đơn vị sự nghiệp có thu, kế hoạch của đơn vị còn bao gồm cả việc làm tăng nguồn thu cho đơn vị, để đơn vị có mức thu ngày càng cao và tiến tới càng tự đảm bảo được nhiều chi phí hoạt động của mình Vậy, nhà quản trị trong đơn vị sự nghiệp có thu phải đảm bảo cả 3 yêu cầu: thực hiện đúng theo chủ trương đề ra của nhà nước, vừa đáp ứng được nhu cầu xã hội, lại vừa mở rộng được nguồn thu cho đơn vị Công việc của nhà quản trị trong trường hợp này là khá nặng nề do phải tập trung cùng lúc cho nhiều mục tiêu

Từ những kế hoạch chiến lược trên, những kế hoạch tác nghiệp cụ thể được đưa ra

Kế hoạch tác nghiệp là những kế hoạch đặt ra nhằm nhằm đạt được những mục tiêu cụ thể, thỏa mãn nhu cầu chung của tổ chức Loại kế hoạch này được sử dụng chủ yếu ở các phòng ban và do các quản trị viên cấp trung gian, tức là trưởng các phòng ban cụ thể Với đơn vị sự nghiệp có thu, các phòng ban thường được phân theo những chuyên môn cụ thể Trưởng các phòng ban cũng đặt ra kế hoạch dựa trên những lĩnh vực chuyên môn cụ thể, và hướng theo mục tiêu chung của tổ chức

3.2 Các tổ chức phi chính phủ

Các tổ chức phi chính phủ bao gồm : tổ chức chính trị , tổ chức chính trị - xã hội , tổ chức xã hội - nghề nghiệp là những tổ chức tập hợp rộng rãi những thành viên trên cơ sở sự đồng nhất về những phương diện nhất định (giới tính, lứa tuổi , nghề nghiệp ) Các tổ chức phi chính phủ ra đời với nhiều mục đích khác nhau, thông thường nhằm đẩy mạnh các mục tiêu chính trị hay xã hội như bảo vệ môi trường thiên nhiên , khuyến khích việc tôn trọng các quyền con người , cải thiện mức phúc lợi cho những người bị thiệt thòi, hoặc đại diện

cho một nghị trình đoàn thể Có rất nhiều tổ chức như vậy và mục tiêu của chúng bao trùm nhiều khía cạnh chính trị, xã hội, triết lý và nhân văn Các tổ chức phi chính phủ giống các

cơ quan hành chính đều hoạt động không vì mục tiêu lợi nhuận Trong khi cơ quan hành chính có các định hướng vì mục tiêu kinh tế - xã hội , chính trị quốc phòng thì các tổ chức này hoạt đọng vì lợi ích của con người , bảo vệ con người trong khuôn khổ pháp luật trước những cơ quan chính phủ, Quốc hội , Toà án , Viện kiểm soát Ngoài ra các tổ chức này còn góp phần quan trọng trong việc hoạch định và thực hiện các chính sách của Đảng và Chính phủ Việt Nam Trên cơ sở những mục tiêu đó, tổ chức phi chính phủ phải có những phương án lập kế hoạch phù hợp với vị trí , chức năng nhiệm vụ của mình

Về kế hoạch chiến lược : nhà quản trị của những đơn vị này sẽ lập ra những kế hoạch dựa trên những chủ trương chính sách của nhà nước, trên cơ sở pháp luật về quyền lợi

và nghĩa vụ của công dân

Trên cơ sở những kế hoạch chiến lược , các tổ chức chính trị, chính trị xã hội, xã hội nghề nghiệp có thể xây dựng kế hoạch tác nghiệp cụ thể cho từng mục tiêu : kế hoạch tuyển dụng nhân viên, kế hoạch sử dụng nguồn hỗ trợ của Nhà nước,

3.3 Doanh nghiệp

Khác hoàn toàn với các tổ chức trên , doanh nghiệp là một đơn vị hoạt động vì mục tiêu lợi nhuận, gia tăng giá trị tài sản của các cổ đông Vì thế , chức năng lập kế hoạch trong doanh nghiệp có một số điểm khác biệt so với các tổ chức khác

Một kế hoạch chiến lược của doanh nghiệp cần tập trung vào việc xác định và làm

rõ :

- DN dự định hướng tới mục tiêu gì và bao giờ hoàn thành;

- Định rõ tầm nhìn, nhiệm vụ và các mục tiêu có thể đo lường được của DN;

- Phân tích những thiếu hụt cần bù đắp Phân tích này gồm ba phần: Xác định tình hình hiện tại, làm rõ quá trình đem lại những thành quả như hiện tại, từ đó xác định và phân tích nhiệm vu và tầm nhìn để phát triển những mục tiêu mới trong thời gian tới;Xác định triển vọng tương lai theo kỳ vọng và dự kiến đạt được, trong đó nêu rõ lịch trình cụ thể

và mang tính thực tế; Xác định làm thế nào để đạt được triển vọng tương lai đó, khi nào đạt được và chi phí như thế nào

- Những nguồn lực nào mà DN hiện có hoặc có khả năng huy động;

- Xác định quan điểm chiến lược để có thể kết hợp tốt nhất các nhân tố kể trên;

- Xác định quá trình hành động để hướng tới những mục tiêu đã định của DN, trong đó có tính đến cả khả năng thành lập các liên minh chiến lược, thâu tóm DN khác

- Đâu là những vấn đề then chốt cần được đề cập đến trước khi thực hiện kế hoạch tăng trưởng như đã định, như những yếu kém trong hoạt động, trong điều hành, quan

hệ công cộng, hoạt động tài chính

Trong doanh nghiệp điều quan trọng nhất là thị trường, cạnh tranh và sử dụng hiệu quả các nguồn lực sao cho đem lại nguồn thu cao nhất cho mọi thành viên trong doanh

nghiệp Do đó, lập kế hoach quản trị tài chính là một trong những chiến lược hàng đầu của mọi nhà quản trị

Việc quản lý tài chính bao gồm việc lập các kế hoạch tài chính dài hạn và ngắn hạn, đồng thời quản lý có hiệu quả vốn hoạt động thực của công ty Đây là công việc rất quan trọng đối với tất cả các doanh nghiệp bởi vì nó ảnh hưởng đến cách thức và phương thức mà nhà quản lý thu hút vốn đầu tư để thành lập, duy trì và mở rộng công việc kinh doanh Lập

kế hoạch tài chính sẽ cho phép qụyết định lượng nguyên liệu thô doanh nghiệp có thể mua, sản phẩm công ty có thể sản xuất và khả năng công ty có thể tiếp thị, quảng cáo để bán sản phẩm ra thị trường Khi có kế hoạch tài chính, bạn cũng có thể xác định được nguồn nhân lực doanh nghiệp cần “Việc quản lý tài chính không có hiệu quả là nguyên nhân lớn nhất dẫn đến sự thất bại của các công ty, không kể công ty vừa và nhỏ hay các tập đoàn công ty lớn.”

• Kế hoạch tài chính ngắn hạn

Các công cụ dùng trong việc lập kế hoạch ngắn hạn thường dùng là: báo cáo thu nhập chiếu lệ, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, phân tích tình hình ngân quỹ và chiến lược giá cả

Kế hoạch tài chính ngắn hạn thường được lập theo từng tháng để có được cái nhìn sát hơn

và đưa ra được biện pháp nâng cao tình hình tài chính

• Lập kế hoạch tài chính dài hạn hay kế hoạch tài chính chiến lược

Xác lập tốc độ tăng trưởng mong muốn mà công ty có thể đạt được Tính toán mức vốn cần thiết để trang trải các khoản tồn kho, trang thiết bị, nhà xưởng và nhu cầu nhân

sự cần thiết để đạt được tốc độ tăng doanh thu Nhà quản trị phải dự tính được chính xác và kịp thời nhu cầu vốn để có kế hoạch thu hút vốn bên ngoài trong trường hợp ngân quỹ từ lợi nhuận không chia không đủ đáp ứng.Nhà quản trị phải tích cực lập kế hoạch tài chính để kiểm soát được tốc độ tăng trưởng, phải xác định được chính xác các nhu cầu của doanh nghiệp trong tương lai

4 Thực trạng thực hiện chức năng lập kế hoạch trong cơ quan hành chính

Công tác kế hoạch giữ một vị trí, vai trò mở đường cho tất cả các chức năng quản trị khác nên nó được coi là chức năng quản trị chính yếu trong một cơ quan Trong bối cảnh nền kinh tế nước ta đang chuyển sang hoạt động theo cơ chế thị trường, mức độ cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng diễn ra quyết liệt Chính vì vậy, công tác lập kế hoạch đã trở nên vô cùng quan trọng và cần thiết trong các tổ chức nói chung và trong cơ quan hành chính nói riêng Dưới đây là một số ví dụ cụ thể về lập kế hoạch trong cơ quan hành chính nhà nước

4.1 Thực trạng trong việc lập kế hoạch và sử dụng ngân sách

Lập kế hoach quan trọng nhất là phải nâng cao khả năng cung cấp dịch vụ, sử dụng hiệu quả hơn các nguồn lực, sử dụng nguồn vốn tập trung có mục tiêu hơn và tăng cường trách nhiệm trong việc thực thi chính sách Tuy

nhiên, cơ quan hành chính cụ thể là Chính phủ phải đối mặt với những khó khăn lớn trong quá trình cố gắng cải thiện quy trình lên kế hoạch và lập ngân sách cũng như trong việc tạo ra tính liên kết giữa hai quy trình này Cơ bản các khó khăn thách thức bắt nguồn từ

yêu cầu phải thiết lập được những chính sách rõ ràng, đảm bảo việc lập ngân sách phản ánh được các chính sách đó và chi tiêu phải theo đúng phân bổ đã đặt ra Thách thức cũng bắt nguồn từ yêu cầu phải đo lường kết quả và đưa kết quả đó phản ánh vào trong quy trình hoạch định chính sách

Tuy nhiên ở nước ta và một số nước đang phát triển trên thế giới mối liên kết giữa lên kế hoạch, lập ngân sách và kết quả vẫn còn yếu

Ở nhiều nước chính sách xóa đói giảm nghèo (PRSs) mang lại khung phát triển chung Nhưng cũng do tính tổng quan này mà phát sinh ra những thách thức, vừa ở góc độ phối hợp với các kế hoạch toàn diện và khu vực ngành nghề của chính phủ cũng như ở góc

độ ưu tiên các mục tiêu có tính liên kết như mục tiêu tốc độ tăng trưởng, bảo vệ môi trường

và xã hội, giải quyết các vấn đề về bình đẳng giới, và giảm nghèo

Các quy trình ngân sách là hết sức quan trọng trong việc thực thi chính sách

Ngân sách là công cụ chính để biến chính sách quốc gia thành hành động và là công

cụ chính để đảm bảo trách nhiệm của quốc gia vì việc thực thi ngân sách chịu sự giám sát của luật pháp và kiểm toán độc lập

• Quy trình lên kế hoạch cần phải rõ ràng, tránh chồng chéo và đảm bảo các kế hoạch được tính toán chi phí thực tế, có hạ định về thời gian và khả thi

• Phân bổ ngân sách vốn và ngân sách hoạt động cần phải thực hiện thống nhất nhằm đảm bảo phân bổ hợp lý nguồn lực

• Các quan hệ và quy định về trách nhiệm phải rõ ràng, bao gồm cả việc ủy

quyền và quan hệ báo cáo hành chính rõ ràng

• Quan hệ quy định về trách nhiệm phải hết sức rạch ròi, có các kế toán viên

theo dõi quá trình chi tiêu ngân sách của chính họ và chịu trách nhiệu về việc sử dụng đúng theo quy trình và giá trị tiền bạc của các khoản chi tiêu đó.

• Có những quy trình kiểm toán độc lập và chất lượng cao để có phản hồi kịp thời vào quy định pháp luật liên quan đến chi tiêu chính phủ

Ngược lại, khi các quy trình và thể chế hoạch định chính sách, kế hoạch và ngân sách phân tán rời rác, việc cải thiện về mặt kỹ thuật không có khả năng đủ củng cố hợp lý cho hệ thống hoạch định và phân bổ ngân sách Hơn nữa, để có những cải thiện đáng kể sẽ rất mất thời gian và đòi hỏi phải có sự hỗ trợ cao của chính phủ và các hệ thống thưởng phạt phù hợp

Cải thiện việc lập hệ thống kế hoạch và ngân sách phản ánh các cấp khác nhau của chính phủ Cần phải đạt đựợc sự nhất trí về mục tiêu và quy trình cũng nhu kế hoạch của những người sẽ thực thi các kế hoạch đó thông qua các quy trình lên kế hoạch có tính tổng thể

Vì vậy , một hệ thống lập kế hoạch và ngân sách hiệu quả dường như tạo ra các động lực tích cực đối với tất cả các đối tượng tham gia chính

4.2 Kế hoạch cải cách hành chính

Với trình độ lạc hậu của nền kinh tế,sức ì của cơ chế quan liêu bao cấp , sự chậm chạp và chưa sẵn sàng hội nhập quốc tế của đất nước,trong khi đó xu hướng toàn cầu hoá ngày càng mãnh liệt bao trùm tất cả các hoạt động từ kinh tế, chính trị, khoa học và công nghệ, xã hội, văn hoá và môi trường, Chính phủ đã đề ra chiến lược phát triển kinh tế xã hội mang tên “ chiến lược đẩy mạnh công nghiệp hoá, hiện đại hoá theo định hướng xã hội chủ nghĩa, xây dựng nền tảng để đến năm 2020 nước ta cơ bản trở thành một nước công nghiệp”

Bên cạnh những chiến lược phát triển kinh tế , các cơ quan hành chính cũng có những bước cải cách hành chính cụ thể phù hợp với sự phát triển của nền kinh tế Do những thói quen và sự trì trệ còn tồn lại dai dẳng từ nền hành chính tập trung bao cấp đã ăn sâu vào nếp nghĩ, cách làm của đội ngũ cán bộ công chức, đặc biệt là những người được hưởng lợi

từ nền hành chính cũ, sẽ làm cản trở công cuộc cải cách hành chính (CCHC) và gây khó khăn trong việc thực hiện để có thể vượt qua những ảnh hưởng và tồn tại của cơ chế cũ và điều chỉnh thích nghi với cơ chế thị trường Đồng thời, thực hiện CCHC ở Việt Nam sẽ gặp phải vấn đề thiếu kiến thức và kinh nghiệm quản lý nhà nước khi xây dựng nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa

Chương trình tổng thể CCHC nhà nước nhằm mục tiêu từng bước thay thế cơ chế quản lý tập trung bao cấp bằng cơ chế mới phù hợp với nền kinh tế thị trường định hướng

xã hội chủ nghĩa Chương trình tổng thể CCHC nhà nước dựa trên 4 chiến lược có sự gắn kết chặt chẽ với nhau:

- Cải cách thể chế tăng cường hiệu lực của luật pháp và hiệu quả cung cấp dịch

vụ công;

- Cải cách tổ chức bộ máy, xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý trong đó xác định rõ trách nhiệm của từng đơn vị thành viên, cá nhân;

- Đổi mới, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, sắp xếp hợp lý cơ cấu công chức, nâng cao hiệu quả công tác quản lý, chế độ đãi ngộ cán bộ công chức;

- Và cải cách tài chính công, đổi mới cơ chế phân cấp quản lý tài chính và ngân sách Mục tiêu tổng thể của chương trình CCHC nhà nước là đến năm 2010 xây dựng một nền hành chính dân chủ, trong sạch, chuyên nghiệp, hoạt động có hiệu lực, hiệu quả theo nguyên tắc nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa dưới sự lãnh đạo của Đảng

Nhằm đạt mục tiêu nói trên, Kế hoạch hành động CCHC đã lựa chọn 4 lĩnh vực :

- Tổ chức bộ máy: sắp xếp nhằm hợp lý cơ cấu tổ chức của Bộ, giảm bớt sự chồng chéo về chức năng, nhiệm vụ Tăng cường năng lực nhằm đẩy mạnh phân cấp (trong giai đoạn tiếp theo);

- Thể chế: tăng cường các chức năng quản lý nhà nước, dựa chủ yếu vào việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý và đề xuất các quy chế làm việc mới theo nguyên tắc ISO;

- Nguồn nhân lực: Xây dựng hệ thống quản lý nguồn nhân lực và lập kế hoạch đào tạo tăng cường năng lực nhằm xây dựng một nền công vụ vững mạnh;

- Cải cách quản lý tài chính công

5 Đề xuất hình thức lập kế hoạch theo mục tiêu

5.1 Khái niệm:

Lập kế hoạch theo mục tiêu là cách thức lập kế hoạch sử dụng các phương pháp tiếp cận theo khung lôgíc Đây một phương pháp được sử dụng rộng rãi trên thế giới như một công cụ thiết kế và lập kế hoạch hiệu quả bởi những đặc điểm ưu việt sau:

- Đây là phương pháp có sự tham gia, có nghĩa là các đối tác và các đối tượng hưởng lợi trực tiếp tham gia vào tất cả các khâu phân tích và lập kế hoạch do vậy đảm bảo tính tự chủ và hỗ trợ tốt cho quá trình thực hiện;

- Phương pháp này giúp xác định các mục tiêu rõ ràng ở các cấp độ khác nhau;

- Phương pháp này sử dụng các chỉ số xác định mức độ hoàn thành các mục tiêu

và nhờ đó tạo điều kiện cho công tác giám sát và đánh giá dựa theo kết quả;

- Lập kế hoạch theo khung lôgíc áp dụng phương pháp phân tách công việc, liên

hệ một cách lôgíc giữa các hoạt động với mục tiêu cần đạt được và do vậy tạo cơ sở cho việc lập kế hoạch hoạt động chi tiết cho từng năm, tháng, tuần hoặc kế hoạch hàng ngày nếu muốn;

- Phương pháp này cho phép xác định rõ trách nhiệm và các nhiệm vụ cụ thể cho tất cả các thành viên Ban quản lý dự án cũng như đối với từng cá nhân

5.2 Các bước lập kế hoạch

- Xác định và thống nhất các ưu tiên: xác định những vấn đề và các hoạt động

ưu tiên nhằm giải quyết các nhu cầu cuả cơ quan hành chính và có ảnh hưởng trực tiếp đến các dịch vụ công theo yêu cầu của các đối tượng hưởng lợi Việc xác định các ưu tiên ngay

từ đầu có vai trò quan trọng đối với tinh thần cam kết và tính tự chủ trong quá trình triển khai thực hiện sau này.

- Sự tham gia của các đối tác: Căn cứ vào các ưu tiên đã được lựa chọn đưa ra các nhóm lập kế hoạch chiến lược có sự tham gia của các tổ chức khác

- Dự thảo Kế hoạch hành động: Các nhóm lập kế hoạch dự thảo kế hoạch hành động chiến lược theo khung lôgíc gồm các mục tiêu, kết quả, chỉ số đánh giá, các hoạt động chính, nguồn lực thực hiện, thời gian cho các hoạt động ưu tiên của bộ ngành cơ quan chính phủ

- Quá trình tham vấn: Trong quá trình dự thảo, kế hoạch hành động do từng nhóm lập kế hoạch chuẩn bị được chỉnh sửa và hoàn thiện sau khi tham vấn ý kiến với đơn

vị chủ quản và các đối tác liên quan

- Phổ biến triển khai thực hiện :Quá trình phổ biến, quán triệt nội dung của Kế hoạch hành động CCHC được thực hiện ngay sau khi bản Kế hoạch được duyệt

- Triển khai thực hiện Kế hoạch hoạt động chi tiết, sử dụng phương pháp phân tách công việc được xây dựng trên cơ sở tính tự chủ và sự cam kết của các đối tác tham gia thực hiện được đảm bảo

5.3 Các giai đoạn thực hiện:

Phương pháp khung lôgíc thường được áp dụng trong 2 giai đoạn: giai đoạn phân tích và giai đoạn thiết kế chương trình, dự án:

*) Giai đoạn phân tích:

Giai đoạn này bao gồm quá trình phân tích trạng thái hiện tại, sau đó xác định những mục tiêu để cải thiện trạng thái đó

Quá trình phân tích trạng thái hiện tại tập trung vào những vấn đề và những khó khăn gặp phải nhằm xác định những lĩnh vực hoạt động kém hiệu quả, những kết quả chưa đạt yêu cầu và những yếu kém về năng lực hoạt động của các đơn vị, những quy định chưa hoàn thiện và như vậy cung cấp thông tin rõ ràng làm cơ sở đề xuất những thay đổi có thể triển khai, cơ chế giám sát, đánh giá hợp lý

Các mục tiêu được xây dựng trên 2 cấp độ: những mục tiêu phát triển dài hạn, tương

tự như mục tiêu tổng thể và những mục tiêu cụ thể trước mắt

- Mục tiêu phát triển hay mục tiêu chỉ đạo, xác định phương hướng mà không cho biết đích đến cuối cùng dự kiến Những mục tiêu chỉ đạo là những tuyên bố về sứ mệnh hoặc như những ngôi sao chỉ đường đến mục tiêu dài hạn cuối cùng

- Mục tiêu trước mắt là hình ảnh thực tế chúng ta mong muốn đạt được sau khi kết thúc kế hoạch và sử dụng các tiêu chí SMART để xây dựng

*) Giai đoạn thiết kế chương trình, dự án:

Ở giai đoạn này, trạng thái hiện tại đã được mô tả kỹ càng trong Báo cáo nghiên cứu điều tra cơ bản hoặc kết quả phân tích vấn đề và tương lai mong muốn cũng đã được phác thảo dưới dạng các mục tiêu, trong đó các mục tiêu trước mắt tạo nên hình ảnh hiện thực

trong tương lai Giai đoạn thiết kế giải quyết vấn đề làm thế nào để đi từ hiện tại đến tương lai.Các khái niệm và mối quan hệ trong khung lôgíc được thể hiện trong ma trận kế hoạch

Một trong những yêu cầu cơ bản trong công tác lập kế hoạch, đó là quy trình và kỹ thuật lập kế hoạch Trong đó, bao gồm 4 bước chính là: xây dựng kế hoạch; kỹ năng lập kế hoạch tổng hợp; xác định và chuẩn bị các nguồn lực vật chất, nguồn lực con người; các yếu

tố cấu thành sức mạnh của tổ chức Tuy nhiên, khi xem xét vấn đề này, chúng ta cần tính tới yếu tố lịch sử Đất nước chúng ta xuất phát từ một nền kinh tế kế hoạch, nên hai chữ “kế hoạch” đến nay vẫn còn đè nặng theo kiểu tư duy định lượng: phát triển bao nhiêu cây, bao nhiêu con, bao nhiêu tấn, tạ…Việc đưa ra các mục tiêu bằng những con số quá cụ thể trong điều kiện đất nước đang chuyển dần sang nền kinh tế thị trường rõ ràng đã không còn phù hợp

Vì vậy , các tổ chức nói chung và cơ quan hành chính nói riêng cần giảm bớt các khâu trong quá trình hoạch định nên chú trọng đến việc ra quyết định trên cơ sở các mục tiêu nên "Hoạch định không ngừng và thường xuyên ra quyết định"

II CHỨC NĂNG TỔ CHỨC TRONG CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

1) Đặc điểm cơ cấu tổ chức của cơ quan hành chính

1.1) Tính chuyên môn hoá:

Chuyên môn hoá công việc là sự phân chia một công việc phức tạp thành các công việc đơn giản, mang tính độc lập tương đối để giao cho từng người phụ trách Sự chuyên môn hoá là một cách thức hữu hiệu để tối ưu hoá kết quả hoạt động của tổ chức, nhờ vào việc đơn giản hoá các công việc và biến mỗi người thành chuyên gia trong một số khâu nhất định Đối với cơ quan hành chính, đây là một yêu cầu tất yếu nhằm hoàn thành chức năng, nhiệm vụ của mình – quản lý nhà nước về mọi lĩnh vực của đời sống xã hội (kinh tế, văn hoá, giáo dục, y tế, an ninh, quốc phòng,…) trên phạm vi lãnh thổ rộng lớn về mặt địa lý (59 tỉnh và 4 thành phố trực thuộc trung ương) và phức tạp về thành phần dân cư ( khác nhau về giới tính, độ tuổi, dân tộc, tôn giáo…) Công việc đó được phân chia một cách khoa học và

có hệ thống từ trung ương đến địa phương, theo từng cấp, từng ngành, từng lĩnh vực, cụ thể hoá cho từng vị trí công tác Nhờ đó, loại bỏ được những chồng chéo, trùng lắp giữa các cơ quan, các bộ phận trong quá trình hoạt động nhưng vẫn đảm bảo sự thống nhất về cơ cấu tổ chức của cung một loại cơ quan trên những địa bàn, cấp, lĩnh vực khác nhau Mỗi cán bộ, công chức trong cơ quan hành chính phải đảm bảo những tiêu chuẩn nhất định về trình độ năng lực, chuyên môn nghiệp vụ tương ứng với vị trí công tác Mỗi vị trí công tác được giao phó một hoặc một số công việc cụ thể Đối với những vị trí quan trọng như Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Chủ tịch UBND các cấp, các công việc này được cụ thể hoá thành các điều luật như: Điều 114 và 116 của Hiến pháp năm 1992 (được sửa đổi, bổ sung năm 2001) quy định về Nhiệm vụ và quyền hạn của Thủ tướng Chính phủ ,của Bộ trưởng và Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ Hoặc Điều 124 quy định chung về nhiệm vụ của Chủ tịch UBND

1.2 Phân chia cơ quan thành các bộ phận:

Chuyên môn hoá là cơ sở để tiến hành sự hợp nhóm các công việc, nhiệm vụ và chức năng hoạt động của tổ chức theo chiều ngang để giao cho những nhà quản trị phụ trách, hình thành nên mô hình tổ chức theo bộ phận: mô hình tổ chức đơn giản, mô hình tổ chức theo chức năng, hoặc mô hình tổ chức hỗn hợp Các cơ quan hành chính tuỳ theo chức năng, thẩm quyền hoạt động có thể tổ chức theo 2 mô hình cơ bản là: theo chức năng

và mô hình tổ chức hỗn hợp Cụ thể:

*) Đối với các cơ quan hành chính có thẩm quyền chung (Chính phủ và UBND các cấp): Do phải quản lý mọi mặt của đời sống xã hội trên một phạm vi địa lý nhất định nên các cơ quan này được tổ chức theo mô hình tổ chức theo chức năng Trong mỗi cơ quan, người đứng đầu điều hành và chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của đơn vị mình phụ trách Đồng thời, các thành viên khác sẽ đảm nhận chuyên về một lĩnh vực hoạt động như lĩnh vực kế hoạch, tài chính, … hoặc ngành cụ thể như ngành nông nghiệp, giao thông vận tải…

Ví dụ: Cơ cấu tổ chức của Chính phủ bao gồm: Thủ tướng, các Phó Thủ tướng, các

Bộ trưởng và các thành viên khác Thủ tướng Chính phủ chịu trách nhiệm điều hành và báo cáo các hoạt động của Chính phủ trước Quốc hội, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội , Chủ tịch nước Phó thủ tướng làm việc theo sự phân công của Thủ tướng Bộ trưởng và các thành viên khác chịu trách nhiệm quản lý nhà nước về ngành , lĩnh vực mình phụ trách trong phạm

vi cả nước

Tương tự như Chính phủ, UBND các cấp cũng tổ chức theo mô hình này, nhưng về

số lượng các thành viên chỉ giới hạn từ 3 đến 11 thành viên (Số lượng cụ thể được quy định

tại điều 122 luật tổ chức HĐND và UBND và tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể của từng địa phương) bao gồm Chủ tịch, các Phó chủ tịch và các Uỷ viên

*) Đối với các cơ quan có thẩm quyền riêng (Bộ, các cơ quan ngang Bộ; Sở phòng ban thuộc UBND các cấp) :

Các cơ quan hành chính có thẩm quyền riêng quản lý nhà nước về một ngành hay lĩnh vực công tác Trong mỗi cơ quan có các bộ phận đảm nhiệm chức năng riêng về tài chính, kế hoạch, nhân sự… đảm bảo hoạt động thông suốt của tổ chức Đồng thời, do phạm

vi hoạt động trên toàn quốc (Bộ và cơ quan ngang Bộ) hoặc địa phương (UBND các cấp) nên cần phải có những bộ phận riêng ở các cấp khác nhau Có thể thấy rõ điều này qua ví dụ

về cơ cấu tổ chức của Bộ tài chính như sau:

Cơ cấu tổ chức của bộ tài chính bao gồm: Vụ, Văn phòng Bộ, thanh tra Bộ, Cục thuộc Bộ, Tổng cục thuộc Bộ, Tổ chức sự nghiệp có thu thuộc Bộ Trong đó:

- Vụ: được tổ chức để tham mưu giúp Bộ trưởng quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực theo hướng một vụ được giao nhiều việc, nhưng một việc không giao cho nhiều vụ :Vụ Ngân sách Nhà nước, Vụ tài chính - Hành chính-sự nghiệp

- Văn phòng Bộ có chức năng giúp Bộ trưởng tổng hợp, điều phối hoạt động các tổ chức của Bộ theo chương trình, kế hoạch làm việc và thực hiện công tác hành chính quản trị đối với các hoạt động của cơ quan b

- Thanh tra Bộ có chức năng thực hiện quyền thanh tra phạm vi quản lý nhà nước của Bộ theo quy định của pháp luật về thanh tra

- Cục thuộc Bộ được tổ chức để thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước chuyên ngành thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ

- Tổng cục thuộc Bộ được tổ chức để thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước theo chuyên ngành lớn, phức tạp không phân cấp cho địa phương, do Bộ trực tiếp phụ trách và theo hệ thống dọc từ trung ương đến địa phương trong phạm vi toàn quốc Ví dụ Tổng cục thuế

- Đối với Tổng cục thuế: Là cơ quan quản lý nhà nước về chuyên ngành thuế Bên cạnh các bộ phận có chức năng chung như: Các ban, Trung tâm, Tạp chí thuế…thì tuỳ theo phạm vi địa lý, ở mỗi tỉnh có Cục thuế tỉnh, ở huyện có Chi cục thuế thuộc huyện

1.3 Số cấp quản trị và cơ cấu tổ chức theo hình tháp

Các cơ quan hành chính nhà nước được tổ và hoạt động trên cơ sở pháp luật và để thực hiện pháp luật Cơ sở cho mọi hoạt động của cơ quan hành chính là pháp luật và hoạt động của các cơ quan này nhằm đảm bảo pháp luật nhà nước được thực thi trong toàn xã hội Vì thế, có thể nói môi trường hoạt động của các cơ quan này mang tính ổn định cao, tuân theo tính ổn định của các quy định pháp luật, trong đó có các quy định về chức năng và nhiệm vụ cụ thể của các cơ quan này Hoạt động đó không giới hạn trong một địa phương, một vùng mà thống nhất trên toàn lãnh thổ Do đó cơ quan hành chính nhà nước được tổ chức theo cơ cấu hình tháp Đây là loại cơ cấu có rất nhiều cấp bậc quản trị Các cấp bậc này chủ yếu được phân chia theo phạm vi thẩm quyền và có quan hệ với nhau theo chiều dọc