bài giảng kinh doanh thương mại - chương 3 quản trị mua hàng và dự trữ bán hàng

Nội dung công tác tạo nguồn mua hàng  Nghiên cứu nguồn hàng  Nghiên cứu thị trường nguồn hàng  Lựa chọn bạn hàng/nhà cung ứng  Lựa chọn phương thức mua hàng hợp đồng mua bán, mua qu

2 Phân loại

Theo khối lượng hàng hóa

+ Nguồn hàng chính: chiếm tỷ trọng lớn+ Nguồn hàng phụ: chiểm tỷ trọng nhỏ

+ Nguồn hàng trôi nổi:

2 PHÂN LOẠI

 Theo nơi sản xuất

- Nguồn trong nước

+ Hàng từ sản xuất nông nghiệp:

 mang tính thời vụ, chịu ảnh hưởng của thời tiết

 thời gian lưu thông ngăn, bảo

quản khó khăn

+ Hàng từ sản xuất công nghiệp:

 khả năng đổi mới cao

 sử dụng CN nhiều vào SX SP

 ít phụ thuộc vào tự nhiên, khối lượng lớn

+ Hàng từ sản xuất tiểu thủ công nghiệp:

 mang nhiều đặc trưng của địa phương

 sử dụng NVL của địa phương -SP

- Nhập khẩu

+DNTM tự nhập khẩu

+DNTM nhận hàng nhập khẩu chuyên doanh

+DNTM là đại lý hoặc nhận bán hàng trả chậm cho các hãng nước ngoài

- Nguồn hàng tồn kho

 Theo điều kiện địa lý

+ Theo các miền của đất nước

+ Theo cấp tỉnh, thành phố

+ Theo các vùng

3 YÊU CẦU VÀ VAI TRÒ CỦA NGUỒN HÀNG

 Yêu c ầu đối với DN trong công tác tạo nguồn

ha ̀ng:

- Nhanh nhạy, chính xác, và kịp thời

- Có tầm nhìn xa, thấy được xu hướng phát

II QUẢN TRỊ MUA HÀNG

1a Khái niệm tạo nguồn và mua hàng

Tạo nguồn hàng : là tất cả các hình thức, phương pháp tác

động tới nguồn hàng nhằm có được số lượng, cơ cấu hàng hóa phù hợp với nhu cầu kinh doanh

Mua hàng:

- là việc doanh nghiệp tập trung hàng hóa từ các nguồn

hàng khác nhau đưa vào DNTM

- là khâu đầu tiên giúp DN tiến hành các nghiệp vụ tiếp

- theo: Tiếp nhận, dự trữ - bảo quản, và bán hàng

1b Tác dụng của việc Mua hàng

 Là điều kiện để DN thực hiện hoạt động

kinh doanh ( mua được hàng thì mới có

 Vai tro ̀ của nguồn hàng đối với DN

- Ảnh hưởng tới khối lượng hàng hóa bán ra Không phải quyết định khối lượng hàng sẽđược bán ra

- Quyết định đến tốc độ bán hàng hóa

- Đảm bảo tính ổn định kịp thời của việc cung cấp hàng hóa

III QUẢN TRỊ MUA HÀNG

2 Nội dung công tác tạo nguồn mua hàng

 Nghiên cứu nguồn hàng

 Nghiên cứu thị trường nguồn hàng

 Lựa chọn bạn hàng/nhà cung ứng

 Lựa chọn phương thức mua hàng ( hợp đồng mua bán, mua qua đại lý, mua thỏa thuận…)

 Thực hiện hoạt động mua hàng

( vận chuyển, tiếp nhận, bảo quản hàng hóa)

2.1 NGHIÊN CỨU NGUỒN HÀNG

2.1.1 Phân loại (đã giới thiệu ở phần trước)

2.1.2 Nội dung nghiên cứu nguồn hàng

Đối với Nhà sản xuất có quan hệ M-B

 Khả năng sản xuất

 Chất lượng, giá thành & giá bán buôn sản phẩm đó

 Khả năng thực hiện hợp đồng M-B

 Khả năng đảm bảo nhu cầu NVL cho sản xuất

2.1.3 Phương pháp nghiên cứu

a Nghiên cứu Mặt hàng

Tình hình, khả năng sản xuất; Tình hình tiêu thụ; Nhà sản xuất

b Nghiên cứu Đơn vị sản xuất

Số lượng, chất lượng, giá thành sản phẩm

Công nghệ sản xuất, quy mô sản xuất, trình độ quản lý …

2.2 NGHIÊN CỨU THỊ TRƯỜNG MUA HÀNG

 Năng lực cung ứng: số lượng, chất lượng, thời gian, địa điểm, giá cả.

 Nhà cung ứng: DN tự sản xuất hay qua trung gian

 Lựa chọn thị trường mua hàng:

TR= (Px – Py) x Q Nếu TR>0 và sau khi trừ chi phí vận chuyển, chi phí trả lãi vay ngân hàng (nếu có), chi phí trượt giá (do yếu tố lạm phát), chi phí đóng thuế, mua bảo

hiểm cho hàng hóa…mà thấy có lãi thì DN sẽ chọn mua hàng của thị trường X.

2.2 NGHIÊN CỨU THỊ TRƯỜNG MUA HÀNG

 Cách xác định khối lượng hàng cần mua:

Q= Xkh + Dck – Dđk

Trong đó

Q : khối lượng hàng cần mua tính theo từng loại, trong kỳ kế hoạch

X kh: khối lượng hàng bán ra kỳ kế hoạch ( tính theo từng loại)

Dck: khối lượng hàng cần dự trữ cuối kỳ kế hoạch

Ddk: khối lượng hàng dự trữ còn lại đầu kỳ kế hoạch

+ Nhược điểm: có thể gặp rủi ro

nếu không nắm chắc các điềukhoản trong hợp đồng

2.3.2Mua hàng qua đại lý

- DN thực hiện gom hàng thông qua hệ thống đại lý; đại lý

độc quyền, đại lý hoa hồng, tổng đại lý…

+Ưu điểm: Không phải đầu tư cơ sở vật chất; tìm hiểu thị

trường ít rủi ro hơn; giảm bớt 1 số chi phí (vận tải, đóng gói)

+Nhược điểm: khả năng tiếp xúc trực tiếp với khách hàng

bị hạn chế; Lợi nhuận bị chia sẻ;

 Hàng hóa: khối lượng lớn

 Gần nơi giao, nơi mua hàng

 Khối lượng hàng hóa phải phù hợp với diện tích kho

2.5 TỔ CHỨC VẬN CHUYỂN HÀNG HÓA

2.5.1 CÁC PHƯƠNG THỨC VẬN C HUYỂN

 Vận chuyển qua kho: NSX-Kho TM-Cửa hàng bán lẻ

Đặc điểm:

+ Tăng chi phí lưu thông

+ Chậm và tốn kém hơn so với vận chuyển thẳng

 Nơi nhận hàng có quy mô nhỏ

 Địa điểm nhận hàng quá xa nơi sx

 Mặt hàng kinh doanh cần: lựa chọn, phân loại, gia công….

 DNTM ở nơi k thuận tiện cho vận chuyển

2.5.2 HỢP ĐỒNG VẬN CHUYỂN

 Hợp đồng dài hạn

Thời hạn: >1 năm

Phạm vi ký kết:

 Khối lượng hàng từ >5000 tấn/năm: đường sắt, tàu thủy

 Khối lượng hàng từ >3000 tấn/năm: thuyền

 Khối lượng hàng từ >1000 tấn/năm: ôtô

2.5.2 HỢP ĐỒNG VẬN CHUYỂN

 Hợp đồng ngắn hạn

Thời hạn: 1 quý or 1 tháng (phù hợp với kế hoạch

lưu chuyển hàng hóa)

Phạm vi ký kết:

 Khối lượng hàng từ 100-5000tấn/năm:đường sắt, thủy

 Khối lượng hàng từ 20-3000tấn/năm: thuyền

 Khối lượng hàng từ 10-1000tấn/năm: ô tô

2.5.3 BIỆN PHÁP TĂNG NĂNG SUẤT VẬN CHUYỂN

 Cải tiến bao bì: nâng cao hệ số sử dụng trọng tải xe

 Chất xếp hàng hóa khoa học, hợp lý

 Xếp thành chồng: tiết kiệm diện tích, hàng đóng

vào các hòm, kiện…

 Bốc dỡ hàng hóa

 Phân loại lực lượng bốc dỡ

 Sử dụng máy móc, thiết bị tham gia bốc dỡ

Biện pháp tốt nhất rút ngắn Tbq 1 chuyến xe chạy

 Giảm bớt quãng đường xe chạy không có hàng

- Phân bố khối lượng hàng vận chuyển

- Tránh vận chuyển thừa, đường lòng vòng

3 C = : Cự ly bình quân 1 chuyến xe

Với: Q là KL vận chuyển bq theo chuyến

4 H = : Hệ số sử dụng quãng đường xe chạy

5 Thời gian 1 chuyến xe chạy

Với: T thời gian làm việc trung bình trong ngày của xe

t : thời gian 1 chuyến xe chạy

C

V

T

t

2.6 NGHIỆP VỤ TIẾP NHẬN HÀNG HÓA

2.6 NGHIỆP VỤ TIẾP NHẬN HÀNG HÓA

2.6.1 Nguyên tắc kiểm tra hàng hóa khi tiếp nhận

 Căn cứ kiểm tra hàng hóa: theo tiêu chuẩn của NN hoặc Hợp đồng mua bán và mẫu hàng

 Thời gian kiểm tra: ngay khi giao nhận

 Nơi kiểm tra: tại nơi giao nhận 2 bên quy định

 Hình thức, phương pháp kiểm tra:

 Đại diện

 Toàn bộ lô hàng

2.6 NGHIỆP VỤ TIẾP NHẬN HÀNG HÓA

2.6.2 Nghiệp vụ tiếp nhận hàng hóa

1) Tiếp nhận về số lượng

• Lô hàng đồng nhất:

>1000 hòm kiện: kiểm tra 3%

<1000 hòm kiện: kiểm tra 5%

• Lô hàng không đồng nhất

Nếu có thể phân nhóm: kiểm tra như trên

<10 hòm kiện: kiểm tra toàn bộ

2) Tiếp nhận theo chất lượng

Kiểm tra hàng theo mẫu

2.6 NGHIỆP VỤ TIẾP NHẬN HÀNG

2.6.2 Nghiệp vụ tiếp nhận

3) Xử lý hàng thừa, thiếu, không đảm bảo chất lượng

 Lô hàng chênh <3% o so với chứng từ giao hàng: nếu kiểm tra toàn bộ và

 Lô hàng chênh <5% o so với chứng từ giao hàng: với kiểm tra đại diện: THÌ NHẬN HÀNG THEO CHỨNG TỪ

4) Lập chứng từ nhận hàng

• Hàng có chứng từ: người nhận hàng ký tên vào

chứng từ và giao cho người giao hàng

• Hàng không có chứng từ: lập biên bản tiếp nhận

3 QUẢN TRỊ NGHIỆP VỤ TẠO NGUỒN, MUA

HÀNG

- Lập các phương án Mua – Bán tối ưu

- Đánh giá hoạt động mua hàng:

+ Số lượng, chất lượng hàng nhập thực tế với

HĐ ký kết??

+ Chi phí mua hàng thực tế so với dự tính

+ Mức lợi nhuận đạt được so vớmn i KH đưa ra??

IV DỰ TRỮ HÀNG HÓA

1 Khái niệm

- Dự trữ hàng hóa : trạng thái sản phẩm chưa

được sử dụng hoặc ngưng đọng trong quá trình

- Xác định lượng, cơ cấu hàng hóa dự trữ tối

ưu (đủ về lượng,tối ưu về chất,đồng bộ về cơcấu, thời gian hợp lý)

Nguyên tắc xác định:

+ NT tối đa, tối thiểu

+ NT từ cụ thể đến toàn bộ

- Nguồn vốn: mức độ huy động, sử dụng vốn

- Tính toán nhu cầu về diện tích kho hàng

2 Nội dung kế́ hoạch dự trữ hàng hóa

3 PHÂN LOẠI DỰ TRỮ HÀNG HÓA

3.1 CĂN CỨ VÀO VAI TRÒ, TÁC DỤNG CỦA DỰ TRỮ HÀNG HÓA

3.1.1 D Ự TRỮ THƯỜNG XUYÊN

 Dtx là lượng hàng hóa dự trữ chủ yếu,

để thỏa mãn nhu cầu thường xuyên, đều đặn của khách hàng giữa 2 kỳ nhập

hàng liên tiếp nhau.

- Tck: khoảng cách giữa 2kỳ nhập hàng liên ti ếp

- Dtx MAX: nhập hàng

- Dtx MIN: trước kỳ nhập hàng tiếp sau

 Công thức:

Dtx = Xbq Tck

Xbq : khối lượng hàng bán ra (tấn/ngày))

Tck : chu kỳ nhập hàng (ngày)

3.1.2.D Ự TRỮ BẢO HIỂM

trữ đề phòng các rủi ro: hàng

k đảm bảo chất lượng, nhập

chậm…

- Dbh cần khi Dtx bị thiếu hụt và chỉ cần 1 lượng vừa đủ

3.2 CĂN C Ứ VÀO HÌNH THÁI TỰ NHIÊN CỦA HÀNG HÓA

3.3 CĂN CỨ THEO ĐẶC ĐIỂM VÀ QUÁ TRÌNH

CHU CHUYỂN HÀNG HÓA

3.3.1 Dự trữ lưu thông

Hàng hóa đang trong quá trình chuyển từ

n ơi SX- TD.

 D ự trữ các thành phẩm: DNSX

 D ự trữ hàng trên đường vận chuyển

 D ự trữ hàng trong mạng lưới kinh doanh, kho hàng: DNTM

4 CÁC CHỈ TIÊU DỰ TRỮ

4.1 Chỉ tiêu tuyệt đối

- Phản ánh qua khối lượng hiện vật

dự trữ

- Là căn cứ xây dựng: KH Vận

chuyển, KH lưu chuyển, kho bãi…

4.2 Chỉ tiêu tương đối

- Phản ánh qua thời gian dự trữ hàng

(đvt: ngày)

- Là căn cứ xác định: nhu cầu vốn, KH

nhập hàng, thời gian bảo quản hàng

4.3 Chỉ tiêu giá trị

- Cơ sở xây dựng: KH Vốn, CP, giá thành sản phẩm

5 CHI PHÍ LIÊN QUAN TỚI LƯỢNG

HÀNG DỰ TRỮ

5.1 Chi phí thu mua – vận chuyển

- Chi phí vận chuyển, bốc dỡ

- Chi phí tiếp nhận hàng, xếp hàng vào kho

Thay đổi tỷ lệ thuận với lượng hàng mua

- Chi phí thủ tục mua hàng: đơn hàng, liên hệ với nhà cung cấp

Cố định, k phụ thuộc vào lượng hàng đặt mua

5.2 Chi phí bảo quản

• Hàng hóa giảm về số lượng và chất lượng

- Tăng nhanh quá trình vận động hàng hóa

từ SX- TD

- Giảm các CP lưu thông

5 CHI PHÍ LIÊN QUAN TỚI LƯỢNG

HÀNG DỰ TRỮ

6 CHI PHÍ LIÊN QUAN T ỚI KHÂU DỰ TRỮ

6.2 Chi phí sụt giá hàng trong thời gian hàng dự trữ trong kho

+ Sụt giá do sp đã lỗi thời

+ Sụt giá do hàng hóa bị hư hỏng: vỡ nát, trộm cắp, phá hủy bởi các loài gặm

nhấm….

6.3 Chi phí cho công tác quản trị

- CP đi lại, liên hệ, thương lượng với nhà cung ứng của nhân viên công ty

- CP tiền lương: nhân viên kế toán

- CP thuê văn phòng…

6.4 Chi phí cơ hội

Khoản lợi tức mà đáng lẽ ra DN sẽ nhận được

nếu không đầu tư CP vào khâu dự trữ hàng hóa

6 CHI PHÍ LIÊN QUAN T ỚI KHÂU DỰ TRỮ

7 CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN DỰ TRỮ HÀNG

Nhân tố bên ngoài DN

 - Sản xuất: CNSX, QTSX

 -Tiêu dùng:quy mô, cơ cấu

 tiêu dùng; nhu cầu

 tiêu dùng

 - Khoa học – công nghệ:

 - Cơ sở hạ tầng

- Chính trị – Pháp luật

- Yếu tố tự nhiên:

IV QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO

1 Các khái niệm

- Hàng tồn kho: hàng đã qua nghiệp

vụ nhập kho, tính đến thời điểm nào đó, chưa qua nghiệp vụ xuất kho

- Kho hàng: nơi dự trữ, bảo quản,

bảo vệ hàng hóa dự trữ và xuất hàng.

2 PHÂN LOẠI HÀNG TỒN KHO

2.1 Theo cách quản lý hàng tồn kho

a) Tồn kho sổ sách

• Xác định thông qua phiếu xuất, nhập kho

* CT tính hàng tồn kho cuối kỳ:

Ođk + Ntk – Xt.k = Oc.k.s.s

Ođk: tồn kho đầu kỳ

Ntk: khối lượng hàng nhập kho trong kỳ Xtk: khối lượng hàng xuất kho trong kỳ

Ockss: tồn kho sổ sách cuối kỳ

2 PHÂN LO ẠI HÀNG TỒN KHO

2.1 Theo cách quản lý hàng tồn kho

2 PHÂN LOẠI HÀNG TỒN KHO

2.2 Theo giá trị của hàng tồn kho

 Kiểm soát thường xuyên: hàng có giá trị cao

 Kiểm soát định kỳ: hàng có giá trị trung bình và thấp

2.3 Theo chất lượng và mục đích sử dụng

- Hàng tồn kho thừa, thiếu

- Hàng chậm tiêu thụ

- Hàng ứ đọng: không bán được

- Hàng kém phẩm chất, hàng nhái

- Hàng mất phẩm chất: cần thanh lý ngay

3 QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO

- Tuân thu ̉ các nghiệp vụ nhập, xuất, bảo qua ̉n hàng hóa

- Xây dựng chế độ sổ sách của kho

- Quản lý hàng tồn kho thông qua Thẻ

kho (page 61)

- Nghiê ̣p vụ FIFO; FILO

V/ CÁC CHỈ TIÊU ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH

TỒN KHO VÀ DỰ TRỮ HÀNG HÓA TRONG DN

1.Tồn kho đầu kỳ kế hoạch

- THAD: Khi lập kế hoạch khi năm báo cáo chưa kết thúc thì người ta phải tính số tồn kho

đầu kỳ kế hoạch.

CÔNG THỨC:

Ođk = Ot.đ + Nh - Xt (tấn)

Ođk: tồn kho hàng đến đầu kỳ kế hoạch Otđ: tồn kho ở thời điểm kiểm kê (ngày x/…)

Nh:khối lượng sẽ nhập về từ ngày x/…hết năm

Xt: khối lượng hàng sẽ xuất bán từ thời

điểm kiểm kê đến hết năm

2 Dự trữ hàng hóa cuối kỳ kế hoạch

- Mục đích: bảo đảm có hàng bán liên tục khi bắt đầu thời kỳ kế hoạch tiếp mà DN chưa nhập được hàng về

3.Dự trữ hàng hóa tối đa và dự trữ hàng hóa tối thiểu

Với: mx là mức xuất bán bình quân 1 ngày đêm

của loại hàng hóa

Kc là chu kỳ nhập hàng của loại hàng hóa đó

4.Dự trữ hàng hóa bình quân trong kỳ

- Công thức:

Dbq = (Dđk + Dck) / 2

5.Cường độ dự trữ hàng hóa

• Ý nghĩa: cho biết mức độ dự trữ hàng hóa bình quân trong kỳ bằng bao nhiêu % so với lượng hàng bán

ra (hay doanh số bán) trong kỳ.

* Công thức:

I = Dbq / TR

6 SỐ VÒNG CHU CHUYỂN CỦA HÀNG HÓA QUA KHO

- Ý nghĩa: nếu số vòng chu chuyển càng lớn thì hàng hóa qua kho càng nhanh (Obq – giá trị (khối lượng) hàng tồn kho bình quân trong

kỳ, là không thay đổi)

- Công thức:

V = TR/Obq (vòng, lần)

7 THỜI GIAN CỦA 1 VÒNG CHU CHUYỂN

- Ý nghĩa: thời gian chu chuyển càng ngắn

thì càng tốt vì khi đó số ngày hàng ở trong

kho (tính từ lúc hàng nhập kho đến khi xuất

kho) sẽ ngắn, tức hàng bán được nhanh.

- Công thức:

NL.C = Tkh /V

NL.C = Tkh /V

Với:

NL.C là số ngày của 1 vòng chu chuyển

hàng hóa

Tkh là thời gian (tính từ lúc hàng nhập kho

đến lúc xuất bán) theo lịch của kỳ kế hoạch

V là số vòng chu chuyển của hàng hóa qua

kho

8 CHI PHÍ CHO 1 TẤN/NGÀY HÀNG LƯU KHO

Tkh: số ngày lưu kho theo lịch của kỳ

Obq: tồn kho hàng hóa bình quân

9 CHI PHÍ CHO 1 TẤN HÀNG QUA KHO

- Ý nghĩa: cho biết 1 tấn hàng khi xuất bán thì chịu bao nhiêu chi phí Chi phí mà càng thấp

thì hoạt động của kho càng có hiệu quả

BA ̀I TẬP

1 Xác định giá trị hàng hóa A ở ngày 24/09/10 sau

khi xuất kho Với các thông tin như sau:

- Ngày 1/7/10: tồn kho 150 tấn với

+ Ngày 20/8: xuất kho 250 tấn

+ Ngày 24/9: xuất kho 130 tấn

a/ FIFO (NHẬP TRƯỚC XUẤT TRƯỚC)