Đào tạo - bồi dưỡng kỹ năng phỏng vấn

Đào tạo - bồi dưỡng kỹ năng phỏng vấn

BỘ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH

VÀ XÃ HỘI

CƠ QUAN HỢP TÁC QUỐC TẾ

TÂY BAN NHA

MỤC LỤC

Trang Danh mục các từ viết tắt 3

3 Phân loại phỏng vấn thường sử dụng trong kiểm định chất lượng 7 3.1 Phân loại theo cách thực hiện 7 3.2 Phân loại theo tính chất phỏng vấn 7 3.3 Phân loại theo nội dung phỏng vấn 8 3.4 Phân loại theo số lượng đối tượng 8

4 Vị trí, vai trò của kỹ năng phỏng vấn đối với kiểm định viên chất

lượng dạy nghề 9

5 Nội dung, quy trình phỏng vấn trong quá trình kiểm định 10 5.1 Nội dung phỏng vấn 10 5.2 Quy trình phỏng vấn 11

6 Kỹ thuật biên tập các câu hỏi và tiến hành phỏng vấn 14 6.1 Biên tập câu hỏi phỏng vấn dạng hỏi-đáp 14 6.2 Kỹ thuật phỏng vấn 15

7 Các bước thực hiện kỹ năng phỏng vấn khi kiểm định chất lượng

7.1 Chuẩn bị 18 7.2 Tiến hành phỏng vấn 18 7.3 Biên tập sau khi phỏng vấn 19 Phần II: Thực hành kỹ năng phỏng vấn 19

1 Thí dụ về phỏng vấn một số nhóm đối tượng trong kiểm định

chất lượng dạy nghề 19

1.1 Phỏng vấn nhà tuyển dụng 19 1.2 Phỏng vấn các cựu học sinh, sinh viên 21

2 Những bài tập tình huống vận dụng kỹ năng phỏng vấn trong quá

trình kiểm định 22

3 Một số ưu nhược điểm và lưu ý khi sử dụng kỹ năng phỏng vấn

trong kiểm định 27 3.1 Ưu điểm 27 3.2 Hạn chế 27 3.3 Lưu ý khi sử dụng 28 Phần III: Hướng dẫn sử dụng tài liệu 29 Phụ lục 1: Một số câu hỏi gợi ý thường dùng khi nghiên cứu đánh

giá các tiêu chí, tiêu chuẩn kiểm định chất lượng cơ sở dạy nghề 31 Tµi liÖu tham kh¶o 49

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

CSDN Cơ sở dạy nghề AECID Cơ quan Hợp tác quốc tế Tây Ban Nha

LỜI NÓI ĐẦU

Nâng cao chất lượng dạy nghề để đáp ứng nguồn nhân lực trực tiếp sản xuất, phục vụ cho yêu cầu của sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá, hội nhập kinh tế quốc tế của đất nước là một trong những đột phá chiến lược giai đoạn 2011-2020 Kiểm định chất lượng dạy nghề là một trong những công cụ quan trọng để bảo đảm chất lượng dạy nghề Hoạt động kiểm định chất lượng dạy nghề ở Việt Nam bắt đầu từ năm 2008, còn rất mới mẻ đối với cả cơ quan quản lý và các cơ sở dạy nghề Do vậy, tăng cường năng lực cho công tác kiểm định chất lượng dạy nghề là một nhiệm vụ trọng tâm của hệ thống dạy nghề trong giai đoạn hiện nay

Một trong những yếu tố quyết định đến hiệu quả và chất lượng kiểm định là chất lượng đội ngũ kiểm định viên chất lượng dạy nghề Từ năm 2008 đến năm 2010, Tổng cục Dạy nghề đã đào tạo được gần 300 kiểm định viên chất lượng dạy nghề là những cán bộ, giáo viên, giảng viên, nhà nghiên cứu

có trình độ, kinh nghiệm trong lĩnh vực dạy nghề Tuy nhiên, để thực hiện kiểm định chất lượng đối với trên 1000 cơ sở dạy nghề và hàng nghìn chương trình dạy nghề, đòi hỏi tập trung đào tạo, phát triển nhanh số lượng, đồng thời nâng cao chất lượng của đội ngũ kiểm định viên chất lượng dạy nghề, đặc biệt

là các kỹ năng trong việc thực hiện kiểm định tại cơ sở dạy nghề

Được sự tài trợ của cơ quan hợp tác quốc tế Tây Ban Nha (AECID), Vụ Kiểm định chất lượng dạy nghề - Tổng cục Dạy nghề phối hợp với các chuyên gia thuộc Viện khoa học giáo dục Việt Nam - Bộ Giáo dục và Đào tạoxây dựng bộ tài liệu đào tạo kỹ năng cho kiểm định viên chất lượng dạy nghề,

để phục vụ cho việc tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng kiểm định viên chất lượng dạy nghề và là tài liệu tham khảo, nghiên cứu về kiểm định chất lượng dạy nghề ở Việt Nam

Bộ tài liệu có bẩy quyển, giới thiệu về bẩy kỹ năng chủ yếu cho kiểm định viên chất lượng dạy nghề, gồm:

- Kỹ năng thu thập thông tin và minh chứng

- Kỹ năng quan sát

- Kỹ năng hợp tác và làm việc theo nhóm

- Kỹ năng phỏng vấn

- Kỹ năng giải quyết mâu thuẫn

- Kỹ năng xây dựng sự tự tin

- Kỹ năng viết báo cáo kết quả kiểm định chất lượng dạy nghề

Kỹ năng phỏng vấn sẽ giúp cho kiểm định viên nắm được những kiến thức cơ bản và những công việc cụ thể khi thực hiện nhiệm vụ kiểm định trong đoàn kiểm định tại cơ sở dạy nghề

Trong tài liệu này có 7 kỹ năng được thiết kế tương đối độc lập, tuy nhiên trong kiểm định chất lượng các mô đun kỹ năng này được lồng ghép, thực hiện đồng bộ, không có ranh giới rõ rệt trong từng hoạt động của đoàn kiểm định

Bộ tài liệu đào tạo kỹ năng cho kiểm định viên chất lượng dạy nghề được biên soạn lần đầu tiên, nên khó tránh khỏi những khiếm khuyết, mong nhận được sự góp ý của các chuyên gia, nhà quản lý, các kiểm định viên chất lượng dạy nghề, các học viên và những ai quan tâm đến công tác này

Vụ Kiểm định chất lượng dạy nghề - Tổng cục Dạy nghề cám ơn cơ quan tài trợ AECID của Tây Ban Nha, cám ơn các chuyên gia, các cơ quan tổ chức có liên quan đã đóng góp công sức, trí tuệ cho sự ra đời bộtài liệu này./

VỤ KIỂM ĐỊNH CHẤT LƯỢNG DẠY NGHỀ

PHẦN I NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KỸ NĂNG PHỎNG VẤN

Trong quá trình khảo sát chính thức tại cơ sở dạy nghề (CSDN), các thành viên đoàn kiểm định sẽ phải dành khá nhiều thời gian để thu thập và kiểm tra sự hợp lý, hợp lệ của các thông tin, số liệu/tài liệu minh chứng thông qua cuộc phỏng vấn các đối tượng:

- Các thành viên của CSDN: Hiệu trưởng, phó hiệu trưởng, cán bộ quản

lý các đơn vị, bộ phận, giáo viên và học sinh - sinh viên của CSDN

- Các đối tượng khác: Cựu học sinh - sinh viên, người sử dụng lao động, những nhà tài trợ, đại diện cơ quan chủ quản của CSDN và đại diện của địa phương, ngành

Các kiểm định viên cần xác định trước trọng tâm, nội dung cần tìm hiểu

và cố gắng tiếp xúc phỏng vấn với càng nhiều người càng tốt trong khoảng

thời gian giới hạn cho phép

1 Mục tiêu

Sau khi học kỹ năng này, học viên đạt được:

1.1 Kiến thức: Nắm vững nội dung, quy trình, kỹ thuật và các bước tiến

hành phỏng vấn

1.2 Kỹ năng: Vận dụng được những kiến thức về phỏng vấn vào thực

hiện những nhiệm vụ kiểm định chất lượng dạy nghề

dạy nghề với thái độ nghiêm túc, thẳng thắn, dân chủ, kiên nhẫn; đảm bảo tính khách quan, trung thực trong quá trình phỏng vấn

2 Khái niệm

2.1 Phỏng vấn: Phỏng vấn là một cuộc đối thoại có chủ đích của người

phỏng vấn với người được phỏng vấn, trong đó người phỏng vấn nêu vấn đề, câu hỏi, người được phỏng vấn trả lời, trao đổi về vấn đề, câu hỏi đó

Phỏng vấn là quá trình ứng dụng của các kỹ năng giao tiếp cơ bản một cách cụ thể Thành công của cuộc phỏng vấn khi tiến hành kiểm định chất

lượng dạy nghề phụ thuộc vào sự nhạy bén, mức độ quan tâm, trình độ nghiệp

vụ của kiểm định viên

2.2 Kỹ năng phỏng vấn: Là khả năng thực hiện một nhiệm vụ phỏng

vấn nhất định, trên cơ sở những kiến thức và những phẩm chất đã có nhằm đạt được những mục tiêu của nhiệm vụ phỏng vấn đặt ra

3 Phân loại phỏng vấn thường sử dụng trong kiểm định chất lượng

3.1 Phân loại theo cách thực hiện

a) Theo Fitzgerald và Cox (1987), có hai loại phỏng vấn: phỏng vấn chính thức/trịnh trọng (formal interview) và phỏng vấn không chính thức/ thân mật (informal interview)

b) Theo cách thực hiện phỏng vấn có thể chia thành các loại:

- Phỏng vấn dạng trò chuyện: Người phỏng vấn và người được phỏng vấn cùng có mặt và cùng trao đổi về chủ đề do người phỏng vấn đưa ra Bối cảnh, không khí cuộc trò chuyện đóng vai trò quan trọng

- Phỏng vấn trực tiếp; Người phỏng vấn trực tiếp nêu câu hỏi, trao đổi với người được phỏng vấn và trực tiếp nghe câu trả lời, trao đổi (Hỏi - Đáp)

- Phỏng vấn bằng văn bản: Người phỏng vấn chuẩn bị các câu hỏi bằng văn bản, người được phỏng vấn cũng trả lời bằng văn bản - thường dùng khi những thông tin trong cuộc phỏng vấn tương đối phức tạp, người trả lời phỏng vấn không thể trả lời chính xác ngay lập tức

- Phỏng vấn qua điện thoại hoặc các phương tiện liên lạc khác: Khi một trong hai bên, hoặc cả hai bên không đủ thời gian cho một cuộc gặp trực tiếp

3.2 Phân loại theo tính chất phỏng vấn

Theo Babbie (1995) và Denzin (1978), có bốn loại phỏng vấn:

- Phỏng vấn theo những câu hỏi đã định sẵn (standardized interview):Người phỏng vấn chuẩn bị các câu hỏi gửi trước cho người được phỏng vấn hoặc người phỏng vấn trực tiếp nêu các câu hỏi đã chuẩn bị trước với người được phỏng vấn Loại phỏng vấn này có nhược điểm là nội dung phỏng vấn chỉ giới hạn ở những câu hỏi đã định sẵn

- Phỏng vấn không theo những câu hỏi đã định sẵn (unstandardized

interview): Người phỏng vấn gửi trước hoặc nêu vấn đề với người được phỏng vấn, trên cơ sở đó hai bên cùng trao đổi, người phỏng vấn chỉ gợi mở vấn đề cần trao đổi, người được phỏng vấn đưa ra các thông tin, nhận định, đánh giá về vấn đề người phỏng vấn đã nêu ra

- Phỏng vấn bán cấu trúc (semi-standardized interview): Phỏng vấn dựa theo danh mục các câu hỏi hoặc các chủ đề cần đề cập đến, tuy nhiên thứ tự

và cách đặt câu hỏi có thể tuỳ thuộc vào ngữ cảnh và đặc điểm của đối tượng

- Phỏng vấn nhanh: Phỏng vấn ngắn và tức thì của một người trước một

sự kiện (Nếu phỏng vấn nhiều người thì được gọi là micrô vỉa hè)

3.3 Phân loại theo nội dung phỏng vấn

- Phỏng vấn được trích dẫn: Người phỏng vấn nêu trích dẫn nội dung của một văn bản và người được phỏng vấn đưa ra nhận định về nội dung đó (Thí

dụ người phỏng vấn đưa ra nội dung một báo cáo chỉ số hay một báo cáo tiêu chuẩn, tiêu chí kiểm định để người được phỏng vấn đọc và tự nêu nhận xét về cách trình bày, tính xác thực của các báo cáo đó)

- Phỏng vấn độc thoại: Chỉ có một hoặc hoàn toàn không có câu hỏi, và một trích dẫn vài lời người được phỏng vấn Do trích dẫn dài nên cần chia nội dung phỏng vấn thành nhiều đoạn, mỗi đoạn có các tiêu đề để tổ chức bài phỏng vấn, giúp người đọc nghỉ lấy hơi khi đọc, trợ giúp bài phỏng vấn, với một người đọc đang mất dần hứng thú, nó có thể tạo ra hứng thú mới

3.4 Phân loại theo số lượng đối tượng

- Micrô vỉa hè: Phỏng vấn nhiều người dạng phản ứng, trả lời một câu hỏi duy nhất Câu trả lời tương đối ngắn (một tin sâu), được minh họa bằng một ảnh và một giới thiệu ngắn gọn về người được phỏng vấn (tên, tuổi, nghề nghiệp, chỗ ở) Hình thức này tạo điều kiện cho mọi người đều được phát biểu, có khi chỉ một từ, một câu hoặc bằng hành động (tay, mắt, đầu, âm thanh, lời nói….)

- Phỏng vấn so sánh: Một câu hỏi được đặt ra cho nhiều người trả lời Hình thức thường dùng để phân tích hoặc lấy các quan điểm khác nhau Cần trình bày sao cho dễ hiểu

- Phỏng vấn bàn tròn: Thực hiện phức tạp hơn phỏng vấn so sánh Thường dùng trong các tạp chí chuyên ngành, cho đối tượng độc giả có thói quen đọc và suy ngẫm

- Đối thoại trực tiếp: Thích hợp trong chính trị, vận động tranh cử Người phỏng vấn cần dẫn dắt cuộc trò chuyện một cách khéo léo ở vai trò trung gian, cầu nối giữa hai bên: người được phỏng vấn (chính khách, nhân vật chính trị) và những người quan tâm (người dân) để hai bên tự tin, làm chủ cuộc trò chuyện

4 Vị trí, vai trò của kỹ năng phỏng vấn đối với kiểm định viên chất lƣợng dạy nghề

Cùng với quan sát, nghiên cứu hồ sơ, tài liệu, phỏng vấn là hoạt động không thể thiếu của kiểm định viên trong khi thực hiện kiểm định tại cơ sở dạy nghề để:

- Thu thập thêm những thông tin minh chứng cần thiết có liên quan đến chất lượng đào tạo của CSDN, chương trình dạy nghề

- Thu thập thêm những thông tin, minh chứng để đánh giá, kết luận một chỉ số, tiêu chuẩn, tiêu chí nào đó trong quá trình kiểm định

Kiểm định viên có kỹ năng phỏng vấn sẽ khuyến khích người được phỏng vấn trả lời một cách cởi mở, trung thực và chính xác với mọi câu hỏi được đặt ra

Trong thực tế, người được phỏng vấn thường cung cấp thông tin và đánh giá vấn đề theo nhận định chủ quan của cá nhân họ Do đó đôi khi họ đánh giá

có lợi hoặc có hại cho CSDN nếu có mâu thuẫn về lợi ích Để hạn chế những nhược điểm đó của phỏng vấn, kiểm định viên chất lượng dạy nghề khi tiến hành phỏng vấn cần:

- Biết cách trình bày rõ mục đích phỏng vấn ngay khi bắt đầu cuộc phỏng vấn, cũng như lắng nghe một cách chăm chú trong suốt cuộc phỏng vấn

- Biết cách diễn giải/nhắc lại thông tin đã được trả lời khi kết thúc cuộc phỏng vấn

5 Nội dung, quy trình phỏng vấn trong quá trình kiểm định

5.1 Nội dung phỏng vấn

5.1.1 Khi kiểm định chất lượng cơ sở dạy nghề

Woodhouse đã sử dụng “chuỗi kiểm tra 5 câu hỏi khái quát” như sau:

- Mục tiêu của CSDN/chương trình dạy nghềcó phù hợp hay không?

- Kế hoạch thực hiện có phù hợp với mục tiêu tuyên bố của CSDN haykhông?

- CSDN có thực hiện theo đúng kế hoạch đã đề ra hay không?

- Những hoạt động của CSDN có hiệu quả để đạt được mục tiêu hay không?

- Dùng phương pháp nào để đo lường/đánh giá CSDN và chương trình dạy nghề đã hoàn thành được những mục tiêu đề ra?

Trong quá trình kiểm định chất lượng CSDN, kiểm định viên cần căn cứ nội dung các báo cáo chỉ số, tiêu chuẩn, tiêu chí và các minh chứng trong báo cáo kết quả tự kiểm định của CSDN để chuẩn bị các câu hỏi phỏng vấn trong những khía cạnh sau:

5.1.2 Khi kiểm định chất lượng chương trình dạy nghề

Chương trình dạy nghề là một trong những yếu tố quan trọng quyết định chất lượng và hiệu quả đào tạo nghề Khi kiểm định chất lượng một chương trình dạy nghề cụ thể tại một CSDN phải đánh giá các điều kiện đảm bảo để chương trình dạy nghề được thực hiện có chất lượng và hiệu quả Kiểm định

viên chất lượng dạy nghề cần chuẩn bị những câu hỏi phỏng vấn để làm rõ những vấn đề sau:

- Chương trình dạy nghề có phản ánh được mục tiêu, nhiệm vụ của CSDN hay không?

- Chương trình dạy nghề được tổ chức thực hiện bởi một hệ thống tổ chức, quản lý như thế nào?

- Chương trình dạy nghề được tổ chức thực hiện bởi đội ngũ cán bộ, giáo viên như thế nào?

- Các yếu tố đảm bảo chất lượng như cơ sở hạ tầng, phòng học, nhà xưởng, thư viện và các tài liệu, học liệu phục vụ cho chương trình đó

- Các yếu tố đảm bảo chất lượng khác như tài chính, cơ sở vật chất trang thiết bị giảng dạy, học tập?

Để đánh giá một chương trình dạy nghề có đảm bảo thoả mãn với mục tiêu chất lượng đề ra hay không cần chuẩn bị những câu hỏi phỏng vấn làm rõ những vấn đề sau:

- Chương trình có giúp cho người học, xã hội xác định được trình độ đào tạo thông qua các chuẩn mực nhất định để đảm bảo rằng người học, xã hội nhận được thông tin cần thiết khi quyết định lựa chọn theo chương trình dạy nghề đó?

- Chương trình dạy nghề có giúp người sử dụng lao động xác nhận khả năng của người học tốt nghiệp đã tốt nghiệp hay không?

- Chương trình dạy nghề có giúp các cơ sở dạy nghề duy trì và phát triển đội ngũ giáo viên, thiết bị và phương tiện thực hiện chương trình đó hay không?

- Chương trình dạy nghề có đáp ứng yêu cầu lâu dài xây dựng các chuẩn mực hay không?

5.2 Quy trình phỏng vấn trong quá trình kiểm định

5.2.1 Chuẩn bị phỏng vấn

- Nghiên cứu kỹ chủ đề: Trước khi đoàn kiểm định chất lượng dạy nghề

tiến hành khảo sát chính thức tại CSDN, các thành viên của đoàn cần phải

nghiên cứu kỹ hồ sơ tự kiểm định của CSDN Thảo luận để xác định những nội dung, minh chứng cần làm rõ trong báo cáo kết quả tự kiểm định của CSDN, căn cứ vào đó xác định được các thông tin cần thu thập qua phỏng vấn; phân công các thành viên của đoàn thực hiện phỏng vấn, thu thập, phân tích và viết tóm lược kết quả phỏng vấn; Xác định các cá nhân, nhóm đối tượng có thể cung cấp các thông tin cần thu thập

- Chuẩn bị bảng câu hỏi cho các đối tượng được phỏng vấn (cán bộ quản

lí, giảng viên, giáo viên, người học, nhà tuyển dụng, cựu sinh viên,…): Soạn các câu hỏi, sắp xếp chúng theo thứ tự Cần xác định các nội dung cần tìm hiểu người được phỏng vấn và sắp xếp các câu hỏi một cách logic Nếu muốn mang một tài liệu nào đó cho người được phỏng vấn xem, cần đính kèm danh sách các câu hỏi liên quan Nếu muốn người được phỏng vấn trả lời hay nhận xét về một điều gì đó được viết ở một tài liệu khác thì luôn nhớ mang theo một bản sao hay viết lại chính xác về điều đó

- Lên kế hoạch trước: Khi đại diện đoàn kiểm định đến khảo sát sơ bộ tại CSDN, cần thống nhất với CSDN thời gian, địa điểm phỏng vấn cán bộ, giáo viên, người học, doanh nghiệp,… để CSDN bố trí Đoàn kiểm định cũng có thể tự liên hệ để tiến hành phỏng vấn các đối tượng hoặc nhóm đối tượng đã xác định

5.2.2 Thực hiện phỏng vấn

- Thực hiện tác phong phỏng vấn một cách chuyên nghiệp: Nên đến đúng giờ và ăn mặc phù hợp Có thể bắt đầu cuộc phỏng vấn bằng một cuộc trò chuyện nhẹ nhàng để người được phỏng vấn cảm thấy thoải, nhưng nhớ là rất ngắn gọn Trước hết cần nhắc lại mục đích của cuộc phỏng vấn, ghi lại chính xác tên, chức danh người phỏng vấn, nơi công tác ngay lúc bắt đầu cuộc phỏng vấn để khỏi quên, tốt nhất là xin danh thiếp và kiểm tra với người được phỏng vấn xem có thay đổi gì về chức danh, nơi công tác, các thông tin cá nhân hay không

- Giữ đúng chủ đề của cuộc phỏng vấn: Cố gắng hỏi những câu hỏi đã chuẩn bị sẵn nhưng cũng không nên quá máy móc lệ thuộc vào chúng Hãy

nghe người được phỏng vấn nói và đặt những câu hỏi tiếp theo dựa trên những gì mà người đó đang đề cập đến Không nên để người được phỏng vấn

đi quá xa chủ đề hay lạc đề nhưng cũng nên nhã nhặn trong cách đưa họ quay lại với chủ đề chính của cuộc phỏng vấn

- Hãy để người được phỏng vấn nói: Không nên đưa ra ý kiến riêng và hỏi những câu dài dòng Thậm chí khi kết thúc cuộc phỏng vấn cũng nên tránh đưa ra ý kiến chủ quan của người phỏng vấn Nếu bắt buộc phải nhận xét về một điều gì đó, cần nêu với người được phỏng vấn là ý kiến của cả hai bên đều có giá trị Cần nhớ là luôn đưa ra các câu hỏi có tính trung lập

- Giải thích rõ ràng những nguyên tắc cơ bản khi phỏng vấn: Khi người được phỏng vấn không muốn một số điều mà họ nói được trích dẫn vào báo cáo, hãy giải thích một cách rõ ràng nhưng lịch sự về những nguyên tắc của một báo cáo kiểm định Tuyệt đối không đề cập đến việc sẽ không trích dẫn thông tin người được phỏng vấn cung cấp, trừ trường hợp người được phỏng vấn yêu cầu Thông thường, tất cả các thông tin sẽ đều được trích dẫn trong báo cáo

- Ghi lại những quan sát riêng trong quá trình phỏng vấn: Nhớ ghi lại những chi tiết như vẻ ngoài của môi trường phỏng vấn, người được phỏng vấn đang mặc đồ gì, thái độ khi đó ra sao, v,v Nói tóm lại là bất cứ điều gì

có thể làm minh chứng cho báo cáo kiểm định Hãy ghi lại những nội dung phỏng vấn và quan sát, đừng bao giờ chỉ dựa vào trí nhớ của mình

- Nếu không hiểu một điều gì đó, hãy đề nghị người được phỏng vấn giải thích rõ ràng Không nên làm ra vẻ biết nhiều hơn những điều mình thực sự biết, nếu nghe không kịp điều gì đó, hãy đề nghị người được phỏng vấn nhắc lại

làm rõ những vấn đề đã trao đổi hay không Nếu cần thiết có thể đề nghị sẽ phỏng vấn hoặc trao đổi tiếp qua điện thoại, email,…

- Sau khi phỏng vấn: Ghi chép lại các quan sát và những ghi chú khác Phân tích kĩ các thông tin, dữ liệu thu được từ cuộc phỏng vấn và viết tóm lược kết quả phỏng vấn có đối chiếu với các nguồn dữ liệu khác (quan sát, tư liệu, v.v.), đóng góp cho nội dung báo cáo kiểm định

6 Kỹ thuật biên tập các câu hỏi và tiến hành phỏng vấn

6.1 Biên tập câu hỏi phỏng vấn

- Chọn câu hỏi: Nghiên cứu kỹ các gợi ý về minh chứng của chỉ số, tiêu chuẩn, tiêu chí để ghi chép lại, viết ra các câu hỏi, đọc đi đọc lại toàn bộ nội dung ghi chép và các câu hỏi Cần loại bỏ những chi tiết phụ, đánh dấu những câu hỏi hay nhất, những nội dung thu hút sự chú ý

- Xác định những nội dung cốt lõi và dàn ý: Xác định góc độ, ý chính của cuộc phỏng vấn, sau đó xây dựng bố cục, thứ tự câu hỏi và câu trả lời Không nhất thiết phải theo đúng trình tự cuộc phỏng vấn

- Chuyển từ ngôn ngữ nói sang ngôn ngữ viết: Đây là công việc chính khi biên tập, cần lược bỏ những câu nói sai, những chỗ không rõ nghĩa, đồng thời giữ lại cách diễn đạt và câu chữ của người được phỏng vấn Vì vậy đôi khi phải viết lại câu hỏi và câu trả lời, sao cho chúng đơn giản, ngắn gọn hơn

- Sử dụng chữ đậm, chữ nghiêng, để phân biệt rõ câu hỏi và câu trả lời

- Mở đầu và kết thúc phỏng vấn: Câu hỏi đầu tiên chính là mở đầu Vì vậy phải đi thẳng vào vấn đề Với câu trả lời cuối cùng - kết thúc, phải trở lại thông điệp chính hoặc mở ra góc độ xử lý

(Tham khảo một số câu hỏi gợi ý thường dùng khi nghiên cứu đánh giá các tiêu chí, tiêu chuẩn kiểm định chất lượng cơ sở dạy nghề tại Phụ lục 1)

6.2 Kỹ thuật phỏng vấn

6.2.1 Giữ cho cuộc phỏng vấn được thực hiện chính xác và đúng hướng

đề ra

Để thu thập được nhiều thông tin trong một khoảng thời gian ngắn nhất

có thể mà vẫn duy trì được bầu không khí phỏng vấn dễ chịu, thoải mái, cần thực hiện những điều sau đây:

- Bắt đầu mỗi chủ đề với những câu hỏi tổng quát, thực hiện những câu hỏi cụ thể về chủ đề đó ở phần sau của cuộc phỏng vấn

- Mọi người thường có khả năng nhớ ra nhiều thông tin hơn khi họ thảo luận bất kỳ chủ đề nào được người khác gợi ý, do đó cần đặt các câu hỏi trắc nghiệm theo từng chủ đề

- Chuyển từ chủ đề này sang chủ đề khác một cách thoải mái, tự nhiên

- Tóm tắt lại nội dung đã thảo luận và chuyển sang chủ đề kế tiếp có liên quan đến mục tiêu của cuộc phỏng vấn

- Tránh hỏi các câu mà chỉ có một người đưa ra được câu trả lời

Khi người trả lời đưa ra lời than phiền về CSDN hay chương trình dạy nghề cần đưa ra những nhận định để thể hiện rằng người phỏng vấn hiểu và thông cảm ý kiến của người trả lời Tuy nhiên, người phỏng vấn luôn phải thể hiện quan điểm trung lập, tránh tuyên bố sự đồng ý hay không đồng ý với những lời than phiền đó

Không nên đưa ra nhận định: “Điều đó thật tồi tệ! Tôi không thể hiểu tại

sao cơ sở dạy nghề của anh/chị lại có trường hợp như thế”

Nên đưa ra nhận định: “Điều đó có vẻ thử thách được tính nhẫn nại của

anh/chị.”

Tránh hỏi những câu hỏi đa ý (ghép nhiều câu hỏi vào trong một)

Không nên hỏi:"Anh/chị miêu tả như thế nào về mối quan hệ giữa

anh/chị với các cấp trên và với các nhân viên cấp dưới của anh/chị?

Nên hỏi:"Anh/chị nhận thấy như thế nào về mối quan hệ của anh/chị với

những cán bộ cấp trên? Thế còn về mối quan hệ của anh/chị với các nhân viên cấp dưới thì sao?”

Khi đưa ra câu hỏi mà cung cấp sẵn các câu trả lời cụ thể để chọn lựa, hãy đảm bảo rằng trong các sự lựa chọn đó phải bao gồm cả câu trả lời mà người đó có thể đưa ra Ví dụ, nếu hỏi một lãnh đạo CSDN: “Ông/bà đánh giá các khoa theo từng học kỳ hay theo từng năm?”, họ sẽ không biết trả lời thế nào khi trên thực tế CSDN đó đánh giá hoạt động của các khoa theo năm học.Tránh đưa ra những câu nhận định mang tính chất đánh giá

- Không nên nói: “Điều đó thật kinh khủng Thật là một sai lầm khủng

- Ngồi ở tư thế thoải mái để ghi chép được dễ dàng

- Tránh dùng máy ghi âm, trừ trường hợp cần thiết, nếu dùng máy ghi âm thì phải thông báo cho người được phỏng vấn và được người đó đồng ý

- Ghi chép cụ thể, chi tiết (theo cách của người phỏng vấn) những thông tin do người được phỏng vấn cung cấp Điều đó thể hiện sự tôn trọng, khích lệ người được phỏng vấn

- Tế nhị và “chuyên nghiệp” trong cách đặt câu hỏi để tránh tạo tâm lý phỏng thủ của người được phỏng vấn

- Theo dõi thời gian để đảm bảo kết thúc phỏng vấn đúng giờ và phân bổ

đủ thời gian để di chuyển đến cuộc hẹn kế tiếp Để quản lý thời gian một cách hiệu quả, người phỏng vấn cần phải đọc trước các tài liệu liên quan có sẵn càng nhiều càng tốt trước khi phỏng vấn và phân bổ thời gian hợp lý cho các

cuộc phỏng vấn

6.2.3 Dẫn dắt cuộc phỏng vấn

- Nên đặt câu hỏi đầu tiên mang tính khái quát

- Không bắt đầu bằng câu hỏi quan trọng nhất hay khó nhất, tạo niềm tin

ở người đối thoại

- Nên hỏi để có được những chi tiết cụ thể nhất

- Ghi chép chính xác các công thức, sự kiện

- Không tranh luận, không đưa ra ý kiến chủ quan của người phỏng vấn

- Tránh khống chế buổi phỏng vấn hoặc để một trong những người được phỏng vấn khống chế lại

6.2.4 Sử dụng giao tiếp phi ngôn từ

Những thông điệp mà người phỏng vấn chuyển tải thông qua giao tiếp phi ngôn từ bao gồm cả cách biểu hiện thông qua giao tiếp bằng mắt, cách lắng nghe và thái độ đáp lại người được phỏng vấn có thể mang nhiều sức mạnh hơn là những lời nói Ngôn ngữ cơ thể phù hợp và việc lắng nghe một cách chăm chú là công cụ hữu hiệu để đảm bảo rằng người phỏng vấn đã đạt được mục tiêu của cuộc phỏng vấn

6.2.5 Kết thúc cuộc phỏng vấn

- Khi đã có được thông tin cần thiết từ người được phỏng vấn, kết thúc

cuộc phỏng vấn bằng cách tóm lược lại những ý chính đã được thảo luận, cảm

ơn người được phỏng vấn vì họ đã dành thời gian và vì những lời bình luận mang tính xây dựng của họ

- Trước khi chia tay, xác nhận lại những thông tin để có thể liên lạc lại được với người được phỏng vấn

7 Các bước thực hiện kỹ năng phỏng vấn khi kiểm định chất lượng dạy nghề

7.1 Chuẩn bị

- Nghiên cứu kỹ báo cáo tự kiểm định chất lượng của CSDN

- Chuẩn bị sẵn sàng cho cuộc phỏng vấn - liệt kê những vấn đề cần đề cập và tìm hiểu

- Giới thiệu bản thân và giải thích lý do tham dự chuyến khảo sát

- Xác định lại những thông tin cần làm rõ trong cuộc phỏng vấn

- Sử dụng những câu hỏi mở để giới thiệu về mỗi chủ đề mới

- Sử dụng những câu hỏi đóng nếu muốn có được thông tin cụ thể

- Sử dụng chuỗi câu hỏi hoặc các câu giả thiết để có thêm thông tin

- Mỗi khi thay đổi chủ đề, cần tóm lược ngắn gọn lại chủ đề và bắt đầu lại quy trình phỏng vấn - đặt các câu hỏi mở, câu hỏi đóng, đặt giả thiết, diễn đạt cách khác, tóm tắt nội dung và chuyển sang chủ đề mới

7.2 Tiến hành phỏng vấn

Trong quá trình thực hiện phỏng vấn:

- Nên xưng hô tên của người đang đối thoại trực tiếp

- Tận dụng khéo léo cách thể hiện ngôn ngữ và luôn tỏ ra tự tin và bình tĩnh Đi lại chậm rãi, phát biểu ý kiến một cách thận trọng và từ tốn

- Tác phong lịch sự và luôn lắng nghe người đang đối thoại, hãy nhận xét một cách ngắn gọn hoặc gật đầu đồng ý để chứng tỏ rằng người phỏng vấn đang lắng nghe

- Lưu ý đến những định kiến cá nhân và tránh sa đà đến những vấn đề hay tình huống mà người phỏng vấn cảm thấy phấn khích

- Kết thúc cuộc phỏng vấn với lời “cảm ơn” và một số kết luận khác

7.3 Biên tập sau khi phỏng vấn

- Cần ghi chép cụ thể các nội dung trong quá trình phỏng vấn Ngay sau cuộc phỏng vấn, bổ sung đầy đủ những ý đã ghi Ghi chép những thông tin cần phải được kiểm tra lại từ các nguồn khác

- Thận trọng trong việc thu thập và kiểm tra lại thông tin Cần bảo mật nội dung cuộc phỏng vấn và người được phỏng vấn

sử dụng phương pháp thu thập thông tin từ phiếu khảo sát, mà tỉ lệ trả lời từ các doanh nghiệp và cơ quan nhà nước cho phương pháp này thường là rất thấp, sử dụng phương pháp phỏng vấn sẽ hiệu quả hơn nhiều Kỹ thuật như thế có thể áp dụng tập trung vào một hoặc hai người trong một tổ chức

Trong thực tế, đoàn kiểm định thường tiến hành phỏng vấn một nhóm các nhà tuyển dụng lao động CSDN lựa chọn một nhóm đại diện các nhà tuyển dụng gặp đoàn kiểm định để trao đổi các nội dung liên quan đến các học sinh, sinh viên tốt nghiệp của CSDN hoặc chương trình dạy nghề Các thành viên đoàn kiểm định cũng có thể tự xác định nhóm đại diện các nhà tuyển dụng và tiến hành phỏng vấn mà không cần thông qua bố trí của CSDN

để tăng tính khách quan

Phỏng vấn nhóm cho phép những người được phỏng vấn trao đổi, chia sẻ thông tin qua đó có thể giúp họ phát hiện thêm những nhận thức mới, giải

thích và đề nghị thực tế hơn cho chất lượng đào tạo của CSDN/chương trình dạy nghề

* Mẫu phỏng vấn cho một nhóm các nhà tuyển dụng

1 Giới thiệu và mục đích: Cảm ơn khách mời đã tham dự phỏng vấn; giới thiệu về mục đích phỏng vấn: để tìm hiểu thông tin về học sinh, sinh viên tốt nghiệp tại các nơi làm việc, quý khách mời phỏng vấn sẽ là người tốt nhất

có thể cung cấp các thông tin này, nhằm giúp CSDN/chương trình dạy nghề

có thể liên tục cải tiến và cũng để tìm hiểu thông tin cụ thể về nhu cầu của các nhà tuyển dụng về những kiến thức, kĩ năng và thái độ nghề nghiệp cụ thể mà các nhà tuyển dụng mong đợi ở các học sinh, sinh viên tốt nghiệp trong tương lai cần phải có và muốn nghe những ý kiến đề nghị của khách mời đối với CSDN/chương trình dạy nghề Giới thiệu từng khách mời bao gồm tên (nên

có bảng tên của khách đặt sẵn trên bàn), vai trò/công việc/vị trí, mô tả chung

về loại công việc hoặc những kinh nghiệm khác mà họ đã từng có đối với các học sinh, sinh viên tốt nghiệp (quản lý, cán bộ phòng tổ chức, người phụ trách công việc đánh giá công việc của học sinh, sinh viên tốt nghiệp)

2 Dựa trên những những nhận xét của khách mời phỏng vấn về khả năng thực hiện công việc của sinh viên tốt nghiệp Xác định những vấn đề đào tạo

cụ thể Liệt kê chúng ra; và trao đổi về các vấn đề này

3 Thảo luận về nền tảng giáo dục cơ bản và các đặc tính học sinh, sinh viên tốt nghiệp cần có như khả năng phân tích, khả năng giải quyết vấn đề, hiểu biết về những động cơ trong công việc, thái độ đạo đức và nghề nghiệp chuyên môn

4 Trao đổi về những kỹ năng và kiến thức cụ thể mà học sinh, sinh viên tốt nghiệp được mong đợi cần phải có như kỹ năng viết, kinh nghiệm sử dụng các trang thiết bị và kỹ thuật cụ thể, kiến thức về lý thuyết cơ bản, thực hành chuyên môn cơ bản, v.v

5 Nêu bất cứ những điểm mạnh chung nào mà học sinh, sinh viên tốt nghiệp có

6 Nêu bất cứ những điểm yếu chung nào mà sinh viên tốt nghiệp có

7 Nêu bất cứ một chương trình đào tạo và huấn luyện chung nào mà các nhà tuyển dụng cung cấp cho học sinh, sinh viên tốt nghiệp

8 Những vấn đề mới và quan trọng, nhu cầu đào tạo, hoặc những mong đợi đối với học sinh, sinh viên tốt nghiệp trong những năm tới

9 Những đề nghị cụ thể đối với CSDN/chương trình dạy nghề

10 Cảm ơn khách mời phỏng vấn Có thể hứa chia sẻ kết quả phân tích nội dung của buổi trao đổi với những khách mời phỏng vấn

1.2 Phỏng vấn các cựu học sinh, sinh viên

Các cuộc phỏng vấn các cựu học sinh, sinh viên này có thể được tiến hành để thu thập một số dữ liệu về kinh nghiệm làm việc của học sinh, sinh viên tốt nghiệp (những thách thức, kỹ năng, và kiến thức cần thiết) và ý kiến

về cách thức mà khoá học đã hoặc đã không chuẩn bị cho công việc cũng như các phương diện khác trong cuộc sống của họ

* Mẫu phỏng vấn cựu học sinh, sinh viên

1 Chào hỏi và hứa sẽ bảo mật các thông tin mà cựu học sinh, sinh viên

và điểm yếu của các thành tựu đạt được)

4 Những điểm mạnh của khoá học là gì, đặc biệt trong sự tương quan với kinh nghiệm làm việc của cựu học sinh, sinh viên cho đến nay?

5 Những điểm yếu cơ bản của khoá học là gì?

6 Các cựu học sinh, sinh viên đã học thêm những môn học/khoá đào tạo nào từ khi tốt nghiệp?

7 Những phương diện nào của khoá học: giảng dạy, nội dung, học liệu (thiết bị, trợ cụ), dịch vụ hỗ trợ, và thực tập (nếu có) cần phải được cải tiến?

8 Những đề nghị của cựu học sinh, sinh viên đối với khoá học

9 Các cựu sinh viên có ý kiến tư vấn cho chương trình đào tạo theo định

kỳ không? Hỏi xem họ có muốn giúp giới thiệu việc làm cho học sinh, sinh viên của chương trình đào tạo không Hỏi các cựu học sinh, sinh viên có muốn tham gia vào nhóm mẫu nghiên cứu và tư vấn dài hạn cho chương trình đào tạo không?

Nội dung phỏng vấn cựu học sinh, sinh viên cũng tương tự như nội dung phỏng vấn các nhà tuyển dụng Tuy nhiên, các cuộc phỏng vấn học sinh, sinh viên tốt nghiệp nhấn mạnh đến việc thu thập thông tin về kinh nghiệm làm việc và mối liên hệ giữa các kinh nghiệm này với chương trình dạy nghề đang được kiểm định

2 Những bài tập tình huống vận dụng kỹ năng phỏng vấn trong quá trình kiểm định

2.1 Bài tập 1: Xác định chủ đề, đối tượng phỏng vấn

Quy định về hệ thống tiêu chí, tiêu chuẩn kiểm định chất lượng trường cao đẳng nghề tại tiêu chuẩn 4.4 như sau:

Tiêu chuẩn 4.4 Có kế hoạch và thực hiện thường xuyên việc bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ giáo viên

a) Hàng năm nhà trường có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cho đội ngũ giáo viên; mỗi giáo viên có kế hoạch học tập bồi dưỡng, tự bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ

b) Giáo viên tham gia tích cực vào các hoạt động thi đua dạy tốt như hội giảng giáo viên dạy nghề hàng năm, có sáng kiến cải tiến trong dạy học c) Có kế hoạch và tổ chức cho đội ngũ giáo viên đi thâm nhập thực tế hàng năm để bổ sung kinh nghiệm nghề nghiệp đáp ứng yêu cầu giảng dạy

- Hãy phân tích để tìm ra nội hàm của tiêu chuẩn và các chỉ số, từ đó xác định chủ đề, đối tượng sẽ phỏng vấn nhằm khai thác thông tin, minh chứng để đánh giá các điều kiện đảm bảo chất lượng của một trường cao đẳng nghề theo tiêu chuẩn trên

- Hình thức: Thảo luận nhóm (nhóm từ 3 - 5 thành viên); mỗi nhóm lập một danh mục các đối tượng, chủ đề phỏng vấn

- Thời gian: Thảo luận 20 phút, trình bày kết quả trên giấy và trao đổi không quá 10 phút/nhóm

- Trình tự thực hiện:

+ Giới thiệu đề bài và yêu cầu thảo luận nhóm;

+ Chia nhóm ngẫu nhiên theo số thứ tự;

+ Thảo luận nhóm:

+ Bầu trưởng nhóm và thư ký;

- Trưởng nhóm tổ chức thảo luận, thư ký tổng hợp, phân loại và trình bày danh mục các câu hỏi

- Trình bày: Trưởng nhóm hoặc thư ký các nhóm trình bày Các nhóm khác có ý kiến trao đổi, chia sẻ Giảng viên hướng dẫn và có ý kiến chia sẻ;

- Giảng viên tóm tắt và kết luận

2.2 Bài tập 2: Lập kế hoạch phỏng vấn

Từ đối tượng, chủ đề phỏng vấn đã xây dựng tại Bài tập 1, hãy lập kế hoạch phỏng vấn cho từng nhóm đối tượng nhằm khai thác thêm thông tin, minh chứng để đánh giá các điều kiện đảm bảo chất lượng của một trường cao đẳng nghề theo tiêu chuẩn trên 4.4

- Hình thức: Thảo luận nhóm (nhóm từ 3 - 5 thành viên)

- Thời gian: Thảo luận 20 phút, trình bày kết quả trên giấy A0 và trao đổi không quá 10 phút/ nhóm

- Trình tự thực hiện:

+ Giới thiệu đề bài và yêu cầu thảo luận nhóm;

+ Chia nhóm ngẫu nhiên theo số thứ tự;

+ Thảo luận nhóm:

+ Bầu trưởng nhóm và thư ký;

- Trưởng nhóm tổ chức thảo luận, thư ký tổng hợp, phân loại và trình bày danh mục các câu hỏi lên giấy

- Trình bày: Trưởng nhóm hoặc thư ký các nhóm trình bày Các nhóm khác có ý kiến trao đổi, chia sẻ Giảng viên hướng dẫn và có ý kiến chia sẻ;

- Giảng viên tóm tắt và kết luận

2.3 Bài tập 3: Xây dựng kịch bản phỏng vấn

Từ đối tượng, câu hỏi phỏng vấn và kế hoạch phỏng vấn đã xây dựng tại Bài tập 1 và Bài tập 2, hãy xây dựng kịch bản phỏng vấn nhằm khai thác thêm thêm thông tin, minh chứng để đánh giá các điều kiện đảm bảo chất lượng của của một trường cao đẳng nghề theo tiêu chuẩn 4.4

- Hình thức: Thảo luận nhóm (nhóm từ 3 - 5 thành viên)

- Thời gian: Thảo luận 20 phút, trình bày kết quả trên giấy và trao đổi không quá 10 phút/ nhóm

- Trình tự thực hiện:

+ Giới thiệu đề bài và yêu cầu thảo luận nhóm;

+ Chia nhóm ngẫu nhiên theo số thứ tự;

+ Thảo luận nhóm:

+ Bầu trưởng nhóm và thư ký;

- Trưởng nhóm tổ chức thảo luận, thư ký tổng hợp, phân loại và trình bày danh mục các câu hỏi lên giấy

- Trình bày: Trưởng nhóm hoặc thư ký các nhóm trình bày Các nhóm khác có ý kiến trao đổi, chia sẻ Giảng viên hướng dẫn và có ý kiến chia sẻ;

- Giảng viên tóm tắt và kết luận

2.4 Bài tập 4: Xác định chủ đề, đối tượng phỏng vấn

Báo cáo kết quả tự kiểm định của một trường cao đẳng nghề về các chỉ

số của Tiêu chuẩn 3.7 (Nghiên cứu khoa học) như sau: