tổ chức quản lí sản xuất ngành may

• Sau khi học xong SV có thể: Nêu được định nghĩa hoạt động quản lý;  Biết tổ chức công việc cá nhân và tập thể;  Nêu được đặc trưng một số loại hình doanh nghiệp  Biết các phương ph

KHOA CN MAY VÀ THỜI TRANG

TỔ CHỨC QUẢN LÝ SẢN XUẤT MAY CÔNG NGHIỆP

GV: NGUYỄN THỊ THÚY

xuanthuy190180@yahoo.com ; 0909325648

lop062090@yahoo.com ; chung_8687@yahoo.com 5

10

Trò chơi

• Nào mình cùng ………

• Nào ta cùng ……

5

5 5

• Bạn hãy nêu các lý do tại sao bạn thích/không thích ngành may?

15

Nội dung môn học

I.Tổng quan về tổ chức quản lý sản xuất

I Quản lý sản xuất ngành may công nghiệp

II Tổ chức sản xuất ngành may công nghiệpIII Thiết kế dây chuyền công nghệ

IV Hợp lý hóa sản xuất

10

7 7

• Sau khi học xong SV có thể:

 Nêu được các định nghĩa liên quan đến hoạt động quản lý các doanh nghiệp nói chung và tổ chức may mặc nói riêng;

 Biết cách định giá thành cho một sản phẩm;

 Nêu được đặc trưng một số loại hình doanh nghiệp

 Tiến hành nghiên cứu các hoạt động sản xuất và tiến hành hợp lý hóa chúng.

Mục tiêu môn học

• Sau khi học xong SV có thể:

 Nêu được định nghĩa hoạt động quản lý;

 Biết tổ chức công việc cá nhân và tập thể;

 Nêu được đặc trưng một số loại hình doanh nghiệp

 Biết các phương pháp quản lý và đưa vào ứng dụng thực tế

Mục tiêu chương 1 10

KHOA CN MAY VÀ THỜI TRANG

I Quản lý là gì

Quản lý là gì ?

• Là một nghệ thuật ra quyết định dựa

trên các thông tin có thể có và dùng những nguồn lực của tổ chức để đạt kết quả.

• Là quá trình thực hiện theo chu trình Deming PDCA

10

Vai trò-trách nhiệm nhà quản lý

– Hoàn thành công việc của đội/nhóm/tổ/cá nhân

• Phát triển cá nhân (năng lực làm việc,

sức khỏe, giá trị bản thân)

Sự khác nhau giữa vai trò

• Thực thi nhiệm vụ, mục tiêu, kế hoạch đề ra

• Một cách hiệu quả nhất

• Với tinh thần tự nguyện

tự giác cao nhất

Các chức năng quản trị POLC

Hoạch định (mục tiêu, lập kế hoạch)

Tổ chức các nguồn lực Organizing

Lãnh đạo Leading Kiểm soát

Controling

Khái niệm Công việc/vấn đề

KHOA CN MAY VÀ THỜI TRANG

II Chức năng Hoạch định

Vai trò của Hoạch định (Plan)

• Đảm bảo mục tiêu thực tế

• Đưa ra định hướng rõ ràng

• Tổ chức công việc hợp lý

• Chủ động về nguồn lực

• Sử dụng nguồn lực hiệu quả

• Là cơ sở để kiểm soát việc thực hiện

công việc

Nhiệm vụ và chức năng của hoạch định

 Thiết lập mục tiêu

 Đưa ra biện pháp thực hiện

 Kiểm soát và đánh giá việc thực hiện

• Nêu các mục tiêu của bạn trong tương

lai (2 năm tới)

• Specific: Cụ thể

• Measurable: đo lường được, định lượng

• Attainable: có thể đạt được

(agreed-upon: được sự đồng ý của người tham

gia, quản lý)

• Realistic: thực tiễn, có thể thực hiện

hướng đến kết quả chung

• Time-bound: Có thời gian xác định

• Tiến hành trò chơi xếp tháp trong 20

phút

• SV cho biết quá trình nhóm triển khai

công việc và những khó khăn khi bạn

thực hiện công việc của mình?

• Phát giấy cho SV ghi chép

Qui trình thực hiện cơng việc

HOẠCH ĐỊNH

Xác định

mục tiêu

Lập kế hoạch

Thực hiện kế hoạch

Kiểm tra tiến độ, so sánh kết quả với mục tiêu

Kết quả

Tiến hành điều chỉnh

Kiểm soát

tốt

+

KIỂM SOÁT

Phân bổ nguồn lực

Xác định trình tự thực hiện

Kế hoạch thực hiện & kiểm soát công việc

Bắt đầu

Kết thúc

Hoạch định cơng việc

Các cơng việc phải làm

Xác định thời gian cần thiết để thực hiện

Sắp xếp lịch cho công việc mới

Xác nhận lịch làm việc mới

Kiểm tra quỹ thời gian Xem xét mức độ ưu tiên

Phân biệt các định nghĩa

• Giao việc: Giao CV cho 1 ai đó

• Phân công: Là giao một phần CV của 1 người

vì lý do nào đó cho 1 người khác nữa.

• Ủy thác: Giao việc cho cấp dưới và người ủy

thác vẫn là người chịu trách nhiệm chính

• Ủy quyền: Giao cho người khác sau nhiều lần

ủy thác, người này chịu hoàn toàn trách nhiệm

Hoạt động 1

Quản lý thời gian?

• Không ai quản lý được Thời gian Cái duy

nhất mà chúng ta quản lý được chính là

cách sử dụng thời gian của bản thân

Xác định thứ tự ưu tiên của cơng việc

Tính khẩn cấp

Đòi hỏi sự chú ý

ngay lập tức

Tầøm quan trọng

Có ý nghĩa lớn hay

gây một kết cục đáng kể

Xác định thứ tự ưu tiên cho công việc

C

A

B B

• Bạn hãy liệt kê một số việc phải làm

ngày mai

• Hãy chọn ra hai việc bạn ưu tiên nhất và

giải thích lý do tại sao?

A – Phải làm

B – Nên làm

C – Có thể làm

Xác định thứ tự ưu tiên của cơng việc

A

B B

Q4

Q3 Nhanh và đơn giản

Q4 Từ chối, ủy thác

Ví dụ về quản lý thời gian

• SV hãy nêu một số CV mà mình phải

thực hiện

• Cho biết CV đó thuộc nhóm nào và hãy

sắp xếp thứ tự ưu tiên

 Lịch làm việc cá nhân : sử dụng lịch năm

để có một cái nhìn toàn cảnh về các sự kiện trong năm

 Thời khóa biểu tuần, tháng : những việc

thực hiện trong tháng hoặc tuần

 Danh sách việc phải làm – to-do list

 Các phần mềm quản lý lịch làm việc : Microsoft

Outlook

 Personal Digital Assisstant, Palm top

Các công cụ

Sắp xếp lịch làm việc (1)

 Nắm rõ mục tiêu

 Biết thứ tự ưu tiên

 Phân biệt kế hoạch dài hạn, ngắn hạn và hàng ngày

 Có kế hoạch dự phòng

Các nguyên tắc

Sắp xếp lịch làm việc (2)

• Hoạt động 3

• Yêu cầu SV trả lời cách giải quyết các

yếu tố là kẻ trộm thời gian

Bí quyết đối phĩ kẻ trộm thời gian

Kẻ trộm thời gian Biện pháp

Giấy tờ • Dành một khoảng thời gian nhất định để giải quyết giấy tờ

• Có khay hồ sơ trên bàn làm việc

• Có chỗ để lưu trữ hồ sơ

Không có mục tiêu rõ

ràng

• Biết rõ ràng bạn muốn gì

• Xác lập khung thời gian

• Đặt thời hạn khởi đầu và kết thúc

Hội họp • Có chương trình họp rõ ràng

• Bắt đầu đúng giờ

• Kết thúc đúng giờ

• Chia thời gian cho từng chủ đề thảo luận

• Gởi chương trình họp ít nhất một ngày trước khi cuộc họp bắt đầu

Sự trì hoãn • Xác định mục tiêu rõ ràng

• Xác định thời hạn cụ thể

• Chia nhỏ công việc

• Theo dõi

• Lập kế hoạch

Điện thoại • Lập danh sách những người cần gọi

• Lựa chọn thời gian tốt nhất để gọi

• Nhóm các cuộc họp lại

• Nói ngắn gọn

Khách viếng thăm • Quyết định xem có cần thiết hay không

• Kết thúc nhanh

• Đứng để tiếp chuyện

• Đặt nội qui cho khách viếng thăm

Không thể nói “Không” • Đưa ra lý do

• Thương lượng

• “Có ai khác có thể làm việc này?”

Sự ngắt quãng • Đây là thời gian cho công việc hay là “kẻ trộm thời gian”?

• Kiên định nhưng khéo léo

• Cho mọi người biết kế hoạch làm việc của bạn

Một số bí quyết giết kẻ trộm thời gian

 Quản lý giấy tờ: RAFT (Read, Act, File, Throw away)

 Nói không

 Huấn luyện và ủy thác

• Hoạt động 4 về tìm hiểu phong cách tổ

chức công việc và quản lý thời gian

KHOA CN MAY VÀ THỜI TRANG

II

Phân công công việc – WHO/WHAT

Phải xác định:

 Người chịu trách nhiệm

 Người tham gia

 Vai trò: thực hiện công việc, đóng góp ý kiến, xem

xét, phê duyệt

 Quyền hạn trong phạm vi công việc

Xác định nơi thực hiện - WHERE

• Xác định nơi thực hiện tương ứng với

mỗi công việc đặt ra

• Xác định nơi thực hiện tương ứng với

từng cá nhân

Xác định cách thức thực hiện - How

• Đưa ra nhiều phương án thực hiện khác

nhau cùng với các rủi ro đi kèm

• Đưa ra phương án dự phòng

Ước tính thời gian thực hiện

(WHEN)

 Thời gian thực hiện được ước tính cho từng cá nhân trên mỗi hạng mục công việc mà họ tham gia.

 Thời gian thực hiện thể hiện lượng thời gian mà một

cá nhân thực sự dùng để hoàn thành hạng mục công việc đó.

 Ước tính dựa trên kinh nghiêm hoặc dự đoán.

 Đơn vị thời gian: giờ, ngày, tuần,….

Ước tính thời gian hồn thành

 Thời gian hồn thành của 1 HMCV là thời gian cần thiết để hồn thành HMCV đĩ.

 Thời gian hồn thành >= Max thời gian thực hiện

cơng việc của bất kỳ thành viên tham gia nào

Đảm bảo công việc

theo đúng dự định = Ước tính chính xác + Cam kết thực hiện

Bảng phân công công việc

Sơ đồ PERT và đường Gantt (1)

Xác định công việc Xác định hạng mục công việc Xác định trình tự thực hiện Phân bổ nguồn lực

Sơ đồ PERT và đường Gantt (1)

A5 - B2 - C4 - E3 - F3 - I5 = 22 A5 - D1 - I5 = 11

I,5

Cho SV vẽ sơ đồ Pert

Sơ đồ PERT – Đường Găng

Sơ đồ Pert và đường Gantt (2)

• Sơ đồ PERT = Sơ đồ thực hiện + thời gian hồn

thành từng hạng mục cơng việc

• Đường Gantt = là đường đi từ điểm đầu tới điểm cuối với thời gian dài nhất

• Thời gian trùng = thời gian tối đa một hạng mục cơng

việc khơng nằm trên đường Gantt cĩ thể trì hõan mà

khơng làm ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện cơng

việc

Xác định công việc Xác định hạng mục công việc Xác định trình tự thực hiện Phân bổ nguồn lực

Biểu đồ GANTT

Xác định công việc Xác định hạng mục công việc Xác định trình tự thực hiện Phân bổ nguồn lực

6161

Cơng việc cĩ ràng buộc thời gian

thời gian hồn thành từng hạng mục cơng việc

đường Gantt trước

thời gian, phạm vi, chi phí

Xác định công việc Xác định hạng mục công việc Xác định trình tự thực hiện Phân bổ nguồn lực

Xác định cơng việc

Ba thành phần cơ bản của 1 cơng việc

điều kiện nào?

Xác định công việc Xác định hạng mục công việc Xác định trình tự thực hiện Phân bổ nguồn lực

Ứng dụng lập kế hoạch

• Nêu mục tiêu cần đạt được

• Xác định nội dung cho bảng sau

Những vấn đề cần giải quyết

Những việc cần phải làm

Nguồn lực cần huy động Thời gian thực hiện

Ứng dụng lập kế hoạch

• Nêu kết quả thực tế:

Hãy sắp xếp các cơng việc trên vào lịch

làm việc tuần sau

Thứ 2 Thứ 3 Thứ 4 Thứ 5 Thứ 6 Thứ 7

Chuyển những công việc này vào lịch

làm việc hàng ngày

• Xem bảng

• Kiểm tra lại bài tập SV

KHOA CN MAY VÀ THỜI TRANG

II Chức năng Lãnh đạo/Điều khiển

Yêu cầu khi triển khai thực hiện cơng việc

• Đối với cá nhân:

• Đối với người quản lý:

Danh sách các

việc phải làm

Lịch làm việc cá nhân Biểu đồ GANTT, PERT

Biểu đồ GANTT, PERT Danh sách các việc phải làm Giám sát việc thực hiện công việc

Nội dung của Điều khiển/Lãnh đạo

• Giao tiếp, truyền đạt thông tin một cách

hiệu quả

• Điều khiển, động viên cấp dưới

• Giải quyết vấn đề/xung đột

Qui trình trao đổi thông tin hiệu quả

Thông điệp

Người nhận

Phản hồi

Người gửi

Mã hóa Giải mã

Cách đạt giao tiếp chuyên nghiệp – hiệu

quả (3T)

• Tôn trọng bản thân (Đạo đức trong suy

nghĩ, lời nói và hành động; Phát triển

bản thân)

• Tôn trọng người khác (Quan tâm, hợp

tác, chia sẻ)

• Trách nhiệm với công việc (Đam mê

công việc, Luôn chú ý đến chất lượng,

Đặt quyền lợi khách hàng lên quyền lợi

cá nhân)

8181

Các công cụ phân tích động lực làm việc

• Thang nhu cầu Maslow

• Thuyết nhu cầu của McClelland

• Thuyết hai yếu tố Herzberg

Thuyết nhu cầu Maslow

• SV hãy liệt kê các mức mong muốn, nhu

cầu và sắp đặt theo thuyết Maslow

Thuyết nhu cầu McLelland

Thuyết nhu cầu McLelland

Thuyết nhu cầu McLelland

Một số cách thức tạo động lực chủ yếu

• Ủy thác công việc

• Trao cho NV những việc quan trọng hơn

• Hỗ trợ NV thực hiện công việc

• Thiết kế lại CV sao cho NV có trách nhiệm,

cơ hội, nhiều kiểm soát hơn đối với CV,…

• Đánh giá kết quả công bằng và khách quan

Biết Giải pháp?

Qui trình giải quyết vấn đề

• Phát biểu vấn đề

• Xác định nguyên nhân

• Tìm kiếm giải pháp

• Thực thi giải pháp

Ví dụ về phát biểu vấn đề

• Có 3 người: 1 là bác sĩ, 1 là TS vật lý + Thiên

văn học, 1 nhà hóa học + sinh học

• 3 người có một nhiệm vụ là phải bay đến 1

hòn đảo giữa biển để giải quyết chất phóng

xạ, nếu để chúng lan ra thì cả thế giới sẽ chết.

• Họ đang bay trên 1 khinh khí cầu chẳng may

khinh khí cầu bị lủng, sửa chữa mọi cách đều

không được Giải pháp là một người phải nhảy

xuống biển, biết rằng cả 3 đều rất đồng lòng

nếu phải nhảy xuống.

• Hãy xác định xem ai phải nhảy xuống.

Công cụ tìm nguyên nhân

• Phát ý tưởng

• Đặt câu hỏi tại sao

• Biểu đồ xương cá

Tìm và thực thi giải pháp

• Xác định mục tiêu (giải pháp đưa ra phải thỏa

tiêu chí bắt buộc, cần đạt, nên đạt)

• Tìm giải pháp (suy diễn logic, tư duy sáng tạo)

bằng công cụ SWOT

• Đánh giá lựa chọn giải pháp bằng cách cho

điểm, biểu quyết, phân tích các nguồn lực tác

động

• Thực hiện:Giải pháp?Ai chịu trách nhiệm?Thời

gian?Ngân sách?Nguồn lực có thể sử dụng?

• Đánh giá

Ví dụ tìm giải pháp

• Làm sao nhét 1 con voi vào trong tủ lạnh

• Làm sao nhét 1 con hươu cao cổ vào tủ

lạnh

• Trong khu rừng sư tử tổ chức 1 cuộc

họp các loài nhưng có 1 con vắng mặt

• Có 1 tiều phu đi lấy gỗ về phải qua 1 con

sông, nhưng có cá sấu rất hung tợn, làm

cách nào để người này ko bị ăn thịt?

Giải quyết vấn đề

• Phân tích tình huống nhà nghỉ Ngọc Mai

KHOA CN MAY VÀ THỜI TRANG

II Chức năng Kiểm soát

Lập kế hoạch kiểm soát

 Xác định các cột mốc

 Thống nhất qui trình kiểm soát

 Dự báo rủi ro

 Kế hoạch dự phòng

Giám sát thực hiện CV (1)

 Theo dõi thực hiện

 Định kỳ kiểm tra tiến độ CV

 Thông tin về những vấn đề phát sinh

 Thông tin về những thay đổi

 Thống nhất những việc sẽ làm

 Thường được tổ chức dưới hình thức

cuộc họp

Giám sát thực hiện CV (2)

 Kiểm soát các cột mốc

 Đánh giá và nghiệm thu kết quả

 Kiểm tra và điều chỉnh phần kế hoạch còn lại

 Xem xét kế hoạch quản lý rủi ro và nhận

diện những rủi ro mới

 Cập nhật và thông báo tiến độ

Những dấu hiệu cần lưu ý

Một sai lệch nhỏ đang lớn dần

Bắt đầu chậm hơn kế hoạch

Một hạng mục công việc “hoàn thành” trên giấy tờ

Phải làm việc ngoài giờ (ngoài kế hoạch)

Tinh thần làm việc của nhóm bắt đầu giảm

Chất lượng công việc bắt đầu suy giảm

Ứng phó khi gặp rủi ro

Đối chiếu với mục tiêu, phạm vi và ràng buộc

Cân nhắc và thương lượng ràng buộc

Thời gian, Chi phí, Chất lượng

Xem xét và tái phân bổ nguồn lực

Một số rủi ro thường gặp

 Trễ tiến độ

 Thay đổi

 Sự phản kháng kiểm soát

Trễ tiến độ

• Một số giải pháp:

 Làm việc ngoài giờ

 “Mượn” nguồn lực, bổ sung nguồn lực

 Kiểm tra lại tiến trình thực hiện công việc

 Kiểm tra những hạng mục công việc được

xem là không thể rút ngắn thời hạn hoàn

thành

 Cải tiến qui trình

 Củng cố sự quyết tâm của nhóm

 Điều chỉnh lại phạm vi công việc

Đối phó với những thay đổi

 Ai đề nghị thay đổi?

 Thay đổi gì? Chính xác và cụ thể

 Thay đổi quan trọng như thế nào?

 Thay đổi có ảnh hưởng gì đến CV?

 Kế hoạch bị ảnh hưởng như thế nào?

 Cần thông báo thay đổi cho ai?

 Thay đổi cần được ai duyệt?

107107

Sự phản kháng “kiểm soát”

• Nguyên nhân:

 Thủ tục rườm rà, mất thời gian

 Sợ bị phạt

 Qui trình kiểm soát không hiệu quả

 Không muốn bị kiểm soát

 Người khác không tuân thủ

 Người quản lý không tuân thủ

Sự phản kháng “kiểm soát”

• Giải pháp:

 Giải thích ý nghĩa của việc kiểm soát

 Tuân thủ qui trình kiểm soát nghiêm túc

 Sử dụng mẫu báo cáo chuẩn

 Họp hiệu quả

Thơng tin cần thiết trong báo cáo

Tiến độ

Kiến nghị Khó khăn

Thông tin

khaùc

Tổng hợp

Báo cáo tình hình thực hiện

CV

 Chỉ mời những người có liên quan

 Thông báo những chuẩn bị cần thiết

 Bắt đầu đúng giờ

Họp hiệu quả (2)

 Không thảo luận sa đà

 Ghi lại nội dung cuộc họp

 Tóm tắt những vấn đề chưa giải quyết

 Tóm tắt những kết quả (kế hoạch hành

động) bằng văn bản và gửi cho những

người có liên quan

Cập nhật kế hoạch

Có vấn đề

gì xảy ra không?

Đánh giá đường

Găng hoạch (nếu cần)Điều chỉnh kế

Thông tin về mọi

rủi ro

CV vẫn đảm bảo tiến độ?

Kết thúc

Có vấn đề tiềm tàng nào không?

TỔNG KẾT

• Định nghĩa quản lý?

• Vai trò/trách nhiệm của nhà QL: Hoàn

thành CV, phát triển cá nhân

• Các chức năng của quản lý POLC

• Nhiệm vụ hoạch định: Thiết lập MT, Đưa

ra BP thực hiện, Kiểm soát

• Qui trình thực hiện CV/Qui trình hoạch

định

• Kiểm soát thời gian

TỔNG KẾT

• Chức năng tổ chức:

WHO,WHAT,WHERE,WHEN,HOW

(Sơ đồ PERT, đường Gant)

Chức năng lãnh đạo/điều khiển: Giao tiếp,

truyền đạt thông tin (3T), động viên

(maslow Mc lelland), qui trình giải quyết

vấn đề (biểu đồ xương cá)

Chức năng kiểm soát: Cột mốc, qui trình,

rủi ro, dự phòng

KHOA CN MAY VÀ THỜI TRANG

VI DOANH NGHIỆP

117

Doanh nghiệp: Là tổ chức kinh tế có tên

riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch ổn

định, được đăng ký kinh doanh theo

quy định của Pháp Luật nhằm mục đích

thực hiện các hoạt động kinh doanh.

– Căn cứ vào mức độ chịu trách nhiệm trước chủ

nợ

– Căn cứ vào hình thức sở hữu: DN tư nhân, DN

Nhà nước, DN cổ phần, DN có vốn đầu tư nước ngoài….

– Căn cứ hình thức tổ chức: DN tư nhân, DN hợp

danh, doanh nghiệp cổ phần

– Căn cứ hình thức kinh doanh: DN dịch vụ,

thương mại, sản xuất.

– Căn cứ phương thức tạo thu nhập: DN tài chính, phi tài chính