Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư tại Công ty VINACONEX 10
PT&thi t k HTTT Qu n Lý V t Tế ế ả ậ ư GVHD:Nguy n Quang Ánhễ TR NG Đ I H C DUY TÂNƯỜ Ạ Ọ KHOA K TOÁNẾ ***************** BÀI T P CÁ NHÂN Ậ MÔN :H TH NG THÔNG TIN K TOÁNỆ Ố Ế Đ tàiề : Phân tích và thi t k h th ng thông tin qu n lý v t t ế ế ệ ố ả ậ ư t i Công ty VINACONEX 10. ạ GVHD : Nguy n Quang Ánhễ SVTH : Nguy n Th Thúy H ngễ ị ằ L pớ : K13KKT3 MSSV : 132315665 Nguy n Th Thúy H ng-K13KKT3ễ ị ằ Trang - 1 - Đà N ng 04/2009ẵ PT&thi t k HTTT Qu n Lý V t Tế ế ả ậ ư GVHD:Nguy n Quang Ánhễ Trong th i đ i ngày nay vi c qu n lý, đi u hành và phát tri n m t doanhờ ạ ệ ả ề ể ộ nghi p l n hay nh cũng đ u đòi h i ph i có s qu n lý ch t ch t c p lãnh đ oệ ớ ỏ ề ỏ ả ự ả ặ ẽ ừ ấ ạ đ n t ng nhân viên, t các phòng ban đ n các b ph n c a doanh nghi p.Chính vìế ừ ừ ế ộ ậ ủ ệ v y,ph ng pháp th công trên gi y t không còn phù h p và hi u qu . Do đó vi cậ ươ ủ ấ ờ ợ ệ ả ệ áp d ng CNTT vào trong qu n lý là đi u c n thi t.ụ ả ề ầ ế H th ng qu n lý là m t trong các h th ng đ c nhi u DN s d ng và đãệ ố ả ộ ệ ố ượ ề ử ụ đ c thi t k m t cách đa d ng và phong phú. M t trong nh ng ng d ng CNTTượ ế ế ộ ạ ộ ữ ứ ụ vào vi c qu n lý, đó là qu n lý h th ng v t t .ệ ả ả ệ ố ậ ư V i s h tr c a các ph n m m tin h c, vi c qu n lý đi u hành DN s trớ ự ỗ ợ ủ ầ ề ọ ệ ả ề ẽ ở nên thu n l i h n, đem l i l i nhu n cao h n. Nhân viên qu n lý v t t s khôngậ ợ ơ ạ ợ ậ ơ ả ậ ư ẽ m t nhi u th i gian đ ghi chép các hóa đ n nh p, xu t,hàng t n kho. Các k toánấ ề ờ ể ơ ậ ấ ồ ế viên h ch toán thu chi nhanh chóng,chính xác và hi u qu h n, t o đi u ki n thu nạ ệ ả ơ ạ ề ệ ậ l i cho các nhà qu n lý. N u các DN Vi t Nam không k p th i thay đ i thì nguy cợ ả ế ệ ị ờ ổ ơ t t h u v n n kinh t càng l n.ụ ậ ề ề ế ớ Đ tài mà em ch n đ nghiên c u và th c hi n là :"ề ọ ể ứ ự ệ Phân tích và thi t k HTTTế ế qu n lý v t t "ả ậ ư . Đ th c hi n đ tài em đã ch n Công ty VINACONEX 10, đ a ch lô 12C-Phanể ự ệ ề ọ ị ỉ Đăng L u-Đà N ng.Đây là m t DN v a m i thành l p nên vi c áp d ng CNTT vàoư ẵ ộ ừ ớ ậ ệ ụ trong qu n lý đ c bi t là h th ng qu n lý v t t là r t ít h u nh không.Nên l iả ặ ệ ệ ố ả ậ ư ấ ầ ư ợ nhu n DN thu đ c trong nh ng qua là không đáng k .ậ ượ ữ ể I.L i cam đoanờ Đ tài này đ c th c d a trên nh ng ki n th c mà em đã đ c h c môn h cề ượ ự ự ữ ế ứ ượ ọ ở ọ H Th ng Thông Tin K Toán, cùng s tham kh o ý ki n c a gi ng viên b môn vàệ ố ế ự ả ế ủ ả ộ m t s tài li u liên quan.ộ ố ệ Em xin cam đoan đây là đ tài em t th c hi n không sao chép hay copy bài c a aiề ự ự ệ ủ khác.Đây là t t c s c g ng và n l c c a em trong th i gian qua m c dù đ tàiấ ả ự ố ắ ổ ự ủ ờ ặ ề không tránh kh i nh ng sai sót.ỏ ữ II. B ng k ho ch tri n khai th c hi nả ế ạ ể ự ệ Nguy n Th Thúy H ng-K13KKT3ễ ị ằ Trang - 2 - PT&thi t k HTTT Qu n Lý V t Tế ế ả ậ ư GVHD:Nguy n Quang Ánhễ • Tu n 31:L p k ho ch tri n khai đ tài ầ ậ ế ạ ể ề • Tu n 32:Ti n hành tìm hi u tham kh o và l a ch n đ tàiầ ế ể ả ự ọ ề • Tu n 33:Kh o sát th c t ,thu th p tài li uầ ả ự ế ậ ệ • Tu n 34:Phác th o khung đ tàiầ ả ề • Tu n 35:Ti n hành tri n khai đ tài :Ph n m đ uầ ế ể ề ầ ở ầ • Tu n 36:Thi t k bi u đ phân c p ch c năng FHDầ ế ế ể ồ ấ ứ và bi u đ lu ng d li u –DFD(4-Level)ể ồ ồ ữ ệ • Tu n 37:Thi t k các ki u th c th và mô hình ER(Entity Relationship).ầ ế ế ể ự ể Thi t k các Form nh p li u và các báo cáoế ế ậ ệ • Tu n 38:B sung và hoàn ch nh đ tài.ầ ổ ỉ ề III .Kh o sát th c tả ự ế : Công ty VINACONEX là công ty chuyên kinh doanh và s n xu t v t li uả ấ ậ ệ xây d ng nên vi c qu n lý v t t là vô cùng quan tr ng.Nh ng hi n t i vi cự ệ ả ậ ư ọ ư ệ ạ ệ qu n lý v t t t i DN đang th c hi n b ng ph ng pháp th công, kh năngả ậ ư ạ ự ệ ằ ươ ủ ả tin h c c a đ i ngũ nhân viên còn quá kém.ọ ủ ộ Nguy n Th Thúy H ng-K13KKT3ễ ị ằ Trang - 3 - PT&thi t k HTTT Qu n Lý V t Tế ế ả ậ ư GVHD:Nguy n Quang Ánhễ 1. Bi u đ phân c p ch c năngể ồ ấ ứ - FHD . Nguy n Th Thúy H ng-K13KKT3ễ ị ằ Trang - 4 - C p nh tậ ậ danh m cụ Qu n lý ả v t tậ ư Mua hàng Bán hàng KT hàng t n ồ kho Báo cáo hàng hóa kho Đ t ặ hàng Nh p ậ hàng Báo cáo mua hàng C p ậ nh t ậ phi u ế xu tấ Giao hàng C p ậ nh t ậ hàng t n ồ đ u kỳầ Làm th ẻ kho Báo cáo bán hàng tháng Báo cáo hàng t nồ Th ng ố kê hàng hóa D trù ự xu t ấ nh pậ khách hàng nhà cung c pấ nhân viên lo i v t ạ ậ tư Báo cáo bán hàng PT&thi t k HTTT Qu n Lý V t Tế ế ả ậ ư GVHD:Nguy n Quang Ánhễ Ch c năng c p nh t danh m c: ứ ậ ậ ụ Ch c năng này s th c hi n viêc c p nh t danhứ ẽ ự ệ ậ ậ m c khách hàng, danh m c nhà cung c p, danh m c nhân viên, danh m c lo i, danhụ ụ ấ ụ ụ ạ m c hàng hóa và danh m c kho.ụ ụ Ch c năng mua hàng: ứ + Đ t hàng:DN đ t hàng nhà cung c p v i s l ng t ng m t hàng c n đ t. M iặ ặ ở ấ ớ ố ượ ừ ặ ầ ặ ỗ l n đ t hàng, DN in đ n hàng g i đ n nhà cung c p. ầ ặ ơ ử ế ấ + Nh p hàng: nhi m v nh p hàng vào kho khi nhà cung c p giao hàng cho công ty ậ ệ ụ ậ ấ + Báo cáo mua hàng: nhi m v báo cáo vi c mua hàng c a khách hàng lên các nhàệ ụ ệ ủ qu n lý .ả Ch c năng bán hàng:ứ + C p nh t phi u xu t: khi khách hàng có yêu c u mua hàng thì ch c năng này cóậ ậ ế ấ ầ ứ nhi m v c p nh t nh ng m t hàng bán cho khách v i s l ng và m t hàng kháchệ ụ ậ ậ ữ ặ ớ ố ượ ặ yêu c u. ầ + Giao hàng: khi xu t hàng ra kh i kho công ty s có m t b ph n giao hàng t i đ aấ ỏ ẽ ộ ộ ậ ớ ị ch đã yêu c u đ t hàng. Đ ng th i khi khách hàng có khi u n i gì v s l ng cũngỉ ầ ặ ồ ờ ế ạ ề ố ượ nh ch t l ng hàng hoá thì b ph n này s thu nh n thông tin và v báo cáo cho bư ấ ượ ộ ậ ẽ ậ ề ộ ph n qu n lý.ậ ả + Báo cáo bán hàng: nhi m v báo cáo vi c bán hàng cho khách hàng lên các nhà qu nệ ụ ệ ả lý Ch c năng ki m tra t n hàng:ứ ể ồ + C p nh t hàng t n đ u kỳ: cu i kì hay cu i tháng s có các đ t th ng kê, ki mậ ậ ồ ầ ố ố ẽ ợ ố ể nghi m các lo i hàng còn t n đ ng trong kho hay b t ch t ban giám đ c yêu c uệ ạ ồ ọ ở ấ ợ ố ầ th ng kê trong kho và c p nh t s hàng t n này.ố ậ ậ ố ồ + Làm th kho: bao g m vi c làm các th kho cho t ng lo i v t t c th đ d dàngẻ ồ ệ ẻ ừ ạ ậ ư ụ ể ể ễ trong vi c qu n lý các lo i v t t .ệ ả ạ ậ ư Ch c năng báo cáo:ứ + Báo cáo bán hàng: Ch c năng này có nhi m v báo cáo vi c bán hàng cho kháchứ ệ ụ ệ hàng lên các nhà qu n lý c p trên theo t ng tháng khi có yêu c u.ả ấ ừ ầ + Báo cáo hàng t n: ồ Hàng tháng s có s báo cáo cho ng i qu n lý bi t đ c tìnhẽ ự ườ ả ế ượ hình v s l ng v t t ề ố ượ ậ ư t n cu i tháng ồ ố cũng nh xu t đ t đó h s có nh ngư ấ ể ừ ọ ẽ ữ quy t đ nh ti p t c nh p các lo i v t t đóế ị ế ụ ậ ạ ậ ư hay không. Nguy n Th Thúy H ng-K13KKT3ễ ị ằ Trang - 5 - PT&thi t k HTTT Qu n Lý V t Tế ế ả ậ ư GVHD:Nguy n Quang Ánhễ + Th ng kê hàng hóa: Th ng kê nh ng ch ng lo i v t t đã bán và nh ng lo i đangố ố ữ ủ ạ ậ ư ữ ạ còn t n đ ng trong kho và báo cáo lên c p trên. ồ ọ ấ + D trù xu t nh p: Ch c năng này s d a vào ch c năng ự ấ ậ ứ ẽ ự ứ th ng kê hàng hóaố đ ể từ đó tính t n kho nh m ồ ằ đ a ra các quy t đ nh có ư ế ị ti p t c ế ụ nh p các lo i v t t đang ậ ạ ậ ư còn t n trong kho hay không.ồ II . Bi u đ lu ng d li u - DFDể ồ ồ ữ ệ . 1. DFD m c khungứ /b iố c nhả (M c 0)ứ - Nhà cung c p có trách nhi m g i nh ng thông tin c a mìnhấ ệ ử ữ ủ , hóa đ n nh p, hóaơ ậ đ n thanh toán cho DN.ơ -DN n u đ ng ý mua hàng thì ế ồ g i ử cho nhà cung c p m t đ n đ t hàng yêu c uấ ộ ơ ặ ầ s l ng v t t c n muố ượ ậ ư ầ a, thanh toán ti n khi nh n đ c hàngề ậ ượ . -Đ ng th i gi a h th ng qu n lý v t t và nhà cung c p có th trao đ i ho cồ ờ ữ ệ ố ả ậ ư ấ ể ổ ặ khi u n i v i nhau khi có nh ng v n đ v ng m c x y ra.ế ạ ớ ữ ấ ề ướ ắ ả - KH khi có nhu c u s g i yêu c u mua hàng cùng nh ng thông tin c a mìnhầ ẽ ử ầ ữ ủ đ n nhà qu n lý v t tế ả ậ ư c a DNủ . -K toán qu n lý v t t ti n hành:ế ả ậ ư ế Nguy n Th Thúy H ng-K13KKT3ễ ị ằ Trang - 6 - Nhà cung c pấ Khách hàng Qu n lý ả v t tậ ư Lãnh đ oạ Khi u ế n iạ Đ n đ t hàngơ ặ Hóa đ n nh pơ ậ Phi u thanh toánế Thông tin nhà cung c p ấ Hóa đ n bán hàng ơ Khi u ế n iạ T ch i ừ ố bán hàng Thông tin khách hàng Yêu c u mua hàngầ Yêu c u báo cáoầ Báo cáo PT&thi t k HTTT Qu n Lý V t Tế ế ả ậ ư GVHD:Nguy n Quang Ánhễ +Tr l i đ n hàng, l p hóa đ n bán hàng, giao hàng cho KH .ả ờ ơ ậ ơ +L p báo cáo theo yêu c u c a ban lãnh đ oậ ầ ủ ạ 2. DFD m c đ nh(M c 1)ứ ỉ ứ Nguy n Th Thúy H ng-K13KKT3ễ ị ằ Trang - 7 - Yêu c u ầ báo cáo Nhân viên 1.C p nh t ậ ậ danh m cụ Nhân viên Khách hàng Khách hàng Thông tin khách hàng 3. Bán hàng Yêu c u ầ mua hàng Khi uế n iạ Hóa đ n ơ xuấ t T ch i bán hàngừ ố Hàng Nhà cung c pấ Hóa đ n ơ xu tấ 4. Ki m tra ể t n hàngồ Thông báo xử lý Yêu c u ầ ki m ể tra hàng Lãnh đ oạ 5. Báo cáo Báo cáo Hàng Khách hàng Hóa đ n nh pơ ậ Hàng Thông tin hàng t nồ Nhà cung c pấ 2. Mua hàng Yêu c u ầ mua hàng Nhân viên Thông tin hàng nh pậ Nhà cung c pấ Hóa đ n nh pơ ậ Khi u ế n iạ Đ n đ t hàngơ ặ Phi u thanh toánế PT&thi t k HTTT Qu n Lý V t Tế ế ả ậ ư GVHD:Nguy n Quang Ánhễ 3. DFD m c d i đ nhứ ướ ỉ 3.2 c năng ứ C p nh t danh m cậ ậ ụ Nguy n Th Thúy H ng-K13KKT3ễ ị ằ Trang - 8 - Khách hàng 1.1 C p nh t ậ ậ danh m c ụ khách hàng Thông tin khách hàng Khách hàng Nhà cung c pấ 1.2 C p nh t ậ ậ danh m c nhà ụ cung c pấ Thông tin nhà cung c pấ 1.3 C p nh t ậ ậ danh m c nhân ụ viên Nhân viên Nhà cung c pấ 1.4 C p nh t ậ ậ danh m c lo iụ ạ 1.5 C p nh t ậ ậ danh m c hàng ụ hóa Hàng PT&thi t k HTTT Qu n Lý V t Tế ế ả ậ ư GVHD:Nguy n Quang Ánhễ c 2 . DFD m c d i đ nh – Ch c năng ứ ướ ỉ ứ Mua hàng Nguy n Th Thúy H ng-K13KKT3ễ ị ằ Trang - 9 - Nhà cung c pấ 2.1 Đ t ặ hàng Nhà cung c pấ Ki m tra t n hàngể ồ Đ n đ t hàngơ ặ Nhân viên Khách hàng Yêu c u c a ầ ủ khách hàng Yêu c u mua hàngầ 2.2 Nh p ậ hàng 2.3 Báo cáo mua hàng Hóa đ n ơ nh p ậ hàng Hóa đ n nh pơ ậ Lãnh đ oạ Phi u thanh ế toán Yêu c u báoầ cáo Báo cáo Hàng Thông tin hàng nh pậ D trù xu t ự ấ nh pậ Đ n đ t hàngơ ặ Khi u ế n i ạ PT&thi t k HTTT Qu n Lý V t Tế ế ả ậ ư GVHD:Nguy n Quang Ánhễ c 3 . DFD m c d i đ nh – Ch c năng ứ ướ ỉ ứ Bán hàng Nguy n Th Thúy H ng-K13KKT3ễ ị ằ Trang - 10 - Khách hàng Xét đ n đ t ơ ặ hàng Yêu c u mua hàngầ T ch i bán hàngừ ố 3.1 C p ậ nh t phi u ậ ế xu tấ Đ ng ýồ 3.2 Giao hàng Nhân viên Khi u ế n iạ Hóa đ n ơ xu tấ 3.3 Báo cáo bán hàng Lãnh đ oạ Yêu c u ầ báo cáo Báo cáo bán hàng Ki m tra t n hàngể ồ Thông tin x lýử Yêu c u ki m ầ ể tra hàng Khách hàng Hóa đ n xu tơ ấ Thông tin hàng xu tấ Thông tin hàng xu tấ [...]... Bình Cường ĐHBKHN, 2001 2 Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý - Ngô Trung Việt, Viện CNTT, 1993 NXB GTVT 3 Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý - Trần Thành Trai, Trung tâm CNTT, ĐHKHTN HCM, 1997 4 Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý - Nguyễn Văn Ba, ĐHBKHN, 2002 Nguyễn Thị Thúy Hằng-K13KKT3 Trang - 31 - PT &thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư GVHD:Nguyễn Quang Ánh THÀNH VIÊN... thể và mô hình EER 17 4 Thiết kế Database vật lý 19 5 Thiết kế các thuật toán (Algorithms) xử lý (sơ đồ khối) 25 6 Thiết kế các Form nhập dữ liệu 29 7 Thiết kế các báo cáo/Report 32 C KẾT LUẬN Nguyễn Thị Thúy Hằng-K13KKT3 33 Trang - 30 - PT &thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư GVHD:Nguyễn Quang Ánh TÀI LIỆU THAM KHẢO 1 Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý - Thạc Bình Cường ĐHBKHN, 2001 2 Phân tích. .. PT &thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư GVHD:Nguyễn Quang Ánh phần nhỏ trong chiến lược phát triển tin học quản lý, kinh doanh vì vậy hệ thống thông tin có thể liên kết và trở thành một bộ phận quan trọng trong một hệ thống quản lý thống nhất Khi đó các thao tác thủ công sẽ được thay thế bởi hệ thống tự động hoá trong hệ thống quản lý Vì đây là lần đầu tiên chúng tôi làm bài tập lớn về đề tài Phân tích thiết. .. PT &thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư Nguyễn Thị Thúy Hằng-K13KKT3 GVHD:Nguyễn Quang Ánh Trang - 26 - PT &thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư GVHD:Nguyễn Quang Ánh 7 Thiết kế các báo cáo/Report Nguyễn Thị Thúy Hằng-K13KKT3 Trang - 27 - PT &thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư GVHD:Nguyễn Quang Ánh C KẾT LUẬN 1.Tự đánh giá những mặt thuận lợi và không thuận lợi của hệ thống mới so với hệ thống cũ Qua quá trình khảo sát, phân. .. trình khảo sát, phân tích và thiết kế hệ thống quản lý vật tư chúng ta thấy rằng với việc sử dụng máy tính vào các công việc kiểm soát nợ, kiểm kê và kế toán thì tiến trình công việc sẽ có phần nhanh chóng và chính xác hơn nhiều góp phần quan trọng vào quá trình phát triển hệ thống quản lý Cụ thể : Mỗi khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng thì đơn đó được kiểm tra và chuyển qua ban kế toán Ban này sẽ... HDNhap để tạo ra một mẩu tin mới Kết thúc Nguyễn Thị Thúy Hằng-K13KKT3 Trang - 21 - PT &thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư GVHD:Nguyễn Quang Ánh 5.2 Sửa HDNhap Bắt đầu Mở file muốn chỉnh sửa Nhập vào thông tin cần sửa Xác nhận sửa? F T Lưu? F Lưu lại các thông tin vào CSDL HDNhap tại mẩu tin hiện hành Kết thúc Nguyễn Thị Thúy Hằng-K13KKT3 Trang - 22 - PT &thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư GVHD:Nguyễn Quang Ánh... yêu cầu về máy móc và thiết bị hiện đại như trên, nếu như hệ thống mới có tính khả thi nghĩa là được thực hiện theo đúng quy trình và thực chất thiết kế thì sẽ có nhiều khả năng cho kết quả tốt hơn hệ thống cũ Hệ thống mới có khả năng đưa đến những tiện dụng hữu ích cho cả công nhân viên và công việc nói chung, những sai sót mắc phải là để xử lý và khắc phục Hệ thống quản lý vật tư là một Nguyễn Thị... T Xóa và chuyển đến mẫu tin kế Tiếp? Kết thúc Nguyễn Thị Thúy Hằng-K13KKT3 T F Trang - 23 - PT &thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư GVHD:Nguyễn Quang Ánh 5.4 Tìm HD Bắt đầu Nhập số chứng từ cần tìm Di chuyển về mẩu tin đầu tiên Tìm theo số chứng từ T F Hiện mẫu tin Thông báo không tìm thấy Kết thúc Nguyễn Thị Thúy Hằng-K13KKT3 Trang - 24 - PT &thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư GVHD:Nguyễn Quang Ánh 6 Thiết kế các... kế hoạch triển khai đề tài 3 B NỘI DUNG 4 I Khảo sát thực tế 4 1 Thực trạng khảo sát 4 a Nhược điểm của hệ thống cũ 4 b Ưu điểm của hệ thống cũ 5 2 Những ưu điểm và nhược điểm của hệ thống mới 5 a Ưu điểm của hệ thống mới 5 b Nhược điểm của hệ thống mới 6 II Phân tích và thiết kế hệ thống 1 Biểu đồ phân cấp chức năng - FHD Giải thích 2 Biểu đồ luồng dữ liệu - DFD 6 7 8 9 a DFD mức khung cảnh 9 b DFD... HTTT Quản Lý Vật Tư Nguyễn Thị Thúy Hằng-K13KKT3 GVHD:Nguyễn Quang Ánh Trang - 20 - PT &thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư GVHD:Nguyễn Quang Ánh 5 Thiết kế các thuật toán (Algorithms) xử lý (sơ đồ khối) 5.1 Nhập HDNhap Bắt đầu Mở file liên quan Nhập vào SoCT, SoCTGoc, Ngay, MaNCC, maNV, MaNX, MaHTTT, MaKho, TKCo, TKNo Kiểm tra các thông tin thỏa? F Di chuyển về bản ghi cuối T F Lưu? T Lưu lại các thông tin vào . Phân tích và thi t k h th ng thông tin qu n lý v t t ế ế ệ ố ả ậ ư t i Công ty VINACONEX 10. ạ GVHD :. u và th c hi n là :"ề ọ ể ứ ự ệ Phân tích và thi t k HTTTế ế qu n lý v t t "ả ậ ư . Đ th c hi n đ tài em đã ch n Công ty VINACONEX 10,