1 HỆ THỐNG ÐÁNH GIÁ THỰC THI C ÔNG VIỆC Ở HÀN QUỐC NGUYỄN THU HUYỀN Viện Khoa học Tổ chức Nhà nýớc I. Hệ thống ðánh giá thực thi công việc Hệ thống ðánh giá thực thi công việc ở Hàn Quốc ðýợc thiết kế cho ðội ngũ c ông chức theo hệ thống chức nghiệp ngành GS từ bậc 1 ðến bậc 9. Th ời ðiểm tiến hành ðánh giá: Ðối với công chức từ bậc 1 ðến bậc 4 việc ðánh giá ðýợc tiến hành 1 lần trong 1 nãm (vào tháng 12); còn ðối với công chức c ấp thấp hõn (từ bậc 5 trở lên) ðýợc tiến hành 2 lần trong nãm (vào tháng 6 và tháng 12). 1. Ðánh giá thực thi công việc ðối với công chức từ bậc 1 ðến bậc 4 Vi ệc ðánh giá ðối với công chức từ bậc 1 ðến bậc 4 ðýợc tuân theo hệ thống ðánh giá thực thi công việc ðýợc ban hành vào nãm 1994, diễn ra nhý sau: - X ác ðịnh các mục tiêu: Mỗi công chức phải xác ðịnh các mục tiêu hàng nãm trên cõ sở bản kế hoạch hàng nãm của tổ chức. Từ những mục tiêu ðặt ra này, công chức phải lập một kế hoạch ðể thực hiện các công việc: xác ðịnh kết quả ðầu ra, các hoạt ðộng cần thực hiện và tiến ðộ thời gian theo mẫu. Ðặc biệt, những mục tiêu ðặt ra v à những chỉ dẫn về lộ trình thực hiện công việc phải ðồng nhất. - Xem x ét sự hợp lý của các mục tiêu: Sau khi công chức ðặt ra các mục tiêu, ngýời ðýợc giao thẩm quyền giám sát sẽ xem xét mức ðộ quan trọng, sự phức tạp v à khả nãng có thể ðo lýờng ðýợc của các mục tiêu này. Xem xét khả nãng ðo lýờng ðýợc của các mục tiêu là rất quan trọng ðể xác ðịnh mức ðộ hợp lý của các mục tiêu ðặt ra của công chức. - Ðo lýờng mức ðộ hoàn thành công việc: Ngýời giám sát sẽ thảo luận với c ác công chức ðể ðýa ra các ðánh giá về mức ðộ ðạt ðýợc các mục tiêu mà họ ðýa ra. Ng ýời giám sát sẽ cho ðiểm về mức ðộ ðạt ðýợc vào một bảng ðiểm với 60 ðiểm. Công chức sẽ ðýợc cộng thêm ðiểm nếu các mục tiêu ðýợc ðánh giá là phù hợp. Sau ðó, ngýời giám sát sẽ phải quyết ðịnh mức ðộ ðánh giá ðối với công chức. Trong qu á trình ðánh giá này, nếu thấy cần thiết, hội ðồng xét duyệt mục tiêu, gồm c ác chuyên gia bên ngoài cũng có thể ðýợc thành lập và huy ðộng sử dụng vào thực hi ện quá trình này. 2 2. Ðánh giá thực thi công việc ðối với công chức từ bậc 5 ðến bậc 9 Vào nãm 1998, Chính phủ Hàn Quốc ðã hợp nhất hai thể thức ðánh giá trýớc ðây ðối với bậc 6-9 và bậc 1-5 thành thể thức ðánh giá ðối với bậc 5-9, nhý sau: a) Ðánh giá của ngýời giám sát: Ngýời giám sát sẽ ðánh giá việc thực hiện c ông việc, khả nãng ðáp ứng công việc, thái ðộ ðối với công việc của cấp dýới trên cõ sở tính toán kết quả của việc tuân thủ của các nhân viên. Những ngýời có thẩm quy ền ðánh giá này ðýợc chỉ ðịnh trong số những ngýời giám sát trực tiếp và những ng ýời ðánh giá ðýợc chọn từ những nhà giám sát cấp cao hõn. C ác lĩnh vực ðánh giá ðối với công chức loại này ðýợc diễn tả qua bảng sau: Các lĩnh vực ðánh giá Tỉ số ðiểm C ác nhân tố (tiêu chuẩn) ðánh giá Mức ðộ hoàn thành công việc 60% Chất lýợng, số lýợng công việc, tiến ðộ thực hiện, ðộ phức tạp của công việc và sáng kiến trong công việc Khả nãng ðáp ứng công việc 30% Các kỹ nãng, sự yêu thích ðối với c ông việc, khả nãng am hiêu và lập k ế hoạch công việc, khả nãng bám việc Thái ðộ ðối với công việc 10% Lĩnh vực này ðýợc ðánh giá theo tiêu chuẩn của từng bộ - Kết quả ðánh giá mức ðộ hoàn thành công việc ðýợc chia thành 5 mức ðộ: xu ất sắc, trên trung bình, trung bình, dýới trung bình và kém. - C ông chức sẽ bị trừ 10 ðiểm khi họ vi phạm các lỗi sau: rời bỏ vị trí, công sở trong giờ làm việc; ðến muộn; có thái ðộ không ðúng mực ðối với khách hàng/ ngýời dân; hoặc ðang chịu những hình thức kỷ luật nhý cảnh cáo, kỷ luật, nhắc nh ở… Ng ýời ðánh giá sẽ ðýa ra những ðánh giá ðộc lập ðối với nhân viên của họ theo nh ững tiêu chuẩn trên. Nếu thấy cần thiết, họ sẽ có những trao ðổi với nhân viên ðýợc ðánh giá va khuyến khích họ trình bày về những vấn ðề výớng mắc của h ọ. Tuy nhiên, thông tin về cuộc trao ðổi này sẽ không ðýợc tiết lộ. Vì ðánh giá ðýợc dựa trên sự ýớc lýợng về mức ðộ hoàn thành, khả nãng ðáp ứng, thái ðộ ðối v ới công việc, nên nó chỉ mang tính chất týõng ðối chứ không thể là tuyệt ðối. Ch ính vì vậy, ngýời ðánh giá ðýợc khuyến cáo nên theo dõi việc thực hiện công 3 việc của các nhân viên một cách liên tục và thýờng xuyên thì các ðánh giá mới có giá trị và ðộ tin cậy cao. b) Ghi ch ép việc thực hiện công việc Theo quy ðịnh, các nhân viên sẽ phải ghi chép (viết nhật ký công việc) về th ực hiện công việc của họ theo mẫu. Mô tả, kể lại, diễn ðạt về thực hiện công việc, n ãng lực, khả nãng của họ cũng nhý những vi phạm kỷ luật nếu có. c) Ðiểm số tổng thể Ngýời ðánh giá sẽ tính toán bằng mọi cách cộng tất cả số ðiểm ở các lĩnh vực ðánh giá thực hiện công việc, những khả nãng týờng thuật, liên kết công việc và thái ðộ ðối với công việc rồi ðýa ra kết quả cuối cùng. d) L ên danh sách những ứng cử viên có khả nãng ðýợc thãng chức Ng ýời quản lý tổng thể (lãnh ðạo) ðõn vị trên cõ sở kết quả ðánh giá, sẽ ðối chi ếu với các mức ðộ xếp loại nhân viên theo thứ tự. Sau ðó, họ sẽ phải ðệ trình một danh s ách các ứng cử viên sáng giá cho công việc bổ nhiệm lên uỷ ban ðánh giá thực thi công việc sau khi có tham khảo ý kiến các nhà ðánh giá ðể tránh các lỗi từ k ết quả ðánh giá. H àn Quốc áp dụng phýõng pháp ðánh giá ða cấp ðộ (360 ðộ) ðể ðánh giá thực hiện công việc của công chức. Phýõng pháp này ðýợc quy ðịnh tại vãn bản về ðánh giá thực thị công việc nãm 1995. Hệ thống này ðýợc áp dụng nhằm mục ðích ðạt tới sự khách quan và tính chính xác trong ðánh giá. Những ngýời tham gia ðánh giá bao gồm: các nhà giám sát, những ðồng nghiệp cùng cấp và cả cấp dýới. Họ sẽ ðýợc lựa chọn trên cõ sở những tiêu chuẩn rõ ràng. Những ngýời tham gia vào quá trình ðánh gia thýờng là những ðồng nghiệp cùng cấp, những ngýời giám sát và cấp d ýới cũng có thể tham gia vào quá trình này, tuỳ thuộc vào bối cảnh của từng cõ quan. Ng ýời quản lý sẽ không trực tiếp tham gia vào quá trình ðánh giá (không quyết ðịnh mức ðộ hay cho ðiểm ðánh giá), mà công việc của họ ðó là: trýớc tiên, họ sẽ phân loại các thông tin, bao gồm thông tin về thể thức ðánh giá ða cấp ðộ, nh ững thông tin liên quan ðến những ngýời tham gia vào quá trình ðánh giá và hýớng dẫn họ về những phýõng pháp ðánh giá. Những ngýời tham gia ðánh giá này sẽ cho ðiểm thực hiện công việc của ngýời ðýợc ðánh giá vào 5 mức ðộ. Cuối cùng, số ðiểm ðýợc cộng dồn lại và ðiểm số này ðýợc sử dụng nhý một tài liệu tham khảo cho vi ệc quyết ðịnh thứ bậc mức ðộ của sự thãng tiến của ngýời công chức. e) U ỷ ban ðánh giá thực thi công việc 4 Mỗi cõ quan ðều có uỷ ban ðánh giá riêng ðể quản lý, theo dõi danh sách các ứng cử viên cho việc thãng tiến. Uỷ ban này gồm các thành viên là công chức cấp tr ên của các nhân viên ðýợc ðánh giá. Theo quy ðịnh, số lýợng thành viên thông thýờng từ 5 ðến 7 ngýời, tối thiểu là 2 ngýời (trong trýờng hợp không ðủ). Chủ tịch u ỷ ban do Bộ trýởng kiêm nhiệm. C ác hoạt ðộng cụ thể của uỷ ban bao gồm: - L ýu giữ các biên bản ghi chép về quá trình ðánh giá ðể giúp chứng thực các kết quả ðánh giá việc thực hiện công việc của các nhân viên. - Tr ên cõ sở so sánh ðiểm số và kết quả ðánh giá của tất cả các nhân viên, uỷ ban quy ết ðịunh mức ðộ xếp loại ðánh giá của từng nhân viên. Ðiểm số cho việc th ực hiện công việc ðýợc tính từ vị trí thập phân ðầu tiên. Xu ất sắc (20%) Trên trung bình (40%) Trung b ình (30%) Kém (10%) Trên 46 ðiểm D ýới 50 ðiểm Tr ên 38 ðiểm D ýớii 46 ðiểm Tr ên 23 ðiểm D ýới 38 ðiểm D ýới 23 ðiểm - Trình hồ sõ về ðánh giá thực thị công việc lên ngýời có trách nhiệm quản lý danh sách các ứng cử viên cho sự thãng tiến. Ngýời này có thể ðề nghị xem xét lại khi th ấy quyết ðịnh của uỷ ban là không thích hợp. Khi một nhân viên chuyển cõ quan, h ồ sõ về việc thực hiện công việc của họ ðýợc gửi ðến cõ quan mới, ðể bảo ðảm con ðýờng chức nghiệp của họ ðýợc quản lý, theo dõi một cách có hệ thống và chúng còn là cõ sở dữ liệu về công trạng và sự thãng tiến của họ. S ự phản ánh tỷ lệ thực hiện công việc ở từng giai ðoạn ở các bậc khác nhau là rất khác nhau: B ậc Giai ðoạn Phản ánh tỷ lệ trung bình của việc thực hiện c ông việc Nãm thứ 1 Nãm thứ 2 Nãm thứ 3 Bậc 5 3 nãm gần ðây 50% 30% 20% Bậc 6,7 2 nãm gần ðây 60% 40% Bậc 8,9 Trong nãm gần ðây 100% f) Việc sử dụng kết quả ðánh giá Kết quả ðánh giá sẽ ðýợc sử dụng cho việc thãng tiến, trả lýõng, thýởng, phát triển nghề nghiệp và thuyên chuyển. 5 Kết quả ðánh giá của các ứng cử viên từ bậc 1 ðến bậc 4 ðýợc sử dụng ðể tham kh ảo cho việc xem xét bổ nhiệm. Ðối với bậc 6, bậc 7 sử dụng ðể làm cõ sở cho vi ệc quy hoạch ứng cử viên cho bổ nhiệm. Ðối với những ngýời có thành tích nổi bật trong suốt các giai ðoạn ðánh giá sẽ ðýợc thýởng thêm 5 ðiểm và thành tích này sẽ ðýợc công khai và ghi rõ vào hồ sõ ðánh giá công chức. g) Vi ệc tiết lộ kết quả ðánh giá. Các cõ quan sử dụng công chức theo quy ðịnh không ðýợc phép tiết lộ về kết qu ả ðánh giá công chức của mình. Tuy nhiên, ðã có một số cuộc hội thảo bàn về vi ệc có hay không tiết lộ kết quả ðánh giá này. M ột số lợi ích của việc công khai kết quả ðánh giá công chức, ðýợc ðýa ra, ðó là: M ục ðích của hệ thống ðánh giá là sử dụng những kết quả ðánh giá này nhý c õ sở dữ liệu của quản lý nhân sự, vì vậy việc giữ kín kết quả này là không thể thực hi ện ðýợc. - C ông khai kết quả ðánh giá bảo ðảm tính công bằng của việc ðánh giá - N ó cũng giúp cho công chức nhận thấy những mặt mạnh, ðiểm yếu của m ình và là cõ hội ðể họ có thể tự soi xét bản thân ðể tự hoàn thiện, thay ðổi ch ính mình. - N ó giúp cho việc sử dụng những kết quả ðánh giá một cách rộng rãi và chủ ðộng. M ột số bất lợi, ðó là: - Công khai kết quả ðánh giá dễ dẫn ðến khuynh hýớng bao che, xuề xòa trong ðánh giá. - Dễ làm mất lòng nhân viên nếu những kết quả ðánh giá không làm vừa lòng họ. - Nó có thể gây xung ðột giữa những ngýời ðánh giá và ngýời ðýợc ðánh giá. Tuy nhi ên, nhìn chung, những ý kiến ủng hộ việc công khai kết quả ðánh giá nhiều hõn. Bởi vì khuynh hýớng của việc sử dụng kết quả ðánh giá ðýợc thay ðổi từ m ục ðích kiểm tra, kiểm soát nhân viên sang ðo lýờng sự phát triển và khuyến khích phát triển nãng lực của công chức. II. Ðổi mới hệ thống ðánh giá thực thi công việc Vai trò quan trọng của hệ thống này mang lại là không thể phủ nhận, ðặc biệt v ới mục tiêu của nó là hýớng tới sự công bằng, khách quan trong ðánh giá. Từ khi áp dụng hệ thống ðánh giá này, tỷ lệ ứng cử viên có cõ hội thãng tiến do hệ thống 6 này mang lại ðã tãng từ 45-50% (ðối với công chức bậc 5) và 35-50% (ðối với công chức bậc 6-9). Tuy nhi ên, theo một cuộc ðiều tra ý kiến ðội ngũ công chức, có một số ý kiến ch ỉ trích hệ thống ðánh giá này, nhý: thiếu tiêu chuẩn khách quan (42,7%); kết quả ðánh giá thiếu công bằng (18,49%); dựa nhiều vào thâm niên công tác (10%); kết qu ả ðánh giá bị tiết lộ (27,26%). M ột số hạn chế tồn tại của hệ thống ðánh giá hiện hành và giải pháp cho việc ho àn thiện hệ thống, ðó là: 1. Với hệ thống hiện tại, tỷ lệ giữa ngýời ðánh giá và các nhân viên là 50:50 và phần lớn những ngýời ðánh giá là các công chức cấp giám sát, ðiều hành chung. Tỷ lệ bằng nhau này là không hợp lý, vì những ngýời giám sát chung không thể bao quát, nắm ðầy ðủ thông tin về nãng lực cũng nhý thái ðộ, hành vi của nhân viên. Tỷ lệ ngýời ðánh giá phải ðýợc tãng lên và họ phải ðýợc t ãng cýờng ðào tạo ðể nhận thức rõ về vai trò và tầm quan trọng của hệ thống ðánh giá cũng nhý vai trò của cá nhân họ. 2. Mục ðích của hệ thống ðánh giá là ðể phát triển nãng lực và quản lý nguồn nh ân lực hợp lý. Tuy nhiên, ở nhiều nýớc (trong ðó có Hàn Quốc), mục ðích này ðã không ðýợc thực hiện ðầy ðủ. Vì vậy, hệ thống này phải tãng cýờng hi ệu quả của việc phát triển nãng lực của công chức và ðổi mới tổ chức. 3. Quy ðịnh về việc không công khai kết quả ðánh giá sẽ khó có thể bảo ðảm sự c ông bằng và ðộ tin cậy của các ðánh giá. Một trong những lý do chính của vi ệc chọn cách không tiết lộ kết quả ðánh giá là ðể cải thiện tinh thần của c ông chức và duy trì hiệu quả làm việc. Tuy nhiên, những kết quả này sẽ kh ông thể ðýợc giữ kín tuyệt ðối ðýợc, vì qua nhiều kênh thông tin, công chức vẫn có thể biết ðýợc. Vì vậy những kết quả này cần phải ðýợc công khai ðể ngãn ngừa những ðánh giá không công bằng và có thể bị bóp méo bởi nh ân tố con ngýời. Khi công chức nghi ngờ về kết quả ðánh giá về họ không công bằng vì những lý do trù dập cá nhân, họ phải ðýợc quyền khiếu tố và những khiếu tố của họ cần phải ðýợc cõ quan có thẩm quyền quan tâm, xem xét. 4. Theo vãn bản ðánh giá thực thi công việc 1998 sửa ðổi, việc ðánh giá thái ðộ ðối với công việc ðýợc áp dụng theo hệ thống trừ ðiểm từ gốc (10 ðiểm cho m ục này). Các lý do ðể nhân viên sẽ bị trừ ðiểm là những lý do về chấp hành kỷ lụat, nhý: ði muộn, rời công sở không báo cáo, có thái ðộ không ðúng mực v ới ngýời dân; bị những ngýời ðứng ðầu ðõn vị quở trách, cảnh cáo. Cách này về lý thuyết có thể giúp cải thiện tính khách quan và công bằng trong 7 ðánh giá thái ðộ ðối với công việc của công chức, nhýng trên thực tế khó có thể thực hiện ðối với ngýời giám sát ðể có thể ðýa ra những ðánh giá xác thực ðối với nhân viên của họ ðýợc. Bởi vì ngýời ðánh giá khi dựa trên sự giám sát, theo dõi hân viên một cách liên tục ðể ðýa ra những ðánh giá sẽ quan tr ọng hõn nhiều là dựa trên những tiêu chuẩn ðể trừ ðiểm. 5. Không có tiêu chuẩn hay chỉ dẫn nào có thể ðịnh lýợng việc thực hiện công việc một cách hoàn toàn khách quan và công bằng. Ðây là bài toán nan giải c ủa bất kỳ tổ chức nào. Tuy nhiên, ðể những tiêu chuẩn ðánh giá này có thể ðạt ðến sự rõ ràng, việc phân tích công việc ðối với từng vị trí nên hýớng tới g ắn với hiệu suất lao ðộng của mỗi ngýời ở mỗi vị trí công việc. Ðiều này là rất quan trọng ðể góp phần nâng cấp hệ thống ðánh giá hiện tại. Nhýng ðể có thể phân tích công việc ðýợc chuẩn xác, thì việc sắp ðặt các mục tiêu cần th ực hiện là rất quan trọng. Ở giai ðoạn của quá trình ðánh giá, cần làm rõ các mục tiêu ðể hýớng việc ðánh giá dựa trên các mục tiêu này. Tuy nhiên ðối với các nhân viên bậc thấp và những nhân viên thuộc những ngành kỹ thuật, việc xây dựng các mục tiêu là rất khó hoặc những mục tiêu ðặt ra sẽ không mấy khi ðýợc chý ý ðến. 6. Qu á trình ðánh giá nào cũng có thể mắc lỗi, vì việc ðánh giá dựa trên nhân tố ch ủ quan là những ngýời ðánh giá và trong một số trýờng hợp thì phụ thuộc v ào nhân tố hoàn cảnh. Vì vậy phýõng pháp ðánh giá ða cấp ðộ là cần thiết ðể khắc phục những lỗi này. Ti êu chuẩn hóa hệ thống ðánh giá một công việc khó khãn ðối với hầu hết c ác nýớc. Ngoài ra, nó cũng là một câu hỏi khó, liệu những kết quả ðánh giá hiện tại c ó thể dự ðoán ðýợc thái ðộ, cách cý xử trong týõng lai của các công chức hay kh ông? Vì vậy, việc nghiên cứu ðể liên tục hoàn thiện hệ thống ðánh giá theo hýớng n âng cao giá trị pháp lý; tính khách quan và ðáng tin cậy của những ðánh giá cần ph ải ðýợc thực hiện liên tục /. . HỆ THỐNG ÐÁNH GIÁ THỰC THI C ÔNG VIỆC Ở HÀN QUỐC NGUYỄN THU HUYỀN Viện Khoa học Tổ chức Nhà nýớc I. Hệ thống ðánh giá thực thi công việc Hệ thống ðánh giá thực thi công việc ở Hàn Quốc. Ðánh giá của ngýời giám sát: Ngýời giám sát sẽ ðánh giá việc thực hiện c ông việc, khả nãng ðáp ứng công việc, thái ðộ ðối với công việc của cấp dýới trên cõ sở tính toán kết quả của việc tuân. ðánh giá Tỉ số ðiểm C ác nhân tố (tiêu chuẩn) ðánh giá Mức ðộ hoàn thành công việc 60% Chất lýợng, số lýợng công việc, tiến ðộ thực hiện, ðộ phức tạp của công việc và sáng kiến trong công việc