phương pháp tài khoản kế toán

Khái niệm phương pháp tài khoản kế toán: Phương pháp chứng từ có ưu điểm là cung cấp thông tin nhanh, tuy nhiên đó là nhữngthông tin chưa được tổng hợp theo từng loại tài sản, nguồn vốn,

CHƯƠNG III: PHƯƠNG PHÁP TÀI KHOẢN KẾ TOÁN

I KHÁI NIỆM, Ý NGHĨA CỦA PHƯƠNG PHÁP TÀI KHOẢN KẾ TOÁN

1 Khái niệm phương pháp tài khoản kế toán:

Phương pháp chứng từ có ưu điểm là cung cấp thông tin nhanh, tuy nhiên đó là nhữngthông tin chưa được tổng hợp theo từng loại tài sản, nguồn vốn, từng quá trình kinh doanh, đồnthời chưa thể hiện được mối quan hệ giữa các đối tượng hạch toán kế toán trong từng nghiệp vkinh tế xảy ra

Xuất phát từ 2 tồn tại đó đòi hỏi kế toán phải xây dựng phương pháp khắc phục nhượcđiểm của phương pháp chứng từ để thỏa mãn nhu cầu thông tin cho quản lý gọi là phương pháp

tài khoản và ghi kép

Phương pháp tài khoản là phương pháp thông tin và kiểm tra quá trình vận động của tài

sản theo từng loại dựa trên các mối quan hệ vốn có của đối tượng hạch toán kế toán.

Phương pháp tài khoản và ghi kép thể hiện dưới hình thức là hệ thống tài khoản kế toán vàghi kép vào tài khoản

2 Ý nghĩa của phương pháp tài khoản kế toán:

Giúp cho việc quản lý tài sản,vật

tư tiền vốn, các quan hệ kinh tế phát sinh mà còn là bước thực hiện nhiệm vụ cơ bản không th

thiếu trước khi lập các báo cáo kế toán bằng phương pháp tổng hợp – cân đối

II NỘI DUNG KẾT CẤU CHUNG CỦA TÀI KHOẢN KẾ TOÁN

1 Khái niệm tài khoản kế toán:

dõi tình hình và sự biến động của từng đối tượng kế toán cụ thể, kế toán phải tiến hành ghi ch

riêng cho từng đối tượng kế toán vào một trang sổ, trang sổ đó gọi là tài khoản kế toán

Tài khoản kế toán là cách phân loại hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng của hạch toán kế toán như: là theo từng loại tài sản, từng loại nguồn

vốn và từng quá trình kinh doanh.

2 Nội dung kết cấu của tài khoản kế toán:

2.1 Cơ sở thiết kế tài khoản: căn cứ trên 3 cơ sở:

của đối tượng hạch toán kế toán thể hiện tính hai mặt, tính đa dạng và tính vận động VD: tiền

mặt thì có thu

và chi, nguyên vật liệu thì có nhập và xuất…Do vậy tài khoản kế toán phải được thiết kế theo

kiểu 2 bên để theo dõi đặc thù này

- Căn cứ vào nội dung:

của đối tượng hạch toán kế toán là nhiều loại và đa dạng, do vậy khi thiết kế tài khoản thì phải

bao gồm nhiều loại tài khoản để phản ánh đầy đủ các đối tượng hạch toán kế toán Mặt khác, tài

khoản kế toán cần phải thiết kế nhiều cấp khác nhau, mỗi cấp cung cấp những thông tin ở nhữnmức độ khác nhau

- Căn cứ vào yêu cầu quản lý:

để cung cấp thông tin cho quản lý, bên cạnh những tài khoản cơ bản phản ánh tài sản, nguồn vốn,

quá trình kinh doanh, đòi hỏi kế toán phải thiết kế được những tài khoản điều chỉnh cho các tài

khoản cơ bản để cung cấp được những chỉ tiêu xác thực về đối tượng kế toán

2.2 Nguyên tắc thiết kế tài khoản: Kết cấu tài khoản phản ánh tài sản ngược với kết cấu

tài khoản phản ánh nguồn vốn, kết cấu của tài khoản điều chỉnh phải có kết cấu ngược với kết

cấu loại tài khoản cơ bản điều chỉnh

Nợ

Số hiện có của đối tượng hạch toán kế toán lúc đầu kỳ hay cuối kỳ thì được phản ánh cùng một bên với sự biến động tăng trong kỳ của đối tượng hạch toán kế toán, còn số biến động giảm

thì được phản ánh ở bên còn lại.

2.3 Kết cấu chung của tài khoản:

+ Tên tài khoản: phản ánh đối tượng mà tài khoản theo dõi.

VD: Tài khoản tiền mặt dùng để theo dõi tiền mặt,…

là con số được đặt cho mỗi tài khoản để thuận tiện cho việc ghi chép và xử lý thông tin VD:

khoản tiền mặt có số hiệu tài khoản là: TK 111

+ Một tài khoản được chia làm hai bên: bên trái của tài khoản được gọi là bên Nợ,

bên phải của tài khoản được gọi là bên Có dùng để theo dõi sự biến động của đối tượng hạch

toán kế toán

của đối tượng hạch toán kế toán đầu kỳ hay cuối kỳ được phản ánh vào tài khoản thì được gọi là

số dư đầu kỳ (SDĐK) và số dư cuối kỳ (SDCK)

+ Số biến động làm tăng đối tượng hạch toán kế toán trong kỳ phản ánh vào tài khoản thì

được gọi là số phát sinh tăng, ngược lại gọi là số phát sinh giảm.

Quy ước: Số dư của tài khoản phản ánh tài sản được ghi ở bên Nợ

Số dư của tài khoản phản ánh nguồn vốn được ghi ở bên Có

III PHÂN LOẠI TÀI KHOẢN KẾ TOÁN:

1.Sự cần thiết phải phân loại tài khoản kế toán:

Do tài khoản kế toán có nhiều loại, với nội dung, kết cấu, công dụng và mức độ phản ánkhác nhau nên để vận dụng có hiệu quả hệ thống tài khoản vào công tác hàng ngày, phù hợp vớđặc điểm hoạt động sản xuất – kinh doanh của DN, cần thiết phải phân loại tài khoản

Phân loại tài khoản là việc sắp xếp các tài khoản khác nhau vào từng nhóm, từng loại theonhững đặc trưng nhất định Về mặt lý luận cũng như trên thực tế công tác kế toán, tài khoảnthường được phân theo các cách sau:

2 Phân loại tài khoản kế toán:

2.1.Phân loại tài khoản theo nội dung kinh tế:

a) Loại tài khoản phản ánh tài sản:

gồm các tài khoản phản ánh giá trị của toàn bộ tài sản hiện có ở DN:

Loại 1: loại tài khoản phản ánh tài sản ngắn hạn:là những tài sản có thời hạn thu hồi

trong vòng 1 năm, gồm: Tiền và các khoản tương đương tiền, các khoản phải thu, giá trị đầu tư tài

chính ngắn hạn, các hàng tồn kho,…

Loại 2:

loại tài khoản phản ánh tài sản dài hạn: là những tài sản có thời hạn thu hồi vốn dài, luân chuy chậm (thường từ 1 năm hoặc 1 chu kỳ kinh doanh trở lên): gồm có các tài khoản phản ánh TSC hữu hình, TSCĐ vô hình, TSCĐ thuê tài chính, các khoản đầu tư tài chính dài hạn, bất động sản đầu tư

b) Loại tài khoản phản ánh nguồn vốn: gồm các tài khoản phản ánh các nguồn vốn hình thành nên toàn bộ tài sản của DN Loại 3: loại tài khoản phản ánh nợ phải trả: gồm các TK phản ánh tiền vay, phải trả người bán, người nhận thầu, phải trả người lao động, phải nộp Ngân sách Nhà nước

Loại 4: loại tài khoản phản ánh nguồn vốn chủ sở hữu: gồm những tài khoản phản nguồn vốn kinh doanh, nguồn vốn XDCB,các quỹ xí nghiệp, lợi nhuận chưa phân phối

Tiền mặt tồn quỹ ngày 1/1/2003 tạI DN X là 50.000.000 Trong tháng có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như sau: (ĐVT:1.000đ)

1.Ngày 11/1: Mua nguyên vật liệu nhập kho trả bằng tiền mặt: 20.000

2.Ngày 15/1: Rút TGNH về nhập quỹ tiền mặt: 30.000

3.Ngày 25/1: Chi tiền mặt trả lương cho CNV: 35.000

Yêu cầu : Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế trên vào tài khoản tiền mặt, tính lượng tiền mặt cuối kỳ

Vay ngắn hạn ngân hàng hiện có ngày 1/10/2006 tại DN X là 50.000.000 Trong tháng có cánghiệp vụ kinh tế phát sinh như sau: (ĐVT: 1.000đ)

1.Ngày 5/10: Đã trả vay ngắn hạn bằng tiền gửi ngân hàng: 40.000

2.Ngày 15/10: Lập hồ sơ vay ngắn hạn ngân hàng nhập quỹ tiền mặt: 30.000

Yêu cầu: Phản ánh các ngh.vụ kinh tế trên vào tài khoản vay ngắn hạn ngân hàng

Xác định tiền vay ngắn hạn ngân hàng hiện có cuối tháng

c) Loại tài khoản phản ánh quá trình kinh doanh: gồm ba nhóm tài khoản Tài khoản phản ánh doanh thu:

Loại 5, 7: loại tài khoản phản ánh doanh thu (thu nhập) từ các hoạt động ( hoạt động SX –

KD, hoạt động tài chính, hoạt động khác)

Nhóm tài khoản này cuối kỳ không có số dư

Tài khoản phản ánh chi phí:

Loại 6, 8: loại tài khoản phản ánh chi phí: gồm các tài khoản phản ánh chi phí nguyên vật

liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí bán hàng,…

Nhóm tài khoản này cuối kỳ không có số dư

VD 3: Trong tháng 10 có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như sau: ( ĐVT: 1.000 đồng)

1 Ngày 15/10: Xuất bán hàng hoá có giá vốn hàng bán là: 200.000, giá bán hàng là: 270.000

khách hàng mua chưa trả tiền

2 Ngày 16/10: Khách hàng trả số hàng kém phẩm chất trị giá bán là 2.700, giá vốn là 2.000 đư

bên bán chấp nhận

Yêu cầu: Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế trên vào tài khoản doanh thu, chi phí.

Loại 9: loại tài khoản phản ánh kết quả sản xuất kinh doanh: là tài khoản “ Xác định kết

quả kinh doanh” (Kết cấu tài khoản ở trang 29)

2.2 Phân loại tài khoản theo công dụng và kết cấu:

phản ánh trực tiếp tình hình biến động của tài sản và nguồn vốn

* Nhóm tài khoản phản ánh tài sản (có số dư Nợ): gồm các tài khoản tài sản thuộc

Loại 1 trừ các TK nhóm 13X, các TK dự phòng (129, 139, 159) và Loại 2 trừ các TK 214 “ Hao

mòn TSCĐ”, TK 229 “Dự phòng giảm giá đầu tư dài hạn”

* Nhóm tài khoản phản ánh nguồn vốn (có số dư Có): gồm các tài khoản thuộc Loại

Kết cấu tài khoản 131 “ Phải thu của khách hàng”

Các tài khoản phản ánh nợ phải thu: thường các TK này có số dư Nợ nhưng trong một số

trường hợp đặc biệt các TK này có số dư Có.

mọi mối quan hệ giữa DN với khách hàng mua hàng đều được phản ánh trên TK 131 “Phải thu

của khách hàng” Các mối quan hệ xảy ra chủ yếu là:

+ DN bán chịu cho khách hàng, tức là khách hàng mua hàng nhưng chưa trả tiền cho DN,

DN

+ Khách hàng ứng trước tiền mua hàng cho DN: đây là một khoản có tính chất phải trả của DN và

sẽ được thanh toán cho K/ hàng = việc chuyển hàng cho K/ hàng

VD: 1 Khách hàng trả nợ cho DN bằng chuyển khoản: 100.000.000.

2.Khách.hàng ứng trước tiền cho DN bằng tiền mặt: 50.000.000

Các tài khoản phản ánh các khoản nợ phải trả: thường các tài khoản này có số

dư Có nhưng trong một số trường hợp đặc biệt các TK có số dư Nợ

Kết cấu tài khoản 331 “Phải trả người bán”

VD: 1 DN trả trước cho người bán hàng bằng tiền gửi ngân hàng: 15.000.000

2 DN ứng trước cho người bán hàng bằng tiền mặt: 3.000.000

là tài khoản được sử dụng để tính toán lại chỉ tiêu đã được phản ánh ở các tài khoản cơ bản nh

cung cấp số liệu xác thực về tình hình tài sản tại thời điểm tính toán

Phải sử dụng các tài khoản điều chỉnh là do đặc điểm của một số tài sản sử dụng lâu dàinên bên cạnh giá ban đầu (nguyên giá), còn phải xác định gía trị còn lại sau quá trình sử dụng

Bên cạnh đó giá trị của tài sản có thể thay đổi do 1 số tác động bên ngoài (do giá cả tài sản thay đổi,

do tỉ giá ngoại tệ thay đổi…)

Loại tài khoản này chia thành 2 nhóm:

· Nhóm tài khoản điều chỉnh gián tiếp giá trị của tài sản Dựa vào những TK này

để tính ra giá trị còn lại của tài sản hay giá trị thực của tài sản

* TK điều chỉnh giảm cho TK tài sản:

VD: TK 211 “Tài sản cố định hữu hình”, TK 2141 “Hao mòn TSCĐ hữu hình”

Quan hệ điều chỉnh trên tài khoản này được thể hiện:

Các TK dự phòng như TK Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn, dài hạn, TK Dự phòng phải thu khó đòi, TK Dự phòng giảm giá hàng tồn kho để điều chỉnh giảm cho các TK cần lập dự

phòng:

VD: Các TK hàng tồn kho và các TK dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Quan hệ điềuchỉnh được thể hiển:

* TK điều chỉnh giảm trừ doanh thu:

VD: TK Chiết khấu thương mại (TK 521), TK Hàng bán bị trả lại (TK 531), TK Giảm giá hàngbán (TK 532), trong kỳ khi chưa kết chuyển vào TK doanh thu đươc xem là TK điều chỉnh giảmcho TK doanh thu để xác định được chỉ tiêu xác thực về doanh thu bán hàng là doanh thu thuần

Nhóm tài khoản này cuối kỳ không có số dư

· Nhóm TK điều chỉnh trực tiếp giá trị của tài sản:

Dựa vào những TK này, kế toán tiến hành điều chỉnh giá trị tài sản tăng thêm (hoặc giảmđi) do những tác động bên ngoài

Thuộc nhóm này bao gồm các tài khoản như: TK 412: “Chênh lệch đánh giá lại tài

sản”, TK 413 “Chênh lệch tỉ giá hối đoái”

c) Loại tài khoản nghiệp vụ:

Công dụng:

để tập hợp số liệu cần thiết, sau đó kế toán sử dụng các phương pháp mang tính nghiệp vụ kỹ

thuật để xử lý số liệu theo yêu cầu của quản lý.

* Nhóm TK phân phối: dùng để tập hợp chi phí rồi sau đó phân bổ và kết

chuyển cho các đối tượng có liên quan

- Các tài khoản tập hợp phân phối chi phí: gồm các TK dùng để tập hợp chi phí rồi kết

chuyển cho các đối tượng có liên quan VD: TK Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, TK Chi phí

nhân công trực tiếp, TK Chi phí sản xuất chung, TK Chi phí bán hàng, TK Chi phí quản lý

Doanh nghiệp…

Nhóm tài khoản này cuối kỳ không có số dư

- Các TK phân phối chi phí theo dự toán: gồm các TK phản ánh các chi phí đã phát sinh

cần lập dự toán phân phối nhiều lần cho các đối tượng sử dụng hoặc các chi phí dựa theo dự toán

được tính trước vào các đối tượng sử dụng sau đó mới phát sinh

+ Chi phí phải trả (TK 335): là chi phí thực tế chưa phát sinh nhưng dự kiến sẽ phát sinh liên

quan đến nhiều kỳ kinh doanh, do đó được tính trước vào các đối tượng có liên quan theo dự toán

chi phí

* Phân biệt sự giống nhau và khác nhau giữa chi phí trả trước và chi phí phải trả

cả 2 TK đều phản ánh những khoản chi phí lớn cần phải phân phối vào nhiều kỳ có liên quan

nhằm ổn định chi phí qua các kỳ hoạt động của DN

+ Khác nhau:

- Đối với chi phí trả trước:

TK này được dùng để tập hợp phân phối các chi phí lớn đã phát sinh có liên quan đến nhiều kỳ

do đó được phân phối vào chi phí nhiều kỳ có liên quan sau đó

- Đối với chi phí phải trả: TK này được dùng để phân phối những chi phí lớn dự kiến sẽ

phát sinh được tính trước vào nhiều kỳ kinh doanh để tạo nguồn bù đắp cho những khoản chi pthực tế sẽ phát sinh trong tương lai

· Nhóm TK tính giá: dùng để tập hợp các chi phí thực tế phát sinh để

xácđịnh giá thành của sản phẩm sản xuất hay sản phẩm hoàn thành VD: TK Chi phí sản xuất kindoanh dở dang, TK Xây dựng cơ bản dở dang

* Nhóm TK theo dõi và kết chuyển doanh thu, thu nhập: gồm các TK tập hợp doanh

thu, thu nhập phát sinh trong kỳ Xác định doanh thu, thu nhập thuần để xác định kết quả kinh

doanh

Nhóm tài khoản này cuối kỳ không có số dư

* Nhóm TK so sánh:

là những TK có công dụng so sánh giữa SPS bên Nợ và SPS bên Có để tính ra các chỉ tiêu kinh

tế cần thiết phục vụ cho việc đánh giá kết quả quá trình kinh doanh VD: TK 911

Tài khoản này cuối kỳ không có số dư

2.3 Phân loại tài khoản theo mức độ phản ánh đối tượng kế toán trên TK:

TK được chia thành 2 loại: TK tổng hợp và TK chi tiết

2.4 Phân loại tài khoản theo mối quan hệ với báo cáo kế toán:

- Loại TK sử dụng để lập bảng cân đối kế toán có 2 nhóm: nhóm TK phản ánh tài sản và

nhóm TK phản ánh nguồn vốn

- Loại TK sử dụng để lập báo cáo kết quả kinh doanh: gồm các TK không có số dư

IV PHƯƠNG PHÁP GHI CHÉP (PHẢN ÁNH) VÀO TÀI KHOẢN KẾ TOÁN:

1 Phương pháp ghi đơn:

Khái niệm: Ghi đơn

vào tài khoản là việc phản ánh nghiêp vụ kinh tế phát sinh vào tài khoản kế toán mà chỉ một

khoản thôi

Doanh nghiệp X thuê 01 tài sản cố định dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh, thời gian thuê

là 3 tháng và nguyên giá là 120 triệu đồng Gỉa định sau 03 tháng Doanh nghiệp X trả lại tài sản

cố định cho đơn vị cho thuê.Với nghiệp vụ này kế toán phản ánh vào tài khoản như sau:

Nợ TK Tài sản thuê ngoài Có

vào tài khoản kế toán mà chỉ phản ánh được sự vận động riêng biệt độc lập của từng đối tượng kế

toán mà chưa phản ánh được mối quan hệ giữa các đối tượng kế

toán

+ Kết cấu chung của các tài khoản ghi đơn:

Số phát sinh tăng ghi bên Nợ;

Số phát sinh giảm ghi bên Có;

Số dư cuối kỳ ghi bên Nợ

+ Tài khoản ghi đơn bao gồm những tài khoản phản ánh các đối tượng kế toán là tài sản khôn

thuộc quyền sở hữu của đơn vị, đơn vị chỉ có quyền sử dụng nó như tài sản thuê ngoài; vật tư,

hàng hoá nhận bán đại lý, ký gửi; vật tư, hàng hoá nhận gữi hộ, nhận gia công;…, hoặc phản án

các chỉ tiêu nhằm giải thích cho những chỉ tiêu đã phản ánh trên tài khoản tài sản như nguyênnguồn vốn khấu hao…

Các tài khoản ghi đơn không thuộc Bảng cân đối kế toán và còn được gọi là tài khoản ngoài

bảng

2 Phương pháp ghi kép (Ghi theo quan hệ đối ứng tài khoản):

2.1.Các quan hệ đối ứng kế toán:

a) Khái niệm:

Quan hệ đối ứng kế toán là khái niệm dùng để biểu thị mối quan hệ mang tính hai mặt giữa tài

sản và nguồn vốn, giữa tăng và giảm của các đối tượng kế toán cụ thể trong mỗi nghiệp vụ kinh

tế cụ thể

VD: mua nguyên vật liệu nhập kho chưa trả tiền cho người bán.

b) Các quan hệ đối ứng:

Loại 1: Tài sản tăng – Tài sản giảm (cùng một lượng giá trị).

VD: Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt.

Loại quan hệ đố ứng kế toán này chỉ tác động đến một mặt của tài sản, kết quả làm thay đổi kết

cấu tài sản của đơn vị, còn tổng giá trị tài sản của đơn vị thì không đổi, do vậy loại quan hệ đối

ứng kế toán này vẫn duy trì được tính cân bằng của phương trình kế toán

Loại 2: Nguồn vốn tăng - Nguồn vốn giảm (cùng một lượng giá trị).

VD: Vay ngắn hạn ngân hàng để trả nợ cho người bán.

Loại quan hệ đối ứng kế toán này chỉ tác động nguồn vốn, kết quả làm thay đổi kết cấu của nguồn

vốn, còn tổng nguồn vốn thì không thay đổi, do vậy nó vẫn duy trì được tính cân bằng của

phương trình kế toán

Loại 3: Tài sản tăng - Nguồn vốn tăng (tương ứng với một lượng giá trị).

VD: Nhà nước bổ sung vốn kinh doanh cho DN bằng chuyển khoản.

Loại quan hệ đối ứng kế toán này tác động đến cả 2 mặt của tài sản, kết quả làm cho tổng tài sản

và tổng nguồn vốn tăng với cùng một lượng giá trị Do vậy, loại quan hệ đối ứng này vẫn duy trì

được tính cân bằng của phương trình kế toán

Loại 4: Tài sản giảm - Nguồn vốn giảm (với cùng một lượng giá trị).

VD: Chi tiền mặt để trả lương cho nhân viên

Loại quan hệ đối ứng kế toán này tác động đến cả 2 mặt của tài sản, kết quả làm cho tổng tài sản

và tổng nguồn vốn giảm xuống với cùng một lượng giá trị Do vậy, loại quan hệ đối ứng này vẫn

duy trì được tính cân bằng của phương trình kế toán

Trong quá trình hoạt động của DN, khi có nghiệp vụ kinh tế xảy ra, nó làm ảnh hưởng đến tài sản

và nguồn vốn nhưng vẫn duy trì đựoc tính cân bằng của phương trình kế toán

2.2.Ghi kép vào tài khoản:

a) Khái niệm:

Là việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào ít nhất 2 tài khoản có liên quan, một

tài khoản ghi Nợ và một tài khoản ghi Có, với số tiền bằng nhau

b) Một số khái niệm trong ghi kép:

Định khoản

là khái niệm dùng để chỉ việc xác định một nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi Nợ và ghi Có

vào những tài khoản nào với số tiền là bao nhiêu