phương pháp chứng từ kế toán

CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN http://www.dayhoctructuyen.com/file.php/23/CHUONG_II.htm 1 of 10 4/2/2008 11:16 AM CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN I. KHÁI NIỆM - Ý NGHĨA CỦA PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ KÊ TOÁN: 1. Khái niêm: là phương pháp chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành theo thời gian và địa điểm phát sinh của nghiệp vụ kinh tế vào các bản chứng từ k toán và vật mang tin (băng từ, đĩa từ ) theo các quy định của Luật kế toán Việt Nam gọi l lập chứng từ kế toán. 2. Ý nghĩa của phương pháp chứng từ: - Đây là phương pháp đầu tiên và quan trọng trong hệ thống các phương pháp - Thông qua phương pháp chứng từ kế toán sẽ thu nhận được thông tin một cách kịp thời nhanh chóng phục vụ cho quản lý, điều hành từng nghiệp vụ một cách có hiệu quả. - Thông qua phương pháp chứng từ kế toán cung cấp số liệu để ghi sổ kế toán và thông kinh t ế. - Thông qua phương pháp chứng từ kế toán thực hiện chức năng kiểm tra được tính hợ p pháp hợp lý của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thông qua đó góp phần phát hiện những hành vi tham ô, lãng phí, những vi phạm chế độ thể lệ quản lý kinh tế tài chính của Nhà nước - Thông qua phương pháp chứng từ kế toán là cơ sở để xác định người chịu trách nhiệm vật chất về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi trong chứng từ II. PHÂN LOẠI, CÁC YẾU TỐ VÀ NGUYÊN TẮC LẬP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN 1. Phân loại ch ứng từ kế toán: 1.1. Theo công dụng: - Chứng từ mệnh lệnh: là những chứng từ mệnh lệnh thể hiện các quyết định của lãnh đạo cho cấp dưới thi hành , chưa thể hiện được mức độ của nghiệp vụ kinh tế, do vậy nó chưa phải là căn cứ để ghi sổ kế toán. VD: lệnh thu tiền, lệnh chi tiền, lệnh xuất kho vật tư , giấy đề nghị nhận tạm ứng đã được ký duyệt… - Chứng từ thực hiện: là những chứng từ chứng minh một nghiệp vụ kinh tế nào đó đ ã hoàn thành, như: phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho…(trang 18, 19), do vậy chứng từ thực hiện họăc chứng từ thực hiện kèm với chứng từ mệnh lệnh làm căn cứ để ghi sổ kế toán - Chứng từ thủ tục kế toán: là những chứng từ trung gian dùng để tập hợp các nghiệp kinh tế có liên quan theo từng đối tượng kế toán cụ thể để thuận tiện cho việ c ghi sổ, đối chiếu kiểm tra và xử lý thông tin. VD: chứng từ ghi sổ trong hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. (trang 64) - Chứng từ liên hợp: là những chứng từ kết hợp hai nội dung của hai loại chứng từ trên. VD: lệnh chi kiêm phiếu chi, lệnh xuất kho kiêm phiếu xuất kho, 1.2. Theo mức độ khái quát của số liệu phản ánh trên chứng từ: - Chứng từ ban đầu (gốc): là loạ i chứng từ phản ánh trực tiếp nghiệp vụ kinh tế phát sinh, do vậy nó có đầy đủ hiệu lực pháp lý và giá trị ghi sổ kế toán. VD: phiếu thu (chi), phiếu nhập (xuất),… - Chứng từ tổng hợp: là những chứng từ dùng để tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế cùng loại nhằm tiện lợi công tác ghi sổ kế toán và nhằm giảm nhẹ khối lượng công việc kế toán. V D bảng tổng hợp phiếu thu (chi)… 1.3. Theo địa điểm lập chứng từ: - Chứng từ bên trong: là chứng từ được lập tại đơn vị hạch toán tuỳ theo trách nhiệm vật chất của các bên có liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phản ánh trên loại chứng từ này, đượ c chia thành hai loại: + Chứng từ thể hiện quan hệ kinh tế chỉ trong phạm vi nội bộ đơn vị. CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN http://www.dayhoctructuyen.com/file.php/23/CHUONG_II.htm 2 of 10 4/2/2008 11:16 AM VD: phiếu xuất kho vật tư, bảng thanh toán lương… + Chứng từ thể hiện quan hệ kinh tế giữa đơn vị với đơn vị khác. VD: hoá đơn bán hàng, biên bản giao nhận TSCĐ… - Chứng từ bên ngoài: là chứng từ được lập từ các đơn vị khác nhưng thể hiện mối quan hệ kinh tế với đơn vị mình. VD: hoá đơn mua hàng, hoá đơn cước vận chuyển… 1.4.Theo nội dung kinh tế c ủa nghiệp vụ ghi trên chứng từ: Gồm chứng từ tiền mặt, chứng từ hàng tồn kho, chứng từ bán hàng, chứng từ tài sản c ố định, như ( phiếu thu (chi), phiếu nhập (xuất) (trang 18, 19). 1.5. Theo hình thức của chứng từ: - Chứng từ giấy: Là chứng từ kế toán phản ánh nội dung các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và đã ho à thành bằng giấy tờ - Chứng từ điện tử: Là chứng từ kế toán mà các nội dung của nó được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử đã được m hoá mà không có sự thay đổi nội dung của chứng từ trong quá trình truyền qua mạng máy tín h hoặc trên vật mang tin như: băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán, mạng truyền tin. 1.6. Theo quy định của Nhà Nước: hệ thống chứng từ kế toán gồm hai loại: - Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc: là hệ thống chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi . - Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn: là những chứng từ chủ yếu sử dụng trong nội bộ đơn vị. 2. Các yếu tố của chứng từ kế toán (Mẫu một số chứng từ ở trang (18,19) Các yếu tố cơ bản : là các yếu tố bắt buộc phải có trong mỗi bản chứng từ, nếu thiếu một trong các yếu tố này th ì chứng từ không có tính pháp lý. + Tên chứng từ: cho biết một cách khái quát nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh + Ngày, tháng, năm, số thứ tự của chứng từ: là cơ sở cho việc thanh tra về mặt thời gian nghiệp vụ kinh tế phát sinh. + Tên, địa chỉ của các đơn vị, cá nhân có liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế: tạo điều kiện thuận lợi cho việc thanh tra về mặt địa đ iểm của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. + Nội dung của nghiệp vụ kinh tế: cho biết một cách rõ ràng, đầy đủ hơn về nghiệp vụ kinh tế phản ánh trong chứng từ. + Quy mô của nghiệp vụ kinh tế: là Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số. Riêng tổng số tiền của chứng từ kế toán phải ghi bằng số và bằng chữ là c ơ sở để tổng hợp số liệu ghi vào sổ kế toán + Họ tên và chữ ký của cá nhân chịu trách nhiệm vật chất về nghiệp vụ kinh tế phát sinh - yếu tố này đảm bảo tính pháp lý của chứng từ khi ghi vào sổ kế toán và là căn cứ để qu y trách nhiệm. Các yếu tố bổ sung : là các yếu không bắt buộc phải có trong mỗi bản chứng từ. Công dụng : tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi sổ. VD: định khoản kế toán, hình thức thanh toán, thời gian thanh toán,… 3. Nguyên tắc lập chứng từ kế toán: Khái niệm lập chứng từ: là việc phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào biểu mẫu theo đúng nguyên tắc và phải ghi đầy đủ các yếu tố bên trong của mỗi chứng từ. Việc lập chứng từ phải đảm bảo những nguyên tắc: + Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán đều phải chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế tài chính. + Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN http://www.dayhoctructuyen.com/file.php/23/CHUONG_II.htm 3 of 10 4/2/2008 11:16 AM định trên mẫu và phải ghi đầy đủ các yếu tố cơ bản của chứng từ. + Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xoá, sửa chữa. Khi viết chứng từ phải dùng mực không phai, số và chữ viết phải liên tục không ngắt quãng, c trống phải gạch chéo. + Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liê n chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế tài chính thì nôị dung các liên phải giống nhau. Chg từ kế toán do đơn vị kế toán lập để giao dịch bên ngoài đơn vị phải có dấu của đơn vị KT + Kế toán trưởng (thủ trưởng đơn vị) không được ký sẵn trên các chứng từ trắng và gia o cho kế toán sử dụng dần. + Mẫu chữ ký của kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị phải đăng ký với cơ quan tài ch í ngân hàng và đơn vị có quan hệ. Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân thủ theo những quy định của chứng từ điện tử. Chứng từ điện tử phải được in ra giấy, lưu trữ theo quy định. III. TRÌNH TỰ XỬ LÝ VÀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN: · Khái niệm: Trình tự luân chuyển chứng từ là sự vận động liên tục kế tiếp nhau từ giai đoạn này qua giai đoạn khác của chứng từ kế toán. · Trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ: 1. Kiểm tra chứng từ: Về mặt hình thức: khi nhận được chứng từ, kế toán phải kiểm tra theo các nội dung sau: + Kiểm tra tính trung thực, tính rõ ràng, đầy đủ của các chỉ tiêu phản ánh trên chg. từ + Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. + Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ + Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý n ội bộ của những người lập, kiểm tra, xét duyệt đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính. 2.Hoàn chỉnh chứng từ: Là việc ghi giá trên chứng từ (đối với loại chứng từ có yêu cầu này), phân loại, tổng hợp số liệu các chứng từ cùng loại (lập chứng từ tổng hợp) lập định khoản kế toán. 3. Phân loại chứng từ và ghi s ổ kế toán: Căn cứ nội dung kinh tế mà chứng từ phản ánh, kế toán phân loại chứng từ theo từng loại nghiệ vụ, từng tính chất các khoản chi phí, theo địa điểm phát sinh,… tổng hợp số liệu rồi định khoản ghi vào sổ tài khoản kế toán liên quan. 4. Bảo quản và lưu trữ chứng từ: Chứng từ kế toán là tài liệu gốc chứng minh cho số liệ u ghi sổ kế toán và thông tin kinh tế có giá trị pháp lý nên trong quá trình sử dụng và lưu trũ, chứng từ kế toán phải được bảo quản đầy đủ, an toàn nhằm tránh tình trạng mất mát, hư hỏng và để khi cần có cơ sở để đối chiếu, kiểm tra Khi hết hạn lưu trữ (thời hạn lưu trữ chứng từ từ 5 đến 10 năm đối với chứng từ trực tiếp ghi s ổ kế toán), chúng từ có thể được huỷ bỏ. 5. Ví dụ về trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ * Phiếu thu: dùng để xác định số tiền mặt thực tế nhập quỹ là căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ và chu y cho kế toán ghi sổ kế toán. Mọi khoản tiền nhập quỹ, ghi sổ đều phải có phiếu thu. Trình tự xử lý và luân chuyển của Phiếu thu tiền mặt như sau: - Phiếu thu do kế toán thanh toán (người lập phiếu) lập thành 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần). Kế toán thanh toán ký. - Kế toán thanh toán chuyển phiếu thu cho Kế toán trưởng ký duyệt CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN http://www.dayhoctructuyen.com/file.php/23/CHUONG_II.htm 4 of 10 4/2/2008 11:16 AM - Người nộp tiền chuyển phiếu thu cho Thủ quỹ để nộp tiền và ký vào phiếu thu - Thủ quỹ nhận tiền, ghi số tiền đã nhận bằng chữ và ký vào phiếu thu - Một liên lưu tai quyển phiếu thu (cuống), một liên người nộp tiền giữ: nếu là trong đơn vị thì li ê này là căn cứ chứng minh là đã nộp tiền, nếu là ngoài đơn vị đó là căn cứ chứng minh đã nộp t theo đúng phiếu chi, một liên thủ quỹ để lại ghi sổ quỹ cuối ngày tập hợp các phiếu thu cùn g chứng từ gốc kèm theo giao cho kế toán viên để ghi sổ kế toán. Sau khi kế toán viên ghi sổ kế toán xong, phiếu thu được bảo quản tại phòng kế toán trong năm và hết năm được chuyển sang lưu trữ. * Hoá đơn bán hàng, hoá dơn giá trị gia tăng: Đối với người mua hàng, hoá đơn này là căn cứ pháp lý để vận chuyển hàng hoá trê n đường. Nếu không có hoá đơn này thì hàng hoá vận chuyển trên đường có thể coi như là bất h pháp. Bộ Tài chính quy định mẫu hoá đơn, tổ chức in, phát hành và sử dụng hoá đơn bán hang. Trường hợp tổ chức hoặc cá nhân tự in hoá đơn bán hàng thì phảI được cơ quan Tài chính có thẩm quyền chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện Trình tự xử lý và luân chuyển Hoá đơn bán hàng, hoá đơn giá trị gia tăng (GTGT): - Hoá đơn do bộ phận kế toán hoặc bộ phận kinh doanh lập thành 3 liên (đặt giấy than viết 1 l ầ người lập phiếu ký. - Chuyển hoá đơn cho kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị ký duyệt. Nếu hoá đơn thanh toán t i ngay, phải đến bộ phận kế toán làm thủ tục nộp tiền (tiền mặt, séc). - Người mua nhận hàng hoá, sản phẩm – ký vào hoá đơn, còn nếu vận chuyển, dịch vụ thì khi công việc vận chuyển, dịch vụ hoàn thành, khách hàng mua dịch vụ ký vào hoá đơn. + Ba liên hoá đơn được phân chia và luân chuyển như sau: - Một liên lưu tai quyển hoá đơn (cuống), một liên giao cho khách hàng và một liên thủ kho giữ lại ghi thẻ kho, cuối ngày ho ặc định kỳ chuyển cho bộ phận kế toán để ghi sổ. IV.KIỂM KÊ TÀI SẢN 1. Khái niệm và ý nghĩa: 1.1.Khái niệm: Là phương pháp kiểm tra tại chỗ các loại tài sản hiện có nhằm xác đị n chính xác số lượng, chất lượng các loại tài sản hiện có, phát hiện các khoản chênh lệch giữa số liệu thực tế và số liệu trên sổ kế toán. 1.2.Ý nghĩa: - Để đảm bảo cho số liệu kế toán được chính xác. - Để kiểm tra tài sản hiện có. - Để đối chiếu giữa sổ sách kế toán và thực tế. - Để phát hiện kịp thời những hiện tượng, nguyên nhân gây chênh l ệch để điều chỉnh số liệu sổ kế toán cho phù hợp với thực tế. 2. Phân loại kiểm kê: 2.1.Theo phạm vi tiến hành kiểm kê: chia hai loại: + Kiểm kê toàn bộ: là kiểm kê toàn bộ các loại tài sản của đơn vị: TSCĐ, vật tư, thành phẩm, tiền vốn,…Thường kiểm kê mỗi năm 1 lần vào cuối năm, trước khi lập báo cáo tài chính. + Kiểm kê từng ph ần: là kiểm kê từng loại tài sản nhất định hoặc kiểm kê ở từng kho, + Ba liên phiếu thu được phân chia và luân chuyển như sau: khách hàng. Tổ chức, cá nhân khi bán hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ phải lập hoá đơn bán hàng c cấp cho người mua, do đó có thể gọi là hoá đơn hoặc hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Hoá đơn là căn cứ để người bán xuất kho sản phẩm, tính khối lượng dịch vụ đã cu n CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN http://www.dayhoctructuyen.com/file.php/23/CHUONG_II.htm 5 of 10 4/2/2008 11:16 AM từng bộ phận nhằm phục vụ yêu cầu quản lý hay kiểm kê do bàn giao tài sản. 2.2.Theo thời gian tiến hành kiểm kê: chia hai loại + Kiểm kê định kỳ: là kiểm kê theo thời gian quy định, tuỳ theo từng loại tài sản mà định kỳ kiểm kê khác nhau nh ư tiền mặt kiểm kê hàng ngày; vật tư,thành phẩm kiểm kê hàng tháng, quý; tài sản cố định thường kiểm kê hàng năm. + Kiểm kê bất thường: là kiểm kê đột xuất ngoài kỳ hạn quy định. Kiểm kê bất thường tiến hành trong trường hợp tha y đổi người quản lý tài sản khi có sự cố phát sinh hư hao, tổn thất tài sản bất thường hoặc khi c ơ quan tài chính, chủ quản thanh tra, kiểm tra,… 3. Tổ chức công tác kiểm kê: Ban kiểm kê: thành lập Hội đồng kiểm kê gồm: Giám đốc hoặc thủ trưởng đơn vị là chủ tịch hội đồng kiểm k ê kế toán trưởng giúp việc chỉ đạo,hướng dẫn nghiệp vụ cho những người tham gia kiểm kê, xác định phạm vi kiểm kê, vạch kế hoạch kiểm kê,…Các trưởng phòng tổ chức, hành chính… là uỷ viên của hội đồng. Ngoài ra tuỳ trường hợ p mà đơn vị tiến hành kiểm kê có thể mời thêm các chuyên gia từ bên ngoài để tham mưu cho đơn vị về các mặt khác. Trước khi kiểm kê phải hoàn thành việc ghi sổ kê toán đến thời điểm kiểm kê nhân viên quản lý tài sản cần sắp xếp lại tài sản theo từng loại để kiểm kê thuận lợi, chính xác, Khi tiến hành kiểm kê tuỳ theo tính chất của đối tượng kiểm kê mà sử dụng các phương pháp ki ểm kê thích hợp. 3.1. Kiểm kê hiện vật: Phương pháp kiểm kê này đối với các loại tài sản sử dụng thước đo hiện vật như tài sả n định, công cụ, dụng cụ, thành phẩm, hàng hoá,… Dùng phương pháp kiểm kê là cân, đo, đếm cụ thể tại chỗ các loại hiện vật kiểm kê. Ngoài kiểm kê về số lượng còn phải quan tâm đánh giá chất lượng hiện vật, phát hiện những t à sản, vật tư hư hỏng, kém, mất phẩm chất. Trước khi kiểm kê cần sắp xếp hiện vật theo thứ tự, ngăn nắp, chuẩn bị đủ phương tiện cân, đo, đếm…cần thiết. Khi kiểm kê phải có mặt đầy đủ người trực tiếp quản lý, bảo quản tài sản cần kiểm kê tham gia. Phải tiến hành kiểm kê theo một trình tự hợp lý tránh trùng l ắp hoặc bỏ sót. Kết quả kiểm kê được ghi vào các mẫu, biểu kiểm kê và phải đối chiếu với sổ sách kế toán, nếu có sai lệch giữa số kiểm kê thực tế với số dư trên sổ kế toán thì phải lập biên bản. Số chênh lệch là căn cứ để ghi số điều chỉnh, cũng là tài liệu để phân tích nguyên nhân chênh lệch và x á định trách nhiệm của người bảo quản. Đối với vật tư, tài sản thuộc quyền sở hữu của đơn vị nhưng nằm ở ngoài đơn vị như: hàng gửi đi bán, vật liệu đưa đi gia công, tài sản cho thuê… khi kiểm kê tài sản cũng phải đối chiếu với các đơn vị có liên quan để xác minh số thực tế có phù hợp với sổ sách không. 3.2. Kiểm kê tiền m ặt và các chứng khoán có giá trị như tiền: Tiền mặt ở quỹ kiểm kê phải phân loại tiền theo từng loại và đếm số tờ của từng loại để ghi vào mẫu biểu kiểm kê để tính tổng số tiền mặt hiện còn tại quỹ. Vàng, bạc, đá quý phải kiểm kê cụ thể từng loại về mặt khối lượng, chất lượng và giá trị b ằng tiền. Các chứng khoán có giá trị cũng phải kê riêng từng loại về chỉ tiêu số lượng và giá trị để đối chiếu với số liệu tương ứng trong sổ kế toán. 3.3. Kiểm kê tiền gửi ngân hàng và các khoản thanh toán: Phương pháp kiểm kê CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN http://www.dayhoctructuyen.com/file.php/23/CHUONG_II.htm 6 of 10 4/2/2008 11:16 AM là đối chiếu số dư của TK “Tiền gửi ngân hàng” với số dư của tài khoản tiền gửi của đơn vị t ạ ngân hàng do ngân hàng sao kê báo cho đơn vị hoặc đơn vị trực tiếp đối chiếu với ngân hàng. Các tài khoản thanh toán phải kê chi tiết theo từng khách nợ và tiến hành đối chiếu công nợ trực tiếp với khách nợ khi cần thiết. Sau khi kiểm kê, các biên bản kiểm kê được gửi cho phòng kế toán để đối chiếu kết q u kiểm kê với số liệu trên sổ kế toán. Toàn bộ kết quả kiểm kê, kết quả đối chiếu (nếu có sai lệch) phải báo cáo với thủ trưởng đơn vị. Các cấp lãnh đạo sẽ quyết định cách xử lý từng trường hợp cụ thể và căn cứ vào quyết định xử l ý để phản ánh vào sổ kế toán. 4. Vai trò của kế toán trong kiểm kê (đặc biệt là kế toán trưởng) Kế toán có vai trò rất quan trọng trong công tác kiểm kê. Kế toán vừa là thành viên trong ban kiểm kê và là người tham mưu cho ban lãnh đạo đơn vị trong việc tổ chức và thực hiện côn g tác kiểm kê. Vai trò của kế toán được thể hiện trước, trong và sau khi kiểm kê: * Trước khi kiểm kê: căn cứ vào tình hình thực tế đơn vị, kế toán tham gia xây dự n phương hướng, xác định phạm vi kiểm kê, đối tượng kiểm kê. Hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn cho người tham gia làm công tác kiểm kê. Kế toán phải hoàn thành việc ghi sổ tất cả mọi nghiệp vụ đã phát sinh, khoá sổ kế toán đúng t h điểm kiểm kê, chuẩn bị đầy đủ các tài liệu, biểu mẫu cần thiết phục vụ kiểm kê * Trong quá trình kiểm kê: kế toán tham gia kiểm tra, giám sát việc ghi chép kết qu ả kiểm kê, tham gia tổng hợp số liệu kiểm kê, đối chiếu số liệu kiểm kê với số liệu ghi trong sổ k toán và đề xuất các biện pháp xử lý các khoản chênh lệch phát hiện trong kiểm kê. * Sau khi kiểm kê hoàn thành: kế toán phải căn cứ vào kết quả kiểm kê và có ý kiến giải quyết xử lý mà điều chỉnh sổ kế toán cho phù hợp với số liệu thực tế kiểm kê CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG II: 1. Phân biệt chứng từ kế toán và lập chứng từ kế toán ? Yêu cầu của việc lập chứng từ kế toán ? Tác dụng của chứng từ kế toán ? 2. Tại sao phải phân loại chứng từ kế toán ? Xem các mẫu chứng từ và xếp vào các nhóm chứng từ ? 3. Phân biệt chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ. 4. Các nguyên tắc lập chứng từ kế toán ? Tại sao c ần phải tuân thủ các nguyên tắc đó ? 5. Kiểm kê kế toán là gì ? Tại sao phải kiểm kê kế toán ? 6. Tại sao nói kiểm kê góp phần bảo vệ tài sản của đơn vị kế toán ? 7.Vai trò của kế toán trong công tác kiểm kê ? 8. Kiểm kê tiền mặt và kiểm kê tiền gửi ngân hàng có những điểm khác biệt cơ bản gì? Đơn vị:…………… Mẫu số 03 – VT Bộ phận:…………. (QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC) BIÊN BẢN KIỂM KÊ Vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá Thời điểm kiểm kê: giờ ngày tháng năm Bàn kiểm kê gồm: + Ông/Bà:………………………chức vụ……………… Đại diện … Trưởng ban + Ông/Bà:………………………chức vụ………… Đại diện …….Uỷ viên + Ông/Bà:………………………chức vụ……………… Đại diện ….Uỷ viên Đã kiểm kê kho có những mặt hàng dưới đây: Theo sổ kế Theo số Chênh lệch Phẩm chất CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN http://www.dayhoctructuyen.com/file.php/23/CHUONG_II.htm 7 of 10 4/2/2008 11:16 AM STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư, dụng cụ… Mã số ĐVT Đơn giá toán kiểm kê Thừa Thiếu Còn tốt 100% Kem phẩm chất Mấ t phẩ m chấ t SL TT SL TT SL TT SL TT A B CD 1 23456789 10 11 12 Cộng x x x x x x x x x x Ngày…….Tháng … năm …. Giám đốc Kế toán trưởng Thủ kho Trưởng ban kiểm kê (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN http://www.dayhoctructuyen.com/file.php/23/CHUONG_II.htm 8 of 10 4/2/2008 11:16 AM Đơn vị:…………… Mẫu số 08a – TT Bộ phận:…………. (QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC) BẢNG KIỂM KÊ QUỸ (Dùng cho VNĐ) Hôm nay, vào: giờ ngày tháng năm Chúng tôi gồm: + Ông/Bà:………………………chức vụ……………… Đại diện … Trưởng ban + Ông/Bà:………………………chức vụ………… Đại diện …….Uỷ viên + Ông/Bà:………………………chức vụ……………… Đại diện ….Uỷ viên Cùng tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt kết quả như sau: STT Diễn giảiSố lượng (tờ)Số tiền AB 1 2 I II 1 2 3 … III Số dư theo sổ quỹ: Số kiểm kê thực tế: Trong đó: - Loại - Loại - Loại - … Chênh lệch (III = I + II) x x x Lý do: + Thừa: ………………………………………………………………………………………. + Thiếu: ………………………………………………………………………………………. Kết luận sau khi kiểm kê quỹ: ……………………………………………………………………… Kế toán trưởng Thủ quỹ Người chịu trách nhiệm kiểm quỹ (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Đơn vị:…………… Mẫu số 01 - VT Bộ phận:…………. QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC PHIẾU NHẬP KHO Ngày…… tháng…….năm……… Nợ:……… … Số: Có: ………… Họ và tên người giao:………………………………………………………… …. Theo……………… số……………ngày……… tháng…………năm……… của…………… Nhập tại kho: ……………………………….địa điểm: ………………………….……………. S TT Tên, nhãn hiệu vật tư,dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập Cộng: x x x x x Tổng tiền bằng chữ : ………………………………………………………………………… Số chứng từ gốc kèm theo……………………………………………………………………… Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (Ký, họ và tên) (Ký, họ và tên) (Ký, họ và tên) (Ký, họ và tên) CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN http://www.dayhoctructuyen.com/file.php/23/CHUONG_II.htm 9 of 10 4/2/2008 11:16 AM Đơn vị:…………… Mẫu số 02 - VT Bộ phận:…………. QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC PHIẾU XUẤT KHO Ngày…… tháng…….năm……… Nợ:…………. Số: Có:…………. Họ và tên người nhận hàng:………………………………………………… Theo……………… số……………ngày……… tháng…………năm……… của…………… Xuất tại kho: ……………………………….địa điểm: ………………………….…………… S TT Tên, nhãn hiệu vật tư,dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập Cộng: x x x x x Tổng tiền bằng chữ : ………………………………………………………………………… Số chứng từ gốc kèm theo……………………………………………………………………… Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (Ký, họ và tên) (Ký, họ và tên) (Ký, họ và tên) (Ký, họ và tên Đơn vị:…………… Mẫu số 02 - VT Bộ phận:…………. QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC PHIẾU CHI Quyển số:………… Ngày…… tháng…….năm……… Số: …………. Nợ:……… … Có: ………… Họ và tên người nộp tiền::…………………………………………………… …. Địa chỉ:………………………………………………………………………………………………… Lý do nộp: …………………………………………………………………………………………… Số tiền: …………………………… (Viết bằng chữ): ………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………. Kèm theo: …………………………………Chứng từ gốc. Ngày…….Tháng … năm ……. Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ (ký, họ tên, đóng dấu) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): …………………………………………………………………… + Tỷ giá ngoại tệ, (vàng bạc, đá quý): ………………………………………………………………… + Số tiền quy đổi: ………………………………………………………………………………………. (Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu) Đơn vị:…………… Mẫu số 01 - VT Bộ phận:…………. QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC PHIẾU THU Quyển số:………… Ngày…… tháng…….năm……… Số: …………. Nợ:……… … Có: ………… Họ và tên người nộp tiền::……………………………………………………………………… …. CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN http://www.dayhoctructuyen.com/file.php/23/CHUONG_II.htm 10 of 10 4/2/2008 11:16 AM Địa chỉ:………………………………………………………………………………………………… Lý do nộp: …………………………………………………………………………………………… Số tiền: …………………………… (Viết bằng chữ): ………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………. Kèm theo: …………………………………Chứng từ gốc. Ngày…….Tháng … năm ……. Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ (ký, họ tên, đóng dấu) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): …………………………………………………………………… + Tỷ giá ngoại tệ, (vàng bạc, đá quý): ………………………………………………………………… + Số tiền quy đổi: ………………………………………………………………………………………. (Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu) . lập chứng từ kế toán ? Yêu cầu của việc lập chứng từ kế toán ? Tác dụng của chứng từ kế toán ? 2. Tại sao phải phân loại chứng từ kế toán ? Xem các mẫu chứng từ và xếp vào các nhóm chứng từ ? 3 các bản chứng từ k toán và vật mang tin (băng từ, đĩa từ ) theo các quy định của Luật kế toán Việt Nam gọi l lập chứng từ kế toán. 2. Ý nghĩa của phương pháp chứng từ: - Đây là phương pháp đầu. (lập chứng từ tổng hợp) lập định khoản kế toán. 3. Phân loại chứng từ và ghi s ổ kế toán: Căn cứ nội dung kinh tế mà chứng từ phản ánh, kế toán phân loại chứng từ theo từng loại nghiệ vụ, từng