Bàn về phương pháp chứng từ kế toán trong các doanh nghiệp

Bàn về phương pháp chứng từ kế toán trong các doanh nghiệp

Lời nói đầu

Từ khi nớc ta chuyển đổi cơ chế quản lý kinh tế từ cơ chế kinh tếtập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thi trờng có sự quản lý của Nhà n-ớc băng pháp luật cho đến nay đã đạt đợc nhiều thành tựu to lớn Quátrình đổi mới và phát triển của cơ chế quản lý đã đặt ra những yêu cầu cấpbách phải đổi mới hệ thống công cụ quản lý mà trong đó kế toán là mộtcông cụ quan trọng.

Thực tiễn của công cuộc xây dựng và quản lý kinh tế ở nớc ta trongnhiều năm qua đã khẳng định rằng kế toán bao giờ cũng là một công cụquan trọng để quản lý kinh tế.

Nghị định số 175 – CP ngày 28/10/1961 của Hội đồng chính phủđã chỉ rõ: “ kế toán có tác dụng rất lớn đối với việc kế hoạch hoá vàquản lý nền kinh tế quốc dân; kế toán là công việc rất cần thiết để bảođảm sự phát triển không ngừng của nền kinh tế tài chính XHCN”.

Trong toàn bộ công tác kế toán thì phơng pháp kế toán chiếm mộtvị trí đặc biệt quan trọng Vì vậy muốn cải tiến công tác kế toán, làm chokế toán thật sự là một công cụ sắc bén, phục vụ đắc lực cho việc xây dựngvà quản lý kinh tế phải không ngừng cải tiến phơng pháp kế toán, tiến lênnghiên cứu và vận dụng những phơng pháp kế toán tiên tiến Việc ứngdụng và đổi mới phơng pháp kế toán để làm cho công tác kế toán ngàycàng có hiệu quả hơn để thich nghi với yêu cầu và nội dung của quá trìnhđổi mới cơ chế quản lý là một vấn đề thật sự bức xúc và cần thiết hiệnnay.

Trong khuôn khổ của bài viết, với nôi dung “Bàn về phơng pháp

chứng từ kế toán trong các doanh nghiệp” em chỉ xin đợc đề cập đến

một nhánh trong hệ thống các phơng pháp kế toán, đó là phơng phápchứng từ kế toán Bài viết này nhằm làm rõ vấn đề về cơ sở lý luận , bảnchất của chứng từ kế toán và thực tiễn áp dụng phơng pháp chứng từ kếtoán ở Việt Nam Qua đó giúp cho những ngời quan tâm tới lĩnh vực kếtoán hiểu rõ đợc bản chất của chứng từ kế toán và có thể tìm ra những giảipháp để phát huy thế mạnh của phơng pháp chứng từ kế toán trong côngtác kế toán và quản lý kinh tế.

Kết cấu của bài viết bao gồm các chơng nh sau :

Chơng I Một số vấn đề lý luận cơ bản về phơng pháp chứng từ kế

toán.

Chơng II Thực trạng chế độ chứng từ kế toán hiện hành ở Việt

Em xin chân thành cảm ơn./.

Chơng I Một số vấn đề lý luận cơ bản về ơng pháp chứng từ kế toán.

ph-I.Khái niệm và tác dụng của phơng pháp chứng từ.

1 Khái niệm

Một trong những vấn đề quan trọng dể tăng cờng và cải tiến côngtác quản lý kinh tế – tài chính là không ngừng cải tiến và hoàn thiệncông tác kế toán Cải tiến và hoàn thiện công tác kế toán bao gồm một nộidung rộng rãi, trong đó cải tiến phơng pháp kế toán, tiến tới vận dụngnhững phơng pháp kế toán hiện đại và phù hợp là một khâu trọng yếu.

Nh chúng ta đã biết, chức năng quan trọng hàng đầu của công táckế toán là tập hợp và cung cấp kịp thời những thông báo số liệu cần thiếtcho công tác quản lý kinh tế – tài chính, đa ra những quyết định, chínhsách, đờng lối kinh doanh của doanh nghiệp Theo tính chất, nội dung vàthời gian cung cấp, thông báo số liệu kế toán đợc chia làm hai loại : thôngbáo ban đầu và thông báo kết quả Thông báo kết quả có thể là thông báotrung gian thông qua việc tập hợp số liệu trên các sổ sách để định kỳ báocáo hoặc là thông báo cuối cùng thông qua việc lập các báo biểu tháng,quý, năm.

Số liệu của các thông báo ban đầu đợc thể hiện trên các chứng từgốc Trong hoạt động sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp, mỗinghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đợc ghi chép và phản ánh trên chứng từgốc Đây là giai đoạn đầu của quá trình hạch toán - giai đoạn thu nhận vàphản ánh các số liệu ban đầu trên các chứng từ hạch toán, trên thực tế cònđợc gọi là giai đoạn ghi chép ban đầu Chúng ta có thể thấy vị trí của ph-ơng pháp chứng từ kế toán qua sơ đồ các bớc cơ bản của trình tự kế toán( hình 1 ) Những số liệu của giai đoạn ghi chép ban đầu là những thôngbáo đầu tiên phản ánh từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách riêng lẻ.Thông báo này có tác dụng giúp bộ bộ máy quản lý tổ chức giám đốc vàkiểm tra kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đề phòng và ngăn chặnnhững nghiệp vụ kinh tế phi pháp, trái với chính sách, chế độ, đồng thời

còn làm căn cứ cho việc xây dựng các thông báo kết quả và cho việc thựchiện kiểm tra trong và sau quá trình nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh.

2.Tác dụng của chứng từ kế toán.

Nh đã khái quát ở trên, chúng ta thấy chứng từ có rất nhiều tácdụng trong hoạt dộng sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp Trớc hết,chứng từ kế toán là phơng pháp thích hợp nhất với sự đa dạng và biếnđộng không ngừng của đối tợng hạch toán kế toán nhằm sao chụp nguyênhình tình trạng và sự vận động của các đối tợng này Chính vì vậy, mỗinghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải đợc phản ánh một cách nguyên vẹnvà trung thực trên chứng từ kế toán Thứ hai, hệ thống bản chứng từ( yếutố cơ bản cấu thành phơng pháp chứng từ ) hoàn chỉnh gắn liền với quymô, thời điểm phát sinh các nghiệp vụ kinh tế, với trách nhiệm vật chấtcủa cá nhân, các đơn vị về nghiệp vụ đó là căn cứ pháp lý cho việc bảo vệtài sản và xác minh tính hợp pháp trong việc giải quyết các mối quan hệkinh tế pháp lý thuộc đối tợng hạch toán kế toán, kiểm tra và thanh trahoạt động sản xuất kinh doanh.

Bên cạnh đó, chứng từ là phơng tiện thông tin rất quan trọng chocông tác lãnh đạo nghiệp vụ ở đơn vị hạch toán và phân tích kinh tế Đồngthời, chứng từ là cơ sở để phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế vàocác sổ kế toán theo dõi từng đối tợng hạch toán cụ thể.

Với những tác dụng nêu trên, phơng pháp chứng từ kế toán phải ợc sử dụng rộng rãi trong tất cả các đơn ị hạch toán, không phân biệt cácngành sản xuất và các thành phần kinh tế khác nhau Một đièu đáng chú ý

đ-là sử dụng phơng pháp chứng từ kế toán sao cho phù hợp, thích ứng và tạomối liên hệ chặt chẽ về nội dung và hình thức hạch toán.

Cơ sở lý luận hình thành phơng pháp chứng từ kế toán.

Phơng pháp chứng từ kế toán đợc hình thành trên cơ sở phơng phápluận duy vật biện chứng và xuất phát từ những đặc điểm cơ bản của đối t-ợng hạch toán kế toán

Đối tợng của chứng từ kế toán chính là những nghiệp vụ kinh tế đãphát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Đối tợngnày có đặc điểm là rất đa dạng, luôn luôn xuất hiện trong quá trình sảnxuất – kinh doanh của doanh nghiệp, nó xuất hiện ở nhiều bộ phận và cómối liên hệ mật thiết với nhau và phát triển không ngừng Mỗi nghiệp vụkinh tế phát sinh có những đặc điểm riêng nhng chúng lại có mối quan hệmật thiết với nhau trong suốt quá trình kinh doanh Vì thế đòi hỏi việc xâydựng phơng pháp chứng từ kế toán phải thật phù hợp với đặc điểm của đốitợng đợc phản ánh.

Triết học duy vật biện chứng nghiên cứu các quy luật về mối liênhệ và sự phát triển của sự vật, hiện tợng về quy luật biến đổi của lợng vàchất, về quá trình nhận thức từ trực quan sinh động đến t duy trừu tợngv.v Triết học duy vật biện chứng cũng nghiên cứu đến các cặp phạm trùcó liên quan trực tiếp đến đối tợng của chứng từ kế toán nh : nội dung vàhình thức, bản chất và hiện tợng v.v

Xuất phát từ đối tợng của hạch toán kế toán, đó chính là tài sản củađơn vị hạch toán đợc xem xét trong mối quan hệ qua lại mật thiết giữa haimặt vốn và nguồn hình thành và quá trình tuần hoàn của những tài sản đóqua các giai đoạn nhất định của quá trình sản xuất,cùng các mối quan hệkinh tế – pháp lý phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị.

Chúng ta có thể khái quát những đặc điểm cơ bản nhất của đối tợnghạch toán kế toán nh sau:

Thứ nhất : Luôn có tính hai mặt, độc lập với nhau nhng cân bằngvới nhau về lợng.

Thứ hai :Luôn luôn vận động qua các giai đoạn khác nhau, nhngtheo một trật tự xác định và khép kín sau một chu kì nhất định.

Thứ ba : Luôn luôn có tính đa dạng trên mỗi nội dung cụ thể.

Thứ t : Mỗi loại đối tợng cụ thể của hạch toán kế toán đều gắn liềntrực tiếp đến lợi ích kinh tế, đến quyền lợi và trách nhiệm của nhiều phíakhác nhau.

Phơng pháp luận duy vật biện chứng và đối tợng của hạch toán kếtoán đã tạo cơ sở lý luận cho phơng pháp chứng từ kế toán Do đặc điểmcủa đối tợng kế toán yêu cầu cần phải có một phơng pháp thích hợp đểsao chụp lại những nghiệp vụ kinh tế phát sinh và phơng pháp luận duyvật biện chứng đã tạo khả năng cho hạch toán kế toán xây dựng lên phơngpháp thích hợp, đó là phơng pháp chứng từ kế toán với hai nội dung cơbản :

Một là : Sao chụp đợc vốn và các quan hệ phát sinh thuộc đối tợnghạch toán kế toán phù hợp với đặc điểm của từng đối tợng và sự vận độngcủa nó.

Hai là : Thông tin kịp thời tình trạng của từng đối tợng và sự vậnđộng của nó theo yêu cầu của quản lý nghiệp vụ.

Hai nội dung đó của phơng pháp chứng từ đợc biểu hiện dới haihình thức :

Một là : Hệ thống bản chứng từ để chứng minh tính hợp pháp củaviệc hình thành các nghiệp vụ kinh tế thuộc đối tợng hạch toán kế toán vàcăn cứ ghi sổ.

Hai là : Kế hoạch luân chuyển chứng từ nhằm thông tin kịp thời vàtrạng thái và sự biến động của đối tợng hạch toán kế toán.

II.Hệ thống bản chứng từ kế toán.

1.Các yếu tố của bản chứng từ

Bản chứng từ vừa là phơng tiện chứng minh tính hợp pháp củanghiệp vụ kinh tế, vừa là phơng tiện thông tin về kết quả nghiệp vụ kinh tếđó Mỗi bản chứng từ cần chứa đựng tất cả các chỉ tiêu đặc trng chonghiệp vụ kinh tế đó về nội dung, quy mô, thời gian, địa điểm xảy ranghiệp vụ kinh tế cũng nh ngời chịu trách nhiệm về nghiệp vụ và ngời lậpbản chứng từ v.v Chỉ khi đó bản chứng từ mới là căn cứ để ghi sổ, đểthông báo tình trạng của vốn và mới có sức thuyết phục trớc pháp luật.

Các tiêu thức hớng vào mối liên hệ đặc trng đầy đủ cho nhữngnghiệp vụ kinh tế riêng đợc nêu ra trong mỗi bản chứng từ đợc gọi là cácyếu tố của bản chứng từ.

Do tính đa dạng của các nghiệp vụ kinh tế, nên các tiêu thức đặc ng cho bản chứng từ rất phong phú Có thể chia các yếu tố của bản chứngtừ thành hai nhóm :

tr-a Các yếu tố cơ bản.

Các yếu tố cơ bản là những yếu tố bắt buộc phải có trong mỗi bảnchứng từ và tạo nên nội dung cơ bản của mỗi bản chứng từ Qua các yếutố cơ bản có thể thấy đặc trng nghiệp vụ kinh tế về số lợng, chất lợng,không gian và thời gian phát sinh v.v Sự vắng mặt của bất kỳ một yếu tốcơ bản nào đều làm cho bản chứng từ trở nên không đầy đủ và do khôngđáng tin cậy Vì vậy, các yếu tố này trở thành nội dung bắt buộc của mỗibản chứng từ kế toán, không phụ thuộc vào loại nghiệp vụ, tính chất củanghiệp vụ và tình trạng của vốn liên quan đến nghiẹp vụ đó Các yếu tố cơbản trong chứng từ thờng gồm:

Tên gọi chứng từ: Tên gọi chứng từ là sự khái quát hoá nội dungcủa nghiệp vụ kinh tế phát sinh (phiếu thu, phiếu chi v.v ).

Tên và địa chỉ của đơn vị, cá nhân có liên quan đến nghiệp vụ phátsinh: Đây là yếu tố quan trọng để xác định trách nhiệm vật chất đối vớinghiệp vụ kinh tế, để chi tiết hoá hay phân loại nghiệp vụ theo dõi đối t-ợng có liên quan đến nghiệp vụ Đồng thời là cơ sở xác định, đối chiếu vàthanh tra về các nghệp vụ kinh tế.

Ngày tháng và số hiệu của chứng từ: Yếu tố này vừa là cơ sở chitiết hoá nghiệp vụ theo thời gian, vừa là cơ sở thanh tra kinh tế – tàichính.

Nội dung của nghiệp vụ kinh tế: Yếu tố này là một trong các yếu tốcơ bản làm rõ ý nghĩa kinh tế của nghiệp vụ và của chứng từ Nội dungnghiệp vụ kinh tế ghi trên chứng từ cần diễn đạt gọn và rõ ràng Đồng thờicần sử dụng các tên, các khái niệm và các danh mục song phải đảm bảotính thông dụng và dễ hiểu.

Quy mô của nghiệp vụ kinh tế phát sinh ( hiện vật, giá trị ); Đây làyếu tố phân định ranh giới giữa chứng từ kế toán với các chứng từ khác sửdụng trong thanh tra, trong hành chính Trong nhiều trờng hợp quy mônày đợc ghi cả bằng số và bằng chữ Trong các chứng từ thanh toán, quyđịnh này có tính chất bắt buộc.

Chữ kí của những ngời chịu trách nhiệm về thực hiện các nghiệpvụ: Thông thờng, mỗi nghiệp vụ kinh tế thờng gắn liền với việc thay đổitrách nhiệm vật chất từ ngời này sang ngời khác Vì thế về nguyên tắc,chứng từ kế toán phải có ít nhất hai chữ kí của hai ngời tham gia vào việcthực hiện nghiệp vụ kinh tế, kèm theo chữ kí của ngời xét duyệt chứng từnhất thiết phải có dấu của đơn vị.

b Các yếu tố bổ sung.

Ngoài các yếu tố cơ bản đã nêu, chứng từ còn có các yếu tố bổ sungkhác nh định khoản nghiệp vụ, quy mô định mức của nghiệp vụ, thời hạnvà phơng thức thanh toán, địa điểm giao nhận Bảng 1 dới đây minh hoạcác yếu tố của chứng từ :

Bảng 1.

Hoá đơn bán hàngNgày tháng năm

Ký hiệu: AA/98 Số : 00001

(ký ghi rõ họ tên)(kí ghi rõ họ tên)(kí, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Nh chúng ta đã biết, trên thực tế các nghiệp vụ kinh tế rất đa dạng.Để đặc trng đầy đủ về số lợng, chất lợng, thời gian, địa điểm của nghiệpvụ xảy ra thờng đòi hỏi lợng tài liệu ( thông tin ) khá lớn về các kháiniệm, từ ngữ và con số Tuy nhiên không phải mọi đặc trng ấy đều phảnánh chỉ qua một con đờng của hạch toán kế toán.

Vì thế việc sử dụng các yếu tố, đặc biệt là các yếu tố bổ sung cầnchú ý tránh hiện tợng thừa và trùng lặp các thông tin làm tăng khối lợngcông tác kế toán Tiêu chuẩn để xác định tính đúng đắn trong nội dungnày là yêu cầu quản lý và quan hệ giữa hạch toán với các hoạt động khác

có liên quan Về hình thức của bản chứng từ có thể xem xét trên nhiềumặt nh : Vật liệu tạo ra bản chứng từ, cách bố trí những cột, dòng trên bảnchứng từ, cách biểu hiện các yếu tố của chứng từ

Về vật liệu, tuỳ trình độ văn minh, trình độ kỹ thuật trong sản xuấtvật liệu bản chứng từ có thể làm bằng các chất liệu khác nhau Thời kỳcổ đại, chứng từ kế toán đợc làm bằng vỏ cây, da thú,đá Ngày naychứng từ chủ yếu đợc làm bằng giấy, một loại vật liệu tiện cho việc ghichép và lu trữ vì nó gọn.

Về kết cấu chủ yếu phải quan tâm đến cách bố trí các cột, vàdongfsao cho dễ ghi và dễ đọc Đồng thời cần chú ý cả trình tự sắp xếpcác yếu tố trong mỗi bản chứng từ.

Về cách biểu hiện các yếu tố của chứng từ có thể dùng kí hiệu, lờivăn, hay những mã số Dùng cách biểu hiện nào là tuỳ thuộc vào trình độvăn minh, trình độ kỹ thuật và yêu cầu cũng nh khả năng quản lý Yêucầu có tính nguyên tắc trong việc biểu hiện là phải giải quyết hài hoà giữahai mặt : gọn ( tiết diện chứng từ nhỏ, dễ lu trữ, luân chuyển ) và rõ ( diễnđạt rõ ràng, chuẩn xác nội dung nghiệp vụ kinh tế và các bên chịu tráchnhiệm liên đới ).

Để đáp ứng các yêu cầu về nội dung và hình thức của bản chứng từthờng phải tiến hành hai quá trình đồng thời là tiêu chuẩn hoá và quy cáchhoá các bản chứng từ và cuối cùng phải đợc thể chế hoá thành chế độ ghichép ban đầu.

Tiêu chuẩn hoá chứng từ chính là tạo ra những mẫu chứng từ tiêuchuẩn ( dùng chung cho nhiều ngành, nhiều thành phần kinh tế ) hoặcnhững mẫu chứng từ chuyên dùng ( cho một hoặc một nhóm ngành haymột thành phần kinh tế riêng ) Gắn chặt với tiêu chuẩn hoá là quy cáchhoá bản chứng từ, nhờ đó có thể xác định những quy cách thống nhấtchứng từ đã đợc tiêu chuẩn hoá.

Các đơn vị sản xuất và lu thông hàng hoá có rất nhiều đặc điểm,yêu cầu khác nhau song đều nằm trong hệ thông thông nhất của sản xuấtvà trao đổi hàng hoá Do đó để bảo đảm yêu cầu quản lý, nhất là trong cácquan hệ về ngoại thơng, quan hệ thanh toán với Ngân hàng, với ngânsách, các nghiệp vụ về sản xuất và trao đổi hàng hoá vẫn rất cần cónhững bản mẫu chứng từ đợc tiêu chuẩn hoá và quy cách hoá trong phạmvi cả nớc Bên cạnh đó cần xây dựng tiêu chuẩn làm căn cứ cho việc ban

hành các bản mẫu chứng từ chuyên dùng cho từng ngành, từng loại hìnhđơn vị quản lý và kinh doanh, từng thành phần kinh tế.

IV Luân chuyển chứng từ và ý nghĩa luân chuyển chứng từ.1 Trình tự luân chyển chứng từ.

Chứng từ kế toán thờng xuyên vận động Sự vận động liên tục kếtiếp nhau từ giai đoạn này sang giai đoạn khác của chứng từ gọi là luânchuyển chứng từ Luân chuyển chứng từ thờng đợc xác định từ khâu lập( hoặc tiếp nhận chứng từ bên ngoài ) đến khâu lu trữ hoặc rộng hơn đếnkhâu huỷ chứng từ.

Do chứng từ có nhiều loại với đặc tính luân chuyển khác nhau nêncác giai đoạn ( khâu ) cụ thể của quá trình luân chuyển cũng khác nhaunhng chung quy lại, luân chuyển chứng từ thờng gồm các giai đoạn(khâu ) sau:

Lập chứng từ theo các yếu tố của chứng từ ( hoặc tiếp nhận chứngtừ từ bên ngoài ).

Tuỳ theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ phát sinh mà sử dụngchứng từ sao cho thích hợp nhất Ví dụ : Nghiệp vụ về thu – chi tiền mặtthì sử dụng phiếu thu ( lệnh thu ), phiếu chi ( lệnh chi ) tiền mặt; nghiệpvụ về xuất, nhập kho vật t thì sử dụng phiếu xuất vật t, nhập vật t

Tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng loại tài sản mà chứng từ có thểđợc lập thành một bản ( liên ) hoặc nhiều bản

Chứng từ phải lập theo mẫu do Nhà nớc quy định và có đầy đủ chữkí của những ngời có liên quan mới đợc coi là hợp lệ và hợp pháp.

Kiểm tra chứng từ: Khi nhận đợc chứng từ phải kiểm tra tính hợplệ, hợp pháp và hợp lý của chứng từ nh : các yếu tố của chứng từ, chữ kícủa những ngời có liên quan, tính chính xác của số liệu trên chứng từ Chỉsau khi chứng từ đã đợc kiểm tra thì chứng từ mới làm căn cứ để ghi sổ kếtoán.

Sử dụng chứng từ cho lãnh đạo nghiệp vụ và ghi sổ kế toán:

+ Cung cấp nhanh những thông tin cần thiết cho lãnh đạo nghiệpvụ.