Phương pháp chứng từ kế toán - cơ sở lý luận và thực tiễn ở Việt Nam.DOC

Phương pháp chứng từ kế toán - cơ sở lý luận và thực tiễn ở Việt Nam

Lời nói đầu

Từ khi nớc ta chuyển đổi cơ chế quản lý kinh tế từ cơ chế kinh tế tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thi trờng có sự quản lý của Nhà n-ớc băng pháp luật cho đến nay đã đạt đợc nhiều thành tựu to lớn Quá trình đổi mới và phát triển của cơ chế quản lý đã đặt ra những yêu cầu cấp bách phải đổi mới hệ thống công cụ quản lý mà trong đó kế toán là một công cụ quan trọng.

Thực tiễn của công cuộc xây dựng và quản lý kinh tế ở nớc ta trong nhiều năm qua đã khẳng định rằng kế toán bao giờ cũng là một công cụ quan trọng để quản lý kinh tế.

Nghị định số 175 – CP ngày 28/10/1961 của Hội đồng chính phủ đã chỉ rõ: “ kế toán có tác dụng rất lớn đối với việc kế hoạch hoá và quản lý nền kinh tế quốc dân; kế toán là công việc rất cần thiết để bảo đảm sự phát triển không ngừng của nền kinh tế tài chính XHCN”.

Trong toàn bộ công tác kế toán thì phơng pháp kế toán chiếm một vị trí đặc biệt quan trọng Vì vậy muốn cải tiến công tác kế toán, làm cho kế toán thật sự là một công cụ sắc bén, phục vụ đắc lực cho việc xây dựng và quản lý kinh tế phải không ngừng cải tiến phơng pháp kế toán, tiến lên nghiên cứu và vận dụng những phơng pháp kế toán tiên tiến Việc ứng dụng và đổi mới phơng pháp kế toán để làm cho công tác kế toán ngày càng có hiệu quả hơn để thich nghi với yêu cầu và nội dung của quá trình đổi mới cơ chế quản lý là một vấn đề thật sự bức xúc và cần thiết hiện nay.

Trong khuôn khổ của một đề án môn hoc, với nôi dung “Phơngpháp chứng từ kế toán - cơ sở lý luận và thực tiễn ở Việt Nam” em chỉ

xin đợc đề cập đến một nhánh trong hệ thống các phơng pháp kế toán, đó là phơng pháp chứng từ kế toán Bài viết này nhằm làm rõ vấn đề về cơ sở lý luận , bản chất của chứng từ kế toán và thực tiễn áp dụng phơng pháp chứng từ kế toán ở Việt Nam Qua đó giúp cho những ngời quan tâm tới lĩnh vực kế toán hiểu rõ đợc bản chất của chứng từ kế toán và có thể tìm ra những giải pháp để phát huy thế mạnh của phơng pháp chứng từ kế toán trong công tác kế toán và quản lý kinh tế.

Kết cấu của bài viết bao gồm các chơng nh sau :

Chơng I Một số vấn đề lý luận cơ bản về phơng pháp chứng từ kế

toán.

Chơng II Chế độ chứng từ kế toán hiện hành ở Việt Nam.

Chơng III Những kiến nghị nhằm hoàn thiện phơng pháp chứng từ

kế toán ở nớc ta.

Do thời gian hạn chế và trong phạm vi của một đề án môn học, bài viết chắc chắn còn có nhiều sai sót Em rất mong nhận đợc những ý kiến chỉ bảo của các thầy cô.

Em xin chân thành cảm ơn./.

Chơng I Một số vấn đề lý luận cơ bản về ph-ơng pháp chứng từ kế toán.

I.Khái niệm và tác dụng của phơng pháp chứng từ.

1 Khái niệm

Một trong những vấn đề quan trọng dể tăng cờng và cải tiến công tác quản lý kinh tế – tài chính là không ngừng cải tiến và hoàn thiện công tác kế toán Cải tiến và hoàn thiện công tác kế toán bao gồm một nội dung rộng rãi, trong đó cải tiến phơng pháp kế toán, tiến tới vận dụng những phơng pháp kế toán hiện đại và phù hợp là một khâu trọng yếu.

Nh chúng ta đã biết, chức năng quan trọng hàng đầu của công tác kế toán là tập hợp và cung cấp kịp thời những thông báo số liệu cần thiết cho công tác quản lý kinh tế – tài chính, đa ra những quyết định, chính sách, đờng lối kinh doanh của doanh nghiệp Theo tính chất, nội dung và thời gian cung cấp, thông báo số liệu kế toán đợc chia làm hai loại : thông báo ban đầu và thông báo kết quả Thông báo kết quả có thể là thông báo trung gian thông qua việc tập hợp số liệu trên các sổ sách để định kỳ báo cáo hoặc là thông báo cuối cùng thông qua việc lập các báo biểu tháng, quý, năm.

Số liệu của các thông báo ban đầu đợc thể hiện trên các chứng từ gốc Trong hoạt động sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp, mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đợc ghi chép và phản ánh trên chứng từ gốc Đây là giai đoạn đầu của quá trình hạch toán - giai đoạn thu nhận và phản ánh các số liệu ban đầu trên các chứng từ hạch toán, trên thực tế còn đợc gọi là giai đoạn ghi chép ban đầu Chúng ta có thể thấy vị trí của ph-ơng pháp chứng từ kế toán qua sơ đồ các bớc cơ bản của trình tự kế toán ( hình 1 ) Những số liệu của giai đoạn ghi chép ban đầu là những thông báo đầu tiên phản ánh từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách riêng lẻ Thông báo này có tác dụng giúp bộ bộ máy quản lý tổ chức giám đốc và kiểm tra kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đề phòng và ngăn chặn những nghiệp vụ kinh tế phi pháp, trái với chính sách, chế độ, đồng thời

còn làm căn cứ cho việc xây dựng các thông báo kết quả và cho việc thực hiện kiểm tra trong và sau quá trình nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh.

Hình 1 Các bớc cơ bản của trình tự kế toán.

Chứng từ Sổ chi tiết, Sổ cái,sổ Báo cáo gốc sổ phụ tổng hợp kế toán

Nh vậy, chứng từ kế toán là một phơng pháp thông tin và kiểm tra về trạng thái và sự biến động của đối tợng hạch toán cụ thể nhằm phục vụ kịp thời cho lãnh đạo nghiệp vụ và làm căn cứ phân loại, tổng hợp kế toán.

2.Tác dụng của chứng từ kế toán.

Nh đã khái quát ở trên, chúng ta thấy chứng từ có rất nhiều tác dụng trong hoạt dộng sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp Trớc hết, chứng từ kế toán là phơng pháp thích hợp nhất với sự đa dạng và biến động không ngừng của đối tợng hạch toán kế toán nhằm sao chụp nguyên hình tình trạng và sự vận động của các đối tợng này Chính vì vậy, mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải đợc phản ánh một cách nguyên vẹn và trung thực trên chứng từ kế toán Thứ hai, hệ thống bản chứng từ( yếu tố cơ bản cấu thành phơng pháp chứng từ ) hoàn chỉnh gắn liền với quy mô, thời điểm phát sinh các nghiệp vụ kinh tế, với trách nhiệm vật chất của cá nhân, các đơn vị về nghiệp vụ đó là căn cứ pháp lý cho việc bảo vệ tài sản và xác minh tính hợp pháp trong việc giải quyết các mối quan hệ kinh tế pháp lý thuộc đối tợng hạch toán kế toán, kiểm tra và thanh tra hoạt động sản xuất kinh doanh.

Bên cạnh đó, chứng từ là phơng tiện thông tin rất quan trọng cho công tác lãnh đạo nghiệp vụ ở đơn vị hạch toán và phân tích kinh tế Đồng thời, chứng từ là cơ sở để phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế vào các sổ kế toán theo dõi từng đối tợng hạch toán cụ thể.

Với những tác dụng nêu trên, phơng pháp chứng từ kế toán phải đ-ợc sử dụng rộng rãi trong tất cả các đơn ị hạch toán, không phân biệt các ngành sản xuất và các thành phần kinh tế khác nhau Một đièu đáng chú ý

là sử dụng phơng pháp chứng từ kế toán sao cho phù hợp, thích ứng và tạo mối liên hệ chặt chẽ về nội dung và hình thức hạch toán.

Cơ sở lý luận hình thành phơng pháp chứng từ kế toán.

Phơng pháp chứng từ kế toán đợc hình thành trên cơ sở phơng pháp luận duy vật biện chứng và xuất phát từ những đặc điểm cơ bản của đối t-ợng hạch toán kế toán

Đối tợng của chứng từ kế toán chính là những nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Đối tợng này có đặc điểm là rất đa dạng, luôn luôn xuất hiện trong quá trình sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp, nó xuất hiện ở nhiều bộ phận và có mối liên hệ mật thiết với nhau và phát triển không ngừng Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh có những đặc điểm riêng nhng chúng lại có mối quan hệ mật thiết với nhau trong suốt quá trình kinh doanh Vì thế đòi hỏi việc xây dựng phơng pháp chứng từ kế toán phải thật phù hợp với đặc điểm của đối tợng đợc phản ánh.

Triết học duy vật biện chứng nghiên cứu các quy luật về mối liên hệ và sự phát triển của sự vật, hiện tợng về quy luật biến đổi của lợng và chất, về quá trình nhận thức từ trực quan sinh động đến t duy trừu tợng v.v Triết học duy vật biện chứng cũng nghiên cứu đến các cặp phạm trù có liên quan trực tiếp đến đối tợng của chứng từ kế toán nh : nội dung và hình thức, bản chất và hiện tợng v.v

Xuất phát từ đối tợng của hạch toán kế toán, đó chính là tài sản của đơn vị hạch toán đợc xem xét trong mối quan hệ qua lại mật thiết giữa hai mặt vốn và nguồn hình thành và quá trình tuần hoàn của những tài sản đó qua các giai đoạn nhất định của quá trình sản xuất,cùng các mối quan hệ kinh tế – pháp lý phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị.

Chúng ta có thể khái quát những đặc điểm cơ bản nhất của đối tợng hạch toán kế toán nh sau:

Thứ nhất : Luôn có tính hai mặt, độc lập với nhau nhng cân bằng với nhau về lợng.

Thứ hai :Luôn luôn vận động qua các giai đoạn khác nhau, nhng theo một trật tự xác định và khép kín sau một chu kì nhất định.

Thứ ba : Luôn luôn có tính đa dạng trên mỗi nội dung cụ thể.

Thứ t : Mỗi loại đối tợng cụ thể của hạch toán kế toán đều gắn liền trực tiếp đến lợi ích kinh tế, đến quyền lợi và trách nhiệm của nhiều phía khác nhau.

Phơng pháp luận duy vật biện chứng và đối tợng của hạch toán kế toán đã tạo cơ sở lý luận cho phơng pháp chứng từ kế toán Do đặc điểm của đối tợng kế toán yêu cầu cần phải có một phơng pháp thích hợp để sao chụp lại những nghiệp vụ kinh tế phát sinh và phơng pháp luận duy vật biện chứng đã tạo khả năng cho hạch toán kế toán xây dựng lên phơng pháp thích hợp, đó là phơng pháp chứng từ kế toán với hai nội dung cơ bản :

Một là : Sao chụp đợc vốn và các quan hệ phát sinh thuộc đối tợng hạch toán kế toán phù hợp với đặc điểm của từng đối tợng và sự vận động của nó.

Hai là : Thông tin kịp thời tình trạng của từng đối tợng và sự vận động của nó theo yêu cầu của quản lý nghiệp vụ.

Hai nội dung đó của phơng pháp chứng từ đợc biểu hiện dới hai hình thức :

Một là : Hệ thống bản chứng từ để chứng minh tính hợp pháp của việc hình thành các nghiệp vụ kinh tế thuộc đối tợng hạch toán kế toán và căn cứ ghi sổ.

Hai là : Kế hoạch luân chuyển chứng từ nhằm thông tin kịp thời và trạng thái và sự biến động của đối tợng hạch toán kế toán.

II.Hệ thống bản chứng từ kế toán.

1.Các yếu tố của bản chứng từ

Bản chứng từ vừa là phơng tiện chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, vừa là phơng tiện thông tin về kết quả nghiệp vụ kinh tế đó Mỗi bản chứng từ cần chứa đựng tất cả các chỉ tiêu đặc trng cho nghiệp vụ kinh tế đó về nội dung, quy mô, thời gian, địa điểm xảy ra nghiệp vụ kinh tế cũng nh ngời chịu trách nhiệm về nghiệp vụ và ngời lập bản chứng từ v.v Chỉ khi đó bản chứng từ mới là căn cứ để ghi sổ, để thông báo tình trạng của vốn và mới có sức thuyết phục trớc pháp luật.

Các tiêu thức hớng vào mối liên hệ đặc trng đầy đủ cho những nghiệp vụ kinh tế riêng đợc nêu ra trong mỗi bản chứng từ đợc gọi là các yếu tố của bản chứng từ.

Do tính đa dạng của các nghiệp vụ kinh tế, nên các tiêu thức đặc tr-ng cho bản chứtr-ng từ rất photr-ng phú Có thể chia các yếu tố của bản chứtr-ng từ thành hai nhóm :

a Các yếu tố cơ bản.

Các yếu tố cơ bản là những yếu tố bắt buộc phải có trong mỗi bản chứng từ và tạo nên nội dung cơ bản của mỗi bản chứng từ Qua các yếu tố cơ bản có thể thấy đặc trng nghiệp vụ kinh tế về số lợng, chất lợng, không gian và thời gian phát sinh v.v Sự vắng mặt của bất kỳ một yếu tố cơ bản nào đều làm cho bản chứng từ trở nên không đầy đủ và do không đáng tin cậy Vì vậy, các yếu tố này trở thành nội dung bắt buộc của mỗi bản chứng từ kế toán, không phụ thuộc vào loại nghiệp vụ, tính chất của nghiệp vụ và tình trạng của vốn liên quan đến nghiẹp vụ đó Các yếu tố cơ bản trong chứng từ thờng gồm:

Tên gọi chứng từ: Tên gọi chứng từ là sự khái quát hoá nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh (phiếu thu, phiếu chi v.v ).

Tên và địa chỉ của đơn vị, cá nhân có liên quan đến nghiệp vụ phát sinh: Đây là yếu tố quan trọng để xác định trách nhiệm vật chất đối với nghiệp vụ kinh tế, để chi tiết hoá hay phân loại nghiệp vụ theo dõi đối t-ợng có liên quan đến nghiệp vụ Đồng thời là cơ sở xác định, đối chiếu và thanh tra về các nghệp vụ kinh tế.

Ngày tháng và số hiệu của chứng từ: Yếu tố này vừa là cơ sở chi tiết hoá nghiệp vụ theo thời gian, vừa là cơ sở thanh tra kinh tế – tài chính.

Nội dung của nghiệp vụ kinh tế: Yếu tố này là một trong các yếu tố cơ bản làm rõ ý nghĩa kinh tế của nghiệp vụ và của chứng từ Nội dung nghiệp vụ kinh tế ghi trên chứng từ cần diễn đạt gọn và rõ ràng Đồng thời cần sử dụng các tên, các khái niệm và các danh mục song phải đảm bảo tính thông dụng và dễ hiểu.

Quy mô của nghiệp vụ kinh tế phát sinh ( hiện vật, giá trị ); Đây là yếu tố phân định ranh giới giữa chứng từ kế toán với các chứng từ khác sử dụng trong thanh tra, trong hành chính Trong nhiều trờng hợp quy mô này đợc ghi cả bằng số và bằng chữ Trong các chứng từ thanh toán, quy định này có tính chất bắt buộc.

Chữ kí của những ngời chịu trách nhiệm về thực hiện các nghiệp vụ: Thông thờng, mỗi nghiệp vụ kinh tế thờng gắn liền với việc thay đổi trách nhiệm vật chất từ ngời này sang ngời khác Vì thế về nguyên tắc, chứng từ kế toán phải có ít nhất hai chữ kí của hai ngời tham gia vào việc thực hiện nghiệp vụ kinh tế, kèm theo chữ kí của ngời xét duyệt chứng từ nhất thiết phải có dấu của đơn vị.

b Các yếu tố bổ sung.

Ngoài các yếu tố cơ bản đã nêu, chứng từ còn có các yếu tố bổ sung khác nh định khoản nghiệp vụ, quy mô định mức của nghiệp vụ, thời hạn và phơng thức thanh toán, địa điểm giao nhận Bảng 1 dới đây minh hoạ các yếu tố của chứng từ :

Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị

(ký ghi rõ họ tên)(kí ghi rõ họ tên)(kí, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Nh chúng ta đã biết, trên thực tế các nghiệp vụ kinh tế rất đa dạng Để đặc trng đầy đủ về số lợng, chất lợng, thời gian, địa điểm của nghiệp vụ xảy ra thờng đòi hỏi lợng tài liệu ( thông tin ) khá lớn về các khái niệm, từ ngữ và con số Tuy nhiên không phải mọi đặc trng ấy đều phản ánh chỉ qua một con đờng của hạch toán kế toán.

Vì thế việc sử dụng các yếu tố, đặc biệt là các yếu tố bổ sung cần chú ý tránh hiện tợng thừa và trùng lặp các thông tin làm tăng khối lợng công tác kế toán Tiêu chuẩn để xác định tính đúng đắn trong nội dung này là yêu cầu quản lý và quan hệ giữa hạch toán với các hoạt động khác

có liên quan Về hình thức của bản chứng từ có thể xem xét trên nhiều mặt nh : Vật liệu tạo ra bản chứng từ, cách bố trí những cột, dòng trên bản chứng từ, cách biểu hiện các yếu tố của chứng từ

Về vật liệu, tuỳ trình độ văn minh, trình độ kỹ thuật trong sản xuất vật liệu bản chứng từ có thể làm bằng các chất liệu khác nhau Thời kỳ cổ đại, chứng từ kế toán đợc làm bằng vỏ cây, da thú,đá Ngày nay chứng từ chủ yếu đợc làm bằng giấy, một loại vật liệu tiện cho việc ghi chép và lu trữ vì nó gọn.

Về kết cấu chủ yếu phải quan tâm đến cách bố trí các cột, và dongfsao cho dễ ghi và dễ đọc Đồng thời cần chú ý cả trình tự sắp xếp các yếu tố trong mỗi bản chứng từ.

Về cách biểu hiện các yếu tố của chứng từ có thể dùng kí hiệu, lời văn, hay những mã số Dùng cách biểu hiện nào là tuỳ thuộc vào trình độ văn minh, trình độ kỹ thuật và yêu cầu cũng nh khả năng quản lý Yêu cầu có tính nguyên tắc trong việc biểu hiện là phải giải quyết hài hoà giữa hai mặt : gọn ( tiết diện chứng từ nhỏ, dễ lu trữ, luân chuyển ) và rõ ( diễn đạt rõ ràng, chuẩn xác nội dung nghiệp vụ kinh tế và các bên chịu trách nhiệm liên đới ).

Để đáp ứng các yêu cầu về nội dung và hình thức của bản chứng từ thờng phải tiến hành hai quá trình đồng thời là tiêu chuẩn hoá và quy cách hoá các bản chứng từ và cuối cùng phải đợc thể chế hoá thành chế độ ghi chép ban đầu.

Tiêu chuẩn hoá chứng từ chính là tạo ra những mẫu chứng từ tiêu chuẩn ( dùng chung cho nhiều ngành, nhiều thành phần kinh tế ) hoặc những mẫu chứng từ chuyên dùng ( cho một hoặc một nhóm ngành hay một thành phần kinh tế riêng ) Gắn chặt với tiêu chuẩn hoá là quy cách hoá bản chứng từ, nhờ đó có thể xác định những quy cách thống nhất chứng từ đã đợc tiêu chuẩn hoá.

Các đơn vị sản xuất và lu thông hàng hoá có rất nhiều đặc điểm, yêu cầu khác nhau song đều nằm trong hệ thông thông nhất của sản xuất và trao đổi hàng hoá Do đó để bảo đảm yêu cầu quản lý, nhất là trong các quan hệ về ngoại thơng, quan hệ thanh toán với Ngân hàng, với ngân sách, các nghiệp vụ về sản xuất và trao đổi hàng hoá vẫn rất cần có những bản mẫu chứng từ đợc tiêu chuẩn hoá và quy cách hoá trong phạm vi cả nớc Bên cạnh đó cần xây dựng tiêu chuẩn làm căn cứ cho việc ban

hành các bản mẫu chứng từ chuyên dùng cho từng ngành, từng loại hình đơn vị quản lý và kinh doanh, từng thành phần kinh tế.

IV Luân chuyển chứng từ và ý nghĩa luân chuyển chứng từ 1 Trình tự luân chyển chứng từ.

Chứng từ kế toán thờng xuyên vận động Sự vận động liên tục kế tiếp nhau từ giai đoạn này sang giai đoạn khác của chứng từ gọi là luân chuyển chứng từ Luân chuyển chứng từ thờng đợc xác định từ khâu lập ( hoặc tiếp nhận chứng từ bên ngoài ) đến khâu lu trữ hoặc rộng hơn đến khâu huỷ chứng từ.

Do chứng từ có nhiều loại với đặc tính luân chuyển khác nhau nên các giai đoạn ( khâu ) cụ thể của quá trình luân chuyển cũng khác nhau nhng chung quy lại, luân chuyển chứng từ thờng gồm các giai đoạn (khâu ) sau:

Lập chứng từ theo các yếu tố của chứng từ ( hoặc tiếp nhận chứng từ từ bên ngoài ).

Tuỳ theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ phát sinh mà sử dụng chứng từ sao cho thích hợp nhất Ví dụ : Nghiệp vụ về thu – chi tiền mặt thì sử dụng phiếu thu ( lệnh thu ), phiếu chi ( lệnh chi ) tiền mặt; nghiệp vụ về xuất, nhập kho vật t thì sử dụng phiếu xuất vật t, nhập vật t

Tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng loại tài sản mà chứng từ có thể đợc lập thành một bản ( liên ) hoặc nhiều bản

Chứng từ phải lập theo mẫu do Nhà nớc quy định và có đầy đủ chữ kí của những ngời có liên quan mới đợc coi là hợp lệ và hợp pháp.

Kiểm tra chứng từ: Khi nhận đợc chứng từ phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và hợp lý của chứng từ nh : các yếu tố của chứng từ, chữ kí của những ngời có liên quan, tính chính xác của số liệu trên chứng từ Chỉ sau khi chứng từ đã đợc kiểm tra thì chứng từ mới làm căn cứ để ghi sổ kế toán.

Sử dụng chứng từ cho lãnh đạo nghiệp vụ và ghi sổ kế toán:

+ Cung cấp nhanh những thông tin cần thiết cho lãnh đạo nghiệp vụ.