Tiểu luận phương pháp chứng từ kế toán cơ sở lý luận và thực tiễn ở VN

Lời nói đầu Từ nớc ta chuyển đổi chế quản lý kinh tế từ chế kinh tế tập trung quan liêu bao cấp sang chế thi trờng có quản lý Nhà nớc băng pháp luật đạt đợc nhiều thành tựu to lớn Quá trình đổi phát triển chế quản lý đặt yêu cầu cấp bách phải đổi hệ thống công cụ quản lý mà kế toán công cụ quan trọng Thực tiễn công xây dựng quản lý kinh tế nớc ta nhiều năm qua khẳng định kế toán công cụ quan trọng để quản lý kinh tế Nghị định số 175 CP ngày 28/10/1961 Hội đồng phủ rõ: kế toán có tác dụng lớn việc kế hoạch hoá quản lý kinh tế quốc dân; kế toán công việc cần thiết để bảo đảm phát triển không ngừng kinh tế tài XHCN Trong toàn công tác kế toán phơng pháp kế toán chiếm vị trí đặc biệt quan trọng Vì muốn cải tiến công tác kế toán, làm cho kế toán thật công cụ sắc bén, phục vụ đắc lực cho việc xây dựng quản lý kinh tế phải không ngừng cải tiến phơng pháp kế toán, tiến lên nghiên cứu vận dụng phơng pháp kế toán tiên tiến Việc ứng dụng đổi phơng pháp kế toán để làm cho công tác kế toán ngày có hiệu để thich nghi với yêu cầu nội dung trình đổi chế quản lý vấn đề thật xúc cần thiết Trong khuôn khổ đề án môn hoc, với nôi dung Phơng pháp chứng từ kế toán - sở lý luận thực tiễn Việt Nam em xin đợc đề cập đến nhánh hệ thống phơng pháp kế toán, phơng pháp chứng từ kế toán Bài viết nhằm làm rõ vấn đề sở lý luận , chất chứng từ kế toán thực tiễn áp dụng phơng pháp chứng từ kế toán Việt Nam Qua giúp cho ngời quan tâm tới lĩnh vực kế toán hiểu rõ đợc chất chứng từ kế toán tìm giải pháp để phát huy mạnh phơng pháp chứng từ kế toán công tác kế toán quản lý kinh tế Kết cấu viết bao gồm chơng nh sau : Chơng I Một số vấn đề lý luận phơng pháp chứng từ kế toán Chơng II Chế độ chứng từ kế toán hành Việt Nam Chơng III Những kiến nghị nhằm hoàn thiện phơng pháp chứng từ kế toán nớc ta Do thời gian hạn chế phạm vi đề án môn học, viết chắn có nhiều sai sót Em mong nhận đợc ý kiến bảo thầy cô Em xin chân thành cảm ơn./ Chơng I Một số vấn đề lý luận phơng pháp chứng từ kế toán I Khái niệm tác dụng phơng pháp chứng từ Khái niệm Một vấn đề quan trọng dể tăng cờng cải tiến công tác quản lý kinh tế tài không ngừng cải tiến hoàn thiện công tác kế toán Cải tiến hoàn thiện công tác kế toán bao gồm nội dung rộng rãi, cải tiến phơng pháp kế toán, tiến tới vận dụng phơng pháp kế toán đại phù hợp khâu trọng yếu Nh biết, chức quan trọng hàng đầu công tác kế toán tập hợp cung cấp kịp thời thông báo số liệu cần thiết cho công tác quản lý kinh tế tài chính, đa định, sách, đờng lối kinh doanh doanh nghiệp Theo tính chất, nội dung thời gian cung cấp, thông báo số liệu kế toán đợc chia làm hai loại : thông báo ban đầu thông báo kết Thông báo kết thông báo trung gian thông qua việc tập hợp số liệu sổ sách để định kỳ báo cáo thông báo cuối thông qua việc lập báo biểu tháng, quý, năm Số liệu thông báo ban đầu đợc thể chứng từ gốc Trong hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc ghi chép phản ánh chứng từ gốc Đây giai đoạn đầu trình hạch toán - giai đoạn thu nhận phản ánh số liệu ban đầu chứng từ hạch toán, thực tế đợc gọi giai đoạn ghi chép ban đầu Chúng ta thấy vị trí phơng pháp chứng từ kế toán qua sơ đồ bớc trình tự kế toán ( hình ) Những số liệu giai đoạn ghi chép ban đầu thông báo phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh cách riêng lẻ Thông báo có tác dụng giúp bộ máy quản lý tổ chức giám đốc kiểm tra kịp thời nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đề phòng ngăn chặn nghiệp vụ kinh tế phi pháp, trái với sách, chế độ, đồng thời làm cho việc xây dựng thông báo kết cho việc thực kiểm tra sau trình nghiệp vụ kinh tế phát sinh Hình Các bớc trình tự kế toán Chứng từ gốc Sổ chi tiết, sổ phụ Sổ cái,sổ tổng hợp Báo cáo kế toán Nh vậy, chứng từ kế toán phơng pháp thông tin kiểm tra trạng thái biến động đối tợng hạch toán cụ thể nhằm phục vụ kịp thời cho lãnh đạo nghiệp vụ làm phân loại, tổng hợp kế toán Tác dụng chứng từ kế toán Nh khái quát trên, thấy chứng từ có nhiều tác dụng hoạt dộng sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Trớc hết, chứng từ kế toán phơng pháp thích hợp với đa dạng biến động không ngừng đối tợng hạch toán kế toán nhằm chụp nguyên hình tình trạng vận động đối tợng Chính vậy, nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải đợc phản ánh cách nguyên vẹn trung thực chứng từ kế toán Thứ hai, hệ thống chứng từ( yếu tố cấu thành phơng pháp chứng từ ) hoàn chỉnh gắn liền với quy mô, thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế, với trách nhiệm vật chất cá nhân, đơn vị nghiệp vụ pháp lý cho việc bảo vệ tài sản xác minh tính hợp pháp việc giải mối quan hệ kinh tế pháp lý thuộc đối tợng hạch toán kế toán, kiểm tra tra hoạt động sản xuất kinh doanh Bên cạnh đó, chứng từ phơng tiện thông tin quan trọng cho công tác lãnh đạo nghiệp vụ đơn vị hạch toán phân tích kinh tế Đồng thời, chứng từ sở để phân loại, tổng hợp nghiệp vụ kinh tế vào sổ kế toán theo dõi đối tợng hạch toán cụ thể Với tác dụng nêu trên, phơng pháp chứng từ kế toán phải đợc sử dụng rộng rãi tất đơn ị hạch toán, không phân biệt ngành sản xuất thành phần kinh tế khác Một đièu đáng ý sử dụng phơng pháp chứng từ kế toán cho phù hợp, thích ứng tạo mối liên hệ chặt chẽ nội dung hình thức hạch toán Cơ sở lý luận hình thành phơng pháp chứng từ kế toán Phơng pháp chứng từ kế toán đợc hình thành sở phơng pháp luận vật biện chứng xuất phát từ đặc điểm đối tợng hạch toán kế toán Đối tợng chứng từ kế toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Đối tợng có đặc điểm đa dạng, luôn xuất trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, xuất nhiều phận có mối liên hệ mật thiết với phát triển không ngừng Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh có đặc điểm riêng nhng chúng lại có mối quan hệ mật thiết với suốt trình kinh doanh Vì đòi hỏi việc xây dựng phơng pháp chứng từ kế toán phải thật phù hợp với đặc điểm đối tợng đợc phản ánh Triết học vật biện chứng nghiên cứu quy luật mối liên hệ phát triển vật, tợng quy luật biến đổi lợng chất, trình nhận thức từ trực quan sinh động đến t trừu tợng v.v Triết học vật biện chứng nghiên cứu đến cặp phạm trù có liên quan trực tiếp đến đối tợng chứng từ kế toán nh : nội dung hình thức, chất tợng v.v Xuất phát từ đối tợng hạch toán kế toán, tài sản đơn vị hạch toán đợc xem xét mối quan hệ qua lại mật thiết hai mặt vốn nguồn hình thành trình tuần hoàn tài sản qua giai đoạn định trình sản xuất,cùng mối quan hệ kinh tế pháp lý phát sinh trình hoạt động đơn vị Chúng ta khái quát đặc điểm đối tợng hạch toán kế toán nh sau: Thứ : Luôn có tính hai mặt, độc lập với nhng cân với lợng Thứ hai :Luôn vận động qua giai đoạn khác nhau, nhng theo trật tự xác định khép kín sau chu kì định Thứ ba : Luôn có tính đa dạng nội dung cụ thể Thứ t : Mỗi loại đối tợng cụ thể hạch toán kế toán gắn liền trực tiếp đến lợi ích kinh tế, đến quyền lợi trách nhiệm nhiều phía khác Phơng pháp luận vật biện chứng đối tợng hạch toán kế toán tạo sở lý luận cho phơng pháp chứng từ kế toán Do đặc điểm đối tợng kế toán yêu cầu cần phải có phơng pháp thích hợp để chụp lại nghiệp vụ kinh tế phát sinh phơng pháp luận vật biện chứng tạo khả cho hạch toán kế toán xây dựng lên phơng pháp thích hợp, phơng pháp chứng từ kế toán với hai nội dung : Một : Sao chụp đợc vốn quan hệ phát sinh thuộc đối tợng hạch toán kế toán phù hợp với đặc điểm đối tợng vận động Hai : Thông tin kịp thời tình trạng đối tợng vận động theo yêu cầu quản lý nghiệp vụ Hai nội dung phơng pháp chứng từ đợc biểu dới hai hình thức : Một : Hệ thống chứng từ để chứng minh tính hợp pháp việc hình thành nghiệp vụ kinh tế thuộc đối tợng hạch toán kế toán ghi sổ Hai : Kế hoạch luân chuyển chứng từ nhằm thông tin kịp thời trạng thái biến động đối tợng hạch toán kế toán II Hệ thống chứng từ kế toán Các yếu tố chứng từ Bản chứng từ vừa phơng tiện chứng minh tính hợp pháp nghiệp vụ kinh tế, vừa phơng tiện thông tin kết nghiệp vụ kinh tế Mỗi chứng từ cần chứa đựng tất tiêu đặc trng cho nghiệp vụ kinh tế nội dung, quy mô, thời gian, địa điểm xảy nghiệp vụ kinh tế nh ngời chịu trách nhiệm nghiệp vụ ngời lập chứng từ v.v Chỉ chứng từ để ghi sổ, để thông báo tình trạng vốn có sức thuyết phục trớc pháp luật Các tiêu thức hớng vào mối liên hệ đặc trng đầy đủ cho nghiệp vụ kinh tế riêng đợc nêu chứng từ đợc gọi yếu tố chứng từ Do tính đa dạng nghiệp vụ kinh tế, nên tiêu thức đặc trng cho chứng từ phong phú Có thể chia yếu tố chứng từ thành hai nhóm : a Các yếu tố Các yếu tố yếu tố bắt buộc phải có chứng từ tạo nên nội dung chứng từ Qua yếu tố thấy đặc trng nghiệp vụ kinh tế số lợng, chất lợng, không gian thời gian phát sinh v.v Sự vắng mặt yếu tố làm cho chứng từ trở nên không đầy đủ không đáng tin cậy Vì vậy, yếu tố trở thành nội dung bắt buộc chứng từ kế toán, không phụ thuộc vào loại nghiệp vụ, tính chất nghiệp vụ tình trạng vốn liên quan đến nghiẹp vụ Các yếu tố chứng từ thờng gồm: Tên gọi chứng từ: Tên gọi chứng từ khái quát hoá nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh (phiếu thu, phiếu chi v.v ) Tên địa đơn vị, cá nhân có liên quan đến nghiệp vụ phát sinh: Đây yếu tố quan trọng để xác định trách nhiệm vật chất nghiệp vụ kinh tế, để chi tiết hoá hay phân loại nghiệp vụ theo dõi đối tợng có liên quan đến nghiệp vụ Đồng thời sở xác định, đối chiếu tra nghệp vụ kinh tế Ngày tháng số hiệu chứng từ: Yếu tố vừa sở chi tiết hoá nghiệp vụ theo thời gian, vừa sở tra kinh tế tài Nội dung nghiệp vụ kinh tế: Yếu tố yếu tố làm rõ ý nghĩa kinh tế nghiệp vụ chứng từ Nội dung nghiệp vụ kinh tế ghi chứng từ cần diễn đạt gọn rõ ràng Đồng thời cần sử dụng tên, khái niệm danh mục song phải đảm bảo tính thông dụng dễ hiểu Quy mô nghiệp vụ kinh tế phát sinh ( vật, giá trị ); Đây yếu tố phân định ranh giới chứng từ kế toán với chứng từ khác sử dụng tra, hành Trong nhiều trờng hợp quy mô đợc ghi số chữ Trong chứng từ toán, quy định có tính chất bắt buộc Chữ kí ngời chịu trách nhiệm thực nghiệp vụ: Thông thờng, nghiệp vụ kinh tế thờng gắn liền với việc thay đổi trách nhiệm vật chất từ ngời sang ngời khác Vì nguyên tắc, chứng từ kế toán phải có hai chữ kí hai ngời tham gia vào việc thực nghiệp vụ kinh tế, kèm theo chữ kí ngời xét duyệt chứng từ thiết phải có dấu đơn vị b Các yếu tố bổ sung Ngoài yếu tố nêu, chứng từ có yếu tố bổ sung khác nh định khoản nghiệp vụ, quy mô định mức nghiệp vụ, thời hạn phơng thức toán, địa điểm giao nhận Bảng dới minh hoạ yếu tố chứng từ : Bảng Hoá đơn bán hàng Ngày tháng năm Ký hiệu: AA/98 Số : 00001 Đơn vị bán hàng: Địa : Điện thoại : Mã số : Họ tên ngời mua hàng : Đơn vị : Địa : Hình thức toán : S Tên hàng hoá Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền STT A B C 3=1 x Tổng số tiền ( chữ ) : Ngời mua hàng (ký ghi rõ họ tên) Kế toán trởng (kí ghi rõ họ tên) Thủ trởng đơn vị (kí, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Nh biết, thực tế nghiệp vụ kinh tế đa dạng Để đặc trng đầy đủ số lợng, chất lợng, thời gian, địa điểm nghiệp vụ xảy thờng đòi hỏi lợng tài liệu ( thông tin ) lớn khái niệm, từ ngữ số Tuy nhiên đặc trng phản ánh qua đờng hạch toán kế toán Vì việc sử dụng yếu tố, đặc biệt yếu tố bổ sung cần ý tránh tợng thừa trùng lặp thông tin làm tăng khối lợng công tác kế toán Tiêu chuẩn để xác định tính đắn nội dung yêu cầu quản lý quan hệ hạch toán với hoạt động khác có liên quan Về hình thức chứng từ xem xét nhiều mặt nh : Vật liệu tạo chứng từ, cách bố trí cột, dòng chứng từ, cách biểu yếu tố chứng từ Về vật liệu, tuỳ trình độ văn minh, trình độ kỹ thuật sản xuất vật liệu chứng từ làm chất liệu khác Thời kỳ cổ đại, chứng từ kế toán đợc làm vỏ cây, da thú,đá Ngày chứng từ chủ yếu đợc làm giấy, loại vật liệu tiện cho việc ghi chép lu trữ gọn Về kết cấu chủ yếu phải quan tâm đến cách bố trí cột, dongfsao cho dễ ghi dễ đọc Đồng thời cần ý trình tự xếp yếu tố chứng từ Về cách biểu yếu tố chứng từ dùng kí hiệu, lời văn, hay mã số Dùng cách biểu tuỳ thuộc vào trình độ văn minh, trình độ kỹ thuật yêu cầu nh khả quản lý Yêu cầu có tính nguyên tắc việc biểu phải giải hài hoà hai mặt : gọn ( tiết diện chứng từ nhỏ, dễ lu trữ, luân chuyển ) rõ ( diễn đạt rõ ràng, chuẩn xác nội dung nghiệp vụ kinh tế bên chịu trách nhiệm liên đới ) Để đáp ứng yêu cầu nội dung hình thức chứng từ thờng phải tiến hành hai trình đồng thời tiêu chuẩn hoá quy cách hoá chứng từ cuối phải đợc thể chế hoá thành chế độ ghi chép ban đầu Tiêu chuẩn hoá chứng từ tạo mẫu chứng từ tiêu chuẩn ( dùng chung cho nhiều ngành, nhiều thành phần kinh tế ) mẫu chứng từ chuyên dùng ( cho một nhóm ngành hay thành phần kinh tế riêng ) Gắn chặt với tiêu chuẩn hoá quy cách hoá chứng từ, nhờ xác định quy cách thống chứng từ đợc tiêu chuẩn hoá Các đơn vị sản xuất lu thông hàng hoá có nhiều đặc điểm, yêu cầu khác song nằm hệ thông thông sản xuất trao đổi hàng hoá Do để bảo đảm yêu cầu quản lý, quan hệ ngoại thơng, quan hệ toán với Ngân hàng, với ngân sách, nghiệp vụ sản xuất trao đổi hàng hoá cần có mẫu chứng từ đợc tiêu chuẩn hoá quy cách hoá phạm vi nớc Bên cạnh cần xây dựng tiêu chuẩn làm cho việc ban hành 10 mẫu chứng từ chuyên dùng cho ngành, loại hình đơn vị quản lý kinh doanh, thành phần kinh tế IV Luân chuyển chứng từ ý nghĩa luân chuyển chứng từ Trình tự luân chyển chứng từ Chứng từ kế toán thờng xuyên vận động Sự vận động liên tục từ giai đoạn sang giai đoạn khác chứng từ gọi luân chuyển chứng từ Luân chuyển chứng từ thờng đợc xác định từ khâu lập ( tiếp nhận chứng từ bên ) đến khâu lu trữ rộng đến khâu huỷ chứng từ Do chứng từ có nhiều loại với đặc tính luân chuyển khác nên giai đoạn ( khâu ) cụ thể trình luân chuyển khác nhng lại, luân chuyển chứng từ thờng gồm giai đoạn (khâu ) sau: Lập chứng từ theo yếu tố chứng từ ( tiếp nhận chứng từ từ bên ) Tuỳ theo nội dung kinh tế nghiệp vụ phát sinh mà sử dụng chứng từ cho thích hợp Ví dụ : Nghiệp vụ thu chi tiền mặt sử dụng phiếu thu ( lệnh thu ), phiếu chi ( lệnh chi ) tiền mặt; nghiệp vụ xuất, nhập kho vật t sử dụng phiếu xuất vật t, nhập vật t Tuỳ theo yêu cầu quản lý loại tài sản mà chứng từ đợc lập thành ( liên ) nhiều Chứng từ phải lập theo mẫu Nhà nớc quy định có đầy đủ chữ kí ngời có liên quan đợc coi hợp lệ hợp pháp Kiểm tra chứng từ: Khi nhận đợc chứng từ phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp hợp lý chứng từ nh : yếu tố chứng từ, chữ kí ngời có liên quan, tính xác số liệu chứng từ Chỉ sau chứng từ đợc kiểm tra chứng từ làm để ghi sổ kế toán Sử dụng chứng từ cho lãnh đạo nghiệp vụ ghi sổ kế toán: + Cung cấp nhanh thông tin cần thiết cho lãnh đạo nghiệp vụ 11 + Phân loại chứng từ theo loại nghiệp vụ, theo tính chất khoản chi phí, theo địa điểm phát sinh phù hợp với yêu cầu ghi số sách kế toán + Lập định khoản kế toán vào sổ kế toán Bảo quản sử dụng lại chứng từ kỳ hạch toán Trong kỳ hạch toán, chứng từ sau ghi sổ kế toán phải đợc bảo quản sử dụng lại để kiểm tra, đối chiếu số liệu sổ kế toán tổng hợp sổ kế toán chi tiết Chuyển chứng từ vào lu trữ huỷ Chứng từ pháp lý để ghi sổ, đồng thời tài liệu phản ánh chi tiết nghiệp vụ kinh tế phát sinhcủa doanh nghiệp Vì vậy, sau ghi sổ kết thúc kì hạch toán chứng từ đợc chuyển sang ku trữ, bảo đảm an toàn, chứng từ không bị cần tìm đợc nhanh chóng Khi hết thời hạn lu trữ, chứng từ đợc đem huỷ Kế hoạch ( chơng trình ) luân chuyển chứng từ Do loại chứng từ có vị trí khác quản lý có đặc tính vận động khác nên kế toán phải xác lập kế hoạch ( chơng trình ) luân chuyển chứng từ chứng từ Kế hoạch luân chuyển chứng đờng đợc thiết lập trớc cho trình vận động chứng từ nhằm phát huy đầy đủ chức thông tin kiểm tra chứng từ Nội dung bắt buộc kế hoạch ( chơng trình ) luân chuyển chứng từ phải phản ánh đợc khâu ( giai đoạn ) vận động chứng từ nh : lập, kiểm tra, sử dụng, lu trữ Trong nhiều trờng hợp phải xác định rõ địa (đối tợng hay tên ngời chịu trách nhiệm ) khâu.Trong điều kiện cho phép cần xác định nội dung công việc khâu thời gian cần thiết cho khâu ( giai đoạn ) trình vận động Để xây dựng đợc kế hoạch (chơng trình ) luân chuyển chứng từ hợp lý cần xuất phát từ sở định nh : a, Đặc điểm cảu đơn vị hạch toán quy mô,về tổ chức sản xuất quản lý b, Tình hình tổ chức hệ thống thông tin (đặc biệt thông tin nghiệp vụ ) đơn vị c, Nhu cầu khả cung cấp sử dụng thông tin đơn vị d, Vị trí đặc điểm luân chuyển loại chứng từ 12 Hình thức kế hoạch ( chơng trình ) luân chuyển chứng từ thờng dùng dạng bảng sơ đồ Thông thờng có hai cách lập kế hoạch (chơng trình ) luân chuyển chứng từ : Lập riêng cho loại chứng từ lập chung cho tất loại chứng từ Trong đơn vị có quy mô lớn, nhu cầu thông tin cho quản lý nhiều thờng kết hợp hai phơng pháp Kế hoạch ( chơng trình ) luân chuyển lập riêng cho loại chứng từ gọi chơng trình luân chuyển cá biệt Chơng trình thờng đợc lập cho loại chứng từ có số lợng lớn, phản ánh loại đối tợng hạch toán có biến động nhiều cần quản lý chặt chẽ Với loại chơng trình biểu đầy đủ nội dung bắt buộc mở rộng hình thức thờng ứng dụng hình thức biểu kết hợp sơ đồ Với cách trên, đờng chứng từ đợc xác định cụ thể, rõ ràng, tiện cho việc xử lý thông tin, sử dụng thông tin hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nhng tốn công áp dụng đợc cho vài loại chứng từ có nhu cầu lập riêng Kế hoạch ( chơng trình ) luân chuyển chung cho nhiều loại chứng từ thực dới dạng bảng ( bảng ) 13 Bảng Chơng trình luân chuyển chứng từ Tên đơn vị : Stt Tên chứng từ Số hiệu chứng từ Ngời lập chứng từ Số Ngời ký chứng từ Thời hạn chuyển giao Ngời kiểm tra chứng từ Ngời nhận sử dụng chứng từ Thời hạn ghi sổ kế toán Ghi Chơng II.Chế độ chứng từ kế toán hành việt nam I Chế độ (nội quy ) chứng từ Để quản lý sử dụng hợp lý tài sản, tăng cờng hạch toán kinh doanh triệt để cần đa công tác chứng từ kế toán vào nề nếp trì kỷ c- 14 ơng việc thực khâu chứng từ Cơ sở để tổ chức khoa học công tác chứng từ kế toán theo yêu cầu phải xây dựng văn có tính pháp lý chứng từ : Ngoài quy định chung pháp lệnh kế toán thống kê điều lệ tổ chức kế toán nhà nớc, cần xây dựng chế độ nội quy chứng yuwf Chế độ chứng từ thờng Bộ tài kết hợp với bộ, ngành chủ quản quy định Nội dung chế độ cần quy định điều khoản chung chứng từ thống ngành, thành phần kinh tế chung cho nớc nh : 1, Biểu mẫu loại chứng từ tiêu chuẩn ( cho nớc ngành ) trình tự chung luân chuyển chứng từ 2, Cách tính tiêu chứng từ 3, Thời hạn lập lu trữ ( loại khác phải khác ) 4, Ngời lập, ngời kiểm tra, ngời sử dụng, ngời lu trữ Các chức cần phải đợc phân công, phân nhiệm cách chặt chẽ, tránh tình trạng kiêm nhiệm 5, Trách nhiệm vật chất, hành quyền lợi tơng ứng việc thực điều khoản Nội quy chứng từ thơng đơn vị hạch toán xây dựng với hớng dẫn ngành, cấp có liên quan Nội dung nội quy bao gồm : 1, Các biểu mẫu chứng từ chuyên dùng đơn vị (cha quy định chế độ chung ) 2, Cách tính tiêu chứng từ chuyên dùng 3, Ngời chịu trách nhiệm lập, kiểm tra, sử dụng, lu trữ 4, Trách nhiệm hành chính, chế độ thởng phạt ngời, phận việc thực nội quy 5, Xây dựng thêm chơng trình huấn luyện đặc thufkhi thấy cần thiết Các nguyên tắc chung chế độ chứng từ kế toán áp dụng Việt nam Điều Chứng từ kế toán chứng minh giấy tờ nghiệp vụ kinh tế phát sinh thực hoàn thành 15 Điều Mọi nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh hoạt động sản xuất kinh doanh, việc sử dụng kinh phí thu chi ngân sách đơn vị kế toán phải lập chứng từ Chứng từ phải lập theo quy định chế độ ghi chép đầy đủ, kịp thời với thực nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh Điều Chế độ chứng từ kế toán bao gồm hai hệ thống: 1, Hệ thống chứng từ kế toán thống bắt buộc 2, Hệ thống chứng từ kế toán hớng dẫn Hẹ thống chứng từ kế toán thống bắt buộc hệ thống chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế pháp nhân có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi Đối với loại chứng từ này, Nhà nớc tiêu chuẩn hoá quy cách mẫu biểu tiêu phản ánh, phơng pháp lập áp dụng thống cho tất lĩnh vực, thành phần kinh tế Hệ thống chứng từ kế toán hớng dẫn chủ yếu chứng từ sử dụng nội đơn vị Nhà nớc hớng dẫn tiêu đặc trng để ngành, thành phần kinh sở vận dụng vào trờng hợp cụ thể thích hợp Các ngành, lĩnh vực thêm bớt số tiêu đặc thù, thay đổi thiết kế mẫu biểu cho thích hợp với việc ghi chép yêu cầu nội dung phản ánh nhng phải đảm bảo tính pháp lý cần thiết chứng từ Điều Nội dung hệ thống chứng từ gồm tiêu: 1, Chỉ tiêu lao động tiền lơng 2, Chỉ tiêu hàng tồn kho 3, Chỉ tiêu bán hàng 4, Chỉ tiêu tiền mặt 5, Chỉ tiêu tài sản cố định Hệ thống chứng từ kế toán mang tính chất đặc thù chứng từ thuộc tiêu sản xuất Bộ, ngành quy định sau cố thoả thuận văn banrcuar Bộ Tài Điều Chứng từ kế toán phải có đầy đủ yếu tố sau: 1, Tên gọi chứng từ( hoá đơn, phiếu thu, phiếu chi ) 2, Ngày, tháng, năm lập chứng từ 3, Số hiệu chứng từ 4, Tên gọi địa đơn vị cá nhân lập chứng từ 5, Tên, địa đơn vị cá nhân nhận chứng từ 16 6, Nội dung nghiệp vụ phát sinh chứng từ 7, Các tiêu lợng giá trị 8, Chữ kí ngời lập ngời chịu trách nhiệm tính xác nghiệp vụ Những chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế pháp nhân phải có chữ kí ngời kiểm soát ( kế toán trởng ) ngời phê duyệt (thủ trởng đơn vị ), đóng dấu đơn vị Đối với chứng từ liên quan đến việc bán hàng, cung cấp dich vụ yếu tố quy định phải có thêm tiêu : thuế suất số thuế phải nộp Những chứng từ dùng làm trực tiếp để ghi sổ kế toán phải có thêm tiêu định khoản kế toán Điều Chứng từ kế toán phải đợc lập đầy đu số liệu theo quy định Ghi chép chứng từ phải rõ ràng, trung thực, đầy đủ yếu tố, gạch bỏ phần để trống Không đợc sửa chữa, tẩy xoá chứng từ Trơng hợp viết sai cần huỷ bỏ không xé rời khỏi cuống Điều Thủ trởng kế toán trởng đơn vị tuyệt đối không đợc ký chứng từ trắng, mẫu in sẵn Chủ tài khoản kế toán trởng tuyệt đối không đợc ký séc trắng Điều Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán Trình tự thời gian luân chuyển chứng từ kế toán kế toán trởng đơn vị quy định Chứng từ gốc đơn vị lập từ bên vào phải tập trung vào phận kế toán đơn vị Bộ phận kế toán phải kiểm tra kỹ chứng từ sau kiểm tra xác minh dùng chứng từ để ghi sổ kế toán Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm bớc sau: 1, Lập chứng từ kế toán phản ánh nghiệp vụ kinh tế vào chứng từ 2, Kiểm tra chứng từ 3, Ghi sổ 4, Lu trữ chứng từ Điều : Nội dung việc kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm: 1, Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực đầy đủ tiêu phản ánh chứng từ 2, Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh 3, Kiểm tra tính xác số liệu, thông tin chứng từ 17 4, Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý nội ngời lập, kiểm tra, xét duyệt loại nghiệp vụ kinh tế tài Khi kiểm tra chứng từ kế toán phát có hành vi vi phạm sách, chế độ, thể lệ kinh tế tài Nhà nớc phải rừ chối thực ( xuất quỹ, toán, xuất kho ) đồng thời báo cáo cho cho thủ trởng đơn vị kế toán trởng biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hành Đối với chứng từ kế toán lập không thủ tục, nội dung số không rõ ràng ngời chịu trách nhiệm kiểm tra ghi sổ phải trả lại báo cáo cho nơi lập chứng từ biết để làm lại, làm thêm thủ tục điều chỉnh sau làm đêr ghi sổ Điều 10 : Lu trữ chứng từ kế toán Chứng từ kế toán sử dụng phải đợc xếp, phân loại, bảo quản lu trữ theo quy định chế độ lu trữ chứng từ, tài liệu, kế toán Nhà nớc Mọi trờng hợp chứng từ gốc phải báo cáo với thủ trởng kế toán truwowngr đơn vị biết để có biện pháp xử lý kịp thời Riêng trờng hợp hoá đơn bán hàng, biên lai, séc trắng phải báo cáo quan thuế quan công an địa phơng số lợng hoá đơn mất, hoàn cảnh bị để có biện pháp xác minh, xử lý theo pháp luật Sớm có biện pháp thông báo vô hiệu hoá chứng từ bị Điều 11 : Quy định sử dụng quản lý biểu mẫu chứng từ kế toán Tất đơn vị, cá nhân thuộc lĩnh vực, thành phần kinh tế, phải áp dụng chế độ chứng từ kế toán Trong trình thực hện hệ thông chứng từ kế toán bắt buộc, đơn vị Bộ, sở chủ quản không đợc thêm bớt, sửa đổi biểu mẫu quy định chế độ Khi muốn thêm bớt phải có thoả thuận văn với Bộ Tài phải đợc Bộ Tài chấp thuận trớc thực Mẫu in sẵn chứng từ phải đợc bảo quản cẩn thận, không đợc để h hỏng mục nát Những chứng từ thuộc tiêu bán hàng nh hoá đơn, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội đợc quản lý theo chế độ quản lý sử dụng ấn Điều 12 : In phát hành biểu mẫu chứng từ: 1, Tất đơn vị thuộc ngành, cấp in niểu mẫu chứng từ thuộc hệ thông chứng từ kế toán thống bắt buộc (trừ 18 chứng từ thuộc tiêu bán hàng ) pahir theo nội dung thiết kế biểu mẫu quy định chế độ Biểu mẫu chứng từ kế toán thuộc tiêu bán hàng Bộ Tài thống phát hành Đơn vị có nhu cầu tự in phải đợc Bộ Tài ( Tổng cục thuế ) chấp thuận văn trớc thực phải đăng ký số chứng từ theo sơ-ri Bộ Tài 2, Một số chứng từ thuộc tiêu vật t, bán hàng, tiền tệ đợc in hai thứ tiếng : Tiếng Việt tiếng Anh 3, Các nhà máy in không đợc tự động thay đổi nội dung biểu mẫu, không đợc chấp nhận in biểu mẫu chứng từ kế toán trái với quy định chế độ Điều 13 : Xử lý vi phạm: 1, Mọi hành vi vi phạm chế độ này, tuỳ theo tính chất mức độ vi phạm đợc xử lý theo quy định luật thuế ( luật thuế doanh thu, luật thuế tiêu thụ đặc biệt ), pháp lệnh kế toán thống kê, pháp lệnh xử phạt hành văn pháp quy khác Nhà nớc 2, Trờng hợp có hành vi lợi dụng mua bán chứng từ, mợn làm chứng từ giả Chơng III Những kiến nghị nhằm hoàn thiện phơng pháp chứng từ kế toán nớc ta Mỗi chứng từ vừa phơng tiện tiện chứng minh tính hợp pháp nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thông qua chứng từ thông tin kết nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc thẻ cách rõ ràng Trên thực tế, phơng pháp chứng từ tách rời với phơng pháp khác hệ thống hạch toán kế toán mà có liên hệ biện chứng với phơng pháp Quy định Bộ Tài chứng từ đợc lập phải đầy đủ nội dung bắt buộc quy định Tuy nhiên doanh 19 nghiệp trình hoạt động cố tình hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh không với quy định dẫn đến làm sai lệch thông tin sổ sách kế toán, ảnh hởng đén thông tin báo cáo tài chính, phản ánh cách không trung thực tình hình tài doanh nghiệp Để hợp lý hoá thông tin chứng từ trình hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp thờng liên kết với để làm sai lệch thông tin chứng từ Trong trình hớng dẫn áp dụng chế độ chứng từ sổ sách kế toán kẽ hở, chứng từ kế toán không chuẩn mực dẫn đến sai sót khác phát trình kiểm tra, tra Một phần nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, thông tin xử lý cáng cần phải xác, thân chứng từ kế toán có nhiều loại, dẫn đến trạng thái trùng lắp thông tin trình lập ghi sổ sách kế toán Trên thực tế, doanh nghiệp lập chứng từ giả mạo để ghi nghiệp vụ khống để thể tình hình khả quan tài doanh nghiệp Với kết cấu chứng từ ghi chép phải đầy đủ thông tin quy định theo quy định chung Bộ Tài chính, tạo tính không hiệu thông tin cần xử lý nhiều Trong trờng hợp này, chứng từ giản đơn kết cấu quy định giảm nhẹ cho việc ghi chép tạo nên tính hiệu cao Theo quy định Bộ tài trình tự thơi gian luân chuyển chứng từ kế toán trởng quy định đắn hợp lý trình luân chuyển chứng từ phản ánh đợc tính kịp thời, đắn nghiệp vụ kinh tế phát sinh Thực tế doanh nghiệp lợi dụng quy định để phản ánh sai lệch nghiệp vụ kinh tế phát sinh cha phát sinh Thiết nghĩ, nên quy định khung thời gian chuẩn cho trình luân chuyển loại chứng từ Hiện nay, trình phát triển khoa học công nghệ thông tin nhanh, doanh nghiệp giới hoá công tác kế toán Một yêu cầu việc sử dụng máy vi tính công tác kế toán phải tổ chức hạch toán thờng xuyên nhằm cung cấp đợc thông tin kinh tế tiến độ thực kế hoạch cách kịp thời Số liệu phản ánh chứng từ cần đợc hệ thông hoá theo phân hệ thông tin trình kinh doanh, chứng từ kế toán phải đợc xây dựng cách thông bảo đảm đợc yêu cầu việc phân loại thông tin mã hoá thông tin 20 21 Tài liệu tham khảo 1, Tạp chí Ngân háng số 5/94 2, Hớng dẫn thực hành chế độ kế toán NXB Thống kê 3, Triết học NXB Chính trị quốc gia 4, Lý thuyế kiểm toán NXB Tài 5, Lý thuyết hạch toán kế toán NXB Thống kê 6, Kinh tế trị học NXB Chính trị quốc gia 7, Tạp chí kế toán số 22/2000 8, Lý thuyết thực hành kế toán tài NXB Tài chính/1999 22