Các vấn đề chung về kế toán hành chính sự nghiệp (2).DOC

Các vấn đề chung về kế toán hành chính sự nghiệp

Lời nói đầu

Trong điều kiện hiện nay, để đa nớc ta đi lên nền kinh tế thị trờng theo định hớng xã hội chủ nghĩa thì nền kinh tế nhà nớc đóng một vai trò rất quan trọng Để thực hiện đợc vai trò chủ đạo của mình, kinh tế nhà nớc cần luôn đợc đổi mới, phát triển và nâng cao hiệu quả.

Để làm đợc điều đó, trớc tiên cần phải làm tốt vai trò của từng bộ phận trong nền kinh tế nhà nớc, trong đó phải kể đến các đơn vị hành chính sự nghiệp Vậy, “đơn vị hành chính sự nghiệp” là gì ?“Đơn vị hành chính sự nghiệp là những đơn vị quản lý hành chính Nhà nớc, đơn vị sự nghiệp kinh tế, văn hoá, giáo dục, thể thao, sự nghiệp khoa học công nghệ, sự nghiệp kỹ thuật

hoạt động bằng nguồn kinh phí khác nh

… hoạt động bằng nguồn kinh phí khác nh thu sự nghiệp, thu phí, lệ phí, thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh, nhận biếu, tặng … hoạt động bằng nguồn kinh phí khác nh theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp để thực hiện nhiệm vụ của Đảng và Nhà nớc giao”.Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp là kế toán chấp hành ngân sách của nhà nớc tại các đơn vị hành chính sự nghiệp, là công cụ điều hành, quản lý các hoạt động kinh tế, tài chính của các đơn vị hành chính Do đó, để quản lý và chủ động trong các khoản chi tiêu của mình, hàng năm các đơn vị hành chính sự nghiệp phải lập dự toán cho từng khoản chi tiêu này Dựa vào báo dự toán, ngân sách nhà nớc cấp kinh phí cho các đơn vị Chính vì vậy, kế toán không chỉ quan trọng đối với bản thân đơn vị mà còn quan trọng đối với ngân sách nhà nớc.

Để hoàn thành đợc báo cáo này, em xin chân thành cảm ơn cô giáo Lê Thị Bích Nga – ngời đã trực tiếp hớng dẫn em, các thầy cô trong trờng cùng các cô chú trong phòng kế toán nói riêng và trong trờng tiểu học Thợng Thanh nói chung đã tận tình chỉ bảo và hớng dẫn cho em.

Tuy nhiên, do thời gian thực tâp có hạn, cũng nh kiến thức của bản thân còn hạn chế, do đó bài viết của em không tránh khỏi những thiếu sót nhất định Em mong nhận đợc sự đóng góp của các thầy cô và các bạn để bài viết của em đợc hoàn thiện hơn.

Nội dung báo cáo gồm 3 phần:

Phần I – Các vấn đề chung về kế toán hành chính sự nghiệp Phần II – Thực tế công tác tại đơn vị.

Phần III – Nhận xét và kiến nghị hoàn thiện công tác kế toán.

ch ơng 1 :

các vấn đề chung về kế toán hành chính sự nghiệp

1, Khái niệm, nhiệm vụ kế toán hành chính sự nghiệp

1.1 Khái niệm :

Kế toán hành chính sự nghiệp là công việc tổ chức hệ thống thông tin bằng số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng và quyết toán kinh phí, tình hình quản lý và sử dụng các loại vật t, tài sản công, tình hình chấp hành dự toán thu chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nớc ở đơn vị

1.2 Nhiệm vụ

- Thu thập , phản ánh , xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí đợc cấp, đợc tài trợ, đợc hình thành và tình hình sử dụng các khoản kinh phí, sử dụng các khoản thu phát sinh tại đơn vị

- Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu chi tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế tài chính và các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nớc, kiểm tra tình hình chấp hành kỷ luật thu nộp ngân sách, chấp hành kỷ luật thanh toán và các chế độ, chính sách của Nhà nớc

- Theo dõi và kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị dự toán cấp dới, tình hình chấp hành dự toán thu chi và quyết toán của các đơn vị cấp dới

- Lập và nộp đúng hạn các báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính theo qui định Cung cấp thông tin và tài liệu cần thiết phục vụ cho việc xây dựng dự toán, xây dựng các định mức chi tiêu Phân tích và đánh giá hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí, vốn quỹ ở đơn vị

1.3 Yêu cầu công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp

Để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp phải đáp ứng đợc những yêu cầu sau

- Phản ánh kịp thời đầy đủ, chính xác, toàn diện mọi khoản vốn quỹ,kinh phí, tài sản và mọi hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh ở đơn vị

- Chỉ tiêu kinh tế phản ánh phải thống nhất với dự toán về nội dung và ph-ơng pháp tính toán

- Số liệu trong báo các tài chính phải rõ ràng, dễ hiểu, đảm bảo cho các nhà quản lý có đợc những thông tin cần thiết về tình hình tài chính của đơn vị 1.4 Nội dung công tác kế toán hành chính sự nghiệp

- Kế toán vốn bằng tiền - Kế toán vật t tài sản

- Kế toán thanh toán

- Kế toán nguồn kinh phí, vốn quỹ - Kế toán các khoản thu ngân sách - Kế toán các khoản chi ngân sách

- Lập báo cáo tài chính và phân tích quyết toán của đơn vị

2 Tổ chức công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp

2.1 Tổ chức công tác ghi chép ban đầu

Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong việc sử dụng kinh phí và thu chi ngân sách của mọi đơn vị kế toán hành chính sự nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán đầy đủ do Nhà nớc ban hành trong chế độ chứng từ kế toán hành chính sự nghiệp và nội dung hoạt động kinh tế tài chính nào cũng nh yêu cầu quản lý các hoạt động đó để qui định cụ thể việc sử dụng các mẫu chứng từ phù hợp, qui định ngời chịu trách nhiệm ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vào các chứng từ cụ thể và xác định trình tự luân chuyển cho từng loại chứng từ một cách khoa học hợp lý, phục vụ cho việc ghi sổ kế toán, tổng hợp số liệu thông tin kinh tế đáp ứng yêu cầu quản lý của đơn vị Trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ là do kế toán trởng đơn vị quy định

Trong quá trình vận dụng các chế độ chứng từ kế toán hành chính sự nghiệp các đơn vị không đuợc sửa đổi biểu mẫu đã qui định Mọi hành vi vi phạm chế độ chứng từ tuỳ theo tính chất mức độ vi phạm, đợc xử lý theo đúng quy định của pháp lệnh kế toán thông kê Pháp lệnh về xử phạt vi phạm hành chính và các văn bản pháp qui khác của Nhà nớc

2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Ban hành theo quyết định 999TC/ QĐ / CĐKT ngày 02/ 11/ 1996 và sửa đổi bổ sung theo thông t số 184/ 1998/ TT- BTC ngày 28/ 12 1998 Thông t số 185/ 1998 TT- BTC ngày 28/ 12 / 1998 Thông t số109/2001/ TT- BTC ngày 31/ 12 /2001 và thông t số 121/ 2002/ TT- BTC ngày31/ 12/2002 của Bộ tài chính

Tài khoản kế toán là phơng tiện dùng để tập hợp hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế Tài khoản kế toán đợc sử dụng trong đơn vị hành chính sự nghiệp dùng để phản ánh và kiểm soát thờng xuyên, liên tục có hệ thống tình hình vận động của kinh phí và sử dụng kinh phí ở các đơn vị hành chính sự nghiệp Nhà nớc Việt Nam qui định thống nhất hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp trong cả n-ớc bao gồm các tài khoản trong bảng cân đối tài khoản và các tài bảng cân đối tài khoản

Trong hệ thống tài khoản kế toán thống nhất có qui định những tài khoản kế toán dùng chung cho mọi đơn vị thuộc loại hình hành chính sự nghiệp và

những tài khoản kế toán dùng riêng cho đơn vị thuộc một số loại hình qui định rõ các tài khoản cấp II của một số tài khoản có tính chất phổ biến trong các loại hình đơn vị hành chính sự nghiệp

Các đơn vị hành chính sự nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản thống nhất qui định trong chế độ kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp đồng thời phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động của đơn vị cũng nh yêu cầu quản lý các hoạt động đó, các đơn vị qui định những tài khoản kế toán cấp I, cấp II, cấp III và có thể qui định thêm một số tài khoản cấp II, cấp III có tính chất riêng của loại hình hành chính sự nghiệp của đơn vị mình Việc xác định đầy đủ, đúng đắn, hợp lý số lợng tài khoản cấp I, cấp II, cấp III để sử dụng đảm bảo phản ánh đầy đủ đúng đắn các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị, đáp ứng nhu cầu thông tin và kiểm tra, phục vụ công tác quản lý của Nhà nớc và của đơn vị đối với các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị

Theo chế đó kế toán hành chính sự nghiệp các hình thức kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp

1 Hình thức kế toán nhật ký – sổ cái

a) Đặc điểm :

- Kết hợp trình tự ghi sổ theo thứ tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ghi vào một sổ kế toán tổng hợp duy nhất là nhật ký sổ cái

- Tách rời việc ghi sổ kế toán tổng hợp với việc ghi sổ kế toán chi tiết

(2) Từ bảng tổng hợp chứng từ gốc ta ghi vào nhật ký sổ cái

(3) Những chứng từ gốc phản ánh các hoạt động kinh tế tài chính cần quản lý chi tiết, hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc ghi vào sổ kế toán chi tiết có liên quan (4) Cuối tháng căn cứ vào số liệu ở sổ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh

(5) Kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa tài khoản tiền mặt trong nhật ký sổ cái với số liệu ở sổ quỹ của thủ quỹ

(6) Kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa bảng tổng hợp chi tiết với số liệu ở tài khoản tơng ứng trong nhật ký sổ cái

(7) Cuối kỳ kế toán căn cứ vào số liệu trên nhật ký sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết lập báo cáo tài chính

c) Ưu điểm

- Mẫu sổ đơn giản, cách ghi chép vào sổ đơn giản dễ làm, dễ hiểu, dễ đối chiếu , kiểm tra

d) Nhợc điểm

- Khó phân công lao động kế toán tổng hợp đối với đơn vị có quy mô vừa và lớn, sử dụng nhiều tài khoản có nhiều hoạt động kinh tế, tài chính theo mẫu sổ kế toán tổng hợp sẽ cồng kềnh không thuận lợi cho việc ghi sổ

e) Điều kiện áp dụng

- Đơn vị có quy mô nhỏ, sử dụng ít tài khoản kế toán tổng hợp a) Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ

a) Đặc điểm

- Các hoạt động kinh tế tài chính đợc phản ánh ra chứng từ gốc đều đợc phân loại, tổng hợp, lập chứng từ ghi sổ sau đó sử dụng chứng từ ghi sổ để ghi vào các sổ kế toán tổng hợp liên quan

- Tách rời trình tự ghi sổ theo thứ tự thời gian và trình tự ghi sổ theo hệ thống trên hai sổ kế toán tổng hợp riêng biệt sổ cái các tài khoản và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

- Tách rời ghi sổ kế toán tổng hợp với ghi sổ kế toán chi tiết vào hai loại sổ kế toán riêng biệt

(1) Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hợp pháp để tiến hành phân loại tổng hợp để ghi vào sổ quỹ và sổ hạch toán chi tiết

(2) Từ chứng từ gốc ta lập chứng từ ghi sổ

(3) Căn cứ vào chứng từ ghi sổ đã lập ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo thời gian

(4) Từ chứng từ ghi sổ ta ghi vào sổ cái các tài khoản để hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

(5) Cuối tháng căn cứ vào sổ hạch toán chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết (6) Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ cái và bảng tổng hợp số liệu chi tiết (7) Căn cứ vào sổ cái các tài khoản lập bảng cân đối tài khoản

(8) Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa bảng cân đối tài khoản và sổ đăng ký chứng

- Mẫu sổ có kết cấu mẫu đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu, dễ làm thuận lợi cho công tác phân công lao động kế toán thuận lợi cho việc sử dụng các phơng tiện kỹ thuật tính toán hiện đại

d) Nhợc điểm

- Việc ghi chép trùng lặp khối lợng ghi chép nhiều, công việc đối chiếu kiểm tra thờng dồn vào cuối kỳ làm ảnh hởng đến thời hạn lập và gửi báo cáo kế toán

e) Điều kiện áp dụng

- Hình thức này phù hợp với mọi loại hình đơn vị với quy mô khác nhau đặc biệt là những đơn vị có nhiều cán bộ làm kế toán

b) Hình thức nhật ký chung

a) Đặc điểm

-Tách rời trình tự ghi sổ theo thứ tự thời gian và trình tự ghi sổ theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong kỳ để ghi vào hai sổ kế toán riềng biệt : Sổ nhật ký chung và sổ cái các tài khoản

- Tách rời việc ghi chép kế toán tổng hợp với việc ghi chép kế toán chi tiết để ghi vào hai loại sổ kế toán riêng biệt

Bảng cân đối tài khoản

Báo cáo tài chính

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

(1) Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ để định khoản kế toán sau đó ghi vào nhật ký chung theo thứ tự thời gian, tuỳ theo yêu cầu quản lý nghiệp vụ kinh tế phát sinh có thể ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết

(2) Kế toán lấy số liệu từ nhật ký chung để ghi vào sổ cái các tài khoản kế toán liên quan

(3) Cuối tháng khoá sổ các thẻ kế toán chi tiết để lấy số liệu tổng cộng ghi vào bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh mở theo từng tài khoản kế toán

(4) Đối chiếu số liệu giữa bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh vào sổ cái của tài khoản tơng ứng

(5) Cuối kỳ kế toán lấy số liệu cần thiết trên các sổ cái để lập bảng cân đối tài khoản

(6) Cuối kỳ từ bảng cân đối tài khoản ghi vào báo cáo tài chính

(7) Kế toán lấy số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết lập báo cáo tài chính

c) Ưu điểm

- Hình thức kế toán này là rõ ràng, dễ hiểu, mẫu sổ đơn giản, thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán cơ giới hoá công tác kế toán

d) Nhợc điểm

- Việc ghi chép trùng lắp

e) Điều kiện áp dụng

- Hình thức này áp dụng cho các đơn vị có qui mô vừa, khối lợng các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh không nhiều lắm

2.3 Lập và gửi báo cáo tài chính

2.4 Tổ chức kiểm tra kế toán

- Kiểm tra kế toán là một biện pháp đảm bảo cho các nguyên tắc qui định về kế toán đợc chấp hành nghiêm chỉnh, số liệu kế toán chính xác, trung thực khách quan

- Các đơn vị hành chính sự nghiệp không những chịu sự kiểm tra kế toán của đơn vị kế toán cấp trên và cơ quan tài chính mà đơn vị phải tự tổ chức, kiểm tra công tác kế toán của mình

- Công việc kiểm tra kế toán phải đợc thực hiện thờng xuyên, liên tục Đơn vị kế toán cấp trên và cơ quan tài chính ít nhất mỗi năm một lần phải thực hiện kiểm tra kế toán khi xét duyệt quyết toán năm cho các đơn vị

- Nội dung kiểm tra kế toán là kiểm tra việc ghi chép trên chứng từ kế toán, số kế toán và báo cáo tài chính, kiểm tra việc nhận và sử dụng các nguồn kinh phí, kiểm tra việc thực hiẹn các khoản thu, kiểm tra việc chấp hành các chế độ, thể lệ tài chính kế toán và thu nộp ngân sách

- Thủ trởng đơn vị và kế toán trởng hay ngời phụ trách kế toán phải chấp hành lệnh kiểm tra kế toán của đơn vị kế toán cấp trên và có trách nhiệm cung cấp đầy đủ số liệu cần thiết cho công tác kiểm tra kế toán đợc thuận lợi

2.5 Tổ chức kiểm kê tài sản

- Kiểm kê tài sản là một phơng pháp xác định tại chỗ số thực có về tài sản, vật t, tiền quĩ, công nợ của đơn vị tại một thời điểm nhất định

- Cuối niên độ kế toán trớc khi khoá sổ kế toán các đơn vị phải thực hiện kiểm kê tài sản vật t, hàng hoá, tiền quỹ đối chiếu và xác nhận công nợ hiện có để đảm bảo cho số liệu trên sổ kế toán khớp đúng với thực tế Ngoài ra các đơn vị cần phải tiến hành kiểm kê bất thờng khi cần thiết ( trong trờng hợp bàn giao, giải thể đơn vị )

3 Tổ chức bộ máy kế toán

- Tổ chức bộ máy kế toán bao gồm nhiều công việc khác nhau nh lựa chọn loại hình tổ chức bộ máy kế toán ( loại hình tập trung, phân tán hay nửa tập trung, nửa phân tán ) xác định các phần hành kế toán và phân công lao động kế

toán Việc tổ chức bộ máy kế toán phải lấy hiệu quả công việc làm tiêu chuẩn sao cho thu thập thông tin vừa chính xác vừa, kịp thời, vừa tiết kiệm chi phí

- Việc tổ chức bộ máy kế toán trong các đơn vị có thể thực hiện theo những loại hình tổ chức công tác kế toán khác nhau mà đơn vị đã lựa chọn

- ở các đơn vị hành chính sự nghiệp bộ máy hoạt động tổ chức theo ngành phù hợp với từng cấp chính quyền, từng cấp ngân sách Trong từng ngành,từng đơn vị hành chính sự nghiệp đợc chia thành ba cấp : Đơn vị dự toán cấp I, đơn vị dự toán cấp II, đơn vị dự toán cấp III Nguồn kinh phí hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp là do ngân sách Nhà nớc cấp và đợc phân phối và quyết toán theo từng ngành Dự toán thu, chi và mọi khoản thu, chi phát sinh tại đơn vị dự toán cấp dới phải tuân thủ theo các định mức, tiêu chuẩn của chế độ tài chính hiện hành và phải đợc kiểm tra, xét duyệt của đơn vị dự toán cấp trên và cơ quan tài chính Để phù hợp với chế độ phân cấp quản lý ngân sách, phân cấp quản lý tài chính tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp cũng đợc tổ chức theo ngành học phù hợp với từng cấp ngân sách cụ thể : Đơn vị dự toán cấp I là kế toán cấp I, đơn vị dự toán cấp II là kế toán cấp II, đơn vị dự toán cấp III là kế toán cấp III

Đối với các đơn vị dự toán chỉ có một cấp thì cấp này phải làm nhiệm vụ của kế toán cấp I và kế toán cấp III Khi đó bộ máy kế toán của đơn vị đ ợc tổ chức gồm một phòng kế toán với các bộ phận cơ cấu phù hợp với các khâu công việc, các phần hành kế toán thực hiện toàn bộ công tác kế toán của đơn vị và các nhân viên kinh tế ở các bộ phận trực thuộc thực hiện hạch toán ban đầu thu nhận, kiểm tra sơ bộ chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động của bộ phận đó và gửi những chứng từ kế toán đó về phòng kế toán

4, Nội dung phần hành kế toán

4.1 Kế toán vốn bằng tiền

4.1.1 Khái niệm : Vốn bằng tiền ở các đơn vị hành chính sự nghiệp bao gồm

các loại : Tiền mặt( kể cả tiền Việt Nam và các loại ngoại tệ khác), vàng, bạc, kim khí quí, đá quí các loại chứng chỉ có giá, tiền gửi ở ngân hàng hoặc kho bạc

4.1.2 Nội dung kế toán vốn bằng tiền

- Tiền mặt tại quĩ

- Vốn bằng tiền phải sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là VNĐ Vàng, bạc, kim khí quí, đá quí và ngoại tệ đợc đổi ra đồng Việt Nam để ghi sổ kế toán Về nguyên tắc vàng, bạc, ngoại tệ, kim khí quí, đá quí hạch toán trên các sổ tài khoản vốn bằng tiền phải đợc phản ánh theo giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ Để đơn giản cho công tác kế toán, các tài khoản tiền mặt, tiền gửi kho bạc, ngân hàng phát sinh bằng ngoại tệ đợc đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá hạch toán Chênh lệch giữa tỷ giá hạch toán với tỷ giá thực tế đ ợc phản ánh vào tài khoản 413- chênh lệch tỷ giá

- Đối với vàng, bạc, kim khí quí, đá quí ngoài việc theo dõi về mặt giá trị còn phải đợc quản lý về mặt số lợng, chất lợng, qui cách theo đơn vị đo lờng thống nhất của Nhà nớc Việt Nam Các loại ngoại tệ phải đợc quản lý theo từng nguyên tệ

4.1.4 Tài khoản sử dụng

* Tài khoản 111 : Tiền mặt

Công dụng : Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thu, chi và tồn

quỹ tiền mặt của đơn vị, bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ và các chứng chỉ có giá Chỉ phản ánh vào tài khoản 111 giá trị tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc , đá quý, kim khí quí thực tế nhập quĩ

Nội dung kết cấu

Bên Nợ : Các khoản tiền mặt tăng do :

- Nhập quĩ tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quí, đá quí và các chứng chỉ có gía

- Số thừa quĩ phát hiện khi kiểm kê

- Giá trị ngoại tệ tăng do đánh giá lại ngoại tệ Bên Có : Các khoản tiền mặt giảm do

- Xuất quỹ tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quí, đá quí và các chứng chỉ có gía

- Thiếu hụt quĩ do kiểm kê

- Giá trị ngoại tệ giảm do đánh giá lại ngoại tệ

Số d bên Nợ : Các khoản tiền mặt, kim khí quí, đá quí và các chứng chỉ có gía còn lại cuối kỳ

Tài khoản này có 4 tài khoản cấp II + Tài khoản 1111 : Tiền Việt Nam + Tài khoản 1112 : Ngoại tệ

+ Tài khoản 1113 : Vàng, bạc, đá quí + Tài khoản 1114 : Chứng chỉ có giá

* Tài khoản 007 : Ngoại tệ các loại

Công dụng : Tài khoản này phản ánh tình hình thu, chi và số còn lại theo

nguyên tệ của các loại nguyên tệ ở đơn vị

Nội dung kết cấu

Bên Nợ : Số ngoại tệ thu vào Bên Có : Số ngoại tệ xuất ra D Nợ : Số ngoại tệ còn lại

* Tài khoản 112 : Tiền gửi ngân hàng

- Tài khoản này có 3 tài khoản cấp II + Tài khoản 1121 : Tiền Việt Nam + Tài khoản 1122 : Ngoại tệ

+ Tài khoản 1123 : Vàng, bạc, đá quí

4.1.5 Các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu

1 Rút tiền gửi ngân hàng, kho bạc về nhập quĩ tiền mặt

6 Khi thu hồi các khoản công nợ của cấp dới hoặc thu hộ cấp dới bằng tiền mặt hoặc tiền gửi

Đồng thời căn cứ vào nguồn sử dụng để mua sắm tài sản cố định để ghi tăng nguồn kinh phí hình thành tài sản cố định

Nợ TK 431, 441, 661, 662 Có TK 466

12 Khi chi các khoản đầu t XDCB, chi hoạt động sự nghiệp, chi thực hiện dự án đề tài

- Sæ chi tiÕt : + Sæ quÜ tiÒn mÆt, tiÒn göi

+ Sæ theo dâi tiÒn mÆt , TGBK, ng©n hµng b»ng ngo¹i tÖ - Sæ tæng hîp : + NhËt ký- sæ c¸i

+ NhËt ký chung + Chøng tõ ghi sæ

4.2 KÕ to¸n vËt t , TSC§

o Vật t

4.2.1 Khái niệm : Vật liệu, dụng cụ là một bộ phận của đối tợng lao động

mà đơn vị sử dụng để phục vụ cho hoạt động của đơn vị ở đơn vị hành chính sự nghiệp VLDC là một yếu tố vật chất cần thiết phục vụ cho các hoạt động hành chính sự nghiệp theo chức năng, nhiệm vụ đợc giao

4.2.2 Nội dung

- NVL dùng cho công tác chuyên môn của đơn vị HCSN :

+ Các loại thuốc dùng khám, chữa bệnh, giấy, bút, mực, in, ấn dùng cho văn phòng

+ Đối với đơn vị có tiến hành sản xuất :  Nhiên liệu : Than, củi, xăng, dầu  Phụ tùng thay thế

 Dụng cụ : ấm, chén, máy tính cá nhân

4.2.3 Nguyên tắc

- Phải chấp hành đầy đủ các qui định nhập, xuất kho VLDC

- Chỉ hạch toán vào tài khoản 152 giá trị thực tế của VLDC xuất, nhập kho

- ở kho : Thủ kho mở sổ kho để theo dõi số lợng nhập, xuất, tồn của từng loại VLDC

- ở phòng kế toán : Kế toán phải mở sổ chi tiết VLDC để ghi chép cả về số lợng của từng loại VLDC nhập, xuất, tồn

- Hạch toán VLDC phải ghi theo giá thực tế ` + Giá thực tế nhập kho

 Giá thực tế mua ngoài nhập kho = giá ghi trên hoá đơn + VAT

 Giá thực tế vật liệu tự chế nhập khẩu là toàn bộ chi phí thực tế hợp lý để bỏ ra sản xuất VLDC đó

 Giá thực tế VLDC thu hồi là giá do hội đồng đánh giá tài sản của đơn vị xác định trên cơ sở giá trị hiện còn của VLDC đó

+ Giá thực tế xuất kho  Giá thực tế đích danh

 Giá thực tế nhập trớc xuất trớc  Giá thực tế nhập sau xuất trớc  Giá thực tế bình quân gia quyền

4.2.4 Tài khoản sử dụng

* Tài khoản 152 – vật liệu ,dụng cụ

Công dụng : Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình

biến động giá trị các loại vật liệu, dụng cụ trong kho của đơn vị HCSN

Nội dung kết cấu

Bên Nợ : - Trị giá thực tế vật liệu, dụng cụ nhập kho - Trị giá vật liệu , dụng cụ thừa khi kiểm kê Bên Có : - Trị giá thực tế vật liệu, dụng cụ xuất kho

- Trị giá thực tế vật liệu, dụng cụ thiếu khi kiểm kê D Nợ : Trị giá thực tế vật liệu, dụng cụ còn trong đơn vị - Tài khoản này có hai tài khoản cấp II : 1521- Vật liệu 1526 – Dụng cụ

* Tài khoản 005 : Dụng cụ lâu bền đang sử dụng

Công dụng : Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị của các loại dụng cụ

lâu bền đang sử dụng tại đơn vị Đây là những dụng cụ có giá trị tơng đối lớn có thời gian sử dụng lâu dài, yêu cầu phải đợc quản lý chặt chẽ từ khi xuất dùng cho đến khi báo hỏng Dụng cụ lâu bền đang sử dụng phải đợc kế toán chi tiết cho từng loại, theo từng nơi sử dụng và theo từng nguời chịu trách nhiệm vật chất Trong từng dụng cụ lâu bền đang sử dụng phải kế toán chi tiết theo các chỉ tiêu số lợng, đơn giá và thành tiền

Nội dung và kết cấu

Bên Nợ : Giá trị dụng cụ lâu bền xuất ra để sử dụng

Bên Có : Giá trị dụng cụ lâu bền giảm giá do báo hỏng, mất và các nguyên nhân khác

D Nợ : Giá trị dụng cụ lâu bền đang sử dụng tại đơn vị

4.2.5 Các nghiệp vụ kinh tế

1 Nhập kho vật liệu, dụng cụ mua ngoài :

a, Trờng hợp mua vật liệu, dụng cụ sử dụng cho hoạt động sự nghiệp,dự án đề tài

Nợ TK 152

Nợ TK 661, 662 ( dùng ngay cho dự án, đề tài ) Có TK 111, 112, 331, 312

b, Trờng hợp mua vật liệu dùng ngay cho hoạt động sản xuất kinh doanh - Đối với đơn vị tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế

Có TK 111, 112, 331

c, Các khoản chi phí khác phát sinh trong quá trình thu mua vật liệu đợc hạch toán trực tiếp vào đối tợng sử dụng

5 Xuất kho vật liệu, dụng cụ sử dụng cho hoạt động hành chính sự nghiệp, sản xuất kinh doanh, dự án

Nợ TK 631, 661, 662 Có TK 152

Đồng thời ghi Nợ TK 005

Khi nhận đợc giấy báo hỏng, mất ghi Có TK 005

6 Khi cấp kinh phí cho đơn vị cấp dới bằng vật liệu, dụng cụ - Đối với đơn vị cấp trên

Khi nhận giấy báo hỏng mất ghi Có TK 005 9 Xuất kho dụng cụ cho vay cho mợn

11.Đối với vật liệu đã quyết toán vào kinh phí năm trớc - Đối với vật t hàng hoá còn sử dụng đợc

+ Trong năm khi xuất vật t, hàng hoá không sử dụng đợc Nợ TK 337

Có TK 152

+ Cuối năm kế toán tiến hành lập báo cáo phân tích riêng phần vật t hàng hoá tồn kho năm trớc chuyển sang sử dụng trong năm

- Đối với vật t không sử dụng đợc

+ Khi xuất kho vật t hàng hoá thanh lý nhợng bán

4.2.1.1 Khái niệm : Tài sản cố định là những TLLĐ và tài sản khác có giá trị

lớn và thời gian sử dụng lâu dài Những TLLĐ và tài sản khác đợc xếp là TSCĐ có đủ tiêu chuẩn

- Có gía trị từ 5.000.000 trở lên - Thời gian sử dụng từ 1 năm trở lên

4.2.1.2 Nội dung

- TSCĐ gồm hai loại : TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình

+ TSCĐ hữu hình gồm : Nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải truyền dẫn, phơng tiện quản lý, TSCĐ khác

+ Giá trị TSCĐ hữu hình phản ánh trên tài khoản 211theo nguyên giá kế toán phải theo dõi chi tiết nguyên giá TSCĐ

+ Theo dõi chi tiết từng đối tợng ghi TSCĐ theo từng loại TSCĐ và địa điểm bảo quản, quản lý và sử dụng TSCĐ

- TSCĐ vô hình

+ Toàn bộ chi phí thực tế phát sinh có liên quan đến TSCĐ vô hình trong quá trình hình thành, trớc hết tập hợp vào tài khoản 214 Khi kết thúc quá trình đầu t phải xác định tổng chi phí thực tế đầu t theo từng đối tợng tập hợp chi phí, ghi tăng nguyên giá TSCĐ vô hình bên Nợ TK 213

+ TSCĐ vô hình đợc theo dõi chi tiết theo từng đối tợng ghi TSCĐ trong sổ TSCĐ

4.2.1.4 Tài khoản sử dụng

* Tài khoản 211- Tài sản cố định hữu hình

Công dụng : Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có,tình hình

biến động các loại TSCĐHH của đơn vị theo nguyên giá

Nội dung kết cấu

Bên Nợ :- Nguyên giá TSCĐHH tăng do mua sắm, do hoàn thành XDCB bàn giao đa vào sử dụng, do đợc cấp phát, do đợc biếu tặng,viện trợ

- Điều chỉnh tăng nguyên TSCĐ do xây lắp, trang thiết bị thêm hoặc do cải tạo, nâng cấp

- Các trờng hợp khác làm tăng nguyên giá TSCĐ

Bên Có : - Nguyên giá TSCĐHH giảm do điều chuyển cho đơn vị khác, do nhợng bán, thanh lý hoặc do những lý do khác

- Nguyên giá TSCĐHH giảm do tháo dỡ bớt một số bộ phận - Các trờng hợp khác làm giảm nguyên giá của TSCĐ

D Nợ : Nguyên giá TSCĐ hiện có ở đơn vị

* Tài khoản 213 – Tài sản cố định vô hình

Bên Nợ :- Nguyên giá TSCĐVH tăng Bên Có :- Nguyên giá TSCĐVH giảm D Nợ : - Nguyên giá TSCĐVH hiện có

* Tài khoản 001- Tài sản thuê ngoài

Công dụng : Tài khoản này dùng để phản ánh gía trị của tất cả các loại

tài sản mà đơn vụ đi thuê của tập thể, cá nhân ở bên ngoài để sử dụng Giá trị tài sản đi thuê phản ánh vào tài khoản này lầ giá trị tài sẩn đợc hai bên thống nhất trong hợp đồng thuê tài sản

Nội dung kết cấu

Bên Nợ : Giá trị tài sản thuê ngoài tăng khi thuê Bên Có : Giá trị tài sản thuê ngoài giảm khi trả D Nợ : Giá trị tài sản thuê ngoài hiện có

4.2.1.5 Các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu

- Đối với TSCĐ hữu hình

Đồng thời căn cứ vào nguồn kinh phí dùng để mua sắm TSCĐ - Nếu mua bằng nguồn kinh phí hoạt động

Tuỳ theo nguồn vốn đầu t XDCB ở đơn vị kế toán ghi tăng nguồn kinh phí hình thành tài sản cố định,hoặc nguồn vốn kinh doanh nh trên

- Nếu giá trị khối lợng XDCB hoàn thành liên quan đến số kinh phí sự nghiệp cấp cho công tác XDCB đã quyết toán vào kinh phí năm trớc

Nợ TK 337 Nợ TK 661

Có TK 466

4, TSCĐ nhận đợc do đợc cấp trên cấp kinh phí hoặc đợc biếu tặng , viện trợ Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ đa vào sử dụng và thông báo ghi thu, ghi chi của ngân sách Nhà nớc, ghi tăng giá trị TSCĐ và nguồn kinh phí hoạt

+ Các nghiệp vụ giảm TSCĐ hữu hình

a, Trờng hợp bán hoặc thanh lý TSCĐ

Căn cứ vào thủ tục thanh lý nhợng bán kế toán ghi : - Nếu TSCĐ dùng cho hoạt động sự nghiệp

Nợ TK 214 Nợ TK 466

Có TK 211

- Nếu TSCĐ dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh

- Chênh lệch thu chi do nhợng bán, thanh lý TSCĐ  Nếu chênh lệch thu lớn hơn chi

- Trờng hợp giảm gía

Nợ TK 214 Nợ TK 466 Nợ TK 411

Có TK 211

b, TSCĐ phát hiện thừa, thiếu khi kiểm kê

- Đối với TSCĐ thừa cha phát hiện đợc nguyên nhân, Nhà nớc cha có

- Trờng hợp TSCĐ phát hiện thiếu cha rõ nguyên nhân  Nếu TSCĐ dùng cho hoạt động sự nghiệp

Khi giảm ghi:

Có TK 211

Phần giá trị còn lại của TSCĐ, căn cứ vào quyết định xử lý ghi vào tài khoản liên quan

Nợ TK 334, 411 Có TK 311

Đối với TSCĐ vô hình : Tơng tự nh TSCĐ vô hình

4.2.1.6 Sổ kế toán liên quan

- Sổ kế toán chi tiết : Biên bản giao nhận TSCĐ

Theo qui định hiện hành , TSCĐ trong các đơn vị hành chính sự nghiệp mỗi năm đợc tính hao mòn một lần vào lúc cuối năm

Về nguyên tắc, TSCĐ tăng, giảm tháng trớc thì tháng sau mới tính tăng thêm hoặc giảm bớt hao mòn Công thức tính hao mòn hàng năm

Hàng năm, trên cơ sở số hao mòn tăng và số hao mòn giảm phát sinh trong năm , đơn vị tính tổng số hao mòn trong năm đó

tính cho năm = đã tính của + tăng năm - giảm năm

Tài khoản sử dụng :

* Tài khoản 214- Hao mòn TSCĐ

Công dụng : Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hao mòn của TSCĐ

trong quá trình sử dụng và nguyên nhân khác làm tăng, giảm giá trị hao mòn TSCĐ

Kết cấu nội dung

Bên Nợ :

- Ghi giảm giá trị hao mòn TSCĐ trong các trờng hợp giảm TSCĐ

- Ghi giảm giá trị hao mòn TSCĐ khi đánh giá lại TSCĐ theo quyết định của Nhà nớc

Bên Có :

- Ghi tăng giá trị hao mòn TSCĐ trong quá trình sử dụng

- Ghi tăng giá trị hao mòn TSCĐ khi đánh giá lại theo quyết định của Nhà nớc

D Có : Giá trị hao mòn của TSCĐ hiện có

Định khoản một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu

1 Tháng 12 hàng năm, đơn vị tính và phản ánh giá trị hao mòn của TSCĐ hiện có dùng vào hoạt động hành chính sự nghiệp của đơn vị, ghi :

a, Trờng hợp TSCĐ dùng cho hoạt động sự nghiệp

c, Trờng hợp TSCĐ thuộc nguồn kinh phí HCSN sử dụng vào các hoạt động SXKD, dịch vụ thì mức khấu hao đợc tính , trích trên cơ sở tỷ lệ với số lợng thời gian, số lần sử dụng hoặc khối lợng công việc công việc hoàn thành trong một đơn vị thời gian của TSCĐ đó Khấu hao TSCĐ đợc hạch toán vào chi phí SXKD hoặc chi hoạt động sự nghiệp có thu trong kỳ

2 Khi phát sinh giảm giá trị hao mòn TSCĐ do chuyển giao, thanh lý,

b, Đối với số khấu hao TSCĐ hình thành bằng nguồn vốn kinh doanh đợc sử dụng để tái tạo, thay thế, đổi mới TSCĐ

c, Đối với số khấu hao TSCĐ hình thành bằng nguồn vốn vay dùng để trả

- Các khoản phải nộp theo lơng - Các khoản phải nộp cho Nhà nớc - Phải trả viên chức

- Kinh phí cấp cho cấp dới - Thanh toán nội bộ

4.3.2 Nguyên tắc

- Mọi khoản thanh toán của đơn vị phải đợc hạch toán chi tiết theo từng nội dung thanh toán, cho từng đối tợng và từng lần thanh toán

- Kế toán phải theo dõi chặt chẽ từng khoản nợ phải thu, nợ phải trả và th-ờng xuyên tiến hành kiểm tra, đôn đốc thu hồi nợ tránh tình trạng chiếm dụng vốn,kinh phí hoặc để nợ nần dây da, khê động, đồng thời phải nghiêm chỉnh chấp hành kỷ luật thanh toán, kỷ luật thu nộp ngân sách, nộp và trả đầy đủ, kịp thời các khoản phải nộp và các khoản phải trả

- Những khách nợ, chủ nợ và các đơn vị có quan hệ giao dịch, thanh toán thờng xuyên hoặc có số d bên Nợ lớn, kế toán cần phải lập bản kê nợ đối chiếu các khoản trả, xác nhận nợ và có kế hoạch thu hồi hoặc trả nợ kịp thời, tránh tình trạng khê đọng làm tổn thất kinh phí của Nhà nớc

- Trờng hợp trong cùng một đơn vị vừa có quan hệ phải thu, vừa có quan hệ phải trả, sau khi hai bên đối chiếu xác nhận nợ có thể lập chứng từ để thanh toán bù trừ

- Các khoản phải thu và các khoản nợ phải trả bằng vàng, bạc, kim khí quý , đá quí phải đợc kế toán chi tiết cho từng khách nợ và chủ nợ theo cả hai chỉ tiêu số lợng và giá trị

o Kế toán các khoản phải thu

Tài khoản sử dụng :

* Tài khoản 311- Các khoản phải thu

Công dụng : Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải thu và tình

hình thanh toán các khoản phải thu của đơn vị với khách hàng, với các đơn vị và cá nhân trong và ngoài đơn vị

Nội dung kết cấu

Bên Nợ :- Số tiền phải thu của khách hàng về sản phẩm hàng hoá đã giao, lao vụ đã cung cấp, dịch vụ đã thực hiện đợc xác định là tiêu thụ

- Số tiền phải thu về bồi thờng vật chất do cá nhân, tập thể nh làm mất, h hỏng vật t, hàng hoá thiếu hụt quĩ đã có quyết định xử lý bồi thờng

- Số tiền phải thu về cho vay, cho mợn vật t, tiền vốn có tính chất tạm thời - Giá trị tài sản thiếu hụt chờ xử lý

- Các khoản phải thu khác

Bên Có :- Số tiền khách hàng đã trả nợ, thanh toán - Số tiền ứng, trả trớc của khách hàng

- Kết chuyển giá trị tài sản thiếu vào các tài sản liên quan theo quyết định ghi trong biên bản xử lý

- Số tiền đã thu đợc thuộc các khoản thu khác D Nợ: Các khoản nợ còn phải thu

4.3.3 Định khoản một số nghiệp vụ chủ yếu

1 Doanh thu các khối lợng sản phẩm, hàng hoá xuất bán, lao vụ dịch vụ đã xác định là tiêu thụ nhng cha thu đợc tiền:

a) Đối với đơn vị tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ, ghi:

2 Trờng hợp vật t, hàng hoá và tiền mặt tồn quĩ phát hiện thiếu khi kiểm kê cha xác định nguyên nhân chờ xử lý

Nợ TK 311

5 Xác định số giảm giá hàng hoá, chiết khấu thanh toán, hàng bán bị trả lại (nếu có), ghi:

7 Trờng hợp khách hàng ứng hoặc trả trớc tiền hàng theo hợp đồng bán hàng hoặc cung cấp lao vụ, dịch vụ

- Khi nhận đợc tiền ứng trớc:

Nợ TK 111, 112 Có TK 311 - Khi xác định doanh thu bán hàng:

+ Đối với đơn vị tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ, ghi:

9 Cuối niên độ kế toán, sau khi xác nhận nợ tiến hành lập chứng từ bù trừ giữa nợ phải thu và nợ phải trả của cùng một đối tợng, ghi:

Nợ TK 311

Có TK 311

10 Các khoản nợ phải thu vì lý do nào đó kkhông đòi đợc hoặc khó đòi, đợc duyệt cho quyết toán vào chi hoạt động hoặc chi dự án, ghi:

Nợ TK 661, 662

* Sổ kế toán chi tiết: Để theo dõi chi tiết cho từng đối tợng phải thu, từng khoản phải thu và từng lần thanh toán, kế toán chi tiết các khoản phải thu sử dụng sổ “ Sổ chi tiết các tài khoản ”

Công dụng: Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản tạm ứng và tình

hình thanh toán tạm ứng của công chức, viên chức trong nội bộ đơn vị về các khoản tạm ứng công tác phí, mua vật t, chi hoạt động, nhận bán ấn chỉ,

Kết cấu và nội dung:

Bên Nợ: Các khoản tiền, Vật t tạm ứng.

Bên Có:- Các khoản tạm ứng đã đợc thanh toán.

- Số tạm ứng dùng không hết nhập lại quỹ hoặc trừ vào lơng Số dự bên Nợ: Số tiền tạm ứng cha thanh toán.

Định khoản kế toán một số nhiệm vụ kinh tế phát sinh chủ yếu:

1 Xuất tiền, vật t cho cán bộ công chức, cán bộ, ghi: Nợ TK 312

Có TK 111, 112, 152, 155

2 Quyết toán số chi tạm ứng trên cơ sở bảng thanh toán tạm ứng theo số thự chi do ngời nhận tạm ứng lập kèm theo chứng từ gốc, ghi:

4 Trơng hợp số thự chi đã đợc duyệt lớn hơn số tạm ứng, kế toán lập Phiếu chi để thanh toán thêm cho ngời nhận tạm ứng, ghi:

o Kế toán thanh toán vốn, kinh phí và các tài khoản thanh toánnội bộ giữa các đơn vị dự toán

* Kế toán kinh phí cấp cho cấp dới

Tài khoản sử dụng:

Tài khoản 341- Kinh phí cấp cho cấp dới

Công dụng : Tài khoản này dùng để phản ánh số kinh phí đã cấp cho cấp

hoặc đã chuyển trực tiếp cho cấp dới bằng tiền, bằng hiện vật và tình hình thanh quyết toán số kinh phí đó

Nội dung kết cấu

Bên Nợ : Số kinh phí đã cấp đã chuyển cho cấp dới Bên Có : Số kinh phí chi ở đơn vị cấp dới đã đợc duyệt y

D Nợ : Số kinh phí đã cấp cho đơn vị cấp dới nhng cha quyết toán

Định khoản một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu

1 Khi đơn vị cấp trên chuyển kinh phí bằng tiền cho đơn vị cấp dới Nợ TK 341

Có TK 111, 112

2 Trờng hợp đơn vị cấp trên cấp kinh phí cho đơn vị cấp dới bằng các loại vật liệu, dụng cụ, hàng hoá

Nợ TK 341

Có TK152,155

3 Khi cấp trên phân phối HMKP cho cấp dới kế toán cấp trên ghi Có TK 008 Đơn vị cấp dới nhận đợc HMKP do cấp trên phân phối ghi Nợ TK008

4 Khi báo cáo quyết toán kinh phí đã sử dụng do đơn vị cấp dới gửi lên đợc duyệt y, số chi kinh phí của đơn vị cấp dới tổng hợp chung vào số chi của đơn vị cấp trên

Nợ TK 661, 662 Có TK 341

5 Trờng hợp đơn vị cấp dới nhận kinh phí trực tiếp do ngân sách địa ph-ơng ủng hộ, hoặc từ nguồn viện trợ, tài trợ, căn cứ vào báo cáo của đơn vị cấp d-ới gửi lên đơn vị cấp trên ghi tăng nguồn kinh phí và tăng số kinh phí cấp cho cấp dới

Nợ TK 341

Có TK 461

6 Trờng hợp cấp dới đợc cấp trên cấp kinh phí bằng HMKP theo báo cáo của đơn vị cấp dới gửi lên, căn cứ vào HMKP thực rút trong kỳ của đơn vị cấp d-ới kế toán đơn vị cấp trên ghi

8 Đơn vị cấp dới báo cáo quyết toán công trình hoàn thành đã đợc thẩm định và duyệt y lên cho cấp trên

- Sổ theo dõi kinh phí cấp cho cấp dới

- Sổ theo dõi tổng hợp kinh phí cấp cho cấp dơí - Sổ tổng hợp sử dụng kinh phí cho các đơn vị cấp dới

o Kế toán các khoản phải thu , phải trả nội bộ

Tài khoản sử dụng

- Tài khoản 342 – Thanh toán nội bộ

Công dụng: Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản thu hộ, chi hộ và

các khoản thanh toán vãng lai khác không mang tính chất cấp phát kinh phí giữa

- Thanh toán các khoản đã đợc đơn vị khác chi hộ - Chuyển trả số tiền đơn vị khác đã chi hộ

- Số đã cấp cho đơn vị cấp dới hoặc đã nộp cho cấp trên - Số phải thu các khoản thanh toán vãng lai khác

Bên Có Số tiền đã thu về các khoản phải thu trong nội bộ

- Số tiền nhận đợc từ cấp trên cấp xuống hoặc từ cấp dới nộp lên - Số tiền phải nộp cấp trên

- Số tiền phải cấp cho đơn vị cấp dới

- Số tiền phải trả cho các đơn vị khác trong nội bộ về các khoản đã đợc đơn vị khác chi hộ và các khoản thu hộ đơn vị khác

D Nợ : Số tiền còn phải thu ở đơn vị nội bộ

D Có : Số tiền còn phải trả ,phải nộp, phải cấp ở các đơn vị trong nội bộ

Định khoản một số nghiệp vụ chủ yếu

1 Khi chi trả hộ cho các đơn vị nội bộ hoặc chuyển trả số đã thu hộ

* Đối với đơn vị cấp trên

+ Khi có quyết định phân phối * Đối với đơn vị cấp dới:

+ Khi nhận đợc quyết định phân phối quỹ, ghi:

- Cấp dới phải nộp lên cấp trên các khoản thu của đơn vị cấp dới, các khoản nộp theo nghĩa vụ.

Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết các tài khoản

4.4 Kế toán các khoản nợ phải trả

Tài khoản kế toán sử dụng:

Tài khoản 331- Các khoản phải trả

Công dụng: Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải trả và

tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả của đơn vị với ngời bán, ngời cung cấp lao vụ, dịch vụ, ngời cho vay, ngời nhận thầu, và các khoản phải trả khác.

Kết cấu và nội dung:

Bên Nợ:+ Các khoản đã trả cho ngời bán vật t, hàng hoá, ngời cung cấp lao vụ, dịch vụ, và ngời nhận thầu về XDCB.

+ Các khản đã trả nợ vay.

+ Kết chuyển giá trị tài sản thừa vào các tài khoản liên quan theo quyết định xử lý của cấp trên có thẩm quyền.

+ Các khoản đã trả khác.

Bên Có:+ Số tiền phải trả cho ngời bán vật t, hàng hoá, ngời cung cấp lao vụ, dịch vụ và ngời nhận thầu XDCB.

+ Các khoản nợ vay.

+ Giá trị tài sản thừa chờ giải quyết + Các khoản phải trả khác.

D bên có:+ Số tiền còn phải trả cho các chủ nợ trong và ngoài đơn vị + Giá trị tài sản phát hiện thừa chờ giải quyết.

Định khoản một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh chủ yếu:

1 Mua vật t, hàng hoá, nhận lao vụ, dịch vụ, ngời cung cấp nhng cha thanh toán, căn cứ vào hoá đơn bán hàng và các chứng từ liên quan.

- Nếu dùng cho hoạt động sự nghiệp dự án, đề tài hoặc dùng cho SXKD.

2 Mua TSCĐ dùng ngay cha thanh toán

- Nếu dùng cho hoạt động sự nghiệp, dự án đề tài hoặc dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh ( Với đơn vị tính thuế GTGT theo phơng pháp trực

3 Kế toán tài sản phát hiện thừa:

+ Trờng hợp tài sản thừa chờ xử lý, ghi:

5 Cuối niên độ kế toán khi xác định nợ, tiến hành lập bảng thanh toán bù trừ giữa nợ phải thu và nợ phải trả cùng một đối tợng

Nợ TK 331

Có TK 311

o Kế toán các khoản phải nộp nhà nớc

Tài khoản sử dụng

Tài khoản 333- Các khoản phải nộp nhà nớc

Công dụng: Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải nộp nhà nớc

Công dụng: Tài khoản này dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu ra, số

thuế GTGT phải nộp, đã nộp và còn phải nộp vào NSNN của các đơn vị HCSN có hoạt động SXKD hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT.

Kết cấu nội dung

Bên Nợ: + Số thuế GTGT đầu vào đã đợc khấu trừ

+ Số thuế GTGT đợc giảm trừ vào số thuế GTGT phải nộp + Số thuế GTGT đã nộp vào NSNN

+ Số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại

Bên Có + Số thuế GTGT đầu ra phải nộp của hàng hoá dịch vụ đã tiêu thụ + Số thuế GTGT phải nộp hàng nhập khẩu

D Có: + Số thuế GTGT còn phải nộp cuối kỳ D Nợ: + Số thuế GTGT đã nộp thừa vào NSNN

Tài khoản 3334 – Thuế thu nhập doanh nghiệp

Công dụng: Tài khoản này dùng để phản ánh số thuế TNDN phải nộp và

tình hình nộp thuế vào NSNN của các đơn vị HCSN có tổ chức SXKD phải nộp thuế TNDN

Kết cấu nội dung

Bên Nợ: + Số thuế TNDN đã nộp vào NSNN

+ Số thuế TNDN đợc giảm trừ vào số phải nộp

+ Số chênh lệch giữa số thuế TNDN phải nộp theo thông bào hàng quí của cơ quan thuế lớn hơn số thuế TNDN thực tế phải nộp khi báo cáo quyết toán thuế năm đợc duyệt

Bên Có:+ Số thuế TNDN phải nộp

D Có: Số thuế TNDN còn phải nộp vào NSNN

D Nợ: Số thuế TNDN lớn hơn số thuế phải nộp

Tài khoản 3113 – Thuế GTGT đợc khấu trừ

Công dụng: Tài khoản này dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào đợc

khấu trừ đã khấu trừ và còn đợc khấu trừ.

Kết cấu nội dung:

Bên Nợ: + Số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ

Bên Có: + Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ trong kỳ + Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào không đợc khấu trừ + Số thuế GTGT đầu vào đã đợc hoàn lại

+ Số thuế GTGT đầu vào của hàng mua trả lại ngời bán.

o Kế toán phải trả viên chức và các đối tợng khác

Trong đơn vị HCSN các khoản phải trả viên chức và các đối tợng khác bao gồm: + Tiền lơng và phụ cấp lơng

+ Tiền thởng

+ Tiền làm đêm thêm giờ + BHXH phải trả thay lơng Tài khoản sử dụng

Tài khoản 334- phải trả viên chức

Công dụng + Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán với

công chức, viên chức trong đơn vị HCSN về tiền lơng và các khoản phải trả khác + Tài khoản này cũng dùng để phản ánh tình hình thanh toán với các đối tợng khác trong bệnh viện, trờng học, trại an dỡng,

Kết cấu và nội dung:

Bên Nợ:+ Tiền lơng và các khoản khác đã trả cho công chức, viên chức và các đối tợng khác của đơn vị.

+ Các khoản đã khấu trừ vào lơng, sinh hoạt phí, học bổng.

Bên có: + Tiền lơng và các khoản khác phải trả cho công chức, viên chức, cán bộ hợp đồng trong đơn vị.

+ Số sinh hoạt phí, học bổng Tiền lơng và các khoản khác phải trả cho học sinh, sinh viên và các đối tợng khác.

Số d bên Có:Các khoản còn phải trả cho công chức, viên chức, sinh viên và các đối tợng khác trong đơn vị.

Định khoản một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh chủ yếu:

1 Tính tiền lơng, học bổng, sinh hoạt phí phải trả cho CBCNV, học sinh: Nợ TK 631, 661, 662

Có TK 334

2 Thanh to¸n tiÒn l¬ng, tiÒn thëng, häc bæng, sinh hoatj phÝ cho c¸n bé,

o KÕ to¸n c¸c kho¶n ph¶i nép theo l¬ng

Tµi kho¶n sö dông

Tµi kho¶n 332 – C¸c kho¶n ph¶i nép theo lu¬ng

Công dụng : Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình trích, nộp và

thanh toán BHXH, BHYT của đơn vị

Kết cấu và nội dung

Bên Nợ : - Số BHXH , BHYT đã nộp cho cơ quan quản lý

- Số BHXH chi trả cho những ngời đợc hởng BHXH tại đơn vị Bên Có : - Trích BHXH, BHYT tính vào chi của đơn vị

- Số tiền BHXH đợc cơ quan BHXH cấp để chi trả cho các đối tợng h-ởng chế độ BHXH của đơn vị

- Số lãi phạt nộp chậm số tiền BHXH phải nộp D Có : - Số BHXH, BHYT còn phải nộp cho cơ quan quản lý

- Số tiền BHXH nhận của cơ quan BHXH cha chi trả cho các đối tợng hởng BHXH

Một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu

1 Hàng tháng trích BHXH, BHYT tính vào các khoản chi ghi Trờng hợp nộp thẳng khi rút HMKP ghi Có TK 008

4 Khi nhận đợc số tiền cơ quan BHXH cấp cho đơn vị để chi trả cho các

Có TK 111, 112

o Kế toán nguồn kinh phí,vốn, quỹ

Khái niệm: Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ do Đảng và Nhà nớc giao

cho các đơn vị HCSN cần có một khối lợng TSCĐ nhất định và đợc biểu hiện bằng nhiều hình thái khác nhau nh TSCĐ, VL, TM, TGNH Các loại tài khoản này đợc hình thành từ những nguồn khác nhau nh NSNN cấp, bổ sung thu tại đơn vị Nguồn hình thành các loại tài sản này gọi chung là nguồn kinh phí

Nội dung : Nguồn vốn kinh doanh

Nguồn kinh phí hoạt động Nguồn kinh phí dự án

Nguồn kinh phí đầu t XDCB

Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ

Nguyên tắc

- Các đơn vị HCSN đợc tiếp nhận kinh phí theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp để thực hiện nhiệm vụ chính trị của mình Kinh phí của đơn vị HCSN đợc hình thành từ các nguồn :

+ NSNN hoặc cơ quan quản lý cấp trên cấp theo dự toán đợc duyệt + Các khoản đóng góp hội phí của các hội viên , thành viên

+ Thu sự nghiệp đợc sử dụng và bổ sung từ kết quả hoạt động có thu theo chế độ tài chính hiện hành

+ Các khoản tài trợ của các tổ chức cá nhân trong và ngoài nớc

- Các đơn vị phải hạch toán đầy đủ, rành mạch, rõ ràng từng loại kinh phí vốn, quỹ và phải theo dõi chi tiết theo từng nguồn hình thành kinh phí

- Việc kết chuyển từng nguồn kinh phí, quĩ này sang quĩ khác phải chấp hành theo đúng chế độ và làm các thủ tục cần thiết Trờng hợp mua TSCĐ, XDCB bằng các quĩ hoặc băng kinh phí đầu t XDCB, khi công tác mua sắm, XDCB hoàn thành đa vào sử dụng phải hạch toán giảm các quĩ cơ quan hoặc giảm kinh phí đầu t XCB và tăng kinh phí đã hình thành TSCĐ

- Đối với các khoản thu tại đơn vị đợc phép bổ sung nguồn kinh phí khi phát sinh đợc hạch toán vào tài khoản phản ánh các khoản thu, sau đó đợc kết chuyển sang tài khoản nguồn kinh phí liên quan theo qui định hoặc theo phê duyệt của cấp có thẩm quyền

- Kinh phí đợc sử dụng đúng mục đích,nội dung dự toán, phê duyệt đúng tiêu chuẩn và định mức của Nhà nớc Cuối niên độ kế toán, kinh phí sử dụng không hết phải hoàn trả ngân sách hoặc cấp trên, đơn vị chỉ đợc kết chuyển qua năm sau khi đợc phép của cơ quan tài chính

- Cuối mỗi kỳ kế toán, đơn vị phải làm thủ tục đối chiếu thanh quyết toán tình hình tiếp nhận và sử dụng từng loại kinh phí với cơ quan tài chính, cơ quan chủ quản, cơ quan chủ trì thực hiện các chơng trình, dự án theo đúng quy định của chế độ hiện hành

* Nguồn kinh phí hoạt động : Là nguồn kinh phí nhằm duy trì và đảm

bảo sự hoạt động theo chức năng của đơn vị HCSN Tài khoản sử dụng:

*Tài khoản 461- Nguồn kinh phí hoạt động

Công dụng : Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình tiếp nhận, sử

dụng và quyết toán nguồn kinh phí hoạt động của đơn vị HCSN, theo dõi, quản lý và quyết toán tổng số kinh phí hoạt động trong phạm vi toàn đơn vị

Nội dung kết cầu

Bên Nợ : + Số kinh phí nộp lại NSNN hoặc nộp lại cấp trên

+ Kết chuyển số chi hoạt động đã đợc duyệt quyết toán với nguồn kinh phí hoạt động

+ Các khoản ghi giảm nguồn kinh phí hoạt động Bên Có : + Số kinh phí đã nhận của NSNN

+ Số kinh phí đã nhận do hội viên đóng góp, do viện trợ, tài trợ D Có : + Số kinh phí đợc cấp trớc cho năm sau

+ NKPHĐ hiện còn hoặc đã chi nhng cha đợc quyết toán

* Tàikhoản 008 : HMKP

Công dụng : Tài khoản này dùng để phản ánh số HMKP hoạt động sự

nghiệp đợc phân phối và đợc cấp phát sử dụng

Nội dung kết cấu

Một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu

1 Nhận kinh phí hoạt động đợc cấp bằng hiện vật, tiền Nợ TK 111, 112, 152, 155

Có TK 461

2 Nhận kinh phí hoạt động do cơ quan tài chính hoặc cấp trên cấp và chuyển thanh toán trực tiếp cho nguời bán hàng

Nợ TK 331

Có TK 461