Phân tích thiết kế hệ thống Quản lý thư viện

Phân tích thiết kế hệ thống Quản lý thư viện

ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ------    ------ BÀI TẬP LỚN ĐỀ TÀI: Quản lý thư viện Giáo viên hướng dẫn: Lê Thu Trang Sinh viên thực hiện: Nguyễn Xuân Vượng. Lớp : k5d Thái nguyên, tháng 04 năm 2009 MỞ ĐẦU LỜI NÓI ĐẦU Với sự phát triển mạnh mẽ của ngành công nghệ thông tin và truyền thông trên thế giới và ở nước ta. Nó đã thúc đẩy mạnh mẽ quá trình tin học hóa trong nước. Rất nhiều phần mềm, những ứng dụng của ngành công nghệ thông tin đã được áp dụng rất hiệu quả vào thực tế. Nó làm cho mọi công việc của chúng ta được giải quyết một cách nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Đặc biệt là ứng dụng của nó vào việc quản lý, với những phần mềm quản lý trên máy tính đã giúp con người quản lý một cách có khoa học, chính xác và tiết kiệm được chi phí. Chúng ta không phải dùng đến cả kho để chứa sổ sách, giấy tờ… Nói chung máy tính đã thay thế phần lớn sức lao động của con người. Là một sinh viên Công nghệ thông tin em hiểu rất rõ vai trò của tin học trong cuộc sống hiện nay. Đặc biệt là trong lĩnh vực tin học hóa công tác quản lý. Trong đợt thực tập chuyên ngành này em lựa chọn tim hiểu về “ Phân tích và thiết kế hệ thống ” là một chương trình quản lý. Đối với bản thân em đây là một chương trình khá mới mẻ, song em cũng nỗ lực hết sức để có thể tìm hiểu và đi sâu về nó để từ đó giúp em có được những kiến thức chắc chắn trước khi ra trường. Vì vậy em đã chọn thiết kế một hệ thống “ Quản Lý Dịch Vụ Khách Sạn ” nhằm đưa việc quản lý các dịch vụ vào việc quản lý để đạt hiệu quả chính xác, nhanh chóng kịp thời cho công việc của người quản lý. Do thời gian thực hiện đề tài có hạn và kinh nghiệm quản lý chưa sâu nên không tránh khỏi những sơ suất và thiếu sót trong nội dung đã trình bày. Em rất mong được sự ủng hộ, đóng góp ý kiến của các thầy cô và các bạn để đề tài của em được hoàn thiện hơn. Qua đây em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến cô giáo Lê Thu Trang trong bộ môn “ CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN ” là người trực tiếp tận tình hướng dẫn, giúp đỡ để em hoàn thành đề tài thực tập chuyên ngành này. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Nguyễn Xuân Vượng MỤC LỤC PHẦN1: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG 1.Nhiệm vụ của thư viện 2.Cơ cấu tổ chức 3.Quá trình mượn trả sách 4.Quá trình mượn trả tạp chí, đề tài 5.Quá trình sinh viên đến đọc sách 6.Quản lý tài liệu 7.Đánh giá hệ thống PHẦN2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG. 1.Biểu đồ phân cấp chức năng 2.Biểu đồ luồng dữ liệu 2.1.Mức khung cảnh 2.2.Mức đỉnh 2.3.mức dưới đỉnh 3.phân tích về dữ liệu 3.1.Xác định các thực thể 3.2.Biểu đồ cấu trúc dữ liệu PHẦN3: THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƯ VIỆN KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN-ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN PHẦN1:Quá trình khảo sát 1.Nhiệm vụ của thư viện: Phục vụ và đáp ứng nhu cầu mượn và đọc sách, tài liệu .của giáo viên, sinh viên .trong khoa công nghệ thông tin để phục vụ, hỗ trợ nhu cầu học tập và nghiên cứu của giáo viên cũng như sinh viên trong khoa. 2.Cơ cấu tổ chức: Tại thư viện của khoa công nghệ thông tin có 2 nhân viên có nhiệm vụ như nhau đảm nhiệm tất cả mọi công việc trong thư viện. Thư viện được phân ra làm 2 phòng:1phòng đọc và 1 phòng mượn. 3.Quá trình mượn và trả sách: Khi một sinh viên có nhu cầu mượn sách, sinh viên này đầu tiên phải đến phòng mượn, tìm những tài liệu mà mình muốn mượn trong quyển sổ ghi lại danh sách các loại tài liệu được mượn(do thư viện không cho sinh viên vào tìm và chọn tài liệu). Sau khi tìm được những tài liệu mà mình muốn mượn thì sinh viên tiếp tục yêu cầu nhân viên thư viện tìm xem tài liệu đó có còn trong kho không hay đã hết và đề nghị cho mượn tài liệu đó. Nếu cuốn sách ấy không còn thì sinh viên này sẽ không mượn được. Nếu cuốn sách ấy vẫn còn thì, sinh viên phải làm một số thủ tục tiếp theo đó là: điền đầy đủ các thông tin vào một phiếu mượn sách do thư viện yêu cầu. Mẫu này gồm có các thông tin sau: Phiếu Sau khi điền đầy đủ thông tin trên sinh viên phải trình thẻ thư viện và đưa thẻ thư viện cho nhân viên kiểm tra. Sau khi kiểm tra đầy đủ thông tin và tính chính xác thì nhân viên thư viện sẽ cho sinh viên mượn sách và giữ lại phiếu mượn trả kèm với thẻ thư viện. Thẻ và phiều này sẽ được nhân viên thư viện phân loại theo đơn vị lớp và cất giữ để khi sinh viên trả sách tìm sẽ nhanh hơn. Quá trình trả sách: Khi sinh viên đến trả sách nhân viên sẽ yêu cầu đọc tên và lớp của mình để nhân viên tìm phiếu mượn và thẻ thư viện của sinh viên đó. Sau đó sinh viên đưa tài liệu cho nhân viên kiểm tra: các thông tin theo phiếu mượn về tính chính xác của tài liệu, nguyên vẹn của tài liệu .nếu không có vấn đề gì thì tài liệu sẽ được trả. Trường hợp sách không đúng bất cứ lý do gì coi như sinh viên đã làm mất sách và phải đền(phạt) theo quy định của thư viện. Trường hợp tài liệu hỏng thì tùy theo mức độ sinh viên sẽ bị phạt hay đền hoàn toàn. Đồng thời nhân viên kiểm tra ngày mượn của sinh viên: nếu vượt quá quy định sẽ bị phạt và cũng tùy theo mức độ: có thể là khóa thẻ thư viện một thời gian, phạt tiền hoặc nặng hơn có thể gửi lên khoa để cảnh cáo . 4.Quá trình mượn trả tạp chí và đề tài : Tương tự như quá trình mượn trả tài liệu: có điều nếu mượn tạp chí sẽ mượn được nhiều hơn: 5 quyển tạp chí và mượn đề tài thì chỉ được mượn vào ngày thứ 6 hàng tuần. 5.Quá trình sinh viên đến đọc sách: Sinh viên có nhu cầu đến thư viện để đọc tài liệu: trước tiên sinh viên cũng tìm tài liệu theo danh sách. Sau đó sinh viên cũng phải làm các thủ tục giống như mượn tài liệu chỉ khác ở chỗ trong phiếu mượn sinh viên không cần ghi ngày mượn và ngày trả. Thẻ thư viện sẽ được nhân viên giữ tới khi sinh đọc xong và trả tài liệu theo đúng quy định. Mượn tài liệu xong sinh viên sẽ sang phòng đọc và chọn nơi thích hợp để đọc. Khi đọc và nghiên cứu phải thực hiện theo đúng quy định của thư viện: giữ vệ sinh, nghiêm túc . sau khi đọc xong sinh viên trả tài liệu theo quy định. 6.Quản lý tài liệu: Khi có tài liệu từ trên xuống nhân viên làm các thủ tục nhận sách theo quy định. Sau khi nhận thêm các tài liệu mới về nhân viên có nhiệm vụ phân loại và lên danh sách cập nhật và xếp tài liệu mới vào đúng vị trí trên giá sách 7.Đánh giá: Từ việc khảo sát trên ta thấy quy trình xử lý các công việc sẽ diễn ra chậm và thiếu chính xác do: -Thiếu các thiết bị máy móc hiện đại(máy vi tính, thiết bị chuyên dụng). ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN PHIẾU YÊU CẦU Họ và tên: Lớp: . Tên tài liệu: . Số ĐKCB: . Ngày mượn: . -Mọi công việc đều làm thủ công: từ việc đối chiếu, kiêm tra, tìm sách, phân loại . đều làm thủ công. *Từ việc đánh giá thực trạng của thư viện khoa công nghệ thông tin ở trên ta có thể đưa ra các giải pháp khắc phục và cải thiện cho thư viện tùy thuộc vào mức độ điều kiện có thể thực hiện của thư viện cụ thể như sau: -Giải pháp 1: + Mục đích của việc xây dựng hệ thống mới:Ngoài việc kế thừa những ưu điểm và khắc phục được sự chậm trễ trong quy trình làm việc của thư viện và tăng độ chính xác về dữ liệu, giảm bớt những công việc làm thô sơ thủ công và thay vào đó là máy móc, thiết bị chuyên dụng từ đó làm giảm nhân công làm việc. Hệ thống mới này phải phù hợp với tình hình điều kiện của thư viện: thư viện có thể thực hiện được và những điều kiện sẵn có tiết kiệm được chi phí nếu như thực hiện giải pháp này. +Giải pháp: Nên cho sinh viên vào tự tìm những tài liệu mà mình yêu thích(muốn đọc hay muốn mượn). Sau đó ra nơi quản lý mượn trả. Tại đây sẽ có một nhân viên làm việc cùng với một máy tính chuyên dụng(máy tính dùng cho việc quản lý). Nhân viên này sẽ nhập tất cả những thông tin cần thiết về người mượn và dữ liệu sẽ được lưu trong máy. Máy tính sẽ tự động tính ngày hết hạn và đưa ra hình thức phạt đối với người mượn nếu như người mượn quá hạn. Khi sinh viên đến trả hay đọc sách cũng sẽ phải đến một bàn làm việc khác cũng sẽ có một máy tính để kiểm tra dữ liệu(thông tin người trả, quá hạn hay không?,đưa ra hình thức phạt (nếu có) .). hai máy tính này sẽ được kết nối với nhau để đảm bảo tính nhất quán về cơ sở dữ liệu. Quá trình xử lý tách riêng mượn và trả sẽ diễn ra nhanh hơn. +Đánh giá về giải pháp1:Giải pháp này khả thi phù hợp với môi trường của khoa, quy trình làm việc sẽ được cải thiện hơn nhiều và độ chính xác cao hơn, hạn chế được làm thủ công. Dựa nhiều vào cơ sở vật chất sẵn có của thư viện(hệ thông cũ). -Giải pháp 2: +Mục đích của việc xây dựng hệ thống mới này: khắc phục hoàn toàn những yếu điểm của hệ thống cũ: quy trình xử lý nhanh, độ chính xác cao. +Giải pháp: Đồng bộ hóa tất cả(sử dụng mã hóa) bằng mã. Mã sách, mã thẻ . Sau đó trang bị các thiết bị chuyên dụng để nhận dạng mã các thiết bị này nối với các máy tính và cơ sở dữ liệu tất cả được tích hợp trên một phần mềm quản lý sao cho phù hợp với môi trường của khoa. Nếu như vậy thư viện chỉ cần một nơi để kiểm tra và xử lý tất cả các công việc do thư viện của trường quy mô còn nhỏ. Nếu quy mô mở rộng chỉ cần thêm một bàn làm việc tương tự mà không phải thay đổi gì. Quy trình xử lý sẽ diễn ra như sau: Mỗi khi sinh viên mượn hay trả sách,tài liệu .chỉ cần đưa thẻ và tài liệu ra nhân viên chỉ việc đưa tài liệu và thẻ thư viện qua thiết bị nhận dạng mã là xong. Tất cả những công việc còn lại là của máy móc: máy sẽ đưa ra tất cả các thông tin mượn trả( mượn sẽ lưu và trả sẽ đưa ra). Đối với người đọc chỉ cần trình thẻ thư viện ra và được kiểm tra là xong. Cách này cũng rất dễ dàng cho việc quản lý sách: cập nhật, tìm kiếm và sắp xếp . ->đánh giá về giải pháp này:Giải pháp này cực kì hiệu quả, tốc độ xử lý rất cao và đặc biệt là độ chính xác gần như tuyệt đối đồng thời giảm được tối đa nhân công và tránh được làm việc thủ công. Tuy nhiên giải pháp này khó thực hiện hơn giải pháp 1 vì giải pháp này đầu tư phải lớn: đầu tư cho việc đồng bộ mã, đầu tư các thiết bị chuyên dụng, máy móc . Phần 2.phân tích dữ liệu qua phần đánh giá trên em xin đưa ra mô hình quản lý thư viện của Khoa CNTT như sau: 1.Biểu đồ phân cấp chức năng. QLTV KHOA CNTT NHẬP DỮ LIỆU XỬ LÝ THÔNG TIN TK/IN/BC NHẬP DL ĐỘC GIẢ NHẬP TÀI LIỆU MƯỢN TÀI LIỆU TRẢ TÀI LIỆU LÀM THẺ THƯ VIỆN LẬP PHIẾU MƯỢN 2.BIỂU ĐỒ LUỒNG: 2.1Cấp khung cảnh: TT Kết quả Hồi đáp TT yêu cầu TT 2.2.Mức đỉnh TT YC TT TT HỒI ĐÁP DM TÀI LIỆU CAP NHAT CAP NHAT TT KHO MƯỢN DM ĐỘC GIẢ KHO TRẢ CẬP NHẬT DANH MỤC HTQLT V BPQL ĐỘC GIẢ TÀI LIỆU NHẬP DỮ LIỆU XỬ LÝ TT ĐỘC GIẢ BPQL BÁO CÁO THEO YÊU CẦU TÌM KIẾM ĐỘC GIẢ TT TT TT 2.3Mức dưới đỉnh: TT TT TT DM ĐỘC GIẢ TT CN TT TL MỚI DM TÀI LIỆU TÀI LIỆU PL,CN DM ĐỘC GIẢ TT DM NGƯỜI MƯỢN TT TT DM NGƯỜI TRẢ TL CN TL CN DM TÀI LIỆU THỐNG KÊ BÁO CÁO Tài liệu NHẬP DL ĐỘC GIẢ ĐỘC GIẢ BPQL QL MƯỢN TÀI LIỆU BPQL QL TRẢ TÀI LIỆU NHẬP TÀI LIỆU CẬP NHẬT DANH MỤC TÀI LIỆU TÌM KIẾM [...]... mỗi khi 1 tài liệu được mượn hay được trả thì trong danh mục tài liệu lại được cập nhật lại Chú thích: BPQL: bao gồm nhân viên làm việc tại thư viện, các cấp quản lý thư viện từ trên ĐỘC GIẢ: sinh viên, giáo viên, nhân viên trong khoa có thẻ thư viện 3 .Phân tích về dữ liệu Xác định các thực thể: PHIẾU YC ĐỘC GIẢ PHIẾU YC TÀI LIỆU TÀI LIỆU ĐỘC GIẢ Độc giả phiếu yêu cầu tài liệu #mã độc giả #Số phiếu...TT(1) TT(2) TT ĐỘC GIẢ TT(3) THẺ TV(PHẠT) ĐỘC GIẢ ĐO DM ĐỘC GIẢ THẺ TT ĐỘC GIẢ LÀM THẺ THƯ VIỆN LẬP PHIẾU MƯỢN DM NGƯỜI MƯỢN DM TÀI LIỆU BPQL BÁO CÁO THEO YÊU CẦU TT(1):thông tin trong thẻ thư viện, thông tin về tài liệu muốn đọc,muốn mượn,phiếu yêu cầu TT (2): tài liệu được chấp nhận cho mượn, cho đọc TT(3):thông tin về các độc giả và tài... giả Địa chỉ Mã tài liệu Tên tài liệu Nhà XB Năm XB Tác giả Ngày mượn Ta có các thực thể sau: PYC(#số phiếu,MaTL,MaDG,Ngaymuon) DG(#MaDG,TenDG,Diachi) TL(#MaTL,TenTL,NhaXB,A\NămXB,Tacgia) Phần3: THIẾT KẾ HỆ THỐNG #số phiếu Mã độc giả Tên độc giả Địa chỉ Mã tài liệu Tên tài liệu Nhà XB Năm XB Tác giả Ngày mượn #số phiếu Ngày mượn Mã tài liệu Mã độc giả #mã độc giả Tên độc giả Địa chỉ #mã tài liệu Tên . trường. Vì vậy em đã chọn thiết kế một hệ thống “ Quản Lý Dịch Vụ Khách Sạn ” nhằm đưa việc quản lý các dịch vụ vào việc quản lý để đạt hiệu quả chính. giá hệ thống PHẦN2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG. 1.Biểu đồ phân cấp chức năng 2.Biểu đồ luồng dữ liệu 2.1.Mức khung cảnh 2.2.Mức đỉnh 2.3.mức dưới đỉnh 3 .phân tích