ODC
THAY ĐỔI VÀ PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI (CHANGE MANAGEMENT) MBA 2012 Giảng viên: Trương Thị Lan Anh NỘI DUNG CHÍNH • Vì dự án thay đổi thất bại? • Các mơ hình Quản trị thay đổi • Một số yếu tố cần quan tâm lập kế hoạch thay đổi Quản trị thay đổi - Dr Lan Anh Managing the OD Process Three basic components of OD programs: Diagnosis Continuous collection of data about total system, its subunits, its processes, and its culture Action All activities and interventions designed to improve the organization’s functioning Program All activities designed to management ensure success of the program Quản trị thay đổi - Dr Lan Anh Program Management Cummings & Worley (2011) nhận dạng nhóm hoạt động cần thiết quản trị thay đổi hiệu quả: Motivating Change Creating a Vision Developing Political Support Effective Change Management Managing the Transition Sustaining Momentum Quản trị thay đổi - Dr Lan Anh Thảo luận Điều làm nên thành công dự án đổi mới? Điều cản trở gây nên thất bại cho một dự án đổi mới? Quản trị thay đổi - Dr Lan Anh Why transformation efforts fail? (Kotter, 1995) Quản trị thay đổi - Dr Lan Anh Changes Outside the Scope (20%) · Requirements changed by the time the system was delivered · System delivered planned benefits, but they no longer mattered to the business 36% Deficiencies in System Delivery (36%) · Failure to deliver by the due date · Technology did not work · System did not meet requirements 20% Major Planning Errors (18%) · System was delivered and used, but the benefits were not obtained 18% 26% Deficiencies in Organizational Change Management (26%) · Problem with organizational change management Why IT Projects Fail Source: Flint, D., “The User’s View of Why IT Projects Fail,” © 2005 Gartner, Inc Findings based on 520 failed IT Projects with over 1000 staff Quản trị thay đổi - Dr Lan Anh Tám nguyên nhân khiến trình thay đổi thất bại (Kotter, 1995) Thiếu cảm nhận cấp bách (urgency) Thiếu liên minh dẫn dắt thay đổi (guiding coalition) Thiếu chia sẻ tầm nhìn (shared vision) thay đổi: vị trí TƠI sau thay đổi đâu? Thiếu giao tiếp thay đổi (Undercommunication) Không loại bỏ hết trở ngại thay đổi (obstacles to change) Quản trị thay đổi - Dr Lan Anh Tám nguyên nhân khiến trình thay đổi thất bại (Kotter, 1995)… Thiếu hoạch định cách hệ thống để tạo nên ghi nhận thành tích ngắn hạn (short-term wins) Tuyên bố thắng lợi sớm! Không gắn kết thay đổi với văn hóa DN Quản trị thay đổi - Dr Lan Anh Cịn lý … • Đo lường kết từ thay đổi (measurable outcomes) không đầy đủ công bằng: – Thiếu công cụ đo lường thang đo định lượng – Các kết phải nhiều khía cạnh khác không đo đồng thời – Tồn kết hay “hậu quả” vơ hình • Tạo cảm giác bị áp lực (emotional stress) • Thiếu dự trù phương án đối phó với rủi ro hay rào cản xảy (anticipate the obstacles) • Cấp khơng làm gương • Thiếu sở vật chất điều kiện môi trường để thực thay đổi • Thiếu kiên nhẫn • Thiếu lắng nghe phản hồi • ??? Quản trị thay đổi - Dr Lan Anh 10 MỘT SỐ YẾU TỐ CẦN QUAN TÂM KHI LẬP KẾ HOẠCH THAY ĐỔI • Nhu cầu thay đổi • Các mảng chức cần phối hợp với kế hoạch quản trị thay đổi • Tốc độ thay đổi • Các vai trị định đến thành công dự án thay đổi • Truyền thơng thay đổi • Văn hóa tổ chức thay đổi Quản trị thay đổi - Dr Lan Anh 32 Tam giác thay đổi (Change Triangle) Trắc nghiệm Chẩn đoán nhu cầu thay đổi Quản trị thay đổi - Dr Lan Anh 33 Quản lý rủi ro (Risk management) Quản lý vốn (Capital management) QUẢN LÝ THAY ĐỔI Quản lý dự án (Project management) Quản lý nhân (Human resource management) Quản trị thay đổi - Dr Lan Anh 34 Tốc độ thay đổi tùy thuộc… Mức độ cấp bách (Urgency) Mức độ hỗ trợ (Support) Yếu tố định Số lượng phức tạp thay đổi (Amount and complexity of change) Mức độ cạnh tranh từ môi trường (Competitive environment) Mức độ sẵn sàng lực (Knowledge and skills available) Nguồn lực tài nguồn lực khác (Financial and other resources) Quản trị thay đổi - Dr Lan Anh 35 Top of the Best Practices in Change management (Prosci’s Surveys 2005, 2007) Rank Prosci, 2005 Prosci, 2007 Sponsorship Executive sponsorship Change management process and tools Structured change management approach Communication Communication about need for change Employee involvement Dedicated resources (HR) Project leadership and planning Employee participation Quản trị thay đổi - Dr Lan Anh 36 Top of the Best Practices in Change management (Prosci’s Surveys 2009, 2011) Rank Prosci, 2009 Prosci, 2011 Executive sponsorship Active and visible executive sponsorship Communication about need for change Communication about need for change Structured change Structured change management approach management approach Dedicated resources (HR) Employee engagement Engagement and participation and participation from both employees and middle managers Quản trị thay đổi - Dr Lan Anh 37 Dedicated resources and funding for CM Các nguyên tắc quản lý thay đổi (Hiatt and Creasey, 2003) Truyền thông, giao tiếp thay đổi (Communication about change) Luôn tồn hai thái độ thay đổi: chống đối ủng hộ (Resistance and comfort) Quyền hạn để thay đổi (Authority for change) Hệ thống giá trị hỗ trợ cho thay đổi bao gồm yếu tố lý trí cảm xúc (Mental and emotional factors) Phải rõ ràng loại thay đổi: bước/dần dần hay trọn vẹn/lớn (Incremental change versus radical change) Một phương án “đúng” cho thay đổi chưa đủ, khả linh hoạt phương án quan trọng (The right answer is not enough) Thay đổi q trình, khơng bước chuyển đổi trạng thái (Change is a process) Quản trị thay đổi - Dr Lan Anh 38 Change principles (Hiatt and Creasey, 2003) Communication about change Resistance and comfort Authority for change Mental and emotional factors Incremental change versus radical change The right answer is not enough Change is a process Quản trị thay đổi - Dr Lan Anh 39 Truyền thông thay đổi Quản trị thay đổi - Dr Lan Anh 40 (Source: Prosci Ltd., 2005) Quản trị thay đổi - Dr Lan Anh 41 Quản trị thay đổi - Dr Lan Anh 42 The change message: Say it once, Say it twice, and Say it again! • • • • Keep it simple – No jargon Use language of the target people Use storytelling Use different mediums (Different levels of impact) • Change style of communication depending upon – Where you are in the change – Who you are communicating with • Walk the talk, be honest! Quản trị thay đổi - Dr Lan Anh 43 Level of change Choosing communication media for change Ownership/ Engagement Working sessions, 1-to-1 conversations, workshops, coaching Acceptance/ Alignment Focus groups, working parties, suggestions schemes, consultative presentations Understanding (and Action) Awareness Booklets, plenary sessions, presentations, videos, intranets Newsletters, emails, memos, letters, notices Tell Sell Consult Join Level of participation Quản trị thay đổi - Dr Lan Anh 44 Communication channels and methods (Prosci, Best Practices 2007) • • • • • • • • • • • • • Billboards Blogs Brown bag lunches Cascading communication trees Demonstrations Frequently asked questions (FAQs) Intranet pop-ups One-to-one meetings and coaching Project fairs Roundtables Recognition certificate or Testimonials Motivational video clips Formal meetings or celebrations Quản trị thay đổi - Dr Lan Anh Watch the video clip “Safety starts with me!” 45 Văn hóa tổ chức thay đổi • Văn hóa tổ chức tạo điều kiện thuận lợi ngăn cản thay đổi tổ chức • Một doanh nghiệp nỗ lực thay đổi văn hóa tổ chức văn hóa làm cản trở việc đạt mục tiêu tổ chức • Các áp lực mơi trường bên ngồi nội kích thích nhu cầu thay đổi tổ chức Quản trị thay đổi - Dr Lan Anh 46 ... trị thay đổi • Tốc độ thay đổi • Các vai trị định đến thành công dự án thay đổi • Truyền thơng thay đổi • Văn hóa tổ chức thay đổi Quản trị thay đổi - Dr Lan Anh 32 Tam giác thay đổi (Change Triangle)... Ltd., 2005) Quản trị thay đổi - Dr Lan Anh 24 Mơ hình Các yếu tố nhân hỗ trợ thay đổi (Lan Anh, 2009) • Các yếu tố Nhân hỗ trợ thay đổi (HR facilitators): – Lựa chọn lực tác nhân thay đổi (Change... Incremental change versus radical change The right answer is not enough Change is a process Quản trị thay đổi - Dr Lan Anh 39 Truyền thông thay đổi Quản trị thay đổi - Dr Lan Anh 40 (Source: Prosci