Quản lý nhóm và Ra quyết định quản trị

CHƯƠNG 1: QUẢN LÝ NHÓMI.Tổng quan về nhóm và quản lý nhóm 1.Khái niệma.Khái niệm nhómQuan điểm 1: Theo sách Quản trị học căn bản (James H. Donnelly, JR – James L.Gibson – John M. Ivancevich. Người dịch: T.S Vũ Trọng Hùng; Hiệu đính: TS. Phan Thăng): Một nhóm trong công việc hay tổ đội là một tập thể công nhân viên (quản trị hay không phải là quản trị) cùng chia sẻ những chuẩn mực nhất định và cố gắng thỏa mãn những nhu cầu của mình thông qua việc đạt được những mục tiêu của nhóm.Quan điểm 2: Theo sách Quản trị học. Tái bản lần thứ năm có sửa chửa, bổ sung (TS.Phan Thăng, TS. Nguyễn Thanh Hội. Nhà xuất bản Hồng Đức): Nhóm được xác định như hai hay nhiều hơn các cá nhân mà họ cùng đi tới việc đạt được những mục tiêu thực tế và họ có ảnh hưởng cũng như phụ thuộc lẫn nhau.Như vậy, nhóm là một hình thức tập hợp của hai hay nhiều hơn các cá nhân lại với nhau. Những cá nhân này có thể cùng chia sẻ với nhau những chuẩn mực nhất định, cùng đưa ra những cách thức làm việc chung,…..Mục đích cuối cùng là nhằm thực hiện một hoặc nhiều hơn mục tiêu nào đó (có thể là nhằm triển khai có hiệu quả một dự án hoặc những công việc chung nào đó). Và họ có sự ảnh hưởng, phụ thuộc lẫn nhau, hành vi của một cá nhân có thể ảnh hưởng đến cả nhóm, khác với khi cá nhân đó đứng riêng lẻ một mình.Nhóm không đơn giản chỉ là một tập hợp nhiều người làm việc cùng nhau hoặc làm việc dưới sự chỉ đạo của một nhà quản lý. Nhóm là một tập hợp những cá nhân có các kỹ năng bổ sung cho nhau và cùng cam kết chịu trách nhiệm thực hiện một mục tiêu chung. Các thành viên trong nhóm tương tác với nhau và với trưởng nhóm để đạt được mục tiêu chung. Các thành viên trong nhóm phụ thuộc vào thông tin của nhau để thực hiện phần việc của mình. Họ kết hợp với nhau để hoàn thành nhiệm vụ và phụ thuộc vào trưởng nhóm để được cung cấp nguồn lực, được huấn luyện khi cần thiết cũng như khi cần sự phối hợp hay liên kết với những phòng ban khác trong tổ chức. Trái với tổ làm việc, nơi nhà quản lý có toàn quyền ra quyết định, quyết định của nhóm phản ánh bí quyết và kinh nghiệm của nhiều người, điều này có thể dẫn đến những quyết định phù hợp, chính xác và khách quan hơn.Trong cuốn Leading Teams: Setting the Stage for Great Performances (Lãnh đạo nhóm: Chuẩn bị cho hiệu suất hoạt động cao), tác giả J. Richard Hackman đã kết luận bốn đặc điểm cần thiết của một nhóm làm việc thật sự: “Nhiệm vụ và ranh giới của nhóm được xác định rõ ràng, quyền hạn được phân chia cụ thể để quản lý các quy trình làm việc, và cần phải có một sự ổn định về các thành viên của nhóm trong một khoảng thời gian nhất định”. Đây không phải là định nghĩa của tổ làm việc. Điều quan trọng là các nhà quản lý cần hiểu rõ sự khác biệt giữa nhóm với tổ làm việc truyền thống nhằm tránh mắc phải sai lầm thông thường là đối xử với tổ làm việc như một nhóm và ngược lại. Theo quan sát của Hackman, “Nếu được triển khai hợp lý, chiến lược nào cũng có thể đem lại kết quả khả quan. Nhưng sự nhầm lẫn ở đây có thể là áp dụng mô hình nhóm khi công việc do các cá nhân thực hiện riêng lẻ, hoặc trực tiếp giám sát các cá nhân thành viên khi công việc là trách nhiệm của cả nhóm”.Trên thực tế, nhiều tổ làm việc và nhóm không tuân thủ theo đúng định nghĩa nêu trên. Thay vào đó, mô hình nào cũng xen lẫn một vài đặc điểm của mô hình kia. Thật ra hai mô hình làm việc khác nhau này vẫn tồn tại và hoạt động hiệu quả ở một điểm nào đó giữa hai thái cực này.b.Khái niệm quản trị và quản trị nhómJames H.Donnelly, JR. – James L.Gibson, John M.Ivancevich trong giáo trình “Quản trị học căn bản” (Người dịch: TS. Vũ Trọng Hùng; Hiệu đính: TS. Phan Thăng; Nhà xuất bản Lao động – Xã hội) cho rằng: Quản trị là một quá trình do một hay nhiều người thực hiện nhằm phối hợp các hoạt động của những người khác để đạt được những kết quả mà một người hành động riêng rẽ không thể nào đạt được.Theo sách Quản trị học; Tái bản lần thứ năm có sửa chửa, bổ sung (TS.Phan Thăng, TS. Nguyễn Thanh Hội. Nhà xuất bản Hồng Đức): Quản trị học là một hoạt động cần thiết phải được thực hiện khi con người kết hợp với nhau trong các tổ chức nhằm đạt được mục tiêu chung.Như vậy, ta có thể hiểu, về cơ bản, đã có nhóm tức là phải có hoạt động quản trị, hai khái niệm này luôn luôn đi cùng, gắn liền với nhau. Và đơn giản, quản trị nhóm

Quan điểm 2: Theo sách Quản trị học Tái bản lần thứ năm có sửa chửa, bổ sung (TS.Phan Thăng, TS Nguyễn Thanh Hội Nhà xuất bản Hồng Đức): Nhóm được xác định như hai hay nhiều hơn các cá nhân mà họ cùng đi tới việc đạt được những mục tiêu thực tế và họ có ảnh hưởng cũng như phụ thuộc lẫn nhau.

Như vậy, nhóm là một hình thức tập hợp của hai hay nhiều hơn các cá nhân lạivới nhau Những cá nhân này có thể cùng chia sẻ với nhau những chuẩn mực nhất định,cùng đưa ra những cách thức làm việc chung,… Mục đích cuối cùng là nhằm thực hiệnmột hoặc nhiều hơn mục tiêu nào đó (có thể là nhằm triển khai có hiệu quả một dự ánhoặc những công việc chung nào đó) Và họ có sự ảnh hưởng, phụ thuộc lẫn nhau, hành

vi của một cá nhân có thể ảnh hưởng đến cả nhóm, khác với khi cá nhân đó đứng riêng

lẻ một mình

Nhóm không đơn giản chỉ là một tập hợp nhiều người làm việc cùng nhau hoặclàm việc dưới sự chỉ đạo của một nhà quản lý Nhóm là một tập hợp những cá nhân cócác kỹ năng bổ sung cho nhau và cùng cam kết chịu trách nhiệm thực hiện một mục tiêuchung Các thành viên trong nhóm tương tác với nhau và với trưởng nhóm để đạt đượcmục tiêu chung Các thành viên trong nhóm phụ thuộc vào thông tin của nhau để thựchiện phần việc của mình Họ kết hợp với nhau để hoàn thành nhiệm vụ và phụ thuộcvào trưởng nhóm để được cung cấp nguồn lực, được huấn luyện khi cần thiết cũng nhưkhi cần sự phối hợp hay liên kết với những phòng ban khác trong tổ chức Trái với tổlàm việc, nơi nhà quản lý có toàn quyền ra quyết định, quyết định của nhóm phản ánh bí

quyết và kinh nghiệm của nhiều người, điều này có thể dẫn đến những quyết định phùhợp, chính xác và khách quan hơn.

Trong cuốn Leading Teams: Setting the Stage for Great Performances (Lãnh đạonhóm: Chuẩn bị cho hiệu suất hoạt động cao), tác giả J Richard Hackman đã kết luận

bốn đặc điểm cần thiết của một nhóm làm việc thật sự: “Nhiệm vụ và ranh giới của nhóm được xác định rõ ràng, quyền hạn được phân chia cụ thể để quản lý các quy trình làm việc, và cần phải có một sự ổn định về các thành viên của nhóm trong một khoảng thời gian nhất định” Đây không phải là định nghĩa của tổ làm việc Điều quan trọng là

các nhà quản lý cần hiểu rõ sự khác biệt giữa nhóm với tổ làm việc truyền thống nhằmtránh mắc phải sai lầm thông thường là đối xử với tổ làm việc như một nhóm và ngược

lại Theo quan sát của Hackman, “Nếu được triển khai hợp lý, chiến lược nào cũng có thể đem lại kết quả khả quan Nhưng sự nhầm lẫn ở đây có thể là áp dụng mô hình nhóm khi công việc do các cá nhân thực hiện riêng lẻ, hoặc trực tiếp giám sát các cá nhân thành viên khi công việc là trách nhiệm của cả nhóm”.

Trên thực tế, nhiều tổ làm việc và nhóm không tuân thủ theo đúng định nghĩanêu trên Thay vào đó, mô hình nào cũng xen lẫn một vài đặc điểm của mô hình kia.Thật ra hai mô hình làm việc khác nhau này vẫn tồn tại và hoạt động hiệu quả ở mộtđiểm nào đó giữa hai thái cực này

b Khái niệm quản trị và quản trị nhóm

James H.Donnelly, JR – James L.Gibson, John M.Ivancevich trong giáo trình

“Quản trị học căn bản” (Người dịch: TS Vũ Trọng Hùng; Hiệu đính: TS Phan Thăng;

Nhà xuất bản Lao động – Xã hội) cho rằng: Quản trị là một quá trình do một hay nhiều

người thực hiện nhằm phối hợp các hoạt động của những người khác để đạt được những kết quả mà một người hành động riêng rẽ không thể nào đạt được.

Theo sách Quản trị học; Tái bản lần thứ năm có sửa chửa, bổ sung (TS.Phan

Thăng, TS Nguyễn Thanh Hội Nhà xuất bản Hồng Đức): Quản trị học là một hoạt động cần thiết phải được thực hiện khi con người kết hợp với nhau trong các tổ chức nhằm đạt được mục tiêu chung.

Như vậy, ta có thể hiểu, về cơ bản, đã có nhóm tức là phải có hoạt động quản trị,hai khái niệm này luôn luôn đi cùng, gắn liền với nhau Và đơn giản, quản trị nhóm

(hay nói cách khác quản lý nhóm) là một hoạt động quản trị sẽ xuất hiện khi các cánhân tập hợp lại thành một nhóm Nếu không có quản trị, nhóm sẽ không thể tồn tại vàphát triển được, đó gần như là một điều chắc chắn.

2 Phân loại

2.1 Các nhóm chính thức

Các nhóm chính thức là những nhóm có tổ chức Các nhóm này thường cố định,thực hiện công việc có tính thi đua, và có phân công rõ ràng Các thành viên trongnhóm có cùng chung tay nghề chuyên môn để giải quyết các vấn đề và điều hành các đềán

Các nhóm ở mọi cấp độ được tổ chức theo chuyên môn và mang tính chất lâu dài

để đảm đương các mục tiêu chuyên biệt Các nhóm chức năng chính thức thường đưa ranhững ýkiến chuyên môn theo các lĩnh vực riêng của họ

2.2 Các nhóm không chính thức

Những nhóm người nhóm lại với nhau thất thường để làm việc theo vụ việc cótính chất đặc biệt nhằm giải quyết nhiều nhu cầu, như:

▪ Các nhóm thực hiện theo dự án theo thời vụ,

▪ Các nhóm linh động bàn thảo chiến lược hay cần dàn xếp từng vụ việc,

▪ Các nhóm nóng cần vận dụng trí tuệ cho những đề án cần nhiều sáng tạo,

▪ Những lực lượng đặc nhiệm tạm thời giải quyết gấp rút những vấn đề đặcbiệt trong thời gian ngắn

Khía cạnh Nhóm chính thức Nhóm không chính thức

1 Những mục tiêu

chính Lợi nhuận, hiệu quả, dịchvụ Sự hài lòng của thành viên,sự an toàn của thành viên

2 Nguồn gốc Theo kế hoạch của tổ chức Tự phát

3 Ảnh hưởng đến

các thành viên Quyền lực của chức vụ,tiền thưởng Tính cách, tài năng, chuyênmôn

4 Thông tin liên lạc Các dòng từ trên xuống,sử dụng các kênh chính

- Nổi lên từ trong nhóm

- Tuân theo những quy trìnhthất thường

6 Quan hệ giữa các

cá nhân

Được thiết lập theo côngviệc và cách thức tổ chứclao động Phát triển một cách tự phát

7 Quy trình làm

việc

Thực hiện các báo cáo,ghi chép tiến độ, và cáckết quả đạt được trên cơ

sở thông lệ

Những ý kiến và những giảipháp có thể được phát sinhtrên cơ sở tùy thời và cácquy trình quản lý ít nghiêmngặt hơn

8 Kiểm tra Dựa vào việc răn đe, sửdụng tiền thưởng Sự trừng phạt nghiêm khắccủa xã hội

Tuy nhiên, dù chính thức hay không chính thức, việc lãnh đạo nhóm luôn

phải hướng về các thành quả và có sự phối hợp giữa các nhóm với nhau.

Tuy nhiên, dù chính thức hay không chính thức, việc lãnh đạo nhóm luôn

phải hướng về các thành quả và có sự phối hợp giữa các nhóm với nhau.

3 Các vị trí trong nhóm

3 1 Người lãnh đạo nhóm

Nhiệm vụ: Tìm kiếm các thành viên mới và nâng cao tinh thần làm việc

Trách nhiệm: Quản lý toàn bộ đề án

Khả năng:

Khả năng phán đoán tuyệt vời những năng lực và cá tính của các thành viêntrong nhóm

Giỏi tìm ra các cách vượt qua những điểm yếu

Có khả năng thông tri hai chiều

Biết tạo bầu không khí hưng phấn và lạc quan trong nhóm

Quyền hạn: Không nên quá lớn.

3 2 Người góp ý

Nhiệm vụ: Giám sát và phân tích sự hiệu quả lâu dài của nhóm

Không bao giờ thoả mãn với phương sách kém hiệu quả

Chuyên viên phân tích các giải pháp để thấy được các mặt yếu trong đó

Luôn đòi hỏi sự chỉnh lý các khuyết điểm

Tạo phương sách chỉnh lý khả thi

3 3 Người bổ sung

Nhiệm vụ: Đảm bảo nhóm hoạt động trôi chảy

Suy nghĩ có phương pháp nhằm thiết lập biểu thời gian

Lường trước những trì trệ nguy hại trong lịch trình làm việc nhằm tránh chúng đi

Có trí lực và mong muốn việc chỉnh đốn các sự việc

Có khả năng hỗ trợ

3 4 Người giao dịch

Nhiệm vụ: Tạo mối quan hệ bên ngoài cho nhóm

Người có ngoại giao và phán đoán đúng các nhu cầu của người khác

Gây được sự an tâm và am hiểu

Nắm bắt đúng mức toàn cảnh hoạt động của nhóm

Chín chắn khi xử lý thông tin, đáng tin cậy

3 5 Người điều phối

Nhiệm vụ: Lôi kéo mọi người làm việc chung với nhau theo phương án liên kết

Hiểu những nhiệm vụ khó khăn liên quan tới nội bộ

Cảm nhận được những ưu tiên

Có khả năng nắm bắt các vấn đề cùng lúc

Có tài giải quyết những rắc rối

3 6 Người tham gia ý kiến

Nhiệm vụ: Giữ vững và khích lệ sinh lực đổi mới của toàn nhóm

Luôn có những ý kiến lạc quan, sinh động, thú vị

Mong muốn được lắng nghe ý kiến của những người khác

Nhìn các vấn đề như những cơ hội cách tân đầy triển vọng chứ không là những taihoạ

3 7 Người giám sát

Nhiệm vụ: Bảo đảm giữ vững và theo đuổi các tiêu chuẩn cao

Luôn hy vọng vào những gợi ý đầy hứa hẹn

Nghiêm túc, đôi khi còn cần tỏ ra mô phạm, chuẩn mực

Phán đoán tốt về kết quả công việc của mọi người

Không chần chừ đưa vấn đề ra

Có khả năng tìm ra sai sót

II Các giai đoạn phát triển của một nhóm

Có nhiều quan điểm về các giai đoạn phát triển của một nhóm Trong đó, có thể kểđến hai quan điểm như sau:

1 Quan điểm 1:

Quan điểm này cho rằng các nhóm chuyển dịch đi qua một chuỗi chuẩn gồm 5giai đoạn: hình thành, sóng gió, chuẩn hóa, thực hiện và ngừng lại

Giai đoạn hình thành:

Giai đoạn này được đặc trưng bởi một số lượng rất lớn các thỏa thuận không chắcchắn về mục tiêu, cơ cấu, cấu trúc và thủ lĩnh của nhóm Các thành viên là “những giọtnước được thử” để xác định loại hành vi gì sẽ được chấp nhận Bước này được hoànthành khi các thành viên tự nghĩ rằng mình là một phần của nhóm

Giai đoạn sóng gió:

Đây là giai đoạn mâu thuẫn trong nội bộ nhóm Các thành viên chấp nhận sự tồntại hiện hữu của nhóm, nhưng có sự chống đối lại sự kiểm soát mà nhóm áp đặt lên các

cá nhân Hơn nữa đó là sự mâu thuẫn va chạm đối với người nào sẽ kiểm soát nhóm.Khi giai đoạn này hoàn thành thì sẽ có một mối quan hệ trật tự rõ ràng về lãnh đạotrong nội bộ nhóm

Giai đoạn chuẩn hóa:

Đây là một giai đoạn mà trong nhóm phát triển các mối quan hệ bền chặt và nhómthể hiện sự liên kết chặt chẽ và bền vững nhất Lúc này trong nhóm cũng có một ý thứcrất mạnh về sự đồng hóa và xây dựng tình bạn thân thiết Giai đoạn chuẩn hóa sẽ kếtthúc khi cơ cấu của nhóm trở nên vững chắc và nhóm được đồng hóa bằng một kỳ vọngchung vào cái mà nó xác định sự điều chỉnh hành vi của các thành viên

Giai đoạn thực hiện:

Cấu trúc ở giai đoạn này là cấu trúc chức năng đầy đủ và được thừa nhận Nhữnghoạt động tích cực của nhóm được sự chuyển dịch từ làm để biết và hiểu biết lẫn nhautới việc thực hiện nhiệm vụ sắp tới

Đối với các nhóm hoạt động cố định lâu dài thì thực hiện là giai đoạn cuối trong

sự phát triển của chúng Tuy nhiên, đối với những ủy ban, lực lượng đặc nhiệm, các độilâm thời và nhóm tương tự như vậy, vì chúng có một nhiệm vụ hạn chế để thực hiện,

cho nên ở đó còn có thêm một giai đoạn ngừng lại (hay còn gọi là giai đoạn tan rã)

nữa Ở giai đoạn này, nhóm nằm trong trạng thái chuẩn bị để giải tán Quyền ưu tiênhàng đầu của nhóm không phải là việc thực hiện nhiệm vụ ở mức cao nhất nữa Thaythế vào đó là sự chú ý chủ yếu được nhằm về hướng hoàn thành các hoạt động Phảnứng của các thành viên trong nhóm là khác nhau trong giai đoạn này Một số thì vui vẻ,phởn phơ vì đã thực hiện xong nhiệm vụ của nhóm Một số khác có thể sẽ chán nản với

sự mất mát, tổn thất về tình thân hữu và tình bạn bè đã có được trong thời gian tồn tạicủa nhóm.

2 Quan điểm 2:

Đối với quan điểm này thì sự phát triển của một nhóm sẽ được trải qua một quátrình bốn giai đoạn:

Chấp nhận lẫn nhau: Các thành viên của nhóm thường hay bị trở ngại bởi sợ

thiếu lòng tin vào nhau, vào tổ chức và vào những người cấp trên của mình Họ lo sợrằng họ sẽ không có được quá trình huấn luyện hay kỹ năng cần thiết để thực hiện côngviệc của mình hay cạnh tranh với những người khác Những cảm giác về sự không antoàn này sẽ thúc đẩy công nhân viên tìm cho được những người khác cùng có hoàn cảnhkhó khăn như vậy để giải bày tâm sự của mình Sau thời kỳ đầu khó khăn và tìm hiểucảm giác của những người khác, các cá nhân bắt đầu chấp nhận lẫn nhau

Ra quyết định: Trong giai đoạn này, việc trao đổi công khai thông tin về công

việc trở thành thường lệ Việc giải quyết vấn đề và ra quyết định được thực hiện Cáccông nhân tin tưởng vào các quan điểm và niềm tin của nhau; họ xây dựng những chiếnlược nhằm tạo điều kiện làm việc dễ dàng hơn và giúp nhau thực hiện công việc có hiệuquả hơn

Động cơ: Nhóm đạt tới thời kỳ trưởng thành và mọi người đều biết rõ những vấn

đề của các thành viên trong nhóm Các thành viên đã chấp nhận rằng tốt hơn là hợp tácvới nhau chứ không nên cạnh tranh nhau Vì thể mà điều quan trọng là tình đoàn kếttrong nhóm

Kiểm tra: Khi đạt tới giai đoạn này, nhóm đã được tổ chức tốt, và các thành viên

đều đóng góp theo năng lực và mối quan tâm của nhóm Nhóm sẽ áp dụng những biệnpháp kỷ luật khi cần thiết phải kiểm tra để khép các thành viên vào những chuẩn mựccủa nhóm

Khi công nhân viên phát triển lên từ một đám người thành một nhóm trưởngthành, họ biểu lộ và cũng có được sự tin cậy cá nhân, sự giao tiếp qua lại và mối quan

hệ bạn hữu Ban lãnh đạo cần phải xác định xem một nhóm đang ở giai đoạn phát triểnnào và ở tại điểm cụ thể nào Tất nhiên đó là một việc khó, nhưng rất quan trọng, bởi vì

nó có thể cho ta câu trả lời về khả năng của nhóm

Gắn bó chặt chẽ

Hợp tác

Các biện pháp

kỷ luật được công bố

Đã hiểu rõ hệ thống cấp bậc

Nhận dạng các vấn đề và vai trò

Giao nhiệm vụ

Giúp đỡ lẫn nhau

Chia sẻ các thông tin

Sử dụng hết năng lực và kỷ năng

Giải quyết vấn đề

III Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả của nhóm

Một nhóm làm việc có hiệu quả là nhóm đạt được cả mức độ thực hiện công việccao và bảo vệ được nguồn lực lâu dài

▪ Về phương diện thực hiện công việc: một nhóm có hiệu quả nếu như đạt được

mục tiêu của nhóm đặt ra

▪ Về phương diện bảo vệ nguồn lực: Một nhóm có hiệu quả khi các thành viên

thỏa mãn với công việc, kết quả và mối quan hệ giữa các cá nhân trong công việc đượchình thành một cách hữu ái, chân thành và dựa trên sự hợp tác lâu dài

Có nhiều khía cạnh ảnh hưởng đến cách các nhóm hoạt động có hiệu quả, trong đó

có những nhân tố quan trọng như sau:

1 Quy mô nhóm

Quy mô nhóm ảnh hưởng đến cách thức các cá nhân tác động lẫn nhau cũng nhưviệc thực hiện các công việc chung của nhóm Khi một nhóm vượt quá số thành viên cóthể tự kiểm soát được, nó trở nên khó khăn cho tất cả các thành viên để tham gia mộtcách có hiệu quả Việc giao tiếp và phối hợp giữa các thành viên trở nên khó khăn hơn

và các khuynh hướng phân thành những nhóm nhỏ sẽ được hình thành

2 Sự cấu thành nhóm

Hai nhân tố cần xem xét ảnh hưởng đến hiệu quả của nhóm là:

▪ Nhân tố về đặc điểm của các thành viên bao gồm đặc điểm về thể chất, nănglực, kiến thức và kỹ năng công việc, cá tính, tuổi tác, chủng tộc và giới tính

▪ Nhân tố thứ hai bao gồm các lí do tại sao các thành viên lại gắn bó với nhóm,chẳng hạn như nhu cầu, động lực, quyền hành của họ

3 Vai trò của các thành viên

Vai trò của các thành viên là những khả năng chia sẻ của các thành viên trongnhóm nhằm hoàn thành các yêu cầu công việc của họ Mỗi người thường phát triển vaitrò dựa trên mong muốn riêng của họ, mong muốn của nhóm và mong muốn của tổchức Khi các nhân viên tiếp thu được mong muốn này thì họ sẽ có cơ hội để phát triểnvai trò của mình Khi hoạt động trong một nhóm, các cá nhân hoàn thành nhiều vai tròkhác nhau Vai trò của các thành viên có thể được phân thành ba loại: (1) hướng đếncông việc; (2) hướng đến các mối quan hệ; (3) hướng đến bản thân mình

▪ Vai trò hướng đến công việc: Vai trò này tập trung vào những cách cư xử liênqua trực tiếp đến việc thiết lập và đạt được các mục tiêu của nhóm.

▪ Vai trò hướng đến các mối quan hệ: Vai trò này thể hiện bởi cách cư xử tốt vàphát triển quan hệ cộng đồng trong nhóm

▪ Vai trò hướng tới bản thân: Những thành viên theo đuổi vai trò này có khuynhhướng tìm kiếm sự đáp ứng nhu cầu và mục tiêu của cá nhân mà không tính đến cácnhu cầu của cả nhóm Chúng thường có ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả nhóm

4 Tiêu chuẩn của nhóm

Tiêu chuẩn của nhóm là những nguyên tắc bất thành văn và thường là phi chínhthức về cách cư xử được cho là phù hợp và đúng với mong đợi của nhóm Những tiêuchuẩn này khác với nguyên tắc của tổ chức mà các thành viên phải chấp nhận và cư xửphù hợp với chúng Khác biệt này là rất quan trọng khi giải quyết các vấn đề có liênquan đến các nhóm đa dạng và không đồng nhất

Tiêu chuẩn nhóm tích cực có thể giúp đạt được mục tiêu và ngược lại, tiêu cực thì

sẽ cản trở hiệu quả của nhóm Các nhà quản trị cần nắm vững các tiêu chuẩn này nhằmduy trì và phát triển tính tích cực, đồng thời loại bỏ những tiêu chuẩn tiêu cực

5 Mối quan hệ địa vị trong nhóm

Địa vị đề cập đến vị trí của một thành viên trong nhóm so với các thành viên kháccùng nhóm Khi các thành viên của nhóm tác động qua lại lẫn nhau, họ có được sự tôntrọng đối với người khác theo nhiều khía cạnh khác nhau Một thành viên của nhómcàng có nhiều sự tôn trọng, uy tín, ảnh hưởng, quyền hành thì địa vị trong nhóm càngcao

6 Sự liên kết

Có bao giờ bạn là thành viên của một nhóm mà trong đó mọi người làm việc vàđối xử tốt với nhau, có động lực và phối hợp với nhau để thực hiện công việc chưa? Khimột nhóm cư xử theo cách này nó được xem là có tính liên kết Sự liên kết được địnhnghĩa như là ước muốn gắn bó với nhóm của các thành viên, những cam kết và mức độ

nỗ lực của họ trong việc thực hiện công việc chung của nhóm Một nhóm mà các thànhviên có mong muốn gắn bó với nhóm, chấp nhận mục tiêu chung được coi là có tínhliên kết cao

Nhìn chung các nhà quản trị cố gắng làm tăng tính liên kết giữa các thành viên bởi

vì tính liên kết có thể là một yếu tố tích cực giúp thống nhất mục tiêu của nhóm với mụctiêu của tổ chức Mặc khác, tính liên kết cũng là một yếu tố tiêu cực khi nó làm giảmnăng suất và gây ra những cản trở cho các thay đổi cần thiết

Khi các tổ chức trở nên đa dạng về giới tính, chủng tộc, quốc tịch thì có thểnhiều ích lợi cũng xuất hiện như: những quyết định tốt hơn, đổi mới và sáng tạo hơn Nhưng những khác biệt về văn hóa trong nhóm có thể làm cho việc phát triển tính liênkết trong nhóm gặp nhiều khó khăn hơn và có thể dẫn đến kết quả thấp đi và gây ranhững xung đột giữa các cá nhân và xuất hiện nhiều khó khăn để truyền thông trongnhóm

IV Một số các nguyên tắc, kỹ năng cần thiết đối với người trưởng nhóm để nâng cao hiệu quả của việc quản lý nhóm.

Mọi thành viên của nhóm cần thống nhất về việc phải nhắm tới

Các mục tiêu chỉ ổn định khi đã bàn thảo xong các biện pháp thực hiện

Mặc dù các thành viên của nhóm cần được định hình các mục tiêu, nhưng nên phổbiến các mục tiêu cho các hội viên nắm

Để đạt được những kết quả cao nhất, các mục tiêu còn phải được thử thách bằngcách kết hợp giữa những mục tiếu chung và mục tiêu riêng

1.2 Thiết lập các mối quan hệ với ban quản trị

Mọi nhóm cần có sự hỗ trợ của đôi ngũ thâm niên ở cơ quan chủ quản

Ba mối quan hệ chủ yếu mà nhóm cần tới là: Người bảo trợ chính của nhóm;Người đầu ngành hoặc phòng ban có liên quan; Và bất kỳ ai quản lý tài chính củanhóm.

1.4 Phát sinh những ý kiến mới

Việc có được những sáng kiến đòi hỏi có người lãnh đạo và cần một hình thức tổchức nào đó, để kết quả buổi họp có thể mở ra một hướng đi

Mọi ý kiến cần được ghi chép lên biểu đồ hay bảng để mọi người có thể nhìn thấy.Sau đó, loại bỏ nhũng ý kiến bất khả thi và tóm tắt những ý khả thi

Những điểm cần ghi nhớ:

▪ Phương pháp vận dụng trí tuệ tập thể đôi khi được gọi là “tư duy hành độngnhóm”

▪ Sự chỉ trích làm giảm óc sáng tạo

▪ Đừng bao giờ miệt thị ý kiến nào trong buổi họp

▪ Nhiều ý kiến tưởng chừng ngớ ngẩn lại co ựthể đưa đến những giải pháp đánggiá

▪ Cần ghi mọi ý kiến lên bảng cho dù đấy chưa hẳn là ý kiến độc đáo

▪ Những ý kiến sáng tạo trong những buổi họp bao giờ cũng cao hơn ý kiến củamột cá nhân đưa ra

1.5 Học cách ủy thác

Sự ủy thác có hai hình thức: ủy thác công việc và ủy thác quyền hành Ủy tháccông việc là phân nhỏ mỗi kế hoạch thành các phần việc riêng và với mục tiêu riêng, rồiphân chúng cho các thành viên của nhóm Sau đó, phó mặc cho họ và chỉ can thiệp khikhông đạt mục tiêu

Việc ủy thác quyền hành là sau khi tham khảo ý kiến, trao cho người được ủyquyền đầy đủ quyền và để họ được hành xử nó.

1.6 Khuyến khích mọi người phát biểu

Người lãnh đạo cần động viên mọi người bàn thảo, ngay cả với ý kiến nghịch lạicũng có giá trị của nó

Mỗi người phải được phân nhiệm để hành động chủ động trong nhóm

Dù việc khó đến đâu nhưng nếu có sự đồng lòng của toàn nhóm thì đều có thểhoàn thành

Mọi người đều được phân nhiệm rõ ràng tử đầu đến cuối

Mọi người đều được khuyến khích làm theo phương cách hiệu quả nhất của mình

2 Quá trình làm việc theo nhóm

2.1 Tại lần họp đầu tiên

Khi nhóm nhận đề tài, trưởng nhóm sẽ đem ra cho các thành viên trong nhómthảo luận chung, tìm ý tuởng hay, phát biểu và đóng góp ý kiến

Nhóm sẽ phân công, thảo luận công việc cho phù hợp khả năng từng người dựatrên chuyên môn của họ

Đề ra kế hoạch cụ thể, nhật ký công tác, thời gian dự tính sẽ hoàn thành và chuẩncho lần họp sau Thông báo phần thưởng, phạt với các thành viên

2.2 Những lần gặp sau

Tiếp tục có nhiều cuộc họp khác để bổ sung thêm ý kiến và giải đáp thắc mắccho từng người

Biên tập lại bài soạn của từng người cũng như chuẩn bị tài liệu bổ sung

2.3 Lần họp cuối cùng trước khi hoàn thành công việc

Người trưởng nhóm tổng hợp lại toàn bộ phần việc của mỗi thành viên

Chuẩn bị sẵn bài thuyết trình và trả lời những câu hỏi thường gặp

Chọn người đứng lên thuyết trình đề tài, trả lời câu hỏi, ghi chú và một số người

Ngoài buổi họp chính thức thì những hình thức thông tin khác vẫn được duy trì

2.6 Tốc độ diễn biến cuộc họp

Khi điều hành buổi họp bản thân người trưởng nhóm phải chuẩn bị nghị trìnhtrước

Đến giờ họp là tiến hành chương trình làm việc ngay

Lý tưởng là một buổi họp chỉ kéo dài tối đa chừng 75 phút, thời hạn mà mọingười có thể tập trung vào vấn đề

Cố gắng diễn giải vấn đề ngắn gọn, rõ ràng

3 Giải quyết vấn đề trong nhóm

3.1 Làm thuấn nhầm tinh thần đồng đội

Hãy cho các thành viên tự hào về phần việc của họ

Đưa ra những mục tiêu đặc biệt có tính thử thách sức mạnh toàn nhóm

Khuyến khích toàn nhóm thông tin rõ cho nhau biết các vấn đề và luôn khen họ(nếu đáng)

Dành thời gian trả lời chi tiết các báo cáo và thông tin của nhóm

3.2 Nhận ra các vấn đề

Toàn nhóm đang gặp khó khăn âm ỉ Người trưởng nhóm muốn mọi người hợplòng với nhau nhưng xem chừng họ đang có những bất hoà với nhau hoặc bất hòa trongtoàn nhóm Hãy đặt vấn đề xem những rắc rối này nằm ở đâu hoặc dấu hiệu không thoảlòng chung

3.3 Chuyện trò với từng người

Cần giải quyết các vấn đề cá nhân giữa các thành viên với tinh thần xây dựng Đừng vội phản ứng với những sự việc cho đến khi nắm rõ nguyên nhân

Nhóm nào cũng có những khó khăn cần vượt qua

Cần ngăn chặn kiểu “đổ lỗi” cho người khác nếu không nó sẽ làm mất tinh thầnđồng đội

Lãnh đạo nhóm bằng tính tiên phong

Liên tục nâng cao tầm nhìn của toàn nhóm

Nhận ra và tán dương nhóm hay cá nhân có thành tích xuất sắc

Dùng mọi tài khéo léo để lôi cuốn mọi người hợp lực

3.4 Xử sự với người gây ra vấn đề

Sau khi đã nói chuyện với người gây ra vấn đề, có thể cần có hành động xa hơn.Người trưởng nhóm cũng như các thành viên trong nhóm cần tích cực tìm cách hàn gắnmọi mối quan hệ Những điều lưu ý:

▪ Hãy nói thật những gì bạn thấy được

▪ Hãy nhìn vấn đề từ góc độ của nhóm

▪ Hãy lợi dụng vấn đề làm đòn bẩy chuyển đổi

▪ Luôn lạc quan khi giải quyết vấn đề

▪ Cần là giải quyết vấn đề hơn là làm đình trệ công việc của bạn

▪ Không nên cố chấp với người quá quắt

▪ Chớ nóng nảy với bất kỳ ai trong nhóm

▪ Đừng sao lãng mục tiêu của toàn nhóm

▪ Đừng vội nhờ đến sự giúp đỡ bên ngoài

▪ Đừng phớt lờ trước những căng thẳng khiến vấn đề trở nên tệ hại hơn

3.5 Giải quyết mâu thuẫn

Sự mâu thuẫn cá nhân với nhau có thể nhanh chóng trở thành vấn đề cho toànnhóm

Người trưởng nhóm cần tạo điều kiện để một hay cả hai bên trình bày với mình

để có hướng xoa dịu tình hình

Trường hợp do lỗi điều hành của người trưởng nhóm, lúc ấy người trưởng nhómcần trao đổi với toàn nhóm để nói lên hướng khắc phục

Vấn đề ở đây là cải thiện cách hành xử, tránh mang tính chất khiển trách hoặcphê phán

3.6 Sử dụng cách giải thích vấn đề

Coi những vấn đề liên quan đến công việc như những cơ hội để cả nhóm học hỏi

và cải thiện

Hãy diễn giải vấn đề để cả nhóm nhận ra chúng và học hỏi

Có thể cử một người giải quyết vấn đề và báo cáo lại diến biến quá trình giảiquyết và kết quả giải quyết ra sao

4 Đánh giá kết quả nhóm

4.1 Chọn các tiêu chuẩn đánh giá

Nỗ lực của nhóm chứa đựng một số yếu tố có thể đánh giá bằng việc thực hiện Hãy tìm các tiêu chuẩn đánh giá tầm rộng khi phân tích việc thực hiện

Hãy đánh giá các tiêu chuẩn đó mà việc cải tíên của chúng bảo đảm các lợi íchkinh tế thực.

4.2 Đánh giá kết quả

Việc đánh giá kết quả cần phải có ý nghĩa và chính xác, nghĩa là cần thiết thực,

do đó, khi cần thiết, người trưởng nhóm có thể hỏi thêm những người bên ngoài để cóđược những ý kiến đánh giá một cách khách quan và chính xác nhất

4.3 Đo lường sự thực hiện của nhân viên

Đánh giá tiến độ của toàn nhóm so với mục tiêu của đề án, kế hoạch thời gian, vàtài chính

Tài chính: chi phí thực tế; lãi so với dự kiến

Thời gian: thành quả so với kế hoạch làm việc

Chất lượng: độ chính xác; sự hài lòng của khách hàng

Sự tiến triển: đóng góp với tập thể; khả năng

4.4 Lãnh đạo

Đánh giá hiệu quả của việc lãnh đạo nhóm trong việc hỗ trợ và hướng dẫn nhóm.Việc điều hành: đạt được các kết quả như kế hoạch đã vạch ra

4.5 Tiểu nhóm

Đánh giá hiệu quả của mỗi tiểu nhóm theo định mức của chỉ tiêu

Các mục tiêu: những kết quảthực tế so với chỉ tiêu

Chất lượng: ý kiến đánh giá của nội bộ

Khách hàng: ý kiến đánh giá của khách hàng

Cải tiến: dự tính các kết quả tương lai

4.6 Các thành viên nhóm

Đánh giá sự đóng góp của cá nhân vào việc thực hiện kế hoạch toàn nhóm

Hiệu suất: so với chỉ tiêu

Ý kiến đánh giá: của cấp trên, của đồng nghiệp, và của khách hàng

Tự đánh giá: so với đồng nghiệp

Giá trị khác: những đóng góp thêm của các thành viên khác

5.2 Đào tạo nhân viên

Sau khi đã tính toán mặt lợi ích của vấn đề, hãy đưa vấn đề ra bàn thảo với cảnhóm, phác thảo kế hoạch đào tạo, sau đó thực hiện theo nhu cầu của từng cá nhân

5.3 Đào tạo lãnh đạo

Lãnh đạo nhóm cần có các phẩm chất cần thiết để điều hành nhóm có hiệu quả

Để đạt được điều đó, người trưởng nhóm cần được đào tạo theo yêu cầu để phát triểncác kỹ năng hàng đầu, khả năng theo dõi các tiến độ, đảm đương công việc thừa hành,rồi khả năng lãnh đạo như biết lắng nghe, biết phê phán với tinh thần xây dựng, biếtlượng thứ trong lúc chỉnh sửa khuyết điểm của người khác, và bám sát chỉ tiêu

5.4 Sử dụng những ngày gặp gỡ

Đôi khi nên xem những ngày nhóm đi tham quan, gặp gỡ ở những nơi khác như

là những buổi học hỏi thêm

Nhờ những phê bình và góp ý của người ngoài để bổ sung kiến thức chuyên môncho các thành viên của nhóm

6 Phát triển nhóm

6.1 Phát triển nhóm

Người lãnh đạo nhóm giỏi cần hiểu rõ rằng sự thành đạt của nhóm tùy thuộchoàn toàn vào việc phát triển của các thành viên ra sao