III. Cơ cấu tổ chức sản xuất kinh doanh và quản lý tại Cơng ty: 1.Cơ cấu tổ chức sản xuất kinh doanh tại Cơng ty:
PHẦN III.BỔ SUNG MỘT SỐ CHỈ TIÊU PHÂN TÍCH HIỆU QUẢ TÀI CHÍNH VÀ MỘT SỐ BIỆN PHÁP GĨP PHẦN NÂNG CAO
I.NHỮNG BIỆN PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU SUẤT SỬ DỤNG VỐN TẠI CƠNG TY.
VỐN TẠI CƠNG TY.
Việc chưa sử dụng hết các nguồn tài sản ở doanh nghiệp là thường xuyên xảy ra. Vì thế, vấn đề đầu tiên nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn là phải tổ chức và sử đầy đủ tài sản của mình. Hoạt động của Cơng ty cổ phần thủy sản Đà Nẵng thể hiện trên cả 3 khâu: khai thác, chế biến và lưu thơng hàng hĩa, do vậy địi hỏi Cơng ty phải cáo trình độ quản lý cao mới tránh được những tổn thất gây lãng phí đồng vốn sử dụng.
1.Quản lý tài sản cố định:
Như đã phân tích ở phần2, ta thấy hiệu suất sử dụng tài sản của Cơng ty trong năm qua cĩ sự giảm sút. Vì vậy, trong thời gian đến để cĩ thể nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động thì Cơng ty cần phải cĩ biện pháp quản lý tài cố định một cách hữu hiệu hơn.
Máy mĩc thiết bị là bộ phận cấu thành lớn của tài sản cố định, là cơng cụ trực tiếp khai thác các đối tượng lao động nhằm sản xuất ra sản phẩm. Việc tận dụng tối đa thời gian cĩ ích của máy mĩc thiết bị cĩ ý nghĩa kinh tế về nhiều mặt. Trong những biện pháp tăng năng suất lao động thì doanh nghiệp rất chú trọng đến việc tăng năng suất của máy mĩc thiết bị. Vì vậy, để khai thác triệt để năng suất của máy nĩc thiết bị địi hỏi doanh nghiệp phải tăng thời gian làm việc của máy mĩc thiết bị, giảm thời gian lãng phí của người lao động cũng như của máy mĩc thiết bị nhằm mục đích tăng số lượng sản phẩm sản xuất, giảm thiểu chi phí cố định trên mỗi đơn vị sản phẩm sản xuất ra. Tuy nhiên, cĩ những máy mĩc trong quá trình hoạt động thường xuyên bị gián đoạn do một số bộ phận bị hư hỏng và hao mịn do chưa thay thế được cũng như vài hiện tượng nhỏ trở ngại kỹ thuật. Điều này địi hỏi Cơng ty phải cĩ kế hoạch bảo dưỡng, bảo trì dự phịng máy mĩc thiết bị định kỳ.
Bên cạnh đĩ, ngồi việc bảo dưỡng, bảo trì máy mĩc thiết bị Cơng ty cần phải thường xuyên theo dõi kiểm tra tình hình sử dụng máy mĩc thiết bị để kịp thời phát hiện những trở ngại xảy ra nhằm cĩ biện pháp sửa chữa kịp thời và bố trí cơng tác sửa chữa sao cho phù hợp với lịch làm việc của cơng nhân chế biến, sản xuất.
Tùy theo từng trường hợp cụ thể mà Cơng ty quyết định lựa chọn đúng đắn cĩ nên bảo dưỡng, bảo trì máy mĩc hay khơng?
Ta cĩ thể xét một số trường hợp cụ thể sau đây: cuối năm 2002 phĩ giám đốc kỹ thuật cung cấp số liệu về tình hình sử dụng tủ đơng số 2 trong 6 năm gần đây:
Số lần hư hỏng Số năm hư hỏng 0 1 1 2
2 1 3 2 6
Mỗi lần máy hỏng ước lượng thiệt hại bình quân là 2.250.000đồng về chi phí dịch vụ sửa chữa. Trung tâm dịch vụ sửa chữa, bảo trì máy mĩc đề nghị phương án kí hợp đồng bảo trì dự phịng trong vịng 5 năm đến, cĩ thể hy vọng máy chỉ hỏng hĩc 1 lần/2 năm, chi phí cho hợp đồng là 1.000.000đồng/năm. Vậy trong thời gian đến Cơng ty cĩ nên sử dụng chính sách bảo trì hay khơng? Để giúp Cơng ty cĩ quyết định đúngd đán, ta lần lượt đánh giá 2 phương án sau:
-Dựa trên số liệu quá khứ, tính số lần hư hỏng trung bình nếu Cơng ty áp duụng chính sách cũ(tức khơng ký hợp đồng) Số lần hư hỏng Tần suất 0 1/6=0,167 1 2/6=0,333 2 1/6=0,167 3 2/6=0,333 1 Vậy số lần hư hỏng kỳ vọng=0*0,167+1*0,333+2*0,167+3*0,333 =1,67(lần/năm).
-Chi phí thiệt hại kỳ vọng hàng năm của việc hư hỏng máy áp dụng chính sách cũ:
1,67*2.250.000=3.757.500đồng.
-Chi phí kì vọng của hợp đồng bảo trì dự phịng: 0,5*2.250.000+1.000.000=2.125.000đồng.
Vậy Cơng ty nên ký hợp đồng bảo dưỡng, bảo trì dự phịng, vì với hợp đồng này Cơng ty đã tiết kiệm thêm được:4.117.500-2.125.000=1.632.500đồng/năm, từ đĩ gĩp phần làm tăng lợi nhuận của Cơng ty lên. Phương án này khơng những đem lại cho Cơng ty một khoản lợi nhuận mà cịn cĩ 1 ưu điểm đặc biệt hơn đĩ là thời gian ngưng hoạt động của máy mĩc thiết bị để sửa chữa sau mỗi lần hư hỏng sẽ giảm xuống, nghĩa là cĩ thể tận dụng tối đa hơn thời gian, cơng suất làm việc của tủ đong số 2 đảm bảo tiến độ sản xuất được ổn định.
Hiện nay, một số máy mĩc thiết bị của Cơng ty hư hỏng chưa cĩ kế hoạch bảo trì sửa chữa. Bên cạnh đĩ, trong thời gian đến với nguồn lực tài chính hiện cĩ Cơng ty dự kiến đầu tư cho các dự án mua sắm máy mĩc thiết bị nhằm mở rộng qui mơ sản xuất. Nhưng sau khi đầu tư nâng cấp Cơng ty cần phải cĩ biện pháp tận dụng tối đa năng suất cứ máy mĩc thiết bị này. Cĩ như vậy mới cĩ thể làm giảm chi phí (khấu
hao) trên một đơn vị sản phẩm(vì Cơng ty trích khấu hao nhanh trong những năm đầu). Do vậy, các biện pháp cĩ thể áp dụng đĩ là:
+Đẩy mạnh hoạt động tiêu thu, mở rộng thị trường, thiết lập mối quan hệ làm ăn lâu dài với những khách hàng truyền thống nhằm đảm bảo được thời gian làm việc của máy mĩc thiết bị, tránh lãng phí thời gian hữu ích.
+Bố trí cơng nhân kỹ thuật sao cho phù hợp với trình độ và cơng nghệ tiên tiến của máy mĩc thiết bị, cĩ như vậy họ mới cĩ kế hoạch bảo quản tốt cũng như kịp thời xử lý những tình huống trở ngại xảy ra. Nhằm mục đích cuối cùng là nâng cao hiệu suất sử dụng tài sản cố định, gĩp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Cơng ty.
2.Quản lý vốn lưu động:
Qua phân tích ở phần 2 cho thấy hiệu quả sử dụng vốn lưu động rất thấp chủ yếu là do số vịng quay khoản phải thu và hàng tồn kho thấp. Cơng ty nên cĩ biện pháp quản lý hàng tồn kho và khoản phải thu khách hàng để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động.
2.1Quản lý khoản phải thu:
Năm 2002, kỳ thu tiền bình quân khách hàng dài (26 ngày), điều này ảnh hưởng khơng nhỏ đến hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp như: thiếu vốn trong kinh doanh, Cơng ty phải đi vay để trang trải cho mọi hoạt động từ đĩ làm cho chi phí sử dụng vốn cao và sẽ ảnh hưởng đến lợi nhuận, trường hợp nếu khách hàng mất khả năng thanh tốn thì doanh nghiệp sẽ gặp rủi ro do khơng thu hồi được vốn. Do đĩ, trong thời gian đến Cơng cần phải cĩ các chính sách, cơng cụ thích hợp để một mặt đẩy mạnh tiêu thụ sản phẩm đồng thời khuyến khích khách hàng trả sớm nhằm hạn chế đến mức thấp nhất lượng vốn Cơng ty bị chiếm dụng.
Tại Cơng ty, các chính sách và quy định đối với hoạt động tiêu thụ cịn sơ sài. Điều này khơng thúc đẩy hoạt động tiêu thụ ngày càng phát triển. Vì vậy, em xin đề xuất một vài chính sách bổ sung vào các chính sách quy định đối với Cơng ty.
2.11Xây dựng chính sách tín dụng:
Hiện nay việc gia tăng các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực chế biến thủy sản ngày càng nhiều, cùng với cơ chế linh hoạt của nền kinh tế thị trường, nên khách hàng cĩ quyền lựa chọ các nàh cung cấp. Các tiêu chuẩn lựa chọn đặt ra ngày càng đa dạng , mở rộng ra khỏi phạm vi:chất lượng, giá cả…Điều kiện được khách hàng quan tâm hơn cả nhằm thỏa mãn lợi ích tiêu dùng là chính sách bán hàng của nhà cung cấp.
Trong điều kiện cạnh tranh của ngành thủy sản như ngày nay, việc xây dựng một phương thức bán hàng gĩp phần nâng cao hiệu quả hoạt động là một việc làm vơ cùng cần thiết.
Chính sách tín dụng quyết định mạnh mẽ đến doanh thu bán hàng. Vì vậy, xây dựng một chính sách tín dụng khoa học và hiệu quả là nhiệm vụ khĩ khăn cảu các
nhà quản lý. Bởi vì chính sách tín dụng khơng hiệu quả thì sẽ tác động ngược lại, ảnh hưởng đến doanh thu và cụ thể là lợi nhuận của Cơng ty.
Cơ sở cho việc cấp phát tín dụng là phân tích vị thế tín dụng của khách hàng. Những nhân tố được sử dụng khi phân tích vị thế tín dụng của khách hàng cĩ thể là:
A:Đạo đức thanh tốn của khách hàng. B:Năng lực thanh tốn của khách hàng.
C:Chỉ số sinh lời bình quân hay thu nhập bình quân của khách hàng. D:Lợi thế cạnh tranh hay vị thế tương lai của khách hàng.
Những nhân tố này cĩ thể được thơng qua: +Các nguồn thơng tin do khách hàng cung cấp.
+Các nguồn thơng tin thể hiện qua số liệu, chỉ tiêu tài chính trên các báo cáo tài chính đã qua kiểm tốn của khách hàng.
+Nguồn thơng tin từ các ngân hàng, tổ chức tín dụng mà khách hàng cĩ khoản ký thác tại đĩ.
+Nguồn thơng tin từ các doanh nghiệp đã giao dịch với khách hàng trong nhưĩng năm qua.
Sau đĩ, Cơng ty tính điểm tín dụng cho khách hàng qua phương pháp “Phân tích tuyến tích yếu tố phân biệt” theo cơng thức:
M=hA*A + hB *B + hC *C + h D*D + .. ..
Trong đĩ, h là hệ số điều chỉnh theo mỗi biến số độc lập, hệ số này cao hay thấp phụ thuộc vào tính chất quan trọng của mỗi biến số độc lập(0≤h≤1).
Sau khi tính điểm tín dụng cho khách hàng và Cơng ty chấp nhận cấp phát tín dụng cho khánh hàng. Bước tiếp theo Là Cơng ty lựa chọn những phương án cấp phát tín dụng khả thi nhất. Các vấn đề đặt ra lúc này là :
+Chi phí bỏ ra và lợi nhuận thu được từ việc cấp phát tín dụng là bao nhiêu ? +Thời hạn tín dụng hợp lý là bao nhiêu ?
+Sau khi bán chịu thì phương thức thu tiền hiệu quả nhất là gì ?
Khi quyết định cấp tín dụng cho khách hàng thì Cơng ty sẽ bỏ ra một chi phí và sẽ thu lại một khoản thu trong thời gian đến. Phương án được chấp nhận nếu giá trị hiện tại thuần của khoản phải thu tương lai đĩ NPV>0.
Bây giờ ta cĩ thể xét đến tính khả thi của việc chấp nhận tín dụng tại Cơng ty như sau :
Giả sử Cơng ty chấp nhận thời hạn tín dụng là 22 ngày. Ta cĩ, giá bán tiền trao tay của 1 kg tơm xuất khẩu là 12USD. Theo thống kê chi phí biến đổi xấp xỉ 94% đơn giá bán.
=>Chi phí biến đổi 1 kg tơm : v = 12*0,94=11,28USD
==>Nếu Cơng ty chấp nhậnu bán chịu cho khách hàng thì Cơng ty sẽ bán với mức giá cao hơn. Giả sử rằng Cơng ty sẽ định giá cao hơn giá thu tiền ngay là 1% thì giá tín dụng, sẽ là :
P’ =(1+0,01)*12=11,28USD.
Việc lựa chọn lợi ích của cơng ty dựa trên lãi suất vay ngắn hạn của ngân hàng(hiện nay cơng ty được hưởng mức lãi suất ưu đãi 0,28%/tháng)
Khi đĩ giá trị hiện tại thuần sẽ là:
NPV=Khoản thu tính theo hiện giá – Chi phí bỏ ra hiện tại.
= - v
= -11,28=0,82USD
Kết luận: phương án cĩ thể chấp nhận vì NPV >0. Doanh nghiệp sẽ chấp nhận thời hạn cấp phát tín dụng cho khách hàng là 22 ngày.
Tuy nhiên, ta xét thêm một khía cạnh thực tiễn khác trong việc cấp tín dụng là: khi cấp tín dụng cho khách hàng thì cơng ty sẽ phải chịu một khoản rủi ro do một số nợ khơng thu hồi hết được. Xác suất rủi ro này sẽ được so sánh với tỷ lệ phần trăm nợ khơng thu hồi được.Theo kinh nghiêm của các nhà quản lý khi áp dụng chính sách tín dụng trong những năm(1994-1998) thì tỷ lệ này ước chừng khoảng 5%.
Mức rủi ro cĩ thể chấp nhận trong việc cấp tín dụng của Cơng ty mà vẫn đảm bảo Cơng ty hịa vốn(xem như khơng cĩ cấp tín dụng) là:
NPV =0 <==> -11,28=0
===>α=6.74%
Những tính tốn trên cho ta một kết luận: trong một số trường hợp rủi ro khơng thu hồi được nợ là cao so với tỷ lệ trước đây(6,74%>5%) thì Cơng ty vẫn khơng bị tổn thất gì khi xác lập chính sách tín dụng.
Mặt khác, nếu xác suất thu hồi nợ khơng được đạt được ở mức 5% như những năm trước đây thì trong mỗi tháng Cơng ty cĩ thể thu được một khoản lợi nhuận là:
Π =[ ]*8.500 =1.716USD.NPV NPV 1+i 12,12 1+0,0028* (1-α)*12,12 1,00205 (1-0,05)*12,12 -11,28 1,0028 22 30
(Với giả thuyết, mỗi tháng sản lượng tiêu thụ là 8,5tấn tơm đơng lạnh)
Từ những tính tốn trên, Cơng ty nên cân nhắc cĩ đưa ra chính sách tín dụng để tăng lơị nhuận. Điều quan trọng khi áp dụng tín dụng là sản lượng tiêu thụ luơn cĩ xu hướng gia tăng. Vì vậy, Cơng ty cần quan tâm hơn đến chính sách này.
Để cho chính sách tín dụng đạt hiệu quả hơn gĩp phần quản lý tốt hơn khoản phải thu nhằm nâng cao hiệu suất sử dụng vốn của Cơng ty thì song song với việc cấp tín dụng thời hạn cho khách hàng, Cơng ty cũng nên áp dụng chính sách chiết khấu trong thanh tốn của khách hàng.
2.12Chính sách chiết khấu:
Chiết khấu là sự khấu trừ làm giảm giá trị hợp đồng được áp dụng với khách hàng nhằm khuyến khích thanh tốn tiền mua trước thời hạn. Về phía Cơng ty, tỷ lệ chiết khấu đưa ra cĩ tác dụng tích cực thì chi phí thu hồi nợ và khoản phải thu khĩ địi giảm dần.
Khi đưa ra chính sách chiết khấu và để chính sách này được chấp nhận thì về phía Cơng ty lẫn khách hàng đều phải dựa trên một số cơ sở sau để xác định tỷ lệ chiết khấu.
+Điều kiện để khách hàng chấp nhận mức chiết khấu là khoản thu lợi từ chiết khấu lớn hơn chi phí cơ hội vốn mà khách hàng bỏ ra.
+Cơ sở của việc đưa ra mức chiết khấu về phía Cơng ty thì chi phí chiết khấu nhỏ hơn lợi ích Cơng ty thu được nếu áp dụng chíêt khấu .
Căn cứ vào điều kiện trên, cùng với việc nhìn nhận những ưu điểm của chính sách chiết khấu, Cơng ty nên áp dụng chính sách chiết khấu cho khách hàng với mức chiết khấu xác định như sau;
Chi phí cơ hội của Cơng ty =0,28%*12=3,36% nếu khơng áp dụng chiết khấu
Doanh thu dự kiến của Cơng ty năm 2003 là:53.535.000.000đồng.
Dự kiến nếu áp dụng chính sách tín dụng thì doanh thu bán chịu chiếm khoảng 80%.
===> Doanh thu bán chịu=53.535.000.000*80%=42.800.000.000đồng.
Dự kiến kỳ thu tiền bình quân là 28 ngày. Mục đích áp dụng chiết khấu là đạt được kỳ thu tiền bình quân ngắn hơn.
Với mục đích rút nhắn kỳ thu tiền bình quân xuống cịn 14 ngày, ta tiến hành xét tính khả thi của phương án áp dụng chính sách chiết khấu cho năm 2003 tại Cơng ty như sau:
Chỉ tiêu Phương án khơng
chiết khấu
Phương án cĩ chiết khấu
1.Doanh thu bán chịu 42.800.000.000 42.800.000.000
2.Kỳ thu tiền bình quân 28 14
3.Số dư phải thu khách hàng bình
quân(=[(1)*(2)*1,1]/360 3.661.777.778 1.830.888.889
4.Khoản phải thu giảm do áp dụng chiết khấu
1.830.888.889 5.Tỷ lệ sử dụng khoản thu hồi ước
tính
0,9
6.Lượng vốn đầu tư giảm 1.647.800.000
7.Tiết kiệm chi phí cơ hội 55.366.080
8.Chi phí do chiết khấu x%*42.800.000.000
Tỷ lệ chiết khấu tối đa là :
55.366.080= x%*42.800.000.000 x%= 0,13%
Trong khi đĩ, chi phí cơ hội vốn của khách hàng khi thực hiện chiết khấu sẽ là(lãi suất tiền gửi ngắn hạn tại ngân hàng với số ngày gửi tương ứng).
= 0,051%
Mức chênh lệch 0,13%-0,051% = 0,079% tuy khơng phải là một tỷ lệ cao, song với giá trị hĩa đơn lớn thì tổng lợi nhuận mà khách hàng thu được là đáng kể.
Giả sử Cơng ty chấp nhận chiết khấu cho khách hàng với mức chiết khấu 0,079% thì lợi nhuận cơ hội Cơng ty thu được là:
55.366.000 - 0,079%*42.800.000.000 = 21.554.000
Vậy, Cơng ty nên áp dụng chính sách chiết khấu để khuyến khích khách hàng trả tiền trước thời hạn.
*Tĩm lại, với chính sách tín dụng và chính sách chiết khấu như trên, một mặt sẽ cĩ tác dụng thu hút sức mua của khách hàng, một mặt sẽ giảm bớt lượng vốn cơng ty bị chiếm dụng để từ đĩ nâng cao hiệu suất sử dụng vốn lưu động, nâng cao lợi nhuận nhằm gĩp phần nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động chung của cơng ty.
2.Quản lý hàng tồn kho:
Qua bảng cân đối kế tốn và sổ chi tiết TK152 năm 2002, ta thấy hàng tồn kho chiếm tỷ trọng lớn(13,58%). Số vịng quay cứ hàng tồn kho tính đến ngày 31/12/2002