Giới thiệu Vsoft.BMS.trade pps

Việc phân chia tổ chức được xác định một cách hợp lý, chia nhỏ thành các phân Quản lý nhân viên – chấm công - lươngPhân hệ thống kê tất cả các báo cáo trong hệ thốngQuản trị hệ thống Gia

PHẦN MỀM QUẢN LÝ KINH DOANH

BMS.trade V2010

NĂM 2010

MỤC LỤC

KHÁI QUÁT CHUNG 5

Những ưu điểm của sản phẩm 5

Công nghệ tân tiến 5

Tổ chức hợp lý 5

Giao diện đẹp và thân thiện 5

Phân quyền chặt chẽ 6

Ổn định, xử lý nhanh 6

Tính năng mở và mềm dẻo 6

Tính kế thừa cao 6

Đa người dùng 6

Báo cáo, biểu mẫu phong phú, đa dạng 6

Quy trình phát triển và dịch vụ hỗ trợ 7

Phát triển phần mềm 7

Dịch vụ hỗ trợ 7

Đối tượng sử dụng 7

Ngành nghề kinh doanh 7

Quy mô doanh nghiệp 7

HƯỚNG DẪN CHI TIẾT SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH 9

Bắt đầu với VsoftBMS.trade 10

Khởi động chương trình 10

Các thao tác và qui ước dùng chung của chương trình 11

Những công cụ tiện ích thường dùng trong chương trình 13

Các tính năng thường dùng khác 16

Phân hệ Quản trị hệ thống – BMS.trade 19

Sơ đồ chức năng 19

Thiết lập cấu hình hệ thống chương trình 19

Thiết lập qui định khác 21

Thiết lập thông tin hiển thị trên báo cáo 21

Cấu hình lựa chọn màn hình hiển thị 21

Quản lý người dùng và phân quyền 22

Quản lý dữ liệu 25

Phân hệ Danh mục thông tin dùng chung 30

Sơ đồ chức năng 30

Danh mục đối tượng 30

Danh mục khác 41

Phân hệ Quản lý Kho hàng 48

Sơ đồ chức năng 48

Danh sách - thống kê 48

Nghiệp vụ liên quan 59

Phân hệ Quản lý mua hàng 62

Sơ đồ chức năng 62

Danh sách thống kê 62

Thực hiện: Mua hàng \ Quản lý mua hàng \ Danh sách Phiếu đặt nhập hàng 62

Báo cáo mua hàng 68

Phân hệ Quản lý bán hàng 70

Sơ đồ chức năng 70

Danh sách thống kê 70

Báo cáo bán hàng 81

Phân hệ Quản lý thu chi 84

Danh sách thống kê 84

Báo cáo thu chi - Quỹ tiền 86

Phân hệ Quản lý nhân sự - tiền lương 88

Quản lý nhân viên 88

Địa chỉ liên lạc và hỗ trợ 91

KHÁI QUÁT CHUNG

Phần mềm “Quản lý kinh doanh – BMS.trade V2010” là phiên bản mới nhất của CTY CP Phần

mềm Trí Tuệ Việt (Vsoft Corporation)

BMS.trade là dòng sản phẩm được xây dựng hoàn toàn mới trên công nghệ và qui trình phần mềm

tiên tiến nhất hiện nay, bên cạnh đó là việc chú trọng vận dụng kinh nghiệm, kiến thức trong suốt quá trình nhiều năm triển khai “Quản lý kinh doanh” đến hơn 600 khách hàng và các yêu cầu phát sinh của khách hàng trong quá trình sử dụng

Những ưu điểm của sản phẩm

Công nghệ tân tiến

Sản phẩm BMS.trade được xây dựng trên công nghệ tân tiến và hiện đại Sản phẩm được chạy trên

nền của hệ điều hành Windows 32bit Font chữ Unicode, cơ sở dữ liệu là SQL Server 2005, giao diện là công nghệ NET

Tổ chức hợp lý

BMS.trade là một sản phẩm phần mềm mức độ vừa, phù hợp với quy mô của các doanh nghiệp

dạng vừa và nhỏ Việc phân chia tổ chức được xác định một cách hợp lý, chia nhỏ thành các phân

Quản lý nhân viên – chấm công - lươngPhân hệ thống kê tất cả các báo cáo trong hệ thốngQuản trị hệ thống

Giao diện đẹp và thân thiện

Các màn hình được thiết kế đơn giản, tiện với công tác nhập liệu, giao diện hướng đến cá nhân hoá theo người dùng, người dùng có thể tự thiết lập các nghiệp vụ, màn hình thương xuyên làm việc, có thể định dạng các danh sách dữ liệu theo yêu cầu công việc

Phân quyền chặt chẽ

BMS.trade quản lý quyền người dùng thông qua chức năng (màn hình) và dữ liệu Các chức năng

Xem, Thêm, Sửa, Xoá, In được thiết kế độc lập làm cho Khách hàng linh hoạt hơn trong việc tổ

chức nhiều người dùng và kiểm soát dữ liệu

Ổn định, xử lý nhanh

Đặc điểm nổi bật nhất của BMS.trade là Tính ổn định Người dùng hoàn toàn yên tâm về dữ liệu

của mình Các thao tác Thêm, Sửa, Xoá được quản lý chặt chẽ Các số liệu đã nhập được ràng buộc

trên nền tảng hệ thống quản lý tổng thể

Cơ sở dữ liệu BMS.trade được xây dựng, tối ưu hóa và khai thác triệt để điểm mạnh trên công

nghệ của Microsoft SQL Server Cho phép lưu dữ liệu lớn hàng Tetrabyte (1 Tetrabyte = 1024 GB),

do đó khách hàng hoàn toàn yên tâm với dữ liệu lớn của mình Dữ liệu tuyệt đối an toàn nhờ sự sao lưu dự phòng của công nghệ tiên tiến này

Các thủ tục xử lý và truy xuất dữ liệu được phân chia tối ưu, do đó tốc độ tính toán và xử lý rất nhanh

Tính năng mở và mềm dẻo

BMS.trade cung cấp nhiều lựa chọn để người dùng có thể tùy biến chương trình phù hợp với

phương thức hoạt động của mình Người dùng có thể quy định chi tiết hệ thống các phương thức thu, chi, xuất nhập, các loại nguyên tệ, loại chứng từ, kiểu định dạng số (phần nguyên và phần thập phân) Hơn nữa, người dùng có thể tự mình điều chỉnh hoặc thiết lập mới các báo cáo cho riêng doanh nghiệp của mình

BMS.trade được thiết kế, xây dựng nhằm tận dụng tối ưu hệ thống mạng máy tính Với một máy

chủ đủ mạnh, BMS.trade không hạn chế về số lượng người sử dụng (hỗ trợ hàng trăm người dùng

cùng một lúc)

Ngoài ra, BMS.trade chạy tốt trên máy đơn (chỉ có một máy) mà không gặp bất cứ trở ngại nào.

Báo cáo, biểu mẫu phong phú, đa dạng

BMS.trade cung cấp hệ thống các báo cáo rất phong phú, đa dạng BMS.trade luôn hướng tới các

báo cáo quản trị toàn diện nhằm đánh giá một cách chính xác, khách quan về tình hình kinh doanh của các Doanh nghiệp

Tất cả các báo cáo đều có thể lọc theo nhiều tiêu thức khác nhau Từ đó làm cho các báo cáo trở nên sinh động, dễ hiểu và dễ so sánh

Quy trình phát triển và dịch vụ hỗ trợ

Việc phát triển phần mềm cùng các dịch vụ đi kèm như là tư vấn huấn luyện, khắc phục lỗi,… được

tổ chức thành các phòng ban và thực hiện theo một quy trình chuẩn rất khoa học và chuyên nghiệp

Phát triển phần mềm

Quá trình phát triển BMS.trade được kiểm soát bằng một quy trình hết sức chặt chẽ Các tính năng đưa vào BMS.trade được khảo sát và nghiên cứu kỹ, việc thiết kế các chức năng và lập trình được

triển khai đồng bộ dựa trên sự phân công và phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận

Bên cạnh đó, mỗi tính năng của chương trình đều được trải qua quá trình kiểm tra chất lượng nghiêm khắc, tỉ mỉ trước khi đưa vào ứng dụng tại khách hàng Nhằm đảm bảo tính ổn định cao

nhất trong quá trình sử dụng BMS.trade.

Dịch vụ hỗ trợ

Bên cạnh việc chú tâm cho công tác phát triển phần mềm, chúng tôi luôn luôn chú trọng khâu dịch

vụ hỗ trợ đi kèm

Công ty đã xây dựng đội ngũ nhân viên tư vấn và triển khai ứng dụng có chuyên môn cao Đảm bảo

việc ứng dụng BMS.trade vào doanh nghiệp đạt hiệu quả cao nhất

BMS.trade xem dịch vụ bảo hành, bảo trì là một yếu tố “cốt lõi” của mình trong quá trình phát

triển Bộ phận bảo hành và bảo trì BMS.trade là các chuyên viên có trình độ chuyên môn cao, tận

tụy, nhiệt tâm với công việc, sẵn sàng phục vụ mọi yêu cầu của khách hàng

Bên cạnh đó, việc ứng dụng các kỹ thuật mới trên môi trường Internet là một điểm tiện lợi, tiết kiệm nhiều chi phí cho khách luôn được chúng tôi chú trọng

Đối tượng sử dụng

Ngành nghề kinh doanh

BMS.trade ứng dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp hoạt động trong nhiều ngành nghề, lĩnh vực

kinh doanh khác nhau như thương mại, dịch vụ, dược phẩm, xây dựng, sản xuất, Sự kết hợp chặt chẽ giữa các phân hệ và tiêu thức phân tích số liệu tạo ra giải pháp thích hợp cho từng ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh

Quy mô doanh nghiệp

Chương trình được thiết kế mở và hết sức mềm dẻo, BMS.trade có thể ứng dụng được cho cả

doanh nghiệp có quy mô nhỏ cho tới những doanh nghiệp có quy mô lớn

HƯỚNG DẪN CHI TIẾT SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH

Phần này sẽ hướng dẫn chi tiết việc khai thác sử dụng toàn bộ Phần mềm quản lý kinh doanh

BMS.trade, bao gồm các phân hệ và các nhiệm vụ cũng như tổ chức dữ liệu, cách thức xử lý số

liệu và các chức năng của chương trình

Bắt đầu với VsoftBMS.trade

Phần này sẽ hướng dẫn các bước bắt đầu sử dụng BMS.trade và những qui định, thao tác dữ liệu

dùng thường xuyên trong phần mềm Nắm bắt được phần này Bạn có thể tự tin sử dụng và triển

khai BMS.trade dễ dàng, BMS.trade được thiết kế đồng nhất, thống nhất các qui định thao tác sử

dụng

Khởi động chương trình

Bạn có thể chạy chương trình từ biểu tượng từ màn hình desktop hoặc từ đường dẫn “Start -> Programs -> Vsoft Corporation -> BMS.trade -> Vsoft BMS.trade V2010”, hoặc từ thư mục cài đặt C:\ Program files\Vsoft Corp\BMS.trade\VsoftBMS.desktop.exe”

Sau khi chạy chương trình, nếu chương trình của bạn có cấu hình kết nối với máy chủ CSDL là đúng và kết nối được thì hình đăng nhập xuất hiện:

Nếu chương trình chưa có cấu hình kết nối với máy chủ CSDL hoặc cấu hình hiện tại bị sai không kết nối được với máy chủ thì màn hình yêu cầu nhập thông tin về máy chủ CSDL sẽ xuất hiện (đây

cũng là màn hình cho phép thay đổi làm việc với một dữ liệu khác - nếu có nhiều sổ dữ liệu):

- Tên – IP máy chủ: là tên (có thể là địa chỉ mạng) của máy chủ dữ liệu cài đặt trong hệ thống, như

nêu trong phần cài đặt máy chủ dữ liệu thì mặc định sẽ là tênmáytính\BMSServer, có nhập vào ô này.

- Nếu không biết chính xác máy chủ dữ liệu trên hệ thống của mình, Bạn có thể dùng tiện ích “Tìm

máy chủ”, khi này chương trình sẽ tìm kiếm tất cả các máy chủ dữ liệu chạy MS SQL 2005 và đưa vào ô Tên – IP máy chủ Bạn chỉ việc tìm và chọn trên ô này.

- Muốn kết nối đến máy chủ dữ liệu người dùng phải biệt tài khoản có quyền đăng nhập vào máy chủ

dữ liệu này (tài khoản này không phải là tài khoản dùng để chạy chương trình) thường tên đăng

Tên đăng nhập mặc định ban đầu là admin với mật khẩu là 1

Có thể ghi nhớ lại mật khẩu để lần sau không cần phải nhập bằng cách chọn vào ô

“Ghi nhớ mật khẩu”

Chọn “Thông tin kết nối” trong trường hợp muốn thay đổi máy chủ dữ liệu làm việc

Sever key: là địa chỉ IP của máy tính gắn

khoá cứng USB, nếu máy đơn sẽ là: 127.0.0.1

nhập là sa và mật khẩu do người quản trị máy chủ nắm giữ (Vsoft mặc định khi cài đặt máy chủ dữ

liệu, nêu khi chạy chương trình chỉ cần để mặc định và kết nối)

- Sau khi đã nhập tài khoản có quyền đăng nhập vào máy chủ dữ liệu đã chọn, nhấn “Kết nối” Lúc

này chương trình sẽ tìm trên máy chủ dữ liệu những dữ liệu nào phù hợp với BMS.trade (trường hợp bạn chạy nhiều dữ liệu thì sẽ có nhiều lựa chọn ở đây) Bạn chọn dữ liệu làm việc và nhấn lưu để quay lại màn hình đăng nhập đề vào làm việc.

Sau khi đăng nhập thành công màn hình chính của chương trình xuất hiện cho phép lựa chọn chức năng làm việc

Mặc định (trang chủ) sẽ là “Bàn làm việc” của người dùng tương ứng, có thể tuỳ biến các chức năng nghiệp vụ mặc định cho từng người dùng

Các thao tác và qui ước dùng chung của chương trình

Qui ước dùng phím tắt

F2: Lưu dữ liệu

F3: Tìm kiếm nhanh trên các danh sách dữ liệu

F5: Làm mới, nạp lại dữ liệu trên các danh sách dữ liệu

F6: Hiệu chỉnh đối tượng, chứng từ nghiệp vụ được chọn

ESC: Thoát màn hình hay dừng lệnh đang thực hiện

ENTER: Thực hiện nút lệnh đang chọn, hoặc xác nhận thao tác hoặc di chuyển sang ô chức năng khác

TAB: Di chuyển sang ô điều khiển tiếp theo

Ctrl+T: Thêm mới đối tượng, chứng từ nghiệp vụ

Del: Xoá đối tượng, chứng từ nghiệp vụ

Ctrl+V: Điều chỉnh tiêu dề hiển thị, định dạng dữ liệu trên danh sách dữ liệu

Ctrl+P: In Ấn

Ctrl+I: Đưa dữ liệu vào từ file Excell theo mẫu

Ctl+E: Xuất dữ liệu ra file Excell

Qui ước nút lệnh chức năng

Thêm mới đối tượng, chứng từHiệu chỉnh đối tượng, chứng từXóa đối tượng, chứng từLưu dữ liệu và tiếp tục nhập mớiThoát màn hình nhập liệu

Lưu dữ liệu và thoát màn hình nhập liệu

In ấn chứng từ nghiệp vụ liên quanDuyệt thông tin chi tiết các chứng từ, đối tượng

Thanh nhóm phân hệ quản lý chính (Thanh công cụ chính)

Nút công cụ này chứa tất cả các nghiệp vụ về danh mục, các danh sách của hệ thống

Nút công cụ này chứa các nghiệp vụ về quản lý kho hàng

Gồm các nghiệp vụ quản lý mua hàng như: Đặt mua hàng, Nhập hàng mua…

Gồm các nghiệp vụ quản lý bán hàng như: Báo giá, Đặt hàng bán, Xuất hàng bán

Gồm các nghiệp vụ quản lý thu chi – quỹ tiền

Gồm các nghiệp vụ quản lý nhân viên như : chấm công; tính lương

Gồm các hệ thống báo cáo – thống kê

Gồm các công cụ - tiện ích quản lý hệ thống chương trình

Hệ thống trợ giúp

Các nút duyệt màn hình chương trình đã mở hay qua về Bàn làm việc

Thực hiện một chức năng, nghiệp vụ, báo cáo

Là các nút chức năng mà cần sử dụng để thực thị một nghiệp vụ hay các báo cáo Thường có hai nơi bạn có thể thực hiện việc này:

Khi chọn chức năng trên thanh công cụ chính, danh sách các nghiệp vụ tương ứng xổ xuống, chọn nghiệp vụ cần thực hiện

Cách khác, từ thanh menu truyền thống của chương trình (menu chính) chọn chức năng cần thực hiện

Những công cụ tiện ích thường dùng trong chương trình

Dùng thực đơn chức năng (menu popup)

Hầu hết các nghiệp vụ, màn hình chương trình đều cung cấp việc sử dụng các chức năng thông qua thực đơn phụ khi nhấn chuột phải trên màn hình (Menu popup) Một trong các menu popup thường dùng nhất và các nhiều tính năng là menu popup trên các danh sách dữ liệu, sổ chứng từ

Chỉ cần chọn chức năng cần dùng trên menu popup là bạn có thể nhanh chóng mở nghiệp vụ liên quan tương ứng

Với nhiều đối tượng khác nhau, chương trình có thêm những chức năng riêng trên menu popup để người dùng nhanh chóng tham khảo qua các đối tượng, nghiệp khác

Ví dụ: có thể lập phiếu xuất hàng từ danh sách hàng hoá, hay từ danh

sách khách hàng, …

Tìm kiếm mở rộng

Trên từng danh sách ngoài các ô tìm kiếm trên mỗi cột ở đầu danh sách

Chỉ cần nhập giá trị vào trên các ô ‘màu đỏ’ tương ứng thì chương trinh sẽ lọc ra các dữ liệu trùng với giá trị nhập

Lưu ý: Mặc định việc tìm kiếm sẽ lọc theo từ trái sang phải để chọn ra dữ liệu cần tìm (hay gần

đúng

Ngoài ra, người dùng có thể tìm kiếm mở rộng (tìm theo cột liên quan không hiện thị trên danh sách, nhiều toán tử, …) bằng cách chọn chức năng “Tìm kiếm” trên menu popup, hoặc nhấn F3

Định dạng dữ liệu trên màn hình danh sách

Đây là tiện ích rất hữu dụng cho người dùng khai thác chương trình Bất kỳ danh sách đối tượng, danh sách chứng từ nghiệp vụ phát sinh, hay dữ liệu báo cáo (nói chúng là tất cả các danh sách dữ liệu có trong chương trình) người dùng đề có thể thay đổi, tuỳ chỉnh định dạng của các danh sách

dữ liệu này bao gồm: tiêu đề cột dữ liệu, chọn / bổ các cột, thay đổi vị trí các cột, định dạng hiển thị từng cột và vị trí dữ liệu, cho phép nhóm một hay nhiều cột, thiết lập cơ chế tự động chiều rộng cột, chiều cao dòng dữ liệu, tổng kết cột theo dạng tổng cộng hay đếm, …

Thực hiện: Tại các danh sách, nhấn Ctrl + V hay chọn ‘Điều chỉnh hiển thị’ từ popup menu, màn

hình dịnh dạng dữ liệu xuất hiện chương trình hỗ trợ cho phép người dùng tự định nghĩa lại các tên cột, chọn hoặc ẩn các cột dữ liệu hiện trên danh sách, sổ chứng từ

Muốn ẩn hay hiển thị cột trên danh sách thì chọn/ bỏ chọn trên cột 'Hiển thị'

Muốn thay đổi tên cột hiển thị thì thay đổi trực tiếp trên cột 'Tựa đề' tương ứng

- Nhập giá trị cần so sánh vào “Giá trị cần tìm”

- Chọn cột dữ liệu để so sách ở “Cột dữ liệu”

- Chọn toán tử ở “So sách”

- Nhấn nút “Tìm (F3): dữ liệu sẽ được tìm hiển thị

trên danh sách gọi chức năng tìm kiếm.

Muốn cấu hình định dạng dữ liệu dùng cột 'Định dạng dữ liệu': thông thường định dạng hiển thị số (số lượng, số tiền) - #,##0.## (.00 : luôn hiển thị số thập phân dùng có giá trị là 0).

Cũng có thể canh trái, phải, giữa các dữ liệu trên danh sách cũng như tiêu đề

Có thể chọn hiển thị cột tính tổng (sum) hay đếm số dòng của từng cột dữ liệu và xuất hiện vào cuối danh sách

Có thể bật tắt tính năng cho phép nhóm cột trên danh sách: ‘Nhóm cột/ không’ , khi bật tính năng này thì trên danh sách dữ liệu bạn có thể kéo một hay nhiều cột lên thành nhóm

Xem báo cáo, dữ liệu báo cáo và in ấn

Chọn báo cáo muốn xem trong danh sách báo cáo:

Có thể xem nhanh định dạng, mẫu của báo cáo qua hình ví dụ khi click chuột vào tên báo cáo tương ứng

Có thể điều chỉnh lại mẫu báo cáo (yêu cầu: cần cài Crystall Report 9,2 và biết cách sử dụng) Chọn

“mở file report” chương trình sẽ mở file báo cáo gốc cho phép hiệu chỉnh

Chọn các điều kiện cần báo cáo trên các ô “Chọn điều kiện”

Chọn “In ấn (Ctrl+P) để xem mẫu báo cáo trước khi in

Nếu cần xem nhanh dữ liệu báo cáo với các điều kiện đã chọn, nhấn nút “Xem dữ liệu”

Dữ liệu trên màn hình này giống với mẫu in.

Đây là tiện ích rất mở rộng cho phép người dùng lọc và xem chi tiết các dòng dữ liệu báo cáo (vì ở mẫu in bạn không thể làm điều này) Bên cạnh đó có thể xuất ra file Excel với khung và định dạng như dữ liệu đã chọn trên danh sách dữ liệu (Mẫu in không cho phép tuỳ chỉnh có cột dữ liệu khi thực thi; Mẫu xuất Excel thường có cột và dòng không theo ý muốn)

Các tính năng thường dùng khác

Lưu ý khi nhập dữ liệu trên các màn hình

Các thông tin có dấu (*): là thông tin cần nhập và không được trùng với dữ liệu đã có.

Thông tin <Thứ tự>: dùng để sắp xếp ưu tiên hiển thị trong các danh mục <Thứ tự> càng nhỏ ưu

tiên càng cao

Dòng chữ màu xanh có hiệu ứng: (vd : ) cho phép chọn nhanh từ danh sách đối tượng hoặc có thể thêm mới nhanh đối tượng từ danh sách này

Chọn hình ảnh cho đối tượng (Nhân viên, KH-NCC, Hàng hoá) : trên vùng chứa hình ảnh nhấp

phải chuột, xuất hiện menu chức năng Ngoài ra có thể nhấp chọn

để chọn hình hay nếu xoá chọn vào để chọn lại hình khác

phép liên kết đến màn hình thêm mới

Chọn dữ liệu theo khoảng thời gian

Chức năng xem danh sách chứng từ theo thời gian được bố trí theo các lựa chọn sau: chọn theo các gợi ý (hôm nay, hôm qua, tháng này, …) hoặc chọn theo khoảng thời gian bằng cách chọn vào “tuỳ chọn” trên danh sách thời gian Màn hình tuỳ chọn xuất hiện và bạn tự chọn thời gian muốn xem báo cáo



Làm việc với màn hình là danh sách dữ liệu

Trong chương trình Bạn sẽ làm việc với nhiều các màn hình dạng danh sách, các danh sách này được xây dựng với nhiều tính năng thuận tiện trong việc sử dụng và tra cứu dữ liệu, và thống nhất ở mọi nơi

Hai chức năng “Chọn dữ liệu theo thời gian” và “Định dạng dữ liệu trên màn hình danh sách” đã được trình bày ở trên Ngoài ra còn có các thao tác, nghiệp khác:

Ngoài các chức năng thường dùng trên thanh công cụ của mỗi danh sách, có thể sử dụng thêm các

chức năng khác bằng cách click chuột phải trên danh sách để dùng pop menu (như trình bày ở phần

trước) hoặc dùng các phím tắt Chức năng mở rộng thường là:

Thêm; Hiệu chỉnh/Xem (mặc định là Xem, Bạn có thể nhấn đúp chuột trên dòng dữ liệu đểm làm việc này); Xoá: có chức năng này đều được phân quyền

Refesh (F5): là chức năng cập nhật lại dữ liệu mới nhất cho danh sách

In ấn: thường là In danh sách đang chọn, hoặc là chứng từ đối với các danh sách là sổ phiếu

Nhập từ Excel: chức năng cho phép tạo dữ liệu cho danh sách đang chọn từ một file Excel, với các loại danh mục thì việc nhập từ file Excel sẽ theo công cụ “Import dữ liệu” sẽ trình bày ở phần sau, ngoài ra thì mẫu file Excel là file có dạng như khi “Xuất ra Excel”

Xuất ra Excel: chức năng xuất ra danh sách dữ liệu hiện tại lưu vào một file excel với định dạng tương tự

Nghiệp vụ: chức năng này tự động lập nghiệp vụ và đưa dữ liệu đang chọn vào nghiệp vụ đó

Sao chép thành: cho phép copy dữ liệu đang chọn thành dữ liệu của nghiệp vụ liên quan

Có thể dùng chuột kéo / thả vị trí của các cột trên danh sách cũng như thay đổi chiều rộng

Lưu ý: để lưu các trạng thái thay đổi này cố định cho những lần mở chương trình khác, sau khi thay

đổi bạn vào chức năng “Điều chỉnh hiển thị” (Crtl+V) để lưu lại

Phân hệ Quản trị hệ thống – BMS.trade

Là phân hệ cung cấp chức năng mang tính quản trị hệ thống như: Sao lưu dữ liệu, phục hồi dữ liệu, quản lý người dùng, phân quyền, định nghĩa các giao diện của hệ thống, theo dõi sự kiện, kết sổ, khoá sổ, …

Sơ đồ chức năng

Thiết lập cấu hình hệ thống chương trình

Đây là chức năng quan trọng để thiết lập cấu hình, tổ chức dữ liệu phù hợp với đặc thù kinh doanh của từng doanh nghiệp Có nhiều thiết lập chỉ thực hiện một lần và không thể thay đổi trong quá trình sử dụng, cần lưu ý các trường hợp này

Thực hiện: vào mục “HỆ THỐNG” trên thanh công cụ chính hoặc menu chính, chọn “Thiết lập

thông tin hệ thống”

Cấu hình chung

Nhập các thông tin về công ty ở những ô tương ứng trong phần “Thông tin công ty”, các giá trị này

sẽ được dùng để hiển thị trong các mẫu chứng từ, báo cáo

Chọn loại tiền tệ chính để sử dụng trong mục “Loại tiền tệ” Lưu ý khi chương trình đã có phát sinh

dữ liệu thì không được thay đổi

Nhập số thập phân qui định cho tiền tệ và số lượng phù hợp với việc tính toán của bạn (Ví dụ: dùng

mặc định tiền tệ VND thì số lẻ là 0, còn USD thì số lẻ nên là 2 )

“Kiểm tra hàng tồn / không”: mặc định không ràng buộc phải có hàng tồn mới xuất, nếu ràng buộc thì chọn vào ô này

“Sử dụng barcode / không”: mặc định là không, các màn hình chọn hàng hoá sẽ thiết lập cho bạn chọn bằng tay, ngược lại nếu dùng thiết bị đọc mã vạch thì bạn chọn vào đây

“Tính thuế sau chiết khấu/trước” giúp thiết lập phương pháp tính thuế

“Tính hoa hồng trước giảm giá/sau”: giúp thiết lập phương pháp tính tiền hoa hồng

Cấu hình mã chứng từ, mã các đối tượng

Thiết lập cấu hình này chọ phép người dùng tự định nghĩa mã số chứng từ khi tạo lập phát sinh tự động cũng như mã các đối tượng: Khách hàng – nhà cung cấp, hàng hoá, nhân viên

Cấu hình số phiếu chứng từ: theo định dạng xxx-prefixđịnhdạng hoặc xxx-địnhdạngprefix Trong đó:

xxx là số phát sinh tự động tăng theo cũng định dạng trong chứng từ

Prefix là chuỗi ký tự người dùng tự định nghĩa, có thể ở trước hoặc sau phần định dạng, được qui định trong “vị trí prefix”

Định dạng được qui ước theo các tuỳ chọn: yyyy (theo năm hiện tại) MM/yy (theo tháng và năm hiện tại), dd/MM/yyyy hay dd/MM/yy (theo ngày tháng năm hiện tại)

Cấu hình phát sinh mã hàng hoá: có thể chọn phát sinh tự động hoặc nhập tay khi tạo, nếu phát sinh

tự động, mã sẽ phát sinh có dạng xxxprefix hay prefixxxx

xxx có thể chọn tăng dần theo số tự nhiên không có prefix.

xxx có thể chọn tăng dần theo mã nhóm hàng tương ứng, lúc đó prefix chính là mã nhóm hàng, và

vị trí có thể chọn trước hoặc sau

xxx có thể chọn tăng dần với prefix tự định nghĩa

Cấu hình phát sinh tự động mã khách hàng – nhà cung cấp, nhân viên tương tự với mã hàng hoá

Thiết lập qui định khác

Đây là thiết lập về các phương thức thu chi, xuất nhập được người dùng tự qui định trong hệ thống

để khi làm việc chương trình tự biết mà thực hiện các phương thức hệ thống phù hợp như: Chi hoa hồng, chi tiền lương, tạm ứng, …

Các phương thức được chọn từ danh sách các phương thức khác được định nghĩa trong phần danh mục

Thiết lập thông tin hiển thị trên báo cáo

Chức năng này cho phép tắt hay mở một thông tin nào cần hiển thị hoặc không hiển thị trên tiêu đề của báo cáo

Cấu hình lựa chọn màn hình hiển thị

Là tiện ích giúp tuỳ chọn màn hình làm việc mặc định ở tất cả các phân hệ hay nghiệp vụ liên quan,

cá nhân hoá cho ‘bàn làm việc’, mặc định các người dùng mới sẽ dùng cấu hình hiển thị này cho “ bàn làm việc” của mình”

Cấu hình cho từng phân hệ (Module) chính trong chương trình, module “Trang chủ” là màn hình chính của mỗi người dùng Mỗi module có cấu hình chức năng, nghiệp vụ sẽ chạy tự động khi dùng module đó, cấu hình này có 3 lựa chọn:

“Hiển thị địa chỉ website”: lựa chọn này chương trình sẽ chạy tự động truy cập đến website với địa

chỉ được nhập ở ô dưới (máy tính bạn phải kết nối internet)

“Hiển thị danh sách”: lựa chọn này sẽ chạy nghiệp vụ tương ứng bạn chọn, danh sách nghiệp vụ để

bạn chọn sẽ được dùng mặc định

“Hiển thị hình nền”: khi chọn chức năng này, chương trình sẽ mở hình nền mà bạn đã chọn trên

giữa màn hình khi module tương ứng được dùng

Riêng với “Trang chủ” còn có thể thiết lập các nghiệp vụ, báo cáo, danh sách chứng từ hiển thị trên phía trái màn hình làm việc mỗi khi vào “Trang chủ” Ứng với từng loại danh sách ở phía bên phải trên màn hình thiết lập có thể chọn thêm vào hoặc gỡ bỏ nghiệp vụ tương ứng

Quản lý người dùng và phân quyền

BMS.trade tổ chức người dùng chương trình theo từng nhóm sử dụng, mỗi người dùng được liên

kết với thông tin nhân viên danh sách nhân viên của doanh nghiệp, liên quan đến các nghiệp vụ, giao dịch khác

Các thao tác thêm mới / hiệu chỉnh có màn hình sau

“Hiệu lực”: cho phép người dùng này được quyền sử dụng chương trình/ không

“Quản trị”: cho phép người dùng được quyền hiệu chỉnh, thêm mới, xoá, thay đổi mật khẩu trên danh sách người dùng

“Thay đổi mật khẩu”: tính năng này cho phép đổi mật khẩu của người dùng đang được hiệu chỉnh

“Nhóm người dùng”: chọn từ danh sách nhóm người dùng

“Tên nhân viên”: chọn từ danh sách nhân viên trong danh mục

Thay đổi mật khẩu

Thực hiện: Hệ thống \ đổi mật khẩu hoặc từ màn hình hiệu chỉnh người dùng như trình bày ở

trên

Phân quyền sử dụng

Thực hiện: Hệ thống \ cấp quyền sử dụng

Bên trái màn hình phân quyền là danh sách người dùng theo nhóm người dùng, tại danh sách này có thể Thêm mới / Xem / Hiệu chỉnh / Xoá người dùng bằng cách nhấp chuột để đến menu popup.Màn hình bên phải là danh sách các chức năng cần phân quyền được nhóm theo từng nhóm nghiệp

vụ quản lý, các danh mục quyền này đã được hệ thống qui định sẵn

Các quyền trên một chức năng thường sẽ là (không phải lúc nào một chức năng cũng có nhiều quyền):

“Chạy\Xem” là quyền cho người dùng được truy cập chức năng này Ví dụ: mở danh sách phiếu

xuất, danh sách khách hàng, …

“Thêm” là quyền được thêm mới một nghiệp vụ, chứng từ, đối tượng

Xoá, Sửa là quyền được hiệu chỉnh, xoá với chức năng nghiệp vụ tương ứng

Muốn cấp quyền hoặc gỡ bỏ chỉ cần chọn hoặc bỏ chọn chức năng của quyền

Nếu phân quyền cho một nhóm người dùng thì các người dùng trong đó sẽ được cài đặt luôn quyền của nhóm

Nếu phân quyền trên một nhóm chức năng thì các chức năng trong đó cũng được cài đặt luôn như nhóm

Có thể chọn quyền riêng cho từng người dùng trong cùng một nhóm người dùng, hoặc chức năng riêng cho từng nhóm quyền.

Có thể lưu lại việc cài đặt quyền sau khi đã chọn các quyền một lượt (không cần mỗi lần chọn mỗi lần lưu)

Quản lý dữ liệu

Import dữ liệu từ file Excel

Thực hiện: Hệ thống \ Import dữ liệu từ file Excel

Chọn mục dữ liệu cần import vào chương trình

Chọn file dữ liệu (file Excel) từ nút “…”

Dữ liệu từ file Excel sẽ được hiển thị trên ô lưới “Dữ liệu từ file Excel”, với các cột là cột từ file Excel

-Điểm tiện ích nhất ở chức năng này là bạn không cần phải có mẫu file Excel chính xác theo chương trình và điền dữ liệu vào mẫu này mà ở đây người dùng có thể tự qui định, định nghĩa trong qua trình Import

Tại ô lưới “Cột dữ liệu tương ứng”, tuỳ từng mục cần Import chương trình sẽ liệt kê các cột (các

trường dữ liệu) trong cột đầu tiên của lưới này, các cột có màu hồng là những cột mà hệ thống bắt

buộc phải có trong dữ liệu Import

Cột thứ 2 của “Cột dữ liệu tương ứng” là các cột có trong file Excel được chọn Ứng với một cột dữ liệu trong mục cần Import, chọn một cột thích hợp trong file Excel để gán vào, khi Import chương trình sẽ chuyển dữ liệu từ file Excel vào cột dữ liệu chương trình tương ứng Lưu ý là phải chọn dữ liệu cho các cột bắt buộc

Cột “Chọn Import” cho phép bạn chỉ Import những cột dữ liệu tuỳ chọn

Trên lưới “Dữ liệu từ file Excel, có thể hiệu chỉnh, xoá, trước khi chọn Import

Sau khi xong các bước nhấn nút “Nhập dữ liệu” để hoàn tất Nút “Kiểm tra” giúp kiểm tra dữ liệu file Excel có phù hợp với mục cần Import hay không, cảnh báo các phần dữ liệu bị sai

Import dữ liệu từ file Access

Tiện ích này là công cụ chuyển dữ liệu từ hệ thống chương trình cũ chạy trên file Access vào hệ thống chương trình mới Công cụ chỉ hỗ trợ các dữ liệu chương trình cũ đã kết sổ

Thực hiện: Hệ thống \ Import dữ liệu từ file Access

Nhấn nút “…” chọn fiel Access cần Import, chương trình sẽ tự động phân tích dữ liệu trên file Access và chuyển vào danh sách tương ứng Quá trình chuyển vào hệ thống cũng tự động chuyển font chữ của hệ chương trình cũ là ABC thành font Unicode tương thích với chương trình mới.Bạn có thể kiểm tra lại dữ liệu và hiệu chỉnh trên đó trước khi đưa vào chương trình Lưu ý: Có một

số dữ liệu là liên quan với nhau, nên khi hiệu chỉnh bạn phải chú ý cẩn thận

Nhấn “Nhập dữ liệu” để đưa tất cả dữ liệu vào chương trình

Khi cần xuất ra file Excel để lưu trữ hay xem các dữ liệu cũ, nhấn “Xuất Excel”

Sao lưu dự phòng

Thực hiện: Hệ thống \ Sao lưu dự phòng

Lưu ý: Dữ liệu sẽ được dự phòng sẽ được lưu tại đường dẫn trên máy chủ (máy tính cài cơ sở dữ

liệu đang thao tác)

Phục hồi dữ liệu

Sao lưu dự phòng

Thực hiện: Hệ thống \ Sao lưu dự phòng

Chọn file dữ liệu đã dự phòng trước đây và muốn phục hồi lại

Chọn thư mục sẽ lưu trữ các file sau khi phục hồi

Lưu ý các file và folder ở đây đều trên máy chủ làm việc

Khoá sổ nghiệp vụ

Thực hiện: Hệ thống \ Khoá sổ nghiệp vụ

Đây là nghiệp vụ cho phép khoá sổ số liệu sổ sách theo từng nhóm nghiệp vụ, những nghiệp vụ đã khoá sổ, người dùng sẽ không được thay đổi các dữ liệu liên quan có ngày chứng từ nhỏ hơn thời gian chọn khoá sổ

Trên màn hình sẽ hiển thị thời gian khoá sổ gần đây nhất (cột đến ngày) cho từng nghiệp vụ, để thiết lập ngày khoá sổ mới tương ứng với từng nghiệp vụ chỉ cần thay đổi thời gian trên cột “Đến ngày”, và nếu muốn bỏ/ cài đặt khoá sổ nào thì chọn trên cột “Hiệu lực”

Kết sổ

Thực hiện: Hệ thống \ Kết sổ

Đây là nghiệp vụ cho phép kết sổ tất cả các số liệu chuyển cuối kỳ (tại thời điểm kết sổ) lên thành đầu kỳ và xóa tất cả dữ liệu phát sinh trong hệ thống, trường hợp này thường sử dụng khi chuyển sang kỳ kế toán mới

Bạn lưu ý cần phải thực hiện dự phòng dữ liệu trước khi thực hiện kết sổ Dự phòng để khi cần xem

dữ liệu chi tiết cũ bạn có thể phục hồi lại để xem

Khi kết sổ hệ thống sẽ giữ lại một số thông tin chi tiết của số liệu kết sổ, người dùng có thể xem lại nhanh chóng

Thiết lập bàn làm việc

Thực hiện: Hệ thống \ thiết lập bàn làm việc

Nghiệp vụ này cũng giống phần thiết lập bàn làm việc mặc định trong mục “Thiết lập thông tin hệ thống” đã trình bày Ở phần thiết lập này sẽ thiết lập riêng cho người dùng hiện tại

Theo dõi sự kiện

Thực hiện: Hệ thống \ theo dõi sự kiện.

Đây là danh sách thống kê lại các thao tác liên quan đến thay đổi chứng từ nghiệp vụ, hay các nghiệp vụ về hệ thống của tất cả các người dùng khi sử dung phần mềm

Các sự kiện được theo phân loại để dễ dàng tra cứu

Bạn có thể chọn khoảng thời gian cần tra cứu ở ô “Thời gian” hoặc là chọn tất cả Bạn chọn loại sự kiện từ “Loại sự kiện” để lọc Bạn có thể tìm kiếm các thông tin sự kiện bằng các tính năng tìm kiếm trên khung lưới của chương trình

Để xoá, Bạn có thể chọn dòng dữ liệu cần xoá, sau đó nhấn nút ‘Xoá’

Phân hệ Danh mục thông tin dùng chung

Phân hệ danh mục thông tin dùng chung là một phân hệ quản lý liệu danh mục và thiết lập hệ thống ban đầu Dữ liệu danh mục bao gồm: khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, hàng hoá, … Dữ liệu thiết lập bao gồm: các phương thức thu – chi –nhập – xuất, mức giá, ca làm việc, kỳ hạn thanh toán,

Thao tác các chức năng trong nghiệp vụ:

Tìm kiếm: muốn tìm kiếm nhanh nhóm khách hàng - nhà cung cấp có trong danh sách, bạn chỉ cần

đánh ký tự tìm kiếm vào ô tìm kiếm tương ứng theo thuộc tính đó

Sắp xếp: có thể sắp xếp lại danh sách theo thứ tự tăng đến giảm hay ngược lại Bạn chỉ cần nhấp

chuột vào tên cột thuộc tính cần sắp xếp, còn sắp xếp theo chiều ngược lại thì nhấp chuột vào thuộc tính đó thêm một lần nữa

Hiệu chỉnh: Trong danh sách nhóm đối tượng chọn nhóm cần hiệu chỉnh, nhấn vào nút hiệu chỉnh

để hiệu chỉnh lại thông tin và nhấn lưu hoặc dùng phím tắt (F2) là hiệu chỉnh xong.

Xóa: nhấn vào nút xóa để xóa nhóm đối tượng Điều kiện để xóa một nhóm đối tượng là nhóm đối

tượng đó không chứa bất kỳ đối tượng nào phát sinh trong nghiệp vụ (nhập, xuất hàng)

Công cụ tiện ích: Nhấp phải chuột trên danh sách nhóm khách hàng – nhà cung cấp, màn hình hiển

thị các tính năng của chương trình, có thể chọn thao các các tính năng này như: thêm mới, hiệu chỉnh, xóa, in ấn,…(đã giới thiệu ở phần trên)

Thêm mới: Để thêm mới Nhóm khách hàng - nhà cung cấp, nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím

tắt “Ctrl+T”

Nhập thông tin: Nhập thông tin vào mã nhóm đối tượng (KL), ký tự tối đa cho mã đối tượng là 30

ký tự, nhập tên nhóm đối tượng (Khách lẻ).

Lưu: Nhấn nút lưu với phím tắt (F2) là hoàn thành thêm mới một nhóm đối tượng và tiến hành

nhập thông tin nhóm đối tượng tiếp theo cho đến khi hoàn thành việc thêm mới nhóm đối tượng

Lưu thoát: Nhấn vào nút lưu và thoát với phím tắt (F4) là hoàn thành việc thêm mới nhóm đối

tượng và thoát khỏi màn hình thêm mới

Thoát: Sau đó, nhấn vào nút thoát với phím tắt (ESC) để thoát khỏi màn hình nhóm đối tượng.

Lưu ý: Thông tin dầu (*) là thông tin bắt buộc phải nhập liệu trong chương trình (Xem phần giới

thiệu quy ước nhập thông tin)

Xóa: Khi muốn xóa nhóm khách hàng- nhà cung cấp, bạn phải xóa các khách hàng - nhà cung cấp

có cấp thấp hơn chứa trong nhóm khách hàng - nhà cung cấp, khi đó mới tiếp tục xóa được nhóm khách hàng - nhà cung cấp

Liệt kê danh mục: vào danh mục chọn thanh công cụ, hệ thống sẽ liệt kê danh mục (đã giới thiệu ở

phần thanh công cụ chính)

Thực hiện: Danh mục \ Khách hàng – nhà cung cấp

Công cụ tiện ích: Các chức năng tiện ích có trong chương trình khi bạn nhấp phải chuột đã giới

thiệu ở phần (Giới thiệu chung của chương trình)

Nghiệp vụ: Ngoài những chức năng tiện ích trên, còn thể hiện chức năng “Nghiệp vụ” liên quan

Trong danh sách khách hàng - nhà cung cấp

Nhà cung cấp: Nếu bạn chọn “Nhà cung cấp” thì là những nghiệp vụ liên quan: Đặt hàng nhập;

Nhập hàng mua; Xuất hàng trả lại; Chi tiền công nợ

Khách hàng: Nếu bạn chọn “Khách hàng” thì là những nghiệp vụ liên quan: Đơn giá; Đơn hàng

xuất; Xuất hàng bán; Nhập hàng trả lại; Thu tiền công nợ

Thêm mới: Để thêm mới khách hàng - nhà cung cấp nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt

“Ctrl+T”

Nhập thông tin: nhập thông tin về khách hàng – nhà cung cấp bao gồm những thông tin: Mã

KH-NCC, Tên KH-KH-NCC,… Trong những thông tin như : Nhóm KH-KH-NCC, Nhân viên phụ trách, Quốc gia, Tỉnh thành, Quận huyện thì bạn chọn thêm mới trực tiếp trên KH-NCC rất linh hoạt cho bạn trong việc nhập liệu

có thể chọn khách hàng hay nhà cung cấp, trong chương trình còn cho phép có thể vừa chọn đối tượng khách hàng và nhà cung cấp Chọn hình ảnh khách hàng – nhà cung cấp tương ứng (nếu có)

Liên hệ: nhấp phải để thêm mới danh sách người liên hệ hay chọn từ danh sách.

Lưu:Tiếp theo, nhấn nút lưu để lưu thông tin khách hàng - nhà cung cấp.

Lưu và thoát: Nhấn vào nút lưu và thoát là lưu lại dữ liệu và thoát khỏi màn hình đang nhập liệu Thoát: Nhấn vào nút thoát để thoát khỏi việc nhập về thông tin khách hàng.

Lưu ý: khách hàng – nhà cung cấp viết tắt là KH-NCC

Công nợ đầu kỳ

Thể hiện công nợ đầu kỳ của các khách hàng – nhà cung cấp Đồng thời có thể cập nhật công nợ đầu kỳ của khách hàng – nhà cung cấp tại đây

Thực hiện: Danh mục \ Công nợ đầu kỳ

Công cụ tiện ích: có trong chương trình khi bạn nhấp phải chuột (Đã giới thiệu ở phần Giới thiệu

chung của chương trình)

Thao tác các chức năng:

Trong công nợ đầu kỳ nếu là đối tượng khách hàng thì chỉ cần nhập vào “Số tiền phải thu” , còn nếu là đối tượng nhà cung cấp thì chỉ cần nhập vào “Số tiền phải trả” Còn đối tượng vừa nhà cung cấp và vừa là khách hàng thì nhập vào số tiền phải trả và số tiền phải thu

Cập nhật: nhấn cập nhật để cập nhật công nợ đầu kỳ.

Lưu ý: Sau khi cập nhập công nợ đầu kỳ khách hàng – nhà cung cấp, nhấn vào “cập nhật” để cập

nhật vào “số tiền phải thu hiện tại” và “số tiền phải trả hiện tại” Sau đó chương trình tự động cập nhập cộng nợ phải thu và công nợ phải trả ở góc phải của các chứng từ phát sinh nghiệp vụ liên quan

Khi thêm mới KH- NCC mà trong công nợ đầu kỳ không có danh sách khách hàng - nhà cung cấp thì nhấn vào nút “cập nhật”

Nhân viên

Danh sách nhân viên trong doanh nghiệp, có thể thực hiện thêm mới, hiệu chỉnh thông tin nhân viên tại đây

Thực hện: Danh mục \ Nhân viên

Công cụ tiện ích: Các chức năng tiện ích có trong chương trình khi bạn nhấp phải chuột (Đã giới

thiệu ở phần Giới thiệu chung của chương trình)

Thêm mới: Để thêm mới nhân viên, nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T”.

Nhập thông tin: nhập thông tin nhân viên như: Mã nhân viên, tên nhân viên, ngày sinh, ngày vào

làm, …

Nhấn vào chọn hình để chọn hình ảnh nhân viên tương ứng với mỗi nhân viên (nếu có)

Thêm mới chức vụ: Trong thông tin chức vụ nếu chưa có chức vụ, có thể thêm mới tại đây hoặc

chọn trong hệ thống hay có thể thêm mới chức vụ ở phần chức vụ (Danh mục\Đối tượng\Chức vụ)

Nhân viên nghỉ việc: Nếu nhân viên nghỉ việc ta chọn vào ô đã nghỉ việc và nhập lý do nghỉ việc

thì nhân viên này không có trong danh sách tính lương vào tháng tiếp theo hay từng nghiệp vụ liên quan

Thông tin thu nhập: có thể chọn thông tin thu nhập theo lương cơ bản hoặc lương theo ca, sau đó

nhập vào số ngày công trong tháng, số ngày công được tính trong một tháng

Nếu tính lương cho nhân viên có doanh số thì chọn vào ô “Theo doanh số” Khi tính lương cho nhân viên này có thêm khoản doanh số kèm theo lương cơ bản hay lương theo ca (nếu có)

Lưu: Nhấn nút lưu để lưu hay dùng phím tắt (F2) để lưu thông tin nhân viên.

Lưu và thoát: Nhấn vào nút lưu và thoát là lưu lại thông tin nhân viên và thoát khỏi màn hình đang

nhập

Thoát: Nhấn vào nút thoát để thoát khỏi việc nhập thông tin nhân viên.

Ca làm việc

Đây là phần quy định thời gian chia ca làm việc trong ngày

Thực hiện: Danh mục \ Ca làm việc.

Xác định số ca trong ngày bằng cách chọn và các ô ca theo thứ tự

Sau đó nhập các cận thời bắt đầu và kết thúc tương ứng

Lưu: Sau đó bạn nhấn nút lưu để ghi nhận lại ca làm việc.

Thoát: Thoát màn hình ca làm việc.

Kho hàng

Danh sách kho hàng, có thể thực hiện thêm mới, hiệu chỉnh thông tin kho hàng tại đây

Thực hiện: Danh mục \ Kho hàng.

Công cụ tiện ích: Các tiện ích có trong chương trình khi bạn nhập phải chuột đã giới thiệu ở phần

(Giới thiệu chung của chương trình)

Thêm mới: Để thêm mới Kho hàng nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T”.

Tương tự trong kho hàng bạn cũng làm thao tác giống như nhóm khách hàng – nhà cung cấp.

Tài khoản ngân hàng

Danh sách tài khoản ngân hàng, có thể thực hiện thêm mới, hiệu chỉnh thông tin tài khoản ngân hàng tại đây

Tài khoản ngân hàng là nơi lưu trữ thông tin các tài khoản trong ngân hàng Các tài khoản ngân hàng liên quan đến nghiệp vụ thu – chi bằng tiền, chuyển khoản từ tài khoản ngân hàng này sang tài khoản ngân hàng khác

Thực hiện: Danh mục\ Tài khoản ngân hàng.

Công cụ tiện ích: Các chức năng tiện ích có trong chương trình khi bạn nhập phải chuột đã giới

thiệu ở phần (Giới thiệu chung của chương trình)

Thêm mới: Để thêm mới Tài khoản ngân hàng nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T”.

Nhập thông tin: nhập thông tin về mã tài khoản, tên ngân hàng là thông tin bắt buộc nhập.

Trong đơn vị tiền tệ có thể thêm mới tại đây hay bạn vào danh mục thêm mới đơn vị tiền tệ (Danh mục\ Đơn vị tiền tệ) Có thể nhập tiền tệ tài khoản ngân hàng đầu kỳ vào ô đầu kỳ

Đầu kỳ: Là số dư trong tài khoản cuối kỳ của quá trình quản lý cũ chuyển sang bắt đầu sử dụng

Công cụ tiện ích: Các tiện ích có trong chương trình khi nhập phải chuột đã giới thiệu ở phần (Giới

thiệu chung của chương trình)

Thêm mới: Để thêm mới Ngành hàng, nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T”.

Tương tự trong ngành hàng cũng làm thao tác giống như nhóm khách hàng – nhà cung cấp

Nhóm hàng

Danh sách nhóm hàng, có thể thực hiện thêm mới, hiệu chỉnh thông tin nhóm hàng tại đây

Thực hiện: Danh mục \ Nhóm hàng

Công cụ tiện ích: Các chức năng tiện ích có trong chương trình khi nhấp phải chuột (Đã giới thiệu

ở phần Giới thiệu chung của chương trình)

Thêm mới: Để thêm mới Nhóm hàng nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T”.

Nhập thông tin: nhập thông tin mã nhóm hàng, tên nhóm hàng.

Thông tin về ngành hàng có thể thêm mới tại đây hoặc vào danh mục để thêm mới ngành hàng (Danh mục\ Ngành hàng)

Lưu: Sau đó nhấn nút lưu để lưu thông tin về nhóm hàng.

Lưu và thoát: Nhấn vào nút Lưu và thoát là lưu lại thông tin nhóm hàng và thoát khỏi màn hình

đang nhập

Thoát: nhấn nút thoát để thoát khỏi màn hình đang thực hiện.

Hàng hóa

Danh sách mặt hàng, có thể thực hiện thêm mới, hiệu chỉnh thông tin mặt hàng tại đây

Thực hiện: Danh mục \ Hàng hóa.

Công cụ tiện ích: Các chức năng tiện ích có trong chương trình khi nhấp phải chuột (Đã giới thiệu

ở phần Giới thiệu chung của chương trình)

Cập nhật giá: Trên danh sách hàng hóa có thể nhấp chuột phải trên danh sách, chọn nghiệp vụ ->

cập nhật giá hoặc có thể vào kho hàng (kho hàng\ nghiệp vụ liên quan\ cập nhật giá cho hàng hóa)

Nghiệp vụ cho phép cho phép chỉnh sửa lại đơn giá bán và đơn giá mua hoặc cả hai loại đơn giá

Có hai phương thức cập nhật giá là cộng thêm hay theo tỷ lệ

Chọn vào loại đơn giá để cập nhật giá và có thể chọn cả hai giá mua, giá bán để cập nhật, tiếp theo chọn mặt hàng và nhấn cập nhật sau đó nhấn nút lưu để lưu cập nhật giá

Các nghiệp vụ liên quan:

Mua hàng: Đặt hàng, nhập hàng (Tham khảo nghiệp vụ mua hàng trang (*) ).

Bán hàng: Báo giá, đặt hàng, xuất bán (Tham khảo nghiệp vụ bán hàng trang (*) ).

Chuyến kho: (Tham khảo nghiệp vụ chuyển kho trang (*) ).

Lưu ý: Nếu thay đổi đồng loạt một loại giá cùng đơn giá cập nhật, thì chọn các mặt hàng cần cập

nhật và nhập giá vào loại đơn giá, sau đó nhấn cập nhật thì sẽ thay đổi đồng loạt

Thêm mới: Để thêm mới Hàng hóa nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T”.

Nhập thông tin: Nhập các thông tin hàng hóa: Mã hàng, tên hàng, tên viết tắt, đơn vị tính,

Nhóm hàng có thể thêm mới tại dây (chọn trong hệ thống) hoặc có thể nhấn vào nhóm hàng để thêm mới

Nhập đơn giá mua, đơn giá bán thể hiện bao nhiêu phần trăm (%) của đơn giá mua, nếu không nhập thông tin đơn giá khi lưu hàng hóa thì bạn có thể vào danh sách hàng hóa nhấp phải chuột chọn cấp nhật giá (xem phần cập nhật giá)

Nhấn vào chọn hình để chọn hình ảnh minh họa cho sản phẩm

Trong phần mua và bán có số lượng tồn max, min: nhập vào đây để dể dàng kiểm soát số lượng trong kho

Những mặt hàng có thuế thì ta chọn vào ô có thuế, còn đối với mặt hàng không tính thuế thì bạn bỏ chọn nút có thuế

Lưu: Sau đó nhấn nút lưu để lưu thông tin về hàng hóa.

Lưu và thoát: Nhấn vào nút lưu và thoát là lưu lại thông tin hàng hóa và thoát khỏi màn hình đang

nhập

Thoát: nhấn nút thoát để thoát khỏi màn hình đang thực hiện.

Lưu ý: Khi tạo hàng hóa có hiệu lực để thực hiện các nghiệp vụ liên quan, còn khi hàng hóa không

có hiệu lực thì bỏ chọn ở nút hiệu lực, tức là hàng hóa tồn tại trong kho nhưng không sử dụng